TEMA: EFFEKTIVE ARBEJDSVANER
TEMA: EFFEKTIVE ARBEJDSVANER
Pit-stop er vejen til effektive arbejdsvaner Lad dig ikke overhale af ineffektive arbejdsvaner. Hvis du vil arbejde hårdt, må du også arbejde smart. Men hvordan forenkler og effektiviserer vi vores måde at arbejde på i en verden præget af stigende kompleksitet og hastighed? Overser vi i virkeligheden det, der ligger lige for næsen af os?
Martin Vinstrup Management Consultant, Implement Consulting Group
Side 6
1
2017 LEDELSE I UDVIKLING
Vi kender det alle sammen. Intentionerne om virkelig at få krydset ting af sin to-doliste. Først skal der dog lige tjekkes mails og hentes kaffe. Men SÅ skal der arbejdes! Fem minutter senere ringer telefonen. Der popper også en mail op, som du lige bliver nødt til at svare på, og en kollega prikker dig på skulderen med et spørgsmål, hvilket fjerner dit fokus. Du sov heller ikke så godt i nat, så måske er en ekstra kop kaffe eller to er på sin plads. Mønsteret gentager sig igen og igen i løbet af en dag. Pludselig er klokken 16, og de gode intentioner er gemt til om aftenen eller næste dag. Desværre er det også sådan, at selvom du gerne ville arbejde fokuseret en hel dag, så er der grænser for, hvad vores hjerne er i stand til – og hvad der i bund og grund er mest effektivt for dig som leder eller medarbejder. Den gode nyhed er dog, at det ikke kræver meget, før effekten er stor. Ofte viser det sig, at det faktisk vil kræve mindre. Har 100 år overhovedet gjort os klogere? I begyndelsen af 1900-tallet undersøgte Ford Motor Company det optimale antal arbejdstimer på en uge og kunne efter mange test konkludere, at det gyldne tal for en uges arbejde er 40 timer – og at både kortere og længere arbejdsuger resulterede i en forringelse af produktivitet og kvalitet. Der er løbet meget vand i åen siden. I dag ønsker mange ledere, at medarbejderne investerer sig selv i deres arbejde med adskillige timer om ugen, og at de er tilgængelige på mail eller telefon om aftenen og i weekender. Teknologien har gjort det muligt at være til rådighed døgnet rundt, og vi er mange, som har gjort det til en vanesag at være på arbejde uden for arbejdet. Organisationskulturer, travlhed og indre drivkræfter bliver ligeledes anvendt hyppigt som forklaringer. Det rigtige spørgsmål at stille er dog ikke, hvilken vej pilen peger, og dermed hvem eller hvad der er skyld i de lange dage på kontoret. Det rigtige spørgsmål er, om det overhovedet er timerne værd? Det umiddelbare svar er nej, og meget tyder på, at det er på tide at få spidset blyanten. En undersøgelse udgivet i Harvard Business Review viser, at hvad vi for knap 100 år siden vidste om industriarbejdere hos Ford Motor Company, stadig gælder for nutidens kontorarbejdere (Perlow & Porter, 2009). Faktum er, at der efterhånden eksisterer en bred vifte af forskning, som afkræfter forudsætningen om, at flere timer er lig med højere produktivitet eller kvalitet. En af disse er foretaget af Boston University. Her
fremgik det af mere end 100 interviews, performance-data og interne HR-dokumenter, at ledere ikke var i stand til at skelne mellem medarbejdere, der lod, som om de arbejdede 80 timer om ugen, og medarbejdere, som rent faktisk arbejdede 80 timer (Reid, 2015). Stop op og stå imod en siddende kultur Men hvordan sørger vi for, at vi og vores medarbejdere arbejder mere effektivt og undgår overflødige arbejdstimer på kontoret? Eller at de, som vælger at arbejde mere end 40 timer, udretter mere end dem, som blot lader som om? Flere studier har i denne forbindelse undersøgt, hvad produktive medarbejdere har til fælles. Det viser sig, at de medarbejdere, som får udrettet mest på en dag, ikke alene arbejder mindre end gennemsnittet – de holder også flere pauser (Ariga & Lleras, 2011). Disse resultater fremhæver, hvad hjerneforskere har sagt i årevis: Vores hjerner arbejder bedst i sprint og ikke i maraton. Koncentration skal betragtes som en muskel. Den kan trænes og stresses. Men den har også brug for restitution for at kunne præstere. Helt nøjagtigt viser data fra mere end fem millioner brugere af værktøjet DeskTime, som måler produktivitet og tid, at de 10 % mest effektive medarbejdere i gennemsnit arbejder 52 minutter efterfulgt af 17 minutters pause (Gifford, 2014). Nu hvor du alligevel vil til at holde flere pauser i løbet af en arbejdsdag, hvorfor så ikke også være effektiv i pauserne? Det interessante ved dataundersøgelsen fra DeskTime var ikke kun antallet eller varigheden af pauserne, men også hvad de foretog sig. De 17 minutter bliver nemlig tilbragt væk fra computeren, mails og andre arbejdsrelaterede sager – og i stedet
Alle kender efterhånden udtrykket ”work smarter, not harder”. Det er sandt, og det vidner denne artikel også om. Men hårdt arbejde behøver ikke parkeres. Alt for ofte bliver udtrykket dog fremstillet som et valg mellem at arbejde hårdt eller smart. Det er ikke nødvendigt. Men husk pauserne. Husk søvnen. Husk at arbejde smart, hvis du vil arbejde hårdt
LEDELSE I UDVIKLING
1
2017
side 7