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ASOCIACION DEPORTIVA NACIONAL DE RUGBY

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. MANUAL DE PROCEDI'YIIENTO

DE

MANEJO Y CONTROT DE CAJA CHICA

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uatema la, septiembre 2015-


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OBJETIVO

establecer: la administración, supervisión, control y liquidación de las compras y/o pago de servicios que se realizarán con fondos destinados de caja El presente reglamento tiene como objetivo

chica; así como regular los procesos de compra con los fondos rotativos de caja chica de la Asocración

Deportiva Nacional de Rugby; para cubrir gastos eventuales. Fondo de caja chica.- Se entiende por fondo fijo de caja chica aquella suma de dinero fija que tiene a

su disposición la Asociación Deportiva Nacional de Rugby, para realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que no excedan el monto máximo fijado de acuerdo a lc aprobado por el Comité Ejecutivo de la Asociación Deportiva Nacional de Rugby los cuales se requieren para cubrir una necesidad de forma rápida que se efectúen de manera excepcional por me,1io de este fondo.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Estabiecirniento cje Fondo- El monto delfondo fijo de caja chica será de tres milquetzales exactos (Q.3, 000.00). Autorizado por el Comité Ejecutivo.

Tipo de documento de respaldo.-Se establece que como único documento de respaido:;e aceptara una factura contable, con su respectivo recibo de caja sr fuere una factura cambiaria, la que estará a

nombre de la Asociación Deportiva Nacional de Rugby con su respectivo Número de Identificación Tributaria -NlT- así mismo deberá contener debidanrente detallado el tipo de compra o servicío adquirido. Responsable del Fondo de Caja Chica, La administración de los fondos fijos de caja chica de la Asociación Deportiva Nacionalde Rugby estarán a cargo de la Gerencia General, que será designada por medio de un nombramiento, sujeta a una retención de fianza de fidelidad, además será el único responsable del buen manejo de las compras reguladas en este reglamento como el resguardo y liquidación de cualsolicitará reintegros parciales alcompletarse el5tr/o de gastos

deitot:lde fondo

designado. Funciones básicas.- Para elcorrecto manejo del Fondo fryo de caja chica, la Gerencia Gener¿! atenderá a las siguientes funciones: a) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes

que guarden

relación directa con el detalle del Pedido de compra, deberá contener la palabra "c,;ncelado o pagado", b). Por ser un fondo pequeño, el Comité ejecutivo considera que no es necesario llevar un registro auxiliar de la cuenta corriente. Salvo que la Contraloría General de Cuentas lo considere necesario. c) Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración

del Fondo.

d)

Establecer un expediente en donde se archive

el presente reglamerrto y toda


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documentación que se refiera al mismo. e) Efectuar periódicamente arqueos al Fondo, mínimo unas_ veces al mes, sín perjuicio de los que realice la Auditoría lnterna, de los cuales debe quedar evidencia debidamente firmada por la persona o personas gue realizaron los arqueos y el visto bueno de la Jefatura de la Unidad de Administración Financiera.

f)

Elaborar informes del manejo del Fondo

cuando alguno de los integrantes del Comité Ejecutivo lo requiera, el departamento contable, auditoría interna y externa cuando así lo requieran. g) Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento, además, deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, en el caso de las facturas con impresión térmica la persona responsable del manejo del fondo, deberá fotocopiar la misma ya que con eltiempo puede borrarse la información de la misma. h) Para la entrega de efectivo alsolicitante, hará uso de vales para respaldar elfaltante. l) Las facturas deben estar razonadas, firmadas y contar con sello donde indique que fueron liquidadas por medio delfondo de caja chica. Cualquier gasto no debe ser cancelado con tarjeta de crédito. \.-

l

En toda factura, se debe incluir la recepción en conformidad

de los bienes y servicios recibidos,

indicará quien es la persona responsable riel bien o compra del servicio, además debe contener un listado con nombre , cargo, DPl, de las personas participantes, nombre y firma de la persona encai'gaCa de la actividad así como carta de satisfacción.

delfondo de caja chica deberán ser vtsados por el Tesorero del Comité Ejecutivo. El límlte dei pago del monto tanto mínimo y máximo a incurrir en gastos por medio del fondo fijo de cala chica se estab,iecerá de conformidad con los iímites económicos que estabiezca la Asociación siempre y cuando el gasto no sobre¡;as€ un monto Los documentos de e.lecución señaladcs en este reglamento a cargo

máximo en facturación de un milquetzales, (Q.1,000.00).

el reintegro de gastos de caja chica, se reaiizara después c1e drts días de para presentada la solicitud su debida revisión y aprobación a partir de finalizado el proceso de revisión y aprobación de los mlsmos; se emitirá el cheque por el reintegro correspondier:te al 50% de dicho fondo aprobado, salvo en los casos de carácter especialque consideren el Ccmité Ejecutivo. El Trámite de solicitud:

Toda solicitud de reintegro de caja chica debe contener los requerimientos de:

El

tituio o nombre de

Fondo de Caja Chica, debe estar numerada correlativamente. Faltante de dinero.- Los faltantes que sean determinados en ios arqueos que se realizarán una vez al mes, serán cubiertos de inmediato en efectivo, por el responsable directo encargado de su manejo

y resguardo, de lo contrario se suscriLrirán acta de llamada de atención, y se le notificara por esci'ito las razones.


Manual de caja chica