9789147100477

Information och kommunikation1 Fakta & övningar

S K R I F T L I G O C H M U N T L I G KO M M U N I K AT I O N • W O R D • E X C E L P O W E R P O I N T • I N FO R M AT I O N S S Ö K N I N G O C H S O C I A L A M E D I E R BILDBEHANDLING • FILHANTERING • LAGAR OCH ETIK SÄKERHET OCH ARBETSMILJÖ

Marianne Petersson Mats Wahlberg Caroline Klingenstierna Jonas Klingenstierna

Info o kom - omslag.indd 1

11-05-20 15.36.17

Information och kommunikation1 Fakta & övningar

S K R I F T L I G O C H M U N T L I G KO M M U N I K AT I O N • W O R D • E X C E L P O W E R P O I N T • I N FO R M AT I O N S S Ö K N I N G O C H S O C I A L A M E D I E R BILDBEHANDLING • FILHANTERING • LAGAR OCH ETIK SÄKERHET OCH ARBETSMILJÖ

Marianne Petersson Mats Wahlberg Caroline Klingenstierna Jonas Klingenstierna

Bok Information och kommunikation.indb 1

11-05-24 16.09.46

Information och kommunikation 1 Fakta & övningar ISBN 978-91-47-10047-7 © 2011 Författarna och Liber AB Redaktör: Per-Olof Bergsten Foton kapitelingresser: Andreas Offesson (utom s 163 Thinkstock) Omslag: Fredrik Elvander Grafisk formgivning, layout och sättning: Daniel Sjöfors, Blå Huset

Upplaga 1:1 Tryck: Kina 2011

Produktstöd, uppdateringar, rättelser och komplement Information om produktstöd, viktiga förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se [titel komplettering].

Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Bok Information och kommunikation.indb 2

11-05-24 16.09.46

Förord Boken du nu håller i din hand är ett nytt läromedel för kursen Information och kommunikation 1 baserad på Microsoft Office 2010 och Windows 7. Boken ger dig stöd för att effektivt kunna producera informationsmaterial samt genomföra muntlig och skriftlig kommunikation.

Bokens innehåll Vi har valt att inleda boken med att förklara begreppen information och kommunikation samt hur verbal och icke-verbal kommunikation fungerar.

Därefter följer avsnitt där du med hjälp av funktioner i Officepaketet och Windows utformar funktionellt informationsmaterial och skapar underlag för effektiv affärskommunikation enligt gällande skrivregler. Boken avhandlar även mötesteknik och sammanträdesdokument samt hur man skapar god datastruktur.

Vidare ingår hur man använder internet som kanal för sociala medier och e-post samt för informationssökning. Boken ger exempel på vanligt förekommande webbplatser såsom Facebook, Skype, LinkedIn, Twitter, Spotify, YouTube, Flickr med flera och hur man startar en egen blogg.

Du kommer även att finna enklare layouttips och grundläggande bildbehandling.

Ett avsnitt i boken behandlar presentationsteknik. Här avhandlas både muntlig framställning och hur man tar fram stödmaterial för att använda vid framförandet.

Ett annat avsnitt i boken behandlar kalkylering och databashantering.

Slutligen tar boken upp avsnitten register, lagar, etik och moral, säkerhet, ergonomi och arbetsmiljö.

De verktyg som används i boken är Word, PowerPoint, Excel, Paint, Internet Explorer och Utforskaren.

De olika avsnitten i boken kan studeras i valfri ordning. Boken kan även användas till OpenOffice. Instruktioner finns som bilaga i slutet av boken.

Facit till övningarna liksom inskrivna texter utan formatering finns i lärarhandledningen.

Pedagogisk tanke Boken utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår etablerade 3-stegspedagogik:

Värt att veta Varje avsnitt inleds med Värt att veta-text som är bokens ”uppslagsverk”. Här finns viktiga moment och funktioner beskrivna. Du kan lätt gå tillbaka och själv repetera de olika momenten och funktionerna.

Bok Information och kommunikation.indb 3

11-05-24 16.09.46

Instruktioner

Praktiska instruktioner Här ger vi detaljerade instruktioner om hur du praktiskt tillämpar de olika momenten och funktionerna.

Övningar Varje övning är en uppgift som du självständigt ska lösa med hjälp av Värt att veta-texter och praktiska instruktioner. Övningarna börjar med det enkla för att gradvis, i takt med din inlärning, öka till mer avancerade tillämpningar. Samtidigt tillgodoses även ditt behov av repetition.

Efter genomgång av boken Information och kommunikation 1 kan du känna dig nöjd med att veta att du valt rätt bok för att öka dina kunskaper och färdigheter i informationsteknik och administrativa rutiner med datorn som arbetsredskap.

Nybro i juli 2011 Marianne Petersson Mats Wahlberg Jonas Klingenstierna Caroline Klingenstierna

Bok Information och kommunikation.indb 4

11-05-24 16.09.47

Innehåll Information och kommunikation 1

Vänsterställd text – höger indrag 46 Högerställd text – vänster indrag 46 Färgöverstrykning 46

Information och kommunikation

12 Begreppen Information och Kommunikation 12 Några grundbegrepp 12 Skäl till att individer och grupper kommunicerar 15 Verbal och icke-verbal kommunikation 16

Några skrivregler • Layout

3

Introduktion Word

4

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna 29

20

24 Så här arbetar du med tangentbordet 27 Så här arbetar du med musen 28

6

Identifieringsuppgifter

11 Tabbar

60 Sätt tabbstopp 61 Radera tabbstopp 61 Tabbstopp med utfyllnad 62

12 Tabeller • Avstånd • Justering

36

Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut

38

Visningsläge 39 Zooma 39 Visa alla 39 Förhandsgranska 40 Skriv ut 40

7

Teckenstil och färg • Hämta format • Avstavning 42 Fet, Kursiv eller Understruken text 42 Förstora/Minska teckensnitt 43 Teckenfärg 43 Hämta format 43 Automatisk avstavning 43

8

Markera text • Indrag • Färgöverstrykning 45 Markera text med mus 45 Markera text med tangentbordet 45

Bok Information och kommunikation.indb 5

49 Klipp ut – Klistra in text 49 Flytta text genom att ”dra och släppa” 50 Kopiera – Klistra in text 50 Kopiera text genom att ”dra och släppa” 50 Snabbkommandon 50 53 Infoga bild 53 Infoga bild från fil 53 Ändra bildens storlek 54 Färglägg bildobjekt och linjer 54 Flytta bild/Figursättning 55 Radera delobjekt i bild 55 Gruppera och flytta redigerad bild 55 Rotera eller vänd bild 56 Bildtext 57 Textruta 57 Flytta textruta 57 Storleksändra textruta 57 Skapa objekt 57 WordArt 58 SmartArt 59

Teckensnitt 31 Teckenstorlek 31 Skapa ny mapp och spara dokument 31 Spara dokument i befintlig mapp 32 Stäng dokument 32 Nytt dokument 33 Spara dokument 34 Öppna dokument 34

5

Klipp ut • Kopiera • Klistra in

10 Bildhantering

Skriftlig kommunikation med Word 2

9

67

Infoga tabell 67 Justera kolumnbredd 67 Justera text eller siffror 67 Högerjustera kolumn 68 Sammanfoga celler 69 Avstånd före/efter 69 Radavstånd 69 Tabelldesign 70

13 Kantlinjer och fyllning

72

Kantlinjer 72 Kantlinjer och fyllning 72

14 Hängande indrag • Sortera

77

Hängande indrag 77 Sortera text 78

15 Punktlista • Numrerad lista

81

Punkter och numrering 81 Indrag 81

11-05-24 16.09.47

16 Spalter Teckenavstånd

25 Fördefinierade former • Färg

86 Spalter 86 Spaltbrytning 87 Expanderad/Kondenserad text 88 Spalter i inskriven text 90 Ändra spaltbredd 90

17 Sidhuvud • Sidfot 92

26 Textruta • Markering • Bildstorlek

Sidhuvud/fot 92 Format längre dokument 94 Sidnummer 94

18 Affärskommunikation

134

Text 134 Markera 135 Beskära 135 Rotera eller vänd bild 135 Radera 135 Ändra storlek på bilden 136

96

19 Mötesteknik och sammanträdesdokument

104

27 Flytta • Kopiera • Klistra in 137

Sammanträdesdokument 106

20 Dokumentmallar

131

Fördefinierad form 131 Polygon 132 Kontur 132 Fyll med färg 132 Färgblandaren 132 Redigera färger 132

Klipp ut och klistra in 137 Kopiera och klistra in text 137 Klistra in från 138

111

Mallar 111

28 Bildformat • Skrivbordsbakgrund

Filhantering

139

Visa filtyp och storlek 139 Skrivbordsbakgrund 140

21 Filhantering 116 Skapa mapp 119 Flytta/kopiera fil eller mapp 119 Skicka till 119 Radera fil eller mapp 120 Byta namn på fil eller mapp 120 Markera flera filer eller mappar 120 Sortera filer och mappar 120 Välja visningsläge 121 Navigera genom att klicka på en länk 121

Informationssökning och sociala medier 29 Internet

144 Surfa på internet 145 Adress 145

30 Söka information på Internet

Bildbehandling med Paint

31 E-post

151 Skicka e-post 152 Bifoga fil 152 Ordlista till internet 154

22 Bildhantering med Paint

124 Lägg till kommondo i verktygsfältet Snabbåtkomst 125 Ny bild 125 Ändra storlek på arbetsytan 125 Öppna befintlig bild 126 Spara bild 126

23 Bildens byggstenar • Rita

32 Sociala medier

127

Rita med penna 127 Rita med pensel 128

24 Visningslägen • Linjal o Stödlinjer Skärmförstoraren 129 Zooma in och ut 129 Linjaler 129 Stödlinjer 130 Helskärm 130

Bok Information och kommunikation.indb 6

146

Sökning 148 Alternativ 148 Sökning efter bilder med Google 148 Sökning efter kartor med Google 149

129

155 Facebook 155 Skype 156 Linkedin 156 Twitter 157 Blogger 157 Spotify 158 YouTube 158 Flickr 159 Bilddagboken 159 Dropbox 160 Wikipedia 160 Starta en egen blogg via Blogger 161

11-05-24 16.09.47

Presentationer med PowerPoint

Muntlig kommunikation 43 Presentationsteknik

33 Introduktion PowerPoint

44 Struktur: tankekarta och material

164

Vad visas på skärmen? 165

34 Mallar • Nytt • Spara • Stäng • Öppna 167 Ny presentation från installerad mall 167 Spara 168 Stäng 168 Öppna 168

35 Arbetslägen

169 Välj arbetsläge 171 Hämta Office.com mallar 171

36 Ny presentation • Ny bildlayout

172 Första bilden i en ny tom presentation 173 Ny bild 173 Tecken 174 Numrerad lista/Punktlista 174 Ta bort numrerad lista/Punktlista 174 Ritverktyg 174 Radera bild 176 Flytta bild 176

37 Tabeller och diagram

177 Tabell 177 Justera text inom textruta 178 Diagram 179

38 Bildhantering

181 Infoga ClipArt-bild 181 Redigera bildobjekt 182 Fyllningsfärg 182 Visa linjal/Stödlinjer 183 Figurer 183 Rotera objekt 184 SmartArt 184 SmartArt design och format 185

39 Anteckningar

187 Lägg till anteckningar 187

40 Bakgrundsformat

189

Bakgrundstema 189 Temafärg 190 Bakgrundsformat 190

41 Bildspel med effekter

191

194 Skriv ut 194 Skriv ut åhörarkopior 194 Skriv ut – Anteckningssidor 195

Bok Information och kommunikation.indb 7

198 199

Tankekarta/mindmap 201

45 Planering: målgrupp, manuskript, tid och hjälpmedel 202 Inledning 203 Innehåll 203 Avslutning 203 Fulltextmanus – punktmanus 204 1. Fulltextmanus 204 2. Punktmanus 205 Tid 207 OH-hjälpmedel 208 Tavlan 209

46 Genomförande: nervositet, publikkontakt, kroppsspråk, tempo och röstläge 210 Långsiktiga åtgärder 210 Kortsiktiga åtgärder 210 Händerna 213 Hållning 213 Gester 213 Säregna gester och ovanor 213

Kalkylering och registerhantering med Excel 47 Introduktion Excel

218

48 Nytt • Spara • Stäng • Öppna

220

Nytt 220 Radera 221 Ångra/Gör om 221 Namnge kalkylblad 221 Spara arbetsbok 221 Stäng 221 Öppna 221

49 Grundläggande beräkningar

Bildvisning 191 Bildövergång 192 Anpassa animering 193

42 Skriv ut

43 Presentationsteknik

198

223

Formel 223 Peka på cellreferenser 223 Autosumma 224 Fyll 225 Fyll månader 226

50 Markering • Radhöjd • Kolumnbredd

228

Markering 228 Kolumnbredd 230 Radhöjd 230 Skriva i markerat område 231

11-05-24 16.09.48

Register, lagar, etik och moral, säkerhet och arbetsmiljö

51 Formatering av celler

233 Centrera över kolumner 233 Decimaler 234 Kantlinje 234 Fyllningsfärg/Teckenfärg 235 Sortera 237

52 Utskriftsformat • Skriv ut

60 Register och lagar

239

Stående/Liggande format 239 Marginaler 240 Sidhuvud/fot 241 Förhandsgranska 242 Skriv ut ett kalkylblad 243 Skriv ut Rad- och kolumnrubriker/Stödlinjer 243 Skriv ut hela arbetsboken 244 Skriv ut markerat område 244

53 Klipp ut • Kopiera • Klistra in

62 Säkerhet och sårbarhet • Fysisk arbetsmiljö 281

Självständiga uppgifter

248

Infoga Kolumn/Rad 248 Ta bort Kolumn/Rad 248 Infoga kalkylblad 249 Ta bort kalkylblad 249

55 Relativ och Absolut referens

280

63 Självständiga uppgifter 288

246

54 Infoga kolumner • Rader • Kalkylblad

61 Etik och moral

278

Bilaga: Openoffice.org 3 Sakregister

252

Absolut referens 252

309

317

56 Diagram

257 Skapa ett diagram 258 Diagramdesign 258 Diagramlayout 259 Diagramformat 259 Diagrammets placering 259 Markera celler som inte ligger bredvid varandra 260 Dataetiketter 261

57 Enkla funktioner 263 Infoga funktion 263 Radbryt 264

58 Databas

267 Skapa databas som lista 267 Sortera 268 Urval 269 Urval med villkor 270

59 Kopiera mellan Excel och Word

272

Klistra in special 272

Bok Information och kommunikation.indb 8

11-05-24 16.09.48

Bok Information och kommunikation.indb 9

11-05-24 16.09.48

Bok Information och kommunikation.indb 10

11-05-24 16.09.48

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 11

11-05-24 16.09.51

12

1

Information och kommunikation Värt att veta Begreppen Information och Kommunikation Enligt Wikipedia uttrycker ordet Information kunskap eller budskap i en konkret form, och består ofta men inte alltid av en samling fakta. Ordet Kommunikation är en process för att överföra information från en punkt till en annan.

Ordet information härstammar från latinets informare, som betyder att utforma eller ge form åt något.

Ordet kommunikation kommer från de latinska orden communis (gemensam) samt communicare, som betyder meddela.

Förhållandet mellan dessa två ord kan beskrivas på så sätt att kommunikation används för att förmedla information mellan två eller flera personer.

Ett annat sätt att beskriva ordet information är att det utgör själva budskapet eller den ”kunskap” som ska förmedlas. Information kan utgöras av tal, skrift, symboler, bilder eller data anpassad för exempelvis datorer.

thinkstock

Ordet kommunikation syftar till att överföra den aktuella informationen från en eller flera personer till en eller flera andra personer.

Ordet kommunikation kan även betyda transport av personer eller föremål från en punkt till en annan.

Några grundbegrepp Meddelande (budskap)

Ordet meddelande betyder i detta sammanhang den information som ska förmedlas. Det kan exempelvis vara en samling fakta, åsikter eller känslor.

Sändare

I kommunikationssammanhang betyder ordet sändare den part som förmedlar meddelandet. Vid tvåvägskommunikation agerar båda parterna sändare.

Mottagare

Ordet mottagare betyder i detta fall den part för vilken meddelandet är avsett. Vid tvåvägskommunikation agerar båda parterna mottagare.

Målgrupp

När ett meddelande är avsett för mer än en mottagare blir begreppet målgrupp relevant. Med målgrupp avses personer som har något eller några gemensamma attribut, såsom exempelvis ålder, kön, intresse, politisk eller religiös uppfattning, livssituation, yrke, språktillhörighet eller geografisk placering.

Bok Information och kommunikation.indb 12

11-05-24 16.09.54

13

Brus

Kapitel

1

Ordet brus avser olika typer av svårigheter som kan hindra eller störa meddelandet från att nå fram till mottagaren. Brus kan vara av många olika typer. Ett vanligt förekommande exempel på brus är överföringsproblem, såsom exempelvis dålig mottagning. En annan typ av brus är när meddelandet når fram till mottagaren men denne inte uppfattar informationen. Orsaker till denna typ av brus kan vara exempelvis språkliga problem, bristande koncentration från mottagarens sida eller missförstånd.

Man kan även dela upp begreppet brus i inre respektive yttre störningar. Med inre störningar menas till exempel kulturella, åldersrelaterade eller könsrelaterade tolkningar, som kan skapa missförstånd och hindra meddelandet från att uppfattas på det sätt som sändaren avsett. Det kan även vara attityder, åsikter eller känslomässiga relationer förknippade med meddelandet. Yttre störningar inkluderar förutom rena överföringsproblem även exempelvis fysiska handikapp i tal- eller hörselorganen samt aspekter såsom buller, dålig handstil och dialektala uttalsskillnader.

Feedback

Feedback innebär att mottagaren bekräftar för sändaren att meddelandet är uppfattat. Denna detalj är viktig, eftersom den ger sändaren ett kvitto på att kommunikationen fungerat. Observera dock att feedbacken bör innehålla någon typ av återberättande av huvuddragen i meddelandet för att vara fullständig. Annars är risken att mottagaren bekräftar utan att till fullo ha uppfattat meddelandet.

Medium (kanal)

Kommunikation kan ske via olika medier. Vissa medier såsom exempelvis radio, TV, tidningar och film möjliggör enbart envägskommunikation. Andra medier såsom telefon, personliga samtal och videokonferens möjliggör tvåvägskommunikation.

När det gäller Internet så kan det vara både ett envägs- och tvåvägsmedium. Det förstnämnda gäller exempelvis för vanliga webbsidor, medan det i exempelvis en livechat finns möjlighet till tvåvägskommunikation.

Effekt

Med effekt menas det sändaren vill uppnå genom att förmedla meddelandet till mottagaren. Om sändaren exempelvis säger till mottagaren ”köp en liter mjölk på vägen hem”, så är den avsedda effekten i detta fall att mottagaren har en liter mjölk med sig hem.

Sammanhang (kontext)

Kontext innebär det sammanhang eller den situation i vilket meddelandet överförs.

Ett och samma meddelande kan få helt olika effekt beroende på vilken kontext det är placerat inom. Ett exempel på detta är följande mening: ”Vad stor du har blivit!”

Om kontexten är ett barnkalas och mottagaren är en treåring så uppfattas meddelandet med all sannolikhet som positivt. Men om samma meddelande framförs då kontexten är ett möte med Viktväktarna lär tolkningen bli en helt annan.

Med hjälp av begreppen ovan kan man skapa en visuell bild av kommunikationsmodellen.

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 13

11-05-24 16.09.54

Kapitel

1

14

Kommunikationsforskaren Harold Lasswell har verbaliserat modellen med hjälp av följande kända fras: Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect? En försvenskning av ovanstående som ofta används inom masskommunikation är följande: ”Någon säger något på ett visst sätt till någon med en viss effekt.”

En bra grundregel att tänka på i all kommunikation är: ”All kommunikation sker på mottagarens villkor”. Det innebär i praktiken att det är sändarens skyldighet att anpassa meddelandet och valet av medium efter målgruppen. Att exempelvis presentera en engelskspråkig text för en målgrupp som inte förstår detta språk är meningslöst och kan aldrig ge avsedd effekt. På motsvarande sätt är det meningslöst att försöka nå målgruppen via e-post om mottagarna saknar tillgång till dator med internetanslutning.

Övning 1:1 Identifiera sändare och mottagare samt ge exempel på olika typer av tänkbart brus i nedanstående kommunikationssammanhang. Övningen kan göras enskilt eller i grupp om två till tre personer.

1. En nyhetssändning på TV. 2. En artikel i en dagstidning.

3. En annons presenterad i Facebook.com.

4. Ett samtal mellan en läkare och en patient.

5. Ett fotografi presenterat på Flickr.com.

Diskutera därefter vad ni kommit fram till med resten av klassen.

Övning 1:2 Dela klassen i två lika stora grupper. Den första personen i varje grupp får ett meddelande viskat till sig av läraren. Vederbörande ska sedan viskande förmedla meddelandet till nästa person i gruppen. Detta upprepas sedan tills den sista deltagaren i gruppen fått meddelandet. Denna person skriver ner meddelandet. Vinner gör den grupp vars nedskrivna meddelande överensstämmer mest med originalmeddelandet.

Ett exempel på en lämplig mening är följande: Gustav Vasa blev kung av Sverige den 6 juni 1523 och dog den 29 september 1560 på Stockholms slott.

Poängbedömning av meningen ovan kan ske enligt följande: 1 poäng per korrekt nerskriven data ges för: rätt namn, rätt installationsdatum, rätt installationsår, rätt dödsdatum, rätt dödsår och rätt dödsplats.

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 14

11-05-24 16.09.55

15

Kapitel

1

Värt att veta Skäl till att individer och grupper kommunicerar Inom medie- och kommunikationsvetenskap anges ett antal skäl till varför individer och grupper kommunicerar med varandra. Dessa kan sammanfattas i följande punkter:

• • • • • • • • •

Beslutsfattande

• • • •

Verksamhetsplanering

Få sociala behov tillgodosedda Förmedla eller erhålla information Ge utlopp för sin personlighet Generera ekonomisk eller materiell vinning Maktutövande Relationsskapande Samarbete Skapa sammanhållning inom en grupp eller organisation Önskan om att få hjälp Överlevnad Övertalning

Övning 1:3 Analysera följande kommunikationssituationer och dra slutsatser kring vilka bakomliggande skäl som finns för dessa.

1. En artist som just släppt ett nytt album är gäst i en TV-pratshow.

2. En villaägare som vill bygga ett garage kontaktar kommunen.

3. En person läser nyhetssidorna i en dagstidning.

4. En person skriver ett debattinlägg till insändarsidorna i en dagstidning.

5. En arbetsledare förmedlar skriftliga arbetsscheman till sina anställda.

6. En person med ont i ryggen kontaktar vårdcentralen.

7. En person i sjönöd kontaktar SOS Alarm.

8. En mormor skickar en inbjudan till släktmiddag.

9. Två kompisar diskuterar instruktionerna för hur man sätter ihop bokhyllan Billy.

10. En telefonförsäljare ringer och vill veta vad du har för mobilabonnemang.

11. Två särboende diskuterar om de ska bli samboende eller ej.

12. Ett läkemedelsbolag sponsrar och genomför en annonskampanj för ett nytt rökavvänjningspreparat.

13. Kommunen informerar om nya sopsorteringsregler.

14. En politiker som ertappats med att ha tagit emot mutor ger en presskonferens under vilken vederbörande meddelar att han/hon kommer att ”ta time out” ifrån sitt uppdrag.

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 15

11-05-24 16.09.56

Kapitel

1

16

Värt att veta Verbal och icke-verbal kommunikation All direkt kommunikation mellan människor består av både verbala och icke-verbala beståndsdelar. Med verbal kommunikation menas det som sägs eller skrivs.

Verbal kommunikation kräver användning av ett språk. Icke-verbal kommunikation är allt annat som är av vikt för kommunikationen. Exempel på icke-verbala aspekter vid kommunikation är:

• • • • • •

Hur det sägs, t ex tonfall, röstläge, volym, betoning, pausering och talhastighet. Detta kallas även paraspråk.

Kroppsspråk, minspel, ögonkontakt, hållning, hand-, arm- och benrörelser inklusive gester.

Klädsel, frisyr, utseende och andra attribut.

Avstånd till övriga parter, kallas även rumsbeteende.

Uppträdande och personlig framtoning.

Punktlighet, kallas även tidsbeteende.

En del av den icke-verbala kommunikationen kallas omedveten kommunikation och består av sådana komponenter som sändaren är omedveten om eller åtminstone har svårt att kontrollera. Det rör främst känsloyttringar såsom glädje/sorg, skam/stolthet, irritation/trivsel, gillande/ogillande, engagemang/ ointresse eller förvirring/förståelse/rädsla.

Visuell kommunikation

Visuell kommunikation betyder överföring av information via visuella hjälpmedel.

Den är främst förknippad med bilder, till exempel skyltar, typografi, teckningar, grafisk design, målningar och färger. TV, film, böcker och tidningar är vanliga medier för visuell kommunikation.

Kroppsspråk

Kroppsspråket är samlingsnamnet för all information som förmedlas via rörelser, kroppshållning, sittställning, armställning, ansiktsuttryck, ögonrörelser, handtryckning, sätt att gå med mera. Också helt små och allmänna gester och signaler, som alltför ofta endast svagt registreras om de inte helt ignoreras, har stor betydelse.

Alla människor du kommunicerar med: säljare, politiker, familjemedlemmar, chefer och medarbetare m fl använder kroppsspråket i samband med all talad kommunikation där deltagarna även kan se varandra. Detta språk säger ofta mer om vad de verkligen menar än de ord de uttalar. Det beror på att de flesta har svårt att kontrollera sitt kroppsspråk. Ord kan ljuga, men kroppen ljuger sällan!

Den som kan tolka kroppsspråket kan därmed ta reda på om andra människor ljuger eller talar sanning, har tråkigt, är otåliga, känner sympati eller antipati, intar en försvarsposition, håller med eller ej, är öppna, nervösa, värderande, misstänksamma, arga, bekymrade eller är osäkra. Lika stor nytta har den som själv behärskar sitt kroppsspråk. Vederbörande kan då effektivt förmedla önskade meddelanden samt undvika att sända ut oönskade signaler. Detta kan i sin tur ha avgörande betydelse för om en kommunikationsinsats får önskad effekt eller ej.

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 16

11-05-24 16.09.56

17

Kapitel

1

Kroppsspråket avslöjar även dolda sociala, känslomässiga, sexuella eller andra avsikter som ligger bakom de gester som människor gör i samband med konversation.

Genom att studera till exempel skådespelare, kypare och försäljare kan man få en god bild av kroppsspråkets betydelse. Orden är ju ofta desamma eller nästa desamma oavsett vem det är som uppträder i rollen. Skillnaden mellan om de är bra eller dåliga i utövandet av sina yrkesroller ligger därmed till stor del i deras förmåga att behärska kroppsspråket. Ett annat sätt att studera kroppsspråket är att exempelvis titta på TV med ljudet avstängt.

Övning 1:4 Se på nedanstående ansikten. Beskriv under vart och ett av dem den känsla eller sinnesstämning du anser att ansiktet ger uttryck för.

Övning 1:5 Spela upp en scen.

Två åt gången spelar upp en scen inför klassen. De kan till exempel diskutera en aktuell händelse. Instruera i hemlighet någon av aktörerna att t ex enbart med kroppsspråket spela uttråkad, avvisande och intresserad. Han/hon kan till exempel sitta tillbakalutad med armarna i kors för att markera avståndstagande.

Låt några av eleverna blunda och bara lyssna till konversationen. Låt klassen tolka vad som händer. Uppfattar de signalerna? Är det skillnad om man enbart hör konversationen och inte ser kroppsspråket? Ger det scenen olika innebörd, trots att det som sägs är detsamma? Diskutera hur vi reagerar på kroppsspråk, gester och minspel.

Information och kommunikation

Bok Information och kommunikation.indb 17

11-05-24 16.09.58

Bok Information och kommunikation.indb 18

11-05-24 16.09.58

Skriftlig kommunikation med Word

Bok Information och kommunikation.indb 19

11-05-24 16.10.00

20

2

Några skrivregler • Layout Värt att veta Alla yrkesgrupper måste idag kunna formulera egna texter och skrivelser. Därför behöver alla ha kunskaper om svenska språkets uppbyggnad och användning.

Information måste oftast dokumenteras, vilket bl a sker i brev, protokoll och rapporter.

Vid skriftlig kommunikation är det viktigt att man först tänker efter: • Vilket syfte har texten?

• Vilket budskap vill jag att texten ska förmedla?

• Vem är mottagaren?

När man skriver kan man göra innehållet tydligare genom att t ex ställa upp texten i avdelningar, göra understrykningar och använda rubriker.

Nedan följer några skrivtips som kan vara bra att känna till.

Radens längd

För att öka läsbarheten bör man skriva rader som är ca 13 cm långa. Dokumentet får då en bredare marginal till vänster eller höger, vilket även ger plats för anteckningar.

Nytt stycke

Textens läsbarhet ökas ytterligare om man delar in texten i stycken. Nya stycken bör markeras med en blankrad. I skönlitterära böcker däremot används ofta indrag för att markera nytt stycke.

Radavstånd

Radavstånd måste anpassas till teckensnitt och teckenstorlek. För affärsdokument och löpande text rekommenderas enkelt (1,0) radavstånd. Ska du däremot bearbeta texten och skriva in korrekturtecken för redigering bör radavståndet vara större, t ex dubbelt (2,0).

Teckensnitt

Teckensnitt används som benämning på bokstävernas utformning. Tidigare användes benämningen typsnitt. Teckensnitt finns i flera varianter. De vanligaste teckensnitten är s k linjära (jämntjocka staplar) och antikva (bokstäverna har små ”klackar”, s k seriffer). Arial är exempel på linjära och Times New Roman exempel på antikva.

Ett gott råd är att inte blanda olika teckensnitt för mycket. För löpande text och böcker används oftast antikvastilarna, medan linjära teckensnitt ofta används i rubriker, ingresser och i tabeller.

Teckenstorlek

Storleken på bokstäverna mäts i punkter. En vanlig teckenstorlek för löpande text är 10, 11 eller 12 punkters storlek.

Rubriker

Rubriker används för att underlätta läsning av text. Rubriker ska dels ge en kort sammanfattning av innehållet i texten, dels visa i vilket förhållande olika stycken står till varandra. Efter det att du skrivit en rubrik tryck Enter två gånger så att du får en blankrad mellan rubrik och text.

Bok Information och kommunikation.indb 20

11-05-24 16.10.01

21

Kapitel

2

Skriv aldrig punkt efter en rubrik. Däremot kan frågetecken eller utropstecken användas.

Långa dokument bör indelas i avsnitt med underrubriker. Det kan göras på flera sätt. Nedan visas exempel på detta.

Exempel

Rubrik nivå 2

14 PUNKTER FET VERSAL 14 PUNKTER MAGER VERSAL

Rubrik nivå 3

12 punkter fet

Rubrik nivå 1

Om man har ett längre dokument kan man istället använda numeriska avsnittsbeteckningar. Det är ett bra system när man vill referera till en viss punkt i till exempel en rapport.

1

Rubrik nivå 1

1.1

Rubrik nivå 2

1.1.1 Rubrik nivå 3

Siffror och bokstäver

I samarbete med andra länder har Sveriges Standardkommission beslutat att vi ska skriva datum på följande sätt: 20XX-01-01 respektive den 1 januari 20XX. Tidsrymd anges på följande sätt: 20XX-01-01--10 = från och med 1 januari till och med 10 januari 20XX.

Förkortningar

Förkortningar av företags, organisationers och institutioners namn sker på det sätt de själva väljer att förkorta sina namn. Undvik att använda förkortningar i löpande text.

Om förkortningar måste användas skrivs inte punkt efter förkortningar utan endast blanksteg.

Förkortningarna osv (och så vidare) och dvs (det vill säga) skrivs utan blanksteg.

Avstavning

Om man inte är absolut säker på att en avstavning är korrekt, bör man låta bli att avstava. Man bör inte heller avstava så att endast en bokstav skiljs av.

t om t ex el s k krssid idbl a m fl dm v smoestvc ca forts ps mvh

Några skrivregler • Layout

Bok Information och kommunikation.indb 21

11-05-24 16.10.02

Kapitel

2

22

Blanksteg (mellanslag)

Gör alltid blanksteg efter skiljetecken.

Blanksteg görs mellan ett mätetal och den efterföljande enhetsbeteckningen, t ex 25 %.

Gör blanksteg på båda sidor om + (plus), – (minus) och = (är lika med) för att talen ska bli tydliga, t ex 5 + 5 = 10.

Typografiskt tankstreck

Ett typografiskt tankstreck är något längre än ett vanligt bindestreck. Du får tecknet genom att hålla tangenten Alt nedtryckt samtidigt som du trycker 0150 på det numeriska tangentbordet.

Typografiskt tankstreck används mellan bland annat siffror och ortnamn i uttryck som anger period, omfång och sträcka. Innebörden av detta skrivsätt är ”från… till” eller ”mellan… och”. Vid typografiskt tankstreck ska det inte vara något blanksteg, t ex T0–T6, öppet kl 9–12, en sträcka på två–tre meter.

Accent

För att skriva vissa teckenkombinationer som à eller ü eller enbart tecknet ` måste du trycka två tangenttryckningar. Det överliggande tecknet skrivs ut samtidigt som du trycker bokstaven eller mellanslagstangenten.

Tredje symbolen på vissa tangenter

Tryck tangenten Alt Gr (eller Alt Ctrl) i kombination med den tangent där tecknet visas för att erhålla t ex @ eller $.

Några skrivregler • Layout

Bok Information och kommunikation.indb 22

11-05-24 16.10.03

23

Kapitel

2

Värt att veta Layout

Enligt ordboken betyder layout plan, skiss till affisch, annons, trycksida eller tryckalster, upptagande text- och bildelement samt anvisningar för hur dessa ska utformas. Detta innebär att den grafiska formgivaren sätter samman text och bild på en yta. Det är layouten som avgör i vilken ordning rubriker, texter och bilder läses.

Formgivningen ska vara planerad och genomtänkt, dvs text, rubriker och bilder ska skapa en helhet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet. Som i all kommunikation kan man konstatera att det enkla budskapet oftast når mottagaren bäst. Alltför mycket text gör oftast att själva budskapet försvinner.

Emellertid får inte en enkel layout resultera i att innehållet blir traditionellt och förutsägbart. Ett kreativt utformat budskap har alla möjligheter att nå mottagaren om layouten utstrålar en spännande idé, klarhet, finurlighet, mänsklig värme och humor.

All layout bygger på vem man vänder sig till och hur produkten ska användas. Det handlar till stor del om att ge information och/eller underhållning i korta, tydliga avsnitt. Det första intrycket är avgörande för om betraktaren ska läsa vidare eller inte. De tre faktorer som ska fånga intresset är bilden, rubriken och texten.

Bilden

– används för att kommunicera och uttrycka känslor eller för att avbilda och bevara en speciell situation. I grafisk kommunikation är bildens uppgift att samverka med och komplettera texten så att budskapet lättare kan uppfattas.

Rubriken

– ska vara ny, dvs den får inte finnas med i texten men naturligtvis ska det finnas täckning för den. Den bör vara kort och lockande så att läsaren frestas att läsa hela artikeln.

Texten

– inleds med en kort sammanfattning, s k ingress. Den löpande texten i tryckta arbeten kallas brödtext. Namnet kommer av att det förr i tiden tog längst tid att sätta denna text och därmed var det arbetet med brödtexten som gav typograferna merparten av deras lön (brödfödan).

En bra layout ska vara väl genomtänkt. Ta därför god tid på dig när du gör det viktiga och roliga planeringsarbetet. En bra layout får mottagaren att uppmärksamma och förstå budskapet.

Ur Husmodern 1928

Några skrivregler • Layout

Bok Information och kommunikation.indb 23

11-05-24 16.10.04

24

3

Introduktion Word Värt att veta De flesta administrativa arbetsuppgifter genomförs idag med hjälp av textbehandling. Många företag använder programmet Word. I detta avsnitt får du lära dig de vanligaste funktionerna i Word samt några enkla skrivregler. Du får också redigera enkla ClipArt-bilder och skriva olika typer av affärs- och sammanträdesdokument.

Vad visas på skärmen?

Microsoft Word 2010 arbetar med ett funktionsorienterat gränssnitt. Alla verktyg med likartad funktion samlas i en och samma menyflik. Därmed bör du snabbt hitta det verktyg du söker för att utföra en viss typ av arbetsuppgift. Du kan öppna tidigare versioner av dokumentet och det är även enklare att arbeta med text på andra språk. I Microsoft Word 2010 kan du anpassa menyfliksområdet och till exempel skapa anpassade flikar och grupper som innehåller kommandon som du ofta använder.

När du startar Word visas Namnlisten och verktygsfältet Snabbåtkomst längst upp på skärmen. Och längst ned visas Statusraden.

Bok Information och kommunikation.indb 24

11-05-24 16.10.06

25

Kapitel

3

Fönster

När du arbetar med olika program visas innehållet i filer och program i fönster. Du kan flytta, storleksändra, minimera, maximera och stänga fönster. När du minimerar ett fönster förminskas det till en knapp på aktivitetsfältet längst ned på skärmen och när du maximerar ett fönster förstoras detta fönster så att det fyller skrivbordet.

Namnlist/Verktygsfältet Snabbåtkomst

Till vänster på namnlisten högst upp i Word-fönstret ligger verktygsfältet Snabbåtkomst med knapparna Spara, Ångra och knappen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Detta verktygsfält kan du anpassa så att de kommandon du ofta använder finns där. Klicka på bläddringspilen och välj de kommandon du vill lägga till eller ta bort.

I mitten finns dokumentets och programmets namn angivna. Till höger finns knappar för att minimera, maximera alternativt återställa och stänga program och dokument.

Arkiv

Det nya användargränssnittet i Microsoft Office 2010 innehåller den blå fliken Arkiv som ersätter Microsoft Office-knappen. Under fliken Arkiv finns bland annat kommandona Spara, Öppna, Stäng, Nytt och Skriv ut dokument.

Introduktion Word

Bok Information och kommunikation.indb 25

11-05-24 16.10.09

Kapitel

3

26

Menyflikar

Flikarna är organiserade med utgångspunkt i specifika arbetsuppgifter. Varje flik är uppdelad i grupper som innehåller likartade verktyg. Menyflikarna kan visa flera olika typer av innehåll. Det kan vara exempelvis knappar, gallerier eller dialogrutor.

Med grupperna på varje flik delas uppgiften upp i deluppgifter.

Sammanhangsbaserade verktyg

Dialogruteikoner

Linjal

Statusrad

Vissa verktyg visas bara när du markerat en specifik typ av objekt på sidan. Objektet kan t ex vara en tabell, en bild eller ett ritobjekt. När du klickar på objektet visas de så kallade sammanhangsbaserade verktygen i en alternativ färg (t ex Bildverktyg) vid standardflikarna.

Dialogruteikoner är små ikoner som visas i vissa grupper. Om du klickar på en sådan ikon öppnas en relaterad dialogruta eller ett åtgärdsfönster, där det finns fler alternativ som gäller för den gruppen.

Från linjalen kan du göra marginalindrag samt sätta och ta bort tabbar.

Längst ned till vänster på skärmen finns statusraden, som bland annat visar antal sidor och ord i dokumentet. Till höger visas knappar för utskriftslayout, helskärmsläsning, webblayout, disposition, utkast och zoomningsgrad.

Introduktion Word

Bok Information och kommunikation.indb 26

11-05-24 16.10.11

27

Kapitel

3

Så här arbetar du med tangentbordet Tangentbordet

Inmatning av kommandon från användaren till systemenheten sker vanligtvis via tangentbordet. Tangentbordet innehåller förutom bokstavs- och siffertangenter även en mängd specialtangenter. Det finns idag tangentbord med flera snabbvalstangenter för t ex musik och video, surfa på webben eller starta ett program.

Funktionstangenter

Funktionstangenterna är märkta F1 till F12. Dessa är oftast förprogrammerade av det program man använder. Funktionstangenterna kan i vissa program kombineras med tangenterna Alt, Ctrl och Skift för att ge ytterligare funktioner.

Ctrl, Skift, Alt, Alt Gr

Tangenterna Ctrl, Skift, Alt och Alt Gr har ingen egen funktion. Dessa ”döda” tangenter fungerar enbart tillsammans med någon annan tangent och kombinationerna betyder olika i olika program. För att få den andra symbolen på siffertangenterna kombineras tangenten med Skift. Den tredje symbolen som finns på vissa tangenter fås genom en kombination med Alt Gr.

Förflyttningstangenter

På den mellersta delen av tangentbordet sitter förflyttningstangenterna. Dessa används för att flytta markörens position.

Numerisk del

Den numeriska delen av tangentbordet kan dels användas för siffror om lampan för Num Lock är tänd, dels som markörflyttningstangenter om Num Lock är släckt. Är lampan tänd kan det numeriska tangentbordet tillsammans med Alt användas för att nå specialtecken som inte ryms på tangentbordet, t ex Alt 253 ger tecknet ² (upphöjd 2:a).

Insättningspunkt

Insättningspunkten (markören) visas som ett lodrätt blinkande streck på bildskärmen. Du kan flytta insättningspunkten med hjälp av piltangenterna.

Kortkommandon (Snabbtangenter)

Ett snabbt sätt att välja ett kommando är att använda snabbtangenter (kortkommandon). Alla kommandon i ett program med menyflikar kan väljas med hjälp av en snabbtangent.

Du kan se vilka snabbtangenter du kan använda genom att trycka på Alt. Snabbtangentstipsen visas ovanför alla funktioner som är tillgängliga i den aktuella vyn.

Tryck sedan på bokstaven som visas i snabbtangentstipsen ovanför funktionen som du vill använda.

Om t ex fliken Start är aktiv och du trycker på Alt och därefter på bokstaven N visas fliken Infoga tillsammans med respektive snabbtangent för grupperna på den fliken.

Fortsätt att trycka på bokstäver tills du trycker på bokstaven för ett specifikt kommando. I vissa fall måste du först trycka på bokstaven för gruppen som innehåller kommandot.

Om du vill avbryta åtgärden och dölja snabbtangentstipsen trycker du på Alt igen.

Introduktion Word

Bok Information och kommunikation.indb 27

11-05-24 16.10.12

Kapitel

3

28

Så här arbetar du med musen Mus

En mus underlättar arbetet vid datorn. Istället för att ge kommandon via tangentbordet pekar du på olika menyer eller andra delar av skärmen där du kan göra olika val. På musens undersida sitter en kula som rullar mot underlaget. Det finns varianter med sladd och det finns de som saknar sladd, s k trådlös mus.

I-streck/Pekare

Är datorn utrustad med en mus eller ”pekplatta” visas dess läge på skärmen med växlande utseende, t ex som ett I-streck eller som en pil (pekare), beroende på var den befinner sig.

Insättningspunkt

Insättningspunkten (markören) visas som ett blinkande lodrätt streck på bildskärmen och visar var i dokumentet du befinner dig. Du kan flytta insättningspunkten genom att placera musens I-streck någonstans i texten och klicka en gång på vänster musknapp.

Pekare

Flytta I-strecket till dokumentets ytterkanter (rullningslisterna). I-strecket ändrar då utseende till en pil (pekare).

Menyval

Klicka på en menyflik. Från denna kan du välja kommando genom att klicka på respektive alternativ.

Högerklicka

Du kan också använda höger musknapp för att väja kommando. Placera markören där du vill utföra en åtgärd. Högerklicka och aktuella kommandon visas. Välj aktuellt kommando och vänsterklicka för att bekräfta valet.

Rullningslist

Rullningslisterna till höger i dokumentfönstret används för att snabbt flytta till annan position i dokumentet. Klicka på rullningspilen och du flyttar en rad i taget. Klicka på listen och du flyttar ett fönster i taget.

Rullningsruta

Dra rullningsrutan (upphöjd fyrkant inom rullningslisten) om du vill flytta genom större delar av dokumentet. När du klickar och drar kan du avläsa sidans nummer i en ruta till vänster om pekaren. Du kan även välja Föregående sida och Nästa sida genom att klicka på respektive pil.

Längst upp till höger på menyraden visas tre knappar: Minimera, Maximera alternativt Återställ och Stäng dokument.

Minimera

Knappen Minimera

Maximera

Knappen Maximera med en fyrkant förstorar dokumentet. När dokumentet är maximerat ersätts knappen Maximera med knappen Återställ.

Återställ

Stäng

med ett minustecken förminskar dokumentet.

Knappen Återställ med två fyrkanter återställer dokumentet till föregående storlek. Du kan också välja annan storlek genom att klicka och dra i respektive hörn.

Knappen Stäng met.

markerad med ett kryss stänger dokumentet och program-

Övning 3:1 Lägg till knapparna Nytt och Öppna på verktygsfältet Snabbåtkomst genom att klicka på bläddringspilen på verktygsfältet Snabbåtkomst och därefter på knappen Nytt respektive Öppna.

Introduktion Word

Bok Information och kommunikation.indb 28

11-05-24 16.10.12

29

4

Nytt•Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stäng • Öppna Värt att veta

Nytt stycke

För att texten ska bli lättläst bör du dela in texten i stycken. När du vill ha nytt stycke trycker du Enter två gånger. Du får då en blankrad mellan styckena.

Skjuta in tecken/ord

Placera insättningspunkten där du vill skjuta in tecknet/ordet. När du skriver in ny text flyttas övrig text automatiskt till höger. Om den nya bokstaven skrivs över den gamla är överskrivningsläget aktiverat. Detta val kan avmarkeras via Arkiv – Alternativ – Avancerat.

Radera

Om du skriver fel när du skriver in text kan du radera med tangenten Backsteg.

Då raderas det tecken som står till vänster om insättningspunkten. Du kan även radera med tangenten Delete. Då raderas det tecken som står till höger om insättningspunkten. Vill du radera flera ord kan du kombinera respektive radertangent med Ctrl. Om du vill radera en eller flera blankrader mellan stycken placerar du insättningspunkten efter första stycket och trycker tangenten Delete en eller flera gånger.

Teckensnitt/Teckenstorlek När du börjar skriva ett dokument används ett förvalt teckensnitt ( ) och en förvald teckenstorlek (11 punkter). Om du vill ändra textens utseende kan du välja bland ett antal teckensnitt och storlekar.

Bok Information och kommunikation.indb 29

11-05-24 16.10.14

Kapitel

4

30

Formatmallar

När du startar Word öppnas ett nytt fönster. Fönstret kan liknas vid ett tomt papper med förvalda teckensnitt, teckenstorlek, marginaler och radavstånd. I Word 2010 finns två alternativa mallar: Normal och Inget avstånd. Båda mallarna arbetar med teckensnittet Calibri, storlek 11 och 2,5 cm marginaler.

Formatmallen Normal och Inget avstånd

Mallen Normal har även ett förinställt indrag efter varje stycke med 10 punkter och radavstånd 1,15. Mallen Inget avstånd har däremot inget indrag och radavstånd 1,0.

Spara dokument

Fråga din lärare var du ska spara dina dokument. Följ instruktionen nedan och välj det alternativ din lärare anger. Om du t ex ska spara i din egen enhet (t ex h:) klickar du på bläddringspilen vid Spara i och väljer aktuell mapp.

Filnamn

I Word får filnamnet vara upp till 255 tecken långt. Dokumentnamnet får inte innehålla följande tecken: snedstreck (/), omvänt snedstreck (\), större än (>), mindre än (<), asterisk (*), frågetecken (?), citattecken (”), vertikalstreck (|), kolon (:) eller semikolon (;).

Skapa mapp

Det är viktigt att du sparar dina dokument i olika mappar. När du arbetar med denna bok kan du skapa en mapp med t ex namnet Word och spara dina övningar i denna mapp.

Stäng dokument

När du skrivit klart texten och sparat den kan du stänga dokumentet.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 30

11-05-24 16.10.16

31

Instruktioner

Kapitel

4

Teckensnitt 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckensnitt på menyfliken Start. De teckensnitt som finns tillgängliga visas. Bläddra till det alternativ du vill välja och klicka på det.

2 Texten skrivs med det teckensnitt du valt.

Teckenstorlek 1 Klicka på bläddringspilen vid Teckenstorlek och välj den storlek du önskar. Ju högre tal desto större blir texten.

2 Texten skrivs med den teckenstorlek du valt.

Skapa ny mapp och spara dokument 1 Klicka på knappen Spara logrutan Spara som visas.

på verktygsfältet Snabbåtkomst och dia-

2 Klicka på knappen Ny mapp

och Ny mapp visas.

3 Skriv in mappens namn, t ex Word.

4 Skriv in filnamnet, t ex 04-1 Svenska.

5 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

För mer information om mappar och filer se kapitel 21.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 31

11-05-24 16.10.18

Kapitel

4

32

Instruktioner

Spara dokument

i befintlig mapp

1 Klicka på knappen Spara på verktygsfältet Snabbåtkomst och dialogrutan Spara som visas.

2 Välj plats där dokumentet ska sparas.

3 Skriv in filnamnet.

4 Bekräfta genom att trycka Enter eller klicka på knappen Spara.

Du kan även trycka Ctrl S för att spara ett dokument.

Stäng dokument 1 Klicka på Arkiv-knappen.

2 Välj alternativet Stäng.

3 Dokumentet stängs och du kan börja nästa övning.

Om du har flera filer öppna kan du stänga dokumentet genom att klicka på ”Stäng-krysset” uppe i högra hörnet. Har du bara en fil öppen stängs både programmet och dokumentet om du klickar på ”Stäng-krysset”.

Övning 4:1 Skapa mappen Word.

Skriv in texten nedan. Spara som 04-1 Svenska (Observera att filnamnet i Word inte får innehålla tecknet kolon) i mappen Word.

Svenska språket Svenska är ett östnordiskt språk som talas av över tio miljoner människor i Finland och Sverige. I Finland talas det framför allt i kustområdena och på Åland. Svenska är i stort sett ömsesidigt begripligt med danska och norska. De övriga nordiska språken, isländska och färöiska, är mindre ömsesidigt begripliga med svenska, norska och danska. Liksom de övriga nordiska språken härstammar svenskan från en gren av fornnordiska, som är den gemensamma språkstammen för de germanska folken i Skandinavien.

Rikssvenska är, i Sverige, en benämning på den standarddialekt som sedan 1800-talet utvecklats ur mellansvenska dialekter och varit väletablerad sedan början av 1900-talet. I Finland används benämningen rikssvenska också i en vidare betydelse, som motsats till finlandssvenska. Trots att många regionala varianter med rötter i äldre lokala dialekter fortfarande talas är både talspråk och särskilt skriftspråk i hög grad standardiserade. Vissa dialekter kan skilja sig väsentligt från standardspråket i fråga om grammatik och ordförråd och är inte alltid ömsesidigt begripliga med standardsvenska. Trots att de inte är omedelbart hotade av att dö ut har de lokala dialekterna varit på tillbakagång sedan början av 1900-talet, trots att många är välutforskade och trots att användningen idag ofta uppmuntras.

Ur Wikipedia

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 32

11-05-24 16.10.18

33

Kapitel

4

Värt att veta Nytt dokument

När du är klar med övningen och har stängt dokumentet väljer du Nytt dokument för att påbörja nästa övning.

Spara

Tänk på att spara ofta. När du har sparat ett dokument och gett det ett namn kan du när som helst klicka på knappen Spara eller trycka Ctrl S. Den senaste versionen av texten sparas.

Om du vill kan du även ha kvar den tidigare versionen av texten. I så fall måste du spara dokumentet under ett nytt namn. Detta gör du genom att från knappen Arkiv välja Spara som och skriva in ett nytt filnamn.

Vågig understrykning

I programmet finns en funktion, som gör att de ord som inte finns i ordlistan (t ex stavfel) visas med röd vågig understrykning. En del namn och vissa ”gammalsvenska” eller sammansatta ord finns inte i ordlistan och visas därför med röd vågig understrykning även om de är korrekt stavade.

Om meningen visas med grön vågig understrykning kan meningen innehålla grammatiska felaktigheter.

Nytt/öppna dokument

När du är klar med övningen väljer du Nytt dokument. Om du däremot ska fortsätta med en tidigare inskriven text väljer du Öppna dokument och skriver klart texten.

Instruktioner

Nytt dokument 1 Klicka på knappen Arkiv.

2 Välj Nytt – Tomt dokument.

3 Klicka på knappen Skapa eller tryck Enter.

Du kan även trycka Ctrl N för att få ett nytt tomt dokument eller klicka på knappen Nytt på verktygsfältet Snabbåtkomst.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 33

11-05-24 16.10.21

Kapitel

4

34

Instruktioner

Spara dokument Klicka på knappen Spara och den senaste versionen av texten sparas.

Öppna dokument 1 Klicka på knappen Arkiv och välj Senaste. Senast använda dokument

visas. Dubbelklicka på aktuell fil.

2 Om inte filnamnet finns med bland Senast använda dokument, klicka på knappen Öppna och dialogrutan Öppna visas. Gå till aktuell mapp och dubbelklicka på filen.

Du kan också trycka Ctrl O eller knappen Öppna på verktygsfältet Snabbåtkomst för att öppna ett dokument. Ett annat alternativ är att trycka Ctrl F12.

Övning 4:2 Skriv in texten nedan och spara som 04-2 Kommunikation

Kommunikation I all kommunikation har språket en central roll. Språket ger oss möjligheter att utbyta tankar, kunskaper och erfarenheter. Utan språk och möjlighet att uttrycka oss kan vi inte nå vår omvärld och den kan inte nå oss. De moderna teknologierna ger oss nya möjligheter att överföra och lagra det talade språket. Trots detta har det skrivna språkets betydelse inte minskat utan tvärt om. Vårt samhälle förlitar sig till stor del på det skrivna ordet. Det framtida samhället kommer också att hållas ihop med hjälp av det skrivna ordet. Kravet på att kunna skriva tydliga, korta meddelanden kommer att öka markant, eftersom vi troligen kommer att utbyta betydligt fler meddelanden från hela världen. Merparten av meddelanden har tidigare varit i fysisk form, dvs brev och papper, men andelen elektroniskt baserade tjänster har under senare år ökat rejält.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 34

11-05-24 16.10.23

35

Kapitel

4

Övning 4:3 Skriv in texten nedan med valfritt teckensnitt. Dela därefter upp texten i stycken.

Spara som 04-3 Sittställning

Variera din sittställning

Kroppen är skapad för rörelse och variation. Musklernas arbete hjälper till att pumpa runt blodet i hela kroppen. Livgivande syre tillförs och restprodukter transporteras bort. Sjunker du ihop som en hösäck framför din dataskärm tröttnar både ryggen och resten av kroppen ganska snart. Hjärtat får ingen hjälp med sitt pumpningsarbete. Därför är det oerhört viktigt att då och då resa sig och gå några steg. Du kan t ex resa dig varje gång telefonen ringer och kanske ta några steg samtidigt som du talar. Förklarar du varför du gör detta för dina arbetskamrater, inser de nyttan med det något underliga beteendet.

Arbetsmaterial som du använder ofta bör du ha på bekvämt armlängds avstånd.

Annat material kan du placera så att du måste resa dig och gå några steg för att nå det. Stora muskelgrupper aktiveras då och hjälper hjärtat i sitt arbete.

Föslitningsskadorna tenderar att öka. Detta kan bero på att du sitter stilla på din arbetsplats utan att kanske ens röra på huvudet. Kanske har du dubbelslipade glasögon som tvingar dig lyfta huvudet i en obekväm arbetsställning. Har du ett stillasittande arbete klarar du det betydligt bättre om du har en bra fritid.

Tänk på att det dessutom inte bara är kroppen som behöver motion och variation – även hjärnan kräver sitt. Utnyttja fritiden till något som helt kopplar bort de problem som du brottas med i skolan eller på arbetet.

Dela därefter upp texten så att den ser ut som nedan och spara texten igen.

I kapitel 62 visas exempel på lämpliga rörelser.

Variera din sittställning

Kroppen är skapad för rörelse och variation. Musklernas arbete hjälper till att pumpa runt blodet i hela kroppen. Livgivande syre tillförs och restprodukter transporteras bort. Sjunker du ihop som en hösäck framför din dataskärm tröttnar både ryggen och resten av kroppen ganska snart. Hjärtat får ingen hjälp med sitt pumpningsarbete.

Därför är det oerhört viktigt att då och då resa sig och gå några steg. Du kan t ex resa dig varje gång telefonen ringer och kanske ta några steg samtidigt som du talar. Förklarar du varför du gör detta för dina arbetskamrater, inser de nyttan med det något underliga beteendet.

Arbetsmaterial som du använder ofta bör du ha på bekvämt armlängds avstånd.

Annat material kan du placera så att du måste resa dig och gå några steg för att nå det. Stora muskelgrupper aktiveras då och hjälper hjärtat i sitt arbete.

Förslitningsskadorna tenderar att öka. Detta kan bero på att du sitter stilla på din arbetsplats utan att kanske ens röra på huvudet. Kanske har du dubbelslipade glasögon som tvingar dig lyfta huvudet i en obekväm arbetsställning.

Har du ett stillasittande arbete klarar du det betydligt bättre om du har en bra fritid. Tänk på att det dessutom inte bara är kroppen som behöver motion och variation – även hjärnan kräver sitt. Utnyttja fritiden till något som helt kopplar bort de problem som du brottas med i skolan eller på arbetet.

Nytt • Teckensnitt/storlek • Skapa mapp • Spara • Stänga • Öppna

Bok Information och kommunikation.indb 35

11-05-24 16.10.23

36

5

Identifieringsuppgifter Värt att veta

Identifieringsuppgifter

Alla dokument ska innehålla uppgifter som underlättar sökning och arkivering av dokument. De grunduppgifter som bör finnas på varje dokument är: Utgivare, Dokumentnamn och Dokumentdatum. Dessa identifieringsuppgifter skrivs enligt svensk standard överst på varje sida.

Instruktioner

Identifieringsuppgifter 1 Placera insättningspunkten på rad 1 kolumn 1 (på första raden längst till vänster).

2 Välj formatmall Inget avstånd i gruppen Format på fliken Start.

3 Skriv ditt namn med stora bokstäver.

4 Klicka på Sidlayout.

5 Klicka på dialogruteikonen vid Stycke och dialogrutan visas.

6 Klicka på knappen Tabbar. Vid Tabbläge: skriv 9 och klicka på OK. 7 Tryck på tabbtangenten.

8 Skriv in dokumentnamnet, t ex ÖVNING, med stora bokstäver. Tryck därefter på Enter en gång.

9 Skriv din gatuadress, t ex Storgatan 5, och tryck på Enter.

10 Skriv din postadress, t ex 123 45 Storstad, och tryck på tabbtangenten.

11 Från menyfliken Infoga klicka på knappen Datum och tid i gruppen Text.

12 Kontrollera att tillgängligt format, t ex 20XX-01-01, visas och att det finns en bock vid Uppdatera automatiskt. Detta innebär att datumet uppdateras varje gång du öppnar dokumentet. Klicka på OK. 13 Tryck på Enter fyra gånger.

Tidigare skrevs postorten med stora bokstäver (versaler). Numera kan den enligt svensk standard skrivas som de övriga raderna i adressen, dvs endast med stor begynnelsebokstav och ett blanksteg mellan postnummer och ort.

Bok Information och kommunikation.indb 36

11-05-24 16.10.24

37

Kapitel

5

Övning 5:1 Skriv dina id-uppgifter enligt nedan. Spara som 05-1 Namn

NAMN Gatuadress 000 00 Ort ¶ ¶ ¶

ÖVNING 5:1 20XX-XX-XX

Övning 5:2 Öppna dokumentet 04-1 Svenska, 04-2 Kommunikation och 04-3 Sittställning. Lägg till dina id-uppgifter och komplettera med övningens nummer. Glöm inte att spara ändringarna.

Övning 5:3 Skriv in texten nedan och spara som 05-3 Språk

NAMN Gatuadress 000 00 Ort

ÖVNING 5:3 20XX-XX-XX

Det skrivna språket Det skrivna språket är en del av vår vardag. Oavsett vad man sysslar med måste man skriva massor av meddelanden av olika slag. Det kan vara klagomål på någon produkt man köpt, överklagande till myndighet eller bokning av semesterresa. Därför är det viktigt att kunna skriva rakt och enkelt.

Identifieringsuppgifter

Bok Information och kommunikation.indb 37

11-05-24 16.10.25

38

6

Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut Värt att veta

Visa dokument på skärmen Ett dokument kan visas i flera olika vyer, t ex utskriftslayout, helskärmsläsning, webblayout, disposition eller utkast. Du kan också förstora en del av dokumentet genom att zooma in ett visst avsnitt.

Utskriftslayout/Utkast

I utskriftslayoutläge visas allt som kommer med vid utskrift. Skillnaden mellan utskriftslayout och utkast är bl a att texten visas med synliga marginaler i utskriftslayoutläge. Vissa kommandon, t ex bilder, visas endast i läge utskriftslayout.

Zooma

När du vill förstora eller förminska en del av dokumentet använder du funktionen zooma. Du kan också ändra zooming genom att klicka på + eller - på statusraden.

Visa alla

Varje gång du gör en tangenttryckning, t ex ett blanksteg, registreras detta av programmet som en kod. Genom att visa de här tecknen kan du enkelt se om du har skrivit t ex extra blanksteg eller tryckt på Enter efter varje rad. De här tecknen skrivs aldrig ut oavsett om de visas på skärmen eller inte.

Det kan vara bra att se koderna på skärmen, eftersom du då lättare kan se om du gjort rätt. Blanksteg visas till exempel med en punkt mellan varje ord.

Förhandsgranska/Skriv ut

Bok Information och kommunikation.indb 38

När ett dokument är färdigskrivet kan du skriva ut en eller flera kopior. Förhandsgranska alltid dokumentet före utskrift för att kontrollera att texten är rättstavad och korrekt placerad på sidan.

11-05-24 16.10.28

39

Instruktioner

Kapitel

6

Visningsläge 1 Klicka på menyfliken Visa och knappen Utskriftslayout om du vill se dokumentet med synliga marginaler.

2 Klicka på knappen Utkast om du inte vill att marginalerna ska visas.

Vi rekommenderar att du arbetar i vyn Utskriftslayout.

Zooma 1 Klicka på menyfliken Visa och knappen Zooma.

2 Välj förstoring, t ex 200 %.

3 Välj förminskning, t ex 75 %.

4 Välj Sidbredd och dokumentet anpassas efter din bildskärm.

Du kan också välja zoomningsgrad från statusraden längst ner på skrivbordets högra sida.

Visa alla 1 Klicka på menyfliken Start och knappen Visa alla i gruppen Stycke.

2 När du vill stänga av funktionen klickar du på knappen Visa alla igen.

Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut

Bok Information och kommunikation.indb 39

11-05-24 16.10.29

Kapitel

6

40

Instruktioner

Förhandsgranska 1 Klicka på knappen Arkiv – Skriv ut.

2 Texten kan förhandsgranskas i högra fönstret.

3 Klicka på Utskriftsformat om du vill ändra marginalerna.

Skriv ut 1 Klicka på knappen Arkiv – Skriv ut – Skriv ut.

2 En kopia av ditt dokument skrivs ut.

Du kan också trycka Ctrl P för att skriva ut dokument.

Skriv ut flera kopior, enstaka sidor eller aktuell sida 1 Om du vill skriva ut flera kopior av ett dokument klickar du på knappen – Arkiv – Skriv ut.

2 Ange Antal kopior i dialogrutan.

3 Om du inte vill skriva ut alla sidor i ett flersidigt dokument – ange önskade sidor åtskilda med kommatecken men inga blanksteg i rutan Sidor.

4 Om du vill skriva ut endast en sida placera insättningspunkten på denna sida och välj Skriv ut.

Klicka på bläddringsfilen vid Skriv ut alla sidor och välj Skriv ut aktuell sida.

Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut

Bok Information och kommunikation.indb 40

11-05-24 16.10.33

41

Kapitel

6

Övning 6:1 Skriv in texten nedan. Spara som 06-1 Informationsmaterial och skriv ut dokumentet.

NAMN Gatuadress 000 00 Ort

ÖVNING 6:1 20XX-XX-XX

Skapa informationsmaterial Vad bör du tänka på när du ska skapa informationsmaterial?

Nedan följer några punkter som du bör fundera över.

Vem är mottagare?

Vilket budskap ska informationen förmedla?

Vilket behov har mottagaren av informationen?

Hur och när ska mottagaren använda informationen?

I vilken form ska informationen ges?

Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut

Bok Information och kommunikation.indb 41

11-05-24 16.10.37

42

7

Teckenstil och färg • Hämta format • Avstavning Värt att veta

Fet, Kursiv och Understruken text Teckenfärg

Vill du framhäva vissa delar av texten kan du välja fet stil, kursiv stil eller understruken text.

Du kan också välja annan teckenfärg för de avsnitt du vill markera.

Hämta format

Kommandot Hämta format används då du vill kopiera ett format. Du kan på så sätt lätt ändra färg, storlek, stil, justering med mera från en plats till en annan.

Avstavning

Med avstavning blir textens högerkant jämnare och du får plats med mer text på varje sida. Du kan välja att avstava texten manuellt eller automatiskt. Vid manuell avstavning visas ett avstavningsförslag. Du väljer Ja om du godkänner avstavningen eller Nej om du inte vill avstava ordet. Om ordet kan avstavas på flera ställen visas samtliga förslag. Använd avstavningszonen till att kontrollera jämnheten på textens högerkant. En mindre avstavningszon innebär en jämnare kant med flera avstavningar.

Instruktioner

Fet

, Kursiv

eller Understruken text

Text som ska vara understruken.

1 Klicka på menyfliken Start och knappen Understruken. Om du klickar på bläddringspilen kan du välja flera olika alternativ. Du kan också välja understrykningsfärg.

2 Skriv texten du vill få understruken.

3 Klicka på knappen Understruken igen och understrykningen upphör.

4 Gör på samma sätt om du vill få Fet respektive Kursiv stil. Önskar du t ex både fet och understruken text klickar du på båda knapparna.

Om du vill ändra i ett inskrivet ord – klicka någonstans i ordet och därefter på knappen F, K eller U.

Bok Information och kommunikation.indb 42

11-05-24 16.10.39

43

Instruktioner

Kapitel

7

Förstora/Minska teckensnitt 1 Klicka på knappen Förstora teckensnitt om du vill skriva med större bokstäver och på knappen Minska teckensnitt för mindre bokstäver.

Teckenfärg 1 Klicka på knappen Teckenfärg färg.

på menyfliken Start och väj aktuell

2 Texten skrivs med aktuell färg.

3 Klicka på knappen igen och välj Automatisk för att återgå till svart färg.

Hämta format 1 Placera insättningspunkten på ett ord som har formatet du vill hämta.

2 Dubbelklicka på knappen Hämta format på menyfliken Start i gruppen Urklipp, och symbolen för Hämta format visas.

3 Flytta symbolen till ordet du vill formatera och klicka en gång. Du kan också ”dra” markören över flera ord om du vill ändra flera ord i följd.

4 Klicka på knappen Hämta format igen för att avmarkera formatet.

Automatisk avstavning 1 Placera insättningspunkten i dokumentets början.

2 Klicka på menyfliken Sidlayout och knappen abc Avstavning i gruppen Utskriftsformat. Välj Automatisk och hela dokumentet avstavas automatiskt.

Teckenstil och färg • Hämta format • Avstavning

Bok Information och kommunikation.indb 43

11-05-24 16.10.40

Kapitel

7

44

Övning 7:1 Skriv in texten nedan och avstava dokumentet. Spara som 07-1 Banklån

Banklån När det gäller lån finns en enkel tumregel: Om du inte har råd att spara pengar varje månad så har du heller inte råd att låna.

Att låna till konsumtion kan vara en både dyr och dålig affär, hur frestande den än kan vara i ögonblicket. Att senare betala av på något du njöt av för flera år sedan är ganska trist. Å andra sidan finns tillfällen i livet då du ser en möjlighet. Då kan ett lån göra att du inte missar chansen.

Att ansöka om lån Det finns många typer av lån och lånevillkor. Det kan löna sig att tala med några olika långivare och jämföra kostnader och villkor innan du bestämmer dig.

Om du bestämt dig för ett banklån är första steget att ta kontakt med ditt bankkontor. Var beredd på många frågor, till exempel hur din ekonomi ser ut, varför du vill låna pengar, vad du ska använda pengarna till och hur snabbt du planerar att betala tillbaka dem.

Det är två saker som avgör om du får låna och på vilka villkor: Din ekonomi och den säkerhet du kan lämna.

Lämna säkerhet Om du har något att lämna i pant (en säkerhet) är det lättare att få ett bra lån. Säkerheten ska kunna säljas om du inte klarar av att betala tillbaka lånet. När du köper hus kan du lämna säkerhet genom en inteckning i fastigheten (ett pantbrev). Köper du en bil eller båt kan den vara säkerhet för lånet.

Ur Bankboken

Teckenstil och färg • Hämta format • Avstavning

Bok Information och kommunikation.indb 44

11-05-24 16.10.41

Information och kommunikation 1 är främst avsedd för kursen med samma namn inom gymnasieskolan och komvux. Den kan med fördel även användas i kvalificerad yrkesutbibldning (Yh), i företagsutbildning och av dig som på egen hand vill få grundläggande kunskaper i kommunikation, informationsteknik och administrativa arbetsuppgifter.

Information och kommunikation 1 ger en god grundutbildning i skriftlig och muntlig kommunikation, en kunskap som är mycket viktig i dagens informationssamhälle.

Information och kommunikation 1 behandlar kommunikation både verbalt och icke-verbalt samt förmågan att använda modern teknik för att genomföra informations- och kommunikationsuppgifter. Boken behandlar också Internet som kanal för sociala medier, e-post och informationssökning. Boken ger exempel på vanligt förekommande webbplatser såsom Facebook, Skype, LinkedIn, Twitter, Spotify, YouTube, Flickr med flera och hur man startar en egen blogg. Vidare behandlar boken avsnitt som grundläggande bildhantering, filhantering, kalkylering och presentationsteknik. Boken avslutas med självständiga övningar, som kan användas till att befästa erhållna kunskaper.

Bok en utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår trestegspedagogik.

Steg 1: Värt att veta. Här får du grundläggande information och fakta inom det aktuella området.

Steg 2: Praktiska instruktioner. I instruktionerna får du information om tillämpningar.

Steg 3: Övningar. Fortlöpande övningar ger dig möjlighet att öva och befästa dina kunskaper.

Till boken hör en lärarhandledning med pedagogiska tips, facit till övningarna, förslag till kursuppläggning, provuppgifter mm.

Författarna har bland annat skrivit den uppskattade serien Datoranvändning med böckerna Datorkunskap och Programhantering liksom boken Information & layout.

Marianne Petersson har under många år arbetat som datalärare på gymnasiet och komvux. Hon har också lång erfarenhet av företagsutbildning inom datorområdet. Dessutom har hon tjugo års erfarenhet av att författa läromedel med datoranknytning.

Mats Wahlberg är universitetsadjunkt och arbetar främst med visuell kommunikation. Han har tidigare arbetat med vuxenutbildning och varit egen företagare inom konsultbranschen.

Caroline Klingenstierna är lärare och journalist samt arbetar med projektadministration inom utbildningsområdet.

Jonas Klingenstierna arbetar som utvecklingschef och projektledare med huvudsaklig inriktning på telekommunikation. Han har tidigare även arbetat med vuxenutbildning.

Best.nr 47-10047-7

Tryck.nr 47-10047-7-00

Info o kom - omslag.indd 2

11-05-20 15.36.17