Predstavitev knjige: Kako zagnati, voditi in sponzorirati uspešne projekte

PREDSTAVITEV KNJIGE: KAKO ZAGNATI, VODITI IN SPONZORIRATI USPEŠNE PROJEKTE

Avtorica: mag. Marjana Skubic, PMP®

Dobro leto je že, odkar je izšla knjiga priznanega strokovnjaka, avtorja Antonia Nieta-Rodrigueza (antonionietorodriguez.com) z naslovom: Kako zagnati, voditi in sponzorirati uspešne projekte - Priročnik za upravljanje projektov, založbe Harvard Business Review (datum izdaje, 19. oktober 2021).

Knjiga naslavlja vsebino iz zunanje perspektive na pragmatičen, ilustriran in praktičen način. Da bi vsebino knjige razumeli, ne rabimo biti znanstvenik s področja projektnega vodenja, ampak je le-ta namenjena širšemu občinstvu. Predstavlja širši pogled na projektno vodenje v globalnem poslovnem smislu, predlaga enostaven okvir Projektno platno (ang. Project Canvas, sestavljen iz elementov, ki vodijo v uspešen projekt) in uporablja skupni jezik za vse deležnike, neodvisno od vloge na projektu. Vodje projektov uči razmišljati na način izvršnih direktorjev, izvršne direktorje pa, kako razmišljati kot vodje projektov.

V uvodu avtor predstavi pomen projektov. Projekti postajajo bistveni model za ustvarjanje vrednosti, saj ustvarjajo 40 odstotkov (npr. v Nemčiji) ali več (Kitajska, Tajska in Južna Koreja) prihodka. Nekje od leta 2010 naprej smo priča projektizaciji dela. Napovedana je rast projektne ekonomije od 12 trilijonov USD v letu 2013 do 20 trilijonov USD v letu 2027. To pomeni milijon projektov, ki potrebujejo milijon projektnih vodij in izvršnih sponzorjev na leto. Predstavljajte si koristi, če bi dvignili nizek nivo uspešnosti projektov.

Citat: “Projektno delo je motor, ki poganja spremembe in napredek.”

Knjiga je sestavljena iz štirih delov: Osnov projektnega vodenja, Projektnega platna, Individualnih in organizacijskih projektnih kompetenc ter Boljše prihodnosti s pomočjo projektov.

I. DEL: Osnove (vodenja) projektov za vsakogar

Antonio nam predstavi osebno zgodbo, v kateri nas seznani, da so mu prekinili delovno razmerje na mestu strokovnjaka projektnega managementa, takrat, ko senior izvršni direktorji še niso razumeli ali cenili pomena projektnega vodenja. Če izvršni direktorji ignorirajo projektno vodenje, projekti ne bodo uspešni in to velja še danes.

Antonio skozi obdobja prikaže kontekst, v katerem so se, se, in se bodo odvijali projekti včeraj, danes in jutri.

• Včeraj smo bili priča stoletju učinkovitosti dela in operativnemu delovanju. Od leta 1920 je bila rast podjetja dosežena s povečanjem učinkovitosti in zmanjševanjem stroškov. Zaposleni so se morali globoko specializirati in posvetiti izključno enemu področju delovanja za čas celotne kariere. Končni izdelek obdobja je bilo izjemno učinkovito delovanje. Trajnostna rast pa je z nadaljevanjem učinkovitosti postala nemogoča.

• Danes svet poganjajo spremembe in projekti. Današnja podjetja delujejo v okolju, ki je podvrženo nenehnim in včasih motečim spremembam.

Rast podjetja, dvig njegove dobičkonosnosti ali zagotavljanje njegovega nadaljevanja je odvisno od predvidevanja, upravljanja in spodbujanja sprememb, kar pa je odvisno od začetka in uspešnega zaključka projektov. Projekti so bili nekoč začasne, operacije pa stalne naloge. Zdaj so spremembe trajne, operacije pa začasne naloge, in sicer vse do naslednje spremembe. Težnja po agilnosti, hitrejših inovacijah in sodelovanju narašča. Vse več dela se izvaja v obliki projektov. Izjemna negotovost pa ustvarja težko delovno okolje za vodje in organizacije. Letni cikel načrtovanja, ki je deloval skoraj stoletje, ne zadošča več. Radikalno spremenjene okoliščine zahtevajo nove načine dela, bolj agilne modele delovanja in nove oblike vodenja.

• Jutri bodo na pohodu projekti. Rast je dvorezen meč, saj povezava med številom projektov in uspehom nikakor ni neposredna. Organizacije, ki se preobremenijo, bodo ugotovile, da njihovi projekti nimajo dovolj človeških in kapitalskih virov. Prav tako bodo sčasoma ugotovili, da je njihovo pomanjkanje izkušenj in sposobnosti ogrozilo vrednost tega,

kar bi lahko ustvarili. Danes ljudje pogosteje kot kdaj koli prej, ne le zamenjajo podjetja, temveč zamenjajo tudi funkcijo. Mnogi postanejo samozaposleni in začnejo delati 100-odstotno projektno. Prav digitalizacija pa zelo olajša prehod na projektno delo. Vedno bolj se približujemo trendu, da bodo poklicne kariere postale zaporedje projektov. Roboti in umetna inteligenca bodo prevzeli skoraj vse tradicionalne administrativne dejavnosti in operativno delo. Nekatere so že izginile ali pa so se popolnoma preoblikovale.

Citat: “Projekti so nova norma za ustvarjanje vrednosti, pravzaprav za ostajanje v poslu.”

V preostanku prvega dela Antonio opisuje projektno vodenje in projektno vodenje sedanjega časa, ki potrebuje ponovno odkrivanje. Poudarek je na uporabi načrta ugodnosti (ang. benefits plan) in ne le uporabi projektnega načrta, nakazan pa je tudi dodatek k železnem trikotniku (obseg, strošek, čas - kakovost) in sicer trikotnik ugodnosti (tveganje, vrednost, trajnost - ugodnost) in trikotnik aganžiranosti (predanost, usklajenost, priznanje - zavzetost).

II. DEL: Projektno platno

Projektno platno (ang. Project Canvas) je okvir, ki ga je mogoče uporabiti pri katerem koli projektu, ne glede na to, ali je projekt tradicionalen, agilen ali hibriden, uporablja pa se tudi za programe in strateške pobude. Sestavljen je iz domen: temelj, ljudje, stvaritev (oziroma zakaj, kdo, kaj&kako&kdaj, kje), ploščice na diagramu pa predstavljajo njihove gradnike: namen, sponzorstvo, vire, deležnike, končne izdelke, načrt, spremembe, investicijo in ugodnosti. V nadaljevanju drugega dela avtor s pomočjo primerov razišče različne načine, ki vplivajo na izvedbo projekta, poda mnoga orodja in teh-

Projektni okvir: Projektno platno.

nike s poudarkom na tem, kako uporabiti Projektno platno v praksi. Je vredno branja, saj aplicira nov pogled na projekte.

III. DEL: Individualne in organizacijske projektne kompetence

Antonio opredeli dve skupini kompetenc: tehnične in mehke veščine. Bistvene tehnične veščine projektnega vodenja so: (tradicionalna) priprava načrta ter spremljanje skupine strokovnjakov, ki delo opravijo pravočasno, v obsegu in v finančnih okvirjih. Bistvene mehke veščine so: vodenje, angažiranost, empatija, vpliv deležnikov in drugo.

Antonio poudarja, da nove vloge zahtevajo premik od čisto tehničnih kompetenc projektnega vodenja k širšemu razumevanju mehkih veščin, deležnikov, strategije in upravljanja sprememb.

Večina vodstvenih delavcev ni bila nikoli usposobljena za bistvene veščine in so svoje kompetence sponzoriranja projektov pridobili na delovnem mestu. Tako vodje kot sponzor projekta, bi morali postati vodje projekta, saj kažejo sposobnosti, razvite kompetence in miselnost vodenja. V preostanku podpoglavja so opisane najpomembnejše značilnosti uspešnega projektnega vodenja.

Antonio priporoča usposabljanje in pridobitev mednarodno priznanega certifikata PMI PMP, pri tem pa ne pozabi omeniti tudi nekaterih drugih: Prince 2, Praxis, ICB - Individual Competence Baseline IPMA pa tudi magistrske programe projektnega vodenja. Citat: “Glavno vodilo za uspešno vodenje: Sposobnost videti trenutno resničnost, nato videti boljšo prihodnost in voditi tja.”

Pri izbiri in določanju prioritetnih projektov so prikazane prednosti in obveznosti upravljanja portfelja, kjer izvršna ekipa dela na strateškem vidiku, srednje vodstvo in osebje pa na taktiki. Pri upravljanju portfelja projektov Antonio kot eno pomembnejših meril za njegovo izbiro vključuje kompetence in zmogljivost organizacije. Za reševanje izzivov pri določanju prioritet je razvil preprost okvir, imenovan hierarhija namena.

Hierarhija namena ima pet nivojev: namen, prioritete, projekte, ljudi in uspešnost. Za vsako raven boste v knjigi našli vprašanja ali predloge, ki jih potrebujete za popolno razumevanje in prehod na naslednji element hierarhije.

Z uporabo hierarhije namena, v kombinaciji s Projektnim platnom, lahko organizacija znatno zmanjša svoje stroške, saj lahko ustavi vse dejavnosti z nizko prioriteto, ki ne uspejo doseči rezultatov glede na jasno artikulirane ukrepe. S temi pristopi organizacije zmanjšajo tudi podvajanje aktivnosti, jih konsolidirajo in tako zmanjšajo prekoračitev proračuna.

Organizacije se morajo odmakniti od tradicionalnih hierarhičnih struktur in premagati nekatere najpogostejše ovire za uspeh projekta. Da bi uspele v svetu prehodnih okoliščin, morajo organizacije postati veliko bolj agilne in projektno vodene, izpostavljena so kitajska podjetja: Xiaomi, Alibaba, Haier, ali startup modeli.

IV. DEL: Boljša prihodnost s pomočjo projektov

Zadnji del knjige opisuje inovacije in ovire pri vodenju projektov v prihodnosti.

Globalni trendi, ki vplivajo na vsako organizacijo, ne glede, kje na svetu se nahaja, so: krizno upravljanje, raznolikost, umetna inteligenca in trajnost ter so prisotni v vsaki strateški, projektno usmerjeni pobudi.

Citat: “Krizni management je projektni management.”

Vodje se bodo morale navaditi na neprestano obvladovanje kriz zaradi podnebnih sprememb in širšega vprašanja trajnosti. Pozornost bodo morali usmeriti na razumevanje medsebojne povezanosti ljudi, vedenja, procesov in tehnologije, ne družbene odnose v katerem koli sistemu ter na upoštevanje bolj prilagodljivih možnosti, ki se veliko hitreje odzovejo na prihodnjo krizo, in sicer s pristopi odločanja, ki temeljijo na podatkih ter z gradnjo odpornosti in trajnostnih rešitev. Antonio predstavi tri stopnje obvladovanja krize, spodbujanje raznolikih timov in raznolikega razmišljanje, kulturo in klimo vključenosti ter načine spodbujanja timov.

Po Gartnerju bo do leta 2030 kar 80 odstotkov nalog vodenja projektov upravljala umetna inteligenca. Že danes potrebujemo orodja, ki algoritemsko napovedujejo stopnje uspešnosti projektov, potrjujejo obseg projekta in samodejno ustvarjajo natančno opredeljen projektni načrt, obenem pa odkrivajo tveganja, ki bi lahko sicer ostala neopažena, predlagajo ukrepe za ublažitev in samodejno prilagodijo načrte, da se izognejo določenim vrstam tveganj. Projektni vodja prihodnosti bo moral razviti močne mehke veščine, vodstvene sposobnosti, strateško razmišljanje in poslovno žilico. Namesto administrativnega dela se bo vodja osredotočil na zagotavljanje pričakovanih koristi in njihovo usklajevanje s strateškimi cilji.

Revolucija o trajnosti narekuje postavljanje ciljev v zvezi s podnebnimi spremembami, enakostjo, izčrpavanjem virov, človekovimi pravicami in drugimi nujnimi vprašanji trajnosti, kar je trenutno glavni tok poslovanja. Gre za še eno transformacijo, ki se bo izvajala z uspešnimi projekti in učinkovitim vodenjem projektov. Antonio na samem koncu priloži še manifest projekta.

Ob koncu nas Antonio povabi na skupno pot rasti v uspešne vodje projektov.

Knjiga vam bo zagotovo pomagala zmagati v svetu, ki ga poganjajo projekti.

O avtorju knjige: Antonio Nieto-Rodriguez je avtor, praktik in svetovalec, ki senior voditelje poučuje strategijo in izvajanje projektov. Je gostujoči profesor in pogost govorec na poslovnih šolah in dogodkih projektnega vodenja po vsem svetu. Bil je na vodilnih položajih v PwC, BNP Paribas Fortis in GSK. Njegove raziskave so priznali Thinkers50. Bil je predsednik mednarodnega združenja za projektno vodenje PMI, kjer je zagnal Iniciativo Brightline, je pa tudi ustanovitelj podjetja Projects & Co in soustanovitelj Inštituta za implementacijo strategije ter avtor knjig Projektna revolucija, Vodenje uspešnih projektov in Fokusirana organizacija.

Pridružite se nam na

novice dogodki napovedi delovna mesta certificiranje članstvo