9789144140711 by Smakprov Media AB

CHEF OCH HR ATT MÖTA PERSONALPROBLEM TILLSAMMANS

K R I ST I N A PA L M & DAG CA L M I N D E R

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal, är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 43250 ISBN 978-91-44-14071-1 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2021 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Formgivning inlaga: Karl Stefan Andersson Ombrytning inlaga: Team Media Sweden AB Formgivning omslag: Francisco Ortega Omslagsbild: Shutterstock Printed by GraphyCems, Spain 2021

Innehåll

Författarnas tack 7 1 Introduktion 9 1.1 Hur boken kom till 12 1.2 Några begrepp som anger tonen i boken 14 1.3 Målgrupp 14 1.4 Bokens disposition 16 2 Arbetsmiljöarbete 19 2.1 Arbetsgivarens ansvar och åtagande 21 2.2 Fackets roll i arbetsmiljöarbetet 25 2.3 Arbetstagarens ansvar och åtaganden 26 3 Att vara chef på ett utvecklande sätt – Utvecklande ledarskap 29 3.1 Vad krävs av chefen för att bli en bra ledare? 32 3.1.1 Fysiska och psykiska förutsättningar 32 3.1.2 Livsåskådning 34 3.1.3 Önskvärda kompetenser 35 3.2 Omgivningens påverkan på ledarskapet 38 3.3 Ledarstilar enligt ledarskapsmodellen 45 3.3.1 Destruktivt ledarskap 45 3.3.2 Konventionellt ledarskap 46 3.3.3 Utvecklande ledarskap 48

4 Att stötta chefer på ett utvecklande sätt – Utvecklande HR 63 4.1 Vad krävs av HR-specialisten för att bli en bra HR-specialist? 64 4.2 Omgivningens påverkan på HR-specialistens arbete 74 4.2.1 Intern påverkan på HR-arbetet 74 4.2.2 Omvärldens påverkan på HR-arbetet 77 4.3 Tre sätt att utöva HR-specialistens arbete 83 4.3.1 Destruktivt HR 83 4.3.2 Förvaltande HR 85 4.3.3 Utvecklande HR 87 5 Fiktiva personalärenden – utmaningar och möjliga angreppssätt 97 5.1 När du tror att någon levererar på topp, men blir varse om det motsatta 97 5.1.1 Reflektionsfrågor 117 5.1.2 Författarnas kommentarer 117 5.2 Rehabilitering efter utmattningssyndrom 119 5.2.1 Reflektionsfrågor 136 5.2.2 Författarnas kommentarer 136 5.3 När en funktionsvariation ställer till det och samtidigt blir lösningen på ett annat problem 138 5.3.1 Reflektionsfrågor 152 5.3.2 Författarnas kommentarer 152 5.4 Missbruk 154 5.4.1 Reflektionsfrågor 165 5.4.2 Författarnas kommentarer 166 5.5 Sexuella trakasserier 167 5.5.1 Reflektionsfrågor 179 5.5.2 Författarnas kommentarer 180

6 Dags att våga 185 6.1 Mod och etik i organisationer 185 6.2 Organisatoriska hinder och förutsättningar för etiskt beteende 188 6.3 Utveckla en humanitär personalpolitik 191 7 Några avslutande ord från författarna 197 Referenser 199 Register 205

1 Introduktion

Den här boken har kommit till stånd för att vi båda brinner för att skapa goda arbetsmiljöer och för att vi är övertygade om att när chefer och HR-specialister samarbetar blir arbetsmiljöarbetet både enklare och bättre. I arbetsmiljön ingår fysiska, sociala och organisatoriska arbetsförhållanden och den här boken kommer framför allt att handla om att hantera personalärenden för att de sociala och organisatoriska arbetsförhållandena ska bli så bra som möjligt. Vi menar nämligen att en underlåtelse att hantera personalärenden av problematisk karaktär i sig skapar en dålig arbetsmiljö. Tänk dig en arbetsgrupp med fem personer varav en av dem sällan eller aldrig drar sitt strå till stacken och ofta eller alltid kommer med spydiga och elaka kommentarer på arbetsmöten. Om chefen inte agerar innebär det att de andra fyra måste arbeta hårdare och mer för att täcka upp och att de andra fyra kommer att känna sig illa till mods och få stresspåslag inför och på varje möte. Det är chefens ansvar att agera och det är HR:s roll att hjälpa till. Forskning visar att kvaliteten på chefens ledarskap har effekter på arbetsmiljön, såsom arbetsklimat (Malloy & Penprase, 2010) och upplevd arbetstillfredsställelse (Cummings, m.fl., 2010; Sellgren, m.fl., 2008). I våra respektive yrkesliv har vi, Kristina som chef inom akademin och Dag som konsult inom HR med komplicerade uppdrag

1 Introduktion inom arbetsrätt och arbetsmiljö, många gånger mött arbetstagare som menar att arbetsmiljön är enbart chefens eller HR:s ansvar, men så är inte fallet. Enligt arbetsmiljölagen kapitel 3 – allmänna skyldigheter (SFS 1977:1160) är det tydligt uttryckt att såväl arbetsgivare som arbetstagare har skyldigheter: • Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. • Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. • Arbetstagaren ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Han1 ska följa givna föreskrifter. Att som arbetsgivare ha kunskap om ovanstående tre punkter, anser vi vara en självklarhet i arbetsmiljöarbetet. Kunskap inom arbetsmiljö och arbetsrätt ger arbetsgivaren en bra grund att utgå från för att arbeta aktivt med problematiska personalärenden. Chefen har alltså ett formellt ansvar för arbetsmiljön, men hur är det med HR? HR är och ska vara en stödfunktion till chefer i en rad olika arbetsuppgifter. Vanliga uppgifter som ingår i en HR-roll rör till exempel rekrytering, fackliga förhandlingar, administration, kompetensutveckling och avslut. Damm och Dahte (2016) beskriver att 2000-talets personalarbete karaktäriseras av ett centraliserat och strategiskt HR-arbete som utförs av HR-specialister, medan det operativa personalarbetet utförs av cheferna i verksamheten. Att chefer ansvarar för det operativa personalarbetet menar vi är något positivt och det ligger i linje med Utvecklande ledarskap. Dock är erfarenheten att HR inte i tillräcklig utsträckning är ett stöd till cheferna i de svårare operativa frågorna, som exempelvis konflikthanteringar eller disciplinära problem. 1 Det står ”han”; vi hade föredragit hen eller han/hon.

1 Introduktion Den fråga som vi lyfter fram och slår ett slag för i denna bok är en uppgift för HR som vi vill se mer av, nämligen att vara ett konkret stöd och bollplank till chefer i personalärenden. HR har med sin specialistkunskap om arbetsmiljö och arbetsrätt i organisationen en helt unik position för att kunna vara detta stöd. Detta då personalärenden i de flesta fall kräver kunskap i både arbetsrätt och arbetsmiljö tillsammans med erfarenhet av hur olika människor ska bemötas. Den HR-specialist som utreder en eventuell misskötsel hos en medarbetare behöver också ha kännedom om hur chefen initialt har hanterat de situationer som uppstått, men även veta hur organisationen ser på m isskötsel generellt och vilka konsekvenser som olika slags misskötsel fått tidigare. Ytterligare en erfarenhet vi har med oss, är att en medarbetare som blir medvetandegjord om sin misskötsel kan hamna i en krisreaktion. Den kan någon gång vara spelad men är ofta reell eftersom det är jobbigt när ett tillkortakommande, som sopats under mattan, kommer upp i ljuset och medarbetaren behöver förändra ett invant beteende. Det krävs både erfarenhet och trygghet hos chefen och HR-specialisten för att klara av att hantera samtliga ”ingredienser” som finns och kan uppstå spontant i ett medvetandegörande samtal. Sammanfattningsvis kan man säga att boken fokuserar på en särskild del av HR-arbetet, nämligen det konkreta samarbetet med organisationens chefer. HR-specialister är med fördel utifrån detta perspektiv organiserade på en HR-avdelning för att där utbyta och utveckla kunskap i HR-området tillsammans. Därtill är det klokt att en HR-specialist ansvarar för särskilda områden/ verksamheter inom organisationen. På så vis kan HR och chefer utveckla en trygg och långsiktig relation och HR-specialisten får gedigen kunskap om verksamheten som hen ska stödja. Slutligen, två mycket viktiga utgångspunkter i den här boken är att vi författare utgår från att alla chefer och medarbetare gör så gott de kan utifrån de förutsättningar som finns och att du som chef och HR-specialist ska agera med både individens bästa OCH organisationens bästa i fokus. Då är möjligheten att hitta vinnvinn-lösningar som störst.

1 Introduktion 1.1 Hur

boken kom till

Innan Kristina blev formell chef fick hon hantera sitt första personalärende. Hon funderade inte så mycket på om det var hennes formella ansvar eller inte, utan för henne föll det sig naturligt att agera i den arbetsfördelande roll hon hade. Kunskaperna i arbetsrätt var knappa, men som forskare i industriell arbetsvetenskap var däremot de teoretiska kunskaperna om arbetsmiljö och ledarskap desto bättre. Det var i detta första ärende som Kristina träffade Dag. Dag arbetade som specialist med arbetsrättsliga frågor och redan vid det andra fysiska mötet frågade Kristina Dag om han ville bli hennes mentor och han tackade ja. Där och då inleddes en professionell relation som kommit att bli ett ömsesidigt utbyte av kunskaper och erfarenheter sedan 2011. När den här boken skrivs har Kristina haft formella chefspositioner i sju år. Under fyra av dessa hade hon två parallella chefsuppdrag vid två olika universitet. Det ena uppdraget var ett prefektuppdrag (chef för en institution, motsvarande avdelning) och det andra var ett uppdrag som forskargruppsledare – på många sätt helt olika uppdrag, men de frågor som rörde personalärenden bar samma utmaningar. Dessa uppdrag innehöll allt man kan tänka sig inom ett chefsuppdrag, från ekonomiska beslut till korrigerande samtal med medarbetare, från att bygga en ny fastighet till att driva ett stort utvecklingsarbete till ett värde av 500 miljoner kronor, från att ta obekväma beslut till att vara värd på arbetets julmiddagar och naturligtvis att alltid arbeta med arbetsmiljön både i det stora och i det lilla sammanhanget. Personalärendena har varit många, vilket inte är unikt för de arbetsplatser som Kristina varit på, men möjligen har personer runt omkring tänkt att det är fler än på andra arbetsplatser. Detta tror vi beror på att ärenden har hanterats i större utsträckning än vad som är vanligt och kanske speciellt inom akademin. När K ristina klivit av sina båda chefsuppdrag våren 2019 träffades Kristina och Dag för att som vanligt prata om arbete (och livet i övrigt). När de var på väg att säga hej då frågade Kristina om det inte var dags för Dag att skriva en bok om sina erfarenheter

1 Introduktion inom HR. Han har ju trots allt 30 år i rollen och med mycket stor erfarenhet av att stödja chefer i svåra personalärenden, av komplicerade avslut och omplacering av personal. Dag har varit anställd i kommunala, privata och statliga organisationer och arbetar nu i eget företag. Konsulterfarenheterna är inte bara många, de är också breda och djupa. Dag blev intresserad av tanken av att skriva en bok, men han fick inte tänka speciellt länge, för några veckor senare föreslog Kristina i stället att de skulle skriva boken ihop och att den skulle spegla det samarbete de haft under alla år. Efter att ha bollat manusidéer fram och tillbaka några gånger landade vi i den här boken och med uppbackning av forskarkollegor i ämnesområdet frågade vi Johan Lindgren (vår förläggare) på Studentlitteratur om det här var en bok för dem. Det var det! Att i en bok skriva hur den blev till kanske inte hör till vanligheterna, men detta är inte heller en vanlig bok. Det är en bok som tar sin utgångspunkt i alla våra samtal om personalärenden under nio års tid och vi finner det angeläget att berätta lite kort om bakgrunden till boken – inte minst av hänsyn till alla de människor som vi har eller har haft en professionell relation till. Vi är ganska säkra på att du som läser boken tycker dig känna igen de personer vi använder för att illustrera hur personalärenden kan hanteras. Vi vill dock försäkra dig om att de personer du läser om är fiktiva. De bygger på alla de ärenden som vi enskilt och tillsammans har hanterat under vår långa yrkeserfarenhet. Det innebär att vi har bytt kön, ålder och arbetsplats på samtliga och därtill har vi också slagit ihop situationer och karaktärsdrag för att inte någon ska känna igen sig. Vi tror ändå att du kommer att känna igen en person eller situation, men det är enbart en slump. För oss överväger de positiva aspekterna av att skriva den här boken långt de negativa, det vill säga att någon till trots skulle känna sig utpekad. Återigen, boken är skriven för att bidra till en bättre arbetsmiljö och det sätt vi valt att göra det på tror vi har möjlighet att göra just det. Förutom att boken bygger på våra egna och gemensamma erfarenheter bygger den på forskning om chefskap, ledarskap och HR samt aktuell arbets- och arbetsmiljörätt.

1 Introduktion 1.2 Några

begrepp som anger tonen i boken

• Arbetstagare och medarbetare används för att benämna anställda i en organisation. Vi har medvetet und vikit begreppet underställd då vi förespråkar en mer demokratisk syn på relationen mellan arbetsgivare och anställda. • Chef är en formell roll och position i en organisation med ett arbetsmiljöansvar och det är chefer som ska arbeta aktivt med personalfrågor tillsammans med HR-specialisten. • Hen är ett könsneutralt pronomen och används i stället för hon och/eller han eftersom alla de exempel som tas upp i boken kan vara en hon eller en han eller en icke-binär person. • HR-specialist används för att benämna de personer som arbetar för att stötta chefer med HR-frågor i en organisation. Begreppet visar på att det handlar om en person med specialistkunskaper inom HR och det är något vi anser bör värnas om i en organisation. • Personalfrågor används för att beskriva allmänna frågor som rör personalen. • Personalproblem och personalärende används för att beskriva en specifik fråga kring en arbetstagare som av någon anledning hanteras särskilt av en chef och/eller HR-specialist. 1.3 Målgrupp

Den här boken riktar sig till studenter på personalvetarprogram, till nya chefer med begränsad erfarenhet av att arbeta med personalärenden, till nyanställda inom HR som inte har, eller har liten, erfarenhet av att samarbeta praktiskt med chefer i olika personalärenden. Boken riktar sig också till erfarna chefer och HR-specialister som behöver bli inspirerade eller fylla på med

1 Introduktion nya infallsvinklar för att hantera personalärenden tillsammans. Vi tänker så här … Sitter du i skolbänken och dagdrömmer om ditt första arbete som chef eller som HR-specialist? Eller drömmer du mardrömmar för att du tänker att arbetet kommer att vara så himla svårt och alla andra kommer att ha mycket mer erfarenhet än du? Oavsett vilket tror vi att den här boken kan vara till nytta för dig. Den kommer att ge dig ”kött på benen” om vad det innebär att arbeta med personalärenden i praktiken – oavsett om du arbetar som chef eller som HR-specialist. Vi tror att du kommer att få en bild av att arbetet både är utmanande, engagerande och framför allt väldigt belönande när du tar varje ärende på allvar och samarbetar med en engagerad chef eller HR-specialist. Eller, har du fått frågan om du vill ta ett chefsjobb, men tvivlar på att det är något för dig? Har du hört alldeles för många historier om att man är ensam som chef, att personalfrågor och arbetsmiljö är urtrist? I den här boken vill vi framför allt visa att man inte är ensam och att personalfrågor inte är så svåra när man ser till att ha rätt kunskap och stöd. Dessutom, arbetsmiljö är roligt eftersom belöningen kommer i form av nöjda medarbetare. Eller, har du precis fått ditt första arbete som HR-specialist och tycker att det är lika jobbigt varje gång du ska ge råd till en erfaren chef? Vi vill inte att du ska tycka att det är jobbigt, vi vill att du ska vara nyfiken med en drivkraft att hela tiden lära dig nytt. Varje personalärende är unikt, men icke desto mindre kommer varje unikt fall att göra dig säkrare och mer kunnig. Chefens främsta uppgift är att leda verksamheten, inte att vara expert i frågor som rör arbetsrätt eller policyarbete – det är du som är HR-experten! Skulle det vara så att du inte kan svara på en specifik fråga eller är tveksam till vad som är lämplig väg att gå i en speciell situation har du alldeles säkert HR-kollegor att fråga eller litteratur från din utbildning att gå tillbaka till. Det är sällan så bråttom att ett svar måste ges eller ett beslut måste tas just här och nu. Och skulle det nu vara så att du behöver ta ett beslut här och nu, resonera med personen som ställde frågan – på samma sätt som

1 Introduktion vi gjort här i boken kan ni nog tillsammans komma fram till ett tillräckligt bra svar. Slutligen, är du erfaren chef eller HR-specialist och tycker att du har rätt bra koll? Gott så, men med våra gemensamma 40 år som chef och HR-specialist vet vi att det inte finns en situation som är den andra lik. Inte minst har vi lärt oss det genom de otaliga telefonsamtal som vi har haft om hur olika personalproblem ska hanteras. Detta beror ju på att arbetslivet är komplext, att alla kontexter är olika, att alla individer har sina egenheter – såväl vi själva som de vi arbetar med. Ett råd kan fungera för ett problem i en viss kontext, men i en annan kontext får det helt andra konsekvenser. Således tror vi att den här boken kan ge dig nya infallsvinklar på gamla problem. Det finns fler än ett sätt att lösa problem på, i boken beskriver vi hur vi resonerat och gjort. Om vi har fel och du inte lär dig något nytt, var tacksam över att du fått bekräftelse på att det du gör ligger i linje med vad vi tycker är bra chefs- och/eller HR-arbete! 1.4 Bokens

disposition

Bokens röda tråd är utmanande personalärenden som en chef kan ställas inför, där den bästa lösningen i de flesta fall mejslas fram i dialog med en kunnig HR-specialist. Boken inleds med ett kapitel som introducerar läsaren till social och organisatorisk arbetsmiljö. Därefter kommer två kapitel som beskriver den ledarskapssyn och HR-praktik vi förespråkar, underbyggt av tidigare forskning. I kapitlet om ledarskap finns det mycket forskning att luta sig mot, däremot är det sämre kring HR-arbetet varför våra egna erfarenheter får större plats. Förutom att beskriva hur chefer och HR kan och bör arbeta redogör vi också för viktiga förutsättningar för chefer och HR-specialister, både utifrån dem som individer och utifrån kontexten de befinner sig i. Med dessa kapitel hoppas vi att vi har gett dig som läsare en god teoretisk grund för att sedan bättre förstå och tolka de följande fem personalärenden som beskrivs utförligt i nästa kapitel. De

1 Introduktion fem personalärendena (längre fall i skönlitterär form) som tas upp kommer chefer och HR-specialister mycket troligen att möta i sina uppdrag. I samtliga fall samarbetar chefen och HR-specialisten för att finna lösningar på en problematisk situation. De lösningar, råd och samtal som presenteras bygger på författarnas sammanlagda erfarenheter, vilka också är i linje med den forskning som finns. Varje fall avslutas med reflektionsfrågor som du med fördel kan svara på själv och sedan diskutera med en eller flera student kamrater eller kollegor som också läser boken. Varje avsnitt avslutas med ”författarnas kommentarer” där vi kommenterar olika frågor från fallen som av någon anledning behöver hanteras särskilt. Därefter lyfter vi blicken en smula och skriver om vikten av att vara modig när det handlar om personalfrågor, samt vad i organisationer som kan leda till att medarbetare inte är modiga och vad organisationer kan göra för att få modiga chefer och HR-specialister. I ett avslutande kort kapitel reflekterar vi över bokens innehåll. Boken avslutas med referenser till den litteratur och till de lagar och domar vi hänvisat till i löptexten.

Kristina Palm är docent i industriell arbetsvetenskap vid KTH och forskare vid Karolinska Institutet och Karlstads universitet. Hon har mångårig erfarenhet av chefsrollen och forskning om arbetslivet. Dag Calminder är verksam som konsult, med komplicerade uppdrag inom arbetsrätt och arbetsmiljö. Han har mer än 30 års erfarenhet av att arbeta med utmanande HR-frågor och utbildning.

CHEF OCH HR ATT MÖTA PERSONALPROBLEM TILLSAMMANS Känner du som chef eller HR-specialist ett motstånd inför att hantera svåra personalproblem? Eller tycker du att det faktiskt är roligt, men skulle vilja ha handledning i arbetet? Den här boken ger förslag och verktyg för hur chef och HR tillsammans kan arbeta med personalfrågor. Författarna utgår från forskningsbaserad kunskap och egna erfarenheter och ger med hjälp av fallbeskrivningar nya infallsvinklar på vanliga problem. Det integrerande synsättet där teori och praktik varvas, tydliggör också svårare situationer som en chef och en HR-specialist kan stå inför och även följderna av olika sätt att agera. Chef och HR – Att möta personalproblem tillsammans riktar sig till studenter vid universitetsutbildningar där personalfrågor är angelägna men också till yrkesverksamma chefer och HR-specialister.

Art.nr 43250

studentlitteratur.se