Ledelse i Udvikling nr. 5 2020 - Distanceledelse

Ledelse Udvikling 5 // 2020 Henrik Stenmann IIH Nordic – om distanceledelse: Teknologien skal fungere Giv din kollega positiv opmærksomhed Vær klar i mælet, og vis vejen Lyt til dine medarbejdere, og lær om ledelse

// Distanceledelse behøver ikke kun at være en nødvendighed, når vi arbejder på tværs af grænser. Det kan også være et aktivt tilvalg, der kan understøtte udviklingen mod et mere fleksibelt arbejdsliv.”

Louise Hahn

Landechef, GlobalConnect i Danmark side 10

T ema Distanceledelse

BØRSENS BESTYRELSESUDDANNELSE:

Er du klar til en karriere som professionelt bestyrelsesmedlem?

Som bestyrelsesmedlem gør din indsigt i bestyrelsens rolle, opgaver og ansvar en afgørende forskel i bestyrelseslokalet. Børsens bestyrelsesuddannelse i samarbejde med CBS Bestyrelsesuddannelserne har fokus på bestyrelsens vigtigste opgaver og mest udfordrende beslutningssituationer og på, hvordan bestyrelsen skaber værdi for selskabet samt ejere, øvrige interessenter og samfundet som helhed.

Efter denne uddannelse kan du:

Varighed: 6 dage

Bidrage til et bestyrelsesarbejde, der skaber værdi for virksomhed, ejere og øvrige interessenter

Sted: CBS, København

Tage en ledende rolle i strategiarbejdet og være rustet til at udfordre selskabets formål, vision og forretningsmodel

Kontakt: Børsen Uddannelse 32 14 32 32 uddannelse@borsen.dk

Forstå god governance og håndtere bestyrelsesansvar Læs mere, og book din plads på bestyrelsesuddannelsen på borsen.dk/uddannelse

Tilmelding: borsen.dk/uddannelse

Samarbejde mellem Børsen og CBS Bestyrelsesuddannelserne Børsen og CBS Bestyrelsesuddannelserne har indgået et samarbejde for at styrke dine kompetencer inden for bestyrelsesarbejdet mest muligt. Dette sikrer, at du møder det skarpeste undervisningsteam af professorer og rådgivere, som ikke kun har et højt fagligt niveau, men også har egne erfaringer fra bestyrelseslokalet.

Out of sight, out of mind…

Lederen Udtrykket Out of sight, out of mind stammer fra den engelske forfatter John Heywood, som skrev frasen i et af sine værker tilbage i 1546. Udtrykket betyder som bekendt, at når noget eller nogen ikke kan ses mere, så tænker man ikke på eller bekymrer sig mere om det eller dem.

Det er en kendt frase, som benyttes vidt og bredt, men intet kunne være mere forkert, når vi taler om distanceledelse. Godt nok er medarbejderne – og lederen for den sags skyld – ude af syne. Men de bør under ingen omstændigheder være ude af lederens sind, tværtimod.

Krydrer vi samtidig hverdagen med en krise og stor usikkerhed, så bliver distanceledelse ekstra udfordrende og behovet for ledelse, nærvær, kommunikation, løbende check-in, sammenhold, fælles visioner, mål og rammer samt stabil teknologi endnu større.

Distanceledelse er ikke noget nyt fænomen. I årtier har ledere skulle lede medarbejdere i andre lande verden over. IT og online teknologi har sidenhen gjort opgaven væsentlig nemmere og ligeledes åbnet op for et helt nyt arbejdsmarked med remote working og hjemmearbejde.

Udviklingen har de seneste år taget fat og både medarbejdere og ledere efterspørger og ønsker i højere og højere grad et mere fleksibelt arbejdsliv, hvor de kan arbejde hvor som helst og når som helst – hjemmefra, fra sommerhuset, caféen eller hvor det giver mening for den enkelte.

Vi har i en årrække talt om work-life balance, men det bliver nu mere og mere erstattet af Life balance, hvor vi ikke mere deler vores liv op i arbejde og ”livet”. Udviklingen i vores arbejdssteder, tider, metoder og ikke mindst syn på arbejdslivet stiller selvfølgelig store krav til både medarbejderne og lederne.

Og som et lyn fra en åben himmel så kom Corona. Det betød, at rigtig mange ledere og medarbejdere, hvad enten de ville eller ej og om de havde erfaring eller ej, blev kastet ud i ledelse og arbejde på distancen. Corona har om noget accelereret digitaliseringen på arbejdspladserne og det fleksible arbejdsliv. Vi kan nok godt alle være enige i, at vi gerne vil sætte en stor fed rød streg over Corona og vende tilbage til tiden før – men om hvorvidt vi vil frasige os de nye åbninger og muligheder igen, vi har fået i arbejdslivet som følge af Corona, er der nok forskellige meninger om.

Da temaet om distanceledelse blev fastlagt til dette nummer, var der ingen, der kendte til Corona, så nummeret er om end mere relevant end nogensinde. Selv om distanceledelse var her langt før, Corona viste sine kløer, så har Corona gjort distanceledelse mere aktuelt end nogensinde.

Vi har samlet en række artikler, hvor du får inspiration fra forskellige fagfolk på området, ligesom du får et indblik i tre virksomheder og hvordan de håndterer ledelse på distancen både med og uden Corona.

Rigtig god læselyst

Distance ledelse – mere aktuelt end nogensinde Chairman/CEO Kim Staack Nielsen MBA, DBA, DANSK HR

I ndhold T ema Distanceledelse Ledelse Udvikling 5 // 2020

6 10

Det digitale arbejdsliv er kommet for at blive

Sjældent er ledere blevet givet en mulighed som COVID-19 for at skabe radikale forandringer og igangsætte positive organisationsændringer, som de fleste ledere heldigvis allerede er kompetente til at lede, da distanceledelse ikke er nyt.

Case: Distanceledelse kræver god forbindelse i mere end en forstand

Henrik Stenmann IIH Nordic – om distanceledelse:

Distanceledelse

Teknologien skal fungere Giv din kollega positiv opmærksomhed Vær klar i mælet, og vis vejen Lyt til dine medarbejdere, og lær om ledelse

// Distanceledelse behøver ikke kun at være en nødvendighed, når vi arbejder på tværs af grænser. Det kan også være et aktivt tilvalg, der kan understøtte udviklingen mod et mere fleksibelt arbejdsliv.”

Louise Hahn

Landechef, GlobalConnect i Danmark side 10

For den nordeuropæiske fiberkoncern GlobalConnect er distanceledelse en naturlig del af hverdagen, da virksomhedens 1.700 medarbejdere er spredt over Danmark, Sverige, Norge, Finland og Tyskland. Alligevel har coronakrisen og den medfølgende nedlukning på mange måder været overraskende.

14

Ledelse i kontakt på distancen

18

Case: Vidensdeling er den centrale udfordring ved distanceledelse

5 // 2020

T ema

Forside

Louise Hahn Landechef GrobalConnect, Danmark

Den største udfordring ligger ikke i, at vi må undvære at mødes fysisk med vores medarbejdere, men i højere grad i vores manglende evne eller vilje til at mødes som mennesker i det relationelle rum, altså i kontakten med hinanden, hvor vi er lyttende, interesseret, responderende og i udviklende samtaler.

Pandemien har for alvor sat fokus på hjemmearbejde og distanceledelse. Den vigtigste forudsætning for, at det skal fungere, er vidensdeling, mener HRdirektøren fra Unity Technologies, der har mere end 4.000 ansatte spredt ud over kloden.

21

10 tankevækkere om distanceledelse til tiden

24

Case: Distanceledelse handler om at skabe rutiner, der gør, at folk føler sig som en del af fællesskabet

Denne artikel skitserer 10 tankevækkere om distanceledelse, som bør stå centralt i de overvejelser om fremtidens arbejdsplads, som mange virksomheder, ledere, HR-professionelle og medarbejdere netop nu gør sig.

For CEO og co-founder i IIH Nordic Henrik Stenmann handler distanceledelse om at arbejde med fællesskaber og om at skabe en adfærd, hvor det kollegiale check-in bliver en del af hverdagsrutinen. I omskiftelige tider sikrer det, at medarbejderne ikke taber retningen, målet eller strategien af syne.

28

Autonomi og selvledelse skal kombineres med klare rammer og opgaver

En undersøgelse af hjemmearbejde under corona-lockdown er et studie i, hvordan autonomi giver større arbejdsglæde – men peger også på behovet for klare og tydelige rammer.

ARTIKLER 03

Lederen

04

Indholdsfortegnelse

30

Digital ledelse og lederens mindset

32

Styrk dit lederskab med den nyeste

forskning 35

HR-jura-brevkasse

36

Lederportræt

39

PwC – spørgsmål om skat

kolofon REDAKTION Marie Korsgaard Communikation Manager mko@danskhr.dk ANNONCESALG DANSK HR info@danskhr.dk

GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk TRYK VIBLA Væselvej 1, 7800 Skive ISSN 1901-9424

UDGIVER DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 8621 6111 15. årgang

Tidsskriftet ”Ledelse i Udvikling” udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. HR Plus-medlemskab koster kr. 4080 plus moms.

HR Start-medlemskab koster 3380 plus moms.

Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 / danskhr.dk Ledelse i Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 396 excl. moms pr. år for 5 numre Ansvarshavende redaktør Chairman/CEO Kim Staack Nielsen, MBA, DBA

TEMA: D istanceledelse

Distanceledelse kræver

god forbindelse i mere end en forstand Globalisering, fusioner, udflytning af arbejdspladser og ønsker om et mere fleksibelt arbejdsliv har gennem de seneste år sat fokus på, hvad god distanceledelse er – et fokus, der i høj grad er accelereret under coronakrisen.

Om GlobalConnect

GlobalConnect leverer data- og teknologiløsninger til både erhvervs- og privatkunder på tværs af Nordeuropa, baseret på egen infrastruktur.

Virksomheden ejer i alt 74.500 km fibernetværk og 22 datacentre og har mere end 1700 medarbejdere i Danmark, Norge, Sverige, Finland og det nordlige Tyskland.

Anne Vandbakk

kommunikationsdirektør for den

nordeuropæiske fiberkoncern GlobalConnect

10

5 // 2020 Ledelse i Udvikling

TEMA: D istanceledelse

Charlotte Greve Holdt //

Coronakrisen har sat skub i digitaliseringen af Danmark og accelereret udviklingen af det fleksible arbejdsliv. Derudover har den usædvanlige situation sat gang i diskussionen om, hvad der bliver den nye normal på arbejdspladsen, og hvad det egentlig kræver af ledelsesevner og virksomhedens it-setup, når medarbejdere spredes ud over flere tidszoner, lokationer, verdensdele eller på grund af en pandemi tvinges til at arbejde fra hjemmekontoret.

For Louise Hahn og Anne Vandbakk, der til daglig er henholdsvis dansk landechef og kommunikationsdirektør for den nordeuropæiske fiberkoncern GlobalConnect, er distanceledelse en naturlig del af hverdagen, da virksomhedens 1.700 medarbejdere er spredt over Danmark, Sverige, Norge, Finland og Tyskland. Alligevel har coronakrisen og den medfølgende nedlukning på mange måder været overraskende. ”Jeg er positivt overrasket over, at flere af vores afdelinger faktisk oplevede øget produktivitet, mindre sygdom og højere medarbejdertilfredshed. I mine øjne er det et bevis på, at distanceledelse ikke kun behøver at være en nødvendighed, når vi arbejder på tværs af grænser. Det kan også være et aktivt tilvalg, der kan understøtte udviklingen mod et mere fleksibelt arbejdsliv,” siger Louise Hahn, der er landechef for GlobalConnect i Danmark.

Fundamentet skal være på plads

I samarbejde med analyseinstituttet Voxmeter har GlobalConnect spurgt 250 danske virksomhedsledere og om deres syn på fremtiden og det fleksible arbejdsliv.

Undersøgelsen viser, at hvis hjemmearbejde skal være en succes, kræver virksomhedsledere, at elementære forhold er i orden. Der skal være stabile netværksforbindelser, videomøder i god kvalitet og god ledelse med løbende kontakt med medarbejderne. ”Når vi arbejder virtuelt og leder på afstand, skal det helst føles så naturligt som muligt. Vi skal for eksempel kunne se hinandens mimik og reaktioner, når vi holder møder. Derudover er det vigtigt at have værktøjer til interne chats, deling af dokumenter, og hvad man ellers har brug for. Der skal være alignment – både i forhold til, hvilke programmer der bruges og hvordan – og vigtigst af alt, så skal det fungere i praksis,” siger Anne Vandbakk, kommunikationsdirektør for GlobalConnect.

Ifølge undersøgelsen har hver tredje oplevet it-udfordringer under corona-nedlukningen. Særligt i form af ustabile forbindelser, langsomme systemer og nedbrud. ”Coronakrisen og nedlukningen af Danmark var for mange virksomheder en øjenåbner for, hvad distanceledelse egentlig kræver. Fundamentet skal simpelthen være i orden. De nye måder at arbejde på har mange fordele, men stiller også krav til en effektiv, stabil og sikker netværksforbindelse. Vi kender jo efterhånden alle sammen, når forbindelsen hakker under et møde. Det ødelægger fuldstændig dynamikken,” siger Louise Hahn.

Den virtuelle kaffemaskinesnak

Udover en god internetforbindelse er manglen på socialt samspil dét område, som ifølge GlobalConnects undersøgelse har udfordret de adspurgte virksomhedsledere mest under nedlukningen af Danmark i foråret. ”Det sociale aspekt er en essentiel del af vores arbejdsliv, men det kan være svært at skabe samme udgangspunkt for socialt samvær, når man leder på distancen. Ét er at have en god internetforbindelse, noget andet er, at der er god forbindelse mellem mennesker, hvilket kan være afgørende for at skabe et godt arbejdsmiljø,” siger Louise Hahn.

Ifølge Anne Vandbakk kan en løsning være at etablere faste rammer, der understøtter det sociale element ved vores daglige arbejdsdag. Det kan fx være via en virtuel kaffemaskinesnak. ”Når vi leder på afstand, kommer socialiseringen ikke helt så naturligt, som når vi dagligt møder hinanden på vej til kaffemaskinen eller kan vende os om ved skrivebordene og stille et hurtigt spørgsmål.

Som leder bør du tilbyde et alternativ, så medarbejderne kan lære hinanden at kende. I mit team har

Ledelse i Udvikling

5 // 2020

11

TEMA: D istanceledelse

Louise Hahn

landechef for GlobalConnect i Danmark

Highlights fra undersøgelsen  250 danske CEOs er blevet adspurgt til deres erfaringer med og holdninger til hjemmearbejde  66 % af CEOs forventer samme niveau eller mindre hjemmearbejde end før coronakrisen  64 % af CEOs peger på en stabil netværksforbindelse som afgørende for, at hjemmearbejde kan fungere  1 ud af 2 CEOs mener, at videomøder af god kvalitet og løbende kontakt med medarbejdere er vigtigt for hjemmearbejde

12

 CEOs peger på manglende socialt samspil (55 %), mangel på idéudvikling (26%) samt planlægning og intern koordinering (26%) som udfordringer ved hjemmearbejde

5 // 2020 Ledelse i Udvikling

TEMA: D istanceledelse

vi gode erfaringer med tre gange om ugen at starte morgenen med en kop kaffe over Teams og en uformel snak. Det er frivilligt, om man vil deltage, men tilbuddet er der, og det skaber stor værdi,” siger Anne Vandbakk, hvis team er spredt over Norge, Danmark og Sverige.

Springbrættet til mere distanceledelse

Krisen har tvunget os alle ud i at tage nye og mere fleksible samarbejdsformer i brug af nød, og om det bliver springbrættet til mere distanceledelse på permanent basis, er dog usikkert. ”Jeg tror, at det er vigtigt at skelne mellem coronakrisen og distanceledelse, når der ikke er tale om en pandemi. Under mere normale forhold har vi mulighed for at kombinere det virtuelle og det fysiske, så alt ikke foregår over distance. Det kan for eksempel give god mening at holde møder online, da det ofte er mere tidseffektivt, mens vi måske skaber mere værdi på kreative workshops, hvis vi er i samme lokale.

I mine øjne giver det også bedre mening at tage de lidt sværere medarbejdersamtaler og ansættelsessamtaler face-to-face i den virkelig verden, så man kan mærke hinanden,” siger Anne Vandbakk.

66 procent af de adspurgte virksomhedsledere forventer samme mængde eller mindre hjemmearbejde sammenlignet med tiden før coronakrisen – kun 28 procent forventer mere hjemmearbejde. ”Jeg forstår godt, at mange er skeptiske. Distanceledelse kan være en svær disciplin, og det var ekstra udfordrende under nedlukningen af Danmark. Det var for eksempel praktisk umuligt for mig at bevæge mig rundt i virksomheden og stikke en finger i jorden hos de enkelte teams, som jeg plejer. Det har været svært, og jeg mistede på nogen områder en smule af følingen, men til gengæld har jeg lært at stole endnu mere på medarbejdernes evne til selvledelse og ledernes evne til at lede på distancen,” siger Louise Hahn.

Sådan skaber du god forbindelse på afstand

Hvis du som mellemleder står over for at skulle yde mere ledelse på afstand, er der nogle få retningslinjer og gode råd, som du ifølge Louise Hahn og Anne Vandbakk kan læne dig op ad.

1.

Læg dig fast på en struktur. Er dine medarbejdere placeret på forskellige lokationer, kræver det en stærk struktur for møder, opgaver, deling af viden og dokumenter samt enighed om, hvordan I gør, og hvordan I kommunikerer internt.

2.

3.

Hold 1:1-møder med den enkelte medarbejder. Som leder er det vigtigt, at du fortsat ser den enkelte medarbejdere jævnligt. Du har ikke på samme måde en fornemmelse af, hvordan det går, og hvilke udfordringer eller opgaver der fylder, hvis du ikke træffer dine medarbejdere fysisk på kontoret, og i så fald bør du minimum en gang om ugen holde et virtuelt møde med hver enkelt.

Kombiner den virtuelle og fysiske verden. Afgør, hvornår det er passende at mødes fysisk, og hvornår det er mere effektivt at holde møder online. Det kan fx være workshops og kreative processer skal foregå fysisk, mens orienterings- og statusmøder er hurtigere online.

4.

5.

Vis tillid. Hvis du skal lede på afstand, er det altafgørende, at du har tillid til, at dine medarbejdere ikke danderer den. Du kan sagtens indføre et fast check-in eller en kop morgenkaffe, så du kan se, hvordan dine medarbejdere har det, men du bør have tillid til, at de laver deres opgaver og kommer til dig, hvis de har brug for hjælp.

Få it-afdelingen til at gennemgå jeres setup og til at vurdere, om I er klar til mere hjemmearbejde. Det sidste halve år har vist værdien af en velfungerende it-infrastruktur, og mere hjemmearbejde vil øge behovet for mere sikkerhed, kvalitet og muligvis oplæring af programmer internt i organisationen.

Ledelse i Udvikling

5 // 2020

13