Guía de Compras Sostenibles: Gestión de Eventos

GUÍA DE COMPRAS PÚBLICAS SOSTENIBLES

II. CONTRATACIÓN Y GESTIÓN DE EVENTOS

Cuidar el medio ambiente es responsabilidad de tod@s

DEPARTAMENTO DE FOMENTO AL MERCADO PÚBLICO 2018 @ComprasRD

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II. CONTRATACIÓN Y GESTIÓN DE EVENTOS

1) INTRODUCCIÓN Para cursos, capacitaciones, reuniones, conferencias, seminarios, talleres, ferias y otros eventos donde hay una necesidad de reunir a muchas personas en un solo lugar, existen importantes oportunidades para garantizar que el impacto ambiental se reduzca al mínimo. A la vez, se busca proporcionar beneficios sociales y económicos y educar a los participantes.

Estas pautas se han elaborado para ayudar a las institucionezzzs públicas a adoptar prácticas sostenibles en la gestión de eventos.

2) BENEFICIOS DE UN EVENTO SOSTENIBLE

Genera menor impacto ambiental

Añade valor social al evento

Aporta a la responsabilidad ambiental del Estado

Ahorra dinero a la institución

Refuerza la relación con los proveedores y con otras instituciones

Sensibiliza y educa a los asistentes sobre el impacto ambiental de los eventos

Inspira innovación por parte de las instituciones del Estado 2

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3) FASES DE LA GESTIÓN DE UN EVENTO La gestión de un evento conlleva la realización de varias actividades que definen necesidades, objetivos, recursos, y expectativas del mismo. las diferentes actividades se clasifican en tres fases, descritas de la siguiente manera:

PRE-EVENTO Planificación del evento

EVENTO Ejecución del evento

POST-EVENTO Desmontaje

a) Selección de la sede y otros espacios

g) Comunicación y prensa

k) Gestión de los residuos

b) Identificación de las partes interesadas

f) Viajes, alojamientos e información del entorno

k) Evaluación y mejora

c) Contratación y gestión de proveedores

h) Información, señalización, y documentación del evento

d) Organización del evento

i) Catering, aprovisionamiento y otros detalles

e) Montaje

j) Actos sociales complementarios

Es necesario que en cada de una de las etapas se tenga claro la necesidad para cumplir el objetivo deseado, esto permitirá elaborar especificaciones técnicas claras para los proveedores y evitar gastos inmisarios. ¿MÁS INFORMACIÓN? ¡Contáctanos!

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4) CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR

La elección del lugar de un evento es una de las partes más esenciales de la planificación. El lugar añade valor al evento, dicta el tono y la ocasión, así como define el estatus y la formalidad o informalidad de cualquier actividad.

En el caso de un evento con gestion ambiental y socialmente sostenible, es importante considerar las siguientes recomendaciones que aplican a cualquier tipo de eventos

Elija un lugar accesible que tenga buen acceso con disponibilidad de parqueos y evite puntos con rutas congestionadas.

Antes de contratar, consulte sobre su política de gestión ambiental o de residuos y si es eficiente en el consumo de energía.

Ajuste la selección del lugar según la cantidad de participantes, minimizando la iluminación innecesaria, el aire acondicionado y evitando el desperdicio.

Elija espacios iluminados naturalmente, si es posible.

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5) ALIMENTOS Y BEBIDAS Se recomienda elegir un lugar que ofrezca servicios de catering incluido, para evitar el transporte innecesario de alimentos y bebidas.

En los casos que se requiera contratar servicios de alimentos y bebidas, siga estas pautas para la contratación de este servicio: Contratar catering y comida producida localmente además de minimizar riesgos por manejo y transporte de alimentos, da oportunidad a MYPIMES proveedoras.

Minimice el uso de alimentos y bebidas envasados individualmente.

Evite el uso de: envases de foam y/o plásticos botellas plásticas, cubertería desechable

Proporcionar leche, café, agua, y jugos en jarras, u otros contenedores.

Utilice azúcar, endulzantes y crema para café en azucareras o tazones.

Si el lugar subcontrata el catering, solicite verificar las políticas e iniciativas ambientales de los proveedores y los requisitos de sus propios proveedores.

Si las opciones del menú ofrecen pescado, consulte y/o exija a su proveedor respetar los períodos impuestos por el Consejo Dominicano de Pesca y Agricultura.

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6) MONTAJE Considerar en todo momento la generación de residuos de la decoración del evento y las materias primas utilizadas para esto.

Priorice elementos que puedan tener una segunda utilidad (Ej. manteles de tela, evitar imprimir fechas en material POP, en bajantes o backpanels, utilice información generalizada etc).

Use vajilla reutilizable, cristalería, cubiertos siempre que sea posible

En ferias y actividades multitudinarias, considere la generación de residuos por cantidad de asistentes, solicite a su proveedor contenedores para la disposición de los residuos de forma diferenciada (secos y húmedos y/o cartón, plástico), de ser necesario solicite asistencia del Gobierno Local para estas tareas, de empresas y/o ONGs recicladoras.

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7) COMUNICACIÓN Y PRENSA

Considere siempre los medios digitales: correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea (logos) como primera opción para publicitar el evento.

Utilice una herramienta electrónica de gestión de eventos para distribuir informaciones, incentivar el diálogo y reducir el gasto en impresiones y pantallas de apoyo. (Ej. Eventbrite, etc).

En caso de necesitar impresiones físicas tome en consideración las sugerencias dadas en la Guía de Adquisición y Uso de Papel Comparta el material didáctico del evento a través de medios digitales. Permita a los participantes descargar copias de Internet o envíe un PDF por correo electrónico después del evento. Considere transmisiones en vivo en las redes sociales para evitar la reproducción de los acontecimientos en papel y otro material gastable. Reserve las grabaciones para eventos de alta envergadura.

Indique el nombre y la fecha del evento a sostener en pantallas, proyecciones o señalización, en lugar de producir gráficos impresos.

Asegurarse de confirmar la cantidad definitiva de participantes para eficientizar los recursos. Utilice diferentes métodos de confirmación que no incluyan el consumo de papel: Ej. teléfono, correo electrónico, página web.

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8) DURANTE EL EVENTO Establezca una sesión de llegada y registro que le permita distribuir el material de trabajo a la llegada de cada participante. Se recomienda imprimir la menor cantidad posible de insumos personalizados (gafetes, cintas, carpetas, etc) Use pizarras blancas en lugar de papel para rotafolios en las presentaciones de talleres Solo distribuya material didáctico imprescindible para el desarrollo del evento (Ej. ejercicios prácticos, hojas de notas, lapiceros), indique a los presentes que el material de apoyo será remitido vía electrónico o tenga disponibles computadores para guardar en USB.

Informe al personal institucional y/o a el proveedor de servicios del evento sobre los beneficios de estas disposiciones, así podrán responder de forma adecuada posibles dudas de los asistentes.

Minimice el uso de la iluminación de escenario de alto voltaje y apague las luces y el aire acondicionado cuando las salas de reuniones no estén en uso.

Analice después del evento qué fue exitoso en el cumplimiento de los objetivos de gestión de eventos sostenibles y qué no lo fue, y utilice esta información en la planificación de eventos futuros.

Otras recomendaciones a considerar: Esfuércese por preparar un evento sin papel.

Use presentaciones de PowerPoint.

Pida a los participantes del evento que dejen su información de contacto para que pueda enviar copias de la presentación y folletos electrónicamente.

Proporcione etiquetas de identificación y cordones reutilizados Prepare un espacio para que los asistentes regresen materiales que pueden ser reutilizados, como etiquetas de nombre, lapiceros, etc.

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9) GESTIÓN DE LOS RESIDUOS Siempre que sea posible solicite al lugar que recicle los desechos de papel y proporcione recipientes de reciclaje adecuados, esto debe de ser informado antes de la contratación del evento.

Si el evento es ejecutado por personal de la institución, solicite con anticipación que todos los residuos y elementos utilizados sean retirados del lugar y clasificados en:

A. los que puedan ser usados durante otro evento de la institución y B. los materiales que puedan ser reciclados

Puede comunicarse con los centros de acopio de residuos más cercanos a su institución.

FUENTES: http://www.izaite.net/pdf/20161107170411-SOSTENIBILIDAD%20EVENTOS%202016%20IZAITE.pdf http://www.eventossostenibles.org/wp-content/uploads/2014/03/Manual-ES-v4.pdf http://www.eventossostenibles.org/portfolio/calculo-de-sostenibilidad/ http://www.codopesca.gob.do/2013-05-18-04-20-07/vedas-de-las-pesquerias-comerciales https://sustain.ubc.ca/sites/default/files/uploads/pdfs/EventPlanning.pdf

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“Una compra eficiente es aquella que toma en cuenta los intereses institucionales y del país”.

— Artículo 26, de la Ley 340-06 ¿MÁS INFORMACIÓN? ¡Contáctanos!

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