oktober 2017
BRIO4YOU
portimagazine
2
BRIO4YOU
4
10 7
8 PortiMagazine BRIO4YOU is een magazine van Portima
12
MyBroker 4 De gratis app voor de moderne makelaar 7 Nieuwigheden op de planning
Verantwoordelijke uitgever:
Claude Rapoport
8 Hoe uw klanten enthousiasmeren voor MyBroker?
Coördinatie: PortiSign
Valérie Dechamps Realisatie:
www.mindsetting.be
on Mobile
10 Makkelijk, snel en aanvaard door de maatschappijen! 12 "De tijdwinst is enorm!” Wetgeving
Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op het nummer 02/661.44.64. U kan dit magazine ook bekijken
16 Deugdelijke verslagen? Geen tijdverlies of extra kosten dankzij BRIO4YOU en MyBroker! 18 Wat betekent GDPR voor u?
en downloaden via onze website: www.brio4you.be
BRIO4YOU 20 BRIO4YOU is volledig klaar voor GDPR! 22 BRIO Analytics testversie 24 BRIO4YOU V14.5: De nieuwigheden op een rijtje 26 Tips & tricks
3
16
Edito Beste makelaar,
18
We moedigen u aan een extra dimensie toe te voegen in het contact met uw klanten. Naast persoonlijk of telefonisch contact en communicatie via e-mail hoopt de meerderheid van uw klanten u immers ook makkelijk terug te vinden op hun smartphone. Net zoals ze het contact met hun bank al via smartphone kunnen regelen. Hoe? 1 oplossing! Stel hen de MyBroker-app voor. De app is makkelijk, gratis en heel praktisch, in het bijzonder voor de elektronische handtekening PortiSign on Mobile, de deugdelijke verslagen die verplicht zijn vanaf 2018 en de nieuwe wetgeving GDPR (General Data Protection Regulation). Portima biedt u bovendien een gratis coaching aan zodat u met het volste vertrouwen kan starten met MyBroker. Veel leesplezier, Claude Rapoport Afgevaardigd Bestuurder
MYBROKER
BRIO4YOU
4
MyBroker, de gratis app
voor de moderne makelaar
5
intuïtiever verlopen.
ENKELE NIEUWIGHEDEN OP EEN RIJTJE
Waarom is dit allemaal zo
Gepersonaliseerd icoon MyBroker
belangrijk? Wel, slechts 2% van het
Wil u graag uw klanten toegang
klantenpotentieel heeft momenteel
tot MyBroker geven via een
toegang tot MyBroker! Vergelijken we
gepersonaliseerd icoon met uw logo?
dit met mobile banking apps, dan zien
Goed nieuws!
we dat reeds de helft van de personen
Dit is voortaan mogelijk.
met een smartphone of tablet
Op basis van uw input creëren we
Dankzij MyBroker kunnen uw klanten
mobiel bankiert. Hoog tijd dus dat de
een icoon met de look-and-feel van
online hun verzekeringsgegevens
verzekeringssector volgt!
uw kantoor. U kan dit icoon nadien
We kunnen er niet meer omheen, alles kan tegenwoordig via smartphone of tablet: reizen boeken, boodschappen doen, een taxirit bestellen, eten laten bezorgen ... en steeds vaker zelfs banktransacties uitvoeren. Met onze gratis app MyBroker surfen uw klanten ook op deze mobiele golf!
en het eerste gebruik zal zo heel wat
raadplegen, u eenvoudig contacteren,
aan uw klanten bezorgen, die dit dan
een schadeaangifte doen en
op hun tablet of smartphone kunnen
zelfs documenten elektronisch ondertekenen. U geeft uw klanten
opslaan.
GEBRUIK MOBIEL BANKIEREN
gratis toegang en kiest zelf welke
Wil u graag een gepersonaliseerd
informatie u ter beschikking stelt.
icoon? Vraag het vandaag nog aan via BEN (http://ben.portima.be - tabblad
En we hebben goed nieuws: we luisterden naar uw feedback en
43%
51%
53%
56%
zorgden ervoor dat uw klanten MyBroker nu heel wat makkelijker kunnen bereiken. Enerzijds lanceerden we eind juni een website speciaal voor uw klanten:
Belgen met mobiel toestel 2015
Europeanen met mobiel toestel
2016
Bron: Online enquête ING
'zelfbeheer')
Contracten raadplegen bij de maatschappij vanuit MyBroker en App4Broker Vanuit MyBroker kunnen uw klanten via de knop ‘Naar de verzekeraar’ (momenteel is AG Insurance beschikbaar, andere maatschappijen
www.mybroker.be. Hierop vinden
volgen later) onmiddellijk hun
ze duidelijke informatie over de uitgebreide functionaliteiten van
We zullen er alles aan doen om u
contract bij de verzekeraar
MyBroker. Bovendien kunnen ze op
maximaal te ondersteunen in deze
bekijken. Aanvullende informatie,
deze site ook uw kantoor opzoeken
digitale wereld.
zoals bijvoorbeeld het kapitaal van een levensverzekering, kan zo
en u toegang vragen tot MyBroker. U dient de aanvraag enkel nog goed te
Bied uw klanten vandaag nog deze
vlot geraadpleegd worden. Deze
keuren in BRIO4YOU. Tijdbesparend
extra service aan en verhoog zo hun
functionaliteit is ook beschikbaar
en efficiënt! Breng uw klanten dus
vertrouwen in uw dienstverlening.
in App4Broker, zodat u dezelfde
zeker op de hoogte van deze website.
Bovendien beantwoordt u op deze
informatie ter beschikking heeft als
manier aan de transparantievereiste
uw klanten.
Anderzijds zorgden we ook voor een
van de Twin Peaks II-wetgeving.
vereenvoudigde activatieprocedure
E-invoicing
in MyBroker. Klanten kunnen zich
Int u zelf, dan kunnen uw klanten hun
voortaan veel eenvoudiger registreren
facturen in pdf-formaat raadplegen via
voor MyBroker. Enkele klikken volstaan
MyBroker.
en ook hier dient u enkel de aanvraag goed te keuren. De mobiele ervaring
BRIO4YOU
6
NOG NIET HELEMAAL OVERTUIGD?
•
Met MyBroker en de elektronische handtekening
MYBROKER
Hierbij enkele redenen waarom u niet meer zonder MyBroker kan!
PortiSign on Mobile wordt een papierloos kantoor realiteit. Van maatschappij over de makelaar
•• Twin Peaks II eist dat u uw klanten
GRATIS COACHING!
tot en met de eindklant: de hele
beter informeert. Deze informatie
communicatieflow – van voorstel
moet duidelijk, correct en volledig
tot ondertekening – kan vandaag
zijn en moet geleverd worden op
immers digitaal! Gedaan met
een duurzame drager. Om aan die
printen, posten en inscannen!
vereiste te voldoen, is MyBroker de
Hierdoor bespaart u heel wat tijd
ideale tool. De app is immers door
en kosten. Een echte boost voor
de FSMA erkend als duurzame
de productiviteit van uw
drager. Geef uw klanten dus
kantoor!
gewoon toegang tot hun dossier via MyBroker en u voldoet aan deze Twin Peaks II-eis. U leest het, er zijn heel wat nieuwigheden in MyBroker.
•
Vanaf 2018 bent u verplicht
MAAK MYBROKER BEKEND BIJ UW KLANTEN!
De makelaars die zich al hebben
jaarlijks al uw klanten een
ingeschreven voor onze gratis
deugdelijk verslag betreffende het
coaching “MyBroker,
voorgaande jaar te bezorgen. Dit
de oplossing voor de
verslag mag op papier of in een
hoogte van de website
Twin Peaks II-verplichtingen”
beveiligde elektronische omgeving
www.mybroker.be. Ze
zullen hun coaching nog in de
aan uw klanten worden bezorgd.
vinden hierop alle nodige
loop van 2017 krijgen. Nieuwe
Ook hier is MyBroker dus de tool
info en kunnen u zelf
inschrijvingen zijn nog steeds
bij uitstek. Het volstaat uw klanten
toegang vragen tot
mogelijk. Deze bijkomende
toegang te geven tot MyBroker,
MyBroker.
coachings zullen door het grote
zodat ze alle informatie uit het
succes pas in de loop van 2018
deugdelijk verslag online kunnen
kunnen doorgaan.
consulteren.
•
•
Breng uw klanten op de
Op BEN vindt u ook enkele promotools: een flyer, afbeeldingen, een banner,
De coaching maakt u wegwijs
• De huidige privacywetgeving – en
een animatiefilmpje, ...
in de vereenvoudigde
meer nog, de GDPR (zie artikel
We zijn bovendien volop
activatieprocedure en toont u
p. 20) die op 25 mei 2018 van
aan het werken aan
hoe MyBroker u helpt te voldoen
kracht gaat – vereist dat uw
nieuw promotiemateriaal.
aan de Twin Peaks II-eisen.
klanten de mogelijkheid hebben
Zodra dit beschikbaar is,
om de persoonsgegevens die u
geven we u een seintje!
Indien u zich nog wenst in te
van hen bijhoudt, aan te passen.
http://ben.portima.be/nl/
schrijven, kan dit op:
Als u uw klanten toegang geeft
promotiemateriaal (enkel
http://ben.portima.be/nl/
tot MyBroker, kunnen zij steeds,
als u ingelogd bent in
freecoaching
indien nodig, online dergelijke
AS/Web).
aanpassingen aanvragen.
MYBROKER
BRIO4YOU
7
MyBroker,
nieuwigheden op de planning
Ook dit najaar staan er heel wat verbeteringen en nieuwigheden voor MyBroker op de planning. We lijsten even op wat u mag verwachten:
Activatie en ondertekening in één e-mail
Pushberichten via MyBroker
Groepsactivatie MyBroker zal rekening houden met alle relaties
U zal voortaan ook pushberichten via MyBroker kunnen uitsturen. Moet er
Wanneer u in batch een activatie
een nieuw document ondertekend
verstuurd voor MyBroker zal
worden? Dan krijgt uw klant hiervan
BRIO4YOU rekening houden met de
een melding op zijn smartphone,
gezinssituaties. Zo zal de activeringse-
hij klikt op de melding en komt
mail steeds gelijktijdig naar beide
onmiddellijk bij het te ondertekenen
partners gestuurd worden.
document. Het zal binnenkort mogelijk zijn de ondertekening van een document te vragen aan een klant
Directe berichten tussen BRIO4YOU en MyBroker
2 nieuwe grafieken in het dashboard Op het dashboard in BRIO4YOU vindt
die nog geen toegang heeft tot MyBroker. De klant ontvangt dan
Binnenkort zal u vrije berichten naar
u heel wat info over uw portefeuille.
een e-mail met een activatielink
1 of meerdere klanten kunnen sturen
We zullen hier twee nieuwe grafieken
voor MyBroker. Eenmaal
vanuit BRIO4YOU. Zij ontvangen deze
toevoegen, zodat u kan opvolgen
aangemeld in MyBroker, zal hij
berichten in MyBroker. Uw klanten
hoeveel procent van uw klanten al
onmiddellijk het te ondertekenen
gelukkig nieuwjaar wensen, ze op
toegang heeft tot MyBroker en van
document zien.
de hoogte houden van onvoorziene
hoeveel procent van uw klanten u de
sluitingsdagen, een kort berichtje
eID heeft opgeslagen in BRIO4YOU.
Waarschuwing bij wijziging burgerlijke staat
sturen over een lopend dossier...? Het wordt allemaal mogelijk! MyBroker wordt zo de communicatietool bij
Wanneer u de burgerlijke staat
uitstek om de relatie met uw klanten
of het juridisch statuut van uw
te onderhouden.
verzekeringsnemer aanpast, zal BRIO4YOU u een waarschuwing geven. Het kan immers nodig zijn de toegangsrechten tot MyBroker aan te passen, zoals in geval van een echtscheiding.
MYBROKER
BRIO4YOU 8
9
Hoe uw klanten
enthousiasmeren voor MyBroker? We kunnen er niet genoeg op hameren: in dit digitale tijdperk verlopen communicatie, aankopen en transacties steeds vaker mobiel. Met MyBroker zorgen we dat u én uw klanten kunnen meesurfen op deze mobiele golf en er bovendien heel wat voordelen van ondervinden!
Maar hoe pakt u dit best aan en
- Is uw klant nog nog niet
neemt u eventuele koudwatervrees bij
helemaal vertrouwd met het
uw klanten weg?
principe, loop dan samen met hem doorheen onze nieuwe
•• Vraag bij elk persoonlijk contact
website www.mybroker.be en
met een (nieuwe) klant die nog
licht hem de werking
geen toegang heeft tot MyBroker
van de app toe. De heldere,
of hij al mobiel bankiert.
compacte informatie over
De MyBroker-app is voor de
alle functionaliteiten van
verzekeringswereld immers wat de
MyBroker helpen u hierbij.
banking apps voor de banksector
Wijs uw klant ook op de
betekenen, nl. het antwoord op
eenvoudige registratieprocedure
de digitale evolutie mét een groot
voor MyBroker en hij zal inzien
gebruiksgemak én extra services!
dat drempelvrees ongegrond is!
- Gebruikt uw klant al een banking-app, toon hem dan
•• Bent u niet in de mogelijkheid uw
klant persoonlijk te ontmoeten
ook MyBroker en geef hem
of telefonisch te spreken, stuur
onmiddellijk toegang.
hem dan een persoonlijke e-mailuitnodiging voor de MyBroker-activatie. Uiteraard kan u voor MyBroker ook een groepsactivatie (e-mailverzending in batch) opzetten. Dat ook een e-mailstrategie erg succesvol kan zijn, leest u in het gesprek dat wij hadden met makelaar Maarten Thomis op pagina 12.
PORTISIGN
BRIO4YOU
10
PortiSign on Mobile
makkelijk, snel en aanvaard door de maatschappijen!
Dankzij PortiSign on Mobile kunnen uw klanten met een gerust hart documenten ondertekenen vanop hun smartphone of tablet met een pincode, net zoals bij banktransacties. Makkelijk, snel en aanvaard door de maatschappijen!
De elektronische handtekening heeft
Steeds meer maatschappijen, zoals
immers dezelfde juridische waarde
Allianz en AG Insurance, engageren
als een geschreven handtekening en
zich daarbij bovendien expliciet om de
dit voor alle documenten en voor alle
PortiSign on Mobile handtekening te
maatschappijen. Een via PortiSign on
promoten.
Mobile ondertekend contract mag dus door geen enkele maatschappij worden geweigerd.
11
?
GEEN PAPIER, GEEN TIJDVERSPILLING! Tijdens onze MOVIE4YOU-events
!!
vroegen we u hoeveel tijd u verspilt aan papierwerk. Meer dan 80% antwoordde dat dit 40 tot 60%
Hoe werkt PortiSign on Mobile?
van de totale werktijd in beslag neemt. Dankzij de elektronische
GOEDE VOORBEREIDING IS CRUCIAAL
handtekening via PortiSign on Mobile Basisvoorwaarde: het gsmnummer
kan u papier definitief achterwege
U bent verantwoordelijk
van uw klant moet in BRIO4YOU
laten en dus heel wat tijd besparen.
voor de identificatie van
gekend zijn.
Een papierloos kantoor wordt nu echt
uw klanten. We raden u dan
realiteit en u wint aan productiviteit!
ook aan om tijdens iedere
1
U geeft uw klant toegang tot
ontmoeting met een klant zijn
MyBroker.
2
U duidt in BRIO4YOU aan dat u via PortiSign on Mobile een
of haar eID in te lezen en op
HOEVEEL TIJD BESTEDEN DE MEDEWERKERS IN UW KANTOOR AAN PAPIERWERK?
handtekening wenst voor een
16%
document.
3
4
Bovendien dient u ervoor te zorgen dat al uw klanten toegang hebben tot MyBroker via hun eigen e-mailadres.
43%
Uw klant ontvangt deze
Voor een onbetwistbare
melding via MyBroker en krijgt
identificatie moet iedere
ook een e-mail.
natuurlijke persoon in
41%
Uw klant kan het document elektronisch ondertekenen via PortiSign on Mobile.
BRIO4YOU immers over een uniek e-mailadres beschikken.
20%
40%
60% van hun tijd
• De eerste keer dat uw klant
Heel concreet betekent dit dat elke klant (natuurlijke
dit doet, doorloopt hij een
persoon) over een uniek
veiligheidsprocedure en kiest
De verwerking van uw documenten
e-mailadres dient te
hij een pincode.
gaat immers vlotter en sneller. Het is
beschikken, wil hij:
• Nadien volstaat enkel de
niet meer nodig uw documenten af te printen en te verzenden; en ook
MyBroker gebruiken
het klassement is geautomatiseerd,
Vanuit MyBroker
U integreert vervolgens
overzichtelijk en ordelijk. Een
het ondertekende document in
document opzoeken wordt hierdoor
BRIO4YOU.
kinderspel. U bespaart bijgevolg ook
pincode om te tekenen.
5
te slaan in uw beheerpakket.
op opslagplaats en kosten.
doorklikken naar de verzekeringsmaatschappij PortiSign on Mobile gebruiken
INTERVIEW
BRIO4YOU
12
Maarten Thomis
PortiSign on Mobile:
“de
tijdwinst is enorm!
”
13
Dankzij PortiSign on Mobile kunnen uw klanten snel, efficiënt én veilig documenten ondertekenen op hun smartphone of tablet. En dit enkel met een pincode, net zoals ze hun banktransacties ondertekenen. PortiSign on Mobile bestaat intussen al meer dan een jaar. Het ideale moment om ons oor te luisteren te leggen bij Maarten Thomis van Maarten Thomis Verzekeringen. Wat vindt hij van MyBroker en PortiSign on Mobile?
En dat werpt zijn vruchten af! “Van
Voor klanten die nog geen MyBroker
mijn nieuwe klanten gaat 80% hier
hebben, legt hij de werking van de
vlot op in. Bij bestaande klanten,
app kort uit en benadrukt hij de
bij een bij-akte, ligt dit percentage
voordelen: niet meer printen en niet
iets lager, maar als ze op kantoor
meer posten, goedkoper en sneller!
langskomen, trekken we dit ook op tot
Hij stuurt hen vervolgens een mail
80%.” En de klanten zien er volgens
zodat ze zich kunnen inloggen. Zodra
Maarten ook echt de meerwaarde
ze dit gedaan hebben, biedt hij hen
van in. “Zij die niet ingaan op de
het te ondertekenen document aan.
uitnodiging zijn meestal iets ouder,
“Wanneer ik dan de melding krijg dat
hebben geen e-mailadres of kunnen
het document ondertekend is, kan
niet overweg met een pc.”
het niet meer stuk. Alles van die klant verloopt vanaf dan via MyBroker en
De elektronische handtekening al goed ingeburgerd
PortiSign on Mobile.” Inderdaad, als u werkt met maatschappijen die hun bijvoegsels via AS/Web sturen, kan de
Ook met PortiSign on Mobile is
volledige flow tussen maatschappij,
Maarten direct van start gegaan. En dit
makelaar en klant digitaal.
zonder sceptische klanten! Ze hebben vertrouwen in de elektronische
De tijdwinst is enorm
handtekening. “Mijn klanten
Goed begonnen half gewonnen
hebben helemaal geen probleem
Wanneer we hem vragen of hij veel
met het digitaal ondertekenen van
tijd wint, reageert hij enthousiast
documenten. Soms is er wat gemor
“enorm veel!”
Maarten Thomis werkt nog maar
wanneer ze de eerste keer een foto
één jaar met BRIO, maar sinds
van hun identiteitskaart moeten
Toevallig ligt het dossier van Lucienne,
dag 1 is hij actief gebruiker van
nemen, maar met wat begeleiding
een iets oudere dame, op zijn bureau.
MyBroker en PortiSign on Mobile.
verloopt dit vlot. Over het digitaal
De enige papieren trouwens die we
Hij stelde onmiddellijk een mooie
tekenen via smartphone of tablet zelf
zien in zijn kantoor. Lucienne wil een
e-mailuitnodiging voor MyBroker
heb ik dan ook nog nooit klachten
polis naar een andere maatschappij
op en stuurde die vervolgens naar
gehad.” Ook met maatschappijen
verplaatsen. Maarten Thomis
elke klant waarvan hij reeds een
heeft hij nog geen problemen
verduidelijkt de aanzienlijke tijdwinst
e-mailadres had. Sindsdien gaat
ondervonden. “Ze accepteren de
even aan de hand van dit concreet
hij systematisch te werk. “Bij elke
digitale handtekening.” En terecht,
voorbeeld. “Kijk eens wat een pak
nieuwe klant, bij elk contact met een
de handtekening mag immers niet
papieren met allemaal stempeltjes
klant, bij elke bij-akte ... stuur ik een
geweigerd worden.
dat het getekend terug bezorgd moet
uitnodiging. Dus ik ben er wel echt actief mee bezig.”
worden. Ik heb dat moeten afdrukken,
Vlotte procedure
een brief moeten maken en zal dat moeten posten. Ik ga dat op de
We vroegen hem even uit te leggen
agenda moeten zetten en ik moet
hoe hij concreet te werk gaat als er
dingen terugkrijgen waaraan ik haar
een document ondertekend moet
waarschijnlijk zal moeten herinneren,
worden.
want de kans is groot dat ze het vergeet.” En dan is het werk nog niet
INTERVIEW
BRIO4YOU
14
gedaan! “Wanneer ik het getekend terugkrijg, ga ik alle papieren moeten inscannen en moet ik dat allemaal ook nog eens linken in BRIO.” Het verschil met het digitale traject wat betreft administratieve werklast is volgens Maarten dan ook enorm. “Als ik dit had kunnen doen via PortiSign on Mobile, zoals bij veel van mijn klanten, dan had ik alleen maar mijn berichten moeten integreren en had ik bij een zestal pdf’s rechtermuisklik ‘ondertekening vragen’ moeten doen en het werk was gedaan. De agendamelding was automatisch gecreëerd geweest en na een tijdje had ik, indien
En hier is Maarten goed op
nodig, vlot een herinnering kunnen
voorbereid. “Ik lees de eID
sturen. Mijn productiviteit gaat zo
systematisch in wanneer een klant
enorm omhoog, het verschil is echt
op kantoor komt, een kleine moeite.
ongelofelijk!”
Bovendien waak ik er van in het begin over dat personen binnen
Een ander, niet te verwaarlozen,
een gezin elk een apart e-mailadres
voordeel van de digitale
gebruiken voor MyBroker en dus
handtekening is dat u heel wat geld
aparte toegangen hebben. Ik laat
uitspaart. Maarten Thomis bevestigt:
wel toe dat ze elkaars gegevens
“Het kost zeker minder. Niet meer
kunnen zien in MyBroker, maar
printen, geen postzegels meer, geen
zodra het over tekenen gaat, moet
papier meer. Grote kantoren kunnen
het apart: ieder gebruikt zijn eigen
zo ongetwijfeld heel wat uitsparen!”
smartphone. Dat vind ik logisch.”
Een handtekening via PortiSign on Mobile mag niet geweigerd worden
Spring nu op de digitale trein!
"Mijn productiviteit gaat enorm omhoog, het verschil is echt ongelofelijk." Maarten Thomis
en trekken om het erdoor te krijgen. Maar binnen 5 jaar gaat het volgens
Om het interview af te sluiten,
mij standaard zijn. Als je dan
vragen we wat hij makelaars die
nog niet mee bent en nog moet leren
De elektronische handtekening
nog niet op de digitale trein zitten,
er mee om te gaan dan denk ik dat
via PortiSign on Mobile is geldig
aanraadt. “Ze moeten die weg
het te laat zal zijn. Dat denk ik hé,
voor alle documenten van alle
opgaan, het is geen kwestie meer
maar wie ben ik ...” Wel Maarten, bij
maatschappijen. Als makelaar bent
van mogen, maar echt van moeten.
Portima denken we dat ook!
u wel verantwoordelijk voor de
Want iedereen gaat het doen. Nu is
identificatie van uw klanten.
het nog wat nieuw, soms wat duwen
Bedankt voor dit interview!
15
"Ik ben er zeker van dat de elektronische handtekening veiliger en betrouwbaarder is dan de geschreven handtekening" Bernard Jadot
We brachten eveneens een bezoekje aan Bernard Jadot (Sprl Bernard Jadot), fervent gebruiker van MyBroker en PortiSign on Mobile. Enkele hoogtepunten uit het interview: Bernard Jadot
Veilig en betrouwbaar
Aanzienlijke tijdwinst
Apps zijn de toekomst
Bernard Jadot legt steeds aan zijn
Ook hij bevestigt de aanzienlijke
Tot slot is surfen op de mobiele
klanten uit waarom de elektronische
tijdwinst. “De app komt van pas op
golf ook voor Bernard Jadot
handtekening heel wat veiliger en
het juiste moment, wanneer we als
onontbeerlijk: “Voor mij zijn
betrouwbaarder is dan een geschreven
makelaar geen echte toegevoegde
apps de toekomst. Het is zo
handtekening. “Als u 5 pagina’s
waarde meer kunnen bieden: bij de
dat we moeten werken. Met
parafeert en de 6de tekent, kan
ondertekening van een contract.
MyBroker ben ik er zeker van dat
niemand u garanderen dat de 5 eerste
Hier is het immers niet meer nodig
ik met de meest geavanceerde
pagina’s niet gewijzigd werden. Met
de klant nog te zien, wat in de pre-
en performante tool werk om de
een digitaal ondertekend document
contractuele fase wel van belang
concurrentie het hoofd te bieden.
bent u hier wel zeker van. Het is
is om correct advies te kunnen
En aan zij die zeggen dat de klant
immers onmogelijk de inhoud van het
geven. Dankzij de elektronische
hier nu nog geen vragende partij
ondertekende document te wijzigen
handtekening kan de laatste stap
van is, antwoord ik dat de klanten
zonder dat dit gedetecteerd wordt.
van een contract snel en papierloos
er op een dag zelf naar zullen
Bovendien bevindt het document zich
afgehandeld worden.” De elektronische
vragen. Op dat moment moet u er
op een aparte beveiligde server.”
handtekening zorgt dus voor een
klaar voor zijn!”
aanzienlijke vermindering van de administratieve werklast, waardoor u heel wat tijd en geld bespaart.
TWIN PEAKS II
BRIO4YOU
16
Deugdelijke verslagen? Geen tijdverlies of extra kosten dankzij BRIO4YOU en MyBroker! Bij Portima stellen we alles in het werk om BRIO4YOU continu te laten evolueren zodat u automatisch mee evolueert met de modernste technologieën, met de snel oprukkende digitalisering en met nieuwe normen en wetgevingen zoals de Twin Peaks II-regelgeving. Zo ook voor de deugdelijke verslagen. BRIO4YOU en MyBroker bieden u hiervoor immers dé oplossing!
Einde 2016 werd het koninklijk
het voorgaande jaar beschikbaar
besluit gepubliceerd dat makelaars
zijn, start u het programma dat de
verplicht om voortaan jaarlijks
deugdelijke verslagen voor al uw
aan al hun klanten een deugdelijk
klanten automatisch (in batch) in
verslag te bezorgen, en dit op een
pdf-vorm genereert. Dit op basis van
duurzame drager. In 2018 zal u de
de informatie die beschikbaar is in
eerste deugdelijke verslagen moeten
BRIO4YOU, eventueel aangevuld met
opmaken. Deze zullen betrekking
gegevens van de maatschappijen.
hebben op de gegevens van 2017. Vervolgens wordt deze pdf ter Aan ieder van uw klanten elk jaar
beschikking gesteld in MyBroker, waar
een overzicht bezorgen van hun
uw klant – indien hij toegang heeft
lopende verzekeringscontracten,
tot MyBroker – deze kan raadplegen
schadegevallen, beleggingen,
en dit zonder extra werk of kosten
spaarproducten... is een hele klus.
voor u. Aangezien onze app MyBroker
Bovendien levert u deze deugdelijke
erkend is als duurzame drager blijft
verslagen best op een digitale
BRIO4YOU volledig compatibel met
(duurzame) drager aan, want wie
Twin Peaks II!
de papieren weg verkiest, moet het verslag na opmaak nog afdrukken en
Bereid u dus tijdig voor op de
per post versturen. Dit is bijzonder
deugdelijke verslagen én maak het
tijdrovend en erg kostelijk.
uzelf makkelijk. Zorg ervoor dat al uw klanten hun deugdelijk verslag
Met BRIO4YOU en MyBroker heeft
online kunnen raadplegen door hen
u echter de ideale tools in handen
simpelweg toegang te verlenen tot
om aan de nieuwe wetgeving
MyBroker. Eenvoudiger kan haast
omtrent de deugdelijke verslagen
niet!
te voldoen en heel wat tijd te winnen. Wanneer alle gegevens van
17
WAT ALS UW KLANT GÉÉN TOEGANG HEEFT TOT MYBROKER? Als uw klant geen toegang heeft tot MyBroker bent u verplicht om elk deugdelijk verslag af te drukken, in een enveloppe te steken, voldoende te frankeren en per post te versturen. Papier, printen, postzegels, over-en-weer lopen naar het postkantoor... een boel extra werklast mét een bijbehorend prijskaartje!
GDPR
BRIO4YOU
18
De General Data Protection Regulation (GDPR of ook Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Wat betekent
GDPR voor u?
genoemd) is de nieuwe regelgeving die ervoor moet zorgen dat de gegevens van Europese burgers beter beschermd worden. Tegen 25 mei 2018 moet u aan deze wetgeving voldoen. U zal moeten kunnen aantonen welke persoonsgegevens u verzamelt, hoe u deze data gebruikt en hoe u ze beveiligt. We overlopen wat voor u van belang is.
19
GDPR: WIE, HOE EN WAAROM? De GDPR erkent 2 types betrokkenen:
1
• De verzamelde gegevens moeten relevant zijn voor en beperkt tot het
De verantwoordelijke voor de
vooropgestelde doel.
gegevensverwerking die zelf de doelstellingen en bestaansreden van de verwerking definieert, alsook de
• De gegevens moeten juist en up-to-date zijn.
uitgewerkte middelen. 2
• De gegevens mogen niet langer De onderaannemer die handelt voor
bewaard worden dan noodzakelijk.
rekening van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking.
• De gegevensverwerking moet gebeuren met de gepaste
Portima treedt op als de
IT-beveiligingsmaatregelen.
onderaannemer van de gegevens die u verzamelt in uw BRIO4YOU-pakket.
De verwerking van persoonsgegevens kan gebeuren:
Zowel de verantwoordelijke als de onderaannemer moeten er op toezien
• Ofwel omdat dit noodzakelijk is
dat onderstaande beginselen worden
voor de uitvoering van een contract
nageleefd:
(verzending naar het adres van de betrokken persoon), voor de
• Persoonsgegevens moeten op
naleving van wettelijke verplichtingen
een rechtmatige, behoorlijke en
(aangiftes aan de sociale zekerheid
transparante manier verwerkt
en fiscus), om vitale belangen te
worden. Alle communicatie
beschermen, voor handelingen van
hieromtrent dient eenvoudig
openbaar belang, voor handelingen
toegankelijk en makkelijk te
met een rechtmatig belang
begrijpen zijn voor de betrokkene.
(gezondheid of veiligheid).
• Persoonsgegevens mogen enkel verzameld worden met een
• Ofwel met de instemming van de betrokken persoon.
welbepaald, expliciet en wettelijk doel voor ogen.
Als makelaar is het dus geen probleem om bepaalde gegevens te verzamelen en te verwerken. U zal uw klant, indien hij hierover vragen heeft, wel moeten informeren over het gebruik van zijn persoonsgegevens.
GDPR
BRIO4YOU
20
BRIO4YOU is volledig klaar voor de GDPR!
Portima treedt op als onderaannemer van de gegevens die u verzamelt in uw BRIO4YOUbeheerpakket. U kan op beide oren slapen: we beschermen uw BRIO4YOU-gegevens optimaal.
We hebben hiervoor trouwens niet
• BRIO4YOU Access and Data
op de GDPR gewacht. De toegang
Security Policy: dit reglement
tot BRIO4YOU is immers al sinds
beschrijft de toegangscontrole en
het begin sterk beveiligd door de
de beveiliging van de gegevens in
PKI-certificaten (via AS/Web). Dit is
BRIO4YOU.
bovendien streng gereglementeerd.
• Portima Information Security Policy: dit document omvat de
Daarnaast houden wij ons strikt
verschillende doelstellingen van
aan de maatregelen die beschreven
Portima inzake informatiebeveili-
werden in de ‘BRIO4YOU Access and
ging.
Data Security Policy’ en de ‘Portima Information Security Policy’, waarin
Behalve de back-ups doen we
ook de bewustmaking van ons
bovendien geen enkele verwerking
personeel over de beveiligingsaspecten
van de gegevens die door u worden
centraal staat.
beheerd. U voert zelf de gewenste verwerkingen uit.
21
2
Maak al uw medewerkers bewust van de GDPR en van enkele essentiële best prac-
controleren of aanpassen? We raden u aan uw klanten toe-
tices inzake veiligheid (zoals
gang te geven tot MyBroker. Zo
het belang van een degelijk
kunnen ze hun gegevens online
wachtwoord, het vergrendelen
raadplegen en, indien nodig,
van de pc bij het verlaten van
aanpassen.
uw plaats, het gebruik van een degelijk antivirusprogramma ...)
3
Hoe kunnen ze hun gegevens
Hoeveel tijd bewaart u hun gegevens?
Geef uw klanten toegang tot MyBroker. De GDPR stelt
De sector zal hiervoor nog richtlijnen opstellen.
immers dat zij hun gegevens altijd moeten kunnen raad-
!
plegen en aanpassen. Dit gaat moeiteloos via MyBroker.
4
De legitimiteit van de verwerkingen die u doet binnen het kader van de basisfunctionaliteiten van
Moet u zich zorgen maken?
BRIO4YOU is evident. Toch vereist de GDPR dat u uw klant
In essentie verandert er niet
over een aantal zaken kan
zo veel ten opzichte van de
informeren:
huidige privacywetgeving
Gezond boerenverstand en
Wat moet u doen?
Wie verzamelt zijn gegevens?
slim en efficiënt omgaan met
Als verantwoordelijke van de gege-
U en uw bedienden.
persoonsgegevens primeert nog altijd. We raden u gewoon aan
vensverwerking dient ook u op een
Wie heeft toegang tot zijn
bewust te zijn van wat de GDPR
aantal zaken te letten:
gegevens?
inhoudt, even vanop afstand naar
1
Behandel persoonsgegevens
U en uw bedienden.
alle type gegevensverwerking in
uw kantoor te kijken en, indien
zoals u dat in het kader van de
Hoe zijn zijn gegevens
nodig, enkele maatregelen te
huidige privacywetgeving nu
beschermd?
implementeren.
ook al doet: als een goed huis-
Portima heeft een zeer
vader.
volledige « Information
Portima – en dus ook uw
Security Policy » opgesteld
beheerpakket BRIO4YOU – leeft
die werd geauditeerd en in
alvast alle regels van de GDPR na.
overeenstemming is met de
Uw gegevens zijn veilig bij ons.
vereisten van de GDPR.
Wat dit aspect betreft hoeft u zich dus al helemaal geen zorgen te maken!
B R I O A N A LY T I C S
BRIO4YOU
22
BRIO Analytics testversie Deze datavisualisaties worden opgebouwd met informatie uit vier contexten: verzekeringsnemers, contracten (+ risicoobjecten en waarborgen), schadegevallen
Gegevens analyseren kan een tijdrovende en ingewikkelde bezigheid zijn. Toch ligt er vaak een schat aan informatie verborgen in uw databank. Om u bij te staan in de analyse van deze informatie – meten is immers weten – integreren we in oktober het prototype van een nieuwe tool in BRIO4YOU: BRIO Analytics. Deze tool bestaat uit een aantal dashboards die u in staat stellen eenvoudig gegevens te analyseren en snel zakelijke beslissingen te nemen. En we hebben goed nieuws voor u: iedereen zal deze tool gratis kunnen testen!
WAT?
en kwijtingen. U vertrekt telkens van een basisgrafiek op high-level niveau. Van hieruit kan u steeds verder doorklikken en diepere analyses vragen in de gegevensselecties. U kan zo voor heel precieze doelgroepen heel wat informatie verzamelen. Deze informatie kan vervolgens in uw kantoor gebruikt worden om goed onderbouwde beslissingen te nemen. Zo kan u bijvoorbeeld eenvoudig opvragen hoeveel verzekeringsnemers contracten zonder rechtsbijstand hebben. U kan deze selectie dan nog verder segmenteren, per maatschappij, per regio, per leeftijdscategorie ... Het is allemaal mogelijk, enkele klikken volstaan! Tijdens de testfase zal de tool niet evolueren. Verbeteringsaanvragen zullen in overweging
BRIO Analytics wordt gecreëerd
genomen worden na het einde van de
met behulp van de datavisualisatie-
testfase.
toepassing Qlik Sense. We voorzien een aantal standaard dashboards als
Bij vragen is het Brokers Contact Center
vertrekpunt. Dit zijn interactieve,
zoals steeds uw eerste contactpunt (02 404
flexibele en overzichtelijke grafieken
44 22 – optie 0). Technische kwesties zullen
die in uw kantoor gebruikt kunnen
behandeld worden door de verdeler van
worden.
Qlik Sense.
23
WAAROM? Sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen
Tijd besparen U hoeft zelf geen ingewikkelde selecties meer uit te denken of
Meten is weten. Maar gegevens analyseren
verschillende selecties en rapporten te combineren om tot bepaalde
is vaak een tijdrovende bezigheid. Dankzij
inzichten te komen. Enkele belangrijke selecties werden reeds voor u
BRIO Analytics volstaan enkele klikken
klaargemaakt en weergegeven in een overzichtelijke datavisualisatie. U
om een overzichtelijke datavisualisatie te
bespaart dus heel wat kostbare tijd.
creëren. U kan nu snel en efficiënt data tot in de kleinste details analyseren, direct nieuwe verbindingen tussen data leggen en opportuniteiten vanuit verschillende
VERDELING AANTAL KLANTEN PER DOMEIN Arbeidsongevallen en collectieve verzekeringen
hoeken belichten. Hierdoor kan u sneller en beter gefundeerde beslissingen nemen
Individueel BA andere dan particulieren
Brand eenvoudige risico's
in het belang van uw kantoor. Diversen
Potentieel benutten Dankzij BRIO Analytics heeft u in een oogopslag een volledig overzicht van
19,1%
Multi-takken
Bijstand
6,5%
uw portefeuille. Even doorklikken in de
15,7%
visualisaties en u weet perfect waar er nog verborgen potentieel ligt. U kan zo gericht commerciële acties ondernemen
8,9% Hospitalisatie en gezondsheidszorgen
en het volledige potentieel van uw
11,5%
klantenbestand benutten.
Intuïtief en aantrekkelijk
10%
Rechtsbijstand
10,8%
Leven en belegging
BA particulieren
De grafieken van BRIO Analytics zijn overzichtelijk en ogen professioneel. U kan ze dus zonder verdere aanpassingen overnemen in een presentatie. Bovendien werken de dashboarden zeer intuïtief.
Auto
NA JUNI 2018?
De prachtige kant-en-klare visualisaties reageren onmiddellijk op interacties en
Tot eind juni 2018 kan u het prototype van BRIO Analytics
contextwijzigingen en passen zich vlot aan
gratis en vrijblijvend testen. Maak hier zeker gebruik van
op basis van een eenvoudige drag-and-
en ontdek de voordelen ervan! In juni 2018 zal u moeten
drop functie. U hoeft dus geen specifieke
doorgeven of u BRIO Analytics wil blijven gebruiken. Indien
technische kennis te bezitten en er
voldoende interesse zal de prijs bepaald worden op basis van
hoeven geen scripts gemaakt te worden.
het aantal makelaars die intekenen op de dienst. Hoe meer makelaars hoe lager de prijs.
V14.5
BRIO4YOU
24
V14.5:
BRIO4YOU De nieuwigheden op een rijtje Midden november zal versie 14.5 van BRIO4YOU in productie gaan. Zoals altijd houdt deze nieuwe versie heel wat nieuwigheden in, die rekening houden met de aanvragen van de Users Clubs, nieuwe regelgeving ĂŠn een verhoging van uw productiviteit en commerciĂŤle slagkracht. Hiernaast vindt u alvast een kort overzicht van wat u mag verwachten.
Ook voor MyBroker houdt BRIO4YOU versie 14.5 een aantal nieuwigheden in. Lees meer hierover in het artikel MyBroker: nieuwigheden op de planning op pagina 7.
25
KB Lasten en Kosten: bedragen op vervaldagberichten Gevolg gevend aan het koninklijk besluit van 2 mei 2017 moeten vervaldagberichten vanaf januari 2018 ook de aanwervings- en administratiekosten weergeven. BRIO4YOU versie 14.5 slaat deze bijkomende info automatisch op in
Daarnaast zal AXA vanaf versie 14.5
de kwijtingen, die u vervolgens kan
ook MPB's kunnen gebruiken om u
afdrukken.
commerciële leads door te sturen.
Klanten segmenteren voor e-mailmarketing In BRIO4YOU kan u uw cliënteel
Stockeren pensioengegevens 2de pijler zelfstandigen Vanaf versie 14.5 kan u in BRIO4YOU gegevens stockeren aangaande
OP BASIS VAN DE INPUT VAN DE USERS CLUBS WORDEN OVERIGENS NOG MEER NIEUWIGHEDEN AANGEBRACHT:
het aanvullend pensioen voor zelfstandigen (producten 2de pijler
segmenteren. Dit was reeds mogelijk op basis van een door u bepaalde code. Vanaf versie 14.5 zal u er ook een historiek aan kunnen koppelen. U ziet zo sinds wanneer uw klanten deel uitmaken van een bepaalde categorie. Erg handig in het kader van uw marketingcampagnes.
Statistiek ‘Historiek kwijtingen’ automatisch updaten
Bijlagen bij AS/Web-berichten
de opbouw van deze historiek kan
Voor elke klant en elke maatschappij
In BRIO4YOU kan u in AS/Web-
u heel eenvoudig de carrière van
kan u in BRIO4YOU een statistiek
berichten tot 10 verschillende
zelfstandigen reconstrueren.
raadplegen met de premies,
bijlagen toevoegen. Vanaf versie
commissies en schade-uitkeringen van
14.5 hoeft dit niet meer één
de 5 recentste jaren. Voorlopig moet
per één, maar kan dit met één
u het bijwerken van die statistieken
handeling via aanvinkvelden.
manueel lanceren. Vanaf BRIO4YOU
Handig en tijdbesparend!
zoals het VAPZ en IPT) zoals salarisgegevens, voordelen alle aard, sociale bijdragen ... en dit in een chronologische volgorde. Met
Nieuwe AS/Web-berichten
versie 14.5 is dit niet meer nodig! Vanaf BRIO4YOU versie 14.5 zijn er
U zal voortaan kunnen bepalen
nieuwe AS/Web-berichten beschikbaar
aan welke frequentie (wekelijks,
voor de informatie-uitwisseling tussen
tweewekelijks, maandelijks …) de
de verzekeringsmaatschappij AXA
statistieken ’s nachts automatisch
en de makelaars die instaan voor
bijgewerkt zullen worden. Uw
gedelegeerd schadebeheer alsook het
portefeuille van nabij opvolgen wordt
beheer van niet-gedelegeerde vloten.
zo weer iets eenvoudiger.
Tips
and tricks
TIPS & TRICKS
BRIO4YOU
26
Wist u dat... ... u het overzicht verzekeringsnemer kan parametreren? De parameters worden bepaald via de Makelaar instellingen (zie het menu Makelaar – Gegevens – Instellingen). Klik dan in het menu ‘Waar naartoe’ op 'Makelaargegevens
Wist u dat... ... het mogelijk is een risico-object over te plaatsen naar een andere verzekeringsnemer?
vervolg’ en daarna op het tabblad ‘Overzicht verzekeringsnemer’. U kan voor heel uw kantoor: bepalen of u het scherm ‘Overzicht verzekeringsnemer’ standaard wilt gebruiken na
Om een risico-object over te plaatsen naar een
een opzoeking,
andere verzekeringsnemer: de soort hoofding kiezen, Klik vanuit het risico-object in het menu ‘Wat doen’ op 'Andere acties'. Klik op 'Risico-object overdragen'. Klik op het loepje bij 'Nieuwe
kiezen welke tabbladen getoond worden, kiezen welk tabblad als eerste opengaat. Deze instellingen bestaan ook voor iedere
verzekeringsnemer'. U komt terecht op
gebruiker via het menu Gebruiker - Mijn gegevens
een zoekscherm waarmee u de nieuwe
– Instellingen en dan het tabblad ‘Overzicht
verzekeringsnemer kan terugvinden als hij al
verzekeringsnemer’.
in uw beheerpakket bestaat. Standaard worden hier de instellingen van het Als de verzekeringsnemer niet bestaat,
kantoor overgenomen. Om hiervan af te wijken,
klikt u in het menu ‘Wat doen’ op
klikt u in het menu ‘Wat doen’ op ‘Afwijken v/d
'Verzekeringsnemer maken' en voert u de
mak. parameters’. Bevestig dit, pas de instellingen
nieuwe verzekeringsnemer in.
aan en klik dan op ‘Opslaan’.
Vink de opties aan indien het
Nadat uw aanpassingen werden bewaard, bevat
activiteitenrapport en de verbonden
het menu ‘Wat doen’ een functie om de kantoor
documenten dienen overgedragen te worden.
instellingen te herstellen: ‘Mak. overz. verz.n. instellen’.
Klik op 'OK'.
27
Question Time Stuur ons het juiste antwoord door op de volgende vraag en win 2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en waag uw kans!
Vraag: Eén van deze beweringen is onjuist. Dewelke?
Mogelijke oplossingen a) De app MyBroker is, net als papier, erkend als duurzame drager. b) Vanaf 2019 bent u verplicht jaarlijks al uw klanten een deugdelijk verslag betreffende het voorgaande jaar te bezorgen. U kan dit via MyBroker doen. c) Binnenkort zal het mogelijk zijn vrije berichten vanuit BRIO4YOU naar 1 of meerdere klanten te sturen. Ze krijgen deze berichten via MyBroker. d) De elektronische handtekening via MyBroker ‘PortiSign on Mobile’ heeft dezelfde juridische waarde als een geschreven handtekening.
Vul het antwoord online in op www.brio4you.be/nl/questiontime.html De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht.
PortiMagazine BRIO4YOU
in uw mailbox?
Als u het PortiMagazine BRIO4YOU in elektronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, kan u uw e-mailadres doorgeven via portimacom@portima.com of op BEN via http://ben.portima.be.