KCDM 3.0. in vloga projektne pisarne

Avtorja: Tina Mahne, Tomaž Stojanović

Vloga projektne pisarne, ki se ukvarja s administracijo in koordiniranjem projektov, presega administrativno skrbništvo projektov. V svoji najboljši izvedbi skrbi za doseganje projektne odličnosti. Na področju projektov, podprtih s strani EU in nacionalnih virov, se vloga projektnih pisarn še razširi. Poleg pridobivanja projektov, njihove administracije in koordinacije, se v težnji po doseganju projektne odličnosti in merljivih ter dokazljivih projektnih učinkov skozi daljše obdobje, naloge povečujejo. S številčnostjo partnerjev, tudi po več kot 50, se obseg, mnogokrat pa tudi kompleksnost in tveganja, povečajo. Pristopi za uvajanja projektne metodologije, usposabljanje vključenih, svetovanje deležnikom, pregled obremenitve kadrov, pomen nadzora kot skrbništva za doseganje pričakovanih rezultatov, dosežkov in učinkov projekta, so v teh primerih nuja.

NEC, Cerknica je zasebni zavod, ustanovljen leta 1995, ki deluje kot projektno usmerjena organizacija in izvaja vse korake projektnega managementa in upravlja projektne pisarne zunanjim naročnikom. Zagotavlja odličnost poslovnim in drugim ekosistemom kot npr. portfeljem projektov. Deluje kot povezovalna projektna platforma in je specialist za pripravo, implementacijo in evaluacijo kompleksnih konzorcijskih projektov.

NEC, Cerknica ima vizijo, da postane najbolj profesionalna in proaktivna platforma za kompleksne (partnerske) trajnostne razvojne projekte, financirane s strani EU in usmerjene v napredek slovenskega gospodarstva.

Vsebinsko deluje kot kompetenčni center za podjetništvo, projektni management, trajnostni razvoj, trajnostni turizem, razvoj podeželja in kreativne industrije ter nudi podporo pri inovacijah in razvoju trajnostnih poslovnih modelov. Uporabnikom ponuja nove perspektive in usmeritve za razvoj in evolucijske spremembe ter tako spodbuja trajnostne transformacije organizacij.

NEC, Cerknica razvija in managerira EU-podprte razvojne projekte podjetja na humani način, saj teži k olajša-

nju, preprostosti in transparentnosti, z zmanjševanjem kompleksnosti pa zagotavlja občutek varnosti. EC, ministrstvom in agencijam nudi podporo pri razvoju strateških dokumentov, evalvacijah, ocenjevanju in nadzorih projektov ter načrtovanju sistemskih rešitev.

Svoje izkušnje s projektnim managementom in vodenjem projektne pisarne NEC, Cerknica prenaša tudi v projekt Kompetenčni center za design management (v nadaljevanju KCDM).

KCDM je projekt, ki ga že tretjo generacijo (3.0) izvajamo z najbolj ambicioznimi slovenskimi podjetji, ki design prepoznavajo kot ključno orodje konkurenčnosti in diferenciacije. Od leta 2013 dalje ga z nekaj vmesnimi prekinitvami finančno podpira Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo, pri prvi generaciji projekta, KCDM 1.0 pa je bil pri financiranju soudeležen tudi Evropski socialni sklad.

Kaj je Design Management in zakaj je pomemben

Design management (DM) je poslovna stran designa oz. oblikovanja. Je nabor pristopov, metodologij, orodij in znanj, ki podjetju omogoča, da design uporablja za doseganje poslovnih in strateških ciljev. DM prevajamo kot upravljanje z oblikovanjem, vendar v Sloveniji besedo oblikovanje oz. design še vedno prepogosto povezujemo zgolj s stilsko končno obliko, pri čemer velja poudariti, da je design mnogo več. Gre za orodje, ki podjetju na štirih ključnih področjih blagovne znamke (produkt, storitev, komunikacija in infrastruktura) pomaga, predvsem na strateški ravni, dvigovati vrednost tako v očeh kupcev kot posledično tudi v finančnih kazalnikih, kot so dodana vrednost na zaposlenega, dobiček, itd. Rezultati za leto 2015 kažejo, da podjetja, ki integrirajo design v poslovanje na strateški ravni, dosegajo za 211 % večjo vrednost v primerjavi s povprečjem indeksa S&P 500 (Vir: Analiza Design Value Index, DMI, 2015).

V luči trajnosti in zelenega prehoda kar do 80% vplivov na okolje determinira faza načrtovanja in oblikovanja izdelkov, kar pomeni, da je potrebno že med načrtovanjem in proizvodnimi procesi upoštevati konec življenjskega cikla izdelka.

DM podjetju z antropološkimi raziskavami na področju designa pomaga na poglobljeni ravni razumeti še neraziskane in raziskane uporabniške potrebe, le-te prevajati v netehnološke inovacije ter skupaj s tehnološkimi inovacijami na trg plasirati zaželene, funkcionalne in oblikovno privlačne izdelke, storitve, procese. S pomočjo DM lahko novitete podjetja postanejo inovacije, ki spreminjajo tok industrije ali celo družbe. Takšna podjetja lahko bodisi prevzemajo vodilne tržne položaje ali pa ustvarjajo svoje trge in tržne niše.

Design kot pristop za reševanje poslovnih izzivov omogoča reševanje kompleksnih izzivov in izvajanje kritičnih sprememb (vir: Brigitte Borja Mozota).

Kaj počnemo?

Skrbimo za pridobivanje znanj in kompetenc na ključnih področjih: osnovah DM, storitvenem in trajnostnem designu. Konzorciju omogočamo splet različnih metod pridobivanja znanja preko organizacije strokovnih konferenc iz področja DM v Sloveniji, organizacije coaching programov s priznanimi tujimi strokovnjaki, obiskov primerov dobrih praks v tujini ter interne izmenjave znanj in praks med podjetji znotraj konzorcija.

Preko razvoja lastnega kompetenčnega modela KCDM in uporabe relevantnih modelov in pristopov, podjetja na začetku validiramo po modelu Design Management StaircaseTM oz. Design management stopniceTM, nato pa glede na rezultate validacije. V podjetjih individualno uvajamo sistematično razvijanje kompetenc s področja DM, znamčenja, vključevanja DM pristopov v odločitve podjetja, uporabo D in DM za vodenje podjetja in povečevanje diferenciacije ter sistematično uporabo D in DM za prevzem tržnega vodje in razvoj inovativnih produktov in storitev.

Po zaključku prve generacije KCDM smo leta 2016 prejeli domačo nagrado združenja Manager za najboljši HRM projekt in mednarodno nagrado Design Value Award, ki jo podeljuje Design Management Institute, ena najstarejših in globalno najprepoznavnejša design management institucija na svetu.

Domet usposabljanj v okviru projekta KCDM 3.0 je preko 17.000 zaposlenih v 55-ih podjetjih. S številčnostjo partnerjev se obseg, mnogokrat pa tudi kompleksnost projekta in tveganja, povečujejo. Vloga projektne pisarne presega administrativno skrbništvo projektov in je tesno soodvisna od zahtev posameznega javnega razpisa. V dotičnem primeru projekta KCDM je bila vloga PP predvsem: (1) vodenje projekta, koordiniranje, vodenje in usmerjanje partnerjev, management kakovosti projekta, upravljanje s tveganji, koordinacija vseh deležnikov in javno zastopanje konzorcija; (2) administrativno, finančno vodenje ter poročanje ob zagotavljanju strokovnih podlag in smernic; (3) zagotavljanje strokovne podpore na področju DM, aktivnosti diagnostike, razvoja, vpeljave in nadgradnje vsebin DM v vključena podjetja; (4) vloga upravljanja s človeškimi viri, priprava načrta dela, v katerem so definirani ključni indikatorji napredka na ravni partnerstva oz. posameznega podjetja; (5) komuniciranje z javnostjo. Skozi validacijo in analizo spremljamo tako delovanje kot učinke projekta.

Slika 1: Design value award; Boston, 2016 (KCDM 1.0).

Nekaj poudarkov

Ob koncu leta 2014 smo v Slovenijo pripeljali program Grow, mednarodno uveljavljen intenzivni coaching program design managementa, ki se ga je

Slika 2: Strokovno coacing usposabljanje iz področja Design Managementa za višji in srednji management; Ljubljana, 2014 (KCDM 1.0).

Slika 3: Zaključna konferenca KCDM 2.0; Ljubljana (GZS), 2019 (KCDM 2.0).

v vseh treh edicijah projekta KCDM udeležilo že preko 250 posameznikov - produktnih vodij, vodij marketinga, R&D direktorjev in drugih vodilnih kadrov iz 65 podjetij.

Navdušenje nad projektom je iz leta v leto raslo, tako na strani vključenih podjetij kot tudi odločevalcev, ki so vsebine projekta začeli prepoznavati kot eno izmed ključnih strateških horizontalnih vsebin, ki krepijo inovacijske priložnosti, povečujejo diferenciacijo ter slovenskemu gospodarstvu omogočajo, da se lahko postavijo ob bok mednarodni konkurenci ter prevzemajo vodilne položaje v panogah.

Slika 4: Knjiga z designom do uspešne organizacije; Ljubljana, 2019 (KCDM 2.0).

Leta 2019 smo drugo generacijo KCDM zaključili z izdajo knjige Z designom do uspešne organizacije – izkušnje, rezultati in priporočila iz prakse slovenskega Kompetenčnega centra za design management, knjige s primeri dobrih praks design managementa v slovenskih podjetjih v slovenskem in angleškem jeziku, ki je nastala v sodelovanju s strokovnjaki iz tujine.

Knjiga je brezplačno na razpolago na povezavi.

Omenjeno knjigo smo oplemenitili s sedmimi najboljšimi slovenskimi primeri dobrih praks v video zgodbah, podnaslovljenih v angleškem jeziku.

Video zgodbe so dostopne preko QR kode.

Slika 5: QR koda do sedmih najboljših slovenskih primerov dobrih praks v video zgodbah, 2019 (KCDM 2.0).

Slika 6: Konferenca TEHNOLOGIJA NI DOVOLJ, Brdo pri Kranju, 2022 (KCDM 3.0). Zadnja organizirana konferenca letos jeseni je na Brdo pri Kranju privabila več kot 250 slušateljev in ponudila kar 27 domačih in tujih govorcev. Skušali smo odgovoriti na vprašanja: (1) kako vključiti design v inovacije, ki bodo spremenile prihodnost; (2) kako vključiti v poslovno okolje vzdržne trajnostne poslovne modele; (3) kje se rojevajo inovacije in kaj so predpogoji tega. Ključni poudarek konference je bil več kot zgovoren: »Tehnološke inovacije morajo biti namenjene človeku, uporabiti jih moramo za izboljšanje družbe,« Miha Klinar, vodja KCDM.

Kdo smo?

Partnerstvo KCDM 3.0 sestavlja 55 podjetij, organizacij in samostojnih podjetnikov - na eni strani proizvodnih podjetij in ponudnikov storitev, na drugi pa predstavnikov kreativnih industrij. Partnerstvo je vsebinsko in administrativno razdeljeno na 3 konzorcije, in sicer: 1) KCDM 3.0 Osnove DM, kjer je vodilni partner NEC, Cerknica; 2) KCDM 3.0 Storitveni design, kjer je vodilni partner Sito storitve, d.o.o. in 3) KCDM 3.0 Trajnostni design, kjer je vodilni partner CER Partnerstvo, zavod za trajnostno gospodarstvo. Naša skupna vizija je uveljaviti DM kot pomemben strateški dejavnik prenove slovenskega gospodarskega okolja v trajnostno, inovativno in k razvoju lastnih trgov usmerjeno gospodarstvo. Od prve do tretje generacije KCDM je v partnerstvu sodelovalo že 73 slovenskih podjetij in organizacij.

Projektna pisarna

Projektno partnerstvo je sestavljeno iz administrativno 3 ločenih konzorcijev ter 1 krovne projektne pisarne (v nadaljevanju PP), ki jo upravlja 6 podjetij in 7 posameznikov, kar predstavlja največji zalogaj pri upravljanju projekta, komunikaciji in implementaciji projekta. Sinhronizacija med posameznimi člani ekipe ni nujno avtomatska.

NEC, Cerknica kot najbolj izkušeni akter s področja projektnega vodenja in vodilni partner enega izmed konzorcijev, vzporedno zagotavlja prenos znanja in praks PP na ostale člane in s tem že od KCDM 1.0 uveljavlja t.i. hišno metodologijo PP. Prehod na nova, digitalno podprta orodja za interno upravljanje konzorcija 55-ih podjetij je bil sprva težak, vendar nujen korak k digitalizaciji internih procesov in komunikacije. To nam omogoča kakovostnejše skrbništvo za doseganje pričakovanih rezultatov, dosežkov in učinkov projekta ter tudi vpogled v stanje projekta v realnem času.

Izpostaviti velja tudi izziv projekta KCDM 3.0 v primerjavi s prejšnjima dvema izvedbama na področju visoke fluktuacije projektnega kadra PP in zaposlenih v podjetjih. Posledično je ustrezno načrtovanje nove postavitve PP, zasedenosti kadrov, uvajanje projektne metodologije in usposabljanja kadra za delo na projektu terjalo poseben napor. Ena izmed nalog PP je bila tudi vzpostavljanje projektnega okolja v ne-projektnih organizacijah in podjetjih, ki s sofinanciranimi projekti v preteklosti niso imela izkušenj.

Izjemno veliko sodelovanja in iskanja novih rešitev med PP in izvajalsko agencijo, Javnim skladom RS za razvoj kadrov in štipendije, je bilo potrebnega v času COVID-19, saj je bilo implementacijo projekta potrebno prilagoditi na povsem nove razmere, ki jih v preteklosti nismo poznali, a kljub temu spoštovati pravila javnega razpisa.

PP postavlja pomen nadzora kot skrbništva za doseganje pričakovanih rezultatov, dosežkov in učinkov projekta zelo visoko. Doseganje presežkov v očeh naročnika projekta pa daje možnost nadaljnjega dela na področju DM v Sloveniji.

Povezava do spletnega mesta KCDM.

Povezava do spletnega mesta NEC, Cerknica.