ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS EN UNA EMPRESA

En las organizaciones se requiere administrar los muebles, equipos, herramientas o cualquier bien que se posea, para evaluar su estado y garantizar que funcionen adecuadamente. A estos bienes se les denomina activos y son un recurso con valor que generan beneficios económicos para las empresas.

Los activos reciben un valor monetario, según la situación en la que puedan encontrarse, algunos conceptos más comunes son:

• Costo histórico: hace referencia al valor que ha constituido un activo durante el tiempo en el que la empresa ha estado activa.

• Valor actual: es el importe de los flujos de efectivo a recibir o pagar según se trate del tipo de activo, es decir, es el valor presente que tiene un bien.

• Valor comercial: es el valor de mercado del activo, si decidiese venderse.

• Costo de venta: se refiere al importe directo de la producción de los bienes vendidos por una empresa.

¿Por qué es importante la administración de los activos?

La importancia radica en conocer el monto de inversión en este tipo de bienes y su impacto en las operaciones de la empresa, incluyendo su guarda y custodia, así como su aseguramiento.

Las ventajas que ofrece llevar una correcta administración de activos son:

• Capacidad de llevar adelante información cruzada con los estados financieros.

• Conocimiento sobre el valor de cada activo y su respectiva vida útil, ubicación, estado y personal responsable a su cargo.

• Capacidad para tomar mejores decisiones en cuanto a realizar inversiones en activos.

• Mayor aprovechamiento de los activos.

• Conocimiento de los periodos de mantenimiento, transferencias y cualquier movimiento que se haya realizado con cada activo.

¿Qué estrategias se pueden implementar para la gestión de activos?

• Identificar adecuadamente todos los bienes de la organización con un código que haga referencia al tipo, área, función, etc.

• Mantener un inventario por empresa, haciendo auditorías periódicas para actualizar sus condiciones.

• Diseñar y seguir una política de activos, tanto como el uso operativo como administrativo.

• La inclusión de herramientas de gestión como sistemas, que facilitan la realización de actividades y su planificación.

Con dichas estrategias se pretende conocer la cantidad, tipo y ubicación de los activos, para poder operar y tomar decisiones.

En ATP y las empresas del Grupo es a través de la Unidad de Servicio de Gestión de Riesgos y Auditoría Interna que se lleva a cabo la administración de los bienes, dicha área busca tener actualizada la información de todos aquellos activos que forman parte de las actividades diarias y operativas de las empresas del Grupo, con la finalidad de mantener los controles internos adecuados para su manejo y correcto aseguramiento.

Además, con el fin de mejorar el proceso de administración de activos, se está implementando un sistema informático que nos permitirá llevar el control de los bienes de una manera automatizada, segura y ágil.

Colaboración: Luis Alberto Martínez Cruz

Auditoría Interna

Fuente: Algoryt (2021) Sap Business Oe Erp para PYMES