Capítulo I
Conceptos Fundamentales
Definición de Auditoría
Etimológicamente, auditoría proviene del verbo latino audire, que significa oír, que a su vez tiene su origen en los primeros auditores que ejercían su función y juzgaban la verdad o falsedad de lo que se les presentaba para su verificación, principalmente mediante la búsqueda.
Termino Concepto
Auditoría
1. Un análisis sistemático de una actividad o situación para evaluar el cumplimiento de normas o criterios objetivos a los que debe sujetarse.
2. Revisión y verificación de las cuentas y situación económica de la empresa o emprendimiento.
3. Es la acumulación y evaluación de evidencia basada en información para
Termino Concepto
Evidencia
Evaluar
Evaluación
determinar y concluir el grado en que la información cumple con los criterios establecidos. La auditoría debe ser realizada por una persona independiente y competente.
Es cualquier tipo de datos que el auditor utiliza para determinar si la información que usted verificó ha sido declarada en consecuencia con los criterios especificados. La evidencia puede tomar diferentes formas diferentes entre ellos:
▪ Declaración oral de la empresa auditada (cliente).
▪ Comunicación escrita con terceros.
▪ Observaciones del auditor.
▪ Datos de transacciones electrónicas.
Identificar y analizar riesgos de error material para concluir sobre su significado. Convencionalmente se utiliza evaluación sólo en relación con el riesgo.
Identificar y analizar temas relevantes, incluyendo realizar estos procedimientos para lograr conclusión específica sobre el caso. La evaluación suele ser se utiliza sólo en relación con una amplia gama de cuestiones, incluyendo
Termino Concepto
evidencia, resultados procesales y efectividad de las respuestas de gestión de riesgos.
Administración Persona que tiene la responsabilidad ejecutiva de realizar las actividades de una entidad. Para algunas entidades, en algunas jurisdicciones, la administración incluye a algunas o todas las partes en posiciones de gobierno corporativo, como miembros ejecutivos de la Junta Directiva o propietarios.
Control Interno Procesos diseñados, implementados y mantenidos por los encargados del gobierno corporativo, la administración y otro personal para proporcionar seguridad razonable respecto del logro de los objetivos de la entidad, con respecto a la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y leyes aplicables. se aplica la normativa. El término control se refiere a cualquier aspecto de uno o más componentes del control interno.
Ambiente de Control
Incluye las funciones de dirección y administración corporativa, así como las actitudes, conciencia y actuación de los responsables de estas dos áreas en relación con el control interno de la empresa y su
Termino Concepto
importancia en el mismo. El medio ambiente es parte del control interno. Actividades de Control Políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento práctico de las directrices de gestión. Las actividades de control son una parte integral del control interno.
Objetivo de la Contabilidad
El propósito de la contabilidad es preparar sistemáticamente registros de los hechos económicos y financieros de una empresa con base en principios y normas de reconocimiento general para preparar y presentar estados financieros que demuestren la situación y el desempeño financieros de la entidad que informa.
Objetivo de la Auditoría Financiera
Al auditar los estados financieros anuales, los objetivos generales del auditor son: Obtener una seguridad razonable de que los estados financieros anuales están disponibles y en general, libres de errores materiales, ya sea debido a fraude o error, que permitirían al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros han sido preparados, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con un marco de información financiera aplicable.
Tipos de Auditoría
Diferenciando la Auditoría Administrativa y la Auditoría Operativa.
En el mundo dinámico de las organizaciones, la búsqueda por la eficiencia y la optimización es constante. Dos herramientas valiosas en este camino son la auditoría administrativa y la auditoría operativa, a menudo confundidas entre sí. Si bien ambas comparten el objetivo de evaluar y mejorar el funcionamiento de una empresa, es crucial comprender sus diferencias para aprovecharlas al máximo.
Ambas auditorías son instrumentos poderosos que, utilizadas de manera conjunta, pueden llevar a una empresa a nuevos niveles de éxito. La auditoría administrativa sienta las bases para una gestión sólida, mientras que la auditoría operativa afina las operaciones para alcanzar el máximo rendimiento
La auditoría administrativa. Funciona como un faro que guía a la organización hacia un mejor desempeño. Su enfoque se centra en los procesos y procedimientos administrativos, evaluando su eficiencia, efectividad y apego a las normas. Esta revisión integral abarca toda la estructura de la empresa, desde la alta dirección hasta las áreas operativas, buscando identificar áreas de mejora que optimicen la gestión administrativa en su conjunto.
La auditoría operativa. Por su parte, se adentra en las trincheras de las operaciones específicas de la empresa. Su objetivo es examinar el rendimiento y la eficacia de cada área funcional, buscando puntos débiles que puedan estar mermando la productividad y la eficiencia. A diferencia de la auditoría administrativa, que tiene un alcance general, la auditoría operativa se enfoca
en áreas particulares, atendiendo a las necesidades específicas de la empresa en un momento determinado.
Reglas de Conducta que debe observar un Auditor. Integridad.
La integridad (honestidad, cuidado, prontitud y responsabilidad) crea confianza y le da a su juicio la base para confiar.
Objetividad.
Al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a examinar, se demuestra la objetividad profesional. La evaluación se produce sin discriminación y sin ser influenciada indebidamente.
Confidencialidad.
Respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no la divulgan sin la debida autorización a menos que sea necesario por una obligación legal o profesional.
Competencia.
Aplican los conocimientos, habilidades y experiencia necesarios para prestar servicios de auditoría.
Características de la Auditoría.
Entre otras características resaltan las siguientes:
▪ Es objetiva: significa que el examen es imparcial, sin presiones ni halagos, con una actitud mental independiente, sin influencias personales ni políticas.
▪ Es sistemática, significa que el desarrollo de la auditoría se lleva a cabo cumpliendo en forma estricta los pasos que contienen las fases del proceso: Planeación, Ejecución e Informe.
▪ Finaliza con la elaboración de un informe escrito (dictamen) que contiene los resultados del examen practicado, el cual debe conocer de previo la persona auditada, para que tenga a bien hacer las correspondientes observaciones de este.
Ciclo de vida de la Auditoría Planificación. Esto consiste en lo siguiente:
▪ El proyecto de auditoría debe planificarse adecuadamente para asegurar su calidad.
▪ Debe basarse en las actividades que desarrolla la entidad a auditar y las disposiciones legales que la afectan.
▪ Los Programas de Auditoría deben incluir los objetivos, alcances de la muestra, procedimientos detallados, oportunidad de su aplicación y el personal responsable de su ejecución.
Ejecución.
▪ Debe focalizarse principalmente a las áreas críticas de la entidad.
▪ Debe evaluarse el cumplimiento adecuado de las normas técnicas informáticas.
▪ Debe realizarse de manera continua la supervisión de actividades para el mejoramiento de la calidad del proyecto y el logro de sus objetivos.
▪ Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes que sustenten los hallazgos.
▪ Debe organizarse un registro completo y detallado de la labor realizada y sus conclusiones, a través de Papeles de Trabajo.
▪ Las observaciones de relevancia deben ser comunicadas de manera formal a las autoridades de la entidad.
Elaboración de Informes.
▪ Existen informes de cada especialista dentro de los aspectos auditados: Organización, sistemas
de información, redes de comunicación de datos, planes de contingencias, etc.
▪ Deben ser oportunos para que el proceso de mejora sea inmediato.
▪ Deben estar en un lenguaje sencillo y preciso, tratando los temas de manera concreta y con la documentación sustentaría.
▪ El informe final debe indicar las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones correspondientes.
▪ Cuando se evidencie la realización de actos delictivos, debe elaborarse con celeridad un informe especial, anexando la documentación técnica y legal sustentadora.
Capítulo II
Aplicabilidad de la Auditoría
Operativa
¿Qué es una auditoría operativa?
Una auditoría operativa es un proceso sistemático de revisión y evaluación de las operaciones internas de una organización, con el fin de identificar áreas de mejora, eficiencia y efectividad en la utilización de recursos, así como la adecuada gestión de riesgos.
Se diferencia de otras formas de auditoría, como la financiera, en que su enfoque está centrado en los procesos internos y operativos de la empresa.
Desentrañando los Conceptos
Fundamentales: Procesos, Procedimientos, Productividad, Normas y Regulaciones. En el dinámico mundo de las organizaciones, la eficiencia y el cumplimiento son pilares fundamentales del éxito. Para alcanzarlos, es esencial comprender a cabalidad conceptos clave como procesos, procedimientos, productividad, normas y regulaciones. A continuación, profundizaremos en cada uno de ellos para dotarlo de las herramientas necesarias para optimizar su gestión empresarial.
▪ Proceso: Un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas. Cada paso del proceso agrega valor a la salida final, creando un flujo de trabajo que persigue un objetivo específico. Los procesos pueden ser simples o complejos, abarcar una o
varias áreas de la organización y estar automatizados o manuales.
▪ Procedimiento: Una serie de pasos estandarizados y documentados que describen cómo se debe realizar una tarea específica dentro de un proceso. Los procedimientos garantizan la consistencia, la calidad y la eficiencia en la ejecución de las tareas, minimizando errores y asegurando la uniformidad de los resultados.
▪ Productividad: La relación entre los recursos utilizados y los bienes o servicios producidos. En otras palabras, la eficiencia con la que se transforman los insumos en productos. Una alta productividad se traduce en un mayor aprovechamiento de los recursos, menores costos y mayor rentabilidad.
▪ Normas: Estándares establecidos por organismos reconocidos que definen las características, requisitos o especificaciones que debe cumplir un producto, servicio o proceso.
Las normas buscan garantizar la calidad, seguridad, confiabilidad y compatibilidad de los productos y servicios, protegiendo a los consumidores y promoviendo el comercio internacional.
▪ Regulaciones: Conjunto de leyes, decretos y disposiciones emitidas por las autoridades competentes que establecen obligaciones, prohibiciones y limitaciones a las que deben sujetarse las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades. Las regulaciones buscan proteger el interés público, promover la competencia leal y garantizar el cumplimiento de las normas.
La interrelación entre estos conceptos:
▪ Procesos eficientes y procedimientos bien definidos: son la base para una alta productividad.
▪ El cumplimiento de normas y regulaciones: contribuye a la calidad, seguridad y confiabilidad de los productos y servicios, lo que a su vez impacta positivamente en la productividad.
▪ La productividad: es un factor clave para la competitividad de las organizaciones y su éxito a largo plazo.
Por lo tanto se puede considerar que los procesos son el corazón de las organizaciones, transformando insumos en productos o servicios. Los procedimientos son la guía que permite ejecutar los procesos de manera eficiente y consistente. La productividad es el resultado de la optimización de
los procesos y procedimientos. Las normas establecen estándares de calidad y seguridad para productos y servicios. Las regulaciones garantizan el cumplimiento de las normas y protegen el interés público. Al comprender y gestionar adecuadamente estos conceptos, las organizaciones pueden alcanzar niveles óptimos de eficiencia, productividad y cumplimiento, sentando las bases para un crecimiento sostenible y un éxito duradero.
Momentos ideales para realizar una auditoría operativa. Entre otros los momentos ideales para realizar una Auditoría Operativa están los siguientes:
▪ Cambio significativo en la organización: Cuando una empresa experimenta cambios importantes en su estructura, operaciones o estrategias, como la implementación de nuevos sistemas,
expansión a nuevos mercados o reorganización interna, es crucial llevar a cabo una auditoría operativa para garantizar que los procesos se ajusten de manera adecuada y eficiente a estos cambios.
▪ Después de eventos disruptivos: Tras eventos que puedan afectar la operatividad de la empresa, como crisis económicas, desastres naturales o cambios regulatorios, una auditoría operativa permite evaluar los impactos y ajustar los procesos para adaptarse a la nueva realidad.
▪ Regularmente como parte del ciclo de mejora continua: La auditoría operativa debe ser una práctica continua en la empresa, realizándose periódicamente como parte del proceso de mejora continua. Esto garantiza que los estándares de calidad y eficiencia se mantengan en el tiempo y se ajusten a las necesidades cambiantes del entorno empresarial.
Escenarios ideales para realizar una auditoría operativa.
Entre otros se pueden mencionar los siguientes:
▪ Procesos críticos: Se debe priorizar la auditoría en los procesos críticos para el negocio, aquellos que tienen un impacto significativo en la calidad del producto o servicio, la satisfacción del cliente o los costos operativos.
▪ Áreas de riesgo: Identificar y auditar aquellas áreas de la empresa que presenten mayores riesgos operativos, como el cumplimiento normativo, la seguridad de la información o la gestión de proveedores.
▪ Departamentos clave: No solo se deben evaluar los procesos, sino también los departamentos y áreas funcionales de la organización, como
producción, ventas, recursos humanos y finanzas, para garantizar una visión integral de la empresa. Herramientas y metodologías. Entrevistas y observación.
▪ Aplicación: Los auditores se reúnen con el personal clave de la empresa, desde directivos hasta empleados de línea, para comprender los procesos y obtener información sobre su funcionamiento. Además, observan directamente las actividades en el lugar de trabajo para verificar la congruencia entre lo que se dice y lo que se hace.
▪ Ejemplo: Durante una auditoría en el departamento de producción, los auditores entrevistan al gerente de producción, supervisores y operarios para comprender los
procedimientos, identificar posibles puntos de mejora y confirmar el cumplimiento de estándares de calidad y seguridad.
▪ Evidencia: Se documentan las entrevistas realizadas, detallando los temas discutidos, las observaciones realizadas y las conclusiones preliminares. Además, se pueden tomar notas o registros fotográficos durante la observación en el lugar de trabajo para respaldar las observaciones.
Análisis documental.
▪ Aplicación: Los auditores revisan documentos relevantes, como manuales de procedimientos, políticas de calidad, registros de producción y reportes financieros, para verificar el cumplimiento de estándares, identificar posibles desviaciones y evaluar la efectividad de los controles internos.
▪ Ejemplo: Durante la auditoría de calidad, se revisan los registros de inspección de producto para identificar tendencias de defectos y evaluar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
▪ Evidencia: Se elaboran matrices de revisión documental que detallan los documentos revisados, las áreas evaluadas y los hallazgos encontrados. Se adjuntan copias de los documentos relevantes junto con las observaciones y conclusiones obtenidas.
Análisis de datos.
▪ Aplicación: Se utilizan herramientas analíticas para examinar grandes volúmenes de datos y detectar patrones, tendencias o anomalías que puedan indicar áreas de mejora o riesgos potenciales.
▪ Ejemplo: Mediante el análisis de datos de producción, se identifican los tiempos de inactividad más frecuentes en una línea de ensamblaje y se proponen medidas para reducirlos.
▪ Evidencia: Se elaboran informes detallados que incluyen gráficos, tablas y estadísticas que muestran los resultados del análisis de datos. Se describen las conclusiones obtenidas y se sugieren acciones correctivas o preventivas en función de los hallazgos. Estructura de las metodologías. Las metodologías de auditoría operativa suelen seguir una estructura similar, que incluye:
▪ Planificación: Definición de objetivos, alcance y cronograma de la auditoría.
▪ Recopilación de información: Obtención de datos a través de entrevistas, observación y revisión documental.
▪ Análisis: Evaluación de la información recopilada para identificar áreas de mejora, riesgos y oportunidades.
▪ Informe: Documentación de hallazgos, conclusiones y recomendaciones, así como el desarrollo de un plan de acción.
▪ Seguimiento: Monitoreo de la implementación de acciones correctivas y evaluación de su efectividad.
Evidencia del trabajo.
La evidencia del trabajo realizado durante una auditoría operativa se presenta a través de:
▪ Informes de auditoría detallados que documentan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
▪ Documentación de las actividades realizadas, como entrevistas, observaciones y análisis de datos.
▪ Matrices de revisión documental que muestran los documentos revisados y los hallazgos encontrados.
▪ Resultados de análisis de datos presentados en forma de gráficos, tablas y estadísticas.
▪ Seguimiento de acciones correctivas implementadas y evaluación de su impacto en la mejora de procesos. En conjunto, estas herramientas y metodologías permiten llevar a cabo una auditoría operativa exhaustiva, objetiva y efectiva, proporcionando
información valiosa para la toma de decisiones y la mejora continua de la empresa.