Uddannelse & Udvikling nr. 1 2018 - Skal vi mødes?

Tema

Skal vi mødes?

&

2018

1

Claudia Lillebjerg Simonsen, Vice President People & Organization, Milestone Systems

giver et indblik i sit mødekoncept: de fem P’er Side 14

Facilitér videndeling på møder Side 24

Få liv i

de virtuelle møder

Quickguide til bedre møder Side 10

Side 18

Kursuscenterguiden TIDSSKRIFT OM UDDANNELSE & UDVIKLING

BYG VIDERE PÅ DIN KARRIERE EFTER- & VIDEREUDDANNELSE LÆS MERE PÅ

SDU.DK/EFTERUDDANNELSE

LEDER

Få det bedste ud af mødetiden!

En søgning på Google afslører hur-

Hvis vi vil optimere og effektivisere i virksomheden, så er møde-

tigt, at møder og især tiden brugt

kulturen altså et rigtig godt sted at starte.

og (den manglende) effektivitet er et heftigt debatteret emne.

Ifølge lektor og ph.d. ved Danmarks Institut for Pædagogik og

Vi bruger også rigtig mange timer

Uddannelse Ib Ravn er det faktisk ikke antallet af møder eller

hver dag på at gå til møder. Hvert

timer brugt på møder, der er afgørende. Spørgsmålet er, om

år bruges der milliarder af kroner på

møderne er gode eller dårlige. Og her mener Ib Ravn, at der er

møder i de danske virksomheder.

en tendens til, at vi går til lidt for mange dårlige møder.

En undersøgelse foretaget af

Forskellige undersøgelser fra bl.a. Væksthus for Ledelse, Djøf og

Lederne i 2017 viser, at ledere

CA viser da også, at mange ledere og ansatte beretter om tids-

bruger knap 12 timer om ugen på

spilde til møder.

interne og eksterne møder. Det er en stigning på to timer siden 2015.

Når det er sagt, så kan vi selvfølgelig ikke undvære møderne.

Offentlige ledere bruger i gennem-

Det er på møderne, at vi deler viden, udvikler nye ideer og er

snit 14,1 timer på møder om ugen,

innovative, skaber ensretning, sætter dagsordenen, afklarer

mens private ledere holder møde

uoverensstemmelser, og så er mødet et utrolig vigtigt forum for

i 11,4 timer om ugen. Hele 37 % af

koordinering og beslutningstagning.

de samlede respondenter bruger

Så når vi nu skal mødes, hvordan får vi så det bedste ud af det?

mindst 15 timer på at deltage i møder på en normal arbejdsuge. I

Vi skal ikke nødvendigvis gå til færre møder. Men vi skal desig-

den offentlige sektor er det hele 49

ne, lede og bruge dem på en anden måde.

procent.

Netop det stiller vi skarpt på i dette nummer af Uddannelse & Udvikling, hvor en række eksperter deler ud af deres viden og

Det er nok ikke helt forkert, hvis jeg

erfaring på området for at inspirere dig til at skabe bedre møder

forsigtigt antyder, at møder er en af

i virksomheden.

de ting, vi bruger rigtig meget tid på rundt omkring på vores arbejds-

God læselyst.

pladser – og forbruget er nok størst blandt vores ledere.

Skab en sund mødekultur På danskhr.dk kan du følge artikelserien Mødekulturanalyse og få gode råd og værktøjer

Chairman

til at etablere en god mødekultur.

Kim Staack Nielsen MBA, DBA, DANSK HR

JANUAR 2018

UDDANNELSE & UDVIKLING

3

INDHOLD

TEMA:

Skal vi mødes?

03 Leder 06 Tema: Produktive møder – et spørgsmål om design 10 Tema: Quickguide til bedre møder 14 Tema: Mødet i smeltediglen 18 Tema: Få liv i de virtuelle møder 21 Tema: Leg dig til kreative møder, hvor alle deltager 24 Tema: Facilitér videndeling på møder

6 Vi kan let gøre vores møder mere produktive, hvis vi tager design og facilitering alvorligt.

Vi skal tage kritisk stilling til, hvorfor og hvordan vi holder møderne, udover hvor og hvornår det sker. Vi skal have mod til at arbejde med mødernes enkeltdele, og vi skal gøre op med møder som noget, der ’bare holdes’.

Morgendagens mødedeltagere har skærpede krav til mødeoplevelsen, og de udfordrer det klassiske mødeformat.

Passiv lytning, ensformige paneldebatter og endeløse slideshows bør aflives nu.

27 Tema: Endnu mere om møder

28 Tema: Syv bud på fremtidens gode møde 31 + 38 Bogmarkedet 32 Nyt&Tal 34 Sig tak – og øg produktiviteten, og skab arbejdsglæde

18

28 Ved at tage leg med ind i mødelokalet kan man skabe fokuserede møder, hvor alle bliver hørt. Man kan se, hvad man taler om, og deltagerne engagerer sig i rejsen mod målet.

38 Bogmarkedet 39 Kursuscenter i fokus: Trinity Hotel & Konference Center 43 Kursuscenterguiden

REDAKTION Marie Korsgaard Communikation Manager mko@danskhr.dk ANNONCESALG info@danskhr.dk GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk TRYK VIBLA Jegstrupvej 4M, 7800 Skive ISSN 0909-3729

UDGIVER DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 86 21 61 11 33. årgang TIDSSKRIFTET UDDANNELSE & UDVIKLING udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR Plus-medlemskab koster 3820 plus moms.

HR Start-medlemskab koster 3140 plus moms Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 / danskhr.dk UDDANNELSE & UDVIKLING kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 395,00 pr. år excl. moms og forsendelse for to numre ANSVARSHAVENDE REDAKTØR Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, DBA

4

UDDANNELSE & UDVIKLING

JANUAR 2018

Your meetings, seminars and trainings in historical and cosy venues close to international airports to make your events a real success.

Châteauform’...

The magic of meetings and events!

Over 60 houses in Europe where we would be delighted to welcome you.

Here, you are at home…

Information and reservations: Châteauform’ Scandinavia Tel:+ 46 340 47404 Mail: kpersson@chateauform.com www.chateauform.com

TEMA: SKAL VI MØDES?

Mødet i smeltediglen Hvordan holder man møder, når ens tætte kollega sidder et sted i Asien? Eller når der er flere kulturforskelle på teamet, end man kan tælle på to hænder? Hos den Brøndby-baserede software-virksomhed Milestone har de knækket koden. Eller rettere: De har knækket koderne.

For i en multinational virksomhed bygget på innovation og fleksibilitet findes der ikke én fælles opskrift.

Af Kathrine Kirkeby Thomsen

61 forskellige nationaliteter fordelt

Et af hendes fokusområder er virksomhedens kultur, og hvordan den bedst

på 21 lokationer over hele verden.

udfolder sig, i takt med at Milestone Systems vokser. Og kultur og møde-

Det er ikke uden komplikationer at

kultur hænger tæt sammen. På grund af Milestone Systems’ internationale

afholde møder i Milestone Systems,

karakter foregår mange af virksomhedens møder virtuelt, enten via telefo-

en af verdens førende udbydere af

nen eller via konferencekald. Og det kræver omtanke og kreativitet at skabe

software til styring af netværksbase-

nærhed på tværs af kulturer og adskillige tidszoner.

ret videoovervågning. Alene i virksomhedens hovedsæde i Brøndby

Mødernes fem P’er

er 43 nationaliteter repræsenteret.

Claudia Lillebjerg Simonsen er meget optaget af løbende at udvikle, hvordan

Sprogbarrieren er til at løse – kon-

hun kan blive bedre til at afholde interne møder. Faktisk så optaget, at hun

cernsproget er engelsk – men de

har udviklet et mødekoncept til eget brug; de fem P’er.

kulturelle forskelle er mere komplekse. Det kræver en fleksibel tilgang,

”For mig starter et godt møde med Preparation og Purpose. Hvad er formå-

når man fortsat skal være kreativ og

let med det her møde? Hvad vil jeg have ud af det? Og så skal det selvføl-

udfoldende og ønsker at få det bed-

gelig kommunikeres til de andre mødedeltagere. Desværre er det ikke altid

ste ud af forskellene i smeltediglen.

noget, jeg får prioriteret at gøre, men jeg øver mig hele tiden på at blive bedre, for jeg synes, at det er utrolig vigtigt,” siger hun.

Derfor er fleksibilitet også en af

14

Milestone Systems’ kerneværdier, og

Det tredje P, People, retter fokus på de mennesker, der skal deltage i mødet,

den gennemsyrer dagligdagen, ikke

og netop den menneskelig del af mødeafholdelse er essentiel, når man er en

mindst når det kommer til møder.

multinational virksomhed som Milestone Systems.

Danske Claudia Lillebjerg Simonsen

”Vi har medarbejdere fra det meste af verden. Selvom det giver en fantastisk

er Vice President People &

spændende kultur, kan det også være en udfordring. Derfor gør jeg mig altid

Organization hos Milestone Systems.

klart, hvem der skal deltage i mødet, deres forudsætninger for at deltage, og

UDDANNELSE & UDVIKLING

JANUAR 2018

Claudia Lillebjerg Simonsen er Vice President People & Organization hos Milestone Systems Fotograf: Maike KrĂźtt, Milestone Systems

TEMA: SKAL VI MØDES?

hvilke interesser de repræsenterer.

referater, hvor beslutningerne hurtigt kunne afkodes. Nu har vi arbejdet med

Det er vigtigt at have forskellene for

graphic facilitation i et stykke tid, som i sin enkelthed går ud på at illustrere

øje, så man sikrer, at alle kommer til

vigtige pointer visuelt. Og det virker faktisk overraskende godt,” siger hun.

orde,” forklarer Claudia.

Det femte og sidste P er Power, som refererer til, at der skal komme noget Det fjerde P har Claudia døbt Pulse.

konkret ud af mødet. Det burde måske give sig selv, men er ifølge Claudia

For hende betyder det, at der skal

Lillebjerg Simonsen ingen selvfølge. Udbyttet behøver ikke at være konkrete

være et eller andet, der gør mødet

handlingspunkter, men deltagerne skal som minimum føle, at de får noget

anderledes og gerne lidt sjovt.

ud af mødet. Hvordan sikrer man det? Man sørger for at spørge. Af samme årsag er Milestone Systems’ møder også en del af medarbejderundersøgel-

”Det er så møgkedeligt, hvis man

sen, hvor hver enkelt skal give feedback til ledelsen på, om møderne opleves

bare sidder rundt om et bord.

effektive.

Eksempelvis har vi i min afdeling ændret formatet for vores faste

Struktur og fleksibilitet i effektiv symbiose

morgenmøder om mandagen. De gik

Hvor Claudia Lillebjerg Simonsens mødestil giver rum til meget fleksibilitet,

fra at være klassiske ’bordet rundt’-

er det en anden sag i virksomhedens it-funktion, hvor mange arbejdsproces-

møder uden nogen fast struktur til

ser er yderst strukturerede. Men det er faktisk også et udtryk for fleksibilitet,

at foregå i nogle Fatboy-sækkestole,

at man tillader forskellige tilgange på tværs af virksomheden. Der er nemlig

hvor man skulle vælge den farve,

ikke én fælles opskrift, som alle skal rette sig efter.

der bedst beskrev ens humør. I dag foregår de møder i en sofa, fordi det

I dag arbejder it-funktionen med Scrum, der er en agil projektstyringsme-

skal understøtte hygge-elementet,

tode. Og så har man rystet posen og sat medarbejdere sammen i teams på

da mødet i højere grad har et socialt

tværs af kompetencer. Christian Keinicke Jensen er Engineering Manager i

formål.”

Milestone Systems, og han har set den store forandring, der er sket, siden afdelingen begyndte at arbejde med Scrum.

Grafiske referater frem for en lang smøre

”Da vi indførte Scrum, indførte vi også feature-teams. Før det arbejdede vi

Claudia Lillebjerg Simonsen ekspe-

i grupper bestemt af kompetencer, og der var virkelig meget koordinering

rimenterer også med, at det går på

og endnu flere møder. Det var meget ineffektivt. Nu arbejder vi på tværs

tur, hvem der er mødeleder. Faste

af kompetencer i mindre teams og er gået fra at være en supertanker til at

ugentlige møder har en ny mødele-

være flere små speedbåde. Nu kan vi langt hurtigere skifte spor og løbende

der fra gang til gang, der forbereder

tilpasse os til de muligheder og udfordringer, der dukker op,” siger Christian

agendaen og styrer slagets gang.

Keinicke Jensen.

Ifølge Claudia giver det et tiltrængt frisk pust til ellers ensformige møder.

Udgangspunktet for Scrum er, at store projekter brydes ned i mindre projekter, som kan løses inden for en given periode. Det kræver en del planlæg-

Derudover har Claudias team taget

ning, og teamet mødes da også løbende i løbet af processen. Både til plan-

det klassiske mødereferat til et nyt

lægningsmøder, evalueringsmøder og afslutningsvise præsentationer. Og ej

niveau. Frem for en helt masse tekst,

at forglemme de daglige møder, der foregår stående.

er referatet nu båret af grafik. Det bidrager med et nyt element, som

Derfor er der heller ikke meget slinger i valsen undervejs i processen – især

ikke bare gør møderne sjovere. Det

ikke når det kommer til interne møder. Når man arbejder ud fra Scrum-

er også med til at sikre, at de rette

metoden, er alle møder tidsbestemte på forhånd, ligesom alle møder også

mennesker faktisk kigger på resulta-

har et specifikt formål.

tet af mødet.

Betyder det så, at alle afdelinger i Milestone Systems skal arbejde efter ”Jeg er ikke tilhænger af lange og

Scrum-metoden i fremtiden?

beskrivende referater. Omvendt må jeg indrømme, at det ikke altid er en

”Nej, langt fra,” forklarer Claudia Lillebjerg Simonsen. ”I Milestone Systems

fordel med ultrakorte referater, fordi

arbejder vi ikke med one-size-fits-all – heller ikke når det kommer til møder.

der hurtigt kan gå information tabt.

Vi eksperimenterer og tilpasser os omstændighederne i de forskellige afde-

Derfor besluttede vi os for at finde

linger. Og det er fleksibilitet i sin reneste form.”

en mellemvej med korte, præcise

16

UDDANNELSE & UDVIKLING

JANUAR 2018

Et eksempel på et alternativt mødereferat i Milesstone Systems

Christian Keinicke Jensen er Engineering Manager i Milestone Systems Fotograf: J.O.S. Svendsen, Milestone Systems

Kilde: Uddannelse & Udvikling Nr.1 2018 – Udgivet af DANSK HR www.danskhr.dk