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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA LA MEJORA DEL PROCESO FINANCIERO DE LA EMPRESA RADIO MAJESTAD FM, UBICADA EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS PARA EL AÑO 2015.

Trabajo de Titulación previa a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Control Interno Autoras: CARMEN SOFIA GUAMÁN CHAMPUTIS AZUCENA MARIBEL TOBAR DÍAZ

Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO Santo Domingo – Ecuador

Marzo, 2016


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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN

PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA LA MEJORA DEL PROCESO FINANCIERO DE LA EMPRESA RADIO MAJESTAD FM, UBICADA EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS PARA EL AÑO 2015.

Línea de Investigación: Control Interno Autoras: CARMEN SOFIA GUAMÁN CHAMPUTIS AZUCENA MARIBEL TOBAR DÍAZ

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f.

Elvis Ovidio Flores Jaramillo, Mg. CALIFICADOR

f.

Ana Dolores Guillén Álava, Mg. CALIFICADOR

f.

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE ECAC

f.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016


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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotras, Carmen Sofia Guamán Champutis portadora de la cédula de ciudadanía Nº 172233217-6 y Azucena Maribel Tobar Díaz portadora de la cédula de ciudadanía Nº172581073-1 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Sofia Guamán CI. 172233217-6

Azucena Tobar CI. 172581073-1


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AGRADECIMIENTO Nuestro agradecimiento a Dios por brindarnos la vida, salud y ser guía en cada momento; a nuestros padres por su amor, apoyo y comprensión incondicional.

Al Mg. Hernán Maldonado por su aporte como director de nuestro trabajo de titulación.

A la Ing. Carolina Zurita contadora de Radio Majestad FM, quien con su tiempo, paciencia y predisposición, nos apoyó con sus conocimientos acerca de la empresa.

A Radio Majestad FM., por habernos brindado la oportunidad de desarrollar nuestro trabajo de titulación y a todo su grupo de talento humano quienes cordialmente contribuyeron a la realización del presente trabajo.

Finalmente, a todos quienes han colaborado directa e indirectamente para que el presente trabajo de titulación haya sido culminado.

Sofia y Azucena


v

DEDICATORIA A Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A mis padres Roberto y Magola, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor. A ti mi Geova por apoyarme en cada uno de mis logros y fracasos, por tu comprensión, paciencia y amor, dándome ánimos de fuerza y valor para seguir adelante. A mis hermanos Marisol, Daniel y Anabel por estar conmigo y apoyarme siempre; gracias por ser el motor de mi vida y ayudarme a culminar esta etapa, los quiero. Sofia

A Dios por haberme dado la vida, la voluntad y la oportunidad de estudiar. A mis padres Danilo y Doris a quienes amo con todo mi corazón por su amor, su comprensión, por estar siempre a mi lado cuando más los necesito, por su sacrificio y apoyo incondicional. A mi esposo Xavier Pinzón por su comprensión, su paciencia, su dignidad, su bondad, fuerza y amor. A mis hijos Damián y Danilo, quienes son el motor de mi vida para seguir siempre adelante. A mis queridos hermanos Janeth, Daniela, Javier, Estefanía por haber estado en los momentos difíciles y apoyarme cuando más lo necesitaba dándome palabras de aliento, gracias. Y a mis formadores por colaborar con mi formación de manera ejemplar. Azucena


vi

RESUMEN Radio Majestad FM, es una empresa que tiene como actividad principal la prestación de servicios de radiodifusión, en la actualidad la empresa cuenta con un débil sistema de control interno, debido a que distintos problemas afectan al mismo, entre los cuales están; la carencia de personal capacitado, subutilización del sistema contable, escasa identificación y codificación de la propiedad planta y equipo y falta del personal encargado en el proceso de venta y cobranza en la empresa.

Partiendo de esto, se analizó bibliográficamente las variables de investigación en las cuales se detallan las principales definiciones referentes al tema de estudio. En la metodología de la investigación se describen las estrategias, técnicas e instrumentos que permitieron corroborar la existencia de la problemática planteada.

En la exposición de los resultados, se levantó información mediante la aplicación de técnicas de auditoría como narrativas, flujogramas de procesos actuales y cuestionarios de control interno, con los cuales se logró identificar el nivel de riesgo y confianza que presenta la empresa, para luego emitir recomendaciones entre las cuales está la elaboración de políticas y procedimientos para el área contable, manual de funciones de cada uno de los miembros de la empresa y la redefinición de los procesos en los cuales se enmarca la problemática.

Se concluye que la evaluación del sistema permitió identificar los puntos débiles de control los cuales se considera podrán ser superados con la aplicación de la propuesta planteada, permitiendo a la administración la toma oportuna y acertada de decisiones para la empresa.


vii

ABSTRACT Majestad FM Radio, is a company that has as main aim the provision of broadcasting services, in the current time the company has a weak internal control system since different problems affect it, among them is possible to identify: lack of training personnel and codification of the property plant and equipment and the lack of personnel in charge of the sales and payment process in the company.

Since this perspective, the variables are analyzed bibliographically in which the main definitions are detailed about the topic of study. In the research methodology the strategies, techniques and instruments are described, which helped to confirm the existence of the target problem.

The results presentation includes the data collected through the application of auditory techniques such as: narratives, flow charts of the current processes and questionnaires of internal control, that allowed identifying the level of risk and trust of the company in order to provide recommendations later among them the proposal of policies and procedures for the accounting area, functions manual of each member of the company and the redefinition of the processes in which the problem is contextualized.

The evaluation system allows identifying weak control points which could be improved with the application of the suggested proposal, helping the management for the correct decision for the company.


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ÍNDICE DE CONTENIDOS HOJA DE APROBACIÓN ........................................................................................................ ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD .......................................iii AGRADECIMIENTO .............................................................................................................. iv DEDICATORIA ........................................................................................................................ v RESUMEN ............................................................................................................................... vi ABSTRACT ............................................................................................................................. vii ÍNDICE DE CONTENIDOS ..................................................................................................viii ÍNDICE DE FIGURAS...........................................................................................................xiii ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................ xiv ÍNDICE DE ANEXOS .......................................................................................................... xvii 1.

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 2

2.1.

Antecedentes ................................................................................................................ 2

2.2.

Problema de Investigación ........................................................................................... 3

2.2.1.

Formulación del problema de investigación ................................................................ 3

2.2.2.

Sistematización del Problema ...................................................................................... 4

2.3.

Justificación de la Investigación................................................................................... 4

2.4.

Objetivos de la Investigación ....................................................................................... 6

2.4.1.

Objetivo General .......................................................................................................... 6

2.4.2.

Objetivos Específicos ................................................................................................... 6


ix 3.

MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 7

3.1.

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ......................................................... 7

3.1.1.

Auditoría....................................................................................................................... 7

3.1.1.1 Necesidad de la Auditoría ............................................................................................ 7 3.1.1.2 Clases de Auditoría ...................................................................................................... 8 3.1.1.3 Tipos de auditoría ........................................................................................................ 9 3.1.1.4 Riesgo de Auditoría ................................................................................................... 10 3.1.2.

Control interno ........................................................................................................... 11

3.1.2.1 Importancia del Control Interno ................................................................................ 12 3.1.2.2 Objetivos del control interno ..................................................................................... 12 3.1.2.3 Clases de control interno ........................................................................................... 13 3.1.2.4 Modelos de control interno ........................................................................................ 13 3.1.2.5 Elementos del control interno COSO ERM............................................................... 15 3.1.2.6 Evaluación del control interno ................................................................................... 17 3.1.2.7 Fases de la evaluación del control interno ................................................................. 18 3.1.3.

La empresa................................................................................................................. 18

3.1.3.1 Clasificación de la empresa ....................................................................................... 19 3.1.3.2 Operaciones comerciales ........................................................................................... 19 3.1.4.

Proceso ...................................................................................................................... 19

3.1.4.1 Componentes ............................................................................................................. 20 3.1.4.2 Proceso Financiero..................................................................................................... 20


x 4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN........................................................ 23

4.1.

Diseño / Tipo de investigación .................................................................................. 23

4.1.1.

Diseño de Investigación ............................................................................................ 23

4.1.1.1 No experimental......................................................................................................... 23 4.1.1.2 Transversal ................................................................................................................. 23 4.1.2.

Tipo de investigación ................................................................................................. 24

4.1.2.1 Exploratoria ............................................................................................................... 24 4.1.2.2 Descriptiva ................................................................................................................. 24 4.1.2.3 Explicativa ................................................................................................................. 24 4.2.

Población / Universo .................................................................................................. 25

4.3.

Muestra ....................................................................................................................... 25

4.4.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos ....................................................... 26

4.4.1.

Observación ................................................................................................................ 26

4.4.2.

Encuesta ..................................................................................................................... 26

4.4.3.

Entrevista ................................................................................................................... 26

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos ................................................................................... 27

4.5.1.

Cuantitativa................................................................................................................ 27

4.5.2.

Cualitativa.................................................................................................................. 27

5.

RESULTADOS ......................................................................................................... 28

5.1.

Análisis y discusión de resultados ............................................................................. 28

5.1.1.

Entrevista ................................................................................................................... 28


xi 5.1.2.

Encuesta – Empleados ............................................................................................... 31

5.1.2.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Empleados ............................................. 31 5.1.3.

Encuesta – Proveedores ............................................................................................. 32

5.1.3.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Proveedores ........................................... 32 5.1.4.

Encuesta – Clientes.................................................................................................... 33

5.1.4.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Clientes ................................................. 33 5.2.

Propuesta de intervención.......................................................................................... 34

5.2.1.

Identificar los procedimientos que aplica la empresa ................................................ 34

5.2.1.1 Descripción del proceso actual de Remuneración ..................................................... 35 5.2.1.2 Descripción del proceso actual de Venta ................................................................... 37 5.2.1.3 Descripción del proceso actual de Devolución en Venta .......................................... 39 5.2.1.4 Descripción del proceso actual de Apertura de Crédito ............................................ 40 5.2.1.5 Descripción del proceso actual de Cobranza ............................................................. 41 5.2.1.6 Descripción del proceso actual de Caja Chica ........................................................... 43 5.2.1.7 Descripción del proceso actual de compra de Propiedad, Planta y Equipo ............... 44 5.2.1.8 Descripción del proceso actual de Conciliación Bancaria ......................................... 46 5.2.1.9 Descripción del proceso actual de Compra ............................................................... 48 5.2.1.10 Descripción del proceso actual de Pago de Proveedores ........................................... 50 5.2.1.11 Descripción del proceso contable actual.................................................................... 51 5.2.2.

Evaluar el riesgo existente en el proceso financiero de la organización. .................. 53

5.2.2.1 Cuestionario de control interno del proceso de Remuneración ................................. 53


xii 5.2.2.2 Cuestionario de control interno del proceso de Venta, Crédito y Cobranza ............. 56 5.2.2.3 Cuestionario de control interno del proceso Caja Chica – Bancos ............................ 59 5.2.2.4 Cuestionario de control interno del proceso de compras y pago a proveedores ........ 62 5.2.2.5 Matriz de recomendaciones ....................................................................................... 66 5.2.2.6 Informe de Control Interno ........................................................................................ 68 5.2.3.

Establecer procedimientos de control financiero ...................................................... 69

5.2.3.1 Estructura Organizacional ......................................................................................... 69 5.2.3.2 Manual de Funciones ................................................................................................. 71 5.2.3.3 Manual de Políticas.................................................................................................... 83 5.2.4.

Proponer informes financieros en la empresa que permitan la toma de decisiones .. 94

5.2.4.1 Proceso de Venta, Crédito y Cobranza ...................................................................... 95 5.2.4.2 Proceso de Compra de Propiedad, Planta y Equipo .............................................. 97 5.2.4.3 Proceso de Caja Chica ............................................................................................. 102 5.2.4.4 Proceso Contable ..................................................................................................... 105 5.2.4.5 Análisis Financiero .................................................................................................. 113 5.3.

CONCLUSIONES ................................................................................................... 115

5.4.

RECOMENDACIONES ......................................................................................... 116

LISTA DE REFERENCIAS .................................................................................................. 117 GLOSARIO ........................................................................................................................... 119 ANEXOS ............................................................................................................................... 121


xiii

รNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Tipos de empresas ................................................................................................... 19 Figura 2. Organigrama Estructural Vigente Radio Majestad FM. .......................................... 69 Figura 3: Organigrama Estructural Propuesto ........................................................................ 70 Figura 4. Reporte de Cheques ................................................................................................. 95 Figura 5. Requisiciรณn de Compra de P.P.E ............................................................................. 98 Figura 6. Etiqueta .................................................................................................................. 100 Figura 7. Recibo de Caja ....................................................................................................... 102 Figura 8. Arqueo de Caja Chica ............................................................................................ 104


xiv

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 : Tipos de Auditoría ...................................................................................................... 9 Tabla 2: Modelos de control interno ........................................................................................ 14 Tabla 3: Población ................................................................................................................... 25 Tabla 4: Encuesta Empleados .................................................................................................. 31 Tabla 5: Encuesta – Proveedores ............................................................................................. 32 Tabla 6: Encuesta – Clientes .................................................................................................... 33 Tabla 7: Proceso de Remuneración.......................................................................................... 36 Tabla 8: Proceso de venta ........................................................................................................ 38 Tabla 9: Proceso de Devolución en Ventas ............................................................................. 39 Tabla 10: Proceso de Apertura de Crédito ............................................................................... 40 Tabla 11: Proceso de Cobranza................................................................................................ 42 Tabla 12: Proceso de Caja Chica ............................................................................................. 43 Tabla 13: Proceso de compra de P.P.E. ................................................................................... 45 Tabla 14: Proceso de Conciliación Bancaria ........................................................................... 47 Tabla 15: Proceso de Compras ................................................................................................ 49 Tabla 16:: Proceso de Proveedores .......................................................................................... 50 Tabla 17: Proceso Contable ..................................................................................................... 52 Tabla 18: Cuestionario proceso de Remuneración .................................................................. 53 Tabla 19: Valoración componente remuneración .................................................................... 55 Tabla 20: Calificación componente remuneración .................................................................. 55 Tabla 21: Cuestionario proceso de Venta, Crédito y Cobranza ............................................... 56 Tabla 22: Valoración del componente venta, crédito y cobranza ............................................ 58 Tabla 23: Calificación componente venta, crédito y cobranza ................................................ 58


xv Tabla 24: Cuestionario de control interno del proceso Caja Chica – Bancos .......................... 59 Tabla 25: Valoración del componente Caja Chica – Bancos ................................................... 61 Tabla 26: Calificación del componente Caja Chica – Bancos ................................................. 61 Tabla 27: Cuestionario del proceso de compras y pago a proveedores ................................... 62 Tabla 28: Valoración del componente compras y pago a proveedores ................................... 65 Tabla 29: Calificación del componente compras y pago de proveedores ................................ 65 Tabla 30: Recomendaciones .................................................................................................... 66 Tabla 31: Manual de Funciones Gerente General.................................................................... 71 Tabla 32: Manual de Funciones Sub – Gerente ....................................................................... 72 Tabla 33: Manual de Funciones Asesor Legal ......................................................................... 73 Tabla 34: Manual de Funciones Jefe Administrativo .............................................................. 74 Tabla 35: Manual de Funciones Contador ............................................................................... 75 Tabla 36: Manual de Funciones Atención al Cliente ............................................................... 76 Tabla 37: Manual de Funciones Jefe de Talento Humano ....................................................... 77 Tabla 38: Manual de Funciones Jefe de Crédito ...................................................................... 78 Tabla 39: Manual de Funciones Jefe de Cobranza .................................................................. 79 Tabla 40: Manual de Funciones de Adquisiciones .................................................................. 80 Tabla 41: Manual de Funciones Facturación ........................................................................... 81 Tabla 42: Manual de Funciones Mensajero ............................................................................. 82 Tabla 43: Manual de Políticas – Venta, Crédito y Cobranza ................................................... 83 Tabla 44: Proceso propuesto de Venta, Crédito y Cobranza ................................................... 84 Tabla 45: Políticas Propiedad, Planta y Equipo ....................................................................... 86 Tabla 46: Proceso propuesto - P.P.E. ....................................................................................... 87 Tabla 47: Políticas - Caja Chica............................................................................................... 89 Tabla 48: Proceso de Caja Chica ............................................................................................. 90


xvi Tabla 49: Manual de polĂ­ticas del proceso contable ................................................................ 92 Tabla 50: Proceso Contable Propuesto .................................................................................... 93 Tabla 51: CodificaciĂłn ............................................................................................................. 99 Tabla 52: Ejemplo .................................................................................................................. 100 Tabla 53: Indicadores Financieros ......................................................................................... 113


xvii

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo N° 1. RUC de la Empresa .......................................................................................... 122 Anexo N° 2. Carta de certificación ........................................................................................ 125 Anexo N° 3. Entrevista – Gerente General ............................................................................ 126 Anexo N° 4. Encuesta empleados .......................................................................................... 128 Anexo N° 5. Encuesta - Proveedores ..................................................................................... 130 Anexo N° 6. Encuesta clientes ............................................................................................... 132 Anexo N° 7. Cuestionario de control interno – Remuneración ............................................. 133 Anexo N° 8. Cuestionario de control interno - Venta, Crédito y Cobranza .......................... 135 Anexo N° 9. Cuestionario de control interno - Caja chica y Bancos ..................................... 137 Anexo N° 10. Cuestionario de control interno - Compras y Proveedores ............................. 139


1

1.

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo de investigación, se expone una propuesta de evaluación del sistema de control interno contable para la mejora del proceso financiero de Radio Majestad FM, la cual se dedica al medio de difusión de información radial. A través del control interno, el cual es un proceso diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos, nos permitirá alcanzar la eficacia y eficiencia en las operaciones de la empresa, la confiabilidad de la información financiera y operativa, salvaguardar recursos de la entidad, el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, y prevenir errores e irregularidades que se presenten en la entidad.

Como parte inicial en el trabajo de titulación se detallan los antecedentes de la empresa, la delimitación del problema con su respectiva justificación, permitiendo así el planteamiento de los objetivos de la investigación, tanto el general como los específicos.

Dentro de la revisión de la literatura, se detallan las principales definiciones referentes al tema de estudio, el cual nos permitirá obtener un conocimiento más amplio de los conceptos aplicados de acuerdo al tema de investigación.

En la metodología de la investigación se describe el tipo de investigación que se aplicará, los métodos de investigación que se utilizará, la población y muestra de la empresa, las variables e indicadores que se desarrollarán, y las técnicas e instrumentos de recolección de datos que se emplearán para obtener la información necesaria. Para finalmente concluir con la exposición de los resultados, en los cuales se evidenciara la solución del problema de investigación.


2

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Antecedentes Radio Majestad FM, nace en el año 2000 de la iniciativa del Sr. Hermel Campos, el cual siempre tuvo el gusto por la música, en sus inicios emprendió con la presentación de eventos y el alquiler de disco móvil. Poco tiempo después por la aceptación del público incursiona en la presentación de eventos con programas nocturnos en vivo desde las discotecas de la ciudad, es así como da un cambio radical a la transmisión de las noches en las radios del Ecuador. Para el año 2007, el propietario de la empresa ya contaba con otras entidades dedicadas a la misma rama, es por esto que ve la necesidad de agrupar sus negocios en una sola sociedad.

El 23 de octubre del 2007 en la ciudad de San Francisco de Quito se inscribe la compañía UNIONSOBERANA S.A. (ver anexo N° 1) cuyo objeto social es administrar negocios que le confiaren personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras o sus sucursales domiciliadas en el Ecuador. Las empresas que en la actualidad se encuentran formando la compañía son: 

Radio Azuca Santo Domingo

Radio Majestad FM

Majestad TV

En la actualidad la programación que ofrece a la audiencia es variada debido a que en determinados horarios se puede escuchar música clásica, pop, balada, entre otras. Al igual que su frecuencia está en provincias como Manabí, Esmeraldas, Pichincha, etc. Para efectos de investigación se tomó a la empresa Radio Majestad FM, ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas (Av. Guayaquil, entre Rio Mulaute y Pallatanga), dicha entidad goza de estabilidad en el mercado pero a su vez cuenta con un deficiente sistema de control contable, debido a que distintos problemas debilitan el mismo, entre los cuales se encuentran:


3 

El personal contratado para el área contable no cumple con los niveles de preparación y capacitación requeridos lo que conlleva a que se presenten concurrentemente errores en el registro de las transacciones comerciales.

Los deficientes controles afectan igualmente el área de los activos fijos de tal manera que se desconoce ciertamente la cantidad, estado y ubicación de estos, pudiendo por tal razón estar subvalorados o sobrevalorados, pagando por lo tanto mayores impuestos.

En lo que se refiere a los clientes, tampoco existe persona alguna que se encargue de la generación y recuperación de la cartera producida de ejercicios anteriores, por lo que existe un portafolio de usuarios morosos alto y con débiles garantías que aseguren el retorno de los recursos, afectando el flujo de caja que la empresa estima tener en sus arcas.

La subutilización del sistema contable genera información financiera no confiable, lo que determina que influya negativamente en la toma decisiones empresariales basadas en la evaluación técnica y veraz. Estos factores han ocasionado que la empresa incumpla sus obligaciones, trayendo como

consecuencia, no poder probar los derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, provocando esto sanciones con la legislación tributaria ecuatoriana.

2.2. Problema de Investigación 2.2.1.

Formulación del problema de investigación

¿De qué forma contribuirá la evaluación del sistema de control interno contable en la mejora del proceso financiero en la empresa Radio Majestad FM, ubicada en el cantón Santo Domingo de los Tsáchilas para el año 2015?


4 2.2.2.

Sistematización del Problema

¿De qué manera se conocerán los procedimientos que aplica la empresa?

¿Cómo se evaluará el riesgo financiero que posee la empresa?

¿De qué forma la evaluación del sistema de control interno contable mejorará el proceso financiero?

¿Cómo la evaluación del sistema de control interno permitirá optimizar el proceso financiero de la empresa?

2.3. Justificación de la Investigación El presente trabajo de titulación está enmarcado en el objetivo 10.5 del Plan del Buen Vivir 2013 – 2017, en el cual detalla el fortalecimiento de la economía popular solidaria de las micro, pequeñas y medianas empresas en su estructura productiva.

Así mismo el tema se encuentra vinculado directamente con el eje estratégico número 2 del Plan de Desarrollo Cantonal – Provincial de Santo Domingo 2025, el cual se enfoca en promover el fortalecimiento del sector empresarial de servicios ya que se incentiva a desarrollar valores y principios como la equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental para la reinversión en la zona.

Este trabajo de titulación está desarrollado en base a los conocimientos de las autoras y bajo una base teórica sustentada científicamente, la cual permitirá dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos, logrando con esto sustentar cada uno de los resultados obtenidos. En el marco metodológico, mediante la utilización de técnicas e instrumentos investigativos como cuestionarios, bancos de preguntas, guías de observación, diagramas de flujos, entre otros se conocerá y valorará la situación actual de la empresa, para que al final de


5 esta investigación se recomienden cambios para la mejora y optimización de los procesos y los recursos de la empresa.

El presente trabajo de titulación ha sido desarrollado con la finalidad de aplicar los conocimientos adquiridos en la carrera de contabilidad y auditoría, por lo cual se ha escogido a la empresa Radio Majestad FM, la misma que tiene un deficiente sistema de control interno del proceso financiero, lo que conlleva a que la empresa no cuente con el apoyo necesario al momento de la toma de decisiones empresariales.

El Control Interno ayuda a proporcionar una seguridad razonable de los procesos y actividades que realiza una empresa, ya que fija y evalúa los procedimientos contables y financieros los cuales ayudan a que la empresa cumpla su meta. Además contribuye a detectar las irregularidades, errores y deficiencias que posee la empresa proporcionando una solución factible que le permita evaluar los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables.

Con lo mencionado anteriormente, el presente trabajo permitirá a Radio Majestad FM, identificar aquellos riegos potenciales a los cuales se enfrenta la organización, procesos inadecuados y controles poco efectivos; ayudando a la administración a tomar decisiones oportunas respecto a las falencias encontradas, a través del uso eficiente y óptimo de los recursos.

Del mismo modo, en el ámbito académico, servirá como un instrumento de consulta para las futuras promociones de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de igual forma se aportará a la sociedad generando nuevas fuentes de investigación.


6

2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1.

Objetivo General

Proponer la evaluación del sistema de control interno contable para la mejora del proceso financiero de la empresa Radio Majestad FM, ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas para el año 2015. 2.4.2.

Objetivos Específicos

Los objetivos específicos representan los pasos que se van a realizar para alcanzar el objetivo general, los mismo que están expresados con claridad y estructurados en secuencia lógica permitiendo así, el análisis y resolución de la problemática.

A continuación, se detallan los objetivos específicos planteados en el presente trabajo de titulación:

Identificar los procedimientos que aplica la empresa.

Evaluar el riesgo existente en el proceso financiero de la organización.

Establecer procedimientos de control financiero.

Proponer políticas, informes financieros en la empresa que permitan la toma de decisiones acertadas.


7

3.

MARCO REFERENCIAL

3.1. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1.

Auditoría La auditoría de estados financieros es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por una entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicio suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documento formal denominado dictamen. (Mendívil, 2010, p. 1)

“Es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en la información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos para dar una opinión objetiva e independiente de la situación económica-financiera” (Arens & Elder. 2007. P. 4). La auditoría tiene por objeto determinar la razonabilidad, integridad y autenticidad de aquellos estados financieros preparados por una entidad económica, cuyo fin es dar una opinión profesional de carácter administrativo-contable. 3.1.1.1 Necesidad de la Auditoría El examen de los estados financieros es una necesidad indiscutible, ya que el administrador y el inversionista requieren, como elemento importante para tomar decisiones, conocer la situación financiera de la empresa que administran o en la que desean invertir, y tener la certeza de que tal situación financiera corresponde a la realidad que vive el negocio. (Mendívil, 2010,

p. 1)

El examen a los estados financieros es incuestionable, debido a que el administrador y el inversionista consideran, como un elemento importante e indispensable para la toma de decisiones, el cual permite conocer la situación financiera actual en la que se encuentra la entidad que administran o en la que desean invertir y sobre todo tener la certeza que la situación financiera de la entidad corresponde a la realidad que vive el negocio.


8 3.1.1.2 Clases de Auditoría Auditoría Interna “La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando, las más de las veces, aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa” (Mendívil, 2010, p. 3). La auditoría interna la efectúan profesionales que dependen de la empresa, es considerada aquella actividad que tiene por objeto examinar y evaluar de manera eficiente los controles internos de una organización, con la finalidad de mejorar las operaciones que realiza la entidad y el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. Auditoría Externa “Conocida también como auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial que merece la confianza de terceros” (Mendívil, 2010, p. 3).

Es aquella que expresa un criterio profesional sobre el funcionamiento y eficiencia que tiene una organización en el desarrollo de una determinada gestión, dicho trabajo lo elabora personal independiente. Así mismo la auditoría externa también es conocida como independiente, debido a que averigua la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes, documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.


9 3.1.1.3 Tipos de auditoría Tabla 1 : Tipos de Auditoría Tipos de Auditoría Tipos de Auditoria

Auditoría ambiental

Auditoría al desempeño

Auditoría de riesgo

Auditoría de gestión de la calidad

Auditoría Financiera

Auditoría operacional

Concepto

Bibliografía

Cuya finalidad es verificar el cumplimiento de las normativas ambientales del cuidado y protección del entorno, así como estudiar y controlar las políticas medioambientales de la empresa.

(Segovia, Herrador & Segundo, 2011, p. 28).

Revisión y evaluación de los aspectos críticos para el cumplimiento de la misión y visión, basadas en un análisis de los resultados de la organización respecto a los estándares establecidos.

(Franklin, 2013, p. 18-20)

Es la que se lleva a cabo para prever una situación que pudiera ser desfavorable a un determinado ente. Se define como un examen sistemático de las actuaciones y decisiones de las personas con respecto a la calidad, con objeto de verificar o evaluar de manera independiente e informar del cumplimiento de los requisitos operativos del programa de calidad o la especificación o los requisitos del contrato del producto o servicio.

(Rodríguez, J., 2014, p. 191).

Trata de un examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas, tomando como base los estados financieros básicos.

(Rodríguez, L., 2012, p. 187).

Se refiere al análisis integral de una unidad operativa o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se mide en función de los objetivos de la administración

(Whittington, 2007, p.699).

Para concluir si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y estatutarias de procedimientos (Blanco, 2012, que le son aplicables. El propósito de esta p. 11). evaluación es proporcionar al auditor una certeza razonable si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen Fuente: Franklin, E. B. (2013). Auditoría Administrativa, evaluación y diagnóstico empresarial. Segovia, A., Herrador, T., & San Segundo, A. (2011). Teoría de la auditoría financiera. Rodríguez, J. (2014). Auditoría Administrativa. Rodríguez , L. (2012). Análisis de Estados Financieros un Enfoque en la toma de desiciones. Whittington, R. &. (2007). Principios de auditoría (Decimo cuarta ed.) Blanco, Y. (2012). Auditoría Integral normas y procedimientos. Elaborado por: Guamán, S., Tobar, A. Cumplimiento


10 3.1.1.4 Riesgo de Auditoría Riesgo es lo contrario a seguridad. Aplicado al contexto de la auditoría, debe entenderse como la “no seguridad” de que no haya errores significativos en las cuentas anuales de una empresa una vez el auditor haya considerado que estas muestran la imagen fiel de su situación económica y financiera a través de una opinión favorable en su informe de auditoría. (Bosch, 2013, p.

94)

Un riesgo es la probabilidad de que ocurra un contratiempo, y no pueda prevenirse o detectarse errores o irregularidades importantes, el riesgo en la auditoría, significa el riesgo de que el auditor emita una opinión de auditoría inapropiada respecto a la información obtenida. Existen tres clases de riesgos el inherente, ocasionado por el tipo de rubro o ente que se audita, el de control derivado del control interno que se aplica, y el riesgo de detección, posibilidad de que no se detenten errores significativos ocurridos en los procedimientos de la empresa. Clases de riesgo en auditoría Riesgo inherente Consiste en la posibilidad de la existencia de errores en el proceso contable que puedan derivar en que la información obtenida de él contenga errores o irregularidades significativas. Se entiende que serían errores puramente del proceso contable, antes de la aplicación de cualquier tipo de control interno. (Bosch, 2013, p. 95)

Este riesgo está relacionado específicamente con la actividad económica de la empresa, es decir con un error material, independientemente del control interno que se esté efectuando en la organización.

Riesgo de control “Este es el riesgo de que los sistemas de control interno de la empresa no hayan evitado o detectado errores significativos que se generen del sistema de contabilidad establecido” (Bosch, 2013, p. 96).


11 Tienen que ver exclusivamente con los sistemas de control interno que estén implementados en la empresa, y la posibilidad de que existiendo errores de importancia no fueran detectados o corregidos por dichos sistemas.

Riesgo de detección Consiste en la posibilidad de la existencia de errores significativos ocurridos en los procedimientos de la empresa que no han sido posteriormente descubiertos por los sistemas de control interno y que tampoco han sido detectados por la aplicación de las pruebas substantivas de auditoría. (Bosch, 2013, p. 96)

Es aquel riesgo que está relacionado con los procedimientos de la auditoría, la posibilidad de que cualquier error de importancia que exista, no fuera a su vez detectado por la aplicación de las pruebas de auditoría aplicadas. 3.1.2.

Control interno

El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:  

Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla, Control Interno Informe

COSO 2005, p. 4) “Se define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otra administración de la entidad, para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización (Matilla, Auditoría del control interno, 2013, p. 1). Es aquel proceso diseñado específicamente para proveer seguridad razonable, y alcanzar el logro de los tres objetivos establecido, los cuales son: la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.


12 3.1.2.1 Importancia del Control Interno A partir de la publicación del informe COSO (Control Interno- Estructura Integrada) en septiembre de 1992 y en cuyo desarrollo participaron representantes de organizaciones profesionales de contadores, de ejecutivos de finanzas y de Auditores Internos, ha resurgido en forma impresionante la atención hacia el mejoramiento del control interno y un mejor gobierno corporativo, lo, cual fue derivado de la presión pública para un mejor manejo de los recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización, esto ante los numerosos escándalos, crisis financieras o fraudes, durante los últimos decenios. (Gaitán, 2012, p. 2)

La importancia del control interno radica, en establecer medidas que ayuden a corregir los errores e irregularidades que se presenten en las actividades de la organización, cuyo objetivo es evaluar los procedimientos administrativos, contables y financieros con el fin de ayudar a la empresa a cumplir con sus metas. 3.1.2.2 Objetivos del control interno Confiabilidad de los informes financieros La administración es responsable de preparar los estados financieros para los inversionistas, los acreedores y otros usuarios. La administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la información se presente de manera imparcial de acuerdo con los requisitos de información, como los principios de contabilidad generalmente aceptados. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p. 2070)

Eficiencia y eficacia de las operaciones Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las de la compañía. Un objetivo importante de estos controles es la información financiera y no financiera precisa de las operaciones de la empresa para tomar decisiones. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p. 2070)

Cumplimiento de las leyes y reglamentos Requiere que las organizaciones públicas y no públicas y sin fines de lucro sigan varias leyes y reglamentaciones. Algunas solo tienen una relación indirecta con la contabilidad, como las leyes de protección ambiental y derechos civiles. Otras tienen relación con la contabilidad como las reglamentaciones de impuesto sobre la renta y el fraude. (Arens, Elder, & Beasley, 2007,

p. 2070) Los objetivos permiten alcanzar metas que se han planteado en un determinado tiempo, por lo general la administración cuenta con tres objetivos amplios para el diseño de un sistema de


13 control interno efectivo los cuales son: Confiablidad de los informes financieros, Eficiencia y eficacia de las operaciones y Cumplimiento de las leyes y reglamentos, estos elementos le ayudan a la administrador a tener una pauta para alcanzar los objetivos planteados. 3.1.2.3 Clases de control interno A continuación se presenta dos clases de control interno el contable puro y el administrativo, los cuales están relacionados con la administración de la organización. Control contable puro “Abarcando aquellos procedimientos cuyo objetivo es que los registros contables muestren de forma fiable (exacta, veraz y válida) la situación económica y financiera de la empresa” (Bosch, 2013, p. 58). Es aquel control que muestra los registros contables de forma íntegra, cuyo fin es la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros contables de la organización. Control administrativo Aquellas medidas y controles relacionados con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección. Se refieren al plan de organización de las actividades de la empresa, organigramas, sistemas de autorización, métodos para promover la eficiencia, etc. La idea final de estos controles es la reducción de costes y la utilización óptima de los recursos disponibles. (Bosch,

2013, p. 59) Este control está relacionado con el plan que maneja la organización principalmente con la eficiencia en las operaciones y el cumplimiento de políticas en la empresa, teniendo una relación indirecta con los registros financieros. 3.1.2.4 Modelos de control interno En forma complementaria y como línea estratégica de las aportaciones más significativas para la auditoría administrativa a través del tiempo, se deben sumar de manera especial los modelos de control interno, asumiendo que éste promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas.

(Franklin, 2013, p. 12-15)


14 A continuación se presentan diez modelos de control interno que han surgido con el transcurso del tiempo, los cuales se enfocan en el funcionamiento y administración de las actividades de la empresa. Tabla 2: Modelos de control interno Modelos de control interno Tipos de modelos

Modelo de control interno COSO

Modelo de control interno COSO ERM

Concepto Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos.

Modelo de control Cadbury

Este modelo adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financieros y otros.

Modelo de control interno COCO

Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos de control interno que propone el informe coso.

Modelo de control COBIT

Modelo de control TURNBULL

Es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos. Tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno

Modelo de autoevaluación de controles AEC

Se orienta en brindar una seguridad razonable para que se alcance los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos de control interno. Su proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función.

Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC

El sistema de Auditoría de Control (SAC) ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática. Describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos y define el papel del auditor interno.

Modelo de control KING

Modelo de control KONTRAG

Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (reporte KING), en 2002 (reporte KING II), y el último modelo, en 2009 (reporte KING III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Fuente: Franklin, E. B. (2013). Auditoría Administrativa, evaluación y diagnóstico empresarial. Estupiñan, R. (2012). Control interno y fraudes con base en los cilcos transaccionale. Elaborado por: Guamán, S., Tobar, A.


15 3.1.2.5 Elementos del control interno COSO ERM El E.R.M. consta de ocho componentes interrelacionados. Estos, se derivan de la manera como la administración opera un riesgo empresarial y están integrados dentro del proceso administrativo. Esos componentes son: Ambiente de Control El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de una organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes del control. Entre sus factores se incluye la filosofía de la administración, la atención y guía proporcionados por el consejo de administración, el estilo operativo, así como la manera en que la gerencia confiere autoridad y asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal.

(Estupiñán, 2012, p. 4) Se relaciona con los valores, la filosofía la ética y la integridad del personal de una organización, es muy importante que los empleados, clientes y terceras personas relacionadas con la entidad conozcan estos valores y se asemejen con ellos. Establecimiento de Objetivos Los objetivos tienen que existir antes de que la administración pueda identificar los eventos potenciales que afectan su logro. El E.R.M asegura que la administración tiene en funcionamiento un proceso para establecer objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan y están alineados con la misión de la entidad y son consistentes con su apetito por el riesgo.

(Estupiñán, 2012, p. 121) Para el logro de objetivos es necesario identificar eventos, evaluar riesgos y responder al riesgo con el fin de alcanzar los objetivos que la entidad se ha propuesto, cuyos objetivos debe estar alineados con lo que la empresa pretende alcanzar.

Identificación de Eventos Se tienen que identificar los eventos internos y externos que afectan el logro de los objetivos de una entidad, diferenciando entre eventos y oportunidades. Las oportunidades se canalizan hacia la estrategia de la administración o hacia el proceso de establecimiento de objetivos.

(Estupiñán, 2012, p. 121)


16 Es muy importante identificar aquellos eventos potenciales internos y externos que afectan la implementación de la estrategia o el logro de los objetivos, ya sea con impacto positivo, negativo o ambos, los eventos con un impacto positivo representan oportunidades para la entidad pero aquellos eventos con impacto negativo representan riesgos. Valoración del riesgo “Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad e impacto, como una base para determinar cómo se deben administrar. Los riesgos se valoran sobre una base inherente y una base residual” (Estupiñán, 2012, p. 121). Existen dos perspectivas de poder valorar el riesgo a través de la probabilidad de ocurrencia e impacto, los riesgos se valoran sobre una base residual e inherente, permitiendo a la entidad considerar el grado de impacto que estos tendrían sobre logro de los objetivos. Respuesta al Riesgo “La administración selecciona las respuestas al riesgo – evitar, aceptar, reducir, o compartir el riesgo – desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riesgos con las tolerancias al riesgo y con el apetito por el riesgo que tiene la entidad” (Estupiñán, 2012, p. 121). Se deben considerar ciertos aspectos importantes como evitar, aceptar, reducir o compartir antes de dar una respuesta al riesgo, con el objetivo de obtener un riesgo alineado con el nivel de tolerancia determinado. Actividades de Control Son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones. (Estupiñán,

2012, p. 7)


17 Son actividades que lleva a cabo la administración, las cuales consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que son ejecutados por toda la organización. Información y Comunicación La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria que hacen posible controlar y manejar los negocios. (Estupiñán, 2012, p. 8)

La información y comunicación dentro de la organización es muy importante, para que cada empleado de la entidad pueda ejecutar sus actividades correctamente, y así cada trabajador conoce y asume sus responsabilidades. Monitoreo Los controles internos deben ser “monitoreados” constantemente para asegurarse de que el proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia del monitoreo dependen de los riesgos que se pretenden cubrir. (Estupiñán, 2012, p. 8)

A través del monitoreo se puede determinar si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios, por ello es importante monitorear controles internos constantemente para poder comprobar su adecuada efectividad. 3.1.2.6 Evaluación del control interno Para que el auditor pueda determinar la fiabilidad del sistema de control interno de una empresa y, de este modo, la extensión de las pruebas de auditoría necesarias para el cumplimiento de su encargo, someterá el mismo a una evaluación previa. (Bosch, 2013, p. 64)

A través de la evaluación del control interno realizado en la entidad, se pretende conocer la situación financiera de la misma, para poder tomar decisiones adecuadas y mejorar aquellos procesos inadecuados.


18 3.1.2.7 Fases de la evaluación del control interno Revisión preliminar Con la cual se pretende conocer y comprender los procedimientos que aplica cada empresa. Básicamente es un proceso de obtención de información de la organización y sus procesos a través del estudio de manuales o procedimientos escritos o entrevistas con el personal apropiado. Se documentará esta parte del proceso de evaluación a través de cuestionarios, flujogramas, resúmenes de procedimientos, etc. (Bosch, 2013, p. 65)

Se la realiza con el propósito de conocer los procedimientos que aplica la entidad, esto se efectúa a través de entrevistas, estudio de manuales o procedimientos escritos con el fin de obtener evidencia suficiente para poder tomar decisiones adecuadas. Pruebas de cumplimiento Para verificar que los procesos funcionan según se diseñaron y que se obtienen con ellos los resultados previstos. En base a estas pruebas, el auditor determinará finalmente si debe o no confiar en los mecanismos de control interno y, de ese modo, la extensión final de las pruebas a realizar en la auditoría a través de las pruebas substantivas. (Bosch, 2013, p. 65)

Sirven para determinar si los controles internos aplicados son confiables o no, es aquel examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría. 3.1.3.

La empresa

“Empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta en ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general” (Zapata, 2011, p.5). “Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad” (Bravo, 2011, p.3). Es una entidad económica que se encarga de la producción de bienes o servicios, para la satisfacción de las necesidades de una sociedad, dicho ente puede generar o no una renta. Es por esto que la empresa se adapta a las necesidades del propietario y del cliente.


19 3.1.3.1 Clasificación de la empresa La clasificación de las empresas se realiza bajo los siguientes criterios:

Según su naturaleza • Industriales: transforma materias primas. Comerciales: compra y venta de productos. • Servicios: generación y venta de productos intangibles. • Agropecuarias: agrícolas y pecuarios. • Mineras: recursos del subsuelo.

Según el sector o la procedencia del capital • Públicas: el capital pertenece al sector público. • Privadas: el capital pertenece al sector privado. • Mixtas: el capital es público y privado.

Según la integración del capital o número de socios • Unipersonales: el capital es el aporte de una sola persona. • Sociedades: aporte de capital por personas jurídicas o naturales

Figura 1. Tipos de empresas Fuente: (Zapata, 2011, p. 5) Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

3.1.3.2 Operaciones comerciales Según Bravo (2011): Denominadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. Toda transacción tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes. Este intercambio requiere una constancia la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de los registros contables. Esta documentación se debe archivar adecuadamente y de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio: “El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y diez años después. (p. 6)

3.1.4.

Proceso

“Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado” (Hernández, 2011, p. 41). “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (Münch, 2014, p. 28).


20 Un proceso es un conjunto de actividades ordenadas y sistemáticas, en las cuales se involucra tanto a cada uno de los miembros de una empresa, como a todos los recursos necesarios, con finalidad de cumplir un fin específico. 3.1.4.1 Componentes Según Münch (2014) entre los principales componentes están:   

Entradas: Son productos con características definidas, dichos bienes o servicios el consumidor final podrá aceptarlo o rechazarlo. Salida: Producto o servicio destinado ya sea un cliente interno o externo. Recursos: Materia Prima, Mano de Obra, Infraestructura, Método. Sistemas de Control: Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones. (p.121)

3.1.4.2 Proceso Financiero Según Rodríguez (2012): La información financiera proviene de la contabilidad, a su vez, esta es un sistema de información que inicia con el registro organizado de las operaciones que afectan económicamente a la empresa, y es la base para proporcionar información financiera estructurada a fin de que los diferentes usuarios la empleen para la toma de decisiones. (p. 2)

“Proceso que comprende la recopilación, interpretación, comparación y estudio de los estados financieros y los datos operacionales de un negocio” (Ortiz, 2011, p. 34).

El proceso financiero parte con la recopilación y contabilización de todas las operaciones que afectan económicamente a la empresa, luego dicha información se interpreta y compara, para finalmente ser una herramienta esencial para la toma de decisiones.

El proceso financiero busca mantener el equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, debido a que está presente en toda la entidad, siendo de gran importancia ya que este proceso define el rumbo que tiene que seguir la organización para alcanzar con cada uno de los objetivos propuestos al inicio de sus operaciones.


21 Reportes Financieros Los estados financieros deben considerase como un medio para comunicar información y no como un fin; su objetivo es proporcionar información sobre la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos de efectivo y el movimiento del capital contable de una entidad.

Balance General Según Rodríguez (2012): A este estado financiero se lo llama también estado de situación financiera. Este proporciona información tanto de los recursos que tiene la empresa para operar (también llamados activos) y las deudas y compromisos que tiene y debe cumplir (también denominados pasivos) como de la inversión que tienen los accionistas en la empresa, incluyendo las utilidades que no han retirado de esta (llamada capital contable). Esta información se prepara a una fecha determinada: la fecha de cierre de los estados financieros. Además este estado financiero presenta información que permite hacer un análisis de la posición financiera, el cual consiste en diagnosticar la estructura financiera y la liquidez de la empresa. (p. 4)

“Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa, así como el estado de su patrimonio. En otras palabras presenta la situación financiera o as condiciones de un negocio, en un momento dado, según se reflejan en los registros contables” (Ortiz, 2011, p. 52). El estado de situación financiera o balance general, está compuesto por activos, pasivos y patrimonio, dichas partidas refleja la situación actual de una empresa. Este estado permite a los inversionistas realizar un análisis de posición financiera el cual permitirá determinara la estructura organizacional y la liquidez o déficit con la que cuenta una empresa.

Estado de Resultados “El estado de resultados muestra los ingresos y los gastos así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de una empresa durante un periodo de tiempo determinado generalmente un año. Es un estado dinámico y acumulativo” (Ortiz, 2011, p. 53).


22 Rodríguez (2012) afirma: Es un estado financiero en el que se informan ingresos, costos y gastos correspondientes a determinado periodo. A los ingresos o ventas se les debe enfrentar los costos y los gastos que fueron necesarios para obtener dichos ingresos y determinar un resultado; si los ingresos o ventas son mayores a los costos y los gastos se obtendrán una utilidad, y si sucede lo contrario se obtendrá una perdida. Este resultado evalúa los esfuerzos realizados en las operaciones de la entidad de un periodo determinado. (p. 52)

El estado de resultados es el documento que informan a las partes interesadas de los ingresos, costos y gastos correspondientes a un determinado periodo. El resultado que refleja este balance es una pérdida o una ganancia según sea el caso. Estado de flujos de efectivo “Es un estado financiero básico que informa sobre los movimientos de efectivo que suceden en una entidad (entradas y salidas), permiten saber cuáles son sus orígenes y usos en un periodo determinado” (Rodríguez, 2012, p. 76). “Es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo” (Ortiz, 2011, p. 56). El estado de flujos de efectivo es un estado que informa sobre la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta que impacta en el periodo actual. Estado de cambios en el patrimonio Según Rodríguez (2012): El estado de cambios en el patrimonio presenta el resultado del periodo sobre el que se informa de una entidad, las partidas de ingresos y gastos reconocidas en el otro resultado integral para el periodo, los efectos de los cambios en políticas contables y las correcciones de errores reconocidos en el periodo, y los importes de las inversiones hechas, y los dividendos y otras distribuciones recibidas, durante el periodo por los inversores en patrimonio. (p. 90)

El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado.


23

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

La metodología de la investigación permitió conseguir las bases y herramientas necesarias para la realización y ejecución del trabajo de campo, logrando así la obtención de los resultados deseados. El presente trabajo de titulación tiene un enfoque cuali – cuantitativo con tendencia a lo cuantitativo, ya que se usan datos numéricos y análisis estadísticos para probar el problema de investigación.

4.1. Diseño / Tipo de investigación 4.1.1.

Diseño de Investigación

4.1.1.1

No experimental

Según Hernández et al., (2010) la investigación no experimental la define “Estudio que se realiza sin la manipulación deliberada de las variables y en los que solo se observan los fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos” (p. 149). 4.1.1.2 Transversal Gómez, Mora, Hernández y otros (2012) afirman que “Investigación transversal usa su diseño para caracterizar momentos específicos en los fenómenos. Su propósito es recolectar datos, describir variables y analizar la incidencia e interrelación en un momento dado” (p.26).

El diseño de investigación que se utilizó es el No Experimental –Transversal, debido a que se pretende observar situaciones o fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizar la incidencia e interrelación, para finalizar con la propuesta de mejora. Es decir que se analizará la incidencia que tiene el deficiente control interno en Radio Majestad FM, en la toma de decisiones.


24 4.1.2.

Tipo de investigación

Existen varios tipos de investigación que dan paso al cumplimiento de los objetivos trazados, para el desarrollo de esta investigación se tomaran los siguientes: 4.1.2.1 Exploratoria Según Gómez et al., (2012) “la investigación exploratoria tiene por objeto esencial la familiarización con un fenómeno o concepto desconocido o poco estudiado” (p.28). Es la investigación netamente de campo, se la usará debido a que hay pocos antecedentes teóricos y prácticos del tema de estudio. 4.1.2.2 Descriptiva Bernal (2010) afirma que “la función principal de la investigación descriptiva es la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes, categorías o clases de ese objeto” (p.113). Este tipo de investigación permite conocer y analizar el entorno de la empresa, así mismo de las aplicaciones, métodos y técnicas utilizadas en el ámbito financiero. Es decir se llegó a conocer la realidad de la empresa en un tiempo y espacio determinado. 4.1.2.3 Explicativa Según Bernal (2010) la investigación explicativa “tiene como fundamento la prueba de hipótesis y busca que las conclusiones lleven a la formulación o al contraste de leyes o principios científicos” (p. 115). Se llegó a identificar las causas que provocan determinados fenómenos o procesos. Es decir se identificó en qué condiciones esta la empresa, luego se analizó el riesgo existente,


25 finalizando con la propuesta de optimización de los procesos existentes, para esto se elaboró políticas y procedimientos que ayuden a mejorar las áreas existentes de la empresa.

4.2.

Población / Universo Tabla 3: Población Población

POBLACIÓN

NÚMERO

Gerente

1

Empleados

12

Proveedores

20

Clientes

7

TOTAL

40

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

La población para la presente investigación es la empresa Radio Majestad FM, está conformada por el departamento administrativo y financiero, en los cuales laboran doce empleados los cuales se encuentran ubicados en los dos departamentos existentes.

Los proveedores con los que cuenta la entidad son veinte los cuales esencialmente cubren necesidades básicas para la empresa como suministros y materiales, insumos, entre otras. Los clientes son siete empresas publicitarias, que se encargan de brindar sus servicios a consumidores finales como Banco Pichincha, Banco Guayaquil, entre otros.

4.3.

Muestra

Debido a que la población en la empresa Radio Majestad FM., es menor de cien personas, ya que en su estructura organizacional solo cuenta con dos departamentos y posee 20


26 proveedores y 7 clientes, no se aplica la fórmula de muestreo, es decir se va a trabajar directamente con el total de la población.

4.4.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Las técnicas e instrumento de recogida de datos permiten conocer con exactitud los datos a emplearse, para la recolección de datos se empleó las siguientes técnicas e instrumentos: 4.4.1.

Observación

Según Valarino (2012) “La observación se realiza en forma automática, cuando se dispone de equipos o instrumentos de medición en los que el equipo sin ayuda humana realiza el registro” (p.218). En la empresa se utilizó esta técnica mediante la observación directa a cada uno de los procesos de la entidad, con esto se logró identificar los problemas y riesgos existentes en la misma. 4.4.2.

Encuesta

Bernal (2010) afirma que la encuesta “Se fundamenta en un cuestionario o en un conjunto de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas” (p. 194). Esta técnica se utilizó mediante la aplicación de encuestas a clientes, proveedores y empleados de la empresa, con la finalidad de corroborar cada uno de los problemas expuestos. 4.4.3.

Entrevista

Según Bernal (2010) “la entrevista es una técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuente de información, teniendo como propósito la obtención de información más espontánea y abierta” (p.194).


27 Por lo citado anteriormente se utilizó estas técnicas e instrumentos de recogida de datos debido a que son los más conocidos, son de fácil aplicación y permiten obtener información concreta y directa de las personas involucradas.

4.5. Técnicas de Análisis de Datos La información recolectada con la ayuda de los distintos instrumentos de recogida de datos se examinó con las siguientes técnicas: 4.5.1.

Cuantitativa

Según Hernández et al., (2010)

el enfoque cuantitativo usa “recolección de datos para

probar hipótesis con base a la medición numérica y el análisis estadístico para establecer patrones de comportamiento” (p. 198).

Esta técnica se la utilizará al momento de tabular los cuestionarios, debido a que los resultados obtenidos se los expresará en rangos establecidos de acuerdo con las necesidades de las investigadoras ayudando a definir el nivel de riesgo y el nivel de confianza que posee la empresa. 4.5.2.

Cualitativa

Según Valarino (2012) afirma: Cuando el investigador intenta dar estructura a los datos, va creando unidades, categorías, temas o patrones; los interpreta o evalúa; describe hechos o fenómenos, percepciones, sentimientos; reconstruye historias; establece comparaciones; clasifica e interpreta. De esta forma el investigador va formando esa estructura dándole sentido o significado. (p.240) Este tipo de información recolectada se la analizó de manera global, ya que lo que se necesita observar es el grado de cumplimiento de los objetivos y la optimización de recursos en el proceso financiero de la empresa.


28

5.

RESULTADOS

5.1. Análisis y discusión de resultados 5.1.1.

Entrevista

Con la finalidad de conocer la realidad de la empresa se aplicó la siguiente entrevista a la Contadora de Radio Majestad FM, se obtuvo las siguientes respuestas, las cuales ayudarán a la ratificación del problema de investigación planteado. (Ver anexo N°3) Pregunta 1: ¿La entidad cuenta con un manual de valores institucionales? No, porque quizás no habido la iniciativa por parte de los gerentes, para delegar a alguien que se encargue de realizar. Pregunta 2: ¿La empresa establece mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores? No hay mecanismos que se generen en la empresa o que incentiven a la gente a estar en competencia laboral, lo único que les preguntan es su aspiración, el sueldo, el área donde les gustaría trabajar. Pregunta 3: ¿Cuenta la empresa con personal capacitado para el área contable? No cuenta con personal capacitado, más bien he tratado de que los trabajadores sean críticos, de capacitarles porque en su mayoría los colaboradores no están acorde al área de trabajo. Pregunta 4: ¿La entidad cuenta con un organigrama funcional donde quede plasmada la estructura organizativa de la entidad, los niveles de autoridad y responsabilidad de cada área? No existe un organigrama físico pero si hay un modelo empírico donde los trabajadores saben quién es su autoridad máxima y a que persona deben dirigirse.


29 Pregunta 5: ¿Se establecen mecanismos correctivos hacia los incumplimientos de las políticas y procedimientos? Si, se realizan memorandos a las personas que no cumplen con los requerimientos establecidos son despedidos o renuncian voluntariamente. Pregunta 6: ¿Tiene la entidad definido sus objetivos operacionales? No cuenta con estrategias ni objetivos definidos, debido a que no posee un plan estratégico plasmado. Pregunta 7: ¿Existen mecanismos formales para la revisión y actualización de los procedimientos en función a los riesgos existentes? Por parte de la entidad no existe ningún mecanismo formal para la revisión, pero en el área contable se trata de hacer bien las cosas debido a que un error que se cometa nos percute. Pregunta 8: ¿Se realizan evaluaciones de desempeño, capacitación y movilidad de cada uno de los departamentos funcionales de la empresa? No se realiza ningún tipo de capacitación, debido a que el Gerente de la empresa lo ve como un gasto más, desde mi punto de visto lo consideraría una inversión, la cual ayudaría en un futuro a evitar problemas. Pregunta 9: ¿Todas las transacciones y eventos significativos en la entidad son claramente documentadas? Anteriormente no, debido a que en los departamentos existes todo estaba desordenado, en la actualidad se trata de llevar todo tipo de información de manera ordenada. Pregunta 10: ¿Considera usted que la información contable está libre de errores materiales? Si, existe información contable con muchos errores materiales, debido a que el personal de la empresa no está acorde con los requerimientos establecidos, es por esto que todas las operaciones son realizadas de manera mecánica.


30 Pregunta 11: ¿Cómo calificaría usted al sistema de control interno de los activos fijos de la empresa? Pésimo, debido a que no se da seguimiento de compras ni de inventario es por eso que muchos de los activos existentes en la empresa no se encuentran contabilizados ni depreciados, razón por la cual no constan en la contabilidad de la empresa. Pregunta 12: ¿Se tienen codificados e identificados los activos fijos de la empresa? Por el momento ningún activo se encuentra codificado, no tienen un sello o un código que los identifique, y por lo tanto no están ingresados en la contabilidad, no tienen un costo histórico y mucho menos tienen una depreciación acumulada. Pregunta 13: ¿Considera usted que el valor que consta en los balances respecto a los activos fijos es confiable y correcto? No, ya que muchos de los activos que la empresa ingreso en la contabilidad en el año 2013, no cumplen con los requisitos de ser un activo fijo, debido a esto en el año 2014 la empresa considero estos activos para no tener inconvenientes con el SRI. Pregunta 14: ¿Existe un adecuado canal de comunicación e información entre las diferentes áreas de la empresa? No existe, debido a que el ambiente de trabajo es tenso, la única manera que utiliza la empresa actualmente para comunicar cualquier tipo de información es vía correo electrónico. Pregunta 15: ¿Existe una adecuada supervisión y monitoreo de las operaciones que se realizan en la entidad? No existe, más bien en el área contable se trata de monitorear lo que están realizando, en el área operativa la única forma de monitorear es mediante las cámaras de seguridad. Pregunta 16: ¿Se evalúa periódicamente al personal que labora en la empresa? No, pero en el área contable se evalúa casi todos los días haciéndoles preguntas y si responden mal es porque en algo están fallando.


31 5.1.2.

Encuesta – Empleados

Tabla 4: Encuesta Empleados Encuesta Empleados N°

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10

11

12

PREGUNTA

OPCIONES

TOTAL

¿Conoce usted si la empresa posee un código de ética vigente? ¿Conoce usted si la empresa posee una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento general? ¿Existe en la empresa una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad? ¿En la empresa existen manuales de políticas, funciones e instrucciones operativas para cada uno de sus empleados? ¿Cree usted que los conocimientos y destrezas del personal se ajustan a las necesidades de la empresa? ¿Conoce usted si la entidad cuenta con un análisis de riesgo? ¿Cree usted que existe una adecuada segregación de funciones en la empresa? ¿Los empleados cumplen con todas las funciones encomendadas por la gerencia? ¿La gerencia se encarga de la capacitación del personal? ¿La gerencia recibe informes acerca del cumplimento de la función de los empleados al menos una vez al año? ¿Existe en la empresa una persona que se encargue de verificar que los empleados cumplan con cada una de las funciones encomendadas?

SI NO SI

0 12 0

NO

12

SI NO SI

5 7 0

NO SI

12 5

NO

7

SI NO SI NO SI NO SI NO SI

0 12 5 7 6 6 6 6 4

NO

8

SI

5

NO

7

BUENO REGULAR MALO

0 3 9

¿Cómo calificaría usted al Control Interno existente en la empresa?

NUM. EMPLEADOS

12 12 12 12

%

0% 100% 0% 100% 42% 58% 0% 100% 42%

12 12 12 12 12 12

58% 0% 100% 42% 58% 50% 50% 50% 50% 33% 67% 42%

12 58% 12

0% 25% 75%

Investigación de campo – Radio Majestad FM Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

5.1.2.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Empleados En la encuesta realizada al personal de Radio Majestad FM, se evidenció que la empresa no cuenta con un código de ética que regule el comportamiento de los todos los miembros, así mismo la entidad no cuenta con estructura organizacional clara es por esto que no existe una correcta asignación de autoridad y responsabilidad a los empleados, se concluye que el control interno existente en la empresa Radio Majestad FM en el área de los empleados es deficiente por lo cual se justifica el problema de investigación planteado.


32 5.1.3.

Encuesta – Proveedores

Tabla 5: Encuesta – Proveedores Encuesta – Proveedores

PREGUNTA

OPCIONES

TOTAL

1

¿Mantiene usted una relación de prestación de bienes o servicios con Radio Majestad FM?

SI NO SI

20 0 0

NO

20

SI

0

¿Usted tiene identificados los tipos de prestación de bienes o servicios que mantiene con Radio Majestad FM? ¿Conoce usted si la empresa Radio Majestad FM posee manuales o políticas respecto al manejo de sus proveedores? ¿Conoce usted si la empresa Radio Majestad FM cotiza con otros proveedores antes de realizar una compra?

2

3

4 5

¿La información dentro del proceso de compra es formal?

6

¿Conoce usted si Radio Majestad FM tiene establecido políticas de pago para proveedores?

7

¿En su empresa, Radio Majestad FM cuenta con crédito personal o documental?

8

¿Los pagos realizados por Radio Majestad FM son en efectivo?

9

¿Usted ha tenido problemas con la conciliación de saldos pendientes con la empresa Radio Majestad FM?

10

¿Existe un documento que confirme y respalde las relaciones comerciales efectuadas entre la Empresa Radio Majestad FM y sus proveedores?

NO

20

SI

4

NO

16

SI NO SI

19 1 0

NO

20

SI

15

NO

5

SI NO SI

12 8 14

NO

6

SI

20

NUM. PROV.

20 20

%

100% 0% 0% 100% 0%

20

20 20 20 20 20 20

100% 20% 80% 95% 5% 0% 100% 75% 25% 60% 40% 70% 30% 100%

20 NO

0

0%

Investigación de campo – Radio Majestad FM Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

5.1.3.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Proveedores

Después de realizadas las encuesta se concluye que el control interno para el manejo de los proveedores es deficiente, debido a que si bien los proveedores tienen identificada la relación que tienen con “Radio Majestad FM”, la empresa no cuenta con un manual o políticas que regulen las acciones entre los proveedores y la empresa, así mismo no cuentan con políticas de pago claras, lo que provoca que en ciertas ocasiones exista problemas en la conciliación de los pagos.


33 5.1.4.

Encuesta – Clientes

Tabla 6: Encuesta – Clientes Encuesta – Clientes N°

PREGUNTA

¿Conoce usted la estructura organizacional de Radio Majestad FM?

1

2

¿Conoce usted cuáles son los objetivos que tiene la empresa?

3

¿Mantiene relaciones comerciales con Radio Majestad FM?

4

¿Es usted un cliente frecuente de Radio Majestad FM?

5

¿Conoce usted si Radio Majestad FM cuenta con un manual de procedimientos de cobro? ¿Ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos pendientes con Radio Majestad FM? ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza por parte de Radio Majestad?

6

7

8

¿Radio Majestad FM remite o entrega facturas, por los pagos realizados?

9

¿Los pagos son realizados respetando los acuerdos entre la empresa y el cliente?

10

¿Radio Majestad FM le ha llamado la atención por algún retraso en pagos?

OPCIONES

TOTAL

SI

0

NO

7

SI

0

NO

7

SI

7

NO

0

SI

5

NO

2

SI

0

NO

7

SI

6

NO

1

SI

7

NO

0

SI

7

NO

0

SI

7

NO

0

SI

4

CLIENTES

7

7

7

7

7

7

%

0% 100% 0% 100% 100% 0% 71% 29% 0% 100% 86% 14% 100%

7

7

7

0% 100% 0% 100% 0% 57%

7 NO

3

43%

Investigación de campo – Radio Majestad FM Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

5.1.4.1 Análisis de los resultados de la Encuesta – Clientes Después de realizadas las encuestas se concluye que el control interno para el manejo de los clientes es deficiente, debido a que la empresa no cuenta con políticas y manuales para el cobro a sus usuarios, además los interesados no conocen una estructura organizacional definida en la entidad, otro de los problemas es que la empresa no cuenta con personal capacitado para el manejo de la cartera existente producto de ejercicios anteriores, ocasionando muchas veces problemas al momento de conciliar y recuperar los saldos pendientes.


34

5.2. Propuesta de intervención El presente trabajo de titulación tiene como objetivo efectuar un examen al proceso contable de la empresa, con la finalidad de verificar la eficiencia y eficacia en el desempeño de las diferentes actividades encomendadas a cada uno de los miembros que integran la empresa. Para esto se establecen cuatro objetivos básicos los cuales se encargarán de reflejar la situación actual de la entidad.

Para el logro y el cumplimiento de los objetivos trazados se efectuaron pruebas de control interno como cuestionarios, narrativas y flujogramas respecto a cómo se llevan los procesos contables en la actualidad, esto con el fin de obtener información relevante para poder determinar las falencias existentes e identificar los porcentajes de riesgo y de confianza, esto con la finalidad de emitir una propuesta factible para solucionar los problemas detectados en la ejecución de los procesos en el área financiera, permitiendo esto la maximización de todos los recursos que posee la empresa. 5.2.1.

Identificar los procedimientos que aplica la empresa

El presente objetivo tiene como finalidad conocer el ámbito en el que trabaja la empresa y los problemas que esta posee, es por esto que se han desarrollado narrativas y flujogramas de los procesos existentes actualmente en la empresa.

Dichos papeles de trabajo se han realizado con datos proporcionados por la contadora y por diferentes miembros de la empresa con el fin de obtener información relevante para determinar falencias y formular recomendaciones, con el fin de emitir una propuesta factible para la solución de los problemas existentes, logrando así que Radio Majestad FM, pueda tomar decisiones oportunas y eficientes a corto y largo plazo.


35 5.2.1.1 Descripción del proceso actual de Remuneración La remuneración es un elemento esencial e importante que toda empresa debe tener en cuenta, debido a que este factor permite tener un grado de competitividad para la entidad y satisfacción para cada uno de los miembros que la integran. La remuneración básicamente es la relación de intercambio entre las personas y la organización.

Radio Majestad FM, cumple mes a mes sus obligaciones con sus empleados, es así como cada fin de mes cancela los haberes pendientes a sus trabajadores. En la actualidad la empresa no entrega a su personal anticipos o quincenas salvo que en algún caso emergente, en caso de que ocurra este imprevisto, el Gerente General debe dar su visto bueno para que se proceda al desembolso, así mismo ninguno de los trabajadores comisiona dentro de la empresa.

Cada fin de mes la encargada de recursos humanos procede a verificar los rubros correspondientes de cada empleado; como anticipos, préstamos quirografarios, pensiones alimenticias, aportes y deducción del IESS, para elaborar el respectivo rol de pagos, el cual es revisado y aprobado por el departamento de contabilidad.

Luego se envía a gerencia general los roles de pago para que sean firmados y autorizados, después la encargada de recursos humanos se compromete a que cada uno de los trabajadores de la entidad firme el rol de pago del mes y reciba la cancelación del 100% de su sueldo, el cual se realiza a través de transferencia bancaria.

A continuación se explica paso a paso el proceso actual de remuneración mediante la exposición de un flujograma, en el cual se detalla el transcurso de cada una de las actividades y documentos entregados.


36 Tabla 7: Proceso de Remuneración Proceso de Remuneración

PROCESO DE REMUNERACIÓN Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DTO.

RESPONSABLE

1 Inicio

2

Verificación de los rubros correspondientes de cada empleado.

GRÁFICO

1

X

2

Encargada de Recursos Humanos

3

3 Elaboración del rol de pagos.

X

4 Revisa y aprueba el respectivo rol de pagos.

X

Contadora

4

5 Autoriza la cancelación del sueldo.

X

Gerente General

5

6 Emite los roles individuales.

X

Encargada de Recursos Humanos

6

7 Verifica la información del rol de pagos.

X

Empleados

7

8 Está de acuerdo con los valores a recibir.

X

Empleados

8

9 Firma el rol de pagos.

X

Empleados

10 Realiza las transferencias Bancarias.

X

Contadora

11 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

Encargada de Recursos Humanos

X

9

10

11


37 5.2.1.2 Descripción del proceso actual de Venta Radio Majestad FM, es una entidad que tiene como principales clientes a distintas agencias publicitarias, las cuales se encargan de brindar los servicios a consumidores finales como Banco Pichincha, Banco Guayaquil, entre otros. Es decir la empresa no factura a los clientes directamente sino a las agencias publicitarias. El proceso de venta inicia cuando una agencia publicitaria solicita el servicio a la radio, el encargado de atención al cliente de la empresa es quien entrega toda la información donde explica el costo que tiene cada cuña publicitaria, debido a que este servicio varía de acuerdo con el tiempo de duración del contrato que realicen. Si el cliente decide pautar o realizar algún contrato con la radio se ponen de acuerdo las dos partes para fijar el precio que tendrá la cuña publicitaria tomando en cuenta los segundos, minutos y los días que se transmitirán. El contrato es elaborado y legalizado por el Gerente General de la empresa en el cual se detallan todos los aspectos acordados, cabe destacar que la empresa cuenta con personería jurídica pero de manera eventual. Así mismo tanto el cliente como el gerente de la empresa proceden a fijar los pagos, esto puede ser al contado o a crédito, se firma el contrato y se respeta cada una de las cláusulas especificadas en el mismo, una vez que el contrato haya finalizado, el encargado de atención al cliente procede a realizar la respectiva facturación con la autorización del gerente, una vez emitida la factura esperan cinco días para que la retención llegue y dependiendo de los estándares de crédito que hayan pautado esperan el cobro de las agencias publicitarias. Cabe destacar que si el cliente no entrega la retención dentro de los cinco días hábiles a partir de emitida la factura, la entidad procede a cobrar el valor total. Cuando una persona natural desea contratar los servicios que brinda la entidad, se realiza el mismo procedimiento que se hace con una entidad jurídica, lo único que no se hace es fijar un contrato, solo se establece la factura ya que es algo menos formal.


38 Tabla 8: Proceso de venta Proceso de venta

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTA N°

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE GRÁFICO

1

Inicio

2

Visita del Cliente.

X

Cliente

3

Solicitud de información sobre los servicios que ofrece la entidad

X

Encargado de atención al Cliente.

5

Presentación de precios del servicio que ofrece la empresa (cuñas publicitarias).

X

6

Decide Pautar.

X

7

Elaboración del contrato

X

1

X

Encargado de atención al cliente

Cliente

X

2

3

4

5 5

Gerente 6

8

Fijan los Pagos, precios y tiempo de la publicidad radial.

X

Gerente & Cliente 7

9

Firman el contrato.

X

Gerente & Cliente 9

11

12

13

10

Elaboración de la factura.

X

Se emitida la factura y se esperan 5 días para que la retención llegue.

X

Se procede a cobrar dependiendo de los estándares de crédito que hayan pautado.

X

Terminación del contrato.

X

X

Encargado de atención al cliente

Encargado de atención al cliente

10

11

Gerente 12

Gerente & Cliente 13

14

Fin

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

14


39 5.2.1.3 Descripción del proceso actual de Devolución en Venta

Radio Majestad FM, tiene dentro de su cartera de clientes a empresas del sector público y privado el proceso de devolución en venta inicia cuando un cliente al que se le facturo notifica a la empresa algún tipo de inconveniente con el documento entregado (cambio de factura, datos mal especificados), la contadora de la empresa procede a realizar la respectiva nota de crédito y notifica a gerencia la cancelación del servicio para el cliente. Una vez emitida la nota de crédito se procede a firmar el documento y se envían copias al encargado de facturación para que tenga en cuenta el cambio realizado, por su parte la contadora de la empresa registrar, liquida y archiva todos los documentos realizados.

Tabla 9: Proceso de Devolución en Ventas Proceso de Devolución en Ventas FLUJOGRAMA DEL PROCESO DEVOLUCIÓN EN VENTA

DESCRIPCIÓN

ACTI- DOCURESPONSABLE VIDAD MENTO.

1

Inicio

2

Notifica la devolución.

3

Efectúa la nota de crédito.

4

Se cancela el servicio de transmisión de cuñas publicitarias.

5

Firma de la nota de crédito.

6

Recibe las copias de las notas de crédito.

X

7

Registra y liquida en la factura correspondiente.

X

8

Fin

GRÁFICO

1

X

Cliente

2

Contadora

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

X

X

X

3

Gerente

4

Cliente

5

Encargado de facturación

6

Contadora

7

8


40 5.2.1.4 Descripción del proceso actual de Apertura de Crédito Son convenios que la entidad realiza con los clientes para mejorar su relación comercial, para la apertura de crédito, no se llena ningún tipo de solicitud, como lo hacen otras entidades, la empresa en la actualidad solamente realiza un contrato en el cual se especifica todos los términos acordados con el cliente. El proceso inicia con la llegada del cliente a la empresa quien, solicita que se le otorgue un crédito, por lo general los clientes ya son conocidos y tienen que comunicarse directamente con el gerente, quien analiza si se le concede o no el crédito, si se le autoriza, lo único que se establece es el contrato donde se especifica claramente el valor del crédito, no les piden garante ni tampoco notas de crédito, simplemente si llegara a ver algún inconveniente con los pagos se procede a la suspensión del servicio. Tabla 10: Proceso de Apertura de Crédito Proceso de Apertura de Crédito FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE APERTURA DE CRÉDITO N°

DESCRIPCIÓN

ACTI- DOCURESPONSABLE GRÁFICO VIDAD MENTO

1

Inicio

2

Solicita el crédito.

X

Cliente

2

3

Entrega la solicitud de crédito.

X

Cliente

3

4

Recibe y analiza la solicitud de crédito.

X

Gerente

4

5

Autoriza la solicitud de crédito.

X

Gerente

5

6

Informa las condiciones y políticas del crédito.

X

Gerente

6

7

Firman el contrato.

X

Cliente & Gerente

7

8

Fin

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

1

X

X

8


41 5.2.1.5 Descripción del proceso actual de Cobranza El proceso de cobranza en una empresa es esencial debido a que es el encargado de la recuperación sobre el sujeto de crédito es decir el cliente. La importancia de ejercer un buen proceso de cobro se da debido a que representa la disponibilidad de liquidez para el capital de trabajo de la empresa.

El proceso de cobranza en la empresa depende de cómo la entidad haya acordado con los clientes, si los créditos son valores mínimos les cobran en el mes o a los 15 días, pero si los créditos son valores altos se les da un mayor amplitud de tiempo que puede ser de 60 a 90 días, la persona asignada en ese momento se encarga de comunicarse con las agencias para que puedan los clientes cancelar mediante transferencia o con cheque siempre a nombre de la empresa, y cuando un cliente se pasa más de 30 días no se le generan intereses simplemente les cortan la frecuencia de transmisión de cuñas publicitarias.

Cuando el cliente realiza el pago por transferencia, llama o envía un correo electrónico a la empresa informándoles que ha realizado la cancelación de los valores adeudados, pero cuando el desembolso es mediante cheque, el mensajero se encarga de ir a depositar los valores recibidos; los mismos que se encuentran bajo la custodia del gerente. Cuando existe cartera vencida la auxiliar de contabilidad procede a llamar a los clientes para que se acerquen a cancelar los valores pendientes, caso contrario se realiza la cancelación del servicio.

En la actualidad existe cartera vencida de años anteriores que aún se sigue cobrando, debido a la mala gestión y falencia que ha existido en el departamento de cobranza el cual es manejado por el gerente de la entidad siendo el mismo quien procedía a comunicarse con los clientes para la cancelación.


42 Tabla 11: Proceso de Cobranza Proceso de Cobranza

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COBRANZA N °

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

Inicio

2

Se procede a cobrar en el tiempo acordado.

X

Gerente

2

3

El pago es en transferencia.

X

Cliente

3

4

Llaman o envían un correo electrónico informando el pago.

X

Cliente

5

El pago es en cheque.

X

Cliente

6

Recibe el cheque.

X

X

Encargado de facturación

6

7

Ingresa el cheque en el sistema.

X

X

Encargado de facturación

7

8

Remite los cheques a Gerencia.

X

X

Encargado de facturación

8

9

Custodia los cheques hasta su efectivización.

X

X

Gerente

9

10

Entrega los cheques en la fecha de efectivización.

X

X

Gerente

10

11 Realiza el depósito.

1

X

12 Entrega el comprobante de depósito.

13 Liquida la factura en el sistema.

14 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Mensajero

X

X

Mensajero

Contadora

4

5

11

12

13

14


43 5.2.1.6 Descripción del proceso actual de Caja Chica El proceso de caja chica en la actualidad no tiene un control específico debido a que dicho fondo esta manejado por la Administradora de la empresa, que a su vez es la esposa del Gerente – Propietario de la entidad. El fondo de caja chica es de cincuenta dólares y está destinado a cubrir gastos menores u ocasionales que se presenten como la compra de viáticos (colas, aguas, galletas) para los miembros de la organización. La reposición de este fondo se la hace una vez a la semana, de acuerdo con las necesidades y los gastos efectuados. La Administradora presenta facturas y los sustentos de las compras efectuadas (comprobantes de egreso de caja), esta información es verificada y contabilizada como un gasto no deducible debido a que la cuenta caja chica no existe en el plan de cuentas del sistema contable de la empresa. Tabla 12: Proceso de Caja Chica Proceso de Caja Chica FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CAJA CHICA ACTI- DOCUDESCRIPCIÓN RESPONSABLE VIDAD MENTO

N° 1

Inicio

2

Notificación de la necesidad

X

3

Verificación y visto bueno del requerimiento

X

4

Entrega el dinero para la compra eventual.

5

Realiza la compra.

X

6

Existe factura.

X

7

Recepción de la factura de la compra efectuada.

X

X

8

Envió de toda la información contable.

X

X

9

Reposición de Caja Chica

GRÁFICO 1

Relacionado con la empresa Administradora X

Administradora Relacionado con la empresa Relacionado con la empresa

2 3 4 5

6

Administradora 7

Contadora

10 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

8

Contadora

9

10


44 5.2.1.7 Descripción del proceso actual de compra de Propiedad, Planta y Equipo En la actualidad la propiedad, planta y equipo que posee Radio Majestad FM no se encuentra debidamente controlada, ya que en periodos anteriores todas las adquisiciones de activos fijos eran contabilizadas como un gasto, por ende ningún bien era depreciado, además no existe un soporte documental de los bienes que posee la empresa. La contadora después de su ingreso tiene como política que todo bien que supere los cincuenta dólares ya es considerado como un activo fijo dependiendo de su naturaleza y el tiempo de duración del bien. El proceso de compra de propiedad planta y equipo inicia cuando algún miembro de la radio notifica al Sub – Gerente la necesidad de compra de un nuevo equipo, este a su vez analiza y verifica que el problema que le notificaron exista (en el caso de que el considere que no existe la necesidad no se realiza la compra), y da su visto bueno, luego se notifica al Gerente General y pide su autorización, después de la aprobación de compra se procede a cotizar con diferentes proveedores, viendo que el bien solicitado cumpla con las especificaciones requeridas, se selecciona las propuestas más convenientes tomando en cuenta el precio y calidad, para que finalmente la gerencia tome la decisión final. Después de aprobada la adquisición la gerencia se comunica con el proveedor para efectuar la compra, toda la documentación del bien es entregada a la contadora de la empresa para que se proceda a registrar la compra y la retención. El bien adquirido debe llegar a la empresa en el plazo estipulado. Según las características que posea el bien (costo, naturaleza y vida útil), la contadora Procede a activar el bien para que se comience a depreciar, cabe destacar que ningún bien en la empresa se encuentra codificado y cuenta con un custodio. A continuación se presenta un flujograma en el cual se detalla paso a paso cada una de las actividades realizadas y los documentos entregados en el proceso:


45 Tabla 13: Proceso de compra de P.P.E. Proceso de compra de P.P.E. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO N°

DESCRPCIÓN

ACTI- DOCUVIDAD MENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO 1

1

Inicio

2

Notificación de la necesidad.

X

Relacionado con la Empresa

3

Verificación de que exista la necesidad.

X

Sub - Gerente

3

4

Visto Bueno

X

Sub - Gerente

4

5

Notificación al Gerente General.

X

Sub - Gerente

6

Autorización de la compra.

X

Gerente General

7

Cotización con varios proveedores.

X

Gerente General

8

Selección del proveedor

X

Gerente General

9

Solicitud del bien.

X

Gerente General

9

10

Recepción de la documentación de compra del bien.

Contadora

10

11 Registrar la compra en el sistema contable

X

X

12 Emisión de la retención.

Contadora

X

Contadora

13 Recepción del bien.

X

Gerente General

14 Verificación del bien

X

Contadora

2

5

6

7

8

11

12

13

14

4 15 Activación del Activo Fijo

X

Contadora

16 Archivar toda la documentación.

X

Contadora

17 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

15

16

17


46 5.2.1.8 Descripción del proceso actual de Conciliación Bancaria Este proceso permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrada en su cuenta bancaria (ahorros o corriente) y clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el extracto.

La persona que está encargada de realizar la conciliación bancaria es la encargada del área de cobranzas, debido a la doble función que desempeña, las conciliaciones se han vuelto un problema para la empresa ya que no se realizan desde noviembre del 2014 hasta la actualidad.

El proceso de conciliación bancaria inicia con el requerimiento de los estados bancarios a la contadora de la empresa, la persona encargada de realizar la conciliación bancaria compara los saldos que tiene la empresa con las del extracto bancario, luego señala las cantidades que no constan ya sea en el estado de cuenta o en los resultados que tiene la empresa, esto le da a conocer a la contadora de la empresa, para que realice los ajustes pertinentes.

Al finalizar el mes la encargada elabora un cuadro de Excel en donde hace constar los cheques girados y no cobrados, carga los valores no justificados a una cuenta denominada Gastos Bancarios y envía toda la información a la contadora de la empresa para su aprobación, finalmente se archiva toda la documentación.

A continuación se presenta un flujograma en el cual se detalla paso a paso cada una de las actividades realizadas y los documentos entregados en el proceso:


47 Tabla 14: Proceso de Conciliación Bancaria Proceso de Conciliación Bancaria

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA N°

1

DESCRIPCIÓN

ACTI- DOCURESPONSABLE GRÁFICO VIDAD MENTO

Inicio 1

2

Requerimiento del Estado Bancario

3

Entrega de los Estados Bancarios.

4

Comparación de saldos.

5

6

7

Identificar los movimientos que constan.

X

Contadora

Encargada de Cobranza

X

Encargada de Cobranza

X

Informe de registros no contabilizados.

Realizar los cambios pertinentes.

Encargada de Cobranza

X

X

X

Encargada de Cobranza

2

3

4

5

6

Contadora 7

Elaboración de una hoja de Excel de los cheques girados y no cobrados.

X

Contabilización de los valores no registrados.

X

10

Envío de la información bancaria.

X

Encargada de Cobranza

11

Aprobación de la conciliación.

X

Contadora

12

Archivar

X

13

Fin

8

9

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

Encargada de Cobranza

Encargada de Cobranza

X

Contadora

8

9

10

11

12

13


48 5.2.1.9 Descripción del proceso actual de Compra El proceso de compras en Radio Majestad FM es el siguiente: La empresa desde un inicio ya tiene seleccionado los proveedores, los cuales se los ha escogido por los siguientes aspectos: 

El crédito concedido hacia la empresa el cual varía de 30 a 60 días.

Por la calidad y variedad de productos que ofrecen.

Las necesidades que tiene la empresa. El proceso inicia cuando algún miembro relacionado con la radio notifica a la Contadora de

la empresa la necesidad de compra de insumos varios, ella a su vez analiza y verifica que el problema que le notificaron exista (en el caso de que ella considere que no existe la necesidad no se realiza la compra), y da su visto bueno, luego la persona que solicitó la adquisición elabora una orden de compra, en la cual se detallan todas las características de lo solicitado, además en la parte final de la orden de compra se detallan todos los datos de la persona que solicita la adquisición. Esta orden pasa a manos del dueño de la empresa para su aprobación, si el requerimiento tiene el visto bueno, se procede a la compra caso contrario la adquisición no se realiza. El departamento de contabilidad se encarga de la selección, comunicación y solicitud del bien. La persona que solicito los materiales, es la encargada de llevar la orden de compra al proveedor y retirar los insumos que solicitó a la empresa, así mismo es la encargada de entregar a la contadora toda la documentación necesaria para el ingreso y contabilización en libros.

Finalmente toda la documentación pasa a ser archivada y los insumos adquiridos almacenados. A continuación se presenta un flujograma en el cual se detalla paso a paso cada una de las actividades realizadas y los documentos entregados en el proceso:


49 Tabla 15: Proceso de Compras Proceso de Compras FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS N°

DESCRPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

Inicio

2

Notificación de la necesidad.

X

Relacionado con la Empresa

2

3

Verificación de que exista la necesidad.

X

Contadora

3

4

Elaboración de la orden de compra.

X

Relacionado con la Empresa

4

5

Entrega de la orden de compra.

X

Relacionado con la Empresa

5

6

Recepción de la orden de compra.

X

Contadora o Gerente General

6

7

Autorización de la compra.

X

Contadora o Gerente General

7

8

Selección del proveedor

X

Contadora

8

9

Solicitud del bien.

X

Contadora

9

Relacionado con la Empresa

10

Relacionado con la Empresa

11

Contadora

12

Contadora

13

Contadora

14

1

10 Retiro de los bienes requeridos.

X

X

11 Retiro de los documentos de compra.

X

12 Recepción de los documentos.

X

13 Registrar la compra en el sistema contable

X

14 Emisión de la retención.

X

X

15 Verificación de los bienes adquiridos.

X

Contadora

15

16 Almacenar los bienes.

X

Relacionado con la Empresa

16

17 Archivar toda la documentación.

X

Contadora

17

18 Fin

X

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

18


50 5.2.1.10 Descripción del proceso actual de Pago de Proveedores En el proceso de pago de proveedores no tiene una revisión adecuada por parte del Departamento de Contabilidad debido a que todos los pagos son realizados en Quito ya sea por el Gerente General o por la Administradora. El pago se lo realiza una vez que se ha revisado el asiento contable de la compra, siempre se considera el crédito concedido por parte de los proveedores, luego se elabora el asiento de pago y el respectivo cheque, toda esta documentación pasa a manos de la Gerencia para su aprobación y firma respectiva, el cheque es cruzado y va a nombre de la empresa a la cual se adquirieron los bienes. Al momento de la cancelación el proveedor firma el egreso que da constancia del desembolso realizado por la empresa. Tabla 16:: Proceso de Proveedores Proceso de Proveedores FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PAGO DE PROVEEDORES ACTI- DOCUDESCRPCIÓN RESPONSABLE VIDAD MENTO

GRÁFICO

1

Inicio

2

Verificación del asiento de compra.

X

Contadora

2

3

Revisión de los plazos concedidos por el proveedor.

X

Contadora

3

4

Elaboración del asiento de pago.

X

X

Contadora

4

5

Emisión del cheque o transferencia

X

X

Contadora

5

6

Envió de la documentación a Gerencia.

X

Contadora

6

7

Recepción de la documentación.

X

Gerente General

7

8

Autorización del pago.

X

Gerente General

8

9

Entrega de la documentación al Departamento Contable.

X

Gerente General

9

Contadora

10

1

X

10 Recepción de la documentación autorizada.

X

11 Entrega del pago al proveedor.

X

X

Contadora

11

12 Firma del Comprobante de pago.

X

X

Proveedor

12

13 Archivar toda la documentación.

X

X

Contadora

13

14 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

14


51 5.2.1.11 Descripción del proceso contable actual El proceso contable inicia cuando la contadora de la empresa recibe toda la información y documentación de una compra o una venta, ella a su vez revisa que todo lo entregado este en orden, es decir que cada una de las facturas tenga su respectiva retención y que los valores retenidos sean los correctos, Uno de los problemas más frecuentes que tiene la empresa es que asume retenciones debido a que la persona encargada de realizar las adquisiciones no lleva, o no realiza de manera adecuada dichos documentos, convirtiéndose esto en un error usual que asume la entidad. La contadora de la empresa una vez revisada y ordenada la información, procede a ingresa al sistema contable, las compras de manera individual y de las ventas realiza un asiento de diario global de lo que se ha efectuado en el mes, además se encarga de asignar toda esta información a una cuenta específica, automáticamente el sistema genera el asiento de diario y el de mayor general en el cual se obtendrá los saldos globales de todas las cuentas. Los ajustes en la actualidad se los realiza al finalizar el mes, liquidando impuestos, cabe destacar que el año anterior no se realizaron los ajustes debido al reciente ingreso de la contadora actual, es por esto que el año 2014 está inconcluso debido a que no se cerró las partidas de ingresos y gastos. Al finalizar el año la contadora de la empresa extrae los saldos globales de todas las cuentas del mayor general / declaraciones mensuales al Servicio de Rentas Internas y realiza en una hoja de Excel el Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios del Patrimonio, Estado de Flujo del Efectivo y Notas a los Estados Financieros Esta información es enviada al Gerente General para su aprobación, una vez que la documentación tenga el visto bueno por parte de Gerencia, la contadora se encarga de subir toda la información al portal de la Superintendencia de Compañías cada mes de Abril de cada año, cabe destacar que el Estado de Situación Financiera se genera automáticamente debido al


52 cruce de información con el Servicio de Rentas Internas mediante la declaración del Impuesto a la Renta (Formulario 101). Tabla 17: Proceso Contable Proceso Contable PROCESO CONTABLE N °

DESCRPCIÓN

ACTI- DOCUVIDAD MENTO

1

Inicio

2

Recepción de la información contable.

X

3

Verificación de datos de las facturas.

X

4

Verificación de los datos de la retención.

X

5

Ingreso de las facturas compra al sistema.

X

6

Ingreso de las ventas al sistema.

X

7

Creación del asiento de diario.

8

Creación del libro mayor.

9

Elaboración de los asientos de ajuste.

10 Obtención de los saldos de libro mayor. 11

Comparación de saldos (libro mayor y declaraciones mensuales)

RESPONSABLE

GRÁFICO 1

Contadora

2

Contadora

3

Contadora

4

Contadora

5

Contadora

6

X

Contadora

7

X

Contadora

8

X

Contadora

9

X

Contadora

10

X

Contadora

11

Contadora

12

X

X

12 Elaboración de los Estados Financieros.

X

Envió de la información financiera a Gerencia.

X

Contadora

13

14 Aprobación de los Estados Financieros.

X

Gerencia

14

15 Recepción de los Estados Financieros.

X

Contadora

15

16

Ingreso de la información a la Superintendencia de Compañías.

X

Contadora

16

17

Recepción de la notificación del cumplimiento de la obligación.

X

Contadora

17

18 Archivar toda la documentación.

X

Contadora

18

13

19 Fin Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

X

19


53 5.2.2.

Evaluar el riesgo existente en el proceso financiero de la organización.

Para la identificación del riesgo inherente y el nivel de confianza que posee la empresa se ha aplicado cuestionarios de control interno tomando como base el modelo COSO ERM, con el cual se ha logrado evaluar con datos numéricos las falencias que posee la entidad. 5.2.2.1 Cuestionario de control interno del proceso de Remuneración Tabla 18: Cuestionario proceso de Remuneración Cuestionario proceso de Remuneración N°

Preguntas

Sí No N/A

Observaciones

AMBIENTE DE CONTROL

1

¿La empresa cuenta con un manual de funciones, políticas y procedimientos para remunerar a los trabajadores? 1

2

3

4

¿Se elaboran contratos de trabajo y afiliación al I.E.S.S. desde el primer día de ingreso del personal nuevo a la Compañía?

Todo se hace mediante la plataforma del IESS.

1

¿Existe un procedimiento por escrito para el reclutamiento, selección y contratación del personal?

1

¿Existe personal capacitado para el desarrollo de las actividades en la empresa?

1

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 5

¿La gerencia otorga incentivos a los trabajadores que puedan fomentar el interés de cumplir con objetivos y metas?

1

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 6

7

8

9

¿Se hacen reconocimiento a los trabajadores por su desempeño en el área de trabajo?

1

EVALUACIÓN DE RIESGOS Los préstamos o anticipos a los empleados son debidamente autorizados 1 En el caso de retiro de algún empleado, por cualquier circunstancia o razón, ¿se le deducen préstamos y anticipos concedidos?

El encargado de RRHH revisa mes a mes las deducciones.

1

RESPUESTA AL RIESGO ¿Han tenido que tomar medidas correctivas para que los préstamos o anticipos otorgados a los empleados sean devueltos? 1


54

10

¿Han tenido inconvenientes en liquidar a trabajadores con préstamos concedidos? 1

11

12

13 14

15

16

17

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Considera usted que el salario básico mensual que reciben los trabajadores es acorde con el trabajo que realizan? 1 ¿Considera Ud. que los beneficios que reciben los empleados son equitativos en relación con el trabajo que realizan? 1 ¿Los sueldos son cancelados dentro de las fechas límites establecidos? 1 ¿El pago es efectuado directamente al beneficiario? 1 ¿Existen autorizaciones de contratación del personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración? 1 ¿Existen controles independientes que aseguren que el total de empleados a los que se les cancelan los sueldos están prestando servicios en la empresa? 1 La entidad cuenta con algún sistema o medio para controlar el tiempo trabajado de los empleados 1

El sueldo de cada empleado está de acuerdo al cargo que desempeñan. Los beneficios están de acuerdo a las exigencias del estado. La cancelación de sueldos se realiza cada fin de mes. Siempre Todas las contrataciones de personal tienen el visto bueno de la Gerencia.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Los roles de pago individual son debidamente revisados 18 y firmados por los empleados? 1

Al momento de la cancelación de sueldo firman el rol.

MONITOREO ¿Se realizan monitoreos sorpresivos para controlar el 19 desempeño del personal? 1 ¿Actualizan periódicamente los manuales de políticas y procedimientos existentes? 1

20 Suman

8 12

Realizado a: Ing. Carolina Zurita - Contadora Preparado por: Guamán Champutis Carmen Sofía, Tobar Díaz Azucena Maribel Fecha: 15 de Octubre del 2015 Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Firma del Evaluador

Firma del Evaluado


55 Valoración del componente remuneración Tabla 19: Valoración componente remuneración Valoración componente remuneración PORCENTAJES DE NIVEL DE CONFIANZA

VALORES POSITIVOS

VALORES NEGATIVOS

TOTAL DE PREGUNTAS

Ambiente de control interno

25%

1

3

4

Establecimiento de objetivos

0%

0

1

1

Identificación de eventos

0%

0

1

1

Evaluación de riesgos

50%

1

1

2

Respuesta a los riesgos

0%

0

2

2

Actividades de control

71%

5

2

7

Información y comunicación

100%

1

0

1

0

2

2

8

12

20

COMPONENTES

0% Supervisión y comunicación CALIFICACIÓN TOTAL Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Tabla 20: Calificación componente remuneración Calificación componente remuneración NIVEL DE CONFIANZA:

40%

NIVEL DE RIESGO:

60%

PORCENTAJES

NIVEL DE CONFIANZA

PORCENTAJES

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

BAJO

85% - 50%

ALTO

51% - 75%

MEDIO

49% - 25%

MEDIO

24% - 5%

BAJO

76% - 95% ALTO Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

En el cuestionario aplicado al área contable de la empresa tomando como base los procesos de remuneración se llegó a determinar un nivel de confianza del 40% (Bajo) y riesgo del 60% (Alto). Partiendo de esto se concluye que Radio Majestad FM, posee un sistema de control interno no confiable.


56 5.2.2.2 Cuestionario de control interno del proceso de Venta, Crédito y Cobranza Tabla 21: Cuestionario proceso de Venta, Crédito y Cobranza Cuestionario proceso de Venta, Crédito y Cobranza N°

Preguntas

Sí No N/A

Observaciones

AMBIENTE DE CONTROL ¿Se han establecido normas de ética en la gestión de cobro adecuada? 1 1 ¿Existen políticas definidas en cuanto al plazo y otorgamiento del crédito?

1

¿Se han establecido políticas referentes a condiciones generales de venta y cobranza?

1

2

3 4

¿Se encuentran claramente separadas las funciones de venta, créditos y cobranza?

5

¿Se aplican políticas para cuentas incobrables o de difícil recuperación?

6

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La entidad tiene establecido objetivos y metas para incrementar las ventas? 1

7

¿La empresa comunica los objetivos establecidos a los empleados?

1

¿Establecen objetivos específicos para mejorar los procesos de venta, crédito y cobranza?

1

1

8

1

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Se ha analizado cual es el posicionamiento de la 9 compañía respecto a la competencia? 1 ¿La empresa cuenta con planes de seguimientos que le 10 permita identificar a sus clientes potenciales? 1 ¿La entidad realiza análisis de precios y presupuestos de 11 ventas? 1

12 13 14 15 16

EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Se ha establecido un monto límite para el otorgamiento de créditos? 1 ¿Están claramente definido los términos de venta y pago de los clientes? 1 ¿Cuenta la empresa con normas y procedimientos para la concesión de créditos? 1 ¿La entidad ha tenido que proceder alguna vez al cobro judicial? 1 ¿Se reciben garantías como respaldo de la deuda? 1

RESPUESTA AL RIESGO ¿Se ha cumplido con el contrato establecido entre las 17 partes respecto al pago de los créditos? 1

En algunas ocasiones si y en otras no.


57 ¿Existen controles para determinar las cuentas 18 canceladas por los clientes y las que están pendiente de cobro? ¿Se ha tomado en cuenta el costo financiero que implica 19 una acción judicial?

1 Las estimaciones están a cargo del Gerente.

1

20 ¿El sistema de operación de ventas que maneja la entidad es apropiado?

1

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Son las solicitudes de los clientes revisados y aprobados 21 por un empleado específico de la entidad? 1 ¿Las notas de crédito por devolución son aprobadas por el gerente general? 22 1

Poseen el visto bueno de gerencia pero son elaboradas por la contadora.

¿La cancelación de deudas morosas es revisada y 23 aprobada por un funcionario responsable? 1 ¿Al cobrar a los clientes se proporciona a cambio algún 24 documento que certifique su cancelación? ¿La custodia de los cheques de los clientes está a cargo de una persona de confianza y responsable de su 25 depósito? 26 ¿Se ha establecido evaluaciones de atención al cliente?

1

Se les entrega un recibo de cobro.

1

La custodia está a cargo del Gerente General 1

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Considera que el sistema de información que dispone en crédito y cobranza es seguro, ágil, oportuno y útil para la toma de decisiones? 27 1 ¿Se cuenta con un listado actualizado con direcciones, teléfonos y otros datos del cliente? 28 1 MONITOREO ¿Se elaboran periódicamente informes de ventas y sus 29 avances con respecto a las metas establecidas? ¿Se efectúa continuamente un seguimiento y control de cobro respecto a las deudas que no han sido canceladas? 30 ¿Se preparan mensualmente informes de las cuentas por cobrar según antigüedad de saldos? 31 ¿Existe seguimiento constante y efectivo sobre 32 vencimiento y cobranza?

Si poseen porque la cartera de clientes es reducida.

1

1

1 1 6 26

Realizado a: Ing. Carolina Zurita - Contadora Preparado por: Guamán Champutis Carmen Sofía, Tobar Díaz Azucena Maribel Fecha: 15 de Octubre del 2015 Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Firma del Evaluador

Firma del Evaluado


58 Valoración del componente venta, crédito y cobranza

Tabla 22: Valoración del componente venta, crédito y cobranza Valoración del componente venta, crédito y cobranza PORCENTAJES DE NIVEL DE CONFIANZA

VALORES POSITIVOS

VALORES NEGATIVOS

TOTAL DE PREGUNTAS

Ambiente de control interno

0%

0

5

5

Establecimiento de objetivos

0%

0

3

3

Identificación de eventos

0%

0

3

3

Evaluación de riesgos

20%

1

4

5

Respuesta a los riesgos

25%

1

3

4

Actividades de control

50%

3

3

6

Información y comunicación

50%

1

1

2

0%

0

4

4

6

26

32

COMPONENTES

Supervisión y comunicación CALIFICACIÓN TOTAL Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Tabla 23: Calificación componente venta, crédito y cobranza Calificación componente venta, crédito y cobranza NIVEL DE CONFIANZA:

18,75%

NIVEL DE RIESGO:

81,25%

PORCENTAJES

NIVEL DE CONFIANZA

PORCENTAJES

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

BAJO

85% - 50%

ALTO

51% - 75%

MEDIO

49% - 25%

MEDIO

24% - 5%

BAJO

76% - 95% ALTO Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

En el cuestionario aplicado al área contable de la empresa tomando como base los ventas, crédito y cobranza se llegó a determinar un nivel de confianza del 18,75% (Bajo) y riesgo del 81,25% (Alto). Partiendo de esto se concluye que Radio Majestad FM, posee un sistema de control interno no confiable.


59 5.2.2.3 Cuestionario de control interno del proceso Caja Chica – Bancos Tabla 24: Cuestionario de control interno del proceso Caja Chica – Bancos Cuestionario de control interno del proceso Caja Chica – Bancos N°

Preguntas

No N/A

Observaciones

AMBIENTE DE CONTROL 1 2 3

¿La empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos para el manejo del fondo de caja chica y bancos? ¿El manual y las políticas están debidamente autorizados?

1 1

¿Existe una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad en el manejo del efectivo y sus equivalentes?

1

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 4

¿La empresa establece objetivos para el manejo del efectivo y sus equivalentes?

1

5

¿Son identificados los riesgos potenciales que afectan al área financiera de la empresa?

1

6

¿Existen métodos de evaluación para medir el cumplimiento de los objetivos del área financiera?

1

7

¿La gerencia otorga incentivos que puedan fomentar el interés de cumplir con objetivos y metas?

1

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 8

9 10

¿Se ha establecido algún procedimiento cuando existe sobrante o faltante de caja chica? ¿La emisión de cheques se hace bajo la autorización de la Gerencia?

1

1

No porque la caja chica está a cargo de la Administradora. Cualquier desembolso pasa por gerencia.

1

¿En la emisión de cheques maneja la empresa firma conjunta? EVALUACIÓN DE RIESGOS

11 ¿Existe un monto determinado para Caja Chica? 12 ¿Hay una persona encargada de hacer los arqueos de Caja Chica? 13 ¿Hay un control adecuado y de forma consecutiva para la emisión de cheques? 14 ¿Se realizan conciliaciones bancarias de manera periódica?

Casi siempre se repone un valor de $50.

1

1 Desde el año 2014.

1

1

Desde noviembre del 2014 no se realiza conciliaciones.

RESPUESTA AL RIESGO 15 ¿Existe un límite para retirar el dinero de Caja Chica?

1

16 ¿La persona encargada de hacer los arqueos de Caja Chica está relacionada con la custodia?

1

No es diferente.


60

17

¿Es la misma persona quien autoriza, cobra, registra y concilia las operaciones relacionadas con los bancos?

En periodos anteriores la persona que se encarga de las cobranzas era la que conciliaba bancos.

1

ACTIVIDADES DE CONTROL 18 ¿La entidad mantiene un fondo de Caja Chica? 1 19 ¿Recae en una sola persona la responsabilidad de la Caja Chica? 20 ¿Existe personal encargado de la custodia de Caja Chica?

1 1

21 ¿La entrega del efectivo y sus equivalentes esta soportada por documentos debidamente autorizados? 22

¿Se realiza una reposición de Caja Chica de manera periódica?

El fondo es de $50.

La Administradora. 1 Cada semana o quince días se repone. Existe una caja fuerte dentro de la empresa.

1

23 ¿Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?

1

24

¿Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados?

1

25

¿Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados?

1

26

¿Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones bancarias?

1

La contadora es la que esta a cargo.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Existe una comunicación adecuada por parte de la gerencia y 27 empleados para el manejo del efectivo? 1 ¿Se suministra al personal de la empresa la información 28 necesaria para los cumplimientos de las tareas encomendadas?

29

1

MONITOREO ¿Se hacen arqueos sorpresivos de caja chica?

1

30 ¿Se realiza un monitoreo continuo por parte de la gerencia al ciclo financiero de la empresa?

1 9

21

Realizado a: Ing. Carolina Zurita - Contadora Preparado por: Guamán Champutis Carmen Sofía, Tobar Díaz Azucena Maribel Fecha: 15 de Octubre del 2015 Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Firma del Evaluador

Firma del Evaluado


61 Valoración del componente Caja Chica – Bancos Tabla 25: Valoración del componente Caja Chica – Bancos Valoración del componente Caja Chica – Bancos

COMPONENTES

PORCENTAJES DE NIVEL DE CONFIANZA

VALORES POSITIVOS

VALORES NEGATIVOS

TOTAL DE PREGUNTAS

Ambiente de control interno

0%

0

3

3

Establecimiento de objetivos

0%

0

4

4

Identificación de eventos

33%

1

2

3

Evaluación de riesgos

50%

2

2

4

Respuesta a los riesgos

33%

1

2

3

Actividades de control

56%

5

4

9

Información y comunicación

0%

0

2

2

0%

0

2

2

9

21

Monitoreo CALIFICACIÓN TOTAL Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Tabla 26: Calificación del componente Caja Chica – Bancos Calificación del componente Caja Chica – Bancos NIVEL DE CONFIANZA:

30%

NIVEL DE RIESGO:

70%

PORCENTAJES

NIVEL DE CONFIANZA

PORCENTAJES

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

BAJO

85% - 50%

ALTO

51% - 75%

MEDIO

49% - 25%

MEDIO

24% - 5%

BAJO

76% - 95% ALTO Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

En el cuestionario aplicado al área contable de la empresa tomando como base los procesos de caja chica y conciliación bancaria se llegó a determinar un nivel de confianza del 30% (Bajo) y riesgo del 70% (Alto). Partiendo de esto se concluye que Radio Majestad FM, posee un sistema de control interno no confiable.


62 5.2.2.4 Cuestionario de control interno del proceso de compras y pago a proveedores Tabla 27: Cuestionario del proceso de compras y pago a proveedores Cuestionario del proceso de compras y pago a proveedores N°

1

Preguntas

No N/A

AMBIENTE DE CONTROL ¿Cuenta la empresa con un código de ética vigente, que regule el comportamiento de todos sus empleados? 1

2

¿Posee la empresa una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento general?

1

3

¿Cuenta Radio Majestad FM con un plan estratégico?

1

4

¿Cuenta la empresa con manuales de políticas y procedimientos para todos los procesos existentes?

1

5

6

¿Se encuentra diseñados flujogramas para los procesos de compras y pagos de proveedores existentes en la empresa? ¿Existe en la empresa una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad?

8

¿La asignación de autoridad y responsabilidad se hace por escrito? ¿Cuenta la empresa con personal adecuado en número y experiencia, para llevar a cabo las tareas encomendadas?

9

¿Existe en la empresa un proceso de selección, inducción y capacitación del personal?

7

1

1 1 1 1

11

¿Existe un alto nivel de rotación de personal en la empresa? ¿Cuenta la empresa con manuales de funciones para el área contable?

12

¿La empresa realiza un análisis y valuación de puestos por lo menos una vez al año?

1

13

¿Se evalúa el desempeño de todos los miembros de la entidad?

1

14

¿Se realiza en todas las áreas de la empresa un análisis del ambiente de trabajo?

1

10

15 16 17

Observaciones

1 1

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La gerencia ha establecido objetivos globales para la 1 empresa? ¿Existen objetivos específicos que maneje el departamento contable de la empresa? 1 ¿Se establecen objetivos para las actividades de compra de propiedad, planta y equipo?

1

Tanto la misión y visión están planteadas de manera empírica.


63

18 19 20

21

22 23 24 25

¿Son identificados los riesgos potenciales en el área contable de la empresa? ¿Se realizan actividades que permitan el cambio dentro de la empresa? ¿Existen métodos de evaluación para medir el cumplimiento de los objetivos del área contable?

1 1 1

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿El gerente analiza junto al personal los factores internos y externos con el fin de identificar riesgos u oportunidades que afecten al proceso contable de la 1 empresa? ¿La empresa identifica eventos potenciales que afecten los procesos de compras y pago de proveedores? ¿Se realiza una revisión continua de los documentos entregados y recibidos en el ciclo contable de la empresa?

1

¿Cuenta la empresa con un análisis FODA? ¿La empresa cuenta con canales de comunicación adecuados para contactarse con todas las áreas?

1

Se realiza periódicamente.

1

1

EVALUACIÓN DEL RIESGO 26 27

¿El área financiera de la empresa identifica y evalúa los riesgos existentes? ¿En la empresa se elabora Matrices de Riesgo en base a los riesgos identificados?

Está a cargo de la contadora de la empresa.

1 1

29

¿La empresa evalúa el impacto de los riesgos identificados? ¿Existen criterios formales para definir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos?

30

RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene establecido controles para determinar el nivel de riesgo?

1

31

¿Se han establecido soluciones aplicables para evitar y reducir los riesgos identificados?

1

28

32

¿Existe una participación activa de todos los integrantes de la empresa para analizar las diferentes alternativas o posibles soluciones para los riesgos encontrados?

1 1

1

33

¿La gerencia evalúa las respuestas a los riesgos encontrados?

34

¿La empresa posee planes de contingencia para afrontar posibles riesgos?

35

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan estudios por parte de la gerencia de la 1 empresa para evitar riesgos?

1 De vez en cuando 1


64

36 37

38

39

40

41

¿Cuenta la empresa con un sistema contable que permitan generar información ágil y oportuna? ¿Existe en la empresa personas determinadas para controlar y salvaguardar los bienes de la entidad?

¿Se registra en forma completa y precisa el efecto de todas las transacciones contables y los hechos contables? ¿Las obligaciones tributarias que posee la empresa son presentadas a los entes reguladores en las fechas y plazos establecidos?

44

¿La información y comunicación dentro de todos los procesos y áreas es formal?

1

Se trata de cerrar mes a mes la contabilidad.

1

En años anteriores no estaban al día con la información.

1

Antes de encomendar cualquier labor a los empleados se les explica.

1

1

1

¿La información y comunicación fluye en todos los niveles de la empresa?

1

46

MONITOREO ¿Se realiza un monitoreo continuo por parte de la gerencia al ciclo contable de la empresa?

1

47

¿Existen planes de acción correctiva?

1

48

¿La empresa se ha sometido a Auditorías Externas? ¿Se ha tomado en cuenta los resultados de auditorías anteriores? ¿Se hace evoluciones de control interno?

49 50

La documentación y archivo de la información del año 2013 hacia atrás está deteriorada.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La empresa suministra información como manuales, reglamentos y políticas a todas las áreas de la entidad? 1

43

45

1

¿Existe un resguardo apropiado de la información contable y financiera de la empresa de este periodo y de periodos anteriores?

¿Se suministra al personal de la empresa la información necesaria para los cumplimientos de las tareas encomendadas? ¿Los flujos de comunicación de la empresa son adecuados?

42

1

1

En el año 2014 se realizó.

1 1 12

38

Realizado a: Ing. Carolina Zurita - Contadora Preparado por: Guamán Champutis Carmen Sofía, Tobar Díaz Azucena Maribel Fecha: 15 de Octubre del 2015 Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Firma del Evaluador

Firma del Evaluado


65 Valoración del componente compras y pago a proveedores Tabla 28: Valoración del componente compras y pago a proveedores Valoración del componente compras y pago a proveedores

COMPONENTES

PORCENTAJES DE NIVEL DE CONFIANZA

VALORES POSITIVOS

VALORES NEGATIVOS

TOTAL DE PREGUNTAS

Ambiente de control interno

7%

1

13

14

Establecimiento de objetivos

17%

1

5

6

Identificación de eventos

20%

1

4

5

Evaluación de riesgos

25%

1

3

4

Respuesta a los riesgos

40%

2

3

5

Actividades de control

33%

2

4

6

Información y comunicación

20%

1

4

5

40%

2

3

5

11

39

Monitoreo CALIFICACIÓN TOTAL Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Tabla 29: Calificación del componente compras y pago de proveedores Calificación del componente compras y pago de proveedores NIVEL DE CONFIANZA:

22%

NIVEL DE RIESGO:

78%

PORCENTAJES

NIVEL DE CONFIANZA

PORCENTAJES

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

BAJO

85% - 50%

ALTO

51% - 75%

MEDIO

49% - 25%

MEDIO

24% - 5%

BAJO

76% - 95% ALTO Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

En el cuestionario aplicado al área contable de la empresa tomando como base los procesos de compra de propiedad, planta y equipo, compra de insumos, obligaciones tributarias y proveedores, se llegó a determinar un nivel de confianza del 22% (Bajo) y riesgo del 78% (Alto). Partiendo de esto se concluye que Radio Majestad FM, posee un sistema de control interno no confiable.


66 5.2.2.5 Matriz de recomendaciones Después de realizado los cuestionarios de control interno se logró identificar tanto el nivel de riesgo y confianza que posee la empresa, además se consiguió describir cada una de la recomendaciones según los componentes del COSO ERM, que a continuación se detallan: Tabla 30: Recomendaciones Recomendaciones COMPONENTES

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIONES

AMBIENTE DE CONTROL Integridad y valores éticos

La empresa carece de un código de ética definido.

Moderado

La entidad no tiene definido una estructura organizacional y funcional.

Alto

No posee un plan estratégico

Moderado

Estructura Organizativa La empresa carece de manuales de políticas y procedimientos.

Asignación de autoridad y responsabilidad

Administración de RRHH

En la empresa no se encuentran diseñados flujogramas para los procesos de compras y pago de proveedores. La empresa no cuenta con una adecuada asignación de funciones. La empresa carece de un manual de funciones para el área contable.

Alto

Alto

Moderado

Alto

Diseñar un código de ética para regular el comportamiento de todos los miembros de la entidad. Diseñar una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento de todos los miembros de la empresa. Sugerir la elaboración y difusión de un plan estratégico, para alcanzar los objetivos que tiene la entidad.

Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos que desarrollan cada uno de los miembros de la empresa.

Proponer un manual de funciones y responsabilidades para los departamentos con énfasis en el área contable.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Objetivos globales de la entidad Objetivos específicos

La gerencia no ha establecido objetivos globales y específicos para el área contable de la empresa.

Alto

Definir objetivos globales y específicos para el área contable de la empresa y difundirlos entre todos los colaboradores de la empresa.


67

Gestión del cambio

Identificación de eventos

La empresa no tiene métodos de evaluación para medir el cumplimiento de los objetivos del área contable y financiera.

Moderado

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS Radio Majestad FM no realiza una revisión continua de los documentos entregados y Moderado recibidos en el ciclo contable de la empresa.

Sugerir métodos de evaluación para medir el grado de cumplimiento de los objetivos generales y específicos que tiene la empresa.

Sugerir métodos y técnicas para la revisión de la documentación entregada y recibida, capacitando a todo el personal de la empresa.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

Evaluación del riesgo

La empresa no evalúa el impacto de los riesgos identificados.

Moderado

Proponer la elaboración de matrices de riesgo en base a los conflictos identificados, permitiéndole esto a la empresa tener estabilidad en el mercado.

RESPUESTA AL RIESGO Respuesta al riesgo

La entidad no posee planes de contingencia para afrontar posibles riesgos.

Moderado

Sugerir la elaboración de planes de contingencia para evitar riesgos futuros que afecten la integridad de la empresa.

ACTIVIDADES DE CONTROL La empresa no cuenta con un sistema contable que permitan generar información ágil y oportuna.

Actividades de control

La empresa no tiene designado personas para controlar y salvaguardar los bienes de la entidad. La empresa carece de un resguardo apropiado de la información contable y financiera de la empresa.

Moderado

Sugerir a la empresa un sistema contable que sea apto para sus necesidades, permitiendo la obtención de una información contable ágil y oportuna.

Alto Proponer un manual de funciones y responsabilidades para los departamentos con énfasis en el área contable. Alto

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Información y comunicación

La empresa no cuenta con flujos de comunicación adecuados.

Alto

Diseñar una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento de todos los miembros de la empresa.

MONITOREO

Monitoreo

La empresa no realiza un monitoreo continuo por parte de la gerencia al ciclo contable de la empresa.

Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado Guamán Sofía & Tobar Azucena

Moderado

Sugerir a la empresa un plan de monitoreo continuo para la evaluación de todas las actividades realizadas en el ciclo contable de la entidad .


68 5.2.2.6 Informe de Control Interno

INFORME DE CONTROL INTERNO

A la Gerencia General de Radio Majestad FM. Hemos examinado la efectividad de los controles internos de Radio Majestad FM, sobre generación de la información financiera contenida en las cuentas anuales consolidadas de la entidad al 31 de diciembre del 2014. El objetivo de dichos controles es contribuir a que se registren, fielmente bajo las normas y principios contables y que son de aplicación, las transacciones realizadas, y proporcionar una seguridad razonable en relación a la prevención o detección de errores que pudieran tener un impacto materiales en las cuentas anuales consolidadas. Dichos controles están basadas en los criterios y políticas definidos por la empresa. Nuestra responsabilidad se limita a expresar una opinión sobre la efectividad, basándose en el trabajo que hemos realizado. Nuestro examen fue realizado de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría. El trabajo desarrollado ha consistido básicamente en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contable generada en la empresa y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. Dicho examen finalizó el 31-10-2015. En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a la evaluación del control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar. En nuestra opinión, Radio Majestad FM mantiene al 31 de octubre del 2015, en todos los aspectos significativos, controles internos no efectivos sobre la generación de la información financiera, es por esto que se recomienda lo siguiente:    

Diseño de una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento de todos los miembros de la empresa. Implementación de una Guía de políticas y procedimientos para poder sustentar cada uno de los procesos que desarrolla cada uno de los integrantes de la entidad. Diseño de un manual de funciones y responsabilidades para los departamentos con énfasis en el área contable. Definir objetivos globales y específicos para el área contable de la empresa y difundirlos entre todos los colaboradores de la empresa.

Atentamente.

Guamán Sofía Alumna PUCESD

Tobar Azucena Alumna PUCESD


69 5.2.3.

Establecer procedimientos de control financiero

En esta parte se procede a diseñar procedimientos que permitan mejorar el control del área financiera con la finalidad de que permitan alcanzar los objetivos propuestos que posee la empresa. En tal sentido se considera fundamental considerar con una estructura organizacional bien estructurada, sólida y que permita un flujo de información rápido y eficaz. 5.2.3.1 Estructura Organizacional Organigrama Vigente De acuerdo con lo investigado, se estableció que Radio Majestad FM no posee una estructura organizacional y funcional clara de conocimiento de todos los miembros de la empresa, es por esto que el Gerente – Propietario en muchas ocasiones debe encargarse de controlar todos los movimientos y operaciones de la empresa, lo que ocasiona que la empresa no logre tener una verdadera organización administrativa y operativa.

Gerente General

Asesoría Legal

Sub – Gerente

Encargado de Recursos Humanos

Contadora

Administrador (a)

Facturación y Cobranza

Recepción

Mensajero

Figura 2. Organigrama Estructural Vigente Radio Majestad FM. Fuente: Investigación de campo – Radio Majestad FM. Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena


70 Organigrama Propuesto Mediante la implementación del siguiente organigrama estructural se logrará orientar a cada uno de los miembros de la empresa sobre las funciones, departamentos o posiciones que posee la organización y como cada uno está relacionado, así mismo se mejorará la comunicación en las áreas existentes de la empresa.

Gerencia General

----------------------- -

Asesoría Legal

Sub – Gerencia

Departamento Administrativo

Departamento de Contabilidad

Adquisiciones

Facturación

Departamento Atención al Cliente

Mensajería Figura 3: Organigrama Estructural Propuesto Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Departamento de Talento Humanos

Departamento Crédito y Cobranzas


71 5.2.3.2 Manual de Funciones En este punto del presente trabajo de titulación, se formulará un manual de funciones de acuerdo al organigrama estructural propuesto, debido a que es importante definir el orden jerárquico y las funciones de cada uno de los miembros de la empresa. Manual de Funciones Gerente General Tabla 31: Manual de Funciones Gerente General Manual de Funciones Gerente General

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Gerencia General

NOMBRE DEL CARGO: Gerente General

SUBALTERNOS: Departamento Administrativo

JEFE INMEDIATO: No aplica

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Dirigir, planificar, coordinar y controlar, las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la empresa, permitiendo el normal desarrollo de las actividades de la entidad.

  

PERFIL Título de Tercer Nivel en Administración de Empresa, Economía o afines. Experiencia mínima de tres en cargos similares. Conocimiento en Economía y cursos relacionados con el cargo.

    

Manejo de sistema office. Manejo de Redes Sociales Liderazgo Integridad Análisis de indicadores financieros

COMPETENCIAS

FUNCIONES Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y las metas propuestas. Velar por el cumplimiento de las políticas adoptadas. Supervisar y promover el desarrollo normal de todas las actividades de la empresa. Resolver conflictos internos y externos que afecten el normal funcionamiento de la entidad. Analizar informes financieros, para la toma de decisiones. Examinar y evaluar las actividades que realizan cada uno de los miembros que integran la organización.  Representar a la empresa con los clientes y proveedores.  Toma de decisiones en forma oportuna. Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena      


72 Manual de Funciones Sub – Gerente Tabla 32: Manual de Funciones Sub – Gerente Manual de Funciones Sub – Gerente

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Sub – Gerencia

NOMBRE DEL CARGO: Sub – Gerente

SUBALTERNOS: Departamento Administrativo

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Planear, controlar, evaluar y ejecutar labores de dirección y control, permitiendo el desarrollo coordinado de todas las acciones emprendidas por la gerencia para beneficio de la empresa. PERFIL   

Título de Tercer Nivel en Administración de Empresa, Economía o afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Conocimiento en Economía y cursos relacionados con el cargo. COMPETENCIAS

       

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Pensamiento analítico Capacidad para solucionar conflictos en todas las áreas de la empresa. Liderazgo Trabajo en equipo.

FUNCIONES      

Colaborar en la elaboración y propuestas de políticas, proyectos y programas así como de su posterior implementación. Velar por el cumplimiento de las políticas adoptadas. Supervisar y promover el desarrollo normal de todas las actividades de la empresa. Asistir a la gerencia en el asesoramiento a las autoridades acerca de todas las actividades emprendidas por la empresa. Elaborar y dirigir la implementación de planes de contingencia frente a posibles riesgos que afecten el normal funcionamiento de la entidad. Reemplazar al en la funciones que ejerce el Gerente General.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


73 Manual de Funciones Asesor Legal Tabla 33: Manual de Funciones Asesor Legal Manual de Funciones Asesor Legal

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Asesoría Legal

NOMBRE DEL CARGO: Asesor Legal

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Brindar información a la empresa, para solventar temas relacionados con la aplicación de normativas, leyes y reglamentos en materia de Derecho y todas las ramas de la misma. PERFIL   

Título de Tercer Nivel en Derecho o Leyes. Experiencia mínima de tres ejerciendo el cargo. Experiencia en litigios de recuperación de cartera.

COMPETENCIAS         

Manejo de sistema office. Aptitud para la comprensión de lectura Pensamiento critico Facilidad de comunicación en los diferentes niveles de trabajo. Objetividad Integridad Tolerancia Ética profesional Pensamiento analítico

FUNCIONES     

Llevar el control de todos los procesos legales que mantenga la empresa. Velar por el prestigio y buen nombre de la radio en todos los litigios que se presenten. Informar periódicamente y oportunamente sobre el avance de los casos en curso. Asesorar a la Gerencia sobre las soluciones legales a problemas y demás asuntos que se presenten en la gestión especialmente en materia financiera, fiscal, tributaria y laboral. Representar y asumir la defensa legal de Radio Majestad FM, en los casos que para ello haya sido debidamente autorizado.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


74 Manual de Funciones Jefe Administrativo Tabla 34: Manual de Funciones Jefe Administrativo Manual de Funciones Administrador

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Área Administrativa

NOMBRE DEL CARGO: Administrador

SUBALTERNOS: Departamento de Adquisiciones

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Dirigir y coordinar las acciones de todos los miembros de la organización, para el cumplimiento de todas las funciones de la empresa. PERFIL    

Título de Tercer Nivel en Administración de Empresa, Economía o afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Conocimiento en Economía y cursos relacionados con el cargo. Experiencia en el manejo de tanto humano. COMPETENCIAS

       

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Pensamiento analítico Capacidad para solucionar conflictos en todas las áreas de la empresa. Liderazgo Trabajo en equipo. FUNCIONES

Colaborar en la elaboración y propuestas de políticas, proyectos y programas así como de su posterior implementación.  Velar por el cumplimiento de las políticas adoptadas.  Supervisar y promover el desarrollo normal de todas las actividades de la empresa.  Asistir a la gerencia en el asesoramiento a las autoridades acerca de todas las actividades emprendidas por la empresa.  Elaborar y dirigir la implementación de planes de contingencia frente a posibles riesgos que afecten el normal funcionamiento de la entidad. Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


75 Manual de Funciones del Contador Tabla 35: Manual de Funciones Contador Manual de Funciones Contador Manual de Funciones Contador

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Financiero UNIDAD: Área Financiera

NOMBRE DEL CARGO: Contador General

SUBALTERNOS: Departamento de Facturación

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Organizar, sistematizar la contabilidad en la empresa, estando inmerso directamente en la organización contable de la organización. PERFIL    

Título de Tercer Nivel en Contabilidad y Auditoría. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Conocimiento en Economía y cursos relacionados con el cargo. Experiencia en la elaboración de Estados Financieros y balances.

      

COMPETENCIAS Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes tributarias y laborales. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área. FUNCIONES

Llevar un control de todos los documentos que posibiliten la elaboración de los Estados Financieros de la empresa.  Hacer cumplir a la empresa de manera puntual el pago de todos los impuestos.  Cumplir y hacer cumplir a la empresa con todas las obligaciones ante todos los organismos reguladores de control  Informar periódicamente a la Gerencia sobre el estado económico de la entidad.  Generar estados financieros mensuales y anuales.  Establecer el manejo de controles sobre todos los ingresos y egresos de la empresa.  Supervisar el proceso contable de la empresa.  Velar que la empresa mantenga índices de liquidez adecuados  Mantener archivada todos los documentos de soporte que garanticen cada una de las transacciones realizadas por la empresa. Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


76 Manual de Funciones Atención al Cliente Tabla 36: Manual de Funciones Atención al Cliente Manual de Funciones Atención al Cliente

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Financiero UNIDAD: Ventas

NOMBRE DEL CARGO: Atención al Cliente

SUBALTERNOS: Mensajería

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la empresa, atendiendo al público en los requerimientos de información y controlando el despacho de la correspondencia, sirviendo como apoyo a todas las actividades de la empresa.

   

PERFIL Bachiller Experiencia mínima de un año en cargos similares. Experiencia en el manejo de correspondencia. Experiencia en el manejo de talento humano. COMPETENCIAS

     

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área.

FUNCIONES      

Recibir llamadas telefónicas, conectando las mismas a las diferentes extensiones de la empresa. Atender al público dándole la información sobre los servicios que presta la empresa. Mantener un control de todas las llamadas recibidas y realizadas. Recibir la correspondencia y mensajes dirigidos a la empresa. Elaborar un informe periódico de las actividades realizadas. Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


77 Manual de Funciones Jefe de Talento de Humano Tabla 37: Manual de Funciones Jefe de Talento Humano Manual de Funciones Jefe de Talento Humano

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Talento Humano

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Talento Humano

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Liderar y dirigir el área de Talento Humano, a partir del diseño de políticas, planes y programas de trabajo para la gestión del personal, contribuyendo al cumplimiento de los logros y desafíos empresariales, en concordancia con las leyes y normas vigentes.   

PERFIL Título de Tercer Nivel en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial y afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Conocimiento en derecho laboral y administrativo.

      

COMPETENCIAS Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes tributarias y laborales. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área.

FUNCIONES  Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo a una adecuada planeación de recursos humanos.  Buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten.  Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuáles tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.  Dirigir los procesos de reclutamiento, selección e inducción al personal que ingresa a la empresa.  Llegar a acuerdos con las personas, que satisfagan en la mejor forma posible los intereses del trabajador y de la organización.  Dar la información necesaria al nuevo trabajador y realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo.  Asignar los trabajadores a los puestos en que mejor utilicen sus habilidades.  Velar por la aplicación de Buenas Prácticas Laborales.  Capacitar a cada uno de los miembros de la empresa, ya sea de nuevo ingreso o personal permanente.  Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y convencionales en materia laboral de los derechos que poseen cada uno de los miembros de la entidad. (Beneficios sociales ) Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


78 Manual de Funciones Jefe de Crédito Tabla 38: Manual de Funciones Jefe de Crédito Manual de Funciones Jefe de Crédito

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Financiero UNIDAD: Crédito

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Crédito

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Verifica, analiza y evalúa las solicitudes de crédito de acuerdo con las necesidades del cliente y la empresa permitiendo esto asegurar el retorno de la liquidez a la entidad. PERFIL    

Título de Tercer Nivel en Contabilidad y Auditoría o carreras afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Experiencia en el manejo de paquetes contables. Experiencia en el manejo de talento humano COMPETENCIAS

      

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área. FUNCIONES

       

Atender a los clientes y público en general que requieran información acerca de la concesión de créditos. Evaluar las solicitudes de crédito según las políticas y normas vigentes. Verificación de información financiera de los clientes de la empresa. Otorgamiento de créditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa. Gestionar la cobranza de toda la cratera que posee la empresa. Elaborar y presentar informes a gerencia sobre los créditos concedidos y el estado de la cartera. Controlar y custodiar los documentos que corresponden a este departamento. Llevar un control documental y electrónico de todos los clientes que posee la empresa.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


79 Manual de Funciones Jefe de Cobranza Tabla 39: Manual de Funciones Jefe de Cobranza Manual de Funciones Jefe de Cobranza

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Financiero UNIDAD: Cobranza

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Cobranza

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Coordinar que la facturación de los servicios prestados por la empresa a sus clientes estén de acuerdo a las políticas y lineamientos establecidos para la recuperación del efectivo en tiempo y forma. PERFIL    

Título de Tercer Nivel en Contabilidad y Auditoría o carreras afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Experiencia en el manejo de paquetes contables. Experiencia en el manejo de talento humano COMPETENCIAS

      

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área. FUNCIONES

         

Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro. Verificación de información financiera de los clientes de la empresa. Gestionar la cobranza de toda la cratera que posee la empresa. Elaboración de informes sobre el estado de las cuentas por cobrar de la entidad. Verificación de documentos. Controlar y custodiar los documentos que corresponden a este departamento. Llevar un control documental y electrónico de todos los clientes que posee la empresa. Diseñar y proponer controles que permitan reducir las cuentas incobrables. Supervisar y validar las notas de crédito de acuerdo con la normativa aplicable. Notificar a los deudores morosos según los reportes emitidos y autorizados por gerencia.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


80 Manual de Funciones Encargado de Adquisiciones Tabla 40: Manual de Funciones de Adquisiciones Manual de Funciones de Adquisiciones

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Adquisiciones

NOMBRE DEL CARGO: Encargado de Adquisiciones

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Programar, coordinar y ejecutar las adquisiciones de materiales o bienes para uso exclusivo de la empresa. . PERFIL   

Título de Tercer Nivel o egresado en administración, finanzas, contabilidad o afines. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Buenos conocimientos en negociación.

COMPETENCIAS       

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Habilidad para negociar. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área.

FUNCIONES       

Mantener contacto oportuno con proveedores para analizar características de los productos, calidez y condiciones de compra. Verificar mediante un control para la adquisición de productos. Cotizar con los proveedores. Hacer cumplir a los proveedores con las entregas oportunas. Controlar que las áreas de almacenamiento y custodia estén bien ubicadas. Controlar las garantías de los productos. Buscar, seleccionar y mantener relaciones comerciales con proveedores.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


81 Manual de Funciones Encargado de Facturación Tabla 41: Manual de Funciones Facturación Manual de Funciones Facturación

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Financiero UNIDAD: Facturación

NOMBRE DEL CARGO: Encargado de Facturación

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Coordinar que la facturación de los servicios prestados por la empresa a sus clientes estén de acuerdo a las políticas y lineamientos establecidos para la recuperación del efectivo en tiempo y forma. PERFIL     

Bachillerato en Contabilidad. Experiencia mínima de dos años en cargos similares. Conocimiento en Facturación. Experiencia en el manejo de paquetes contables. Conocimiento en la normativa contable. COMPETENCIAS

      

Manejo de sistema office. Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes tributarias y laborales. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área. FUNCIONES

       

Coordinar y asegurar la facturación correcta y precisa de todos los servicios prestados. Asegurar la entrega de las facturas a los clientes en tiempo y forma. Asegurar que la facturación del servicio este al día con corte de caja. Atención al cliente con calidad y servicio. Entregar los reportes e indicadores en el tiempo indicado. Planear, organizar, dirigir y desarrollar un proceso de mejoramiento continuo de facturación, mediante mecanismos que garanticen el cumplimiento de las metas previamente establecidas. Elaboración y presentación de informes. Almacenamiento de todo tipo de información.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


82 Manual de Funciones Mensajero Tabla 42: Manual de Funciones Mensajero Manual de Funciones Mensajero

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO: Administrativo UNIDAD: Mensajería

NOMBRE DEL CARGO: Mensajero

SUBALTERNOS: No aplica

JEFE INMEDIATO: Gerente General

FECHA DE ELBORACIÓN: 19 de Octubre del 2015

FINALIDAD DEL CARGO Distribuir correspondencia y diversas encomiendas dentro y fuera de la empresa, utilizando los medios de transporte necesarios para entregar oportunamente y en forma segura las mismas.

  

PERFIL Bachiller. Género Masculino Experiencia de 2 años en cargos similares. COMPETENCIAS

     

      

Objetividad Integridad Ética profesional Conocimiento de leyes tributarias y laborales. Trabajo en equipo Capacidad para solucionar diversos conflictos de su área.

FUNCIONES Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución. Retira de los diferentes lugares: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc. Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques, efectivo, retira chequeras, transferencias, etc. Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas y previa autorización. Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados por combustible. Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


83 5.2.3.3 Manual de Políticas En esta parte se propondrá un manual de políticas que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada las actividades y normas que se deben realizar para que la empresa opere de acuerdo con sus necesidades, además este manual servirá como un elemento de apoyo en la toma de decisiones y como una guía en la inducción de nuevos empleados. Manual de Políticas - proceso de Venta, Crédito y Cobranza Tabla 43: Manual de Políticas – Venta, Crédito y Cobranza Manual de Políticas – Venta, Crédito y Cobranza

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE POLÍTICAS

VENTA, CREDITO Y COBRANZA OBJETIVO Diseñar políticas y procedimientos para efectuar la venta, crédito y cobranza en la empresa Radio Majestad FM, con lo que se llevara una secuencia lógica de las actividades y procedimientos a realizarse.

POLÍTICAS 

El encargado de atención al cliente, debe especificar claramente a los interesados que soliciten los servicios que brinda la entidad, deben detallar las pautas y reglas que se deben seguir en caso de ser personas naturales o jurídicas que quieran establecer un contrato.

La elaboración del contrato debe ser realizada por el asesor legal de la empresa y aprobada por el gerente.

El gerente es el principal responsable de analizar y autorizar si se le concede o no dicho crédito

En el contrato se debe detallar el precio y tiempo de transmisión de las cuñas publicitarias, el cual tiene una duración de un mes o más.

El cliente puede realizar los pagos mediante transferencia o cheque siempre a nombre de la empresa.

En el caso de que el pago sea por transferencia, el cliente debe llamar o enviar un correo electrónico a la entidad informando dicho desembolso.

Si el pago es por cheque, la custodia está bajo la responsabilidad del gerente hasta su efectivización, el mensajero de la entidad es quien se encarga de realizar el depósito y entregar el comprobante a la contadora para que lo de baja en él, sistema.

En caso de que una entidad jurídica incumpliera con el contrato, el gerente debe dar la orden para que le suspendan el servicio de transmisión radial.


84 

A los clientes que se les conceda créditos con valores mínimos establecidos por la entidad se les cobrara al mes, y aquellos que se les conceda créditos con montos superiores se les otorga un plazo de 60 a 90 días según el caso.

La persona encargada de facturación debe detallar claramente en la factura de venta; el RUC, la fecha de expedición y la fecha de vencimiento, apellido y nombre o razón social del beneficiario del servicio, dirección, teléfono, descripción específica de los servicios vendidos, valor total de la operación, firmas del vendedor del servicio y de quien reciba y la fecha de recibo de la factura por parte del comprador o beneficiario del servicio.

La persona encargada de facturación debe proceder a cobrar el valor total de la factura, en caso de que las entidades no llegaran a cancelar la retención dentro de los 5 días hábiles.

Aquel cliente que tenga una cartera vencida, más de 30 días, no se le generan interés pero se procede a cortar la frecuencia de transmisión radial.

En caso de que un cliente no se acerque a cancelar los haberes pendientes que tiene con la empresa en un lapso de 3 meses se procederá a iniciar con un proceso judicial que estará a cargo del asesor legal de la empresa.

La contadora de la empresa procede a realizar notas de crédito, una vez notificada la devolución de la venta.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Proceso propuesto – Venta, Crédito y Cobranza Tabla 44: Proceso propuesto de Venta, Crédito y Cobranza Proceso propuesto de Venta, Crédito y Cobranza PROCESO DE VENTA N°

DESCRIPCIÓN

ACT. DTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

Inicio

2

Visita del Cliente.

X

Cliente

2

3

Solicitud de información sobre los servicios que ofrece la entidad

X

Encargado de atención al Cliente.

3

4

Presentación de precios del servicio que ofrece la empresa (cuñas publicitarias).

Encargado de atención al cliente

4

5

Decide Pautar.

Cliente

5

6

Elaboración del contrato

Asesor legal

6

7

Aprobación del contrato

X

Gerente

7

8

Fijan los pagos, precios y tiempo de la publicidad radial.

X

Gerente & Cliente

8

9

Firman el contrato.

X

Gerente & Cliente

9

X

Encargado de atención al cliente

10

10 Elaboración de la factura.

1

X X X

De pág. 1


85

A pág. 2

Se emitida la factura y se esperan 5 días para que la retención llegue. Se procede a cobrar en el tiempo acordado 12 dependiendo de los estándares de crédito que hayan pautado. 11

13 El pago es mediante transferencia.

X

Encargado de atención al cliente

11

X

Departamento de Cobranza

12

X

Cliente

13

3

Llaman o envían un correo electrónico 14 informando el pago.

X

Cliente

14

15 El pago es mediante cheque.

X

Cliente

15

Encargado de facturación

16

Encargado de facturación

17

X

Encargado de facturación

18

19 Custodia los cheques hasta su efectivización.

X

Gerente

19

20 Entrega los cheques en la fecha de efectivización.

X

Gerente

20

16 Recibe el cheque.

X

17 Ingresa el cheque en el sistema.

X

18 Remite los cheques a Gerencia.

X

Departamento de Cobranza Departamento de Cobranza & Mensajero

21 Elabora el reporte de cheques 22 Firman el reporte de cheques 23 Realiza el depósito.

X

24 Entrega el comprobante de depósito.

X

21

22

Mensajero

23

Mensajero

24

25 Liquida la factura en el sistema.

X

Contadora

25

26 Notifica la devolución.

X

Cliente

26

Contadora

27

Gerente

28

Cliente

29

Encargado de facturación

30

Contadora

31

Gerente & Cliente

32

27 Efectúa la nota de crédito. 28

Se cancela el servicio de transmisión de cuñas publicitarias.

X X

29 Firma de la nota de crédito.

X

30 Recibe las copias de las notas de crédito.

X

31 Registra y liquida en la factura correspondiente.

X

32 Terminación del contrato.

X

33 Fin Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

X

33


86 En el proceso de venta que se propone se puede visualizar una mejor segregación de funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros de la empresa, integrándose así nuevos miembros como el Asesor Legal el cual se encargará de llevar toda la parte jurídica y la elaboración los contratos entre el cliente y la empresa. Así mismo se refleja la nueva asignación de responsabilidades al departamento de Cobranzas el cual está a cargo del registro de todos los desembolsos de efectuados por los clientes, además se encargará de la notificación y seguimiento de la cartera de usuarios que posee la empresa. Finalmente se incorpora al proceso de venta un reporte de cheques que básicamente es un documento que sustentará los cheques recibidos por los clientes y las fechas de efectivización. Manual de políticas - proceso de compra de Propiedad, Planta y Equipo Tabla 45: Políticas Propiedad, Planta y Equipo Políticas Propiedad, Planta y Equipo

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE POLÍTICAS

COMPRA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO OBJETIVO Diseñar políticas y procedimientos para efectuar la compra de propiedad, planta y equipo en la empresa Radio Majestad FM, con lo que se llevara una secuencia lógica de las actividades y procedimientos a realizarse. POLÍTICAS 

La empresa reconocerá como propiedad, planta y equipo a todo bien que genere beneficios económicos, tomando como base la NIC 16 y toda la normativa relacionada.

Para solicitar la compra de propiedad, planta y equipo, la persona que requiere la compra deberá llenar una orden de requisición, en la cual especificara todos sus datos personales y justificará la adquisición del bien.

El Sub – Gerente de la empresa será el encargado de verificar que la necesidad de compra exista, para posteriormente notificar y justificar al Gerente la adquisición.

El Gerente General es la única persona que aprobará la compra y pago de la adquisición de propiedad, planta y equipo, y será la persona encargada de supervisar el proceso de adquisiciones.

Para efectuar la compra de un bien la empresa solicitará un mínimo de tres cotizaciones a diferentes proveedores, las mismas que podrán ser mediante fax, correos electrónicos o por medio escrito.


87 

Al momento de la entrega de la documentación de la compra, la contadora de la empresa realizará la retención de impuestos al proveedor e ingresará la adquisición en el sistema contable de la entidad.

El personal encargado de registro y contabilización de un activo tendrá la potestad de definirlo como tal de acuerdo a las necesidades y criterio de la empresa.

La recepción del bien será en los próximos dos días de realizada la compra. Al momento de la recepción del bien, el Departamento de Adquisiciones verificara que todas las características del bien cumplan con el requerimiento solicitado, en caso de no cumplir con todas las especificaciones, el bien será devuelto.

Todo bien que sobrepase en su costo los $50.00 dólares americanos será reconocido como propiedad, planta y equipo, y se procederá a registrarlo en la contabilidad de la empresa.

El Departamento de Adquisiciones, será el encargado de asegurarse que todos los bienes que sean considerados como propiedad, planta y equipo, tengan una correcta identificación y codificación de manera que puedan ser ubicados y monitoreados de manera oportuna.

Los bienes que están considerados como propiedad, planta y equipo se les asignara un custodio, el cual velará por la integridad física y responderá en caso de que existiera pérdida o daño del bien.

Los pagos que realice la empresa serán de acuerdo a las especificaciones que hagan las dos partes y únicamente se los realizará mediante la emisión de cheques, el cual saldrá cruzado y a nombre del proveedor, o transferencia bancaria.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Proceso propuesto – Compra de Propiedad, Planta y Equipo Tabla 46: Proceso propuesto - P.P.E. Proceso propuesto - P.P.E. PROCESO DE COMPRA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO N°

DESCRPCIÓN

ACTI- DOCUVIDAD. MENTO.

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

Inicio

2

Notificación de la necesidad.

X

Empleado de la Empresa

2

3

Verificación de que exista la necesidad.

X

Sub - Gerente

3

4

Visto Bueno

X

Sub - Gerente

4

5

Elaboración de la orden de requisición de P.P.E.

X

Sub - Gerente

5

6

Notificación al Gerente General.

X

Sub - Gerente

6

7

Autorización de la compra.

X

Gerente General

7

8

Cotización con varios proveedores.

Departamento de Adquisiciones

8

1

X

X

De pág. 1


88 A pág. 2

X

Departamento de Adquisiciones

9

10 Recepción de las propuestas.

X

Gerente General

10

11 Selección del proveedor

X

Gerente General

11

12 Solicitud del bien.

X

Departamento de Adquisiciones

12

Contadora

13

Contadora

14

Contadora

15

9

13

Envió de las mejores propuestas a Gerencia.

Recepción de la documentación de compra del bien.

14 Registrar la compra en el sistema contable

X X

15 Emisión de la retención.

X

Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones

16

16 Recepción del bien.

X

17 Verificación del bien

X

18 Activación del Activo Fijo

X

19 Identificación y Codificación del bien.

X

X

20 Elaboración de la Acta del Custodio.

X

X

21 Entrega del bien y el Acta de Custodio.

X

22 Recepción del bien y firma del acta.

X

Custodio

22

Entrega de toda la documentación de compra y 23 entrega del bien adquirido por el Departamento de Adquisiciones.

X

Contadora

23

24 Verificación del asiento de compra.

X

Contadora

24

X

Contadora

25

25

Revisión de los plazos concedidos por el proveedor.

Contadora Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones

17

18 19 20

21

26 Elaboración del asiento de pago.

X

Contadora

26

27 Emisión del cheque o transferencia

X

Contadora

27

28 Envió de la documentación a Gerencia.

X

Contadora

28

29 Recepción de la documentación.

X

Ger6ente General

29

X

Gerente General

30

X

Gerente General

31

Contadora

32

30 Autorización del pago. 31

Entrega de la documentación al Departamento Contable.

32 Recepción de la documentación autorizada.

X X

De pág. 2


89

A pág 3.

33 Entrega del pago al proveedor.

X

34 Firma del Comprobante de pago. 35 Archivar toda la documentación.

X X

Contadora

33

Proveedor

34

Contadora

35

36 Fin

36

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

En el proceso de compra de propiedad, planta y equipo se evidencia el ingreso de la orden de requisición de adquisición de bienes, este documento avalará la necesidad de compra, además detallará los beneficios que incorporará dicha adquisición. Además se observa la descentralización de algunas funciones, una de ellas es la doble función que tenía el departamento contable, ahora con el ingreso del Departamento de Adquisiciones se prevé que todas las compras de propiedad, planta y equipo están a cargo de esta área. Manual de Políticas - proceso de Caja Chica Tabla 47: Políticas - Caja Chica Políticas - Caja Chica

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE POLÍTICAS

CAJA CHICA OBJETIVO Diseñar políticas y procedimientos para estandarizar el proceso de constitución, manejo y reposición del fondo de Caja Chica en la empresa Radio Majestad FM, con el fin de llevar una secuencia lógica de las actividades y procedimientos a realizarse. POLÍTICAS 

La Administrador (a) es la encargada de manejar el fondo de caja de chica, y a su vez es la única persona que se encargará de autorizar las adquisiciones que se presenten de manera eventual en la empresa.


90 

El fondo de caja chica tendrá una asignación máxima de hasta $50.00 dólares americanos, y su reposición deberá ser solicitada únicamente por la persona encargada de su manejo una vez que se haya utilizado al menos el 75% del monto total autorizado.

El fondo de caja chica solo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en efectivo de bienes que se presenten de manera eventual en la empresa, cabe recalcar que la compra no deberá superar el 50% el monto total asignado del total del fondo.

Todas las compras realizadas con el fondo de caja chica deberán tener un soporte documental (factura, recibo, entre otros) que avale la adquisición, en caso de no presentar el debido sustento, el valor de la compra quedara a cargo de la persona autorizada.

El personal encargado de realizar la compra con el fondo de caja chica, deberá firmar un comprobante de egreso de caja, al momento de la recepción del efectivo.

La contadora de la empresa, en conformidad de sus funciones, practicara arqueos al Fondo de Caja Chica cuando lo estime pertinente.

Todas las facturas que conformen este fondo, serán ingresadas a la contabilidad de la empresa a la cuenta denominada CAJA CHICA MAJESTAD TV, y desde ahí se realizara la respectiva reposición.

Después de la reposición de Caja Chica, tanto la Contadora de la empresa como la persona encargada del manejo del fondo, firmaran un acta de recepción en donde constara la fecha, el lugar y el monto devuelto.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Proceso propuesto de Caja Chica Tabla 48: Proceso de Caja Chica Proceso propuesto de Caja Chica PROCESO DE CAJA CHICA N°

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

1

Inicio

2

Notificación de la necesidad.

X

Empleado de la Empresa

3

Verificación y visto bueno del requerimiento.

X

Administradora

4

Elaboración del Comprobante de Egreso de Caja.

X

X

Administradora

2

3

4

De pág. 1


91

A pág. 2

5

6

Firma del Comprobante

Realiza la compra.

Empleado de la Empresa

X

Empleado de la Empresa

X

Empleado de la Empresa

7

Existe factura.

8

Recepción de la factura de la compra efectuada.

X

9

Validación y orden cronológico de toda la información recibida.

X

10 Envió de toda la información contable.

X

5

6

7

Administradora 8

Administradora 9

X

Administradora 10

11

Recepción y verificación de todos los documentos del fondo.

X

11

Ingreso de todos los gastos al sistema 12 contable de la empresa - cuenta "Caja Chica Majestad FM". 13 Reposición de Caja Chica.

Contadora

X

X

Contadora

12

Contadora 13

14

Elaboración del Acta de recepción del Fondo de Caja Chica.

15 Firma del Acta de recepción.

16 Archivo de toda la documentación.

X

X

X

X

Contadora

Contadora y Administradora

14

15

Contadora 16

17 Fin 17

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


92 Manual de políticas y procedimientos proceso contable Tabla 49: Manual de políticas del proceso contable Manual de políticas del proceso contable

RADIO MAJESTAD FM MANUAL DE POLÍTICAS

PROCESO CONTABLE OBJETIVO

Diseñar políticas y procedimientos para que el proceso contable de la empresa garantice el manejo eficiente y eficaz de los recursos Financieros de Radio Majestad FM, los cuales deben ser manejados obedeciendo los principios básicos de Contabilidad, normas de auditoría y regulaciones fiscales correspondientes.

POLÍTICAS 

El proceso contable de la empresa obedecerá a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de Auditoría y las regulaciones de todos los organismos de control vigentes.

El proceso contable de la empresa debe ser equitativo, es decir no debe reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo los de otros.

Las transacciones que refleja la empresa debe cumplir con el principio de partida doble es decir que si se registra un gasto se origina una cuenta por pagar, en cambio sí registra un ingreso se origina una cuenta por cobrar.

Todas las transacciones deberán ser registradas según un orden cronológico, es decir cómo van sucediendo en un tiempo determinado.

La información contable debe ser separada y organizada, con el fin de registrarla de manera ordenada para la obtención de datos comprobables y verificables.

La empresa realizará la conciliación bancaria hasta el quinto día de cada mes.

Radio Majestad FM, presentará tanto el balance general como el estado de resultados de manera mensual.

La empresa emitirá de manera mensual un informe sobre las cuentas con mayor movimiento o saldo.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena


93 Proceso propuesto para el área contable Tabla 50: Proceso Contable Propuesto Proceso Contable Propuesto PROCESO CONTABLE N°

DESCRPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

1

Inicio

2

Recepción de la información contable.

X

3

Verificación de datos de las facturas.

X

X

Contadora

3

4

Verificación de los datos de la retención.

X

X

Contadora

4

5

Orden cronológicamente de la información

X

Contadora

5

6

Ingreso de las facturas compra al sistema.

X

Contadora

6

7

Ingreso de las facturas de ventas al sistema.

X

Contadora

8

Creación del asiento de diario.

X

Contadora

9

Creación del libro mayor.

X

Contadora

9

1

Contadora

2

7

8

10 Declaración mensual Formulario 104 y 101

X

X

Contadora

10

11 Elaboración de Balance de Comprobación

X

X

Contadora

11

12 Elaboración de los asientos de ajuste.

X

Contadora

12

X

Contadora

13

X

Contadora

14

13

Elaboración de Balance de Comprobación Ajustado

X

14 Elaboración de los Estados Financieros. Envió de la información financiera a Gerencia.

X

Contadora

15

16 Aprobación de los Estados Financieros.

X

Gerencia

16

17 Archivar toda la documentación.

X

Contadora

17

15

18 Fin Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guamán Sofía & Tobar Azucena

18


94 5.2.4.

Proponer informes financieros en la empresa que permitan la toma de decisiones

La importancia de los informes financieros radica en que responderá a las principales interrogantes de los miembros de la empresa y sus interesados, a través de la emisión de estos documentos se pueden evaluar la actuación de la administración y a su vez conocer los resultados de su gestión.

Así mismo se considera que la información emitida en esto documentos permitirá expresar elementos de juicio a los usuarios en general, debido a que podrán evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de carácter económico.

En el presente objetivo se diseñaran informes y estrategias encaminadas a mejorar la actual situación económica – financiera por la que atraviesa la empresa, debido a que después de realizada la evaluación del control interno y mediante la utilización de técnicas de auditoria y revisiones efectuadas, se establece que la empresa posee un deficiente control interno, es por esto que realizarán las siguientes observaciones, las mismas que están presentadas de acuerdo a los proceso existentes en la empresa.


95 5.2.4.1 Proceso de Venta, Crédito y Cobranza Condición encontrada - cobranza El gerente general de la entidad custodia los cheques hasta su efectivización, al momento de entregarlos al personal encargado para el respectivo deposito no dispone de un reporte de cheques entregados. Condición propuesta Realizar un reporte de cheques entregados, donde se especifique el banco, cuenta, cantidad de dinero, apellido y nombre de quien entrega, apellido y nombre de quien recibe y las respectivas firmas.

Este documento se lo realizará por cada uno de los valores entregados al encargado de su depósito, una vez efectivizado todos los cheques, toda la documentación pasará a ser archivada por el encargado de cobranza, con esto se evitará tener retrasos, pérdidas y confusión al momento de la entrega de dichos documentos.

Figura 4. Reporte de Cheques Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena


96 Condición encontrada – crédito La entidad tiene como política otorgar créditos entre 15 y 90 días dependiendo de la cantidad o monto a pautar, si son valores mínimos el cobro se lo realiza en los 15 o 30 días posteriores, pero si los créditos son valores altos, gerencia autoriza una mayor amplitud de tiempo que puede ser de 60 a 90 días. Condición propuesta Enviar un comunicado de cobranza a los clientes cuando la deuda esté próxima a su vencimiento, dando esto la oportunidad al cliente de revisar sus registros, permitiendo esto que las dos partes estén de acuerdo con los saldos pendientes.

“RADIO MAJESTAD FM” Dirección: Av. Guayaquil entre Río Mulaute y Pallatanga / Ed. Majestad TV.

Teléfono: (02) 2766 940 / (02) 2766 583 SANTO DOMINGO – ECUADOR ____________________________________________________________________________

Santo Domingo, ___ de ______de 20__.

Señor ____________________ Gerente General ____________________ ____________________ (Dirección)

De mi consideración: Reciba un cordial saludo y deseándole éxitos en sus delicadas funciones. Nos apresuramos a señalar a usted que el día____ de _______ del presente año, vence su ____________ cuota, la cual asciende a un monto de $___________. Este monto tendrá que ser depositado a nuestra cuenta bancaria ______________, del Banco ______________, a favor de Radio Majestad FM.

Esperando su pronta respuesta, le quedamos agradecidos. Atentamente,

Sr. _____________________ Jefe de Cobranza Radio Majestad FM.

numero


97 5.2.4.2 Proceso de Compra de Propiedad, Planta y Equipo Condición encontrada Radio Majestad FM, al momento de la comunicación de la necesidad de compra de propiedad, planta y equipo por algún miembro relacionado con la entidad, lo único que realiza es una notificación verbal al Sub - Gerente de la empresa, él a su vez se encarga de verificar que el problema exista, para finalmente dar su visto bueno y notificar al Gerente la necesidad de compra. Condición propuesta El Sub – Gerente de la empresa al momento de la verificación y visto bueno de la necesidad de compra de la propiedad, planta y equipo, elaborará una orden de compra en donde se detallará las características del bien a adquirir, los datos de la persona que solicita, el visto bueno y los beneficios que traerá hacia la empresa dicha adquisición.

Con la incorporación de la orden de requisición la empresa podrá sustentar cada una de sus adquisiciones, a continuación se propone un formato de una orden de compra, la cual debe tener un orden lógico y las respectivas firmas de responsabilidad.

A continuación se expone un formato de la requisición de compra de propiedad, planta y equipo, en la cual se detallan cada uno de los datos solicitados y las firmas de responsabilidad que abalizarán la compra.


98

RADIO MAJESTAD FM REQUISICIÓN DE COMPRA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°. 00000000000000XXX DATOS DEL SOLICITANTE NOMBRE: NUM. IDENTIFICACIÓN: RELACIÓN CON LA EMPRESA: EMPLEADO: DEPARTAMENTO: FECHA: CIUDAD:

COLABORADOR:

N° DESCRIPCIÓN DEL BIEN

CANTIDAD

MARCA

OBSERVACIONES ADICIONALES

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA:

SOLICITANTE

Figura 5. Requisición de Compra de P.P.E Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

AUTORIZACIÓN


99 Condición encontrada En la actualidad la propiedad, planta y equipo que posee Radio Majestad FM no se encuentra debidamente controlada, ya que en periodos anteriores todas las adquisiciones eran contabilizadas como un gasto, es por esto que todos los bienes hoy en día no cuentan con codificación, una descripción y una ubicación exacta dentro de la empresa. Condición propuesta Una vez que el Departamento Contable, reconozca a un bien como parte de la propiedad, planta y equipo de la empresa, el Departamento de Adquisiciones procederá a tomar la descripción física del bien, y elaborará una etiqueta en la cual detallara en forma abreviada el tipo del bien, una abreviación del departamento que estará a cargo de su monitoreo y el número de unidades que posee la empresa. A continuación se propone un formato de la asignación de la codificación a los bienes de la empresa. Tabla 51: Codificación Codificación DETALLE

ABREVIATURA

Gerencia

GER

Sub - Gerencia

SGER

Asesoría Legal

AL

Departamento Administrativo

DADM

Departamento Contable

DCON

Departamento Talento Humano Departamento Facturación Departamento Crédito y Cobranza Departamento Adquisiciones

DTH DFAC DCC DADQ

Departamento Atención Cliente

DAC

Vehículos

VEH

Muebles y Enseres

ME

Muebles de Oficina

MO

Equipo de Computo

EC

Otros

OT

Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena


100 Tabla 52: Ejemplo Ejemplo ME

Muebles y Enseres

DCON

Departamento Contable

001

Número de unidades que posee la empresa

Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

RADIO MAJESTAD FM

ME - DCON - 0000001

Figura 6. Etiqueta Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

Condición encontrada Todos los bienes que posee Radio Majestad FM, en la actualidad no cuentan con un custodio que se encargue por velar por la integridad física de cada uno de sus componentes, es por esto que la empresa al no poder controlar cada uno de sus bienes existentes posee un alto nivel de riesgo en pérdidas y obsolescencia de sus activos. Condición propuesta Para que todos los bienes que posee la empresa se encuentren monitoreados correctamente, se asignará custodios los cuales se encargarán de velar y verificar el correcto funcionamiento de los bienes asignados a su nombre, para esto se implementará una acta de recepción o acta custodio, en la cual se detallará los datos de la persona asignada como custodio, el detalle de los bienes y las firmas de responsabilidad.


101 A continuaciรณn se propone un formato de acta de recepciรณn de bienes, que ayudara a la empresa a mejorar su control de los bienes existentes y las compras futuras de propiedad, planta y equipo.


102 5.2.4.3 Proceso de Caja Chica Condición encontrada La administradora de la empresa no documenta la entregar el dinero de caja chica, a la persona que se encarga de realizar la compra, es por esto que en muchas ocasiones la compra realizada no cuenta con un soporte documental como una factura o una nota de venta que avale la adquisición. Condición propuesta Es por esto que se propone la implementación de un recibo de caja, el cual será emitido al momento de entregar el dinero a la persona que se encarga de la compra. Una vez realizada la adquisición el encargado entrega el sustento documental de la compra (factura o nota de venta), y el Administrador del fondo devolverá dicho recibo para que él se encargue de su enajenación. Caso contrario la compra quedará cargo de la persona que realizo la compra. A continuación se presenta el formato:

RADIO MAJESTAD FM. RECIBO DE CAJA CUIDAD DIA PAGADO A:

MES

AÑO

N° 00000000XXX MONTO

VALOR EN LETRAS:

APROBADO POR:

Figura 7. Recibo de Caja Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

FIRMA DE RECIBIDO:


103 Condición encontrada Al ser el fondo de caja chica manejado por la Administradora de la empresa que a su vez es la esposa del Sr. Gerente, no cuenta con un control adecuado, debido a que no se realiza arqueos de caja sorpresivos, los gastos menores efectuados a nombre de caja chica en ocasiones no eran sustentados con documentos aprobados por el SRI y al momento de la reposición se devolvía la totalidad que es de $50.00 dólares americanos. Así mismo la devolución se la hace directamente e ingresa a la contabilidad de la entidad como un gasto no deducible. Condición propuesta Debido a que se identificó este problema en la empresa se propone un formato de un arqueo de caja chica, el cual será aplicado de manera sorpresiva a la encargada del manejo del efectivo existente en dicho fondo, así mismo en el documento se podrá evidenciar las unidades monetarias entregadas al momento del arqueo ya sean estos en monedas o billetes y los documentos que evidencie y sustente dichos gastos.

La persona responsable de realizar este documento es el Contador de la empresa el cual verificará que dicho fondo, a continuación se propone un formato de acta de arqueo de caja chica el cual ayudara mejorar el control del efectivo en la empresa.


104

RADIO MAJESTAD FM ARQUEO DE CAJA CHICA (EXPRESADO EN DÓLARES USA) N°. 000000000000XXXXXXX Nombre del Responsable: Monto Asignado: Último Reembolso: Hora de Inicio: Hora de Finalización: Realizado por: Presencio: RECUENTO EFECTIVO BILLETES CORTE UNIDAD Denominación de $ 1 Denominación de $ 5 Denominación de $ 10 Denominación de $ 20 Denominación de $ 50 Denominación de $ 100 TOTAL DE BILLETES 1. TOTAL DE EFECTIVO

MONEDAS TOTAL

OBSERVACIONES

CORTE Denominación de 0,01 ctvs. Denominación de 0,05 ctvs. Denominación de 0,10 ctvs. Denominación de 0,25 ctvs. Denominación de 0,50 ctvs. Denominación de 1,00 ctvs. TOTAL DE MONEDAS

UNIDAD

2. DOCUMENTOS DE RESPALDO: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) TOTAL DEL FONDO (1+2) MONTO ASIGNADO: FALTANTE / SOBRANTE DETALLE DEL FALTANTE O SOBRANTE:

El fondo indicado fue recontado y devuelto al custodio a su entera satisfacción a las:

FECHA:

RESPONSABLE

Figura 8. Arqueo de Caja Chica Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

EFECTUADO

TOTAL

OBSERVACIONES


105 5.2.4.4 Proceso Contable Condición encontrada Debido a que el proceso contable presenta una serie de falencias entre ellas que las ventas del mes son registradas en un solo asiento contable al finalizar el periodo, los ajustes se los realiza al finalizar el año, la falta de personal capacitado en el manejo de la contabilidad de la empresa entre otros aspectos, repercuten al momento de presentar la información financiera anual a los diferente organismos reguladores como la Superintendencia de Bancos o el Servicio de Rentas Internas. Condición propuesta Es por esto que se propone tanto manual de políticas como de procedimientos para las diferentes áreas de la empresa, además se propone un formato del Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados para la presentación mensual agilitando con esto el proceso contable de la empresa. Así mismo se presentará un auxiliar de las cuentas con mayor movimiento, permitiendo con esto el análisis mensual de la información y su comportamiento en relación con los meses anteriores.

Además se incluyen formatos para la presentación anual del Estado de Flujo del Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y las Notas a los Estados Financieros, esto ayudará al departamento contable de la empresa para el cumplimiento de sus obligaciones con la Superintendencia de Compañías, SRI y demás organismos de control tributario.


106

RADIO MAJESTAD FM. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X EXPRESADO EN DÓLARES AMERICANOS NOV 201X

DIC 201X

Activos Activos Corrientes Efectivo y Equivalentes del Efectivo Cuentas y Documentos por Cobrar Inventarios

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

Activos No Corrientes Propiedad Planta y Equipo Muebles de Oficina (Depreciación Muebles de Oficina) Equipo de Cómputo (Depreciación Equipo de Cómputo) Vehículos (Depreciación Vehículos)

XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Total Activos

XXX

XXX

Pasivos Pasivos Corrientes Cuentas y Documentos por Pagar Beneficios Sociales por Pagar Sueldos y Salarios por pagar Provisiones Beneficios Sociales

XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX

Pasivos No Corrientes Prestamos Bancarios

XXX

XXX

Total Pasivos

XXX

XXX

Patrimonio Capital Utilidad en el ejercicio Total Pasivos más Patrimonio

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

GERENTE

CONTADOR


107

RADIO MAJESTAD FM. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X EXPRESADO EN DÓLARES AMERICANOS NOV 201X Ingresos Operacionales Ventas XXX (Costo de Ventas) XXX Utilidad Bruta XXX

DIC 201X XXX XXX XXX

Gastos Operacionales Administración Remuneraciones Aportes Iess Suministros y Materiales Transporte Otros bienes y servicios Impuestos Total Gastos Operaciones

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Utilidad neta en el Ejercicio

XXX

XXX

GERENTE

CONTADOR


108

RADIO MAJESTAD FM ESTADO FLUJO DEL EFECTIVO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X EXPRESADO EN DÓLARES AMERICANOS 201X Flujos de efectivo en activades de operación: Efectivo recibido de clientes XXX Otros cobros por actividades de operación XXX Efectivo pagado a proveedores y terceros XXX Impuesto a la ganancias pagados XXX Efectivo pagado a empleados XXX Efectivo neto previsto por las actividades de operación XXX

201X XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Flujos de efectivo en activades de inversión: Adquisicion de activos fijos Otras entradas y salidas de efectivo Efectivo neto previsto por las actividades de inversión

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

Flujos de efectivo en activades de financiamiento : Otras entradas y salidas de efectivo Aumento en pasivos relacionados a largo plazo Efectivo neto previsto por las actividades de financiamiento

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

Aumento neto de caja y bancos Caja y bancos al inicio del año Caja y bancos al final del año

XXX XXX XXX

XXX XXX XXX

GERENTE

CONTADOR


XXX

GERENTE

Saldo al 31 de diciembre del 201X

XXX

CONTADOR

XXX

XXX

XXX XXX

XXX XXX

XXX

XXX

XXX

Saldo al 31 de diciembre del 201X

Utilidad del año

XXX XXX XXX

XXX

XXX

XXX

Saldo al 01 de enero del 201X Utilidad del año

TOTAL

Reserva Legal

Capital Pagado

Resultado Aplicación NIIF 1ra vez Acumulado

RADIO MAJESTAD FM ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 201X EXPRESADO EN DÓLARES AMERICANOS

109


110

RADIO MAJESTAD FM. Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre del 201X

Nota 1.- Antecedentes:

La empresa, RADIO MAJESTAD FM., está formado por un capital suscrito de ________, dividido en acciones comunes de $ ____________ cada una, su objetivo social es prestar servicios de radiodifusión.

Nota 2.- Políticas Contables: 1. Bases de medición: Los Estados Financieros han sido preparados con base a estados financieros aplicable a un negocio en marcha. Los estados financieros han sido preparados sobre la base del costo histórico, el mismo que generalmente se basa en valor razonable de la contraprestación entregada a cambio de bienes y servicios. La depreciación de Propiedad, Planta y Equipo, se ha depreciado por el método lineal, cabe mencionar que la mayor parte de equipos ya han finalizado su vida útil. 2. Análisis sobre los estados Financieros. En este período económico _________ se puede analizar las partidas de cada uno de los Estados Financieros. 2.1 Del Estado de Resultados Este Estado Financiero tiene por finalidad, informar de los resultados obtenidos por la empresa en un período determinado, entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 201X, una vez deducidos de los ingresos, los costos de operación y los gastos incurridos durante el ejercicio, los que se los puede analizar de la siguiente manera: 2.1.1. Los Ingresos de Operación (ventas) reflejan valores generados por las ventas del ejercicio contable por los servicios que presta la empresa (Servicios de radiodifusión). 2.1.2.- Los Costos de Ventas Están constituidos por los pagos laborales del personal, los materiales y otros costos indirectos, que representa el _______% de las ventas. 2.1.3.- Resultado Bruto en Ventas, representa el _________% en relación con las ventas.


111

2.1.4.- Con respecto a los Gastos de Operación representa el ______% en relación con las ventas. 2.1.5.- El Resultado del Ejercicio, presenta el ________% en relación con las ventas. 2.2.- Del Estado de Situación Financiera.- Tiene como finalidad informar sobre la situación financiera de la empresa, es decir; qué recursos está controlando, cuánto y con quiénes tiene obligaciones presentes y cuánto es la tenencia real patrimonial de los accionistas. 2.2.1.- El rubro Efectivo y Equivalente de Efectivo está constituido por cuentas que representan efectivo disponible y son: Efectivo y Equivalentes de Efectivo Caja XXX Banco Pichincha Cta. 2100009814 XXX Suman: XXX

Cabe mencionar, que la cuenta Bancos presenta el saldo de _________. El rubro importante el grupo Cuentas por Cobrar, constituyen valores por recupera de los usuarios de los servicios que da la radio. 2.2.2.- Propiedad, Planta y Equipo, está compuesto por los siguientes rubros:

Muebles de Oficina

XXX

Equipo de Cómputo

XXX

Vehículos

XXX

Depreciación Acumulada

- XXX

Cabe mencionar que la mayoría de los equipos han terminado su vida útil. 2.2.4.- Los Pasivos Corrientes están constituidos por obligaciones a corto plazo.

PASIVOS CORRIENTES

XXX

15% Participación Laboral

XXX

Liquidaciones Laborales por Pagar

XXX

Impuesto a la Renta por Pagar

XXX

Proveedores por Pagar

XXX

Otras Cuentas por Pagar

XXX


112

Los saldos mencionados corresponden a: -

15% Participación Laboral, corresponde a las utilidades que corresponden a los trabajadores.

-

Las Liquidaciones Laborales por Pagar, comprenden a los valores de las liquidaciones de una parte del personal que ya se liquidó y se cancelará en enero del próximo año.

-

Impuesto a la Renta por Pagar constituyen valores que corresponden a la utilidad del ejercicio que termina.

-

Proveedores por Pagar, so valores pendientes de pago por la compra de materiales de laboratorio, que serán cancelados en enero _______.

2.2.5.- El Patrimonio está formado por el Capital Suscrito de _______ acciones de un valor nominal de $ ________ cada una.

PATRIMONIO

XXX

Capital Suscrito

XXX

Resultado del Ejercicio

XXX

Es todo cuento puedo informar acerca de los Estados Financieros del ejercicio _______.

Atentamente,

CPA ___________________


113 5.2.4.5 Análisis Financiero Tabla 53: Indicadores Financieros Indicadores Financieros

FACTOR I. LIQUIDEZ

II. SOLVENCIA

III. GESTIÓN

IV. RENTABILIDAD

INDICADORES TÉCNICOS

FORMULA

Liquidez Corriente

Activo Corriente / Pasivo Corriente

Prueba Ácida

Activo Corriente - Inventario / Pasivo Corriente

Endeudamiento del Activo

Pasivo Total / Activo Total

Endeudamiento Patrimonial

Pasivo Total / Patrimonio

Endeudamiento del Activo Fijo

Patriminio / Activo Fijo Neto

Apalancamiento

Activo Total / Patrimonio

Apalancamiento Fianciero

(Utilidad antes de Impuestos / Patrimonio) / (Utilidad antes de Impuestos e Intereses / Total de Activos)

Rotación de Cartera

Ventas / Cuentas por Cobrar

Rotación de Activo Fijo

Ventas / Activo Fijo

Rotación de Ventas

Ventas / Activo Total

Periodo Medio de Cobranza

(Cuentas por Cobrar *365) / Ventas

Periodo Medio de Pago

(Cuentas y Documentos por Pagar *365) / Compras

Rentabilidad Neta del Activo

(Utilidad Neta / Ventas) * (Ventas / Activo Total)

Margen Bruto

Ventas Netas - Costo de Ventas / Ventas

Margen Operacional

Utilidad Operacional / Ventas

Rentabilidad Neta de Ventas

Utilidad Neta / Ventas

Rentabildad Neta del Patrimonio

Utilidad Operacional / Patrimonio (# de Reportes de Cheques Entregados / Total de Cheques)

Nivel de Cumplimiento

V. PROPUESTOS

Porcentaje de Cartera Vencida

(# Clientes que superan el plazo establecido de cobranza / Total de Clientes)

Nivel de Cumplimiento de Procedimientos

Procediemientos Aplicados / Procedimientos Definidos

Bienes Custodiados Nivel de Arqueos de Caja Chica Numero de Recibos Entregados Fuente: Investigación propia Elaborado: Guamán Sofía & Tobar Azucena

( # de Bienes Adquiridos - # de Bienes Custodiados) / Total de Bienes Total de Arqueos de Caja Chica Programados / Total de Aqrques de Caja Chica Realizados Total de Recibos de Caja Entregados / Total de Recibos


114 Liquidez Este tipo de indicadores sirven para establecer la factibilidad o dificultad que presenta una compañía para pagar sus pasivos corrientes al convertir a efectivo sus activos corrientes , es decir que trata de determinar qué pasaría si a la empresa se le exigiera el pago inmediato de todas sus obligaciones en el lapso menor a un año. Solvencia Los indicadores de solvencia tienen como objetivo fundamental medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa, además trata de establecer el riesgo que corren los acreedores y los dueños de la compañía y la conveniencia o inconveniencia del endeudamiento. Gestión Estos indicadores tienen por objetivo medir la eficiencia con la cual las empresas utilizan sus recursos. De esta forma miden el nivel de rotación de los componentes del activo, el grado de recuperación de los créditos y del pago de las obligaciones, entre otras. Rentabilidad Los indicadores de rentabilidad se encargan de medir la efectividad de la administración de la empresa para controlar sus costos y sus gastos, permitiendo esto convertir las ventas en utilidades.

Propuestos Los indicadores propuestos se encargarán de medir el uso y efectividad de los documentos propuestos, permitiendo con esto analizar la aceptación de los mismos por la empresa.


115

5.3. CONCLUSIONES 

Después de emplear las diferentes herramientas para evaluar el control interno como narrativas, flujogramas de los proceso existentes y cuestionarios, se llegó a la conclusión que la empresa no aplica procedimientos de manera segura, lo que conlleva a que la información no sea revelada de manera confiable y veraz.

En la evaluación de riesgos realizada a los diferentes departamentos de la empresa Radio Majestad FM, se identificó que el nivel de confianza del proceso financiero es bajo, debido a la carencia de normas, políticas y procedimientos, los cuales no se encuentran adecuadamente establecidas y ordenadas, ocasionando esto distorsión en la información financiera.

Radio Majestad FM, no evalúa procedimientos de control financiero al momento de la toma de decisiones, debido a la falta de personal capacitado, lo que provoca en muchas ocasiones que la entidad ponga en riesgo su supervivencia y su estadía en el mercado de servicios.

Se identificó la inexistencia de un manual de políticas y procedimientos, organigrama organizacional y funcional donde se establezcan y se den a conocer los niveles jerárquicos y los canales de comunicación de cada uno de los miembros de la entidad, ocasionando esto confusión e incumplimiento de metas propuestas de la empresa.


116

5.4. RECOMENDACIONES Para el Sr Gerente General de Radio Majestad FM: 

Difundir cada una de las políticas y procedimientos especificados en este trabajo de titulación, ya que ayudara a mejorar las relaciones existentes, el clima laboral y la comunicación de los miembros de la entidad.

Establecer controles que permitan elevar el nivel de confianza que posee la empresa, logrando así el adecuado cumplimiento y funcionamiento de las actividades de cada área, permitiendo tomar decisiones adecuadas y oportunas.

Realizar procedimientos de control financiero una vez al año para reducir las contingencias en el área contable – financiera, logrando así contar con información que permita tomar decisiones acertadas en beneficio de la empresa y contribuir en su estabilidad en el mercado de servicios.

Implementar el presente trabajo de titulación para mejorar el control interno con la finalidad de ser más eficientes en uso de recursos, minimizando así los riesgos que afecten el normal funcionamiento de la empresa, permitiendo así continuar en el mercado y cumplir con los objetivos propuestos.


117

LISTA DE REFERENCIAS Bibliografía Arens, A. (2007). Auditoría un Enfoque Integral. México: Person Educación. Bateman, T., & Snell, S. (2009). Adminostración liderazgo y colaboración en un mundo competitivo. México: Mc. Graw Hill. Bernal Torres, C. A. (2010). Metodología de la Investigación . Colombia : Pearson Educación. Blanco, Y. (2012). Auditoría Integral normas y procedimientos . Colombia: Ecoe Ediciones Bosch, M. (2013). Planificación de la Auditoría . España: Ic Editorial. Bravo, M. (2012). Contabilidad General. Ecuador : Editora Escobar. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes. Colombia: Ecoe Ediciones. Estupiñán, R. (2011). Administración de riesgos E.R.M y la auditoría interna. Colombia: Ecoe Ediciones. Estupiñán, R. (2010). Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Colombia: Ecoe Ediciones. Fierro , A. (2012). Contabilidad General. Colombia : Ecoe Ediciones . Franklin, B. (2013). Auditoría Administrativa Evolución y Diagnóstico Empresarial. México : Pearson Education. Gómez , C., Mora, J., Hernández , A. M., Hernández, D., Hernández, V., Petersson, M., . . . Carrera, F. (2012). Manual de Investigación. Ambato: Mendieta . Hellriegel, S. (2012). Administración un enfoque basado en Competencias . México : Cengage Learning. Hernández , S. (2012). Administración, teoria, procesos, áreas funcionales y estrategias para la Competitividad. México: Mc. Graw Hill. Hernández Sampieri , R., Fernández Collado, C., & Baptista Lucio, M. d. (2010). Metodología de Investigación. México: Mc Graw Hill.


118 Mantilla , S. (2012). Control Interno Informe COSO. Bogotá : Ecoe Ediciones . Mendivil, V. (2010). Elementos de la Auditoría . España: Corporativo Santa Fe. Montaño, E. (2013). Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría Fiscal. Colombia : Programa Editorial Universidad del Valle. Munch, L. (2012). Fundamentos de Administración . México : Trillas . Ortiz, H. (2011). Análisis Financiero aplicado y principios de la Administración Financiera . Colombia : Nomos Impresores. Rodríguez , J. (2012). Control Interno un efectivo sitema para la Empresa. México: Trillas. Rodríguez, J. (2014). Auditoría Administrativa. México: Trillas. Rodríguez , L. (2012). Análisis de Estados Financieros un Enfoque en la toma de desiciones . México: Mc. Graw Hill. Santillana, J. (2013). Auditoría Interna. México : Pearson Educación. Segovia, A., Herrador, T., & San Segundo, A. (2011). Teoría de la auditoría financiera. España: Ediciones Académicas, S.A. Schermerhorn, J. (2010). Administración. México: Limusa. Valarino, E. (2012). Metodología de la Investigación Paso a Paso. México: Trillas. Whittington, R. &. (2007). Principios de auditoría (Decimo cuarta ed.). México: Mc Graw Hill Interamericana Zapata , P. (2012). Contabilidad General con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Colombia : Mc Graw Hill.


119

GLOSARIO -

Cualitativo: Se emplea para nombrar a aquello vinculado a la cualidad (el modo de ser o las propiedades de algo). Por lo tanto, está orientado a revelar cuáles son las características de alguna cosa. De este modo, lo cualitativo se centra en la calidad, a diferencia de lo cuantitativo que está enfocado a las cantidades.

-

Cuantitativo: Está vinculado a la cantidad. Hace referencia a una cuantía, una magnitud, una

porción

o

un

número

de

cosas.

Lo

cuantitativo,

por

lo

tanto,

presenta información sobre una cierta cantidad. -

Directrices: Una directriz es una norma o una instrucción que se tiene en cuenta para realizar una cosa. También se trata de aquello que fija cómo se producirá algo. Las directrices, por lo tanto, sientan las bases para el desarrollo de una actividad o de un proyecto.

-

Factible: Se emplea para indicar una posibilidad de poder hacer algo

-

Flujograma: Un Flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el Flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

-

Frecuencia: Permite hacer referencia a la cantidad de veces que un proceso periódico se repite por unidad de tiempo.

-

Hipótesis: Es algo que se supone y a lo que se le otorga un cierto grado de posibilidad para extraer de ello un efecto o una consecuencia. Su validez depende del sometimiento a varias pruebas, partiendo de las teorías elaboradas.

-

Interrelación: Es un vocablo que describe una acción que se desarrolla de modo recíproco entre dos o más organismos, objetos, agentes, unidades, sistemas, fuerzas o funciones.


120 -

Litigio: Un Litigio es un proceso judicial, una discusión legal que está regida por todas las normas y condiciones que se deben respetar frente a un órgano judicial superior.

-

Optimización: Optimización es la acción y efecto de optimizar. Este verbo hace referencia a buscar la mejor manera de realizar una actividad.

-

Sobrevalorados: Referido a un activo financiero, supone el darle un valor superior al que merece aplicando un análisis fundamental, o sea, basado en datos meramente económicos.

-

Subutilización: Corresponde a la existencia de algo con un fin determinado pero que no se utiliza, es decir, se mantiene ahí innecesariamente sin que muestre resultados.

-

Subvalorados: Dar o atribuir a una cosa menos valor o importancia de la que en realidad tiene.


121

ANEXOS

ANEXOS


122 Anexo N° 1. RUC de la Empresa


123


124


125 Anexo N° 2. Carta de certificación


126

Anexo N° 3. Entrevista – Gerente General


127


128 Anexo N° 4. Encuesta empleados

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO INVESTIGACIÓN APLICADA III ENCUESTA – EMPLEADOS OBJETIVO: Evaluar el control interno existente en el área de EMPLEADOS, en la empresa Radio Majestad FM para el año 2015, con la finalidad de identificar los riesgos existentes en la empresa. 1. ¿Conoce usted si la empresa posee un código de ética vigente? Sí

No

2. ¿Conoce usted si la empresa posee una estructura organizacional y funcional clara y de conocimiento general? Sí

No

3. ¿Existe en la empresa una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad? Sí

No

4. ¿En la empresa existen manuales de políticas, funciones e instrucciones operativas para cada uno de sus empleados? Sí

No

5. ¿Cree usted que los conocimientos y destrezas del personal se ajustan a las necesidades de la empresa? Sí

No

6. ¿Conoce usted si la entidad cuenta con un análisis de riesgo? Sí

No

7. ¿Cree usted que existe una adecuada segregación de funciones en la empresa? Sí

No

8. ¿Los empleados cumplen con todas las funciones encomendadas por la gerencia? Sí

No


129 9. ¿La gerencia se encarga de la capacitación del personal? Sí

No

10. ¿La gerencia recibe informes acerca del cumplimento de la función de los empleados al menos una vez al año? Sí

No

11. ¿Existe en la empresa una persona que se encargue de verificar que los empleados cumplan con cada una de las funciones encomendadas? Sí

No

12. ¿Cómo calificaría usted al Control Interno existente en la empresa? Bueno

Regular

¡¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!!

Malo


130 Anexo N° 5. Encuesta - Proveedores

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO INVESTIGACIÓN APLICADA III ENCUESTA – PROVEEDORES OBJETIVO: Evaluar el control interno existente en el área de PROVEEDORES, en la empresa Radio Majestad FM para el año 2015, con la finalidad de identificar los riesgos existentes en la empresa. 1. ¿Mantiene usted una relación de prestación de bienes o servicios con Radio Majestad FM? Sí

No

2. ¿Usted tiene identificados los tipos de prestación de bienes o servicios que mantiene con Radio Majestad FM? Sí

No

3. ¿Conoce usted si la empresa Radio Majestad FM posee manuales o políticas respecto al manejo de sus proveedores? Sí

No

4. ¿Conoce usted si la empresa Radio Majestad FM cotiza con otros proveedores antes de realizar una compra? Sí

No

5. ¿La información dentro del proceso de compra es formal? Sí

No

6. ¿Conoce usted si Radio Majestad FM tiene establecido políticas de pago para proveedores? Sí

No

7. ¿En su empresa, Radio Majestad FM cuenta con crédito personal o documental? Sí

No

8. ¿Los pagos realizados por Radio Majestad FM son en efectivo? Sí

No


131 9. ¿Usted ha tenido problemas con la conciliación de saldos pendientes con la empresa Radio Majestad FM? Sí

No

10. ¿Existe un documento que confirme y respalde las relaciones comerciales efectuadas entre la Empresa Radio Majestad FM y sus proveedores? Sí

No

¡¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!!


132 Anexo N° 6. Encuesta clientes

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO INVESTIGACIÓN APLICADA III ENCUESTA – CLIENTES OBJETIVO: Evaluar el control interno existente en el área de CLIENTES, en la empresa Radio Majestad FM para el año 2015, con la finalidad de identificar los riesgos existentes en la empresa. 1. ¿Conoce usted la estructura organizacional de Radio Majestad FM? Sí

No

2. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos que tiene la empresa? Sí

No

3. ¿Mantiene relaciones comerciales con Radio Majestad FM? Sí No 4. ¿Es usted un cliente frecuente de Radio Majestad FM? Sí

No

5. ¿Conoce usted si Radio Majestad FM cuenta con un manual de procedimientos de cobro? Sí No 6. ¿Ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos pendientes con Radio Majestad FM? Sí

No

7. ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza? Sí

No

8. ¿Radio Majestad FM, remite o entrega facturas, por los pagos realizados? Sí

No

9. ¿Los pagos son realizados respetando los acuerdos entre la empresa y el cliente? Sí

No

10. ¿Radio Majestad FM, le ha llamado la atención por algún retraso en pagos? Sí

No

¡¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!!


133 Anexo N° 7. Cuestionario de control interno – Remuneración


134


135 Anexo N° 8. Cuestionario de control interno - Venta, CrÊdito y Cobranza


136


137

Anexo N° 9. Cuestionario de control interno - Caja chica y Bancos


138


139 Anexo N° 10. Cuestionario de control interno - Compras y Proveedores


140


141

Propuesta de evaluación del sistema de control interno contable para la mejora del proceso f  
Propuesta de evaluación del sistema de control interno contable para la mejora del proceso f  

ECAC - ICA / 2016

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