Aangezien er in deze digitale tijden bij heel wat concerten audio- en video-opnames gemaakt worden - hoewel dit volgens het auteursrecht niet zomaar mag - is een van de opdrachten van het artiestenonthaal ook om de laatste afspraken over de toelatingen voor audio- en video-opnames te regelen. Standaard laten de meeste groepen toe om de eerste drie nummers op te nemen en die één- tot driemaal uit te zenden in de loop van de 12 maanden die volgen. Als deze opnames echter ook in een on-demand streamingformaat (bijvoorbeeld Net Gemist) aangeboden zullen worden, moet ook dit contractueel overeengekomen worden. Als het een omroep is die de opnames maakt, zullen zij het ook zijn die deze afspraken maken. 11.8.4 Verantwoordelijke geldzaken
Op de dag van je fuif, concert of festival komt er, als het goed gaat, heel wat geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een verpletterende verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, beheersen van alle uitgaven) maar ook op de dag zelf. De financieel verantwoordelijke zal zorgen dat de vrijwilligers die aan de bonnetjes of aan de ticketbalie zitten een getelde kassa krijgen die ook op tijd opgehaald en herteld wordt. Zo vermijd je enerzijds dat er geld verdwijnt en anderzijds stelt het je in staat om tijdens het evenement zelf al een goede indicatie te hebben van het succes. 11.8.5 Productieverantwoordelijke
De productieverantwoordelijke runt de productie. Dat wil zeggen dat hij de opbouw en afbraak aanstuurt en op de dag zelf alle praktische zaken in goede banen leidt. De productieverantwoordelijke zal dan ook het eerste aanspreekpunt zijn voor de technische crew. Bij kleine evenementen staat de productieverantwoordelijke letterlijk ook in voor het aanvullen van het toiletpapier en de drankvoorraad, maar bij grotere evenementen zijn al deze taken toegewezen aan deelverantwoordelijken. Het komt er vooral op aan dat de productieverantwoordelijke zich verantwoordelijk voelt voor zowel de grote lijnen als de details. Daarom is het belangrijk dat er een zo uitgebreid mogelijk overzicht gemaakt wordt van alle elementen die bewaakt moeten worden. Hoe meer je op voorhand analyseert en scenario’s opstelt, hoe minder er de dag zelf fout kan gaan of vergeten kan worden.
106