Draaiboek implementatie dienstverlening

-0-

Concept draaiboek implementatie dienstverlening Onderwijsbureau Meppel 2012

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-1-

Vooraf Voor u ligt het document ‘Draaiboek implementatie dienstverlening Onderwijsbureau Meppel’.

Het draaiboek vormt een eerste leidraad (het spoorboekje) voor wat betreft de overdracht van de dienstverlening van het ‘huidige’ administratiekantoor naar het Onderwijsbureau Meppel en geeft met name op hoofdlijnen inzicht in het implementatietraject. In samenspraak met de algemene directie zal een verdere concretisering van het draaiboek plaats gaan vinden en zullen de bijlagen en de uitwerkingen worden toegevoegd. Daar waar in dit document ‘het bestuur’ wordt genoemd, betreft dit het schoolbestuur.

Uitgangspunt De activiteiten in het draaiboek zijn gebaseerd op een situatie waarin sprake is van een overdracht van de dienstverlening Personele Zaken, Financiële Zaken en Materiële Zaken naar het Onderwijsbureau Meppel per 1 januari 2013.

Inhoudsopgave 1. Voorbereidingsfase

2

1.1. Organisatiekenmerken 1.2. Beleidsuitgangspunten “het bestuur” 1.3. Gegevensverzameling 1.4. Autorisatie en tekenbevoegdheid 1.5. Service Level Agreement 1.6. Bureaupresentatie directeuren 2. Afstemmingfase

4

2.1. Inrichting dienstverlening en afspraken AO/P&C 2.2. Regeling verwerking personeelsgegevens 3. Realisatiefase

5

3.1. Wisseling administratiekantoor 3.2. Inrichting systemen 3.3. Afspraken inrichting AO/P&C en scholing 3.4. Scholing 3.5. Communicatie 3.6. Begroting 2013 4. Evaluatiefase

7

4.1. Evaluatie 4.2. Bijstelling

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-2-

1. Voorbereidingsfase 1.1. Organisatiekenmerken 1.1.1.

Beschrijving van de organisatiestructuur van het bestuur (inclusief de verdeling van de taken en bevoegdheden) voor zover van belang bij de uitvoering van de dienstverlening door het Onderwijsbureau Meppel (inclusief de verdeling van de taken en bevoegdheden in relatie met de dienstverleningsovereenkomst).

1.1.2.

Documentenverzameling  kopie statuten (stichting/vereniging en eventuele rechtsvoorgangers)  kopie mandaatbesluit/managementstatuut (indien van toepassing)  kopie reglement algemene ledenvergadering/ledenraad (indien van toepassing)  kopie reglement bestuur (indien van toepassing)  reglement schoolraad (indien van toepassing)

1.2. Beleidsuitgangspunten stichting/vereniging Het in beeld brengen van de beleidsuitgangspunten van het bestuur voor zover deze van invloed zijn op de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst door het Onderwijsbureau Meppel.

1.3. Gegevensverzameling 1.3.1.

Personele Zaken:  kopie vrijwillige aansluiting Vervangingsfonds en/of kopie aansluiting Risicofonds  contracten spaarloon met de huidige instelling, spaarverlof en flexibele BAPO  detacheringovereenkomsten  IB-banen + verklaring langdurig werkelozen en bijbehorende dossiers  lijst met kostenplaatsen ‘huidige’ administratiekantoor zoals deze worden gehanteerd voor het bestuur (inclusief omschrijving kostenplaatsen)  lijst met eigen wachtgelders, inclusief screening, ontheffingen en 57,5 jr. verklaringen  beschikking premie WGA  kopie verzekering eigenrisicodragerschap WGA (indien van toepassing)  diensttijdenoverzicht  telgegevens 1 oktober 2011 en 2012 (en prognosegegevens)  loonbelastingnummer(s) en inlogcode(s) Belastingdienst

1.3.2.

Financiële Zaken:  opstaande bedragen rekening courant (incl. correspondentie)  begroting huidig kalenderjaar en meerjarenbegroting (incl. investeringsbegroting)  financieel jaarverslag (jaarrekening 2011)  Gefis jaaroverzicht 2012  beschikkingen CFI lopende schooljaar/kalenderjaar  overzicht grootboekkaarten en gecombineerde balans/exploitatierekening 2012 (tot heden)  afwikkeling financiële jaarrekening 2012 (op termijn)

1.3.3.

Materiële Zaken:  (Meerjaren)onderhoudsplanningen (in Excel) incl. fotomateriaal, digitale plattegronden etc.

1.3.4.

Begroting 2013:  Leerlingenaantallen + prognose  Personele bezetting (meest recente datum) + toekomstige mutaties  Investeringplanningen (incl. huisvesting)

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-3-

1.4. Autorisatie en tekenbevoegdheid Systemen Samenstellen overzicht autorisatie (per systeem) op bestuursniveau (bestuur, directie en eventueel staf) en inventariseren tekenbevoegden (incl. niveaubepaling).

1.4.1.

Raet/HR in service en OSS (PZ)

1.4.2.

Managementinformatiesysteem (Tobias)

1.4.3.

Digitale factuurverwerking (FZ)

1.4.4.

Verzuim Manager (indien van toepassing – na overdracht)

1.4.5.

Medewerkerontwikkeling (indien van toepassing – na overdracht)

1.5. Service Level Agreement (SLA) Opstellen concept SLA (op basis van voorbeeld opgenomen in de offerte). De SLA wordt aangevuld met de afspraken v.w.b. de inrichting van de administratieve organisatie PZ en FZ ( bijlagen 1 en 2 van de SLA).

1.6. Bureaupresentatie directeuren 

presentatie bureau



presentatie Tobias



presentatie digitale factuurverwerking



toelichting implementatietraject



presentatie en werkafspraken begrotingsmodel 2013



kennismaking/rondleiding bureau

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-4-

2. Afstemmingsfase 2.1. Inrichting dienstverlening en afspraken AO/P&C 2.1.1.

Personele Zaken:  contactpersonen schoolbestuur en Onderwijsbureau Meppel  overdracht en controle personeelsdossiers: - personeelsgegevens - kopie diploma en verklaring omtrent gedrag (VOG) - loonbelastingverklaring - kopie ID-bewijs - akte van benoeming/aanstellingsakte - informatie aanvullende verzekeringen (w.o. IPAP en ABP Extra Pensioen)  inventarisatie eventuele verwerkingsachterstanden (huidige AK)  inventarisatie lopende ziekte-/verlofgevallen  inrichting administratie organisatie (workflow/werkprocessen OSS)  managementrapportages (relatie met MIS)

2.1.2.

Financiële Zaken:  Contactpersonen schoolbestuur en Onderwijsbureau Meppel  keuze bankrekeningconstructie en vermogensbeheer (Treasury)  overdracht fz-dossiers (van huidige AK)  inventarisatie eventuele verwerkingsachterstanden (huidige AK)  inrichting administratie organisatie (workflow/werkprocessen): - toelichting op grootboekrekeningschema - vaststelling grootboekrekeningschema - handtekening/parafenlijst - factuurbegeleidingsstaat - kas-/bankstaat (incl. instructie) - declaratieformulieren (dienstreizen en onkosten)  inrichting digitale factuurverwerking  inrichting managementinformatiesysteem  managementrapportages (relatie met MIS en P&C)

2.1.3.

Materiële Zaken:  contactpersonen schoolbestuur en Onderwijsbureau Meppel  inventarisatie lopende huisvestingsaanvragen bij de gemeente (en eventuele ontwikkelingen m.b.t. het integrale huisvestingsplan)  inventarisatie lopende projecten  Inrichting administratieve organisatie (workflow/werkprocessen)  rapportages (relatie met MIS)

Opmerking: voor wat betreft de inrichting van de AO wordt vastgelegd welke werkzaamheden, door wie, op welk moment en op welke wijze worden uitgevoerd op het niveau van het Onderwijsbureau Meppel en op het niveau van het schoolbestuur (bestuur, directie). Hiervoor worden specifieke bijeenkomsten georganiseerd voor PZ en FZ (indien wenselijk MZ). Deze bijeenkomsten zijn bedoeld voor het bestuur en/of de directie (en eventuele stafmedewerkers) en medewerkers van het Onderwijsbureau Meppel. Het Onderwijsbureau legt de afspraken voor wat betreft PZ en FZ vast t.b.v. de bijlagen 1 en 2 van de SLA.

2.2. Regeling verwerking personeelsgegevens Bespreking ‘Regeling verwerking personeelsgegevens (i.v.m. de Wbp)’. De regeling is toegevoegd aan de offerte en zal als bijlage 5 worden toegevoegd aan de SLA.

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-5-

3. Realisatiefase 3.1. Wisseling van administratiekantoor 3.1.1.

Opvragen gegevens bij het ‘huidige’ administratiekantoor:  BRIN-formulier bestuur (kopie gemuteerd werkgeversformulier)  BRIN-formulieren scholen (originele formulieren)  afschrift registratieformulier werkgevergegevens  de financiële gegevens in het financiële systeem (tevens historische gegevens t.b.v. het MIS)

3.1.2.

Overzetten ‘P’- en ‘S’-gegevens Vanuit het huidige PSA systeem worden de gegevens geconverteerd naar het PSA systeem van het Onderwijsbureau Meppel (Raet). Het Onderwijsbureau Meppel zal hiervoor de gegevens opvragen bij het huidige administratiekantoor, na schriftelijke kennisgeving van het bestuur aan het huidige administratiekantoor.

3.1.3.

Inventarisatie en eventueel opzeggen lopende contracten door het schoolbestuur:  verzekeringen  huidig administratiekantoor  schoonmaak  detacheringen  etc.

3.1.4.

Melding externe partijen:  CFI: briefwisseling administratiekantoor met het ingevulde BRIN-fomulier van het schoolbestuur naar CFI  Vervangingsfonds (deel t.a.v. vrijwillige aansluiting)  Risicofonds  Arbodiensten  verzekeraars  banken

3.1.5.

Regelen van het betalingsverkeer:  automatische betalingen salarissen  keuze bank  machtiging Onderwijsbureau Meppel naar de bank  ABP/UWV/USZO  brief naar UWV (t.b.v. van lopende WAO-uitkeringen)

3.1.6.

Adreswijzigingen/afmelding/aanmelding:  UWV/ABP/USZO (eventueel)  Belastingdienst (eventueel)  gemeente (eventueel)  Loyalis i.v.m. IP aanvullingsplan

3.2. Inrichting systemen 3.2.1.

HRiS: afstemming met Raet (PZ)

3.2.2.

Managementinformatiesysteem (Tobias): 

afstemming ontwikkelaar



machtiging Cito-gegevens (indien van toepassing)

3.2.3.

Inrichting administratie in Account View (FZ)

3.2.4.

ProActive: digitale factuurverwerking (FZ)

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-6-

3.2.5.

3.2.6.

Verzuim Manager (indien van toepassing – totale implementatietijd: 13 weken) 

aanvragen omgeving (Raet)



toesturen en beoordelen vragenlijst en protocol



intake (presentatie, vragenlijst systeeminstelling, bespreken protocol en planningsafspraken)



inrichting (OB en Raet) en test proefomgeving (OB)



presentatie en scholing directeuren



aanvragen definitieve upload (Raet)

Medewerkerontwikkeling (indien van toepassing– totale implementatietijd: +/-13 weken ) 

aanvragen omgeving (Raet)



intake (presentatie, bespreken beoordelingscyclus, competenties, kernwaarden, resultaatgebieden en bepalen van de inrichting)



inrichting (OB en Raet) en test (OB)



presentatie en scholing directeuren



aanvragen definitieve upload personeelsbestand (Raet)

3.3. Afspraken inrichting AO/P&C (bijlage t.b.v. de SLA) en scholing (directeuren) In een aparte bijeenkomst worden de afspraken die zijn overeengekomen met het schoolbestuur doorgenomen met de schooldirecties en evt. met stafmedewerkers. Speciale aandacht hierbij voor de werkzaamheden uit te voeren door de schooldirecties (incl. moment en wijze van uitvoering).

3.4. Scholing 3.5.1.

Bestuursleden, schooldirecties en eventueel stafmedewerkers (Tobias, evt. HR in service: OSS en ProActive)

3.5.2.

Medewerkers (HR in service: OSS: medewerkerdeel en ProActive)

3.5. Communicatie 3.5.1.

Binnen het schoolbestuur middels (gezamenlijke) mailing:  medewerkers  onderwerpen:

3.5.2.

-

website Onderwijsbureau Meppel

-

mantelcontracten zorgverzekeraars

-

tegemoetkoming reiskosten

-

levensloop

-

fietsplan

-

etc.

Binnen het Onderwijsbureau Meppel:  medewerkers (afdelingen)  overige besturen

3.6. Begroting 2013 3.6.1.

Aanleveren/opleveren (concept)begroting

3.6.2.

Eventueel aanleveren definitieve begroting

3.6.3.

Invoeren begroting

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl

-7-

4. Evaluatiefase 4.1. Evaluatie 4.1.1.

Implementatietraject (overdracht/scholing/communicatie/werkzaamheden)

4.1.2.

Service level agreement/inrichting AO en P&C

4.2. Bijstelling 4.2.1.

Implementatietraject

4.2.2.

Service level agreement/inrichting AO en P&C

onderwijsbureau mep pel l Postbus 91 l 7940 AB Meppel l nr. KvK 41018876 T. 0522 – 252299 l info@onderwijsbureau -meppel.nl l www.onderwijsbureau -meppel.nl