Libros Contables vigentes en la República de Guatemala

CONTABILIDAD GENERAL

Fundamentos Contables

LIBROS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

Lic. Jorge L. Porras H.

Obligatoriedad de Libros según Régimen

Contribuyente Persona Individual. Código de Comercio. Artículo 368. Debe llevar los siguientes libros (se habilitan ante la SAT y se autorizan ante el Registro Mercantil de la República):

1. Inventarios.

2. Diario ó de Primera Entrada.

3. Mayor ó Centralizador.

4. De Estados Financieros.

Según Ley del IVA. Artículo 37, debe llevar adicionalmente los siguientes libros (se habilitan ante la SAT):

1. Compras.

2. Ventas.

Observación: El valor de la habilitación de libros en la SAT es de Q.0.50 por hoja sin importar que libro se habilite. En el Registro Mercantil de la República se paga Q.0.20 de arancel por cada hoja autorizada.

• La contabilidad puede llevarse en forma manual, mecanizado o computarizado. Código de Comercio, Artículo 368, cuarto párrafo y en el último párrafo especifica que pueden “omitir” llevar los libros de Inventario, Diario, Mayor y Estados Financieros cuando tengan un total de Activos que no exceda de Q.25,000.00. Impuesto Sobre la Renta, Artículo 52 y 53.

• También podrán utilizar otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales. Código de Comercio, Artículo 368, tercer párrafo.

• Código de Comercio. Artículo 371, primer párrafo. Sin embargo aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de veinte mil Quetzales (Q.20,000.00) y toda Sociedad Mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de Contadores.

RÉGIMEN

Contribuyente Persona Jurídica (Sociedad Anónima).

Obligatoriedad de Libros según Régimen

LIBROS OBSERVACIONES

Código de Comercio. Artículo 53, 125, 153 y 368. Debe llevar los siguientes libros (se habilitan ante la SAT y se autorizan ante el Registro Mercantil de la República):

1. Inventarios.

2. Diario ó de Primera Entrada.

3. Mayor ó Centralizador.

4. De Estados Financieros.

5. Asamblea General de Accionistas.

6. Consejo de Administración o de Actas Varias, dependiendo el caso.

7. Registro de Acciones.

Según Ley del IVA. Artículo 37, debe llevar adicionalmente los siguientes libros (se habilitan ante la SAT):

1. Compras.

2. Ventas.

Observación: El valor de la habilitación de libros en la SAT es de Q.0.50 por hoja sin importar que libro se habilite. En el Registro Mercantil de la República se paga Q.0.20 de arancel por cada hoja autorizada.

• La contabilidad puede llevarse en forma manual, mecanizado o computarizado. Código de Comercio, Artículo 368, cuarto párrafo. Impuesto Sobre la Renta, Artículo 52 y 53.

• También podrán utilizar otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales. Código de Comercio, Artículo 368, tercer párrafo.

• Código de Comercio. Artículo 371, primer párrafo. (…) toda Sociedad Mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de Contadores.

Pequeño Contribuyente, cuyo activo sea menor a Q.25,000.00.

Obligatoriedad de Libros según Régimen

Código de Comercio. Artículo 368, último párrafo pueden “omitir” llevar los libros de Inventario, Diario, Mayor y Estados Financieros.

Según Ley del IVA. Artículo 49, debe llevar el siguiente libro (se habilitan ante la SAT):

1. Libro de Compras y Ventas del Pequeño Contribuyente.

Observación: El valor de la habilitación de libros en la SAT es de Q.0.50 por hoja sin importar que libro se habilite.

OBSERVACIONES

• La contabilidad puede llevarse en forma manual, mecanizado o computarizado. Código de Comercio, Artículo 368, cuarto párrafo. Impuesto Sobre la Renta, Artículo 52 y 53.

• Código de Comercio. Artículo 371, primer párrafo. Sin embargo aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de veinte mil Quetzales (Q.20,000.00) y toda Sociedad Mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de Contadores.

Obligatoriedad de Libros según Régimen

RÉGIMEN LIBROS OBSERVACIONES

Pequeño Contribuyente, cuyo activo sea mayor a Q.25,000.00.

De acuerdo al Código de Comercio. Artículo 368, tiene obligatoriedad de llevar los siguientes libros (se habilitan ante la SAT y se autorizan ante el Registro Mercantil de la República):

1. Inventarios.

2. Diario ó de Primera Entrada.

3. Mayor ó Centralizador.

4. De EstadosFinancieros.

Según la Ley del IVA. Artículo 49, debe llevar el siguiente libro (se habilitan ante la SAT):

1. Libro de Compras y Ventas del Pequeño Contribuyente.

Observación: El valor de la habilitación de libros en la SAT es de Q.0.50 por hoja sin importar que libro se habilite. En el Registro Mercantil de la República se paga Q.0.20 de arancel por cada hoja autorizada.

• Código de Comercio. Artículo 371, primer párrafo. Sin embargo aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de veinte mil Quetzales (Q.20,000.00) y toda Sociedad Mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de Contadores.

• La contabilidad puede llevarse en forma manual, mecanizado o computarizado. Código de Comercio, Artículo 368, cuarto párrafo. Impuesto Sobre la Renta, Artículo 52 y 53.

RÉGIMEN

Obligatoriedad de Libros según Régimen

LIBROS OBSERVACIONES

Profesional liberal, régimen normal. Ley del IVA. Artículo 37, debe llevar los siguientes libros (se habilitan ante la SAT):

1. Compras.

2. Ventas.

• No se consideran comerciantes a los Profesionales Liberales. Código de Comercio. Artículo 9, numeral 1.

• Impuesto Sobre la Renta, Artículo 52 y 53.

Según Erick L. Kohler en su Diccionario para Contadores, 1982, lo define como “libro de entrada original (book of original entry) Libro de registro reconocido por la ley o la costumbre, en el que se registran sucesivamente las transacciones y el cual constituye la fuente de los asientos que se pasan a los mayores: un diario.

Los libros de primera entrada o de entrada original comprenden los diarios generales y especiales como, por ejemplo, los libros de caja y los registros de ventas y de compras. Los memoranda o cuadernos de apuntes, los talonarios de cheques, los talonarios de facturas y otros documentos similares en los cuales se hayan hecho primeras o posteriores anotaciones, también relacionadas con los libros de cuentas, se conocen con el nombre de papeles de negocios o registros auxiliares, y no se consideran como libros de primera entrada, salvo que se empleen como base para los asientos.”

Gerardo Guajardo Cantú en el libro Contabilidad Financiera, 2002, lo describe de la siguiente forma “El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DE PARTIDAS DE DIARIO

Cuando se evalúan las transacciones para su registro en el Libro de Diario es necesario tener un enfoque que permita que los asientos de diario sean operados adecuadamente, para esto debe tomarse en consideración estos procedimientos:

1. Identificar el tipo de transacción que será registrada;

2. Ubique las cuentas a utilizar dentro de los cinco elementos de los estados financieros (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos);

3. Evalué que cuentas aumentan y cuales disminuyen;

4. Este seguro de que el total de cargos sea igual al total de abonos.

PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DE PARTIDAS DE DIARIO

Cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual. (… ) Las siete partes básicas de un asiento de diario son:

1. Fecha;

2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar;

3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar;

4. Cantidad(es) a cargar;

5. Cantidad(es) a abonar;

6. Explicación y totales de cargos y abonos;

7. Referencia (correlativa o fuente).

EJEMPLO DE LIBRO DE DIARIO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO

De acuerdo a Erick L. Kohler en su Diccionario para Contadores, 1982, define como Libro Mayor: “… Libro de cuentas (1); cualquier libro de entrada final…” y como Libro Mayor General: “… Libro mayor que contiene las cuentas donde se encuentran clasificadas todas las transacciones de una empresa mercantil o de una unidad contable cualquiera, ya sea en resumen o en detalle.”.

Según Gerardo Guajardo Cantú en el libro Contabilidad Financiera, 2002, lo describe de la siguiente forma: “El mayor es un libro o medio magnético en donde se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o disminuciones de cuentas específicas dentro del sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como una cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será equivalente al número de cuentas de mayor general.

Existen varias formas para registrar la información que debe acumular cada una de las cuentas de mayor. La cuenta T es una manera muy rápida de informar cuando se trabaja en la solución de un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales. La mayor parte de las empresas emplean una forma que tiene secciones para toda la información esencial, en una disposición esencial, en una disposición muy similar a la de la cuenta T.”.

EJEMPLO DE LIBRO DE MAYOR EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO

Libro de Estados Financieros

Este libro incluye el Balance de Saldos o Balanza de Comprobación, el Estado de Resultados, el Estado de Situación Financiera y el Flujo de Caja. De acuerdo a Gerardo Guajardo Cantú en el libro Contabilidad Financiera, 2002, lo describe como Balanza de Comprobación lo siguiente: “Después de haber pasado al mayor todas las operaciones del período contable, se determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobación. (… ) Una balanza de comprobación es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del mayor general para determinar si los saldos deudores y acreedores son iguales.”

Esto implica que la balanza de comprobación incluye la totalidad de cuentas sin importar al elemento de los estados financieros que pertenezca (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos). Posterior a la elaboración de esta, en base a su naturaleza se elabora el Estado de Situación Financiera (Balance General) el Estado de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias) y el de Flujo de Efectivo; estos tres últimos estados financieros serán tratados en forma detallada más adelante en este manual.

EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO

EJEMPLO DE LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO

EJEMPLO DE LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO

Libro de Inventarios

Este libro incluye el Balance de Saldos en forma integrada, ejemplo, el saldo de caja debe incluir la integración del efectivo a la fecha que se presentan los estados financieros; el inventario debe coincidir con el inventario físico en unidades, tipo y monto; los activos fijos deben estar integrados e identificados en forma unitario; lo mismo para el pasivo y el capital.

EJEMPLO DE LIBRO DE INVENTARIO

Libros de Compras y Ventas.

Los libros que sirven de base para la elaboración de la declaración mensual del IVA son el auxiliar de Ventas y Compras. La regla básica es que en las partes que corresponden deben coincidir los valores reportados en las líneas del formulario con alguna cuenta específica dentro de la contabilidad, ejemplo: (a) Del auxiliar de ventas. Deben coincidir las cuentas siguientes: Ventas de Mercadería, Ventas de Servicios, Ventas por Exportación, Ventas No Afectas, IVA Débito Fiscal; (b) Del auxiliar de compras. Importaciones, Combustibles, Activos Fijos, IVA Crédito Fiscal.

Adicionalmente deben estar dentro de la contabilidad las cuentas: Constancias de Exención del IVA; IVA Retenciones por Pagar y la de IVA Retenciones por Compensar. Por ser un impuesto de período mensual, en caso de reclamos de devoluciones del Crédito

Fiscal la Administración Tributaria requiere que la contabilidad pueda generar Balances de Saldos Mensuales para verificar si los valores reportados en las declaraciones tienen soporte en los libros contables.

EJEMPLO DE LIBRO DE VENTAS DEL IVA

EJEMPLO DE LIBRO DE COMPRAS DEL IVA

Libros contables para emprendedores en Guatemala

Conclusiones

1. La idea fundamental de Fray Luca Pacioli fue que las operaciones a través de una ecuación de igualdad conduzca a la formulación de cuentas.

2. La partida doble es un sistema de contabilidad que consiste en registrar las transacciones financieras aplicando el principio de causalidad, o sea, no hay causa sin efecto ni efecto sin causa; aplicado a través de cargos y abonos.

3. Gerardo Guajardo Cantú en su libro Contabilidad Financiera, editado por McGraw-Hill, 2002, página 54, describe a la ecuación patrimonial como: “La ecuación contable básica nos muestra la relación entre activos, pasivos y capital contable. La ecuación se muestra a continuación: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL CONTABLE”

Conclusiones

4. Las sanciones y multas por incumplimiento en aspectos formales y de fondo en aspectos tributarios se encuentran establecidos en el Código Tributario, Decreto 6-91 del Congreso de la República.

5. Los libros contables y no contables que debe llevar un contribuyente están definidos en el Código de Comercio de Guatemala, Decreto 2-70 del Congreso de la República y el la Ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto 27-92.