EEN OPTIMALE KETENSAMENWERKING - in 4 stappen

INVENTORY OPTIMISATION

EEN OPTIMALE KETENSAMENWERKING

IN 4 STAPPEN slimstock.com

info@slimstock.com

experts in inventory optimisation

EEN OPTIMALE KETENSAMENWERKING

IN 4 STAPPEN

Optimale ketenvoorraden, dat is waar we het in dit whitepaper over gaan hebben. De ultieme stap is ketensamenwerking, maar daar zit nog wel wat voor, zoals we zullen zien. De efficiencyvoordelen die bedrijven kunnen behalen door samen te werken met toeleveranciers en klanten zijn vaak een veelvoud van wat bedrijven intern nog kunnen optimaliseren, de voorwaarde is echter wel dat een bedrijf wel eerst zijn interne processen op orde heeft.

Om klanten inzicht te geven in wat ketensamenwerking kan opleveren, organiseert Slimstock regelmatig supply chain games.

Spelenderwijs laten we mensen ervaren hoe het opslingereffect wordt veroorzaakt. Bij gebrek aan inzicht in de aanwezige voorraad bij ketenpartners, zien deelnemers de voorraad van hun fictieve bedrijf volledig uit de hand lopen.

Maar wat zijn nu de randvoorwaarden om überhaupt tot een goede ketensamenwerking te komen? Wij zien bij onze klanten dat er vier “hobbels” zijn om ketenvoorraden structureel te verlagen.

De eerste randvoorwaarde is assortimentsbeheer. Bedrijven die geen proces hebben voor het in- en uitfaseren van artikelen, bouwen overtollige voorraad op. Zeker bij spullen uit Azië, met levertijden van enkele maanden, moet je op tijd ingrijpen als een artikel het einde van zijn levenscyclus nadert. Anders krijg je incourantie of margeverlies omdat je artikelen in de uitverkoop moet doen.

Een tweede grote hobbel betreft de aanwezigheid van master data. Als je er niet in slaagt om de juiste cijfers over voorraden, prijzen, historische vraag en levertijden uit je ERP te halen, dan wordt voorraadbeheer een lastig verhaal. Het echte venijn zit ‘m in de data waar het management een beslissing over moet nemen, zoals de vereiste servicegraad. Of data die binnen een bedrijf vaak helemaal niet bekend zijn, zoals de voorraadkosten!

De derde uitdaging is het correct inrichten van parameters en business rules. Dit moet een correcte afspiegeling zijn van de voorraadstrategie. Wel of niet uit voorraad leveren, welke servicegraad, welk verkoopkanaal; zeker bij grote assortimenten kunnen deze beslissingen niet zomaar worden genomen, maar moet dit worden ingericht in het voorraadbeheersysteem.

De laatste stap naar een optimale voorraad is ketensamenwerking. Wat optimaal is voor het ene bedrijf hoeft dit niet voor de keten als geheel te zijn, maar hoe pak je zoiets aan?

STAP 1: EEN GEZONDE VOORRAAD START MET EEN GEZOND ASSORTIMENT Om tot excellent voorraadmanagement te komen is de eerste stap het gezond maken van uw assortiment. In de praktijk zien wij bedrijven die enorme assortimenten aanhouden zonder dat dit een bewuste, strategische keuze is. Een groothandel die 250 verschillende nietmachines in z’n catalogus heeft staan, een retailer met meer dan 100 verschillende afvalbakken op zijn website, een foodtoeleverancier die meer dan 100 verschillende kroketten aanbiedt; het klinkt absurd, maar het is wel wat er in de praktijk gebeurt.

De sleutel voor een gezond assortiment is product life cycle management oftewel het slim en planmatig infaseren en uitfaseren van artikelen. Wanneer is het zinvol om die 251-ste nietmachine te introduceren? Door hier goede criteria voor op te stellen kunnen miskleunen worden voorkomen. Slimstock heeft berekend dat 25% van alle incourante voorraad wordt veroorzaakt door de eerste inlading. Wie is daar verantwoordelijk voor? Maak daar goede afspraken over!

Om te voorkomen dat u met een ongewenste longtail aan artikelen komt te zitten, is het cruciaal een goed proces voor uitfaseren op te stellen. Dit begint met het benoemen en herkennen van het moment waarop een artikel de laatste fase van zijn levenscyclus nadert.

Zodra dit signaal er is, moet u onmiddellijk switchen van voorraadstrategie: de servicelevels verlagen, terughoudend zijn met nieuwe bestellingen en uzelf afvragen of u deze artikelen nog wel uit voorraad wil leveren. Er zijn bedrijven met planners in dienst die gespecialiseerd zijn in één specifieke fase van de levenscyclus.

Het implementeren van een proces voor life cycle management is niet van de ene op de andere dag geregeld. Wat relatief snel kan is het maken van een Pareto-analyse van het huidige assortiment. U zult zien dat slechts een beperkt aantal artikelen zorgt voor het gros van uw omzet en uw marge. Wilt u al die C-artikelen, die niets opleveren, echt blijven aanhouden? Prima, maar zorg dan voor automatische bestelregels zodat uw planners zich volledig kunnen focussen op de A-artikelen. U zult zien dat dit de winstgevendheid van uw bedrijf direct ten goede komt.

Maak een ABC-analyse, implementeer een life cycle management proces en laat planners focussen op de juiste artikelen in de juiste levensfase. Het zijn maatregelen die uw assortiment gezond maken en waarmee u de eerste stap zet richting excellent voorraad management.

STAP 2: MASTER DATA: DE ONMISBARE BOUWSTENEN VAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Het optimaliseren van voorraad draait om twee vragen: wanneer bestellen en hoeveel. Veel bedrijven gebruiken software die op basis van verwachte vraag, BOM, huidig voorraadniveau, levertijd, THT en allerlei andere zaken, uitrekent wat ze dagelijks moeten bestellen.

Maar die software kan nog zo geavanceerd zijn, als deze basisvariabelen verkeerd zijn ingevuld in het ERP dan gaat het nooit optimaal werken: garbage in, garbage out.

Helaas zijn de waarden van sommige master data binnen een bedrijf vaak helemaal niet bekend. De Formule van Camp berekent de optimale bestelhoeveelheid op basis van bestelkosten en voorraadkosten, maar veel bedrijven hebben geen idee hoe hoog die kosten bij hen eigenlijk zijn. Ze kiezen dan voor een gemiddelde of een cijfer dat ze ergens in een boek hebben gelezen, maar beseffen niet dat deze waardes per bedrijf of productgroep enorm kunnen verschillen.

Master data management begint bij een heldere datadefinitie. Dat is soms al lastig genoeg. Wat versta je bijvoorbeeld onder voorraad, hoort daar de pijplijn ook bij? Of, hoe definieer je de producthiërarchie? Daarna moet je procedures implementeren voor het invoeren en het up-to-date houden van gegevens en bijvoorbeeld het tellen van voorraden in dc of winkels.

Mensen maken fouten, dus vergeet vooral de ‘checks & balances’ niet.

Stel bandbreedtes in en check bijvoorbeeld automatisch of levertijden niet

experts in inventory optimisation

groter zijn dan de THT. Sorteer een artikelbestand eens op minimale bestelhoeveelheid en kijk bij welke artikelen deze op 0 staan of een exceptioneel hoge waarde hebben. Als je een minimale bestelhoeveelheid omrekent naar het aantal dagen voorraad die je inkoopt, dan zie je ook direct waar het (helemaal) mis kan gaan.

Een valkuil is dat het opschonen van master data als een op zichzelfstaand project wordt beschouwd, iets dat in één ‘big bang’ kan worden gefixt. Dat is een illusie; het accuraat houden van master data vraagt om een cultuurverandering. Het gaat pas echt werken als mensen ook de positieve effecten ervan ondervinden en zien dat correcte data tot lagere voorraad of een betere servicegraad leiden. Dit lijkt een kip/ei-verhaal, maar het is zeer aan te raden om de introductie van master data management altijd te combineren met een verbeterproject met zichtbare resultaten. Heeft u bovenstaande stappen goed doorlopen, dan heeft u de tweede stap gezet richting een optimale ketenvoorraad.

STAP 3: VOORRAADOPTIMALISATIE: KNOKKEN TEGEN ONZEKERHEID In onze reis naar optimale ketenvoorraden zijn we aanbeland bij stap 4: voorraadoptimalisatie. Het assortimentsbeheer staat, de master data kloppen, de servicegraad en andere tactische parameters zijn ingeregeld; dus nu kunnen we gaan bestellen! Appeltjeeitje, zou je zeggen, maar helaas, zo eenvoudig is het niet. Althans, dat zou het kúnnen zijn, als niet dat ene bestaat wat supply chain management zo complex maakt: onzekerheid.

In voorraadbeheer moet je knokken tegen twee vormen van onzekerheid: onzekerheid in de vraag en onzekerheid in de aanvoer. Als u precies zou weten wat klanten in de toekomst gaan bestellen en als leveranciers altijd op tijd en compleet leveren, kunt u de perfecte voorraad aanhouden. Makkelijk zat. In de praktijk echter heeft u te maken met grillige klanten, onbetrouwbare leveranciers, variabele levertijden en allerlei andere factoren, die de supply chain moeilijk beheersbaar maken. Hoe ga je daar mee om?

De basis voor goed voorraadbeheer is een zo betrouwbaar mogelijke forecast van de toekomstige vraag. Vanuit de wetenschap zijn diverse forecastmethoden beschikbaar, die je hierbij kunt gebruiken. Het is belangrijk om voor ieder artikel, of voor iedere artikelcategorie, de juiste forecastmethode te kiezen. Hiervoor is het raadzaam uw assortiment te classificeren naar bijvoorbeeld de mate waarin de vraag varieert en/of er veel of weinig vraag naar is. Bij een snellopend artikel met een stabiel afzetpatroon hoort een andere forecastmethode dan bij een slowmover waar slechts af en toe vraag naar is.

Als voor ieder artikel de juiste forecastmethode is bepaald, kunnen we naar de twee hoofdvragen voor voorraadbeheer: ‘Wanneer bestellen’ en ‘Hoeveel bestellen’. Om de eerste te beantwoorden, moet je per artikel een orderniveau uitrekenen die, als de voorraad hier onder komt, de trigger vormt om bij te bestellen. Forecasting en onzekerheid komen hier samen, want in je orderniveau moet je zowel rekening houden met de verwachte vraag gedurende de lever- en reviewtijd, als met de variatie/onzekerheid in vraag en aanbod. Dit laatste vang je op in je veiligheidsvoorraad.

Bij de tweede vraag – Hoeveel bestellen – gaat het om de afweging tussen bestel- en voorraadkosten. Hier zijn wiskundige formules voor, maar die veronderstellen (onterecht) dat de vraag vooraf bekend is. In eerste instantie houden ze ook geen rekening met beperkte houdbaarheid, leverancierskortingen of logistieke eenheden zoals dozen, pallets, containers, etc. Het is zaak om tot robuuste rekenregels te komen, die zowel rekening houden met de kosten als met al deze praktische restricties.

Het bepalen van de optimale bestelmomenten en –hoeveelheden is dus ook geen eenvoudige opgave, maar wel een cruciale in het optimaliseren van de voorraad. Het is een stap die u goed moet borgen in uw processen en IT-systemen en waar u, omdat de wereld nu eenmaal snel verandert, responsief mee om moet gaan.

STAP 4: OPTIMALE KETENVOORRAAD? GA IN GESPREK MET KETENPARTNERS We zijn aanbeland bij de laatste stap in onze reis naar optimale voorraden: ketensamenwerking. We hebben behandeld hoe bedrijven hun assortimenten en master data gezond kunnen maken, hoe ze de servicegraad en andere tactische parameters moeten inregelen om op basis van de juiste forecastingmethode tot de juiste bestellingen en, uiteindelijk, een optimale voorraad te komen.

Maar optimaal is een relatief begrip. Wat optimaal is voor de één, kan suboptimaal zijn voor de supply chain als geheel. Idealiter zou je bovenstaande stappen dan ook ketenbreed moeten oppakken en over de schakels heen moeten bepalen waar, welke voorraad moet liggen. Centrale coördinatie en volledige beschikbaarheid van informatie, maakt besparingen mogelijk waar je als individueel bedrijf alleen van kunt dromen. In de praktijk is dit echter uiterst lastig door te voeren.

Een maatregel die wel relatief eenvoudig is toe te passen, is het uitwisselen van vraag- en voorraadinformatie tussen twee schakels. Als bedrijven richting toeleveranciers wekelijks of maandelijks een forecast afgeven van wat ze in de toekomst verwachten te gaan inkopen, levert dit voor beide partijen direct (veel) winst op. Opslingereffecten worden voorkomen en toeleveranciers kunnen efficiënter werken en betrouwbaarder leveren, waardoor afnemers op hun beurt weer de veiligheidsvoorraden kunnen verlagen.

Het werkt ook de andere kant op. Als toeleveranciers informatie over voorraad en beschikbare capaciteit aanleveren, kunnen klanten hier op inspelen met hun bestellingen en potentiële schaarste in de toekomst voorkomen. Maar denk ook aan artikelintroducties en promoties die, door het tijdig delen van beschikbaarheid en inkoopverwachtingen, veel succesvoller verlopen.

Om te zien waar het verbeterpotentieel in úw keten zit, is het advies om gewoon het gesprek eens aan te gaan met uw toeleverancier of uw klant. Door elkaars processen te begrijpen, kun je echt meedenken met elkaar en samen tot win/win-situaties komen. Zorg dan wel dat de juiste mensen met elkaar aan tafel zitten. Laat supply chain mensen met supply chain mensen over processen praten en verkopers en inkopers over de commerciële zaken.

Helaas gaat ook deze laatste stap richting excellent voorraadmanagement niet vanzelf. Ketensamenwerking is een kwestie van de lange adem. Denk als management niet dat als mensen eenmaal in gesprek zijn, het vanzelf goed komt. Zet ketensamenwerking op de agenda en maak het belangrijk. Het is het meer dan waard.

De experts van Slimstock Met onze software, onze trainingen en het advies van onze experts hebben wij wereldwijd al meer dan 1000 bedrijven geholpen hun supply chain prestaties te verbeteren. Wilt u weten hoe ook u uw ketensamenwerking kunt verbeteren?

Neem contact met ons op:

+31 (0)570 63 84 00 info@slimstock.com

experts in inventory optimisation