Ledelse i Udvikling nr 1. 2014 Ledelseskommunikation

1 2014

Ledelse i udvikling

TEMA

Ledelseskommunikation

Har jeg

medarbejderne med mig? side 6

7 gyldnetilbud den

kommunikerende leder side 10

Gør teamet

til din førsteprioritet side 34

”Kommunikation må aldrig blive rutine, så taber man intensitet.”

Rikke Honoré, viceområdedirektør, Nordea side 14

lykke, & high performance

Hjernen,

side 28

EN LØSNING DER LETTER ADMINISTRATIONEN

Vil I have struktur, overblik og effektive arbejdsgange?

Så har LESSOR en løsning, der er udviklet til at understøtte HR-funktionen.

Med det rigtige HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver.

Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HRarbejdet.

Med en løsning fra LESSOR får I et brugervenligt og fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer; fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbetaling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov.

Læs om jeres muligheder på lessor.dk eller kontakt os på telefon 48 16 60 00

LESSOR A/S • Gydevang 46 • 3450 Allerød

Lederen

Ledelse = kommunikation = ledelse

Ledelse =

Kommunikation =

Vi modtager dagligt over 3000 budskaber fra reklamer, aviser, radio, venner, chefer, kollegaer, familie, internettet etc. Som leder konkurrerer du med alle de budskaber, dine medarbejdere hver dag bliver udsat for. Det er derfor din opgave at trænge gennem støjen, så dine budskaber ikke går tabt.

Ledelseskommunikation skal ikke begrænses til kommunikation om virksomhedens eller din afdelings mål og visioner. Ledelseskommunikation er i høj grad den daglige kommunikation mellem dig og dine medarbejdere. Tidligere forgik det som envejskommunikation fra lederen til medarbejderen, men i dag stilles der i høj grad krav til, at du involverer medarbejderne gennem dialog.

Din ledelseskommunikation skal prioriteres på samme måde som dine andre ledelsesopgaver. Det skal ikke være en særskilt opgave, som du prioriterer, når du har tid til det.

For ledelse er kommunikation, og kommunikation er ledelse. Det er din kommunikation, der driver værket, når du skal lede medarbejderne i den rigtige retning, drive de daglige arbejdsopgaver, motivere, skabe engagement, trivsel og sammenhængskraft, gennemføre forandringer osv. Det er imidlertid ikke uden

ledelse

betydning, hvordan du formidler dine budskaber. For virkelig at være effektiv er du ligeledes nødt til at være nærværende, troværdig, synlig og ikke mindst autentisk i din kommunikation.

I dagens virksomheder findes der et utal af kommunikationskanaler til medarbejderne fra digitale medier over medarbejdermagasinet til opslagstavlen. Som leder er du imidlertid medarbejdernes vigtigste kommunikationskanal for ikke at nævne den mest troværdige. Det viser undersøgelser fra blandt andet Resonans Kommunikation og Mannov.

Intranettet har i stigende grad vundet indpas som en vigtig kanal i medarbejderkommunikationen primært på grund af sin hurtighed og tilgængelighed. Digitale kommunikationskanaler kan dog ikke erstatte den personlige kommunikation mellem dig og dine medarbejdere. For hvis du ikke kommunikerer, kan du ikke få medarbejderne med dig.

Dine evner som kommunikatør har altså ufattelig betydning for din succes som leder. Så tøv ikke – kom ud og kommuniker med dine medarbejdere. Jeg håber, at du finder god inspiration i dette nummer til at styrke din kommunikation.

God læselyst.

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, Dansk HR

Ledelse i udvikling

nr. 1 2014

Side 3

indhold 2014

INDHOLD

Ledelse i udvikling

TEMA

Ledelseskommunikation

Har jeg

TEMA Ledelseskommunikation

medarbejderne med mig? side 6

7 gyldne bud

til den kommunikerende leder side 10

Gør teamet

til din førsteprioritet side 34

”Kommunikation må aldrig blive rutine, så taber man intensitet.”

Rikke Honoré, viceområdedirektør, Nordea side 14

lykke, & high performance

Hjernen,

side 28

6

10

14

Har jeg medarbejderne

med mig? Det spørgsmål stiller du sikkert dig selv med jævne mellemrum. Og du er ikke alene. Flere og flere chefer stiller sig selv det samme spørgsmål, når det handler om produktivitet og trivsel i dagligdagen eller når det gælder et større forandringsprojekt. Ledelseskommunikation har aldrig været vigtigere end nu, for det er teamets effektivitet, engagement og sammenhængskraft, der er på spil.

18

Forside Rikke Honoré, viceområdedirektør, Nordea Foto: Ole Smidt, Nordea

Ledelseskommunikation: fra fornemmelser til fakta I HOFOR kan lederne nu få målt, hvor gode de er til at kommunikere, og få hjælp af en certificeret kommunikationsrådgiver, der står klar for at sikre, at virksomhedens strategi bliver virkelighed.

Nytårsforsæt for din ledelses20 kommunikation i 2014 Hvordan går det med at prioritere kommunikationsindsatsen i hverdagen? Kommunikation er mere end at gøre sig godt i pressen eller levere den formfuldendte tale. En væsentlig del af ledelsesopgaven består af kommunikation, men løfter du opgaven fyldestgørende?

7 gyldne bud

til den kommunikerende leder Det er nok med bud, som det er med regler. De er til for at blive brudt. Især hvis der er tale om noget så allestedsnærværende som kommunikation. Samtidig skal man kende sin målgruppe. Derfor 7 gyldne bud.

For er der noget, der giver mening for dem, der har et ansvar for, at hjulene drejer rundt i butikken, så er det værdiskabelse.

1 2014

1

ledelseskommunikation 22 Autentisk Der er mennesker, der selv i et fyldt lokale kan få os til at føle, vi er de eneste i rummet. Kunstnere, der kan stå på en scene og ramme hver enkelt af os lige i hjertekulen, som sang de direkte for os. De, der rører os, de, der får os til at føles os set og genkendt, er de kvinder og mænd, der behersker nærværet og autenticiteten.

Hey, You!

– ledelse med ord Rikke Honoré begyndte som bankelev og er nu viceområdedirektør i Nordea Sjælland Nord. Hun har et stærkt fokus på kommunikation i sin ledelse, og her kan du læse hendes 5 gode råd til kommunikation i ledelse.

ARTIKLER OG FASTE RUBRIKKER 03

Lederen

32

Spørgsmål om skat

04

Indholdsfortegnelse

34

6 strategier til succes uden afsavn

28

New Ways of working

36

Lederportræt

30

Lederudfordringer af Jens Moberg

39

SEB Pension

REDAKTION Marie Korsgaard Communikation Manager mko@danskhr.dk ANNONCESALG Pernille P. Mønsted Sales Manager ppm@danskhr.dk

Side 4

GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk TRYK VIBLA Jegstrupvej 4M, 7800 Skive ISSN 1901-9424

nr. 1 2014 Ledelse i udvikling

UDGIVER

DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 8621 6111 9. årgang

Tidsskriftet ”Ledelse i Udvikling” udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster kr. 3320,- plus moms.

Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 Ledelse i Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 396 excl. moms pr. år for 5 numre Ansvarshavende redaktør Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA

finD mERE infoRmAtion På www.pbj.Dk ELLER Ring 43 62 74 00

Vokseværk i PBJ PBJ A/S har i mere end 25 år leveret HR-løsninger til danske virksomheder og offentlige institutioner. Vi oplever en enorm efterspørgsel på vores løsninger, der hele tiden udvikles og suppleres efter de behov, vi ser hos vores kunder.

Epos består af moduler inden for HR, løn og rekruttering og er blandt Danmarks mest fleksible og brugervenlige løsninger inden for sit felt.

NYHED: PBJ tilbyder nu også markedets bedste løsning til gennemførelse af den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV). Løsningen hedder Workcyclus og er enkel, brugervenlig og webbaseret.

Kom nemt og hurtigt i gang med både Epos og Workcyclus. Ring til os på tlf. 43 62 74 00 eller besøg os på www.pbj.dk.

PBJ BrøndBy Kornmarksvej 6 2605 Brøndby

PBJ aarhus Sindalsvej 30 8240 Risskov

Tema: ledelseskommunikation

Har jeg medarbejderne med mig?

Har jeg medarbejderne med mig?

Det spørgsmål stiller du sikkert dig selv med jævne mellemrum. Og du er ikke alene. Flere og flere chefer stiller sig selv det samme spørgsmål, når det handler om produktivitet og trivsel i dagligdagen eller når det gælder et større forandringsprojekt. Ledelseskommunikation har aldrig været vigtigere end nu, for det er teamets effektivitet, engagement og sammenhængskraft, der er på spil. Hvordan tilrettelægger du din ledelseskommunikation, så du får medarbejderne med dig og opnår de ønskede resultater på både kort og langt sigt?

Charlotte Støvring, direktør, Støvring Woodward Communications

En lang karriere med kommunikation og ledelse har lært mig, at ledelse er kommunikation, og kommunikation er ledelse. Hvilke andre værktøjer har du i kassen, når du skal have medarbejderne med dig og skabe resultater i dagligdagen? Nej vel, hvad enten det handler om de daglige arbejdsopgaver, om strategisk udvikling eller større forandringer, er det din kommunikation, der driver værket. I denne artikel skal vi se lidt nærmere på, hvorfor din kommunikation er så vigtig, og hvordan du kan gøre din kommunikation så effektiv som muligt.

at høre nyt fra, det er dig, de vil have feedback fra, det er dig, der typisk informerer om de daglige arbejdsopgaver og involverer teamet i den fremtidige udvikling.

I dag ved de fleste ledere godt, hvor vigtig deres kommunikation er. Alligevel glemmer mange at kommunikere i en travl hverdag eller får overbevist sig selv om, at kommunikation er der nok af, så det er bedst ikke at sige for meget i en overkommunikeret hverdag.

Som chef er du medarbejdernes vigtigste kommunikationskanal Først og fremmest er det vigtigt, at du som leder gør dig helt klart, at du som chefen er dine medarbejderes foretrukne kommunikationskanal.

Det er ikke intranettet, det er ikke kommunikationsafdelingen, og det er ikke topledelsen. Nej, det er dig som chefen, der spiller hovedrollen.

Det er dig, medarbejderne forventer

Side 6

nr. 1 2014 Ledelse i udvikling

Min chef Mine kolleger Møder Intranet Topledelse Websitet Personalebladet Eksterne medier Chat-systemer Topledelsens blog

Mit første råd er derfor, at du skal huske at kommunikere, selvom du har travlt. Som leder er din fornemste opgave at skabe resultater gennem andre. Og det kan du kun gøre, hvis du hele tiden sørger for at kommunikere om opgaver og succeskriterier på den korte bane, om retning og mål på den længere bane og om samarbejde for at få det hele til at fungere – og samtidig husker at give feedback og anerkendelse for at skabe engagement og trivsel.

Kommunikationsbarometret fra Mannov viser, at chefen er medarbejdernes vigtigste kommunikationskanal. Undersøgelsen viser også, at medarbejderne opfatter chefen som den mest troværdige kanal i den interne kommunikation.

Tema: ledelseskommunikation

Har jeg medarbejderne med mig?

Charlotte Støvring er kommunikationsrådgiver og har arbejdet med ledelseskommunikation i en lang årrække, dels som kommunikationschef i rådgiverkoncernen Rambøll, dels som partner og direktør i konsulenthuset Mannov og senest som selvstændig i Støvring Woodward Communications.

Charlotte Støvring rådgiver om intern og ekstern kommunikation med særligt fokus på forandringskommunikation, strategisk kommunikation og ledelseskommunikation.

Har udgivet bogen ”Kort til viden om intern kommunikation” på Børsens Forlag.

Dialog er altid bedst – også på distancen Gennem de sidste ti år har jeg været med til at lave talrige undersøgelser af, hvilke kommunikationskanaler medarbejderne foretrækker i den interne kommunikation på deres arbejdsplads. Og hver gang har det været tydeligt, at direkte mundtlig dialog med chefen er medarbejdernes foretrukne kommunikationskanal.

Før i tiden var det typisk chefen, der udstak ordrer og kontrollerede, at medarbejderne gjorde, som der blev sagt. Nu er medarbejdernes forventning i langt højere grad at blive involveret i processer og beslutninger, der har betydning for deres eget arbejde og for arbejdspladsens udvikling. Dermed ændrer ledelseskommunikationen sig fra at være stærkt styrede budskaber fra toppen til en langt højere grad af dialog og involvering.

Derfor er dialog et nøgleord, når du som leder skal have medarbejderne med dig, flytte holdninger og måske have folk til at ændre adfærd. Frem for at give svar handler det i stadigt højere grad om, at du som leder stil-

ler spørgsmål for at involvere dine medarbejdere i løsningen af de aktuelle udfordringer.

Men hvad så, når du som leder ikke længere sidder sammen med dine medarbejdere, men måske leder et team med folk på forskellige destinationer, måske endda på tværs af landegrænser? Nærvær, tilgængelighed og dialog er stadig efter min bedste overbevisning det, der skal til, uanset distancen. Skriftlig kommunikation via mail er sjældent nok; det er fint nok til at give en konkret besked eller dele arbejdsbeskrivelser og dokumenter, men langt fra nok til at skabe fælles forståelse, fælles fodslag, gejst og engagement.

Grib telefonen, aftal en videokonference, chat eller del synspunkter via Yammer, det er det, der for alvor gør en forskel. Og med de mange nye teknologiske muligheder og sociale medier bliver det hele tiden nemmere at få oplevelsen af nærvær og tilstedeværelse uden nødvendigvis at sidde under samme tag.

Kommunikerer du for meget?

Måske tænker du, at du kommunikerer alt for meget. At du selv er ved

at drukne i information, og det er dine medarbejdere sikkert også. Og med denne følelse af kompleksitet og kaos er vi inde ved kernen i din ledelseskommunikation. Som leder er det en af dine vigtigste opgaver at være med til at skabe orden i kaos og skabe mening i dagligdagen gennem din kommunikation.

Vi lever i en verden af stigende kompleksitet, specialiseringen vokser, organisationerne bliver større, og på mange arbejdspladser globaliserer man. For medarbejderne kan det være svært at finde den lige vej til målet, og dagligdagen kan nemt blive frustrerende, når man føler, at man mangler vigtige brikker i sin forståelse af helheden. For dig som leder handler det om at rydde op i de mange informationer, forsøge at skabe overblik og sammenhæng for medarbejderne, sætte en klar retning for det daglige arbejde og skabe ro i dagligdagen.

Når man er sig denne opgave bevidst, kan man som leder godt få en fornemmelse af, at man næsten ikke laver andet end at kommunikere, at det er et problem at få tid til alt det andet i lederjobbet, og at medarbej-

Ledelse i udvikling

nr. 1 2014

Side 7

Tema: ledelseskommunikation

Har jeg medarbejderne med mig?

Og husk på, at ingen tager skade af at høre et budskab flere gange. Faktisk skal vi mennesker gerne høre et budskab 3-5 gange, før vi har forstået det og tager budskabet til os. Så selvom du måske er træt af at høre dig selv sige de samme ting flere gange, så gør du det eneste rigtige.

Du er nødt til at gentage de vigtige budskaber igen og igen, indtil du er sikker på, at budskabet er modtaget.

Din ledelse er situationsbevidst – det er din kommunikation også Der findes ikke én opskrift på god ledelseskommunikation. God ledelseskommunikation afhænger fuldstændigt af den givne situation. Du kan altså ikke pille en ”one size fits all” ned fra hylden, men er nødt til at forberede dig grundigt hver gang, du står over for en ny situation, der kræver kommunikation. Mange gange er det derfor en god idé at lave en lille kommunikationsplan som en del af din forberedelse. Det er ganske enkelt; alt, hvad du behøver, er at gøre dig følgende klart:

• Hvem? Hvem er egentlig den bedste afsender af budskabet, er du den rette, er det topledelsen eller en af kollegerne, der på dette punkt har mest troværdighed?

• Hvornår? Hvornår er det rigtige tidspunkt at kommunikere på, skal alle vide det samme på en gang, eller nogle før andre?

Med denne enkle opskrift er du allerede godt i gang med at forberede din kommunikation. Måske lidt omstændeligt, tænker du, men punkterne er nyttige, i hvert fald i begyndelsen. Når du så er blevet mester, kommer det helt af sig selv.

God fornøjelse!

• Hvem? Definer din(e) målgruppe(r), og gør dig klart, hvor de står, dvs. hvilke reaktioner du kan forvente.

• Hvad? Fastlæg dine hovedbudskaber, hvad du vil sige, hvordan du vil fortælle historien, hvilke spørgsmål skal medarbejderne være med til at besvare?

Side 8

5

• Hvordan? Gennem hvilke kanaler får du bedst budskabet igennem, er det på 1:1-møder, afdelingsmøder, en workshop, en personlig e-mail eller?

derne er umættelige, når det gælder kommunikation. Sjældent er jeg dog stødt på medarbejdere, der føler, at deres leder kommunikerer for meget. Tværtimod. Det er altid ledere, der er dygtige til at kommunikere og ledere, der prioriterer deres kommunikation højt, der scorer højest i medarbejdertilfredshedsmålinger!

nr. 1 2014 Ledelse i udvikling

gode råd

til din kommuikation som leder:

1

Tænk altid over, hvor vigtig din kom-

2

Selv om du måske selv synes, du

munikation er for dine medarbejdere.

kommunikerer (for) meget, er risikoen for at overkommunikere meget lille.

Hellere for meget end for lidt!

3 Især når tingene forandrer sig,

er din kommunikation vigtig for at skabe retning og mening i den nye hverdag.

spørgsmål i stedet for 4 Stil at give svar – på den måde skaber du ejerskab ved at inddrage medarbejderne i at finde vejen frem.

5

Ved større, måske svære, kommunikationsopgaver, gør dig umage og vær grundig med din forberedelse, så din kommunikation passer til situationen.

Hvorfor taler vi om ledelseskommunikation?

Hvad er egentlig forskellen på

kommunikation og information?

Kommunikation

Information

Stammer fra latin og betyder ”at dele, at skabe fælles forståelse”

Stammer fra latin og betyder at orientere og give instruktioner

Tovejs = dialog, ”vi taler sammen”

Envejs = monolog, ”jeg taler til jer”

”Sammen skaber vi mening"

”Jeg skal nok fortælle dig hvad meningen er”

Stiller spørgsmål

Giver svar

Lyttende

Talende

Du kommunikerer, når du vil skabe ejerskab og motivation

Du informerer, når du fx skal briefe om en konkret opgave