RFAB Informationshanteringsplan 2024

Inledning

Rättviks Fastigheter AB har upprättat en plan (informationshanteringsplan) som beskriver företagets handlingar och hur dessa hanteras. Planen revideras kontinuerligt. Planen skall fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av företaget och ge en heltäckande beskrivning av vilken information/dokumentation som finns att tillgå inom dess verksamhetsområde. Informationshanteringsplanen är Rättviks Fastigheters gallringsbeslut och reglerar vilka handlingar som bevaras och förstörs, samt tidsfrister för leverans till kommunarkivet.

En Informationshanteringsplan skall kontinuerligt revideras. Beslut om eventuella ändringar och tillägg fattas av VD genom delegation från Rättviks Fastigheters styrelse. Ändringar presenteras för styrelsen en gång per år.

Struktur

I informationshanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras hos Rättviks Fastigheter AB utifrån de arbetssätt som används inom dess verksamhetsområden.

1. Styrning, planering och uppföljning

1.1. Verksamhetsstyrning

1.1.1. Hantera styrelse och årsstämma

1.1.2. Fatta verksamhetsbeslut

1.1.3. Ta fram policy och styrdokument

1.1.4. Dokumentera bolagets ägande

1.1.5. Hantera personuppgifter

1.2. Planering, uppföljning och utveckling

1.2.1. Hantera ledningens genomgång

1.2.2. Ta fram mätningar och analyser

1.2.3. Hantera internkontroll och granskning

1.2.4. Ta fram budget

1.2.5. Ta fram årsredovisning

1.2.6. Hantera förbättringsförslag och avvikelser

1.3. Samverkan

1.3.1. Samverka med personal

1.3.2. Samverka med kommun

1.3.3. Samverka och förhandla med fackliga organisationer

1.3.4. Samverka och förhandla i hyresfrågor

2. Verksamhetsstöd

2.1. Ekonomiredovisning

2.1.1. Hantera leverantörsfakturor

2.1.2. Hantera kundfakturering

2.1.3. Avihantering

2.1.4. Administrera löpande bokföring

2.1.5. Ta fram bokslut

2.2. Finansiering

2.2.1. Administrera lån och finans

2.3. Inköp och upphandling

2.3.1. Hantera inköp

2.3.2. Direktupphandling

2.3.3. Hantera offentlig upphandling

2.3.4. Hantera avtal

2.4. Personalresurser

2.4.1. Rekrytera och anställa

2.4.2. Introducera medarbetare

2.4.3. Administrera anställningar

2.4.4. Utveckla och utbilda

2.4.5. Administrera löner

2.4.6. Hantera företagshälsovård och rehabilitering

2.4.7. Administrera pensioner

2.5. Infrastruktur; IT och maskiner

2.5.1. Förvalta IT-stöd och system

2.5.2. Förvalta maskiner och övrig utrustning

2.6. Miljö; arbetsmiljö och säkerhetsarbete

2.6.1. Planera för nödläge

2.6.2. Bedriva arbetsmiljöarbete

2.6.3. Bedriva miljöarbete

2.7. Informationshantering

2.7.1. Hantera post

2.7.2. Diarieföra och redovisa allmän handling

2.7.3. Hantera utlämnande av allmän handling

2.7.4. Arkivering

2.8. Marknadsföring och kommunikation

2.8.1. Marknadsföring och information extern

2.8.2. Administration av intern information

2.8.3. Hantera sponsring

3. Ny-, om och tillbyggnad

3.1. Hantera nyproduktion

3.2. Hantera planerat och löpande underhåll

4. Projekt

4.1. Bedriva interna projekt

5. Boservice

5.1. Hyresadministration

5.1.1. Hantera uthyrning och uppsägning

5.1.2. Hantera förtursärenden

5.1.3. Hantera administration av blockuthyrning

5.1.4. Genomföra besiktning

5.1.5. Hantera synpunkts- och störningsärenden

5.1.6. Administrera kravhantering

5.1.7. Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

5.1.8. Hantera dödsfall i lägenhet

5.1.9. Hantera men i nyttjandet

5.2. Lokalhyresadministration

5.2.1. Hantera uthyrning av lokal

5.2.2. Hantera uppsägning av lokalkontrakt

5.2.3. Hantera överlåtelse av verksamhet

5.2.4. Hantera uppläggning av blockuthyrning

5.3. Drift och service av fastigheter och hyresobjekt

5.3.1. Hantera felanmälningar

5.3.2. Hantera inre och yttre skötsel

5.3.3. Informationshantering för lås- och passersystem

5.4. Kundtjänst

Historik

Arbetsbeskrivning

År 1996 gjordes Rättviks Bostäder om från en stiftelse till ett bolag. Rättviks Bostäder AB ägdes av Rättviks kommun till 100 % fram till 2006. Då bildades företagskoncernen och ett moderbolag startades, Rättviks kommun kommunhus AB. Rättviks Bostäder AB blev ett dotterbolag, ägt till 100 % av moderbolaget. 2010 genomfördes en fusion där Rättviks Förvaltnings AB (ägde och förvaltade alla kommunala fastigheter) och Rättviks Bostäder AB slogs samman och fick namnet Rättviks Fastigheter AB. Så heter bolaget idag och det har som huvudsaklig uppgift att tillhandahålla och förvalta bostäder och lokaler.

Verksamhetsbeskrivning

Rättviks Fastigheter AB:s verksamhet syftar till att tillhandahålla bostäder och lokaler. För Rättviks kommun är det väsentligt att kunna erbjuda ett attraktivt boende och därigenom medverka till att utveckla kommunen som en attraktiv bostads- och näringslivsort. Bolagets huvuduppdrag är att tillhandahålla ett differentierat utbud av bostäder för olika bostadsbehov och nyproducera och förvalta prisvärda hyresbostäder. Bolaget ägs av Rättviks kommun Kommunhus AB som i sin tur ägs av Rättviks kommun. Styrelsen utses av kommunfullmäktige och ledamöter utses efter den mandatfördelning som blivit resultatet av det senaste kommunalvalet. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Styrelsen uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning. VD skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen skall besluta i ärenden som inte anses löpande, det vill säga av osedvanlig karaktär eller av stor betydelse för bolaget som helhet.

Teknik

Arkivansvarig och arkivredogörare

Rättviks Fastigheter AB ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska bolaget även utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos bolaget.

• Arkivansvarig: Ekonomichef

• Arkivredogörare: Kundtjänsthandläggare

Som arkivansvarig ska man:

1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar.

2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar.

3. Vara insatt i den egna juridiska personens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper.

4. Tillse att informationshanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas.

5. Samråda med kommunarkivet angående arkivbeskrivning, informations-/dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar.

6. Tillse att handlingar överlämnas till kommunarkivet enligt kommunarkivets krav samt att beslutad gallring sker.

7. Informera om och stödja personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar och att dom finns tillgängliga.

Som arkivredogörare ska man:

1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör bolagets hantering av allmänna handlingar.

2. Vårda bolagets handlingar och arkivera dessa enligt kommunarkivets anvisningar.

3. Biträda vid upprättande och revidering av informationshanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv.

4. Verkställa beslutad gallring.

5. Se till att arkivbildningen sker enligt informationshanteringsplanen. Informationshanteringsplanens alla hanteringar av handlingar är uppdelade på roller inom bolaget. Varje huvudhantering har en ansvarig roll för uppdatering och ansvarar för att minst en gång per år gå igenom sina hanteringar och uppdatera om det är nödvändigt. Varje roll ansvarar för att ändringar informeras till arkivansvarig.

6. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar.

7. Samråda med bolagets arkivansvarige och kommunarkivet i frågor som rör hantering av allmänna handlingar.

Allmänhetens sökvägar till Rättviks Fastigheter AB:s handlingar Rättviks Fastigheter AB rekommenderar följande sökvägar till allmänna handlingar.

1. Rättvik kommuns dokumentarkiv https://www.rattvik.se/kommun-och-politik/dokumentarkiv.html Här kan man söka bland kommunens förvaltningars alla registrerade handlingar och ärenden samt bolagsordningar och ägardirektiv till kommunens bolag.

2. Informationshanteringsplan https://www.rattviksfastigheter.se/om-oss.html Här listas samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med regler för bl.a. bevarande och gallring samt samt lägg ut dokument när det är klart.

3. Rättviks Fastigheter AB:s dokument. Dokument kan efterfrågas genom att kontakta vår kundtjänst. Ju mer information du kan ge i samband med förfrågan ju lättare kan vi vara behjälpliga. För våra hyresgäster finns möjlighet att begära ut vilka personuppgifter vi sparar under tiden de är våra hyresgäster. Vi använder fastighetssystemet Momentum PM för registrering och hantering av allt som kan ske vid uthyrning.

Offentlighet och sekretess – Diarieföring

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet...” (5 kap. § 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten.

Av registret/diariet skall framgå:

1. Datum då handlingen kom in eller upprättades.

2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fick vid registreringen.

3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare och mottagare.

4. I korthet vad handlingen rör.

I denna informationshanteringsplan står det angivet vilka handlingstyper som ska registreras i diariet. Rättviks Fastigheter använder Evolution. För mer information rörande respektive handlingsslag, se informationshanteringsplanen nedan.

Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten.

Beskrivning av myndighetens handlingar enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap 2 § Varje myndighet (i vår mening bolaget) skall enligt 4 kap 2 § OSL upprätta en beskrivning som ger information om:

1. bolagets organisation och verksamhet i syfte att underlätta eftersökande av allmän handling.

2. register, förteckningar eller andra sökvägar till bolagets allmänna handlingar.

3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda för att ta del av allmän handling. Det finns inga officiella sökvägar till bolagets verksamhetssystem. Allmänheten får kontakta arkivansvarig för vägledning.

4. vem hos bolagets som kan lämna närmare upplysningar om bolagets allmänna handlingar, deras användning och sökvägar.

Arkivansvarig lämnar uppgifter rörande allmänna handlingar.

5. vilka bestämmelser om sekretess som bolaget vanligen tillämpar på sina handlingar. Utgångspunkten är att bolagets allmänna handlingar är offentliga, men i vissa fall kan sekretess gälla för handlingar eller uppgifter i handlingar. Inom verksamheten tillämpas olika sekretessparagrafer beroende på vilka uppgifter det handlar om. Vi följer den rådande sekretesslagstiftningen.

6. uppgifter som bolaget regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker. Se informationshanteringsplan under respektive hantering, se registerförteckningen i början av dokumentet.

7. bolagets rätt till försäljning av personuppgifter. Rättviks Fastigheter AB har ingen sådan rättighet.

Förvaring – analog och digital

Bolaget använder kommunens centralarkiv, samt ett närarkiv på kontoret där gallringsbara handlar skall förvaras. Varje år sker sortering av handlingar som ska förflyttas till centralarkiv. Personalakter förvaras hos HR-avdelningen.

Gallring

Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med informationshanteringsplanen. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut.

Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid bolagets informationshanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i informationshanteringsplanen ska handlingarna bevaras tills dess att samråd skett med styrelsen.

Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är ansvarig tjänsteperson som framgår av informationshanteringsplanen rörande samtliga hanteringar, som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet.

När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information än nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt informationshanteringsplanen sskulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande.

Hur gallrar man?

Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den tjänsteperson som ansvarar för hanteringen av handlingarna i informationshanteringsplanen som också ansvarar för att gallring sker. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Ansvarig tjänsteperson stämmer av med systemansvarig angående den digitala gallringen.

Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man lägga dem i behållare för gallring av sekretesshandlingar.

Bolagets Verksamhetssystem

Rättviks Fastigheter använder flertalet system i den löpande verksamheten och vilka system det är framgår av handling 2.5.1 IT-stöd och system. Nedan namngivna system lyfts fram då det är kärnsystem för vår verksamhet. Det är Fastighetssystem, förbrukningssystem (taxor), ekonomisystem, lönesystem och dokument- och ärendesystem. Nedan framgår det vilket system vi har och en kort beskrivning av dem.

• Momentum PM (fastighetssystem) 2012-. 2012 bytte vi fastighetssystem till Momentum PM, systemet hanterar allt som hör till uthyrningsförfarandet och det löpande driften såsom, kontraktsskrivning, felanmälan, kundkontakter, mina sidor etc. Här hanteras även kösystem för befintliga kunder och externa intressenter.

• Momentum RC (Förbrukningar taxor) 2012-. Till detta system får vi alla förbrukningar inlästa, både automatiskt och en del manuellt. Fjärrvärme och el kommer automatiskt från leverantör medan vattenmätare läses av genom våras fastighetsskötare som matar in värden via en applikation in i systemet.

• Heroma (Lönesystem). Systemet driftas av Rättviks kommun och vi köper även tjänsten och kommunen hanterar även allt kring löneprocessen i systemet. Vår personal lägger in och söker frånvaro i systemet, kan se all information kring sina semesterdagar, sin lön, lönespecifikation etc.

• Visma (fd Aditro) (ekonomisystem). Hanterar det mesta som rör ekonomi och den löpande bokföringen.

• Evolution (Dokument- och ärendehanteringssystem) 2015-. Här diarieför vi allt som ska diarieföras, systemet hanterar även våra pågående avtal och varnar när förlängningsdatum närmar sig.

Sociala medier

”Sociala medier” betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum” (SKL 20100428). De sociala medier som Rättviks Fastigheter AB använder måste alltid först godkännas av VD och det är endast dessa (t ex bloggar och Facebooksidor) som utgör allmän handling och som redovisas i informationshanteringsplanen. Det är också viktigt att ansvariga har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen. Social media som bolagets personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling.

Den information som upprättas och inkommer till bolagets sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid sin aktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i bolagets diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till arkivredogörare). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller Facebook-sida riktad till dig som tjänsteperson eller förtroendevald.

Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra missbruk av tjänsten. Det kan gälla t ex brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen. Polisen kommer därefter att ta kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten.

Ordförklaringar

Handlingstyp:

En grupp av handlingar som tillkommer genom det dagliga arbetet.

Bevaras:

Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Levereras till kommunarkivet löpande eller senast 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid.

Gallra:

Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Gallring efter 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast två kalenderår utöver det år handlingen inkom/ upprättades.

Databärare:

Fysiskt underlag för handlingar. Om handlingen är digital i ett verksamhetssystem anges här systemets namn. Handlingar som skall bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier.

Minnesanteckningar:

Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som ”arbetsmaterial” eller ”minnesanteckningar” (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar.

Handlingar av tillfällig och ringa betydelse

Kommunstyrelsen har fattat beslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet i kommunens samtliga verksamheter. Det kan t.ex. vara handlingstyper som:

1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion och det finns arkivexemplar hos bolaget med samma innehåll.

2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse.

3. Inkomna handlingar som inte berör bolagets verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga.

4. Register, listor, cookie-filer, loggar över internettrafiken och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta bolagets arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera bolagets verksamhet.

5. Mottagnings- och delgivningsbevis, loggar för e-post och fax, handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av eller bevis för överföringen och att det inte heller behövs för att söka de handlingar som ska bevaras.

6. Handlingar som överförts till annan databärare eller annat format, t ex genom utskrift på papper eller att arkivexemplar ersätts med nya exemplar. En förutsättning är att eventuell äkthetsgaranti genom till exempel elektroniska signaturer kan kvalitetssäkras och att sökmöjligheter eller möjligheten att se samband mellan handlingar inte går förlorade.

7. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För handling som inkommit till bolaget i form av röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgift under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet.

8. Förfrågningar och meddelanden i sociala medier. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse.

9. Handling som inte är äkthetsgaranterad t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede, om inte anteckningar av betydelse för bolagets beslut gjorts på handlingen. Om den först inkomna handlingen fått ankomststämpel bör den bevaras till dess ärendet avslutas om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet berör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen sparas tills tiden för överklagande löpt ut.

Rättviks Fastigheter AB

1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet. Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum

Original finns i pärm i kassaskåpet/ kopia i Teams/RFAB-styrelsen/ skannade protokoll.

Förteckning över Styrelseledamöter Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt datum Finns i Teams/RFAB-styrelsen /styrelsepapper/bolagsverket/ registreringspapper.

x

x

Arvode styrelseledamot Nej Papper/Digitalt Bevaras Lönesystem Förvaras hos HR-avdelningen. x

Kallelse/Dagordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Sparas i Teams/RFAB-styrelsen under respektive år. x

Styrelseprotokoll med bilagor och presentationsmaterial, inkl närvarolista

Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum

Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFABstyrelsen/skannade protokoll.

x

Bolagsordningar Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Utdrag från bolagsverket finns i pärm hos VD. Kopia finns i teams/RFAB-styrelsen /styrelsepapper/bolagverket

Ägardirektiv Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Finns i pärm hos VD. Finns i teams/RFAB-styrelsen/ styrelsepapper/styrdokument

Arbetsordning VD/Styrelse

Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum

VD-instruktion Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum

Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFABstyrelsen/ styrelsepapper/styrdokument

Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFABstyrelsen/ styrelsepapper/styrdokument

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Minnesanteckningar med bilagor ledningsgrupp

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Finns digitalt i teams/Rättviks Fastigheter/administration/chefer/ anteckningar

x Korrespondens av betydelse

Ja Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. x Verksamhetsmål Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Övergripande mål framgår av affärsplan som finns i teams/ Rättviks Fastigheter AB/ administration/Affärsplan. Enheternas verksamhetsmål sparas hos respektive enhet samt på samma sökväg som affärsplanen.

1.1.2 Fatta verksamhetsbeslut

Attestinstruktion och sakattest Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Delegeringsordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument

Beskrivning

Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Behörigheter för attest hanteras i IOF Navigator som är kopplat till vårt ekonomisystem. Attestinstruktion finns i excel och förändringar dras i styrelse. Excellistan finns sparad i Teams/Administration/ Attestinstruktion.

Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Ligger på Teams/Rättviks Fastigheter A / Administration/Policy och styrdokument/Delegationsordning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Dessa dokument tas upp i högsta ledningen för att årligen revideras. Detta sker i enlighet med årshjul/kalendarium.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Årshjul/Kalendarium Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Affärsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Affärsplan

Riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Rutiner

Policydokument Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR

Personalhandboken Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR

Arbetsmiljöhandbok Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR

Krisstyrdokument Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR

Funktions- och beslutsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Instruktioner Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Organisationsscheman/ beskrivningar Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Jämställdhetsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR

Lönekartläggning Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Kontuitetshanteringsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Informationshanteringsplan Diarium Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar.

Konteringsanvisning/ Budgetanvisning Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Budget

1.1.4 Dokumentera bolagets ägande

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut, pärm hos enhetschef, gamla fullmakter sitter i pärm hos VD.

Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Original finns i pärm hos VD. Sparas i Teams/RFABstyrelsen/Styrdokument/ bolagsverket

Aktiebok Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns ej.

Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns ej.

x

x

inaktualitet efter datum Policy- och styrdokument

Kontuitetshanteringsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Policy- och styrdokument

Informationshanteringsplan Diarium Digitalt Vid inaktualitet

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Kronologiskt efter datum

Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar.

Konteringsanvisning/ Budgetanvisning Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Administration/ Budget

1.1.4 Dokumentera bolagets ägande

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut, pärm hos enhetschef, gamla fullmakter sitter i pärm hos VD.

Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Original finns i pärm hos VD. Sparas i Teams/RFABstyrelsen/Styrdokument/ bolagsverket

Aktiebok Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns ej.

Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns ej.

1.1.5 Hantera personuppgifter

Beskrivning

x

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

I denna hantering hanteras det löpande arbetet med att uppfylla kraven i Dataskyddsförordningen, GDPR.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Begäran Registerutdrag från Momentum Momentum/ diariet Digitalt Bevaras År, Diarienr Skriftlig begäran diarieförs. Registerutdrag skapas och skrivs ut från Momentum och skickas/ lämnas ut till berörd person, sparas ej.

Incidentrapportering Diariet Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Rapport sätts i pärm i kassaskåp. Om det inte är osannolikt att personer riskerar något sker även anmälan till IMY.

Registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar

Nej

x

Dataskyddsombudets revisionsrapport till styrelse

Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Noteras i Draft it Privacy records. Vilken information som innehåller personuppgifter noteras även i informationshanteringsplan.

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum I dagsläget har RFAB inget dataskyddsombud

Dataskyddsombudets rapport till ledningsgrupp Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum I dagsläget har RFAB inget dataskyddsombud. Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Diariet Papper Bevaras År, Diarienr Avtalen bevaras i pärm som är inlåst i avtalsskåpet. x Informationsmaterial till hyresgäster, anställda och sökande

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning

Finns i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/GDPR.

Samtycken anställda Nej Papper Vid inaktualitet I personalakt Samlas tillsammans med anställningsavtal som förvaras hos HR-avdelningen.

Samtycken hyresgäster och övriga

Momentum Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Se anmärkning Samtycke godkänns vid påskrift av hyresavtal. Original som ej signerats digitalt förvaras i pärm i avtalsskåp. Digitalt signerade avtal sparas i Momentum.

x

x

Policys, riktlinjer och rutiner rörande hantering av personuppgifter

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning

Kamerabevakning System kamerabevakning

Digitalt Gallras efter 3 dagar

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Se anmärkning Filmfrekvenser uppstår efter rörelsecensor. Vi går endast in och kollar om något hänt. logg för detta förs och sparas i teams/adminsistration/kamerabeva kning. Filmerna raderas automatiskt efter 72 timmar. Kamerabevakning stationshuset sköts av Securitas.

x

1.2.1 Hantera ledningens genomgång

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

kamerabevakning

1.2.1 Hantera ledningens genomgång

Beskrivning

2024

dagar rörelsecensor. Vi går endast in och kollar om något hänt. logg för detta förs och sparas i teams/adminsistration/kamerabeva kning. Filmerna raderas automatiskt efter 72 timmar. Kamerabevakning stationshuset sköts av Securitas.

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamheten passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år i enlighet med årshjulet.

Handlingstyp Registrering Format

Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Rutin för vad som ska gås igenom Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Protokoll ledningens genomgång

Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Chefer/Övergripande revisionLedningens genomgång.

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Chefer /Övergripande revisionLedningens genomgång

1.2.2 Ta fram mätningar och analyser

Beskrivning

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Löpande kundenkäter mäts i Office 365:s mätverktyg och skickas ut digitalt. Sammanställda enkäter sparas i Teams. Vartannat år genomförs en större kundundersökning av extern part och då sköter dem hela hanteringen. Resultatrapporten sparas i teams. Medarbetarundersökningar sker via Prevent.se och enkäten heter OSA-enkäten. Den skickas digitalt och resultatet kommer i PDF som sparas i Teams. Likabehandlingsenkät hanteras av kommunen och resultatrapporten sparar vi i Teams.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Större Kundenkäter sammanställningar/ rapporter

Kundmätning: In- och avflyttning eller efter felanmälan

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Sker via extern part/verktyg, rapport och ev. Powerpointpresentation sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/ Administration/kundenkäter/ Större kundundersökning vartannat år.

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Övriga kundundersökningar

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Planen att detta ska börja ske under 2023. Undersökning skickas ut digitalt en gång per månad. Resultatrapport och ev. PPT sparas i i verktyg alt. Teams/ Rättviks Fastigheter A /Administration/ kundenkäter/Löpande kundundersökningar.

Görs andra undersökningar sker det digitalt via enkätverktyget i Office 365 och sparas i Teams/Rättviks Fastigheter AB /Administration/kundenkäter/Övriga kundundersökningar.

x

Medarbetarenkät OSA, sammanställning/ rapporter

Nej

Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Likabehandlingsenkät, aktiva åtgärder

Övriga icke regelbundna mätningar, sammanställningar/ rapporter

Åtgärdsplaner

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Digitalt

Bevaras Kronologiskt efter datum

Vi genomför enkäten genom att skapa länk på prevent.se som sedan skickas ut till medarbetarna. Enkäten sammanställs och alla personuppgifter tas bort automatiskt innan vi får resultatrapporten. Den sparas under Teams/ Rättviks Fastigheter AB/Administration/ medarbetarenkäter/OSA-enkäten

HR genomför enkäten och sammanställningen. Resultatrapporten sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/medarbetarenkä ter/likabehandlingsenkät

Övriga enkäter som inte är kundenkäter eller personalenkäter skapas i enkätverktyg och sparas i verktyget eller i Teams/Rättviks Fastigheter AB /Administration/ Övriga enkäter

Bevaras

Uifrån

Nej Digitalt

Kronologiskt efter datum

Likabehandlingsenkät, aktiva åtgärder

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Övriga icke regelbundna mätningar, sammanställningar/ rapporter

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

under Teams/ Rättviks Fastigheter AB/Administration/ medarbetarenkäter/OSA-enkäten

2024

HR genomför enkäten och sammanställningen. Resultatrapporten sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/medarbetarenkä ter/likabehandlingsenkät

Övriga enkäter som inte är kundenkäter eller personalenkäter skapas i enkätverktyg och sparas i verktyget eller i Teams/Rättviks Fastigheter AB /Administration/ Övriga enkäter

Åtgärdsplaner till genomförda undersökningar

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Uifrån resultatet tas åtgärder fram för respektive undersökning. Detta sparas i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/ kund/medarbetarenkäter/ Åtgärdsplaner.

Ansvarig för hanteringen: Teknik och egenkontroll-samordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Övriga utredningar som kan komma till i verksamheten

Revisionsrapport bokslut Lekmannarevision

Revisionsrapport från höstens granskningextern revisionsfirma

Revisionsrapport bokslutsgranskning extern revisionsfirma

Nej Digitalt Bevaras År Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Revisionsrapporter/Övriga utredningar

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Körjournaler från fordon Nej Digitalt Rensas bort efter 3-4 månader alt. raderas när avtal sägs upp.

1.2.4 Ta fram budget samt löpande uppföljning och prognos

Beskrivning

Innehåller personuppgift

Original bifogas bokslutshandlingen.

Sammanställning får efter bokslutsarbetet och sparas på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Revisionsrapporter

Original bifogas bokslutshandlingen och sparas i kassaskåpet.

Se anmärkning Finns digitalt via systemet TelliQ

Budget och prognoserrörande lön, resultat underhåll hanteras via verktyget Insikt.

Budget antagen helårs Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Lönebudget Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Räntebudget Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter

AB/Administration/Budget

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter AB/Chefer/Lönebudget och prognoser

Se anmärkning Underlag hämtas från KI Finans. Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter AB/Administration/ Budget

Underhållsbudget, kostnad och investering Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Utfall och prognos Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Likvidetsbudget Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter

AB/Administration/Budget

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter AB/Administration/ Budget/utfall och prognos.

Tas fram i KI Finans modul för likviditet. Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/ Rättviks Fastigheter AB /Administration/Budget/ Likviditetsbudget.

x

1.2.3 Hantera Internkontroll och granskning

Underhållsbudget, kostnad och investering

Nej

Utfall och prognos Nej

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter AB/Administration/Budget

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Likvidetsbudget Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

1.2.5 Ta fram årsredovisning

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks

Fastigheter AB/Administration/ Budget/utfall och prognos.

Tas fram i KI Finans modul för likviditet. Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/ Rättviks Fastigheter AB /Administration/Budget/ Likviditetsbudget.

Ansvarig för hanteringen: Ekonom

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Korrespondens av betydelse

Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt)

Årsredovisning undertecknad original

Diarium

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Diarieförs, skannas in. Ingen bokslutspärm, sparas i Teams/ Rättviks fastigheter/administration /Bokslutsarbete.

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter år Arkiveras, förvaras i kassaskåpet.Kopior av tryckt version sparas i källarens kassaskåp.

x

x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter år Original sparas i kassaskåp. Ev. vidare till Centralarkiv. x

1.2.6 Hantera förbättringsförslag och avvikelser

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Klagomål riktat mot hyresgäster Nej Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Klagomål mot våra hyresgäster sparas i Momentum x

Inkomna klagomål riktat mot RFAB Diariet Digitalt 2 år År, Diarienr Scannas in och läggs i Evolution. x

Gjorda polisanmälningar Ja Digitalt Vid inaktualitet

1.3.1 Samverka med personal

Beskrivning

Avser protokollförda möten med medarbetare.

Kronologiskt Polisanmälningar som vi upprättar sparas i Evolution. x

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Protokoll APT- möten Vasagatan 6 med bilagor

Protokoll APT- möten Filaren med bilagor

Protokoll Samordningsgruppens SAMO, möten med bilagor.

Presentationsmaterial presenterat vid APT eller samordningsgrupp

Nej Digitalt Vid inaktualitet

Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt APT ligger i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/Möten. x

Kronologiskt APT ligger i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/Möten. x

Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt APT ligger i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/Möten. x

Nej Digitalt Vid inaktualitet

1.3.2 Samverka med kommun

Beskrivning

Med socialförvaltningen, Integration

Kronologiskt APT ligger i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/Möten. x

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Korrespondens av betydelse

Handlingar rörande administrering av kravhantering

Nej Papper/Digitalt Bevaras Se anmärkning Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Nej Digitalt Bevaras. Se anmärkning Se anmärkning Marginalen handlägger och sparar allt material. x

1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Beskrivning

Med

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Se anmärkning Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Handlingar rörande administrering av kravhantering

Nej Digitalt Bevaras. Se anmärkning Se anmärkning Marginalen handlägger och sparar allt material. x

1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Idag sker inga egna förhandlingar med facket, utan det sker genom Kommunens HR-avdelning som vi köper tjänsten av. Utskick och originalhandlingar med överenskommelser förvaras hos HR.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Dagordning Nej Papper Bevaras Se anmärkning Om det sker, finns handling hos kommunens HR.

Kallelse Nej Papper Bevaras Se anmärkning Om det sker, finns handling hos kommunens HR.

Kollektivavtalsprotokoll Nej Papper Bevaras Se anmärkning Om det sker, finns handling hos kommunens HR. x

Protokoll fackliga förhandlingar med bilagor Nej Papper Bevaras Se anmärkning Om det sker, finns handling hos kommunens HR. x

Samverkansavtal Diarium Papper Bevaras Se anmärkning Om det sker, finns handling hos kommunens HR.

1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor

Beskrivning

Förhandling och samverkan med Hyresgästföreningen.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Påkallan hyresförhandling Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter år Förhandlingsframställan skickas i bifogat epost, bekräftelsehandling återsänds på samma sätt. Framställan och bekräftelse sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/ Hyresförhandlingar

Protokoll Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor

Förhandlingsöverenskommelse

Diariet Papper Bevaras Kronologiskt efter år Skrivs löpande. Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. original spara i kassaskåp med ÖK, kopia sparas under Teams/ Rättviks Fastigheter AB/ Administration/Hyresförhandlingar

Diariet Papper Bevaras År diarienummer Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. Offentliggörande enligt notering i överenskommelse. Sparas i pärm i kassaskåp. Kopia under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Administration/ Hyresförhandlingar

Rättvis Hyra Nej Digitalt Vid inaktualitet

2.1.1 Hantera leverantörsfakturor

x

x

x

Se anmärkning System som driftas av Trimma men ägs av RFAB. Alla hyresjusteringar beräknas i detta system. Likaså lägenhetsdeklarationer som kan fås på begäran av hg.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Leverantörsfaktura original Papper

Leverantörsfaktura original elektronisk

Betalningsförslag/ betalningsuppdrag

Ja Visma Navigator Papper 7 år Kronologiskt per ankomstdatum

Förvaras i mellanarkiv. Pappersoriginalen skannas även in och registreras i Visma. Egen nummerserie.

x

Visma Ftb Digitalt 7 år Egen nummerserie x

Visma Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i teams. Ekonomifunktionen/ allmänt/visma betalfiler.

Rättvis Hyra Nej Digitalt Vid inaktualitet

2.1.1 Hantera leverantörsfakturor

Hyresförhandlingar

Se anmärkning System som driftas av Trimma men ägs av RFAB. Alla hyresjusteringar beräknas i detta system. Likaså lägenhetsdeklarationer som kan fås på begäran av hg.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Leverantörsfaktura original Papper

Leverantörsfaktura original elektronisk

Betalningsförslag/ betalningsuppdrag

Ja Visma Navigator Papper 7 år Kronologiskt per ankomstdatum

Förvaras i mellanarkiv. Pappersoriginalen skannas även in och registreras i Visma. Egen nummerserie.

x

Visma Ftb Digitalt 7 år Egen nummerserie x

Visma Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i teams. Ekonomifunktionen/ allmänt/visma betalfiler.

Betalningsfiler Visma Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Fakturorna signeras av två i förening i VISMA. Betalfil skickas sedan på signerade fakturor. Sparas under \\fmsapp\raeikk_ror $\Link Skickade filer

Bevakningslista Bankgirocentralen Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Lista på framtida leverantörsbetalningar. Sparas i pärm "Bevakade Betalningsuppdrag" på ekonomiavdelningen.

2.1.2 Hantera kundfakturering

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Underlag ifrån förvaltning. Bilaga till faktura. Sparas i pärm "Fakturering Visma" och Momentum fakturering hos pärm ekonomifunktionen.

x

Faktura och kopia Visma/ Momentum Papper 7 år

Egen nummerserie Sparas i pärm "Fakturering Visma" eller "Momentum Fakturering" hos ekonomifunktionen.

Bokföringsunderlag Visma/ Incit Xpand Digitalt 7 år Egen nummerserie

Inkassoärende, underlag/listor Inkasso AB Marginalen

Automatisk överföring från Decapus till Visma via olika kontrollnivåer. Hamnar i buntläge innan huvudboken uppdateras. Faktureringsunderlag ifrån Visma skrivs ut och sätts i pärm "Bokföringslistor Visma" eller "Momentum fakturor" hos ekonomifunktionen.

Inkasso AB Marginalen sköter allt. Allt papper förvaras där. Vi har tillgång

x

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Autogirouppdrag Momentum Digitalt 7 år Kronologiskt efter datum

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Filen sparas Z:\Husarfiler\Autogiro betalfiler. Skickas till banken. Sparas i mappar under Z:\Husarfiler\Autogiro betalfiler och årsvis.

x

Aviseringslista, vid avikörning

Momentum Digitalt 7 år Per produktnummer Filen sparas under Z:\EPP-XMLPDF. x

Utskriftsfil Momentum Digitalt 7 år Se anmärkning För både Pappersfakturor och efakturor. Skickas till IDATA för utskrift. Z:\EPP-XML-PDF. Fil med avier för utskrift.

Autogiromedgivande

Momentum Digitalt/Papper 7 år Kronologiskt efter datum

2.1.4 Administrera löpande bokföring

Ansökan är i pappersform, den sparas så länge kunden bor kvar.Sparas i Z:\Autogiro medgivande och årsvis.

x

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Bokföringsavi/ Bokföringsorder

Visma Digitalt/Papper 7 år Dagbokföringsserie De flesta bokföringsordrar hanteras digitalt i ekonomisystemet. Annars sparas de i pärm i kassaskåpet.

x

Amortering av lån Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Underlag till bokföring tas ut från KI Finans. x

Autogirofakturor från leverantör Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen.

Banktransaktioner, manuella Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Betalning/bokning av preliminärskatt Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen.

Förskott löner Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Lönebidrag Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Moms- och arbetsgivaravgifter

Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Skattekontotransaktioner Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen.

Transaktioner mellan dotter- och moderbolag

Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen.

Upplupen fastighetsskatt Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen.

Utbetalningar Internetbank

Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Inkassoärenden Inkasso AB Marginalen Papper Se anmärkning Se anmärkning Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x Återvunna hyresförluster Visma Papper 7 år Dagbokföringsserie Förvaras i dagbokföringspärmen på ekonominavdelningen. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonom

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Balans- och resultatrapport Capego Digitalt Bevaras Se anmärkning Sparas i bokslutsprogrammet Capego.

Bokslutsanvisningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt efter år Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/ Bokslutsarbete.

Bokslutsdokumentation Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Koncernavstämningar, mellanhavanden Nej Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Kontoavstämningar Nej Papper 1-2 år Kronologiskt efter år

Kontoutdrag och engagemangsbesked bank/post

Nej

Korrespondens av betydelse Diarium

Underlag kund- och Nej

Digitalt/Papper 7 år Kronologiskt efter år

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Bokslutsarbete.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Bokslutsarbete.

Specifikationer tas fram och sätts i pärm, förvaras i dokumentskåp.

Engagemangsbesked för lån finns på KI Finans. Kontoutdrag hämtas löpande till dagbokföring och finns i pärmen för dagbokföring.

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år Diarieförs, skannas in.

Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt Sparas i pärm i dokumentskåp. x

2.1.5 Ta fram bokslut

Bokslutsdokumentation Nej

Koncernavstämningar, mellanhavanden

Kontoavstämningar

Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Nej Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Bokslutsarbete.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Bokslutsarbete.

Nej Papper 1-2 år Kronologiskt efter år Specifikationer tas fram och sätts i pärm, förvaras i dokumentskåp. Kontoutdrag och engagemangsbesked bank/post

Korrespondens av betydelse

Underlag kund- och hyresförluster

Nej

Diarium

Digitalt/Papper 7 år Kronologiskt efter år Engagemangsbesked för lån finns på KI Finans. Kontoutdrag hämtas löpande till dagbokföring och finns i pärmen för dagbokföring.

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år Diarieförs, skannas in.

Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år Sparas i pärm i dokumentskåp. Digitalt material som behöver sparas finns på Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/ Bokslutsarbete.

Ansvarig för hanteringen: Ekonom

x

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Avtal banktjänster/ finansiella tjänster

Kommers Papper/digitalt Bevaras Kronologiskt Förvaras i avtalspärm samt kopia i Kommers. Kan vara avtal såsom Bank-ID etc.

Fullmakter bank och skatteverket Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Generella och specifika bankfullmakter avseende tex internetbank, filöverföring med BGcentralen förvaras i pärm i dokumentskåp. Skatteverket godkänns via Bank-ID.

KI finans Digitalt Bevaras Se anmärkning Offertförfrågan sker via KI Finans.

x

x Förfrågningsunderlag, offert och tilldelningsbeslut

Skuldebrev/lånereverser KI finans Digitalt Bevaras Se anmärkning KI Finans. Signeras elektroniskt. x

Finanspolicy Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Ligger som bilaga till styrelsebeslut. Det är Rättviks kommuns Finanspolicy. Kontroll att den följs görs via rapport i KI Finans.

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Beskrivning

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Här hanterar vi inköp som understiger 100 000 kronor. Lagen kräver att inköp över 100 000 kr dokumenteras.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Beslut om anskaffning Teams Digitalt 7 år Kronologisk Kopia kan läggas upp i Teams/Administration/Inköp och Upphandling.

Förfrågningsunderlag Teams Papper/Digitalt 7 år Egen nummerserie Kopia kan läggas upp i Teams/Administration/Inköp och Upphandling.

Utvärdering Teams Digitalt 7 år Egen nummerserie Om det sker, sparas det i Teams/ Administration/Inköp och Upphandling.

Avtal, löpande Kommers Elite Papper/Digitalt 10 år Alfabetisk ordning Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Köpeavtal Diariet Papper/Digitalt Original sätts i avtalspärm, kopia skannas in i evolution (diariet).

x

x

x

x

2.3.2 Direktupphandling Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Beskrivning

Definieras i Lagen om Offentlig Upphandling ; Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anbud/offert antagen Kommers Elite Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt Helst 3 st. offerter skall tas in. Lagras i Kommers. Handlingar

2.3.1 Hantera inköp

2.2.1 Administrera lån och finans

Upphandling.

Avtal, löpande Kommers Elite Papper/Digitalt 10 år Alfabetisk ordning Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Köpeavtal Diariet Papper/Digitalt

2.3.2 Direktupphandling

Beskrivning

Definieras i Lagen om Offentlig Upphandling ; Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

Original sätts i avtalspärm, kopia skannas in i evolution (diariet).

x

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anbud/offert antagen Kommers Elite Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt Helst 3 st. offerter skall tas in. Lagras i Kommers. Handlingar sparas i Kassaskåpet. Kan även ske via blankett som sparas digitalt i Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/inköp & upphandling/direktupphandling.

Anskaffningsbeslut Kommers Elite Digitalt 7 år Kronologiskt Dokumentation som bekräftar beslut om inköp finns i Kommers. Kopia kan läggas upp i Teams/Administration/Inköp och Upphandling/direktupphandling.

Löpande avtal Kommers Elite Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Förfrågningsunderlag Kommers Elite Digitalt 7 år Egen nummerserie Om det sker i Kommers iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet.

Utvärderingsprotokoll Kommers Elite Papper 7 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Sparas som digital kopia i Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Inköp och Upphandling/direktupphandling.

Riktlinjer direktupphandling

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Riktlinjer för direktupphandling tas fram 2024 av chefsgruppen. Riktlinjerna förvaras i Teams/Administration/Inköp och Upphandling/direktupphandling.

2.3.3 Hantera offentlig upphandling

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anbud antaget (tilldelning)

Anbud ej antagna (ej tilldelning)

Annons

Anskaffningsbeslut/ inköpsinrikting

Kommers Elite Digitalt Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers.

Kommers Elite Papper 2 år År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers.

Kommers Elite Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers.

Kommers Elite Papper

Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet.Dokument ation som bekräftar beslut om inköp finns i styrelseprotokoll. Kopia kan läggas upp i Teams/Administration/ Inköp och Upphandling/Upphandling LOU

Löpande avtal Kommers Elite Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Avtal ej löpande t.ex. entreprenörskontrakt Evolution Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

x

x

x

x

Original sparas i avtalspärm i kassaskåp, kopia sparas i Evolution.

Beställning/avrop Kommers Elite Papper Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Beställning sker via personer som fått mandat via beslutsunderlaget.

x

Efterannons Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers eLite. x

Frågor & svar under Kommers Digitalt Bevaras Egen Lagring sker i Kommers eLite.

Teams/Administration/ Inköp och Upphandling/Upphandling LOU

Löpande avtal Kommers Elite Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Avtal ej löpande t.ex. entreprenörskontrakt Evolution Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Beställning/avrop Kommers Elite Papper Bevaras Egen nummerserie

x

Original sparas i avtalspärm i kassaskåp, kopia sparas i Evolution.

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Beställning sker via personer som fått mandat via beslutsunderlaget.

x

Efterannons Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers eLite. x

Frågor & svar under annonseringstiden Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers eLite. x

Förfrågningsunderlag Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers eLite. x

Underrättelse om tilldelningsbeslut (Tilldelningsbeslut)

Kommers Elite

Utvärdering Kommers Elite

Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Öppningsprotokoll Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Överklaganden (ingår svar och dom)

2.3.4 Hantera avtal

Kommers Elite

x

x

Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Löpande avtal skannade kopior Kommers Elite Digitalt/Papper Vid inaktualitet Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Löpande originalavtal samtliga (ej hyresavtal) Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Lista löpande årsavtal leverantör Kommers Elite Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt Lagring sker i Kommers eLite.

2.4.1 Rekrytera och anställ

Beskrivning.

Rättviks Fastigheter arbetar efter egna rutiner.

x

x

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Annonsering av tjänst Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Se anmärkning Sker i media som lämpar sig för ändamålet. Även i interna kanaler så som Insidan.

Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologiskt efter sökt tjänst

Ansökningshandlingar erhållen tjänst

Bevaras pga möjlighet att överklaga, sekretess kring personuppgifter m.m. Förvaras hos respektive verksamhetschef. Återsänds om så önskas.

x

x

Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. förvaras hos HR x Intresseanmälningar och spontanansökningar

Kravprofiler för våra tjänster

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester ej erhållen tjänst

Nej Papper Vid inaktualitet

Nej Papper Se anmärkning

Nej Papper Vid inaktualitet

Se anmärkning Intresseanmälningar administreras av respektive verksamhetschef. x

Kronologiskt Krav specifikation för tjänster finns i Besluts- och funktionsplan.

Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

erhållen tjänst uppgifter m.m. förvaras hos HR Intresseanmälningar och spontanansökningar

Kravprofiler för våra tjänster

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester ej erhållen tjänst

Erbjudande/bekräftelse på kommande anställning, kommunikation (e-post, post, noteringar, telefonsamtal)

Efterleva diskrimineringslagar

Nej Papper Vid inaktualitet

Se anmärkning Intresseanmälningar administreras av respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Se anmärkning Kronologiskt Krav specifikation för tjänster finns i Besluts- och funktionsplan.

Nej Papper Vid inaktualitet

Nej Papper

Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Se anmärkning Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum Hantering/rutin finns i Personalpolicy. Uppföljning sker via likabehandlingsenkät.

x Anställningsavtal Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter. Original sparas i personalakt hos HR, kopia sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/ Chefer/Anställningsavtal.

Sekretessförbindelser

x

x

Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt hos HR x Anhöriglista Lönesystem Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Finns sparat i lönessystemet Heroma, respektive chef kommer åt sina medarbetare.

2.4.2 Introducera medarbetare Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Beskrivning

Detta sker av RFAB med stöd av HR-enheten på Rättviks kommun.

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Fullmakter för att företräda bolaget i vissa sammanhang

Nej Papper/Digitalt 10 år Personalakt Företrädande av bolaget, internetbank och dylikt. Original i kassaskåp, kopia sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/ Chefer/Personal/Fullmakter medarbetare.

Mall Introduktionsprogram Nej Digitalt/Papper Bevaras Personalakt Mallen finns för utskrift under Teams/Rättviks Fastigheter/Chefer /Personal/Introduktionsmaterial. Underskrivet dokument sparas tillsammans anställningsavtal hos HR-enheten.

Skriftliga instruktioner med kvittering Nej Papper Vid inaktualitet

Nyckel samt passerkortskvittenser Nej Papper Vid inaktualitet

Samtycken GDPR Nej Papper Vid inaktualitet

x

x

Personalakt Gäller säkerhetsarbete. Sparas med anställningsbevis. Gallras vid avslutad anställning.

x

Kronologiskt Kvitteras ut hos kundtjänst och sparas i pärm i avtalskåp. x

Personalakt Skrivs under i samband med anställningsavtal. Sparas tillsammans med anställningsavtalet hos HRenheten.

Befattningsbeskrivning Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Befattningsbeskrivningarna finns i funktions och beslutsplan. Hämtas och bifogas till anställningsavtal, finns under Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Policyoch styrdokument.

2.4.3 Administrera anställningar

Beskrivning

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd.

Befattningsbeskrivning Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Befattningsbeskrivningarna finns i funktions och beslutsplan. Hämtas och bifogas till anställningsavtal, finns under Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Policyoch styrdokument.

2.4.3 Administrera anställningar

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HR-avdelningen.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Personalakter Nej Papper Bevaras Personalakt Aktuella förvaras hos HR. Lämnas till kommunens centralarkiv efter avslut. Gallras en gång/år.

x

Personalförteckningar Nej Digitalt Bevaras Lönesystem Förteckning ligger i Heroma. Skrivs ut vid behov. x

Arbetsgivarintyg Nej Digitalt/Papper 2 år Lönesystem Skrivs ut vid behov. Skickas till anställd. x

Uppsägning/bekräftelse av uppsägning Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt. x

Beslut och överenskommelser om avgångsvederlag

Nej Papper Bevaras Personalakt Origninal i personalakt. x

LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut

Personalakt Original i personalakt. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt. x

Omplaceringsutredningar Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i pärm hos HR under utredning sedan i personalakt. x

Polisanmälan Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Samtalsanteckningar Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras hos ansvarig chef. Om det leder till vidare hantering såsom skriftlig varning följer anteckningar med till personalakt.

x

Skriftlig varning Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Tjänstgöringsintyg/ betyg Nej Papper Bevaras Personalakt Skrivs ut vid behov. Skickas till anställd. x

Checklista och samtalsunderlag vid avslutning av tjänst.

Överenskommelse om extra övertid (Dispensärenden)

Intyg om anställning och lön

Statistik till årsredovisning mm. (underlag)

Dokumentation kränkande särbehandling mm.

2.4.4 Utveckla och utbilda

Beskrivning

Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras i personalakt. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x

Nej Papper Vid inaktualitet

Lönesystem Tas ut från Heroma, underlag kastas sedan. Innehåller inga personuppgifter.

Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HR-avdelningen.

Statistik till årsredovisning mm. (underlag)

Dokumentation kränkande särbehandling mm.

2.4.4 Utveckla och utbilda

Beskrivning

Nej Papper Vid inaktualitet

Lönesystem Tas ut från Heroma, underlag kastas sedan. Innehåller inga personuppgifter.

Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HR-avdelningen.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Behörighetsgivande utbildning och fritidsstudier

Dokumenterade överenskommelser (tex utvecklings- och lönesamtal)

Samtalsunderlag (tex. Utecklings- och lönesamtal)

Utbildningsplaner för hela bolaget

Nej Papper Bevaras Personalakt Sparas i personalakt med bilagor. x

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Personalakt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Handlingstyper är avstämda med HR-avdelningen.

sparas

Heroma

x Ledighetsansökningar kortare än 6 månader

Ledighet barn, studie, starta verksamhet och ledighet över 6 månader

Avtal, mobiltelefon (avdrag på lön)

Heroma

Digitalt/Papper Bevaras Personalakt och lönesystem

Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

x

Läggs in i Heroma. Längre ledighet söks på papper. Godkänns av chef.

x

Heroma, avtal motorvärmare. Söks på papper. x

Jourjournal Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem Läggs in direkt på schemat i Heroma. x

Kontrolluppgifter Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Kontrolluppgifter görs ej längre då vi använder AGDI. x

Lönebidrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Lönelistor Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Lönespecifikationer Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Sjuk och

friskanmälningar Heroma Digitalt Vid inaktualitet Enligt lönesystem och personalakt

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm. x

Finns digitalt i Heroma, skrivs ut vid behov. x

Finns digitalt på Swedbank, mobilt Bank-ID krävs. x

Original sparas i pappersform i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR). Sjukintyg lämnas till närmsta chef.

x

Skatter

(jämkningar

mm) Heroma Digitalt 7 år Enligt löne-

av

lönesystem Heroma.

Kontrolluppgifter Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Kontrolluppgifter görs ej längre då vi använder AGDI. x

Lönebidrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm. x

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Lönelistor Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Finns digitalt i Heroma, skrivs ut vid behov. x

Lönespecifikationer Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Finns digitalt på Swedbank, mobilt Bank-ID krävs. x

Sjuk och

friskanmälningar Heroma Digitalt Vid inaktualitet Enligt lönesystem och personalakt

Original sparas i pappersform i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR). Sjukintyg lämnas till närmsta chef.

x

Sjuklön, försäkran för Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm hos HR. x

Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid anställnings avslutande

Kronologisk Sparas hos närmsta chef. Om indragen sjukpenning ska intyg sparas hos HR.

Skatter (jämkningar mm) Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

Vård av Barn Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

x

Läggs in i Heroma av lön om underlag finns. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm hos HRavdelningen.

x

Närvaro- och frånvarostatistik Heroma Digitalt/Papper Bevaras Enligt lönesystem Forskningsunderlag. Rapport tas ut ur lönesystem och sparas i pärm. x

Återbetalda löneskulder Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem Sparas i pärm (Lönespec, lönelistor) x

Arbetsglasögon Nej Digitalt 7 år Se anmärkning Dokument om uttag av arbetsglasögon förvaras hos närmsta chef.

Sjukvårdsförsäkring Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

x

I pappersform personalakt hos HRavdelningen x

Kontanta utlägg Visma Digitalt 7 år Dagbokföringsserie Sparas i dagbokföringspärm på ekonomiavdelningen x

Arvodesutbetalning styrelseledamot Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem Utbetalas i Heroma. Underlag sparas i pärmar. x

2.4.6 Hantera företagshälsovård och rehabilitering

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Rehabiliteringsutredningar pågående Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Förvaras i Heroma under Hälsosam. x

Rehabiliteringsutredningar, avslutade

Nej Papper Bevaras Personalakt Pärm personalakt hos HRavdelningen. x Försäkringskassans beslut med bilagor

Nej Papper Bevaras Personalakt Pärm personalakt hos HR-avd. Lönerelaterat sparas i akten. x Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid anställnings avslutande

Se anmärkning Sparas hos närmsta chef. Om indragen sjukpenning ska intyg sparas hos HR.

x

Omplaceringsutredningar Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Förvaras i Heroma under Hälsosam. x Friskvårdsatsningar (dokumentation av)

Remisser Företagshälsovården

Listor Företagshälsovården

Behandlingsöverenskommelser

Anmälan av arbetsskada eller allvarligt tillbud

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Pärm hos närmsta chef. x

Nej Papper 2 år Personalakt Pärm hos respektive chef. x

Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt Pärm hos respektive chef. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Pärm hos respektive chef. x

KIA Digitalt Bevaras IA-system Anmälan görs digitalt i IA och hanteras där hela vägen. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anmälan till Fora (Kollektivanställda)

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x

Rapportering av lön Nej Papper Bevaras Kronologiskt Hanteras i lönessystem. Underlag sparas i pärm på ekonomifunktionen.

Betalning av pensionspremie (fakturaspecifikation)

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Hanteras i lönessystem. Underlag sparas i pärm på ekonomifunktionen.

x

x

2.4.7 Administrera pensioner

Företagshälsovården

Listor Företagshälsovården

Behandlingsöverenskommelser

Anmälan av arbetsskada eller allvarligt tillbud

Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt Pärm hos respektive chef. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Pärm hos respektive chef. x

2.4.7 Administrera pensioner

KIA Digitalt Bevaras IA-system Anmälan görs digitalt i IA och hanteras där hela vägen. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anmälan till Fora (Kollektivanställda)

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x

Rapportering av lön Nej Papper Bevaras Kronologiskt Hanteras i lönessystem. Underlag sparas i pärm på ekonomifunktionen.

Betalning av pensionspremie (fakturaspecifikation)

Listor och överenskommelser om löneväxling

Listor och överenskommelser om individuell pensionsplan

Överenskommelser om avtalspension

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Hanteras i lönessystem. Underlag sparas i pärm på ekonomifunktionen.

x

x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas hos HR-avdelningen. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Sparas hos HR-avdelningen. x

Nej Papper Bevaras Personalakt, Kronologiskt Pensionsbrev läggs i akt när medarbetare går i pension. x

2.5.1 Förvalta IT-stöd och system

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Är egentligen ingen hantering i strikt mening, men detta förvaltande är centralt för Rättviks Fastigheters informationshantering. Vi har även valt att räkna de viktigaste IT-stöden och systemen.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Ekonomisystem Visma Business Visma Digitalt x

Momentum RC RC Digitalt Hanterar taxeförbrukningar, molntjänst x

Heroma Heroma Digitalt Lönesystem x

Momentum fastighetssystem PM Digitalt Molntjänst x

Evolution Evolution Digitalt Dokument- och ärendehanteringssystem x Visma budget och prognos BoP Digitalt x

Insikt Insikt Digitalt Lagring sker i molnet x

Poängen - Hyra PoängenHyra Digitalt Lagring sker i molnet x

Poängen - Komponent PoängenKomponent Digitalt Lagring sker i molnet x

PAAM system hantering nycklar (nyckelskåp)

TAC (övervakningssystem ventilation)

PAAM Digitalt x

TAC Digitalt

Capego Capego Digitalt Bokslutssystem x RCO (tagg-system) RCO Digitalt x

Mitel (telefonväxel) Mitel Digitalt x

Wolters-Kluwers - Skatteoch deklarationsprogram Capego Digitalt

TelliQ TelliQ Digitalt Färdskrivare bilar. x Övriga IT-system och moltjänster

Utgör register Digitalt Lista över samtliga IT-tjänster och system finns på Teams/administration/Budget.

x

2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning

Ansvarig för hanteringen:Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet

Pärmar för Drift och Skötsel finns på respektive områdes undercentral, fläktrum eller maskinrum. Förvaras även i förrådet vid kontoret.

Listor för maskin- Nej Papper Vid Förvaras i lådhurts i verkstaden.

Mitel (telefonväxel)

Wolters-Kluwers - Skatteoch deklarationsprogram

Mitel Digitalt x

Capego Digitalt

TelliQ TelliQ Digitalt

Utgör register Digitalt

Färdskrivare bilar. x Övriga IT-system och moltjänster

Lista över samtliga IT-tjänster och system finns på Teams/administration/Budget.

x

2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning

Ansvarig för hanteringen:Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet

Listor för maskinunderhåll Park och väg.

Register över maskiner, fordon och dylikt

Incidentrapportering maskiner

2.6.1 Planera för Nödläge

Nej Papper Vid inaktualitet

Pärmar för Drift och Skötsel finns på respektive områdes undercentral, fläktrum eller maskinrum. Förvaras även i förrådet vid kontoret.

Förvaras i lådhurts i verkstaden.

Nej Digital Bevaras Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Allmänna listor/ Bilobjekt.

Nej Digitalt Se anmärkning Se anmärkning Om det blir ett tillbud eller olycka hanteras det i KIA-systemet. Om maskin går sönder utan tillbud eller olycka rapporteras det till arbetsledare.

x

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Krishanteringsplan Nej Digitalt viaTeams

2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete

Bevaras Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/Policy- och styrdokument/Krispolicy/ Krishanteringsbok reviderad 20-0518.Iaktta sekretess.

x

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Arbetsmiljömål Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Teams/Rättviks fastigheter/administration/arbetsmiljö

Arbetsmiljöplaner som upprättas vid egna projekt

Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker

Anmälan om avvikelse, tillbud och olyckor

Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Arbetsmiljöplaner.

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Rättviks Fastigheter/Personal/Arbetsmiljö/R iskinventering

x

Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Via IA systemet x

Nej Digitalt Bevaras Via IA systemet x Årssammanställningar över arbetsskador/ tillbud Nej Digitalt Bevaras Via IA systemet x

Ansvarsfördelning arbetsmiljö

Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Teams/Rättviks fastigheter/ administration/ arbetsmiljö Skyddsrond protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Personal/Arbetsmiljö/ Skyddsronder

2.6.3 Bedriva miljöarbete

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Kemikalielista Nej Digitalt Vid inaktualitet Ecoonline program samt app

Miljöplan/mål

Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Affärsplan Handlingsplaner kopplade till antagna

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Affärsplan

arbetsmiljöverket

Årssammanställningar över arbetsskador/ tillbud

Ansvarsfördelning arbetsmiljö

Nej Digitalt Bevaras Via IA systemet x

Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Teams/Rättviks fastigheter/ administration/ arbetsmiljö

Skyddsrond protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Personal/Arbetsmiljö/ Skyddsronder

2.6.3 Bedriva miljöarbete

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Kemikalielista Nej Digitalt Vid inaktualitet Ecoonline program samt app

Miljöplan/mål Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Affärsplan Handlingsplaner kopplade till antagna miljömål

Riskbedömningar inom miljöarbetet

2.7.1 Hantera post

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Affärsplan

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Miljö

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Handlingar av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse

Korrespondens av betydelse

Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet x

Diarium Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

2.7.2 Diarieföra och redovisa allmän handling

Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Diarieförda handlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess x Ärendekort Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skrivs ut och fogas till akten i samband med arkivläggning. x

Årslista över diarieförda ärenden - Kronologiskt

Nej Papper Bevaras Kronologiskt x Årslista över diarieförda ärenden Nej Papper Bevaras Alfabetisk x

2.7.3 Hantera utlämnanden av allmän handling

Handlingstyp

Beslut med besvärshänvisning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr x

Domstolshandlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr x Kopia av utlämnad handling Nej Digitalt eller Papper Vid inaktualitet x

Korrespondens av betydelse

Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x Överklaganden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr x

Handlingar rörande förbehåll

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr x

2.7.4 Arkivering Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i diaret Gallringsbeslut Diarium Papper Bevaras Kronologiskt I de fall de inte är fastställda i informationshanteringsplanen.

Arkivförteckningar Visual Arkiv Digitalt Se anmärkning Kommunarkivet ansvarar för bevarande

2.8.1 Marknadsföring och information extern

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Handlingstyp Registrering Format

Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i diaret

Gallringsbeslut Diarium Papper Bevaras Kronologiskt I de fall de inte är fastställda i informationshanteringsplanen.

Arkivförteckningar Visual Arkiv Digitalt

2.8.1 Marknadsföring och information extern

Se anmärkning Kommunarkivet ansvarar för bevarande

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Information Hemsida Nej Digitalt Vid inaktualitet

Se anmärkning Hemsidan uppdateras löpande, sida för sida. Sker vid regelbundna månadsmöten.

Trycksaker Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Uppdateras vid inaktualitet. Digital version sparas. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/ Informationsmaterial.

Press och media Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Förvaras i Teams / Rättviks Fastigheter/Administration/ Informationsmaterial.

Mina sidor Momentum Digitalt Vid inaktualitet

Se anmärkning Information kan läggas ut på mina sidor. Hanteras i fastighetssystemet.

Kundtidning Nej Digitalt/Papper Bevaras Kronologiskt efter datum Tas fram av Riesbeck Reklam. Digitalt exemplar sparas. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ Administration/ Informationsmaterial/Kundtidning Sparas även på vår hemsida.

Sociala medier (Facebook) Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Notera att meddelanden från besökare är allmänna handlingar och detta skall vara tydligt för besökare.

Anslagen information i fastigheter Nej Digitalt/papper Vid inaktualitet

Direktutskick till blivande och befintliga hyresgäster Nej Digitalt/papper Vid inaktualitet

Se anmärkning Information som publiceras i digitala trapphustavlor sparas i systemet.

Utskick kommer framförallt att ske via mina sidor. Ev pappersutskick av betydelse sparas digitalt i Teams/ Rättviks Fastigheter/ Administration/ Informationsmaterial/befintliga kunder.

Fotografier Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla bilder skall finnas i en bildbank. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/ Informationsmaterial/Bilder.

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Egenproducerad intern information Nej Digitalt Se anmärkning

Kronologiskt Bevaras i urval. Endast handlingar av betydelse.Varje funktion/anställd ansvarar för att spara ner handlingar av betydelse.

x

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Dokumentation av samarbete

Korrespondens av betydelse

Diarium Papper Bevaras År diarenummer

Diarium Papper Bevaras År diarenummer

Varje sponsoravtal blir ett separat ärende och ges ett eget diarienr. Övrig dokumentation förvaras i pärm hos VD.

x

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanterigen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller

2.8.2 Administration av intern information

2.8.3 Hantera sponsring

3.1 Hantera nyproduktion

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Dokumentation av samarbete

Korrespondens av betydelse

3.1 Hantera nyproduktion

Diarium Papper Bevaras År diarenummer

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Varje sponsoravtal blir ett separat ärende och ges ett eget diarienr. Övrig dokumentation förvaras i pärm hos VD.

x

Diarium Papper Bevaras År diarenummer

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanterigen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Investeringsbeslut Nej Papper Bevaras Projekt Planerade investeringar tas på styrelsemöte i dec. Investeringar över 2 500 000 kr kräver nytt styrelsebeslut, investeringar därunder beslutas av VD.

Arbetsmiljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Kvalitetsplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Miljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Adress och distributionslista nyproduktionsprojekt

Nej Digitalt 10 år efter garantitid Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Avtal med entreprenör Diarium Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie Original förvaras i kassaskåp, kopia sparas i Evolution.

Tidplaner Nej Digitalt 10 år efter garantitid Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll startmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet /Nyproduktionsprojekt.

Protokoll projekteringsmöte

Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Riskanalys Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt bygglov, kontrollplan, rivning

Nej Digitalt

Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter / Fastighet/Nyproduktionsprojekt. Registreras även hos kommunen. Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket

Diarium Papper Bevaras Projekt Totalentreprenören gör detta.

Miljöinventering Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och efterbesiktningar

Diarium Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Protokoll byggsamråd Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Protokoll byggmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Original förvaras i pärm hos fastighetschef. Sparas i Teams/ Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Protokoll ekonomimöte ÄTA-hantering (ändring tillägg avgående)

Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Protokoll samordningsmöte Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Tvisteärenden inom projektet

Korrespondens av betydelse

Diarium Papper/Digitalt Bevaras Projekt Skapas eget protokoll. Utgör eget ärende i Evolution. Hittas ingen gemensam lösning går det vidare till domstol.

Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

x

Protokoll ekonomimöte ÄTA-hantering (ändring tillägg avgående)

Protokoll samordningsmöte

Tvisteärenden inom projektet

Korrespondens av betydelse

Kallelser rörande besiktning

Protokoll löpande besiktningar och lutbesiktningar

Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Diarium Papper/Digitalt Bevaras Projekt Skapas eget protokoll. Utgör eget ärende i Evolution. Hittas ingen gemensam lösning går det vidare till domstol.

Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Nej Digitalt Bevaras Projekt Kallas via outlook samt anges i besiktningsprotokoll. Det är besiktningsmannen som kallar.

Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Original förvaras i pärm hos fastighetschef. Sparas i Teams/ Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Entrepenadgarantier Nej Papper/Digitalt Bevaras Fastighet Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Projektförsäkringar

Ritningar / Relationsritningar

Nej Digitalt Bevaras Projekt Kopia sparas under Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Nej Papper/Digitalt Bevaras Fastighet Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Nyproduktionsprojekt.

Beställningar inköp Se 2.3.1

3.2 Hantera planerat och löpande underhåll

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

För upphandling och genomförande av byggprojekt, se separata processer 3.1 Hantera Nyproduktion, samt processgrupp 2.3 Inköp och upphandling

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Underhållsplaner Nej Digital Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Underhållsplan.

Utredningar som ligger till grund för planerat och löpande underhåll

Nej Digital Bevaras På fastighet Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/ Underhållsplan.

x

x

Genomförande av mindre projekt

Nej Digital Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Mindre projekt.

4.1 Bedriva interna projekt

x

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Avtal Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras även i avtalspärm i kassaskåp.

Delrapporter Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Ekonomisk slutredovisning Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Förstudier Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/

Ekonomisk slutredovisning Nej Papper

Förstudier Nej Papper

Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Minnesanteckningar Nej Digitalt/papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Protokoll med bilagor Nej Papper

Projektdirektiv Nej Papper

Projektplaner Nej Papper

Slutrapporter Nej Papper

Uppdragshandlingar Nej Papper

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet Interna projekt.

Utvärderingar Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Beslut Nej Papper

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Projektdokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

PM Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Beskrivning

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Inom denna hantering hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Det bedrivs även ett samarbete med Rättviks kommun, Socialförvaltningen.

Digitalt Vid inaktualitet x

Vid inaktualitet

Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Interna projekt.

5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Inom denna hantering hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Det bedrivs även ett samarbete med Rättviks kommun, Socialförvaltningen.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Erbjudande av lägenhet Momentum Marknadssystemet

Digitalt Vid inaktualitet x

Reg av kundprofil Momentum Digitalt Vid inaktualitet

Följer branschstandard 1 år efter utflytt och skulder är reglerade. x

Hyreskontrakt garage/pplats Momentum Papper/Digitalt Vid inaktualitet Digitalt+Papper Gallras 1 år efter avtalets slut. Sparas i bokstavsordning i pärm. x

Hyreskontrakt lägenhet Momentum Digitalt+papper Vid inaktualitet Bokstavsordning per objekt

Digitalt signerade avtal sparas i Momentum, övriga sparas i pärm. Uppgifterna finns i Momenrum, avpersonifieras enligt branschstandard.

Uppsägning Momentum Digitalt+papper 1 år Hyrespärm + Momentum Kan sägas upp via Mina sidor och sparas då i Momentum. Uppsägning på annat vis sparas i gallringspärm "Uppsagda lägenheter" årsvis. Uppgifterna finns i Momentum - avpersonifieras enligt branschstandard. Gallras 1 år efter avflyttning.

Uppsägningsbekräftelse Momentum Digitalt+papper 1 år

Ansökan om direktbyte internt och externt Momentum Papper Vid inaktualitet

Uthyrningsunderlag

Referenser

Ansökan om andrahandsuthyrning

Ansökan om näringslivsförtur

Papper Fram till kontraktskrivning

Digitalt Vid inaktualitet

Momentum Digitalt+papper Vid inaktualitet

Hemsida Papper Vid inaktualitet

5.1.2 Hantera förtursärenden

Beskrivning

Ingår i 5.1.1

x

x

Pärm + Momentum Sparas med kontraktet i 1 år. x

Momentum Referenser hämtas vid byten med extern part. Blankett sparas till avtalet.

Se uthyrningspolicy för underlag som kan behöva inhämtas. Raderas efter kontraktskrivning eller avslag.

Hämtas in vid byte med extern part och medgivande inhämtas. Lämnas även till myndigheter vid förfrågan.

x

x

x

Momentum Noteras i Momentum och sparas i pärm med avtalet. x

Blankett hämtas via vår hemsida. x

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Förtursärenden Mometum Papper Vid kontraktskrivning

5.1.3 Hantera administration och blockuthyrnng

Beslut om att 20 % av omflyttningarna kan gå till någon form av förtur. Vilka det är framgår av vår uthyrningspolicy. Tilldelning sker innan lägenhet läggs ut. Inflyttningsorsak noteras och kan följas upp.

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

x

Förtursärenden Mometum Papper Vid kontraktskrivning

5.1.3 Hantera administration och blockuthyrnng

Beslut om att 20 % av omflyttningarna kan gå till någon form av förtur. Vilka det är framgår av vår uthyrningspolicy. Tilldelning sker innan lägenhet läggs ut. Inflyttningsorsak noteras och kan följas upp.

x

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

LSS / Servicelgh Momentum Digitalt+Papper 1 år Per objekt x

Äldreboende Momentum Digitalt+Papper 1 år Per objekt x

Besiktning Momentum Digitalt Vid inaktualitet Objekt och lgh nummer x

Kravhantering Momentum + Marginalen Digitalt Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Påminnelse skickas ut via ekonomiavdelningen. Kravhantering och inkassoärenden hanteras av Marginalen.

x

Gränsdragningslista Digitalt+Papper Bevaras Bokstavsordning Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Administration/Rättviks Kommun.

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift Besiktningsprotokoll

Beskrivning

Alla handlingar inom hanteringen omfattas av sekretess

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Klagomål/ störningsärenden Momentum Digitalt+Papper Vid inaktualitet

Varningsbrev Momentum Digitalt+Papper Vid inaktualitet

Brev om uppsägning Momentum Papper Vid inaktualitet

Gallras efter 1 år om ej rättslig hantering uppstått. x

Kopia på brev sparas på kund i fastighetssystemet. Ingen kopia sparas fysiskt.

x

Skall skickas rekommenderat. Kopia sparas i Momentum. x Övrig kommunikation i ärendet, t ex mail, telefon

Momentum Digitalt Vid inaktualitet x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Lista obetalda hyror

Utskick krav/påminnelser ifrån ekonomi

Avbetalningsplan som inte gått till Marginalen.

Momentum Papper Vid inaktualitet

Momentum Digitalt Vid inaktualitet

Momentum Papper Vid inaktualitet

Momentum/ Per objekt

Namn, obj.nr, autogiro eller inte. Lista tas ut ur Momentum. Efter utskickade påminnelser förstörs listorna.

x

Momentum/ Per objekt Skickas ut per e-post efter 7-10 dagar. x

Momentum/ Per objekt Notering om avbetalningsplan läggs in i Momentum. Särskilda amorteringsavier, alternativt så kommer det med radvis på vanliga fakturan. Normalt hanteras detta av Marginalen.

x

Handlingar rörande skuldsanering från Kronofogdemyndigheten

Momentum Digitalt Bevaras Se anmärkning Ärendet bevaras hos Marginalen.

5.1.6 Administrera kravhantering

5.1.4 Genomföra besiktning

5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden

Lista obetalda hyror

Utskick krav/påminnelser ifrån ekonomi

Avbetalningsplan som inte gått till Marginalen.

Momentum Papper Vid inaktualitet

Momentum Digitalt Vid inaktualitet

Momentum Papper Vid inaktualitet

Momentum/ Per objekt

Momentum/ Per objekt

Momentum/ Per objekt

Namn, obj.nr, autogiro eller inte. Lista tas ut ur Momentum. Efter utskickade påminnelser förstörs listorna.

personuppgift

x

Skickas ut per e-post efter 7-10 dagar. x

Notering om avbetalningsplan läggs in i Momentum. Särskilda amorteringsavier, alternativt så kommer det med radvis på vanliga fakturan. Normalt hanteras detta av Marginalen.

x

Handlingar rörande skuldsanering från Kronofogdemyndigheten

Varningsbrev pga sena hyresinbetalningar/ obetalda hyror

Uppsägning pga sena hyresinbetalningar/ hyresskuld

Momentum Digitalt Bevaras Se anmärkning Ärendet bevaras hos Marginalen.

Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Se anmärkning Brev skickas ut enligt mall samt kopia som sparas under kund i Momentum.

x

Diarium Papper/Digitalt Bevaras År/Diarienr Brev diarieförs när det skickas. x

Inkassoärenden Nej Digitalt Bevaras Se anmärkning Ärendet hanteras hos Marginalen. x

5.1.7 Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Brev om uppsägning till hyresgäst och socialtjänsten

Beslut från domstol eller hyresnämnd

Ansökan om avhysning till Kronofogdemyndigheten

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Marginalen sköter utskick till hg och kopia till socialtjänsten. x

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Hanteras av Marginalen. x

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Hanteras av Marginalen. x

Utslag / Beslut från kronfogden Nej Papper Bevaras Se anmärkning Hanteras av Marginalen. x

Minnesanteckningar i ärenden

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Hanteras av Marginalen. x

5.1.8 Hantera dödsfall i lägenhet

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Korrespondens av betydelse

Nej Papper Vid inaktualitet

Per avtal

Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Anmälan men/brist i nyttjandet, enstaka fall

Momentum Digitalt Vid inaktualitet

5.2.1 Hantera uthyrning av lokal

Per avtal Hyresgäst får ersättning vid skador. x

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Annons på ledig lokal Nej Hemsida Vid inaktualitet

Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet

Per objekt

Per objekt x Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Digitalt+Papper Vid inaktualitet

LokalhyresansökanSpecifika Objekt Nej Digitalt Vid inaktualitet

Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med avtal.

x

Per objekt Intresseanmälan går att göra via formulär på hemsidan. x

Lokalhyresavtal Momentum Digitalt+Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Momentum. x

Besiktningsprotokoll Nej

Digitalt Vid inaktualitet

Per objekt Sparas digitalt i Momentum. Gallras när nytt besiktningsprotokoll har upprättats.

x

5.1.9 Hantera men i nyttjandet

Annons på ledig lokal Nej Hemsida Vid inaktualitet

Avslag på lokalhyresansökan

Nej Papper Vid inaktualitet

Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Digitalt+Papper Vid inaktualitet

LokalhyresansökanSpecifika Objekt Nej Digitalt Vid inaktualitet

Per objekt

Per objekt x

Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med avtal.

x

Per objekt Intresseanmälan går att göra via formulär på hemsidan. x Lokalhyresavtal Momentum Digitalt+Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Momentum. x

Besiktningsprotokoll Nej Digitalt Vid inaktualitet

Korrespondens av betydelse

Per objekt Sparas digitalt i Momentum. Gallras när nytt besiktningsprotokoll har upprättats.

x

Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs.

5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Brev om uppsägning/ villkorsförändring av lokal

Momentum Papper Bevaras Momentum/ Per objekt Finns i avtalspärm. Uppsägningsdatum registreras i Momentum. Hyresgästens bekräftelse med signatur.

Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt

Hyresnämndens medlingsbeslut

x

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia finns i avtalspärm. x

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia finns i avtalspärm. x

5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Sparas på kund i Momentum. x

Korrespondens av betydelse

Ekonomisk upplysning lokalhyreskund

Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Teams-administration-hyresavtal lokaler. x

Överlåtelseavtal Momentum Papper Bevaras Per objekt Läggs ihop med hyresavtalet i avtalspärm. x

Besiktningsprotokoll Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm.

5.2.4 Hantera uppläggning av blockuthyrning

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomisekreterare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Ex servicebostäder, gruppbostäder mm. I samverkan med kommunen. Upplägg av kontrakt.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Blockhyresavtal, per fastighet Momentum Papper/Digitalt Bevaras Sortering per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Momentum.

Korrespondens av betydelse Nej Digitalt Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs.

5.3.1 Hantera felanmälningar

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Arbetsorder - Felanmälan Momentum Digitalt 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet

Momentum per objekt Arbetsordrar internt och felanmälan externt behandlas på samma sätt i Momentum.

x E-post Hemsida+ Telenor Digitalt Vid inaktualitet Per objekt Information som är viktig skall registreras i Momentum med datum för meddelandet.

5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel

x

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hantering senast uppdaterad: dec-23

Arbetsorder - Felanmälan Momentum Digitalt 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet

Momentum per objekt

Arbetsordrar internt och felanmälan externt behandlas på samma sätt i Momentum.

INFORMATIONSHANTERINGSPLAN 2024

E-post Hemsida+ Telenor Digitalt Vid inaktualitet Per objekt Information som är viktig skall registreras i Momentum med datum för meddelandet.

5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel

personuppgift

x

x

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Hantering senast uppdaterad: dec-23

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Skötselscheman Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Protokoll obligatoriska besiktningar

Nej Papper 2 år Kronologiskt per objekt.

Skötselplan yttre skötsel rörande gräsytor och rabatter förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Skötselplaner

Scheman och ronderingar samt vilka besiktningar det rör sig om finns i Momentum samt byggdagboken. Fysiska protokoll förvaras hos teknik- och egenkontrollsamordnare. Digitala protokoll i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Besiktningar

Jourschema intern Nej Digitalt/Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Hanteras i Lönesystem samt hos Fastighetschef. x

Jourtelefonlista intern och extern Nej Digitalt/Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Finns hos Fastighetschef/ arbetsledare och kundtjänst x

Risklistor Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Risklistor x

Snöjour Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt Hanteras i Lönesystem samt hos Fastighetschef. x

Fotografier kopplat till serviceordrar Momentum Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i Momentum.

Filmer Nej

Digitalt Vid inaktualitet

5.3.3 Informationshantering för lås- och passersystem

Beskrivning

Kronologiskt Ex. filmning av avloppsrör och dyl. Sparas vid ev reklamationer. Sparas hos Fastighetschef/arbetsledare.

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Hanterandet och administrerandet av information som genereras i digitala lås - och passersystem.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Information kopplad till nycklar till hyresgäster

Information kopplad till nycklar till anställda

R-card

R-card +papper

Information kopplad till nycklar till entreprenörer R-card +PAAM

Digitalt+papper Vid inaktualitet.

Digitalt+papper Vid inaktualitet.

Digitalt Vid inaktualitet.

Information rörande ID06 R-card Digitalt Vid inaktualitet.

Digitalt sökbart Hyresgästen tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande.

Digitalt sökbart Anställda tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Utdrag av registrerade kan göras om det efterfrågas.

Digitalt sökbart Kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Utdrag av registrerade kan göras vid behov.

R-card Kodbricka. Passeringar loggas löpande. ID06 ge behörighet till bland annat byggarbetsplatser. Vissa anställda har detta. ID06 kan förses med behörighet i lås- och inpasseringssystem.

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

x

x

x

x

Nyckelkvittenser/ fullmakter Momentum PAAM

Digitalt+papper 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet

Trapphusblad i trapphus Momentum+ Rcard Digitalt+papper Vid inaktualitet

Nyckelkvittens tidsbegränsad utlåning

PAAM

Digitalt Vid inaktualitet

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23

Bokstavsordning Kan signeras med Bank-ID i Momentum, sparas då där. Övriga sparas i pärmar per objekt med hyresavtal.

x

Skapas och sparas i Momentum. Skrivs ut vid uppdateringar. x

Per datum Utlåning av nycklar och utrustning till hyresgäst och leverantör. Uppgifter sparas så länge de är utlånade.

x

5.4. Kundtjänst

Hanteringen senast uppdaterad: nov-23 Handlingstyp

Nyckelkvittenser/ fullmakter Momentum PAAM

Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Digitalt+papper 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet

Bokstavsordning Kan signeras med Bank-ID i Momentum, sparas då där. Övriga sparas i pärmar per objekt med hyresavtal.

x

Trapphusblad i trapphus Momentum+ Rcard Digitalt+papper Vid inaktualitet Skapas och sparas i Momentum. Skrivs ut vid uppdateringar. x

Nyckelkvittens tidsbegränsad utlåning

Inkommande handlingar och frågor (brev, e-post och telefon)

PAAM Digitalt Vid inaktualitet

Telefon+epost Digitalt+papper Vid inaktualitet

Per datum Utlåning av nycklar och utrustning till hyresgäst och leverantör. Uppgifter sparas så länge de är utlånade.

Kronologiskt Om det inte är ett rent informationsärende, vidarebefordra till ansvarig person och noteras i Momentum och/eller i diariet. Frågor i telefonmeddelande besvaras eller vidarebefordras till ansvarig person.

Kronologiskt per objekt

x

x Uppgifter till Mina sidor Momentum Digitalt 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet

Kvittenser för ID06 kort (ej vanliga ID kort)

Genereras i marknadssystemet, skickas till folkbokföringsadress eller identifieras med Bank-ID.

x

R-card Digitalt 1 år Digitalt sökbart x

Rättviks Fastigheter AB

Besöksadress: Vasagatan 6, 795 30 Rättvik

Postadress: 795 80 Rättvik

info.rfab@rattvik.se | www.rattviksfastigheter.se