9789147117116

25 s채tt att bli en b채ttre chef Malin Trossing

Missa inte de övriga handböckerna i serien Driva Eget Redan nu finns dessa titlar:

Du hittar alla våra titlar hos nätbokhandlarna.

Under 2015 kommer ytterligare oumbärliga handböcker för Sveriges företagare.

Håll dig uppdaterad genom att prenumerera på Libers nyhetsbrev (anmäl dig på ikarriaren.se/nyhetsbrev) och bevaka www.driva-eget.se.

Bokserien Driva Eget erbjuder lönsam läsning för dig som är företagare men också för din ledningsgrupp samt för alla som på något sätt arbetar med små och medelstora företag, som exempelvis styrelse­ ledamot, revisor, konsult eller rådgivare på bank.

25

s채tt

att bli en b채ttre chef Malin Trossing

Liber

25 sätt att bli en bättre chef

ISBN 978-91-47-11711-6 © 2015 Malin Trossing och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Josefine Aspenstrand Grafisk form: Josefine Aspenstrand Omslag: Hans Andersson Grafisk Form AB Författarporträtt: Peter Knutson Ombrytning: Josefine Aspenstrand Första upplagan 1 Tryck: Sahara Printing, Egypten 2015

KOPIERINGSFÖRBUD

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

Förord Som företagare och entreprenör har du ofta startat din verksamhet för att du brinner för något, för att du vill förändra något i världen, fylla ett behov eller vara lite friare. Chansen är mindre att du startade företag för att bli chef över andra. Ändå är det precis det du kan bli när företaget växer. Då är det plötsligt helt andra färdigheter som krävs, än de som fick dig att lyckas när du var ensam.

Jag vet – jag är en typisk entreprenörshjärna som älskar att ta idéer till verklighet. Tyvärr tror jag också att alla andra ska brinna lika mycket för dem som jag gör, tänka precis som jag och agera därefter. Så är dock inte fallet, tvärtom har ju alla sina personliga drivkrafter som kanske inte alls stämmer överens med mina. Och det är bra!

För mig har det varit en enorm utmaning att gå från att vara en liten enmansföretagare som fixar allt själv till att börja leda andra.

Jag är absolut inte färdiglärd, men jag har fått stor hjälp och många viktiga insikter genom boken du just nu håller i din hand.

Enkelt och konkret beskriver Malin Trossing hur du som företagare gör för att bli en bättre ledare. Inte bara kan dina medarbetare bli mer engagerade, företaget kan blomstra och du själv kan må bättre.

Jag hoppas att du får lika stor nytta av den här boken som jag har fått. Lycka till säger jag nu till både företagaren och den framtida ledaren i dig!

Camilla Björkman chefredaktör, Driva Eget

25 sätt att bli en bättre chef

3

Innehåll Det ska vara roligt att vara chef! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Ledarskap i praktiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1. Lägg tid på ditt ledarskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2. Våga prova det du lär dig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Att leda dig själv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3. Ställ om dig från att vara ensam till att ha anställda . . . . . . . . . . . . . 16 4. Låt ledarskapet börja hos dig själv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 5. Jobba aktivt med din stress och personliga effektivitet . . . . . . . 24 6. Våga fatta beslut, även när det är osäkert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 7. Hantera kraven från en verksamhet i förändring . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Att leda andra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

8. Lyckas med dina rekryteringar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 9. Ha koll på arbetsrätten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 10. Lägg tid på att lära känna dina medarbetare . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 11. Definiera ”WIIFM?” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 12. Sätt upp mål som motiverar medarbetarna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 13. Se skillnaden mellan inre och yttre motivation . . . . . . . . . . . . . . . . 68 14. Tänk på att dina medarbetare har andra drivkrafter än du . . 71 15. Var tydlig med dina ramar och förväntningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 16. Få ut mer av dina medarbetarsamtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 17. Ta tag i era problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 18. Hantera konflikter och svåra samtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 19. Delegera mera, men följ också upp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 20. Var tydlig i din kommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Att leda grupper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

21. Lär dig gruppdynamik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 22. Uppskatta dem som är olika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 23. Effektivisera mötena . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 24. Skaffa en mentor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 25. Ta del av boktips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

4

Driva eget

Det ska vara roligt att vara chef!

Jag hoppas att den här boken kommer att bli viktig för dig, bli en bok som hjälper dig att nå framgång och får ditt företag att växa.

De flesta entreprenörer instämmer nog i att ledarskapet är en viktig del av varje framgångsrikt företag. Men hur det egna ledarskapet även kan hindra företagets tillväxt är lättare att blunda för. När våra medarbetare är omotiverade och under­presterar är det lätt att skylla på individen och det krävs mod av dig som chef för att reflektera över vilket ansvar du och ditt ledarskap har.

Min förhoppning är att den här boken ska öppna dina ögon för ämnet ledarskap och få dig att tycka att det är lika spännande som jag gör.

I boken ger jag dig de 25 bästa och viktigaste tipsen som jag samlat på mig under mina 15 år som chef i en rad olika branscher, men också kunskaper från mina år som ledarskapsutbildare, hand­ ledare och konsult. Dessa kunskaper tar vanligtvis många år att tillägna sig via egna erfarenheter, kurser och böcker, men här presenteras de effektivt och lättillgängligt.

För att få en så bred kunskap om ledarskap som möjligt har jag alltid sökt mig till ytterligheterna. Jag har jobbat i stora/små, unga/ gamla, statliga/privata och snabba/långsamma organisationer i såväl uppgång som nedgång. En av sakerna som jag kommit att inse är att ledarskap inte skiljer sig så mycket åt mellan olika branscher som man först kan tro. I grunden handlar det om att vi är människor som leder andra människor, så även om boken främst är skriven för dig som är företagare och entreprenör så passar den lika bra för alla chefer i små till medelstora företag.

I rollen som författare har jag nytta av min bakgrund som civilingenjör. Att analysera ett mjukt ämne som ledarskap, och sätta ord inte bara på vad du behöver göra som chef utan också hur du ska göra det, är en rolig utmaning. ”Tydligt, lättsamt och användbart” är min målsättning när jag skriver för dig.

25 sätt att bli en bättre chef

5

Den här boken har påmint mig om att entreprenörer alltid varit en del av min egen vardag. Min farfar, morfar, svärfar och kusin har alla byggt upp egna företag, och i dag är jag själv min egen. Jag har också haft förmånen att vara anställd som chef i entreprenörsföretag och sett den delen av ledarskapets utmaningar.

Boken har fyra delar. Den första delen innehåller en introduktion till vad ledarskap är och varför det krävs mod av dig som chef.

Nästa del fokuserar på dig och ditt ledarskap, och där får du lära dig mer om vad det innebär att vara chef och varför det är så viktigt att låta ledarskap ta tid. Därefter får du en rad konkreta tips på hur du kan leda andra. Du får med dig tips och checklistor för allt från rekrytering till svåra samtal. Avslutningsvis handlar det om att leda grupper. Att kunna grunderna i gruppdynamik underlättar för dig i många sammanhang.

Läs igenom hela boken och få en grundkunskap i ämnet ledarskap. Lägg sedan boken på ditt skrivbord och ha den som en uppslagsbok när du hamnar i olika situationer. Det kan vara allt från att du behöver en checklista med frågor inför en anställningsintervju till att du ska förbereda ett svårt samtal med en medarbetare.

Låt boken finnas där och göra ditt liv som chef lite enklare.

För dig som vill fördjupa dig ytterligare inom ledarskap rekommenderar jag mina andra ledarskapsböcker, till exempel Våga leda effektivt! och Våga leda modigare!, samt mina föreläsningar och utbildningar. Men framför allt rekommenderar jag att du utmanar dig själv och vågar prova det du läser om. Annars blir det ingen skillnad. Dare to try!

Stockholm våren 2015 Malin Trossing

Dare to lead AB www.daretolead.se malin@daretolead.se 6

Driva eget

1-2 Ledarskap i praktiken I det första avsnittet tittar vi närmare på varför ledarskap är en av framgångsfaktorerna för dig som entreprenör och egen företagare. Alltför få lägger ner tid på att reflektera över vad ett bra ledarskap egentligen innebär och vilka krav det ställer på en själv som chef, så det är tips nummer ett. Vi tittar också på varför mod är en av de viktigaste egenskaperna hos en bra ledare och vad mod innebär i rollen som chef. Hur gör man egentligen? Förhoppningsvis blir du redan här nyfiken på vilken skillnad du kan åstadkomma i ditt företag när du lärt dig 25 sätt att bli en bättre chef.

25 sätt att bli en bättre chef

7

1 Lägg tid på ditt ledarskap Grattis! Du har inte bara fått en smart affärsidé, du har också lyckats starta ett framgångsrikt företag och det går så bra att du har anställt medarbetare för att möta kundernas efterfrågan. Grattis igen, du har blivit chef!

De flesta egna företagare startar företag för att de tror på sin affärsidé och vill förverkliga den. Få startar för att de helst av allt vill bli chefer och ha ansvar för medarbetare. Det är något som en dag bara är ett faktum, på samma sätt som du som egen företagare tidigt inser att du även är ekonomiansvarig, IT-ansvarig, inköpsansvarig och säljansvarig, vare sig du vill det eller inte. Du inser att du behöver lära dig bokföring och deklaration för att kunna ta ansvaret för företagets ekonomi och du förstår att du behöver lära dig sälja för att få in lönsamma affärer. Tyvärr inser inte alla att de måste lära sig ledarskap när de börjar anställa personal.

De inser inte att det är en yrkes­ kompetens i sig att kunna leda andra människor och få ut maximalt av var och en, oavsett personlighet och egenheter.

Många inser inte heller att ett dåligt ledarskap kan ställa till det för företaget och orsaka stora ekonomiska kostnader på sikt. Just ekonomin borde vara en anledning i sig för dig som företagare att investera tid i att lära dig hur du är en bra chef. När du gör större inköp till ditt företag gör du säkert en noggrann analys och följer upp investeringen. Men det är lätt att glömma att det kostar flera 8

Driva eget

hundra tusen kronor per år att ha en enda anställd, i lön, pension och arbetsgivaravgifter. Till det kommer kostnader för utrustning, arbetsplats, rekrytering, utbildning och medarbetarsamtal, och kanske för om personen gör ett dåligt jobb. Många egna företagare känner till talesättet ”sälj för en krona och du får behålla 25 öre, minska dina utgifter med en krona och få en krona mer i plån­ boken”. Att lägga tid och energi på att säkerställa att varje med­arbe­ tare gör ett riktigt bra jobb borde med andra ord vara en prioritering som kommer högt upp på varje företagares lista.

Det är inte bara ekonomin som bör motivera dig att lägga tid på att bli en bra chef. Det är också så att i takt med att ditt företag växer blir ditt bidrag till helheten mindre. När du har anställda är det också de som representerar och är ditt företag. Det är de som möter era kunder, det är de som levererar era produkter, det är de som hanterar eventuella klagomål. Det är inte längre alltid du. Din egen del av slutresultatet blir mindre och mindre ju fler ni blir. Ditt jobb ändrar då karaktär och utmaningen blir i stället att leda dessa personer så att de bygger det företag som du ser i dina visioner. Du måste få dem att göra det som du anser är bäst och du måste få dem att anstränga sig när de gör det.

Tyvärr inser inte alla entreprenörer att behovet förändras på det här viset, och det är därför många företag drabbas av växtvärk när de blir större. Men växer man inte som ledare blir man på sikt en begränsning och en bromskloss för sitt eget företag. De som lyckas riktigt bra har antingen lärt sig bli bra chefer eller så har de lyft fram en annan person som fått ta över den dagliga chefsrollen och ansvaret för medarbetarna. På så sätt kan man som grundare och entreprenör fortsätta fokusera på det man själv är bra på: att utveckla affärsidén och kunderna. Lite längre fram i boken tittar vi närmare på vilka krav som ställs på dig som chef i företagets olika tillväxtfaser.

Vad är då ledarskap? Och vad är chefskap?

Ordet chefskap brukar man använda när man avser de formella delarna av chefsrollen, som arbete med budget, mål och löner samt ledningsgruppsarbete och medarbetarsamtal. De är alla uppgifter 25 sätt att bli en bättre chef

9

som kommer med en chefsroll. Ledarskap handlar i stället om konsten att få med sig sina medarbetare och få dem att göra sitt bästa.

Att förstå hur man skapar motivation och engagemang hos andra människor. Att få medarbetarna att vilja göra den här resan tillsammans med dig.

Ledarskap är en yrkeskompetens som man behöver lära sig. Vi är inte födda med kunskap om hur man hanterar svåra samtal eller vad som skapar motivation hos olika personer. Ändå krävs det i dag lång utbildning för att bli advokat eller frisör, men för att bli chef räcker det att anställa några medarbetare.

Kunskaperna om hur ledarskap fungerar kommer till nytta vid många tillfällen. När du lärt dig grunderna blir många saker enklare att genomföra:

•• att bygga ditt företag och minimera er växtvärk •• att rekrytera bra medarbetare och behålla dem •• att hantera svåra samtal och konflikter •• att få ut mer av varje person och minska risken för underprestation

•• att sätta löner och hålla medarbetarsamtal •• att skapa en företagskultur i linje med din vision.

Med andra ord handlar det i grunden om att maximera vinsten i företaget.

Ledarskap är inte ett enkelt ämne som man lär sig genom att läsa en enda bok, även om det är en bra början. Att bli en bra chef är en lång process, särskilt som ditt företag förändras över tiden och därmed får nya behov när det kommer till ledarskap. Du kan inte leda tio personer på samma sätt som du leder 50 eller 150. Teorin kan du lära dig genom att läsa böcker eller gå kurser, men för att åstadkomma verklig skillnad måste du också våga prova dina kunskaper i det verkliga livet.

Det bästa sättet att ta reda på hur du är som chef och ledare är att fråga dina medarbetare. De vet hur de uppfattar dig i ditt ledarskap och hur du påverkar deras möjlighet att göra ett riktigt bra 10

Driva eget

Fundera på

jobb. Men tyvärr vågar få chefer ställa frågan till sina medarbetare eftersom de är rädda för svaret.

Känner du att det här med att vara chef är jobbigt, och att ledarskap inte är något för dig, är frågan om du verkligen ska vara det.

Utse i stället någon annan till chef och låt denne ta över det dagliga ansvaret för medarbetarna. Men kom ihåg att du i slutändan ändå alltid är chef. Du är chef för dina chefer. Och som ägare är du indirekt chef även för dina medarbetare. Men du slipper de dagliga utmaningarna som kommer med personalansvar för alla medarbetare, även om du självklart har personalansvaret för dina närmaste chefer.

För dig som själv är företagare: • Vad är ledarskap för dig?

• Varför är ledarskap viktigt för dig?

• Hur vill du uppfattas av andra i din ledarroll?

• Hur mycket tid lägger du på ledarskap i dag? Räcker det?

För dig som är chef i ett företag: • Är ledarskap viktigt för din chef?

• Vilken typ av chef och ledarskap vill företaget ha?

• Vem är du i ditt ledarskap? Skiljer sig din syn och före­ tagets syn åt?

• H ur mycket tid kan du lägga på att leda dina med­ arbetare? Räcker den tiden?

25 sätt att bli en bättre chef

11

Walt Disney, Oprah Winfrey och J K Rowling, har gemensamt är att de alla vågat misslyckas.

5. Skaffa dig mer kunskap

Ett mycket bra sätt att minska risken för att misslyckas, är att skaffa sig mer kunskap i ämnet. Vad behöver du lära dig om exempelvis beslutsfattande, konflikthantering eller ledarskap för att minska dina rädslor och öka chansen att lyckas?

6. Har situationen en dödlig utgång?

Titta med kritiska ögon på den aktuella situationen. Vad är det värsta som kan hända? Att en underpresterande medarbetare inte gillar dig för att du vågar ställa krav? Att kollegor som planerar dåligt blir sura för att du vågar säga nej, i stället för att lösa deras problem åt dem? Kan du leva med det?

Troligen.

7. Ha en plan B

Ibland kan rädslan minska om vi tagit fram en reservplan baserad på de worst case-scenarion vi ser framför oss. Lägg tid på att ta fram en plan B, men lägg sedan undan den. Du ska lägga din energi på att lyckas, inte på att vara orolig för att misslyckas.

8. Be om hjälp

Vi måste inte alltid lösa alla problem själva. Skaffa en mentor.

Prata med en kollega. Kom ihåg att det är en rädsla i sig att inte våga be om hjälp när man behöver den.

Det här är ett bra tillfälle att påminna dig som är anställd chef om att du faktiskt får betalt för att vara modig. Du måste våga utmana dina rädslor och fatta beslut, ge ärlig feedback och i värsta fall ge någon sparken. Men mod är som en muskel, det behöver tränas upp. De modiga chefer du träffar känner också rädsla, men de har övat och övat och …

14

Driva eget

25 sätt att bli en bättre chef – lönsamma råd för företagare

Ett bra ledarskap lönar sig och ett dåligt ledarskap kostar pengar. Så enkelt är det. Men att leda andra människor är också en färdighet som man måste lära sig och ständigt träna på. Därför är det här en viktig bok för dig som vill utveckla ditt företag och få både verksamheten och dina medarbetare att växa.

Malin Trossing är en av Sveriges mest uppskattade ledarskapsexperter. I den här boken delar hon med sig av de 25 viktigaste tipsen som hon samlat på sig under sina år som chef, utbildare och rådgivare. Tydligt, lättsamt och användbart är hennes ledord, oavsett om hon skriver böcker, föreläser eller coachar. Låt boken finnas där och göra ditt liv som chef och företagare lite enklare.

Boken är en av flera i en serie handböcker för företagare, som är ett samarbete mellan Liber och tidskriften Driva Eget. Alla böckerna har ett konkret och direkt användbart innehåll – så att du snabbt kan ta till dig de råd som passar dig och ditt företag. Lönsam läsning för dig som är företagare men också för din ledningsgrupp samt för alla som på något sätt arbetar med små och medelstora företag, som exempelvis styrelseledamot, revisor, konsult eller rådgivare på bank.

Malin Trossing

Best.nr 47-11711-6 Tryck.nr 47-11711-6