Schaatsen voor Water 2015 - Gebruikershandleiding digitale actiesite

Gebruikershandleiding voor het digitaal systeem WWW.PLANVOORWATER.NL In deze handleiding staat stap voor stap het proces beschreven hoe je je kunt registreren, hoe je leerlingen toevoegt en de rondjes invult. Heb je vragen over het gebruik van de site, dan vind je hier de antwoorden.

De Flow Aanmaken School

Aanmaken Leerkracht

Aanmaken Groep

Aanmaken Leerling

Sponsor

Het eerste contact maakt de school aan.

Na het aanmaken van de school kunnen de leerkrachten worden aangemaakt. Leerkrachten maken de groepen aan.

In de groepen worden leerlingen aangemaakt.

De leerlingen gaan op zoek naar sponsors.

De sponsor sponsort de leerling.

Elke contact van school kan nieuwe leerkrachten, groepen en leerlingen aanmaken. Een leerkracht kan aan meerdere groepen worden gekoppeld.

Een sponsor kan zo vaak en zoveel mogelijk leerlingen sponsoren als hij/zij wil.

Er zijn verschillende gebruikers van de actiesite. Elke gebruiker gebruikt de site met een verschillend motief.

De gebruikers zijn: 1. Schoolcontact (vaak leerkracht) 2. Leerling 3. Sponsor Het Dashboard is het interactieve gedeelte van de site waarin het schoolcontact of de leerkracht gegevens in kan vullen, wijzigingen aan kan brengen of gegevens kan wissen.

Hieronder wordt dieper ingegaan op de verschillende gebruikers van de actiesite.

1. Wie: SCHOOLCONTACT Waar http://www.planvoorwater.nl/aanmelden-school.html Waarom Het schoolcontact voegt de leerkrachten toe. In de meeste gevallen is het schoolcontact ook een leerkracht. Het schoolcontact kan ook leerkrachten of groepen verwijderen.

Wanneer je een leerkracht aanmaakt ontvangt deze per e-mail een link, gebruikersnaam en wachtwoord om zelf groepen en leerlingen aan te maken.

Wanneer je de login gegevens kwijt bent kunt je een nieuw wachtwoord aanvragen via http://www.planvoorwater.nl/wachtwoord-vergeten.html.

Hoe a) Je meldt je school aan door de gegevens in te vullen.

1

b) c) d) e)

Je wordt direct door gelinkt naar het ‘dashboard’, en er wordt een e-mail met inloggegevens naar je gestuurd (indien je je inloggegevens vergeet).

In het dashboard kun je leerkrachten toevoegen. Je hebt waarschijnlijk al afgestemd welke leerkrachten er meedoen met de actie. Vul de e-mailadressen van deze leerkrachten in.

Het systeem verstuurt dan automatisch een e-mail naar de leerkrachten met inloggegevens.

De leerkracht is in principe ook een schoolcontact en kan op zijn beurt ook weer nieuwe leerkrachten en groepen aanmaken.

Aanmaken leerlingen Elk schoolcontact kan een groep aanmaken en in de groep leerlingen aanmaken. a) ´Groepen´. In het dashboard kun je een groep toevoegen. Klik op ‘groep toevoegen’. Vul de naam van je groep in (bv ‘groep 8’). Om de site een persoonlijk tintje te geven kun je de groepsfoto toevoegen, maar dat is niet verplicht. Klik vervolgens op ‘Groep opslaan’. b) Vervolgens kun je de leerlingen van de groep toevoegen. Je kunt dit ook op een later moment doen. Je kunt de leerlingen één voor één toevoegen of via een Excel template de hele groep in een keer inlezen.

In één keer de hele groep invoeren via een Excel-bestand Stap 1: Download hier eerst het Excel template-bestand. Verwijder de voorbeeld gegevens en vul de werkelijke gegevens van jouw leerlingen in.

Stap 2: Als alle leerlingen zijn ingevuld sla je het bestand op (bijvoorbeeld op je bureaublad).

Stap 3: Upload het zojuist opgeslagen Excel-bestand.

c) d)

e) f)

g)

Een individuele leerling toevoegen Wanneer je één leerling of de leerlingen een-voor-een wilt invoeren klik dan op de link ‘leerling invoegen’.

Na het aanmaken van de leerlingen worden er automatisch twee e-mails gestuurd naar de leerling, of ouder/verzorger: een instructie e-mail en een wervende e-mail.

In het pakket dat je hebt ontvangen, zitten visitekaartjes voor de leerlingen (10 per leerling). De visitekaartjes laat de leerling achter bij de mensen van wie hij geen e-mail adres heeft. Mochten leerlingen er meer nodig hebben, dan kun je deze in het dashboard downloaden en uitprinten. Bij de instructie e-mail die naar de leerling is verstuurd, is dezelfde pdf met visitekaartjes bijgevoegd.

De toegevoegde leerlingen zijn zichtbaar in de tabel onder ‘leerlingen in (naam groep)’. Je ziet hier de naam van de leerling, het aantal sponsors, het aantal rondjes en de opbrengst. Zodra nieuwe sponsors aan de leerling worden toegevoegd, wordt het veld ‘Opbrengst’ automatisch bijgewerkt.

In de tabel kun je op de ‘Naam van de leerling’ klikken. Vervolgens kun je de gegevens van de leerling bewerken. Als de leerling de automatische e-mail niet heeft ontvangen, controleer dan of het e-mail adres juist is ingevoerd, en klik op ‘verstuur e-mail naar leerling opnieuw’. Je kunt hier ook naar de ‘persoonlijke actiepagina’ van de leerling gaan, om te kijken hoeveel sponsors hij/zij heeft. Je kunt alleen leerlingen verwijderen die geen sponsors hebben.

Rondjes Opslaan. Het aantal rondjes vul je klassikaal aan het einde van het evenement in. Voor die tijd zijn de velden voor het invullen van de resultaten ‘verborgen’ om vergissingen te voorkomen.

Zijn alle rondjes goed ingevuld? Klik dan op ‘Rondjes Opslaan’. Er wordt dan automatisch een e-mail verstuurd naar de sponsors en de leerling, met een update over hoeveel rondjes de leerling heeft geschaatst en het bedrag dat wordt afgeschreven c.q. is opgehaald. Indien een leerling niet heeft meegedaan, dan kun je dat aanvinken in de kolom ‘niet meegedaan’. De sponsors krijgen dan een melding dat de leerling niet mee heeft kunnen doen, en dat er dus ook geen bedrag zal worden afgeschreven. De leerling krijgt in dit geval geen e-mail.

2

2. Wie: LEERLING Waarom De leerling stuurt de wervende e-mail door naar potentiële sponsors. Deze gaat naar de actiesite van de leerling, en vult online het sponsorformulier in.

Hoe a) Als de leerkracht de leerling toevoegt, wordt automatisch een actiesite voor de leerling aangemaakt. b) De leerling ontvangt een instructiemail (met pdf van de visitekaartjes) en een wervende mail, met de link naar de actiesite van de leerling. c) In de e-mail met uitleg zit een unieke link. Via deze link kan de leerling een foto van zichzelf op zijn persoonlijke pagina plaatsen (niet verplicht). d) De wervende mail stuurt de leerling door naar de potentiële sponsors. Die klikken op de link naar de actiesite van de leerling en vullen hier de benodigde gegevens in. e) Als de leerling geen e-mail adres van de potentiële sponsor heeft gaat hij/zij met de visitekaartjes langs de deuren om e-mail adressen te verzamelen om daarna de wervende e-mail te kunnen versturen. f) De leerling heeft, buiten het kunnen plaatsen van een foto, geen gebruikersrechten op zijn/haar persoonlijke actiesite. Ze kunnen alleen zien hoeveel sponsors ze hebben, net als de bezoekers van zijn/haar actiesite. g) Als een sponsor zijn gegevens heeft ingevoerd, dan krijgt de leerling een e-mail met de melding dat ‘persoon x’ hem/haar heeft gesponsord.

3. Wie: SPONSOR Waarom De sponsor kan op de actiesite van de leerling zijn/haar gegevens invoeren en aangeven met welk bedrag hij/zij de geschaatste rondjes sponsort. De sponsor moet dan ook een maximum bedrag invoeren, of de leerling met een vast bedrag sponsoren.

Hoe a) De potentiële sponsor krijgt de wervende e-mail van de leerling, met de link naar zijn persoonlijke actiesite. b) De potentiële sponsor klikt op ‘sponsor mij ook’, en vult zijn gegevens in. c) De potentiële sponsor kan een vast bedrag sponsoren (dus ongeacht het aantal rondjes dat de leerling schaatst), of een bedrag per rondje. In dat geval geeft hij ook een maximum bedrag aan. d) Als de leerkracht na het evenement het aantal rondjes invoert, krijgt de sponsor automatisch een e-mail met het aantal geschaatste rondjes en het bedrag dat zal worden afgeschreven via een eenmalige incasso. e) In december wordt het bedrag afgeschreven.

We hopen je door middel van dit instructievel voldoende geholpen te hebben. Indien je nog vragen hebt, neem dan contact op met info@plannederland.nl. Veel succes!

3