Case UFSJr - SAPE Semana de Apoio a Pequena Empresa

SAPE – Semana de Apoio à Pequena Empresa Categoria: Eventos Temática: Evento para o público alvo Resumo: Este case apresenta o planejamento e execução da SAPE, Semana de Apoio à Pequena Empresa, evento realizado anualmente pela Dinâmica Consultoria Júnior, com o objetivo de capacitar os gestores para o desenvolvimento das MPEs (micro e pequenas empresas) de São João del-Rei e Campo das Vertentes. Serão apresentados os resultados obtidos após a criação e aplicação do evento, além da execução do mesmo no ano de 2013.

Praça Frei Orlando, nº 170 Centro | Campus Santo Antônio, sala 2.26 PV | CEP 36.307-352 São João Del-Rei – MG Telefone: (32) 3379-2366 | contato@dinamicajr.com.br | www.dinamicajr.com.br

Introdução: Com a globalização, o mercado ao longo dos anos sofreu mutações que forçaram empresários e empresas se adaptarem a esse novo contexto. Cada vez mais competitivo, o mundo empresarial vem exigindo o desenvolvimento de novas tecnologias dentro das empresas e, por conseguinte, a qualificação da mão de obra de seus funcionários. Esse cenário de grandes transformações econômicas, políticas e tecnológicas vêm consolidando a necessidade de empreender, inovar, agir de forma flexível e com oportunismo dentro do próprio mercado.

Em um contexto de desenvolvimento da Dinâmica Consultoria Júnior no qual surgia uma grande necessidade de ganhar espaço no mercado local, percebeuse a oportunidade de divulgar nossos serviços, aumentar a visibilidade e credibilidade além de estreitar relacionamentos. O evento buscaria assessorar os gestores das empresas, envolvendo temas com potencial prático, voltados ao auxílio na evolução e melhoria do empreendimento. E com isso foi possível almejar também a possibilidade de fomentar a visão de que capacitar-se deve ser algo rotineiro na vida empresarial, incorporando a isso uma visão empreendedora.

Desde 2010, anualmente, a Dinâmica Consultoria Júnior realiza a SAPE, Semana de Apoio à Pequena Empresa, com o objetivo de capacitar os gestores para o desenvolvimento das micro e pequenas empresas de São João del-Rei e Campos das Vertentes. Tal evento sana a dúvida de como poderíamos auxiliar nosso público alvo, aumentar a visibilidade da empresa e com isso captar clientes.

A Dinâmica Consultoria Júnior foi fundada em 1993 por alunos e professores do curso de Administração da Universidade Federal de São João del Rei. Possui como objetivo agregar valor e conhecimento, sendo um laboratório experimental para aliar teoria e prática na formação significativa do corpo discente dos cursos.

Em 2012, o curso de Ciências Contábeis passou a fazer parte da Dinâmica

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Consultoria Júnior. Com quase 22 anos de história, a empresa conseguiu firmar parcerias de sucesso.

Desenvolvimento: Planejar um evento é uma prática comum entre as empresas juniores, sendo uma maneira de gerar receitas e desenvolver seus membros. Entretando, algo a mais poderia ser feito. Sabe-se da dificuldade das empresas juniores em conquistar mercado, e pode-se dizer que mais difícil ainda é se estabilizar no mesmo. Considerando a situação atual, a SAPE veio para concretizar tais objetivos.

O que motivou os membros a proseguirem com a ideia foi a possibilidade de crescimento no mercado local, no qual se buscava um maior número de novas consultorias e também a fidelização de alguns dos atuais clientes.

1. Surgimento Durante a gestão de 2010 surgiu uma problemática: como poderíamos auxiliar nosso público alvo, aumentar a visibilidade da empresa e com isso captar clientes? Eis que surgiu a ideia da SAPE, Semana de Apoio ao Pequeno Empresário, que posteriormente teria seu nome alterado para Semana de Apoio à Pequena Empresa. Atualmente em sua sexta edição vem se mostrando um evento consolidado e, desde o início, muito bem planejado.

2. Consolidação Devido o know-how adquirido até então, a boa visibilidade da Dinâmica Consultoria Júnior e o sucesso da SAPE em edições anteriores, o evento no ano de 2013 foi agraciado com grande reconhecimento perante os micro e pequenos empresários da região.

Em 2013 a Dinâmica Consultoria Júnior comemorava seus 20 anos, e apresentava forte atuação do Marketing em todos seus âmbitos. Tal atuação derivou na mudança da identidade visual da empresa, de modo que Praça Frei Orlando, nº 170 Centro | Campus Santo Antônio, sala 2.26 PV | CEP 36.307-352 São João Del-Rei – MG Telefone: (32) 3379-2366 | contato@dinamicajr.com.br | www.dinamicajr.com.br

possibilitasse a consolidação da mesma. Por consequência aumentou ainda mais a visibilidade da Empresa Júnior e do evento em meio seu campo de atuação.

3. O evento O evento, na sua quarta edição, englobava assuntos práticos relacionados à gestão das micro e pequenas empresas da região. O mesmo foi realizado por todos os membros da gestão de 2013, nos dias 13 e 14 de junho de 2013, no anfiteatro do Campus Santo Antônio. As inscrições eram realizadas da seguinte maniera: 1 (uma) pessoa pagava R$25,00 (vinte e cinco reais), 2 (duas) pagavam R$35,00 (trinta e cinco reais) e 3 (três) pagavam R$50,00 (cinquenta reais), deixando claro que a estratégia de vendas tinha como objetivo a lotação máxima do anfiteatro. A abertura da SAPE foi por volta das 19:00h (dezenove horas) e o término às 22h30min (vinte e duas horas e trinta minutos). No primeiro dia, antes da apresentação dos palestrantes, houve o lançamento do vídeo institucional da empresa. Logo após os palestrantes deram início ao conteúdo.

O primeiro palestrante foi o Flávio Tófani (Tio Flávio), com a paletra “Que mercado é esse?”, e depois o William Caldas que ministrou a palestra “Como vender mais? Motivação através da excelência, inovação e atitude.” No segundo dia contamos com a presença do Fabrício Molica, com a palestra “Custos”, e como último palestrante o João Paulo Trindade com a palestra “Processos que definem o trabalho em equipe. Como a gestão pode inibir talentos em uma empresa?”

Em ambos os dias, entre as palestras, houve um coffee break com o objetivo de integrar todos os participantes do evento, além de divulgar nossos patrocinadores com estandes montados e com o material gráfico disponível.

Outro diferencial do evento foi o sorteio de brindes entre as palestras, o que manteve o interesse dos participantes mesmo após a primeira palestra.

4. Plano de ação e Execução A execução do evento é trabalhada por meio de um plano de ação montado em uma planilha do Excel. Nele consta oito principais tópicos, que são destrinchados Praça Frei Orlando, nº 170 Centro | Campus Santo Antônio, sala 2.26 PV | CEP 36.307-352 São João Del-Rei – MG Telefone: (32) 3379-2366 | contato@dinamicajr.com.br | www.dinamicajr.com.br

em tarefas menores que possuem responsáveis, prazos etc. Os tópicos citados estão abaixo, não sendo esta a ordem de prioridade ou de execução, lembrando que diversas atividades acontecem ao mesmo tempo.

4.1 Conteúdo A verificação dos feedbacks dos eventos anteriores é a primeira atividade a ser executada. A partir disso são levantados os potenciais temas a serem abordados. É feita então a prospecção de parceria com o SEBRAE e o levantamento de possíveis palestrantes, possibilitando o fechamento do conteúdo.

4.2 Divulgação Com o tema do evento definido, é preciso criar a identidade visual, fazer chamadas online, elaborar estratégias de divulgação, criar um evento na rede social Facebook, produzir cartazes e flyers (panfletos), preparar a estratégia de distribuição e contatar a imprensa local.

4.3 Patrocínio É preciso elaborar um ofício de patrocínio e levantar possíveis patrocinadores estratégicos. Cria-se uma alocação e é feita a divisão das empresas a serem visitadas. Antes das visitas é realizado um treinamento com a equipe alocada para que os membros estejam aptos para prospectar os patrocínios. Com os patrocinadores definidos, é realizado um levantamento do valor alcançado, o fechamento, e o recolhimento dos valores.

4.4 Financeiro Fazer a previsão dos custos é a primeira etapa financeira, a partir disso é estabelecido uma meta, em valor, para entradas com patrocínio. Com os contratos de patrocínio é possível controlar e planejar melhor as entradas e gastos do evento, além de acompanhá-los. Também é feito um controle de prestação de contas e, posteriormente, a prestação de contas do evento em si.

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4.5 Coffee Break Para o coffee break deve-se planejar tudo o que será servido no evento, dividir o que será feito e em qual dia, além de definir a quantidade de cada produto. De acordo com o planejamento é possível comprar os materiais necessários e alocar a equipe responsável por organizá-lo nos dias do evento.

4.6 Inscrições Primeiramente buscamos solicitar parceria com instituições comerciais, industriais, sindicatos e órgãos públicos adequados. Posteriormente são feitas as fichas de inscrição e a alocação da equipe para o mutirão de inscrições, que também entram em contato com ex-participantes, ex-patrocinadores e exclientes. Com a relação dos inscritos em mãos, começa-se a planejar o credenciamento e a elaborar a ficha de inscrição que será disponibilizada na hora do evento.

4.7 Estrutura Necessita-se de um levantamento dos materiais necessários e a reserva dos mesmos. É preciso analisar e definir a disposição dos stands, do backdrop, do coffee break e do credenciamento, e por fim elaborar os crachás dos participantes.

4.8 Programação Primeiro é preciso planejar a programação para depois estudar o seu roteiro e examinar a sua execução. Depois é feito o repasse da programação.

Conclusão: A SAPE é um evento que consegue trazer retornos bastante positivos para a Dinâmica Consultoria Júnior, conseguindo atingir o foco de capacitar os empresários e participantes do evento, além de disseminar o trabalho da empresa pela cidade.

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A visibilidade da instituição foi alavancada nesse período, pois como resultado dos processos de divulgação obtivemos espaço nos seguintes canais de comunicação: TV Integração; TV Campos de Minas; Rádio Emboabas; Vertentes FM; e Rádio São João del-Rei. Contamos também com a UFSJ, Câmara de Dirigentes Logistas, Associação Comercial e Industrial de São João del-Rei (ACI del-Rei) e Sindicato dos Comerciantes de São João del-Rei na divulgação em seus respectivos sites e espaço físico.

A prospecção de patrocínio desse mesmo ano, se mostrou efetiva captando 12 patrocinadores, com contribuição financeira ou troca de produtos e serviços, sendo eles: Argos Extintores; Consemtra LTDA; City 10; Yogo Açaí; Comemora Eventos; Di Ferrí, Buffet Cecília Resgalla; Facifestas; Pousada Beco do Bisco; Rodrigo Araújo Fotografia; Tio Flávio Cultural; e Rádio Emboabas.

Em decorrência a grande divulgação da SAPE e da marca Dinâmica obtivemos o público de 180 participantes, capacidade máxima do anfiteatro, e significativa influência na captação de clientes no período posterior ao evento. O evento resultou em um lucro de R$2.140,00 (dois mil cento e quarenta reais) e um banco de dados de participantes que foi cedido ao SEBRAE, além de uma boa relação com o meio empresarial da cidade de São João del-Rei e no Campo das Vertentes.

Somando a visibilidade conquistada, o banco de dados e a boa imagem construída pela EJ através do evento fica claro o significativo efeito na prospecção de clientes e realização de consultorias. Tal influência resultou em mais 3 consultorias no ano de 2013, que foi encerrado em 5 consultorias no total, e alavancou o início de 2014 com 4 consultorias. O banco de dados ainda tem influência na captação de clientes e a imagem construída pela empresa se perfaz e é aperfeiçoada pelos resultados positivos de nossas consultorias e a cada nova SAPE.

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Anexos:

Entradas

Valor

Patrocinio 1 Patrocinio 2 Patrocinio 3 Patrocinio 4 Inscrições (depósito) Inscrições (dinheiro) TOTAL

R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$

Entradas Saídas Lucro

R$ 3.321,97 -R$ 1.181,97 R$ 2.140,00

150,00 500,00 300,00 300,00 265,00 1.806,97 3.321,97

Despesas

Valor

Crachás e Pastas Cordinhas para crachás e canetas Jantar dos Palestrantes Livro sorteio no facebook Aluguel de Freezer Músico Patrocinio (copos que quebraram) Refrigerante e copos Canecas para patrocinadores TOTAL

-R$ 570,00 -R$ 84,50 -R$ 177,87 -R$ 17,90 -R$ 70,00 -R$ 50,00 -R$ 14,50 -R$ 17,20 -R$ 180,00 -R$ 1.181,97

Anexo 1 – Prestação de contas IV SAPE

Anexo 2 – Materiais gráficos IV SAPE

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Anexo 3 – Primeiro dia da IV SAPE

Anexo 4 – Planta estrutura externa da IV SAPE

Anexo 5 – Logo oficial da IV SAPE

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