FINANÇAS & CUSTOS
CUSTOS OCULTOS EM VIAGENS
Custo Oculto: O inimigo invisível do resultado.
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GUIA PARA GESTORES
PROPÓSITO
Auxiliar gestores sobre os principais custos invisíveis que afetam o orçamento de viagens corporativas e mostrar como reduzi-los sem comprometer a experiência do viajante.
Muitas empresas acreditam que controlam seus gastos de viagens apenas ao negociar tarifas. Mas os verdadeiros ganhos surgem quando se identificam os custos que passam despercebidos — aqueles que se acumulam silenciosamente e corroem o saving anual.
“O
custo oculto é tudo aquilo que não aparece no centro de custo, mas pesa na experiência e no resultado. Os custos mais perigosos são os que não aparecem nos relatórios”
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A Atlantica Hospitality International acredita que uma gestão eficiente começa pelo controle dos custos invisíveis, por isso, apoia esta iniciativa Gerente Nacional de Vendas da Atlantica Juliana Kaspar - (11) 97663 8585
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MAPA DOS CUSTOS OCULTOS “VILÕES
INVISÍVEIS”
CATEGORIA
Tempo improdutivo
Multas e remarcações
No-shows e tarifas não utilizadas
Horas perdidas em deslocamentos longos, esperas em conexão, check-ins lentos, fadiga, tempo ocioso
Alterações de última hora, cancelamentos fora da política
Bilhetes emitidos e não voados, não comparecimento ao hotel reservado, não retirada de veículo locado
Reduz produtividade, impacta na performance do viajante, turnover, aumento de diárias, maior gasto de alimentação e extras
Custo direto e recorrente
Perda total do valor investido
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Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025
Uso exclusivo dos participantes do evento. Reprodução somente com crédito.
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CATEGORIA
Despesas fora da política
Upgrades, alimentação fora do limite, reembolsos manuais
Taxas e encargos ocultos
Tempo de reembolso
Escolhas não otimizadas
IOF, tarifas administrativas, taxas de câmbio, juros, encargos de cartão de crédito
Custos invisíveis na conciliação final EXEMPLOS
Afetam previsibilidade de custos
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Atrasos no retorno financeiro ao colaborador
Hotéis longe do local a ser visitado, transporte ineficiente
Reduz engajamento e moral da equipe
Gera custos adicionais de deslocamento
A Atlantica Hospitality International acredita que uma gestão eficiente começa pelo controle dos custos invisíveis, por isso, apoia esta iniciativa
Gerente Nacional de Vendas da Atlantica Juliana Kaspar - (11) 97663 8585
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Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025 Uso exclusivo dos participantes do evento. Reprodução somente com crédito.
CATEGORIA
Bilhetes aéreos
Hotéis
Locação de veículos
Governança
Remarcações, no-show, ancillaries (bagagem, assento, embarque prioritário)
Early check-in, late check-out, taxas de serviço, no-show
Multas em locação, combustível, pedágio, estacionamento, sinistros
Falta de compliance, exceções não rastreadas
Impacto invisível no custo total da viagem
Impacto invisível no custo total da viagem
Impacto invisível no custo total da viagem
Falta de aprovação formal, ausência de auditoria de despesas
“O detalhe que passa despercebido – no-show, early check-in, late check-out – pode custar caro no final”
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Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025 Uso exclusivo dos participantes do evento. Reprodução somente com crédito.
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MAPEAMENTO CHECKLIST PRÁTICO DE DIAGNÓSTICO
Tenho visibilidade do custo total da viagem (TCO), incluindo taxas, multas e extras?
Quais mecanismos podem me ajudar na análise de custos extras? Relatórios por centro de custo? Sistema de reembolsos? Planilhas de controle financeiro?
Monitoro reembolsos e diferenças cambiais como parte do orçamento?
As exceções à política são registradas e analisadas periodicamente?
Há controle sobre encargos financeiros (prazos de pagamento, IOF, crédito)?
O OBT e os relatórios da TMC trazem dados consolidados de extras e remarcações?
O viajante tem conhecimento sobre custos ocultos e boas práticas?
Tenho KPIs além de savings: como custo evitado, custo de retrabalho, satisfação do viajante?
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A Atlantica Hospitality International acredita que uma gestão eficiente começa pelo controle dos custos invisíveis, por isso, apoia esta iniciativa
Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025
PLANO DE AÇÃO EM 3 CAMADAS
GOVERNANÇA
Ação: Revisar políticas com base em dados reais (não percepções).
Ferramentas: Relatórios da TMC + integração com relatório financeiro.
Boas práticas: Avaliar melhor tarifa x menor tarifa (o barato, muitas vezes, sai caro)
PROCESSOS
Ação: Automatizar aprovações e conciliação de despesas.
Ferramentas: Cartão virtual, relatórios consolidados, dashboards de TCO
Boas práticas: Investimento em sistema de reembolso. Desburocratizar fluxos de aprovações.
CULTURA
Ação: Treinar viajantes e gestores sobre decisões que geram custo oculto
Ferramentas: Comunicação contínua + storytelling de boas práticas
Boas práticas: Conscientização, workshops e, até mesmo, gamificação para os viajantes que controlarem melhor suas despesas de viagens
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Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025
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