14
I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD
NEM REJSEAFREGNING OG REFUSION AF UDENLANDSK MOMS I ÉN APP Tag et billede af din kvittering og glem ellers alt om den traditionelle trælse rejseafregning og kamp for hjemtagelse af udenlandsk moms. Danske Acubiz A/S har gjort det nemt at være og have forretningsrejsende.
D
en tid er forbi, hvor bilagene fra forretningsrejsen død og pine skulle gemmes til de ’hyggelige’ stunder med tastearbejde i excel-arket til regnskabsafdelingen, og hvor samme afdeling senere skulle bruge kræfter på at kontrollere og validere, og evt. hente udenlandsk moms hjem, hvis rejsen var foregået i udlandet. Den danske virksomhed Acubiz A/S har nemlig udviklet en service, der udelukkende kræver, at den rejsende på farten i en app får taget et billede med sin smartphone og udfylder eventuelle detaljer, der fuldstændiggør bilaget. Derefter behøver hverken den forretningsrejsende, eller regnskabsafdelingen at bekymre sig om bilaget længere. Selv den udenlandske moms, som rigtig mange danske virksomheder ikke får hentet hjem, bliver håndteret automatisk, forklarer Kim Pawrup, salgsdirektør i Acubiz A/S, der siden 1997 har udviklet den cloudbaserede afregningsløsning Acubiz EMS, der står for ’Expense Management Service’, og app’en Acubiz One, der tilsammen udgør løsningen. ”Helt grundlæggende hjælper vi vores kunder med de bilag der kommer, når man er på farten. I gamle dage samlede man dem i lommen, og når man så kom hjem, skulle man lægge dem ind i Excel, afstemme og validere, sende afregningen til regnskabsafdelingen, der så skulle afstemme og validere, og så sende det retur til godkendelse, førend selve rejseafregningsprocessen var afsluttet,” forklarer Kim Pawrup. ”Nu er det helt anderledes. Digitaliseringen har betydet, at det for vores kunder bliver sådan noget ’realtids-noget’ hele tiden. Det kan f.eks. være, når ens fly er forsinket, og man køber en kop kaffe. Hvad enten det er med firmakort, eller man selv lægger ud kontant, så tager man med det samme et billede af kvitteringen, udfylder evt. et par detaljer, og så er den ’expensed’. I vores system skal man ikke bøvle med rejseafregning, det gør det selv. Når billedet er taget, så er det ude af verden,” siger han.
35 mia. kr. i moms hentes ikke hjem
Rigtig mange momsregistrerede europæiske virksomheder går glip af refusion af den udenlandske moms, man betaler, når man køber hotelophold, mad og drikke m.m. i udlandet. Det drejer sig om op mod 35 mia. kr., og det gælder også for danske virksomheder. Men med Acubiz’ system sker det helt automatisk, siger Kim Pawrup. ”Har man som virksomhed rejsende i udlandet, konstaterer systemet selv, hvad man kan få udenlandsk moms retur på og henter så automatisk den moms hjem.” Dermed slipper regnskabsafdelingen og virksomheden for at skulle bruge ressourcer på at vurdere, hvad man kan få moms tilbage af, og hvordan man får det. Det betyder, at der selv på de små bilag som en kop kaffe købt undervejs, sker momsrefusion, bilag som det ofte ikke kan svare sig at gøre det med. Men det tæller alt sammen med på virksomhedens bundlinje. ”Der er forskellige processer i forskellige lande, og det er bøvlet, hvis det skal gøres manuelt. Grunden til at det er det, er at andre lande ikke har nogen interesse i at give momsen tilbage. Men i vores system er der 41 lande i verden – altså også lande udenfor EU, hvor vi kan få moms retur fra,” fortæller Kim Pawrup, der peger på, at der ved mange internetbaserede køb af overnatninger på hotel oftest slet ikke udstedes en momskvittering, men at Acubiz EMS automatisk henter sådan en, når hoteller og billeje bookes gennem Acubiz TMS, Travel Management Service.
ned over deres medarbejdere. Systemet tilpasses derfor til den enkelte virksomhed. For Kim Pawrup er det væsentligt at pointere, at der også er mange mindre virksomheder iblandt kunderne, da det oftest er dem, der ikke har ressourcerne til det administrative arbejde. ”Men er man en lille virksomhed, har man ikke brug for det samme setup, som en større virksomhed. Og er man en stor virksomhed, har man højst sandsynligt nogle særlige politikker omkring indkøb og forbrug på rejsen. Den lille virksomhed kan derfor mere eller mindre få vores basisløsning, der helt automatisk tager højde for de meget forskellige landeregler, mens de store kan få skræddersyet deres løsning via parameter setup med deres firmaregler, hvis der f.eks. er begrænsninger i, hvad den rejsende må,” fortæller Kim Pawrup. Han fortæller, at app’en også kan holde styr
FAKTA Acubiz er blandt de førende udbydere inden for Expense Management og hjælper store og små, offentlige og private virksomheder med at digitalisere processerne inden for bilags- og rejseafregning. Det sker med den
Systemet tilpasses virksomheden
Det er blandt andet derfor, at Acubiz i dag har mere end 1200 store og små virksomheder som kunder og 145.000 brugere i 33 lande. Det stiller krav om indsigt i de til tider meget forskellige og komplekse skatteregler i de respektive lande – og garanti for at det sker efter bogen. Dertil kommer de regler, som virksomhederne selv lægger
på diæter, kilometerpenge og leverandørfakturaer og registrere tid, hvis der skal føres et timeregnskab på et projekt eller en kunde. For at garantere sin kvalitet og datasikkerhed er Acubiz GDPR ’compliant’ og certificeret efter den internationale revisionsstandard for IT-serviceleverandører, ISAE3402 Type 2. ”Vi har lavet en løsning, der tager højde for de ting, man kan forestille sig, at en forretningsrejsende har brug for – og en løsning, der giver den højeste grad af sikkerhed. Det skulle være en løsning, der er nem at bruge for både virksomhed og den forretningsrejsende. Kan man gøre det nemt og spare dem for en proces, som ingen gider – og det samtidig er den dyre proces, uden at gå på kompromis med skatteregler, så er det jo perfekt. Og det er netop det vi er lykkedes med i Acubiz One – alt i en app, ” slutter Kim Pawrup.
cloud- og appbaseret service Acubiz EMS, som i dag anvendes af mere end 145.000 brugere i 33 lande.
Kim Pawrup
SE MERE PÅ: WWW.ACUBIZ.DK