9789147113217

KOMMUNIKATION Denna bok är en introduktion till området kommunikation. Den ger en översiktlig beskrivning av hur kommunikation tar sig uttryck i organisationer, såväl mellan människor i enskilda samtal som i olika typer av möten.

Boken behandlar de färdigheter personalvetare kan behöva i sin yrkesutövning samt de utmaningar som finns inom området i en global och digital framtid. Centrala teoretiska perspektiv och aktuella forskningsresultat presenteras och belyses genom illustrerande och konkreta exempel.

PPserien

Personalvetenskapliga perspektiv är en serie av böcker som behandlar ämnen med relevans för blivande personalvetare och yrkesverksamma inom HR-fältet. De är teoretiskt och empiriskt underbyggda och ger genom konkreta exempel och intervjucitat från yrkesverksamma också en inblick i praktiken.

Böckerna vänder sig till studenter som läser en utbildning med inriktning mot personalvetenskap, men även till yrkesverksamma som vill förnya eller fördjupa sina kunskaper. Det personalvetenskapliga perspektivet innebär att böckerna har en flervetenskaplig ansats och belyser den aktuella frågan från olika håll och genom olika teoretiska ingångar.

Författarna till Kommunikation är verksamma vid Jönköping University samt vid Göteborgs universitet och är engagerade i forskning och undervisning inom arbetsorganisation, verksamhetsledning och lärande.

Annika Engström är doktor i pedagogik samt lektor i arbetsorganisation och Mona Lundin är docent i pedagogik.

Best.nr 47-11321-7 Tryck.nr 47-11321-7

47-11321_OMSLAG PP-Kommunikation.indd All Pages

Personalvetenskapliga perspektiv på K O M M U N I K A T I O N  Engström & Lundin

Personalvetenskapliga perspektiv på

Personalvetenskapliga perspektiv på

PPserien

m o k a k i n mu n o ti Annika Engström Mona Lundin

24/08/18 10:04 AM

Personalvetenskapliga perspektiv pรฅ

m o k a k i n u m tion Annika Engstrรถm Mona Lundin

LIBER

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 1

24/08/18 9:53 AM

Personalvetenskapliga perspektiv på kommunikation ISBN 978-91-47-11321-7 © 2018 Annika Engström, Mona Lundin och Liber AB F Ö R l ÄG GA R e :

Helena Ekblom

R e DA K TÖ R O C H p RO J e K T l e DA R e :

Cecilia Björk Tengå Sara Ånestrand I l l U ST RAT I O N e R : Sara Ånestrand p RO D U K T I O N S l e DA R e : Jürgen Borchert O m S l AG O C H G RA F I S K F O R m :

Första upplagan 1 R e p RO : T RYC K :

Integra Software Services, Indien Sahara Printing Company, Egypten 2018

K O PIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningssamordnare, t.ex. kommuner och universitet.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se

Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 2

24/08/18 9:53 AM

4

Personalvetenskapliga perspektiv på –

k o m m u n i k at i o n

Innehåll Förord 6

1. Inledning

8

Personalvetarens kommunikativa roll 9 Bokens upplägg 11 Kommunikation som begrepp 12 Kommunikationsforskning 12

2. Inom- och mellanmänsklig kommunikation

18

Det intrapersonella kommunikationssystemet 19 Emotioner – reaktioner och hantering av känslomässiga upplevelser 24 Det interpersonella kommunikationssystemet 26

3. Varför kommunicerar vi och till vilken nytta?

29

Kommunikationens olika abstraktionsnivåer 33 Kommunikationen i organisationer – central för koordination 36 Kommunikationen reglerar förmågan att ta en professionell roll 39 Kommunikationskompetens 41

4. Personalvetares kommunikativa färdigheter Feedback – en kärlekshandling Samspelets olika roller Kommunikationens verktygslåda

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 4

44 44 46 47

0

24/08/18 12:08 PM

5

5. Samtal i organisationer

55

Samtalet som kollektiv process med dominansmönster Institutionella samtal – funktion och röster

56 57

6. Att analysera samtal i organisationer

74

7. Kommunikation i arbetsmöten

83

Gruppers uppgifter och sammansättning Gruppers arbete och effektivitet Möten – slöseri med tid eller arenor för effektivitet och utveckling?

Analys av möteseffektivitet Möten – arenor för lärande i organisationer

8. Från destruktiv kommunikation till utvecklingspotentialer Att bryta destruktiva kommunikationsmönster under möten Att kommunicera om problem och svårigheter i organisationer

9. Utblick och avslutning Globalisering, kommunikation och personalarbete Digitalisering, kommunikation och personalarbete HR:s framtida kommunikativa utmaningar

83 85 88 89 94

97 98 104

106 107 110 119

Referenser 123

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 5

24/08/18 9:53 AM

6

Förord Personalvetenskapliga perspektiv på … är en serie böcker som primärt riktar sig till studenter som läser utbildningar inom personalarbete, ledning och organisation. Böckernas innehåll och ansats är även viktiga för yrkesverksamma inom HR-området. En grundläggande idé för serien är att de böcker som ingår i den ska behandla centrala och HR-relevanta organisationsfrågor genom att beskriva och diskutera dem ur ett personalvetenskapligt perspektiv. Böckerna är teoretiskt och forskningsmässigt väl underbyggda och ger samtidigt insyn i en personalvetares yrkespraktik genom citat från yrkesverksamma, konkreta exempel och illustrationer.

Personalvetare kommer i sin yrkesutövning att ständigt stöta på frågor som rör kommunikation, och att kommunicera utgör en central del av personalvetares arbete i organisationer. I denna bok har vi valt att fokusera uteslutande på inom- och mellanmänsklig kommunikation i organisationer och utan att för den skull påstå att andra perspektiv på kommunikation är mindre viktiga har vissa avgränsningar gjorts. Frågor som rör kommunikation i organisationer är komplexa och som personalvetare gäller det att ha både en överblick över området, men också nyanserade och mer specifika kunskaper om kommunikation för att bidra på rätt sätt. Denna bok behandlar frågor om kommunikation med avseende på vad som är relevant för personalvetare och HR-funktionen i en organisation. Boken beskriver kommunikationens olika sammanhang – från dess koordinerande och samordnande roll till personalvetares kommunikativa praktiker. Den tar upp såväl inom- som mellanmänsklig kommunikation och det senare i relation till de mest centrala (institutionella) samtalssituationer som personalvetare kommer att arbeta med och stötta chefer i. Boken behandlar också kommunikation i grupper och i möten och tar upp det som oftast benämns som svåra samtal, eller destruktiv kommunikation. Den beskriver också på vilket sätt globaliseringen och digitaliseringen har konsekvenser för personalvetares kommunikativa arbete i organisationer och avslutas med en utblick mot frågor om kommunikation i morgondagens arbetsliv. Det personalvetenskapliga perspektivet är flervetenskapligt och boken utgår därför från teorier och forskning från de olika discipliner som ligger till grund för ett personalvetenskapligt förhållningssätt.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 6

24/08/18 9:53 AM

7

Ett stort tack till Marie Eriksson och Jeanette Breidmer som med sin personalvetenskapliga kompetens hjälpt oss med perspektivet. Ett tack också till Britt-Marie Leivik-Knowles för kommunikationsvetenskaplig expertis.

Tack Andreas Ottemo för noggrann läsning och bra tips för hur manus kunde förbättras. Tack också Maria Löfgren Martinsson, Ylva Ulfsdotter Eriksson och alla ni som deltagit vid bokseminarier, för kloka inspel om innehåll och struktur. Tack till Helena Ekholm och Cecilia Björk Tengå på Liber för era insatser med att utveckla och färdigställa från manus till färdig bok. Ett stort tack även till Peter Söderholm, tidigare förläggare på Liber, som inspirerade och uppmuntrade till skapandet av bokserien Personalvetenskapliga perspektiv på … i vilken detta är den tredje boken. Ett särskilt tack riktar vi till alla som låtit sig intervjuas för denna bok.

Habo och Göteborg i juni 2018 Annika Engström & Mona Lundin

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 7

24/08/18 9:53 AM

8

1. Inledning För personalvetare är förmågan att kommunicera helt central. Metoder och tillvägagångssätt för att hantera det mellanmänskliga samspelet i organisa­ tioner kan betraktas som de allra viktigaste arbetsverktygen. Det är också personalvetaren som besitter organisationers främsta kompetens kring hur människor fungerar i relation till varandra och till de uppgifter de ­ansvarar för. De förväntas helt enkelt vara experter på området och ska stödja organisa­ tionen i att hantera allehanda problem som uppstår människor emellan.

Ofta hörs oroande eller kritiska röster kring kommunikationen i en organisation då problem och störning upplevs vara orsakad av just ”dålig” eller ”bristande” kommunikation. Det verkar inte bättre än att det som är mest naturligt för oss människor i samspel – kommunikationen – också är det svåra. Det visar på vikten av kompetens i ämnet. Boken utgår från ett personalvetenskapligt perspektiv på kommunikation där den mänskliga resursen i organisationen, Human Resources (HR), ska kommunicera kring organisationens uppdrag och där olika arbetsuppgifter, värderingar, konflikter och mål hanteras. Titeln på den funktion det handlar om kan variera från HR-specialist, HR-konsult, HR-strateg till personalman och personaldirektör. I boken benämner vi dock genomgående rollen som personalvetare och funktionen som HR. Kommunikation. Att nåt som kan tyckas vara så enkelt kan vara så svårt … det är nånting vi faller på hela tiden och det finns en otrolig utvecklingspotential i detta ..., dels mellan människa till människa, dels ur ett organisatoriskt perspektiv … det är en stor utmaning för oss… (Personaldirektör, tillverkande industriföretag)

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 8

24/08/18 9:53 AM

1. Inledning

9

Personalvetarens kommunikativa roll Personalvetaren företräder arbetsgivaren i alla lägen och ska värna arbetstagarrollen (Ulfsdotter Eriksson 2013). I dessa relationer uppstår inte alltför sällan spänningar där personalvetare får agera som stöd i kommunikationsprocesserna. Teoretisk kunskap såväl som praktiska färdigheter i kommunikation är med andra ord nödvändigt, och det är viktigt att ha tålamod kring tiden det kan ta att utveckla denna förmåga att kommunicera professionellt.

Det kan handla om allt från att initiera en första kontakt med en potentiell ny arbetstagare, att kommunicera kring arbetssituationen med någon som varit anställd länge och att hantera svåra konflikter till att stötta chefer i att få till stånd produktiva medarbetarsamtal, rehabiliteringssamtal eller uppsägningssamtal. På många sätt präglas organisationers liv av en rad möten, formella såväl som informella, och fysiska såväl som digitala. För att hantera arbetsprocesserna effektivt kan personalvetare bidra till att skapa förutsättningar för att dessa möten ska fungera väl. Det är också vanligt att personalvetare agerar som stöd åt chefer och ledare i olika kommunikativa situationer och sammanhang.

Att kunna kommunicera på relevanta och effektiva sätt i olika roller och med utgångspunkt i olika situationer är en viktig kompetens för personalvetare. Här vill vi också synliggöra en allt ökande del av kommunikation som sker via olika tekniska plattformar och online. I boken kommer vi därför ta upp forskning och erfarenheter kring kommunikation som sker i såväl fysiska som digitala möten.

Materialet i boken är hämtat från både teorigenererande och tillämpad forskning inom kommunikationsområdet, men också från erfarenheter av kursverksamhet, konsultuppdrag och ledarskap, liksom från yrkesverksamma personalvetares upplevelser av hur den mellanmänskliga kommunikationen påverkar förhållanden i olika typer av organisationer. Kommunikation i ett personalvetenskapligt perspektiv har sina utgångspunkter i flera olika ämnesdiscipliner som löpande kommer att visas i form av teorirutor. Bokens olika kapitel tar upp olika aspekter av kommunikation som relaterar till dessa ämnen och frågor, som redovisas i tabell 1.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 9

24/08/18 9:53 AM

10

Personalvetenskapliga perspektiv på –

k o m m u n i k at i o n

Tabell 1. Bokens innehåll och kapitel i relation till olika ämnesdiscipliner.

Nivå

Centrala frågor som boken tar

Ämnesdiscipliner

Kapitel

MIKRO

Hur hanterar människor infor-

Psykologi och social-

Kap 2

mation – kognitivt såväl som

psykologi

sig an att besvara

känslomässigt – i samspel med varandra?

MESO

MAKRO

Vilka behov och syften kan ligga

Socialpsykologi, peda-

till grund när människor i orga-

gogik, kommunikations-

Kap 3

nisationer kommunicerar med

vetenskap och organi-

varandra?

sationsteori

Vilka kunskaper och färdigheter

Socialpsykologi och

Kap

behöver personalvetare för att

kommunikationsveten-

4–6

hantera och analysera olika sam-

skap, samtalsmetodik,

tal i organisationer?

lingvistik och sociologi

Hur kan kommunikation under mö-

Kommunikationsveten-

Kap

ten och hantering av problem leda

skap, pedagogik och

7–8

till lärande i organisationen?

organisationsteori

Hur påverkar globaliseringen,

Kommunikationsveten-

digitaliseringen och den föränder-

skap, pedagogik och

liga världens utmaningar kommu-

sociologi

Kap 9

nikationen i och mellan organisationer?

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 10

24/08/18 9:53 AM

1. Inledning

11

Bokens upplägg Boken behandlar initialt hur kommunikation utspelar sig på det vi kallar mikronivå ur ett psykologiskt perspektiv. Det berör människans sätt att hantera och tolka information. Genom det vill vi visa hur människan både är hjälpt och stjälpt av sin egen förmåga. Vi lyfter fram en förståelse för att människor missuppfattar saker, tolkar in mer än där finns eller förvränger bilden av en situation utifrån sin egen världsbild. Inte för att människan är dum, elak eller obenägen att lära, utan för att allt detta är just mänskligt. I samma kapitel behandlas människans reaktioner och emotionella samspel med andra, där vi vill visa hur styrda vi människor är av vårt känsloliv – vare sig vi vill eller inte.

Boken förflyttar sedan fokus till mesonivån och berör varför människor kommunicerar, vad vi kommunicerar om och vad kommunikation har för syfte i en organisation. Inte minst poängterar vi där vikten av att vara professionell i sitt sätt att kommunicera. På mesonivån fortsätter boken att ta upp färdigheter i att kommunicera under samtal samt kunskaper om att analysera dessa situationer. Här behandlas också hur viktiga möten är för att organisationen ska lära sig att utvecklas. Boken tar också upp de störningar och problem som kan uppstå i olika kommunikativa sammanhang.

Sist av allt belyses kommunikation som sker på makronivå och konsekvenser för kommunikationen i och mellan organisationer när det kommer till de utmaningar som globalisering och digitalisering ger. Avslutningsvis gör vi en utblick och siar om framtida utmaningar som personalvetare står inför, inte minst i relation till kommunikation med nya generationers medarbetare. Vi poängterar här också vikten av att personalvetare kliver fram och tar rollen som expert kring mellanmänsklig kommunikation i organisation.

Eftersom vi kommer att röra oss inom olika ämnesdiscipliner är det viktigt att först definiera begreppet kommunikation och den forskning som bedrivs inom området.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 11

24/08/18 9:53 AM

12

Personalvetenskapliga perspektiv på –

k o m m u n i k at i o n

Kommunikation som begrepp Ordet kommunikation används flitigt och ibland förvirrande med många olika innebörder. Vi stöter på begreppet när det handlar om transporter, IT-system, nyhets- och informationsflöden och mellanmänskligt samspel. Det sistnämnda är den här bokens fokus och då närmare bestämt den kommunikation som sker mellan människor och olika aktörer i organisationer. Det är inte ovanligt att kommunikation definieras som informationsöverföring – att något förflyttas från en plats till annan plats utan att påverkas eller förändras (jfr Svenska Akademins ordlistas två betydelser: 1. förbindelse; samfärdsel, 2. samtal; överföring av information). Om det då mot all förmodan ska ha uppstått ett missförstånd mellan avsändare och mottagare så tillskrivs mediet eller informationskanalen felet. Hade mellanmänsklig kommunikation fungerat på detta sätt skulle inte behov av personer som är experter på att kommunicera finnas.

Den här boken betraktar i stället kommunikation som en påverkansprocess – och en grund för lärande – vilket innebär att information som ska kommuniceras i en organisation aldrig ser likadan ut från start till mål. Det sker en förändring av informationen när den kommuniceras. Därtill kanske det rentutav är svårt att bedöma vad som utgör start och mål. Många kommunikativa processer pågår parallellt i ett ständigt flöde. Det är just den kommunikationsprocessen som vi människor kan påverka, om vi ser till att öka vår kunskap och medvetenhet om vad som sker och vad som har inflytande på den. Vi stödjer oss på Janssons (2009) definition av kommunikation som en mellanmänsklig process där några viktiga antaganden lyfts fram som komponenter för att förstå det mellanmänskliga samspelet; att kommunikation har ett innehåll, något slags objekt (”samtalsämne”), som skapas och hanteras gemensamt mellan dem som kommunicerar med varandra.

Kommunikationsforskning En del kommunikationsforskning bedrivs inom ramen för det som kallas konversationsanalys (Conversation Analysis, CA). Inom det fältet studeras i synnerhet de språkliga strategierna, utsagor i samtalet på mikronivå eller språkliga mönster mellan professionella och lekmän i institutionella samtal (läkare – patient, polis – brottsling, säljare – kund och så vidare). Där

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 12

24/08/18 9:53 AM

1. Inledning

13

har inte enbart det sagda ordet betydelse utan också blickar, kroppsspråk, rörelser, ögonkontakt, ljud och positioneringar, vilket är betydelsefullt för hur kommunikationen förstås. Konversationsanalys rör sig inom discipliner som lingvistik, psykologi och sociologi, där det huvudsakliga fokuset är språk och sociala relationer och mer sällan konsekvenser för den uppgift grupper har att hantera i en organisation (Drew & Heritage 2001; Lundgren 2009).

Interaktionsanalys är en annan riktning som används i forskning om kommunikation i grupper i organisationer och som syftar till att förstå hur de hanterar såväl relationer som sin uppgift (Keyton 2015). Interaktionsanalys – hur grupper pratar om – görs ofta tillsammans med en innehållsanalys – vad grupper pratar om. Inom interaktionsanalysen läggs stor tonvikt vid att identifiera funktionen i det som sägs, och kodningsscheman kan där söka efter ”förslag, frågor, påstående, invändning, direktiv” och så vidare. Interaktionsanalysen är inte lika fokuserad på samtalet som sådant utan snarare funktionen av det.

Konversationer och ”prat” har fått förvånansvärt lite utrymme i organisationsforskning mot bakgrund av att samtal utgör nyckelaktiviteter i många verksamheter (Greatbatch 2011). Lundgren (2009) lyfter fram samtals- och verksamhetsanalys som goda redskap för att studera samarbete mellan olika funktioner i en verksamhet i sin studie om teamkonferenser i vården. Ekman (1999) framhöll att ”småprat” hade stor betydelse för hur poliser formade sina normer kring polisarbetet, något som utmanade bilden av reglerande texters (t.ex. lagar, förordningar och policyer) inflytande. Studier som är gjorda kring gruppsammanhållning har inte tagit hänsyn till hur uttryck för till exempel enighet i grupper har framträtt och koordinerats i realtidsinteraktion (Greatbatch 2011). Samspelets betydelse för lärandet har studerats med hjälp av djupare analys av kommunikationen under arbetsmöten, där det konstaterades att uppgiften präglar vilken typ av kommunikation som kan betraktas som effektiv för att lösa uppgiften i olika arbetsgrupper i industrin (Engström 2014, 2016).

Kommunikation mellan människor bör studeras i sina naturliga miljöer då deltagares handlingar ofta är orienterade mot olika aspekter i miljön.

Innebörden i en viss handling bestäms i stor utsträckning av vilken situation den utförs i (Ekström & Larsson 2010). Som exempel kan nämnas att vi kommunicerar på olika sätt med nära och kära, kollegor eller människor vi inte känner. Det blir tydligt vid en fundering över hur det skulle te sig om en polis använde samma sätt att kommunicera vid ett ingripande som när hen byter blöjor på sitt tvååriga barn eller en tandläkare använder samma jargong

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 13

24/08/18 9:53 AM

14

Personalvetenskapliga perspektiv på –

k o m m u n i k at i o n

med sina patienter som vid ”after-work” med sina vänner en fredagskväll.

Vi kommunicerar också olika inom professionella roller beroende på i vilket sammanhang vi befinner oss och vilket ansvar, vilka befogenheter och skyldigheter vi har. En personalvetare behöver kommunicera på ett sätt gent­ emot de chefer denne stöttar jämfört med hur denne behöver kommunicera i en ledningsgrupp. I mötet med chefer har personalvetaren viss expertis som chefen behöver ta del av och använda sig av i sitt arbete som chef; i en ledningsgrupp utgör HR-frågorna ett av många expertområden som personalvetaren kan behöva argumentera för och bevaka som sitt expertområde.

Inom kommunikationsforskningen finns två riktningar – tillämpad respektive teoribyggande forskning. En del framhåller att kommunikationsforskningen lidit av allt för mycket fokus på metoder och modeller för kommunikativa färdigheter och att det saknats fokus på forskning som är mer generell och teorigenererande. Andra menar att den tillämpande forskningen är sprungen ur och helt beroende av den teoridrivande forskningen och att det finns ett starkt beroende dem emellan. De betraktar också all kommunikation som kontextbunden och att den tillämpande forskningen därmed bidrar till att bygga teorier om kommunikation som också underlättar och förbättrar praktiken (Keyton, Bisel & Ozley 2009). För personalvetare är det viktigt att vara kritisk och kunna stödja sin egen analys med utgångspunkt i vetenskapliga teorier. Inte minst när det kommer till effektivisering av kommunikation och möten i organisationer där konsulter länge dominerat fältet (Allen, Lehmann-Willenbrock & Rogelberg 2015).

Mellanmänskligt samspel bör studeras utifrån faktiska kommunikativa beteenden snarare än attityder om den kommunikation som råder (Keyton m.fl. 2013). Kunskap om samspel kan underlätta förståelsen av vilka kommunikativa beteenden som kan betraktas som effektiva i mellanmänskliga möten. Den verbala kommunikationen – samtalet – bör operationaliseras utifrån funktion, vilket innebär att kommunikationen bör studeras i relation till den uppgift som hanteras. Kommunikation i grupper är också grunden för att organisationer ska lära (Edmondson 2012a, 2012b; Engström 2014) och att de på så sätt kan bygga den viktiga kollektiva kunskapen som hjälper organisationer att hantera uppgiften optimalt (Döös & Wilhelmsson 2005; Ohlsson 1996; Wilhelmson 1998; Wilhelmsson & Döös 2012).

Engström (2014) konstaterade i sitt avhandlingsarbete att olika dimensioner av en uppgift tenderade att störa varandra under arbetsmöten. När grupper under möten kommunicerade om det som behövde göras inom kort för att följa plan (utförandefrågor) samtidigt började kommunicera om

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 14

24/08/18 9:53 AM

1. Inledning

15

grundläggande problem i verksamheten som behövde lösas på längre sikt (utvecklingsfrågor), tenderade fokus och effektivitet att gå förlorat. Det blev varken hackat eller malet. Dessa två dimensioner av uppgifter – utförande och utveckling (se teoriruta 1) – konkurrerar ofta om resurser och fokus i organisationer på ett mer övergripande plan (Ellström 2010). Utveckling behöver tid och kan ”kvävas” av att organisationen jagar kostnadsreduktion och därmed helt fokuserar på effektivisering av utförandet på kort sikt. Dessa båda logiker är dock lika viktiga och kan med fördel ha olika mötesarenor (Engström 2016). I Engströms (2014, 2016) studie visade det sig att de olika logikerna behöver olika ledning och kommunikation. Kommunikation som kunde härledas till utförande av uppgifter var ofta kortfattade och utgjordes av instruktioner, ordergivning, klargöranden och lösningsförslag. Ledningen var styrande och höll fokus på uppgiften. Kommunikation som kunde härledas till utveckling hade karaktären av att deltagarna lade ut texten och tog sig tid för att vända och vrida på problem. De sekvenserna utgjordes mest av idégenerering, utforskande frågor och svar samt ifrågasättande av gängse arbetssätt. Ledningen var i de fallen inte så framträdande utan fungerade mer som en stödjande part i dialogen.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 15

24/08/18 9:53 AM

16

Personalvetenskapliga perspektiv på –

k o m m u n i k at i o n

Teoriruta 1: Kunskap och lärande för utförande och utveckling Begreppen utföra och utveckla kan relateras till exploitation och exploration enligt March (1991). Utförandets logik – exploitation – karaktäriseras av kunskap som redan är känd för produktivitet, kontroll och liten variation. Problemlösning sker med utgångspunkt i givna kunskaper, mål, begrepp, regler och metoder samt att lära för att bemästra befintliga produkter och processer. Den typen av lärande kallas anpassningsinriktat lärande (Ellström 2006b). Utvecklingens logik – exploration – karaktäriseras av innovation, att ifrågasätta befintlig kunskap, att experimentera och utforska. Ifrågasättande av givna strukturer och rutiner är centralt, och målet för lärandet formuleras efter hand som nya idéer dyker upp samt att ifrågasättande och prövning av givna föreställningar sker. Den typen av lärande kallas utvecklingsinriktat lärande. Definitionerna här kan relateras till Argyris och Schöns (1978) lärandebegrepp: single-loop and double-loop. Med single-loop menas att fel och oregelbundenheter korrigeras så att man kan fortsätta göra det man gjort tidigare, men bättre. Double-loop-lärande är däremot inte enbart en korrigeringsprocess, utan innebär även att underliggande antaganden ifrågasätts och att frågor formuleras som kan leda till att man betraktar sina handlingar ur nya perspektiv så att insikter och rutiner förändras.

Weick (1995) har introducerat koncept såsom ”loose coupling”, ”mindfulness” och ”sensemaking” i organisationsforskningen och definierar kommunikationens centrala roll i organisationer på följande sätt: If the communication activity stops, the organization disappears.

If the communication activity becomes confused, the organization begins to malfunction. These outcomes are unsurprising because the communication is the organization. (Weick 1995, s. 75)

I ett tidigt skede i organisationsforskningen var det vanligt att se på kommunikation som något ”fristående” som skedde inom ramen för en organisation.

I likhet med Weicks citat ovan så anser många forskare nuförtiden att det inte går att skilja på organisationer och deras kommunikationsprocesser. På så sätt betraktas organisationer som sociala system som förenas av en gemensam kultur, genom bland annat normer och värderingar, rutiner och ritualer.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 16

24/08/18 9:53 AM

1. Inledning

17

Denna kultur skulle inte kunna existera om det inte fanns kommunikation i organisationen. I ett sådant perspektiv ses kommunikation både som något som ständigt pågår i en organisation och som producerar såväl som reproducerar organisationen. Att ha kommunikation som central kompetens för sin yrkesutövning, sin professionella kompetens, kan relateras till en term som bland andra Heide och Simonsson (2011) benämner ”communication professionals”. De argumenterar för att en stor utmaning i dagens organisationer är att utveckla medarbetares kommunikativa kompetens då medarbetare i högre grad än tidigare förväntas delta aktivt i organisationers kommunikativa arbete. De menar också att konsten att hantera misstag och störningar i organisationer på ett positivt sätt kan lägga grunden för den kommunikativa organisationen (Simonsson & Heide 2018). *** En viktig utgångspunkt för boken är att personalarbete är starkt centrerat kring kommunikation och kommunikativt arbete av olika slag. Personalvetare är en av de yrkeskategorier som har kommunikationen som centralt arbetsverktyg. Dock är det viktigt att poängtera att det inte är alla yrkesverksamma eller individer inom yrkesgruppen som har kommunikation som sin primära sysselsättning. I detta kapitel har vi satt ljuset på kommunikationens roll i personalvetares arbete. Vi har presenterat bokens upplägg och innehåll samt de olika teorifält bokens olika kapitel har sin utgångspunkt i.

Kommunikationsbegreppet har definierats och forskning om kommunikation presenteras översiktligt liksom hur en kommunikativ praktik kan ta sig i uttryck för personalvetare. I nästa kapitel reder vi ut skillnaden mellan den inommänskliga och den mellanmänskliga kommunikationen.

47-11321 Kommunikation INLAGA.indd 17

24/08/18 9:53 AM

KOMMUNIKATION Denna bok är en introduktion till området kommunikation. Den ger en översiktlig beskrivning av hur kommunikation tar sig uttryck i organisationer, såväl mellan människor i enskilda samtal som i olika typer av möten.

Boken behandlar de färdigheter personalvetare kan behöva i sin yrkesutövning samt de utmaningar som finns inom området i en global och digital framtid. Centrala teoretiska perspektiv och aktuella forskningsresultat presenteras och belyses genom illustrerande och konkreta exempel.

PPserien

Personalvetenskapliga perspektiv är en serie av böcker som behandlar ämnen med relevans för blivande personalvetare och yrkesverksamma inom HR-fältet. De är teoretiskt och empiriskt underbyggda och ger genom konkreta exempel och intervjucitat från yrkesverksamma också en inblick i praktiken.

Böckerna vänder sig till studenter som läser en utbildning med inriktning mot personalvetenskap, men även till yrkesverksamma som vill förnya eller fördjupa sina kunskaper. Det personalvetenskapliga perspektivet innebär att böckerna har en flervetenskaplig ansats och belyser den aktuella frågan från olika håll och genom olika teoretiska ingångar.

Författarna till Kommunikation är verksamma vid Jönköping University samt vid Göteborgs universitet och är engagerade i forskning och undervisning inom arbetsorganisation, verksamhetsledning och lärande.

Annika Engström är doktor i pedagogik samt lektor i arbetsorganisation och Mona Lundin är docent i pedagogik.

Best.nr 47-11321-7 Tryck.nr 47-11321-7

47-11321_OMSLAG PP-Kommunikation.indd All Pages

Personalvetenskapliga perspektiv på K O M M U N I K A T I O N  Engström & Lundin

Personalvetenskapliga perspektiv på

Personalvetenskapliga perspektiv på

PPserien

m o k a k i n mu n o ti Annika Engström Mona Lundin

24/08/18 10:04 AM