octobre 2017
BRIO4YOU
portimagazine
2
BRIO4YOU
4
10 7
8 PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima
12
MyBroker 4 L'app gratuite du courtier moderne 7 Les nouveautés au programme
Éditeur responsable :
Claude Rapoport
8 Comment rendre vos clients enthousiastes pour MyBroker ?
Coordination : PortiSign
Valérie Dechamps Réalisation :
www.mindsetting.be
on Mobile
10 Facile, rapide et accepté par les compagnies ! 12 Bernard Jadot témoigne Législation
Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un article traitant de nos services ? Dans ce cas, appelez notre Infoline au 02/661.44.64. Vous pouvez également consulter
16 Rapports adéquats ? Pas de perte de temps ni de frais supplémentaires grâce à BRIO4YOU et MyBroker ! 18 Que signifie RGPD pour vous ?
et télécharger ce magazine sur notre site internet : www.brio4you.be
BRIO4YOU 20 BRIO4YOU est prêt pour le RGPD ! 22 Version test de BRIO Analytics 24 BRIO4YOU V14.5 : Les nouveautés en bref 26 Trucs & Astuces
3
16
Edito Cher courtier,
18
Nous vous encourageons à ajouter une dimension pour les échanges avec vos clients ; En plus de la rencontre personnelle, des échanges téléphoniques et des e-mails, une majorité de vos clients espèrent aussi pouvoir vous trouver facilement sur leur smartphone, comme ils peuvent déjà gérer leur relation avec la banque. Proposez-leur l’app MyBroker. C’est facile, gratuit et bien utile, particulièrement pour la signature électronique PortiSign on Mobile, les rapports adéquats obligatoires dès 2018 et la nouvelle réglementation RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données). Portima vous propose, en outre, un coaching gratuit pour vous aider à démarrer avec MyBroker en toute confiance. Bonne lecture, Claude Rapoport Administrateur Délégué
MYBROKER
BRIO4YOU
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MyBroker, l'app gratuite du courtier moderne
5
Vous ne l’ignorez pas, aujourd'hui tout peut se faire via smartphone ou tablette : réserver un voyage, faire des achats, commander un taxi, se faire livrer à manger… et même de plus en plus souvent, effectuer des transactions bancaires. Avec notre app gratuite MyBroker, vos clients surfent également sur cette vague mobile !
L'expérience mobile et la première utilisation se dérouleront ainsi de
QUELQUES NOUVEAUTÉS EN BREF
manière beaucoup plus intuitive pour
Icône personnalisée MyBroker
vos clients.
Vous aimeriez que vos clients Pourquoi tout cela est-il si important ?
accèdent à MyBroker via une icône
Actuellement, seuls 2% du potentiel des
personnalisée avec votre logo ? Bonne
clients ont accès à MyBroker. Par contre,
nouvelle ! C'est désormais possible.
nous constatons que la moitié des personnes disposant d'un smartphone
Sur base de vos informations, nous
ou d'une tablette utilisent déjà les apps
créons une icône aux couleurs de
Grâce à MyBroker, vos clients peuvent
bancaires mobiles. Il est donc grand
votre bureau. Vous pourrez ensuite
consulter leurs données d'assurances
temps que le secteur de l'assurance
transmettre cette icône à vos clients
en ligne, vous contacter facilement,
suive !
qui n'auront plus qu'à la sauvegarder
déclarer un sinistre et même signer électroniquement des documents. Vous donnez gratuitement l'accès à vos clients et décidez vous-même des informations
sur leur tablette ou smartphone.
UTILISATION DES APPS BANCAIRES MOBILES
Intéressé par l'icône personnalisée ? Demandez-la dès aujourd'hui via
que vous mettez à leur disposition.
BEN (http://ben.portima.be), onglet 'Autogestion'.
Nous avons de bonnes nouvelles concernant MyBroker : nous vous avons
43%
51%
53%
56%
écouté et avons veillé à ce que vos clients puissent accéder maintenant beaucoup plus facilement à MyBroker. D'une part, nous avons lancé fin juin un site web spécial pour vos clients : www.mybroker.be. Ils y trouvent
Belges avec un mobile 2015
Européens avec un mobile
2016
Source : Enquête en ligne ING
Consultation des contrats auprès de la compagnie via MyBroker et App4Broker Avec MyBroker, vos clients peuvent, via le bouton "Vers l'assureur", regarder leur propre contrat directement auprès de l'assureur (actuellement seul AG Insurance est accessible, les autres compagnies suivront ultérieurement).
des informations claires sur l'ensemble des fonctionnalités de MyBroker. De
Nous allons tout mettre en œuvre afin
Des informations complémentaires,
plus, ils peuvent également y rechercher
de vous aider au maximum dans ce
comme le capital d'une assurance
votre bureau et vous demander l'accès
monde digital.
vie, par exemple, peuvent ainsi être rapidement consultées. Cette
à MyBroker. Il ne vous reste plus qu'à accepter la demande dans BRIO4YOU.
Offrez dès aujourd’hui ce service
fonctionnalité est également
Rapide et efficace ! N'hésitez donc pas
supplémentaire à vos clients et
disponible dans App4Broker, de
à informer vos clients de l'existence de
fidélisez-les ainsi encore un peu plus.
manière à ce que vous ayez à votre
ce site.
Par ailleurs, cela vous permettra
disposition la même information que
également de répondre à l'obligation
vos clients.
D'autre part, nous avons simplifié la
de transparence de la réglementation
procédure d'activation de MyBroker. Les
Twin Peaks II.
E-invoicing
clients peuvent désormais s’enregistrer
Si vous faites l'encaissement vous-
bien plus facilement dans MyBroker.
même, vos clients peuvent consulter
Quelques clics suffisent et, ici aussi, il
leurs factures au format pdf dans
vous suffit d'approuver la demande.
MyBroker.
BRIO4YOU
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PAS ENCORE ENTIÈREMENT CONVAINCU ?
• Avec MyBroker et la signature électronique PortiSign on Mobile, le
MYBROKER
Voici quelques raisons pour lesquelles vous ne pouvez plus vous passer de MyBroker !
bureau sans papier devient réalité. De la compagnie au client final, en passant par le courtier, tout le processus de communication – de
•• Twin Peaks II exige que vos clients
COACHING GRATUIT !
la proposition à la signature – peut
soient mieux informés. Cette
aujourd'hui être entièrement digital !
information doit être claire, correcte,
C'en est fini d'imprimer, mettre à la
complète et doit être fournie sur un
poste et scanner ! Vous épargnez ici
support durable. Pour répondre à
bien du temps et de l'argent. C'est
cette exigence, MyBroker est l'outil
un véritable coup de pouce pour la
idéal. L'app est, en effet, reconnue
productivité de votre bureau !
par la FSMA comme support durable. Il vous suffit donc de donner à vos clients l'accès à leur dossier via MyBroker et vous répondez à cette Comme vous le constatez, il y a
obligation de Twin Peaks II.
FAITES CONNAÎTRE MYBROKER À VOS CLIENTS !
beaucoup de nouveautés dans MyBroker. Les courtiers qui se
• A partir de 2018, vous êtes obligé
• Informez vos clients de
sont déjà inscrits pour notre
de fournir annuellement à tous
l'existence du site
coaching gratuit "MyBroker, la
vos clients un rapport adéquat
www.mybroker.be. Ils
solution aux obligations Twin
sur l'année écoulée. Ce rapport
y trouveront tous les
Peaks II" recevront leur coaching
peut être remis sur papier ou dans
renseignements utiles et
dans le courant de l'année 2017.
un environnement électronique
pourront vous demander
Il est toujours possible de vous
sécurisé. Ici aussi, MyBroker est
eux-mêmes l'accès à
inscrire à ce coaching. Toutefois,
l'outil par excellence. Il suffit
MyBroker.
en raison de son succès, les
de donner à vos clients l'accès
nouvelles demandes pourront
à MyBroker ; ils pourront ainsi
seulement être honorées dans le
consulter en ligne toutes les
également quelques outils
courant de l'année 2018.
informations du rapport adéquat.
promotionnels : une
• Sur BEN se trouvent
brochure, des images, un • L'actuelle loi sur la vie privée – et
banner, une animation…
vous familiariser avec la nouvelle
plus encore, le RGPD (voir article
Par ailleurs, nous sommes
procédure d'activation et vous
p. 20) qui entrera en vigueur le
en train de travailler sur
montre la manière dont MyBroker
25 mai 2018 – demande que
du nouveau matériel.
permet de répondre aux exigences
vos clients aient la possibilité
Nous ne manquerons
de Twin Peaks II.
d'adapter les données personnelles
pas de vous avertir dès
que vous détenez. Si vous donnez
qu'il sera disponible !
Si vous souhaitez encore vous
à vos clients l'accès à MyBroker,
http://ben.portima.be/
inscrire, vous pouvez le faire via
ils peuvent toujours, si nécessaire,
fr/materielpromotionnel
http://ben.portima.be/fr/
demander en ligne ce type
(uniquement si vous êtes
freecoaching
d'adaptation.
connecté en AS/Web)
Le coaching vous permet de
MYBROKER
BRIO4YOU
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MyBroker,
les nouveautés au programme
A propos de MyBroker, de belles améliorations et nouveautés sont prévues au programme dans le courant de l'automne. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez attendre :
Messages push via MyBroker Dorénavant, vous pourrez aussi
L'activation en groupe de MyBroker tiendra compte des relations
envoyer des messages 'push' via MyBroker. Un nouveau document
Quand vous enverrez une activation
doit être signé ? Votre client en
en masse pour MyBroker, BRIO4YOU
reçoit alors la notification sur son
tiendra compte des situations
smartphone. Il lui suffit de cliquer
familiales. Ainsi l'e-mail d'activation
dessus et il arrive directement sur le
sera toujours envoyé aux deux
document à signer.
partenaires en même temps.
Messages directs entre BRIO4YOU et MyBroker
Deux nouveaux graphiques dans le dashboard
alors un e-mail avec un lien
Vous allez bientôt pouvoir envoyer des
Sur le dashboard de BRIO4YOU, vous
d'activation pour MyBroker. Une
messages libres à un ou plusieurs clients
trouvez beaucoup d'informations
fois enregistré dans MyBroker,
au départ de BRIO4YOU. Ils recevront
sur votre portefeuille. Nous allons y
il verra immédiatement le
ces messages dans MyBroker. Souhaiter
ajouter deux nouveaux graphiques.
document à signer.
une bonne année à vos clients, les
Vous pourrez ainsi suivre le
informer de journées de fermeture
pourcentage de vos clients ayant déjà
exceptionnelle, envoyer un petit
accès à MyBroker et le pourcentage
message sur le dossier en
de clients pour lesquels vous avez
cours, ... Tout cela sera possible !
enregistré l'eID.
Activation et signature dans un seul e-mail Il sera bientôt possible de demander à un client qui n'a pas encore accès à MyBroker de signer un document. Le client recevra
Alerte lors du changement d'état civil Lorsque vous modifierez l'état
MyBroker devient ainsi l'outil de
civil ou le statut juridique de
communication par excellence pour
votre preneur d'assurance,
maintenir le contact avec vos clients.
BRIO4YOU vous avertira. Il est, en effet, toujours possible qu'il soit nécessaire d'adapter les droits d'accès à MyBroker, comme dans le cas d'un divorce, par exemple.
MYBROKER
BRIO4YOU 8
9
Comment rendre vos clients
enthousiastes pour MyBroker ?
Nous ne saurions trop insister : en ces temps de digitalisation, communications, achats et transactions se déroulent de plus en plus souvent de manière mobile. Avec MyBroker, nous faisons en sorte que vos clients et vous puissiez également surfer sur cette vague mobile et que vous en tiriez de nombreux avantages !
Mais comment aborder cela au mieux
- Si votre client n'est pas encore
et dissiper l'éventuelle appréhension
bien familiarisé avec le principe,
de vos clients ?
parcourez avec lui notre nouveau site web www.mybroker.be et
•• Lors de chaque contact personnel
expliquez-lui le fonctionnement
avec un (nouveau) client n'ayant
de l'app. Les informations
pas encore accès à MyBroker,
claires et concises de toutes les
demandez s'il utilise déjà l'app
fonctionnalités de MyBroker vous
mobile de sa banque. En effet,
y aideront !
MyBroker est au monde de l'assurance ce que les apps
Montrez également à votre
bancaires sont au secteur
client comme il est simple de
bancaire, à savoir la réponse
s'enregistrer sur MyBroker et il
à l'évolution digitale avec une
comprendra tout de suite que sa
grande facilité d'utilisation
crainte n'est pas justifiée.
(souplesse d'emploi) et des services supplémentaires !
•• Si vous n'avez pas la possibilité de rencontrer personnellement
- Si votre client utilise déjà
votre client ou de lui parler au
une app bancaire, montrez-
téléphone, envoyez-lui un e-mail
lui MyBroker et donnez-lui
d'invitation pour activer MyBroker.
directement accès.
Bien entendu, vous pouvez aussi lancer une activation en groupe pour MyBroker (envoi d'un e-mail de masse). C'est une stratégie qui peut aussi être payante.
PORTISIGN
BRIO4YOU
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PortiSign on Mobile facile, rapide et accepté par les compagnies !
Grâce à PortiSign on Mobile, vos clients peuvent, le cœur léger, signer des documents sur leur tablette ou smartphone avec un code pin, exactement comme pour les transactions bancaires. Facile, rapide et accepté par les compagnies !
La signature électronique a, en
Un nombre croissant de compagnies,
effet, la même valeur juridique
comme Allianz et AG Insurance,
qu'une signature manuscrite, et cela,
s'engagent d'ailleurs explicitement à
quels que soient le document et
promouvoir la signature PortiSign on
la compagnie d'assurances. Aucun
Mobile.
contrat signé via PortiSign on Mobile ne peut donc être refusé par une compagnie.
11
?
PAS DE PAPIER, PAS DE PERTE DE TEMPS ! Lors de nos dernières soirées MOVIE4YOU, nous vous avons demandé combien de temps vous passiez à traiter du papier. Plus de 80% d'entre vous ont répondu
Comment fonctionne PortiSign on Mobile ?
y consacrer 40 à 60% du temps
!! UNE BONNE PRÉPARATION EST INDISPENSABLE
de travail. Grâce à la signature électronique PortiSign on Mobile,
Vous êtes responsable
Prérequis : le numéro de GSM de
vous pouvez définitivement
de l'identification de vos
votre client doit être encodé dans
abandonner le papier et épargner
clients. Dès lors, nous vous
BRIO4YOU.
ainsi beaucoup de temps. Le bureau
recommandons, lors de
sans papier devient vraiment réalité
chaque visite d'un client, de
et vous gagnez en productivité !
lire et enregistrer les données
1
Vous donnez à votre client l'accès à MyBroker.
2
Vous mentionnez dans BRIO4YOU que vous souhaitez une signature PortiSign on
de son eID dans votre logiciel
COMBIEN DE TEMPS VOS COLLABORATEURS CONSACRENT-ILS À TRAITER DU PAPIER ? 16%
Mobile pour un document donné.
accès à MyBroker avec sa
Votre client reçoit une
toute personne physique
notification dans MyBroker de
doit, en effet, disposer en BRIO4YOU d'une adresse
41%
e-mail unique.
Votre client peut signer électroniquement le document via PortiSign on Mobile
20%
40%
60% de leurs temps
• La première fois, votre client
Concrètement, cela signifie que chaque client (personne physique) doit disposer d'une
suit une procédure de
Le traitement de vos documents
adresse e-mail unique, qu'il
sécurité et choisit un code
est, en effet, beaucoup plus facile
veuille :
pin.
et rapide. Vous ne devez plus les
• Par la suite, seul le code pin lui sera nécessairepour signer.
5
à ce que chaque client ait
une identification irréfutable,
même qu'un e-mail.
4
Par ailleurs, vous devez veiller
propre adresse e-mail. Pour 43%
3
de gestion.
imprimer ni les envoyer, et même le
Utiliser MyBroker
classement est automatisé, clair et
Cliquer, au départ de
ordonné. Non seulement chercher un
Vous intégrez facilement
document devient un jeu d'enfant,
le document signé dans
mais vous n'avez plus besoin
BRIO4YOU.
d'armoires à archives et évitez les frais inhérents au papier.
MyBroker, pour aller vers la compagnie d'assurances Utiliser PortiSign on Mobile
INTERVIEW
BRIO4YOU
12
PortiSign on Mobile :
“la signature électronique Je suis certain que
est plus sûre et plus fiable que la signature manuscrite
” Vous le savez : grâce à MyBroker, vos clients disposent non seulement de leurs données d'assurances en ligne mais, désormais, ils peuvent même signer électroniquement leurs contrats – avec un simple code PIN ! - via PortiSign on Mobile. Cette dernière évolution représente une véritable révolution car la signature 'PortiSign on Mobile' a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite ! En d'autres termes, elle est incontestable.
Bernard Jadot
Après 12 mois sur le marché, le moment nous semblait idéal pour demander votre avis sur PortiSign on Mobile et l'évolution de MyBroker. Pour ce faire, nous nous sommes rendus chez Bernard Jadot de la sprl éponyme, en région bruxelloise.
13
MyBroker : un service inclus dans l'offre du bureau
Des clients contents d'avoir MyBroker
que personne ne va modifier les 5 premières pages ? Cela, c'est impossible à faire avec un document
Bernard Jadot utilise BRIO depuis
Si cela prend du temps à Bernard
signé électroniquement. De plus, le
son lancement et a immédiatement
Jadot d'expliquer à ses clients ce
document se trouve sur un serveur
adopté MyBroker. Travaillant seul, il a
qu'est MyBroker, cela porte ses
séparé. Il n’y a donc rien à craindre."
facilement mis sa procédure au point
fruits : "La plupart de mes clients
Dans 7 cas sur 10, soit la proportion
pour donner l'accès à MyBroker : un
trouvent très bien d'avoir une app
de ses clients ayant activé MyBroker,
changement intervient dans le contrat
pour leurs données d'assurances.
ses clients signent sans problème.
de l'un de ses clients ? Il doit régler un
A l'heure actuelle, j'ai donné accès à
sinistre ? Quelle que soit l'intervention
MyBroker à près de la moitié de mes
à effectuer, il en profite pour proposer
clients et 70 à 80% d'entre eux l'ont
MyBroker à son client.
activé. Dernièrement, des clientes ont
Assurément un gain de temps. Mais pas que !
eu besoin d'informations alors qu'elles
Un avantage non négligeable de la
Cette méthode "au cas par cas" lui
étaient à l'étranger. Elles se sont
signature électronique, c'est qu'elle
permet de jeter un œil au préalable
connectées à MyBroker et ont pu avoir
permet de gagner pas mal de temps :
sur les données dont il dispose et
ce dont elles avaient besoin. Elles
elle est pratique et rapide, et surtout,
s'assurer que tout est en ordre.
étaient enchantées !"
elle intervient au bon moment, c'està-dire lorsque le courtier n'a plus de
Il donne ainsi accès aux contrats, montre la dernière prime payée et toutes les informations relatives aux sinistres, dont, entre autres, les
Et la signature électronique ? Plus fiable que la signature manuscrite !
réelle plus-value, explique B. Jadot. "En tant que courtier, nous voyons le client lorsque nous faisons l'étude de
activités qui y sont liées : "C'est important et surtout très utile pour le
Aujourd'hui, qui dit avoir MyBroker,
sa situation. Ensuite, nous prenons
client. Cela lui permet de savoir ce que
dit aussi avoir la possibilité de signer
le temps de lui expliquer les tenants
je fais et "pour quoi" il paie."
électroniquement ses documents.
et aboutissants de ce que nous lui
Une fonctionnalité que Bernard Jadot
proposons. Dès lors, quand arrive le
Lorsqu'il a un nouveau client, il lui
apprécie et fait apprécier à ses
moment de la signature du contrat,
parle directement de MyBroker :
clients : "En ce qui me concerne,
nous n'avons plus de valeur-ajoutée
"Je l'informe immédiatement qu'il
je suis certain que la signature
pour le client. L'étape de la signature
peut avoir son dossier d'assurances
électronique est plus sûre et plus
ne requiert pas de le voir. La signature
en ligne. Je lui propose ensuite de
fiable que la signature manuscrite." Il
électronique permet donc de réaliser
télécharger l'application tant qu'il est
explique ainsi à ses clients qu'il n'est
cette dernière étape rapidement, et
au bureau. Ainsi, je peux l'aider lors de
pas possible de modifier un document
cela, sans générer un envoi de papier,
la première connexion."
une fois signé électroniquement.
avec tout ce que cela implique."
"Quand vous paraphez 5 pages
La signature électronique représente
et signez la sixième, qui vous dit
donc un gain de temps administratif mais aussi un gain financier certain.
INTERVIEW
BRIO4YOU
14
Quel avenir pour MyBroker ? Pour Bernard Jadot, MyBroker doit devenir une véritable plate-forme de communication avec le client : "Pour ma part, j'invite mes clients à me fournir les contrats qu'ils n'ont pas souscrits par mon intermédiaire afin de les mettre à disposition dans
Pour ceux qui hésiteraient encore…
MyBroker. Plusieurs clients y ont
Quant à l'argument qui veut qu'en disposant tout le temps de ses données, le client peut plus facilement
réagi positivement et m'ont tout
Surfer sur la vague mobile est
comparer les prix et partir, il le balaie
envoyé. Désormais, tous leurs dossiers
nécessaire, voire même indispensable
d'un revers de la main. "Bien sûr,
d'assurances sont donc centralisés et
pour Bernard Jadot. Lorsque nous lui
c'est vrai que le client va pouvoir
accessibles pour eux dans MyBroker."
demandons pour quelle raison offrir
comparer : c'est cela qu'il veut ! Mais
MyBroker à ses clients, il nous répond
pour moi, un client qui veut changer
Et il ajoute : "MyBroker doit devenir
sans hésiter : "Pour moi, l'application,
de courtier, il change. Par contre, si
un outil hyper complet. Il est donc
c'est l'avenir. C'est comme cela qu'il
le client dispose de MyBroker et qu'il
intéressant que MyBroker continue
faut travailler. Avec MyBroker, je suis
trouve cela sympa, c'est un service
d'évoluer. Je pense que l'app
certain d'avoir l'outil le plus avancé,
supplémentaire qui lui est offert. Il
devrait avoir des fonctionnalités qui
le plus performant pour faire face à
va alors peut-être hésiter à aller voir
permettraient au client de l'utiliser
la concurrence. A ceux qui disent que
ailleurs."
pour autre chose que pour consulter
les clients ne sont pas demandeurs,
ses données ; l'objectif étant que
je réponds qu'un jour, le client va le
Merci à Bernard Jadot pour cet
l'utilisation de MyBroker devienne un
demander. A ce moment-là, il faudra
entretien.
"réflexe" pour le client quand il pense
être prêt."
assurances."
15
"Avec PortiSign on Mobile, le gain de temps est énorme !" Maarten Thomis
Nous avons également rencontré Maarten Thomis (Maarten Thomis Verzekeringen), fervent utilisateur, lui aussi, de MyBroker et PortiSign on Mobile. Extraits de notre rencontre : Maarten Thomis
Maarten Thomis propose
été signé. J'ai dû tout imprimer, faire
implique également une productivité
systématiquement MyBroker à ses
une lettre et je vais devoir mettre
plus élevée et de moindres frais,
clients. Près de 80% d’entre eux ont
l'ensemble à la poste. Il faudra ensuite
comme le confirme M. Thomis : "Ma
ainsi accès à MyBroker. "Mes clients
que je mentionne cela dans l'agenda
productivité est vraiment décuplée.
réagissent très bien à propos de
et que j'attende des éléments que je
La différence est incroyable ! Et puis,
MyBroker et ils adhèrent facilement
devrai sûrement lui rappeler d'envoyer
ne plus devoir imprimer, acheter des
à la signature électronique. Je n'ai
car il y a de grandes chances qu'elle
timbres, du papier… c'est un gain
encore eu aucune plainte à ce sujet".
oublie. Une fois que je recevrai le
certain !"
tout signé, je vais devoir tout scanner Quant à l'avantage principal de
et lier cela dans BRIO. Si j'avais pu
Pour conclure, M. Thomis encourage
PortiSign on Mobile, il ne fait aucun
utiliser PortiSign on Mobile, comme
vivement ceux qui n'ont pas encore
doute : "C'est un gain de temps
c'est le cas avec beaucoup de mes
pris le train de la digitalisation d'y
énorme ! " Et d'expliquer : "Voilà
clients, j'aurais simplement dû
passer : "Il faut vraiment le faire ! Pour
un bel exemple ! (NDLR : un dossier
intégrer mes messages, demander
le moment, c'est encore relativement
papier – le seul d'ailleurs – se trouve
une signature pour les 6 documents
neuf et il faut peut-être parfois
justement sur son bureau). Il s'agit
d'un simple clic droit, et c'était fait !
pousser un peu. Mais selon moi, dans
du dossier d'une de mes clientes, une
La mention agenda aurait été créée
5 ans, ce sera standard. A ce moment,
dame plus âgée, qui veut changer de
automatiquement et, si nécessaire
s'il faut seulement commencer à tout
compagnie pour l'un de ses contrats.
après un petit temps, j'aurais pu
apprendre pour y passer, je pense qu'il
Regardez le tas de papier qui doit être
facilement envoyer un rappel." Et
sera trop tard…"
renvoyé à la compagnie après avoir
pour ne rien gâcher, ce gain de temps
TWIN PEAKS II
BRIO4YOU
16
Rapports adéquats ?
Pas de perte de temps ni de frais supplémentaires grâce à BRIO4YOU et MyBroker ! Chez Portima, nous mettons tout en œuvre pour faire continuellement évoluer BRIO4YOU afin que vous puissiez, vous aussi, évoluer avec les technologies les plus modernes, la progression rapide de la digitalisation et les nouvelles normes et lois en vigueur. La nouvelle obligation, issue de la réglementation de Twin Peaks II, de fournir des rapports adéquats en est un bon exemple. Ici aussi, BRIO4YOU et MyBroker vous offrent LA solution !
Fin 2016, l'arrêté royal obligeant les
'batch') le rapport adéquat de chacun
courtiers à fournir à tous leurs clients
de vos clients en format pdf. Celui-ci
un rapport adéquat annuellement
sera réalisé sur base des informations
sur un support durable était publié.
disponibles dans BRIO4YOU et,
En 2018, vous devrez donc établir les
éventuellement, de données
premiers rapports adéquats ; ceux-ci
complémentaires des compagnies.
concerneront les données de 2017. Ce document pdf sera ensuite Donner chaque année, à tous vos
mis à disposition dans MyBroker,
clients, un aperçu de leurs contrats
où votre client – s'il possède un
d'assurance en cours, sinistres,
accès à MyBroker – pourra le
placements, produits d'épargne… n'est
consulter, et cela, sans travail ni frais
pas une mince affaire. De plus, mieux
supplémentaires pour vous. Etant
vaut fournir ces rapports adéquats sur
donné que notre app MyBroker est
un support digital (durable), car qui
reconnue comme support durable,
choisit le papier doit encore, après
BRIO4YOU reste donc entièrement
avoir établi le rapport, l'imprimer
compatible avec Twin Peaks II !
et l'envoyer par la poste ; ce qui est particulièrement chronophage et très
Préparez-vous donc à temps pour les
coûteux.
rapports adéquats et facilitez-vous la vie. Permettez à vos clients de
Avec BRIO4YOU et MyBroker, vous
consulter leur rapport adéquat en
avez toutefois les outils rêvés
ligne en leur donnant simplement
pour répondre à cette nouvelle
accès à MyBroker. Difficile de faire
réglementation et gagner beaucoup
plus simple !
de temps. Dès que toutes les données de l'année écoulée seront disponibles, il suffira de lancer le programme qui générera automatiquement (en
17
QUE SE PASSE-T-IL SI VOTRE CLIENT N'A PAS ACCÈS À MYBROKER ? Si votre client n'a pas accès à MyBroker, vous êtes obligé d'imprimer son rapport adéquat, de le mettre sous enveloppe, l'affranchir suffisamment et l'envoyer par la poste. Papier, impression, timbres, allers-retours à la poste… une charge de travail supplémentaire conséquente, avec le prix inhérent à la clé !
GDPR
BRIO4YOU
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Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) est la nouvelle réglementation qui a pour objectif d’améliorer
Que signifie
RGPD pour vous ?
la protection des données des citoyens européens. Vous devez vous conformer à cette réglementation pour le 25 mai 2018. Ainsi, à partir de cette date, vous devrez pouvoir montrer quelles données personnelles vous collectez, comment vous utilisez celles-ci et comment vous les protégez. Bref coup d’œil sur ce qui est important pour vous.
19
RGPD : QUI, COMMENT ET POURQUOI ? Le RGPD reconnaît 2 types d’intervenants :
1
Le responsable du traitement des données qui définit lui-même
• Elles doivent être pertinentes et limitées à l’objectif poursuivi. • Les données doivent être exactes et tenues à jour.
les finalités et la raison d’être du traitement, ainsi que les moyens mis en œuvre. 2
• Elles peuvent uniquement être conservées durant le délai nécessaire au traitement poursuivi.
Le sous-traitant qui agit pour le compte du responsable du traitement des données.
• Les données doivent être traitées en prenant des mesures de sécurité informatique adéquates.
Portima agit comme sous-traitant des données que vous collectez dans votre
Le traitement de données personnelles
logiciel BRIO4YOU.
peut être effectué :
Le responsable comme le sous-traitant
• Soit parce qu’il est nécessaire à
doivent veiller au respect des principes
l’exécution d’un contrat (envoi à
suivants :
l’adresse de la personne concernée), à l’exécution d’obligations légales
• Les données personnelles
(déclarations à la sécurité sociale,
doivent être traitées de manière
au fisc), pour protéger des intérêts
correcte, égale, transparente.
vitaux, à l’exécution d’une action
Toute communication à ce sujet
d’intérêt public, pour agir dans
doit être facilement accessible et
l’intérêt légitime (santé ou sécurité).
compréhensible par la personne concernée.
• Soit avec le consentement de la personne concernée.
• Les données personnelles peuvent uniquement être collectées dans un
En tant que courtier, il n’y a donc
but déterminé, explicite et légal.
aucun problème à collecter et traiter certaines données. Vous devrez par contre informer votre client, s’il a des questions à ce sujet, sur l’utilisation de ses données personnelles.
GDPR
BRIO4YOU
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BRIO4YOU est prêt pour le RGPD !
Portima agit comme sous-traitant des données que vous collectez dans votre logiciel de gestion BRIO4YOU. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles : nous protégeons vos données BRIO4YOU de manière optimale.
Portima n’a d'ailleurs pas attendu
• BRIO4YOU Access and Data
le RGPD pour cela. En effet, l’accès
Security Policy : ce règlement
aux données BRIO4YOU est sécurisé
couvre tout ce qui a trait au
depuis toujours par les certificats
contrôle d’accès et à la sécurité des
PKI (AS/Web) et est hautement
données dans BRIO4YOU.
réglementé.
• Portima Information Security Policy : ce document contient les
Par ailleurs, nous nous tenons
différents objectifs de Portima
strictement aux règles décrites dans
en matière de protection des
les conventions ‘BRIO4YOU Access
informations.
and Data Security Policy’ et ‘Portima information Security Policy’, dans
Hormis les backups, nous n’effectuons
lesquelles la conscientisation de notre
aucun traitement des données que
personnel au sujet des aspects de
vous gérez. Vous réalisez vous-même
sécurité occupe une place centrale.
les traitements souhaités.
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2
Conscientisez vos collaborateurs à propos du RGPD et quelques bonnes pratiques essentielles
ou adapter leurs données ? Nous vous conseillons de
en matière de sécurité (comme
donner MyBroker à vos clients.
l’importance d’un bon mot
Ainsi, ils peuvent consulter
de passe, le verrouillage du
leurs données en ligne et les
PC quand on quitte sa place,
adapter si nécessaire.
l’utilisation d’un programme antivirus efficace…)
3
Comment peuvent-ils contrôler
Combien de temps conservezvous leurs données ?
Donnez à vos clients l’accès à MyBroker. Le RGPD suppose, en
Le secteur doit encore établir des directives à ce sujet.
effet, qu’ils puissent toujours consulter et modifier leurs
!
données. Cela ne pose aucun problème avec MyBroker.
4
La légitimité des traitements que vous réalisez dans le cadre des fonctionnalités de base de BRIO4YOU ne fait aucun doute.
Devez-vous vous inquiéter ?
Toutefois, le RGPD exige que vous puissiez informer votre
Dans l’absolu, il n’y a pas grand-
client à propos d’un certain
chose qui change par rapport à
nombre d’éléments :
l’actuelle loi sur la vie privée. Un
solide bon sens et une utilisation
Que devez-vous faire ?
Qui collecte ses données ?
intelligente et efficace des
En tant que responsable de traitement
Vous et vos collaborateurs. de données, vous devez également
données personnelles priment encore toujours. Nous vous
Qui a accès à ses données ?
conseillons simplement d’être
faire attention à une série d’éléments :
Vous et vos collaborateurs.
conscient de ce qu’implique le
1
RGPD, d’examiner avec du recul
Traitez les données personnelles comme vous le faites déjà aujourd’hui dans le cadre
Comment ses données sont-
tous les types de traitement des
elles protégées ?
données dans votre bureau et, le
Portima a élaboré une
cas échéant, de prendre quelques
de l’actuelle loi relative à la
convention ‘Information
vie privée : en bon père de
Security Policy’ très complète
famille.
qui a été auditée et est
Portima – et donc votre logiciel
conforme aux exigences du
BRIO4YOU – applique déjà les
RGPD.
règles du RGPD. Vos données sont
mesures.
en sécurité chez nous. Concernant cet aspect, vous n’avez donc aucun souci à vous faire !
B R I O A N A LY T I C S
BRIO4YOU
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BRIO Analytics version test
bureau. Ces visualisations de données sont élaborées au moyen d’informations provenant de 4 contextes : les preneurs d’assurance, les contrats (+ objets de risque et garanties), les sinistres et les quittances. Vous partez chaque
Analyser des données peut s’avérer particulièrement chronophage et compliqué. Néanmoins, votre base de données regorge souvent de trésors d’informations. Pour vous aider à analyser ces informations – mesurer, c’est connaître – nous intégrerons, en octobre, le prototype d’un nouvel outil dans BRIO4YOU : BRIO Analytics. Cet outil se compose d’une série de tableaux de bord (dashboards) qui vous permettent d’analyser facilement des données et de prendre rapidement des décisions professionnelles. Et nous avons de bonnes nouvelles pour vous : vous allez pouvoir tester gratuitement cet outil !
DE QUOI S’AGIT-IL ?
fois d’un graphique de base très général. A partir de là, vous pouvez continuer à cliquer et demander des analyses plus approfondies dans les sélections de données. Vous pouvez ainsi collecter beaucoup d'informations sur des groupes cibles très précis. Ces informations peuvent ensuite être utilisées dans votre bureau pour prendre des décisions bien fondées. Ainsi, par exemple, vous pouvez facilement demander combien vous avez de contrats de preneurs d’assurance sans protection juridique. Vous pouvez encore poursuivre cette segmentation par compagnie, région, catégorie d’âge, etc. C’est tout à fait possible ; quelques clics suffisent ! Durant la phase de test, l’outil n’évoluera pas. Les demandes d’amélioration seront prises en considération après la fin de la phase de test.
BRIO Analytics a été créé à l’aide
Pour tout renseignement, le Brokers Contact
de l’application de visualisation des
Center reste votre premier point de contact
données Qlik Sense. Au départ, nous
(02 404 44 22 – option 0). Les questions
prévoyons une série de tableaux de
techniques seront traitées par le distributeur
bord standard. Il s’agit de graphiques
de Qlik Sense.
interactifs, flexibles et clairs qui pourront être utilisés dans votre
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POURQUOI ?
facilement au moyen d’une simple fonction de ‘glisser-déplacer’ (drag and drop). Vous ne devez donc pas posséder de connaissances
Prendre plus rapidement des décisions mieux étayées
techniques spécifiques et les scripts ne sont pas nécessaires.
Gain de temps Mesurer, c’est connaître. Mais analyser des données est souvent une activité
Vous ne devez même plus réfléchir à des sélections compliquées et
chronophage. Grâce à BRIO Analytics,
à combiner différentes sélections et rapports pour aboutir à certains
il suffit de quelques clics pour créer
résultats. Quelques sélections importantes ont déjà été préparées pour
une visualisation claire des données.
vous et mises à votre disposition dans une visualisation de données
Vous pouvez maintenant analyser des
claire. Vous épargnez donc un temps précieux.
données rapidement et efficacement, et cela, jusque dans les moindres détails, établir directement de nouvelles relations entre des données et mettre en lumière des opportunités sous différents angles. Grâce à cela, vous pouvez prendre plus
RÉPARTITION DU NOMBRE DE CLIENTS PAR DOMAINE Accidents du travail et assurances Individuelle RC autre que particuliers
rapidement des décisions mieux fondées dans l’intérêt de votre bureau.
Incendie risques simples 19,1%
Divers Multi-branches
Profiter du potentiel Assistance
6,5%
Avec BRIO Analytics, vous avez, en un
15,7%
seul coup d’œil, un aperçu complet de votre portefeuille. Cliquer simplement dans les visualisations vous permet de
8,9% Hospitalisation et soins de santé
savoir parfaitement où vous avez encore
11,5%
du potentiel caché. Vous pouvez ainsi entreprendre des actions commerciales
Auto
10% Protection juridique
ciblées et profiter du potentiel complet de
Vie et placements 10,8% RC du particulier
votre fichier clients.
Intuitif et attrayant Les graphiques de BRIO Analytics sont
APRÈS JUIN 2018 ?
clairs et professionnels. Vous pouvez donc les reprendre dans une présentation
Jusque fin juin 2018, vous pouvez tester le prototype de BRIO
sans y apporter de modifications. Par
Analytics gratuitement et sans engagement. N’hésitez pas à
ailleurs, ces tableaux de bord fonctionnent
l’utiliser et à en découvrir les avantages ! En juin 2018, vous
de manière très intuitive. Les superbes
devrez nous faire savoir si vous souhaitez continuer à utiliser
visualisations prêtes à l’emploi réagissent
BRIO Analytics. S’il suscite suffisamment d’intérêt, son prix
immédiatement aux interactions et
sera fixé en fonction du nombre de courtiers qui souscriront au
modifications de contexte, et s’adaptent
service. Plus vous serez nombreux à y adhérer, plus il sera bon marché.
V14.5
BRIO4YOU
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V14.5 :
BRIO4YOU Les nouveautés en bref
Mi-novembre, la version 14.5 de BRIO4YOU sera mise en production. Comme toujours, cette nouvelle version comprendra de nombreuses nouveautés qui tiendront compte des demandes des Users Clubs et de la nouvelle réglementation, et qui vous aideront à augmenter votre productivité et force commerciale. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre.
La version 14.5 de BRIO4YOU comprend également bon nombre de nouveautés pour MyBroker. Toutes les informations à ce propos se trouvent dans l'article MyBroker : les nouveautés au programme, en page 7.
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Arrêté royal sur les Charges et Coûts : montants sur les avis d’échéance Faisant suite à l’arrêté royal du 2 mai 2017, les avis d’échéance doivent, à partir de janvier 2018, reprendre les frais d’acquisition et d’administration. La version 14.5 de BRIO4YOU enregistrera automatiquement cette information complémentaire dans les quittances que vous pouvez ensuite imprimer.
Stockage des données de pension 2e pilier pour les travailleurs indépendants Dès la version 14.5 de BRIO4YOU, vous pourrez stocker les données concernant la pension complémentaire
SUR BASE DES DEMANDES DES USERS CLUBS, D’AUTRES NOUVEAUTÉS ONT ÉGALEMENT ÉTÉ INTRODUITES :
indemnités des sinistres des 5 dernières années. Pour le moment, vous devez lancer manuellement la mise à jour
pour les indépendants (produits du
de ces statistiques. A partir de
2e pilier comme la Pension Libre
la version 14.5 de BRIO4YOU,
Complémentaire pour Indépendants ou Engagement Individuel de Pension) comme le salaire, les avantages
Segmentation des clients pour le marketing par e-mail
de toute nature, les cotisations
ce ne sera plus nécessaire ! Vous pourrez déterminer la fréquence (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle…) à
sociales… et cela, dans un ordre
Dorénavant, outre la segmentation
laquelle les statistiques seront
chronologique. Grâce à la construction
des clients – déjà possible sur base
automatiquement actualisées
de cet historique, vous pourrez
d’un code que vous définissez – vous,
durant la nuit. Faire un suivi de
facilement reconstituer la carrière des
pouvez ajouter un historique. Vous
près de votre portefeuille n’en sera
indépendants.
saurez ainsi depuis quand vos clients
encore que plus simple.
Nouveaux messages AS/Web De nouveaux messages AS/Web seront disponibles pour la gestion des sinistres par les courtiers délégataires
font partie de la catégorie définie. Très pratique dans le cadre de vos campagnes marketing.
Mise à jour automatique des statistiques ‘Historique Quittances’
Annexes aux messages AS/Web Dans BRIO4YOU, vous pouvez annexer jusqu’à 10 documents différents à vos messages AS/Web. A partir de la version 14.5, ils ne
d’AXA ainsi que pour la gestion des flottes non déléguées. En outre, AXA
Dans BRIO4YOU, vous pouvez, pour
devront plus l’être un par un ; des
va également utiliser les messages de
chaque client et chaque compagnie
cases à cocher permettront en
production (MPB) pour vous envoyer
consulter les statistiques reprenant
effet d’effectuer l’insertion en une
des leads commerciaux.
les primes, les commissions et les
seule action. Pratique et rapide !
TRUCS & ASTUCES
BRIO4YOU
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Trucs & Astuces
Saviez-vous que... ... vous pouvez paramétrer le résumé preneur ? Les paramètres se définissent au niveau des paramètres Courtier (via le menu Courtier – Signalétique – Paramètres). Cliquez dans le menu ‘Accès’ sur ‘Données courtier suite’ et ensuite dans l’onglet ‘Résumé preneur’.
Saviez-vous que... ... il est possible de déplacer un objet de risque vers un autre preneur ?
Vous pouvez pour le bureau : définir si vous souhaitez utiliser l’écran ‘Résumé preneur’ par défaut après une recherche, choisir le type d'en-tête,
Pour déplacer un objet de risque vers un autre preneur : A partir d'un objet de risque, dans le
choisir l'onglet affiché par défaut, choisir les onglets à afficher.
menu Actions, cliquez sur 'Autres actions'. Ces paramètres se retrouvent au niveau de chaque Cliquez sur 'Transférer objet de risque'.
utilisateur via le menu Utilisateur – Mes données – Paramètres dans l’onglet ‘Résumé Preneur’.
Cliquez sur la loupe 'Nouveau preneur'. Vous entrez dans un écran de recherche à partir
Par défaut, les données courtier sont reprises. Pour
duquel vous pouvez rechercher un preneur
modifier les données ‘Utilisateur’, cliquez dans
existant.
le menu ‘Actions’ sur ‘Déroger aux paramètres courtier’. Confirmez, adaptez et cliquez sur
Si le preneur n'existe pas, cliquez sur le
‘Enregistrer’.
menu Actions 'Créer preneur' et encodez le nouveau preneur.
Lorsque les modifications utilisateur ont été enregistrées, le menu ‘Actions’ propose ‘Restaurer
Cochez les options si le journal d'activités et les documents liés doivent être transférés. Cliquez sur 'OK'.
résumé preneur courtier’.
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Question Time Répondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N’hésitez donc pas à tenter votre chance !
Question : L’une de ces affirmations est fausse. Laquelle ?
Solutions possibles a) Comme le papier, l’app MyBroker est reconnue comme support durable. b) Dès 2019, vous serez obligé de fournir chaque année à tous vos clients un rapport adéquat concernant l’année écoulée. Vous pourrez le faire via MyBroker. c) Il sera bientôt possible, à partir de BRIO4YOU, d’envoyer des messages libres à un ou plusieurs clients. Ils recevront ces messages via MyBroker. d) La signature électronique ‘PortiSign on Mobile’, comprise dans MyBroker, a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Indiquez votre réponse sur le site www.brio4you.be/fr/questiontime.html Les gagnants seront avertis personnellement.
PortiMagazine BRIO4YOU
par courrier électronique ?
Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous communiquer votre adresse e-mail à portimacom@portima.com ou sur BEN à l'adresse http://ben.portima.be.
! W O N T I USE
Saviez-vous que la signature via PortiSign on Mobile a la même valeur qu’une signature manuscrite et ne peut donc pas être refusée ? Avec PortiSign on Mobile, le bureau sans papier devient vraiment réalité. Le processus complet, de la compagnie au client final, peut dorénavant se dérouler de manière entièrement électronique. Proposez dès aujourd’hui PortiSign on Mobile à vos clients et gagnez un temps précieux tout en augmentant votre productivité ! Surfez sur www.brio4you.be/fr/portisign
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