EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA METALCONS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA METALCONS, PERÍODO 2020

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Laguatagsi Constante Katherin Jazmin

Dirección: García Zambrano Ximena Leticia, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA METALCONS, PERÍODO 2020

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Laguatagsi Constante Katherin Jazmin

Revisado por:

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

________________________

Ugando Peñate Mikel, Dr. CALIFICADOR

________________________

Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. CALIFICADOR

________________________

Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. COORDINADOR

________________________

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Laguatagsi Constante Katherin Jazmin, portadora de la cédula de ciudadanía 1722563044, que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente, declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías a la directora del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

________________________ Laguatagsi Constante Katherin Jazmin Cl.1722563044

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INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO

Cano de la Cruz Yullio, Mg. Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad de director del Trabajo de Titulación del Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría CPA titulado: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA METALCONS, PERIODO 2020, realizado por la estudiante: Laguatagsi Constante Katherin Jazmin con cédula de ciudadanía Nº 1722563044 previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente Trabajo de Titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y al formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 17/03/2022.

Atentamente,

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. Profesora Titular Auxiliar I

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RESUMEN En el presente trabajo de titulación, se diseñó un sistema de control de inventarios en la empresa Metalcons, dedicada a la distribución de materiales pesados en la construcción ubicada en la cuidad de Santo Domingo. Está conformada por seis partes, la introducción donde se realizó una guía para direccionar al proyecto, luego se realizó la revisión literaria donde se encuentran términos relacionados con el tema de la investigación; en el tercer apartado se detalla la metodología empleada tiene un enfoque mixto, diseño cualitativo y cuantitativo. Para esto se recogió información a través de técnicas como la recolección de datos, entrevistas y cuestionarios. Estas fueron aplicadas a los clientes interno como son el gerente, trabajadores, distribuidores y contadora externa, personal encargado del funcionamiento de la empresa. Los resultados de la investigación se podrán encontrar en el cuarto punto, el cual estará sustentado con papeles de trabajo, según las necesidades de cada objetivo. El punto número cinco es la discusión se detallan los hallazgos encontrados en el desarrollo del proceso de la auditoría, por último, el sexto apartado se realizó las conclusiones y recomendaciones, es un análisis de los hallazgos encontrados a lo largo de los procesos de investigación, en el que se elaboraron recomendaciones para anticiparse a eventualidades o reducir deficiencias.

Palabras clave: inventario, control, evaluación, gestión, proceso.

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ABSTRACT In the present titling work, an inventory control system was designed in the Metalcons company, dedicated to the distribution of heavy materials in construction located in the Santo Domingo city. It is made up of six parts, the introduction where a guide was made to direct the project, then the literary review was carried out where terms related to the research topic are found; The third section details the methodology used, it has a mixed approach, qualitative and quantitative design. For this, information was collected through techniques such as data collection, interviews and questionnaires. These were applied to internal clients such as the manager, workers, distributors and external accountant, personnel in charge of the operation of the company. The results of the investigation can be found in the fourth point, which will be supported by working papers, according to the needs of each objective. The fifth point is the discussion, the findings found in the development of the audit process are detailed, finally, the sixth section contains the conclusions and recommendations, it is an analysis of the findings found throughout the investigation processes, in which recommendations were made to anticipate eventualities or reduce deficiencies.

Keywords: inventory, control, evaluation, management, process.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 10 Antecedentes ........................................................................................................... 10 Planteamiento y delimitación del problema............................................................... 11 Preguntas de investigación....................................................................................... 12 Justificación .............................................................................................................. 12 Objetivos de investigación ........................................................................................ 13 Objetivo general ....................................................................................................... 13 Objetivos específicos................................................................................................ 13

2.

REVISIÓN DE LA LITERATURA ................................................................................ 15 Auditoría ................................................................................................................... 15

2.1.1. Origen y antecedentes de la auditoría ....................................................................... 15 2.1.2. Definición .................................................................................................................. 15 2.1.3. Principios Generales de la Auditoría.......................................................................... 15 Tipos de Auditoría .................................................................................................... 16 2.2.1. Auditoría Externa....................................................................................................... 16 2.2.2. Auditoría Interna ........................................................................................................ 17 2.2.3. Auditoría Financiera .................................................................................................. 17 2.2.4. Auditoría de Gestión .................................................................................................. 17 2.2.5. Auditoría Forense ...................................................................................................... 17 2.2.6. Auditoría ambiental ................................................................................................... 18 2.2.7. Auditoria Informática ................................................................................................. 18 2.2.8. Auditoría de Obras Publicas ...................................................................................... 18 2.2.9. Exámenes Especiales ............................................................................................... 18 Control Interno.......................................................................................................... 18 2.3.1. Definición .................................................................................................................. 18 Objetivos del Control Interno .................................................................................... 19

8 Importancia del Control Interno ................................................................................ 20 2.5.1. Componentes del sistema de control ........................................................................ 20 2.5.2. Supervisión o monitoreo ........................................................................................... 21 El modelo COCO ...................................................................................................... 21 Inventarios................................................................................................................ 22 2.7.1. Definición .................................................................................................................. 22 2.7.2. Alcance ..................................................................................................................... 22 2.7.3. Criterios de elaboración de inventarios ...................................................................... 23 Clases de Inventarios ................................................................................................ 23 2.8.1. Materias primas ......................................................................................................... 24 2.8.2. Materias en proceso .................................................................................................. 24 2.8.3. Productos terminados................................................................................................ 24 2.8.4. Materiales y Suministros ........................................................................................... 24 Componentes de un modelo de inventarios ............................................................... 24 2.9.1. Costos

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2.9.2. Demanda................................................................................................................... 24 2.9.3. Tiempo de anticipación.............................................................................................. 24 Métodos para el control de inventario ........................................................................ 25 2.10.1. Revisión periódica ................................................................................................... 25 2.10.2. Revisión continua o por cantidad fija ....................................................................... 25 El Sistema ABC ......................................................................................................... 25 2.11.1. Características del sistema de costeo ABC ............................................................. 26 Costos incluidos en los modelos de inventarios ......................................................... 26 2.12.1. Costo de mantenimiento.......................................................................................... 26 2.12.2. Costo de penalización ............................................................................................. 26 Modelos de Gestión de Inventarios ............................................................................ 26 2.13.1. Modelo determinista ................................................................................................ 26 2.13.2. Modelo no determinista ........................................................................................... 27

9 2.13.3. Administración de inventarios .................................................................................. 27 Importancia ................................................................................................................ 27 Método de evaluación de inventario .......................................................................... 28 2.15.1. Método 1: Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS) ......................................... 28 Costos que se incluyen en los inventarios ................................................................ 30 3.

METODOLOGÍA ......................................................................................................... 31 Enfoque y tipo de investigación ................................................................................ 31 Unidades de análisis ................................................................................................ 31 Técnicas e instrumentos de investigación ................................................................ 31

3.3.1. Entrevista ................................................................................................................. 31 3.3.2. Encuesta ................................................................................................................... 32 3.3.3. Observación .............................................................................................................. 32 Técnicas de análisis de datos ..................................................................................... 33 4.

RESULTADOS ........................................................................................................... 34 Análisis de los resultados de los instrumentos aplicados a los actores internos y

externos .............................................................................................................................. 34 Levantar información acerca de los procesos de compra, venta y almacenamiento. 35 Elaborar los programas de auditoría e identificar las áreas de riesgo que provoquen el funcionamiento deficiente de la gestión en los inventarios. ............................................. 36 Informar a la gerencia sobre los resultados obtenidos en la evaluación que contribuya a la toma de decisiones. ..................................................................................................... 38 5.

DISCUSIÓN ................................................................................................................ 39

6.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 41

7.

REFERENCIAS .......................................................................................................... 43

8.

ANEXOS ..................................................................................................................... 45

10

1. INTRODUCCIÓN Antecedentes La gestión de inventarios estará relacionada con la administración y la contabilidad de costos, en el registro, compra y salida del material que se usa dentro de la empresa, por motivo que de esto dependerá el buen manejo y control que se tenga sobre los mismos. El control de inventarios facilitará a la empresa a tomar mejores decisiones y así poder obtener una información financiera fiable sobre sus ingresos. El presente trabajo de titulación estará orientado a la evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa “Metalcons”, dedicada a la comercialización de materiales para la construcción.

Se ha tomado como referencia el siguiente antecedente, Zúñiga (2015) en sus tesis” El control interno y su influencia en la gestión de inventarios de las empresas del Perú: caso de la empresa comercial INAFE S.A.C”, la problemática de esta empresa radica en la ineficiencia del personal como en las normas establecidas para la recepción del material, riesgos referentes a la información financiera y en los sistemas de información defectuosos.

Se determinó planes de mejora que ayudaron al sistema general dentro de la empresa con la gestión de los inventarios.

Una polémica similar abordó Onofre (2016), cuyo estudio presentó un diagnóstico sobre los inventarios los cuales no contaban con procedimientos definidos ni nomas de control interno en la administración de los productos, y esto afectaba a la rotación y control.

Como resultado influía en la gestión de recursos financieros relacionados con la mercadería, resaltando así la importancia de intervenir en los procedimientos, políticas y planificación. Se implementó un plan de mejora en la bodega a través de un sistema.

En el año (2016) en Guayaquil, Moreta y López, desarrollo una investigación en el control interno para los inventarios en esta se manifiesta que el procedimiento para la recepción y manipulación de los productos no cuenta con procedimientos específicos, el personal se encuentra en varias ocasiones desmotivado o desconcertado y como resultado

11 no mantiene el control de inventarios. Al aplicar los procedimientos se impedirá la acumulación de existencias en exceso, deterioro y caída en desuso de mercadería, por motivo se podrá evaluar la gestión real en el manejo del inventario.

Una última investigación que ayudo la implementación de control interno y gestión de inventario fue realizada por Imbaquingo (2017) menciona que el sistema de control de inventarios que este implementa no se lo ejecuta de la mejor manera por el ingreso y egreso de la mercancía a la bodega, por motivo de que no se encuentra correctamente registrada. El autor determino que es importante implementar políticas y procesos los cuales fueron beneficiosos para la administración del inventario y las cuentas de materiales.

Planteamiento y delimitación del problema La gestión de inventarios está relacionada con la administración y la contabilidad de costos, en el registro, compra y salida del material que se usa dentro de la empresa, por motivo que de esto dependerá el buen manejo y control que se tenga sobre los mismos. El control de inventarios facilitará a la empresa a tomar mejores decisiones y así poder obtener una información financiera fiable sobre sus ingresos.

De acuerdo con la NIC 2 Inventarios, trata sobre la contabilidad de los inventarios es la cantidad del costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. La norma determina el costo, el gasto del período, el deterioro de rebaje y el importe en libros al valor neto realizable en conjunto con la guía práctica para el caso. (Normas Internacionales de Contabilidad, 2019) La Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 13, el objetivo de la sección es prescribir el tratamiento contable de los inventarios además de las exigencias informativas. Un tema fundamental en la contabilización de inventarios es el importe del costo que debe reconocerse como un activo y diferirse hasta que dichos costos se carguen a los resultados (por lo general cuando se reconocen los ingresos correspondientes).

Proporciona una guía sobre las fórmulas de cálculo de costo que se utilizan para medir los

12 costos incurridos para dar a los inventarios su condición y ubicación actuales. (Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes, 2010) Preguntas de investigación Al finalizar el proyecto este puede ser utilizado como fuente de consulta para futuras consultas o investigaciones para empresarios y estudiantes universitarios de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo y de otras universidades, que las temáticas sean similares en sus trabajos de investigación. Se determinó la formulación del problema de la investigación: ¿Cómo la implementación de un sistema de gestión de inventarios influirá en la rentabilidad de la empresa Metalcons?

Sistematización del problema a través de preguntas: ¿Cómo instaurar un análisis dentro de los procedimientos que conlleva el control del inventario? ¿Cómo se puede determinar las deficiencias que existen dentro de la gestión de inventarios? ¿De qué manera se podrá indicar la razonabilidad que tiene el sistema de control interno de la gestión de inventarios?

Justificación El Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021, en el objetivo cinco “Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria, incrementar la productividad, agregar valor, innovar y ser más competitivo, se requiere investigación e innovación para la producción, transferencia tecnológica, pertinencia productiva y laboral de la oferta académica, junto con la profesionalización de la población, mecanismos de protección de propiedad intelectual y de

13 la inversión en mecanización, industrialización e infraestructura productiva” (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Senplades 2017, p.80).

El Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2030 de la cuidad de Santo Domingo de los Tsáchilas en el eje 2 “Desarrollo económico”, con el objetivo estratégico N° 4 que determina “Fomentar el desarrollo económico” en él se ganaran condiciones favorables a través de estrategias para el desarrollo de alternativas productivas basadas en el aprovechamiento productivo, hídrico, forestal, turístico y comercial. (Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo de los Tsáchilas, 2015) Objetivos de investigación Según Mejía y Miranda (2017), la gestión de inventario está relacionada la administración y control del manejo, por la recepción y entrega de la mercancía. Esto incluye monitorear constantemente el movimiento de los productos, determinando de manera oportuna cuando se debe hacer una reposición o compra de la mercancía, cuando debe ser rotada, entre otros aspectos de importancia Al finalizar el proyecto este puede ser utilizado como fuente de consulta para futuras consultas o investigaciones para empresarios y estudiantes universitarios de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo y de otras universidades, que las temáticas sean similares en sus trabajos de investigación. Se determinó la formulación del problema de la investigación: Objetivo general Evaluar al sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa Metalcons, año 2021.

Objetivos específicos Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos.

14 Levantar información acerca de los procesos de compra, venta y almacenamiento.

Elaborar los programas de auditoría e identificar las áreas de riesgo que provoquen el funcionamiento deficiente de la gestión en los inventarios Informar a la gerencia sobre los resultados obtenidos en la evaluación que contribuya a la toma de decisiones.

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2. REVISIÓN DE LA LITERATURA Auditoría 2.1.1. Origen y antecedentes de la auditoría Según Label, Ledesma y Alf (2016), “Se entenderá por auditoria de los estados financieros la actividad realizada por una persona cualificada e independiente, consiste en analizar, mediante la utilización de las técnicas de revisión y verificación idóneas, y que tiene como co- financiera deducida de los documentos contables examinados y que tiene como objetivo la emisión de un informe dirigido al poner en manifiesto su opinión responsable sobre la fiabilidad de la citada información con el fin de conocer y valorar la información” pág. 165 La actividad de auditoría de estados financieros tendrá necesariamente que ser realizada por un autor de estados financieros, mediante la emisión del correspondiente informe y su ejecución a los requisitos y formalidades establecidas en la ley reglamentaria de la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones.

2.1.2. Definición Label, Wayne A. León Ledesma, Javier De Ramos Arriagada, Ramón Alfonso (2016), en su libro definen a la auditoría como la actividad realizada por una persona cualificada e independiente, que consiste en analizar, mediante la utilización de las técnicas de revisión y verificación idóneas, la información económico- financiero que se expresará en documentos contables.

2.1.3. Principios Generales de la Auditoría Según Maldonado, 2017, los principios generales que el auditor debe manejar al momento de realizar una auditoria son:

16 Independencia Determina el carácter personal del profesional, el cual está implicado la actividad mental de parcialidad y de objetividad en la posesión de contador exige en la acción de las labores de la auditoría, tanto como a los auditores externos o independientes a los auditores internos.

Integridad La integridad juega un papel importante dentro del proceso de la auditoria por que se requiere de un profesional en quien se pueda confiar documentos de suma importancia para la empresa y que maneje debidamente esta información para mejoras de la misma, que tenga honestidad y honradez por sí misma y por sus acciones. El auditor tendrá que ser un persona imparcial y confidencial.

Objetividad Los auditores como norma profesional deben transmitir confianza en cada uno de los procesos de la auditoria, se debe transmitir información verás en la evaluación y comunicaron verídica de la situación actual de la entidad. Se debe realizar un examen donde se demuestre que el auditor está apto para manejar situaciones relevantes y tiene un juicio formado para dejarse influir de indebidamente por su interés o por terceros.

Tipos de Auditoría Se desarrollan diferentes tipos de auditoria los cuales determinan la función según el punto de vista de la contabilidad. Por motivo que el mundo empresarial se desarrolla más, tanto en globalización (Maldonado,2017) como en lo tecnológico se establece la siguiente clasificación: 2.2.1. Auditoría Externa Los auditores evalúan los procesos que tiene una empresa, en lo contable como son los estados financieros y libros contables para verificar el correcto proceso y ver si se

17 cumple con su marco normativo. Los profesionales auditores que realicen este trabajo deberán ser externos a la empresa con la finalidad de exigir razonabilidad y autenticidad en los informes que se entregaran.

2.2.2. Auditoría Interna La auditoría interna está enfocada en examinar y evaluar los procedimientos que se realizan dentro de la empresa, la cual ayuda al mejoramiento del desarrollo y el cumplimiento de las metas de la organización. Será realizada por un consejo liderada por el director ejecutivo de auditoría donde se determinarán las tareas autoridad e independencia según el estatuto del comité.

2.2.3. Auditoría Financiera Es un examen sistemático, profesional e independiente de los estados financieros, los registros y las operaciones, realizados por un auditor independiente con posterioridad a su ejecución, con el fin de determinar el grado de razonabilidad con que se presentan los estados financieros, tomados en conjunto y si los mismos se hallan realizados de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y emitir el correspondiente dictamen profesional 2.2.4. Auditoría de Gestión Es un examen que se realiza de forma personal e independiente de las actividades de la empresa o de un segmento estipulado de las mismas en relación con los objetivos específicos, con la finalidad de evaluar el comportamiento, y determinar las oportunidades a mejorar, como recomendaciones para favorecer la eficacia y eficiencia previstos por el ente.

2.2.5. Auditoría Forense Cuando se detectan fraudes significativos dentro de los labora de la auditoría (financiera, de gestión, informática, tributaria, ambiental, gubernamental) se debe investigar o no, siempre y cuando se detecte fraude, el entorno donde fue cometido y la legislación aplicable en el desarrollo de las funciones públicas y privadas. También se puede realizar algún tipo de investigación por medios de denuncias realizadas hacia la organización.

18 2.2.6. Auditoría ambiental Estas auditorías se rigen según a las normas ISO 14001 de gestión ambiental. La auditoría ambiental consiste en recopilar información relevante sobre la empresa para controlar, planificar y rectificar actividades que perjudiquen al medioambiente Determinan procedimientos, aprobación de estudios y evaluaciones de impacto ambiental.

2.2.7. Auditoria Informática Consiste en recolectar información sobre un sistema informático que guarde información sobre los activos que la organización y determinar que este mantenga con integridad datos cumpliendo con las leyes, mandatos de la empresa.

2.2.8. Auditoría de Obras Publicas La auditoría de obras públicas estará enfocada en la administración de las obras que se realicen en los establecimientos que sea parte del estado, en lo que se conciernen al manejo del personal, eficiencia en los sistemas de manteniendo y los resultados que se hayan determinado en el proyecto. Para ello se tomará en cuenta el cumplimiento con las cláusulas que se presentó al inicio de la construcción.

2.2.9. Exámenes Especiales Los exámenes que se realizan en la auditoria tiene como objetivo verificar y evaluar aspectos operativa y medio ambiental. Podrán ejercitarse adicionalmente auditorias informáticas, tributaria, calidad, sociales, medias y legales. Estas serán limitadas por una parte de las actividades relativas a la gestión financiera y administrativa.

Control Interno 2.3.1. Definición Según Estupiñán (2015) “el control interno comprenderá el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estarán debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la

19 entidad se desarrolle eficazmente según las directrices marcadas por la administración”. (p.19) Para ello se deberá tomar en cuenta los siguientes conceptos: Efectividad y eficiencia de las operaciones en esta categoría está enfocada con los objetivos de la organización el cual incluye el desempeño de rentabilidad y salvaguarda de recursos. Por motivos que la efectividad y eficiencia en los procesos determina el buen funcionamiento de la organización.

Confiabilidad de la información financiera está enfocada en la realización de los estados financieros requiere de proyecciones dignos de confianza a ello hace referencia a la información de ganancias por distribuir, reportadas públicamente. Según los informes que se entregan se señalara en la situación que este la empresa según lo financiero y económico.

Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables a las organizaciones sujetas a las leyes y regulaciones las cuales deben cumplir. Estas estarán obligadas a llevar el régimen que se imponga en el país donde se encuentre ubicada. La importancia de acatar leyes está relacionada con la organización de las políticas de mercado, lo cual es beneficioso para la economía de los países.

Objetivos del Control Interno El control interno se estructura e implementa para prevenir y tratar los riesgos de negocio y de fraude que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera. (Maldonado, 2017) Los principales objetivos son: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes que conforman la institución.



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos

20 

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados dentro del tiempo establecido por la administración de la empresa.

La relación de cada uno de los objetivos está vinculada con la mejora continua de la empresa esto creara mejores en el control. Mantilla (2018), afirma: “Tienen en común que lo importante es asegurar, de manera razonable, el logro de objetivos que la organización se propone cumplir y que el control interno es principalmente tarea de los directivos principales. El “tono desde lo alto” es, posiblemente, el eje integrador de estos criterios de control” (p.4). Los objetivos deben estar relacionados entre sí para cumplir su meta.

Importancia del Control Interno El control interno se considera una herramienta imprescindible para el funcionamiento de las operaciones una entidad ya sea privado o público, con o sin fines de lucro, siendo la base para disminuir los riesgos en las actividades y operaciones que desarrolle la entidad, que afectan el funcionamiento y las ponen riesgo. Reconocer las fallas dentro de los procesos nos permitirá optimizar los recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, logrando mejores niveles de productividad.

2.5.1. Componentes del sistema de control Dentro de los componentes del sistema de control constan de cinco aspectos importantes que están relacionados con la gestión administrativa de las empresas. Los componentes del control interno son los siguientes: Ambiente de control Este elemento proporciona disciplina en cada uno de sus colaboradores y estructura en la mejora de cada uno de los procesos, en función con la integridad y la competencia del personal en la organización.

Evaluación de riesgos

21 Es necesario que la entidad realice actividades o programas de cuidado los cómo es un proceso lógico, sistemático, documentado y que puede ser implementado dentro de los objetivos para alcanzar el propósito de determinar la gestión indicada de la actividad (Solarte, Enríquez, & Benavides, 2015).

Actividades de control Las actividades de control engloban las políticas y procedimientos que realiza la organización, estas sirven para direccionar el problema y la determinación de los objetivos que tiene una entidad las cual le beneficiará.

Información y comunicación Este complemento tiene como finalidad de disponer la información en menos tiempo lo cual le permite al personal cumplir con las obligaciones y verificar la veracidad y fiabilidad en dicha información. La empresa debe tener sistemas de información que respalden los datos producidos dentro de ella. Estos pueden ser informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control (Hernández, 2016).

2.5.2. Supervisión o monitoreo La supervisión o monitoreo es una actividad que se realiza por gran importancia, ya que el control interno no da fe en que se pueda garantizar el buen funcionamiento de la entidad, por motivo que pueden llegar a ser muy extensa y tediosa la información o registros que haya dentro de ella. (Rebaza & Santos, 2015).

El modelo COCO Según Estupiñán (2015), se da conocer por el Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA), lo diseñaron a través de criterios y alineamientos generales sobre el control. Los encargados de diseñar fue el grupo llamado “The Criteria of Control Board”, lo emitieron con las siglas COCO. Este modelo plantea que cualquiera persona que esté

22 dentro de la organización pueda evaluar, modificar o evaluar el control. Este modelo consta de cuatro etapas que conllevan 20 criterios generales, según el ciclo lógico de las acciones a ejecutar para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Inventarios 2.7.1. Definición Los inventarios representan el almacenamiento de insumos directos e indirectos y/o productos terminados a la espera de consumirse en el proceso de producción, servicios, mantenimiento y venta en un tiempo más o menos cercano, el objetivo es abastecer en el momento oportuno, en la cantidad suficiente, con la calidad requerida y la financiación adecuada, las demandas originadas por el proceso de producción o por la comercialización del producto. (Trujillo, Rodríguez, Figueredo, Molina & Mayedo, 2017) Según Antonia Cruz Fernández (2017), menciona que un inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Los bienes de la empresa se encuentran ordenados y detallados dependiendo de las características del bien que forman parte de la empresa, agrupando los que son similares y valorados, ya que se deben expresar en valor económico para que formen parte del patrimonio de la empresa. (p.

7) 2.7.2. Alcance Según la NIIC 2, el objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.

23 A la hora de llevar el control en inventarios, es importante utilizar métodos que determinen la valuación de la mercadería existente que ayuden al desarrollo de las actividades operativas para establecer costos y separarlo de los gastos incurridos en las actividades.

2.7.3. Criterios de elaboración de inventarios Según Pedro Meana (2017), los criterios de elaboración en los inventarios pueden tener diferencias al crearlos por motivo de ser de diferente rama económica o producto que esta ofrezca como puede ser: Temporal Este sistema estará utilizado en las pequeñas empresas que tengan pocas referencias y unidades, ya que estas no cuentan al día con su stock inventariado, si se requiere saber que productos hay disponibles, el costo de estos productos que tendrá que realizar mediante un conteo al momento. Por lo tanto, no es un sistema confiable por problemas de rotura de stock.

Cíclico o rotativo Este sistema de inventario permite contar con más frecuencia artículos de alta rotación. Tienen una valoración de ABC y se agrupan según su coste y rotación y se puede determinar en qué intervalo este tiene para realizar el recuento del producto. Con este sistema se puede minimizar el capital invertido en mercadería ABC Unidades físicas y demanda En este sistema se tomará en cuenta el número alto de artículos, por ello se determinará el grado de rotación y los costos de venta que resulten más beneficios para la empresa. Se determinará el nivel de atención que se debe prestar a los artículos a través del método ABC. Clases de Inventarios

24 Según la NIIC 2, los inventarios según la denominación de la empresa se establecen en clases como: 2.8.1. Materias primas Son elementos necesarios para realizar el proceso de producción.

2.8.2. Materias en proceso Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso de producción.

2.8.3. Productos terminados Son aquellas materias primas las cuales han sido transformadas y se determinara su cantidad para sí posterior puesta en venta al público.

2.8.4. Materiales y Suministros Estas no están dentro de la parte fundamental del producto terminado, pero son necesarios para la construcción del producto.

Componentes de un modelo de inventarios Según Humberto Salas (2017), dentro de los componentes de un modelo de inventarios se pueden enumerar los siguientes: 2.9.1. Costos Los costos están relacionados con los elementos que se utilizarán a través del proceso, esto determinará el precio del producto creado.

2.9.2. Demanda Está relacionada con el número de unidades que se fabrica y con el pedido o la compra de los artículos. El cual a futuras ventas se va a realizar un conteo de que producto fue más vendido y tener como indicar que articulo demanda más en las ventas.

2.9.3. Tiempo de anticipación

25 Es el momento donde un se realiza el producto o compra del bien y este inicia su proceso de puesto en venta, por lo tanto, termina en la compra por algún usuario.

Métodos para el control de inventario Según (Trujillo, Rodríguez, Figueredo, Molina & Mayedo, 2017), un sistema de inventario puede controlarse de dos formas: 2.10.1. Revisión periódica Se revisa el nivel de inventario de determinados productos cada cierto período fijo de tiempo y de acuerdo con la cantidad disponible se hará o no una nueva solicitud.

2.10.2. Revisión continua o por cantidad fija Se establece un nivel mínimo de inventario, y en cualquier instante en que el número de unidades en inventario llegue a ese nivel mínimo, se realiza un nuevo pedido.

El Sistema ABC Según Guillermo Salas, 2015, el sistema de clasificación ABC es un sistema de clasificación de los productos para fijarles un determinado nivel de control de existencia, para esto se necesita manejar inventarios en tiempo y costos. Esto será necesario para controlar los artículos en el proceso productivo y evitar pérdidas en casa etapa.

Las principales funciones son mantener un registro actualizado de las existencias, en conjunto con el sistema informático y los informes en físico de inventarios. Determinar el número de existencias que hay en bodega y evitar la sobreacumulación de mercadería. La verificación del sistema es un elemento fundamental para que no existan pérdidas o fallas en el inventario.

Realizar informes para determinar la salud de la empresa referente a los inventarios y entregarlos a los responsables como es la dirección y jefe de bodega. Se deberá notificar cualquier novedad a tiempo a gerencia o al personal responsable directo de cada área. Esto mejorara la eficacia en su sistema informático como manual.

26 2.11.1. Características del sistema de costeo ABC Los interesados en esta clase de sistema de costeo deben tener adicionalmente a los concetos tratados, algunas características incipientes. Según Toro (2016), son dos: Grupo de recursos Son aquellos elementos diferenciables en las líneas de producción, cuya cantidad dependerá del giro del negocio de la entidad.

Base de asignación Es el factor denominador financiera a considerar para el cálculo del costeo, este puede ser en base al número de horas trabajadas, o la cantidad de kilómetros recorridos de un vehículo en el departamento de ventas.

Costos incluidos en los modelos de inventarios Guillermo Salas (2015), dentro de los costos involucrados en los modelos de inventarios se mencionan los siguientes: 2.12.1. Costo de mantenimiento El costo de mantenimiento se lo hace referencia cuando se decide arrendar o almacenar mercadería, y por lo tanto se necesita guardias de seguridad, gastos como son agua, luz, teléfono.

2.12.2. Costo de penalización Este costo estará relacionado con la insatisfacción de un cliente cuando en la bodega no cuente con el producto deseado, ya que esto creará perdidas en las ventas. Y por ende los clientes no volverán a comprar por falta de mercancía.

Modelos de Gestión de Inventarios 2.13.1. Modelo determinista

27 Según Carmen Arenal Laza (2020), un modelo determinístico es un modelo matemático donde las mismas entradas producirán invariablemente las mismas salidas, no contemplándose la existencia del azar ni el principio de incertidumbre. La base del modelo es capaz de expresar la forma única la evolución del sistema, ya que el sistema siempre evoluciona. (p.19) Para esto se determinará que “es difícil idear un modelo general de inventarios que tome en cuenta todas las variaciones de los sistemas reales, incluso, aun si puede ser formulado un modelo lo suficientemente general vez no sea posible su resolución analítica” (p.19) 2.13.2. Modelo no determinista Según Carmen Arenal Laza (2020), intervienen factores aleatorios, imposibles de modelar o predecir. Los modelos no deterministas son aquellos que suponen que las ventas reales para un determinado período de tiempo varían aleatoriamente alrededor de un valor medio aproximadamente constante. En estos modelos hay que tomar en cuenta la viabilidad de la demanda durante (p.20) 2.13.3. Administración de inventarios La administración de inventarios maneja el registro, rotación y evaluación según la clasificación y el tipo de negocio de la empresa, ya que a través de todo esto determinar los resultados (utilidades o pérdidas) de una forma razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. (Méndez, 2015) Importancia El inventario es uno de los elementos fundamentales dentro de la empresa que permite saber sobre las existencias del producto. Y por lo tanto permite hacer frente a la competencia, por lo que tendrá que satisfacer siempre a la demanda de su clientela, ya que, si este no está al día, se podrá irse a la competencia y perder dinero en mercancías sino

28 también en calidad de atención. Según Méndez, (2015) el éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. Mantener los costos de abastecimiento a más bajo nivel posible. Mantener un nivel adecuado de inventario, satisfacer la demanda y recurrir a la informática.

Método de evaluación de inventario 2.15.1. Método 1: Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS) El método de PEPS, primeros en entrar, primeros en salir hace referencia se determina que los inventarios entran y salen de la empresa según las venta y compras que esta tenga es decir los primeros en entrar, serán los primeros en salir de mercadería esto se hace para que los inventarios no sean obsoletos por lo tanto sean más eficientes y eficaces.

Ventaja (Mendoza Roca & Ortiz Tovar, 2016, pág. 216) afirma que el método tomo como base la corriente física de las operaciones de compraventa de las mercancías, aunque el manejo físico de las mismas no debe considerarse necesariamente en la valuación de los inventarios.

Desventaja (Mendoza Roca & Ortiz Tovar, 2016, pág. 216), no cumple con el principio del periodo contable o acumulación, en cuento al enfrentamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes.

Método 2: Últimos en entrar, primeros en salir (UEPS)

29 El método de últimos en entrar y primero en salir (UEPS), esto hace que las compras realizadas por la empresa, estará bajo el sistema de inventario continuo como las ventas, si la empresa hace compras y estas son las primeras realizadas serán las primeras en salir en una venta. Las empresas utilizan este método donde el precio se incremente y el periodo sea mayor.

Ventajas Según Mendoza & Ortiz (2016), la valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto al que se refiere al momento que este se ponga en venta. (p.217) Desventajas Según Mendoza & Ortiz (2016), este método no se basa en la corriente de los artículos, sino en los precios, sin importar el aspecto que este tenga, pues los métodos de valuación no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancías. (pag.217) Método 3: Promedio ponderado El método promedio ponderado no siempre toma en cuenta las unidades adquiridas para el cálculo total de las unidades en bodega. Según Fuertes José (215), “Existen tres variantes para el cálculo del costo promedio, pero solo dos son aceptados por las Normas Internacionales de Información Financiera. Mientras que el promedio continuo y el promedio periódico son aceptados por la Norma Internacional de Contabilidad número dos (NIC 2)” (p.57) Ventajas Según Mendoza & Ortiz (2016), el método toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren ajustar. (p.218)

30 Costos que se incluyen en los inventarios La determinación de los costos en la gestión del inventario es una parte fundamentar a la hora de establecer precios en la mercancía que producida. Ya que estos tomarán en cuenta el cálculo de los costos indirectos que muchas veces no se toman en cuanto en su totalidad y podríamos estar crear un falso precio y tener incluso perdidas. Otros costos son los el diseño o creación de logos que son propios de la empresa. Algunas de las siguientes situaciones se deben de tomar en cuenta para generar más gastos y por ende más costos a la producción como son: El desperdicio de los materiales después de una fabricación.

Los costos indirectos no incluidos en la producción.

Los costos de venta.

31

3. METODOLOGÍA Enfoque y tipo de investigación Según Sánchez, Reyes, & Mejía (2018), menciona que existen dos tipos de enfoque, el cualitativo y el cuantitativo. El diseño sería un plan o estrategia para confirmar la información a revelar. Determinar un diseño de investigación significa trazar un plan estratégico para responder a las preguntas planteadas, por lo que es considerado como el plan genera del investigador.

En el enfoque de la investigación se lo llevo a cabo a través de un enfoque mixto, que se recolecto información a través del enfoque cuantitativo a través de encuestas, haciendo uso de los métodos como son los estadísticos. Y en el enfoque cualitativo se recolectó información dentro de la empresa ya que se verifico como es el proceso de adquisición de materiales y el proceso de almacenamiento de la empresa.

Unidades de análisis Según Arias-Gómez J (2015), la población de estudio es un conjunto de casos, definido, limitado y accesible, que formará el referente para la elección de la muestra, y que cumple con una serie de criterios predeterminados. Es conveniente que la población o universo se identifique desde los objetivos del estudio, y puede ser en términos clínicos, geográficos, sociales, económicos, etc. La empresa Metalcons cuenta con 4 empleados, 1 contadora interna y cuenta con 15 clientes con más antigüedad.

De acuerdo con los datos obtenidos la población se consideró finita y medible, por motivo no se aplicará muestreo ya que el número de personas que será objeto de estudio es inferior a cien individuos.

Técnicas e instrumentos de investigación 3.3.1. Entrevista

32 Se utilizó una entrevista semi estructurada que se aplicó al gerente de la empresa Metalcons para recopilar información relevante de la empresa. En la primera sección se desea obtener información de aspectos generales de la empresa para crear un ambiente de confianza, en la segunda se abordarán temáticas que están relacionadas al sistema de costeo que maneja actualmente la empresa y en la tercera sección se buscará información acerca del análisis financiero a más de que si ha considerado implementar un nuevo sistema para la determinación de sus inventarios.

3.3.2. Encuesta Las primeras preguntas serán el filtro que permitirá identificar al trabajador por departamento, y recolectar información sobre sus puestos de trabajo. Las segundas son más específicas a los departamentos de la empresa, al personal de administración se le preguntará sobre el manejo de stocks, entre otros; y al operario sobre el uso del material y su conocimiento acerca de las funciones que debe desempeñar.

3.3.3. Observación La observación es la técnica más utiliza por motivo que tener contacto directo con el procedimiento y hechos que suceden dentro de la empresa nos ayudara a conocer los acontecimientos a primera mano de cuáles serían las falencias al momento de organizar el inventario dentro de la empresa.

Tabla 1: Operacionalización de variables VARIABLES

DIMENSIONES OPERACIONALES

INDICADOR

Objetivos cumplidos

𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑡𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜𝑠 *100 𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠

Nivel de pedido de los recursos

𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑡𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠

Nivel de confianza

𝑅𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎 𝑏𝑢𝑒𝑛𝑎 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎

Actividad Variable independiente:

Economía

∗ 100

Sistema de control interno

Peligro

Contacto

∗ 100

en el sistema de Control interno.

𝑀𝑒𝑡𝑎𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑀𝑒𝑡𝑎𝑠 𝑜𝑟𝑔𝑎𝑛𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠

∗ 100

33 Efectividad en la distribución Rendimiento de Variable

Trabajadores

𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠

dependiente:

Vigilar

Control de

Gestión de

Compra

inventario

Depósito

Giro de inventario

𝐼𝑛𝑣.𝑓𝑖𝑠𝑖𝑐𝑜 𝐼𝑛𝑣.𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎

Ventas

Rapidez de rotación

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑛𝑒𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙

inventarios.

∗ 100

𝐼𝑛𝑣.𝑓𝑖𝑠𝑖𝑐𝑜 𝐼𝑛𝑣.𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎

∗ 100

Elaborado por el Autor: Laguatagsi. K, (2020).

Técnicas de análisis de datos La técnica cualitativa se recolecto por medio de las encuestas, determinando los resultados de manera porcentual que se enfocan en los estándares de validez y confiabilidad de información, manteniendo la relación con los datos, respecto a los problemas de la investigación que se está aplicando. La técnica cuantitativa se determina a través de la tabulación que se realizó por medio de encuestas, lo que consiste en resumir los datos de forma sintetizada mediante el porcentaje según las respuestas. La visión de los clientes internos como son los trabajadores como clientes proveedores, contadora y personal en relación con el desarrollo de las actividades de la empresa referente a la gestión de inventarios.

34

4. RESULTADOS Análisis de los resultados de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos En la entrevista que se realizó al gerente de la empresa Metalcons, se puede evidenciar problemáticas en relación con la gestión de inventarios, el encargado de bodega no cuenta con documentos físicos que pueda determinar qué cantidad de material existe, teniendo problemas por la falta de comunicación sobre el estado actual de los inventarios.

(Revisar anexo 3) En la entrevista que se realizó a la contadora se formularon preguntas respecto a las políticas para registrar el ingreso o salida del material y el tipo de método para llevar los inventarios, lo que permitirá conocer y evaluar cómo la empresa desarrolla sus actividades; se pudo evidenciar que existen problemas en el cuadre en el inventario, comprando con lo que arroja el sistema con lo que hay físico, ya que no se registra adecuadamente las notas de crédito en el momento en las que estas son generadas, y presenta diferencias en las cantidades de material que están en perchas como en bodega. (Revisar anexo 4) Las encuestas realizadas al personal, tuvo como finalidad conocer los procesos, manejo de inventarios y políticas con la que está constituida, con el propósito de identificar y evaluar el desarrollo de cada uno de los integrantes dentro de la empresa. Con los resultados obtenidos se evidenció, que no existen políticas o procesos que se hagan referencia al material defectuoso, esto puede crear problemas en el sistema de inventarios o reclamos de algún cliente por material en mal estado. (Revisar anexo 5) De acuerdo con las encuestas realizadas a los clientes se pudo identificar que un gran porcentaje no conocen las políticas de venta que tiene la empresa, poniendo en riesgo posibles ventas en el futuro y la confianza de sus clientes. Se puedo pudo determinar que existe conformidad con el servicio que da la empresa a su clientela. (Revisar anexo 6)

35

Levantar información acerca de los procesos de compra, venta y almacenamiento.

En el proceso de compra de la empresa Metalcons se inicia con la verificación en perchas del material faltante o que consta de pocas unidades, luego se verificará en el sistema si este tiene la misma cantidad. Se realizará la cotización con varios proveedores a nivel nacional, revisando los precios de mercado se determinará una lista del material, la cual será revisada por el gerente y si este la aprueba se procederá a cancelar la factura con la mercancía pedida. Si el gerente no da paso a la compra se procederá a buscar otros proveedores que se ajusten a las expectativas que se requieran. (Revisar anexo 9) En los procesos de recepción y almacenamiento de la empresa Metalcons los proveedores se ponen en contacto el día de llegada del material mediante llamada o un correo electrónico, y se notificará si se envía por transporte de la misma empresa o cuando se contrate a una cooperativa de transportes pesados. En la recepción del pedido estará designado el encargado de bodega y un despachar.

Se verificará con las guías de remisión, si la cantidad, nombre de material y el total de toneladas concuerda con la cantidad que se realizó el pedido. Se revisará el material para determinar el estado del mismo, en el caso que este no pase los controles de calidad, se comunicará al proveedor las inconsistencias en el material y lo tanto se devolverá a la fábrica. Si se aprueba se pondrá en percha el material, según donde estos se encuentren ubicados. Luego se procederá a ingresar la cantidad y el precio al sistema informático. Para finalizar el bodeguero pondrá su sello y firma en el reporte de ingreso del material. (Revisar anexo 11) En el proceso de ventas de la empresa Metalcons se inicia con la llegada del cliente a las instalaciones, este se dirige a las perchas donde se expone el material disponible para

36 la venta, el despachador lo atenderá. Una vez receptado el pedido, se dirigirá a las ventanillas de venta, donde la secretaria verificará si el material cuenta con existencia.

En el caso que este realice un pedido mayor al que está en la percha, el bodeguero verificará en bodega. Si este cuenta con stock se le realizará una factura con datos y por lo consiguiente el cobro del material, luego se procederá a enviar esta orden al despachador, donde este verificará la cantidad y el nombre de cada material en conjunto con el cliente.

(Revisar anexo 13) Elaborar los programas de auditoría e identificar las áreas de riesgo que provoquen el funcionamiento deficiente de la gestión en los inventarios.

A continuación, se presentarán los programas de la fase de planificación, evaluación de control interno, ejecución y comunicación de resultados.

Tabla 2: Programa para la fase de planificación

N° 1

2

3 4

5

6

7

PROGRAMA DE PLANIFICACION Procedimientos P.T.E Realizado por Realizar una entrevista con el A.1 KLC encargado para conocer la misión, visión y valores de la empresa.

Recopilar información detallada O.2 KLC de las políticas, funciones y otros documentos de la empresa Metalcons.

Identificar la estructura O.3 KLC organizacional de la empresa.

Determinar de políticas y procedimientos de la compra, venta y almacenamiento del inventario.

Elaborar flujogramas del procedimiento de compra de material Elaborar flujogramas del procedimiento de recepción y almacenamiento Elaborar flujogramas del procedimiento de venta.

Fecha Anexo 14/07/2021 3,4,5,6,13,14

14/07/2021

7,9,11

14/07/2021

15

O.4

KLC

15/07/2021

16

O.5

KLC

15/07/2021

8, 17

O.6

KLC

15/07/2021

10, 19

P.6

KLC

15/07/2021

12

37 Elaborado por: Katherin Laguatagsi

Supervisado por: Mg. Ximena García

Tabla 3: Procedimientos para la evaluación del control interno.

PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO N° Procedimientos P.T E Fecha Elaborador por: 1 Realizar una evaluación del E.01 04/07/2021 KLC sistema del control interno a través del cuestionario de control interno COSO II E.R.M 2 Realizar la matriz de riesgo y E.02 04/07/2021 KLC confianza por cada elemento del cuestionario.

3

4

Determinar la muestra de acuerdo a la evaluación del control interno Realizar la matriz de recomendaciones por cada componente a través de los resultados obtenidos en el cuestionario COSO E.R.M

Anexo 21

22

E.03

05/07/2021

KLC

23

E.04

07/07/2021

KLC

24

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

Tabla 4: Programa de Ejecución N °

PROGRAMA DE EJECUCIÓN PROCEDIMIENTOS

1 Aplicar procedimientos de auditoria para verificar los mecanismos de control en compras, recepción y almacenamiento y ventas tomando en cuenta: a) Integridad en la base de datos b) Correcta aplicación contable Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y 2 almacenamiento del registro de compras.

3 Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento del registro de inventario.

4 Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas del registro de ventas.

5 Listado del material con más rotación en la empresa Metalcons dentro del inventario.

6 Listado de los proveedores directos de la empresa.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

R ef .

Realizad o por

F.1

KLC

F.4

KLC

Fech a

16/7/ 2021

An exo

25

19/7/ 26 2021 F.5 KLC 20/7/ 27 2021 F.6 KLC 12/8/ 28, 2021 29 F. KLC 16/7/ 30 2 2021 F.3 KLC 18/7/ 31 2021 Supervisado por Mg. Ximena García

38 Tabla 5: Programa de Comunicación de Resultados.

PROGRAMA DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS N° PROCEDIMIENTOS Realizado por Fecha 1 Carta a Gerencia KLC 20/07/2021

2

Realizar Informe de hallazgos

Elaborado por Katherin Laguatagsi

KLC

Anexo 33

18/08/2021 34

Supervisado por Mg. Ximena García

Informar a la gerencia sobre los resultados obtenidos en la evaluación que contribuya a la toma de decisiones.

El informe de auditoría se elaboró a través del proceso de examinar los inventarios de la empresa Metalcons en Ecuador, a través de la herramienta como es la gestión de control interno. Se evaluó la eficiencia del personal y la eficacia que tienen sus inventarios dentro del sistema que manejan, las actividades que se realizan para detectar ineficiencias o tiempos perdidos dentro de sus actividades principales de las cuales se pudo detectar: incumplimiento de las políticas de compras y ventas, no seguir un orden adecuado en la recepción de material y la falta de políticas en la cada uno de sus procesos.

Un aspecto relevante es el incumpliendo con la firma para realizar ventas o compras esto crea inconsistencias en al momento de realizar pagos como en el registro y verificación en el sistema de cuentas. En el informe de auditoría se pudo observar que hay diferencias en las existencias de inventario, esto se llevó a cabo a través de una toma física en las instalaciones de la empresa. Se recomienda una toma física cada seis meses, y la creación de un formulario para verificar si las políticas de compra como de venta cumplan. La planificación del objetivo 4 se puede encontrar en los anexos 25 al 28.

39

5. DISCUSIÓN El presente trabajo de titulación está enfocado en la empresa Metalcons, que tiene problemas con la gestión de inventarios, ya que no se tiene control sobre los mismos, por ende, este es un limitante en sus actividades diarias y la causante de pérdidas económicas, por lo tanto, es un obstáculo el trabajo diario del personal.

Se realizaron encuestas y visitas a la empresa para conocer las políticas y normas que tienen tanto a empleados como a la clientela, lo cual permitió tener una visión más amplia sobre el movimiento en las labores y en la administración del lugar. En este proceso se encontró falencias ya que las políticas son muy pocas lo cual hace que los empleados no cumplan a cabalidad con su trabajo.

En el proceso de recolectar información se pudo conocer más a fondo las fallas que tienen en sus procesos como son el retraso en la recepción de material, registro, y la supervisión tanto de compras, ventas y almacenamiento en bodega.

En el desarrollo de la investigación se realizaron flujogramas para los procesos de compras, ventas y recepción y almacenamiento. Se realizó una lista de las políticas de las mismas para reconocer como es la empresa dentro de sus funciones y a que puntos considera importantes. Se conoció la estructura organizacional, dando a conocer que puestos ocupan cada uno de los integrantes que laboran en diferentes áreas.

Para investigar cada área se desarrolló un cuestionario de control interno en el que se identificó diferentes componentes para determinar el nivel de confianza como son el ambiente de control con un nivel de confianza del 64%, establecimiento de objetivos 58%, identificación de eventos 91%, evaluación de riesgos 67%, respuesta al riego 81%, actividades de control 77%, información y comunicación 71% y monitoreo 57%, esto nos arroga un resultado total del nivel de confianza con un 71%.

Tiene como resultado en una escala de moderado con una valoración de 2, tomando en cuenta una muestra de 40. Se realizó una matriz de recomendaciones para que estas

40 mejoren según cada componente y área critica analizada. Esta tendrá de impacto bajo, mediano y alto. La empresa tendrá la opción de poder tomarlas y aplicarlas para su mejora.

En la toma de facturas en las compras se pudo conocer que el 90% tiene el proceso correcto y el 10% no cuenta con un proceso adecuado para estas. Las ventas cuentan con el 97% de las facturas con el proceso correcto y el 3% con un proceso no adecuado para que el material no pueda salir de percha o bodega. Algunas de ella fallan en el registro o firma de autorización. En los mecanismos de control la recepción y almacenamiento cuenta con una diferencia de 90 productos faltantes en el inventario.

El trabajo termino con la elaboración de un informe donde se encuentran los hallazgos en el proceso de gestión de inventarios de la empresa Metalcons en Ecuador, también se detalló actividades para su mejor gestión.

41

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los instrumentos que se aplicaron a los actores de esta investigación tanto internos como externos, se llevó a cabo mediante entrevistas y encuestas, los cuales proporcionaron información para poder conocer la situación actual de la empresa Metalcons. Las deficiencias se encontraron al momento de pedir los perfiles para los puestos, la cual no contaba con alguno para la toma de sus cargos. Se recomienda crear rangos en las áreas a laborar para no crear confusiones en sus colaboradores.

En el levantamiento de información sobre los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta se dio a conocer que la empresa no contaba con un reglamento fijo para que sus colaboradores tengan en cuenta al momento de ejercer sus actividades diarias, creando inconsistencias y tiempos muertos en el horario de trabajo, para ello se recomienda que se establezca un manual de políticas y reglamentos detallado con la función que cumpla cada empelado en su área.

En la aplicación del Cuestionario de Control Interno II ERM se determinó el nivel de confianza que cuenta cada área de trabajo el cual nos arrojó el 71% promedio, el cual es moderado al encontrarse en un nivel 2. Se recomienda que se establezca estándares de cumplimiento específicos para cada área, y realizar un informe detallado con las funciones a realizar en el día.

En el verificamiento de las reglas y normas que contaba la empresa se da a notar que cumplen en cierto modo con algunas de ellas, para obtener un nivel óptimo en la administración de sus inventarios, trabajadores, clientes se recomienda establecer un sistema de cumplimiento a través de sistemas informáticos así será más ágil y no se necesitará de mucho tiempo para ingresar los datos.

El informe de auditoría del control sobre la gestión de inventarios a la empresa Metalcons de Ecuador, se detalló los hallazgos encontrados y los hechos más relevantes que se hizo a través de este trabajo de investigación, el cual se llegó a identificar

42 situaciones de alto riesgo para la situación de ambiente laboral y económica. En el proceso de auditoría se detallaron recomendaciones como una forma de evitar o anticiparse a acciones que perjudiquen a la organización.

Se recomienda a la empresa implicada en corregir las deficiencias encontradas durante el proceso de auditoría ya que se pudo observar mediante los documentos entregados por la misma que tiene falencias como oportunidades, por motivo se puede mejorar esto en el futuro, pero se puede ver afectada en la rama de la eficiencia de sus colaboradores internos como externos, en la eficacia en no poder analizar de manera adecuada el mercado donde esta empresa labora.

La empresa cuanta con potencial en sus actividades por motivo que se pudo observar en la recogida de datos y la visita a la entidad. La gerencia se ocupa de estar en las actividades de sus colaboradores los cuales realizan su trabajo con dedicación. Se recomienda que se tome en cuenta este tipo de detalles ya que un buen ambiente laboral mejora las actividades día a día.

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8. ANEXOS Anexo 1: Respuestas de la entrevista dirigida al Gerente de la empresa Metalcons Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo 2020 Objetivo: Entrevista realizada al gerente de Metalcons.

A.1

Fecha: 25/05/2021

ENTREVISTA AL GERENTE 1. ¿La empresa cuenta con la delegación de puestos fijos de trabajo?

Si, por motivo de organización cada uno cuenta con su función respectiva dentro de la empresa.

2. ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas y procedimientos sobre el almacenamiento y manejo del inventario?

Si, contamos con procedimientos y políticas de almacenamiento de material al momento que llega la mercadería y cuando esta sale de bodega.

3. ¿Se realizan inventarios físicos con el encargado de bodega?

Si, la empresa realiza inventarios físicos en conjunto con todos los trabajadores.

4. ¿El personal encargado de bodega lleva algún documento que le permita saber con certeza qué cantidad de material tiene en bodega?

No, el personal de bodega no lleva algún tipo de documento que le permita saber la cantidad de material que se cuenta en bodega, pero tiene un listado del producto que se despachó en el día.

5. ¿Se presenta informes sobre el sistema de inventarios?

No se presentan informes sobre el sistema de inventarios ya que cada 6 meses la empresa se encarga de realizar inventarios físicos.

6. ¿Se toma en cuenta la eficiencia en el manejo de inventarios?

Si se toma en cuenta la eficiencia dentro del puesto ya que hay que mantener un orden, para no tener confusiones o problemas a futuro.

Si, el material esta ordenado estratégicamente en perchas que faciliten el traslado de productos pesados, cuenta con una amplia bodega donde se almacena mercancía y un montacargas que hace el trabajo más organizado y fácil de transportar.

Si se toma en cuenta la experiencia laboral al momento de contratar personal por motivos de saber de la rama del negocio ya que se cuenta con camiones y se necesita personal con licencia.

7. ¿La empresa cuenta con espacio y maquinaria adecuada donde almacenar el material?

8. ¿Se toma en cuenta la experiencia laboral al contratar personal?

46

9.

¿Con qué periodicidad usted valora los

Valoramos el funcionamiento de inventarios dentro de la empresa cada 6 meses.

resultados del funcionamiento de inventarios dentro de bodega?

Tomamos en cuenta el inventario físico con el inventario en perchas y nuestro sistema se encarga de darnos porcentajes de cuadre de material.

10. ¿Qué método de valoración tiene la empresa para contabilizar los inventarios?

Nota: Autora: Laguatagsi K. (2020).

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

Entrevista realizada al Contadora de Metalcons

Anexo 2: Respuestas de la entrevista dirigida a la contadora de la empresa Metalcons.

Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo 2020 Objetivo: Entrevista realizada a la contadora de la empresa Metalcons

Fecha: 25/05/2021

ENTREVISTA A LA CONTADORA 1.

¿La empresa cuenta con un sistema informático inventario?

apto

para

llevar

el

El efecto si tenemos un sistema informático que nos permite controlar los productores por códigos o descripción dentro del sistema.

A.2

47

2.

¿Se registran al momento las entradas

Sí, todos los productos antes de ingresar a bodega son sustentados con la guía y sello del encargado.

y salidas de mercadería?

3.

¿Se han encontrado diferencias en los

Si, por cambios de no utilizar notas de créditos, los cuales luego se han ajustado al sistema.

inventarios físicos y los que están en el sistema?

4.

¿Cree usted que los procesos de almacenamiento

y

manejo

Si, ya que se encuentran asignados por tamaño dentro de perchas.

de

inventario son los más adecuados?

5.

¿Se determinan políticas en la entrada,

Si, en este caso con los trabajadores, al momento que se compra se verifica el producto con la guía y su firma.

almacenamiento y salida de material de bodega?

Se toma en cuenta las facturas y guías de remisión.

6.

¿Qué tipo de información se toma en cuenta al ingresar el material en el sistema de la empresa?

7.

¿Qué método utiliza para valorar los

El método promedio ya que se basa en calculas el costo medio de las unidades existes.

inventarios?

8.

¿Se realizan informes para determinar

Cuando se supervisa el inventario se detalla un informe el cual sirva para tomar decisiones a futuro.

en qué estado se encuentra el área de inventarios?

9.

¿Considera que la evaluación del sistema

de

control

interno

de

Considero que sí, ya que nos ayudara a determinar falencias dentro del proceso de inventarios y por ende nos facilitara darle una buena atención al cliente.

48 inventarios mejorará en la eficiencia de los mismos?

Nota: Autora: Laguatagsi K. (2020).

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

Encuesta realizada a trabajadores de Metalcons

Anexo 3: Análisis de las respuestas del cuestionario dirigido al personal de Metalcons.

Elaborado por: KLC

A.3

Gestión de Fecha: 25/05/2021 inventarios Periodo 2020 Objetivo: Entrevista realizada a los trabajadores de la empresa Metalcons

PREGUNTAS

RESPUESTAS OPCIONES

1

¿La empresa determina políticas de control en el almacenamie nto de material?

a. b.

Si No

% 100%

ANÁLI SIS En la pregunt a uno (1) la respues ta "a" marcó un 100% por motivo que la empres a da a conocer a sus colabor adores

49

2

3

4

¿Qué datos toma en cuenta cuando llegan las guías?

¿Se emplea aun tipo de maquinaria para almacenar la mercadería?

¿Con qué frecuencia se toma en cuenta los datos del sistema con los de bodega?

a. b. c. d. e.

Nombre de empresa Tipo de material Cantidad Precio Todas

a. b. c.

Montacargas Camión Polea

a. b. c. d.

Cada mes Cada tres meses Cada seis meses Anual

la

100%

100%

100%

las política s cuando estos ingresa n a laborar.

En la pregunt a dos (2) la respues ta "e" marcó un total del 100% debido a que se toma en cuenta los cuatro element os al momen to de recibir material de las fábricas .

En la pregunt a tres (3) la respues ta "a" marcó un 100% ya que la empres a almace na con un montac argas el material debido al peso y volume n.

En la pregunt a cuatro (4) la respues ta "c" marcó 100%, porque

50

5

¿Existe algún tipo de control en el material con desperfectos?

a. b.

Si No

50% 50%

6

¿Tiene una función definida dentro de la empresa?

a. b. c. d.

Si No Tal vez Varias

100%

Si

100%

7

a.

todos forman parte del inventar io físico y estos se realizan cada 6 meses con el inventar io que consta en el sistema .

En la pregunt a cinco (5) la respues ta "a" y “b” marcó un 50% por razón que no se realiza un control de los desperf ectos en el material .

En la pregunt a seis (6) la respues ta "a" se marcó un total 100% ya que todos conoce n su función dentro de la empres a.

51 ¿Cree usted que el almacenamiento del material es el más adecuado según el espacio que tiene la empresa?

8

9

¿Quién se encarga de realizar los pedidos?

b.

a.

No

secretaria 5

0% b. Bodeguero c. Gerente 50%

El pedido de material se lo realiza a causa de:

a. Falta de material b.

Innovació n c. Pedido de clientes d. Todas

100%

En la pregunt a siete (7) la respues ta "a” tiene el 100%, ya que el lugar de laborar es amplio y cuenta con todas las medida s de segurid ad para los trabaja dores.

En la pregunta ocho (8) la respuesta "a” y “c” tiene el 50% ya que el bodeguer o realiza una lista del material que falta en percha y el gerente o la secretaria se encargan de solicitar a las fábricas.

En la pregunt a nueve (9) la respues ta "d” tiene el 100%, siempre se toma en cuenta las 3 opcione s ya que es

52

10

¿Existe comunicación entre departamentos para llevar el control en los inventarios?

a. SI b. No

75% 25%

Nota: Autora: Laguatagsi K. (2020).

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

siempre hay que tener abastec ida la bodega como la innovac ión en material es de constru cción.

En la pregunt a siete (10) la respues ta "a” tiene el 75%, ya que se informa de contabil idad al bodegu ero que tipo de material sale de las perchas , pero un 25%, lo niega ya que no reciben informe s sobre cambio s que realiza la empres a.

53 Encuesta realizada a clientes de Metalcons

Anexo 4: Análisis de las respuestas del cuestionario dirigido a la clientela de la empresa Metalcons.

Elaborado por: KLC

A.3

Gestión de inventarios Periodo Fecha: 25/05/2021 2020 Objetivo: Entrevista realizada a los clientes de la empresa Metalcons

PREGUNTAS

RESPUESTAS OPCIONES

1

¿Con qué frecuencia realiza compras en la ferretería Metalcons?

2

Cuando realiza compras, ¿usted recibe algún tipo de comprobante?

3

¿Es adecuado el proceso de despacho del material?

a. b. c.

a. b. c. d.

a. b.

ANÁLISIS %

1 o 2 al trimestre 3 o 4 al trimestre Más de 8 al año

33.3% 20% 46.7%

Si No A veces Nunca

73.3% 0% 26.7% 0%

Si No

100% 0%

En la pregunta uno (1) la respuesta "c" marcó un 46.7% debido a que los clientes tiene compras de más de 8 veces al año ya que son clientes que se dedican a la construcción.

En la pregunta dos (2) la respuesta "a" marcó un total del 73.3% ya que los clientes al realizar compras pequeñas no quieren comprobantes como facturas y eligen notas de débito.

En la pregunta tres (3) la respuesta "a" marcó un 100% en respuesta los clientes alegan que los despachadores siempre están pendientes de los pedidos y son agiles en su labor.

54 4 ¿Ha tenido problemas en alguna compra por material defectuoso?

5

¿Qué calificación le daría al despacho de mercadería?

6

¿Cree usted que el servicio a domicilio es bueno?

7

¿Considera usted que la atención al cliente, por medio de redes sociales es útil?

8

9

¿Conoce usted las políticas de venta que tiene la empresa antes y después de la compra?

¿Verifica el material despachado?

a. b.

a. b. c.

a. b.

Si No

20% 80%

Bueno Regular Malo

80% 20% 0%

Si No

93.3% 6.7%

a.

Si

83.7%

b.

No

13.3%

a. .3% b.

46.7%

a. Si b. No c. A veces d.

Nunca

Si 53 No

46.7% 6.7% 26.7% 20%

En la pregunta cuatro (4) la respuesta "b" marcó 80% que sus compras llegan sin ningún tipo de desperfecto y el 20% que llegan con un desperfecto por motivo del viaje que se llega a dañarse cierto tipo de material como el zinc.

En la pregunta cinco (5) la respuesta "a" marcó un 80% eligió que es bueno ya que es rápido y ágil.

En la pregunta seis (6) la respuesta "a" determino con un 93.3% que el servicio a domicilio es bueno porque llega a la hora acordada con la oficina.

En la pregunta siete (7) la respuesta "a" marcó un total del 83.7% ya que consideró que es una forma rápida de hacer pedidos sin salir del trabajo o casa.

En la pregunta ocho (8) la respuesta "a" marcó un total del 53.3% ya que el 46.7% desconocía de las políticas de venta de la empresa.

En la pregunta nueve (9) la respuesta "a" marcó un total del 53.3% si revisa la mercadería ya que no quieren tener

55

10

¿Se siente conforme con la atención del cliente?

a. Si b. No

100%

inconvenientes de material mal despachado.

En la pregunta diez (10) la respuesta "a" marcó un total del 100% ya que los clientes se sienten bien con el servicio ofrecido en sus compras.

Nota: Autora: Laguatagsi K. (2020).

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

56 Anexo 5: Políticas de compra de la empresa Metalcons Elaborado por: KLC

P.1

Gestión de inventarios Periodo Fecha: 25/06/2021 2021 Objetivo: Identificar las políticas de compra de la empresa Metalcons

Las políticas de compras utilizadas por la empresa Metalcons.

1.

El bodeguero es encargado de revisar las unidades faltantes en percha y bodega.

2.

La secretaria verificará en el sistema si esta información es acorde a lo que hay en físico.

3.

La secretaria realizará la búsqueda de proveedores y precios de mercado.

4.

Se verificará el porcentaje de utilidad en cada producto.

5.

El gerente debe autorizar la compra de mercadería.

6.

El pago de proveedores deberá realizarlo la contadora.

7.

Las compras son canceladas mediante cheque.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

57 Anexo 6: Flujograma de procesos de compra.

Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo Fecha: 25/06/2021 2021 Objetivo: Realizar el flujograma de los procesos de compra de la empresa Metalcons.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

P.2

58 Anexo 7: Políticas de recepción y almacenamiento.

Elaborado por: KLC

P.3

Gestión de inventarios Periodo Fecha: 25/06/2021 2021 Objetivo: Identificar los procesos de recepción y almacenamiento de la empresa Metalcons.

Las políticas de recepción y almacenamiento de la empresa Metalcons son las siguientes: 1.

El bodeguero es encargado de recibir la mercadería.

2.

Toda mercadería que ingrese a bodega o perchas será revisada con las guías de remisión.

3.

Cada material que se coloque en percha será contabilizado.

4.

La mercadería que llegue se ingresará al sistema de la empresa.

5.

En el caso de algún desperfecto en el material se informará al proveedor.

6.

El encargado de bodega presentará un documento firmado y sellado que confirma el ingreso de mercadería nueva.

7.

Este documento será entregado a la secretaria del gerente.

Elaborado por Katherine Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

59 Anexo 8: Flujograma de los procesos de recepción y almacenamiento.

Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo 2021

P.4

Fecha: 25/06/2021

Objetivo: Realizar el flujograma de los procesos de recepción y almacenamiento de la empresa Metalcons.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

60 Anexo 9: Políticas de venta.

Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo 2021

P.5

Fecha: 25/06/2021

Objetivo: Identificar las políticas de ventas de la empresa Metalcons

Las políticas de ventas utilizadas por la empresa Metalcons: 1.

Los vendedores serán el personal encargado de atender a la clientela.

2.

Si no se llegará a tener mercadería completa, se hará una propuesta al cliente para disponer el material más tarde.

3.

Toda venta debe de ser entregada con la factura correspondiente.

4.

En las facturas deben contar con el sello de cancelado y entregado.

5.

La mercadería debe ser revisada en conjunto con el vendedor y el cliente.

6.

Los plazos de crédito no pudieran los 15 días, estos son concedidos a clientes antiguos y garantizados.

7.

No hay devoluciones de mercadería.

8.

Las ventas pueden cancelarse mediante efectivo, transferencia, y tarjetas de debido y crédito.

Elaborado por Katherine Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

61 Anexo 10: Flujograma de venta Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Período 2021

Fecha: 25/06/2021

Objetivo: Realizar el flujograma de venta de la empresa Metalcons.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

P.6

62 Anexo 11: Misión, Visión y valores empresariales de Metalcons.

Gestión de inventarios Periodo 2021

Elaborado por: KLC

O.1

Fecha: 14/07/2021

1/1

Objetivo: Realizar una entrevista con el encargado para conocer la misión, visión y valores de la empresa.

En la entrevista realizada Visión

Ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes brindándoles la mejor calidad en el mercado.

Misión

Facilitar la adquisición de materiales a pequeña, grande industria y artesanía, por medio de una cartera de productos extensa y a precios competitivos, ahorrando tiempo y dinero a nuestros clientes. Los productos comprados por nuestros clientes son entregados directamente en la obra.

Valores de la empresa Empatía Responsabilidad Persistencia Lealtad Sinceridad

Elaborado por: Katherin Laguatagsi

Supervisado por: Mg. Ximena García

63 Anexo 12: Las políticas y funciones de la empresa Metalcons se encuentran en el anexo 8,10, y 12.

Gestión de inventarios Periodo 2021

Elaborado por: KLC

O.2

Fecha: 14/07/2021

1/1

Objetivo: Recopilar información detallada de las políticas, funciones y otros documentos de la empresa Metalcons.

La recopilación de políticas, funciones y documentos relacionados con las compras, recepción, almacenamiento y venta de material se pudieron conocer a través de una visita a la empresa, la cual el administrador pudo mencionar que se tenían establecidas para cada uno de los procesos realizados en la institución para no tener inconvenientes y cada trabajador conozca que función realizar. (Revisar anexo 8,10 y 12)

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg.Ximena García

64

Anexo 13: Identificar la estructura organizacional de la empresa Metalcons

Gestión de inventarios Periodo 2021

Elaborado por: KLC

O.3

Fecha: 14/07/2021

1/1

Identificar la estructura organizacional de la empresa.

Gerente General

Secretaria

1. Personal de ventas

Elaborado por Katherin Laguatagsi

2.Personal Despachadores

3. Choferes

Supervisado por Mg. Ximena García

65 Anexo 14: Anexo 9, 11 y 13, establecer procedimientos de la compra, almacenamiento del inventario y venta.

Gestión de inventarios Período 2021

Elaborado por: KLC

O.4

Fecha: 15/07/2021

1/1

Determinar los procedimientos de la compra, almacenamiento del inventario y venta.

En el proceso de compra, almacenamiento del inventario y venta se realizó a través de una visita a la institución donde se pudo observar cada uno de los pasos que seguían los encargados de cada zona de trabajo, los cuales se pueden evidenciar en los anexos 9, 11 y 13.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado Mg. Ximena García

Anexo 15: Anexo 9, flujograma del procedimiento de compra.

Elaborado por: KLC

O.5

Fecha: 15/07/2021

1/1

Gestión de inventarios Periodo 2021 Elaborar flujograma del procedimiento de compra del material.

En los flujogramas se puedo evidenciar el procedimiento establecido que se realizan para determinar las compras de material. Se pudieron evidenciar varios pasos como son la cotización de material, elección del mejor proveedor y el listado de material faltante o ya sea por innovación en el mercado ferretero. (Revisar anexo 9)

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

66 Anexo 16: Anexo 11, flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento del material.

Gestión de inventarios Periodo 2021

Elaborado por: KLC

O.6

Fecha: 15/07/2021

1/1

Objetivo: Elaborar flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento del material.

En los flujogramas del procedimiento de recepción y almacenamiento, se puede observar que todo material que llega a la empresa, este será recibido por el encargado de bodega. Este se guiará a través de las guías de remisión que envíen las empresas proveedoras. En el almacenamiento del material se pondrán una parte en percha según la necesidad y la otra en bodega. (Revisar anexo 11)

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 17: Anexo 13, procedimiento de venta del material.

Gestión de inventarios Periodo 2021

Elaborado por: KLC

O.7

Fecha: 15/07/2021

7/7

Objetivo: Elaborar flujograma del procedimiento de venta del material.

En el flujograma del procedimiento de venta, el cliente llegará hasta las perchas donde se expone el material, se le cogerá el pedido y se le entregará a al personal para cotizar el pedido.

Si el pedido excede al de percha, se le dará aviso al bodeguero para verificar si este contiene la cantidad pedida por el cliente. (Revisar anexo 13)

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

67 Anexo 18: Cuestionario de Control Interno Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Periodo 2020 Objetivo: Aplicar el cuestionario de control interno Coso III

E.1

Fecha: 25/06/2021

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL N ° 1

Cuestionario ¿La empresa Metalcons cuenta con un manual de procedimientos definidos con las funciones del personal?

Ponderació n 3%

Resultad o 2

Calificación 3%

2

¿Se han definido por escrito políticas de incentivos y motivación?

2%

1

1%

3

¿Existe un Manual de Funciones?

2%

1

1%

4

¿Las relaciones comerciales con clientes y proveedores están basados en principios éticos?

2%

2

2%

5

¿La empresa Metalcons cuenta organigrama estructural?

2%

0

0%

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 6

¿La organización tiene definidos los objetivos estratégicos a seguir?

2%

1

1%

7

¿La empresa cuenta con misión y visión establecidos?

2%

2

2%

8

¿Se realizan informes sobre el monto de mercadería tanto en ventas como en compras?

3%

2

3%

9

¿Se comunica los objetivos al 2% 1 personal? ¿Se elaboran presupuestos acordes 3% 0 a los objetivos estratégicos que permiten evaluar la consecución de estos?

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa tiene un sistema 3% 2 adecuado para llevar los movimientos de inventario?

1%

1 2

¿Se realizan informes sobre la situación de los inventarios?

2%

2

2%

1 3

¿Se registra adecuadamente las compras y ventas?

2%

2

2%

1 4

¿Cuenta con una planificación financiera adecuada para las compras?

2%

1

1%

1 0

1 1

0%

3%

Observacione s

68 1 5

¿Se solicita personal con experiencia?

2%

2

2%

VALORACIÓN DE RIESGOS 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0

¿La empresa respalda con documentos la entrada y salida de mercadería? ¿Tienen un proceso de selección de proveedores adecuada?

2%

2

2%

2%

2

2%

¿Cuenta con una planificación financiera adecuada para las compras? ¿Se revisa correctamente la mercadería cuando llega? ¿Está prohibido emitir cheques “al portador” o a nombre de “nosotros mismos”?

3%

1

2%

2%

2

2%

3%

0

0%

RESPUESTA AL RIESGO 2 1

¿Existe reglamentos o políticas por perdida o daño de mercadería?

2%

1

1%

2 2

¿Se registran las compras, ventas y devoluciones en el momento?

2%

2

2%

2 3 2 4

¿Se realizan actividades preventivas en la empresa? ¿Los inventarios son supervisados por personal del departamento de contabilidad? ¿Se requiere de autorización para realizar pagos a los proveedores?

3%

1

2%

3%

2

3%

3%

2

3%

2 5

ACTIVIDAD DE CONTROL 2 6

¿Se supervisa la mercadería antes de que salga de la empresa?

2%

2

2%

2 7 2 8

¿Se revisa la factura y la mercadería antes de ser entregada al cliente? ¿Cuenta la empresa con una manual de políticas para las ventas a crédito? ¿Existen bonificaciones para los vendedores basados en el cumplimiento de objetivos?

2%

2

2%

3%

2

3%

3%

1

2%

3 0

¿Existen políticas para decidir sobre inventarios presuntamente dañados u obsoletos?

3%

1

2%

3 1

¿La información del sistema contable es fiable?

2%

1

1%

3 2

¿El departamento de contabilidad es informado oportuna y periódicamente sobre el ingreso de nueva mercadería? ¿Los criterios y políticas contables están adecuadamente difundidos entre el personal?

3%

2

3%

3%

2

3%

¿Se confirman por escrito los saldos de los clientes más significativos? ¿Existe comunicación entre los departamentos?

3%

0

0%

3%

2

3%

2 9

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3 3 3 4 3 5

MONITOREO

69 3 6 3 7 3 8 3 9 4 0

¿Existe un adecuado y oportuno seguimiento sobre el ingreso y egreso de mercadería? ¿Se evalúa el proceso de almacenamiento de inventario de manera eficaz? ¿Se controla y supervisa el desarrollo de sus actividades al personal? ¿Se investiga, evalúa y corrige los errores encontrados en el área de inventarios? ¿Se verifican los pagos efectuados por la empresa?

TOTAL

Elaborado por Katherin Laguatagsi

2%

2

2%

3%

0

0%

3%

1

2%

3%

1

2%

3%

2

3%

100%

71%

Supervisado por Mg. Ximena García

70 Anexo 19: Matriz resumen de la valoración al riesgo.

Elaborado por: KLC

E.2

Gestión de inventarios Período Fecha: 9/07/2021 2020 Objetivo: Determinar el nivel de confianza y riesgo del cuestionario de control interno por componentes

Matriz de calificación del nivel de confianza N°

Componentes

Componente Ponderado

Ponderación

nivel de confianza

1

Ambiente de Control

7%

11%

64%

2

Establecimiento de objetivos

7%

12%

58%

3

Identificación de eventos

10%

11%

91%

4

Evaluación de riesgos

8%

12%

67%

5

Respuesta al riesgo

11%

13%

81%

6

Actividades de control

10%

13%

77%

7

Información y comunicación

10%

14%

71%

8

Monitoreo

8%

14%

57%

71%

100%

71%

TOTAL

Fuente: Cuestionario COSO ERM

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

71 Anexo 20: Determinar el riesgo, confianza y muestra de acuerdo al cuestionario COSO ERM Elaborado por: KLC

E.3

Gestión de inventarios Período 2021 Fecha: 9/07/2021 Objetivo: Calcular el riesgo, confianza y muestra de acuerdo al cuestionario

NIVEL DE CONFIANZA

RESULTADOS

76% - 95% 50% - 75% 15%- 49%

71%

NIVEL DE RIESGO

MUESTRA

ESCALA

VALORACIÓN

Bajo

1

Moderado

2

Alto

3

Fuente: Cuestionario COSO ERM

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

40

72 Anexo 21: Matriz de recomendaciones.

Elaborado por: KLC

E.4

Gestión de inventarios Período Fecha: 9/07/2021 2021 Objetivo: Realizar la matriz de recomendaciones del control interno

MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Ambiente de Control

La empresa Metalcons carece por escrito de un organigrama estructural, políticas de incentivos y motivación y manual de funciones. Esto creará inconformidad y disturbios dentro de las labores lo cual se deberá tomar acciones correctivas.

La empresa tiene inconsistencias en los presupuestos acordes a los objetivos de la empresa los cuales tampoco son comunicados al personal cuando estos son propuestos y o están definidos de forma clara.

Mediano

La empresa deberá realizar un organigrama estructural en el cual se deberá poner una descripción de cada puesto y función que se va a desarrollar en el área.

Alto

Identificación de eventos

La planificación financiera no cuenta con informes o estudios previos para realizar compras que beneficien a la empresa.

Mediano

Evaluación de riesgos

Los riesgos que asechan a la empresa son los cheques que maneja la contadora la cual puede causar desvíos de dinero lo cual causaría perdidas de dinero. No cuenta con una planificación financiera para compras

Mediano

Respuesta al riesgo

La empresa tiene inconsistencias en las políticas de pérdida o daño y actividades preventivas que pueden poner en riesgo las labores diarias.

Alto

Actividades de control

La empresa tiene áreas críticas en la bonificación de vendedores y en la política de inventarios dañados u obsoletos.

Mediano

Se realizará un plan estratégico para mejorar las áreas que se necesite la evaluación y por lo tanto un presupuesto acorde a lo más necesitado. Se deberá realizar una reunión con el personal informándoles sobre los objetivos definidos.

Se implementará un estudio financiero a través de proveedores y materiales disponibles a venta dentro de la empresa para esto se deberá realizar un plan financiero.

La contadora tendrá que informar al gerente sobre los cheques que se realicen a través de un informe el cual contendrá fecha, monto y numeración del cheque para evitar pérdidas. En las compras se deberá realizar una planificación financiera en conjunto con el gerente.

Se deberá establecer políticas para casos como pérdidas o daños de material. Se implantarán las capacitaciones laborales para un mejor funcionamiento de las actividades.

Se realizara bonificaciones a trabajadores que vendan a partir de cierta cantidad, y se creara políticas para establecer los pasos que se debe realizar cuando un material este dañado.

Establecimiento de Objetivos

73 Información y comunicación

Las comunicaciones de saldos no son informadas a la clientela, el sistema tiene fallas ya que no se cuenta con una adecuada base de datos que proteja la información de la empresa.

Monitoreo

El monitoreo se deberá evaluar el proceso de almacenamiento del inventario y como este es evaluado como la supervisión del personal dentro de sus actividades.

Fuente: Cuestionario COSO ERM

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Alto

Alto

El personal de ventas deberá realizar llamadas a los clientes informándoles del saldo que estos adeudan. Se cotizará un sistema contable apto para resguardar la información contable de la empresa.

Se designará a un jefe de personal que entregué y evalué el rendimiento de cada trabajador en su área. Y se realizará un informe para evitar así errores en los inventarios.

Supervisado por Mg. Ximena García

74 Anexo 22: Mecanismos de compra de la empresa Metalcons del período 2021

Gestión de inventarios Período 2021

Elaborado por: KLC

F.1

Fecha: 16/07/2021

1/2

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditoria para verificar los mecanismos de compra tomando en cuenta: a) Integridad en la base de datos b) Correcta aplicación contable Detalle

Número

Compras con el proceso correcto

Porcentaje 36

90,00%

Compras con el proceso incorrecto

4

10,00%

Número total de compras revisadas

40

100,00%

Fuente: Facturas de compras del año 2021

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑒𝑛 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 =

𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑐𝑡𝑜 ∗ 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠 36

Índice de cumplimiento = 40 ∗ 100 = 90% Atributos del hallazgo:

Condición: Del total de las 40 facturas revisadas el 90% presentan 36 facturas las cuales, se respaldan en su documentación, lo cual es algo favorable para la empresa, el 10% representa 4 facturas que no cumplen con el procedimiento de compras que se realiza.

Criterio: En las políticas de compras de productos se establece que deberán ser aprobadas por el gerente y respaldadas por los comprobantes de pago los cuales la contadora deberá archivar con la forma de pago correspondiente.

Causa: La falta de control y cumplimiento en las políticas por parte de los empleados causa el retraso en la aprobación por parte del gerente y las retenciones a las compras realizadas.

Efecto: La documentación no respaldada y no comunicada oportunamente crea inconsistencias en los documentos y por lo tanto crea problemas de abastecimiento y pagos con proveedores.

Elaborado por: Katherin Laguatagsi

Supervisado por: Mg. Ximena García.

75 Anexo 23: Cumplimiento de las políticas de compras.

Gestión de inventarios Período 2020

Elaborado por: KLC

F.2

Fecha: 28/08/2021

2/2

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras de la empresa Metalcons

N°

Fecha

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

03/05/2021 04/05/2021 05/05/2021 06/05/2021 07/05/2021 12/05/2021 13/05/2021 14/05/2021 17/05/2021 18/05/2021 19/05/2021 20/05/2021 21/05/2021 24/05/2021 25/05/2021 26/05/2021 27/05/2021 28/05/2021 01/06/2021 02/06/2021 03/06/2021 04/06/2021 07/06/2021 08/06/2021 09/06/2021 10/06/2021 11/06/2021 12/06/2021 14/06/2021 15/06/2021 16/06/2021 17/06/2021 18/06/2021 22/06/2021 23/06/2021 24/06/2021 25/06/2021 26/06/2021 28/06/2021 29/06/2021

Proveedor Adelca Adelca Adelca Adelca Adelca Profermaco Profermaco Profermaco C.Manabi Profermaco Profermaco Andes Andes Ideal Ideal Ideal Ideal Ideal Acesso Acesso Acesso F.Lopez Acerocenter Acerocenter Acerocenter Acesso Acesso C.Manabi F.Lopez Kubiec Kubiec Acesso Ipac Novacero Novacero Adelca Adelca Acesso Acesso F.Lopez

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Valor de Factura 1982,29 5632,01 948,65 2387 1795,55 187 249,3 897 5100 158 245 365,41 356,17 1525 2347 1604 469,25 456 157 879 1985,21 634,8 2358 351,06 1997,05 1426,07 902,15 5100 351,09 8009,75 961 832 250 9805,75 3669 8,657 3650 4500 2700 1530

Proforma

Autorización

Pago la primera semana del mes

Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No

Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Supervisado por Mg. Ximena García

76 Anexo 24: Diferencia monetaria en la toma física y del sistema de la empresa Metalcons

Gestión de inventarios Período 2021

Elaborado por: KLC

C.1

Fecha: 16/07/2020

1/2

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditoria para verificar los mecanismos de control la recepción y almacenamiento tomando en cuenta: a) Integridad en la base de datos b) Correcta aplicación contable Total, Unidades Unidad Diferenci Código Descripción Físic es as Sistema as Perno auto 1 perforante Cajas 58954 58856 98 2

Copa

Cajas

3

Silicón

Cajas

4

Soporte

Cajas

5

Tapa

Cajas

6

Bajante

7

Techolit

8

Traslucido techo

9

Traslucido zinc

10

Kubiteja

11

Zinc

12

Duratecho

13

Master 1000

14

Súper techo

15

Metaldeck

16

Fibrocemento

17

Perfil IPN

18

Perfil UPN

19

Correa G

20

Tubo cuadrado

21

Tubo rectangular

22

Tubo redondo

Cajas Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s

1582

1583

-1

86

83

3

359

354

5

80

88

-8

67

66

1

980

988

-8

2346

2344

2

3587

3588

-1

2641

2639

2

2451

2451

0

2542

2542

0

3809

3809

0

3754

3754

0

1502

1502

0

258

258

0

458

455

3

526

521

5

861

849

12

964

963

1

1001

1003

-2

1263

1264

-1

77

23

Tubo poste

24

Malla Armex

25

Viga

26

Columna

27

Varilla corrugada

28

Tubo PVC

Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s Paquete s

29

Ángulos

30 31

489

499

-10

947

950

-3

560

554

6

2005

2006

-1

15034 15029

5

654

654

0

Cajas

879

888

-9

Codo

Cajas

125

126

-1

Semicodo

Cajas

90

87

3

32

Disco de corte

320

320

0

33

Soldadura

Cajas Paquete s

310

310

0

34

Kalipega

Cajas

100

99

1

35

Bondex

Cajas

55

55

0

36

Alambre

561

563

-2

37

Tol

540

545

-5

38

Canal

Royos Paquete s Paquete s

680

685

-5

39

Alambre púa

953

953

0

40

Disolvente

Royos Tanque s

25 11430 114398 8

0

25

Total Atributos del hallazgo:

Condición: Se encontró una diferencia de 90 productos por ello se determina que el área de bodega no cumple con los procesos de recepción y almacenamiento del inventario.

Criterio: El encargado de bodega deberá presentar un informe con las entradas, salidas y coordinar con el departamento de contabilidad para que estos registren adecuadamente en el sistema.

Causa: No existe el registro adecuado tanto de salida como entrada de material.

Efecto: La diferencia de 90 productos crea un saldo importante dentro de los inventarios y este representa pérdidas económicas.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

90

78 Anexo 25: Cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento.

Gestión de inventarios Período 2021

Elaborado por: KLC

C.1

Fecha: 16/07/2021

2/2

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas recepción y almacenamiento de la empresa Metalcons Recibido por

Contabilizado

Ingreso al sistema

Adelca Adelca Adelca Adelca Adelca

Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si

12/5/2021 13/5/2021 14/5/2021 17/5/2021 18/5/2021 19/5/2021

Profermaco Profermaco Profermaco C.Manabi Profermaco Profermaco

Si Si Si No Si Si

Si Si Si No Si Si

Si Si Si No Si Si

20/5/2021 21/5/2021 24/5/2021 25/5/2021 26/5/2021 27/5/2021

Andes Andes Ideal Ideal Ideal Ideal

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

28/5/2021 1/6/2021 2/6/2021 3/6/2021 4/6/2021 7/6/2021

Ideal Acesco Acesco Acesco F.Lopez Acerocenter

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

8/6/2021 9/6/2021 10/6/2021 11/6/2021 12/6/2021 14/6/2021

Acerocenter Acerocenter Acesso Acesso C.Manabi F.Lopez

Si Si Si Si No Si

Si Si Si Si No Si

Si Si Si Si Si Si

15/6/2021 16/6/2021 17/6/2021 18/6/2021 22/6/2021

Kubiec Kubiec Acesco Ipac Novacero

Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si

N°

Fecha

1 2 3 4 5 6

3/5/2021 4/5/2021 5/5/2021 6/5/2021 7/5/2021

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Proveedor

79

35 36 37 38 39 40

23/6/2021 24/6/2021 25/6/2021 26/6/2021 28/6/2021 29/6/2021

Novacero Adelca Adelca Acesco Acesco F.Lopez

Elaborado por Katherin Laguatagsi García

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

Si Si Si Si Si Si

Supervisado por Mg. Ximena

80

Anexo 26: Procedimientos de auditoría para las ventas

Gestión de inventarios Período 2021

Elaborado por: KLC

J.1

Fecha: 16/07/2021

1.2

Objetivo: Aplicar procedimientos de auditoria para verificar los mecanismos de ventas tomando en cuenta: a) Integridad en la base de datos b) Correcta aplicación contable Porcentaj Detalle Número e Ventas con el proceso correcto 95% 38 Ventas con el proceso incorrecto

2

5%

Número total de Ventas revisadas

40

100%

Fuente: Facturas de compras del año 2021

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑒𝑛 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 =

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑐𝑡𝑜 ∗ 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠 38

Índice de cumplimiento = 40 ∗ 100 = 95% Atributos del hallazgo: Condición: Del total de las 40 ventas revisadas el 95% presentan 38 facturas las cuales, se respaldan en su documentación, lo cual es algo favorable para la empresa, el 5% representa 2 facturas que no cumplen con el procedimiento de ventas que se realiza.

Criterio: En las políticas de compras de productos se establece que deberán ser aprobadas por el gerente y respaldadas por los comprobantes de pago los cuales la contadora deberá archivar con la forma de pago.

Causa: En el proceso de ventas la causa a que estas tengan el 3% de error es la falta de ingreso de las facturas en el sistema contable de la empresa.

Efecto: El registro no adecuado de las ventas al momento en que estas son realizadas, crea inconsistencias en el inventario en el sistema y en físico.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

81 Supervisado por Mg. Ximena García Anexo 27: Procedimientos de auditoría para las ventas

Gestión de inventarios Periodo 2020

Elaborado por: KLC

J.1

Fecha: 16/07/2021

2/2

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas en la empresa Metalcons

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Fecha

Codigo

3/5/2021

74937

4/5/2021

74938

5/5/2021

74939

6/5/2021

74940

7/5/2021

74941

9/5/2021

74942

10/5/2021

74943

11/5/2021

74944

12/5/2021

74945

13/5/2021

74946

16/5/2021

74947

17/5/2021

74948

18/5/2021

74949

19/5/2021

74950

20/5/2021

74951

21/5/2021

74952

23/5/2021

74953

1/6/2021

74954

2/6/2021

74955

3/6/2021

74956

4/6/2021

74957

6/6/2021

74958

Cliente VELIZ ZAMBRANO JACINTA DAMIANA SOLORZANO GILER MANUELA DEL JESUS PALMA LOOR HELBER CANARIO CARRENO PLAZARTE CARMEN RITA CEDEÑO VALENCIA VICTOR ALFONSO VERDUGA VELIZ JOSE MANUEL CHUMO FERRIN LENNY MARIUXY SABANDO LOZANO TRAJANO ARCESIO MOREIRA CEDENO NATIVIDAD UBALDINA FUENTES MOREIRA ANDREA MAGDALENA MENDOZA ROSADO CRISTOBAL COLON RODRIGUEZ RODRIGUEZ MILTON GUILLERMO SANTANA ZAMBRANO JESUS SEVERINO BRAVO MUÑOZ VIDAL LEOPOLDO ZAMBRANO REVELO EVELIN PAOLA ALCIVAR BASURTO DAVID ARTURO PALMA LOOR GUILVER ALVARITO ZAMBRANO REYES GEMA GRACIELA LOOR CHICA CARMEN AEROPAGUITA BRAVO MOREIRA EUGENIO ADRIAN ARC READECUACION DE PARQUES SOLORZANO ZAMBRANO LEANDRO RAMON

Monto

Firma

Factura

Registro

102,20

Si

Si

Si

89,90

Si

Si

Si

20,35

Si

Si

Si

35,80

Si

Si

Si

117,40

Si

Si

Si

19,00

Si

Si

Si

234,15

Si

Si

Si

4,00

No

Si

Si

11,70

Si

Si

Si

6300,00

Si

Si

Si

18,20

Si

Si

Si

173,40

Si

Si

Si

143,75

Si

Si

Si

45,50

Si

Si

Si

285,60

Si

Si

Si

23,40

Si

Si

Si

7,50

Si

Si

Si

26,25

Si

Si

Si

328,20

Si

Si

Si

276,00

Si

Si

Si

396,00

Si

Si

Si

52,50

Si

Si

Si

82 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

7/6/2021

74959

8/6/2021

74960

9/6/2021

74961

10/6/2021

74962

11/6/2021

74963

13/6/2021 14/6/2021

74964 74965

15/6/2021

74966

16/6/2021 17/6/2021

74967 74968

18/6/2021

74969

20/6/2021

74970

21/6/2021

74971

22/6/2021

74972

23/6/2021

74973

24/6/2021

74974

25/6/2021

74975

27/6/2021

74976

LANDETA ANGEL FELIPE PARRAGA ZAMBRANO POMPILIO AGUSTIN MACIAS ARTEAGA GILBERTH IVAN SANTANA VILLAVICENCIO CALIXTO MISAEL PALMA LOOR GUILVER ALVARITO ALCIVAR BASURTO DAVID ARTURO MUNOZ ELVA MARIA LOOR MORALES DARWIN ALEMBERTH MENDOZA ESPINOZA COLON PACO ROBERTO VERA BONILLA SANCHEZ JOSE MIGUEL MERA GARCIA ANGELA ADELAIDA CEDEÑO MEZA CARLOS JESUS MEDRANDA COVENA KLEBER ALFONSO CABEZAS TUQUERRES GLORIA MARIA MUNOZ VALLEJO ALEX RAMON VERDUGA DELGADO ISAAC EUDALDO WILLIAMS ZAMBRANO CLAUDIO ALONSO

Realizado por: Katherin Laguatagsi

167,40

Si

Si

Si

18,50

Si

Si

Si

70,50

Si

Si

Si

69,20

Si

Si

Si

15,00

Si

Si

Si

18,10 29,20

Si Si

Si Si

Si Si

28,55

Si

Si

Si

60,00 9,75

Si Si

Si Si

Si Si

188,80

Si

Si

Si

37,50

Si

Si

Si

16,50

Si

Si

Si

26,25

Si

Si

Si

72,00

Si

Si

Si

46,65

Si

Si

Si

20,25

Si

Si

No

1216,00

Si

Si

Si

Supervisado por: Mg. Ximena García

83

Anexo 28: Listado de materiales

Gestión de inventarios

Elaborado por: KLC

F.2

Fecha: 16/07/2021

02-feb

Objetivo: Listado del material con más rotación en la empresa Metalcons dentro del inventario.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Fuente: Muestra de stock de mercadería Elaborado por: Katherin Laguatagsi

Detalle Kubiteja Zinc Duratecho Master 1000 Súper techo Metaldeck Fibrocemento Perfil IPN Perfil UPN Correa G Tubo cuadrado Tubo rectangular Tubo redondo Tubo poste Malla Armex Viga Columna Varilla corrugada Tubo PVC Ángulos Codo Semicodo Disco de corte Soldadura Kalipega Bondex Alambre Tool Canal Alambre púa Disolvente

Supervisado por: Mg. Ximena García

84

Anexo 29: Listado de proveedores

Gestión de inventarios Período 2020

Elaborado por: KLC

F.3

Fecha: 18/07/2021

3/3

Objetivo: Listado de proveedores directos de la empresa Metalcons.

N° Proveedores 1 Ideal 2 Adelca 3 Novacero 4 Acceso 5 Kubiec 6 Ipac 7 Tigre 8 Ferretería López 9 Cemento Manabí Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

Anexo 30: Listado de material dentro de las compras

Gestión de inventarios

Elaborado por: KLC

F.4

Fecha: 19/07/2021

4.4

Objetivo: Listado del material con más rotación en la empresa Metalcons dentro de las compras N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Código ANG-4001 RLL-1206 RLL-1217 RLL-1204 BIS-3302 CAN-1109 CAN-1111 CAN-1101 CAN-1105 CAN-1120 TEC-5080 CER-2702 CLA-4408 CLA-4407 CLA-4409 COD-4607

Nombre ANGULOS 3/4 X 2 ALAMBRE NEGRO Nº 18 ALAMBRE PUA FORT 200 Mtrs.

ALAMBRE PUA FORT 500 Mtrs.

BISAGRAS 3/4 X 2 CANAL GALVALUM 3.00 Mts. K5 CANAL GALVALUM 3.00 Mts. K6 CANAL GALVALUM 4.00 Mts. K5 CANAL PUERTA ACORDION CANAL U 80 X 40 X 3 CANDADO TRAVEX PLANO 50mm CERRADURA TRAVEX 500 CLAVO DE ACERO 2 CLAVO DE ACERO 2 1/2 CLAVO DE ACERO 3 CODOS PVC 2 X 45º

85 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

COD-4608 COD-4605 COD-4606 COR-3003 COR-3004 COR-3015 CUM-2102 DIS-2901 DIS-2903 DIS-2902 TEC-2005 TEC-2006 TEC-2007 TEC-2008 TEC-2009 ELE-2702 ELE-2713 FLO-5312 FON-2502 PER-3002 PER-3001 PER-3003 PLA-1801 TOL-1804

Realizado por: Katherin Laguatagsi

CODOS PVC 2 X 90º CODOS PVC 3 X 45º CODOS PVC 3 X 90º CORREA G 80 X 40 X 15 X 1.5 CORREA G 80 X 40 X 15 X 1.8 CORREA G 80 X 40 X 15 X 2 CUMBRERO 0.30 X 3.00 Mts. DISCO CORTE METAL 4.5 DISCO CORTE METAL 7 DISCO CORTE METAL 9 DURATECHO 0.30 X 5.00 Mtrs.

DURATECHO 0.30 X 5.50 Mtrs.

DURATECHO 0.30 X 6.00 Mtrs.

DURATECHO 0.30 X 6.50 Mtrs.

DURATECHO 0.30 X 7.00 Mtrs.

ELECTRODOS AGA 60/11 ELECTRODOS AGA 60/13 FLOR 5 PUNTAS 138/4 FONDO UNI-PRIMER GALON PERNO AUTOPERFORANTE 1 PERNO AUTOPERFORANTE 11/2 PERNO AUTOPERFORANTE 2 PLACA COLABORANTE 0.65 ml. X 1.00 X 4.00 Mtrs.

TOOL GALVANIZADO 1/20 <1.1>

Supervisado por: Mg. Ximena García

86

Anexo 31: Carta a gerencia Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Período 2020 Carta a gerencia

X.1

Fecha: 23/08/2021

Carta a gerencia Santo Domingo de los Tsáchilas, 21 de agosto de 2021 Alex Mejía Molina Gerente de la empresa Metalcons.

Se ha realizado una evaluación del control interno al área de inventarios de la empresa Metalcons, como trabajo de auditoría, donde se llevó a cabo los procesos y movimientos de compra, recepción, almacenamiento y venta realizados con la finalidad de ser evaluados y analizados según los resultados que estos arrojen.

La estructura de organizacional es responsabilidad de la administración ya que deberán ubicar al personal según sus capacidades y conocimientos al personal adecuado y por ende evitar tiempos ociosos y confusión en las funciones de la empresa, quien deberá siempre tomar las precauciones necesarias para evitar errores. Todas las eventualidades encontradas en el proceso de auditoría al control interno La evaluación del control interno se realizó en conjunto con las normas de auditoria generalmente aceptadas, con la finalidad de tener un control interno seguro en cada uno de sus procesos. Cada proceso que se desarrolle está sujeta a eventualidades en la evaluación del sistema de control interno, que determinará ciertos errores no detectados en el informe.

La inspección de las políticas de compra, recepción, almacenamiento y venta se puede evidenciar que estas no se cumplen a cabalidad con los estipulado por la gerencia, representando incumplimiento por parte de sus trabajadores o que las políticas sean ineficientes.

Atentamente;

Katherin Laguatagsi C.I: 1722563044

87

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

Anexo 32: Informe de hallazgos Elaborado por: KLC

Gestión de inventarios Período 2020 Informe de hallazgos

X.02

Fecha: 22/08/2021

El informe detalla los procesos de la evaluación del control interno del último trimestre del año 2020, relacionándolo con la compra, recepción, almacenamiento y venta. A continuación, se detallan hallazgos encontrados en el proceso, para ello se realizará las conclusiones y recomendaciones.

Incumplimiento de políticas internas del proceso de las compras

Conclusión: El procedimiento de los mecanismos de compra se encontraron falencias, en las políticas de compras, ingreso de las compras al sistema contable que tiene la empresa y en la fecha de pago. En el índice de cumplimiento representa el 90%, de las compras con el proceso correcto, se encuentra en el anexo F.01.

Recomendación: Diseñar un formato donde se especifique cada proceso de compra y verificar si los trabajadores están cumpliendo con las mismas. Para ello se deberá incluir firmas de responsabilidad y autorizaciones de compra. Para más seguridad se deberá reestablecer las políticas de compra.

Incumplimiento en las políticas y el proceso de la recepción y almacenamiento.

88 Conclusión: La empresa cuenta con políticas y documentos para la recepción y almacenamiento de material, pero tiene falencias ya que las políticas como recibido, contabilidad e ingreso al sistema en el artículo de cemento. Se encuentra en el anexo C.01.

Recomendación: Diseñar un formato que cuente con las políticas donde este el nombre, articulo, fecha y firma de la persona encargada de recibir el material, esto ayudara a la mejora del proceso agilizando esta labor.

Carencia de políticas para la autorización de salida del material en el proceso de venta.

Conclusión: Este proceso de ventas se dio a conocer que no se cumple la política en la firma de autorización la cual tiene el 3%. Se encuentra en el anexo J.1.

Recomendación: La empresa deberá tomar en cuenta este punto importante ya que los clientes podrán volver a retirar material de la empresa lo cual puede causar pérdidas económicas, para ello se deberá crear un sello y la verificaron de salida de los artículos a través de un responsable de área de ventas.

Diferencias en el inventario

Conclusión: En la toma de inventario del sistema con el físico se determinó que se crea inconsistencias en el material debido a su ubicación ya que esto crea malestar en el personal que ubica y despacha por estar en una sola fila.

Recomendación: El bodeguero en conjunto con el personal encargado de despachar tendrán que organizar el material según la necesidad, peso y tamaño. Se recomienda realizar cada 4 meses una toma de inventario físico. Por motivo de organización y que no crea desperdicios.

Elaborado por Katherin Laguatagsi

Supervisado por Mg. Ximena García

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