9789152365694

Projektledning från grunden

Bo Tonnquist

Andra upplagan

Bo Tonnquist

Projektledning från grunden

Andra upplagan

SANOMA UTBILDNING

Sanoma Utbildning

Postadress: Box 38013, 100 64 Stockholm

Besöksadress: Rosenlundsgatan 54, Stockholm www.sanomautbildning.se info@sanomautbildning.se

Order/Läromedelsinformation

Telefon 08-587 642 10

Förläggande redaktör: Karin Sörensen

Grafisk form: Mobile Design – Jonas Olsson

Projektledning från grunden

ISBN 978-91-523-6556-4

©2023 Bo Tonnquist och Sanoma Utbildning AB, Stockholm

Andra upplagan

Första tryckningen

Kopieringsförbud!

Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Copyright Access, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet.

För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnares huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Tryck: Interak, Polen 2023

Förord

Göra rätt saker och göra saker rätt är lika viktiga för att lyckas. Detta gäller i allra högsta grad projekt. Att kunna prioritera och välja vilket projekt som ska genomföras är lika viktigt som att utföra det på rätt sätt.

Projektledning lär man sig bäst genom att varva teoretiska studier med att praktiskt delta i och leda projekt. Andra upplagan av boken Projektledning från grunden ger dig en bra teoretisk grund att stå på när du tar dina första steg eller vill vidareutvecklas i konsten att genomföra projekt.

Varje kapitel i boken inleds med instuderingsmål som du kan använda för att testa vad du kommer ihåg efter att du har läst kapitlet. I slutet av varje kapitel finns övningar för att du ska kunna träna på att tillämpa de modeller och metoder som beskrivs.

I slutet av boken finns det mallar som du kan använda i dina projekt, bland annat ett exempel på en komplett projektplan tillämpad på det genomgående caset i boken. En ordlista med projekttermer gör det enklare att komma in i den ganska omfattande terminologin som projektmetodiken

består av.

Det digitala stödet till boken har utvecklats till denna upplaga. Med qr-koder når du enkelt ännu fler övningar samt användbara checklistor och dokumentmallar som du direkt kan använda i dina projekt.

Lycka till med dina studier i projektledning.

Bo Tonnquist Roslagen i maj 2023

Studietips

Det finns inga genvägar , vill du lära dig nya saker måste du vara beredd att satsa tid, utmana dig själv och träna. Följande tips baseras på strategier som man inom forskningen identifierat för att lyckas i skolan.

a. Förbered dig genom att sätta dig in i det nya området innan du börjar kursen. Försök få en övergripande bild av vad det handlar om innan du går till första lektionen eller börjar läsa kursboken.

b. Dela upp pluggandet över flera tillfällen i stället för att maxa under en eller ett par dagar. Gör upp en plan för dina studier där du bestämmer vad du ska läsa vid varje tillfälle. Var extra noga med det du tycker är svårt.

c. Ta ofta pauser. Det är svårt att vara koncentrerad i mer än halvtimme i taget. Använd en klocka och ta fem minuters paus så fort det ringer även om du är mitt inne i något.

d. Fokusera på studierna. Undvik att göra andra saker samtidigt som du pluggar. Din hjärna är dålig på multitasking. Resultatet blir sämre för allt det du försöker göra samtidigt.

e. Kartlägg dina tidstjuvar, sådant som stjäl din uppmärksamhet, exempelvis mobilen eller andra saker som kan störa. Med hjälp av övning 2.3 kan du kartlägga hur du använder din tid.

f. Läs texten en gång, försök att minnas innehållet genom att besvara frågor eller berätta för någon annan. Genom att testa dig själv får du reda på vad du kan och vad du inte kan. Var ärlig mot dig själv – kan jag verkligen?

g. Träna på att tänka i bilder, det hjälper dig att komma ihåg. Eller gör en minneskarta med nyckelord.

h. Efter kursen, ta dig tid för att reflektera över hur det gick. Vad fungerade bra och vad kan du göra annorlunda nästa gång?

KÄLLA: BOKEN SUPERMETODERNA AV JOURNALISTEN MARIA SUNDÉN.

Innehåll

Analysera projektet

Planera projektet

Genomföra och avsluta projektet

Team och ledarskap

Projekt som arbetsform

Projekt är en arbetsform som passar då det finns behov av att tillfälligt samordna resurser för att utföra ett tidsbegränsat uppdrag eller en uppgift som kräver olika erfarenheter och kompetens.

En projektmodell består av en beskrivning av projektprocessen, mallar för styrdokument och projektroller. Syftet med projektmodellen är att skapa samsyn kring projektet, förtydliga ansvar och befogenheter samt skapa en struktur för hur resultat och kostnader följs upp och kommuniceras. En projektmodell kan kombineras med olika utvecklingsmetoder, exempelvis agila.

När ett projekt startas är det lämpligt att utse och fördela roller.

Kapitel 1 Varför projekt?

Kapitel 2

Projektmodellen och roller

Kapitel1 Varför projekt?

När det finns en deadline och behov av att samordna resurser med olika kompetens är projekt en lämplig arbetsform. I den här boken beskrivs både det klassiska sättet att genomföra projekt och vad som menas med agila metoder och hur de kan kombineras i vad som kallas agil projektledning (del 6).

Inlärningsmål är att förstå:

y definition av projekt

y övergripande mål och strategier

y projektens roll i ett företags verksamhet

y vad som menas med projektverksamhet

y skillnaden mellan projektstyrning och projektledning.

Definition av projekt

Det som framför allt skiljer projekt från andra arbetssätt är att ett projekt alltid är tidsbegränsat. Det ska finnas en tydlig deadline då uppgiften ska vara färdigt. Det medför även att vad som ska göras måste vara tydligt formulerat och mätbart. För att kunna avgöra om en uppgift är lämplig att köra som projekt eller inte, finns det en generellt vedertagen definition av projekt.

Definition av projekt:

• unikt mätbart mål

• tidsbegränsat

• egen budget

• tillfällig organisation.

Definitionen av projekt, beskrivningen av projektprocessen och projektroller är internationell. Det innebär att oavsett var i världen man genomför ett projekt så bör det göras med samma metodik i botten. Däremot kan projekten se mycket olika ut, beroende på vad de ska leverera. I nästa kapitel beskrivs projektprocessen och roller.

Projekt i en brytningstid

Många hävdar att projekt i dess nuvarande form har nått vägs ände och kommer att ersättas av andra arbetsmetoder. Men de har med största sannolikhet fel. Trots att många projekt inte levererar önskad nytta blir de hela tiden fler och omsätter alltmer pengar.

EXEMPEL PÅ PROJEKT

Ett projekt kan handla om i princip vad som helst och genomföras av vilken typ av organisation som helst. Här kommer några exempel på olika typer av projekt:

` Produktutvecklingsprojekt – tar fram en ny vara eller tjänst som därefter ska produceras.

` Kundorderprojekt – tar fram en kundspecificerad vara eller tjänst, där leveransen sker direkt till kunden.

` Marknadsprojekt – genomför marknadsaktiviteter med syfte att lansera produkter, öka försäljning eller förändra kundrelationer.

` Eventprojekt – genomför kundevenemang, sporttävlingar, insamlingsgalor eller konserter.

` Förändringsprojekt – utvecklar verksamheten och/eller förändrar beteenden hos medarbetare.

` Forskningsprojekt – utgår från en idé som ska utredas eller tes som ska testas. Kräver oftast forskningsanslag för att kunna startas och leverans sker i form av en rapport eller vetenskaplig artikel.

Organisationsstruktur

I dag befinner vi oss i en brytningstid där den klassiska projektmetodiken utmanas av agila arbetsmetoder. De flesta har ännu inte kommit i kontakt med de agila strömningarna men så gott som alla har hört talas om dem. Hos företag och organisationer som sysslar med mjukvaruutveckling eller systemförvaltning är det dominerande sättet att bedriva utveckling, medan det är ganska okänt inom andra branscher.

Projekt – en viktig del av företagets verksamhet

Ofta beskrivs ett företag som en pyramid uppdelad på flera nivåer. Högre liggande nivåerna styr de nivåer som ligger under, samtidigt som underliggande nivåer stödjer de som är högre upp i pyramiden. Alla nivåerna behöver hänga ihop, från ledningen i toppen ner till dem som utför de aktiviteter som skapar kundvärde.

Övergripande mål och strategier

Vision

Affärsidé

Strategier

Portföljstyrning

Programstyrning

Projektstyrning

Projektledning

Resurser

syftet med verksamheten och en affärsidé som mer konkret beskriver vad man gör för vem och varför. Båda ska hålla långsiktigt.

Visionen

Visionen beskriver företagets uppgift, vad det vill åstadkomma. Det vill säga syftet med verksamheten. Visionen bör vara övergripande, inspirerande och utmanande för att fungera som ett riktmärke för alla som är verksamma inom företaget.

Affärsidén

En affärsidé består av tre delar:

1. Målgruppen man vänder sig till.

2. Behov hos målgrupper som man vill möta.

3. Det man erbjuder som möter behovet.

Det är de övergripande målen som är styrande när man utformar ett företags verksamhet. Målen uttrycks vanligtvis som en vision som beskriver

Det är i affärsidén som man konkretiserar företagets huvuduppgift. Affärsidén behöver formuleras tydligt och kommuniceras till alla inom verksamheten, även externt till företagets målgrupp. Vet man målet med företaget eller organisationen man jobbar inom blir det lättare att fatta beslut och fokusera på det som är viktigt. Man behöver inte fråga sin chef om detaljer, det ger sig själv.

EXEMPEL PÅ VISIONER OCH AFFÄRSIDÉER

IKEA: Vår vision är att skapa en bättre vardag för de många människorna. Vår affärsidé går ut på att erbjuda ett brett sortiment av form- och funktionsriktiga heminredningsartiklar till så låga priser att så många som möjligt kan köpa dem.

H&M: Vår affärsidé – mode och kvalitet till bästa pris – till alla och vi gör det på ett hållbart sätt –i dag, i morgon och i framtiden.

Ericsson: Vi är ett teknikbolag med uppdrag att frigöra det fulla värde som kommunikation skapar för våra kunder. Vår strategi bygger på teknik – ledarskap, produktledda lösningar samt globala skalfördelar och kompetens.

Strategier

Strategi handlar om hur man ska uppnå sina mål. Ett företag behöver formulera strategier för vilka produkter man ska ha i sitt sortiment, hur man utvecklar och tillverkar sina produkter, hur

man kommunicerar med sina kunder och ser till att kunderna kan få tag i produkterna. Företaget behöver också strategier för sina interna stödfunktioner, exempelvis ekonomi, personal och it.

Projektverksamheten

Projekt är en effektiv arbetsform för att förverkliga övergripande mål och strategier. Projekt gör det möjligt att samla resurser och fokusera mot ett gemensamt mål för att exempelvis utveckla produkter, genomföra event eller driva förändringar.

Projekt kan utgöra en stor eller liten del av ett företags verksamhet, ofta varierar projektens antal och storlek över tiden. Med projektverksamhet menas alla som deltar i projekt, heltid eller delar av sin arbetstid. Gränsdragningen mellan projektverksamheten och övriga delar av företagets verksamhet är ofta otydlig. Det beror främst på att man ofta lånar personer från den ordinarie verksamheten till projekten. Det kallas att man delar resurser.

Funktionellastrategier

Projekt

Utveckling&produktion

Försäljning Projekt Projekt

Projekt

Övergripande verksamhetsmål

` Marknads- och produktsegmentering, positionering och val av sortiment.

Projekt Projekt Projekt

Marknad&produkt

Organisation&lokalisering

ProjektProjekt

Rekrytering&kompetensutveckling

It-stöd

Projekt

` Utveckling och produktion – göra själv eller lägga ut externt.

` Försäljning – hur målgruppen ska nås, val av försäljningskanaler.

` Organisation och lokalisering – hur och var verksamheten ska bedrivas.

` Rekrytering och kompetensutveckling – säkerställa att verksamheten har rätt kompetens.

` Verksamheter behöver organiseras. Det blir opraktiskt om alla ska göra allt. Strategin som ska säkra att de övergripande målen uppnås kan brytas ned i funktionella strategier med olika fokus.

` It-stöd – bygga upp och driva i egen regi eller outsourca.

MUSIKHJÄLPEN

Musikhjälpen, som är den svenska versionen av radio- och tv-formatet Serious Request, är ett bra exempel på ett program. Det har sänts varje år veckan före jul sedan år 2008.

Ursprungsprogrammet Serious Request skapades år 2004 av den nederländska radiostationen 3FM. Syftet med Musikhjälpen är att varje år samla in pengar till ett utvalt projekt. Detta genomförs

För att få bättre kontroll på vilka projekt som pågår och vilka som är på gång att startas brukar man dela upp projektverksamheten i följande nivåer:

• Portföljstyrning – samordning och prioritering av projekt och program (flera samordnade projekt) med syfte att stödja strategiska verksamhetsmål.

• Programstyrning – samordning och synkronisering av projekt med syfte att uppnå nyttor som inte skulle gå att skapa om projekten hanterades individuellt.

• Projektstyrning – prioritering och styrning av projekt med syfte att säkerställa att rätt projekt startas och att effektmålen uppnås.

genom att tre programledare stängs in i ett hus, kallat ”glasburen”, i sex dygn utan fast föda. Under hela den tiden sänder de radio och tv 24 timmar om dygnet, samtidigt som lyssnarna och tittarna kan önska låtar i utbyte mot att de skänker pengar. Förutom i Sverige och Nederländerna har formatet även sänts i Belgien, Kenya, Schweiz och Sydkorea.

• Projektledning – organisering och ledning av projekt med syfte att säkerställa att projektmålet uppnås.

Den här boken handlar primärt om projektledning. Är du intresserad av att veta mer om de andra nivåerna rekommenderar jag att du läser min bok Agilt eller projekt – Att leda utveckling och bygga verksamheter.

Portfölj och program

Med en portfölj menas vanligtvis alla projekt som genomförs inom företaget eller ett affärsområde. Projekten behöver inte hänga ihop men de konkurrerar om samma resurser. I ett program däremot är projekten kopplade för att tillsammans uppnå ett gemensamt mål som inte

KÄLLA: WIKIPEDIA

skulle gå att uppnå om de hanterades var för sig. Den vanligaste anledningen till att skapa en portfölj för projekten är för att kunna prioritera projektförslag och optimera utnyttjandet av företagets resurser.

Projektstyrning och projektledning

Begreppen projektstyrning och projektledning blandas ofta samman men de beskriver olika saker. Projektstyrning handlar om hur ett projekt ska styras och vägledas från ett övergripande verksamhetsperspektiv. Projektstyrning bör gå till på samma sätt oavsett vad uppdraget handlar om, alltså följa en gemensamt beslutad projektmodell.

Projektledning handlar om hur man tar fram och levererar resultat, genom att analysera projektidén, välja arbetsmetoder, organisera resurser, planera och följa upp aktiviteter.

WALLENBERGS AI-SATSNING

Ett exempel på ett stort program med många samarbetspartners är Wallenbergstiftelsens satsning på AI (artificiell intelligens). Det är den största enskilda forskningssatsningen i Sverige någonsin. Inom programmet WASP (Wallenberg AI, autonomous systems and software) satsas sammanlagt 5,5 miljarder fram till 2029 för att Sverige ska bli världsledande inom artificiell intelligens.

Mottot för Wallenbergstiftelserna är att det vi gör ska vara landsgagneligt, vilket innebär vad som är bra för Sveriges väl.

Sammanlagt rymmer WASP-programmet över 400 olika projekt, med forskning på fem av Sveriges ledande tekniska universitet. Dessutom samarbetar man med ansedda lärosäten som Stanford och Berkeley i USA och NTU i Singapore. En stor del av programmet handlar om maskininlärning, djupinlärning och nästa generations AI (eXplainable AI).

Projektledning behöver vara anpassningsbar och flexibel för att kunna möta olika behov och förutsättningar.

Tillsammans utgör projektstyrning och projektledning en helhet som ska garantera resultat i de enskilda projekten, men också säkerställa att verksamheten har rutiner och processer för att samordna och optimera hela projektportföljen.

Projektet sträcker sig utanför företaget

I dag går många av verksamhetens processer utanför företagets gränser. Det som levereras beror inte bara på den egna förmågan utan också på förmågan hos dem man samarbetar med, det vill säga underleverantörer och partners. Hela kedjan måste hänga ihop, och arbetsmetoderna måste passa in i varandra.

En annan del av programmet handlar om matematiken bakom tekniken. Till programmet som är öppet för akademisk forskning är närmare ett fyrtiotal företag också knutna, bland dem storföretag som Volvo, ABB och Ericsson.

KÄLLA: SVT, JANUARI 2020

Övningar

Övning 1.1 Vad kan jag om projektledning?

Testa dina kunskaper inom projektledning genom att markera hur du anser att dina kunskaper är inom följande områden. Tänk inte efter för mycket, din första tanke motsvarar ofta ”rätt svar”.

Min kompetens inom följande område:

Hantera konflikter i mina projekt

Fastställa mål och syfte

Specificera krav

Kartlägga intressenter

Identifiera roller

Resurstilldelning

Följa upp projektets framskridande

Motivera mina medarbetare

Presentationsteknik

Förhandlingsteknik

Riskhantering

Gruppdynamik

Projektverktyg (dvs. it-verktyg)

Projektekonomi

Ta fram en tidsplan

Ta fram en milstolpeplan

Hantera informationsspridning

Avsluta projekt

Starta projekt

Nyttovärdering av projekt

Ge och ta emot feedback

Utveckla projektverksamheten

Erfarenhetsåtervinning mellan projekt

Agila metoder

Bli medveten om din inlärningsstil

Vill du veta vilken metod som passar bäst för dig när du ska lära nya saker?

Med övning 5.2 Inlärningsstilar i kapitel 5 kan du se vilken metod du använder för att ta in ny kunskap.

Övning 1.2 Vad passar att köra som projekt?

Vilka av dessa uppgifter anser du passar att genomföra som projekt? Varför?

Uppgift Dina kommentarer

1. Utveckla en app.

2. Underhåll av en tjänst, exempelvis Spotify.

3. Arrangera terrängloppet Tough Viking.

4. Renovera din bostad.

5. Ställa ut på mässa.

6. Arrangera ett kundevent.

7. Ta fram en ny smak för en dryck.

8. Plugga inför tentan.

9. Placera en person på månen.

Övning 1.3 Varför misslyckas projekt?

Det finns naturligtvis olika uppfattningar om varför ett projekt misslyckas. Vad tycker ni i er grupp? Diskutera och skriv ner exempel på orsaker ni har upplevt i projekt som inte har lyckats.

Övning 1.4 Bäst och sämst

Hur upplever du de projekt du deltagit i?

Vad har varit bäst?

Vad har varit sämst?

Vad var roligast?

Vad var tråkigast?

Övning 1.5 Nyttan som projektet ska leverera

Den här övningen kan göras för olika situationer. Välj det alternativ som passar bäst:

a) Ett företag som ni har valt att göra ett projekt åt inom den kursen ni går.

b) Ett kundföretag som ni ska genomföra ett projekt åt.

c) En förening eller organisation som ni planerar att genomföra ett projekt åt.

d) Det företag du jobbar på, om det är ett internt projekt.

Företagets eller organisationens övergripande mål

Visionen

Vilket syfte har verksamheten?

Affärsidén

Målgrupp – Vilka vänder sig företaget eller organisationen till?

Behov – Vilket behov hos målgruppen vill man möta?

Erbjudande – På vilket sätt möter man behovet hos målgruppen? (Ert produktutbud)

Projektets syfte och mål

Vilken nytta är det tänkt att projektet ska skapa, vad ska utvecklas och hur är det kopplat till företagets eller organisationens övergripande mål?

Projektledning från grunden är en bok för dig som ska leda eller vara med i ditt första projekt. Den är främst tänkt som kurslitteratur på grundläggande kurser i projektledning och projektkunskap inom yrkesutbildningar, men passar också bra för öppna kurser på utbildningsföretag. Även du som har varit med i ett par projekt och vill komplettera din praktiska erfarenhet med teori har stor behållning av boken.

Projektledning från grunden är fylld med exempel från verkliga projekt, övningar att träna på och mallar som du kan använda i dina egna projekt.

Den nya upplagan är uppdaterad med aktuella exempel och fler övningar. Boken innehåller dessutom qr-koder till digitala övningar som går att nå direkt med mobilen.

Bo Tonnquist är en ofta anlitad föreläsare och konsult inom projektledning och agila metoder. Han har flera års erfarenhet från operativt arbete och rådgivning inom olika företag och organisationer, både inom Sverige och internationellt.

Bo Tonnquist har författat flera böcker inom projektledning och tilldelades 2022 hederspris av Svenskt Projektforum för sitt enträgna arbete med att skriva enkelt och lättfattligt om hur det är att vara projektledare.

ISBN 978-91-523-6556-4