Manual de caja chica

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uatemala, septiembre 2015.

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OB]ETIVO

El presente reglamento tiene como objetivo

establecer: la administración, supervisión, control y liquidación de las compras y/o pago de servicios que se realizarán con fondos destinados de caja chica;así como regular los procesos de compra con los fondos rotativos de caja chica de la Asociación Deportiva Nacionalde Rugb'y; para cubrir gastos eventuales.

Fondo de caja chica. Se entiende por fondo filo de caja chica aquella suma de dinero fija que tiene a

su disposición la Asociación Deportiva Nacional de Rugby, para realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que no excedan ei monto máximo fijado de acuerdo a lc aprobado por el Comité Elecutivo de Ia Asociación Deportiva Nacional de Rugby los cuales se reqrrieren para cubrir una necesidad de forma rápida que se efectúen de manera excepcional por meilio de este foncio.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Establecimientc cie Fondo.-El rnonto delfondo fijo de caja chica será de tres milquetzales exactos

(0.3, 000.00). Auiorizado por elCornité Ejecutivo.

Tipo de documento de respa[do.-Se establece que como único documento de respaido:;e aceplara una factura contable, con su respectivo recibo de caja si fuere una factura cambiaria, ia qrre estará a

nombre de la Asociación Deportiva Nacional de Rugby con su respectivo Número de ldentificación Tributaria -NlT- así mismo deberá contener debridanrente detallado el tipo de compra o servicio adquirido.

Responsable del Fondo de Caja Chica. La administración de los fondos fijos de caja chica de la Asociación Deportiva Nacionalde Rugby estarán a cargo de la Gerencia General, que será designada por medio de un nombramiento, sujeta a una retención de fianza de fidelidad, además será el único responsable del buen manejo de ias compras reguladas en este reglamento como el resguardo y liquidación de cualsoiicitará reintegros parciales alcompletarse el50% de gastos deitotalde fondo designado.

Funciones básicas.- Para el correcto manejo del Fondo filo de caia chica, la Gerencia Gener¿i atenderá a las siguientes funciones: a) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes qr-:e guarden

relación directa con el detalle del Peciido de compra, debe;-á contener la palabra "c,:ncelado o pagado", b). Por ser un fondo pequeño, elComité e.jecLrtivo considera que no es necesario llevar un registro auxiliar de la cLrenta corriente. Salvo que la Contraloría General de Cuentas lo considere necesario.

c) Mantener

del Fondo.

d)

un adecuado archivo de los documentos relacionados con la admjnistración

Establecer un expediente en donde se archive

el presente

reglamerrto

y

tod

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documentación que se refiera al mismo. e) Efectuar periódicamente arqueos a[ Fondo, mínimo unas veces al mes, sin perjuicio de los que realice la Auditoría Interna, de los cuales debe quedar evidencia debidamente firmada por la persona o personas que realizaron los arqueos y el visto bueno de Jefatura de la Unidad de Administración Financiera.

f)

la

Elaborar informes del manejo del Fondo

cuando alguno de los integrantes del Comité Ejecutivo lo requiera, el departamento contable, auditoría interna y externa cuando así lo requieran. g) Velar por el fiel cumplimiento de las disposíciones contenidas en el presente reglamento, además, deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, en el caso de las facturas con

impresión térmica la persona responsable del manejo del fondo, deberá fotocopiar la misma ya que con eltiempo puede borrarse la información de la misma. h) Para la entrega de efectivo al solicitante, hará uso de vales para respaldar el faltante. l)

Las

facturas deben estar razonadas, firrnadas

y contar

con sello donde indique que fuei'on liquidadas por medio del fondo de caja chica. Cualquier gasto no debe ser cancelado con tarjeta de crédito.

de los bienes y servicios recibidos, indicará quien es la persona responsable cél bien o compra del servicio, además debe ccntener un listado con nombre, ca{go, DPl, de las personas participantes, nombre y firma de 5a persona En toda factura, se debe incluir la recepción en conformidad

encai-gaCa de la actividad así como carta de satisfacción.

Los documentos de e.lecución señalados en este reglamento a cargo del fondo de caja chica deberán

servisados por elTesorero del Comité Ejecutivo.

El

límiie del pago del monto tanto mínimo y máximo

a incurrir en gastos por medio del fondo fijo de caja chica se estabiecerá de conformid¿d con los límites económicos que establezca la Asociación siempre y cuando el gasto no sobre¡;as€ un monto máximo en facturación de un milquetzales, (Q.1,000 00).

el reintegro de gastos de caja chica, se realizara después cle dcs días de presentada la solicitud para su debida revisión y aprobación a partir de finalizado el proceso de El Trámite de solicitud:

revisión y aprobación de ios mismos; se emitirá el cheque por el reintegro correspondierrte

al

50%

de dicho fondo aprobado, salvo en los casos de carácter especial que consideren el Ccmitri Ejecutivo.

Toda solicitud de reintegro de caja chica debe contener los requerimientos de: El tituio c nombre de Fondo de Caja Chica, debe estar numerada correlativanlente.

Faltante de dinero.- Los faltantes que sean determinados en ios arqueos que se realiarán una vez al mes, serán cubiertos de inmediato en efectivo, por el responsable directo encargado de su manejo y resguardo, de io contrario se suscribirán acta de llamada de atención, y se ie notificara por escrito ias razones.