AUCNET - Case Study - JAPANESE

株式会社オークネット

「誰でも」「簡単に」動画を作成・配信することで 業務時間を大幅削減したオークネット

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累計削減時間

動画投稿数 問い合わせ対応削減日数

情報流通支援サービスを展開するオークネットでは、業務への動画利用を推進するため にPanoptoを導入。それまでの動画の管理の課題を解消し、誰もが動画を作成し活用で きる環境づくりに取り組んだ。業務の引き継ぎや問い合わせ対応マニュアルなどの動画 化、研修や会議での動画利用によって、大幅な業務の改善と工数の削減を実現した。さ らに、蓄積されたノウハウの継承、DX時代に向けた文化の醸成や、新しい働き方にもつ ながっている。

課題： 動画サーバーの逼迫と散在、作成のハードルがネック

オークネットは1985年の創業以来、オークションビジネスをはじめとした情報による 事業者間取引を支援してきた。オークションで培ったビジネスモデルを基盤に、現在は 中古車、中古バイク、中古デジタル機器、ブランド品、花き、中古医療機器へと事業を 拡大し、さらに新しい事業領域の開拓にも取り組む同社は、以前よりマーケティングを

株式会社オークネットについて

世界初のオンラインによるリアル タイム中古車テレビオークション から事業をスタートさせ、つねに 先端のメディアを活用したオーク ションで、新しい情報流通サービ スを提供。現在では、幅広い分野 へとサービスの領域を拡げてい る。

中心に、積極的に動画を利用してきた。最近では、 「LiveMasq(ライブマスク)｣というディープラーニングによ る人物動画認識のサービスなども提供している。こうした 動画への積極的な取り組みの背景には、トップや経営層に、 動画に対しての意欲があった。しかしその一方で、社内業務 での動画の活用については、いくつかの課題があり停滞して いた。業務が拡大するに連れ、社内のワークフローも複雑化 し、マニュアルも増えた。活字ではなく｢動画で伝える｣こと が必要とされていた。

｢これまで以上に社内の業務にも動画を活用したいと思いまし た。マニュアルや社内勉強会に動画を活用すれば、社内のノ ウハウ共有を加速させたり、コミュニケーションをもっと円 滑にすることができます。そのために、もっと『誰もが』『 簡単に』動画を作成し活用できるという『動画の民主化』を 実現したいと考えたのです｣

こう語るのは社内でのデジタルの活用による変革を目的と したDX部門に2020年の秋にアサインされた段 裕之氏。

段氏が考える目的を実現するためには、2つの課題に取り組 む必要があった。

1つめは、動画数の増加に伴うファイルサーバの管理の問題 だ。動画の容量が逼迫し、社内の各部署のサーバーに散在し

ていたため、目的の動画を探すことが非常に困難だった。さ らに、動画によっては、YouTubeなどにアップした後の管理 が不十分で、古い情報が掲載されていたり、セキュリティや ガバナンスの面でも問題を抱えていた。

2つめは、社員にとっての動画作成のハードルの高さの問題 だ。社内にお客様向けの動画の作成を行う社員はいたが、そ うしたメンバーは人数も限られており、時間的にも余裕がな く、気軽に依頼できない。また従来のやり方だと、動画録画 や動画編集、動画共有などにはそれぞれ別のツールが必要と 考えられていたため、それぞれ別のスキルを持った人が必要 になる。お客様向けの動画であればプロへの外注も考えられ るが、社内活用の動画制作のためにはコストが見合わない。

それでは具体的にどのようにして、こうした課題を克服して いけばよいのか。悩んだ段氏は、新たな動画活用のプラット フォームを検討する過程で、Panoptoを知った。

解決策： 動画活用基盤としてPanoptoを導入、

「誰もが｣｢簡単に｣作成·活用できる環境を実現 ｢当初は教育や映像制作の専門家向けのツールだと思い、ROI についても不安がありました」と段氏は言う。しかし Panoptoについて調べ、ワークショップなどに参加するうち に、従来の動画作成ツールや動画配信プラットフォームとは 別物であることがわかってきた。

その一番の違いは、Panoptoが、企業、社員を対象にした ｢エンタープライズ動画管理基盤｣であること。もちろん従来 の動画ツールも企業や教育機関を対象にしてはいるが、その 多くが消費者向けの動画の市場で生まれてきたものといえ る。一方、企業の動画ニーズとは、お客様に対する営業、 社内コミュニケーション、従業員トレーニング、リモートコ ラボレーション、さらには経営幹部や現場での会議の収録な どだ。こうした企業内で利用するための動画の公開・閲覧に YouTubeなどのコンシューマー向けサービスを使うことは、 機密保護やセキュリティポリシー上のリスクが高く避けた い。企業の中で、専門家ではない社員が、簡単かつ安全に使 えるという条件を考慮すると、Panoptoしか選択肢はなかっ た。段氏によると、以下の3つの特長を特に重視したという。 もっと「誰もが」「簡単に」動画を作成し活用 できるという「動画の民主化」を実現したい と考えたのです

1．動画コンテンツの共有や検索の柔軟性

それまで散在していて活用されていなかった過去の動画も、 Panoptoによって自在に検索して探し出して見ることができる ようになった。Panoptoは自動音声認識(ASR)によって録音さ れた言葉を認識し、検索する言葉を動画の中から見つけ出し再 生できる。また動画内の画像に表示される文字も光学文字認識 (OCR)で認識しているため単語の検索も可能だ。海外製品では 弱くなりがちな日本語対応についても強力。こうした｢音と文字 の検索｣機能によって、社内での活用の幅も広がった。

営業向けコンテンツ

2. 誰もが簡単に作成でき、視聴の計測も可能 録画、編集、共有までのフル機能が標準装備されているた め、社員の誰もがPanoptoだけで一気通貫に作業がおこなえ る。録画はPC上でプレゼンをするだけ、複雑な準備なしで すぐに始められ、スマートフォンやタブレットからでも録画 は可能になる。動画の編集もブラウザベースで録画のカット や結合、字幕の挿入もシンプルな操作。高度な録画や編集機 能を持ちながらも｢あえて凝ったことをさせない｣という敷居 の低さもポイントだったと段氏は補足する。さらに、｢誰が｣ ｢どんな風に｣｢いつ｣見ているかと行った詳細な視聴統計も簡 単に見ることができる。

3. 一般社員から経営層までが 　 活用するための権限管理機能 フォルダ単位、動画単位での任意の公開や共有設定が可能 で、管理者なども設定できる。この機能のおかげで、役員会

議や人事関連などの守秘性の高いものから、現場レベルの会 議、社内行事など様々なレベルでの利用が可能になった。そ のことで動画コンテンツの活用は、経営レベルの意思決定か ら、社員教育などあらゆる現場へと拡大してきている。

結果：

大幅な工数削減と業務の改善、 発信する文化の醸成

Panoptoの導入にあたっては、当初3名のメンバーを中心に各 部署のニーズをヒアリングや、Panoptoの価値検証プログラ ム(Proof of Value)を実施した。その結果、顕在化している 課題の解決だけでなく、多くの効果が期待できることがわか り、Panoptoを社内コミュニケーションの共通基盤として活 用していくことが決まった。導入は経営会議の承認を経て全 社的に進められた。

会議での利用

はじめは抵抗のある人もいて｢わざわざ動画にしなくても｣と いう意見も聞かれたという。そうした状況にめげず、地道 に普及活動をおこなったと段氏はいう。経営層が社員のプ レゼン動画を絶賛したり、｢業務改善グランプリ｣の応募に Panoptoによる動画が採用されるなど気運は高まり、利用者 も増え各部門にアンバサダーが設置された。また定量面での 効果も歴然とあり、特に社内の業務マニュアル、教育研修、 会議などの面での業務の効率化による効果は著しく、削減で きた時間は年間トータルで1000時間を超える。また動画の総 投稿数は832本、アクティブなユーザー数は421名に至る。

▪ マニュアルの動画化による効果

・コーポレート部門への問い合わせ対 応では、人事システム、総務法務の ワークフロー、経理の経費精算シス テム、DX部門のヘルプデスクなどの 1日1件の定型問い合わせを100営業日 分、削減できた。

・営業職メンバーや会員向けマニュア ルでは、商品説明・操作説明工数削 減。説明内容の標準化により年間180 時間分を削減した。

・業務引き継ぎのためのマニュアルで は、年2回の異動･入退社に伴うマニ ュアル作成者の工数や引き継ぎ調整 により、年間120時間分の削減につ ながった。

▪ 勉強会・講習

・勉強会では、開催回数削減・欠席者 のフォロー工数削減により、年間112 時間削減できた。

・入社オリエンテーションでは、正社 員・派遣社員の入社メンバーに対し 入社毎月1回程度（年12回）行ってい たオリエンテーションを動画教材だ けで完了することで、年間削減時間 66時間削減した。

・異動社員オリエンテーションでは、 年間2回の異動に伴う中途入社社員・ 派遣社員へのオリエンを動画教材だ けで完了することで、年間68時間削 減した。

Panoptoの導入は、｢ベテランの経験の資産化とノウハウの継 承｣｢透明性の向上｣にもつながったと段氏。社長や役員の経 営方針や事業の戦略も、動画にすることで伝わりやすくなっ たという。創業初期から関わる会長の講演や、周年記念事業 の動画制作なども今後行っていきたいと段氏は構想する。ま た、今後オークネットの提供するLiveMasqなどの事業との連 携も検討するとのこと。

さらに、段氏は、社外での活用の事例やノウハウも取り入れ ようと、社外のPanoptoのコミュニティにも積極的に参加し ている。

▪ 会議

・定例の経営会議に動画を活用し、会議 時間の定刻化と短縮を図った。あらか じめ発表内容を動画収録し、会議は質 疑応答に集中する効率化によって毎回 15分程度短縮することができた。

・動画収録された会議を文字起こしする ことで、各部門あたり1名×年間40回 行なわれていた議事録の作成時間が短 縮、事後のチェックも効率的かつ正確 に行えるようになった。

｢テレワーク時代のあらゆるコラボレーションツールの可能性 を試したいと思います｣と言う。コロナ禍によるリモートワー クをきっかけに、オンライン会議やチャットなどの様々な働 き方を変えるツールの利用も活発になってきた。こうしたツ ールとPanoptoを組み合わせることで、ますます新しい活用 の可能性が広がる。｢2020年代は動画によって働き方が変わ ると思います｣と熱く語る段氏。

動画コミュニケーションによって醸成された、組織文化や働 き方が、社員を時間的拘束から解放する｢次世代の働き方｣に つながり、ひいては事業の発展をもたらすだろう。

仲間を増やしたいという情熱で、動画の活用 を社内に説得していきました。時間や工数の 削減だけではなく、仕事のやり方が変わり、 会社のカルチャーも変わりました。

株式会社オークネット インフラサービス部 テクニカルグループ 段 裕之氏

社員マニュアル