Effiziente Bürolösungen
IT-Trends revolutionieren die Büroarbeit von Helmar Steinmann
Zahllose E-Mails, Verträge, Dokumente in Word, Excel und PDF und anderes mehr: Für viele Mitarbeitende gehört eine kaum einzudämmende Datenflut mittlerweile zum Arbeitsalltag. Weil es so viele Dokumente sind, spricht man auch von «Big Data». Wie sollen Mitarbeitende da noch den Überblick behalten? Wer die Informationsflut nicht in den Griff kriegt, leidet unter erhöhten Administrationsaufwänden, überladenem Speicher, Sicherheitslücken und fehlender Übersicht. Mit dieser Ausgangslage wurde ich schon von vielen Kunden von KMUs, Grossunternehmen und Verwaltungen konfrontiert. Doch wer mit Big Data umzugehen weiss, verschafft sich einen Wissens- und Zeitvorsprung. Unverzichtbare Helfer dafür sind Enterprise-Content-Management-Systeme. Die Software erfasst und erkennt Dokumente automatisch, ordnet sie richtig zu und präsentiert dem Nutzer über eine Schlagwortsuche die gewünschte Datei in wenigen Sekunden. Aktuell im Trend: Die automatisierte Erfassung und digitale Archivierung von Papierbelegen. Ist ein Dokument gescannt worden, erkennt eine Software den Inhalt des Papiers, bringt, wo nötig, Ergänzungen an und ordnet es im Archiv richtig ein. Und das alles automatisch und in kürzester Zeit. Wer seine Daten besonders flexibel austauschen möchte, kann sie in eine Cloud auslagern. Dieser virtuelle Speicherort wird von externen Anbietern zur Verfügung gestellt und ist über das Internet erreichbar – auch von zuhause aus oder über das Smartphone. Ich empfehle, eine sogenannte «Private Cloud» auszuwählen. Diese ist durch besondere Verschlüsselung und einen eingeschränkten Zugriffsradius abgesichert. Bei der Auswahl des Cloudanbieters gilt es auch darauf zu achten, wie flexibel dieser ist: Welche Kündigungsmöglichkeiten gibt es? Was passiert mit den Daten, wenn der Vertrag aufgelöst wird? In welchem Land liegen die Da-
ten? Was bedeutet das aus rechtlicher Sicht? Wie werden die Daten betreut? Wie schnell ist ein Zugriff auf die Daten möglich? Ich rate jeder Organisation dringendst, diese Fragen zu klären, bevor sie mit einem Cloudanbieter eine Zusammenarbeit eingeht. Viele geschäftsrelevante Informationen sind auch bei den Mitarbeitenden persönlich vorhanden – es sind ihre Erfahrungen und ihr Know-how. Wie lässt sich dieses Wissen effizient erfassen und nutzen? Ein interessanter Lösungsansatz dafür ist meines Erachtens «Social Collaboration». Es geht dabei darum, nach dem Kommunikationsprinzip von sozialen Netzwerken wie Facebook und Co., Wissen und Erfahrungen auszutauschen. Neu sind entsprechende Softwaremodule direkt im Dokumentenmanagement integriert. Sie ermöglichen den Nutzern einen verzögerungsfreien, interaktiven Informationsaustausch. Anwender sind in der Lage, analog zu den sozialen Netzwerken Beiträge zu verfassen sowie bestehende Beiträge oder Aktionen zu kommentieren. Doch aus Gesprächen mit Kunden weiss ich: Das Teilen und Austauschen von Wissen stösst auch auf Skepsis. Nicht alle Unternehmen und Mitarbeitenden sind bereit, ihr Know-how zur Verfügung zu stellen. Weitere Veränderungen im Arbeitsalltag bringt der Zugriff auf Geschäftsdaten über Mobiles und andere Endgeräte mit sich. So kommt es zum Beispiel oft vor, dass Mitarbeitende noch abends von zuhause aus über das Webmail oder das Tablet geschäftliche Nachrichten lesen und verschicken. Deshalb empfehle ich, Arbeit und Privatleben nach klaren Regeln strikt zu trennen. Big Data und der Umgang damit verändern die Arbeit im Büro nachhaltig. Unternehmen können mit einem modernen Informationsmanagement viel Zeit sparen. Gleichzeitig sollten sie die Herausforderungen, welche die Trends mit sich bringen, im Auge behalten.
Helmar Steinmann ist Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG. www.elo.ch
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