9789197621731

Ledarskapsdagbok Boken fรถr din utveckling

Tomas Gustavsson & John Johansson TUK Fรถrlag AB

Kopieringsförbud

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering är förbjuden utöver vad som anges i kopieringsavtal. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Författare Tomas Gustavsson & John Johansson 2006 Förlaget TUK Förlag AB Östra Kanalgatan 10 652 20 KARLSTAD www.tuk.se Typsättning One Digitaltryck AB PrintOnDemand ISBN 91-976217-0-6

2

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

kapitel 4. Tänka på papper

”Jag har vetat detta under en längre tid, men jag har just varit med om det. Nu kan jag det, inte bara med mitt intellekt, utan med mina ögon, mitt hjärta och min mage” Fritt efter Hermann Hesse

kapitel 4. Tänka på papper Varför skall du lägga ner tid på att skriva dagbok egentligen? Visst, det kan finnas härliga nostalgiska vinster att göra på ålderns höst då man tittar tillbaka på sina tankar under livet men vad finns det för vinst för dig som Ledare just nu?

En av fördelarna är att du tränar dig i det vi har valt att kalla ”Tänka på papper”.

Har du någon gång känt ”nu är det så många tankar samtidigt att jag måste få någon rätsida på det här” och sedan skrivit ner dina tankar? Vi känner i alla fall igen oss i de tankarna. Ofta händer det när man har många parametrar att fundera kring eller när antalet detaljer överstiger 7-8 stycken (det har närminnet svårt att hantera).

Det känns då naturligt att göra en lista över dessa detaljer eller att rita en mindmap kring tankarna (metoderna skiljer sig här åt mellan författarna).

Det behöver inte nödvändigtvis vara problematiska situationer för att resultatet skall bli bättre av att använda sig av papper och penna.

Genom att skriva ner dina tankar tvingas du formulera tankarna i detalj. Har du varit med om att du tänkt att saker skall ske i en viss ordning men att du sedan inser att du förbisåg vissa detaljer? Även här känner i alla fall vi igen oss. Vår lösning är att så ofta som möjligt förmå oss att få ner tankarna på papper för att beskriva och sortera dem.

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

3

kapitel 4. Tänka på papper

För att utvecklas behöver du återkoppling. Det vanligaste är att du får återkoppling från andra människor i din närhet. När du skriver, eller för den delen berättar, om upplevelser får du återkoppling från dig själv. Genom att arbeta med Ledarskapsdagboken och Verktygslådan skapar du mer av denna återkoppling. Återkoppling är ett av huvudsyftena med att Tänka på papper.

Att Tänka på papper ger dessutom en långsiktig lärovinst. Kommer du ihåg vilka tankar och reflektioner du hade kring ditt ledarskap igår? Förmodligen. Kommer du ihåg hur dina tankar kring ledarskap var för tre eller tio år sedan? Om du gör det kan vi bara gratulera dig, men för de flesta av oss har dessa minnen antingen bleknat eller förändrats under tiden. Såväl forskning kring vittnesskildringar som minnesforskning visar att hjärnan är väldigt duktig på att förändra minnen över tiden. Om jag säger ”jag kommer ihåg vilket lugn och självförtroende jag kände inför föredraget jag höll på den där konferensen i fjol” är det inte säkert att det är hela sanningen. Minnet tenderar att bibehålla positiva aspekter av situationer och förtränga de jobbigare minnena. Fråga någon som gjort militärtjänsten om lumparminnen så kommer du i huvudsak få positiva minnen berättade för dig. Men även om minnet kan förändras kvarstår det skrivna ordet oförändrat. De reflektioner och tankar som skrivs ner 10 minuter efter en viktig presentation kvarstår år efter år.

Eftersom du skriver ner dina erfarenheter kan du sedan gå igenom dem hur många gånger som helst för att dra nya slutsatser eller se erfarenheten i ett annat perspektiv.

1940 gjordes en studie av 400 framstående människor. (För en djupare genomgång av denna studie se Boktips). Där upptäckte

4

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

kapitel 4. Tänka på papper

forskarna att en gemensam nämnare för Einstein, Newton, Da Vinci med flera var att de skrev ner sina idéer och tankar. Thomas Edison lämnade 100-tals journaler efter sig fulla med anteckningar och bilder.

Frågan man bör ställa sig är: Skriver alla genier dagbok eller blir de betraktade som genier på grund av sitt skrivande?

Skriv ner frågor En viktig del av att ”Tänka på papper” är att skriva ner frågor. Du har säkert varit med om att någon gång börja beskriva ett ”olösligt problem” för en vän bara för att själv direkt inse lösningen. Vännen behöver inte ha sagt eller gjort något, utan bara agerat lyssnare.

I Ledarskapsdagboken kan du skriva ner frågor som du idag inte har svaret på. Under reflektionsgenomgångarna återkommer du till frågan och kan arbeta fram ett svar.

När du skriver ner dina frågor skall du lägga tid på att formulera själva frågan på ett vettigt sätt. Tänk på att formulera dina frågor ur ett lösningsinriktat perspektiv. Frågorna skall vara formulerade så att de går att besvara och att du skall ha nytta av svaret.

Skriv frågorna ur ett perspektiv som du kan påverka. Om dina frågor bara kan besvaras av andra människor är det bättre att du riktar frågorna till dem än att skriva ner dem…

Frågor som 33 Varför händer det alltid mig?

33 När skall Erik lära sig att sluta skrika?

33 När skall pengarna räcka?

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

5

kapitel 4. Tänka på papper

Kan ersättas med: 33 Hur löser jag mitt problem?

33 Hur skall jag bäst hantera Eriks vredesutbrott?

33 Vad kan jag göra för att sänka våra kostnader? Ett alternativ kan givetvis vara ”Vad kan jag göra för att öka våra intäkter?”

En bra och allmän fråga är: Vad är det bästa sättet att dra lärdom av det inträffade?

Andra frågor som är bra att använda vid tuffa situationer på jobbet eller i livet är: 33 Vad finns det för möjlighet med det här?

33 Vad kan jag göra för att detta inte skall upprepas?

33 Hur kommer jag att se på det här om 10 år?

En riktigt bra fråga!

Det är en sanning för oss att ”Alla människor kan lära mig något”.

Det är ett härligt sätt att se på världen och sina medmänniskor. Om du sitter och läser det här på ett tåg, i ett flygplan eller på ett café så se dig omkring. Gör det nu! Fundera lite kort på vad var och en som finns i din närhet i denna stund skulle kunna lära dig.

Visst är det ett intressant perspektiv på människorna runt omkring dig? Det är vår åsikt att det här är en bra motvikt till att stå i tunnelbanan och fundera på varför alla idioter har trängt sig in i just din vagn.

Ett sätt att göra verklighet av ”alla människor kan lära mig något” är att du börjar använda frågan som boken inleds med: Om du kunde åka tillbaka några år i tiden och ge dig själv ett råd som du skulle ha nytta av, vad skulle du säga till dig själv då?” och ställer den till kollegor, bekanta och människor du träffar.

6

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

kapitel 4. Tänka på papper

Under flera år har jag (John) ställt den här frågan till kollegor och vänner. Det har kommit många intressanta svar och frågan ger ofta upphov till bra och givande diskussioner.

Om du vill prova kommer här en kort beskrivning av hur jag använder frågan: 33 Timing är viktigt. Jag tycker att jag fått bäst svar om jag använt frågan efter en stunds samtal.

33 Ofta knyter jag frågan till arbetsrollen ”Om du fick åka tillbaka 5 år och ge dig själv ett råd, som skulle göra ditt liv som advokat lättare, vad skulle du ge dig själv för råd?” om du inte vet vad personen arbetar med fungerar ”om du kunde åka tillbaka ett antal år i tiden och ge dig själv ett råd, som skulle göra ditt liv lättare idag, vad skulle du då säga?”

33 När du har ställt frågan är det viktigt att du är tyst och lyssnar.

Du behöver veta att det ofta blir tyst och att din uppgift är att stilla vänta på svaret. Personen du frågar börjar ofta fundera och det kan ibland ge upphov till en stunds tystnad. Håll emot impulsen att förklara din fråga eller komma med exempel på svar.

33 Till sist en uppmaning: Ställ bara frågan om du är uppriktigt intresserad av svaret. Du kan få mycket personliga svar och de förtjänar ett bra mottagande.

Att skriva med stöd En dagbok kan se ut på många olika sätt och de flesta består enbart av tomma vita sidor, gärna med ett datum högst upp på sidan. Vad är det som gör denna bok annorlunda? Räcker det inte med en sådan dagbok som består av tomma, vita sidor?

I Ledarskapsdagboken finns inga tomma sidor. Anledningen till detta är att vi vill få dig som dagboksförfattare att skriva och © TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

7

kapitel 4. Tänka på papper

reflektera effektivare. Utveckling kräver ditt engagemang och din tid. Vi vill att du skall lägga denna tid på att arbeta med boken snarare än att lägga tid på att strukturera skrivandet. Det är det enkla svaret på frågan om varför boken inte innehåller några tomma, vita sidor.

Det finns inget egenvärde i att skriva varje dag bara för att få en obruten serie med datum. Därför finns inget datum förtryckt högst upp på varje sida utan du bestämmer istället när du vill skriva och reflektera över det du skrivit. Vår förhoppning är att du skriver ofta.

Ett system som fungerar bra är att skriva på vardagarna och låta boken ligga på helgerna. Då kan du med fördel förvara dagboken vid din arbetsplats eller i din väska.

Ju oftare du tar dig tid att reflektera och skriva, desto mer material får du att se tillbaka på gällande din egen utveckling och hur din kompetens har utvecklats. Du kommer att uppleva det som utvecklande att se tillbaka på de första noteringarna du gjorde kring t ex förhandlingar jämfört med hur du reflekterar kring dessa efter en lång tid av affärsförhandlingar. Du kan tydligt se din egen utveckling, vilka händelser som lett fram till din nya kunskap och du kan dra nya slutsatser av gamla erfarenheter.

Vi vill gå så långt som att säga att reflektion ger dig en ny attityd till livet och lärande. Det blir lättare att i en tuff situation se det som hänt som ett misstag att lära sig från, istället för ett misslyckande.

Din dagbok kommer efter en tid att vara full av exempel på situationer som du lärt dig från och utvecklats av, både positiva och negativa.

Det är också vår erfarenhet att en tuff situation som är nedskriven, är enklare att reflektera över och lära sig från i efterhand, än att sitta

8

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

kapitel 4. Tänka på papper

och prata om det som hänt. Orden på pappren är inte lika laddade och du kan ju stänga boken när du vill.

Det bör tilläggas att det är härligt att ha de riktiga succéerna nedskrivna i detalj. Jag (John) har en sida i en av mina dagböcker som innehåller min hittills bästa arbetsdag. Den ägde rum under en av mina resor till Stockholm. Under en och samma dag gjorde min affärsenhet sitt högsta månadsresultat någonsin, affärsenheten fick en stor order, jag avslutade en besvärlig förhandling och avslutade dagen med en middag med två affärsbekanta. Jag har läst mina anteckningar från den dagen många gånger och det får mig alltid på bra humör. Jag hoppas att jag inom en snar framtid skall kunna ha en ännu bättre dag att skriva om.

I den här boken får du chansen att reflektera kring dina erfarenheter som ledare. Därför har vi lagt in tre olika reflektionsuppmaningar så att du enkelt kan komma igång med reflektionerna. För att ytterligare hjälpa dig i din utveckling har vi lagt in en enkel metodik för påminnelse och daglig träning (se Träning och rutor). Vi tycker detta stöd är viktigt och vi vill försöka ge dig det utan att inskränka på din möjlighet att skapa en egen stil. Det är bra om du hittar en egen stil i ditt skrivande när du lärt dig denna metod.

Kort om format Under skapandet av Ledarskapsdagboken så har vi ofta fått frågor om varför man skall skriva i något så ålderdomligt som en bok när vi trots allt lever på 2000-talet. Svaret är enkelt. Vårt mål är att du skall lära dig metoden och då fungerar en bok bra.

När du lärt dig metoden så utvecklas ditt skrivande och då väljer du själv om du vill skriva på dator, i bok eller på annat sätt.

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se

9

Du håller i din hand en handbok för personlig utveckling; utveckling genom att skriva, reflektera och träna. På mindre än två timmar kan du vara igång med att lära dig en enkel och kraftfull metod för att skriva Ledarskapsdagbok.

I slutet av boken finns kapitlet Verktygslådan. Det är beskrivningar av praktiska verktyg för dig som ledare.

Här beskrivs presentationsteknik, hur du genomföra svåra samtal samt förhandlingsteknik.

© TUK Förlag AB 2006 www.tuk.se