9789140695390 by Smakprov Media AB

Upphandla för utveckling

När Kristina Björn som IT-strateg för Falkenbergs skolor första gången fick ansvar för en sådan upphandling hade hon god kännedom om verksamheten, men få kunskaper om hur man genomför en upphandling med utveckling och effektmål i fokus. Det krävdes mycket ödmjukhet, samarbete och lärande för att lösa uppdraget. Idag hör Kristina till de som verkligen gått på djupet kring upphandling för digital skola ur ett verksamhets- och utvecklingsperspektiv.

Upphandla för utveckling • Kristina Björn

Skolans digitalisering innebär stora investeringar. Samtidigt är det en stor utmaning för verksamheten att agera beställare. Särskilt när investeringarna inte bara ska lösa försörjningsproblem utan också bidra till måluppfyllelse och verksamhetsutveckling.

Upphandla för utveckling ger dig den grundläggande orientering kring upphandling för digital skola som Kristina själv en gång saknade. Boken sätter upphandling som medel för utveckling i fokus, och behandlar bland annat ledarskaps- och kompetensfrågor, upphandlingsarbetets olika faser och förfrågningsunderlagets innehåll. Allt kryddat med konkreta tips om vad man kan och bör tänka på när man vill upphandla för utveckling. Kristina Björn hör till pionjärerna kring skolans digitalisering. Med erfarenhet som bl a IT-strateg och kvalitetschef verkar hon idag som processledare, rådgivare och föreläsare med fokus på digitalisering, upphandling, strategiskt ledarskap och skolutveckling.

Upphandla för utveckling

Med Digital skola – från vision till verklighet vill Gleerups stimulera huvudmän, skolor, skolledare och lärare till att förverkliga möjligheterna i en digital skola. ISBN 978-91-40-69539-0

789140 695390

Kristina Björn

Innehållsförteckning

Inledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1. Att leda och utveckla skola i en digital tid . . . . . . . . . . . 11 1.1 Internet, digitalisering och digital kompetens. . . . . . . . . . . . . . 13

2. Att möjliggöra för skolans digitalisering. . . . . . . . . . . . . 16 3. Upphandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.1 Lagen om offentlig upphandling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2 Direktupphandling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.3 Offentlig upphandling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.4 Viktiga klargöranden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.5 Upphandlingssamarbeten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.6 En stor eller flera små upphandlingar?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.7 Upphandling till fristående verksamheter. . . . . . . . . . . . . . . . . 27

INNEHÅLL

4. Upphandla för utveckling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 4.1 Effektkedjan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2 Utmaningar för organisationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4.3 Utmaningar för ledarskapet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5. Upphandla för stagnation? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 6. Upphandling, ett teamwork. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 6.1 Upphandlingskompetens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6.2 Beställarkompetens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6.3 Upphandlingsteamet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 6.4 Upphandlingsteamets arbetsfördelning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.5 Styrgrupp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

7. Upphandlingsprocessens tre faser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.1 Planeringsfasen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 7.1.1 Förberedelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 7.1.2 Argument och förutsättningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 7.1.3 Förfrågningsunderlaget (FFU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 7.1.4 Kvalitetssäkra FFU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 7.2 Upphandlingsfasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 7.2.1 Anbudsannonsering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 7.2.2 Anbudsperioden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.2.3 Anbudsöppning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 7.2.4 Kvalificeringsbedömning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 7.2.5 Utvärdering av anbud. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.2.6 Tilldelningsbeslut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

INNEHÅLL

7.2.7 Överprövning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.2.8 Kontraktsskrivning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 7.3 Förvaltningsfasen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 7.3.1 Avtalsstart och eventuellt leverantörsbyte. . . . . . . . . . . . . . . . 66 7.3.2 Genomförande, ”drift” och förvaltning. . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 7.3.3 Uppföljning och utvärdering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

8. Att utse en vinnare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.1 Regler, krav och kriterier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 8.2 Mest ekonomiskt fördelaktigt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 8.3 Att vikta och värdera sina krav. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

9. Lite om avtal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 9.1 Leveransavtal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 9.2 Ramavtal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 9.3 Befintliga ramavtal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 9.4 Vad är en rimlig avtalstid? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

10. Leverantörsbyten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 11. Priset för ett misslyckande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 12. Lär känna marknaden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 13. Kommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 13.1 Extern kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 13.2 Intern kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

INNEHÅLL

14. Förväntningar på förändring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 15. Förfrågningsunderlaget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 15.1 Förfrågningsunderlagets olika delar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 ALLMÄN ORIENTERING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 OMFATTNING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER. . . . . . . . . . . . . . . . . 100 KRAV PÅ LEVERANTÖR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 KRAVSPECIFIKATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 UTVÄRDERING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 AVTALSVILLKOR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 15.2 Några avslutande råd på FFU-vägen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Källor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

INLEDNING

Inledning

– Du vet väl att Barn- och utbildningsförvaltningen snart behöver göra en ny upphandling för En-till-En satsningen? Kommunens IT-strateg passade på att fråga vid eftermiddags kaffet. Och jo, nog visste jag väl det. Men i ärlighetens namn hade jag bara en vag uppfattning vad det egentligen skulle innebära för mig som IT-strateg med fokus på pedagogik och lärande och jag drog mig lite för att närma mig frågan. Jag tror att jag svarade med en motfråga. – Vad gör IT-avdelningen i det arbetet? Svaret kom snabbt. – Det viktigaste är att du talar om vad ni vill ha. Sen hjälper vi och upphandlaren dig med resten. Tala bara om vad ni vill köpa. Så enkelt det lät. Jag hade varit IT-samordnare och strateg på Barn- och utbildningsförvaltningen i Falkenberg i några år. En del av mitt uppdrag var att leda det som då var ett projekt som gick under namnet En-till-En Falkenberg. Tillsammans med kommunens IT-pedagoger skulle jag säkerställa att allt fler grundskoleelever från åk 7 och uppåt, tillika deras lärare, fick tillgång till personliga datorer. Upptill 7

INLEDNING

det skulle jag verka för att stödja den pedagogiska utvecklingen ute på skolorna. En fantastiskt rolig och stor utmaning. Det var inte bara hårt arbete. Det innebar också mycket uppmärksamhet. ”Alla” ville veta, göra studiebesök och lära om hur vi arbetade. Det mesta vi gjorde ifrågasattes. Vad och hur gjorde vi och varför? Vilka framgångsfaktorer såg vi? Vilka misstag skulle undvikas? Vad tänkte vi om pedagogisk utveckling? Blev det förbättrade resultat? Hur skulle satsningen växa? Vad kostade kalaset? Vad fick vi för pengarna? Varför hade vi valt en teknisk plattform före en annan? Ja frågorna haglade och utmanade oss att konstant utvecklas, vässa argument, rannsaka och förbättra vårt arbete. Mitt i denna intensiva uppmärksamhet stod jag alltså nu också inför att ta ansvar för att genomföra en upphandling värd flera tiotals miljoner kronor. En fullskalig upphandling som skulle göra det möjligt att utveckla En-till-En Falkenberg till att även omfatta gymnasieskolan och dessutom, kom det att visa sig, bereda möjlighet för ännu en kommun och några gymnasieskolor i regionen att inleda sina 1:1 satsningar. En upphandling vi av många skäl inte hade råd att misslyckas med. Jag hade tidigare medverkat lite i kommunens stora upphandling av IT-support och drift vilket hade gett mig en viss inblick i upphandlingsarbete. Men att axla ansvaret som ansvarig beställare för Barn- och utbildningsförvaltningen och ytterligare två aktörer var något helt nytt. Skulle min upphandlings- och beställarkompetens verkligen räcka till? Var skulle jag börja? Inledningsvis litade jag mest till min intuition och frågade mig fram. Hur såg kommunens upphandlare på det kommande arbetet? Vilka förutsättningar gällde? Var stod IT-avdelningen i frågan och vad kunde de hjälpa mig med? Vad fanns att lära av andra upphandlingar? Vad kunde jag få veta av leverantörer och samarbetspartners? 8

INLEDNING

Och kanske viktigast av allt. Vad kunde och visste alla de som redan arbetade med En-till-En Falkenberg om vad verksamheten behövde för att utvecklas vidare? Samtidigt kunde jag konstatera att förvaltningen stod inför flera strategiska verksamhetsbeslut som skulle påverka upphandlingen. Beslut jag inte själv hade mandat att fatta, bara bereda och skapa underlag för. Det handlade om teknikval. Övergripande policys om leasing kontra köp av datorer. Försäkrings- och självrisknivåer. Service- och supportfrågor. Budget och finansiering. Kommunledningens inställning. Värdering och prioritering av vad som skulle tas med inom ramen för upphandlingen. Ja listan med frågor växte snabbare än den med svar. Det tog månader av hårt arbete att nå fram till alla beslut och ställningstaganden så att vi slutligen kunde mejsla fram det slutgiltiga förfrågningsunderlaget tillsammans. Ett omfattande teamwork med IT-pedagoger, IT-avdelning, ekonomer, skolledare och upphandlare, lokalt och regionalt. Förfrågningsunderlaget annonserades och efter en dryg månads vänteläge följde en ny intensiv arbetsperiod med hantering och utvärdering av anbud och avvärjande av överklaganden. Slutligen tecknades avtal med en ny leverantör. Då firade jag, men inte länge. Ett leverantörsbyte stod ju för dörren och den tidigare samarbetspartnern skulle avveckla och lämna över samtidigt som den nya skulle på banan. Andra relationer, system och rutiner skulle byggas, etableras och skapas, mängder av information skulle ut till verksamheterna och helst skulle allt gå så smärtfritt som möjligt så att elever och lärare inte tappade fart och fokus i terminsstarten. Vi var många som samarbetade genom hela upphandlingsprocessen och jag lärde mig oerhört mycket av alla under resans gång. Lärdomar jag senare fått förmånen att dela med mig av till andra skolhuvudmän i samarbete med en av landets mest erfarna LOU-experter. 9

INLEDNING

Med den här boken vill jag bidra till att sänka trösklar, öka kompetensen och minska osäkerheten för alla som involveras i en upphandling för digital skola. Jag skriver ur det perspektiv som ligger mig närmst om hjärtat, verksamhetsperspektivet, där barn och ungas största möjliga framgång i sitt lärande är det yttersta målet. Ja, jag delar helt enkelt med mig av det jag kan och lärt i förhoppning om att det ska stärka skolans förmåga att upphandla för utveckling och skapa bästa möjliga förutsättningar för lärande i en digital tid. Avslutningsvis vill jag tacka alla er ovärderliga vapendragare, utmanare och läromästare som gjort det möjligt för mig att skriva den här boken. Ingen nämnd, ingen glömd. Ni är alla de starkast lysande av guldstjärnor i min bok. Tusen tack! Falkenberg, augusti 2017 Kristina Björn

1. Att leda och utveckla skola i en digital tid Utvecklingen av internet och digital teknik driver samhällsförändring av dimensioner vi bara anar. Vi talar om ett pågående paradigmskifte där mycket av det vi känner som sant utmanas och prövas, så även skolan. Att leda och utveckla skola i en digital tid handlar därför i allt väsentligt om att leda i och skapa förutsättningar för förändring. Historiskt sett skulle man kunna jämföra skolor och förskolor med kryssningsfartyg, skolledaren med sjökaptenen och barn och

1 . AT T L E D A O C H U T V E C K L A S K O L A I E N D I G I TA L T I D

elever med passagerare som seglas mot förutbestämda mål. Pedagoger, lärare och andra medarbetare är besättning. Med styrdokumenten som sjökort ansvarar kapten Rektor för att styra skeppet mot slutdestination studenten. När samhället och skolan digitaliseras erfar vi att förutsättningarna för lärande förändras. En resa med kryssningsfartyget Skolan är inte längre det enda alternativet för den som vill nå mål och förverkliga drömmar. Internet och digitaliseringen har, oavsett vad vi tycker om det, gjort det mer möjligt för var och en att bygga, sjösätta och segla sin egen båt, vara sin egen kapten och välja de destinationer som lockar mest. Kryssningsfartyget Skolan har fått konkurrens. Samtidigt kvarstår samhällets uppdrag för skolan. Alla ska fortfarande segla i samma riktning mot styrdokumentens mål och ledarskapet sätts på prov när förändringens vindar blåser. Många saker erfar vi redan.

❖❖

et gemensamma, visionen och målen i våra styrdokument, D utmanas.

❖❖

Betydelsen av relationer och samarbete ökar.

1 . AT T L E D A O C H U T V E C K L A S K O L A I E N D I G I TA L T I D

❖❖

Nya grupper kräver inflytande och delaktighet.

❖❖

lla i organisationen behöver kontinuerligt lära mera, om A och nytt.

❖❖

Maktförhållanden förskjuts och behovet av delegering ökar.

❖❖

igital kompetens liksom upphandlings- och beställarkomD petens blir strategiska nyckelkompetenser.

❖❖

ya arenor och metoder för kommunikation uppstår och N kräver uppmärksamhet och engagemang.

Våra handlingar och beslut som ledare idag påverkar hur framgångsrika vi kan bli i morgon. Därav behöver vi alla kontinuerligt ompröva gamla kunskaper, tillägna oss nya och fördjupa samt fördjupa vår förståelse för den allt mer komplexa värld skolan är en del av.

1 . 1 I N T E R N E T, D I G I TA L I S E R I N G O C H D I G I TA L K O M P E T E N S Alla ledare behöver en grundläggande förståelse för de krafter som driver förändring i en digital tid. Den största av dem är internet och de flesta av oss vet idag i stora drag vad internet är. Ett snillrikt, globalt nätverk som kopplar samman och möjliggör digital kommunikation mellan datorer, surfplattor och andra digitala enheter. Kommunikation som mer eller mindre påverkar allt vi gör. Men vad står det numera flitigt använda begreppet digitalisering för? I Digitaliseringskomissionens ”En digital agenda i människans tjänst” s. 28 ff finner man två av varandra beroende definitioner:

1 . AT T L E D A O C H U T V E C K L A S K O L A I E N D I G I TA L T I D

Med informationsdigitalisering avses den process där en analog förlaga transformeras till digital information. Detta innebär att informationen kan bli strukturerbar, sökbar och tillgänglig genom digitala kanaler. Samhällelig digitalisering är den samhälls- och människoomvälvande process som gradvis blir allt svårare att över huvud taget särskilja från någon del av livet (…). För alla som arbetar med skolans digitalisering finns det goda skäl att stanna upp lite vid dessa två definitioner och fundera över hur digitalisering vanligtvis definieras i det dagliga arbetet. Vad de olika definitionerna innebär för skola, om någon av dem dominerar vardag och beslutsfattande och vad det i så fall får för konsekvenser för verksamheten. Ett annat centralt begrepp är digital kompetens. Detta har sammanfattas i den offentliga utredningen ”Gör Sverige i framtiden – digital kompetens” som följer: Digital kompetens utgörs av i vilken utsträckning man är förtrogen med digitala verktyg och tjänster samt har förmåga att följa med i den digitala utvecklingen och dess påverkan på ens liv. Här utmanas förskolan och skolan på alla nivåer. Den digitala kompetensen kontinuerligt behöver stärkas på såväl organisations- som professions- och individnivå så att alla barn och unga utvecklar en adekvat digital kompetens utifrån styrdokumentens uppdrag. Vad är då digital kompetens för den som ska navigera i och leda förskolans och skolans utveckling i en digital tid? På skolverket.se skriver man:

1 . AT T L E D A O C H U T V E C K L A S K O L A I E N D I G I TA L T I D

Som skolledare och beslutsfattare organiserar och leder du förändringsarbetet, och engagerar din personal i det. Din uppgift är att göra strategiska vägval som leder till att undervisningen utvecklas och måluppfyllelsen ökar. … … Som skolledare och beslutsfattare behöver du ha kunskap om • digital kompetens i läroplaner, kursplaner och ämnesplaner • hur digitala verktyg, nätverk, och olika läromedel ska samverka på bästa sätt • hur ni kartlägger, och planerar skolutveckling baserad på fakta och forskning • hur ni gör och förankrar strategiska vägval • hur ni gör och kommunicerar en utvecklingsplan med långoch kortsiktiga mål. Det är med utgångspunkt i detta, tillsammans med redan kända framgångsfaktorer för lärande och kunskapsutveckling, som skol utveckling i en digital tid måste drivas och ledas. Som vi måste ta ansvar för, för att bereda bästa möjliga förutsättningar för den utvecklingen. Finna balans mellan stabilitet och flexibilitet, rörelse och vila så att vi skapar hållbara tidsenliga förutsättningar för lärande i ett alltmer digitaliserat samhälle.

Upphandla för utveckling

Upphandla för utveckling • Kristina Björn

Upphandla för utveckling

Med Digital skola – från vision till verklighet vill Gleerups stimulera huvudmän, skolor, skolledare och lärare till att förverkliga möjligheterna i en digital skola. ISBN 978-91-40-69539-0

789140 695390

Kristina Björn