wydaje się być warunkiem koniecznym do efektywnej i satysfakcjonującej współpracy.
ceną, nie zaś tym, aby system spełniał zróżnicowane oczekiwania wielu Klientów.
cownik firmy outsourcingowej taki raport nam przygotuje.
4. Odpowiedzialność
Warto zwrócić uwagę, na jakim systemie pracuje nasz potencjalny dostawca obsługi kadrowo-płacowej, ponieważ choć zwykle może to być narzędzie wspierające nasz biznes, ale nierzadko zdarza się również, że utrudnia współpracę. Na co więc zwrócić uwagę?
– Dane, zarówno kadrowe, jak i płacowe, są własnością Klienta, powinien on mieć więc nieograniczony do nich dostęp. TETA HR Center udostępnia swoim Klientom markowy system TETA Personel.NET w ramach umowy, bez dodatkowych kosztów – mówi Paweł Żak, Prezes Zarządu TETA HR Center.
Zakres funkcjonalności
Zestawy raportów powinny wyczerpywać potrzeby Klienta w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę, czy system umożliwia tworzenie tzw. raportów dedykowanych – czyli dostosowanych do potrzeb, wymagań i uwarunkowań Klienta.
Jedną z najważniejszych zalet zlecenia administracji kadrowo-płacowej profesjonalnej firmie outsourcingowej jest przeniesienie na nią odpowiedzialności za terminowość usług, ale również za ewentualne pomyłki w naliczaniu wynagrodzeń. Zapisy umowy powinny przewidywać kary umowne. Oczywiście pomyłki mogą zdarzyć się każdemu, ważne jest natomiast to, jakie firma posiada procedury weryfikacji, aby je eliminować na jak najwcześniejszym etapie oraz jakie ma podejście do przejęcia odpowiedzialności za obsługiwane procesy. Istotne jest również to, co outsourcer proponuje w zakresie przejęcia odpowiedzialności przed instytucjami takimi jak ZUS, US, PIP. Dobre firmy outsourcingowe posiadają również wysokie polisy OC.
5. Umowa na świadczenie usług Zawarcie umowy z firmą outsourcingową jest bardzo ważnym etapem. Kontrakt ma regulować zarówno współpracę od momentu jej rozpoczęcia, jak również, a może przede wszystkim, jej ewentualne zakończenie. Umowa powinna szczegółowo regulować warunki wypowiedzenia umowy, przekazanie wszystkich danych po zakończeniu współpracy oraz uwzględniać ewentualne kary umowne, gdy powodem zakończenia współpracy jest nierzetelność outsourcera.
6. Ceny usług Bardzo ważnym elementem usługi outsourcingowej jest sposób naliczania opłaty. Z reguły opłatę za usługi outsourcingu kadr i płac nalicza się na zasadzie stawki za rekord (za 1 pracownika). Często jednak zdarza się, że firmy outsourcingowe podając stawkę oferują bardzo wąski zakres usług zawartych w cenie za rekord, podając jednocześnie wysoką stawkę za usługi dodatkowe. Oczywiście zapis o rozliczaniu usług dodatkowych powinien znaleźć się w każdej umowie outsourcingowej, gdyż nie można przewidzieć wszystkich potrzeb w dniu podpisywania umowy. Taki zapis może uchronić Klienta przed nierzetelnymi wycenami w przyszłości. Niemniej jednak zakres usług wchodzących w skład oferty powinien być na tyle szeroki, aby podstawowe czynności jak raporty, zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, sporządzanie deklaracji ZUS, sporządzanie PIT-ów i inne były składowymi podstawowej usługi. System naliczania opłat powinien być nieskomplikowany i przejrzysty.
7. System kadrowo-płacowy Firmy outsourcingowe pracują na różnym oprogramowaniu komputerowym. Często wybierają system kierując się wyłącznie jego
Polski Przemysł
46 grudzień 2010
Nowoczesny system kadrowo-płacowy powinien nam dawać możliwość obsługi szerokiego spektrum czynności, zarówno z obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” HR: • administracja kadrami, • obsługa płac, • zarządzanie czasem pracy, • ewidencja BHP, • administracja działalnością socjalną, • wsparcie rekrutacji, • zarządzanie rozwojem pracownika i szkoleniami. Jednocześnie oprogramowanie to powinno umożliwiać rezygnację z funkcji, których organizacja nie chce za jego pomocą obsługiwać.
Aktualizacja oprogramowania Samodzielne śledzenie często zmieniających się przepisów jest zadaniem trudnym i uciążliwym. Comiesięczna automatyczna aktualizacja oprogramowania zgodnie z obowiązującym prawem zagwarantuje zgodność prowadzonej ewidencji z najnowszymi przepisami.
8. Dodatkowe funkcjonalności (możliwość rozbudowania współpracy) TETA HR Center w zależności od potrzeb biznesowych Klienta proponuje również rozwiązania, które mogą wpływać na wydajność i szybkość realizacji procesów personalnych. Przykładem takiego narzędzia może być TETA HRM – samoobsługowa platforma internetowa współpracująca z aplikacją TETA Personel.NET. Zastosowanie tego oprogramowania pozwala wyraźnie zmniejszyć koszty związane z administracją kadrową. Menedżerowie zyskują w nim narzędzie do efektywnego zarządzania podległymi im jednostkami organizacyjnymi, zaś działy HR – sposób na przeniesienie niektórych zadań, które realizują, na pracowników i ich szefów. Szczególnie ważnym elementem jest wsparcie kierowników zespołów w obszarze planowania czasu pracy i jego kontroli pod kątem zgodności z przepisami.
Ze względu na wrażliwość przechowywanych danych osobowych, szczególnie ważne jest ich zabezpieczenie. System musi posiadać mechanizmy kontroli uprawnień dostępu, zapewniając poufność informacji i ich ochronę.
Istotne jest również to, że narzędzie ma być dostosowane do potrzeb danej organizacji, można zatem wybrać moduły, które są potrzebne i korzystne dla klienta, a także dowolnie skonfigurować workflow. Największym zainteresowaniem naszych Klientów cieszą się moduły Raportowanie, Urlopy, Delegacje czy Rozliczanie Czasu Pracy. Pozwalają one znacznie skrócić i ułatwić formalne wymagania związane m.in. ze składaniem wniosków urlopowych, sprawdzaniem stanu przysługującego urlopu, rozliczaniem delegacji, kalendarzami czasu pracy czy rozliczaniem nadgodzin.
Dostęp do systemu
Informacje o firmie:
Niektóre firmy outsourcingowe udzielają swoim Klientom dostępu do systemu. Takie rozwiązanie umożliwia z jednej strony weryfikację pracy dostawcy, a z drugiej strony ciągły dostęp do danych. Nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy potrzebny jest w danym momencie raport lub informacja personalna. Brak dostępu do systemu powoduje konieczność oczekiwania aż pra-
TETA HR Center zajmuje się outsourcingiem HR. Oferuje usługi w zakresie outsourcingu funkcji kadrowo-płacowej, dzierżawy systemu kadrowo-płacowego TETA i samoobsługowej platformy pracowniczej TETA HRM, utrzymywania systemów TETA oraz szkoleń otwartych związanych z tematyką informatyczną. Więcej informacji na www.tetahrc.pl oraz pod numerem 71 336 20 70. ■
Bezpieczeństwo systemu