inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 6
Förord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 DEL 1 DU OCH JOBBET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. 1.1
HÀng alla tidstjuvar! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Det hÀr Àr friska flÀktar: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Hur kul har du det pÄ jobbet egentligen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 Risker gör ditt jobb roligare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Hur bra Àr du pÄ att fira? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 Konsten att sÀtta mÄl som DU bryr dig om . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 TÀnk sÄ hÀr nÀr du sÀtter dina personliga mÄl: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
DEL 2 ORGANISERA DIG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 3. 3.1 3.2 3.3 3.4
Allt börjar pÄ morgonen och sÀrskilt pÄ mÄndag morgon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Tio smarta saker att tÀnka pÄ nÀr du gör en Att-göralista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Hur du behÄller fokus pÄ det du ska göra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 8 Smarta saker du kan göra i bilen för att spara tid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Andra tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
4. 4.1
10 steg till ett rent skrivbord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Extratips om kontoret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
5. 5.1
Hur du vinner över papperstravarna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Andra konkreta tips som kan hjÀlpa dig att organisera din arbetsplats . . . . . . . . . . . . . . . . .31
6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
SÄ hanterar du inkommande samtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 HÀr kommer dina tips om inkommande samtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Tre enkla tips om att skapa ett effektivare telefonsvararmeddelande . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 Uppgift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 8 tips om hur du spar tid pÄ utgÄende samtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 Smarta sÀtt att lÀmna meddelande i röstbrevlÄdor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
7.
10 Snabba tips om effektivare e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
8.
Ăr du punktlig? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Del 3 TIDSTJUVARNA OCH VAD DU SKA GĂRA FĂR ATT HAFFA DEM . . . . . . . . . .43 9. 9.1 9.2
Avbrott â sĂ„ hanterar du dem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Ett experiment för att se om du tillhör gruppen som mĂ„ste Ă€ndra vanor . . . . . . . . . . . . . . .44 Ă tta vanliga kĂ€llor till avbrott som stjĂ€l din tid mer Ă€n annat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 7
10.
Konsten att sluta vara perfekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
11.
Hur du slutar bli en impulsiv ja-sÀgare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
12. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6
Varför möten dödar bĂ„de lust och tid och vad du kan göra Ă„t det . . . . . . . . . . . . . . . . .54 Först, faran med möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54 Men var tog inspirationen och det roliga vĂ€gen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Det hĂ€r mĂ„ste du göra nĂ€r du sjĂ€lv gĂ„r pĂ„ möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 Efter mötet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 B7 â vĂ€rldens mest effektiva tidsvinnare nĂ€r det handlar om kreativa möten . . . . . . . . . . .58 Speciella tips om möten med folk som kommer frĂ„n större företag, kommuner eller organisationer du inte kĂ€nner Ă€n som âbaraâ vill trĂ€ffa dig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 12.7 Vad kostar dina möten i tid och pengar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 13.
Hur du löser ett problem pÄ snabbast möjliga sÀtt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
14.
Hur du blir bÀttre pÄ att fatta snabba beslut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
15. Hur du prioriterar dig fram till mera tid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 15.1 Mer hjĂ€lp att prioritera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 16. Hur du fĂ„r andra att göra saker Ă„t dig â och blir bekvĂ€m med det . . . . . . . . . . . . . . . .68 16.1 Men hur gör du det hĂ€r dĂ„? HĂ€r kommer dina tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 17.
9 enkla saker som gör att du slutar skjuta upp saker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
18. SÄ undviker du att slösa tid pÄ fel kunder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 18.1 Först snÀlla listan (som Àr till för dig som faktiskt köper saker frÄn oss och dÀrmed hÄller oss i luften): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 18.2 StrÀnga listan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 19. Hur du fÄr andra att rappa pÄ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 19.1 Dina budord för att fÄ folk att rappa pÄ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 19.2 Extratips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 20. Hur du löser problemet med slapphet pÄ andra avdelningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 20.1 Hur du bestÀller nÄgot sÄ det blir rÀtt första gÄngen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82 20.2 Fem frÄgor du alltid ska stÀlla till dem du bestÀller nÄgot av (innan du skrivit pÄ): . . . . . .83 21. Hur du sÀtter grÀnser för kunderna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85 21.1 HÀr Àr tipsen för dig som behöver lÀra dig att sÀtta grÀnser för kunderna . . . . . . . . . . . . . .85 22.
Har du gnÀllspikar som stjÀl din tid pÄ jobbet? SÄ hÀr hanterar du dem . . . . . . . . . .87
23.
SÄ undviker du att slösa bort din tid pÄ offerter som aldrig leder till affÀrer . . . . . . .89
inlaga_100sid_vinnatid.
24. 24.1 24.2 24.3
07-03-27
22.49
Sida 8
Tokstressad â sĂ„ hĂ€r löser du problemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91 Det hĂ€r funkar nĂ€r du har mer Ă€n du klarar av och tiden inte rĂ€cker till: . . . . . . . . . . . . . . .91 De sju viktiga frĂ„gorna för varje uppgift du stĂ„r inför . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93 Fler tips om att slippa tidsstress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Slutord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 2
Förord
Jag Ă€r antagligen vĂ€rldens lataste mĂ€nniska. Om jag bara fĂ„r chansen sĂ„ leker jag hellre Ă€n jobbar, framför allt om det Ă€r nĂ„got trĂ„kigt som ska göras. Jag sitter hellre och tittar pĂ„ en rolig film mitt pĂ„ dagen Ă€n sĂ€tter mig in i svĂ„ra problem, surfar hellre pĂ„ mina favoritsidor pĂ„ nĂ€tet Ă€n tar hand om surdegar. Jag vill alltid gĂ„ tidigare frĂ„n jobbet och gĂ€rna komma senare dit ocksĂ„. ĂndĂ„ har jag hunnit skriva 16 böcker, hundratals tidningsartiklar, flera hundra timmar TV-serier och jag driver ett bokförlag som har 15 författare, 40 000 kunder samtidigt som jag ger ut 10 olika nyhetsbrev som jag skriver sjĂ€lv â och trots det jobbar jag bara 10 timmar om dagen. Jag hinner lĂ€sa minst 50 böcker per Ă„r, Ă„ker motorcykel, trĂ€nar fyra dagar i veckan, fiskar och umgĂ„s med familjen. Jag hinner allt det hĂ€r eftersom jag vet hur man manipulerar bĂ„de mig sjĂ€lv och tiden. De trĂ„kiga nyheterna Ă€r att det handlar om disciplin och planering. De roliga Ă€r att du nĂ„r dina mĂ„l varje gĂ„ng du sĂ€tter dem om du bara vet hur du ska göra det. Men den hĂ€r boken handlar inte om hur du vinner tid, den handlar egentligen om hur du mĂ„r bĂ€ttre, har roligare och nĂ„r dina mĂ„l snabbare. Det jag hoppas mest pĂ„ nu Ă€r att du hittar saker hĂ€r som passar dig, sĂ„ att du ocksĂ„ fĂ„r massor av tid över till det du helst vill göra. Meningen Ă€r att du ska hitta 10 saker som kan fungera för dig, inte fler Ă€n det till att börja med. Saker du kan leva med, som passar din egen stil. LĂ€s nu och gör det med en penna i handen. Stryk under, riv ur, leta efter metoderna som passar just dig. Hör av dig med dina tankar om det hĂ€r â nĂ€r du har tid âș Stefan Ekberg stefan@redaktionen.se
2
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 6
1. HĂ€ng alla tidstjuvar!
Jag Ă€r verkligen totalt hĂ€ngiven att vinna tid. Om det beror pĂ„ att jag Ă€r över fyrtio och plötsligt insett det, eller om det Ă€r för att jag vill ha mycket gjort vet jag inte, men jakten pĂ„gĂ„r stĂ€ndigt för att vinna över klockan och inte slarva bort tiden. SĂ„ vad Ă€r det vi slösar bort tiden pĂ„ varje dag egentligen? HĂ€r Ă€r nĂ„gra tjuvar som mĂ„ste ut ur ditt hus sĂ„ snabbt som möjligt: âą DĂ„lig planering âą DĂ„lig organisation âą Beslut som tar för lĂ„ng tid att fatta âą Problem som inte fĂ„r en lösning snabbt âą Orealistiska mĂ„l som förlamar snarare Ă€n sporrar âą Avbrott som telefonsamtal, besökare som bara tittar förbi âą SkrĂ€p â skrĂ€ppost, skrĂ€pmöten, skrĂ€p runt omkring dig âą DĂ„ligt organiserad information eller brist pĂ„ information âą KrĂ„ngliga rutiner och onödigt pappersjobb âą DĂ„ligt genomtĂ€nkta policies, och procedurer âą DĂ„lig förmĂ„ga att delegera âą Du skjuter upp saker âą Du lovar för mycket och sedan försöka göra allt samtidigt âą Du har dĂ„lig utrustning eller brist pĂ„ utrymme âą Perfektionism â du gör mindre för att det aldrig blir tillrĂ€ckligt bra âą Du tar pĂ„ dig för mycket och har inte satt nĂ„gra grĂ€nser âą För mycket socialt umgĂ€nge pĂ„ bekostnad av dina mĂ„l âą Jobbiga kollegor, kunder eller samarbetspartners âą Du har svĂ„rt att fatta beslut âą Du slĂ€cker brĂ€nder istĂ€llet för att ta kontroll i tid FĂ„r inte du ocksĂ„ andnöd bara av att titta pĂ„ listan? LĂ„t oss dĂ€rför titta pĂ„ vad som Ă€r bra att lĂ€gga tiden pĂ„, sĂ„ att vi kan andas lite lĂ€ttare.
6
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 7
1.1 Det hĂ€r Ă€r friska flĂ€ktar: âą Saker som leder dig framĂ„t mot dina livsmĂ„l âą Saker som du alltid har velat göra âą Saker som gĂ„r snabbt och ger snabba resultat som du kan se âą Saker som kĂ€nns kul â som fĂ„r dig att le âą Saker som andra sĂ€ger att du inte kan men du vet att du kan âą Saker som andra har lyckats med som du kan göra fast inom ditt eget omrĂ„de âą Saker som gör att du fĂ„r skapa, anvĂ€nda din fantasi för att göra âą Saker med trevliga medarbetare som bidrar till ditt jobb sĂ„ du blir överraskad âą Saker som krĂ€ver att du handlar nu eller aldrig.â âą Saker som gör att du blir stolt över dig sjĂ€lv Visst kĂ€nns det skönt att se den hĂ€r sista listan. Det Ă€r ju sĂ„ vi vill ha vĂ„ra liv. Det Ă€r sĂ„ vi vill göra om vĂ„ra jobb. Det Ă€r dĂ„ det blir kul och spĂ€nnande. Det Ă€r dĂ„ de kan lasta över hur mycket som helst pĂ„ dig och du stĂ„r bara och ler. Men hur gör man det? I nĂ€sta kapitel börjar vi direkt med ett stort problem för mĂ„nga nĂ€r det gĂ€ller tid och vi pratar om dig mycket dĂ€r sĂ„ missa inte det.
7
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 8
2. Hur kul har du det pÄ jobbet egentligen?
Det hÀr mÄste vi prata om först och frÀmst eftersom graden av rolighet pÄ jobbet Àr direkt kopplat till hur mycket du orkar och hinner. Just nu sitter jag och jobbar med den hÀr boken. Ibland Àr det hÄrt. SkÀlet Àr enkelt. NÀr jag jobbar förestÀller mig alltid att det sitter en uttrÄkad lÀsare framför mig och sÀger "kom med nÄgot som jag har praktisk nytta av, nÄgot som fÄr mig att vilja höra mer!" Det Àr du som sitter dÀr framför mig och stÀller hÄrda krav. Och det har du ju rÀtt att göra. En bok om att tjÀna tid som inte hjÀlper dig att tjÀna tid Àr ju en katastrof. Mitt jobb pÄ varje boksida Àr att lösa ett problem. Hög rockmusik i arbetsrummet har alltid varit det bÀsta sÀttet för mig att piska upp lust, adrenalin och jÀvlaranamma och det funkar nÀstan alltid. Om det inte funkar kollar jag pÄ nÄgot kul avsnitt av de mÄnga amerikanska sitcoms jag Àr beroende av. Blir det totalstopp i hjÀrnan spelar jag tv-spel eller kör motorcykel en stund. Det lÄter som en lekstuga hela dagarna, eller hur. Men faktum Àr att jag aldrig har varit lika produktiv som jag blev nÀr jag började leka pÄ jobbet istÀllet för att maniskt fortsÀtta med nÄgot som bara stod och slirade. SÄ kolla hÀr vad du kan göra för att fÄ det roligare varje dag. (Avsikten med allt som stÄr hÀr nere Àr att höja produktiviteten, arbetsglÀdjen och slutligen resultatet. Det blir inte en lekstuga, det blir bara sÄ mycket roligare att jobba hÄrt. The bottom line, som amerikanerna sÀger - Àr större vinster). ⹠Gör trÄkiga jobb med din favoritmusik högt i bakgrunden (eller i Ipoden). ⹠Gör arbetsplatsen mer personlig (ok, jag erkÀnner det - jag har bilder av mina idoler pÄ vÀggen pÄ kontoret (Michael J Fox, Jim Carrey, Leslie Nielsen och nÄgra till). Vad fÄr dig glad? Ha sÄnt runt omkring dig nÀr du jobbar. ⹠Sprid ut leksaker över hela jobbet - Kontrasten mellan leksaker och kontorssaker Àr dynamisk och motverkar att man stelnar till och börjar leka kontor. ⹠Byt ut saker i din nÀrmiljö ofta. NÀr saker börjar kÀnnas gamla kÀnner du dig gammal. Hela din vÀrld pÄ jobbet handlar ju om att komma upp med nya idéer, energier till företagets framÄtrörelse och nya koncept. Att omgivningen inte blir gaggig hjÀlper dig att inte bli det. 8
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 18
3. Allt börjar pÄ morgonen och sÀrskilt pÄ mÄndag morgon
Hur gör du nĂ€r du kommer till jobbet pĂ„ mĂ„ndag morgon? SĂ€tter pĂ„ kaffet, snackar med kollegor, lĂ€ser lite i tidningen? Du kanske startar datorn och kollar e-posten. SpĂ€nnande att se vad som kan ha dykt upp sedan sist. Snart finner du dig sjĂ€lv, djupt involverad i att svara pĂ„ e-posten, En del meddelanden krĂ€ver lite tankearbete, andra mĂ„ste du kolla upp nĂ„got för att kunna svara pĂ„. Det Ă€r en naturlig reaktion att vilja ta hand om det dĂ€r eftersom det Ă€r mitt framför nĂ€san pĂ„ dig just nu. Efter en stund kĂ€nner du att du Ă€r hungrig och du tittar pĂ„ klockan. Va?! Ă€r hon redan halv tolv!!!! Ett annat vanligt sĂ€tt att starta sina morgnar Ă€r att slĂ€cka brĂ€nder. Det sker nĂ€r du tar hand om och fixar alla panikjobb som âplötsligtâ har dykt upp framför dig och som du sköt framför dig förra veckan. De hĂ€r problemen har ocksĂ„ en benĂ€genhet att Ă€ta upp din tid och att stressa upp dig sĂ„ du fĂ„r ont i magen redan innan du Ă€tit pĂ„ lunchrestaurangen runt hörnet. Ok, men sĂ„ vad ska du göra dĂ„? Du ska fĂ„ lĂ€ra dig mĂ„ndagstricket. Egentligen börjar mĂ„ndagstricket redan pĂ„ fredag eftermiddag dĂ„ du med ett hyggligt avstĂ„nd till mĂ„ndagen kan stĂ€lla krav pĂ„ dig sjĂ€lv utan att behöva ta ansvar för dem just dĂ„. Varje fredag slutar med att du tar ett papper, en att göra-lista eller baksidan av vad som helst och skriver ner vad du ska Ă„stadkomma pĂ„ mĂ„ndag. Den lappen tar du och lĂ€gger sĂ„ att det Ă€r det första du ser pĂ„ mĂ„ndag morgon och ditt avtal med dig sjĂ€lv Ă€r att du inte fĂ„r gĂ„ hem förrĂ€n det Ă€r gjort. Enkelt. Samma fredag eftermiddag tar du lapp nummer tvĂ„ och skriver ner vad du ska Ă„stadkomma under hela nĂ€sta vecka och du fĂ„r inte gĂ„ hem pĂ„ fredag förrĂ€n du Ă€r klar. Enkelt va? Prova sjĂ€lv fĂ„r du se hur bra det Ă€r. En anna metod Ă€r att göra en att-göralista. Nu kommer tips om hur du gör en sĂ„n som fungerar.
3.1 Tio smarta saker att tÀnka pÄ nÀr du gör en Att-göralista Alla mÀnniskor Àr olika. Min fru till exempel hÄller alla saker hon ska göra under 18
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 30
5. Hur du vinner över papperstravarna
Suck, ja du vet hur det Ă€r med det papperslösa kontoret som alla pratade om förut. Det blev tvĂ€rtom istĂ€llet. Men det Ă€r faktiskt lĂ€tt att ha koll pĂ„ det hĂ€r om man bara blir lite systematisk. HĂ€r Ă€r dina snabba tips: 1. För det första, avsĂ€tt en tid varje dag till att ta hand om papper som du inte rĂ€knat med. LĂ€gg in det i ditt dagliga schema sĂ„ slipper du tĂ€nka pĂ„ det och bli stressad av det under resten av dagen. 2. Om du rör ett papper, en tidning sĂ„ mĂ„ste du göra nĂ„got Ă„t det/den. Det Ă€r en bra regel. LĂ€gg inte bara tillbaka det i högen. StĂ€ll de hĂ€r frĂ„gorna: âą Behöver jag agera pĂ„ nĂ„got sĂ€tt? âą Finns det nĂ„gon anvĂ€ndning för det hĂ€r snart? âą Ăr det svĂ„rt att skaffa det hĂ€r igen? âą Ăr det tillrĂ€ckligt aktuellt för att vara anvĂ€ndbart? âą Vad Ă€r det vĂ€rsta med att inte ha det hĂ€r kvar? Du letar alltsĂ„ efter ett skĂ€l att försvara pappersbiten, tidningen eller vad det Ă€r, frĂ„n att hamna i papperskorgen. De flesta pappersprodukter kommer att ha dĂ„liga skĂ€l för att förtjĂ€na en plats pĂ„ ditt skrivbord. 2. Systematisera det du behĂ„ller Skaffa tre brevkorgar. En heter âIdagâ, en heter âDen hĂ€r veckanâ och en heter âDen hĂ€r mĂ„nadenâ Den sista kategorin innehĂ„ller antagligen saker som fakturor som ska betalas och andra saker som mĂ„ste behĂ„llas för att tas om hand vid ett sĂ€rskilt tillfĂ€lle 3. Skaffa nĂ„gra pĂ€rmar âą MĂ„nadspĂ€rmen - ska vara ren i slutet av mĂ„naden (AvsĂ€tt tid till det i slutet av mĂ„naden och gör den tom till den nya mĂ„nadens början). âą Viktiga pĂ€rmen â avtal och annat som du alltid mĂ„ste behĂ„lla. âą Hejsan-svejsanpĂ€rmen - saker som kanske Ă€r intressanta - kolla en gĂ„ng i halvĂ„ret eller nĂ€r du rĂ„kar se den. âą MĂ„ste ha men fattar inte varför-pĂ€rmen. SlĂ€ng in det och lĂ„t det mögla (dĂ€r lĂ€gger du det som du inte orkar ta beslut om just nu). 30
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 32
6. SĂ„ hanterar du inkommande samtal
Man styr ju inte över inkommande samtal och det Ă€r dĂ€rför det Ă€r sĂ„ viktigt att veta exakt vad du ska göra nĂ€r de kommer för att de inte ska stjĂ€la din dyrbara tid i onödan. Om du lever pĂ„ att kunder ringer dig sĂ„ Ă€r ju varje inkommande samtal en guldgruva, men mĂ„nga av samtalen kommer bara att vara slöseri med din tid. Vet du skillnaden mellan en krĂ€ngare och en sĂ€ljare? KrĂ€ngare Ă€r alla som sitter med telefonlistor och jagar avslut utan att bry sig om dig och sĂ€ljare Ă€r de som kan hjĂ€lpa dig framĂ„t om du köper nĂ„got av dem. Förr slösade jag bort massor av tid pĂ„ alla krĂ€ngare som ringer hela dagarna. Du vet hur det Ă€r, man svarar i telefonen och i andra Ă€nden hör man en trevlig röst som presenterar sig. En kund, tĂ€nker man och efter en stund förstĂ„r man att de ska krĂ€nga nĂ„got man inte vill ha. Det Ă€r frustrerande att fĂ„ tio krĂ€ngarsamtal om dagen och sĂ€rskilt nĂ€r de inte sĂ€ljer saker som gör det hĂ€r företaget bĂ€ttre pĂ„ att hjĂ€lpa vĂ„ra kunder. De sĂ€ljer oftast saker jag inte vill ha och har aldrig satt sig in i vad vi vill. Observera att jag Ă€lskar sĂ€ljare som sĂ€ljer det jag vill ha, och avskyr krĂ€ngare som inte ens förstĂ„tt vad det hĂ€r företaget handlar om och bara gĂ„r pĂ„ som Bulldozers för att krĂ€nga grejor. Det hĂ€r har lett till att jag inte svarar i telefonen lĂ€ngre. âVAD SA HAN?â svarar han inte i telefonen lĂ€ngre? Nej, jag gör inte det och skĂ€let till det Ă€r att tiden försvinner ivĂ€g till meningslösa lyssningar pĂ„ folk som ska krĂ€nga pengaplaceringstjĂ€nster, toners till skrivare och annat tjafs. (Om jag lĂ€gger ner 10 minuter pĂ„ ett samtal med en tonerförsĂ€ljare sĂ„ Ă€r det billigare att köpa dyrare toner Ă€n att sitta och gagga bort tiden). SĂ„ hur kan man göra istĂ€llet: Min metod Ă€r inte perfekt eftersom en del kunder blir drabbade av den, men jag har en telefonsvarare istĂ€llet. DĂ€r berĂ€ttar jag hur man gör för att komma i kontakt med oss pĂ„ andra sĂ€tt. Det finns sĂ„klart telefonnummer till kundtjĂ€nst om nĂ„got har strulat till sig eller om nĂ„gon vill ha en kopia pĂ„ en faktura. DĂ€r finns ocksĂ„ ett meddelande direkt riktat till sĂ€ljare om att de gĂ€rna fĂ„r e-posta mig sina erbjudanden efter att ha kollat upp vĂ„r sajt och vad vi vill göra för vĂ„ra kunder. Tror du att nĂ„gon tar chansen? Nej, ingen gör det. Det Ă€r bara för att de sitter med lĂ„nga telefonlistor och har som jobb att störa andra och sĂ€lja direkt. Inte kolla behov, inte intressera sig för sina kunders mĂ„l. De Ă€r alltsĂ„ krĂ€ngare, inte sĂ€ljare. 32
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 44
9. Avbrott â sĂ„ hanterar du dem
MĂ„nga mĂ€nniskor, kollegor och vĂ€nner jag jobbat och jobbar med sĂ€ger att de fĂ„r mycket mer gjort nĂ€r de jobbar hemma Ă€n nĂ€r de Ă€r pĂ„ kontoret. Och nĂ€r man pratar nĂ€rmare om det sĂ„ blir det tydligt att det Ă€r alla avbrott som Ă€r den stora boven. Det finns skĂ€l till varför mĂ„nga som fĂ„r mycket gjort kommer tidigt och gĂ„r sent eftersom de tidiga och sena timmarna Ă€r de mest produktiva pĂ„ hela dagen. Men, herregud. Hör du hur det lĂ„ter? I ett land med fem miljoner som jobbar sĂ„ blir alla sĂ„ mycket avbrutna att de hellre kommer till jobbet klockan sex för att fĂ„ nĂ„got gjort. Och istĂ€llet för att sitta pĂ„ jobbet efter klockan fem pĂ„ kvĂ€llen, borde de se till att de inte blir avbrutna hela tiden sĂ„ de kan komma hem till sina fruar, mĂ€n barn, hobbies istĂ€llet för att sitta och hĂ€cka pĂ„ kontoret. Familjemedlemmar, vĂ€nner och medarbetare Ă€r födda till att stjĂ€la din tid. SĂ€rskilt nĂ€r de sjĂ€lva Ă€r oinspirerade och flyr frĂ„n sina egna jobb för att snacka bort din tid. Men det Ă€r inte deras fel. Det Ă€r ditt fel som inte gör det klart för dem nĂ€r du behöver tiden till annat. Ett vanligt problem för mĂ„nga ensamföretagare till exempel Ă€r att kompisar plötsligt ploppar in pĂ„ kontoret oanmĂ€lda âför att de hade vĂ€garna förbiâ. Du kvĂ€ver irritationen och lĂ„ter dem Ă€ta upp din tid. DĂ„ blir det ju plötsligt ditt fel alltihop. Det Ă€r du som inte visar för andra att du har saker att göra. Man brukar ju sĂ€ga att det Ă€r du som lĂ€r andra mĂ€nniskor hur de ska behandla dig. Det Ă€r sĂ„ sant. Och du behöver inte bli en glĂ€djedödare för det. Om mĂ€nniskor inte respekterar din tid â om de kallar dig till möten som de inte förberett, skickar e-post som inte har en tydlig koppling till dig, ramlar in pĂ„ ditt kontor utan ett tydligt syfte â dĂ„ har du tre val: 1. Att lĂ„ta dem stjĂ€la din tid 2. Att göra dig av med dem sĂ„ gott du kan 3. Att visa dem över tid vad du förvĂ€ntar dig av er jobbrelation (pĂ„ ett snyggt sĂ€tt)
9.1 Ett experiment för att se om du tillhör gruppen som mÄste Àndra vanor Ta ett papper, tvÄ olikfÀrgade pennor och skriv veckans dagar högst upp. För varje gÄng du blir oplanerat avbruten i ditt jobb drar du ett streck. Avbrotten har sÄklart olika karaktÀr. En del Àr viktiga. Till exempel bestÀllningar och annat som gör att 44
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 48
10. Konsten att sluta vara perfekt
Perfektionist Ă€r ett ord som ofta anvĂ€nds som nĂ„got positivt, men min erfarenhet Ă€r att de största perfektionisterna Ă€r de som ocksĂ„ fĂ„r minst gjort eftersom inget nĂ„gonsin blir tillrĂ€ckligt bra för dem. Om man vill vara lite elak kan man ocksĂ„ kalla perfektionister för fegisar eftersom mĂ„nga anvĂ€nder ordet perfektionist om sig sjĂ€lva för att i sjĂ€lva verket dölja att de inte vĂ„gar bli klara. Inte vĂ„gar fĂ„ det de gjort bedömt av andra. DĂ„ jobbar de hellre till nĂ„gon sliter jobbet ur hĂ€nderna pĂ„ dem. Det Ă€r synd om dem sĂ„klart. Jag slutade vara perfektionist nĂ€r jag förstod en enkel princip: Det finns en grĂ€ns för nĂ€r merarbete du utför inte mĂ€rks för omvĂ€rlden och istĂ€llet slösar bort din tid Och det gĂ€ller förstĂ„s att hitta den grĂ€nsen. SĂ€g att du steker hamburgare till ett gĂ€ng tonĂ„rsgrabbar â de kommer aldrig uppskatta att du skurit tomaterna pĂ„ ett sĂ€rskilt sĂ€tt eller att salladen Ă€r KRAV-mĂ€rkt. De slukar hamburgaren och frĂ„gar om det finns mer. De vill bli mĂ€tta. Det Ă€r vad de vill SĂ„ frĂ„gan Ă€r förstĂ„s. Ăr dina kunder eller dem du levererar det du gör till â tonĂ„rsgrabbar eller gourmeter? Kan du hitta balansen sĂ„ slipper du göra mer Ă€n du mĂ„ste. HĂ€r hittar du en stor del av din förlorade tid. Problemet för perfektionisten just det hĂ€r med orealistiska förvĂ€ntningar och mĂ„l. Det leder till enorma förberedelser och sĂ€kerhetstĂ€nkande i alla led. Och dessutom har de dĂ„lig koll pĂ„ vem som tar emot det de jobbar med och deras krav. Ok, ska vi titta lite pĂ„ hur du vinner att vara mindre perfekt Gör det bara! SĂ€g att du ska marknadsföra ditt företag. Du slipar och slipar pĂ„ sajten, visitkorten, loggan och brevpappret. Din broschyr â ditt olycksbarn blir aldrig klart. Du kan sitta i timmar och detaljstudera varje liten bit av den sĂ„ att du inte har missat nĂ„got utan att förstĂ„ att du sitter och missar tid istĂ€llet. Ut med grejorna. lansera sajten, skicka ut broschyren. Gör det nu. Allt som behöver förĂ€ndras fĂ„r du göra nĂ€sta gĂ„ng istĂ€llet. TĂ€nk sĂ„. För det Ă€r ju sĂ„ att inget nĂ„gonsin blir perfekt. Allt du
48
inlaga_100sid_vinnatid.
07-03-27
22.49
Sida 97
Slutord
Jag hoppas att du har uppskattat hastigheten i den hĂ€r boken. Boken Ă€r skriven för att ge dig hjĂ€lp snabbt och mitt jobb har varit att komma till saken och bara sĂ€ga sĂ„nt som hjĂ€lper dig pĂ„ ett inspirerande sĂ€tt. Om jag har lyckats vet jag inte i skrivande stund, men du fĂ„r gĂ€rna berĂ€tta vad du tycker sĂ„ jag vet. Det Ă€r egentligen bara tvĂ„ saker jag vill sĂ€ga till sist. Det ena Ă€r att du ska sluta ta allt sĂ„ allvarligt, speciellt dig sjĂ€lv. Lek en stund varje dag. Spela spel pĂ„ datorn. Sparka en boll runt kontoret. Knöla ihop papper och slĂ€ng i nacken pĂ„ den som sitter inom kasthĂ„ll. Knyt ihop snörena pĂ„ chefens skor â gör nĂ„got som fĂ„r dig att le. Livet Ă€r för kort för att gĂ„ runt med ett kontorsfejs hela dagarna. Det andra Ă€r att jag nu undrar vad du ska göra imorgon. Skriv en lista och ta gĂ€rna med nĂ„gra av de dĂ€r sakerna du skjutit upp ett tag nu. BestĂ€m dig för att du ska göra dem imorgon - och gör dem. Du kommer att bli sĂ„ nöjd efterĂ„t.
Vi hörs vÀl? Stefan@redaktionen.se
Och glöm inte att det finns mycket att ladda ner pÄ http://www.redaktionen.se/tidsvinnaren.php Lösenordet Àr: tidsvinnaren
97