9789147127368 by Smakprov Media AB

ANN-CHRISTINE STAFWERFELDT & JOSEFIN MALMER

Det här är rekryteringsboken för dig som undrar om man kan rekrytera på magkänsla, vilka frågor man ska ställa för att få ut mesta möjliga av anställningsintervjun och hur man tackar nej på ett schysst sätt. Kort sagt, boken för dig som behöver tydliga råd och handfast vägledning när du rekryterar. Här får du kortfattad teori om exempelvis beslutsfattande och intuition, men även enkla tips, användbara mallar och exempel från verkligheten. Casen kommer från olika branscher och organisationer som till exempel Handelsbanken, Espresso House och Göteborgs Stad. Boken är först och främst en handbok, med syfte att förenkla, inte krångla till det. Det ska vara lätt att göra rätt! Den stöttar dig till en träffsäker kompetensbaserad rekryteringsprocess där även den som inte fick jobbet är nöjd med att ha sökt det.

”När människor är ditt företags och ditt varumärkes viktigaste resurs blir förmågan att attrahera rätt talang ett allt viktigare konkurrensmedel framåt. Därför är boken ett litet guldkorn i sin enkelhet och systematik, där författarna ger handfast och inspirerande vägledning i rekryteringskonstens alla delar. En bok som för mig både breddade perspektiven och stärkte förmågan och som jag kommer ha mycket glädje av framöver.” Josefin Lundmark, Varumärkesdirektör ICA

”Lättillgänglig och pedagogisk bok för alla med rekryteringsansvar.” Anna Annerberg, Sektionschef Attrahera & Bemanna, Karolinska Universitetssjukhuset

Best.nr 47-12736-8

JOSEFIN MALMER & ANN-CHRISTINE STAFWERFELDT

Josefin Malmer är beteendevetare och pedagog med lång erfarenhet av rekrytering, urval och personbedömning. Ann-Christine Stafwerfeldt är civilekonom med en bakgrund som bland annat marknadschef, brand manager inom internationella bolag samt rekryteringskonsult. Tillsammans är de två av grundarna av Home of Recruitment. De driver också Rekryteringspodden, utsedd till en av Sveriges bästa HR-poddar.

REKRYTERINGSBOKEN FÖR CHEFER

”Vårt mål är att du som chef ska lyckas med dina rekryteringar! Att det också blir roligare får du på köpet.”

REKRYTERINGSBOKEN FÖR CHEFER

Tryck.nr 47-12736-8

47-12736_Rekryteringsboken för chefer_omslag.indd 1

21/09/18 12:15 PM

ISBN 978-91-47-12736-8 © 2018 Josefin Malmer, Ann-Christine Stafwerfeldt och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Projektledare: Kajsa Lindroth Redaktör: Lena Öhrström Grafisk form och omslag: Fredrik Elvander Illustrationer: Fredrik Elvander Omslagsbild: Lieselotte van der Meijs Produktion: Lars Wallin Första upplagan 1 Repro: OKS Prepress Services, Indien Tryck: Interak, Polen 2018

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se. Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

Innehåll

Förord ..................................................................................8 Inledning ............................................................................ 10 Gör rätt … ........................................................................................11 … och hitta rätt ...............................................................................11

1. Undvik fällorna ............................................................. 13 Så fattar vi beslut ............................................................................15 Rekryteringsfällor .....................................................................................................17

Konsekvenser av att fatta beslut utifrån magkänsla ....................21 Felrekryteringar..........................................................................................................21 Omedveten diskriminering .....................................................................................22

Att lyckas med rekrytering .............................................................24 Tänk långsammare och följ en god struktur! .......................................................24

Checklista ........................................................................................28

2. Kandidatupplevelse – ni är två som väljer ..................... 29 Rekryteringsprocessen påverkar viljan att söka igen ...................30 Rekryteringsprocessen påverkar kandidaterna – som också är kunder ....................................................................31 Rekryteringsprocessen påverkar varumärket ...............................33 Att skapa positiva kandidatupplevelser ........................................33 Börja ditt arbete med kandidatupplevelse här ...................................................34 Kandidaterna ska uppleva rättvisa ........................................................................36 Tid och kommunikation – viktigt för kandidaterna............................................38 Transparens – var ärlig och tydlig ..........................................................................40

INNEHÅLL

Värde – vad får kandidaterna med sig? .................................................................41 Ta hänsyn till alla kandidater ..................................................................................42 Sök jobb hos dig själv – och fråga kandidaterna ................................................43

Ställ krav på din externa samarbetspartner ..................................44 Kandidatens utvärderingsprocess .................................................45 Framtiden ........................................................................................52 Checklista ........................................................................................53

3. Vad är kompetens?........................................................ 54 Kompetens – som ett isberg ...........................................................55 Beteendet syns...........................................................................................................56 Kunskaper och erfarenheter ligger strax under ytan .........................................................................................................58 Personlighet och begåvning ligger på djupet ......................................................60 Omgivningen är himlen runt isbergets topp ........................................................61

Vem är kompetent? .........................................................................63 Checklista .......................................................................................64

4. Kravprofilen – grunden för att lyckas ............................ 65 Kravprofilen tydliggör .....................................................................65 En kravprofil steg för steg ...............................................................68 Var tydlig med arbetsuppgifterna ..........................................................................70 Skilj på nödvändigt och önskvärt ...........................................................................71 Definiera de personliga kompetenserna ..............................................................73 Glöm inte kandidatperspektivet.............................................................................79

Checklista ........................................................................................81 Mall för kravprofil .......................................................................................................82 Exempel på kravprofil: Projektledare ....................................................................86 Kompetensramverk ..................................................................................................90

5. Rekryteringsprocessen ................................................. 92 Rekrytering är ett projekt ...............................................................92 Det finns ingen universalprocess............................................................................93

INNE H Å L L

Så lägger du upp din process .........................................................94 Vilka delar i kravprofilen väger tyngst? ..................................................................95 Hur många intervjuer? ..............................................................................................96 Vilka urvalsmetoder är träffsäkra? .........................................................................97 Vad tycker kandidaterna? ......................................................................................104 Kostnad och tidsåtgång .........................................................................................107

Exempel på rekryteringsprocesser ..............................................109 Framtiden ......................................................................................111 Checklista ......................................................................................113

6. Annonsering och marknadsföring ............................... 114 Attrahera rätt kandidater .............................................................115 Att skriva en bra annons ...............................................................115 Utgå från kravprofilen .............................................................................................116 Var tydlig med titel och nyckelord .......................................................................116 Tänk igenom strukturen .........................................................................................117 Undvik klichéer och standardtexter.....................................................................117 Tänk på ert arbetsgivarvarumärke .......................................................................118 Undvik ord som är uteslutande ............................................................................118 Sälj – men var ärlig ..................................................................................................119 Beskriv gärna rekryteringsprocessen ..................................................................119 Glöm inte detaljerna ...............................................................................................120 Använd alla era kanaler ..........................................................................................120

Framtiden ......................................................................................121 Checklista ......................................................................................122 Mall för annons ........................................................................................................123 Exempel på annons ................................................................................................125

7. Det första urvalet........................................................ 127 Gallring av cv och personliga brev ...............................................128 Telefonavstämning .......................................................................131 Att googla kandidater ..................................................................133 Urvalsfrågor...................................................................................135

INNEHÅLL

Videoansökan ...............................................................................136 Screening med testverktyg...........................................................137 Checklista ......................................................................................143 Mall för telefonavstämning....................................................................................144

8. Intervjun – före, under och efter ................................. 146 Före intervjun ................................................................................147 Förbered ditt intervjuformulär .............................................................................147 Ytterligare förberedelser av intervjun .................................................................149

Under intervjun ............................................................................153 Strukturerat, ostrukturerat eller mittemellan? ..................................................153 Anteckna under intervjun ......................................................................................155 Struktur för intervjun ..............................................................................................155 Kompetensbaserade frågor ..................................................................................159 Intervjuteknik ...........................................................................................................161 Frågor att undvika under intervjun .....................................................................168 Vanliga utmaningar under intervjun ...................................................................171

Efter intervjun ...............................................................................174 Framtiden ......................................................................................175 Checklista ......................................................................................177 Intervjumall ..............................................................................................................178 Exempel på intervjuguide: Projektledare till Projektbolaget ..........................181 Kompetensramverk med kompetensbaserade frågor.....................................186

9. Det fortsatta urvalet ................................................... 198 Referenstagning ............................................................................199 Arbetsprov .....................................................................................202 Testverktyg ....................................................................................207 Personlighetstest .....................................................................................................211 Begåvningstest.........................................................................................................214 Färdighetstest ..........................................................................................................219 Kunskapstest ............................................................................................................220

INNE H Å L L

Motivationstest ........................................................................................................220

Bakgrundskontroll ........................................................................221 Checklista ......................................................................................223 Mall för referenstagning .........................................................................................224

10. Att fatta beslutet ........................................................ 226 Håll fast vid din struktur ...............................................................226 Glöm inte kravprofilen ............................................................................................227 Summera din information .....................................................................................227 Använd en bedömningsmall .................................................................................230 Våga fatta ditt beslut ...............................................................................................233

Att lämna besked ..........................................................................234 Utvärdera rekryteringen ...............................................................237 Det är nu det börjar! .....................................................................238 Checklista .....................................................................................240

Slutligen........................................................................... 241 Referenser ....................................................................... 242

Förord

är vi träffades för fyra år sedan i arbetet som rekryteringskonsulter insåg vi snabbt att vi delade en dröm om att skriva en bok. Och inte bara det – vi ville skriva samma bok. En bok om rekrytering som riktade sig mot chefer – det är ju de som oftast fattar rekryteringsbesluten. Vi hade vid det laget träffat ett stort antal chefer i olika branscher för att utbilda dem i rekrytering, men vi saknade kursmaterial, en bok att lämna efter oss. Den ville vi skapa. Arbetet med boken har visat sig vara precis så roligt som vi hoppades. När vi skriver det här förordet vet vi inget om hur boken kommer att tas emot. Vad vi däremot vet är att vi kommer att fortsätta jobba för att alla i Sverige ska bli bätt re på att rekrytera. Vi är övertygade om att det leder till en bätt re fungerande arbetsmarknad, att fler får chansen till sitt drömjobb, att fler rekryteringar blir fullträffar, att mångfalden ökar och att fler verksamheter blir ännu mer lönsamma. Vi hoppas att du kommer att ha glädje av boken och bjuder även in dig till ”Rekryteringspodden” och Linkedin. Där ger vi löpande tips och råd, trendspanar och intervjuar personer som på olika sätt har intressanta bidrag inom området. Vi välkomnar alla kontakter och vill gärna ta del av dina funderingar kring rekrytering. När du har läst boken blir vi jätteglada om du vill berätta vad du tyckte, på Linkedin eller i ett mejl. I ett förord är det brukligt att ha med några tack. Det första tacket riktar vi faktiskt till varandra – ingen bok hade blivit till om det inte vore för att vi kompletterat och uppmuntrat varandra hela vägen in i mål. Att en person sällan är lika ”kompetent” på egen hand som i ett gott samarbete är tydligt för oss två. Något ha i åtanke i varje rekryteringsarbete och under läsandet av boken.

FÖ R O R D

Vi vill givetvis tacka ytterliga några personer. Stort tack till våra familjer. Tack för att ni både stått ut och hjälpt till under processen. Och särskilt tack till våra tålmodiga barn; när ni blir stora nog att vilja läsa boken, hittar ni som en liten hemlig present era namn i exemplen. Tack även till alla rekryteringsnördar i våra nätverk, för bollande av stort och smått – ingen nämnd, ingen glömd. Och slutligen ett stort tack till Helga, Lena och Kajsa på Liber Förlag. Tack för förtroendet och för all hjälp längs vägen.

Stockholm, juni 2018 Ann-Christine Stafwerfeldt & Josefi n Malmer anki@homeofrecruitment.se josefi n@homeofrecruitment.se 9

Inledning

en här boken har vi skrivit för dig som är chef och rekryterar ibland – eller kanske rätt ofta. Om du har rekryterat tidigare vet du att det inte är helt lätt . Om du är ny som chef har du kanske aldrig rekryterat förr. Med största sannolikhet har du tusen andra saker på din att-göra-lista men vet samtidigt att rekrytering är viktigt – alldeles för viktigt för att hasta igenom. Du ska ju hitta din nya medarbetare! Kanske medarbetaren som kommer att göra all skillnad för verksamheten? Om rekryteringen blir rätt . Att rekrytera kan på dagens arbetsmarknad många gånger upplevas mer som att sälja – kandidaterna är oft a både svårfunna och svårflörtade. Men oavsett om du har hundra eller nästan inga sökande till din tjänst är det avgörande att du har kunskaper om hur man på bästa sätt genomför rekryteringens alla steg. Det kommer att hjälpa dig att agera på ett effektivt och professionellt sätt . I första hand är boken tänkt som en handbok. En bok som du tar fram när du står inför att rekrytera och funderar över: ”Hur var det nu man gjorde …?” Boken ger dig tips, vägledning, mallar och exempel från verkligheten. Det är i din vardag som den här boken hjälper dig.

INL E D NING

Gör rätt … Att rekrytera är svårt, viktigt och roligt. Vi hoppas att det ska bli enklare och ännu roligare med denna bok.

Kunskaperna från drygt hundra års forskning inom området ”urval och rekrytering” har ännu inte nått ut till dem som verkligen behöver dem: du och alla andra rekryterande linjechefer. Ni som faktiskt hanterar majoriteten av det dagliga rekryteringshantverket i svenskt arbetsliv. Därför har vi skrivit en bok som är konkret och rak, utan krusiduller med exempel från verkligheten och praktiska mallar. Vår ambition är att boken ska vara fri från fi konspråk, utan att vi gör avkall på vad som fungerar och på hur man bör hantera rekryteringsarbetets alla steg enligt forskning. Syftet är att förenkla och underlätta, inte att skriva dig på näsan, komplicera och krångla till det. 11

… och hitta rätt Människor fattar intuitivt de allra flesta av sina beslut utifrån subjektiva känslor, stereotyper och förutfattade meningar. I rekryteringssammanhang kallas detta ofta för magkänsla. Magkänslan är viktig, men den kan många gånger vara förrädisk. Studier visar exempelvis att rekryterande chefer oroar sig för att arbetstagare över 40 år har förlorat förmågan att lära sig nya saker, att de slutat vara anpassningsbara och att de inte längre tar initiativ samt att personer med typiskt arabiska namn har 50 procents lägre chans att bli kallade till intervju. Därtill möter vi alltför ofta olika former av förutfattade meningar så som att feta människor är lata, att äldre är långsamma, att unga är oansvariga … Listan av alla de fördomar som påverkar arbetsmarknaden negativt kan göras lång. Människans oförmåga till rationella be-

INL EDNI N G

slut (och vår övertro på att vi faktiskt är väldigt bra på just detta) är en stor utmaning i rekryteringssammanhang. Idag står många verksamheter inför att nyanställa, samtidigt som bristen på arbetskraft är den högsta någonsin. Det här, i kombination med att det är just subjektiva människor som fattar rekryteringsbesluten, gör att kompetensförsörjning är en av de absolut största utmaningarna för chefer idag. Med denna bok i din hand har du bättre förutsättningar att lyckas. Bra och riktiga rekryteringsbeslut är positivt för dig som rekryterande chef, för din verksamhet och för arbetsmarknaden i stort. Varsågod, här är den! Trevlig – och givande – läsning.

1. Undvik fällorna

yra minuter! Så lång – eller snarare kort – tid tar det att bestämma sig för om personen vi har framför oss under intervjun är rätt för rollen eller inte. Att skapa sig en uppfattning om omvärlden kan gå på hundra millisekunder, eller kanske på fyra minuter. Så snabbt har vi bestämt oss. Och sedan sitter vi där, med hela femtiosex minuter kvar av den inplanerade intervjun, och suckar inombords. ”Bortkastad tid – jag ju vet redan att hon aldrig kommer att funka hos oss.” Eller åtminstone med en gnagande känsla av att ”något inte stämmer”. Människor fattar snabba beslut – det är det som evolutionen har gynnat. Instinkten har varit och är sannolikt fortfarande människoartens viktigaste framgångsfaktor genom historien. Förmågan att fatta snabba beslut och det som allmänt kallas för magkänsla är en av dina absolut största tillgångar. Men samtidigt är det din absolut största utmaning. Det beslut vi fattar så snabbt är nämligen inte rationellt. Det bygger inte på relevant information. Instinkten förleder dig och du blir förtjust. Eller tvärtom. Din magkänsla bedömer inte individens faktiska kompetens. Det är såklart omöjligt att göra på några millisekunder, eller på fyra minuter. Du bedömer inte personen utifrån vad hon eller han faktiskt är, utan utifrån vad du tror att hon eller han är. Det här inbyggda beslutssystemet innebär att du missar guldkorn, att du tar vidare en karismatisk men relativt inkompetent charmör och att du slutligen anställer en person som i mångt och mycket

1 . U NDVIK FÄLLORNA

liknar dig själv. Det är mänsklig och naturligt. Men det är inte bra när du rekryterar. Magkänslan är fantastisk och i andra sammanhang väldigt användbar. Och eftersom den inte går att stänga av måste den få vara med även vid rekrytering. Men det innebär att vi behöver lära oss att hantera magkänslan. Den ska inte styra oss att fatta ett beslut fyra minuter in i en intervju. Det här är anledningen till att vi behöver något att hålla oss i när vi rekryterar. Något som gör att vi kan förhålla oss lite mer objektiva, lite mer rationella. Något som gör att vi kan ta oss förbi de fyra minuterna och ägna hela intervjun åt vår bedömning. Något som gör att vi inte väljer – eller väljer bort – kandidater på fel premisser. Detta något är kompetenbaserad rekrytering. Kompetensbaserad rekrytering handlar i grund och botten om att ha en röd tråd genom hela rekryteringsprocessen. Att först och främst förstå vad det är som gör en individ kompetent för en viss roll – om det är vissa delar av meritförteckningen som avgör eller kanske främst personligheten, både och eller något annat – och sedan undersöka dessa saker på ett strukturerat sätt genom hela rekryteringen. Eftersom vi alla är människor som förleds av våra subjektiva känslor, snubblar på vår intuition och lockas till snabba beslut av såväl omgivning som brist på tid, är detta lättare sagt än gjort. Det är därför vi behöver förstå varför kravprofi l, mallar och struktur är så viktigt. Och vilka konsekvenser det får att falla till föga för det lätta, snabba och enkla. Det är därför det här kapitlet om rekryteringsfällor och andra utmaningar behövs. Medvetenhet, insikt och kunskap om de egna utmaningarna är nämligen en god grund för att kunna hantera dem på ett bra sätt.

1 . U NDV IK FÄ L LO R NA

Så fattar vi beslut För människoarten har det varit avgörande att snabbt kunna bedöma vad som är ett hot. Primärt är vårt fokus överlevnad. Riskanalys är vår specialitet: farlig – ofarlig, fiende – vän, ja – nej, rätt – fel. Så håller vi på dagarna i ända. Och så har vi alltså hållit på sedan vi var grott människor. Kanske blir vår tolkning av situationen och vårt sätt att hantera den inte alltid hundraprocentigt rätt. Men vem bryr sig om det, när ett mer eftertänksamt beslut hade inneburit stor fara eller rent av död?! Under de senaste århundrandena har människans omvärld drastiskt förändrats. Man kan bara fantisera kring vad en grottmänniska skulle uppleva om hon kastades rakt in i dagens informationsflöde, med allt vad det innebär i form av utbud, tillgängliga alternativ och dagliga beslut. Det är tur för oss, som lever här och nu, att vi hunnit öva upp reptilhjärnan rejält. För även om vi sällan ställs inför omedelbara hot som rovdjur och vilda fiender, så har vi stor nytta av våra reptilhjärnors instinkter. Att fatta snabba beslut är fortfarande en överlevnadsstrategi. Motsatsen hade defi nitivt aldrig fungerat. Föreställ dig för en sekund hur det skulle se ut om vi var tvungna att tänka efter länge och väl, varje gång vi ställdes inför en fråga, ny information eller en valmöjlighet. Det hade aldrig funkat, det har vi defi nitivt inte tid till! Perception kallas den subjektiva process som skapar ordning och struktur i den information vi ständigt samlar in. Våra hjärnor tolkar och bearbetar hela tiden alla de intryck vi får via våra sinnen. Insamlingen går blixtsnabbt. Och hur vi samlar in information är även det en mycket subjektiv och kreativ process. Vår verklighetsuppfatt ning bygger nämligen på våra erfarenheter, förväntningar, fördomar och stereotyper. För att krångla till det ytterligare påverkas verklighetsuppfattningen också av andra

1 . U NDVIK FÄLLORNA

faktorer och omständigheter. Vi fattar olika beslut beroende på humör och dagsform, på om vi är pigga, trötta, glada, proppmätta eller hungriga. Och vi ser världen utifrån våra egna behov. Inte särskilt upplyftande läsning, vi vet. Så dyster att den till och med känns osannolik. Kanske tänker du som läser detta nu, att just din magkänsla faktiskt inte är så pjåkig? Att din människokännedom är något mer träffsäker än många andras? Att ovan gäller andra, men inte dig? Att känna och tänka så är även det högst mänskligt. Faktum är att vi alla är mycket mer irrationella än vad vi någonsin vill kännas vid. Och dessutom har vi en övertro på vår egen förmåga till logiska resonemang och rationella beslut. Det fi nns alltså en hel del som borde oroa oss när vi gör bedömningar och fattar beslut i våra rekryteringsprocesser. Ha därför följande i åtanke: 16

: Vilket humör är du på? Känslan i kroppen när du sätter dig för att gå igenom de inkomna ansökningarna, eller när du tar emot din kandidat i receptionen, har stor inverkan på ditt beslut. Eftersom du påverkas av hunger och trött het är det värt att fundera över när på dagen du lägger dina intervjuer. Därutöver påverkas du av händelser i vardagen: hur morgonen var, om kollektivtrafi ken fungerade, vilket samtal du hade eller vilket sms du fick precis innan du klev in i intervjurummet. : Vad får dig att lägga ett cv i nej-tack-högen? Att någon har stvavfel eller sär skrivningar i ett personligt brev kan vara anledning nog för många att lägga den ansökan direkt i nej-tack-högen. Tyvärr händer det även att cv:t läggs i nej-tackhögen beroende på information om kandidatens ålder, kön eller etnicitet. Ofta helt omedvetet. Men beslut som fattas utifrån denna information är direkt diskriminerande. Ibland baseras det snabba beslutet på information om var kandidaten bor.

1 . U NDV IK FÄ L LO R NA

”Oj, hon bor på södra sidan om stan, det blir ju alldeles för långt att ta sig fram och tillbaka hit varje dag – inte aktuell.” : Vem gör sig bra i din intervju? Många gånger har verbala, entusiasmerande och extroverta personer en fördel i intervjusammanhang. Även långa, vackra och välklädda personer ligger bra till. I intervjun är målsättningen givetvis att bedöma vem som är kompetent för rollen. Det kan vara väldigt svårt att göra om du blivit förtjust eller charmerad. För att inte tala hur svårt det är när du känner raka motsatsen. Det står klart att ingen människa klarar rekrytering på ren instinkt. Eller tack vare ”god människokännedom”, som vissa hellre kallar det. Vi tänker helt enkelt inte rationellt, och vi drar helt felaktiga slutsatser – ibland för att det råder tidsbrist, alltid för att vi är människor.

Rekryteringsfällor Inom forskning kring perception och kognition fi nns mycket intressanta studier som förklarar hur våra hjärnor fungerar. Samma forskning förklarar många av de rekryteringsfällor vi fastnar i, om vi inte är uppmärksamma. Halo-effekten är ett psykologiskt fenomen som handlar om att vi låter en egenskap hos en person ”spilla över” på andra egenskaper hos samma individ. Att vi drar slutsatser som är fel. Att vi sätter likhetstecken mellan egenskaper som överhuvudtaget inte hänger samman. Om en kandidat, som i exemplet ovan, har många stavfel i sin personliga ansökan, är det mycket troligt att ganska många av oss låter det konstaterandet spilla över på andra möjliga person-

1 . U NDVIK FÄLLORNA

lighetsdrag. Kanske tänker vi att personen även är slarvig, nonchalant, inte tillräckligt intresserad av tjänsten, att hon eller han ”gör snabbt och fel” och har en låg ambitionsnivå. Om en annan kandidat istället har en väldisponerad cv med en snygg layout och en trevlig bild på sig själv, fi nns det stor chans att kandidatens ansökan får många av oss att tänka att hon eller han även är trevlig, ambitiös, strukturerad, lätt att ha att göra med och mer intresserad av vår tjänst och vår verksamhet än några av våra övriga sökande. Egentligen har kandidat nummer ett dyslexi, men är oerhört begåvad och ambitiös. Tjänsten hon är aktuell för innehåller inte alls något textförfattande, och hennes dyslexi är därmed ingen stor nackdel. Däremot är hennes höga ambition och förmåga att se aff ärsmöjligheter och logik en enorm konkurrensfördel för den arbetsgivare som anställer henne. Kandidat nummer två – hon med den väldisponerade ansökan och den tilltalande bilden – har fått stor hjälp med att skapa sitt cv av en vän som är både AD och duktig på att skriva. Egentligen är hon inte är speciellt intresserad av tjänsten alls, utan har skickat samma ansökan till alla våra branschkollegor, mest för att se hur hon står sig i konkurrensen. Halo-effekten är tydligt närvarande även under en intervju. Fyra minuter in i intervjun har vi som sagt redan fattat ett beslut. Detta snabba beslut bygger visserligen på den lilla och knappa information vi hunnit få av kandidaten, men till oändligt mycket större del på vad vi kopplar ihop denna mycket begränsade information med. Slappt handslag lika med osäker och svag. Person som tackar ja till kaffe lika med social och trevlig. Och så vidare. Fyra minuter in i intervjun har vi bestämt oss. Eller kanske redan i receptionen? Det här beslutet behöver vi alltså komma förbi och kunna ompröva i resten av intervjun.

1 . U NDV IK FÄ L LO R NA

Något som ytterligare försvårar situationen för kandidaten i intervjun ovan, är vad som inom psykologin kallas för konfi rmationsbias: tendensen att omedvetet vara selektivt uppmärksam på sådan information som bekräftar de egna uppfatt ningarna. Det innebär att intervjuaren som redan bestämt sig för om personen är rätt eller fel, sitter kvar i intervjurummet under resterande femtiosex minuter och söker efter sådan information som stärker och bekräftar det första intryckets beslut: ”Jaha, det var väl det jag visste – korta anställningar och inte så mycket relevans i svaren kring ledarskap. Och visst upprepar hon ordet ’liksom’ väldigt ofta? Det känns inte så professionellt måste jag säga.” Går man in i en situation med en förutfattad mening kan man alltså ge sig på att man kliver ur samma situation med ett antal ”bevis” för att det man tänkte också var sant. Konfi rmationsbias är sannolikt också bidragande till den felaktiga och onyanserade bild många har kring sin egen förmåga att lyckas med just rekrytering: ”Titta vad bra jag är på rekrytering: Kalle som jag rekryterade för nio månader sedan är faktiskt kvar, och jag har dessutom aldrig hört någon kollega någonsin säga att han inte gör sitt jobb!” En ytterligare rekryteringsfälla är kontrasteffekten. Fällan innebär att man under rekryteringens gång jämför kandidaterna med varandra, istället för att fundera över vem av dem som bäst motsvarar de krav som ställs för rollen. Det kan kanske verka logiskt; självklart behöver vi rangordna kandidaterna för att lyckas anställa den bästa. Men risken är väldigt stor att vi blir påverkade av en mängd irrelevant information och tappar fokus på det som är viktigt och avgörande för att lyckas i rollen. Istället blir fokus på vem av de vi träffat som vi gillar bäst. Vi människor blir lätt förtjusta och förledda, i synnerhet när kontrasterna är stora. Det grundläggande att ributionsfelet är fällan vi fastnar i när vi överskattar kandidatens personatt ribut och underskattar

1 . U NDVIK FÄLLORNA

situationsförhållanden. Att ributionsfelet är alltså fällan vi går i när vi för oss själva, eller för andra, ska förklara en persons agerande. Exempel på detta är hur vi överskattar en individs försäljningskompetens då hon kan uppvisa omsätt ningsresultat som övergår hennes årsbudget. Att hela branschen hon verkat i gick 30 procent över förväntan, och att kandidatens resultat endast ligger 5 procent över budget, tänker vi inte på. Vi överskattar med andra ord hennes förmåga att sälja, hennes driv och hennes ambition. Situationsfaktorer är vad som förklarar hennes omsätt ningsresultat. Inte hennes personliga egenskaper. Egentligen borde hennes resultat ha varit långt bätt re, om vi ser till omständigheterna runt henne. Ett annat exempel på detta är hur vi bedömer den kandidat som kommer tio minuter för sent till vår intervju. Personen kanske tillskrivs egenskaper som slarvig, tidsoptimistisk, omotiverad och ostrukturerad. ”Man ser väl till att vara i god tid om man är intresserad?!” Men egentligen är det situationsfaktorer som spelat in här. Faktum är att nästan alla som skulle på möte just klockan två i vår del av staden denna eftermiddag, blev försenade på grund av totalstopp i kollektivtrafi ken. Men en sådan förklaring från kandidaten i fråga tar vi kanske istället som en dålig ursäkt. ”Då ser man väl till att ha lite bätt re marginal?” Inte nog med ovan utmaningar – som vi redan nämnt är vi människor också starkt påverkade av vår egen dagsform. Beroende på om du är glad, ledsen, pigg, trött, mätt eller hungrig är

sannolikheten stor att du bedömer dina kandidater olika. I en ofta citerad studie lät man åtta domare gå igenom ansökningar om villkorlig frigivning. Domarna var erfarna och de flesta ansökningarna avslogs, endast 35 procent beviljades. Men det anmärkningsvärda resultatet av studien var att trots att det handlade om erfarna domare visade det sig att villkorliga frigivningar

1 . U NDV IK FÄ L LO R NA

beviljades i över 60 procent av fallen när domaren just ätit, men när det gått några timmar beviljades nästan inga.

Konsekvenser av att fatta beslut utifrån magkänsla Vår magkänsla leder oss uppenbarligen till snabba och felaktiga beslut. Fel beslut leder först och främst till att vi missar att anställa rätt person. Utöver det innebär dessa fällor ibland att rekryteringen blir en stor och kostsam felinvestering. Dessutom fi nns en överhängande risk att vi omedvetet diskriminerar när vi fastnar i fällorna. 21

Felrekryteringar Att rekrytera är dyrt. Men kostnader kopplade till en rekrytering bör faktiskt ses som en investering. Den lite utt jatade meningen ”medarbetarna är vår viktigaste resurs” gäller fortfarande och humankapitalet är många gånger det absolut största kapital som verksamheten har. Därmed är rekrytering en mycket god investering – när rekryteringen blir rätt. Att rekrytera är dyrt, men att rekrytera fel är oerhört mycket dyrare. Det är väldigt svårt att sätta en exakt siff ra på vad en felrekrytering kostar. En ofta citerad siff ra är 700 000 kronor men det beror självklart på allt från typ av tjänst till hur allvarliga fel personen begår. Oavsett hur man räknar så blir det snabbt mycket pengar. Och då talar vi ”bara” om de kostnader som hänger samman med en uppenbar felrekrytering, med andra ord

1 . U NDVIK FÄLLORNA

då den man anställer senare visar sig vara helt fel person för rollen eller verksamheten. Att missa den mest kompetenta bland de sökande, och istället anställa den medelmått ige kandidaten, är självklart en gigantisk förlust som är helt omöjlig att räkna på. En felrekrytering är givetvis väldigt problematisk. Tyvärr sker de dock emellanåt, trots att man arbetar med sin rekryteringsprocess helt enligt konstens alla regler. Rekrytering är nämligen ett hantverk kopplat till sannolikhetslära. När vi fatt ar vårt slutgiltiga anställningsbeslut är det alltid utifrån ett kvalificerat antagande om att personen på andra sidan anställningskontraktet med mycket stor sannolikhet kommer att vara ”rätt person på rätt plats”.

Omedveten diskriminering 22

Aldrig har vi hört om en chef som går till jobbet om morgonen med en tanke om att ”idag ska jag nog ta och diskriminera lite …”. Personer som arbetar med och för andra människor och i synnerhet personer som brinner för ledarskap, har liksom inte sådana tankar och idéer. De vill få andra att växa och utvecklas, de drivs av gott samarbete och teamwork. Och när de rekryterar söker de efter ”rätt person på rätt plats”, och de skulle aldrig ens komma på tanken att välja bort ”rätt person” på grund av diskriminerande att ribut. Vi utgår från att du är en av dem. Trots det så händer detta dagligen. Omedveten diskriminering hänger på samma sätt som felrekryteringar tätt samman med att det är subjektiva människor som fattar besluten. Diskriminering beror många gånger på hur vi som människor är funtade. Att vi sätter likhetstecken mellan saker och ting som inte har något samband. ”Jag tänker mig en nyfi ken, kreativ och snabblärd person, en person på sisådär en 30–35 år. Och så får det gärna vara en tjej ...”

1 . U NDV IK FÄ L LO R NA

Omedveten diskriminering beror på att vi förstår vår omvärld genom att kategorisera information med hjälp av stereotyper och fördomar. Stereotyper och fördomar är i sin tur orsaken till att många verksamheter består av mycket homogena arbetsgrupper (vilket gör att de inte speglar den mångfald som återfi nns i kundgruppen), att det sitter främst vita män i medelåldern i ledande positioner, att många tvekar att anställa personer över 40 år, eftersom de anses dåliga på att ta initiativ, att afro-svenskar står längst bort från arbetsmarknaden och har absolut lägst avkastning på sina universitetsutbildningar, att äldre anses långsamma och att yngre anses oansvariga i all oändlighet. Mänskligt? Absolut – men vi får aldrig avfärda en diskriminerande handling eller ett diskriminerande beslut med: ”Jag rår inte för det, jag är bara människa.” Det har vi till och med en lagstift ning som säger. De sju diskrimineringsgrunderna är: : kön : könsöverskridande identitet eller uttryck : etnisk tillhörighet : religion eller annan trosuppfatt ning : funktionsnedsätt ning : sexuell läggning : ålder. Diskriminera kan man göra på olika sätt. Direkt diskriminering är när någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, och om missgynnandet har samband med en diskrimineringsgrund. Exempel på direkt diskriminering är när någon väljer att anställa en person som är 35 år, fast det bland de sökande fi nns en 58-årig kandidat som bätt re matchar kravprofi len.

1 . U NDVIK FÄLLORNA

Indirekt diskriminering är ”när någon missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse, ett kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutralt, men som kan komma att särskilt missgynna personer utifrån en diskrimineringsgrund såvida inte kriteriet, bestämmelsen eller förfaringssättet har ett berättigat syfte och de medel som används är lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet”. Det står i 1 kap. 4 § diskrimineringslagen (2008:567). Exempel på indirekt diskriminering är att söka efter en person som har ”gedigen erfarenhet”. Då missgynnas sannolikt yngre kandidater, som skulle kunna ha en tillräckligt god kompetens trots att de arbetat färre antal år. Det kan också handla om att man söker ”nyutexaminerade” och indirekt diskriminerar äldre.

Att lyckas med rekrytering Rekrytering är en oerhört viktig, strategisk och prioriterad fråga för alla verksamheter idag. Rekrytering hanteras av subjektiva och irrationella människor. Denna kombination gör det föga förvånande att kompetensförsörjning är en av företagens tre största utmaningar. Att det råder kompetensbrist inom väldigt många branscher, att rekrytering är dyrt och att diskriminering är förbjuden i svensk lag gör frågan än mer högprioriterad. Så vad kan man då göra för att lyckas?

Tänk långsammare och följ en god struktur! Daniel Kahneman är psykologen som ägnat hela sitt forskarliv åt att ta reda på hur vi människor egentligen funkar när vi fattar beslut. Grovt sammanfattat beskriver han i sin bestseller Tänka, snabbt och långsamt att människan har två system för att fatta be-

ANN-CHRISTINE STAFWERFELDT & JOSEFIN MALMER

REKRYTERINGSBOKEN FÃ&#x2013;R CHEFER

ANN-CHRISTINE STAFWERFELDT & JOSEFIN MALMER

”Lättillgänglig och pedagogisk bok för alla med rekryteringsansvar.” Anna Annerberg, Sektionschef Attrahera & Bemanna, Karolinska Universitetssjukhuset

Best.nr 47-12736-8

JOSEFIN MALMER & ANN-CHRISTINE STAFWERFELDT

REKRYTERINGSBOKEN FÖR CHEFER

”Vårt mål är att du som chef ska lyckas med dina rekryteringar! Att det också blir roligare får du på köpet.”

REKRYTERINGSBOKEN FÖR CHEFER

Tryck.nr 47-12736-8

47-12736_Rekryteringsboken för chefer_omslag.indd 1

21/09/18 12:15 PM