Concerten, fuiven, festivals organiseren by VI.BE

TEN CER IVEN CON FU ALS TIV FES SC EEN KTI PRA S GID

R O

A G

S I N

N E R E

HE TIJS VASTESAEGER

JOS MEERS

ANNA GOOVAERTS

De brochure ‘Fuiven, concerten, festivals organiseren, een praktische gids’ is een uitgave van Poppunt, Formaat en Fuifpunt. Auteurs: Tijs Vastesaeger, Jos Meers, Anna Goovaerts Eindredactie: Tijs Vastesaeger Lay-out: Snyvo

Poppunt werkt aan het maximaliseren van kansen voor muzikanten en DJ’s uit pop, rock, dance en aanverwante genres. www.poppunt.be

formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen is de federatie van jeugdhuizen en jongerencentra. www.formaat.be

fuifpunt wordt gestuurd vanuit Steunpunt Jeugd en is een initiatief van verschillende organisaties die zich in het verleden reeds individueel inzetten voor het fuifgebeuren in Vlaanderen. www.fuifpunt.be

Steunpunt Jeugd is het kennis- en expertisecentrum voor jeugd, jeugdwerk en jeugdbeleid. www.steunpuntjeugd.be

Wettelijk depot: D/2010/9498/1 ISBN: 9789490825003

Deze brochure kwam tot stand met de steun van:

Poppunt dankt zijn structurele partners:

ÂŠ Poppunt vzw Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel bij de totstandkoming van deze brochure de grootst mogelijke zorg is betracht, bestaat de mogelijkheid dat bepaalde informatie na verloop van tijd verouderd of niet meer juist is. De uitgever, de redactie en de auteurs zijn dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van deze uitgave.

INLEIDING Zowat op elke straathoek, achter elke kerk, in quasi elke parochiezaal, op menige wei en hier en daar zelfs in kelders, op zolders en leegstaande fabriekspanden worden evenementen georganiseerd. Het feit dat je deze publicatie leest geeft wellicht aan dat je ook overweegt om (opnieuw) iets in elkaar te boksen. Proficiat daarvoor. Evenementen brengen mensen bij elkaar, zorgen voor dynamiek, creëren een toegankelijk cultuuraanbod, doen de economie draaien en zijn met andere woorden goed voor deze samenleving. Bij het organiseren van een muziekevenement komen echter ook heel wat praktische, wettelijke, organisatorische, juridische, artistieke en financiële elementen kijken. Voor bepaalde zaken bestaat er geen gouden formule, voor andere gelden dan weer heel specifieke (wettelijke) regels. Met deze publicatie willen Poppunt, Formaat en Fuifpunt je op weg zetten. We behandelen zowat alle elementen die bij het organiseren van een evenement komen kijken en geven je tal van praktische tips en achtergrondinformatie. Ondanks de omvang van deze publicatie was het onmogelijk om echt alles aan bod te laten komen. Daarom geven we je steeds ook verwijzingen naar plekken waar je bijkomende informatie kan vinden. Deze publicatie is geen roman die je van voor naar achter moet lezen, maar wel een praktische gids die je ter hand kan nemen op het moment dat je met bepaalde vragen zit of in een bepaalde voorbereidingsfase zit. Daarom werken we ook met overzichtstabellen en checklists en niet alleen met doorlopende tekst. Elke keer wanneer we in deze brochure het woord evenement gebruiken bedoelen we ‘concert’, ‘fuif’ of ‘festival’. Hetzelfde geldt voor band, DJ en artiest. We gebruiken de termen door elkaar maar bedoelen eigenlijk steeds ‘band’, ‘muzikant’ of ‘DJ’. En hoewel deze brochure in de eerste plaats geschreven is voor de organisatoren van muziekevenementen, geldt heel wat van de informatie ook voor organisatoren van evenementen die niks met muziek te maken hebben of waar muziek slechts een heel kleine rol in speelt. Voor organisatoren van kleine evenementen als een eenmalig optreden in een jeugdhuis zal de hoeveelheid informatie misschien wat 5

overdonderend zijn; voor organisatoren van zeer grote evenementen staat er misschien onvoldoende informatie in. Maar voor beiden geldt dat deze publicatie zeker een goed eerste houvast biedt bij de organisatie van het evenement. Het belangrijkste blijft echter altijd: veel plezier! Tijs, Anna, Jos

INhouD hooFDSTuK 1: VîîR hET EVENEMENT

1.1 1.2

WIE Natuurlijke persoon of rechtspersoon Werken met vrijwilligers

12 12 14

2.1 2.2 2.3 2.4

WAT Vooraf Selectie van artiesten en DJ’s De juiste prijs Het contract

15 15 15 16 17

3.1

WAAR Een geschikte locatie

20 20

4.1 4.2 4.3

GELUID EN LICHT Algemeen Welk materiaal heb je nodig Het contract met het P.A.-bedrijf

25 25 25 27

5.1 5.2 5.3

PROMOTIE Algemeen Communicatieplan De communicatiemix

29 29 29 31

VERZEKERINGEN 6.1 Aansprakelijkheid 6.2 Soorten verzekeringen

38 38 41

VEILIGHEID 7.1 Risicoanalyse en veiligheidsplan 7.2 Brandveiligheid

51 51 53

7.3 7.4 7.5 7.6

Security EHBO Gehoorschade Fuifboxen

56 60 61 62

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12

VERGUNNINGEN Auteursrechten Rekenvoorbeeld voor een concert (tarief 210) Lawaai: milieuvergunningen en geluidsnormen Nachtvergunning Bewaking Vergunning of positief bericht sterke drank Evenementen in openlucht Afvalplan Verkeer Reclame langs de openbare weg Geluidswagen Eetwarenvergunning

63 63 67 71 75 76 76 77 77 78 78 79 79

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

GELDZAKEN De begroting Sponsors vinden Voorverkoop Subsidies of materiĂŤle steun Wat bij winst of verlies BTW

80 80 82 84 85 87 88

hooFDSTuK 2: DE DAG ZELF 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

INRICHTING VAN DE ZAAL Of HET TERREIN Aankleding en sfeer Onthaal bezoekers Vestiaire Toiletten Chill-outruimte Drankbedeling Parking 8

90 90 90 91 92 92 92 94

11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8

AANDACHTSPUNTEN ROND VEILIGHEID EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Security Maximum capaciteit zaal Vermijd publieksconcentraties Nooduitgangen Verbodstekens rookverbod Omgaan met min-16-jarigen Omgaan met drank en drugs Verantwoordelijken en communicatielijnen

96 96 98 98 99 99 100 101 103

12. BETALING VAN ARTIESTEN EN MEDEWERKERS 12.1 Wanneer is een prestatie ‘artistiek’ 12.2 Artistieke prestaties vergoeden 12.3 Niet-artistieke prestaties vergoeden 12.4 Fiscale fiches

108 108 109 112 113

hooFDSTuK 3: NATRAJECT

117

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

OPKUIS MATERIAAL PROMOPANELEN EN WEGWIJZERS OPHALEN fACTUREN BETALEN AfREKENING EVALUATIE BEDANKING MEDEWERKERS

118 119 120 121 122 123 124

hooFDSTuK 1: VîîR hET EVENEMENT

1. WIE 1.1 Natuurlijke persoon of rechtspersoon Of je nu met je lokale vereniging, alleen of met vrienden een evenement opzet, het welslagen ervan hangt altijd af van mensen. Met wie je in zee gaat voor zo’n risicovolle en arbeidsintensieve onderneming, kan je dan ook maar beter goed kiezen. Dit zijn enkele vragen die je jezelf zeker moet stellen: • Hoeveel mensen hebben we nodig op welk moment van de voorbereiding, realisatie en opkuis? Wie kunnen we welke verantwoordelijkheid laten opnemen? • Wie laten we vrijwillig meewerken, welke mensen zullen we betalen? • Wie krijgt welke vergoeding voor welke inbreng? • Wie is verantwoordelijk waarvoor? Het gaat steeds om mensen die iets doen, maar de hoedanigheid van de organisator maakt een groot verschil. Als je iets organiseert als rechtspersoon (vzw, bvba, nv) is in principe steeds die rechtspersoon aansprakelijk (zie ook Aansprakelijkheid p. 38) en is het die rechtspersoon die de eventuele belasting op de winst zal betalen in het kader van de vennootschapsbelasting of de rechtspersonenbelasting (zie ook Geldzaken p. 80). Uiteraard moet je het spel wel volgens de regels spelen. Wanneer een rechter van oordeel is dat door het onzorgvuldig handelen van de bestuurders bepaalde zaken grondig fout gelopen zijn, kunnen de bestuurders alsnog persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor zaken die normaal onder de verantwoordelijkheid van de rechtspersoon vallen. Als natuurlijke persoon neem je zelf de verantwoordelijkheden op en moet je ook wat de belastingen betreft zelf verantwoording afleggen. De winst die je eventueel maakt met je evenement zal je dus ook in de aangifte van je personenbelasting moeten aangeven. Wanneer enkele mensen samenwerken om een bepaalde doelstelling te realiseren, ontstaat automatisch een feitelijke vereniging. In tegenstelling tot een vzw heeft een feitelijke vereniging geen eigen juridisch statuut. In een feitelijke vereniging zijn dus 12

alle individuen aansprakelijk. Er geldt bovendien een hoofdelijke aansprakelijkheid. Dat wil zeggen dat elk individu voor de volledige schade kan opdraven mocht blijken dat de medeverantwoordelijken niet de middelen hebben om de schade te vergoeden. Aangezien een feitelijke vereniging geen rechtspersoonlijkheid heeft, heeft ze ook geen eigen belastingaangifte. Daardoor veronderstelt de fiscus dat de winst die een feitelijke vereniging maakt eigenlijk persoonlijke winst van de mensen in de vereniging is. Die winst moet je theoretisch dan ook in je personenbelasting aangeven. Als de winst van een evenement in de ‘pot’ van de vereniging blijft zitten en er géén persoonlijke baten zijn, zal je aan de fiscus moeten kunnen bewijzen dat dat zo is. Dus ook als feitelijke vereniging doe je er goed aan een gedetailleerd overzicht van alle inkomsten en uitgaven bij te houden en er ook alle bewijsstukken systematisch van te verzamelen.

GoED oM TE WETEN Een bestuurder begaat een flagrante fout Waarschijnlijk één van de bekendste voorbeelden van aansprakelijkheid van bestuurders wegens flagrante fout, is het zogenaamde Sabenaarrest. Hierbij ging het om een vzw die een muziekfestival organiseerde met tal van buitenlandse artiesten. Het oorspronkelijke budget dat voor deze organisatie door de bestuurders was voorzien bedroeg 1.195.000 BEF. De uitgaven bleken echter vrij snel naar 4.044.233 BEF gestegen te zijn. Zo hadden de bestuurders o.m. vliegtuigtickets besteld bij Sabena om de buitenlandse artiesten te laten overvliegen, doch zonder de tickets daadwerkelijk te betalen. Bovendien bleek dat zij zelfs niet het nodige gedaan hadden om de door de Franse Gemeenschap reeds toegekende subsidies te ontvangen. Sabena dagvaardde de bestuurders persoonlijk in terugbetaling van de bestelde tickets en kreeg van de rechter gelijk: de bestuurders hadden hun bestuurderstaak in het algemeen totaal verwaarloosd en hadden in het bijzonder alles moeten doen om de subsidies uitbetaald te krijgen. Zij waren bijgevolg persoonlijk aansprakelijk voor de schade geleden door Sabena.

1.2 Werken met vrijwilligers Over het werken met vrijwilligers is heel wat informatie te vinden op diverse websites. Belangrijke elementen van een vrijwilligersbeleid zijn hoe dan ook: • Werving en selectie: Ì Hoeveel mensen hebben we nodig? Ì Waar moeten ze goed in zijn? Ì Welke taken gaan we ze geven? • Betrekken: Ì Hoe maken we vrijwilligers mee verantwoordelijk? Ì Hoe houden we ze betrokken bij het project? • Vergoeding: Ì Welke (kosten)vergoeding krijgen de vrijwilligers? Ì Hoe gaan we ze motiveren (bijvoorbeeld met een dankfeest)? • Verzekeren: Ì Het verzekeren van vrijwilligers is meestal verplicht (zie ook ‘Verzekering’ p. 38)! Wat je nooit uit het oog mag verliezen als je met vrijwilligers werkt, is dat je met mensen aan de slag bent. Mensen kunnen gefrustreerd raken, kunnen fouten maken, kunnen ontevreden zijn, kunnen moeilijk doen, maar kunnen ook bergen werk verzetten, een grote dynamiek veroorzaken, energie geven, het onmogelijke mogelijk maken. Als coördinator van een evenement draag je een grote verantwoordelijkheid ten aanzien van de mensen met wie je werkt. Die verantwoordelijkheid is niet alleen juridisch maar ook menselijk. Zorg dat je steeds zorgzaam omspringt met de mensen die je mee inschakelt.

2. WAT 2.1 Vooraf Een evenement kan zowel een concert, een fuif als een groot festival met duizenden bezoekers zijn. Uiteraard vergt het ene een totaal andere voorbereiding dan het andere. Daarom is het van onschatbaar belang dat je onderling eerst heel goed uitmaakt wat je precies wilt organiseren: • Hoeveel publiek willen we bereiken (schaalgrootte)? • Welk financieel resultaat willen we halen (break even, winst, klein verlies...)? • Welk artistiek profiel willen we naar voor schuiven? • Welk publiek willen we bereiken (jongeren, volwassenen, gezinnen...)? Bij het organiseren van een evenement kan je doorgaans best te werk gaan zoals bij het organiseren van andere activiteiten: • In een goede brainstorm laat je alle creatieve ideeën los, zonder beperking. • Op basis van een goede discussie wordt de (financiële) haalbaarheid van ideeën ingeschat en worden keuzes gemaakt. • Vervolgens wordt een goede strategie opgesteld i.f.v. de realisatie. • Aan het eind hou je een grondige evaluatie.

2.2 Selectie van artiesten en DJ’s Als je groepen moet programmeren of DJ’s moet selecteren voor een fuif, concert of festival, doe je er goed aan om zelf heel veel naar optredens te gaan. De beste plaats om een selectie van artiesten te doen is vanuit het publiek. Uiteraard leg je ook best een goed netwerk aan van collega-programmatoren die je ook informatie kunnen geven over hoe bepaalde optredens waren, hoe goed de groep was, hoeveel publiek er op af kwam...

Volgende checklist kan je helpen bij het kiezen van een groep of DJ voor je evenement: 5 Het genre is afgestemd op het beoogde publiek. 5 De band of DJ kan voldoende lang blijven boeien (genoeg degelijk materiaal). 5 Deze naam op de affiche zal voldoende publiek lokken. 5 De vraagprijs staat in relatie tot de (artistieke en economische) waarde. 5 De technische vereisten voor de groep zijn haalbaar. 5 Deze groep/DJ treedt in de weken voor het evenement niet in dezelfde buurt op. 5 De groep/DJ heeft voldoende live ervaring en de optredens zijn steeds goed. Programmeren is een vak apart. Ervaring leert je heel veel bij. Je leert je eigen publiek beter kennen, je leert welk soort van groepen of DJ’s het doorgaans goed doen. Je leert betrouwbare referenties onderscheiden van minder relevante zaken. Je leert meer mensen kennen wiens inschatting van een groep overeen komt met de jouwe. Het is doorgaans een proces van vallen en opstaan. Af en toe een misser kan financieel pijnlijk zijn, maar continu foutloos programmeren hebben nog niet zoveel mensen je voorgedaan. Door goed te programmeren bouw je ook credibiliteit op voor je evenement, waardoor het ook weer makkelijker wordt om andere artiesten te kunnen aantrekken. Als je bekend staat als programmator voor een bepaalde zaal of een bepaald evenement, is de kans groot dat artiesten je ook beginnen contacteren met de vraag of zij niet bij jou kunnen komen optreden. Op dat moment ben je het je ‘vak’ eigenlijk verplicht om deze artiesten ook echt te gaan beluisteren. Artiesten appreciëren het enorm als je ze eerlijke feedback geeft op hun tracks of mixtapes. De kans dat zo’n artiest je later nog zal herinneren eens hij doorgebroken is, en daardoor iets inschikkelijker zijn als je hem vraagt, is zeer groot. 2.3 De juiste prijs Hoeveel is een groep of DJ waard? Het antwoord op die vraag is nooit eenduidig. Je doet er goed aan je aan de ene kant in de plaats te stellen van 16

de groep, en vervolgens daar je eigen onderhandelingsstrategie tegenover te plaatsen. Hieronder enkele klassieke voorbeelden van argumenten voor een hogere, dan wel lagere gage. KAN DE PRIJS oPDRIJVEN

KAN DE PRIJS DoEN DALEN

PubLIEK

De act heeft een grote aanhang, zeker in de regio van dit optreden, het zijn ook echte concert-/ fuifgangers.

De groep is nog niet zo gekend, heeft nog weinig airplay of andere media-aandacht gekregen.

ARTISTIEK

Het is een zeer degelijke groep, die perfect in het genre zit van het concept, of beantwoordt aan het doel van de programmatie.

Het is een groep/DJ met een eerder beginnend profiel, ze doen nog mee aan wedstrijden en vrije podia, spelen vaak in kleine zalen of cafés.

PRoFIEL VAN DE oRGANISAToR

De organisator/het evenement heeft een commercieel profiel (bijvoorbeeld bedrijfsfeest).

Het gaat over een goed doel of wordt georganiseerd door een (kleine) vzw.

PRoFIEL VAN DE bAND/DJ

De band/DJ heeft internationaal succes, speelt vooral op grote festivals, is zeer selectief in het aanvaarden van optredens, straalt in de communicatie, website, beeldvorming... professionaliteit uit.

Beginnende groep of DJ met weinig shows op de kalender. Toont minder professionaliteit in bijvoorbeeld bandfoto’s, opmaak van facturen...

ExCLuSIVITEIT

De organisator vraagt of de act exclusiviteit biedt voor een bepaalde regio gedurende een bepaalde tijd.

De band/DJ speelt heel vaak in dezelfde regio, ook op evenementen met gratis inkom.

2.4 Het contract 2.4.1 De minimumvoorwaarden voor een degelijk optreedcontract

Heel vaak is het de artiest die een contract opmaakt en opstuurt naar de organisator, maar uiteraard kan het ook andersom en kan jij als organisator de artiest een contract opsturen. Jij bent het immers ook die de artiest contracteert. Hieronder de belangrijkste elementen die in een contract voor een optreden moeten staan. Een voorbeeld van een contract voor een optreden kan je downloaden op de website van Poppunt bij ‘Popinfo’.

• De identificatie van de betrokken partijen. Vergeet niet je eigen rechtsvorm en die van de band te vermelden (feitelijke vereniging, vzw, bvba...). • De specifieke voorwaarden. Deze voorwaarden leggen de afspraken vast die je met de band maakte: Ì Ì Ì Ì

Datum van het evenement. Uur van het evenement. Duur van het evenement. Vermeld dit om discussies achteraf te vermijden. Moment en manier van betaling: vóór de prestatie, vlak na de prestatie, later per overschrijving... Voor beginnende bands of DJ’s is het gebruikelijk dat onmiddellijk na het optreden het geld wordt ontvangen. Meer gevestigde waarden vragen een voorschot en uitbetaling vlak voor het optreden. Als je de artiest betaalt met de KVR, vermeld je dat in je contract en stel je ook een verklaring op eer op in tweevoud. Let op: elke persoon die je een kleine vergoeding geeft, moet zo’n verklaring op eer tekenen. In de praktijk zijn er vier manieren waarop je artiesten kan vergoeden voor hun prestatie (zie ook ‘Betaling van artiesten en medewerkers’ p. 108): 1. 2. 3. 4.

De Kleine Vergoedingsregeling. Een factuur van de artiest of zijn boeker. Een factuur van een Sociaal Bureau voor Kunstenaars. Een loon.

• De algemene voorwaarden. Hierin vermeld je best de volgende zaken: Ì

Een verklaring van de band of ze al of niet auteursrechtelijk beschermd materiaal brengen en of de vergoeding voor de auteursrechthebbenden via een beheersvennootschap geregeld wordt. Enkel en alleen indien alle bands uitsluitend eigen repertoire spelen dat niet door SABAM of een buitenlandse beheersvennootschap beheerd wordt, moet je geen auteursrechten betalen. Er moet bepaald worden wat er gebeurt als een optreden wordt afgelast. Wordt de gage toch betaald? Wordt er zo snel mogelijk 18

naar een andere datum gezocht? Moet de artiest een schadevergoeding betalen als die te laat annuleert? Wat gebeurt er bij overmacht (ziekte, sterfte...)? Hoe meer situaties je opneemt in het contract, hoe minder discussie achteraf. • Ten slotte moeten er ook technische afspraken gemaakt worden. Hiervoor levert de artiest een technische fiche (ook wel ‘technical rider’ genoemd). Hierop staan het stageplan (de podiumopstelling) en de priklijst, maar ook de minimumvereisten voor het P.A.-systeem en de benodigde microfoons en statieven. Op de ‘hospitality rider’ kan de groep ten slotte zijn verlangens op het gebied van catering en backstage kenbaar maken.

3. WAAR Waar je iets organiseert, zal sowieso beïnvloed worden door wat je wilt organiseren. Een festival of fuif met 3000 bezoekers zal je nooit in je eigen tuin opzetten. Bij de keuze van de plek waar je iets organiseert kunnen heel veel verschillende parameters meespelen. En dan hebben we het nog even niet over de haalbaarheid en de beschikbaarheid (dat zijn hoe dan ook noodzakelijke voorwaarden), maar wel over een aantal wettelijke aspecten zoals milieuvergunningen en dergelijke meer. 3.1 Een geschikte locatie 3.1.1 Geluidsoverlast

Je hebt hier verschillende mogelijkheden die telkens gevolgen hebben voor de organisator. Later in deze brochure wordt dit nog verder uitgewerkt.

LoCATIE

NoRMEN

VERANTWooRDELIJKhEID

ZAAL ZoNDER MILIEuVERGuNNING (*)

Maximum 90 dB(A), dus niet geschikt. Occasioneel dansfeest is mogelijk (maximum 12 maal per jaar en 2 per maand). Voorwaarde: â&#x20AC;&#x2DC;speciale gelegenheidâ&#x20AC;&#x2122;. Zonder toekenning uitzondering op het KB van 24/02/77 door college van burgemeester en schepenen: max. 90 dB(A) toegelaten.

De organisator

ZAAL MET MILIEuVERGuNNING

Zie milieuvergunning

De zaaluitbater, maar deze kan zich contractueel verhalen op de organisator via de burgerlijke rechtbank.

TENT (**)

In principe 90 dB(A), maar je kan een uitzondering aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Dansfeesten maximum tweemaal (van telkens drie dagen) per jaar op hetzelfde perceel!

De organisator

oPENLuChT (**)

Je hebt toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen om je evenement te laten plaatsvinden. In principe 90 dB(A), maar je kan een uitzondering aanvragen.

De organisator

(*) Let op: het is niet omdat je een uitzondering krijgt dat je daarmee niet meer vervolgd kan worden voor het verstoren van de nachtrust. Het parket kan autonoom nog steeds optreden, ondanks een toelating van het college van burgemeester en schepenen. (**) Merk op dat je bij een evenement in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of gebieden geen uitzondering zal krijgen op de geluidsnormen. 21

3.1.2 Veiligheid, verkeer en voorzieningen

Andere factoren die gevolgen hebben op jouw evenement en bepalend kunnen zijn voor de locatie. DE REGEL oF hET PRobLEEM

DE oPLoSSING

bRANDVERZEKERING

De huurder is steeds aansprakelijk.

‘Afstand van verhaal’ in het huurcontract. Of zelf een verzekering afsluiten, tenzij je er reeds zelf een hebt als organisator. Neem de brandpolis van je vereniging eens door.

VERZEKERING obJECTIEVE AANSPRAKELIJKhEID bRAND EN oNTPLoFFING

Huur je een zaal dan is de zaaluitbater daarvoor verzekerd. Plaats je een tent, dan moet bij een eenmalige fuif de tentfuif doorgaans niet verzekerd worden (zie verzekeringen).

Een tent op het perceel van de zaal kan soms gedekt zijn door de polis van de zaal. Informeer eens.

RoKEN

Zaal en gesloten tent = rookverbod. Open tent en openlucht: er mag gerookt worden.

Verbodstickers aanbrengen en asbakken verwijderen.

AFVALbEhEER

In tent en zeker in openlucht strengere normen m.b.t. productie van afval.

Contacteer de gemeente waar het evenement plaatsvindt of zoek het politiereglement (online).

MobILITEIT

Verkeersinfarct. Parkeerproblemen. Bereikbaarheid, openbaar vervoer.

Tijdelijke politiemaatregelen via college van burgemeester en schepenen. Sommige provincies subsidiëren fuifbussen.

VooRZIENINGEN

Toiletten. Tapinstallaties en koelkasten. Water- en elektriciteitstoevoer.

Huren. Via de brouwer. Navragen bij gemeente, stroomgenerator huren.

oPKuIS

Kan je het zelf doen of moet je het laten doen en wat is de kostprijs?

Lees het contract goed na.

ToEGANKELIJKhEID Er zijn verschillende aspecten die je zou kunnen vatten onder het begrip toegankelijkheid. Het gaat daarbij niet alleen om de bereikbaarheid met openbaar vervoer en dergelijke, maar vooral om de mate waarin je evenement ook toegankelijk is voor personen met een handicap, rolstoelgebruikers, slechtzienden, doven, etc. Vzw Intro is een organisatie die zich hierin specialiseert. Hieronder geven we enkele belangrijke punten. Is de infrastructuur toegankelijk? 5 Een harde, vlakke en slipvrije ondergrond. 5 Geen grote hoogteverschillen (+ 2cm). Gebruik hellende vlakken om grotere hoogteverschillen te overbruggen. 5 Breedte van toegangs- en doorgangswegen (min. 1,5m, bij obstakels minstens 90 cm). 5 Zoveel mogelijk rechtlijnige inrichting. 5 Bij zitplaatsen: vrije ruimte voorzien voor rolstoelen (90 cm x 120 cm). 5 Hulp- en blindegeleidehonden zijn toegelaten. Is de informatie toegankelijk? 5 De informatie (website, folders...) is in een duidelijke taal opgesteld. 5 Eenvoudige, duidelijke en voldoende grote schreefloze lettertypes, niet in drukletters. 5 Via verschillende kanalen (website, folders, mailings, pers...) bekend maken welke inspanningen je levert om je evenement toegankelijk te maken voor personen met een handicap. 5 Website toegankelijk voor blinden en slechtzienden; check op www.anysurfer.be. 5 Lichtkranten met mededelingen die omgeroepen worden. 5 Duidelijke bewegwijzering op zowel 2,2 m als 1,5 m hoog. 5 Duidelijke en herkenbare pictogrammen.

Bereikbaarheid van de locatie 5 Minder mobiele bezoekers kunnen met de wagen tot bij de ingang gebracht worden. 5 Concrete en duidelijke info over trein-, tram- en busverbindingen naar je locatie. 5 Voldoende voorbehouden parkeerplaatsen voor personen met een handicap, voldoende dicht bij de ingang (< 100 m) en voldoende groot (3,5 m op 6 m). Praktische elementen (ingang, stands, zichtbaarheid podium, sanitair) 5 Vrije doorgangsbreedte van minstens 90 cm (draaihek is niet bruikbaar voor personen met handicap). 5 Kassa niet te hoog (ideale hoogte: 1 m). 5 Eet- en drankgelegenheden die te vol staan met tafels en stoelen zijn ontoegankelijk. Voorzie eventueel afgebakende doorgangen van 1,20 m. 5 Eventueel: een verhoog voor mensen met een handicap, niet te ver van het podium, met borstwering, helling, afrijbeveiliging, slipvrij oppervlak en medewerkers om dit in goede banen te leiden. 5 Aangepaste toiletten in afdoende aantal en strategisch geplaatst.

4. GELuID EN LIChT 4.1 Algemeen Degelijk licht en geluid zijn cruciaal voor het welslagen van een evenement. Zonder een degelijke geluidsversterking zal de band of DJ ontevreden zijn en een ontevreden band geeft zelden een goed optreden. Ook het publiek heeft nood aan een goeie klank om écht in de sfeer te geraken. Licht is minstens even belangrijk. Een fantastische lichtshow geeft een duidelijke meerwaarde aan een event. Bij evenementen zoals Tomorrowland spelen de verlichting en de aankleding een gigantische rol in de sfeer waarin de bezoekers het evenement beleven. Als je als organisator je bezoekers in een specifieke sfeer wilt , zal je naast de geluidsversterking ook veel aandacht moeten besteden aan het licht en de aankleding. 4.2 Welk materiaal heb je nodig Aangezien licht- en geluidsinstallaties een gespecialiseerde kennis vereisen, is het voor een organisator niet altijd makkelijk om hier mee om te gaan, om te beslissen wat er nu wel of niet nodig is en wat de juiste prijs is voor specifiek materiaal. Je hoeft echter geen gespecialiseerde licht- of geluidstechnicus te zijn om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Een beperkte basiskennis en een stevige portie gezond verstand volstaan. Als je zelf niet veel van geluidsversterking kent, ben je aangewezen op de expertise van firma’s die licht- en geluidsversterking leveren. Het is verstandig om bij verschillende firma’s een offerte op te vragen als je eenmalig een evenement organiseert. Als je vaak beroep doet op geluidsfirma’s ben je doorgaans beter af als je steeds met de dezelfde firma werkt en daardoor niet alleen goede relaties opbouwt, maar mogelijks ook kortingen kan onderhandelen.

Volgende informatie moet je verzamelen vooraleer je geluidsfirma’s contacteert: • De technische vereisten van elke band en DJ (de technische fiches + podiumplan). • De capaciteit van de zaal. • Het verwachte publieksaantal. • Eventuele bijzondere eigenschappen van de locatie of het event (bijvoorbeeld twee verschillende podia, een afzonderlijke chill-out met eigen geluidsversterking). • De line-up (welke groep speelt hoe laat). • Het tijdschema (vanaf hoe laat is de zaal/locatie beschikbaar, om hoe laat start de eerste soundcheck, vanaf hoe laat kan er afgebroken worden...). Naast de algemene onderhandeling moet je zeker ook volgende dingen checken met een potentiële leverancier: is er voldoende ruimte om het materiaal dat hij voorstelt te plaatsen? Is er een technicus inbegrepen in de prijs? Vanaf het ogenblik dat het gaat over iets dat meer is dan een zanginstallatie, is het absoluut aan te raden dat er vanaf de plaatsing tot de afbraak een bekwame technicus van het verhuurbedrijf aanwezig is. Ook als de groep die optreedt zelf een technicus heeft of de DJ iets van geluidstechniek kent. Tenzij jijzelf of iemand in je jeugdhuis natuurlijk zelf voldoende deskundig is op technisch gebied. Zijn er speciale vereisten m.b.t. elektriciteitsvoorziening om het voorgestelde materiaal te kunnen gebruiken? Voor geluid vormt dit vrijwel nooit een probleem (geluidsinstallaties, zelfs heel grote, verbruiken relatief weinig stroom), maar voor lichtinstallaties kom je er meestal niet met een ‘gewoon’ stopcontact. Eens je een leverancier gekozen hebt en exact weet welk materiaal aanwezig zal zijn, geef je dit ook opnieuw door aan de groep. Zo weten alle partijen vooraf onder welke omstandigheden gewerkt zal worden, vermijd je conflicten achteraf en kan er indien absoluut noodzakelijk nog iets bijgestuurd worden.

GoED oM TE WETEN Heel wat gemeenten en provincies hebben een eigen verhuurdienst waar je geluidsmateriaal kan ontlenen aan een goedkope prijs. Let wel, bij dit materiaal wordt geen geluidstechnicus geleverd. Je doet er goed aan om, als je zou overwegen om met materiaal van de provincie te 26

werken, dit goed af te spreken met de band of DJ die komt draaien zodat eventueel de technicus van de band kan zorgen dat al het materiaal goed opgesteld raakt en alles correct bediend wordt. 4.3 Het contract met het P.A.-bedrijf In het contract dat je met het bedrijf tekent, moeten een aantal bepalingen zeker opgenomen zijn: • De naam van het bedrijf (+ contactgegevens van hun verantwoordelijke op de avond zelf). • Jouw naam + contactgegevens. • Gedetailleerde lijst van wat er precies geleverd wordt (type mengtafel, aantal en type microfoons...). • De afgesproken prijs. • Tijdstip van levering. • Nodige voorzieningen (bijvoorbeeld stagehands als hulp bij het uitladen, beveiligde opslagruimten, zwaardere stroomvoorziening...). • Geluidsbeperkingen waar de firma zich moet aan houden. • Wat gebeurt er als het concert niet doorgaat? • Waar moet een geschil (juridisch) uitgevochten worden? Wees op je hoede voor uitspraken als “dat komt allemaal wel in orde, we hebben al veel materiaal voor dat soort optredens geleverd, we weten waarover het gaat”. Dat soort uitspraken kunnen best waar zijn, maar vergewis je ervan dat de leverancier er zich niet te makkelijk vanaf maakt of te slordig omspringt met de informatie die je hem geeft. De kans bestaat dat hij zelf gaat ‘schrappen’ in de technische fiche die je hem voorlegt, en dat is niet altijd terecht. Laat je niet overdonderen door technische terminologie. Uiteraard ken je zelf niet alles (of misschien bijna niets) van de technische details, maar durf gerust extra uitleg vragen als er iets niet duidelijk is. Als een leverancier zegt dat “dit of dat helemaal niet nodig is, en dat het met iets anders of minder ook wel zal gaan”, vraag hem dan waarom dat zo is. Als er stagehands moeten ingezet worden om te assisteren bij het in- en uitladen van de vrachtwagens, zorg dan voor sterke binken met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die niet te driftig te werk gaan. Geluids- en lichtmateriaal is doorgaans fragiel en, ook al zit het in stevige kisten, om27

zichtig te werk gaan blijft de boodschap. Zorg er ook voor dat de stagehands blijven tot de laatste kist weer in de vrachtwagen zit, zoniet begint de dag al fout.

GoED oM TE WETEN • ‘Nodig’ is een relatief begrip. Beslissingen omtrent materiaal zijn beslissingen m.b.t. kwaliteit. Een groep die een professionele P.A.installatie vraagt, kan ook spelen op een kleine zanginstallatie en een beginnende groep die de eerste keer optreedt, kan ook spelen op een mega-P.A.-installatie. De vraag is op zich niet wat er ‘nodig’ is, maar wel welk resultaat jij wilt, welk resultaat de groep wilt, en wat er haalbaar is. • Geluid is belangrijker dan licht. Aan een optreden met een ongelooflijk spectaculaire lichtshow, maar waarbij je de zanger niet hoort zingen, heeft niemand iets. • Materiaal is belangrijk, maar de mensen die ermee werken (technici) zijn dat nog veel meer. Een onervaren technicus haalt zelfs met het beste materiaal geen goede resultaten, terwijl een ervaren of zeer bekwame technicus soms wonderen kan doen met het materiaal van de provinciale uitleendienst. • Privébedrijven (licht- en geluidsfirma’s) zijn commerciële bedrijven en willen winst maken. Daar is niets mis mee, maar wees je daar wel van bewust als je er mee werkt.

5. PRoMoTIE 5.1 Algemeen Een evenement met een geweldige programmatie op een geweldige locatie dat perfect georganiseerd is, maar waarvoor geen goede communicatie gebeurde, schiet totaal zijn doel voorbij. De communicatie en promotie van je evenement is even belangrijk als de artistieke programmatie. Het heeft geen zin om enkele duizenden euro’s uit te geven aan gages van groepen als er daardoor geen budget meer over blijft om een communicatie te realiseren. In het welslagen van promotionele acties zijn twee elementen doorslaggevend. Het eerste is een zeer doordacht communicatieplan. Wanneer gaan we communiceren, naar wie gaan we welke boodschap brengen, welk effect willen we veroorzaken met onze communicatie en hoe kunnen we dit effect onmiddellijk meten of beoordelen? Het tweede is de communicatiemix die je inzet. Een goede communicatiemix is steeds op maat gesneden van de doelgroep (en het beschikbare budget) en bereikt de juiste mensen met dezelfde boodschap via verschillende kanalen (online, offline, geschreven pers, radio, tv, advertenties, affiches...) in een juiste periode. 5.2 Communicatieplan Elk communicatieplan vertrekt van een grondige analyse. Dit begint met de zelfde analyse als diegene die je maakte voor de organisatie en de programmering van je evenement: • Op welke doelgroep mikken we? • Hoeveel volk moet er minimaal zijn / kan er maximaal binnen? • Welke soorten van mensen zijn (mogelijks) geïnteresseerd in de programmatie die we staan hebben op ons event? Eens je goed weet wat je doelgroep is, kan je een analyse maken van hoe die doelgroep zich gedraagt. Welke media lezen ze, horen ze, bekijken ze, waar brengen ze hun vrije tijd door, waar geven ze hun (zak)geld aan uit, wie zijn sleutelfiguren binnen de peergroup... ? Al die elementen zal je in 29

elke stap van de ontwikkeling en de uitvoering van je communicatieplan en communicatiemix in je achterhoofd moeten houden. De kern van een communicatieplan is een goede retroplanning. Retroplannen of achteruit plannen is een systeem waarbij je elke stap in het communicatieplan chronologisch plant, vertrekkend vanaf de datum van het event. Voorbeeld: retroplanning affichecampagne voor een evenement ACTIE

DuuR

STARTDATuM

Evenement

1 dag

19 mei

Affiche campagne

4 weken

21 april

Verspreiding affiches

4 werkdagen

15 april

Druk + levering affiches

10 werkdagen

1 april

Layout affiches

3 werkdagen

29 maart

Campagnebeeld (fotoshoot)

3 werkdagen

24 maart

Voorbeeld: grafisch weergegeven retroplan DECEMBER INTERN

programmatie

PROMO

FEBRUARI

MAART

teksten sponsors voor definitief website

campagnebeeld

APRIL

MEI

levering drukwerk

druk affiche (10 dagen)

website ontwerp & bouw

EXTERN

DESIGN

JANUARI

lay-out affiche

realisatie videoclip

4 weken affichecampagne flyer acties vanaf 10 weken op voorhand advertenties

advertenties

mail mail mail mail permanente aanwezigheid op online fora en communitywebsites met updates en nieuws

29 MEI 30

Door deze oefening weet je dus dat je goed op tijd een fotograaf moet vinden die het campagnebeeld moet aanleveren en dat je ruim op voorhand ook de programmatie volledig rond moet hebben als je alle namen op de affiche wil. Uiteraard maak je de retroplanning op voor elk aspect van je promocampagne. Als je bijvoorbeeld enkele drukkers een offerte wilt laten maken, dan zal je daar in dit voorbeeld uiterlijk in februari moeten aan beginnen, zodat zij voldoende tijd krijgen om een offerte op te maken en het drukwerk ook in te plannen. Voor elk element van het communicatieplan moet je gedetailleerd weten met welke duurtijd en welke deadlines je rekening moet houden. Als je bijvoorbeeld advertenties wilt plaatsen in magazines die driemaandelijks verschijnen, dan zal je vaak het uitwerken van het ontwerp van de affiche/ de advertentie moeten vervroegen om die deadlines te halen. De eerste keren dat je een gedetailleerde retroplanning opmaakt voor een evenement zal je er telkens heel wat tijd moeten insteken en zal je nog heel wat zaken vergeten. Hoe vaker je het echter doet, hoe vlotter het gaat en hoe beter je heel snel de haalbaarheid van een degelijke communicatie kan inschatten. Er zijn op internet heel wat projectplanningstools te vinden die het opmaken van een retroplanning een stuk makkelijker maken doordat je acties afhankelijk kan maken van voorgaande acties en bij elke actie kan instellen hoeveel tijd deze vraagt. Enkele degelijke en gratis tools zijn GanttProject (www.ganttproject.biz), waarmee je offline een projectplan kan opstellen en BasecampHQ (www.basecamphq.com), waarmee je online alle informatie over een project kan delen en opvolgen. Deze laatste is een betalende dienst, maar als je maar één project online wilt beheren, volstaat de gratis versie. 5.3 De communicatiemix Er bestaat niet zoiets als dé perfecte communicatiemix. Als algemene regel kan je wel stellen dat uitsluitend werken via één communicatiemiddel doorgaans niet de beste resultaten oplevert. Uiteraard zijn betalende 31

advertenties meestal niet goedkoop en voor heel wat organisatoren niet haalbaar. Maar misschien kan je wel opgenomen worden in een kalender die in diezelfde media gepubliceerd wordt en kost je dat niks. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste onderdelen van een communicatiemix en enkele aandachtspunten die je voor elk van deze onderdelen kan hanteren. 5.3.1 Internet

Het vertrekpunt voor de meeste mensen zal internet zijn. Internet is gratis, biedt interactieve mogelijkheden, is makkelijk, bereikt veel mensen en lijkt daarom de ideale manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is tegelijk de kracht en het gevaar van internet. Immers, iedereen maakt reclame online en via mail en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het komt er dus op aan om op alle plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarvoor heel erg kan helpen zijn websites die je toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen. Zo kan je bijvoorbeeld je twitter- en facebook-profiel aan elkaar koppelen om te zorgen dat op beide dezelfde informatie zichtbaar is. Een bijzonder handig hulpmiddel is de UITdatabank. Via een enkel eenvoudig invulformulier op www.uitdatabank.be komt je activiteit gelijktijdig terecht op verschillende websites, waaronder de websites van UiTinVlaanderen.be, CJP, Sherpa, Jeugdwerknet, Formaat, kranten en gemeenten. De conversiegraad, dit is het percentage van mensen die doet wat jouw bedoeling is, in dit geval een ticket kopen, is voor de meeste internetcampagnes bijzonder laag. Vaak zelfs kleiner dan 1 procent. Als je 1.000 mensen een ticket wilt laten kopen, zal je bij een conversiegraad van 1 % dus 100.000 potentiële kopers moeten bereiken met je mailcampagne. Let op: je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De wetgeving zegt dat je maar mails mag sturen naar die mensen die daar schriftelijk hun toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je elke keer dat je een massamail de deur uitstuurt ook een vermelding gebruiken dat mensen zich te allen tijde uit je mailinglist kunnen laten schrappen. Zorg er dan 32

ook voor dat er iemand is die zich bezighoudt met het onderhouden van de mailinglist. Stuur nooit een mail rond met alle adressen in het ‘Aan’-veld. Het is veel beter om het ‘BCC’-veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle e-mailadressen te zien. Hou er ook rekening mee dat heel wat mailprogramma’s maximaal 90 adressen in één keer kunnen verwerken. Nog beter werk je met een mailinglistprogramma dat je toelaat mensen persoonlijk aan te spreken. Al je digitale communicatie kan je gedetailleerd meten. Daarvoor bestaat een gigantisch aanbod aan tools op internet (zoekfunctie ‘email marketing software’). Het gros van deze programma’s is betalend, maar als je bereid bent een (kleine) reclamebanner toe te voegen onderaan de mails die je verstuurt, kan je ook gratis van bepaalde diensten gebruik maken. Wat je minimaal moet weten van je mailcampagnes zijn: • • • •

Het percentage van geopende mails. Het percentage mails dat gebounced werd. Het doorklikpercentage. Het aantal mensen dat zich uitschrijft.

Van je website moet je minimaal weten hoeveel unieke bezoekers er zijn in een bepaalde periode, hoeveel pageviews en liefst van al ook de weg langs waar mensen op jouw site zijn terechtgekomen en hoe ze zich op jouw site bewegen. Google Analytics biedt hiervoor bijvoorbeeld een zeer uitgebreide service die bovendien volledig gratis is.

GoED oM TE WETEN 20 concrete tips voor emailmarketing (*): • Stuur je mails op dinsdag, woensdag of donderdag. • Persoonlijke mails aan particulieren stuur je best tussen 17.00 en 20.00 u. • Hou het onderwerp korter dan 50 tekens. • Gebruik veel hyperlinks in je tekst. • Verstuur nooit bijlagen.

(*)

Vrij naar de whitepaper Emailmarketing van Emailgarage 33

• Kom onmiddellijk ter zake. • Zorg dat je eerste call-to-action zichtbaar is zonder te scrollen. • Hou je database up-to-date, doe acties waarbij mensen hun gegevens moeten aanvullen. • Verstuur geen mails in de vorm van reclameaffiches. • Personaliseer de ‘Van’-naam in je uitgaande mail. • Plaats geen antwoordformulier in een mail, maak een formulier op een webpagina. • Check op www.dnsstuff.com of jouw mailadres als SPAM wordt gezien. • Vermijd het woord ‘gratis’, zeker in het onderwerp. • Geef alleen duidelijke, relevante en correcte informatie. • Volg je mailcorrespondentie goed op, antwoord snel. • Test op een klein testpubliekje of elke mail juist en goed toekomt. • Besteed bijzonder veel aandacht aan het onderwerp van de mail, test welk onderwerp best werkt. • Meet je open-rate, click-through-rate en evalueer bij elke mail die je verzendt (streef naar een doorklikratio van minimaal 10 %). • Lees altijd alles drie keer na om te zien of de inhoud klopt en er geen taal- en spellingfouten in staan. • Voor mailings van meer dan 100 adressen gebruik je beter een mailinglistprogramma dan je standaardmailprogramma.

5.3.2 Direct-marketing

Emailmarketing is een vorm van direct-marketing omdat je mensen rechtstreeks en persoonlijk aanspreekt. Er zijn echter naast email nog andere manieren om mensen persoonlijk aan te spreken. In het algemeen geldt: hoe directer de marketing hoe groter het effect. Als je in specifieke nichegenres werkt, of je focust op een sterk afgebakende doelgroep (bv. de studenten van één school, of de leden van een bepaalde jeugdbeweging) is het meestal makkelijker om te weten waar je de mensen fysiek kan vinden en aanspreken. Hoe meer je naar de mainstream gaat, hoe moeilijker het is om aan direct-marketing te doen omdat je potentiële totaalpubliek te groot wordt.

Toch blijft het raadzaam om een zo gedetailleerd mogelijk zicht te krijgen op waar je potentiële publiek zich schuilhoudt. Muzikanten kan je wellicht vinden op café en in jeugdhuizen, maar de kans dat iedereen die je aanspreekt in een muziekhandel of repetitiekot muzikant is, is veel groter. Natuurlijk zorg je ook voor een leuke website die dezelfde look-and-feel heeft als je affiches en flyers en waar alle concrete informatie over het evenement terug te vinden is. Een goede website heeft een duidelijke navigatiestructuur en vertelt de bezoeker alles wat hij moet weten: plaats van het gebeuren, wegbeschrijving, achtergrond bij de verschillende artiesten, eventueel ook luisterfragmenten, uurschema, inkomprijzen en voorverkoopadressen... Let goed op met foto’s en geluidsmateriaal. Als je er foto’s van vroegere edities op zet, moet je in principe de toestemming hebben van iedereen die duidelijk herkenbaar op de foto staat en moet ook de fotograaf zijn toestemming hebben gegeven (copyright). Bij foto’s van professionele groepen zal je vaak ook de bron (naam van de fotograaf) moeten vermelden. Bij twijfel, vraag het even aan de groep van wie je de foto kreeg. Muziekfragmenten op een website zetten betekent ook een extra SABAM-kost én een bijkomende toelating die je moet vragen. Voor een kwartier muziek die je op je website in streaming aanbiedt betaal je €100 voor een jaar. Voor een uur muziek is dat €400. Als je muziek streamt op je website moet je daarvoor ook een vergoeding betalen aan de producenten. Die vergoeding wordt geïnd door SIMIM. 5.3.3 Affiches en flyers

Affiches en flyers drukken is relatief goedkoop en wordt daarom ook voor quasi elk evenement gedaan. Affiches en flyers verspreiden is dan weer zeer duur. Flyers moeten letterlijk van hand tot hand gaan en vragen dus heel wat inzet van je vrijwilligers. Affiches van A2-formaat laten ophangen kost doorgaans tussen €0,40 en €1 per affiche (terwijl de drukkost vaak minder dan €0,20 per affiche bedraagt). Je moet een aanplakkingstaks betalen voor affiches die groter zijn dan 1 m². Voor deze affiches geldt een aanplakkingtaks van €0,50 per m². Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9 cm) en groter. Is je affiche 1,5 m² groot, dan bedraagt de taks 1,5 x €0,50 = €0,75 per affiche.

Als de affiche groter is dan 1 m² maar heeft de activiteit een zeer duidelijk en strikt liefdadig of menslievend doel, dan is de affichetaks niet verschuldigd. Activiteiten van het jeugdwerk vallen hier in principe niet onder, tenzij de opbrengst integraal aan een goed doel geschonken wordt. Je moet dan wel vermelden ‘Vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen’. Je bent ook steeds verplicht een verantwoordelijke uitgever op je affiche te plaatsen. Dit kan met de afkorting V.U. met daarachter de naam, voornaam en het persoonlijk adres van een meerderjarige persoon. De organisatie zelf kan niet vermeld worden als verantwoordelijke uitgever. Als de organisatie een vzw is, moeten bovendien ook de naam van de vzw en het adres van de maatschappelijke zetel vermeld worden op alle affiches en flyers. 5.3.4 Media

Media in het algemeen, maar zeker televisie, zijn nog steeds bijzonder bepalend in de informatie die mensen opvangen. Wat in de krant staat of op de radio wordt verteld is dat uiteraard ook, maar de penetratiegraad van televisie is nog steeds een pak groter. Als er in het televisiejournaal gezegd wordt dat er nog slechts enkele kaarten verkrijgbaar zijn voor een groot event, dan heeft dit onmiskenbaar een effect op de voorverkoop van dat moment. Er zijn drie manieren om met zowel radio, tv als geschreven pers om te gaan: • Betaalde advertenties Je kan in je promoplan en promobudget voldoende geld uittrekken om advertenties te kopen. De kostprijs hiervan ligt doorgaans boven het budget van een kleinere eventorganisator. Bovendien is een nationale mediacampagne voor een lokaal event ook een beetje zoals met een kanon op een mug schieten.

• Een mediapartnership of –ruil Dit is een overeenkomst met een of meerdere mediapartners waarbij beide partners voor een gelijke waarde aandacht geven aan elkaar. De organisator vermeldt bijvoorbeeld het logo van de radiozender op alle affiches, laat vlaggen ophangen op het event... De radiozender geeft in ruil een aantal radiospots, vermeldingen bij aankondigen van nummers en soms ook afgesproken redactionele aandacht. Dit is altijd een schriftelijke overeenkomst, soms met de afspraak dat beide partijen de waarde van de deal aan elkaar factureren. In dat laatste geval moet je wel uitkijken met de BTW. Als een tv-zender een factuur stuurt voor €20.000 aan spots, zullen ze daar 21 % bijtellen... Als jij als organisator die BTW niet kan recupereren wordt dat een effectieve kost van meer dan €4.000. • Redactionele aandacht Redactionele aandacht wordt ook wel eens free-publicity genoemd. Vermeld worden op radio of tv biedt hoe dan ook een bekendmaking bij een groot publiek. Goeie redactionele aandacht is soms meer waard dan enkele radiospots. De sleutel tot redactionele aandacht is doorgaans nieuwswaarde of een goed verhaal. Wanneer een evenement omwille van de schaalgrootte of de specificiteit bijzonder genoeg is, kan het aandacht krijgen. Uiteraard moet je voor een landelijk medium ook landelijk relevant zijn. Lokale zenders en kranten gaan veel sneller ook regionale evenementen in de kijker plaatsen. Als je vóór het evenement al media-aandacht wilt, zal je ervoor moeten zorgen dat er vooraf ook genoeg nieuws te rapen valt. Een nieuwsfeit kan ook iets bijzonders of uniek zijn, dat zijn zeker zaken waar je kan op inspelen. Geen enkele reclame is echter zo goed als mond-aan-mond-reclame. Daarvoor kan je echter moeilijk een plan opmaken. Het enige dat je kan doen is zorgen dat de mensen iets hebben om over te babbelen. Dat kan een fantastische programmatie zijn, maar ook de unieke locatie, een speciale wedstrijd, een unieke randanimatie...

6. VERZEKERINGEN Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif of concert verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. Verzekeringen zijn niet alleen een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater heeft bepaalde verplichtingen. Voor we de verschillende verzekeringspolissen overlopen, gaan we even dieper in op het begrip aansprakelijkheid. 6.1 Aansprakelijkheid In juridische termen betekent aansprakelijkheid ‘het gebonden zijn aan de rechtsgevolgen van om het even welke daad, nalatigheid of onvoorzichtigheid’. In gewone mensentaal betekent het verantwoordelijk zijn voor je daden en dat je de gevolgen ervan moet dragen. Er zijn twee soorten aansprakelijkheid: de strafrechtelijke en de burgerlijke aansprakelijkheid. 6.1.1 Strafrechtelijke aansprakelijkheid

Strafrecht gaat over regels die, als ze niet nagevolgd worden, bestraft worden. Een strafrechtelijke fout is dus een fout waarmee je een inbreuk op de wet begaat. Zo ben je strafrechtelijk aansprakelijk als je een misdrijf pleegt. Je kan ook tekortschieten aan een regel, dit kan door op een bepaalde manier te handelen of net niet te handelen. Door te verzuimen of na te laten iets te doen kan je immers ook een regel uit het strafrecht overtreden. Iemand die in nood verkeert niet helpen, is hiervan een duidelijk voorbeeld. Dat je schuldig bent aan het niet nakomen van de regel moet bewezen worden: geen straf zonder schuld. Vanzelfsprekend kan je voor strafrechtelijke fouten geen verzekering afsluiten.

6.1.2 Burgerrechtelijke aansprakelijkheid

De burgerrechtelijke aansprakelijkheid regelt de verhoudingen tussen burgers onderling. Net als het strafrecht wil het burgerlijk recht aanzetten tot ‘zorgvuldig handelen’. Daarnaast heeft de burgerlijke aansprakelijkheid een vergoedend karakter, omdat het de bedoeling is opgelopen schade te laten herstellen (bij het strafrecht daarentegen staat het straffen van de dader centraal). Gelukkig kan iemand die aansprakelijk gesteld wordt voor een onopzettelijke fout in veel gevallen rekenen op de bescherming door een verzekering die de schadevergoeding op zich neemt. De burgerrechtelijke aansprakelijkheid kan opgedeeld worden in contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid. Contractuele aansprakelijkheid De organisator van een evenement sluit meestal uiteenlopende contracten of overeenkomsten af. Door die contracten zijn alle partijen verplicht om elk een of meerdere prestaties te leveren. Contractuele aansprakelijkheid is aansprakelijkheid die voortvloeit uit de niet-naleving of een foutieve uitvoering van een contractuele verbintenis. Wat is een contractuele verbintenis? • De wet verplicht je tot de correcte uitvoering van een verbintenis of een overeenkomst. • Een contract is een overeenkomst waarbij een of meerdere personen zich tegenover een of meerdere personen verbinden. • Het doet er niet toe of het gaat om een geschreven, ongeschreven of stilzwijgende overeenkomst. • Sommige verbintenissen ontstaan zonder dat er enige overeenkomst is. Bijvoorbeeld: verbintenis tussen buren, wanneer je een voorwerp van iemand in bewaring houdt... D.w.z. dat je contractueel aansprakelijk kan gesteld worden voor schade aan materiaal dat je geleend of gehuurd hebt. 39

Buitencontractuele aansprakelijkheid Buitencontractuele aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid tussen personen die niet door een contract zijn gebonden. Het burgerlijk wetboek bepaalt dat ‘diegene die een fout heeft begaan en daardoor aan een derde schade heeft veroorzaakt, diens schade moet vergoeden’. Dat geldt niet alleen voor opzettelijke fouten, maar ook voor nalatigheden. Dat is meteen een van de gronden voor buitencontractuele aansprakelijkheid. Als een benadeelde een schadevergoeding eist op basis van buitencontractuele aansprakelijkheid, moet hij drie elementen aantonen: • Er is sprake van een fout van de beschuldigde. • De benadeelde ondervindt/ondervond persoonlijke schade. • Er is een oorzakelijk verband tussen de fout en de geleden schade. De fout Er is sprake van een fout als iemand een handeling stelt die: • In strijd is met een wettelijk bepaald verbod. • Inhoudt dat een wettelijk bepaalde verplichting niet uitgevoerd wordt. In deze gevallen staat de fout vast, tenzij de aansprakelijke die fout kan rechtvaardigen (bijvoorbeeld door overmacht of een noodtoestand). Ook als je niet zorgvuldig en omzichtig genoeg geweest bent, kan je aansprakelijk gesteld worden voor een fout. Elke burger heeft immers een ‘zorgvuldigheidsplicht’ die nageleefd moet worden. Schade De benadeelde moet het bestaan en de omvang van de schade kunnen bewijzen. Er moet duidelijk aangetoond worden dat de belangen van het slachtoffer geschaad werden. Alleen werkelijke, rechtmatige en persoonlijke schade komt voor vergoeding in aanmerking.

Causaal verband De benadeelde moet ook het oorzakelijke verband bewijzen tussen zijn schade en de fout. Als er schade zou zijn zonder de fout, dan is er geen causaal verband. 6.2 Soorten verzekeringen Als organisator kan je gelukkig een aantal verzekeringen afsluiten voor het geval er op je evenement schade veroorzaakt wordt aan andere personen of goederen. We geven je een overzicht. 6.2.1 Polis burgerlijke aansprakelijkheid (uitbating of exploitatie)

Iedereen die bij de organisatie van een evenement betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade aan derden. De meeste organisatoren (vzw’s, feitelijke verenigingen die lid zijn van een groter orgaan) zijn wettelijk verplicht de vrijwilligers hiertegen te verzekeren. Maar wanneer een evenement buiten de reguliere werking van de organisatie valt, is het goed mogelijk dat de groepspolis de burgerlijke aansprakelijkheid (B.A.) van de vrijwilligers niet dekt! In dat geval sluit je best een bijkomende verzekering B.A. af die de medewerkers wel dekt in het kader van dit evenement. Ook wanneer je wettelijk niet verplicht bent om de verzekering B.A. aan te gaan (bijvoorbeeld in het geval van een kleine feitelijke vereniging zonder personeel), is het sterk aan te raden om deze toch af te sluiten! Zonder bijkomende verzekering B.A. kan de organisator persoonlijk opdraaien voor schade aan derden door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van (een van de) medewerkers. Een aantal zaken die je in verenigingsverband doet, worden immers niet gedekt door de gewone verzekering B.A.privéleven. Wanneer de B.A. van de organisator en medewerkers niet gedekt is, zal schade aan derden worden verhaald op de vereniging (vzw) of de verantwoordelijke persoon zelf (feitelijke vereniging). Zie ook ‘Natuurlijke persoon of rechtspersoon’, p. 12.

De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt twee soorten schade: • Materiële schade aan derden. • Lichamelijke schade aan derden: van de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering. Voor de bijkomende verzekering exploitatie of uitbating zijn er twee mogelijkheden: • Als je maar af en toe iets organiseert, sluit je best een dagverzekering af, bovenop de bestaande verenigingspolis. • Als je regelmatig iets organiseert, sluit je best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid exploitatie of uitbating af op jaarbasis.

GoED oM TE WETEN • Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is geen ontlasting van mogelijke schuld. De organisatie moet dus goed opgezet zijn zodat de kansen op risico’s zo klein mogelijk zijn. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. • Heb je als organisatie al een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, ga dan na of deze jouw evenement ook wel effectief dekt! Dat is niet altijd zeker omdat verzekeringspolissen vaak gemaakt zijn op het lijf van een bepaald soort organisatie. Soms zal je een extra premie moeten betalen om je evenement mee verzekerd te krijgen (zie ook Evenementenpolis p. 47). • In de meeste gevallen zal de schade veroorzaakt door een weggewaaide tent niet gedekt zijn door de polis burgerlijke aansprakelijkheid. Je kan hiervoor een bijkomende verzekering B.A.-tent afsluiten. • Meestal zijn enkel de organisator en de medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie gedekt door de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid exploitatie. • Via de provincies kan je intekenen op een verzekering die naast burgerlijke aansprakelijkheid ook rechtsbijstand en ongevallen verzekert, en dit gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar.

6.2.2 Polis B.A.-tent

Deze polis dekt de lichamelijke en materiële schade ontstaan door het wegwaaien van de tent en niet de schade aan de tent zelf. Sommige maatschappijen bieden een erg goedkope verzekering B.A.-tent aan. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor een jaarpolis waardoor je op regelmatige tijdstippen een tent kan plaatsen en slechts één premie betaalt. Ook een verzekering voor schade aan tenten is mogelijk. Informeer je hierover bij je verzekeringsagent. 6.2.3 Polis brand

Als je een zaal huurt, vraag je best aan de uitbater of er een brandverzekeringspolis afgesloten is en kijk je na of er in het huurcontract opgenomen werd dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet tegenover de organisator(en). Daardoor blijft de brandpolis van de eigenaar van toepassing, ook als de zaal (of delen ervan) verhuurd wordt. Als je fuif of concert plaatsvindt in een gemeentelijke zaal is de kans groot dat de gemeente het risico dekt met een eigen polis. Als de uitbater geen ‘afstand van verhaal’ doet in zijn polis, dan sluit de organisator beter zelf een aparte brandpolis af voor de periode van het gebruik van de zaal en voor de inboedel.

GoED oM TE WETEN • Volgens de wet is wie een gebouw gebruikt, aansprakelijk als het gebouw afbrandt. • De eigenaar kan enkel schriftelijk ‘afstand van verhaal’ doen (als zijn/haar eigen verzekeringsmaatschappij hiermee akkoord gaat). Als er geen schriftelijk contract is, kan er dus nooit afstand van verhaal zijn. Je kan dus maar 100 % zeker zijn als je de polis van de eigenaar gelezen hebt.

• Let op: Een ‘afstand van verhaal’ dekt enkel de schade door rook-, brand- of waterschade aan het gehuurde gebouw, niet de schade ontstaan aan omliggende gebouwen. Daarvoor moet je je meestal wel bijkomend verzekeren. • De voorwerpen die in het gebouw worden opgesteld (bijvoorbeeld de muziekinstallatie) vallen niet onder de vaste inboedel. De ‘afstand van verhaal’ heeft dus geen betrekking op dat materiaal. Deze voorwerpen moet je apart verzekeren als je dat nodig vindt (zie ‘Verzekering alle risico’s’ en ‘Contractuele aansprakelijkheid’). • De brandverzekering dekt enkel schade veroorzaakt door een aantal duidelijk omschreven oorzaken (brand, ontploffing, water...). Schade door andere oorzaken wordt niet gedekt en moet apart verzekerd worden. • Een polis ‘brand inboedel’ dekt enkel brandschade. In principe verzekert de eigenaar van het verhuurde materiaal zich tegen brand. Verzekerd materiaal blijft verzekerd als het ‘X’ dagen per jaar op een andere locatie staat.

6.2.4 Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing

Deze verzekering is er voor bezoekers en toevallige passanten die gewond kunnen raken door brand en ontploffing. Het is de zaaluitbater die de verzekering moet afsluiten, anders mag de zaal niet verhuurd worden. Het merendeel van de permanent voor het publiek toegankelijke inrichtingen, waaronder ook alle openbare dansgelegenheden, moeten verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. Jeugdhuizen zijn eveneens verplicht een verzekering ‘objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing’ af te sluiten. Deze verzekering is geen gewone brandverzekering. Een brandverzekering dekt namelijk enkel schade aan roerende en onroerende goederen. In tegenstelling tot een gewone brandverzekering, moet er voor de objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing ook geen fout bewezen worden.

GoED oM TE WETEN • fuiven in tenten Klassieke tenten worden van deze verzekering uitgesloten op grond van Art 3 M, punt III, 16° van de ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992. Als het gaat om een tent die tijdelijk opgesteld wordt voor een bepaald evenement, dan hoef je deze verzekering niet af te sluiten. Wordt een tent echter als permanente of regelmatig terugkerende openbare dansgelegenheid gebruikt, dan moet de verzekering wel worden afgesloten. • fuiven in openlucht De ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992 preciseert dat de openluchtbals ook onder deze wetgeving vallen. Fuiven in open lucht zijn te beschouwen als openluchtbals. In dit geval is de organisator verplicht om deze verzekering af te sluiten. • fuiven in een loods, waar toevallig wordt gefuifd Als het gaat om een loods die gewoonlijk niet toegankelijk is voor het publiek omdat er slechts uitzonderlijk een fuif in plaatsvindt, dan valt de loods niet onder het toepassingsgebied van de wet. Volgens de omzendbrief veronderstelt het derde criterium (gewoonlijk toegankelijk voor het publiek) namelijk een regelmatig terugkomende omstandigheid, ook al wordt het publiek er slechts onder bepaalde voorwaarden toegelaten. • Concerten en muziekfestivals in openlucht, een klassieke tent of loods Wat voor fuiven geldt, geldt eveneens voor muziekevenementen waarbij er gedanst kan worden. • Taak van de burgemeester De burgemeester moet controleren of de verzekeringsplichtige instellingen wel degelijk hun verplichte verzekering afgesloten hebben. Wanneer dit laatste niet het geval is, mag de inrichting niet voor het publiek opengesteld worden. Als je twijfelt of de uitbater wel in orde is, ga dan langs bij de burgemeester. Bij een tent- of openluchtevenement doe je dat sowieso. 45

• Hoe wordt je aansprakelijkheid gedekt in het geval deze verzekering niet verplicht is? De burgerlijke aansprakelijkheidspolis zal dekking bieden. In dit geval zijn de klassieke aansprakelijkheidsregels van toepassing zijn. Wie schade veroorzaakt door een fout zal deze schade moeten vergoeden als er een oorzakelijk verband is tussen de schade en de fout. (Bron: FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Directie brandpreventie) 6.2.5 Polis contractuele aansprakelijkheid

Een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’ dekt de risico’s voor infrastructuur en materialen die je huurt of leent. Een verzekering contractuele aansprakelijkheid is interessant om de aansprakelijkheid van de organisator t.a.v. de huurder te dekken. Schade veroorzaakt door derden – o.a. door vandalisme en diefstal – wordt echter niet gedekt. 6.2.6 Polis ongevallen

Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement komen de risico’s op ongevallen om het hoekje loeren. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen... Het is zeker het overwegen waard om hiervoor een ongevallenverzekering af te sluiten.

GoED oM TE WETEN Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten. Zoals eerder vermeld, kan je via je provincie intekenen op een verzekering die naast burgerlijke aansprakelijkheid ook rechtsbijstand en ongevallen verzekert, en dit gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar.

6.2.7 Rechtsbijstandsverzekering

De rechtsbijstandsverzekering is niet enkel voorzien voor de verdediging voor de rechtbank in geval van geschil. Zij waarborgt ook de betaling van kosten voor bijstand en expertise bij een schadegeval. Een rechtsbijstandpolis dekt: burgerlijk verhaal, strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging, insolventie van derden en strafrechtelijke borgtocht. Opgelet: de bijkomende dekking van ‘contracten’ is voor een doorsnee vereniging onbetaalbaar. 6.2.8 Polis slecht weer

Als je een openluchtfuif of -festival organiseert, kan slecht weer een grote spelbreker zijn. Daarom kan het interessant zijn om te informeren naar een polis die de organisator zal indekken bij schade of annulatie door slecht weer. Uiteraard is dit een gespecialiseerde en dure polis. 6.2.9 Evenementenpolis

Deze verzekering dekt de schade naar aanleiding van de inrichting van het evenement en de voorbereidings- en opruimingswerken die daaraan verbonden zijn. Deze polis combineert meestal drie verzekeringen: een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een verzekering rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen. Deze polis kan je eventueel aanvullen met een polis voor materiële schade, een annuleringsverzekering...

GoED oM TE WETEN De aansprakelijkheid van je vereniging zal misschien al verzekerd zijn in een polis verenigingsleven of in een polis ‘burgerrechtelijke aansprakelijkheid exploitatie’ (bijvoorbeeld een jeugdhuis). Deze verzekeringen dekken de activiteiten die rechtstreeks verband houden met je werking. Maar wanneer je specifieke evenementen inricht, is het goed mogelijk dat deze hierdoor niet gedekt worden. Je moet dus eerst en vooral 47

nakijken of deze uitzonderlijke activiteit in je gewone polis verzekerd is. Als dit het geval is, dan kan je voor vrijwillige medewerkers een uitbreiding vragen. Dit is ook het geval als je toegetreden bent tot een nationale groepspolis. Is de activiteit zo uitzonderlijk dat ze niet in je polis begrepen is, of als je met heel wat verschillende groepen samenwerkt, dan is een evenementenpolis aangewezen. 6.2.10 Verzekering alle risico’s

Een polis alle risico’s heb je enkel nodig als je zeer waardevolle voorwerpen of tenten bezit, huurt of leent. Met deze verzekering kan je materiaal laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme, brand, storm, diefstal... Let op: de ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel eigen als gehuurd materiaal kan op deze manier verzekerd worden. Als eigen materiaal dat al verzekerd is gebruikt wordt, dan blijft het materiaal verzekerd als het zich (tijdelijk) op een andere locatie bevindt. Wie regelmatig materiaal huurt, sluit beter een abonnementspolis op jaarbasis af. Meestal betaal je een percentage op de nieuwwaarde. Een verzekering ‘alle risico’s’ ontslaat je niet van mogelijke schuld. De organisatie moet dus steeds goed opgezet zijn zodat het risico dat er iets fout loopt zo klein mogelijk blijft. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. Net als bij de verzekering contractuele aansprakelijkheid, kan de verzekeringsmaatschappij in geval van schade de kosten terugeisen van de verantwoordelijke voor de schade als het om: • ‘vrijwillige’ schade gaat (door gelijk wie). • ‘onvrijwillige’ schade gaat, van iedereen die niet behoort tot de medewerkers van de organisatie die de polis heeft afgesloten.

GoED oM TE WETEN Verzeker nooit materiaal dat ouder is dan 5 jaar. Door afschrijvingen heeft het materiaal dan nog maar weinig waarde en je betaalt een premie op basis van de nieuwwaardeprijs. In principe kan elk risico verzekerd worden. Je maakt vooraf best een kosten-batenanalyse op: weegt het voordeel van de verzekering op tegen de prijs ervan? Hieronder een overzicht van de belangrijkste verzekeringen die je als organisator kan of moet afsluiten. NAAM PoLIS

oMSChRIJVING

b.A. uITbATING oF ExPLoITATIE

Deze verzekering zal de schade aan derden dekken die ontstaat door een onvrijwillige fout van de organisatie of een medewerker.

b.A. TENT

Dekt de schade die een tent veroorzaakt aan derden (bijvoorbeeld als ze wegwaait).

bRAND

Dekt de schade aan het gebouw en/of de inboedel bij brand- en waterschade.

obJECTIEVE AANSPRAKELIJKhEID bRAND EN oNTPLoFFING

Dekt de lichamelijke schade die kan ontstaan door brand of ontploffing.

CoNTRACTuELE AANSPRAKELIJKhEID

Dekt de risico’s voor gebouwen en materialen die je huurt of leent.

oNGEVALLEN

Dekt de lichamelijke schade van de medewerkers.

REChTSbIJSTAND

Dekt de expertisekosten bij schadegevallen en/of de kosten voor rechtsbijstand.

SLEChT WEER

Dekt het inkomstenverlies en of financiële schade door het weer.

EVENEMENTENPoLIS

Is doorgaans een combinatie van B.A., rechtsbijstand en ongevallen.

ALLE RISICo'S

Dekt risico’s als vandalisme, brand, storm, diefstal en is alleen relevant als je zeer waardevolle voorwerpen of tenten bezit of huurt.

VESTIAIRE

Dekt het risico van verlies of diefstal van voorwerpen die ter bewaring werden gegeven aan een vestiaire.

Nog even dit... • Het verzekeringsgegeven kan oneindig ver reiken. Het is daarom geen overbodige luxe om je als organisatie vooraf grondig te bevragen bij de (eigen) verzekeraar. • Het heeft geen zin om je dubbel te verzekeren. Kijk vooraf goed na voor wat en in welke gevallen je precies gedekt wordt door de polis(sen) die je al hebt afgesloten. • In principe kan je elk mogelijk risico laten verzekeren. Je maakt vooraf best een kosten-batenanalyse: weegt het voordeel van de verzekering wel op tegen de financiële kostprijs? • Weeg de opportuniteit van een verzekering ernstig af aan de hand van de plaats en soort van de activiteit, het verwachte aantal deelnemers... Je start best met het verzekeren van de zwaarste risico’s en vult dit indien nodig aan met verzekeringen voor de minder zware risico’s. • En ten slotte: voorkomen is beter dan genezen. Hoe goed je ook verzekerd bent, je moet altijd goede voorzorgsmaatregelen nemen zodat de kans op schade en ongevallen zo klein mogelijk is.

7. VEILIGhEID Veiligheid is een van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Organisatoren besteden meer en meer aandacht aan het security-aspect. Ze nemen de nodige preventieve maatregelen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden. Maar minstens even belangrijk is de creatie van een veilige omgeving, de zogenaamde ‘safety’ die het risico op ongevallen, brand... zo veel mogelijk beperkt. Wij raden daarom aan om, zeker bij grotere evenementen, te streven naar een geïntegreerd veiligheidsplan, waarin beide aspecten - security en safety vervat zitten. 7.1 Risicoanalyse en veiligheidsplan Een geïntegreerd veiligheidsplan bestaat uit een grondige analyse en een aantal concrete maatregelen die de veiligheid op je evenement zoveel mogelijk moeten garanderen. Naast een duidelijk en volledig actieplan, is ook de samenwerking met de verschillende partners een groot pluspunt. Je stelt zo’n plan namelijk niet alleen op, maar wel samen met de verschillende actoren die met je fuif of ander evenement te maken hebben: de politie, de brandweer, de eigenaar van de zaal, eventueel de buren of andere gebruikers. Door de krachten te bundelen zal niet alleen het resultaat beter zijn, ook de communicatie tussen de verschillende partners zal doorgaans beter verlopen. Als organisator zal je hierdoor meestal ook op meer begrip kunnen rekenen van omwonenden. Ook voor kleinere fuiven of festivals, is het nuttig dat je vooraf een risicoanalyse maakt en een aantal preventieve maatregelen in het veiligheidsplan opneemt. Hieronder volgen enkele voorbeelden van maatregelen die opgenomen worden in een veiligheidsplan.

7.1.1 Organisatorische maatregelen

Goede afspraken met de medewerkersploeg zijn cruciaal. Een lijst opstellen met verantwoordelijken tijdens de fuif houdt meer in dan mensen aanduiden voor tap en inkom. Zo moet er ook een ploeg stand-by zijn voor allerhande klussen (bijvoorbeeld het vrijhouden van de nooduitgangen, technische problemen oplossen, interventie bij vechtpartijen, EHBO-taken, het bijvullen van dranken en toiletpapier). Zorg er ook voor dat de DJ’s, geluidstechnici en eventueel ook de artiesten op de hoogte zijn van gemaakte afspraken. Zeker in het geval van een eventuele evacuatie kunnen zij een erg belangrijke rol spelen. In het veiligheidsplan kan je volgende zaken opnemen: • Een draaiboek + duidelijke taakverdeling van alle medewerkers. • Afspraken rond interventie (vechtpartijen, evacuaties...). • Intern reglement (duidelijk afficheren: geen drank mee naar buiten, geen drugs...). • Maatregelen rond diefstalpreventie. • Organisatie parking. • Afronding van het muziekfeest.

7.1.2 Fysische en bouwkundige maatregelen

Enkele voorbeelden van maatregelen op dit vlak: • Pictogrammen aanbrengen die de vluchtwegen aangeven. • Ramen en deuren moeten vrij zijn in geval van brand... maar toch voldoende beveiligd. • De keuze van de plaats van de toog, discobar, inkom, vestiaire is een erg belangrijk element in het kader van de sociale controle (geen verborgen hoeken) en het voorkomen van publieksconcentraties. • Nadar plaatsen waar het noodzakelijk is. • Voldoende licht voorzien, ook buiten op de parking. • Het vragen van technopreventief advies aan de politie.

7.1.3 Elektronische maatregelen

Je kan eventueel elektronische hulpmiddelen inschakelen om de veiligheid of het veiligheidsgevoel op je evenement te verbeteren. Overdrijf echter niet en let erop dat je je niet bezondigt aan Big-Brother-praktijken! De maatregelen die je neemt moeten in verhouding staan tot de omvang van het evenement en de doelstellingen die je wilt bereiken. • Webcams of digitale camera’s zijn zelden echt nodig, soms kan je met nepcamera’s of camera’s zonder videotape hetzelfde effect bereiken. • Intern communicatienetwerk via gsm’s (of walkie-talkies). 7.1.4 Meldingsmaatregelen

Politieaanwezigheid op een fuif kan beter de uitzondering blijven dan een regel worden. De politiediensten zijn wel partners in de preventieve aanpak, maar hun effectieve tussenkomst is in principe alleen noodzakelijk als sluitstuk, met name op het ogenblik dat er moet opgetreden worden tegen excessen of personen met onaanvaardbaar of gewelddadig gedrag. Samenwerking met de politie houdt onder meer in: • Hen op voorhand verwittigen. • De namen van de contactpersonen doorgeven. • Oproep- en interventiescenario’s afspreken (vanaf welk moment is interventie noodzakelijk?), afspraken over sluitingsuur... Tip: surf naar www.fuifpunt.be voor meer info over de opmaak van een geïntegreerd veiligheidsplan. 7.2 Brandveiligheid Elke ruimte die gewoonlijk voor het publiek toegankelijk is en waar 50 of meer personen tegelijk toegelaten zijn, moet voldoen aan wettelijke vereisten op vlak van brandveiligheid. Dat alleen leden of betalende gasten binnen mogen, maakt geen verschil. Zorg er dus voor dat de zaal waarin je je evenement organiseert, veilig is en dat alle mogelijke maatregelen genomen zijn om brand en ontploffingen te vermijden. 53

Als je zelf de uitbater bent van je jeugdhuis, concert- of fuifzaal, moet je er zelf voor zorgen dat je alle wettelijke bepalingen naleeft. Als je een zaal huurt, is het in principe de uitbater of verhuurder die ervoor moet zorgen dat de zaal veilig is. Hoe je de zaal gebruikt (bijvoorbeeld vuurwerk laten afsteken op het podium, meer mensen binnen laten dan maximaal toegelaten), blijft je eigen verantwoordelijkheid. Vraag dus zeker na wat er mag en niet mag, en wat de maximale capaciteit van de zaal is. Naast federale wetgeving omtrent brandveiligheid, heeft de gemeente een heel belangrijke verantwoordelijkheid. Zo ligt de eindverantwoordelijkheid voor de brandveiligheid bij de burgemeester. In principe is het de burgemeester die, op advies van de brandweercommissaris, een vergunning aflevert. Het kan best zijn dat de gemeente waar jouw evenement plaatsvindt strengere regels (*) hanteert dan de wettelijke minima. Informeer dan ook bij de gemeente voor meer details over te nemen maatregelen en reglementering. Als je vragen of twijfels hebt kan je ook altijd (gratis) advies van de brandweer krijgen. Soms kan een kleine ingreep een groot verschil maken.

GoED oM TE WETEN • Elke zaal moet over een brandveiligheidsattest beschikken waarin staat hoeveel personen er maximaal zijn toegelaten. • Niet alleen zalen, maar ook tenten moeten aan bepaalde brandveiligheidsvoorschriften voldoen (aantal uitgangen, maximum aantal aanwezigheden, nooduitgangen en signalisatie ervan, aantal brandblusapparaten, veiligheidsverlichting, voldoende bereikbaar voor nood- en veiligheidsdiensten...)! • Het maximaal aantal toegelaten personen wordt steeds in functie gesteld van drie criteria:

(*)

De ‘Politieverordening inzake brandpreventie met betrekking tot publiek toegankelijke

inrichtingen’ kadert in de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de publieke veiligheid zoals bepaald is in de Nieuwe Gemeentewet (art. 119 en 135§2) en de Wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte verzekering van de burgerlijke aansprakelijkheid.

Ì Ì Ì

Het aantal cm nuttige evacuatiebreedte; regel is 1 cm/persoon, met een minimale breedte van 80 cm. Het aantal uitgangen. De netto-oppervlakte (is de oppervlakte die beschikbaar is voor het publiek); regel is sterk afhankelijk van gemeente tot gemeente, dit kan 1 tot 3 personen zijn per m². Dit laatste enkel als er geen tafels en stoelen aanwezig zijn.

• Zorg dat de evacuatievoorzieningen in orde zijn. In het brandweerverslag worden bepalingen vastgelegd van het aantal uitgangen in functie van het maximum aantal toegelaten personen en de af te leggen evacuatieafstand. Er wordt niet alleen bepaald wat er intern minimaal aanwezig moet zijn voor een vlotte evacuatie, ook de inplanting van het gebouw en de toegangswegen moeten voldoende mogelijkheid bieden aan de hulpverleners. Dit om in geval van een brand of ernstig ongeval efficiënt en veilig te kunnen optreden. • Inrichtingen die over een milieuvergunning beschikken (‘ingedeelde inrichtingen’) zijn normaal in orde met de voorschriften in verband met brandveiligheid. • Voor fuiven in gebouwen waar eerder occasioneel feesten plaatsvinden (‘niet-ingedeelde inrichtingen’; bijvoorbeeld een sporthal, loods) of voor fuiven in tenten kan je best via de burgemeester contact opnemen met de brandweercommandant in de regio. Uit het verslag van de brandweer zal blijken hoeveel personen er maximum toegelaten zijn. Het verslag bevat eventueel ook richtlijnen i.v.m. brandblussers, pictogrammen, nooduitgangen... • Bij de inrichting en aankleding van de zaal moet je eveneens op een aantal zaken letten: Ì Als je de zaal of tent speciaal wilt inrichten, contacteer dan vooraf de brandweer. De brandweer kan je informatie verschaffen over het ‘brandgedrag’ van de soorten bekledingsmaterialen. Ì Tafels en stoelen moeten zo opgesteld worden dat de doorgang naar nooduitgangen en brandblusapparaten vrij blijft. Zorg dat de nooddiensten toegang hebben tot het terrein (3 meter in de breedte en de hoogte vrijhouden). 55

7.3 Security Bij sommige feesten is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die de boel in het oog houden. De tijd dat je de plaatselijke boksclub in ruil voor een bak bier en wat gratis kaarten kon vragen om de ‘beveiliging’ te doen, is al lang voorbij. De wetgeving omtrent bewakingsdiensten wordt geregeld in de Wet van 10 april 1990 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid. Deze werd in 1999 ingrijpend bijgestuurd. De wet is erg gedetailleerd en bovendien bestaat er heel wat onduidelijkheid over wat nu precies mag en niet mag. Daarom gaan we uitvoerig in op dit thema. 7.3.1 De wet op de private en bijzondere veiligheid: wat zijn de gevolgen voor jouw evenement

De wet heeft betrekking op alle personen die controle doen op het gedrag van mensen met het oog op de veiligheid, de ‘persoonscontrole’. Ook het inzetten van portiers of buitenwippers valt dus onder deze wet. Wat valt onder persoonscontrole? De wet omschrijft deze activiteit als het toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor publiek toegankelijke plaatsen. Er is sprake van ‘persoonscontrole’ als volgende voorwaarden vervuld zijn: De persoonscontrole is gericht op de controle van het gedrag van personen. Dit betekent dat men het gedrag van personen in bepaalde banen tracht te leiden en/of dat men door het toezicht bepaalde gedragingen wenst te vermijden. Het toezicht of de controle gebeurt met het oog op de veiligheid. Indien het toezicht of de controle niet te maken heeft met veiligheid, gaat het niet om ‘persoonscontrole’ in de zin van de bewakingswet.

WEL PERSooNSCoNTRoLE

GEEN PERSooNSCoNTRoLE

Toegangscontrole, om te voorkomen dat personen voor het publiek gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen (zie art. 8, §6 van de wet).

Ticketcontrole of controle van stempels heeft niets te maken met persoonscontrole. Een portier mag zich hier dan ook niet mee bezig houden, de taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten duidelijk gescheiden blijven.

Kanalisatie en controle van het publiek om confrontaties te voorkomen met andere groepen aanwezigen, of om materiaal tegen vandalisme en diefstal af te schermen, of om personen te beschermen.

Je moet erop toezien dat er geen stoelen, tafels en ander materiaal worden opgestapeld in de buurt van nooduitgangen. In deze zin valt het vrijhouden van nooduitgangen uiteraard niet onder persoonscontrole.

Taken die het vrijhouden van doorgangen of nooduitgangen impliceren of die dienen te voorkomen dat het publiek zich toegang verleent tot verboden zones. Voorbeelden hiervan zijn de zogenaamde ‘backstage’-bewaking bij concerten, of van afgesloten zones voor VIP’s, het bewaken van omheiningen om te voorkomen dat het publiek ze beklimt...

Let op: Toezicht door jeugdverantwoordelijken valt niet onder de bewakingswet! Dit is bijvoorbeeld het geval met leerkrachten en opvoeders ten aanzien van leerlingen, maar ook van de leiding in jeugdbewegingen en verantwoordelijken van jeugdhuizen. De wetgever stelt dat het door hen uitgeoefende toezicht, ook met betrekking tot de veiligheid, onlosmakelijk verbonden is aan hun opdracht of beroep. Wanneer deze personen bijvoorbeeld de nooduitgangen vrijhouden of toezicht houden op de kanalisatie van het publiek, dan wordt dit niet aanzien als een activiteit van ‘persoonscontrole’, zoals bedoeld in de wet (zie Omzendbrief van 7 maart 2001 betreffende de toepassing van de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten bij de organisatie van evenementen).

GoED oM TE WETEN • De gemeente heeft de bevoegdheid om maatregelen te nemen om de openbare orde te bewaren. Zo kan ze oordelen dat de inzet van een bepaald aantal veiligheidsmensen nodig is en dit verplichten aan organisatoren. Dat er veiligheidsmensen aanwezig moeten zijn, betekent niet dat de organisatie een privéfirma moet inschakelen. Vrijwilligers kunnen en mogen van de wetgever evengoed securitytaken opnemen. • De zaaluitbater kan, via het contract, wel de inzet van een privéfirma verplichten. Op welke manieren kan je als organisator bewaking inzetten? Als je beslist om een bewakingsteam in te zetten, dan heb je als organisator drie mogelijkheden: Mogelijkheid 1: je doet enkel beroep op een erkende bewakingsfirma • Als je als organisator een beroep wilt doen op een erkende bewakingsfirma, dan moet je dit vooraf melden bij de burgemeester. Jouw voorstel kan geweigerd worden, bijvoorbeeld omwille van de slechte reputatie van de gekozen firma. • Bewakingsagenten mogen niet zomaar fouilleren. Ze hebben geen enkele bijzondere bevoegdheid. Enkel na uitdrukkelijke toestemming van de burgemeester mag er in bepaalde gevallen (zie hoofdstuk 2, de dag zelf) een oppervlakkige controle gebeuren. Een namenlijst van personen die mogelijk controles van kledij en handbagage zullen uitvoeren moet vooraf aan de burgemeester bezorgd worden. Let op: Als je een beroep doet op een externe organisatie voor toezicht op de veiligheid, vraag hen dan om schriftelijk aan te tonen dat ze een vergunde bewakingsonderneming zijn en enkel werken met bewakingsagenten die hiervoor een geldige identificatiekaart kunnen voorleggen. Mogelijkheid 2: je werkt enkel met vrijwilligers De wetgever heeft een speciaal regime willen voorbehouden voor personen die slechts sporadisch bewakingsactiviteiten voor de eigen organiserende vereniging uitoefenen. Men noemt dit het ‘vrijwilligersregime’.

Bewakingsactiviteiten kunnen slechts door vrijwilligers worden uitgevoerd wanneer voldaan is aan volgende voorwaarden: • Het vrijwilligersteam is samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging en niet uit derden. Ook personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatoren mogen worden ingezet . Dit zijn bijvoorbeeld de leden van een oudervereniging van een school of een vereniging van gewezen leiding van een jeugdbeweging. • Je moet toestemming hebben van de burgemeester. De organisator moet vooraf een lijst overmaken van de vrijwilligers die hij voorstelt om in te zetten voor securityopdrachten. • Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole en verkeersbegeleiding. • Vrijwilligers mogen dit enkel gratis doen, ze kunnen ook geen vergoeding in natura of fooien ontvangen. • Inzet van vrijwilligers kan enkel als je als organisatie slechts sporadisch een evenement organiseert. • De vrijwilligers die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen (denk hierbij aan vrijwilligers die actief zijn in verschillende organisaties of verenigingen). • Controle van kledij en goederen: enkel na uitdrukkelijke toestemming van de burgemeester mag er een oppervlakkige controle gebeuren. Een namenlijst van personen die eventueel de controle zullen uitvoeren moet vooraf aan de burgemeester bezorgd worden. • In dit laatste geval moet de organisator dus twee namenlijsten bezorgen: de namen van alle vrijwilligers die deel uitmaken van de securityploeg en die van de personen die mogelijk kledij en goederen van bezoekers zullen controleren. Je kan dus niet onbeperkt vrijwilligers inzetten! Met ‘sporadisch’ wordt maximaal viermaal per jaar bedoeld. Het is de taak van de lokale overheid om hierop toe te zien. De vrijwilligers die ingezet worden moeten aan volgende voorwaarden voldoen: • Bepaalde veroordelingen niet opgelopen. • Gedurende tenminste drie jaar hun wettige hoofdverblijfplaats hebben in België. 59

• Bepaalde beroepen niet uitoefenen (wapenhandelaar, privédetective). • De laatste vijf jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst. • Minstens 18 jaar zijn als uitvoerder en 21 jaar als leidinggevende. Mogelijkheid 3: je werkt met vrijwilligers en professionele bewakingsagenten Dit is een combinatie van mogelijkheid 1 en 2. In hoofdstuk 2, ‘De dag zelf’ (p. 89), komen we terug op deze wetgeving. We gaan dan dieper in op wat de leden van de securityploeg wel en niet mogen. Tip: Surf naar www.vigilis.be voor meer info over de wet op de private veiligheid. Je vindt er eveneens een overzicht van de erkende bewakingsfirma’s. 7.4 EHBO Een EHBO-koffer met wat pleisters, verbanden, ontsmettingsmiddel en dergelijke moet je altijd bij de hand hebben als je iets organiseert. Naarmate het evenement groter, uitgebreider of ‘gevaarlijker’ wordt, groeit het belang om ook een echte EHBO-post te voorzien. Je kan dit zelf voorzien, maar zorg dan dat er genoeg medewerkers aanwezig zijn met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO. Vaak is het interessanter om dit uit te besteden aan organisaties zoals het Rode Kruis of Het Vlaamse Kruis, die tegen een zeer faire vergoeding zullen instaan voor de opvang van mogelijke gewonden en zieken. De beslissing om een EHBO-post te voorzien neem je best na een risicoanalyse en in overleg met de burgemeester en de hulpdiensten. Criteria daarbij zijn o.a. het type evenement, de afstand tot het dichtstbijzijnde ziekenhuis, het verwachte publiek. Zelfs het muziekgenre is een criterium. Zo is bijvoorbeeld bij een technofuif het risico op misselijkheid, braken en uitdroging merkelijk groter dan bij pakweg een kleinkunstfestival. Bij een rockconcert komen er dan weer meer breuken voor.

Enkele richtlijnen voor het bepalen of je al dan niet een EHBO-post voorziet (*): • Vanaf 750 bezoekers doe je best een beroep op de deskundigheid van het Rode Kruis, het Vlaamse Kruis of een medische post. • Vanaf 2.000 personen is de lokale burgemeester bevoegd. Hij beslist hoeveel en welke medische middelen worden ingezet. • Voor grote evenementen kan je advies inwinnen bij de Provinciale Commissies voor Dringende Medische Hulpverlening. Wanneer je geen EHBO-post nodig acht, hang dan op zijn minst een lijst uit met noodnummers uit (brandweer, politie, medische spoeddienst, antigifcentrum, dokter van wacht, brandwondencentrum...) en zorg dat je EHBOkoffer in orde is! 7.5 Gehoorschade De discussie over gehoorschade door muziek wordt met de dag actueler. Onlangs werd nog een wet goedgekeurd die de output van mp3-spelers beperkt waardoor deze minder schadelijk zijn voor de oren. Ook op fuiven, concerten en festivals is de kans om gehoorschade op te lopen door te luide muziek, spijtig genoeg een feit. Op fuiven, festivals en in dancings wordt soms tot meer dan 120 decibel geproduceerd. Bart Vinck, professor audiologie aan de Universiteit Gent, noemt dit soort evenementen ‘massale moorden op het gehoor’. Wat sommige muziekevenementen zo schadelijk maakt voor het gehoor, is een combinatie van twee aspecten: enerzijds zijn er de vele decibels, anderzijds is er de langdurige blootstelling aan lawaai. De kan op gehoorschade door lawaai is m.a.w. niet alleen afhankelijk van het aantal decibels, maar ook van de duur dat je lawaai hoort.

(*)

De Vriendt, W., Van Havere, T. and Fontaine, E., De Partywise feestwijzer. Richtlijnen

voor een globale drugpreventieaanpak voor jeugdwerkers en preventiewerkers, VAD, Brussel, 2005.

In België bestaat vandaag nog geen normering rond geluidsniveaus op muziekevenementen i.f.v. het beperken van risico’s op gehoorschade. In Europese landen waar dit wel het geval is (Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk... ) gelden normen die schommelen rond 100 dBA. Deze grens is eigenlijk nog te hoog om gehoorschade volledig uit te sluiten, maar kan er wel al voor zorgen dat de ergste excessen vermeden worden. Door goede afspraken te maken met de DJ’s en geluidstechnici kan het geluidsniveau in veel gevallen beheerst worden. Enkele tips: • Bespreek en test op voorhand de geluidssterkte met de DJ. • Werk met een geluidsbegrenzer. • Stel - al dan niet gratis - oordopjes ter beschikking (je kan deze bijvoorbeeld verkopen aan de bonnenstand). • Verspreid de geluidsboxen over de ruimte en richt ze naar de dansvloer, verminder eventueel de lage bastonen. • Voorzie een chill-outruimte, een rustige plaats waar bezoekers even kunnen ontsnappen aan de muziek en drukte.

7.6 Fuifboxen Sommige gemeenten stellen een fuifbox ter beschikking aan fuiforganisatoren. Hierin vind je o.a. een draaiboek over veilig fuiven, T-shirts, EHBO, stempels (met blacklight-herkenning), herkenbare reflectorbandjes voor parking, zaklampen... Ga tijdig na of je in jouw gemeente zo’n fuifbox kan ontlenen.

8. VERGuNNINGEN 8.1 Auteursrechten 8.1.1 SABAM

Waarom SABAM betalen? Heel vaak is diegene die de muziek live brengt of afspeelt niet dezelfde als diegene die de muziek componeerde en/of de tekst schreef. Daarom is er naast de vergoeding voor de prestatie ook een vergoeding voor het spelen van die muziek. Omdat het een onhaalbare opgave zou zijn om iedereen die recht heeft op een stukje van de vergoeding zelf te zoeken en te vergoeden is er één organisatie via dewelke men de rechthebbenden kan vergoeden. Voor alle duidelijkheid: het feit dat je de muzikanten vergoedt voor hun prestatie ontslaat je niet van een vergoeding in het kader van het auteursrecht. Ongeacht of ze eigen nummers spelen of niet. In welke gevallen SABAM betalen? Zodra je op een of andere manier muziek gebruikt van auteurs of componisten die aangesloten zijn bij een auteursvereniging in een activiteit die publiek toegankelijk is, moet je SABAM betalen. Ook een avond enkel toegankelijk voor leden of genodigden valt onder deze regel. Enkel familiefeesten zijn vrijgesteld (als er geen inkom gevraagd wordt). SABAM beheert in België de rechten van alle auteurs en componisten die bij hen aangesloten zijn en int ook de rechten van auteurs die lid zijn van buitenlandse auteursverenigingen wiens werk hier uitgevoerd wordt. Dit wil zeggen dat alleen als je een activiteit organiseert waarin uitsluitend muziek gebruikt wordt die niet aan het beheer van SABAM of een buitenlandse collega werd toevertrouwd, je geen SABAM moet betalen. Let dus op: een groep die niet aangesloten is maar covers speelt, geeft wel aanleiding tot een SABAM-factuur. Hetzelfde geldt als je naast live-muziek ook cd’s (met ‘beschermde’ muziek) laat horen. Voor het afspelen van die muziek zal je wel SABAM moeten betalen.

Het komt dus zelden voor dat je bij optredens helemaal geen SABAM moet betalen. Als je niet weet of de nummers die een groep zal brengen al dan niet beschermd zijn door SABAM kan je dat altijd navragen bij de groep zelf of bij SABAM. Het SABAM-repertoire kan ook online doorzocht worden. Je bent wel altijd verplicht om vooraf je aanvraag te doen; uit de lijst van nummers die gespeeld zijn zal dan moeten blijken dat SABAM voor die nummers geen inning moet/mag doen. Ook wanneer je geen muziek uit het repertoire van SABAM gebruikt, raden we je aan om SABAM vooraf te contacteren en hen een playlist te bezorgen of minstens een lijst met de namen van de auteurs en componisten wiens muziek uitgevoerd zal worden. SABAM kan dan nakijken of ze die auteurs en componisten al of niet vertegenwoordigt en eventueel ter plaatse controleren of er geen muziek van pakweg Michael Jackson gespeeld wordt. Zo kan je discussies nadien en extra kosten vermijden. Hoeveel moet ik betalen? Om te weten welke vergoeding je aan SABAM moet betalen, moet je eerst weten onder welk tarief je evenement valt. SABAM hanteert verschillende tarieven voor verschillende soorten evenementen. SooRT EVENEMENT

TARIEF

bASISTARIEF

MINIMuMTARIEF

Fuiven

105

10 % op bruto-ontvangsten

10 % op uitkoopsom of volgens tabel 105

Concerten

210

8 % op bruto-ontvangsten

8 % op uitkoopsom of volgens tabel 210

Festivals

211

Tussen 6 % en 2,5 % van bruto-ontvangsten of artistiek budget

Tabel 211

Evenement (bijvoorbeeld opendeurdag)

106

Op basis van gesonoriseerde oppervlakte

Jeugdhuistarief

127

Keuze tussen tarief ‘A’ met of ‘B’ zonder evenementen en afhankelijk van de oppervlakte

10 % op uitkoopsom bij fuiven, 8 % op gage bij concerten indien die hoger zijn dan €500 of tarief 127

Je kan alle tarieven vinden op www.sabam.be.

De volgende stap is dat je binnen dat tarief nagaat wat de specifieke regels zijn voor het evenement dat je organiseert. Elk tarief is doorgaans opgebouwd volgens een aantal lagen. Er is sowieso altijd een basistarief. Hoe dan ook moet minimaal dit bedrag betaald worden. Die bedragen zijn doorgaans een berekening op basis van toegangsprijs, gesonoriseerde oppervlakte en met een extra corrigerende factor als de prijs van de meest gevraagde consumptie hoger ligt dan de afgesproken €1,25 bij concerten en festivals en €1,40 bij fuiven. Bijvoorbeeld: je beslist om de meeste gevraagde consumptie op jouw concert te verkopen aan €1,50. SABAM zal dan €0,25 (= €1,50 - €1,25) bij je inkomprijs tellen om het tarief te berekenen. Op de website van SABAM staat een tarievensimulator, waar je kan nakijken hoeveel het basistarief in jouw geval bedraagt. Grote concertorganisatoren (omzet groter dan €300.000 per jaar) en festivalorganisatoren betalen volgens een degressief tarief. Hoe groter hun ontvangsten hoe kleiner het percentage dat ze moeten betalen. Het tarief voor concerten houdt rekening met de mogelijkheid dat er groepen optreden die eigen nummers spelen en waarvan de leden niet bij SABAM aangesloten zijn. Afhankelijk van het aandeel werken dat niet door SABAM wordt vertegenwoordigd, wordt het basistarief als volgt aangepast: één derde van het basistarief als minder dan één derde van het repertoire door SABAM vertegenwoordigd wordt; twee derde van het basistarief als minder dan twee derde van het repertoire door SABAM vertegenwoordigd wordt; 100 % van het basistarief als twee derde of meer van het repertoire door SABAM vertegenwoordigd wordt. Voorwaarde is dat je SABAM minstens tien werkdagen vóór het concert een playlist bezorgt met vermelding van de titels en de namen van de auteurs en componisten. Hoe moet ik betalen, hoe vermijd ik extra kosten? Ten laatste tien dagen vóór de activiteit plaatsvindt, moet je een aanvraag bij SABAM indienen. Het aangifteformulier kan je downloaden op de website van SABAM. Op basis van je aanvraag krijg je een voorlopige berekening van wat je aan SABAM zal moeten betalen. Binnen de acht dagen na het concert moet je aan SABAM een lijst van alle nummers die gespeeld 65

werden bezorgen, plus, indien gevraagd, een gedetailleerd overzicht van de inkomsten. Vergeet dus zeker niet van aan alle groepen hun playlist te vragen. Als je de voorgestelde termijnen niet volgt, wordt er een supplement aangerekend. Indien de aanvraag tot toelating volledig en correct doch slechts binnen de 48 u vóór de manifestatie ingediend wordt bij het inningkantoor, wordt het voltarief plus 15 % gefactureerd. Indien geen voorafgaande aanvraag tot toelating of een incorrecte/onvolledige aanvraag tot toelating ingediend werd bij SABAM of bij het inningkantoor wordt het voltarief plus 40 % gefactureerd. Hier kunnen nog volgende kosten bijkomen: • Verplaatsingskosten Als een inspecteur moet langskomen omdat de organisator op geen enkele andere manier bereikbaar is, of het vermoeden van opzettelijke niet-aangifte, foutieve en/of onvolledige en/of incorrecte en/of frauduleuze aangifte bevestigd wordt tijdens het bezoek ter plaatse, zijn er verplaatsingskosten te betalen (€75,00 + 21% BTW). • Vaststellingskosten Indien SABAM beschermd muziekgebruik vaststelt waarvoor de toelating door de organisator/titularis niet werd aangevraagd conform de geldende regels, en deze pertinent elke medewerking weigert om zich - op auteursrechterlijk vlak - in orde te stellen, wordt door de beëdigde afgevaardigde van SABAM een proces-verbaal opgemaakt en worden de vaststellingskosten van €50,00 + 21% BTW bovenop de verplaatsingskosten aan de organisator/titularis gefactureerd. • Betaling/rappels Indien de betaling niet geregeld is binnen de gestelde termijn (15 dagen na factuurdatum), worden er per rappel €15,00 kosten extra aangerekend. Indien de rechten na twee rappels nog steeds niet vereffend zijn, wordt het dossier aan de gerechtsdeurwaarder overgemaakt voor verdere afhandeling.

Wat als er een conflict is? Als je het niet eens bent met de voorlopige of definitieve factuur, moet je je in de eerste plaats tot het plaatselijke inningskantoor of tot SABAM (frontoffice@sabam.be) richten. Meestal kan je wel een overleg krijgen waarin je jouw visie kan toelichten, zodat jullie eventueel tot een compromis kunnen komen. Als je het nog vóór het optreden oneens bent, is het absoluut nodig om je bedenkingen schriftelijk (aangetekend) te melden, dan kan je die ook achteraf nog inroepen. Als je op lokaal niveau geen stap verder komt, kan je bemiddeling vragen bij de hoofdzetel van SABAM. Krijg je nog geen gehoor? De auteursvennootschappen staan onder controle van de federale overheid. Je kan daar ook een klacht indienen: FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie Directoraat generaal Controle en Bemiddeling Controledienst voor de beheersvennootschappen WTC III , Simon Bolivarlaan 30 Tel. 02/277.84.70 Fax: 02/277.54.66 eco.inspec.scondar@economie.fgov.be. Deze dienst zal SABAM om uitleg vragen maar kan de beslissing niet ongedaan maken. Meestal zal een standpunt van de controledienst voldoende zijn om tot een vergelijk te komen met SABAM. In het andere geval kan je de uitspraak van de controledienst gebruiken in een rechtszaak. 8.2 Rekenvoorbeeld voor een concert (tarief 210) DETAILS VAN hET CoNCERT Inkomprijzen

€5,00 en €7,00 = gemiddeld €6,00

Prijs meest gevraagde consumptie

€1,50

Oppervlakte (m²) (*)

180 m²

(*) Als er enkel zitplaatsen zijn, zal SABAM bij de berekening dit aantal gebruiken en niet de oppervlakte van de zaal. 67

Bruto-ontvangsten

€2.500,00

Uitkoopsom

€3.000,00

Zijn de uitvoeringen in playback?

Nee

bEREKENINGSWIJZE 8 % van de uitkoopsom

€240,00

8 % van de bruto-ontvangsten

€200,00

Tarief 210

€111,78

Minimaal te betalen auteursrechten (voltarief)

€240,00

Inclusief 6 % BTW Dit bedrag zal u door SABAM minimaal gefactureerd worden indien de aanvraag tot toelating minstens 10 dagen op voorhand volledig en correct ingediend wordt. Indien de betaling echter niet binnen de gestelde termijn gebeurd is, worden er per rappel €15 euro extra aangerekend.

€254,40

Minimaal te betalen auteursrechten (voltarief + 15 %)

€276,00

Inclusief 6 % BTW Dit bedrag zal u door SABAM minimaal gefactureerd worden indien de aanvraag tot toelating minder dan 48 uur voor de manifestatie volledig en correct ingediend wordt. Indien de betaling echter niet binnen de gestelde termijn gebeurd is, worden er per rappel €15 kosten extra aangerekend.

€292,56

Minimaal te betalen auteursrechten (voltarief + 40 %)

€336,00

Inclusief 6 % BTW Dit bedrag zal u door SABAM minimaal gefactureerd worden indien vooraf geen aanvraag tot toelating of een onvolledige en/of onjuiste aanvraag ingediend wordt. Indien de betaling echter niet binnen de gestelde termijn gebeurd is, worden er per rappel €15 kosten extra aangerekend.

€356,16

Op de website van SABAM, www.sabam.be, vind je onder ‘ik gebruik af en toe muziek’ een tarievensimulator.

8.2.1 DJ-licentie

In bijna alle gevallen zal een DJ over een DJ-licentie moeten beschikken als hij of zij gaat draaien. GEEN DJ-LICENTIE NoDIG

WEL DJ-LICENTIE NoDIG

DJ draait uitsluitend met originele cd’s of platen.

DJ draait met legale kopieën (bijvoorbeeld geript naar de computer) van originele dragers in eigen bezit.

DJ draait met originele downloads, van op de harde schijf van waarop ze origineel gedownload werden.

DJ draait met legale kopieën van legale downloads. DJ draait met eigen gemaakte compilaties (van eigen originele dragers).

Van zodra een DJ met een laptop draait, is de kans dat hij géén DJ-licentie nodig heeft zeer klein. Let op, een DJ-licentie geeft je niet het recht om met illegale downloads te draaien of meerdere kopieën van een nummer te maken (bijvoorbeeld op meerdere harde schijven of compilaties); ze geeft je alleen het recht om die ene privékopie waar je sowieso recht op hebt, ook publiek mede te delen. Ook al draag je niet die formele verantwoordelijkheid, als organisator doe je er goed aan de DJ’s die je inschakelt op de hoogte te brengen van de risico’s op boetes die ze eventueel lopen (€180 per illegaal gekopieerd album!). Een licentie is alvast beterkoop en kost jaarlijks €273,50 (incl. BTW) Dergelijke licenties zijn er ook voor jeugdhuizen. Met vragen over de DJ- of jeugdhuislicentie kan je terecht bij Jozua Laga via jozua.laga@sabam.be of tel. 02 286 82 91. Meer info kan je ook vinden op www.sabam.be 8.2.2 Billijke vergoeding

Waarom billijke vergoeding betalen? Door de nieuwe auteurswet van 30 juni 1994 moet je niet enkel betalen voor de auteur of componist maar hebben ook de uitvoerende muzikanten recht op een vergoeding als opnames waar zij aan meewerkten afgespeeld worden op radio, in cafés, op openbare plaatsen, op fuiven... 69

Uradex is de beheersvennootschap die de rechten van uitvoerende muzikanten beheert, Simim behartigt de rechten van de platenmaatschappijen of de producenten. Outsourcing Partners nv int de rechten. De repartitie wordt 50/50 verdeeld onder Uradex en Simim. In welke gevallen billijke vergoeding betalen? Aangezien het gaat om rechten van uitvoerende muzikanten, moet je alleen billijke vergoeding betalen als je een bestaande opname afspeelt. Als je dus alleen maar een concert organiseert en geen muziek draait in de pauzes of na het concert, volstaat het om enkel SABAM te betalen. Hoeveel billijke vergoeding betalen? Jeugdhuizen of uitbaters van polyvalente zalen kunnen kiezen voor een jaartarief. Als er gekozen wordt voor het jaartarief ‘dans’, dan zijn alle activiteiten gedekt in die ruimte, ook de activiteiten van de huurders. Als je een zaal huurt, dan informeer je dus best of de billijke vergoeding reeds betaald werd, en welk tarief (zonder drank, drank, dans) er betaald werd. Heeft de zaaluitbater niet betaald, of vindt je evenement plaats in een tent of in openlucht, dan moet je een aanvraag doen bij Outsourcing Partners. Hoeveel je moet betalen, is niet alleen afhankelijk van het soort activiteit (zonder drank, drank, dans) maar ook van de oppervlakte. Bij fuiven wordt er ook rekening gehouden met de hoogste inkomprijs. Meer info op www.bvergoed.be, en als je hulp nodig hebt dan kan je een mailtje sturen naar info@bvergoed.be. Aangifte of berekening kan je ook doen via www.debillijkevergoeding.be. Let wel op, de website geeft niet altijd de juiste resultaten. Informeer dus steeds eerst bij de zaalverhuurder welk jaartarief reeds betaald werd. Hoe aanvragen? Ten laatste vijf dagen vóór de activiteit moet je aanvraag binnen zijn bij de beheersvennootschap. Voor een audiovisueel festival moet de aanvraag 20 dagen vooraf binnen zijn. Het aanvraagformulier daarvoor kan je vinden op de website www.bvergoed.be . Je kan dat ook online doen.Wanneer krijg ik een boete?

Als je aanvraag echter niet op tijd binnen is, betaal je een boete. Deze bedraagt 15 % van het geldende tarief met een minimum van €114,61 + 6 % BTW (tarief 2010). Wat als er een conflict is? Als je het niet eens bent met de factuur die je krijgt, moet je dit binnen de tien dagen na ontvangst schriftelijk laten weten, anders word je geacht ze te aanvaarden en te betalen. Als Outsourcing Partners het been stijf houdt dan kan je ook contact opnemen met SIMIM (02 775 82 10)of je mailt naar info@simim.be. Als je niet tot een compromis kunt komen, kan dat tot een rechtszaak leiden bij het vredegerecht in Brussel. Als je zeker bent van je gelijk, dan kan je ook een klacht indienen bij de Controledienst voor de beheersvennootschappen (zie hoger bij SABAM). 8.3 Lawaai: milieuvergunningen en geluidsnormen In de bestaande wetgeving zijn een aantal algemene bepalingen geldig waarmee je zeker rekening dient te houden. In de eerste plaats is er de algemene milieuzorg waarbij iedereen geacht wordt, ongeacht de verleende vergunning, steeds de nodige maatregelen te treffen om schade, hinder en zware ongevallen te voorkomen. 8.3.1 VLAREM

Bij de vergunningen voor milieuhinder moet je in de eerste plaats kijken naar de ruimte waar de fuif of het concert plaatsvindt. Er wordt immers een onderscheid gemaakt tussen zogenaamde ‘ingedeelde’ en ‘niet-ingedeelde inrichtingen’. De VLAREM-normen hebben het steeds over dansgelegenheden. De wetgever maakt geen onderscheid tussen zalen waar alleen concerten of alleen fuiven plaatsvinden. Ingedeelde inrichting Een ingedeelde inrichting is een zaal met een milieuvergunning, dat wil zeggen dat die aan de VLAREM II-normen voldoet. Zalen waar gedanst

wordt met een oppervlakte van 100 m² of meer moeten een milieuvergunning hebben volgens de VLAREM I-indelinglijst. Geluidsnormen ingedeelde inrichtingen Als het evenement plaatsvindt in een ‘ingedeelde inrichting’, dan bepaalt de milieuvergunning de geluidsnorm. De normen zijn afhankelijk van de geluidsisolatie en de ligging van de inrichting. Zo mag je bijvoorbeeld in een industriezone meer lawaai maken dan in een woongebied. Ook het tijdstip speelt een rol: overdag mag je meer lawaai produceren dan ’s avonds of ’s nachts. Niet-ingedeelde inrichtingen In een niet-ingedeelde inrichting gaan er dansactiviteiten door die niet onder de VLAREM-norm vallen. Een milieuvergunning is niet nodig voor: • Dansactiviteiten in tenten (ten hoogste drie dagen op rij, maximaal twee keer per jaar op hetzelfde perceel). • Feestzalen of lokalen waar enkel bij bijzondere gelegenheden gedanst wordt, maximaal twaalf keer per jaar. Volgens de wet zijn ‘bijzondere gelegenheden’ o.a. kermissen, carnavals, schoolfeesten, jaarfeesten van een vereniging, huwelijksfeesten, jubileumvieringen. In een niet-ingedeelde inrichting mogen er per jaar maximaal 12 danspartijen plaatsvinden (max. twee per maand).

GoED oM TE WETEN • Normaal is het de zaaluitbater die in orde moet zijn met het milieuvergunningsdecreet, zeker als in de zaal regelmatig fuiven georganiseerd worden. • Uitzonderlijk kan ook een sporthal, fabriekshal, magazijn... als fuifzaal gebruikt worden zonder dat een milieuvergunning nodig is. Het moet uiteraard wel om een ‘bijzondere gelegenheid’ gaan, bijvoorbeeld een 100-dagen-fuif. • Als de zaal kleiner is dan 100 m², is een milieuvergunning wettelijk niet verplicht. Toch kan een milieuvergunning erg zinvol zijn, zeker als je meer dan 90 dB(A) wilt produceren.

• Fuiven van de jeugdbeweging worden meestal beschouwd als ‘bijzondere aangelegenheden’. Vooral commerciële organisatoren moeten opletten. Bij dit soort fuiven is er immers zelden sprake van een ‘bijzondere gelegenheid’ en dus moeten zij beschikken over een milieuvergunning. De burgemeester is bij wet verplicht om op te treden tegen fuiven zonder milieuvergunning (waar die wel nodig was). • Voor een fuif of concert in openlucht heb je nooit een milieuvergunning nodig. Wél een toelating van de burgemeester. • Volgens de VLAREM-I-indelingslijst mag de tent maximaal tweemaal per jaar op hetzelfde perceel of dezelfde percelen geplaatst worden gedurende maximaal drie opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe wel een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dat quasi onmogelijk omdat er bij de aanvraag van een milieuvergunning een voorafgaand akoestisch onderzoek moet gebeuren. Geluidsnormen niet-ingedeelde inrichtingen In niet-ingedeelde inrichtingen mag het geluidsniveau de 90 dB(A) niet overschrijden. Niet-ingedeelde inrichtingen zijn alle evenementen in een zaal zonder milieuvergunning, in een tent of in openlucht. Uitzondering op het KB van 24 februari 1977 Voor een fuif of muziekactiviteit naar aanleiding van een bijzondere gelegenheid en die georganiseerd wordt in een niet-ingedeelde inrichting kan de gemeente wel een uitzondering maken, zodat je toch meer decibels mag produceren. Een uitzondering op het KB van 24 februari 1977 kan enkel als de muziekactiviteit op voorhand bij het college van burgemeester en schepenen gemeld werd. Het college moet akte nemen van die melding. Het college kan beperkende maatregelen opleggen (duur en geluidsniveau van het evenement) of de activiteit zelfs helemaal verbieden. Vooral als het evenement dicht bij stiltebehoevende instellingen of zones plaats zal vinden (bijvoorbeeld bejaardentehuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten).

GoED oM TE WETEN Bij een privĂŠfuif is artikel 2 van het KB van 24/2/1977 (maximum 90 dB in de zaal) niet van toepassing. De politie mag bij een privĂŠfeest het geluidsniveau in de zaal niet controleren. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je het volume volledig mag opendraaien. De isolatiegraad van de zaal bepaalt de binnennorm. De normen van artikel 3 (het geluid gemeten op de slaapkamer van de klagende buur) mogen niet overschreden worden. Je kan veroordeeld worden voor de verstoring van de nachtrust (art. 561 van het strafwetboek), ook al heb je de geluidsnormen gerespecteerd. Een overtreding wordt vastgesteld door de politie (bijvoorbeeld lage bastrillingen die een slaapkamer binnenkomen). Sinds de invoering van de Gemeentelijke Administratieve Sanctie (GAS) op 1 april 2005 kunnen ook gemeenten de verstoring van de nachtrust beboeten via hun politiereglement. De gemeente kan enkel een administratieve boete opleggen als dit opgenomen is in het politiereglement en wanneer het parket niet vervolgt.

8.3.2 Schematisch: milieuvergunningen en geluidsnormen

EVENEMENT

BINNEN

BUITEN

ZAAL

Geluidsnormen volgens verkregen VLARAMVergunning

NIET INGEDEELD

<3d NA ELKAAR <2×/j OP DAT TERREIN

BIJZONDERE GELEGENHEID MAX 12×/j

GEEN BIJZONDERE GELEGENHEID (BV. COMMERCIELE FUIF)

>3d NA ELKAAR >2×/j OP DAT TERREIN

INGEDEELD

TENT

Uitzondering vragen om 90B(A) te overstijgen. Let op verstoring nachtrust

Milieuvergunning nodig in geval van dansfeest!

Geen milieuvergunning. Wel toelating burgemeester. Uitzondering vragen aan college burgemeester en schepenen

8.4 Nachtvergunning In verscheidene gemeenten geldt een sluitingsuur waarop openbare drankgelegenheden (herbergen, danszalen, fuifzalen) hun deuren moeten sluiten. Het sluitingsuur staat vermeld in het politiereglement en kan verschillen van gemeente tot gemeente. Vaak is er een onderscheid tussen ‘weeknachten’ en ‘weekendnachten’, zodat het sluitingsuur in het weekend later is. Soms kan je vooraf bij het gemeentebestuur een afwijking op het sluitingsuur, een zogenaamde ‘nachtvergunning’ of ‘verlenging van het sluitingsuur’, aanvragen.

GoED oM TE WETEN • Een sluitingsuur kan opgelegd worden door de gemeente via het politiereglement. Dit geldt dan voor openbare fuiven in openlucht,tent of een zaal zonder milieuvergunning en niet voor privéfuiven. • Een sluitingsuur wordt voor zalen met milieuvergunning opgenomen in de vergunning en geldt dan zowel voor de openbare als voor de privéfuiven die er plaatsvinden. Als er niets in de vergunning staat, moet de inrichting gesloten zijn tussen 3 en 7 uur, uitgezonderd op zon- en feestdagen. Het sluitingsuur in het politiereglement geldt dus niet voor de VLAREM-vergunde zalen in de gemeente. Het sluitingsuur in de milieuvergunning is het enige juiste. • Een sluitingsuur kan door de zaaluitbater opgelegd worden via het huurcontract. 8.5 Bewaking Zoals eerder vermeld kan je op drie manieren bewaking organiseren. Hiervoor heb je altijd de toestemming nodig van de burgemeester (zie uitgebreide toelichting hoofdstukken 1 en 2, ‘Security’, op p. 56 en p. 96)! Let op: bewakers mogen niet zomaar fouilleren! Ook hiervoor moet je toestemming hebben van de burgemeester. Dan nog mag het enkel onder bepaalde voorwaarden (zie verder). 8.6 Vergunning of positief bericht sterke drank Er is geen vergunning meer nodig voor bieren, wijnen, mousserende en andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en Martini. Sinds 7 januari 2006 is het de gemeente die beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Wat is sterke drank? • Gedistilleerde dranken die meer dan 1,2 vol % gedistilleerde alcohol bevatten. Gedistilleerde alcohol vind je terug in de zogenaamde geestrijke dranken en wordt soms kunstmatig toegevoegd. Voorbeelden zijn 76

cognac, whisky, gin, graan-, fruit- en andere jenevers, maar eveneens aperitiefdranken zoals Pisang en Passoa. De grens van het maximaal toegestane alcoholpercentage ligt erg laag. Dit betekent dat alcoholpops en zelfgemixte cocktails (whisky-cola, gin-tonic, mojito...) met bovenvermelde dranken nagenoeg altijd in de categorie sterke drank vallen, ook al bevatten ze evenveel of minder alcohol dan een pintje. • Alle dranken, ook niet-gedistilleerde, met een alcoholpercentage van meer dan 22 vol %. Let op: Het is verboden om sterke drank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-achttienjarigen! Van elke persoon die sterke drank wilt kopen, mag gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij minstens achttien jaar is. 8.7 Evenementen in openlucht Voor een evenement in openlucht moet je altijd toestemming vragen aan de burgemeester. Bij een evenement in een tent moet dat in principe nooit (artikel 26 van de grondwet, vrijheid van vergadering). In het kader van de openbare orde kunnen er voor openbare vergaderingen in gesloten ruimten (zalen maar ook tenten) geen voorafgaandelijke vergunningen opgelegd worden. De gemeente kan wel eisen dat fuiven gemeld worden (meldingsplicht). Dat kan via een politieverordening. 8.8 Afvalplan Sommige gemeenten verplichten de organisator om een afvalplan op te maken. Meestal is dit enkel verplicht bij de organisatie van grote evenementen. Maar ook voor middelgrote evenementen wordt de organisator soms aangemoedigd om een afvalplan op te maken. In een voor de lokale besturen opgemaakte modelpolitieverordening, terug te vinden op de website van OVAM, worden drie soorten evenementen onderscheiden op basis van het aantal deelnemers/bezoekers: • Groot evenement: een evenement met een bovengemeentelijke uitstraling of een capaciteit van 5.000 bezoekers/deelnemers per dag of een evenement dat gespreid is over meerdere dagen en gekoppeld is aan 77

een kampeersite op of in de onmiddellijke omgeving van het evenementterrein. • Middelgroot evenement: een evenement met een capaciteit van 500 tot 5.000 bezoekers/deelnemers. • Klein evenement: een evenement met een louter lokaal karakter en een capaciteit van minder dan 500 bezoekers/deelnemers. Let op: Gemeenten kunnen deze cijfers zelf nog aanpassen. Deze cijfers zijn vooral belangrijk omdat ze het mogelijk maken maatregelen voor te stellen op maat van het georganiseerde evenement. Informeer je bij de gemeente. 8.9 Verkeer Je kan straten en pleinen, die tot de openbare weg behoren, niet zomaar afbakenen voor een evenement. Alles wat tijdelijke afwijkingen in het verkeersreglement veronderstelt, moet vooraf aangevraagd worden bij het gemeentebestuur. 8.10 Reclame langs de openbare weg • Affiches Gemeentes kunnen het aanplakken van affiches zelf strafbaar stellen en inbreuken bestraffen met een administratieve geldboete. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Vaak voorzien ze officiële aanplakborden. • Borden In principe is een (tijdelijke) stedenbouwkundige vergunning vereist, zowel voor borden op openbaar domein als op privéterreinen. Voor het plaatsen van borden heb je ook toestemming nodig van de gemeente en, indien het gewestwegen betreft, van de provinciale dienst Wegen en Verkeer. Indien het privéterrein betreft, heb je uiteraard toestemming nodig van de eigenaar. • Gemeentelijke retributies en belastingen In een aantal gemeenten mag je niet zelf plakken. Affiches kunnen dan meestal gratis of tegen betaling van een retributie afgegeven worden 78

aan het onthaal van het gemeentehuis. Ze worden vervolgens aangebracht door de gemeentelijke diensten. Hetzelfde is soms ook mogelijk voor het plaatsen van borden. Wanneer affiches op niet-reglementaire wijze aangeplakt worden, zullen sommige gemeenten deze zelf verwijderen. Uiteraard doen ze dit niet gratis, meestal wordt een belasting geheven op het verwijderen van affiches die in strijd zijn met de wet of met het gemeentelijke plakreglement. De belasting is dan verschuldigd door de verantwoordelijke voor deze niet-reglementaire aanplakking of, wanneer deze niet gekend is, door de organisator van de activiteit. Hetzelfde geldt voor het verwijderen van borden. 8.11 Geluidswagen Het gebruik van een geluidswagen is enkel toegestaan als je vooraf schriftelijke toestemming krijgt van de burgemeester. In het gemeentelijke politiereglement staan ook de voorwaarden opgesomd waaraan je je dient te houden. Zo zal de vergunning bepalen: • Welke dagen en uren je niet mag rondrijden. • Waar je geen gebruik mag maken van de luidsprekers. Als je ‘beschermde’ muziek laat horen, vergeet dan niet een aanvraag tot toelating in te dienen bij SABAM. Tarief 109 is hier van toepassing. Je moet in dat geval ook de billijke vergoeding betalen. Het tarief wordt berekend op basis van het aantal luidsprekers. 8.12 Eetwarenvergunning Voor ‘eenmalige evenementen zonder handelskarakter’ heb je geen vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’ nodig. Ook als je een beroep doet op een hotdogkraam-, frituuruitbater of cateringbedrijf, hoef je als organisator niet voor deze vergunning te zorgen; de verkoper moet dit voor zijn rekening nemen.

9. GELDZAKEN 9.1 De begroting Een concert of fuif organiseren doe je meestal met voorbedachten rade. Eén van de dingen die je best vooraf doet, is een goede begroting opmaken. Zo een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en lijst met inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Aan de uitgavenkant let je op de kosten voor de artiesten, vergeet je niet daar SABAM en billijke vergoeding bij te tellen, weet je wat de geluidsinstallatie en de zaal kost, hou je rekening met de kosten voor de medewerkers, voorzie je voldoende budget voor de promotie en zet je als goede huisvader ook nog een budget voor onverwachte uitgaven opzij. De inkomstenkant probeer je te spijzen met ‘zekere’ inkomsten, zoals subsidies van de gemeente, inbreng van sponsors, de voorverkoop van kaarten en eventuele tussenkomsten in de gages door de provincies of de Vlaamse Gemeenschap. Daarnaast probeer je zo precies mogelijk in te schatten hoeveel kaarten er nog verkocht zullen worden aan de kassa en de grootte van de winst die je zal maken op de drankverkoop. Als je de oefening goed maakt, kan je perfect inschatten wat het ‘breakeven-point’ is. Zo kan je bijvoorbeeld in de loop van de avond, louter op basis van de ticketverkoop aan de kassa, al weten dat je zeker geen verlies zal lijden. De uiteindelijke afrekening kan je pas maken als alle facturen betaald zijn, de beloofde sponsoring of subsidies echt op de rekening staan en ook de afrekening met SABAM en zo achter de rug is. Het is verstandig om in je begroting verschillende scenario’s uit te werken. Zeker als je voor het eerst een concert organiseert, is het moeilijk om alle kosten goed in te schatten. Heel wat kosten zijn ook pas bekend als de factuur in de bus valt of de offerte werd opgemaakt. Een eerste scenario is een worst-case scenario, hierin ga je uit van een minimum aan inkomsten

(bijna geen publiek) en een maximum aan uitgaven. Zo weet je welk risico op verlies je neemt. Een tweede scenario maak je zo realistisch mogelijk. Naarmate de planningsfase van het concert vordert, worden meer en meer kosten duidelijk. Daarom is het belangrijk om regelmatig een update te maken van je begroting. Voorzie ook een kolom of extra tabel waarin je alle uitgaven noteert die al gedaan zijn.

GoED oM TE WETEN Volgende checklist kan je helpen om na te gaan of je de belangrijkste kosten in rekening gebracht hebt. • Programmatiekosten Ì Gages van artiesten Ì Hotelkosten artiesten Ì Vergoedingen voor boekers Ì Artist catering • Promotiekosten Ì Fotoshoot campagnebeeld Ì Lay-out Ì Druk van affiches en flyers Ì Verspreiding van affiches en flyers Ì Advertenties Ì Videoclip/radiospot Ì Software voor emailmarketing • Zaal/terrein Ì Huur van terrein Ì Huur extra infrastructuur (nadar, toiletten, podium...) Ì Aankleding Ì Water- en energiekosten • Beveiliging Ì Security Ì Huur walkie-talkies • Drukwerk Ì Toegangskaarten, bonnetjes, polsbandjes Ì T-shirts voor medewerkers Ì Wegwijzers 81

• Licht & geluid Ì Huur van materialen Ì Vergoedingen voor techniekers, stagehands... Ì Huur generator of extra bekabeling elektriciteit • Vergunningen en verzekeringen Ì Evenementen polis Ì SABAM Ì Billijke vergoeding • Drank en eten Ì Huur togen + koeling Ì Personeel Ì Aankoop drank Ì Aankoop eten

9.2 Sponsors vinden Sponsors zijn de ideale manier om de kosten van een optreden te drukken. Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en de te sponsoren activiteit op een positieve en duidelijke manier kunnen weergeven. Dit kan via een sponsordossier waar alle nodige informatie in staat. In zo een dossier maak je een korte voorstelling van jouw organisatie met contactgegevens en de persoon met wie een eventuele overeenkomst kan opgemaakt worden. Daarnaast maak je ook een duidelijke voorstelling van de activiteit met voldoende achtergrondinformatie (zoals beoogde opkomst, doelpubliek en achterliggende doelstellingen van de activiteit en de organisatie). Het laatste stuk van zo een ‘dossier’ is het sponsorvoorstel. Dit is een volledig overzicht van wat jij hen kunt aanbieden als organisatie. In dit voorstel toon je duidelijk aan wat de sponsor terug krijgt indien hij jullie sponsort. Zo vermeld je welke informatie van de sponsor (naam en/of logo), waar (op affiches, flyers, spandoeken, T-shirts...) en in welke hoeveelheid dat gaat terechtkomen bij het doelpubliek. Hoe beter je kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter je hem of haar ook een ‘interessant’ voorstel kan doen. Een sponsorovereenkomst kan heel beperkt zijn, maar ook heel ver gaan. Het kan gaan van een mini-advertentie of logo op je affiche voor een paar tientallen

euro’s tot een megadeal met een of ander drankmerk waarbij zij hun naam aan jouw concert mogen verbinden voor een paar duizenden euro’s. Uiteraard moet je echt iets te bieden hebben om dat soort van overeenkomsten te kunnen sluiten. Sponsoring moet ook niet altijd over geld gaan. Heel vaak is het veel makkelijker om een sponsor in natura te vinden (bijvoorbeeld gratis drank of gratis affiches laten drukken) dan iemand te vinden die je ‘zomaar’ geld geeft. Je hoeft ook helemaal niet onmiddellijk bij de grote spelers te gaan aankloppen. De lokale beenhouwer, bakker, kruidenier of tuingereedschapverkoper wil misschien wel eens wat euro’s uit zijn kassa graaien om jouw initiatief een extra zetje te geven. Als je voor een groot initiatief ooit wel bij die grote spelers wilt langsgaan, moet je zien uit te vissen op welk moment in het jaar zij hun sponsorbeslissingen nemen. Een maand te laat een fantastisch dossier op tafel leggen, brengt vaak een ‘jammer maar helaas’ antwoord teweeg. Naast het opmaken van een sponsordossier en zoeken van sponsors kan de manier van overkomen ook bepalend zijn. Je kan de interesse van een sponsor op verschillende manieren opwekken. In plaats van het sponsordossier op te sturen, samen met een begeleidende brief, kan je ook eerst via de telefoon een persoonlijk contact opbouwen. Als je mag langsgaan, probeer dan het sponsordossier op een vlotte en overtuigende manier af te geven aan de zaakvoerder. Probeer ook aandacht te hebben voor de sponsor na de activiteit. Als hij mee mag ‘delen’ in het succes van je concert, zal hij in de toekomst ook sneller geneigd zijn nog eens met geld over de brug te komen.

GoED oM TE WETEN Checklist voor een sponsordossier: • Informatie over de organisator Ì Wie organiseert Ì Met welk doel Ì Andere verwezenlijkingen of activiteiten • Informatie over het evenement Ì Waar Ì Wanneer Ì Line-up 83

• Wat is de vraag Ì Financiële steun Ì Logistieke steun Ì Steun in natura • Welke returns bied je Ì Communicatie (oplage, verspreiding, bereik) Ì Soort vermelding (bijvoorbeeld powered by) Ì Aantal gratis toegangskaarten Ì VIP-toegang Ì Mogelijkheid tot plaatsen van banners, backdrops, vlaggen... • Welke soorten sponsorpakketten bied je Bijvoorbeeld: Ì Partner: logo-vermelding, maar geen vermelding in radioreclame Ì Powered by: logo-vermelding, vermelding in radioreclame, vermelding in tv-spot, visibiliteit op event zelf Ì Naamsponsor: alles van bovenstaande + event wordt het [naam sponsor] event 9.3 Voorverkoop Voorverkoop is niet alleen belangrijk voor de grootte van de inkomsten waar je al vóór het concert zeker van bent, maar helpt ook de dag zelf om de stroom van mensen beter te beheersen. Als iedereen zijn ticket de dag zelf moet aanschaffen, krijg je immers gigantische files aan de kassa. Een goede voorverkoop halen is niet makkelijk. Jongeren beslissen immers vaak pas op het allerlaatste moment wat ze op een bepaalde avond gaan doen. Het is dus de kunst om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen elkaar aanzetten om toch maar al een kaart te kopen. Als de plaatsen beperkt zijn en de vraag groot, kan de dreiging voor een uitverkocht concert genoeg zijn. Als die dreiging er niet is, kan een voldoende groot prijsverschil tussen voorverkoop- en kassaprijs mensen toch over de streep trekken. Uiteraard moet je in je begroting ook de verschillende scenario’s berekenen om ervoor te zorgen dat je niet teveel kaarten in voorverkoop en met minder winst verkoopt. Ga voldoende op voorhand langs bij de cafés en winkels waar je voorverkoop zou willen doen en spreek met hen af hoe een en ander praktisch geregeld moet worden. De voorverkoop kan uiteraard ook gebeuren door 84

vrijwilligers die actief kaarten proberen te verkopen. Uiteraard moet je heel goed bijhouden wie hoeveel kaarten heeft gekregen en hoeveel geld je nog moet ontvangen. 9.4 Subsidies of materiële steun 9.4.1 Materiële steun

Zowat elke provincie en ook heel wat steden en gemeenten hebben een uitleendienst waar je terecht kan voor allerlei materialen. Door gebruik te maken van deze uitleendiensten kan je heel wat kosten besparen. Enkele zaken die je doorgaans goedkoop kan lenen zijn: • • • • • • •

Nadar, herassen en andere afsluitingen Togen Verkoopstanden voor bonnen Tenten Geluidsmateriaal Lichtmateriaal Houten (dans)vloeren

Als je gebruik maakt van gemeentelijke infrastructuur (een zaal, een park...) kan je doorgaans ook heel wat kosten besparen ten opzichte van het huren van een commercieel uitgebate zaal. 9.4.2 Provinciale subsidies

Het vinden van subsidies kan je vergelijken met het vinden van sponsors, zij het dat de subsidiërende overheid niet zozeer op zoek is naar een commerciële return, maar wel een maatschappelijke. Dus net als bij een sponsor bestaat de kunst er in je te verplaatsen in de ander. Waar hecht de subsidiërende overheid het meeste belang aan, welke woorden moeten zeker in het dossier voorkomen? Er zijn weinig gemeenten die financiële steun geven aan lokale evenementen (doorgaans beperken ze zich tot logistieke of materiële steun). Bij provincies kan je voor bepaalde soorten evenementen wel terecht. Je doet er goed aan 85

om zowel bij de jeugddienst als bij de cultuurdienst te gaan aankloppen. De provincie Vlaams-Brabant heeft bijvoorbeeld een subsidieregeling die expliciet bedoeld is voor (jeugd)muziekfestivals. Als je evenement op specifieke (kansen)groepen gericht is, kan je soms ook bij de dienst welzijn terecht. Elke provincie heeft een website waarop je de belangrijkste informatie terugvindt, maar als je daar niet wijs uit raakt kan je steeds ook de verantwoordelijke ambtenaren bij jeugd en cultuur contacteren om je vragen te stellen. Een aantal provincies hebben ook een systeem waarbij ze tussenkomen in de gagekosten voor bepaalde artiesten. Als je bijvoorbeeld een artiest uit Limburg boekt, zal je in vele gevallen beroep kunnen doen op een tussenkomst van de provincie. Artiesten die op een of andere manier in aanmerking komen voor een tegemoetkoming zullen je dat in elk geval zelf kunnen vertellen en de voorwaarden duiden. 9.4.3 Vlaamse subsidies

Als je iets organiseert dat van zogenaamd ‘landelijk belang’ is, kom je mogelijk ook in aanmerking voor Vlaamse subsidies. De lat voor deze subsidies ligt hoe dan ook een stuk hoger dan die voor subsidies op gemeentelijk of provinciaal niveau. De meest verregaande subsidie die je als muziekorganisator kan krijgen is een ‘meerjarige’ subsidie, waardoor je structureel voor twee of vier jaar subsidies krijgt. Dit soort subsidies bestaat niet alleen voor concertorganisatoren en muziekclubs maar ook voor festivals. Naast de structurele subsidies zijn er ook projectsubsidies. Alle informatie daarover kan je vinden op www.kunstenenerfgoed.be. Ook op Vlaams niveau bestaat de mogelijkheid om een tussenkomst te krijgen in de gage van een artiest. Als je aan een aantal specifieke voorwaarden voldoet kan een organisator een tussenkomst krijgen van maximaal €200 en maximaal de helft van de gage wanneer die een band boekt uit www.100procentpuur.be. Lokale sociaal-culturele verenigingen en cultuurcentra kunnen ook een beroep doen op www.aanbodpodium.be. Voor het ‘nieuw talent’ in dit aanbod krijg je maximaal de helft van de gage terugbetaald met een maximum van €750, voor het andere aanbod is dit maximum een derde en maximaal €600. 86

9.5 Wat bij winst of verlies Zoals aan het begin van deze brochure al werd aangegeven, zijn de regels over wat er moet gebeuren als er winst is en wat er in het ergste geval bij verlies gebeurt afhankelijk van de hoedanigheid van de organisator. Alle details van elk van deze gevallen opsommen zou ons te ver leiden, maar de belangrijkste regel is dat wanneer er persoonlijke baten of winsten zijn deze in de personenbelasting aangegeven moeten worden en je daar tussen 25 % en 50 % belastingen op betaalt. Wanneer de winst binnen het collectief blijft, valt die ofwel onder de belastingsaangifte van het collectief (als rechtspersoon) of blijft die ‘in de pot’ voor een gemeenschappelijk doel en zijn er dus ook géén persoonlijke baten of winsten die als dusdanig moeten aangegeven worden en belast. Omgekeerd geldt bij verlies dat alleen als het collectief een ‘rechtspersoon’ is, het alleen die rechtspersoon is die aansprakelijk gesteld kan worden. Als het collectief géén rechtspersoonlijkheid heeft, geldt sowieso een hoofdelijke aansprakelijkheid. Dat betekent dat iedereen in het collectief voor de volledige schuldenlast aansprakelijk gesteld kan worden. FISCALITEIT WAT ALS ER WINST IS?

AANSPRAKELIJKhEID WAT ALS ER VERLIES IS?

NATuuRLIJKE PERSooN 'GEWoNE' MENSEN ZoALS JIJ EN IK

Aangeven volgens de regels van de personenbelasting (persoonlijke baten of winsten)

Elke natuurlijke persoon kan rechtstreeks aansprakelijk gesteld worden.

FEITELIJKE VERENIGING ENKELE NATuuRLIJKE PERSoNEN DIE SAMEN IETS oRGANISEREN

Als er persoonlijke baten of winsten zijn, moet de persoon die aangeven in de personenbelasting.

Elke persoon die er aan meewerkt, kan voor de volledige schade aansprakelijk gesteld worden (= hoofdelijke aansprakelijkheid).

REChTSPERSooN EEN VZW, bVbA, NV, VoF...

De rechtspersoon heeft een eigen belastingsaangifte en betaalt een belasting volgens de specifieke regels (bijvoorbeeld vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting...).

Basisprincipe: De rechtspersoon is aansprakelijk. Bestuurders kunnen alleen door een rechter aansprakelijk gesteld worden bij onbehoorlijk bestuur.

9.6 BTW Het BTW-verhaal is een complexe aangelegenheid en alle details hiervan toelichten zou ons wellicht te ver leiden. Het belangrijkste dat je over BTW moet weten is wellicht dit: de verplichting om BTW te heffen en door te storten ontstaat door de aard van activiteit en niet vanuit het BTW-statuut van de persoon of organisatie die iets uitvoert. Het in rekening brengen van BTW ben je verplicht als: • Je een activiteit uitvoert waarvoor je een vergoeding vraagt (economische activiteit). • Het activiteiten betreft (leveringen van goederen of diensten) die in het BTW-wetboek zijn vermeld. • De activiteit gebeurt met een zekere regelmaat. • De activiteit gebeurt op zelfstandige basis. Er zijn maar enkele uitzonderingen op deze algemene regel: • Je bent een kleine onderneming: als je omzet kleiner is dan €5.580 per jaar, kan je de kleine ondernemingsregel aanvragen. Concreet wil dit zeggen dat je wel een BTW-nummer hebt maar géén BTW-boekhouding moet voeren. • Je valt onder een van de vrijstellingsregels van art. 44§2 van het BTWwetboek. Enkele voorbeelden: Ì art. 44§2,2°: erkende jeugdhuizen. Ì art. 44§2,9°: organisatoren van concerten erkend door de overheid. Ì art. 44§2,11°: diensten en leveringen van goederen door bijvoorbeeld jeugdwerkorganisaties waarbij de leden jaarlijks lidgeld betalen. Ì art. 44§2,12°: activiteiten ter verkrijging van financiële steun voor organisaties zoals bedoeld in art. 44§2,11° worden eveneens vrijgesteld.

hooFDSTuK 2: DE DAG ZELF

10. INRIChTING VAN DE ZAAL oF hET TERREIN 10.1 Aankleding en sfeer Een van de eerste stappen is doorgaans de aankleding van de zaal en het plaatsen van het podium. Al te vaak wordt er niks ondernomen om de zaal of tent extra cachet te geven. Meestal loont het echter de moeite om toch wat extra werk te steken in de aankleding en de sfeer van de zaal. Let daarbij wel op brandbaarheid van de materialen die je gebruikt. Wil je met doeken werken, ga dan eens polsen bij de gemeente of provincie of zij er geen uitlenen. Stevige brandwerende doeken zijn immers bijzonder duur. Zorg er ook voor dat je alles stevig bevestigt. 10.2 Onthaal bezoekers Zeker als je een groot evenement organiseert, moet je een goede manier vinden om de stroom van mensen te verwerken die het evenement in of uit willen. Dit betekent niet alleen dat je voldoende brede toegangswegen hebt, maar ook dat je een systeem bedenkt om mensen met een kaart te scheiden van die zonder kaart, een file aan de kassa op te vangen zonder dat heel de stroom vastloopt, de ingang de uitgang niet blokkeert of andersom, enzovoort. Een goede voorverkoop kan al een belangrijke stroom indammen omdat de mensen met een kaart onmiddellijk binnen kunnen gelaten worden en bijvoorbeeld een stempel of een bandje krijgen waarmee ze binnen en buiten kunnen. Vaak is het interessant om met verschillende kleuren bandjes te werken zodat je mensen een verschillende ‘bevoegdheid’ kunt geven. Je kan werken met gewone bezoekers en mensen die ook backstage mogen (mede90

werkers, pers, artiesten). Soms wordt ook nog een onderscheid gemaakt tussen backstage passen en all-areas passen. De all-areas passen zijn dan alleen weggelegd voor de belangrijkste medewerkers en de artiesten. Maak een duidelijk verschil tussen de verschillende passen zodat de security heel makkelijk kan zien of iemand al of niet op een bepaalde plaats mag zijn. Probeer het aantal mensen dat backstage of all-areas mag goed te beperken, er zijn al iets te vaak waardevolle spullen van muzikanten verdwenen doordat mensen met slechte bedoelingen backstage geraakten. 10.3 Vestiaire Met een betaalde vestiaire kun je voorkomen dat mensen achteraf zonder jas naar huis moeten. Als het gebruik van een vestiaire verplicht is, dan hebben de bezoekers bovendien heel wat minder mogelijkheden om allerlei dingen mee naar binnen te smokkelen. Bezoekers die bij relletjes betrokken zijn, zullen ook minder snel het hazenpad kiezen als ze eerst hun jas nog moeten afhalen. Een vestiaire blijft best open en bewaakt tot elke bezoeker de zaal heeft verlaten.

GoED oM TE WETEN Vaak wordt aan de vestiaire een boodschap opgehangen dat de organisator niet aansprakelijk gesteld kan worden voor schade of verlies. Als je de vestiaire verplicht maakt of je vraagt er geld voor, dan is deze boodschap echter zinloos. Volgens de wet heb je in dit geval immers een overeenkomst afgesloten en word je geacht deze overeenkomst goed uit te voeren. Wanneer er dan een jas beschadigd of gestolen wordt, kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen. In het geval van een gratis en onbewaakte vestiaire maak je best duidelijk kenbaar dat er geen sprake is van bewaring en dat de organisator niet verantwoordelijk is voor diefstal en/of beschadiging van kledij. Zo zijn de bezoekers op de hoogte en moeten ze zelf maar uitmaken of ze het risico nemen om hun jas achter te laten in de onbewaakte vestiaire. Voorzie je een verplichte vestiaire of laat je de mensen ervoor betalen, dan kan je overwegen om een verzekering ‘vestiaire’ af te sluiten die diefstal, schade... dekt. 91

10.4 Toiletten De aanwezigheid van een toiletverantwoordelijke zal ervoor zorgen dat het sanitair schoon blijft, maar ook dat de kans op vandalisme of illegaal druggebruik of -handel op de toiletten afneemt. Soms zorgt de zaaluitbater voor een eigen toiletverantwoordelijke. Bespreek dit goed op voorhand en betrek deze persoon bij de organisatie. Je kan voorzien dat medewerkers en artiesten met een speciale badge gratis gebruik kunnen maken van de toiletten; ook hierover moet je afspraken maken. 10.5 Chill-outruimte Voorzie indien mogelijk een chill-outruimte voor mensen die even aan de muziek en drukte willen ontsnappen. Zo vermijd je dat bezoekers buiten moeten gaan staan als ze wat meer rust willen. 10.6 Drankbedeling 10.6.1 Bonnetjessysteem

Als je met een bonnensysteem werkt, komen slechts enkele mensen in aanraking met geld. Een ander groot voordeel is dat het de werking van de toog enorm vergemakkelijkt: het rekenwerk voor de tappers wordt beperkt en ze hoeven zich geen zorgen te maken over de voorraad aan wisselgeld. Enkele tips: • Werk met vrijwilligers die de bonnen verkopen en een financieel verantwoordelijke. • Werk met vrijwilligers die je voor 100 % vertrouwt. • Voorzie een aparte bonnenstand die duidelijk zichtbaar is. • Beperk het aantal soorten bonnetjes en dus ook het aanbod van dranken. • Vermijd veel voorkomende drankbonnetjes, ontwerp ze desnoods zelf of voorzie ze van een stempel. • Voorzie per shift een getelde kassa met een geteld aantal bonnen (taak financieel verantwoordelijke).

• Als er meer bonnen nodig zijn, noteer dit dan zeker. Zo kan je nadien perfect nagaan of er geen geld verdwenen is. • Voorzie steeds een gesloten doos (met gleuf) waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd. 10.6.2 Toog

Tijdens een fuif of concert is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. Ervaringen leren echter dat de winst vaak 20 tot 25 % lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijke oorzaken: • Medewerkers die drank weggeven aan vrienden of die zelf drinken zonder een drankbon in te leveren. • Slechte controle op het (her)gebruik van de bonnetjes. • Drankbonnen die verdwijnen in de zakken van... • Medewerkers die geen tapervaring hebben. • Te veel aangesloten vaten en geopende flessen op het einde van de fuif. Enkele tips om de bar efficiënt te beheren: • Laat je vrijwilligers een tapcursus volgen. • Duid een toogverantwoordelijke aan. Deze zorgt dat de wissels tussen de tapploegen vlot verlopen en dat iedereen op de hoogte is van hoe het ‘systeem’ werkt. Hij of zij houdt ook de drankvoorraad in het oog en geeft waar nodig opdrachten om meer aan te vullen. • Maak vooraf afspraken over het aantal drankbonnen per medewerker en verdeel ze voor het evenement begint. • Maak zowel vóór als na de fuif een stock op van de drank. Je kan dit best met twee medewerkers doen. Tel altijd de volle flessen en vaten en nooit het leeggoed! • Bij een groter evenement werk je met een doorgeeftoog. D.w.z. dat je een splitsing maakt tussen de mensen die tappen en de mensen die de drankjes doorgeven aan de bezoekers. Zo kan je de hele zaak beter controleren en loop je mekaar minder voor de voeten. • Voorzie genoeg ‘aanvullers’. Zij zorgen ervoor dat er tijdig en voldoende drank wordt gekoeld, dat er op tijd nieuwe vaten worden aangesloten en dat lege vaten en flessen worden afgevoerd. Zorg er ook voor dat ze gepaste kledij en handschoenen dragen voor hun veiligheid. 93

• Je schenkt je dranken best niet te lang op voorhand in, niemand drinkt graag lauwe consumpties. Zelfs een pint in een plasticbeker moet goed gepresenteerd worden. • De kartonnen dozen voor de gebruikte drankbonnen moeten consequent gebruikt worden. Zorg ervoor dat niemand aan de bonnen kan! • Wanneer de fuif georganiseerd wordt door meerdere organisaties, neemt de kans op misbruiken toe. Het gevaar bestaat dat medewerkers zich niet echt verantwoordelijk voelen voor het (eind)resultaat. De controle op de toog zal dan ook strenger moeten zijn. Je kan een toogverantwoordelijke uit een andere groep/organisatie bij de dienstdoende ploeg plaatsen. • Bepaal de prijs van je consumpties in functie van de som die je verschuldigd bent aan de brouwer of de zaaluitbater. Hou er ook rekening mee dat de prijs van je consumpties mee in rekening genomen wordt bij de berekening van SABAM. • Bekers zijn goedkoper en minder gevaarlijk dan glas. Herbruikbare bekers kan je vaak gratis of tegen betaling van een waarborg uitlenen bij de gemeente of provincie. Je informeert best eens bij de lokale jeugddienst. Voorzie tijdens het evenement een speciaal opvangsysteem om de bekers terug te krijgen of geef bijvoorbeeld een gratis bonnetje voor 50 ingezamelde bekers. • Op het einde van de activiteit krijg je regelmatig te maken met moeilijke klanten die nog snel een laatste drankje willen. Hang daarom genoeg affiches omhoog waarop vermeld wordt wanneer de toog sluit. Stop ook tijdig met de bonnetjesverkoop. Je maakt het de tappers makkelijker en het is bovendien niet fair tegenover bezoekers dat je hen drankbonnen laat kopen zonder dat ze de gelegenheid hebben hiervoor nog een drankje te bemachtigen.

10.7 Parking Op een parking kan je geconfronteerd worden met inbraken in wagens, vandalisme, dealen van drugs, nachtlawaai... Het is echter verboden - zowel voor erkende bewakingsagenten als vrijwilligers - om op te treden op de openbare weg en dus ook de parkings die hiertoe behoren. De organisator kan wel bewaking voorzien voor parkings die niet tot de openbare weg behoren. Zo kan de burgemeester toestemming geven om een stuk van de 94

openbare weg af te bakenen dat gebruikt mag worden als parking. Hier mogen bewakingsagenten (vrijwilligers of professionelen) wel toezicht houden, opdat wagens niet gestolen of beschadigd zouden worden (= goederenbewaking). Je kan ook een parkingorganisator aanstellen, iemand die ervoor zorgt dat de toekomende wagens een plaats toegewezen krijgen. Enkele tips: • Zorg steeds dat er voldoende verlichting is en met nadarafsluiting of lint kan je zorgen voor een beter overzicht en vlottere verkeersstroom. • Door een eetkraam op de parking te plaatsen verhoog je de sociale controle. • Denk ook aan fietsers en bromfietsers, voorzie duidelijk afgebakende stalplaatsen met voldoende verlichting. • Als je toevallig iemand betrapt op het plegen van een misdrijf, dan mag je (zonder je eigen veiligheid in gedrang te brengen) zonder geweld te gebruiken, deze persoon vasthouden tot de politiediensten ter plaatse zijn.

11.AANDAChTSPuNTEN RoND VEILIGhEID EN VERANTWooRDELIJKhEDEN In het vorige hoofdstuk gingen we al uitgebreid in op de preventieve maatregelen die je kan nemen om risico’s zo veel mogelijk te beperken. Zoals vermeld ben je als organisator verplicht om te waken over de veiligheid van de bezoekers en medewerkers van jouw evenement. Je hebt zelfs de plicht om in te grijpen wanneer de veiligheid van anderen in gevaar komt. De personen die instaan voor de veiligheid moeten herkenbaar zijn. Met eigen T-shirts voor de medewerkers kan je de herkenbaarheid sterk vergroten. Je mag deze T-shirts wel niet voorzien van het woord ‘security’, enkel vergunde bewakingsfirma’s mogen dit. Je laat de mensen die instaan voor veiligheid en toezicht (dus taken die o.a. onder persoonscontrole vallen) best een andere T-shirt dragen dan mensen van de organisatie met andere taken, zoals bijvoorbeeld de tap of ticketcontrole. Zo is duidelijk wie voor wat kan aangesproken worden. 11.1 Security 11.1.1 Wat mag, wat niet?

Zoals je bij de voorbereidingen kon ontdekken, zijn er heel wat spelregels die bepalen wie je voor welke bewakingstaken mag inzetten. Er werd onder meer uiteengezet welke taken onder ‘persoonscontrole’ vallen en welke niet . Ook op de dag van het evenement moet je hier rekening mee houden. We gaan dieper in op wat de leden van de securityploeg wel en niet mogen.

Leden van de bewakingsploeg, al dan niet vrijwilligers, mogen nooit: • Geweld gebruiken Dit is immers een uitsluitende bevoegdheid van politie. Alleen wanneer je iemand op heterdaad betrapt bij het plegen van een misdrijf, mag je als bewaker zonder geweld of dwang ingrijpen, op voorwaarde dat je onmiddellijk de autoriteiten waarschuwt. • Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen Dit is de bevoegdheid van de overheid. Je mag dus in de omgeving van de zaal geen mensen inzetten. • fouilleren Juridisch gezien kunnen bewakingsagenten en vrijwilligers nooit een fouille verrichten zoals de wetgeving dit voorziet voor de politiediensten. De bewakingswet spreekt daarom over ‘controle van kledij en goederen’. Dit is enkel mogelijk wanneer men uitdrukkelijk de toestemming heeft van de burgemeester. Maar dan nog moet het een uitzondering blijven!

11.1.2 Controle van kledij en goederen

Als organisator van een evenement kan je niet zomaar aan de bewakingsploeg de opdracht geven om controles van kledij en handbagage uit te voeren. De bewakers en vrijwilligers die mogelijk deze controles zullen uitoefenen, mogen dit slechts onder bepaalde voorwaarden. Voorwaarde: • De burgemeester moet expliciet toestemming geven en de namen van de mensen die de controle zullen uitvoeren, moeten aan hem doorgegeven worden. Welke controles mogen? • Controle van kledij of handbagage mag enkel aan de toegang van het evenement. 97

• De controle mag ook niet systematisch zijn. Niet alle bezoekers mogen dus gecontroleerd worden, het moet een uitzondering blijven! Enkel als de veiligheidsmensen vermoeden dat een bezoeker een wapen of een gevaarlijk voorwerp bij heeft, mag die aan een controle onderworpen worden. • Enkel mannelijke bewakers mogen mannen controleren, enkel vrouwelijke bewakers kunnen vrouwen controleren. • De gecontroleerde mag niet gedwongen worden tot de controle, ze gebeurt op basis van vrijwilligheid. • Wie zich niet wil laten controleren, kan de toegang ontzegd worden. Welke controles mogen niet? • Alle controles die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoen, zijn verboden. In eerste instantie controles met een ander doel dan wat wettelijk is voorzien (de veiligheid in de bewaakte plaats). Voorbeelden van verboden controlevormen zijn: Ì Deze om na te gaan of iemand geen voorwerpen heeft gestolen. Ì Controles om na te gaan of iemand geen drugs bij zich draagt. Ì Controles naar fototoestellen of andere ongevaarlijke voorwerpen. 11.2 Maximum capaciteit zaal Indien het maximum aantal toegelaten mensen - zoals vastgelegd in de brandveiligheidsnormen -bereikt is, mag je mensen weigeren. Let erop dat er dan niemand meer binnengelaten wordt zolang er niemand buitengegaan is. Op het moment dat iemand de zaal verlaat, is er weer plaats. Als je toch meer personen toelaat, maak je als organisator eigenlijk een bewuste organisatiefout. Wanneer er in dat geval iets gebeurt, zoals bijvoorbeeld een brand, loop je het risico niet meer gedekt te worden door de verzekering! Je neemt dus een behoorlijk risico door meer bezoekers binnen te laten. 11.3 Vermijd publieksconcentraties Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat typische knelpuntplaatsen als de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de hele locatie gespreid zijn. 98

11.4 Nooduitgangen Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. Let erop dat de signalisatie ervan steeds zichtbaar is. 11.5 Verbodstekens rookverbod Als je een fuif organiseert in een polyvalente zaal, jeugdhuis of gesloten tent, geldt altijd het rookverbod! Wanneer geldt het rookverbod niet? • In drankgelegenheden (horeca-inrichtingen) die voldoen aan alle wettelijke bepalingen (o.a. rookafzuiging, rookvrije ruimte...). Ga vooraf na bij de zaaleigenaar of er mag gerookt worden! • Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minstens twee van de vier wanden volledig geopend zijn. Ben je zelf uitbater van een polyvalente zaal of jeugdhuis, neem dan best in de huurovereenkomst op dat er niet gerookt mag worden. De zaal moet voorzien zijn van voldoende rookverbodtekens op zichtbare plaatsen en er mogen geen asbakken geplaatst worden. Organiseer je je fuif in een zaal waar een rookverbod geldt, dan moet je er als organisator op toezien dat dit wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering: • De rookverbodtekens moeten zichtbaar blijven. • In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen. • Plaats binnen nergens asbakken. • Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben. • Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers op het rookverbod te wijzen.

11.6 Omgaan met min-16-jarigen Een minzestienjarige mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid zonder begeleiding van een volwassene. Toch mag een jongere, ongeacht zijn leeftijd, naar evenementen zonder winstgevend doel. Dat zijn fuiven die niet uit handelsgeest worden opgezet (bijvoorbeeld een schoolbal, fuiven van verenigingen, het jeugdhuis... ). Bij onduidelijkheid moet de rechtbank beslissen of een feest een handelsgeest heeft of niet.

GoED oM TE WETEN • Burgers hebben wettelijk niet het recht om de identiteit van andere burgers te controleren. Als je bij een fuif (met handelskarakter) twijfelt aan iemands leeftijd, mag je wel vragen of de bezoeker zijn leeftijd kan bewijzen. Kan of wil hij dat niet, dan mag je de toegang weigeren. Opgelet: dit wordt wel beschouwd als een persoonscontrole zoals bedoeld in de wet op de private en bijzondere veiligheid. • Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5 vol % te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen. Van elke persoon die dranken of andere producten op basis van alcohol wil kopen, mag gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien. • Als er geen wettelijke reden is om een min-zestienjarige te weigeren, dan mag je dit ook niet doen. Dit zou neerkomen op discriminatie. • Enkel wanneer een jeugdhuis een sluitend lidkaartensysteem heeft en op haar lidmaatschap een leeftijdsgrens van 16 jaar zet, heeft dit jeugdhuis het recht deze jongeren te weigeren. • De wet op de zedelijke bescherming van de jeugd en het verbod om alcohol te schenken aan min-zestienjarigen staan los van elkaar! Hoewel min-zestienjarigen geen alcohol mogen drinken, mogen ze wel op plaatsen komen waar alcohol geschonken of verkocht wordt.

100

11.7 Omgaan met drank en drugs 11.7.1 Alcohol

Op de meeste fuiven en concerten is er alcohol verkrijgbaar. Als organisator moet je echter de volgende regels in acht nemen (*): • Je mag geen ‘dronkenmakende’ dranken schenken aan minzestienjarigen. Dat wil zeggen dat minzestienjarigen geen alcohol mogen drinken in welke vorm dan ook (pintjes, wijn...). • Voor sterke drank, alcoholpops inbegrepen, ligt de leeftijdsgrens op achttien jaar. • Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, mag niet. Als de dronken persoon minderjarig is, dan wordt de normale straf verdubbeld. • Het is ook strafbaar om een uitdaging die leidt tot dronkenschap voor te stellen of te aanvaarden. • Als je een zichtbaar dronken fuifbezoeker alcohol verstrekt en die persoon veroorzaakt achteraf een ongeval, dan kan je daar mee aansprakelijk voor gesteld worden. Als je hem in dezelfde situatie drank weigert, ga je uiteraard vrijuit.

(*)

Vanaf 2010 is het verkopen van alcohol geregeld via de Wet van 24 januari 1977 betref-

fende de bescherming van de gezondheid van de gebruikers op het stuk van de voedingsmiddelen en andere producten. Dat is de wet waarin ook het verkopen van tabaksproducten aan min-16-jarigen wordt geregeld via art.6 § 4. Aan dit artikel 6 werd nu ook een § 6 toegevoegd met de volgende bepalingen: •

Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5 %, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan minzestienjarigen.

•

Van elke persoon die dranken of andere producten op basis van alcohol wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien.

•

Het is verboden om sterke drank, zoals bepaald in artikel 16 van de Wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de accijnstarieven op alcohol en alcoholhoudende dranken, te verkopen, te schenken of aan te bieden aan minachttienjarigen.

•

Van elke persoon die sterke drank wil kopen, mag worden gevraagd aan te tonen dat hij of zij ouder is dan achttien.

In feite verandert er niet echt iets, alleen wordt het duidelijker dat er, zoals bij de verkoop van sigaretten, ook bij de verkoop van alcohol een strikte controle van de leeftijd kan gebeuren. Dit wil niet zeggen dat de verkoper het recht heeft om een identiteitskaart te vragen. 101

• Sinds 2006 beslissen de gemeenten onder welke vorm ze een vergunning afleveren voor het schenken van sterke drank. Wil je toch alcoholpops, Pisang of jenever schenken, dan ga je het best bij de gemeente langs om inlichtingen in te winnen. 11.7.2 Drugs

Of het nu gaat om soft- of harddrugs, druggebruik is nooit toegelaten op een evenement, al is dat natuurlijk moeilijk te controleren. Je kan bezoekers er via affiches wel attent op maken dat gebruik van drugs niet getolereerd wordt. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als ‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! Let op: Jeugdhuisverantwoordelijken of leden van de securityploeg mogen nooit zelf op zoek gaan naar drugs bij bezoekers. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de politiediensten. 11.7.3 Veilig thuis

Het is verschrikkelijk om maandag in de krant te lezen dat iemand die jullie fuif bezocht heeft, zich te pletter reed. Een actief alcohol- en drugbeleid is zeker aan te raden. Enkele tips: • Personen die kennelijk dronken zijn of onder invloed van andere drugs, weiger je best. • Personen die duidelijk boven hun theewater zitten en die aanstalten maken om een wagen te besturen, wijs je erop dat dit onverantwoord is. • Bij eerder kleinschalige fuiven kan je als organisator overwegen om personen die teveel gedronken hebben, zelf naar huis te voeren. • Bij megafuiven valt het zeker te overwegen om een fuifbus in te leggen. Informeer ook eens bij de lokale en provinciale jeugddiensten wat je mogelijkheden zijn. • Je kan als organisator ook de mogelijkheden rond openbaar vervoer, taxi of het inschakelen van een BOB promoten. • Werk samen met de Responsible Young Drivers (RYD) of Drive Up Safety! (DUS!) 102

Tip: meer info over alcohol en andere drugproblemen kan je vinden op www.vad.be. Je vindt er ook de links naar allerhande documentatie en regionale preventiediensten die hulp kunnen bieden bij het uitbouwen van een drugpreventiebeleid. 11.8 Verantwoordelijken en communicatielijnen Om het welslagen van een evenement te bevorderen werk je best met heel duidelijke en transparante verantwoordelijkheden en communicatielijnen. Hoe groter het evenement, hoe belangrijker deze afspraken. Bij grote evenementen is een degelijke set walkie-talkies onontbeerlijk. Vaak zal een specifieke zender geïnstalleerd moeten worden om de communicatie te optimaliseren. Net als bij de ‘gewone’ communicatie moet je ook bij het communiceren via walkie-talkies heel duidelijke afspraken hebben. Je kan immers niet spreken en luisteren tegelijk bij de meeste van de toestellen; als één iemand aan het spreken is kan niemand anders spreken (dit heet halfduplex). Daarom wordt meestal gewerkt met volgende opbouw: Persoon A: Persoon B: Persoon A: Persoon B: Persoon A: Persoon B:

‘A voor B’ ‘B luistert’ ‘Hoe zit het met dit en dat, OVER’ ‘Dat zit zus en zo OVER’ ‘Oké, dan gaan we daar zo op reageren OVER’ ‘Begrepen OVER’

Hieronder geven we enkele belangrijke functies die op elk evenement op een of andere manier aanwezig zouden moeten zijn. Uiteraard zullen bij kleinere evenementen verschillende functies in één persoon verenigd zijn. 11.8.1 Algemene coördinatie

Er moet altijd één iemand zijn die de eindverantwoordelijkheid opneemt tijdens een evenement. Die persoon moet te allen tijde bereikbaar zijn en mag dus niet de handen vol hebben met allerlei kleine deeltaken. De belangrijkste rol van de algemene coördinator is het kunnen aansturen van verantwoordelijken en dispatchen van problemen. Als er bij wijze van spreken gesignaleerd wordt dat het brandt, moet de coördinator niet gaan 103

blussen, maar wel snel een juiste probleemanalyse kunnen doorvoeren en zorgen dat het publiek veilig is, de brandweer verwittigd wordt, communicatie wordt opgestart, desnoods medische interventie wordt opgezet... Op dat moment zal hij of zij dus een aantal mensen aansturen die op hun beurt ook weer mensen aansturen. Bij heel wat evenementen zit de algemene coördinator dan ook niet midden in het feestgedruis maar wel in een kamer of container weg van het lawaai en met telefoon, internet, walkie-talkie en andere communicatielijnen binnen handbereik. Het spreekt voor zich dat diegene die deze rol op zich neemt of krijgt, best iemand is die stressbestendig is en ervaring heeft met evenementen of andere vormen van crisismanagement. 11.8.2 Veiligheidscoördinator

De veiligheidscoördinator coördineert (wat dacht je anders) de veiligheid. Dit houdt eigenlijk op zich al heel wat subtaken in. Tot de veiligheid van een evenementen horen immers: Crowd-management Zorgen dat het publiek zich veilig kan bewegen over het festivalterrein of binnen de fuifzaal. Dit houdt in dat je goed in de gaten houdt of er ergens een bottleneck ontstaat en indien nodig ingrijpt (bijvoorbeeld door heel even mensen tegen te houden nog voor ze aan de ticketbalie komen). Verkeersveiligheid Als je merkt dat er in de onmiddellijke omgeving van je evenement een verkeersinfarct dreigt, moet je proberen dit op te lossen. Uiteraard is hier best lang op voorhand over nagedacht en liggen de scenario’s en afspraken met de politie daarvoor klaar. De essentie van mobiliteitsorganisatie is communicatie. Door het publiek vooraf (en ter plekke) heel goed duidelijk te maken hoe ze met het openbaar vervoer of met de fiets ter plekke geraken, vermijd je dat iedereen met de auto komt. De auto’s die toch komen, probeer je af te leiden naar goed georganiseerde parkings vanwaar ze te voet of met shuttles naar het terrein gebracht worden. Hoe meer je kunt vermijden dat voetgangers en auto’s door elkaar moeten rijden en lopen, hoe veiliger je de situatie maakt. 104

Bewaking Zowel de muzikanten als de technische crew hebben doorgaans voor duizenden euro’s materiaal bij. Als veiligheidscoördinator sta je in voor de uitvoering van het plan dat ervoor zorgt dat deze zaken veilig staan en niet beschadigd of gestolen kunnen worden. De praktijk leert dat dit vooral neer komt op ervoor zorgen dat alleen zij die écht in de buurt van dat materiaal moeten komen er ook kunnen komen. Controle In principe moet de veiligheidscoördinator altijd zijn fiat geven vóór het terrein of de zaal geopend kan worden. Dit moet hem of haar in staat stellen om nog een laatste controle te doen op alle veiligheidsmaatregelen. Je wilt niet dat er nog een vorkheftruck of losliggend materiaal op het terrein ligt op het moment dat het publiek al toestroomt. Security De veiligheidscoördinator is het belangrijkste aanspreekpunt voor de securitymensen die je inhuurt. Samen met de verantwoordelijke van de securityploeg zal je alle belangrijke afspraken en scenario’s voor het evenement doorlopen en zorgen voor een permanente communicatielijn. 11.8.3 Artiesten

De artiesten die je inschakelt zijn de belangrijkste stakeholders voor het welslagen van je evenement. Je moet ze dan ook met alle oog voor detail onthalen en soigneren. Dit begint met het onthaal van de artiesten. De eerste artiesten komen doorgaans toe nog lang voor het eerste publiek. Dit betekent dat de mensen die de publieksbegeleiding doen nog niet op hun posten zullen zitten. Toch moet je ervoor zorgen dat de artiesten perfect weten waar ze zich moeten aanmelden en hoe ze vandaar begeleid worden. Op grote evenementen krijgt elke artiest een persoonlijke host aan wie ze kunnen vragen wat ze nodig hebben. Ook op kleinere evenementen kan je echter heel wat doen om het artiesten extra aangenaam te maken. Als je artiesten aan het begin van hun carrière al in de watten legt, zullen ze dat later wellicht nog niet vergeten zijn. Ze zullen met plezier terugdenken aan hun passage op jouw evenement en er mogelijks makkelijker terugkeren als ze bekender zijn.

105

Aangezien er in deze digitale tijden bij heel wat concerten audio- en video-opnames gemaakt worden - hoewel dit volgens het auteursrecht niet zomaar mag - is een van de opdrachten van het artiestenonthaal ook om de laatste afspraken over de toelatingen voor audio- en video-opnames te regelen. Standaard laten de meeste groepen toe om de eerste drie nummers op te nemen en die één- tot driemaal uit te zenden in de loop van de 12 maanden die volgen. Als deze opnames echter ook in een on-demand streamingformaat (bijvoorbeeld Net Gemist) aangeboden zullen worden, moet ook dit contractueel overeengekomen worden. Als het een omroep is die de opnames maakt, zullen zij het ook zijn die deze afspraken maken. 11.8.4 Verantwoordelijke geldzaken

Op de dag van je fuif, concert of festival komt er, als het goed gaat, heel wat geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een verpletterende verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, beheersen van alle uitgaven) maar ook op de dag zelf. De financieel verantwoordelijke zal zorgen dat de vrijwilligers die aan de bonnetjes of aan de ticketbalie zitten een getelde kassa krijgen die ook op tijd opgehaald en herteld wordt. Zo vermijd je enerzijds dat er geld verdwijnt en anderzijds stelt het je in staat om tijdens het evenement zelf al een goede indicatie te hebben van het succes. 11.8.5 Productieverantwoordelijke

De productieverantwoordelijke runt de productie. Dat wil zeggen dat hij de opbouw en afbraak aanstuurt en op de dag zelf alle praktische zaken in goede banen leidt. De productieverantwoordelijke zal dan ook het eerste aanspreekpunt zijn voor de technische crew. Bij kleine evenementen staat de productieverantwoordelijke letterlijk ook in voor het aanvullen van het toiletpapier en de drankvoorraad, maar bij grotere evenementen zijn al deze taken toegewezen aan deelverantwoordelijken. Het komt er vooral op aan dat de productieverantwoordelijke zich verantwoordelijk voelt voor zowel de grote lijnen als de details. Daarom is het belangrijk dat er een zo uitgebreid mogelijk overzicht gemaakt wordt van alle elementen die bewaakt moeten worden. Hoe meer je op voorhand analyseert en scenario’s opstelt, hoe minder er de dag zelf fout kan gaan of vergeten kan worden.

106

11.8.6â&#x20AC;&#x192; Stagemanagement

Het territorium van de stagemanager is, hoe kan het anders, het podium. Zijn taak bestaat erin om te zorgen dat alles op het podium vlot verloopt. De stressmomenten voor de stagemanager zijn de podiumwissels (in de praktijk vaak â&#x20AC;&#x2DC;change oversâ&#x20AC;&#x2122; genoemd). Op die momenten moet binnen een strak tijdschema de ene band van het podium en de andere opgebouwd zodat de soundcheck kan beginnen. Om die podiumwissels zo vlot mogelijk te maken heeft de stagemanager ook een aantal stagehands die mee de handen uit de mouwen kunnen steken. Eventueel heeft hij ook runners die mensen en/of materiaal kunnen halen en brengen.

107

12. bETALING VAN ARTIESTEN EN MEDEWERKERS Van zodra je iemand een vergoeding geeft voor een prestatie, ben je in principe een werkgever. Als werkgever haal je jezelf heel wat verantwoordelijkheden op de hals. Niet alleen word je geacht alle inhoudingen te doen voor belastingen (bedrijfsvoorheffing) en sociale zekerheid, maar moet je als werkgever ook sociale zekerheidsbijdragen betalen (ongeveer 34 % bovenop het brutoloon) en ben je verplicht alle geldende CAO’s en verzekeringsplichten na te komen. Met andere woorden: je vermijdt best te allen prijze om werkgever te zijn. Er zijn drie mogelijkheden daartoe: • Geen prestatievergoeding, maar een onkostenvergoeding. • Geen prestatievergoeding, maar een factuur. • Een interimkantoor of SBK (*) neemt de rol van juridische werkgever op. Binnen de wetgeving zijn er een aantal maatregelen die alleen voor artistieke prestaties gelden. 12.1 Wanneer is een prestatie ‘artistiek’ De wetgever definieert een artistieke prestatie als ‘de creatie en/of uitvoering of interpretatie van artistieke oeuvres in de audiovisuele en de beeldende kunsten, in de muziek, de literatuur, het spektakel, het theater en de choreografie’. Als je een muzikant vergoedt voor een optreden is er uiteraard geen twijfel of dit een artistieke prestatie is ja dan neen. Bij DJ’s is dit al meteen een stuk minder duidelijk. Geluidstechnici worden alvast voor de BTW expliciet uitgesloten voor de gunsttarieven voor kunste-

(*)

Sociaal Bureau voor Kunstenaars: een overzicht van al deze bureaus vind je in de adres-

sengids op www.poppunt.be. 108

naars. Bij de RSZ-regels is er minder eenduidigheid. Als je twijfelt of een bepaalde prestatie al of niet gecatalogeerd kan worden als een artistieke prestatie, kan advies gevraagd worden aan de Commissie Kunstenaars via info@articomm.be. Als je op veilig wilt spelen, doe je er goed aan om te werken met een SBK; zij nemen dan immers de rol van werkgever op zich. 12.2 Artistieke prestaties vergoeden 12.2.1 Op basis van de Kleine Vergoedingsregeling

De Kleine Vergoedingsregeling is vergelijkbaar met de vrijwilligersvergoeding, maar geldt uitsluitend voor artistieke prestaties. Een KVR of kleine vergoeding is een forfaitaire onkostenvergoeding. Dit wil zeggen dat het geen vergoeding voor een prestatie is en dat er evenmin bewijsstukken moeten voorgelegd kunnen worden voor de kosten die gemaakt werden. Het wil echter ook zeggen dat de vergoeding geacht wordt alle kosten te dekken. Je kan dus een KVR niet combineren met een kilometervergoeding (wat bij de vrijwilligersvergoeding wel kan). Bij de Kleine Vergoedingsregeling gelden uiteraard wel een aantal spelregels. Een artiest mag maximaal 30 x per jaar betaald worden met de KVR en per keer mag de onkostenvergoeding niet groter zijn dan €111,74 per dag en €2.234,74 per jaar (bedragen 2010). Als je als opdrachtgever een artiest die deze maxima al heeft overschreden toch met de KVR betaalt, riskeer je alsnog als werkgever bekeken te worden met alle negatieve gevolgen en kosten van dien. Daarom moet je elke artiest individueel vragen om een ‘verklaring op eer’ te ondertekenen waarbij hij of zij op eer verklaart nog aan deze voorwaarden te voldoen. Een model van zo’n verklaring op eer kan je downloaden op de website van Poppunt (onder ‘geld verdienen’ bij ‘popadvies’). 12.2.2 Op factuur

De meeste facturen die je als organisator ontvangt, zullen van een vzw of bvba komen. Vaak stuurt bijvoorbeeld de boeker van de artiest een factuur voor de gage plus de boekingsfee. DJ’s en grote groepen hebben soms ook een eigen bvba van waaruit de gages gefactureerd worden. Ook een zelfstandige muzikant of DJ kan een factuur schrijven voor zijn prestatie. Zo’n factuur bewijst in principe de onafhankelijkheid van de artiest en 109

verlost jou van je werkgeversverplichtingen. Let wel, om rechtsgeldig te zijn moet een factuur aan heel wat voorwaarden voldoen. Het volstaat niet om als titel van je document ‘factuur’ te gebruiken. Bovendien is het voor kunstenaars niet zo evident om zich als zelfstandige te vestigen, de standaardregel zegt immers dat ze werknemer zijn als ze artistieke prestaties leveren in opdracht en tegen een vergoeding. Zelfstandig kunstenaar zijn kan in principe alleen als je economische onafhankelijkheid kan aantonen. Het is de commissie kunstenaars die hierover oordeelt en vervolgens een zelfstandigheidsverklaring aflevert. Die zelfstandigheidsverklaring geeft de opdrachtgever de garantie dat de prestatie niet zal geherkwalificeerd worden als werknemer. Als een artiest zijn vergoeding aan jou wil factureren, vraag je dan ook best naar zijn of haar zelfstandigheidsverklaring. Let op: om rechtsgeldig te zijn, moet een factuur aan heel wat voorwaarden voldoen (zie het stukje over betalen met factuur bij niet-artistieke prestaties). 12.2.3 Via een SBK

Een Sociaal Bureau voor Kunstenaars of SBK werkt net het zelfde als een interimbureau. Het vormt met andere woorden een tussenschakel tussen de opdrachtgever (organisator) en de opdrachtnemer (de artiest). Concreet wil dit zeggen dat het SBK alle loonadministratie en alle werkgeversverplichtingen op zich neemt. Het SBK betaalt een nettoloon uit aan de artiest en stuurt een factuur aan de organisator. Aangezien het verschil tussen nettoloon en loonkost vaak 100 % is, moet je er heel goed over waken dat de afspraken met de muzikanten of DJ’s zeer duidelijk zijn. Als het SBK €200 factureert aan de organisator zal de muzikant een vergoeding van net iets meer dan €100 op zijn rekening krijgen. 12.2.4 Een loon betalen

Van zodra je een artistieke prestatie die in opdracht geleverd wordt, vergoedt, ben je werkgever. Als werkgever heb je ontzettend veel verplichtingen. Daarom dat je er goed aan doet dit te allen prijze te vermijden. Over de werkgeversverplichtingen kan je desgewenst extra informatie vinden op www.kunstenloket.be. 110

12.2.5 Werken met buitenlandse artiesten

Als je werkt met artiesten uit het buitenland, moet je rekening houden met de bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten, ook wel artist-tax genoemd. Kort gezegd komt het er op neer dat je bovenop het bedrag dat je voor de artiest uitgeeft (gage, vervoer, hotel, catering) 18 % bedrijfsvoorheffing moet doorstorten aan de staatskas. Bovendien moet er van deze vergoeding ook een individuele fiche (281.10) en samenvattende opgave (325.10) worden opgemaakt. Om deze aangifte vlot te kunnen doen, maak je als onderneming (bijvoorbeeld vzw) een account aan op www.socialsecurity.be. Dankzij die account en de elektronische identiteitskaart van de lokale beheerder kan je via Belcotax on web de aangiftes elektronisch doen. Bij die aangifte mag je van het bruto bedrag (gage plus kosten) wel forfaitair een aantal bedragen aftrekken. Eenmalig voor de verplaatsingskosten

€300

Per gepresteerde dag voor voedingskosten en kleine uitgaven

€37,50

Per gepresteerde dag voor logementkosten

€62,50

Aangezien die verplichte bedrijfsvoorheffing soms wordt genuanceerd of tegengesproken door dubbelbelastingsverdragen die werden afgesloten tussen België en het land van herkomst van de artiest, moet je telkens per artiest naar de specifieke regels uit de dubbelbelastingsverdragen gaan kijken (voor zover er met dat specifieke land een dubbelbelastingsverdrag is). Dit maakt het geheel erg complex. Meer gedetailleerde info hierover kan je vinden in het juni-nummer (*) van 2006 van Artisjok, het ezine van de Vlaamse Vereniging voor Cultuurcentra.

(*)

http://cultuurcentra.be/img/uploads/artisjok/Artisjok_2006_-_06_Bedrijfsvoorheffing_

buitenlandse_podiumkunstenaars.pdf 111

12.3 Niet-artistieke prestaties vergoeden 12.3.1 Met de vrijwilligersvergoeding

Van zodra je iemand een vergoeding geeft voor een prestatie die niet voldoet aan de definitie van een artistieke prestatie, kan je niet langer gebruik maken van de Kleine Vergoedingsregeling. Je kan wel gebruik maken van de vrijwilligersvergoeding. Let wel, ook hier gelden specifieke regels. Een vrijwilliger mag nooit meer dan €30,22 per dag en €1.208,72 per jaar krijgen (bedragen 2010). Ook hier geldt dat dit een forfaitaire kostenvergoeding is. Deze wordt geacht alle kosten te dekken en kan niet gecombineerd worden met een reële kostenvergoeding. Sinds mei 2009 is er echter één uitzondering toegevoegd: de forfaitaire kostenvergoeding mag gecombineerd worden met een reële kilometervergoeding voor afstanden die de vrijwilliger in het kader van zijn activiteiten met de eigen wagen of fiets heeft afgelegd. Ook hier stelt de wet enkele plafonds: de vrijwilliger kan maximaal voor 2.000 km per jaar vergoed worden aan een bedrag van €0,3026/km voor vervoer met de eigen wagen en €0,15 voor vervoer met de fiets. Deze bedragen gelden tot 30 juni 2010. 12.3.2 Via een interimbureau

Als je voor een evenement heel veel helpers nodig hebt en dit niet met vrijwilligers kan doen, zou je beroep kunnen doen op een interimbureau. Maar ook voor mensen uit de omkadering (technici, podiumbouwers, runners, stagehands...) kan je samenwerken met een interimbureau. Zo vermijd je om zelf aan alle werkgeversverplichtingen te moeten voldoen. 12.3.3 Op factuur

Net als bij artistieke prestaties kan een opdrachtnemer je een factuur sturen voor zijn of haar prestatie. Die factuur garandeert je dat je hem of haar niet tewerkstelt als werknemer. Maar die factuur moet wel aan een aantal verplichtingen voldoen:

112

• Datum en volgnummer (bijvoorbeeld 2010-01). • Naam, adres en BTW-nummer en/of ondernemingsnummer van de eigen onderneming. • Naam, adres en indien van toepassing het BTW-nummer van de medecontractant. • Beschrijving van de levering of van de dienst die gefactureerd wordt. • Het BTW-tarief dat van toepassing is op de dienst of levering en de uitsplitsing wat onder welk tarief valt. • De berekening en het bedrag van de verschuldigde belasting; wanneer geen BTW wordt berekend, dient de reden hiervan vermeld te worden door verwijzing naar het desbetreffende artikel van het BTW-wetboek. 12.3.4 Een loon

Als je iemand vergoedt voor een prestatie en die vergoeding is meer dan een onkostenvergoeding of vrijwilligersvergoeding, dan is dat automatisch een ‘loon’. Bij het verlonen van mensen is het belangrijk om te weten of er al of niet een ondergeschikt verband is. Immers, wanneer diegene die de opdracht aanvaardt geen autonomie heeft over hoe en wanneer de opdracht uitgevoerd wordt, zal de opdrachtgever altijd aanzien worden als een werkgever. Let op, elke artistieke prestatie tegen een vergoeding in opdracht is altijd een prestatie als werknemer. Bij de niet-artistieke prestaties kan iets makkelijker sprake zijn van een aannemingscontract. Het verschil tussen beide is zeer groot. Van zodra er sprake is van een werkgever-werknemerrelatie heeft de werkgever heel wat administratieve verplichtingen. 12.4 Fiscale fiches Om de belastingsdiensten in staat te stellen om te controleren of iemand wel al zijn inkomsten heeft aangegeven aan de belastingen, zijn er zeer strikte regels opgesteld voor eenieder die vergoedingen of lonen betaalt, cadeaus geeft of kosten voor anderen betaalt. Als je mensen in dienstverband tewerkstelt, moet je een fiche 281.10 opmaken voor elk loon dat je hem of haar betaalt en een samenvattende fiche 325.10 voor het voorbije kalenderjaar. Als het gaat over vergoedingen voor mensen met wie je geen arbeidsrelatie hebt, maak je een fiche 281.50. Alle fiches worden per persoon samengevat op een overzichtsfiche 113

(325.50). Die laatste moet elk jaar vóór 30 juni online ingediend worden. Sinds 1 januari 2009 is elke opdrachtgever verplicht om alle fiches online in te vullen via Belcotax on web. Hierdoor kunnen alle burgers ook via www.myminfin.be alle stukken online consulteren en downloaden. Eenieder die artiesten betaalt voor optredens zal dit moeten doen wanneer de artiesten niet factureren of via een SBK betaald worden. Let op, ook als je alleen kosten terugbetaalt of een cadeau geeft in natura en dit het bedrag van €125 per persoon op jaarbasis overstijgt, moet je hiervoor een fiche 281.50 opmaken. De toegang tot Belcotax on web krijg je via het portaal www.socialsecurity.be. Als je een onderneming bent die niet onderworpen is aan de RSZ of een werkgever en nog niet beschikt over een gebruikersnaam en paswoord voor de beveiligde toepassingen beschikbaar via het portaal van de Sociale Zekerheid, zet je de volgende stappen: • Je moet eerst en vooral een lokale beheerder aanduiden; meer info op https://www.socialsecurity.be/site_nl/Infos/registration/index.htm. • Ga naar www.socialsecurity.be. • Klik vervolgens op ‘Werkgevers en mandatarissen’. • Klik tenslotte op ‘Registreren’ linksboven. • Volg de procedure om het online aanvraagformulier in te vullen. • Op het einde van de procedure print je het ingevulde aanvraagformulier uit, onderteken je het en stuur je het naar: SMALS Contactcenter Eranova Koninklijke Prinsstraat 102 1050 Brussel

114

• Belangrijk: de lokale beheerder moet verplicht een persoon zijn met een arbeidsovereenkomst bij je vereniging of een actief lid van de raad van bestuur. • De lokale beheerder van je vereniging gaat naar het portaal van de sociale zekerheid www.socialsecurity.be, waar hij zich aanmeldt met zijn gebruikersnaam en paswoord terwijl zijn elektronische identiteitskaart in de lezer steekt. • Klik vervolgens op ‘Werkgevers en mandatarissen’. • Klik tenslotte op ‘Aanmelden’ linksboven. • In de toepassing ‘Toegangsbeheer’ kies je voor de rubriek ‘Gebruikers’ en vervolgens ‘Beheer van gebruikers’. Daar kun je user-accounts aanmaken voor personeelsleden van de vereniging. • Vervolgens dient de gebruiker enkel nog naar de site van de FOD Financien te gaan en zich daar aan te melden bij de toepassing Belcotax on web: www.belcotaxonweb.be. Daar kun je de fiches invullen en beheren.

GoED oM TE WETEN Als je artiesten steeds betaalt via SBK’s zullen zij deze administratie voeren. De individuele fiches van elk jaar moeten vóór 1 maart van het volgende kalenderjaar ingediend worden. De samenvattende fiches moeten vóór 30 juni ingediend worden. Je kan die online automatisch samenstellen op basis van de ingevoerde individuele fiches. Stuur steeds ook een kopie van elke individuele fiche naar de artiest of medewerker zodat die ook weet dat de inkomsten doorgegeven zijn aan de belastingen.

115

116

hooFDSTuK 3: NATRAJECT

117

13. oPKuIS • Je kan best onmiddellijk na de fuif opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek vooraf duidelijk af wie opruimt! • Let op: om ’s nachts geluidsoverlast te vermijden, mag in sommige gemeenten pas in de ochtend, vanaf een bepaald uur, opgeruimd worden. Informeer je vooraf bij de gemeente! • Spreek op voorhand met de zaaluitbater goed af wat er verstaan wordt onder opruimen. • Ook het buitenterrein verdient een grondige beurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen. • Als je panelen, borden of wegwijzers geplaatst hebt langs openbare wegen, ruim ze op. • Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. • Doe samen met de zaaluitbater de stockcontrole, zo worden discussies vermeden.

118

14. MATERIAAL • Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug moet zijn. • Plaats nadarafsluitingen en ander geleend materiaal bij elkaar zodat de gemeentedienst dit gemakkelijk kan opladen. • Bij beperkte schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. • Breng de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.

119

15. PRoMoPANELEN EN WEGWIJZERS oPhALEN Het evenement mag dan nog een gigantisch succes en een staaltje van professionele organisatie geweest zijn, als er achteraf borden en wegwijzers langs de weg blijven rondslingeren, zullen voorbijgangers zich vooral dat laatste herinneren. Bovendien riskeer je als organisator een fikse boete. • Neem vooraf in je planning op dat je na het evenement zo snel mogelijk alle promoborden en wegwijzers weghaalt. • Maak een gedetailleerde lijst van alle plaatsen waar borden geplaatst werden. • Laat, indien mogelijk, borden en wegwijzers weghalen door dezelfde mensen die ze ook gaan plaatsen zijn. De kans is zo veel kleiner dat er een bord vergeten wordt.

120

16. FACTuREN bETALEN Ga direct na de afloop van het evenement na welke facturen nog betaald moeten worden (SABAM, billijke vergoeding, brouwer, huur materiaal, zaaluitbater, uitkoopsommen artiesten... ) en zorg dat ze tijdig vereffend worden.

121

17. AFREKENING De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen opgeleverd hebben. Zorg zo snel mogelijk voor een financieel verslag. Zodra je het financieel verslag hebt opgemaakt, heb je meteen ook een overzicht van alle gemaakte kosten en inkomsten. Kijk bij de opmaak van het financieel verslag nog eens goed na of alle facturen wel betaald werden. Wat bij conflicten en schadegevallen? • Laat deze niet aanslepen en tracht zo snel mogelijk een oplossing te vinden. • Twistpunten kunnen zich onder meer voordoen op vlak van contracten die niet correct nagekomen zijn, zoals: Ì Bepaalde afspraken die bewust genegeerd werden. Ì Overeengekomen gages die achteraf nog veranderd werden. Ì Schadegevallen van artiesten of leveranciers die hiervoor een vergoeding verwachten. Ì Materiaal van de organisatie dat beschadigd werd omwille van verkeerd gebruik of onvoorzichtigheid. • Zoek hoe dan ook eerst naar een minnelijke schikking, goede communicatie is hierbij zeer belangrijk. • Als je er een verzekering voor afgesloten hebt, kan je daar bij schadeclaims van derden een beroep op doen om niet zelf voor de kosten te moeten opdraaien.

122

18. EVALuATIE Een evaluatie achteraf is erg belangrijk! Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kun je leren voor de toekomst. • Bekijk niet alleen de financiële kant van de zaak, overloop en evalueer alle aspecten en fasen van het evenement: verliepen de voorbereidingen vlot, verliep alles de dag zelf naar wens, hebben er zich geen incidenten voorgedaan, waren alle betrokkenen (artiesten, leveranciers, medewerkers) en het publiek tevreden en werd het verwachte toeschouwersaantal gehaald? • Sta niet te lang stil bij de effecten van wat fout liep. Focus vooral op wat er verbeterd kan worden en hoe je een bepaald probleem in de toekomst kan vermijden! • Vooraf heb je de verwachte uitgaven en inkomsten gebudgetteerd. Maak zo snel mogelijk een financieel overzicht zodat je weet of het evenement op financieel vlak al dan niet een succes was. Om het succes op financieel vlak te bepalen, hou je natuurlijk ook rekening met de vooropgestelde streefdoelen: Ì Wou je winst maken of was je al tevreden met een breakeven? Ì Misschien had je vooraf zelfs ingecalculeerd dat er een verliesmarge te voorspellen was… Zo kan het prestige en de naambekendheid die je als organisatie kan bereiken door een grote en bekende naam op de affiche te zetten een argument zijn om een bepaalde som van de eigen middelen te investeren. • Schrijf de conclusies van je evaluatie op. Het heeft weinig zin een lange vergadering te doen met alle medewerkers als de belangrijkste conclusies nergens bijgehouden worden en in een volgende editie dezelfde fouten opnieuw gemaakt worden.

123

19. bEDANKING MEDEWERKERS Na een goed concert of een fantastische fuif baadt iedereen in algemene euforie. Dat is uiteraard erg leuk, maar na een nachtje slaap is dat gevoel vaak alweer verdwenen. Als eindverantwoordelijke heb je niet alleen de taak een goede balans op te maken, maar moet je er ook voor zorgen dat alle medewerkers ook gemotiveerd blijven om in de toekomst opnieuw mee te werken. Een mail, telefoon of briefje achteraf met nog eens een geweldige merci voor de inzet wordt enorm geapprecieerd. Ook sponsors vinden het leuk om achteraf te horen dat jullie fantastische initiatief niet zo fantastisch was geweest zonder hun bijdrage.

124

NOTITIES

FUIVEN, CONCERTEN, FESTIVALS ORGANISEREN: EEN PRAKTISCHE GIDS • Bij het organiseren van fuiven, concerten en festivals komen ontzettend veel dingen kijken: van het zoeken van een goede zaal (met milieuvergunning), het ontwikkelen van een goede communicatiemix en communicatieplan tot de opmaak van een begroting en de berekening van hoeveel volk je moet hebben om uit de kosten te geraken; van de praktische tips over hoe je een toog organiseert, over de omgang met vrijwilligers tot de indiening van fiscale fiches voor de vergoedingen aan artiesten; van de eerste brainstorm tot de evaluatie achteraf. Dat alles werkten we uit in deze praktische gids. Om deze praktische gids te schrijven, sloegen drie organisaties de handen in elkaar: Poppunt, het aanspreekpunt voor muzikanten en DJ’s, Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen, de federatie van jeugdhuizen en jongerencentra en Fuifpunt, een initiatief van verschillende organisaties die zich in het verleden reeds individueel inzetten voor het fuifgebeuren in Vlaanderen. ••

NUR 669 ISBN: 9789490825003

9HSTETA*icfaad+