6 minute read
Anticipez la menace, saisissez l’opportunité !
Auriez-vous pu anticiper la pandémie ? La gestion des risques, ou risk management, est une discipline encore peu connue des indépendants, TPE et PME. Elle permet pourtant de se préparer à toutes les éventualités, que « le risque » soit heureux ou catastrophique pour le business.
Gérer le coup dur et saisir l’occasion : voilà en (très) résumé ce à quoi sert le risk management, qui définit le risque comme une incertitude, bonne ou mauvaise. Les raisons de s’y mettre sont nombreuses, selon Marc Doorenbos, Managing partner chez Pro-Temporis et formateur en gestion de projet et en Risk Management à l’ULB. « Il y en a deux principales. Financièrement, cela permet de limiter l’écart entre les résultats réels et les prévisions budgétaires. Humainement, cela développe un climat de confiance au sein de l’organisation, du membre du CA au collaborateur de base. »
Advertisement
Cette discipline s’appuie sur l’expérience du passé, pour anticiper les lendemains possibles. M. Doorenbos : « Il est utile d’élaborer une cartographie des risques de son entreprise. Mais il y a quand même des risques récurrents: stratégiques, commerciaux, techniques, informatiques, opérationnels, juridiques ou encore financiers. L’une des catégories majeures pour toute organisation reste celle des ressources humaines : accidents, conflits, démotivation, maladies, absentéisme, etc. » C’est donc une longue liste d’évènements possibles que doivent imaginer les entreprises. Plus facile à faire pour une grosse entreprise dotée d’un risk manager que pour une TPE ou PME. Ce qui ne les empêche pas d’être proactives aussi. « Nombre d’entre elles font de la gestion de risques de manière intuitive. La différence, c’est qu’un risk manager le fera de façon méthodique, systématique. » Le processus comporte 3 étapes. « On commence toujours par l’identification des risques qui pourraient compromettre ou favoriser ses activités, ses objectifs. Il y a des dizaines de méthodes, de la plus spontanée, le brainstorming, à la plus connue, l’analyse SWOT en passant par l’AMDEC, la plus opérationnelle. » leurs causes et conséquences. L’analyse des causes permet d’établir le niveau de vraisemblance, donc la probabilité d’un risque. Alors que les conséquences donnent le niveau d’impact. En combinant ces deux analyses, on arrive au niveau de criticité du risque. » pour en réduire les dommages s’il se produit. Viennent ensuite les mesures de transfert et de partage, dont relèvent la sous-traitante ou les polices d’assurance. Un 3e type consiste en l’élimination du risque : abandonner un projet par exemple. Enfin, il y a l’acceptation du risque, c’est-à-dire le fait de l’assumer en toute conscience et transparence. »
Le plus difficile reste toutefois les risques appartenant à la catégorie des Black Swans (cygnes noirs). « Ce sont des risques très peu vraisemblables avec un impact désastreux », explique Marc Doorenbos. «Comme ils ne sont pas tout à fait de l’ordre du réaliste, personne ne s’en préoccupe. »
Un exemple de Black Swan récent ? Cette pandémie : difficile d’envisager ce scénario catastrophe avant qu’il survienne. Et de fait, la plupart des entreprises n’ont pas immédiatement su comment s’adapter ni comment déceler l’opportunité derrière l’évènement. Analyser et anticiper l’incertitude donne une longueur d’avance aux entreprises qui le font. Une dernière raison de vous y mettre aux yeux de l’expert, c’est bien la question des assurances. « Quand vous faites de la gestion de risques et que vous pouvez le démontrer à votre assureur, vous pouvez bénéficier d’une baisse de prime, ce qui peut être très intéressant. »
Nombre d’organisations font de la gestion de risques de manière intuitive. Un risk manager le fera de façon méthodique.
— Marc Doorenbos
Le logiciel idéal de gestion du personnel
Les employés veulent d’un côté décider par eux-mêmes quand, où et comment ils travaillent. De l’autre, les directions d’entreprise souhaitent employer leur personnel de la manière la plus efficace et optimale possible. Une solution de gestion de personnel permet aux entreprises de concilier les deux.
Les employés comme les employeurs veulent plus de liberté dans l’élaboration des horaires de travail. Les employeurs, pour faire en sorte que les heures de travail correspondent aux pics d’activité. Les employés, pour harmoniser leurs obligations professionnelles et personnelles.
« Le télétravail est désormais très présent. Mais on est également plus mobile, entre les départements et les filiales. On planifie davantage notre cadre de travail en fonction des projets sur lesquels on travaille, » explique Frank De Weser, Managing Director chez Syntegro, un éditeur de logiciel professionnel. « Une autre tendance est l’évolution de l’enregistrement des prestations de travail. D’un système d’enregistrement par heure, on passe à un système par prestation : les collaborateurs enregistrent davantage ce qu’ils font comme tâches et projet que les heures pendant lesquelles ils réalisent ces tâches. » La gestion du personnel y tient alors un rôle crucial : l’enregistrement de temps et le planning de personnel et de projet devant correspondre au mieux. « La liberté et la flexibilité, c’est bien, mais il y a des obligations légales et des accords internes à l’entreprise », remarque De Weser. « En outre, le service à la clientèle doit être garanti lui aussi. »
Des éditeurs de logiciel comme Syntegro proposent des solutions intégrées. Frank De Weser : « L’employeur peut déterminer quelle doit être l’occupation minimale pour toutes les équipes. Les employés peuvent indiquer alors eux-mêmes leurs préférences de planification du travail, en tenant compte de celles de leurs collègues. Le logiciel prend en considération les dispositions contractuelles et autres accords d’entreprise. Ce système permet donc de savoir qui peut venir travailler le vendredi à 13 heures ; mais il vérifie également le nombre d’heures déjà travaillées ce mois-ci. Vous évitez ainsi de planifier inutilement quelqu’un qui a déjà dépassé, avec ses heures supplémentaires, 150 % du salaire par exemple. »
Avec la plate-forme Cloud de Syntegro, les collaborateurs peuvent tout régler via leur propre PC ou smartphone. Le Managing Director explique : « Les employés consultent leur planning de travail en ligne et disposent d’un aperçu en temps réel de leurs prestations, leurs jours de repos… Ils peuvent aussi demander eux-mêmes de façon simple des choses telles que des congés ou une indemnité vélo. Les demandes arrivent automatiquement chez la personne indiquée. On délègue ainsi le suivi du personnel et toute la charge de travail n’incombe plus aux RH. » Les meilleurs logiciels disponibles sur le marché s’adaptent entièrement au client. « L’enregistrement de temps, la planification et l’enregistrement de projet constituent notre activité principale », explique De Weser. « Notre solution standard possède tellement de règles de calcul et de possibilités pour configurer des flux de travail que nous pouvons automatiser à 100 % les règlements de travail les plus complexes et les autres accords via une configuration. Pas besoin de développement logiciel. Donc le délai de mis en place du projet est plus court. En raison de la complexité de la législation belge, un service RH performant exige beaucoup de personnel. Cela, pour exécuter en partie un travail manuel répétitif et laborieux : saisir les contrats du personnel, traiter les chèques-repas, calculer et attribuer des primes, compenser les heures supplémentaires, traiter diverses demandes, établir des documents pour le secrétariat social, etc. Avec un logiciel de gestion de personnel performant et axé sur l’avenir, tout ce travail est entièrement automatisé. Les économies de coûts et les gains d’efficience sont énormes », conclut De Weser.
Frank De Weser
Managing Director
Syntegro est un éditeur belge de logiciel de gestion de temps et d’accès. L’entreprise a été fondée en 2007 par quatre ingénieurs. Depuis leurs locaux à Beringen, une quarantaine de collaborateurs travaillent avec les PME et grandes entreprises, en Belgique et dans les pays voisins. Parmi leurs clients figurent Beaulieu, Van Marcke et Brink’s, ainsi qu’une soixantaine de villes et communes.
