Page 1

gedigitaliseerde factuurverwerking

brochure digitale factuurverwerking

onderwijsbureau meppel


gedigitaliseerde factuurverwerking

mogelijkheid om de facturen goed te keuren, af te keuren of in de wacht te zetten. Uiteindelijk komt

Jaarlijks

ontvangen

scholen

grote

hoeveelheden

inkoopfacturen. Het openen, beoordelen en coderen van

deze

foutgevoelig,

facturen zowel

Onderwijsbureau

is voor

Meppel.

arbeidsintensief de

school

Het

als

en het

Onderwijsbureau

Meppel heeft er daarom voor gekozen om als eerste kantoor in Nederland over te stappen op digitale factuurverwerking voor al onze scholen en schoolbesturen. De digitale factuurverwerking van het Onderwijsbureau is volledig webbased. U kunt overal en

altijd

inloggen

en

toegang

krijgen

tot

uw

facturen, waar u ook bent. Nooit meer een factuur kwijt, automatische herinneringen om de factuur tijdig af te handelen en inzage in de status van uw factuur. Langs de met u afgesproken route bewandelt de factuur de juiste weg. Een snellere en efficiëntere manier van factuurafhandeling die scholen en schoolbesturen veel tijd bespaard. Door de uitgebreide archieffunctie is het maken van een kopie overbodig.

iedere factuur weer automatisch terug bij onze financiële administratie voor verdere verwerking en betaalbaarstelling. Door de uitgebreide gebruikersrollen is een strikte functiescheiding goed in te stellen, zodat misbruik is uitgesloten. Het ingebouwde procuratieschema zorgt er automatisch voor dat de facturen door de juiste

budgethouders

afgetekend.

Tevens

mogelijkheid

om

worden

beoordeeld

beschikt

nadere

u

informatie

en

over

de

over

een

factuur aan derden te vragen door de geïntegreerde

mailmogelijkheid.

Met

de

verschillende

rapportagemogelijkheden blijft u altijd overzicht houden over het gehele verwerkingsproces van de factuur. Uiteraard verloopt de factuurverwerking geheel conform de fiscale wet- en regelgeving. Het systeem heeft een standaardkoppeling met ons financiële pakket zodat de facturen na accordering automatisch in ons financiële pakket worden ver-

Hoe werkt het?

werkt en ter betaling worden aangeboden. Daarnaast worden de facturen ook gekoppeld aan ons managementinformatiesysteem Tobias. Vanuit de rapportages in Tobias heeft u de mogelijkheid om op boekingsregelniveau de bijbehorende factuur

Het Onderwijsbureau Meppel opent in Meppel een op naam van het schoolbestuur gestelde postbus. Al uw crediteuren worden door ons aangeschreven met de mededeling dat de postbus voortaan het factuuradres is. Op deze manier komen al uw facturen gebundeld bij ons binnen. Vervolgens worden de facturen door ons gescand. Daarna komen deze automatisch in een digitaal archief. Geavanceerde

OCR

scan-

en

op te roepen. In de praktijk is gebleken dat digitale factuurverwerking een uitstekende vervanger is van het klassieke

proces.

verwerkingsproces

Het

aanzienlijk,

een

minder

facturen snel en eenvoudig op te roepen. Het is

herkentechnieken

king onderdeel is van het standaard dienstverleningspakket financiële administratie (FA).

benodigd zijn. Vervolgens wordt de factuur door ons via

veel

factuur-

foutgevoelig en met de archieffunctie zijn alle

die voor de verwerking in ons financiële pakket en

is

het

dus vanzelfsprekend dat digitale factuurverwer-

zorgen voor automatische herkenning van gegevens

(voor)gecodeerd

versnelt

workflow

(stroom-

schema) ter beoordeling aangeboden aan één of meerdere van uw budgethouders. De workflow volgt de uitgestippelde route van uw administratieve organisatie (AO). Niemand wordt overgeslagen. U ontvangt een e-mail waarin wordt aangegeven dat er facturen gereed staan voor beoordeling. Na het inloggen heeft uw budgethouder vervolgens de

v e rt r ou wd & ve el z i j di g & v e rn i eu w en d


Vanuit het openingsscherm direct beoordelen

Beoordeling van de factuur

Uitgebreide zoekmogelijkheden in het archief

Rapportage via het managementinformatiesysteem Tobias

v e rt r ou wd & ve el z i j di g & v e rn i eu w en d


Industrieweg 15-20 v l ePostbus 91 l&7940 ABz iMeppel Te 0522-252299 rt r ou wd ve el j di g &l v rn i eu w en dl F 0522-262465 info@onderwijsbureau-meppel.nl l www.onderwijsbureau-meppel.nl

Brochure digitale factuurverwerking  

Brochure digitale factuurverwerking

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you