Hr chefen nr. 3 2017 - Persondataforordningen

2017

tidsskrift om personaleledelse

I

udgivet af DANSK HR

En stramning af de nuværende persondataregler er på vej. Er du klar?

Få info og gode råd.

TEMA Styr på persondata?

Kriseledelse

ved sikkerhedsbrud side 26

3

”Rekruttering, onboarding og HR-data i én samlet platform” Mere end 800 virksomheder har valgt HR Manager som deres foretrukne leverandør af HR- og rekrutteringssystemer i Norden.

HR Manager leverer en samlet platform, som indebærer rekruttering, onboarding og HR-data. Systemerne er tilpasset kravene til mobile platforme og integrerer direkte med de sociale medier. Desuden tilbyder HR Manager også en app udgave til brugere på farten.

Bilv klar til den nye EU Persondataforordning

Udvalgte funktioner:

Video CV, masseindkaldelse til interview, digital signatur, onboarding, opbevaring af HR-data, digital MUS, kompetenceudvikling og meget mere…

Kontakt HR Manager for en uforpligtende snak om jeres behov og ønsker +45 72 44 06 44

info@hr-manager.dk www.hr-manager.dk

| LEDEREN

Er jura virkelig

så vigtigt?

I HR har vi i efterhånden mange år haft fokus på udvikling, strategi, forretningsforståelse og så videre, og så meget desto ”sjovere” er det, at årets absolut mest omtalte HR-emne er et helt lavpraktisk et af slagsen.

Og ja, jeg taler selvfølgelig om jura eller nærmere bestemt om den nye persondataforordning, der blev vedtaget for et år siden, og som de fleste virksomheder kæmper for at have styr på til maj næste år.

Men hvorfor kan et emne uden ret megen udviklingspotentiale eller bonus for forretningen, så blive det mest ”hypede” emne i hele 2017?

Ja, sikkert er det jo, at man fra EU’s side har vakt interesse for emnet ved at lægge en strafferamme på 20 millioner euro ind eller bøder på op til 4 % af en virksomheds globale koncernomsætning. Og som de fleste jo ved, så kan økonomi i større beløb altid interesserer – selv de allerøverste lag i virksomheden.

kæmper med at få styr på, har faktisk været gældende i mange år. Med andre ord betyder det, at disse regler i princippet bare aldrig har været overholdt eller håndhævet, så stramningen er lige så meget et udtryk for, at det nu er blevet tid til at få styr på persondataene.

Når vi spørger de virksomheder og organisationer, der allerede er gået i gang med arbejdet, så er der enighed om, at denne opgave ikke løses på kort tid. Der ligger mange timer i det, udgifter til indkøb af nye it-systemer eller tjek af de gamle, ekstern hjælp og meget andet. Så uden omsvøb venter der jer en opgave – så gå straks i gang.

Når det så er sagt, så kan et jævnt kedeligt jura-projekt faktisk sagtens blive et godt, udviklende og strategisk stykke HR-arbejde. For med oprydning i huset, gennemgang af alle processer, kig på de organisatoriske arbejdsgange, så kan bonussen sagtens være en endnu stærkere organisation bagefter.

God læselyst.

Og husk nu, at det snart er tid til for en stund at glemme jura, HR og arbejdet i øvrigt for i stedet for at trække stikket ud, holde fri med familien, læse en god bog, drikke et glas vin og bare nyde en forhåbentlig dejlig sommer.

Vi hos DANSK HR ønsker jer alle en dejlig sommer og ferie.

Vi vil i dette nummer af HR-chefen forsøge at dykke lidt ned i reglerne, give tips til arbejdsgangen og give jer inspiration fra andres arbejde.

Paradoksalt er det jo faktisk, at det kun er enkelte regler, der i realiteten er blevet strammet eller indført som nye. Mange af de regler, som mange HR-afdelinger i øjeblikket

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, DBA, DANSK HR

Kommende nummer af HR-chefen – se årets temaer på www.danskhr.dk

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

3

HR CHEFEN | INDHOLD

TEMA ARTIKLER

06

STYR PÅ VIRKSOMHEDENS PERSONDATA? 6 trin til at lave et compliance-tjek

ØVRIGT INDHOLD

12

FIND DET RETTE SPÆNDINGSNIVEAU

03

Leder

04

Indhold

38

Artikel: Overholdelse af persondataforordningen bliver lige så meget dit ansvar

40

EAPM: HR-studier, læring og udførelse i praksis

42

Artikel: Bæredygtig HRM – den vigtigste konkurrenceparameter!

46

HR-portræt: Lars Breusch Stor faglig stolthed

50

Artikel: Citater: Når det er sagt allerbedst

52

Klumme / Simone Lemming Andersen: Giv andre værdi og få indflydelse!

55

EAPM: Ny branding kultur bygget op fra bunden

56

Advokaterne Aktuelt

58

HR nyhedsspot

60

Artikel: Få teorien på plads – om arbejdsglæde

63

EAPM: Alkoholvaner på arbejdet...

64

PwC: Skat & HR

66

DANSK HR – Medlemsservice

16 20 26 30 34 36

Med en praktisk tilgang til tingene gik CRH Concrete for mere end et år siden i gang med at forholde sig til den nye persondataforordning, som virksomhederne skal leve op til fra maj 2018.

VÆRKTØJET DU HAR VENTET PÅ

Få et værktøj der tjekker, om I overholder nuværende persondatalovgivning, giver et overblik over, hvad I skal gøre for at overholde lovkravene, og endelig skaber et godt fundament til forberedelse af den kommende EU-forordning.

PUST DET IKKE OP TIL ET PAPIRMONSTER

Læs hvordan man hos Dansk Standard har grebet implementeringen af den nye persondataforordning an.

HR’S KRITISKE ROLLE I KRISESTYRING

De fleste organisationer har i dag udarbejdet kriseplaner.

Med nye persondataregler skal man også forholde sig til, hvordan man håndtere et såkaldt ”cyber breach”. Få tips hertil.

NEDTÆLLINGEN ER BEGYNDTE

Hør hvordan Autohuset Vestergaard har gjort sig klar til den nye persondataforordning.

FIND MERE INSPIRATION

Opfind ikke den dybe tallerken en gang til. Se den buket af gode hjemmesider, vi har samlet, og som kan give god inspiration til arbejdet med persondata.

MÅLING AF PERSONDATA

Persondata kan virke tørre og langt fra det, som HR er sat i verden for. Alligevel kan nye regler sikre bedre kvalitet i de grundlæggende HR-data og dermed give et bedre afsæt til mere evidens- og talbaseret HR.

2017

tidsskrift om personaleledelse

I

udgivet af DANSK HR

3

En stramning af de nuværende persondataregler er på vej. Er du klar?

Få info og gode råd.

TEMA Styr på persondata?

2017

3

Kriseledelse

ved sikkerhedsbrud side 26

Udgiver DANSK HR Brunbjergvej 10A 8240 Risskov Tlf.: 86 21 61 11 E-mail: info@danskhr.dk www.danskhr.dk

Medlemskab Kr. 3660,- plus moms om året.

Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 HR-chefen udkommer seks gange årligt

Chairman Kim Staack Nielsen MBA, DBA ksn@danskhr.dk

Sales Manager Anne Platz Kjeldgaard HD (A) apk@danskhr.dk

Financial Controller Irene Knudsen ik@danskhr.dk

Psychologist Kirsten Ørbæk Cand.psych.

Editor Chief of Staff Mette Nørlem Cand.jur. mn@danskhr.dk

Graphic Designer Dorethe Nielsen Grafiker dn@danskhr.dk

Coordinator Marianne Jensen mmj@danskhr.dk

Netværkschef Vivi Bay vb@danskhr.dk

Communication Manager Marie Korsgaard MA corp.comm mko@danskhr.dk

Tryk VIBLA Tlf.: 70 26 63 00 ISSN: 2245-9405

Foto: BB Studio

side

4

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Ansvarshavende redaktør: Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA Redaktør: Mette Nørlem Danish Representative of EAPM (European Association for people Management) www.eapm.org

Presnodtaa … Persondaat …

Persondatalov … eller forordning?

Svært at få overblik over alle kravene?

Vi har styr på det, så du ikke behøver. Brug vores online rekrutteringssystem Jobindex QuickApply næste gang du skal rekruttere. Med Jobindex QuickApply er du sikker på, at persondata bliver opbevaret og behandlet efter lovens forskrifter. Samtidig hjælper vores e-rekrutteringssystem dig med at svare og holde styr på kandidaterne.

Du får gratis adgang til at håndtere dine rekrutteringer i Jobindex QuickApply, når du har en Profilannonce.

Se mere på www.jobindex.dk/QuickApply

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

STYR PÅ

VIRKSOMHEDENS PERSONDATA? 6 TRIN TIL AT LAVE ET COMPLIANCE-TJEK

Af Tine Brøgger Sørensen, Partner Kronamm Reumert og Søren Terp Hørluck Jessen, advokatfuldmægit, Kromann Reumert

Den nye persondataforordning finder anvendelse fra den 25. maj 2018. Forordningen skærper på en række områder de nugældende krav, herunder nye krav til blandt andet datasikkerhed og dokumentation samt sanktioner. Bødeniveauet i Danmark ligger p.t. på 3.000-10.000 kr. – med en enkelt historisk bøde på 25.000 kr., men der vil i fremtiden gælde et bødeniveau på helt op til 20 mio. euro eller 4 % af den samlede globale koncernomsætning, hvis det beløb er højere. Mange virksomheder behandler, opbevarer og videregiver store mængder af persondata uden at have taget stilling til interne eller eksterne processer.

Med følgende 6 trin kommer I igennem jeres compliance-tjek.

side

6

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

1.

Afgrænsning og forberedelse Informer ledelsen om betydningen af persondataforordningen, samt hvilke konsekvenser det har, hvis den ikke overholdes.

Sammensæt derefter et krydsfunktionelt team bestående af repræsentanter fra virksomhedens afdelinger, der kan hjælpe med at afdække virksomhedens datastrømme. Teamets sammensætning kan variere, men bør som udgangspunkt bestå af repræsentanter fra juridisk afdeling, økonomi, risk management/compliance og IT, samt for visse virksomheder også af den fremtidige databeskyttelsesrådgiver også kaldet Data Protection Officer (DPO).

STYR PÅ PERSONDATA?

Dan jer et overblik over de love, regler og standarder, som skal efterleves for at blive compliant i forhold til den nye persondataforordning. Hertil har Justitsministeriet den 24. maj 2017 udgivet en betænkning om persondataforordningen, som er med til at danne grundlag for lovforslag, som vil blive fremsat i efteråret 2017.

2.

Analyse af datastrømme Skab et overblik over virksomhedens datastrømme lokalt såvel som hos eventuelle tredjeparter. Denne data mapping giver en forståelse for, hvilke kategorier af persondata der indsamles og behandles, hvilke registrerede personer dataene vedrører, og hvilke systemer der bruges til behandlingen af dataene.

Følg dataene i deres levetid. Dette kan ske ved at stille spørgsmål om, hvor persondataene kommer fra, og hvor de opbevares.

|

TEMA

Udarbejd en spørgeguide til de(n) relevante medarbejder(e), som kan afklare, hvilke informationer I skal bruge for at fastlægge datastrømmene og afhold med udgangspunkt heri workshops eller en til en-interviews med de(n) relevante medarbejder(e) for at foretage datastrømsanalysen.

Udarbejd en samlet oversigt som resultat af datastrømsanalysen. Oversigten skal illustrere, hvilke systemer virksomheden anvender og indholdet af systemerne, både hvad angår de registrerede personer og de typer af oplysninger, der behandles. Oversigten kan derefter bruges som grundlag for den efterfølgende compliance-analyse.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

7

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

3.

Compliance analyse Kontroller om virksomhedens behandling af data er lovlig i forhold til nugældende regler. Dernæst, hvad der skal til for at overholde de nye regler i persondataforordningen.

De grundlæggende krav Foretag en vurdering af, om virksomhedens nuværende persondataretlige compliance- og interne regler overholder de grundlæggende krav i persondatalovens § 5/persondataforordningens artikel 5.

Heraf følger blandt andet, at behandlingen skal være lovlig og rimelig for at overholde kravet om god databehandlingsskik. Behandlingen af persondata må kun foretages på baggrund af et sagligt og legitimt formål, som angives udtrykkeligt, og der må kun indhentes relevante og tilstrækkelige oplysninger. Behandlingen er også underlagt proportionalitetsprincippet, hvilket betyder, at behandlingen kun må finde sted, hvis den er nødvendig i forhold til formålet, og samme resultat ikke kan opnås med mindre indgribende midler. Der påhviler også den dataansvarlige en slette- og berigtigelsespligt, da persondataene, som ikke længere tjener til deres formål, skal slettes, og ukorrekte oplysninger skal korrigeres.

Tag aktivt stilling til, hvordan formålet med en given behandling begrænses, hvordan datamængden minimeres, hvordan regelmæssig ajourføring og den nødvendige sletning håndteres, samt hvilke tiltag der skal sikre beskyttelse mod ulovlig behandling og tab af data.

Som øvrige aktive tiltag kan I • vurdere formålene med behandlingen,

Når den nye persondataforordning træder i kraft, er jeres oplysningspligt udvidet. Den registrerede person har ret til at vide, hvordan hans/hendes oplysninger behandles, og informationerne til den registrerede skal være tilgængelig på en klar og forståelig måde. Den registrerede har ligeledes ret til at få udleveret oplysninger om sig selv i ”et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format” – f.eks. på USB-stik.

Tag aktivt stilling til, hvordan formålet med en given behandling begrænses, hvordan datamængden minimeres, hvordan regelmæssig ajourføring og den nødvendige sletning håndteres, samt hvilke tiltag der skal sikre beskyttelse mod ulovlig behandling og tab af data.

• se på de indsamlede datamængder i forhold til relevante formål og vurder, om dataene er nødvendige og • rydde op i oplysninger, der er forældede, irrelevante eller ikke længere tjener et formål.

Dokumentationskrav Efter persondataforordningen skal I kunne bevise, at I overholder kravene til behandling af persondata, og at de nødvendige foranstaltninger er iværksat. Dokumentér derfor overholdelse af grundlæggende principper, f.eks. ved at udarbejde retningslinjer om indsamling og behandling af data eller i form af politikker og procedurer. Sørg ligeledes for at kortlægge, hvilke sikkerhedsforanstaltninger I har taget for at beskytte persondata, så I herefter kan redegøre for, om disse er passende i teknisk og organisatorisk henseende. Som eksempel kan nævnes begrænset adgang til visse data, pass-words, kryptering af følsomme oplysninger m.v.

I bestemmer som udgangspunkt selv, hvilke sikkerhedstiltag der anvendes til beskyttelse af dataene. Datatilsynet har dog udarbejdet standardvilkår for blandt andet behandling af følsomme oplysninger som led i personaleadministration, hvorved særlige vilkår knyttes til behandlingen, og disse skal naturligvis overholdes.

side

8

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Samtykke Fælles for persondataloven og den nye persondataforordning skal et gyldigt samtykke være frivilligt, specifikt og informeret, og kræver en aktiv handling for den registrerede person, f.eks. i form af en underskrift eller en elektronisk accept. Stiltiende eller indirekte tilslutning til behandling af oplysninger er ikke tilstrækkeligt i Danmark.

Ifølge den nye persondataforordning skal samtykketeksten desuden være forståelig, klar og lettilgængelig i formen, samtidig med at samtykket skal adskilles fra den øvrige tekst i en kontrakt, betingelser mv. Virksomheder skal desuden oplyse den registrerede om, at samtykke kan tilbagekaldes, og det skal være lige så let at tilbagekalde samtykket, som det var at afgive det.

VIL DU HAVE DE SENESTE ERHVERVSNYHEDER PÅ PAPIR? Så må du printe.

Opdateret.

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Tredjeparter Virksomheder må kun gøre brug af databehandlere, hvis der indgås en skriftlig databehandleraftale mellem parterne med et nærmere bestemt indhold.

Vurder derfor hvilke tredjeparter I anvender til at behandle data på jeres vegne, gennemgå de eksisterende aftaler og indsæt om nødvendigt bestemmelser om f.eks. databeskyttelse, hvis disse mangler.

Den nye persondataforordning stiller yderligere krav til indholdet af en databehandleraftale, herunder at karakteren, typen af oplysninger, kategorier af registrerede m.v. fremgår af aftalen. I bør som udgangspunkt sikre, at alle databehandleraftaler er opdateret senest den 25. maj 2018. Derudover bør I overveje at indsætte en bestemmelse om ansvar i aftalen, da virksomheden som dataansvarlig og aftaleparten som databehandler nu som udgangspunkt hæfter solidarisk for ulovlig behandling, der foretages af databehandleren.

Overførsler til udlandet Overførsel af persondata til andre EU-lande kræver ikke yderligere forholdsregler. Overførsel af persondata til lande uden for EU må derimod kun ske, hvis der er sikret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for overførslen. I bør tage stilling til, om I overfører persondata til lande uden for EU og i så fald på hvilket grundlag. Den hurtigste og mest fortrukne løsning er at anvende EU-Kommissionens standardkontrakter, som ikke kræver Datatilsynets tilladelse, hvis ordlyden anvendes uændret. Ved overførsler til USA kan det være relevant at anvende EU-US Privacy Shield-aftale. Andre grundlag kan anvendes, såsom Binding Corporate Rules inden for en koncern eller anvendelse af kommissionens standardkontrakter. Øvrigt Efter den nye persondataforordning bliver der også stillet krav om begrænsning i behandlingen ved ”retten til at blive glemt” samt sletning af data hos tredjeparter. I bør derfor skabe jer et overblik over, hvilke tiltag der er nødvendige, og hvilke procedurer der skal ændres for, at I efterkommer disse krav.

Compliance-rapporten og dens funktion Med afsæt i den gennemarbejdede analyse over jeres datastrømme og en vurdering af, om jeres nuværende behandling af persondata er lovlig, kan I lave en egentlig compliance-analyse, hvor det kortlægges, hvilke foranstaltninger I skal foretage for at overholde persondataloven i dag og den kommende persondataforordning pr.

25. maj 2018. Resultatet bør være en compliance-rapport, som også til dels kan fungere som den fremtidige, nødvendige dokumentation for, at I behandler persondata ansvarligt.

4.

Handlingsplan Omsæt compliance-rapporten til en handlingsplan.

Handlingsplan skal indeholde de tiltag, som er nødvendige for at overholde de regler, der gælder – og kommer til at gælde – på persondataområdet og kan evt. munde ud i virksomhedens nye compliance-politik. Handlingsplanen bør være realistisk og tage stilling til, hvilke områder I vil prioritere.

side

10

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Implementeringsfasen kan omfatte udarbejdelsen af konkrete politikker, træning af medarbejdere, implementering af nye procedurer og sikkerhedstiltag

5.

Implementering Med udgangspunkt i handlingsplanen skal der nu foretages en implementering af de nødvendige tiltag i virksomheden.

Det er vigtigt, at implementeringen sker på en håndgribelig måde, og at tiltagene er realistiske og anvendelige, så medarbejderne bliver opmærksomme på, at reglerne overholdes i dagligdagen.

Implementeringsfasen kan omfatte udarbejdelsen af konkrete politikker, træning af medarbejdere, implementering af nye procedurer og sikkerhedstiltag.

6.

Vedligeholdelse Hvis I har koncentreret indsatsen på først at efterleve reglerne på visse særligt udsatte områder, bør I følge op på, om målet er nået, ligesom I bør overveje om fokus skal rettes mod et nyt område, indtil reglerne er fuldt ud efterlevet. Afhold desuden periodisk kontrol for at sikre at reglerne efterleves.

Ved ansættelse af nye medarbejdere bør virksomhedens politikker og kultur for håndtering af persondata indskærpes så tidligt som muligt eksempelvis igennem afvikling af kursus med obligatorisk fremmøde eller ved sikring af, at personale-håndbogen, herunder de generelle IT-politikker, bliver læst af de nyansatte.

HR-løsningen til hele din Talent Management Komplet løsning Talentsoft betyder at du får ét system og ét login, hvor alle dine HR-processer bliver understøttet. Fra rekruttering og stamdata, over MUS og efterfølgerplanlægning, alle former for læringshåndtering, til nemme og intuitive analyse- og rapporteringsredskaber. Systemet er bygget på samme platform, og der er derfor kun én administrativ brugerflade du skal lære at kende.

REKRUTTERING

PLANLÆGNING AF ARBEJDSSTYRKE

PERFORMANCE OG KOMPETENCER MIT TALENTSOFT HR ANALYTICS

HR STAMDATA

KOMPENSATION

TALENT IDENTIFIKATION

TRÆNING & E-LEARNING

Kontakt Talentsoft og hør nærmere om hvad vi kan hjælpe din virksomhed med. Contact.dk@talensoft.com eller +45 58515095

24/7

27

8M

150+

KUNDESUPPORT

SPROG

BRUGERE

UDVIKLERE

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Find det rette spændingsniveau Med en praktisk tilgang til tingene gik betonelementvirksomheden CRH Concrete for mere end et år siden i gang med at forholde sig til den nye persondataforordning, som virksomhederne skal leve op til fra maj 2018.

Af Mette Nørlem, DANSK HR

Det var lidt af en tilfældighed, at virksomheden kom så hurtigt i gang. For ifølge Group HR Manager Claus Knudsen fyldte emnet ikke så meget hos ham i starten af 2016. ”Jeg havde hørt om det, men ikke tænkt nærmere over, at vi skulle kigge på det i det omfang, som vi nu bagefter kan se, at vi har gjort,” fortæller han.

Dette fokus ændrede sig imidlertid, da hans kollega – payroll manageren – gjorde ham opmærksom på et kursus om emnet. De blev enige om, at de hellere måtte høre, hvad det gik ud på, og på vej hjem fra kurset var det pludseligt helt klart for dem begge, at her lå en opgave, der skulle løses. Ikke fordi de ikke havde styr på tingene hos CRH Concrete, men fordi det blev klart for dem – som for de fleste andre – at her lå en opgave med at få overblik og ikke mindst få ryddet op.

HR tog føringen Tilbage fra kurset tog Claus Knudsen en snak med virksomhedens øverste chef, og her blev man enige om, at der skulle styr på området, og det blev også aftalt, at HR skulle være tovholder for processen, for det var nu engang i løn og HR, at der var flest persondata.

side

12

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Med udgangspunkt i de gode anbefalinger, Claus Knudsen og hans kollega fik på det første kursus, gik de i gang med at indsamle inspiration, værktøjer og materiale mange steder fra. ”Vi har helt sikkert brugt alle de værktøjer, som vi kunne finde, som andre allerede havde lavet, men der har også været steder, hvor vi har måtte udarbejde dem selv, simpelthen fordi de ikke fandtes endnu.”

Compliance CRH Concrete er opstået på baggrund af en lang række mindre virksomheder, og stadig består virksomheden den dag i dag af mere end 11 produktionssteder fordelt over hele landet. En sådan konstellation kunne sagtens have vist sig at være en udfordring, men med et irsk moderselskab som ejer og en lang erfaring i at ’optage’ nye virksomheder i beton-familien, var der faktisk et godt fundament for arbejdet med persondata.

Forklaringen herpå er, at man i virksomheden i forvejen har compliance-processer, og trods den spredte geografi, så er virksomheden ret centraliseret. Det vil sige, at mange funktioner lå samlet et sted, såsom løn og HR, så derfor var der ikke et masse mindre enheder, som man skulle have styr på. ”Det har selvfølgelig gjort det nemmere for os at få et overblik over området på grund af denne centralisering, men jeg skal bare sige, at vi stadigvæk har måttet ud på de lokale fabrikker og kigge, hvad der gemte sig i mapper, gamle arkivskabe og andre steder,” fortæller Claus Knudsen med et smil.

Få styr på dataflow Da CRH Concrete skulle i gang med persondataarbejdet gjorde man som det allerførste det, at HR og løn satte sig ned og identificerede alle de persondata, virksomhe-

STYR PÅ PERSONDATA?

|

TEMA

Claus Knudsen, Group HR Manager, CRH Concrete

den havde, og man beskrev, hvordan man fik dem ’tilført’, hvad de blev brugt til, hvordan de blev delt, hvem der havde adgang til dem, og hvordan man opbevarede dem og eventuelt slettede dem.

Dette arbejde tog cirka en dags tid, men det gav et godt overblik over, hvad man skulle have styr på.

Hvem gør hvad?

Med et overblik over CRH Concretes dataliste kunne man nu gå lidt videre og identificere, hvem der også skulle have en rolle i det videre arbejde. Sikkert var det, at man skulle have en løbende dialog med it-afdelingen om de tekniske løsninger, men det blev også klart, at andre også sad inde med et væsentligt antal persondata. Et eksempel herpå var arbejdsmiljøchefen, der har ansvaret for alle arbejdsskader og den forsikringsmæssige behandling af de sager.

Sådanne nøglepersoner blev selvfølgelig også draget med ind i det konkrete arbejde med at identificere data-processer og finde ud af, om det, man gjorde, levede op til reglerne, eller om processerne skulle ændres.

Gribe i egen barm Samme arbejde foregik selvfølgelig internt i HR, hvor man også her kiggede på de enkelte processer. Det kunne være; hvad sker der i forbindelse med rekruttering, hvordan kan vi sikre os, at vi kan beholde ansøgninger lidt længere tid,

Amager-Strandpark-EXPAN-letbeton

fordi vi gerne vil kunne kontakte kandidater på et senere tidspunkt, hvordan udarbejdes og opbevares advarsler, hvad gør vi med indkomne mails og så videre. ”I dette arbejde gennemgik vi alle processer, og det var en god øvelse. Alle processer fik vi nu et overblik over, og vi kunne se, at der var mange, som vi allerede havde styr på, men der var selvfølgelig også ting, vi kunne rette op på, og det fik vi så gjort”, fortæller Claus Knudsen.

Overblik i organisationen Med styr på de centrale funktioner i HR, løn og så videre var det nu tid til at få et overblik over, hvad der skete i organisationen. Derfor trak Claus Knudsen nu en uge ud af kalenderen, tog rundt til alle 11 produktionssteder og interviewede alle virksomhedens 50 ledere. Formålet med dette var at få et klart billede af, hvad de har af data, og hvordan de håndterer dem. Her blev det klart, at der lå mange mapper, gamle papirer fra nuværende og tidligere

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

13

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

”For os var det klart, at den største udfordring på de lokale kontorer var de fysiske data. Gennem vores it-systemer havde vi ret godt styr på det, der opbevares elektronisk, herunder sletning og hvem der har adgang, men de mange (og gamle) mapper, arkiver og andet måtte gennemgå en kraftig sortering. Men det er jo altid godt at få ryddet op,” griner Claus Knudsen.

”Blot for at nævne to eksempler, hvor vi ikke ved, hvordan vi skal gribe tingene af, så er vi en arbejdsplads med tunge og farlige elementer. Sker der noget for nogle af vores medarbejdere, er det meget vigtigt, at vi kan komme i kontakt med de pårørende. En liste over pårørende indeholder persondata, men den skal jo samtidig være let tilgængelig, så hvad gør vi der? Et andet eksempel er, at vi ofte oplever, at de offentlige myndigheder ikke er så gode til at målrette, hvem der skal have hvilken post. Der kan altså sendes fysiske breve, der indeholder personfølsomme oplysninger, men som sendes til en forkert leder eller andet. Også her må vi have kigget på, hvordan vi løser det,” fortæller Claus Knudsen.

Ændr ’mindsettet’ Den nye persondataforordning handler selvfølgelig i første omgang meget om jura, processer, it og andet, men i bund og grund er det også helt afgørende, at der skabes en bevidsthed i virksomheden om området og de krav, der stilles. For arbejdet slutter ikke maj 2018. Persondata skal der jo fremover være styr på.

Udover at virksomheden venter på, at der på enkelte områder kommer nogle eksterne afklaringer – enten fra eksperter på området eller fra den efterfølgende praksis – så har virksomheden ikke benyttet ekstern hjælp. Claus Knudsen og hans kolleger har deltaget i en masse gratis kurser og workshops, som hver især har givet indsigt og inspiration, og han har også i høj grad brugt sit netværk til at udveksle erfaringer og få ideer.

”I den forgangne proces har vi derfor haft emnet oppe at vende på et lederseminar. På det første møde informerede vi om reglerne og gav input til, hvad det betyder for vores arbejdsgange. Vi har forsøgt at skabe ”awareness” om området, så lederne også er opmærksomme på, om vi gør noget, der er i strid med reglerne.

Og jeg forventer, at det bliver en snak, som vi fremover løbende skal have fokus på,” siger Claus Knudsen.

”Vi har selv drevet processen, og vi har selv – selvfølgelig ved udgangspunkt i det, vi har hørt eksperterne sige – afgjort, hvilket niveau vi mente var godt nok. Man kan blive ved, og vi kender endnu ikke de enkelte detaljer i, hvad der kræves fra EU’s side, men vi har taget den praktiske tilgang, som vi altid gør, og vi er helt overbeviste om, at vi er godt klar til maj 2018,” siger Claus Knudsen.

ledere og meget andet. Derfor blev der straks igangsat en kraftig oprydning og sikring af data i form af opbevaring andetsteds, aflåsning eller andet.

Det er ikke kun lederne, der skal klædes på. Et af de næste skridt i persondata-arbejdet er at klæde de medarbejdere på, der skal have adgang til persondata. Det forventer virksomheden dog bliver en del af deres almindelig complianceprogram og dermed også den træning, der ligger deri. For selv om man har styr på it, data og processer, så bliver den menneskelige faktor formodentligt i fremtiden den største sikkerhedsrisiko, fordi det kan være der, at der sker fejl, så derfor er det vigtigt, at de klædes ordentligt på.

Nået i mål?

Hos CRH Concrete er man nu kommet et langt stykke i persondataarbejdet, men man er ikke nået i mål. Som nævnt ovenfor mangler der træning af relevante medarbejdere, men der er også ting, der endnu ikke er afklaret, og hvor man skal finde ud af, hvad man gør. I nogle tilfælde betyder det også, at virksomheden venter lidt på, hvad der kommer af meldinger fra eksperter på dette område. For der er jo endnu ingen praksis på området, man kan forholde sig til.

side

14

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Tidsforbrug På spørgsmålet om, hvor lang tid, der er brugt på de nye persondataregler, må Claus Knudsen regne lidt efter, for han har ikke ført regnskab med timeforbruget. Ifølge ham har det i perioder fyldt meget og i andre perioder har man slet ikke arbejdet med det. Efter lidt betænkningstid anslår han imidlertid, at hans arbejde alene løber op i cirka 20 arbejdsdage. Udover denne arbejdsmåned, som han har brugt, så ligger der den tid, som hans kolleger i løn, it, arbejdsmiljøorganisationen og så videre også har brugt på opgaven.

Trods det store tidsforbrug og det til tider lidt tunge jura, så ser Claus Knudsen processen som god. ”Det er egentligt dejligt, at vi nu har fået ryddet op i en masse gammelt.

Vi kan også sige, at vi har fået kigget alle processer igennem, så vi nu gør tingene rigtigt i forhold til reglerne, men også på en hensigtsmæssig måde. Det har været en spændende opgave, men jeg er glad for, at vi gik i gang i god tid, for det har gjort, at vi har kunnet nå det sammen med vores andre opgaver, og det har givet os tid til at undersøge ting, når vi stødte på noget, vi ikke vidste, hvordan vi skulle håndtere,” slutter Claus Knudsen.

CRANET KONFERENCEN 2017

Hvordan skaber vi meningsfulde organisationer?

Tirsdag d. 5. september Kl. 9.00 - 16.30 Porcelænshaven 22 2000 Frederiksberg

9.00 - 9.15

Velkomst

13.30 - 13.40

9.15 - 9.45

Perspektiver på meningsfulde organisationer v/ Jan Molin, Professor og uddannelsesdekan, CBS

Mening er bidrag og relationer - Ikke mindst for de yngre generationer I v/ Emilia van Hauen, Kultursociolog, Selvstændig konsulent

13.40 - 14.05

Unge akademikeres syn på organisationer v/ Young Consult

14.05 - 15.00

Samskabelsesproces: Hvordan skaber vi meningsfulde organisationer? v/ alle

15.00 - 15.30

Mening er bidrag og relationer – Ikke mindst for de yngre generationer II v/ Emilia Van Hauen og Young Consult

15.30 - 16.15

Om at skabe mening, hvor det er svært at finde mening v/ Kim Kristensen, Ceremonimester for Kongehuset

16.15 - 16.30

Mening med konferencen og Cranet videre frem v/ Cranetprojektgruppen

16.30 -

Networking – rund dagen af med en god dialog

9.45 - 10.15

Værdier som et meningsskabende organisationskompas v/ Dorthe Crüger, Adm. sygehusdirektør på Sygehus Lillebælt og formand for Kræftens Bekæmpelse

10.15 - 10.45

Højere formål og mening fra et topledelsesperspektiv v/ Peder Holk Nielsen, CEO, Novozymes

10.45 - 11.15

Pause

11.15 - 11.45

Spørgsmål til Jan Molin, Dorthe Crüger og Peder Holk Nielsen

11.45 - 12.15

Nyt fra Cranetundersøgelsen v/ Lektor Frans Bévort, CBS

12.15 - 13.00

Frokost

13.00 - 13.30

Menings- og procesledelse v/ Tor Hernes, Professor, CBS

WWW.CRANET.DK Konferencepris pr. person er kr. 2.875,- ekskl. moms. Er du NOCA-medlem, CBS Executive alumni, eller er din organisation en af CBS Career Partners, er prisen kr. 2.000,- ekskl. moms. Deltagerprisen inkluderer forplejning på dagen.

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Værktøjet

du har ventet på

Alle har efterhånden fået et overblik over de nye persondataregler, men ikke alle har et overblik over, hvordan det er med overholdelse af reglerne i egen organisation. Her giver vi jer et værktøj, der kan hjælpe jer med at tjekke, om I overholder nuværende persondatalovgivning, give jer et overblik over, hvad I skal gøre for at overholde lovkravene, og endelig give jer et godt fundament til jeres forberedelse til den kommende EU-forordning.

Af Mette Nørlem, DANSK HR

Det er Erhvervsstyrelsen, der står bag udarbejdelsen af det onlineværktøj, PrivacyKompasset, der skal hjælpe virksomheder med at kortlægge deres brug af persondata og efterleve persondatalovgivningen.

PrivacyKompasset giver også et overblik over, hvad man i virksomheden skal gøre for at overholde lovkravene og forberede sig på den kommende EU-forordning, og man kan ved hjælp af værktøjet få genereret en privatlivspolitik, der direkte kan bruges til virksomhedens hjemmeside.

Hvordan bruger man værktøjet?

PrivacyKompasset er et gratis onlineværktøj, som man frit kan bruge. Anvendelsen af værktøjet indledes med besvarelse af 17 spørgsmål, der relaterer sig til virksomhedens efterlevelse af gældende lovgivning. Er man undervejs i tvivl om, hvad man skal svare, så hjælper de løbende infobokse én videre i systemet.

Når alle spørgsmål er besvaret, får man muligheden for at generere en privatlivspolitik, der fortæller registrerede, hvordan data anvendes.

side

16

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Hvis man undervejs har svaret nej til, at man i dag opfylder lovgivningskrav, får man efterfølgende en tjekliste med information om, hvad der er behov for at gøre, før der kan genereres en privatlivspolitik.

Man kan også vælge at bruge værktøjet på den måde, at man blot går ind og henter inspiration i de mange værktøjer, formuleringer og andet, der ligger på sitet.

Dataansvar En privatlivspolitik bør tage stilling til og beskrive en lang række forskellige forhold. Det første er, at man anerkender det dataansvar, man har, og at man i sin privatlivspolitik giver registrerede indblik i de overordnede regler og mulighed for at kontakte virksomheden. Disse kontaktdata skal dels give den registrerede et indblik i, hvem der er ansvarlig, og hvem der skal kontaktes omkring opbevaring, sletning, ændring eller andet af i forhold til behandlingen af de private data.

Hvordan behandler vi persondata En meget central del af privatlivspolitik er, at man fortæller de registrerede, hvordan man behandler deres data, og værktøjet giver dels et overblik over, hvilke forhold det er, man skal forholde sig til, og dels eksempler på, hvordan man kan formulere regler på de pågældende områder.

STYR PÅ PERSONDATA?

I værktøjet finder du inspiration til oplysning om følgende data-forhold: • Hvilke type data anvender vi om dig • Hvordan indsamler og opbevarer vi dine persondata til bestemte formål • Vi behandler kun relevante persondata • Vi behandler kun nødvendige persondata • Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata • Hvad sker der med dine persondata, når de ikke længere er nødvendige • Du skal give samtykke, inden vi behandler dine persondata • Vi videregiver ikke dine person data uden dit samtykke

|

TEMA

Sikkerhed I værktøjet er der også tips til sikkerhed, interne regler og procedurer om, hvad der sker ved brud på sikkerheden.

Den registreredes rettigheder Til slut giver værktøjet bud på, om man overholder den registreredes rettigheder efter de nuværende regler såsom at få adgang til dine persondata, få unøjagtige persondata rettet eller slettet eller gøre indsigelse mod vores behandling af persondata.

Med den nye persondataforordning sker der på enkelte områder yderligere skærpelse af disse rettigheder. Se mere om dem i nedenstående faktaboks.

Du finder PrivacyKompasset her: https://privacykompasset. erhvervsstyrelsen.dk/

?!

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

17

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Fakta Med den nye persondataforordning får personer, som vi har data på, i fremtiden en bedre beskyttelse. Det afgørende er derfor, at der allerede nu i den enkelte virksomhed skabes et overblik over, hvad reglerne er. Dels så man kan se, om nuværende praksis lever op til det, og dels for at fremtidssikre at nuværende eller fremtidige it-systemer, processer og regler lever op til disse krav.

Få her et overblik over, hvad de registrerede har af rettigheder: Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt) •

Retten til at få indsigt i sine personoplysninger

•

Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget

•

Retten til at få sine personoplysninger slettet

•

Retten til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring

•

Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

•

Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet)

Bemærk Værktøjet er tænkt som en vejledning til virksomhederne, og brugen af værktøjet giver ikke nogen blåstempling eller en certificering af en virksomheds datahåndtering.

side

18

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Læs mere på

lessor.dk

Bliv klar til den nye Persondataforordning Med en HR-løsning fra LESSOR får du bedre overblik over medarbejdernes personlige oplysninger.

Medarbejderoplysninger er samlet ét sted

Alle data samles sikkert, og du har styr på registreringerne og rettighederne i systemet.

Tildeling af forskellige rettigheder i systemet

Dokumentarkiv

Integration til jeres lønsystem

LESSOR A/S • Gydevang 46 • 3450 Allerød • salg@lessor.dk • 48 16 60 00

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

EU-persondataforordningen:

Pust det ikke op til et papirmonster

Administrerende direktør for Danmarks standardiseringsorganisation Anne Hasløv og dataekspert Anders Linde fortæller i denne artikel, hvordan Dansk Standard selv har grebet implementeringen af den nye persondataforordning an.

Af Ulla Bechsgaard, journalist (DJ), udviklingskonsulent og ejer af Ledersucces.dk

Dansk Standards administrerende direktør har det princip, at en virksomhed aldrig skal sætte flere regler op end nødvendigt. Den holdning gennemsyrer også den måde, Dansk Standard (DS) forholder sig til den nye EU-forordning om beskyttelse af persondata i egen organisation på.

Persondataforordningen træder i kraft 25. maj 2018, og ’HR-chefen’ har besøgt Dansk Standard i Portland Towers i den nye københavnske bydel Nordhavn for at få nogle tip til, hvordan virksomheder bedst og smartest kan implementere den nye EU-forordning.

Dansk Standard udvikler og udgiver standarder og tilbyder rådgivning og uddannelse i standarder, så det er oplagt netop at spørge Dansk Standard, hvad de selv har foretaget sig.

side

20

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

”Det vigtigste for mig har været at få et fuldstændigt overblik over, hvilke krav forordningen stiller, for at kunne tage aktivt stilling til, hvad vi er nødt til at gøre, og hvad der derudover kunne gavne os at gøre,” siger administrerende direktør Anne Hasløv, der mener, at livet glider lettest i en virksomhed, hvis man ikke sætter flere regler op end nødvendigt.

Et vigtigt element i projektet ’Persondataforordningen’ hos Dansk Standard har været at tilknytte Anders Linde som virksomhedens egen rådgiver i informationssikkerhed. Han bistår den projektgruppe, som skal kortlægge beskyttelse af persondata hos Dansk Standard.

Ikke plads til eksperimenter ”Persondata er et meget følsomt område, og der skal ikke eksperimenteres med løsninger. Derfor allierede vi os med Anders Linde, som i det daglige arbejder som konsulent for vores kunder på området. Det var vigtigt for os at få en ekspert med på holdet. En, som er helt nede i detaljerne, og som ved, hvordan vi sikrer vores data uden at puste for stort et papirmonster op. Vi vil ikke ud i noget overadministration,” forklarer Anne Hasløv Stæhr.

STYR PÅ PERSONDATA?

|

TEMA

– En mindre virksomhed har vel ikke råd til at hyre en ’Anders? ”Nej, ikke nødvendigvis; men her kan virksomheder ofte alliere sig med brancheorganisationer, som også tilbyder undervisning og tygger reglerne for dem. Byggebranchen er et oplagt eksempel,” siger den administrerende direktør.

Anne Hasløv Administrerende direktør for Danmarks standardiseringsorganisation

HR’s rolle Beskyttelse af data skal være forankret i direktionen, siger Anne Hasløv Stæhr, men som ledelse læner direktionen sig meget op af HR: ”Vi forventer, at HR samarbejder tæt med IT og inddrager alle relevante forretningsområder, at HR udarbejder en samlet plan for, hvilke processer vi skal igangsætte, og hvilke vaner der skal ændres. De vaner, de forretningsgange, der skal ændres, går direkte ned i den måde, vi bedriver ledelse på, og forandringsledelse er som udgangspunkt svært,” siger Anne Hasløv.

En af de vaner, HR bliver nødt til at ændre, er vanen med at sende ansættelseskontrakter i mails. Det er slut fra maj næste år. ”Det er en meget indgroet vane, og den skal vi være særligt opmærksomme på, fordi et stort antal personer kan være inde over, og fordi vi er vant til hurtigt og nemt at kunne dele dem/ kontrakterne via mails,” siger Anne Hasløv Stæhr. Anders Linde supplerer:

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

21

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Anders Linde dataekspert Danmarks standardiseringsorganisation

”Her skal vi skal tage højde for noget meget lavpraktisk, men samtidig rigtig svært. Hvordan opbevarer vi generelt følsomme data? Må vi lægge dem fra os på bordet, må vi sætte printeren i gang og så lige gå hen og tage en kop kaffe?” spørger Anders Linde retorisk.

Han kender selv det enkle svar: Nej, det må vi ikke!

Gælder alle virksomheder Persondataforordningen er gældende for alle organisationer, der behandler eller er ansvarlige for persondata. Det nye EU-regelsæt er en klar skærpelse af de gældende regler i Danmark.

Området vil fortsat blive håndteret af Datatilsynet, en større ændring er dog kontrol af virksomheder og organisationer.

side

22

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Standarder er en hjælp på vejen...

Når vi skal overholde person-dataforordningen, starter vi med at afdække, hvilke arbejdsgange vi allerede har, og hvordan de kan justeres. Den største fejl, man kan begå, er at bygge nogle processer, som ikke er tilpasset forretningen eller kulturen, men kun lever op til standarden.

Anders Linde

I dag er den enkelte organisation underlagt kontrolbesøg fra Datatilsynet. Denne bestemmelse udgår og erstattes af en indberetningspligt, hvor den enkelte organisation har pligt til at indberette tilfælde af sikkerhedsbrister (datalækage) på forordningen. Fristen er inden for 24-72 timer, og overtrædelse kan være forbundet med ganske store bøder.

Data Protection Officer (DPO) Fra maj 2018 vil vi jævnligt komme til at høre stillingsbetegnelsen Data Protection Officer (DPO). Flere virksomheder vil være nødt til at ansætte en DPO eller have en ekstern konsulent til at varetage DPOopgaven. Anders Linde forklarer:

Bliv klar til EU’s Persondataforordning

www.persondatasupport.as Har du brug for

viden ressourcer overblik værktøjer PersondataSupports bidrag Tilfører viden om Persondataforordningen Styrer implementeringsprocessen Frigør virksomhedens ressourcer fra det tunge arbejde Skaber overblik og struktur over persondatahåndteringen Øger effektiviteten med strømlinede persondata- og sikkerhedsprocesser PersondataSupport fungerer som virksomhedens eksterne databeskyttelsesrådgivere og kontrolorgan (auditorer). Vi skaber et sikkert og løbende grundlag for efterlevelse af EU Persondataforordningen.

Processen 1. Foranalyse Vi viser, hvor klar virksomheden er ift. opfyldelse af Persondataforordningen.

2. Planlægning Vi organiserer og udarbejder projektplan samt orienterer de udvalgte nøglepersoner.

3. Overblik nuværende persondatahåndtering (As is) Vi viser GAP gennem kortlægning og datastrømsanalyse.

Vi foretager risikovurdering og identificerer højrisikoområder.

4. Sikring af juridisk grundlag og udarbejdelse af retningslinjer (To be) Vi udarbejder retningslinjer og dokumentation for efterlevelse af Persondataforordningen.

Kontakt os for et uforpligtende besøg, hvor vi med udgangspunkt i din virksomhed skitserer, hvordan et forløb kan sammensættes.

Lene Lundquist Certifikat i Persondataret - DPO TLF.: 2463 9591 E-MAIL: llu@pds.as Per Løkken Auditor - Informationssikkerhed TLF.: 2331 5014 E-MAIL: pl@pds.as

5. Implementering Information og træning af medarbejdere. Vi giver indsigt og forankring i virksomheden.

6. Audit / Revision Vi foretager kontrol af om alle elementer opfylder de specificerede krav. Juridisk tjek gennemføres af advokat fra LRP, Horsens.

7. Vedligeholdelse 1-2 årlige servicebesøg, hvor løbende opdatering af data og efterlevelse af procedurer tjekkes. Aftalen inkluderer 1 års hotlinesupport.

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

”Ikke alle virksomheder skal ansætte en DPO. Det kommer an på, hvor store mængder og hvor ofte man stikker snablen ned i persondata.

Dansk Standard er i den forbindelse mindre hårdt ramt, idet vi behandler personfølsomme oplysninger i meget begrænset omfang. Vi falder ikke ind under de skærpede krav til PDO-rollen. Det ser anderledes ud for private virksomheder, hvor forretningsgrundlaget forudsætter behandling af store mængder persondata, f.eks. som underleverandører til offentlige virksomheder,” siger Anders Linde.

Standarder er en hjælp på vejen Dansk Standard arbejder naturligt nok også med afsæt i standarder i sit eget persondata-projekt og benytter egne konsulenter, der også rådgiver Dansk Standards kunder om informationssikkerhed (ISO/IEC 27001), privacy og persondataforordningen.

Chefkonsulent Anders Linde siger, at standarden ISO/IEC 27001 hjælper virksomheder til at etablere et ledelsessystem til beskyttelse af følsom og kritisk information.

Standarden opstiller blandt andet krav til et formaliseret arbejde med risikostyring, dokumentation af processer samt fordeling af roller og ansvar for informationssikkerhed.

Det er krav, som ifølge Anders Linde er meget lig med forpligtelserne i EU-persondataforordningen.

Fakta Sådan gør Dansk Standard Dansk Standard har skrevet en projektbeskrivelse for ’Projekt – EU-forordning omkring beskyttelse af persondata hos Dansk Standard’.

Projektbeskrivelsen indeholder følgende elementer:

– Baggrund for projektet – Formål – Organisering – Projektplan – Kortlægning af data og leverandører – Relevante krav til persondataforordningen – Eksisterende dokumenter og praksis – Kontrolmål – Risikovurdering – Løsningsdesign – Implementering og opfølgning – Kommunikation – Tidsplan

”Når vi skal overholde person-dataforordningen, starter vi med at afdække, hvilke arbejdsgange vi allerede har, og hvordan de kan justeres. Den største fejl, man kan begå, er at bygge nogle processer, som ikke er tilpasset forretningen eller kulturen, men kun lever op til standarden. Man skal gå den anden vej rundt og dokumentere, hvad man gør, og finde ud af, hvordan de eksisterende processer kan opdateres og tilpasses, så de opfylder lovgivningens krav,” forklarer Anders Linde, der fortæller, at ISO/IEC 27001netop er meget brugbar til den øvelse.

side

24

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

HR’s kritiske rolle

i krisestyring Af Annabeth Aagaard, direktør, lektor, ph.d. og Emil Pfeiffer, direktør, Krizo

Stort set alle større organisationer har i dag udarbejdet kriseplaner. Dette skyldes især den kompleksitet, som møder virksomheder i dag, og som kan skabe kriser, hvilket virksomheder bliver nødt til at forberede sig på i det omfang, det er muligt. Ligeledes er virksomheder også mere følsomme overfor kriser grundet omfanget af følsomme person- og virksomhedsdata samt de sociale medier, hvor uheldige ’historier’ og offentlige videoer meget hurtigt kan deles til mange tusinde og millioner af mennesker.

Et brist i datasikkerheden, også kaldet et ’cyber breach’, kan have store negative konsekvenser for en virksomhed og kan medføre både konkrete og afledte økonomiske konsekvenser ved bl.a. tab af omdømme og tillid, mistede forretningshemmeligheder, sanktioner samt eventuelle erstatningskrav.

side

26

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Det er én ting at udarbejde en kriseplan, men en meget anden at få udviklet organisationens parathed til at respondere effektivt på selve krisen.

Eksempelvis viser en undersøgelse lavet af Human Resources Management, at 76 % af adspurgte organisationer i USA havde en kriseplan kortlagt, men kun 33 % mente, at de var godt eller særdeles godt forberedt på en krise. Forskellen mellem en udarbejdet plan og decideret at være parat til en krise kan muligvis forklares ved organisationens manglende fortrolighed med krisestyringstiltag og en begrænset systematisk planlægnings- og træningsproces på tværs af de relevante enheder.

STYR PÅ PERSONDATA?

Krisestyring er en serie af tiltag, som har til formål at minimere de negative konsekvenser ved en given uønsket hændelse og hurtigt få organisationen tilbage i normal drift. Som del af en virksomheds strategiske arbejde med krisestyring indgår som det første en løbende risikoanalyse og risikostyring. Derudover bør der udvikles en beredskabsindsats med beredskabsplanlægning og design og implementering af kriseprocedurer og nødprocedurer.

Herunder bør organisering, teamstrukturer og ansvarsfordeling være klarlagt, og en strukturering af krisekommunikation med virksomhedens interessenter og medier skal være kortlagt. Sidst men ikke mindst skal der etableres et kontrol- og evalueringsorgan, som kontrollerer kvaliteten og effektiviteten af krisestyringen samt sikrer, at læring opsamles under hele krisesituationen for at styrke og udvikle virksomhedens krisestyringskompetence, således at fejl og brist gøres til læring og viden, som forankres i nye og bedre processer. I den konkrete krise er et vigtigt element naturligvis at overbevise omverdenen, om at normalsituationen har genindfundet sig. Derfor kommer det ikke som en overraskelse, at fokus i krisestyring ofte er på systemer, infrastruktur og PR.

|

TEMA

Dette kan resultere i, at HR overses i forhold til krisestyring. Det er en fejl, da der altid er et menneskeligt aspekt i en krise, og HR har en unik mulighed for at sikre, at den menneskelige kapital bliver prioriteret under en krise. Endvidere har HR mulighed for at tilføre værdi gennem krisestyringstræning og udarbejdelse af kriseplaner. I samarbejde med den eksisterende krisestyringsenhed kan HR hjælpe med at udvikle den nødvendige infrastruktur og organisering og teamstrukturer til krisestyring.

Dette sikrer, at organisationens menneskelige kapital har forståelse for og indsigt i, hvad det kræver af arbejde før og under en krise. Dermed kan HR hjælpe organisationen med at være

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

27

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

bedre forberedt til at respondere effektivt på krisers kompleksitet ved at tage en systematisk tilgang. Desuden kan HR overveje at få etableret en cyberforsikring for at reducere den økonomiske risiko og være med til at sikre, at kontraktindgåelsen med virksomhedens databehandlere udformes mere optimalt i forhold til at styrke sikkerheden i den eksterne og interne håndtering af virksomhedens mere sårbare data.

I krisestyring er især effektiv adgang til information essentielt.

Virksomheden skal sikre, at medarbejdere på tværs af organisationen har adgang til den nødvendige information gennem en digital og transparent kommunikationsplatform. Der hersker i kriser som oftest megen usikkerhed, og det betyder, at mange beslutninger bliver taget, selvom den rette information ikke er til rådighed. Det kan give dårlig presse og uheldige ’PR-sager’. Derfor er en struktureret, systematisk og formaliseret distribution og opsamling af information vigtigt i effektiv krisestyring. Yderligere er et centralt element i god krisestyring at lære fra tidligere fejl, og her er en digital kommunikationskanal fordelagtig, da al information, tiltag

side

28

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

og initiativer er centraliseret et sted.

Skal alle medarbejdere informeres, anvendes intranettet i samspil med en digital kommunikationsplatform. Skal de involverede medarbejdere informeres og have mulighed for at udveksle ideer og synspunkter, skal det snarere foregå i et til hændelsen skabt ’digitalt arbejdsrum’, der også koordinerer de besluttede tiltag.

STYR PÅ PERSONDATA?

Derfor anbefales følgende:

• Human Resources Management Association (2014). The Roles of Human Resources in Organizational Crisis Management

• Udarbejd HR-politikker og processer, som er specifikt lavet til krisestyring.

• Pearson, C.M. & Claire, J. (1998).

Reframing Crisis Management.

Academy of Management Review, 23(1), 59-76.

• Tag ansvaret for, at medarbejdere trænes i krise via simuleringer – og gerne minimum en gang om året.

• Sikr, at medarbejdere har adgang til nødvendig information 24 timer i døgnet.

Disse henvisninger er generelle, for al krisestyring skal skræddersyes til virksomhedens unikke karakteristika, situation og datatyper.

Det betyder også, at arbejdet med datasikkerhed og krisestyring ikke må blive en opgave, som udelukkende it-afdelingen involveres i. Arbejdet med datasikkerhed, kriseforebyggelse og krisestyring kræver også involvering fra HR-afdelingen og kommunikationsafdelingen samt en strategisk og ledelsesmæssig opbakning, involvering og bevågenhed for at blive integreret og effektueret effektivt og succesfuldt.

TEMA

Litteratur om HR og krisestyring

• Opsæt et humanitært responsteam, som sikrer øget opmærksom på menneskelige behov under en krise.

Det er vigtigt, da en krise skaber uro og usikkerhed lokalt eller globalt i organisationen.

• Giv medarbejderne træning i, hvordan man klare de stressende og i nogle tilfælde traumatiske konsekvenser af at arbejde under en krise.

|

• Ronez M. (2008). HR - Human Resource Contribution to Crisis Management. Asia Risk Management Institute. 5 December 2008 • Wang, J., Hutchins, H. M., & Garavan, T. (2009). Exploring the strategic role of HRD in organizational crisis management.

Human Resource Development Review, 8(1)

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

29

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Nedtællingen

er begyndt

Den 25. maj 2018 træder Persondataforordningen i kraft. Og selv om mange måske tror, at det bare er endnu en lov, som vi skal følge fra den pågældende dato, så kræver den faktisk en hel del forarbejde for virksomheder.

Af Nikolaj Henum, VirkKom

For hvis du ikke har persondata på plads fra den 25. maj, så falder hammeren. Og der er ikke tale om en hvilken som helst hammer, men om en hammer af den type, der kan få store konsekvenser for din virksomhed.

Tidligere kunne virksomheder få en bøde på 25.000-50.000 kroner for uhensigtsmæssig behandling af personfølsomme data, men det beløb er nu blevet væsentligt forhøjet. I henhold til den nye forordning kan en overtrædelse nu koste en bod på op til fire procent af virksomhedens globale omsætning – dog max 20.000.000 euro.

”Efter vi blev klar over omfanget af persondataforordningen, besluttede direktionen, at vi skulle nedsætte en arbejdsgruppe, hvor deltagerne hver især skulle kortlægge de respektive områder med den nye lov for øje.

Arbejdsgruppen, der mødtes første gang i oktober 2016, fik desuden sparring af en jurist fra Bilbranchen, som kunne påpege helt konkret, hvilke områder vi skulle være opmærksomme på,” fortæller Michael Gadegaard og giver et konkret eksempel på et område, der skulle arbejdes med:

side

30

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

”Et område er rekrutteringsprocessen, samt hvilket ansættelsesforhold man er tilknyttet virksomheden på – som for eksempel praktikant, timelønnet funktionær og så videre.

Hvilke arbejdsgange og processer gør vi brug af, og hvordan kan vi sikre, at vi overholder den fremtidige forordning på området?”

Valgte et system, der er fremtidssikret Selv om arbejdsgrupperne først blev etableret i efteråret 2016, så startede processen dog langt tidligere – nemlig allerede ved valget af HR-system. ”I juni 2016 gik vi over til et nyt HR-system, HR Manager, som er et godt system, der sikrer, at der ikke falder noget ned mellem to stole i en rekrutteringsproces. Systemet giver ikke bare jobsøgeren en fornemmelse af, at vi arbejder professionelt med vores data – som for eksempel indkomne ansøgninger – det er også et system, der er gearet og på forkant med persondataordningsproblematikken,” fortæller Michael Gadegaard.

Kører parallelt Ifølge Michael Gadegaard handler det i høj grad om at få beskrevet processerne og arbejdsgangen i det nye system, og det gør de i samarbejde med udbyderen.

STYR PÅ PERSONDATA?

Efter vi blev klar over omfanget af persondataforordningen, besluttede direktionen, at vi skulle nedsætte en arbejdsgruppe, hvor deltagerne hver især skulle kortlægge de respektive områder med den nye lov for øje

|

TEMA

Michael Gadegaard Autohuset Vestergaard

Et område er rekrutteringsprocessen, samt hvilket ansættelsesforhold man er tilknyttet virksomheden på – som for eksempel praktikant, timelønnet funktionær og så videre

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

31

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

”Vores fornemmeste opgave er at få bekrevet processerne i HR Manager. Selvfølgelig er der en række faktorer, som skal være på plads såsom kryptering af adgangskoder og den slags, men det er alt sammen noget, HR Manager varetager. Jeg føler, at vi kører et parløb for at nå sammen i mål. Eksempelvis udbyder de også nogle seminarer netop omkring persondataforordningen, som vi helt sikkert gerne vil deltage i,” siger han.

Kernen i processen Når det gælder hele håndteringen af persondata i forhold til de nye regler, er der ikke tvivl om, at man skal vælge en løsning (et system), der i den grad er fremtidssikret, for systemet vil blive kernen i, hvordan man håndterer persondata i fremtiden. ”Man kan sige, at tidligere lå ansættelseskontrakter i print gerne ude i afdelingerne, men nu er det alt sammen samlet elektronisk et sted, hvilket gør, at vi er gearet til de nye tider. Alt HR hos os er nu elektronisk – det eneste vi mangler, er at digitalisere underskrifter på ansættelseskontrakter via NemID.

Gode råd Michael Gadegaard giver her nogle gode råd til, hvordan man kan arbejde med persondataforordningen: Find de personer i organisationen, der arbejder med persondata, og nedsæt en arbejdsgruppe. Bed dem om at kortlægge processerne – både nuværende og fremtidige.

Involvér nøglemedarbejdere. På et tidspunkt skal processerne udrulles i hele organisationen, og så kan det være en god ide at få deres input forinden.

Få et system, som kan håndtere dine behov.

Få hjælp udefra. Vær opmærksom på, at der er tale om lovtekster, hvor det ikke altid er lige let at tyde og tolke ordlyden. En god idé kan være at alliere sig med en jurist, som er specialist på netop det område.

side

32

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Fakta om Autohuset Vestergaard Autohuset Vestergaard er en af Danmarks største bilforhandlere og udøver af autoriseret service for mere end 11 bilmærker.

Autohuset Vestergaard har cirka 600 medarbejdere. Årligt modtager Autohuset Vestergaard cirka 600 ansøgninger. Ansøgninger opbevares i dag i et halvt år, men kandidaten kan selv vælge, at Autohuset Vestergaard skal opbevare ansøgningen længere. Ifølge den nye forordning vil der ikke være nogen tidsbegrænsning på det. .

Pensionstjek problemet

Mirakel

Vigtigheden af at tjekke firmapensionsordning

Tid i hverdagen til at tjekke firmapensionsordning

Hos SEB Pension ved vi godt, at din og dine medarbejderes dag er hektisk, og at der er mange opgaver, der føles mere presserende end at tjekke pensionsordningen.

Derfor tilbyder vi markedets mest brugervenlige e-Pensionstjek på mobil. Så I kan tjekke pensionsordningen, når der på mirakuløs vis dukker ledig tid op på arbejde, i toget eller derhjemme.

Befriende enkelt.

seb.dk/tjekket

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Find mere inspiration Det er ikke nødvendigt at opfinde den dybe tallerken en gang til – og det gælder også persondata. Så hvis man kan finde gode inspiration andre steder, så er det bare om at gå i gang.

Vi har samlet en buket af gode hjemmesider, hvor du kan hente mere inspiration til arbejdet.

Det store overblik Hvis du ikke før har sat dig ind i reglerne, så start her. I denne whitepaper får du et overblik over de nye regler, og du får de grundlæggende begreber beskrevet blandt andet samtykkekrav, privacy by design / default og retten til at blive glemt. https://issuu.com/idgdanmark/docs/computerworld_ whitepaper_persondata

Et spadestik dybere Hvis du allerede har et overblik over hovedtrækkene i de nye regler, men har behov for at få flere detaljer om, hvad det betyder i praksis, så holdt Justitsministeriet i februar 2017 et stormøde om databeskyttelsesforordningen. Vi giver dig muligheden for at se præsentationen fra dette møde. En præsentation spækket med uddybende detaljer om: hvad er persondata? dpo privacy by design konsekvensanalyse dataansvarlig databehandlere samtykke registreredes rettigheder https://erhvervsstyrelsen.dk/sites/default/files/media/ praesentation_fra_stormoede_om_databeskyttelsesforordningen.pdf

side

34

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Sådan forbereder du dig: Datatilsynet er den øverste danske myndighed på omtådet for persondata.

I forbindelse med den nye persondataordning har Datatilsynet udarbejdet en vejledning, som kan downloades fra deres hjemmeside.

Vejledningen hedder: Forberedelser forud for EU’s databeskyttelsesforordning 12 spørgsmål som dataansvarlige allerede nu med fordel kan forholde sig til.

Værd at vide om DPO For nogle virksomheder er der krav om, at man skal have en DPO (Data Protection Officer).

Læs mere om, hvad en DPO er, hvornår man skal have en DPO, hvad DPO´en skal lave og ikke mindst, hvad kravene til en DPO er. http://www.revi-it.dk/ydelser/ persondataloven-2/dpo-oftestillede-sporgsmal/

BESØG

GRATIS adgang HR messe for 18. gang Arrangør: DANSK HR www.danskhr.dk 8621 6111

TRÆFPUNKT HR

2017

®

– Danmarks største og mest velbesøgte HR-messe Ny ordstyrer:

Faglig inspiration, nye tendenser og netværk Lucy Adams, CEO of Disruptive HR and former HR Director BBC

Christine Cleemann RBL Group

Mette Aagaard, HR Direktør BIG-Bjarke Ingels Group

ØKSNEHALLEN I KØBENHAVN DEN 4. & 5. OKTOBER 2017

Ina Buonaventsen Kummerfeldt Talent Management og Employer Branding Specialist Telia Danmark HR

Hanne Vibe-Andreasen, Senior Manager, Deloitte Consulting

Stort konferenceprogram Alt du skal vide om HR To dage – samlet under et tag

Indlæg om:

Disruption HRs nye rolle

Mere end 150 udstillere

GRATIS ADGANG for besøgende Tilmeld dig på www.traefpunkt-hr.dk

Fremtidens HR-udfordringer Generationsledelse

Persondata Styrkebaseret ledelse

ALLEREDE TILMELDTE UDSTILLERE PÅ TRÆFPUNKT 2017: BEHANDLINGSCENTER TJELE - Dare to Care

Go

Dialog

S O F T W A R E

T I L

H R

kulturlab

KOMPETENCEUDVIKLING.DK

Bliv udstiller – læs mere på www.traefpunkt-hr.dk ARRANGØR AF MESSEN

MEDIEPARTNERE

GULDSPONSORER

SØLVSPONSOR

BRONZESPONSOR

TEMA

|

STYR PÅ PERSONDATA?

Måling af

persondata I HR-chefen har vi hver gang fokus på et tema, som vi belyser med en rækker artikler, der er en blanding af teori, praksis, gode råd og andet. I år supplerer vi temaet med en fast artikel-serie, der hedder ”Sæt tal på temaet”.

Her giver vi input til relevante mål inden for området.

Med en økonomisk baggrund og erfaring som finansanalytiker har

Persondata, stamdata, persondataforordning, personaledata. Det kan virke både tørt, kedeligt og for mange sikket også langt fra det, som HR er sat i verden for, og det, som mange er gået ind i HR for at arbejde med. Alligevel tror jeg, at vi vil se tilbage på alle disse regler og krav som en gave, idet det vil sikre, at vores grundlæggende HR-data bliver af bedre kvalitet, og dermed at vi får et bedre afsæt til at arbejde mere evidens- og talbaseret i HR, som jeg mener i sidste ende vil skabe bedre HR. Med andre ord er det at få styr på persondata dels et mål i sig selv (undgå enorme bøder) og dels et vigtigt middel til at løfte kvaliteten af HR til et endnu højere niveau.

partner Morten Kamp Andersen helt styr på den hårde, økonomiske og præstationsorienteret tilgang til HR, men Morten er også uddannet psykolog, så han har aldrig kun tal for øje, men har også fokus på den bløde del af HR. Vi kan derfor med glæde se frem til seks spændende ”tal-artikler” fra Mortens hånd i hele 2017.

Måling af ’styr på persondata’ er ikke enkelt, og dertil kommer, at projektet omkring implementering af reglerne i persondataforordningen ikke altid ligger hos HR, men derimod hos jura, IT eller projektafdelingen.

Alligevel giver måling mening i forhold til tre områder, nemlig:

1 1

Fremdriften på implementeringen af de nye processer. Persondataforordningen vil i de fleste tilfælde medføre nye regler og processer omkring persondata. Mange af disse rammer bredt i organisationen. I jo højere grad disse processer forstås og følges af ledere og medarbejdere, jo større sandsynlighed er der for, at I har styr på persondata. En god og robust måde at måle på dette på findes i forandringsledelsesværktøjet ADKAR, hvor man løbende kan måle på medarbejderes viden og forståelse af de nye regler (Awareness), ønsker og motivation til at følge dem (Desire), viden om, hvad de nye regler betyder, og hvordan de skal følges (Knowledge), evnen til at kunne efterleve processerne (Ability), og endelig hvordan der løbende bliver fulgt op på implementeringen (Reinforcement). Løbende målinger på disse fem paramenter er en sikker måde at måle på sandsynligheden for, at de vigtigste processer følges.

STYR PÅ PERSONDATA?

3 3

|

TEMA

Kvalitet af persondata. Én ting er, at der ikke er

2 2

Brud på processer om-

kring persondata. Suc-

cesen med arbejdet med persondataforordningen og persondata i det hele taget bør ikke kun dreje sig om at undgå bøder (selvom det er en vigtig målsætning), men i lige så høj grad om at få ændret kulturen omkring sikkerheden af persondata. Her kan der hentes inspiration fra arbejdsmiljøområdet, som i mange år har arbejdet med ændring af folks holdning til sikkerhed – og med stor succes.

Her har man eksempelvis ikke kun målt på arbejdsulykker, men også på ”near-misses”, altså på indberetning af adfærd, som kunne fører til arbejdsulykker (en near-miss er en uforudset hændelse, som ikke resulterede i en skade, sygdom eller beskadigelser – men kunne have gjort det). På samme måde kan HR indberette og måle tilsvarende ”near-misses” i forhold til persondata, altså ikke faktiske brud på data, men adfærd, som kunne have gjort det. Dette kan være forglemmelse af at låse arkivskabet med ansattes CV’er, for sen opdatering af personers stamdata o.l. Månedsvise rapporter vil kunne vise brud på processer og udviklingen af nøgletal.

decideret brud på processer, sikkerhed eller regler. Noget andet er, at kvaliteten af jeres data er gode. Det sidste er vigtig i forhold til at få mest muligt ud af jeres data. Kvaliteten af jeres persondata kan måles på mange måder. En ofte brugt metode er at foretage stikprøver og måle kvaliteten af disse.

Det kræver, at I opstiller en proces for udvælgelse af stikprøver. Måling af kvaliteten kan blot være antallet eller procentvis af data, som er udfyldt i overensstemmelse med en bestemt standard.

Styr på persondata er ufattelig vigtigt for alle organisationer, primært fordi omkostningen ved fejl er så stor. Anskuer man samtidig personaledata som et vigtigt grundelement i rejsen til at arbejde mere talorienteret i HR og senere til at arbejde med HR analytics, så er der desto større grund til at få styr på persondata. Måling af implementering af processer og kvaliteten af data er et godt skridt til at sikre, at I har styr på persondata.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

37

ARTIKEL

|

HR – OVERHOLDELSE AF PERSONDATA

Overholdelse af persondataforordningen bliver lige så meget dit ansvar

Af Leif Jensen, direktør for Kaspersky Labs i Norden og Baltikum

Der er mange måder at blive kendt på. Men der er næppe mange, der har lyst til at blive kendt som den, der var skyld i en bøde til virksomheden på 149 millioner kroner. Eller fire procent af virksomhedens globale omsætning. Alt efter hvilket beløb, der nu er størst. Dét er den sabel, som EU rasler med for at få virksomheder til at overholde den kommende persondataforordning.

Og mens mange nok mener, at det er ledelsens og it-afdelingens ansvar, at din virksomhed lever op til forordningen, så bliver efterlevelsen lige så meget den enkelte medarbejders ansvar. Det betyder, at vi hver især skal vide, hvad EU’s persondataforordning kommer til at betyde for vores daglige arbejde.

HR-afdelingen har også et stort ansvar Uden at ville sætte en større skræmmekampagne i gang, så får HR-afdelingen ansvaret for at værne om den meget store mængde af personlig data, som persondataforordningen netop er sat i verden for at beskytte. Og der er nok, der skal beskyttes: Ansøgninger og CV’er med store mængder personlige data i – både fra dem, der blev ansat og dem, der ikke blev. Dertil kommer de utrolig mange medarbejderdata, såsom personlige detaljer, kontrakter og bankdetaljer.

side

38

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Da alle EU-borgere får øgede rettigheder over, hvad deres persondata fremover må og ikke må bruges til, bliver udfordringen for HR at være gennemsigtige i brugen af persondata, og samtidig være parate i tilfælde af anmodninger om tilbageholdelse eller fjernelse af data. Dette vil gælde for både nuværende, tidligere og kommende medarbejdere såvel som for ansøgere.

Det betyder bl.a., at HR-afdelingen skal kunne redegøre for hvad data bruges til, hvem der har adgang til data, hvordan og hvem I deler data med samt hvordan og hvor længe data opbevares. Dertil skal I kunne sikre den enkeltes ret til at blive glemt, som er en ny og vigtig del af persondataforordningen.

OVERSKRIFT / EMNE

FEM TRIN MOD OVERHOLDELSE AF PERSONDATAFORORDNINGEN FOR HR

|

ARTIKEL

NOGLE UHYGGELIGE TAL

1. Forstå hvad der skal ændres - Gennemgå jeres nuværende politikker og processer for behandling af data samt hvordan og hvor længe I opbevarer data.

2. Opdater medarbejderkontrakter, håndbøger og virksomhedspolitikker.

3. Gør det nemt for HR-teamet at kunne informere medarbejdere og jobansøgere om, hvordan og hvorfor I indsamler og bruger deres data. Og hvad deres rettigheder er.

4. Databrud skal meddeles indenfor 72 timer til myndigheder og berørte parter.

For at sikre øjeblikkelig handling, bør I udnævne en person eller et team i afdelingen, der er ansvarlige for processen, og som ved, hvad I skal gøre.

5. Gennemfør regelmæssig træning. Sørg for at have hensigtsmæssige politikker, der sikrer at databrud bliver tacklet sikkert og roligt.

GENERELLE RÅD TIL SUND OVERHOLDELSE AF PERSONDATAFORORDNINGEN • Gå hele vejen – Der bliver ikke uddelt priser for en halvhjertet tilgang til klargørelsen af forordningen. Fremtidssikring af nye dataprocedurer er centralt for succesfuld overholdelse. Det kan skade virksomheden, hvis de nødvendige skridt ikke tages nu.

• Udnævn en coach – Hver afdeling har brug for en person, der samler information om forordningen og sørger for, at alle ved, hvordan de skal følge den udlagte strategi.

• Hav et åbent sind – Hvis man vil sikre overholdelse i hele organisationen er det vigtigt at være åbent indstillet over for forandringer.

• Træn regelmæssigt – Databeskyttelsespolitikker skal opdateres regelmæssigt og tydeligt kommunikeres ud til alle afdelinger, stab og leverandører.

• Arbejd med en personlig træner – Support fra en tredjepart vil ikke kun hjælpe jer med at komme på det rette spor nu og her, men kan også hjælpe jer til et godt datahelbred i fremtiden.

En nylig global undersøgelse Kaspersky Lab’s har lavet blandt it-ansvarlige viser, at: • 38 pct. mener, at de har en god forståelse af persondataforordningen • Kun 32 pct. vidste, at databrud skulle anmeldes inden for 72 timer, og at alle berørte skulle informeres • Kun 29 pct. vidste, at forordningen gælder alt data, både den der opbevares inden for og uden for EU • 22 pct. føler sig usikre på, at deres organisation er klar til at efterleve persondataforordningen, når den træder i kraft den 25. maj 2018 • Hele 17 pct. siger, at deres virksomhed har gjort lidt eller ingenting for at forberede sig på den nye forordning

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

39

EAPM

|

NYT

HR-studier, læring og udførelse i praksis Forskning kan hjælpe med at definere HR-ekspertiser, siger Senior Lektor og nyligt certificerede HR Practitioner Dr. John Molineux.

Hvad kan akademikere bidrage med til deres HR-ansvarsområde?

Det spørgsmål stillede John Molineux sig selv, da han blev seniorlektor ved Deakin University, efter en lang karriere i HR. Hvis akademikeres arbejde påvirkes af tænkning omkring HR-praksisser, så er det værd at overveje, hvilken forståelse og viden vi giver til HR for at sikre høje standarder.

John Molineux underviser MBA-studerende på Melbourne Burwood Campus, og her har de studerende en meget varieret forståelse af HR. Mange HR-ansvarlige har tidligere arbejdet i andre stillinger, eksempelvis som ingeniør, IT-konsulent mv. og er pludselig blevet kastet ind i, at arbejde med HR.

eapm NYT DANSK HR er Danmarks repræsentant i HRparaplyorganisationen eapm – The European Association for People Management.

Med det samme man begynder at skulle lede mennesker, bliver man opmærksom på, hvor meget man ikke ved. Molineux tror på, at det er vigtigt at forøge den enkeltes viden og erfaringer inden for HR, uanset hvem der påtager sig HR-ansvarsområdet, og hvor de kommer fra. Han anerkender, at ledelse og ledelsesstile kan variere meget. Du kan være en karismatisk og inspirerende leder og en leder, der er i kulisserne, som opmuntrer og støtter mennesker som en coach og mentor, denne er ofte en mere bæredygtig fremgangsmåde.

EAPM omfatter 29 europæiske lande, som gennem dette samarbejde støtter de nationale organisationer i udvikling og informationsformidling indenfor Human Resources.

Materialet til disse sider hentes fra medlemslandenes HR-blade samt fra EAPM’s eget blad.

side

40

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Good with People Når det handler om HR’s ry, så er opfattelsen meget forskellig. De, der gør det godt, har en stærk forståelse af at arbejde med strategi. Desværre er der stadig mange organisationer, hvor man arbejder med transaktionsbeslutning (kontrol, motivation og planlægning).

En del af problemet er, at mange HRansvarlige er tilfredse og glade for at arbejde med et lavt niveau af transaktionsopgaver.

Som HR bliver du nødt til at forstå den operationelle del af forretningen.

Du bliver nødt til at være ekspert i HR-systemer og strategi, menneskelige kompetencer og performancemanagement. HR-ansvarlige må beslutte sig for, hvordan de vil fremme deres karrierer, og hvilke evner og kompetencer de skal udvikle.

Kilde: HRMonthly – September 2016 Frit oversat af Vivi Bay

Prøv Børsen i en måned for 10 kr.

Vær et skridt foran med Danmarks førende erhvervsavis

Du får: ✔ Fuld adgang til alt indhold på borsen.dk på dine skærme med det samme ✔ Avisen leveret til døren mandag – fredag samt i din mailboks hele ugen ✔ Værdifuldt indhold med dybdegående analyser, holdninger og indsigter ✔ Eksklusive værktøjer på borsen.dk som f.eks. årsregnskaber, konjunkturanalyser, virksomhedsfakta og aktiekurser i realtid ✔ Adgang til Børsen Play, din on-demand nyhedskanal, der følger dine aktier i realtid ✔ Daglige nyhedsbreve og livsstilsmagasinet Pleasure 23 gange årligt

Bestil Børsen Premium: Scan QR-koden, ring 33 32 42 42, eller bestil på borsen.dk/hr

ARTIKEL

|

25 ÅRS JUBILÆUM

Bæredygtig HRM – den vigtigste konkurrenceparameter!

Af Annabeth Aagaard, lektor, direktør og ph.d.

Aldrig før har virksomheder gennemgået så mange forandringer – og på samme tid. Og aldrig før har vi haft så mange medarbejdere med trivsels- og stressproblemer. Virksomhedens medarbejdere er fundamentet for gode resultater. Så hvis medarbejdernes kompetencer, arbejdsopgaver og trivsel ikke hænger sammen, præsterer virksomhederne heller ikke optimalt, og det er en nødvendighed i den globale konkurrencesituation, som alle virksomheder påvirkes af på den ene eller den anden måde. Derfor er det strategiske arbejde med bæredygtig HRM alfa og omega for videnvirksomheders præstation, udvikling og innovation – både i dag og i morgen.

Men hvori består bæredygtig HRM? Bæredygtighed og CSR bruges typisk i flæng i forhold til virksomhedens kommunikation og corporate branding om virksomhedens bæredygtige initiativer. Men HRM har mange steder en både uudnyttet og meget potential rolle i arbejdet med at understøtte bæredygtig forretning. For bæredygtig forretning handler om at skabe langtidsholdbare resultater. Det vil sige ikke at malke maskinen (eller medarbejderne) flad(e) og udnytte både interne og eksterne ressourcer uhensigtsmæssigt og med et kortsigtet optimeringsfokus. Og når jeg skriver virksomheder, menes også offentlige virksomheder, da disse har mindst lige så store udfordringer med forandringspres og offentlige krav til resultatskabelse.

side

42

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Både i forskningen og praksis taler vi i dag om ‘agile and resilient businesses’ – hvilket på dansk betyder, at virksomheder for at kunne overleve på sigt skal være fleksible og robuste og kunne stå ‘the test of time’, blandt andet ved at optimere deres ressourcer og ressourceforbrug igennem hele værdikæden – og vel at mærke uden at ødelægge eller minimere disse.

I forhold til bæredygtighed i anvendelsen af materialer og de fysiske ressourcer taler man om circular economy, recycling og cradle-tocradle, således at disse ressourcer bruges på nye bæredygtige og nænsomme måder, så de kan genanvendes og fortsat skabe resultater for virksomheden og dens interessenter.

Man kunne faktisk også tage en HRM-vinkel på ‘cirkulær-tankegangen’ og som HR-ansvarlig eller leder spørge sig selv, hvordan virksomheden sikrer en mere optimal håndtering af virksomhedens vidensressourcer (medarbejdere) igennem hele deres arbejdslivscyklus, således at de performer, udvikler sig og trives både på kort og lang sigt, og uden at virksomhederne/arbejdspladserne ‘ødelægger’ eller ‘forringer’ vidensressourcernes potentiale, men i stedet fortsat styrker deres menneskelige og faglige kompetencer, karrieremuligheder og genansættelsesværdi.

25 ÅRS JUBILÆUM

|

ARTIKEL

biografi Annabeth Aagaard (Ph.d., cand.merc.) er lektor på Aarhus Universitet, hvor hun forsker og underviser indenfor strategisk ledelse, innovation & forretningsmodelinnovation samt HRM og bæredygtighed.

Hun har samlet set tyve års erfaring som leder, forsker og strategisk rådgiver blandt Danmark største private og offentlige virksomheder, og har udgivet ni bøger om ledelse, innovation og bæredygtighed samt et hav af videnskabelige artikler og klummer i magasiner og aviser. Samtidig afholder hun workshops, udviklingsforløb og foredrag indenfor de samme emner for diverse virksomheder og organisationer igennem hendes konsulentfirma, Den Vidende Virksomhed.

Den HR-ansvarlige bør derfor stille sig spørgsmålene: Hvordan kan bæredygtig HRM og bæredygtige HRindsatser være med til at styrke medarbejdernes og dermed virksomhedens udvikling og resultater i dag som i morgen? Og hvordan holder vi fortsat vores medarbejdere ‘agile’ og styrker deres forandringskompetence, så de kan klare og understøtte de forandringer og udviklinger, der kommer – og som til stadighed vil komme. Bæredygtig HRM handler dog ikke om at være en gavebod for medarbejderne i forhold til at give dem alle de gode og kurser, de peger på, for det er sjældent bæredygtigt for virksomheden eller medar-

bejderen alligevel. Især ikke hvis de kurser og kompetencer, medarbejderen får adgang til og tillæres, ikke kan bruges i deres daglige opgaver og arbejde. Det handler derimod om at sikre en bedre kobling imellem, hvad virksomheden skal levere i dag og fremover, og de kompetencer og vidensressourcer, der skal hjælpe med at levere disse resultater, men vel at mærke med en mere langsigtsholdbar og bæredygtig tilgang.

Men en ting er at sikre, at virksomheden har de rette kompetencer og talenter, et andet og

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

43

ARTIKEL

|

25 ÅRS JUBILÆUM

mindst lige så vigtigt element er at sikre, at de ressourcer, man ansætter og fastholder, trives som medarbejdere. For sygemeldinger, vikarbureauer og rekrutteringer er dyrt for virksomheden. For slet ikke at tale om de menneskelige omkostninger ved stress og dårlig trivsel – både for individet og for dennes familie og netværk.

Det betyder desuden samfundsmæssigt, at en vidensressource er sat ud af spil, enten i et stykke tid eller endnu værre resten af livet. Der er derfor rigtig god og bæredygtig forretning i at behandle sine medarbejdere ordentligt.

Men trivselsbegrebet rummer mange ting og er forskelligt fra individ til individ. Både den psykiske og fysiske trivsel har betydning for såvel medarbejderens arbejdsglæde som deres resultater på arbejdspladsen. Flere og flere virksomheder tilbyder derfor også helbredtjek, stresscoaching, frugtordninger, sportsfaciliteter og løbeklubber for at sikre medarbejdernes psykiske og fysiske helbred. Og det ser ud til at virke, for i de fleste virksomheder, der arbejder hermed, ser man faktisk en nedgang i antal sygedage og øget fællesskabsfølelse og velvære. Det må bare ikke gå hen og blive et ‘helsetyranni’, som den travle mor eller far ikke kan leve op til, for så får det den direkte modsatte effekt. Ergo skal medarbejdere selv kunne kombinere og vælge, hvad der skaber trivsel for dem. For når disse aktiviteter skaber reel værdi for medarbejderne, får man også gladere og mere motiverede medarbejder, viser studierne.

En anden vigtig benefit herved er naturligvis virksomhedens evner til i større omfang at kunne tiltrække, rekruttere og fastholde dygtige medarbejdere. Det er dog vigtigt, at trivselsarbejdet er funderet i bæredygtig HRM og ikke bare er et påduttet initiativ som del af en brandingstrategi. For hvis det ikke er reelt, finder nye medarbejdere hurtigt ud af det og finder hurtigt bedre græsgange. For der er virkelig rift om gode medarbejdere nu, og hjulene kører hurtigere igen. Hvis man f.eks. tjekker sin LinkedIn-updates for tiden, er der konstant kolleger, der har fået nye jobs, da jobmarkedet er blevet meget mere aktivt og interessant igen efter flere års finanskrise – både den reelle og den efterfølgende mentalt skabte finanskrise. Det er derfor ikke længere et spørgsmål om nice-to-have for virksomheder, men om et must og et forventet og nødvendigt gode fra medarbejdere, hvis man vil kunne tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere i dag.

I dag er arbejdsliv og privatliv smeltet mere og mere sammen, da vi er uophørligt digitalt tilgængelige for virksomheden pga. de medier, vi bruger og har adgang til. Mails kan tjekkes på mobilen, som de fleste altid har med sig, og man kan nås med Skype og virtual conference calls, ligegyldigt om man er på ferie på Mallorca

side

44

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

med familien eller er på arbejdspladsen. Denne udvikling er dog ikke uproblematisk. For det er selvfølgelig optimalt og effektivt for virksomheden at kunne gøre brug af sine vidensressourcer, så snart der er behov, men det er ikke hensigtsmæssigt for medarbejdernes trivsel eller stressniveau – især ikke over tid. Og her kommer bæredygtig HRM faktisk også ind, for denne 24/7-adgang er ikke landtidsholdbar. HRM har her en unik rolle i at sikre, at medarbejdere også må være off-line med familien og netværk, så de får ladet op mentalt og menneskeligt. Det vil i sidste ende være meget bedre (og bæredygtig) business for virksomheden, da lederen så møder en glad og veloplagt medarbejder på arbejdet efter ferien eller weekenden i stedet for en ”tyndsmurt” familiefar eller -mor, der har skullet være to steder på samme tid og ikke føler, han eller hun slår til, hverken derhjemme eller på jobbet.

Bæredygtig HRM anno 2020 består derfor i at sikre en mere bæredygtig og landtidsholdbar håndtering og udvikling af virksomhedens vidensressourcer, som er direkte koblet til virksomhedens værdier og forretningsstrategi, så man sikrer agilitet og positive resultater – både i dag og i morgen – for virksomhed, individ og samfund.

Indlægget er baseret på Annabeth Aagaards’ 9. bog: “Sustainable Business – Integrating CSR in Business and Functions”, River Publishers, 2016.

d I s r U p t I v e I n n o vAt I o n o g b æ r e d y g t I g H e d

Årets HR-tur går til palma de Mallorca

Børsen, Stepstone og Dansk HR inviterer HR-chefer til at deltage i årets HR-tur til Palma de Mallorca.

HR’s nye rolle i en verden med disruptive innovation og bæredygtighed HR står over for nye og store udfordringer i de kommende år – men er HR klar til disse kommende ændringer i både opgaver og roller som følge af nye organisationsmodeller? Hvordan udvikler HR sig til at være på forkant med disruptive innovation og samtidig understøtte den interne organisationsudvikling, som kræver større tilpasninger og ofte færre medarbejdere under vilkårene for continuous improvement? Foruden et endnu større krav om gennemsigtighed og bæredygtighed? Mød fire garvede personer, som vil tage os med til den nye HR-verden, hvor HR i endnu større grad vil blive integreret i de mange forskellige organisationsudfordringer, de kommende år vil byde på.

Mød følgende indlægsholdere på HR-turen: Øget HR-innovation skaber fokus på ”do the right things” og bedre performance v/ Lars P. Breusch, HR director, MAN B&W Diesel A/S (Volkswagen Group) Når opgaverne kræver overblik, konstant handling og innovation i en verden, der er ekstremt anderledes v/ Merete Engell, head of HR Field, Læger uden Grænser (Merete er tidligere kåret til verdens sejeste dansker) Fra at reagere på disruption til at være disruption – HR’s rolle i opbygningen af en innovationskultur v/ Nick Holley, director of learning, Corporate Research Forum (En af de fem mest anerkendte ”HR-tænkere” i verden. Indlægget er på engelsk)

HR-konferencen starter med et 20-minutters oplæg om disruptive innovation i HR-regi ved Jacob Brix, lektor og ph.d., Institut for Læring og Filosofi, Aalborg Universitet (videokonference) Rejseplan Udrejse: afgang fra Københavns Lufthavn med Norwegian onsdag 20. september 2017 kl. 06.05. Onsdag eftermiddag er der ”get-together-HR-workshop” for alle deltagere, og torsdag gennemføres selve HR-konferencen.

Hjemrejse: ankomst til Københavns Lufthavn med Norwegian fredag 22. september 2017 kl. 19.45.

Pris

6995 kr.

ekskl. moms.

Professionel kommunikation skaber engagerede medarbejdere og ledere v/ Irene Brandt, senior communications advisor, Velux (Irene har som speciale branding, corporate identity og strategisk kommunikation)

Prisen inkluderer Flyrejse tur/retur, HR-konferencen og overnatning på det firestjernede Hotel HM Jaime III med morgenmad alle dage samt frokost og middag om torsdagen.

HR-workshop over dagens tema og debatdialog med de fire indlægsholdere.

Tilmelding og yderligere information Kontakt Charlotte Thusholt på 72 42 31 12 eller chth@borsen.dk.

Ordstyrer: Kim Staack Nielsen, bestyrelsesformand, Dansk HR

Tilmelding er bindende.

ARTIKEL

|

HR PORTRÆT

Fakta DANSK HR stiller skarpt på udvalgte ledere og spørger ind til relevante udfordringer, som de har stået overfor, hvordan de har valgt at løse udfordringen, samt hvad udfaldet har været

Lars Breusch

HR-direktør, Man B&W Diesel

side

46

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

HR PORTRÆT

|

ARTIKEL

Stor FAGLIG STOLTHED Lars Breusch er HR-direktør på ottende år hos Man B&W Diesel – en virksomhed, der med rødder i B&W har en helt særlig historie i dansk erhvervsliv, og som med rette kan betragtes som en af Danmarks mest indflydelsesrige arbejdspladser. Det var blandt andet her, at fagforeningerne igennem flere årtier var med til at skabe det arbejdsmarked, som vi i dag er en del af. Selv om virksomheden siden 1979 har været på tyske hænder og i dag faktisk er ejet af VW-koncernen, der tilsammen tæller mere end 500.000 medarbejdere, er der stadig en ubetinget stor stolthed forbundet med at være ansat hos Man B&W, hvilket også resulterer i en uhørt lav medarbejderomsætning.

Af Nikolaj Henum, VirkKom

”Vi er en utrolig stolt organisation med en høj grad af faglig stolthed. Omkring 40 % af vores medarbejdere har været her i mere end 20 år. Virksomheden har en fantastisk historie, og vi er kendt for at være de bedste i verden til at udvikle og sælge to-takts-motorer på licens. Hvis man aflægger Diesel House (tidligere H.C. Ørstedsværket, red.) et besøg, så får man en indsigt i, hvor stor en betydning B&W faktisk har haft for Danmark – og her findes en af de gamle store dieselmotorer,” fortæller Lars Breusch.

”Alle vil gerne være med til at producere noget, som man kan fortælle, at man er verdensmester i, og det kan vi med vores produkt. Vi er de bedste i verden til at udvikle dieselmotorer, og det smitter naturligvis af på vores medarbejderomsætning. Vi har en total medarbejderomsætning på otte procent i øjeblikket – ja faktisk var vi for få år siden helt nede på seks procent. Der er mange, som gerne vil arbejde for os, og ikke særlig mange, der forlader os – hvilket naturligvis er en meget gunstig situation,” tilføjer han.

HR-direktøren er stolt af at have medarbejdere med så mange års anciennitet, men han peger samtidig på, at det i sig selv også til tider kan give udfordringer. ”Når man har været på den samme arbejdsplads i rigtig mange år, så har man måske heller ikke en referenceramme til andre arbejdspladser, og på den måde kan det være svært at se, hvor godt man faktisk har det. Når man for eksempel har et personalegode, som altid har været der, så kan nogle medarbejdere godt komme til at tage det for givet og blive ude af stand til at værdsætte det særligt højt, men det er vel ganske menneskeligt.

For år tilbage – da der ikke var skudt så mange boliger op her på teglholmen endnu – påpegede vores direktør i forbindelse med en medarbejdersamling, at man skulle være glad for, at der var fri parkering, hvilket mange medarbejdere ikke betragtede som et gode, og nogen nærmest grinede af den udtalelse. I dag er der så skudt en række boliger og en skole op, og der er nu et begrænset antal parkeringspladser og skiltning overalt. Vi har på vores areal cirka 300 parkeringspladser, og det er først nu, at man faktisk kan se værdien af fri parkering,” forklarer Lars Breusch.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

47

ARTIKEL

|

HR PORTRÆT

Ekspert i fusioner og organisationsændringer Hvis man kigger ned over Lars Breuschs CV er der ingen tvivl om, at HR har været omdrejningspunktet for karrieren. Lars Breusch er oprindelig uddannet jurist fra Københavns Universitet tilbage i 1982. Hans første job var i Monopoltilsynet (i dag Konkurrencerådet, red.), og dernæst gik turen til Dansk Arbejdsgiverforening (DA), hvor han fik færten af HR. ”Jeg startede som nyuddannet jurist i Monopoltilsynet, og det var på et tidspunkt, hvor der var høj ledighed, så da muligheden for et job opstod, slog jeg til. Men det viste sig alligevel at være en anelse for bureaukratisk for mig. Efter to år kom jeg så til DA, hvor jeg var i fem år – og det var en utrolig spændende tid med masser af udfordringer. Jeg var med i arbejdet omkring overenskomster, det juridiske og det politiske i forhold til ferieloven, funktionærloven og så videre – og det var faktisk her, at min interesse for HR blev vakt. Det var i Hans Skov Christensens tid, hvor DA havde stor indflydelse på arbejdsmarkedet,” forklarer Lars Breusch.

Efter tiden hos DA gik turen videre til en af Danmarks på det tidspunkt største forsikringskoncerner – Baltica, hvor Lars Breusch i første omgang varetog rollen som forhandlingschef for overenskomstafdelingen. ”I slutningen af 80’erne kom jeg til Baltica, og det var en fantastisk spændende tid, hvor de to kæmpestore forsikringsselskaber Hafnia og Baltica lå i evig krig med hinanden. Der skete rigtig meget i den branche i de år, og vi endte med at blive overtaget af Danske Bank, der så besluttede at opdele os igen i henholdsvis

Baltica (skadesforsikringsdelen, red.) og Danica (livsforsikringsdelen, red.). Der er mange, der oplever at være med til en fusion – men det her var en såkaldt ’fission’, hvor vi skulle dele virksomheden op. Det var meget spændende at være med til, blandt andet fordi vi skulle sætte nogle helt nye hold. Og det blev endnu mere spændende, set i lyset af at vi i Baltica på det tidspunkt var en slags ´state of the art´ inden for HR. Jeg fulgte selv med over i Danica, hvor jeg fungerede som personalechef i fem år, indtil jeg blev headhuntet til Sjællandske Kraftværker også som personaledirektør,” fortæller han.

Da Lars Breusch kom til Sjællandske Kraftværker i 1999, var der stadig monopol på elmarkedet, men kort efter kom liberaliseringen af hele elmarkedet, og det gav nogle spændende kulturelle udfordringer: ”Jeg oplevede på nært hold, hvad det vil sige at gå fra det kommunale til det frie marked.

Lige pludselig sad vi med en organisation, der skulle agere fuldstændig konkurrencemæssigt anderledes. Vi kunne ikke længere bare bestemme prisen, for så kom konkurrenterne og underbød os. Det betød så også, at vi skulle rekruttere nye ansigter, der var væsentlig mere kommercielle, og så skulle vi i HR

Fakta om

Lars Breusch HR-direktør i Man B&W 58 år Uddannet jurist Dyrker fitness og cykler Gift med Ulla som er sygeplejerske, og sammen har de to voksne børn

side

48

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

HR PORTRÆT

|

ARTIKEL

være med til at ændre ’mindsettet’ hos os alle, så vi tænkte mere forretningsmæssigt. Kort efter liberaliseringen fusionerede vi så med Københavns Energi og dannede E2, der bestod af 2.000 medarbejdere i alt. I 2006 fusionerede vi så med Dong Energi, og det betød, at vi igen skulle lave en opsplitning, da noget af forretningen blev overtaget af energiselskabet Vattenfall. Jeg fik tilbuddet om at flytte med over i Dong, men jeg takkede nej, da jeg gerne ville prøve at arbejde som selvstændig headhunter,” siger Lars Breusch.

Efter et halvt år blev han dog klar over, at det ikke var ham, og Lars Breusch tog derfor imod et job, som igen skulle vise at byde på store organisationsændringer. ”Efter kort tid som selvstændig valgte jeg at takke ja til et job som HR-direktør ved De Gule Sider, og det var også en tid med masser af udfordringer. Vi var ejet af en kapitalfond, og det var utroligt spændende og en ny måde at arbejde på, for her mærker man virkelig, at beslutningsprocesserne er korte og effektive.

Det handler jo om at trimme organisationen og om at gøre virksomheden klar til at blive solgt,” fastslår han.

Spændende processor I slutningen af 00’erne kom Lars Breusch til hos Man Diesel & Turbo, hvor han trives rigtig godt i dag. ”Som nævnt er det en utrolig spændende virksomhed at være en del af. Vi har tre afdelinger i Danmark i henholdsvis København, Holeby og Frederikshavn, og hele vores HR-arbejde er bygget op omkring otte business-partnere inklusiv mig selv, der varetager de forskellige afdelinger. Det fungerer rigtig godt. Og selv om vi i dag er ejet af tyskere og måske synes, at det af og til kunne være hensigtsmæssigt at gøre tingene anderledes, så er det faktisk meget imponerende, hvilke processer en organisation som VW har, og som vi også følger,” forklarer han og giver et eksempel: ”Vi har for eksempel et assessment-forløb for vores ledere, som skal sikre, at en leder nu også har kompetencerne til at blive leder. Bare fordi vi for eksempel har en dygtig ingeniør, der gør det rigtig godt, så er det jo ikke sikkert, at han også vil blive den bedste leder. Inden man bliver leder hos os, skal man igennem et forløb over et par dage, hvor man bliver stillet over for nogle konkrete opgaver, og efterfølgende skal man op til en prøve.

Det er absolut ikke ´a walk in the park´, for der stilles høje krav til deltageren, og det er langt fra alle, der består. Men det er utrolig vigtigt, at vi strømliner processen og får de bedste ledere ind i organisationen. Vi har en tilsvarende model, når det gælder talentudvikling,” forklarer han.

Fakta om

Man B&W Tysk-ejet 2.000 medarbejdere i Man B&W Danmark 14.000 medarbejdere i Man B&W worldwide 500.000 medarbejdere, hvis man tæller VW med 20 medarbejdere i HR

”Når det gælder HR, er det også spændende at være en del af VW, som er en utrolig professionel organisation. VW har opbygget processer omkring, at alt, hvad der handler om medarbejdere, skal ind over HR – og det gør jo, at vi sidder med en masse spændende opgaver og er en del af forretningen og dens udvikling,” afslutter Lars Breusch.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

49

ARTIKEL

|

CITATER

Når det er sagt Sommeren er over os, og det er for de fleste nok snart tid til ferie. Med ferie bliver der typisk plads til hygge, afslapning, samvær med venner og familie, men for mange betyder ferie også, at man kommer lidt ned i gear. Dermed oplever man ofte, at der pludselig bliver tid og overskud til ”store tanker” og plads til fordybelse.

Magasinet HR-chefen har denne gang samlet en række gode citater, som på forskellig vis sætter livet (herunder også arbejdslivet) i perspektiv, og måske inspirer et af dem dig til at få den næste nye store ide!

TÆNK STORT Forskellen på at vinde og tabe er oftest… ikke at give op

ET PRØV

rt ar jeg sikke g e j kan

h ”Det

før. ”

pi – Pip

– Walt Disney

What you do has far greater impact than what you say – Stephen Covey

”

Ledelse er altid et valg mellem ulemper – Charles de Gaulle

”

God selskabsledelse har altid ligget vor bestyrelse, vor ledelse og mig personligt på sinde.

Men det er ikke noget, man kan skrive sig til. Det er noget, der udøves i praksis tilpasset det enkelte selskab og den verden, vi lever i.”

”Vore dages ungdom elsker luksus. Den har dårlige manerer, foragter autoritet, har ingen respekt for ældre mennesker og snakker, når den skulle arbejde. De unge rejser sig ikke længere op, når ældre kommer ind i et værelse. Den modsiger sine forældre, skryder op i selskaber, sluger desserten ved spisebordet, lægger benene overkors og tyranniserer lærerne.”

– Mærsk McKinney Møller

– Sokrates, år 469-399 f.Kr.

side

50

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

CITATER

|

ARTIKEL

allerbedst…

Ak, A person who never made a mistake, never tried anything new – Albert Einstein

af alle Fjender er maaskee

In matters of style, swim with the current; in matters of principle, stand like a rock

Vanen den lumskeste.

– Søren Kierkegaard

– Thomas Jefferson

Management is doing things right; leadership is doing the right things – Peter Drucker

Vores største bedrift er ikke at lade være med at falde, men at rejse os hver gang vi falder

The only way to do great work, is to love what you do

Lær af andres fejltagelser.

Du kan aldrig leve lang tid nok til at begå dem alle selv – Groucho Marx

– Steve Jobs

– Confucius

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

51

ARTIKEL

|

KLUMME: SIMONE ANDERSEN: NETVÆRK

Giv andre værdi

og få indflydelse!

side

52

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

KLUMME: SIMONE ANDERSEN: NETVÆRK

|

ARTIKEL

Vores måde at kommunikere og agere på betyder utrolig meget for, hvor stor indflydelse og magt vi får i vores arbejdsliv.

Af Simone Lemming Andersen, forfatter og foredragsholder

Lyder det voldsomt? Ja, det gør det vist. Men der kan også tilføjes, at jo mere du er en empatisk, generøs og intelligent relationsskaber, jo mere giver andre mennesker dig retten til indflydelse.

Desværre glemmer vi ofte, at denne ret til indflydelse og magt ikke kommer af sig selv og ikke kommer fra dag til dag, men bygges op over tid. Når vi pludselig får brug for den, er det derfor vigtigt, at den er på plads.

Tænk på et af de møder, du har deltaget i. Peter kommer med et genialt forslag til en løsning på en udfordring i virksomheden. Men snakken går videre, Peter trækker sig, og han føler sig overset. Tyve minutter senere kommer Jens op med et forslag, der til forveksling ligner det, Peter tidligere fremsatte. Men nu tilsmiler alle Jens som dagens helt.

Hvad skete der lige her?

En forklaring kunne være, at Jens har oparbejdet retten til indflydelse, og at Peter endnu ikke har fået øjnene op for de usynlige mekanismer, der ligger i kommunikationens og relationsskabelsens etiske DNA. I ovennævnte eksempel gælder det også, at retten til indflydelse ikke er en ret, man automatisk har eller kan tage. Det er en ret, du skal have andre mennesker til at give dig!

Det er samme mekanisme som ved eksempelvis et præsidentvalg. Her må den enkelte præsidentkandidat, inden han får retten til vælgernes stemmer, tækkes vælgerne ved på forhånd at give noget ud, f.eks. ved at love, at deres levevilkår vil blive væsentligt forbedret.

I arbejdslivet er det også sådan, at du på kompetent vis må tækkes folk ved på forhånd at give noget ud, så kollegerne, medarbejderne, lederne, bestyrelsesmedlemmerne, handelspartnerne osv. motiveres til at give dig retten til at blive hørt, øve indflydelse og gennemføre det, du ønsker. Dine omgivelser skal basalt set kunne se en fordel i at støtte dig, før de gør det. Det kaldes social gældsættelse. Indenfor psykologien er betegnelsen reciprocitet.

Desværre glemmer vi ofte, at denne ret til indflydelse og magt ikke kommer af sig selv og ikke kommer fra dag til dag, men bygges op over tid. Når vi pludselig får brug for den, er det derfor vigtigt, at den er på plads

Der findes flere måder, hvorpå man kan oparbejde social gældsættelse, og mange af disse metoder bruger vi automatisk i hverdagen: Flytter du for mig, hjælper jeg også dig, når du skal flytte. Inviterer du på frokost, inviterer jeg igen.

Men specielt i erhvervslivet er der gode muligheder for, at vi konstruktivt kan videreudvikle reciprociteten. Her er det vigtigt at se disse muligheder som en win-win-positionering, hvor begge parter oplever det som en udveksling af tjenester og opgradering af hinandens muligheder og potentialer.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

53

ARTIKEL

|

KLUMME: SIMONE ANDERSEN: NETVÆRK

Tre oplagte muligheder til at højne social gældsættelse:

1.

Del ud af din viden. Det kan for modta-

2.

Brug dit netværk og de potentialer, det repræsenterer. Det kan være

geren betyde, at han/hun får en indsigt, videreudvikler sine kompetencer eller sin position, får mere indflydelse eller opnår højere status.

en uvurderlig hjælp at blive connectet til de rigtige mennesker. Tør du åbne dit netværk og introducere relevante personer for hinanden? Hvis du gør, vil du blive overrasket over den respons og goodwill, du får retur.

Mange finder det særdeles svært at udlåne sine værdifulde relationer til andre, men erfaringen viser, at det oftest ender med, at man står med mere værdi efter end før.

3.

Tilbyd dit venskab. Vær f.eks. en kom-

petent lytter, når en person har brug for at få vendt en udfordring. Begynd ikke at fortælle om dine egne erfaringer, men bliv og vær nysgerrig i hans historie.

For flere vil reciprocitet måske lyde kynisk, men vi benytter os alle sammen af mekanismen i forvejen. Forskellen er blot, at man som dygtig kommunikatør er bevidst om denne funktion og kan bruge den klogt og til fælles bedste.

Desuden gælder det, at når man hjælper et andet menneske eller gør vedkommende en tjeneste, frigiver hjernen signalstoffet dopamin – et stof, der udløses, når man udfører handlinger, hvortil der er knyttet en oplevelse af velvære.

Det betyder, at de involverede parter bliver glade og energifyldte. Selve handlingen er altså med til – rent kemisk – at skabe en relationsoptimering, som begge får glæde af.

Når folk erfarer, at du er parat til at åbne essentielle muligheder for dem, er de som oftest også parate til at støtte og åbne døre for dig, hvilket betyder, at de er motiveret og måske endda beæret over at kunne give dig retten til magt og indflydelse.

-------------------

Simone Lemming Andersen er journalist, cand.phil., forfatter og foredragsholder.

Hun har skrevet den internationale bestseller The Networking Book, som netop er oversat til dansk.

Klumme om relationer første af fire ...

Info Indflydelse kommer ved at tilføre andre værdi. Når mennesker føler sig godt behandlet og taknemmelige over, at du har hjulpet dem til noget endnu bedre, kan du fremover forvente at få del i deres viden og få deres hjælp. Dybest set er det en række konstruktive udvekslinger af tjenester.

side

54

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

NYT

|

EAPM

Ny branding kultur

bygget op fra bunden HR direktør Janine Frew Fahri fik en chance til at opbygge en ny kultur hos Scentre Group i Sydney, som er et nyt datterselskab i Westfields. Deres bygning ligger som et fyrtårn i hjertet af Sydneys centrale forretningskvarter. Tårnet har Westfield skrevet hen over toppen af bygningen og giver alle en psykisk påmindelse om Westfields arv, som er at fremme nytænkning i organisationen.

Scentre Group ville ikke være dem, der kom for sent med i udviklingen, og de ville beholde det bedste fra Westfield, samtidig med at en ny identitet skulle skabes. De vidste, at de ville skabe en kultur, der var repræsentativ i forhold til samfundet. Og den vigtigste værdi var at få opbygget en ”bæredygtig organisation”.

Forretningsmæssigt lagde de et tværgående fokus i forhold til det menneskelige, det sociale og miljømæssige og tilpassede efterfølgende deres strategier ud fra dette. For at fremtidssikre et talentperspektiv i organisationen kiggede de først og fremmest indad.

Vi er stolte af os selv, fordi vi var i stand til at udfylde rollerne i vores talent-pipeline ud fra egen organisation. I dag er det ikke længere en karrierestige, men en karrierematrix, hvor fokus er at øge kapacitet og bredde og derigennem dygtiggøre medarbejdernes færdigheder, fortæller HR Director Janine Frew Fahri.

Den hele person på arbejdet Intentionen er, at man vil overgå til work-life-balance for alle i organisationen, så man har mulighed for at udfolde den enkeltes fulde potentiale. For at skabe en kultur, der var repræsentativ i forhold til samfundet, fokuserede Scentre Group på inklusion og mangfoldighed. Tidligere havde man primært fokus på at vælge køn ud fra et ”compliance” perspektiv, i dag har de tilføjet, at alle roller skal have fleksibilitet i deres arbejde.

Gennemførelsen af denne politik, kombineret med en progressiv forældreorlovspolitik, var to symbolske udsagn i selskabets udviklingsperiode, som signalerede til medarbejderne, at de var ved at gå i gang med en seriøs kulturrejse.

Frit oversat af Vivi Bay Kilde: HRMonthly – September 2016

eapm NYT DANSK HR er Danmarks repræsentant i HRparaplyorganisationen eapm – The European Association for People Management.

EAPM omfatter 29 europæiske lande, som gennem dette samarbejde støtter de nationale organisationer i udvikling og informationsformidling indenfor Human Resources.

Materialet til disse sider hentes fra medlemslandenes HR-blade samt fra EAPM’s eget blad.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

55

KROMANN REUMERT

|

JURA AKTUELT

Ph.d.-stipendiat blev ikke anset som fastansat efter seks tidsbegrænsede stillinger Ny overenskomst i finanssektoren

Ifølge Vestre Landsret havde en gravid medarbejder, der havde været ansat ved et universitet i seks tidsbegrænsede stillinger, ikke haft en berettiget forventning om, at hun reelt var fastansat.

(Vestre Landsrets dom af 26. januar 2017)

Sagen kort En medarbejder (M) var i perioden fra den 1. august 2008 til den 31. maj 2013 ansat ved et universitet (A) i seks tidsbegrænsede stillinger som henholdsvis videnskabelig assistent, ph.d.-stipendiat og postdoc M havde under hele forløbet en professor (P) som overordnet.

M meddelte i 2012 P, at hun var gravid med termin i juli 2013. M’s sidste tidsbegrænsede ansættelseskontrakt udløb i maj 2013, hvorefter M fratrådte sin stilling.

M anlagde herefter sag mod A og gjorde gældende, at M i maj 2013 kunne betragte sig som fastansat hos A uanset de forskellige stillingsbetegnelser. En manglende forlængelse af ansættelsen i maj 2013 var derfor reelt en opsigelse, og M havde således krav på løn i en periode svarende til en opsigelsesperiode samt feriegodtgørelse heraf.

Endvidere gjorde M gældende, at den manglende forlængelse af ansættelsen (”opsigelsen”) var i strid med ligebehandlingsloven, fordi opsigelsen var begrundet i M’s graviditet og efterfølgende barsel.

Vestre Landsrets dom Flertallet i landsretten lagde til grund, at M under de seks tidsbegrænsede ansættelser i realiteten havde været ansat som ph.d.-stipendiat uanset forskellen i stillingsbetegnelserne som videnskabelig assistent, ph.d.-stipendiat og postdoc og uanset mindre forskelle i aflønningsforhold.

Flertallet i landsretten udtalte derfor, at der forelå en overtrædelse af § 5, stk. 2 i lov om tidsbegrænset ansættelse, hvorefter fornyelse af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold højst kan ske to gange for medarbejdere beskæftiget med undervisnings- og forskningsvirksomhed ved statslige institutioner og selvejende institutioner, der overvejende er finansieret af tilskud fra staten, og hvor staten fastsætter eller aftaler løn- og ansættelsesvilkår.

Det blev herefter bemærket, at det hverken følger af lov, EUdirektiv eller EU-Domstolens praksis, at overtrædelse af lovens § 5 medfører, at ansættelsesforholdet skal sidestilles med et vedvarende ansættelsesforhold.

Hvorvidt overtrædelsen medførte, at ansættelsesforholdet skulle sidestilles med et vedvarende ansættelsesforhold, beroede derfor på, om der efter dansk rets almindelige regler forelå en omgåelse, eller om M som følge af de kontinuerlige, tidsbegrænsede ansættelser havde fået en berettiget forventning om fortsat ansættelse.

Flertallet i landsretten fandt, at A ikke havde forsøgt at omgå reglerne for en fastansættelse. Endvidere fandt landsrettens flertal, at M ikke kunne have haft en berettiget forventning om, at hun kunne blive fastansat. M var således bekendt med, at en ny tidsbegrænset ansættelse i en stilling som postdoc eller adjunkt forudsatte, at M på lige fod med andre indgav en ansøgning efter opslag og var den bedst kvalificerede blandt ansøgerne.

Landsretten fandt derfor, at ansættelsesforholdet ikke kunne sidestilles med et vedvarende ansættelsesforhold, hvorfor M ikke kunne anse sig for afskediget. M havde derfor ikke krav på betaling af løn i en periode svarende til en opsigelsesperiode, feriepenge heraf eller i øvrigt godtgørelse efter ligebehandlingslovens § 9, der vedrører afskedigelse i forbindelse med graviditet, barsel m.m.

Landsrettens flertal udtalte herefter, at den sidste forlængelse af ansættelsen primært havde til formål at sikre, at M kunne færdiggøre sin ph.d.-afhandling, og M havde ikke i øvrigt påvist sådanne faktiske omstændigheder, som gav anledning til at formode, at der var udøvet direkte eller indirekte forskelsbehandling.

► Jens Lund Mosbek, partner

►► Mette Hansen Hølledig , advokat

Kontakt til Advokaterne

E-mail: jlu@kromannreumert.com

E-mail: mhd@kromannreumert.com

Har du spørgsmål, eller ønsker du at diskutere

Kromann Reumert • Sundkrogsgade 5

Kromann Reumert • Sundkrogsgade 5

juridiske problemstillinger med advokaterne, er du

2100 København • Tlf. 7012l 1211 København Ø • Tlf. 7012 1211 HRØchefen JUNI 2017 l 2100 danskhr.dk

altid velkommen til at ringe eller skrive.

JURA AKTUELT

Endvidere blev M ikke tilkendt en godtgørelse som følge af overtrædelsen af lov om tidsbegrænset ansættelse. En dommer stemte dog for at tilkende M en godtgørelse på 25.000 kroner.

Landsretten stadfæstede byrettens dom.

Hvad viser dommen?

Landsrettens dom viser, at der ved vurderingen af, om der foreligger flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold, ses på de tidsbegrænsede ansættelsers reelle indhold og ikke på ansættelsesforholdenes stillingsbetegnelser.

Endvidere viser dommen, at en overtrædelse af § 5 i lov om tidsbegrænset ansættelse kun fører til, at ansættelsesforholdet skal sidestilles med et vedvarende ansættelsesforhold, hvis der foreligger omgåelse, eller medarbejderen som følge af kontinuerlige, tidsbegrænsede ansættelser har fået en berettiget forventning om fortsat ansættelse.

Endeligt viser dommen, at en overtrædelse af § 5 i lov om tidsbegrænset ansættelse ikke automatisk medfører, at en medarbejder har krav på godtgørelse.

Manglende genansættelse af medarbejder på barsel var berettiget Det var ikke i strid med ligebehandlingsloven, at en medarbejder på barsel ikke blev genansat, selv om andre opsagte medarbejdere blev genansat efter beslutning om at genoptage en virksomheds drift.

(Vestre Landsrets dom af 1. februar 2017) Sagen kort En medarbejder (M) var ansat i et selskab (A), som drev virksomhed med Segway-kørsel i nogle haller. M, hvis stillingsbetegnelse var ”booking- og konferencechef”, havde blandt andet til opgave at holde orden i receptionen, rense kaffemaskinen og besvare telefon og e-mails.

Desuden havde M inden sin barselsorlov løbende overtaget den tidligere souschefs personalemæssige opgaver. A ansatte en ny souschef, efter at M var gået på barselsorlov.

A fandt det nødvendigt at lukke virksomheden på grund af virksomhedens underskud og urentable drift. Alle medarbejdere blev derfor opsagt, herunder M, som på opsigelsestidspunktet var på barselsorlov.

Efterfølgende viste det sig, at A ikke kunne frigøre sig fra en uopsigelige lejekontrakt. Derfor besluttede A at fortsætte virksomheden i en mindre skala i en periode, så A kunne forhandle

|

KROMANN REUMERT

med udlejeren om en løsning vedrørende lejekontrakten.

I den forbindelse blev blandt andet den nye souschef genansat. Da M ikke blev genansat, anlagde M sag mod A med krav om godtgørelse efter ligebehandlingslovens § 9 svarende til 9 måneders løn.

Byrettens dom Byretten fandt, at opsigelsen af M under M’s barselsorlov ligesom de øvrige samtidige opsigelser reelt var begrundet i, at det på opsigelsestidspunktet var A’s hensigt at lukke virksomheden på grund af urentabel drift. Opsigelsen af M var derfor ikke i strid med ligebehandlingslovens § 9.

Byretten udtalte herefter, at genansættelsen af souschefen ikke var i strid med omplaceringspligten i henhold til ligebehandlingslovens § 9, dels fordi souschefens og M’s stilling havde forskelligt indhold, dels fordi bevarelsen af souschefens stilling havde større betydning for A’s fortsatte drift.

Byretten bemærkede desuden, at arbejdsgiverens omplaceringsforpligtelse ikke indebærer en pligt til positiv særbehandling af medarbejdere på barsel.

Vestre Landsrets dom Landsretten tiltrådte, at opsigelsen af M ikke var i strid med ligebehandlingslovens § 9.

Landsretten stadfæstede herefter byrettens dom med den begrundelse, at den efterfølgende manglende genansættelse af M ikke var omfattet af ligebehandlingslovens § 9, da bestemmelsen alene angår afskedigelse. A blev derfor frifundet.

Hvad viser dommen?

Dommen viser, at opsigelsestidspunktet er afgørende ved vurderingen af, om en opsigelse er i strid med ligebehandlingsloven. Omstændigheder, der indtræder efter opsigelsen, ændrer således ikke ved vurderingen af opsigelsens lovlighed.

Dommen er i overensstemmelse med Højesterets dom af 25. oktober 2016, hvor Højesteret præciserede, at det er opsigelsestidspunktet, der er afgørende for vurderingen af en opsigelse, herunder også efter reglerne i ligebehandlingsloven.

LÆS FØLGENDE SAGER PÅ DANSKHR.DK Udokumenteret længerevarende sygdom var ikke et handicap En sygeplejerske i en kommune blev kort tid efter sin ansættelse syg på grund af respirationsbesvær, udslæt samt generel utilpashed og træthed.

Sygeplejersken var sygemeldt helt eller delvist i to måneder, hvorefter hun blev afskediget med den begrundelse, at fraværet ikke passede ind i kommunens arbejdsskema. . .

Grov kommentar på Facebook overskred grænserne for offentligt ansattes ytringsfrihed Ifølge ombudsmanden var en offentligt ansats udtalelse om kommunaldirektøren som blandt andet: ”[…] en person, der måske ikke har sandhed som sin største spidskompetence […]” urimelig grov og overskred grænserne for offentligt ansattes ytringsfrihed. Ombudsmandens udtalelse viser, at der er grænser for offentligt ansattes ytringsfrihed, selv om ytringerne fremsættes som privatperson på de sociale medier

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

57

OKAY CHEF, men hvilken opgave skal jeg så ikke lave?

HR CHEFEN

|

NYHEDSSPOT

Mange jobopslag er fyldt med formuleringer, som at du skal kunne have mange bolde i luften, være robust og omstillingsparat. Disse floskler får mange medarbejdere til at tro, at man ikke må sige fra, når chefen planter endnu en opgave på arbejdsbordet.

Det er et kæmpe problem, når medarbejdere af frygt for konsekvenserne undlader at sige fra, mener eksjagerpilot, motivationsekspert og foredragsholder Søren Sørensen: ”I vores iver efter at gøre det godt og vise, at vi ikke er til at slå omkuld, glemmer vi nemt at mærke efter og vurdere, om vi reelt er i stand til at løfte den ekstra opgave. Eller om den i virkeligheden vil få bægeret til at flyde over og fjerne fokus fra kerneopgaven. Den, vi er ansat til at løse – den, der giver os mening, retning og arbejdsglæde. Alt kan ikke have førsteprioritet, og det er vigtigt at få italesat i relationen mellem leder og medarbejder, men også medarbejderne imellem,” siger han og kommer med et forslag: Ifølge en undersøgelse fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (AFA, 2016) oplevede godt hver femte danske lønmodtager psykisk belastning på jobbet sidste år.

Det fælles ansvar Spørger man Søren Sørensen, er det et fælles ansvar, at man på arbejdspladsen får skabt en kultur, hvor fokus, prioritering og muligheden for at sige fra løbende bliver italesat: Får man ikke kommunikeret direkte, er der en risiko for, at man som medarbejder ender i en offerrolle, hvor kritikken af ledelsen foregår i krogene og alene udmønter sig i uhensigtsmæssig brok til stor skade for arbejdsmiljøet, forklarer han.

Jagerpilotens fem råd til at forebygge stress og finde fokus Søren Sørensen slår her ned på fem vigtige kendetegn ved arbejdskulturen blandt jagerpiloter, som han mener, man kan lade sig inspirere af på enhver arbejdsplads.

1. Ultimativ kollegatillid 2. Meld fra, når det er nødvendigt – og accepter, når andre gør det 3. Briefing og missionsboblen (fravalg at det, der forstyrrer) 4. Forbered (også) det værste 5. Debriefing: Væk med facaden Kilde: Point Taken

side

58

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Medarbejderne får færre tilbud om rygestop og sundhedstjek I en ny kortlægning foretaget af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) viser det sig, at virksomhederne skærer i nogle af de klassiske sundhedsfremmende tilbud til medarbejderne.

Undersøgelsen har kigget på tallene i 2016 og sammenlignet dem med tal fra 2012. Tallene viser blandt andet, at 38 procent af medarbejderne havde adgang til motionsfaciliteter i 2012, mens det tal i 2016 var faldet til 32 procent.

På samme måde var der sket et fald i tilbuddet om rygestop fra 17 procent i 2012 til 13 procent i 2016.

Ifølge professor emeritus Gisela Sjøgaard ved Syddansk Universitet er de lavere tal ikke nødvendigvis et udtryk for, at der er modvilje mod sundhedsfremme. Mange virksomheder satser derimod på initiativer, der virker. Og med mange års rygestop har man måske nået dem, der kunne nås på den måde, og mange steder erstatter man de ”passive” motionscentre med aktiviteter, som alle tager del i.

Kilde: Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø

Vidste du at… mange ledere dropper ferie?

En undersøgelse lavet af Lederne viser, at hver anden leder ikke holder al sin ferie men lader mellem 1-5 feriedage stå ubrugte hen, mens en ud af fem ledere dropper mere end 10 feriedage om året. En usund trend for ledere med travle hverdage og et dårligt signal til medarbejderne.

Kilde: Finans.dk

NYHEDSSPOT

Største bøde

NOGENSINDE givet for brud på persondatalovgivningen Den italienske persondatamyndighed Garante har givet den største bøde nogensinde i EU for brud på persondatalovgivningen. Bøden lød på 5.880.000 euro (ca. 44 mio. danske kroner) og blev givet til den britiske virksomhed Sigue Global Service Limited (SGSL).

Med bøden ser det ud til, at den italienske persondatamyndighed har søgt at nærme sig sanktionsniveauet, der følger af den nye persondataforordning, nemlig at der kan udstedes bøder på op til 20.000.000 euro eller 4 % af virksomhedens årlige globale omsætning, hvis dette beløb er større.

Kilde: Kromann Reumert

|

HR CHEFEN

SMÅ VIRKSOMHEDER

IGNORERER

stress-problemer, selvom medarbejderne lægger sig syge med stress

Over halvdelen af små og mellemstore virksomheder har inden for de seneste to år haft en eller flere langtidssygemeldte medarbejdere. Årsagen hertil er oftest stress, viser en ny undersøgelse.

Dog mener kun hver tiende virksomhed, at de har et stressproblem. Arbejdsgiverne mangler erkendelse af, at stress er en udfordring på det moderne arbejdsmarked, fastslår eksperter

I en undersøgelse foretaget af Radius svarer over halvdelen af virksomhederne, som har op til 250 medarbejdere, at de inden for sidste to år har haft en eller flere medarbejdere, som har været sygemeldte i mere end tre uger i træk.

Af dem angiver 47 procent, at stress er årsagen til sygefraværet.

,

Ved du hvad Gig er?

Sæt kryds i kalenderen den 20. september 2017 og bliv klogere på, hvad Gig-økonomi er, og hvad det får af indflydelse på danske organisationer og deres udvikling.

DANSK HR inviterer til et 30 minutters webinar med David Trads, journalist, innovator og forfatter Som medlem af DANSK HR kan du gratis deltage i webinaret.

Linket til webinaret sendes ud en uges tid før afholdelse.

God fornøjelse.

Samtidig har 42 procent af de virksomheder, som har oplevet langtidssygemeldinger, inden for de sidste to år sagt farvel til en eller flere medarbejdere på grund af sygdom. Også her er stress den årsag, der angives hyppigst.

Men, når virksomhederne bliver spurgt, om stress er et problem i deres virksomhed, er det kun ti procent, der svarer enten ’i høj grad’ eller ’i meget høj grad’. 50 procent mener, at det ’i lav grad’ eller ’slet ikke’ er et problem.

Kilde: Ugebrevet A4

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

59

ARTIKEL

|

FÅ TEORIEN PÅ PLADS

Få teorien på plads – om arbejdsglæde

Af Jon Kjær Nielsen er civilingeniør, forfatter og trivselsekspert.

Ved siden af foredrag har han udgivet tre bøger om arbejdsglæde, senest 100 tips til arbejdsglæden.

Når snakken falder på arbejdsglæde, og om det nu også kan betale sig, så nævner jeg gerne en artikel fra DR Sundhed (“Sig farvel til sygefravær”).

Journalisten beretter om Neurointensivt Terapiafsnit på Rigshospitalet, der på et tidspunkt oplevede, at sygefraværet ramte 15 %. De ansatte var hårdt presset af den nærmest konstante underbemanding, og vikarkontoen var rødglødende. Med et sygefravær på det dobbelte af landsgennemsnittet for offentligt ansatte var det også svært at overskue, at noget kunne gøres.

Et større trivselsprojekt blev iværksat, og fokus blev flyttet fra problemer til anerkendelse og indflydelse. Under to år senere var sygefraværet faldet til under 4 %, og afdelingen anslår besparelsen (på vikarer og nyansættelser) til 2,5 millioner kroner årligt. Udgifter i projektet? Cirka 75.000 kr. årligt til gratis frugt, morgenmad og ’ugens buket’. Return On Investment? I høj grad – pengene kom 33 gange igen.

side

60

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Det er generelt svært at måle på effekterne af øget trivsel og arbejdsglæde, da vi ofte sammenligner skjulte og direkte omkostninger. Hvad er tabet eksempelvis ved ringere kundeservice som følge af mistrivsel? Kan vi egentligt mærke omkostningen ved, at de dygtige rejser, og vi dermed bliver dårlige til at skabe resultater?

Hvad ville vi tjene, hvis medarbejderne var mere innovative som følge af en kultur præget af tillid og optimisme?

På Rigshospitalet anslår de udgiften til at udskifte en sygeplejerske til over kr. 100.000. Men hvis ingen siger op, hvor meget har vi så sparet? For ville de overhovedet have sagt op? Næh, så er det nemmere at forstå, hvor meget man sparer ved at bruge mindre medicin.

Personaleforhold er sværere at have med at gøre. Det grelleste eksempel, jeg selv har oplevet, var en hospitalsafdeling jeg skulle besøge med et foredrag. I mine forberedelser fandt jeg ud af, at 22 af de 23 sygeplejesker var ansat indenfor det seneste år – en udgift på et par millioner kroner pga. et dårligt arbejdsmiljø.

At det er svært at sætte tal på, får dog ikke effekterne til at gå væk.

Cases som de overstående er der mange af, men ideelt set forelå der videnskabelige studier, hvor man over et stort antal arbejdspladser ser på effekten fra indsats til bundlinje. Sådan er det desværre ikke, og de studier ville være nærmest umulige at gennemføre. Mindre kan dog også gøre det. Vi kan nemlig vende os mod det væld af studier, der kigger på de forskellige effekter af menneskelig trivsel, og så antage, at det også gælder hos vores medarbejdere. Med psykolog og forsker Martin Seligmans ord, så er der “et voksende bjerg af data”, der viser positive effekter af menneskelig trivsel, så lad mig tage nogle eksempler.

Et amerikansk studie kiggede på produktivitet og på effekten af det gode humør. Deltagerne var en gruppe læger, og forsøget gik ud på, at forskerne påvirkede humøret positivt hos halvdelene af lægerne og derpå tog tid på en efterfølgende konsultation med en patient. Lægerene med det gode humør var 19 % hurtigere til at stille en korrekt diagnose.

Til sammenligning har de mange reformer i det danske sundhedsvæsen formået at øge produktiviteten med 2,2 % årligt det sidste årti. Studiet er i sig selv fascinerende i sin enkelthed, idet ’interventionen’ bestod i, at lægerne fik en slikkepind som en lille gave, det var alt der skulle til (bemærk at slikkepinde ikke kan bruges som strategisk redskab, da forventede goder ingen effekt har).

Studiet er nævn i bogen The Happiness Advantage af psykologen Shawn Achor. Som titlen antyder nævner bogen en lang række positive effekter.

|

ARTIKEL

Vi fortsætter i HR-chefen med artikelserien, der hedder Få teorien på plads.

Her giver vi plads til at tage emner op, hvor vi samtidig dykker ned i den bagvedliggende relevante teori.

FÅ TEORIEN PÅ PLADS

En enkelt mere: Glade sælgere lukker for 55 % mere i ordrer, noget, der bør få enhver salgschef til at spærre øjnene op. En lignede effekt er dokumenteret af Martin Seligman, der er i bogen Learned Optimism fortæller, hvordan optimistiske sælgere (altså dem med en positiv indstilling, dem, der tror at det her kan lykkes) solgte for 88 % mere. Forsikringsselskabet, som leverede sælgere til studiet, indførte efterfølgende optimisme-tests til jobinterviews til salgsjobs, så overbevisende var effekten.

Generelt er erhvervslivet tøvende med at lytte til forskning i menneskelig adfærd, hvilket Martin Seligman mener skyldes vores indbyggede bias og selvtillid. “Jeg har 40 års erfaringer i at have med mennesker at gøre”, kan man høre lederen sige, og studier, der viser, at vi tager fejl, har vi ingen interesse i. Lad mig tage kundeservice som det næste eksempel.

Hvad giver god kundeservice? Et klassisk svar er kort ventetid i telefonen. Vi skal således bare sørge for, at opkald klares hurtigere, eller vi skal have flere folk ansat eller endnu bedre: sørge for, at kunder ikke ringer ved at gøre det svært at finde vores telefonnummer og nemt at finde spørgsmål og svar på hjemmesiden. Forkert.

Emnet er faktisk nøje undersøgt, og bogen The Service Profit Chain er klar i mælet: Effekten er størst krone for krone, hvis vi investerer ressourcerne i at sikre glade servicemedarbejdere. Denne effekt ses hos Middelfart Sparekasse. De sidste 25 år har de haft det som prioritet at sikre en god arbejdsplads, og de sidste 15 år har de ligget i toppen på listen over Danmarks Bedste Arbejdspladser. Fire gange er de blevet nummer et, senest i 2016. Kronen på værket må være, da Analyse Danmark i 2011 kunne berette, at sparekassen ifølge kunderne er Danmarks bedste pengeinstitut, målt på service.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

61

ARTIKEL

|

FÅ TEORIEN PÅ PLADS

Jon Kjær Nielsen er civilingeniør, forfatter og trivselsekspert.

Ved siden af foredrag har han udgivet tre bøger om arbejdsglæde, senest 100 tips til arbejdsglæden

Man har også forstået det hos Zappos. com. Firmet sælger tøj og andre varer i sin netbutik, men firmaet er konstrueret omring service i stedet for salg.

Kunderne opfordres til at ringe ind, da firmaet ved, at gode serviceoplevelser sikrer loyalitet hos kunderne. Servicemedarbejderne måles ikke på salg, eller hvor mange samtaler de kan nå i timen, men har udelukkende til opgave at fokusere på den gode oplevelse.

Download gerne deres Culture Book, for at se hvordan medarbejderne beskriver deres fantastiske arbejdsplads.

De fordele, vi ser i forhold til sygefravær, personaleomsætning og kundeservice, de ses mange andre steder: Glade mennesker er mere kreative og får flere ideer, som vist bland andet i forskning fra University of Toronto.

Glade mennesker lærer nemmere og er nemmere at lære op (måske har du set, at Stick’n Sushi kæden, som de udtrykker det, ”fisker efter glade folk”). Glade kolleger er bedre team players og tænker mindre på sig selv.

Mennesker, der trives, oplever mindre stress (se også bogen At lykkes af Seligman).

side

62

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

Det sidste burde umiddelbart give sig selv, eftersom stress kommer af negative følelser, der dårligt fungerer, samtidig med positive følelser af glæde. Denne indsigt har da også fået stressforsker Bo Netterstrøm til at skrive, at “arbejdsglæde er den eneste langsigtede kur mod stress”. Samme stress er skyld i 30.000 daglige sygemeldinger blandt danskerne. Mennesker, der trives har i det hele taget et bedre heldbred, og man har kontrolleret for årsagssammenhænge her – der er ikke blot tale om at de raske er mere glade, fordi de er raske.

Afslutningsvis kan jeg nævne, at jeg talte med Videncenter for Arbejdsmiljø omkring data på feltet. Det korte svar var, at der indiskutabelt er positive effekter ved at sikre et godt arbejdsmiljø. Vi har vist det i en generation, og alligevel møder jeg ofte det spørgsmål, som jeg fokuser på i denne artikel, nemlig om det nu også kan svare sig. Det er paradoksalt, når vi samtidig ser mange andre initiativer og beslutninger taget uden samme nidkærhed og øje for bundlinjen.

Vi køber nye systemer, sender folk på kurser og udbetaler bonusser uden at være sikre på at det nu også har en positiv effekt.

Lige præcist forhold til Performance Bonus-systemer kan vi endda være ret sikre på, at det ikke har en positiv effekt på den samlede performance, hvilket blandt andre EU har undersøgt grundigt siden finanskrisen (se også Punished by Reward af Alfie Kohn).

Men ja, arbejdsglæde kan svare sig. At det samtidig er det rigtige at gøre, hvis man som arbejdsplads går op i værdibaseret ledelse, sætter kun en fed streg under vigtigheden af et fokus på at sikre en god arbejdsplads. Så spørgsmålet, der står tilbage, er, hvor meget data vi skal have, før vi trækker hovedet ud af busken. Måske var det i virkeligheden arbejdsglæde, Einstein tænkte på, da han sagde: Ikke alt, der kan tælles, tæller, og ikke alt, der tæller, kan tælles. Sæt i gang.

NYT

|

EAPM

Alkoholvaner på arbejdet, øget bekymring på arbejdspladserne Akan får stadig henvendelser fra bekymrede ledere, HR folk og tillidsvalgte som søger hjælp når de opdager/mistænker ansatte, der kan have et misbrug med alkohol, narkotika eller spil. Hvert år modtager Akan kompetencecenter hundredvis af henvendelser fra ledere der ønsker undervisning i misbrugsproblematikker.

Nyt værktøj Akan har lanceret et nyt mobilt bogmærke, men fungere som en app. Her kan man hente hjælp når man står midt i en vanskelig situation på arbejdet. Den er udviklet i samarbejde med sikkerhedsrepræsentanter i byggebranchen og har vist sig at have en stor værdi i andre brancher også. Se også de korte videoer om forskellige problemstillinger med misbrug det kan hjælpe til, at tale sammen om emner, der ellers er tabubelagte.

Hvad gør du ved en mistanke?

Når du som leder opdager at en medarbejder har et misbrug så er spørgsmålet hvad gør du nu? Det første er at tale med den ansatte og beskrive, hvad du ser. Hvis vedkommende har tømmer mænd, er påvirket af alkohol eller andet misbrug må du sende personen hjem på en forsvarlig måde. Det kan være meget svært at vurdere, derfor er det godt at tale med perso-

nen og derudfra tage en vurdering.

Her kan du evt. finde hjælp i det digitale bogmærke, som giver dig en vejledning i, hvordan du gør.

Det er ikke en nem samtale og heller ikke nemt at selv at vurdere om personen er ædru. Vi taler med mange ledere, HR folk og tillidsvalgte, så de kan føle sig trygge i at tage samtalen, det kræver en del tryghed for, at mestre dette.

Anbefaler er at man tager fat i problemet med det samme man oplever en dårlig opførelse. Mange udsætter samtalen fordi det er svær men tænk på at der i værste fald kan være tale om kørselssituationer.

Frit oversat af Vivi Bay Kilde: Personal og Ledelse 7-16

eapm NYT DANSK HR er Danmarks repræsentant i HRparaplyorganisationen eapm – The European Association for People Management.

EAPM omfatter 29 europæiske lande, som gennem dette samarbejde støtter de nationale organisationer i udvikling og informationsformidling indenfor Human Resources.

Materialet til disse sider hentes fra medlemslandenes HR-blade samt fra EAPM’s eget blad.

HR chefen I JUNI 2017 l danskhr.dk

side

63

PWC

|

SKAT & HR

BEPS – Når selskabsskatten

banker på døren til HR PwC

Af Mette Müller Director, PwC & Adam Rewucha Manager, PcC

Intet kunne imidlertid være længere fra virkeligheden. BEPS står for det meget lidt mundrette og endnu mindre selvforklarende ”Base Erosion and Profit Shifting”. Betegnelsen dækker over et arbejde igangsat under OECD, for at sikre at globale virksomheder betaler en selskabsskat, som matcher indtægterne. Det vil sige, at det ikke skal være muligt at flytte overskud rundt til beskatning i lavbeskatningslande, når omsætningen er genereret i et land med en høj selskabsskat. Arbejdet med BEPS blev færdigt i efteråret 2015, og de første regelændringer som følge af initiativet er allerede trådt i kraft i Danmark såvel som i udlandet.

Mere end bare selskabsskat På overfladen er BEPS et rent internationalt selskabsskattemæssigt projekt, som ikke berører danske virksomheders måde at sende medarbejdere rundt i verden på. Der er imidlertid én overordnet hovedårsag til, at BEPS er et HR-anliggende. Danske virksomheders omsætning bliver i vidt omfang genereret af medarbejderne, og når omsætningen og selskabsskatten skal ”følges ad”, bliver det afgørende for virksomhedens selskabsskatteafdeling at kende til medarbejderforholdene. Danske HR-afdelinger bør derfor forvente, at selskabsskatteafdelingen inden længe banker på døren til HR med behov for at få særligt tre spørgsmål besvaret: Hvilke medarbejdere arbejder i udlandet? Hvor og hvornår arbejder medarbejderne i udlandet? Og hvilke arbejdsopgaver udfører den enkelte medarbejder i udlandet?

”BEPS?!?” ”Jeg har aldrig hørt om det, og det har formentlig ingen relevans for HR overhovedet!”

Cirka sådan svarer et overvældende antal virksomheder, som PwC har adspurgt i en global undersøgelse fra august 20161.

side

64

HR chefen l JUNI 2017 l danskhr.dk

HR som underleverandør til selskabsskatteafdelingen Hvis HR ikke har forberedt sig på at håndtere BEPS, vil det skabe udfordringer, fordi HR ikke vil have mulighed for at supportere selskabsskatteafdelingen som underleverandør af en række faktuelle og juridiske inputs med henblik på at få betalt den korrekte selskabsskat.

Opmærksomheden om BEPS er dog stadig i sit spæde stadie. PwC’s undersøgelser viser, at kun ca. 60 % af de adspurgte virksomheder er bekendte med BEPS, og alene ca. 10 % har gjort noget for at imødekomme regelændringerne. Kun 35 % af virksomhederne har oplevelsen af, at selskabsskatteafdelingen og HR-afdelingen arbejder tilstrækkeligt tæt sammen. Hvis virksomheder skal lykkes med at håndtere BEPS, bliver det nødvendigt at rive væggene mellem selskabsskat og HR ned.

SKAT & HR

Forretningsrejsende skaber fast driftssted En hovedudfordring for HR bliver at håndtere de medarbejdere, som uformelt arbejder i udlandet, særligt inden for EU/EØS, hvor korte forretningsrejser ikke kræver arbejdstilladelser og ofte sker med dags varsel uden HR’s kendskab. PwC-undersøgelsen fra august 2016 viser, at compliance for forretningsrejsende bliver et af de store fokusområder for HR-afdelinger i de kommende år. I 2016 har ca. 35 % af virksomheder forholdt sig til de risici, som internationale forretningsrejsende skaber, men allerede om to år forventer ca. 75 % af virksomheder at have forholdt sig til de forretningsrejsende.

Her kommer man ikke uden om BEPS. Helt konkret bebuder BEPS ændringer for, hvornår et fast driftssted (permanent establishment) skabes i udlandet og dermed anses for at udgøre en skattepligtig aktivitet. Det kan meget vel være, at den tilstedeværelse, som den danske virksomhed har på grund af forretningsrejser, som eventuelt leverer en service, vil være tilstrækkeligt til at skabe et fast driftssted – måske helt uden at hverken HR-afdelingen eller selskabsskatteafdelingen er bekendt med de forretningsrejsende. Har medarbejderne skabt et fast driftssted i udlandet, er der en stor sandsynlighed for, at det påvirker virksomhedens forpligtelse til at indberette/indeholde personskat i udlandet, og det er formentlig HR’s ansvar, at forpligtelsen bliver opfyldt. I den sammenhæng viser PwC’s undersøgelse, at særligt Kina, Indien og de skandinaviske lande giver udfordringer i forhold til fast driftssted.

Transfer pricing Et af danske virksomheders største aktiver er medarbejderne. For nogle virksomheder er medarbejderne lig med virksomhedens services og al den knowhow, som kunderne køber. De immaterielle rettigheder, som medarbejderne besidder, bliver flyttet rundt, når medarbejderne arbejder i udlandet.

Med BEPS bliver det endnu vigtigere for danske virksomheders selskabsskatteafdelinger at vide, hvordan værdier flyttes rundt i koncernen sammen

|

PWC

med medarbejdere for at kunne foretage en korrekt intern fakturering i overensstemmelse med transfer pricing-reglerne. Her har det været almindeligt at tage udgangspunkt i medarbejderens løn for at ansætte den værdi, som medarbejderen repræsenterer. Det ændrer sig imidlertid med BEPS, hvor der skal foretages en konkret realitetsvurdering af, hvilke værdier medarbejderne faktisk skaber – det er langt fra en enkel øvelse.

Medarbejderne kaldes i mandtal Med BEPS indføres nye regler om såkaldt country-by-country reporting (CbCR), som kortfattet betyder, at internationale koncerner skal rapportere deres aktivitet/omsætning i hvert land. Som en del af rapporteringspligten skal koncernen oplyse antallet af medarbejdere i hvert land.

Herefter bliver det en enkel manøvre for skattemyndighederne i det enkelte land at matche antallet af rapporterede medarbejdere med antallet af personselvangivelser, antallet af medarbejderregistreringer (svarende til den danske RUT-registrering), antallet af udstedte attestationer om social sikring (A1/CoC) mv. Som dansk virksomhed skal man i hvert fald være beredt på at kunne forklare væsentlige misforhold i sådanne tal.

BEPS lægger sig i naturlig forlængelse af de regler om håndhævelse2 af medarbejderforhold, som er vedtaget i EU inden for de seneste år. Det vil særligt sige det såkaldte håndhævelsesdirektiv (direktiv 2014/67/EU) og platformen for bekæmpelse af sort arbejde3, som blandt andet giver myndigheder i EU-landene mulighed for at udveksle data. I pipelinen er også nye EU-regler om håndhævelse af koordinering af social sikring.

Hvad er best practice?

Virksomhedernes arbejde med at håndtere BEPS er lige begyndt.

Det er derfor formentlig for tidligt at beskrive en best practise. Der er dog tre overordnede forhold, som med sikkerhed bliver nødvendige for HR: 1. HR skal kunne indgå i et naturlig samarbejde med selskabs skatteafdelingen.

2. HR skal kunne indsamle og analysere data om samtlige med-

arbejdere, som arbejder internationalt.

3. HR’s arbejde skal ske digitalt og være integreret med resten af

virksomhedens compliance-funktioner.

Bliver BEPS håndteret på en smart måde, kan det være en naturlig tilskyndelse til at skabe en større sammenhængskraft i virksomhedens skatte-compliance. Samtidig vil uundgåelige krav til digitalisering af processer i HR samt i selskabsskatteafdelingen lægge sig i naturlig forlængelse af den udvikling, som BEPS fordrer. BEPS udgør på den måde den regeludvikling, som kan understøtte opbygningen af en tidssvarende skatteafdeling i fremtiden. Nogle af kodeordene for arbejdet med international skatte-compliance efter BEPS bliver digitalisering, koncernintern sammenhæng i data og processer, gennemsigtighed og virkelighedsforankring.

1) Managing mobility in a world reshaped by BEPS, PwC, August 2016. https://www.pwc.com/ca/en/tax/publications/managing-mobility-in-a-world-reshaped-by-beps.pdf (valideret 9. maj 2017) 2) Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/67/EU af 15. maj 2014 om håndhævelse af direktiv 96/71/EF om udstationering af arbejdstagere som led i udveksling af tjenesteydelser og om ændring af forordning (EU) nr.

1024/2012 om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked (“IMI-forordningen”).

3) Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse (EU) 2016/344 af 9. marts 2016 om en europæisk platform for forbedring af samarbejdet i forbindelse med imødegåelse af sort arbejde.

|

HR CHEFEN

MEDLEMSSERVICE

– medlemsservice

– medlemsservice Medlemsfordele Magasinet HR-chefen seks gange årligt

X

X

2 artikler pr. nummer tilsendt på e-mail

Magasinet Ledelse i Udvikling fem gange årligt

X

X

Tilsendt på e-mail

Magasinet Uddannelse & Udvikling to gange årligt

X

HR Guiden – Danmarks største håndbog til HR-branchen en gang årligt

X

X

Tilsendt på e-mail

Nyhedsmailen HR&NU to gange pr. måned

X

X

X

Daglig HR-orientering på mail med dagens HR- og ledelsesnyheder

X

X

X

2 pr. år

1 pr. år

50 % af kursusprisen

HR-webinarer fire-fem gange årligt

X

X

X

Adgang til DANSK HR’s medlemsportal

X

X

Vidensportalen LeadingCapacity.dk

Gratis adgang

20 % rabat

Temapakker

12 gange årligt

6 gange årligt

Gratis HR-kurser

24 HR-guidebøger – 8 bøger pr. år

X

HR-messen Træfpunkt HR®

X

X

Netværksgrupper*

X

X

Mentorordning

X

HR-rådgivning

X

X

Juridisk rådgivning

X

X

Erhvervspsykologisk rådgivning

X

Søg en ny HR-medarbejder gennem DANSK HR’s jobbank

X

Gratis personlig FokusProfil fra Garuda

X

Rabat på DANSK HR’s Foredrag

X

Rabat på Karnov Group A/S

X

3.660 kr. + moms pr. år * Eksterne konsulenter kan ikke optages netværksgrupper

X

X

2.995 kr. + moms pr. år

Gratis

Æd eller bliv ædt / disruption

HUSK I JULI OG AUGUST – NYD SOMMEREN

Glæd dig til næste nummer af HR chefen Æd eller bliv ædt / disruption Af og til dukker der ord op, som kommer på alles læber. Et af disse ord har det sidste års tid helt sikkert været disruption. I alle virksomheder

ØNSKER ALLE EN RIGTIG GOD SOMMER OG FERIE

er ordet blev nævnt og diskuteret, og man har forsøgt at forholde sig til, hvad det betyder i den enkelte virksomhed.

VI VENDER TILBAGE EFTER FERIEN MED MANGE SPÆNDENDE AKTIVITETER

Mange steder er ordet blevet et udtryk for det

LÆS MERE I BLADENE, PÅ HJEMMESIDE

skræmmende faktum, at vi ikke kan forudsige,

OG I HR&NU

hvad fremtiden bliver – hverken teknologisk, markedsmæssigt eller fra konkurrenterne – og det gør det svært at arbejde med. Også mange HR-afdelinger har svært ved at finde ud af, hvad disruption betyder for dem.

Når august-nummeret er på gaden, sætter vi fokus på begrebet, og vi vil forsøge at give bud på, hvad det betyder, og hvordan man kan arbejde med det – både i hele forretningen men også i HR. Glæd dig til masser af god inspiration til, hvordan man kan ”tæmme” det uhåndterbare begreb, når bladet er på gaden 29. august.

Fra viden til handling – med profilværktøjer fra Garuda Giv din organisation et fælles sprog. Og få værktøjer til at skabe og formidle værdifuld indsigt i styrker og udfordringer i organisationen, teamet og hos den enkelte medarbejder.

En personprofil fra Garuda er aldrig et mål i sig selv. Derimod bidrager vores profilværktøjer til at skabe en kvalificeret dialog om menneskelige ressourcer og faglige kompetencer. Så du kan udvikle og styrke din organisation i fællesskab med menneskene omkring dig.

Se mere på garuda.dk

Garuda er Skandinaviens største udbyder af egne samtaleværktøjer. Siden 1982 har Garuda udviklet profilog dialogværktøjer som kvalificerer HR-processer, på et solidt videnskabeligt grundlag og på baggrund af et værdisæt om at skabe balance mellem mennesker.

GARUDA AS | VOLDBJERGVEJ 14, 2. SAL, 8240 RISSKOV | WWW.GARUDA.DK | GARUDA@GARUDA.DK | 8746 8600

Anbefalet af: