9789147109364

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING

EVA-LOTTA LÖWSTEDT LUNDELL

BJÖRN BERGSTRÖM är jurist och har arbetat med offentliga affärer sedan början av 2000-talet, bl.a. på Sveriges Riksbank. Han har lett många olika upphandlingar på lokal och nationell nivå, och har arbetat aktivt med upphandlingsstödjande verksamhet, både som utbildare och i linjearbete samt genom ett mångårigt arbete i Sveriges Offentliga Inköpares styrelse.

BOKENS TIO PRINCIPER bygger på tre olika perspektiv: upphandlarens roll, upphandlingens innehåll och upphandlingens process. Alla tre perspektiven behövs för att göra en framgångsrik affär, men går inte att genomföra i en sekvens. Upphandlarens arbete bygger på att hantera alla dessa perspektiv samtidigt och växla mellan ett antal olika roller, metoder och arbetssätt.

SOM UPPHANDLARE uppmanas du att lyfta blicken bort från juridiken och istället fokusera tydliga roller, goda relationer och genomtänkta behov. Boken innehåller konkreta exempel och tips men beskriver framför allt ett förhållningssätt. För dig som arbetat länge inom området finns nya infallsvinklar och principer som är enkla att ta till sig. Om du är ny inom området, eller nyfiken på att förstå vad offentlig upphandling egentligen handlar om, kan principerna ge en helhetsbild.

LÖWSTEDT LUNDELL • BERGSTRÖM

är civilekonom och har arbetat med inköp och upphandling i ledande roller under många år, bl.a. som inköpschef på SVT. Hon har byggt upp inköpsfunktioner och varit ledare för en rad olika upphandlingar inom komplexa områden.

Eva-Lotta har ett mångårigt engagemang i Sveriges Offentliga Inköpare och är en ofta anlitad föreläsare inom området.

OM DU SOM UPPHANDLARE kan göra en framgångsrik upphandling har du mycket stor möjlighet att påverka verksamheten i positiv riktning. I den här boken beskrivs centrala ingredienser för att skapa en framgångsrik upphandling, från viktiga förhållningssätt till praktiska verktyg och metoder. Författarna erbjuder ett helhetsperspektiv på hela upphandlingsprocessen och lyfter fram tio principer för framgång.

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING

Jobba smartare med

Den här boken fyller ett tomrum. Dess tio principer kommer att vara till stor hjälp för alla som verkar inom upphandlingsområdet. Jag rekommenderar alla praktiskt verksamma att läsa boken och hoppas att det leder till bättre upphandlingar till gagn för alla.”

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING EVA-LOTTA LÖWSTEDT LUNDELL • BJÖRN BERGSTRÖM

– Anna Ulfsdotter Forssell, advokat och delägare på Delphi

Boken ger handfasta råd inom alla områden som du som inköpare måste bemästra. Den uppmärksammar också att det är människor som avgör om en upphandling blir framgångsrik, inte system, lagar och förordningar.”

– Helena Brynolfsson, konsult på Prosourcia AB, f.d. inköpschef PostNord m.m

Bokens 10 principer • Fastna inte i expertrollen • Lös upp knutar och för saker framåt • Agera affärsman (eller affärskvinna) i gränslandet kund-leverantör • Börja med ett blankt papper • Lyft fram alla risker och identifiera brister • Förbered utvärderingen väl • Förankra och skapa överblick • Prata med varandra • Låt avtalet leva!

• Prioritera rätt i uppföljningen

Best.nr 47-10936-4

Tryck.nr 47-10936-4-00

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING EVA-LOTTA LÖWSTEDT LUNDELL • BJÖRN BERGSTRÖM

Liber

9789147109364b1-192c.indd 1

01/04/15 12:51 PM

Tio principer för en framgångsrik upphandling ISBN 978-91-47-10936-4 © 2015 Författarna och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Ann Lagerhammar Grafisk formgivning och omslag: Fredrik Elvander Illustrationer: Jonny Hallberg

Första upplagan 1 Repro: OKS Prepress Services, Indien Tryck: People Printing, Kina, 2015

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/ förstöring av olovligt framställt material.

Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 E-post kundservice.liber@liber.se

9789147109364b1-192c.indd 2

01/04/15 12:51 PM

Hej! Vad kul att du valt just den här boken.

Libers affärsböcker ger dig kunskap att jobba smartare.

Som Sveriges största förlag för affärslitteratur har vi nästan 500 titlar i vårt sortiment. Affärsböcker skrivna av svenska och internationella experter.

Affärsböcker för dig som är chef, specialist, egen företagare eller bara vill

utvecklas i din yrkesroll.

Trevlig läsning – och gå gärna ut på nätet för att utforska vad vi har att erbjuda!

www.ikarriaren.se/nyhetsbrev www.ikarriaren.se

Möt våra författare på vår blogg och ta del av exklusiva artiklar och nyheter.

Följ vår utgivning. Ha koll på det senaste inom affärslitteraturen genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

www.libershop.se

Upptäck boken för dina behov! Du hittar hela vårt sortiment i nätbokhandeln – till exempel i vår egen webbshop.

9789147109364b1-192c.indd 3

www.facebook.com/ikarriaren

Gilla oss på Facebook och ha chans att vinna en bok – vi lottar ut 5 böcker varje månad.

01/04/15 12:51 PM

Innehåll Innehåll 4 Förord: Verktyg för att kunna göra bra affärer 8 Inledning 12 Framgångsrika affärer 15 Framgångsrika affärer – en definition 15 Ramar och spelplan 17 En framgångsrik affär i ett större perspektiv 18 Vem och vad avgör om upphandlingen blir framgångsrik? 21

Var hittar vi nycklarna till framgång? 23 Tre huvudnycklar 23

Upphandlarens olika roller 25 Tre grundläggande roller 25 Att pendla mellan rollerna 27 Att använda rollen för att förändra status 27 Något om ordet ”upphandlare” 29 Förutsättningar för utveckling i arbetet 30

Princip 1: Fastna inte i expertrollen 32 En filosofisk ansats … 32 Lita inte blint på auktoriteter 34 Framgångsfaktorer 35 Centrala kunskaper i expertrollen 36 Förväntningarna på en expert är många 39 Hur hantera integriteten? Tre exempel 40 Expertrollen och juridiken 43

4

9789147109364b1-192c.indd 4

01/04/15 12:51 PM

Innehåll

Princip 2: Lös upp knutar och för saker framåt 47 Facilitator = möjliggörare med en agenda 47 Facilitatorns uppdrag 48 Ju förr facilitatorn visar sig, desto bättre 48 Exempel på facilitering 50

Princip 3: Agera affärsman i gränslandet kund–leverantör 56 Att se affären i sin helhet 56 Att förstå motparten och marknaden 57 Affärsmodeller och ekonomiska principer 59 Att kunna förhandla 67 Att förstå affärsjuridik utan att vara expert 72

Princip 4: Börja med ett blankt papper 79 Upphandling är ett medel, inte ett ändamål 79 Hur viktig eller svår är just denna upphandling? 80 Att prioritera utifrån verksamhetsmål 83 Börja fylla på med innehåll 87 Varför, vad, hur och vem 91

Princip 5: Lyft fram alla risker och identifiera brister 105 Om kvalitetssäkring och riskhantering 105 Innehåll i kvalitetssäkringen 106

Princip 6: Förbered utvärderingen väl 115 Principer för utvärdering 115 Att påbörja arbetet med utvärdering 116 Utvärdering av binära krav 119 Utvärdering av krav utan tydlig gräns för kravuppfyllnad 121 Rättvis poängbedömning 123 Val av matematisk utvärderingsmodell 130 Förutsättningar för en bra utvärderingsmodell – utgångspunkter 130 Kvalitetssäkra utvärderingsmodellen 131

5

9789147109364b1-192c.indd 5

01/04/15 12:51 PM

Innehåll

Princip 7: Förankra och skapa överblick 139 1. Alla behöver veta vad som händer och när – fixa en bild med processen på en tidsaxel 140 2. Alla behöver få en överblick över de olika alternativen i en upphandling och hur processen ser ut – beskriv detta med en enkel bild 141 3. Upphandlingssystem är inte enkla och tydliga – börja inte arbetet där. Se dem som expertverktyg 142 4. Jobba med mallar – men RENSA dem 142 5. Anpassa ambitionsnivån efter vad som ska upphandlas 142 6. Gör en plan och låt den leva 143 7. Bestäm vem som gör vad 145 8. Medveten styrning 146

Princip 8: Prata mera med varandra 147 ”Gärna dialog, men då ska den helst vara skriftlig …” 147 De tre vanligaste skälen till tystnad 149 Less is NOT more 151 Börläget: Dialog – i varje steg i upphandlingen 152 Uppföljning med befintlig(a) leverantör(er) 157 Ta kontakt med de leverantörer som förlorade förra gången 157 Ring upp när anbudsgivaren har hämtat ut underlagen 159 Bjud in till frågestunder eller öppna möten 160 Svara i telefon 164 Bekräftelse per telefon 165 Anbudspresentationer 166 Förtydliganden per telefon 168 Efter tilldelningsbeslut – återkopplingen är central 168 Möten med förlorande leverantörer 169 Tystnad som taktik 170

6

9789147109364b1-192c.indd 6

01/04/15 12:51 PM

Innehåll

Princip 9: Låt avtalet leva! 171 Den viktiga överlämningen 171 Kontraktsgenomgången 176 Populärversion av avtalet – eller executive summary 177 Att implementera interna rutiner 178 Återkoppla, synliggör nyttan 179

Princip 10: Prioritera rätt i uppföljningen 181 Sätt inte ribban för högt 181 Uppföljningsmodell efter prioritering 182

Slutord 187 Litteraturlista 188 Allmänt om inköp 188 Allmänt om offentlig upphandling 188 Förhandling 188 Juridik 189 Projektledning, facilitering 189

7

9789147109364b1-192c.indd 7

01/04/15 12:51 PM

Förord: Verktyg för att kunna göra bra affärer Som praktiserande advokat med många års erfarenhet från upphandlingsområdet och med uppdrag för ”båda sidor”, dvs. både för upphandlande myndigheter/enheter och leverantörer, i alla skeden av en upphandling samt i vissa fall också i efterföljande rättsliga processer, välkomnar jag den här boken. Den har saknats och fyller ett tomrum.

Till skillnad från det stora flertalet har jag alltid hävdat att upphandlingslagarna inte är några hinder för bra affärer, utan att de är utmärkta verktyg för att kunna göra bra affärer och att de ger myndigheterna och enheterna möjligheter. Just denna syn skildras på ett bra och tydligt sätt i boken.

Att myndigheterna/enheterna ska utgå från sina behov i verksamheten när de sätter samman sina upphandlingar kan framstå som självklart. Likaså att de grundläggande principerna ska följas genom hela upphandlingen och avtalstiden. Tyvärr missuppfattas ofta innebörden av de grundläggande principerna på så vis att vissa leverantörer tror att alla upphandlingar måste utformas så att samtliga leverantörer på marknaden kan delta. Detta skulle, om det stämde, leda till en stel marknad utan incitament till forskning och utveckling av nya produkter och tjänster. Vidare skulle kravnivån alltid sättas utifrån de minst utvecklade produkterna och tjänsterna på marknaden. På så vis skulle de upphandlande myndigheterna och enheterna aldrig kunna köpa de bästa produkterna och tjänsterna på marknaden.

Detta är givetvis helt fel. Den makt, den kraft och de stora resurser som de upphandlande myndigheterna/enheterna besitter ska

8

9789147109364b1-192c.indd 8

01/04/15 12:51 PM

Förord: Verktyg för att kunna göra bra affärer

i stället användas till att ställa krav på produkter och tjänster som är anpassade efter deras behov, krav som driver utvecklingen framåt och uppmuntrar forskning och utveckling av nya produkter och tjänster, som kan leda till förbättringar och förenklingar för verksamheten och ökad livskvalitet, minskat lidande etc. för de användare, vårdtagare, patienter och medborgare som får nytta av det som upphandlas.

Denna utveckling får aldrig avstanna. Det är just därför det är så viktigt att boken pekar på de tre roller som upphandlaren bör ha: experten, facilitatorn och affärsmannen, av vilka just facilitatorn är den som oftast och i störst utsträckning bidrar till den produktoch tjänsteutveckling som är så viktig för samhället i stort. Genom att peka på dessa tre olika roller blir det också tydligt vari upphandlarens stora utmaning ligger, nämligen att kunna pendla mellan dessa roller och också få trovärdighet i de olika rollerna. Viktigt att tillägga är också att en framgångsrik upphandlare vet när hjälp behöver tas in från andra, externt eller internt. Detta behov kommer att öka i takt med att fler krav inom det miljö-, social- och arbetsrättsliga området ställs i upphandlingarna.

Bokens tio principer och genomgången av dessa, ofta med avstamp i praktiska exempel, kommer att vara till stor hjälp för alla som verkar inom upphandlingsområdet, inte bara för upphandlare utan också för övriga i verksamheten såsom användare, beslutsfattare och politiker. Det är svårt att peka ut en av principerna som viktigare än någon annan – det är helheten, dvs. samtliga principer, som är viktigast. Men om jag ändå måste välja en väljer jag den nionde principen, Låt avtalet leva. Avsnittet innehåller många bra och handfasta tips på hur myndigheten/enheten ska göra för att just hålla avtalet levande. Alltför många upphandlingar görs med fokus enbart på själva upphandlingsprocessen och avtalet får bli en hänvisning till något standardavtal som inte alls passar upphandlingen i fråga.

Det illa valda/skrivna avtalet riskerar att hamna i byrålådan eller inför en domstols bedömning vid en avtalstvist. Fler myndigheter/

9

9789147109364b1-192c.indd 9

01/04/15 12:51 PM

Förord: Verktyg för att kunna göra bra affärer

enheter måste förstå vikten av bra och praktiskt användbara avtal.

Av en upphandlings cykel utgörs (vanligen) själva upphandlingsfasen av en period om ca sex månader medan själva avtalsperioden många gånger uppgår till tre–fyra år. Avtalsskrivande måste få ta den tid det behöver och ska alltid anpassas efter den aktuella affären. Att avtalet är bra, men också att det hålls levande, är en grundläggande förutsättning för en god affär.

Jag rekommenderar alla praktiskt verksamma inom upphandlingsområdet att läsa boken och hoppas att det leder till bättre upphandlingar till gagn för alla. /Anna Ulfsdotter Forssell advokat och delägare på Delphi

10

9789147109364b1-192c.indd 10

01/04/15 12:51 PM

Förord: Verktyg för att kunna göra bra affärer

Efter år av dominans av juridik och LOU inom offentlig upphandling kommer äntligen en efterlängtad och användbar bok som fokuserar på alla andra aspekter av inköparens profession. Alla de aspekter som i slutänden avgör hur bra resultatet av en upphandling blir. Alla de viktiga aspekter som belyser inköparens roll och betydelse i upphandlingsarbetet.

Boken uppmärksammar på ett pragmatiskt sätt att det är människor som avgör om en upphandling/affär blir framgångsrik – inte system, lagar och förordningar. Den ger handfasta råd och steg-försteg-beskrivningar av alla områden som du som inköpare måste kunna bemästra och förtydligar med pedagogiska exempel, bilder och tips.

Det är lätt att känna igen sig, vilket gör boken både trovärdig och underhållande att läsa. Den blir därmed både lätt att ta till sig, förstå och applicera.

Vi som arbetar med inköp vet alla att våra verksamheters resultat är direkt beroende av hur väl vår inköpsfunktion presterar. Vi måste själva driva vår egen utveckling för att bli bättre och flytta fram vår position. Eva-Lottas och Björns bok bistår dig med de nycklar du behöver för att uppnå detta: Var proaktiv och utmana dagens lösningar och arbetssätt.

Samarbeta och kommunicera tvärfunktionellt och nära dina interna uppdragsgivare.

Samarbeta och kommunicera externt med befintliga och blivande leverantörer.

Sätt mål, leverera, mät och följ upp.

Lycka till med att förbättra ditt inköpsarbete! /Helena Brynolfsson konsult på Prosourcia AB, f.d. inköpschef PostNord m.m.

11

9789147109364b1-192c.indd 11

01/04/15 12:51 PM

Inledning För de flesta tjänsteproducerande offentliga organisationer uppgår inköpen till mer än 30 procent av budgeten. Om du som upphandlare kan göra en framgångsrik upphandling har du därför en mycket stor möjlighet att påverka verksamheten i positiv riktning, oavsett om din organisation är stor eller liten. Om upphandlingen bidrar till att stärka och stödja verksamheten och dess mål, har du och de som deltar i upphandlingsarbetet tagit första steget mot framgång. Om den säljande organisationen dessutom upplever samma sak och till affärsmässigt rimliga villkor, då faller alla bitar på plats. Att nå dit förutsätter allt från rätt innehåll till kommunikation, struktur, vilja och förståelse. Att som upphandlare kunna navigera i detta mellan alla inblandade är en viktig framgångsfaktor.

Att genomföra en upphandling, eller något förenklat, att köpa en vara eller tjänst, är en utmaning. Att arbeta med upphandling är mångfacetterat och kräver mycket av den ansvarige. Det finns få roller som ger en så stor inblick i verksamheten som ansvaret för upphandling och inköp. För det första köper alla delar av verksamheten varor och tjänster i någon form, vilket ger bredd och överblick.

För det andra kommer upphandlarna alltid att stöta på frågeställningar kring verksamhetens mål och strategier eftersom det är mål och strategier som lägger grunden till en framgångsrik affär. Ibland händer det att man får hela ägarskapet och får sköta affären från början till slut. Det är ofta enklare och dessutom tacksamt. Den som gör upphandlingen blir hjälte om affären går bra. Men ägarskapet för resultatet ligger oftast på en annan plats, dvs. i verksamheten.

Vilka incitament har upphandlaren att bidra till verksamhetsutvecklingen i förhållande till den risk hon eller han tar om resultatet blir fel? Det är en utmaning att hantera.

12

9789147109364b1-192c.indd 12

01/04/15 12:51 PM

Inledning

Upphandlarens roll och ansvar är framför allt att förstå och tolka organisationen, dvs. förstå organisationens drivkrafter, vilken betydelse de varor och tjänster som köps har för verksamheten samt hur interaktionen ser ut. I praktiken innebär alltså arbetet som upphandlare ett stort inslag av verksamhetsfrågor. Den som inser detta, och dessutom har ett sunt förhållningssätt till sin roll, har stora chanser att lyckas med upphandlingsarbetet. För den som inte förstår, eller inte vill förstå, blir vägen lite mindre komplicerad eftersom det räcker med ett kliniskt förhållningssätt och resonemang kring formalia för att slutföra upphandlingen. Slutresultatet blir sannolikt en mycket korrekt genomförd affär, men är effekten i verksamheten den man egentligen ville uppnå? Ett av huvudinslagen i denna bok är att undvika att hamna i formaliadiskussioner, eller över huvud taget i diskussioner som tar sin utgångspunkt i lagen om offentlig upphandling (LOU). Den lag vi som upphandlare hanterar är en ramlagstiftning som innehåller ett antal förhållningsregler, men den bör hanteras med gedigna kunskaper och en stor portion sunt förnuft.

Smarta metoder och effektiva verktyg för att driva en upphandling måste kombineras med förmågan att kommunicera, lyssna och driva arbetet framåt. Att bli en duktig upphandlare och kunna genomföra framgångsrika upphandlingar kan jämföras med ett hantverk.

Det krävs mycket känsla och dessutom förmåga att använda sina kunskaper om området tillsammans med verktygen och metoderna på ett effektivt sätt. Om man lyckas med det blir upphandlingsarbetet en källa till ständig utveckling och rollen som upphandlare otroligt inspirerande – att varje dag få bidra till att utveckla verksamheten genom framgångsrika affärer.

I denna bok kommer vi att beskriva några viktiga ingredienser för att skapa en framgångsrik upphandling. Dessa ingredienser består av såväl viktiga förhållningssätt som praktiska verktyg och metoder. Vissa verktyg är enkla och självklara, många handlar om sunt förnuft. Det vi vill tillföra är att sätta dem i sitt sammanhang, visa

13

9789147109364b1-192c.indd 13

01/04/15 12:51 PM

Inledning

på praktiska exempel och försöka beskriva vad som krävs av utföraren. Vi har förenklat och schabloniserat för att vara tydliga. Att göra det enkelt har också varit det mest komplicerade.

Vi hoppas att du som arbetar som upphandlare kommer att inspireras och ha nytta av denna bok. Men vi tror att även du som arbetar med upphandling i andra roller kommer att ha stor glädje av boken, eftersom den beskriver och förklarar upphandlarens arbete och utmaningar.

Boken är skriven för att vara en inspirationskälla och förmedla ett förhållningssätt. Den innehåller inga sanningar, eftersom det inte finns några. Du som läser boken måste hitta dina egna vägar till framgång. Vi vet att våra metoder och arbetssätt fungerar, men hur du omsätter dem i praktiken är upp till dig. Det finns inga genvägar.

Vi gör heller inte anspråk på att vara heltäckande. Många av de delar som utgör en framgångsrik affär finns inte med i boken. Vi skriver inte om upphandlingsorganisationer, beskriver inte det viktiga inköpsarbetet utanför upphandlingsmomentet och djupdyker inte i juridiska spetsfundigheter. Boken fokuserar på metoden för den enskilde upphandlaren i den enskilda upphandlingen. Där börjar resan mot ett roligare arbete och ökad samhällsnytta!

Björn Bergström

Eva-Lotta Löwstedt Lundell

14

9789147109364b1-192c.indd 14

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

U

nder senare år har begreppet ”goda affärer” lyfts fram som en målbild.

Men vad är egentligen en god affär? Risken med denna typ av allmänna begrepp är att de snabbt urvattnas och tappar innehåll. De kan betyda allt och ingenting på samma gång. Skillnaden mellan ”framgångsrik” och ”god” är möjligen enbart semantisk, men något som är framgångsrikt har samtidigt rört sig framåt, mot ett utsatt mål. Hur målet kommer att se ut beror på omvärlden och organisationens förutsättningar i form av mognad och organisationsform.

Framgångsrika affärer – en definition En framgångsrik affär kan, ur organisationens perspektiv, vara framgångsrik även om den objektivt sett kunde ha utförts på ett bättre sätt, eller med ett bättre resultat. Det är också viktigt att skilja mellan affären och upphandlingen. Det händer tyvärr ofta att upphandlingen anses framgångsrik utifrån sina målsättningar, medan affären i slutänden inte blir lyckad. Detta faktum är en av drivkrafterna bakom denna bok. Även om upphandlingen kan ha som mål att ”skapa ett avtal” eller liknande, kan upphandlingen aldrig sägas vara framgångsrik om inte även den efterföljande affären är det. Självklart kan affären trots detta misslyckas, på grund av andra faktorer som rimligen inte borde ha hanterats inom ramen för upphandlingen. I normalfallet ska dock upphandlingen som leder till avtalet (affären) vara så genomarbetad att man tagit höjd för de förändringar som inträffar. En nyckelfaktor är att inte fastna i upphandlingsmomentet utan att i stället lyfta blicken och beakta verksamhetens förutsättningar. Med detta, förmodligen självklara, synsätt blir ”upphandlingens” och ”affärens” mål desamma.

15

9789147109364b1-192c.indd 15

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

En framgångsrik affär har skapats först när den samtidigt … … tillgodoser ett verksamhetsbehov till lägsta möjliga totalkostnad … säkrar leveranserna till samma kvalitet och kostnad över avtalstiden … bidrar till att vidmakthålla en god konkurrenssituation till nästa affärstillfälle … bidrar till att leverantören kan utveckla sin affär, förbättra sig och växa (och att vi kan dra nytta av det) … bidrar till ett hållbart samhälle … skapar förtroende och respekt för oss som kund och ökar vår attraktionskraft … skapar en ömsesidig vilja och ambition att göra samma goda affär igen.

Dessa sju punkter hänger ihop med varandra – en framgångsrik affär är inte möjlig om man endast uppfyller en av faktorerna. Det är ganska enkelt att göra en enskild affär som ger låga kostnader för stunden, men det kan samtidigt få effekten att kvaliteten i leveransen försämras efter något år. Eller så kan affären leda till en utslagning på marknaden som minskar konkurrensen på sikt. Det går att ställa höga krav på leverantörer, men om kraven blir så tuffa att leverantörerna inte ges utrymme att utvecklas och förbättras är halva vinsten förlorad. Dels minskar leverantörens vilja att göra om samma affär igen, dels kommer det generella förtroendet för leverantören som affärspartner att minska på sikt. Dessutom kommer intresset på marknaden för oss som kund att sjunka, inte minst i högkonjunktur.

Vilken nytta man vill uppnå i ett visst ärende inom en organisation skiljer sig naturligtvis åt. Den framgångsrika affären bör i normalfallet omfatta var och en av punkterna i listan. Vilka prioriteringar man gör och var man lägger fokus i sina mål avgörs helt av situationen och de givna förutsättningarna och kräver därmed också medvetna val av organisationen. Man behöver ställa kortsiktiga

16

9789147109364b1-192c.indd 16

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

mål mot de långsiktiga ambitionerna och kunna förklara sina vägval. Om man misslyckas med detta, i det enskilda fallet eller på en övergripande nivå, kommer verksamheten att i någon form behöva hantera ett förtroendeglapp i förhållande till uppdragsgivare eller, slutligen, skattebetalarna.

Ramar och spelplan I det kortsiktiga perspektivet måste en framgångsrik affär röra sig på en spelplan som vilar på tre pelare och som sätter ramarna för vad som är möjligt och korrekt:

1 Verksamheten får sina behov tillgodosedda, såväl kvalitetsmässigt som kostnadsmässigt.

2 Leverantören har förmåga och vilja att sälja det som efterfrågas.

3 Affären har bidragit till att skapa ömsesidigt förtroende mellan parterna genom att de har agerat legalt korrekt.

Legalt & etiskt korrekt

Inom dessa ramar sker den goda affären

Kundens behov

Säljarens leveransförmåga

Figur 1: Spelplan för en framgångsrik upphandling

17

9789147109364b1-192c.indd 17

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

Med de resonemang som redovisas i punkterna ovan blir det med andra ord svårt att avgöra i förväg om affären blir lyckad. Facit visar sig först när affären är avslutad och avtalet löpt ut, och kanske inte förrän nästa upphandling är genomförd. Många av de delar som definierar den framgångsrika affären har dock att göra med aktiviteter som sker innan själva konkurrensutsättningen, som i det här sammanhanget är relativt ointressant. Det är underlaget för konkurrensutsättningen som är i fokus, tillsammans med de aktiviteter som vidtas för att säkerställa att tillräckligt många anbud kommer in. Den framgångsrika affären förutsätter ett agerande från såväl köpare som säljare som ligger i linje med de förutsättningar/behov som definierats i början av arbetet.

En framgångsrik affär i ett större perspektiv Alla enskilda affärer sker i ett större sammanhang. De kopplas till övergripande inköpsstrategier och sker parallellt med andra affärer. Det är viktigt att se även detta perspektiv i en enskild upphandling och ställa sig frågan: Hur passar denna affär in i helheten? En enskild upphandling måste ligga i linje med inköpsstrategin och stödja verksamhetens övergripande strategier/visioner. Figur 2 illustrerar hur en enskild upphandling måste ta sin utgångspunkt i verksamhetens övergripande strategiska mål.

18

9789147109364b1-192c.indd 18

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

Rätt strategi för inköp

Rätt affär

Rätt tillämpning och leverans

Mål

Figur 2: Rätt beslut i tre steg

Inköpsbeslut fattas inte bara vid upphandlingstillfället. Det fattas lika viktiga beslut såväl innan som efter upphandlingen.

Utmaningen är att kunna fatta rätt inköpsbeslut i alla lägen för att göra effektiva inköp och upphandlingar. För att bli en framgångsrik inköpsorganisation behöver vi göra rätt på alla nivåer i företaget/organisationen och fatta rätt beslut på både lång och kort sikt.

Att göra ”rätt” handlar i de flesta fall om att vara medveten om vad man gör, varför man gör det och vilka konsekvenser det får. Det är först när det finns en plan för att kunna prioritera rätt, som det är möjligt att fatta genomtänkta beslut under arbetets gång och samtidigt vara säker på att den ursprungliga tanken fullföljs. Dessutom behövs en löpande uppföljning för att säkerställa kopplingen till de övergripande målen för verksamheten och till andra pågående processer. Det handlar alltså inte enbart om att göra saker rätt, utan även om att göra rätt saker i det längre perspektivet.

19

9789147109364b1-192c.indd 19

01/04/15 12:51 PM

Framgångsrika affärer

Exempel: – inköpsstrategi för IT-konsulter och -tjänster Rätt strategi för inköp Innan man startar en IT-konsultupphandling kan det vara bra att få till stånd en diskussion om vilken strategi verksamheten har, detta för att kunna förse verksamheten med de resurser som behövs inom området. Vilken kompetens bör finnas hos de anställda? Vilken kompetens behövs sällan och vilken behövs ofta? Behöver kompetenser och konsulter från externa parter intern arbetsledning, eller ska man köpa paketerade leveranser? Och så vidare. Svaren på dessa resonemang leder fram till mer eller mindre kvalificerade och medvetna sourcing-strategier som handlar om HUR vi kan förse oss med de resurser vi behöver för att kunna utföra vårt verksamhetsuppdrag. Det är viktigt att den enskilda upphandlingen följer dessa strategier. Innan upphandlingen startar ger reflektioner kring dessa frågor bra stöd för hur vi kan forma affären. Är det bäst att upphandla breda ramavtal som spänner över stora områden, eller är separata upphandlingar inom specialistområden bättre? Ska avtalen reglera affärer där man köper timmar och bemanning, eller ska de reglera leveranser av färdiga resultat och projekt? Svaren kommer att påverka vilken affär man gör.

Rätt affär Om man kommit fram till att göra en bemanningsinriktad upphandling inom IT-området, följer många frågeställningar som syftar till att mejsla ut den framgångsrika affären. Det är HÄR fokus ligger i denna bok — hur säkerställer man att den blir RÄTT, dvs. den ultimata affären? Boken tar upp detta område eftersom det är en central aktivitet i offentlig inköpsverksamhet, mer central än i den privata sektorn. Det är kring denna process vår profession har sitt ursprung och det är från denna del av inköpsverksamheten vi sedan vidgar våra mandat och utökar vårt ansvarsområde. De flesta kommer förr eller senare att bli involverade i stegen före och i stegen efter, men omfattningen varierar beroende på verksamhet. Alla inköpsorganisationer i offentlig sektor i dag ansvarar emellertid för upphandling.

20

9789147109364b1-192c.indd 20

01/04/15 12:51 PM

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING

EVA-LOTTA LÖWSTEDT LUNDELL

BJÖRN BERGSTRÖM är jurist och har arbetat med offentliga affärer sedan början av 2000-talet, bl.a. på Sveriges Riksbank. Han har lett många olika upphandlingar på lokal och nationell nivå, och har arbetat aktivt med upphandlingsstödjande verksamhet, både som utbildare och i linjearbete samt genom ett mångårigt arbete i Sveriges Offentliga Inköpares styrelse.

BOKENS TIO PRINCIPER bygger på tre olika perspektiv: upphandlarens roll, upphandlingens innehåll och upphandlingens process. Alla tre perspektiven behövs för att göra en framgångsrik affär, men går inte att genomföra i en sekvens. Upphandlarens arbete bygger på att hantera alla dessa perspektiv samtidigt och växla mellan ett antal olika roller, metoder och arbetssätt.

SOM UPPHANDLARE uppmanas du att lyfta blicken bort från juridiken och istället fokusera tydliga roller, goda relationer och genomtänkta behov. Boken innehåller konkreta exempel och tips men beskriver framför allt ett förhållningssätt. För dig som arbetat länge inom området finns nya infallsvinklar och principer som är enkla att ta till sig. Om du är ny inom området, eller nyfiken på att förstå vad offentlig upphandling egentligen handlar om, kan principerna ge en helhetsbild.

LÖWSTEDT LUNDELL • BERGSTRÖM

är civilekonom och har arbetat med inköp och upphandling i ledande roller under många år, bl.a. som inköpschef på SVT. Hon har byggt upp inköpsfunktioner och varit ledare för en rad olika upphandlingar inom komplexa områden.

Eva-Lotta har ett mångårigt engagemang i Sveriges Offentliga Inköpare och är en ofta anlitad föreläsare inom området.

OM DU SOM UPPHANDLARE kan göra en framgångsrik upphandling har du mycket stor möjlighet att påverka verksamheten i positiv riktning. I den här boken beskrivs centrala ingredienser för att skapa en framgångsrik upphandling, från viktiga förhållningssätt till praktiska verktyg och metoder. Författarna erbjuder ett helhetsperspektiv på hela upphandlingsprocessen och lyfter fram tio principer för framgång.

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING

Jobba smartare med

Den här boken fyller ett tomrum. Dess tio principer kommer att vara till stor hjälp för alla som verkar inom upphandlingsområdet. Jag rekommenderar alla praktiskt verksamma att läsa boken och hoppas att det leder till bättre upphandlingar till gagn för alla.”

TIO PRINCIPER FÖR EN FRAMGÅNGSRIK UPPHANDLING EVA-LOTTA LÖWSTEDT LUNDELL • BJÖRN BERGSTRÖM

– Anna Ulfsdotter Forssell, advokat och delägare på Delphi

Boken ger handfasta råd inom alla områden som du som inköpare måste bemästra. Den uppmärksammar också att det är människor som avgör om en upphandling blir framgångsrik, inte system, lagar och förordningar.”

– Helena Brynolfsson, konsult på Prosourcia AB, f.d. inköpschef PostNord m.m

Bokens 10 principer • Fastna inte i expertrollen • Lös upp knutar och för saker framåt • Agera affärsman (eller affärskvinna) i gränslandet kund-leverantör • Börja med ett blankt papper • Lyft fram alla risker och identifiera brister • Förbered utvärderingen väl • Förankra och skapa överblick • Prata med varandra • Låt avtalet leva!

• Prioritera rätt i uppföljningen

Best.nr 47-10936-4

Tryck.nr 47-10936-4-00