Manuel OhMPweb

1 Informations générales OhMPweb

Au sein d'OhMPweb, nous allons développer nos analyses de données. Pour ce faire, il est essentiel que nous fassions une bonne saisie des données et que nous soumettions toutes les données correctement et de la manière la plus complète possible.

Les objectifs d'OhMPweb sont les suivants

1. Suivre les dossiers des patients ;

2. Centraliser les données de la satisfaction de nos prestataires de soins ;

3. Outil de référencement pour nos entreprises partenaires pour la transmission des dossiers;

4. Receuillir les données en fonction de l'impact et de l'efficacité ;

5. Préparation de rapports pour les parties concernées ;

6. Faciliter la facturation.

1.1 Connexion OhMPweb

La première fois, vous serez invité à vous connecter à OhMPweb via un e-mail d’invitation. Lorsque vous cliquez, vous verrez la page de connexion (voir ci-dessous). Après vous être connecté, vous devez changer votre mot de passe. Nous utilisons LastPass pour stocker vos mots de passe (voir le guide Lastpass ci-joint). Nous travaillons avec l’authentification à deux facteurs pour optimiser la sécurité. Par exemple, pour 2FA, vous pouvez utiliser Google Authenticator. Vous devez le télécharger sur votre smartphone via google play (android) ou App store (iphone).

FYI : Créez un mot de passe comportant au moins 12 caractères. Une phrase avec un signe et des chiffres est idéale.

Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous devrez approuver les termes et conditions / politique de confidentialité (voir pièce jointe). Lorsque ceux-ci sont ajustés, cela vous sera demandé chaque fois que vous vous connecterez. Cela s’applique également aux patients. Donc, transmettez ceci aux patients lorsque cela est pertinent.

L’option « rester connecté » n’est utilisée que dans des cas exceptionnels. Nous pensons au traitement de grandes parties de données. Assurez-vous toujours que vous supprimez « rester

connecté ». Cela se fait automatiquement lors de la déconnexion ou vous pouvez décocher l’option « rester connecté » sur la page de connexion.

IMPORTANT : N’accédez pas à OhMPweb via un ordinateur / appareil qui est également utilisé par d’autres. Le risque de laisser des fichiers « ouverts » est trop grand.

1.2 Dashboard

Après vous être connecté, vous serez redirigé vers votre écran d’accueil :

Vous trouverez ici différentes données en un coup d’œil : le score moyen des patients et des prestataires de soins, ainsi qu’une carte avec les différents prestataires de soins du réseau. En haut à gauche, vous pouvez également trouver la fonction de recherche, où vous pouvez facilement trouver un fichier via l’EPD.

Mon profil

Sur votre gauche, en bas de la barre de menu, vous trouverez votre profil Vous pouvez télécharger votre photo ici et ajuster vos coordonnées. ATTENTION ! Assurez-vous toujours que vos coordonnées sont à jour, car votre adresse sera utilisée pour créer un lien vers vos fichiers.

En bas à droite, vous verrez une FONCTION D’AIDE. Si vous êtes bloqué, vous pouvez soulever votre problème ici.

Veuillez indiquer votre nom et votre adresse électronique afin que nous puissions vous contacter. Bien entendu, vous fournirez ensuite des informations concernant le problème. Vous pouvez ensuite envoyer votre message.

1.3 Fonction d’aide

Attention : la fonction d'aide est réservée aux questions techniques et pratiques concernant ohmpweb. Ne saisissez pas d'informations sensibles sur vos clients !

1.4 Menu

Sur la gauche, vous verrez un menu, à savoir tableau de bord, factures, dossiers, sessions, parcours, questionnaires, utilisateurs, fichiers d’importation, exportation de données, rapport, entreprises, configuration, mon profil et déconnexion. Comme vous le constaterez, nous travaillons avec un menu déroulant sous chaque rubrique.

Vue d’ensemble de la barre de menus

Quoi ? Description Qui ?

Dashboard

Le tableau de bord vous donne en un coup d’œil quelques aperçus importants tels que le nombre de dossiers et le score de satisfaction moyen des patients. Ce tableau de bord est également fourni pour nos entreprises partenaires, c’est pourquoi un fichier de données à jour est indispensable. Assurez-vous donc toujours que toutes les données sont téléchargées après chaque session.

Factures Cela inclut à la fois les factures de session et les factures de l’entreprise. Vous pouvez facturer le nombre de sessions traitées via ce système. Lorsque votre facture a été payée, celle-ci est automatiquement ajustée dans le système. Vous ne pouvez donc pas facturer une session 2x, mais surtout cette automatisation conduira à un meilleur traitement de facturation. Joignez toujours la vue d’ensemble à votre facture (afin que vous puissiez toujours appliquer votre propre système comptable). Votre facture indique uniquement la période pour laquelle la facture compte comme montant total. L’aperçu est ensuite joint, toujours adapté à la réglementation GDPR. Vous pouvez également traiter ces factures dans vos propres systèmes. Ils seront toujours alignés conformément à la réglementation GDPR.

Dossiers Vous trouverez ici un aperçu de vos dossiers. Les dossiers ouverts et les dossiers actuels (en attente) et fermés

Tout le monde

Selon votre rôle, vous avez d’autres options. Par exemple, les psychologues & coachs ne peuvent facturer que les sessions.

Les dossiers ouverts, en attente et fermés

sont répertoriés ici. Si vous avez plusieurs rôles – triage, conseiller, superviseur – vous pouvez voir la liste ici pour chacun de ces rôles. Vous pouvez RECHERCHER par numéro de téléphone dans 'mes dossiers’. Un 'nouveau dossier’peut être créé sous dossiers. ATTENTION ! Cela dépend de votre rôle. Par exemple, un conseiller ne peut créer que de nouvelles séances.

Sessions Vous trouverez ici la liste des différentes sessions ainsi que les données de satisfaction et de facturation. Vous pouvez RECHERCHER par référence ou patient, conseiller ou type de trajectoire.

Parcours Ci-dessous, tous les types de trajectoires sont répertoriés et nous trouvons un aperçu du nombre de dossiers par trajectoire. Vous pouvez créer de nouvelles trajectoires ici.

Questionnaires

Utilisateurs Sous utilisateurs, nous trouvons la liste de tous les utilisateurs avec leur rôle attribué. Ici, vous pouvez ajouter et inviter de nouveaux utilisateurs. Vous pouvez RECHERCHER par type de rôle et par nom.

Importer des fichiers Ici, les entreprises partenaires peuvent télécharger leurs fichiers en téléchargeant des données individuelles ou via un fichier CSV.

Exportation de données Dans le cadre de l’exportation des données, les données peuvent être téléchargées par fichier, session ou participation aux questionnaires.

Rapport

Entreprises Nous trouvons ici l’aperçu des entreprises ainsi que la possibilité de créer une nouvelle société. Vous pouvez RECHERCHER par nom d’entreprise.

Configuration Les variables peuvent être configurées ici. Vous trouverez également ici la possibilité d’activer / désactiver la

sont répertoriés par rôle.

Selon votre rôle, vous avez d’autres options.

Selon votre rôle, vous avez d’autres options

Selon votre rôle, vous avez d’autres options

Superuser ou entreprises partenaires.

Selon votre rôle, vous avez d’autres options

Selon votre rôle, vous avez d’autres options

Superuser

localisation Google, l’intégration Teamleader, créer des factures manuellement, créer une référence externe automatique, générer automatiquement des factures au début du mois, importer des fichiers csv. Les autres variables sont : l’authentification du temps d’expiration du jeton, la distance maximale par défaut pour l’utilisateur en km, la différence de score de session, le seuil de score bas, le seuil de fichiers en retard en jours, la durée de visibilité des fichiers fermés dans le rapport mensuel, le nombre minimum de fichiers pour les données globales, les termes et conditions de la dernière mise à jour, la dernière localisation Google désactivée et les jours depuis la dernière session jusqu’à l’inactivité du dossier patient.

Déconnexion Cette touche permet de fermer le programme. Cette opération doit toujours être effectuée après chaque utilisation

Tout le monde

2 Données de dossier et phase de triage

Lorsque les dossiers sont transmis, nous recevons du client (entreprise ou système de tiers payant) des informations sur le patient, l'entreprise et une personne de contact de l'entreprise.

En principe, nous recevons toujours les données suivantes :

- Données relatives au patient, y compris son adresse postale et son numéro de téléphone.

ATTENTION. Il arrive qu'une entreprise ne dispose pas des données privées correctes et que ces champs ne soient pas remplis. Il est donc important de compléter autant de données que possible lors du premier contact (après que le bénéficiaire de l'aide a accepté de participer au programme proposé).

- Données relatives à l'entreprise

- Certains codes tels que le code NACE et/ou le code S permet de diviser les entreprises en secteurs. Ces données sont destinées à des tableaux de bord et à des fins de recherche.

Les informations suivantes proviennent de toute façon de l'entreprise :

Pour information : Ce qui n'a pas été transmis par l'entreprise est complété lors de la phase de triage. C'est également ici que nous effectuons le contrôle de la cohérence des données.

2.1 Triage

Au cours de la phase de triage, ces données sont vérifiées par les gestionnaires de triage et complétées :

1. Adresse e-mail : Si AG ne dispose pas d’une adresse e-mail privée, la colonne adresse email sera laissée vide. De cette façon, nous avons un signal d’action pour compléter immédiatement la bonne adresse e-mail.

2. Manager ou pas

3. Ouvrier – employé

4. Ancienneté de l’entreprise = nombre d’années pendant lesquelles un employé a travaillé dans l’entreprise (arrondi vers le haut).

5. Département dans lequel l’employé travaille

6. Coordonnées du manager (uniquement si nécessaire, par exemple avec le coaching d’entreprise)

Un suivi est choisi pour que tout soit prêt pour les conseillers.

Des commentaires peuvent être ajoutés pendant la phase de triage. C’est important. Lorsque les patients fournissent des informations pratiques, elles doivent être énumérées ici afin que le prestataire de soins puisse immédiatement accueillir ce patient CHALEUREUSEMENT au début d’un processus. En transmettant des détails (bien sûr dans le respect du secret professionnel), un patient peut sentir que nous faisons un bon transfert. Cela peut être inclus dans la zone de commentaire ATTENTION ! Ce champ est inclus dans tout le fichier et ne peut pas être modifié ou supprimé.

Les informations de la conversation téléphonique avec un employé de triage peuvent être trouvées dans les sessions via le bouton « plus d’infos » à AG-Reboarding introduction 1.

On s’attend à ce qu’un dossier soit traité par triage dans les 24 heures suivant le transfert du dossier.

Le but du triage est :

1. Accueil du participant potentiel;

2. Introduire les règles du suivi;

3. Vérifier et compléter les données administratives;

4. Remplir le champ de commentaire;

5. Présentation des questionnaires (nous fournissons ici des informations supplémentaires sur ce que nous faisons avec ces données);

6. Il est préférable de vérifier le type de session (région & virtuel);

7. Approfondir la demande d’aide

3 Questionnaires ATTENTION

Les questionnaires sont envoyés entre le triage et la première séance. Nous recevons des questionnaires entre le triage et la première séance. Ces questionnaires sont automatiquement notés et traités. Cela prendra environ une semaine au cours de la première phase (sauf indication contraire explicite). Les éléments du questionnaire ont été identifiés sur la base de l'analyse de nos premiers >3 000 cas. Les questionnaires ont été considérablement raccourcis et il faut environ 10 minutes pour les remplir. Les résultats des questionnaires sont utilisés pour adapter la trajectoire aux besoins du coaché. Les résultats peuvent également être utilisés pour informer les médecins. VEUILLEZ NOTER : Ceci doit toujours être fait après discussion et avec l'autorisation explicite de la personne coachée.

Les résultats des questionnaires sont également utilisés pour analyser l'efficacité et l'impact de notre programme. Dans ce cas, les résultats sont traités de manière anonyme. Nous protégeons ainsi l'identité de nos coachés. Si vous avez des questions sur cette procédure, les coachés peuvent toujours contacter dpo@ohmp.be

Le lien vers les questionnaires reste valable 5 jours, si un client ne le remplit pas dans les cinq jours, son lien expire et doit être envoyé manuellement. Cela peut être fait en appuyant sur renvoyer les questionnaires dans le bloc de questionnaire.

Les rapports des questionnaires apparaîtront dans les commentaires du dossier.

4 Début du suivi

Lorsque vous acceptez un dossier, vous devez prendre contact dans les 24 heures pour fixer un rendez-vous. Idéalement, vous devriez organiser trois séances immédiatement. Si cela s'avère difficile lors du premier appel téléphonique, vous pouvez le faire lors de la première séance. De cette manière, nous créons plus de transparence et de prévisibilité pour nos patients. Le premier rendez-vous est prévu dans les 5 jours ouvrables suivant l'appel téléphonique (qui devrait avoir lieu dans les 24 heures suivant l'acceptation).

Vous pouvez indiquer vos différentes tentatives de contact via le bouton contacts des dossiers.

Lors de la première séance, vous remettez au client le "paquet de travail" : L'idée est de s'engager activement avec l'ensemble des outils de travail. Il contient de nombreux outils qui ont été activement étudiés lors de la formation à la reprise du travail. Prenez donc le temps de discuter du contenu de ce paquet et de l'usage que vous en ferez pendant le suivi. Indiquez clairement que les participants sont censés l'avoir avec eux pendant les séances. Les lettres destinées au médecin généraliste, au médecin du travail et aux RH sont remplacées par des documents disponibles sur notre site web remanié et par des rapports automatiques.

Une session dure 90 minutes, dont 80 minutes pour le coaché et 10 minutes pour l'administration. Pendant ces 10 minutes, nous nous attendons à ce que les données soient toujours soigneusement enregistrées dans OhMPweb. De cette manière, vos fichiers sont toujours à jour et la facturation peut se faire sans problème. Pour la facturation, vous pouvez télécharger vos fichiers et les envoyer en pièce jointe à votre facture, ce qui permet de réduire au minimum les opérations comptables. Le numéro epd, les sessions, etc. sont automatiquement repris. Le système garde la trace des sessions que vous avez déjà facturées et de celles qui ont déjà été payées.

4.1 Créer une nouvelle session

Au cours du processus, les conseillers créent des séances. Lorsque vous appuyez sur « nouvelle session », une nouvelle fenêtre contextuelle apparaîtra (voir ci-dessous), où vous pourrez entrer la date, l’heure, la durée et le lieu du rendez-vous.

ATTENTION ! Il est important que la première séance avec un soignant soit TOUJOURS la séance « diagnostics + intake » ! Si ce n’est pas le cas, cela posera des problèmes de facturation plus tard. Si la première séance n’est pas « diagnostics + intake », veuillez contacter ohmpwebcoach@ohmp.be avec l’EPD.

IMPORTANT : Lors de la création des sessions, utilisez toujours la date d’aujourd’hui (c’est-à-dire la date à laquelle la session a lieu). C’est essentiel pour une bonne gestion des feedbacks et des questionnaires !

Le bloc de session est automatiquement rempli en fonction du suivi (cela peut être ajusté). En outre, il est important de remplir l’état détaillé du dossier (ceux-ci sont discutés en détail dans le point suivant) à chaque session. Les notes courtes de la session peuvent être notées dans la description ; Par exemple, les thèmes importants qui ont été discutés pendant la session, les exercices qui ont été faits dans la session, la psychoéducation et les points de travail pour la session suivante. On peut également indiquer si le client était absent et/ou le pourcentage de réintégration professionnel du client. Enfin, la demande d’aide peut être brièvement décrite avec l’aide nécessaire.

En plus de vos propres données, nous collectons certaines données à des fins de reporting (analyse d’impact, d’efficacité et de satisfaction).

4.2 Indicateur de résultats

- Reintegration ongoing: Le processus de réintégration se déroule comme prévu. C’est le statut qui doit être rempli, tant qu’il n’y a pas d’ajustements concernant le retour au travail.

- Re-integration Same Work: l’employé est de retour au travail à 100 % chez le même employeur dans le même poste

- Re-integration Modified Work: l’employé est de retour au travail à 100 % chez le même employeur dans un poste différent

- Re-integration Other Work: l’employé est de retour au travail à 100%, mais chez un autre employeur

- Partial Re-integration Same Work: l’employé est partiellement de retour au travail chez le même employeur dans le même poste

- Partial Re-integration Modified Work: l’employé est partiellement de retour au travail chez le même employeur dans un poste différent;

- Partial Re-integration Other Work: L’employé est partiellement de retour au travail, mais chez un autre employeur

- Re-training Ongoing: le salarié suit une formation avant de se réintégrer

- Starts Own Business: Le client démarre sa propre entreprise

- Unemployed: Le client est au chômage

4.3 Reprise du rythme de travail

Lorsqu’un statut de réintégration (partielle) est choisi, il est important de fournir ici plus d’informations sur le pourcentage et la date à laquelle le client a repris le travail. ATTENTION ! C’est toujours proportionnel à son régime de travail avant l’arrêt. Par exemple, si quelqu’un travaillait 4/5 avant l’arrêt (contrat de travail), 50% est 2/5 et 80% est 3,2/5.

4.4 Score de satisfaction

Après chaque séance, un feedback est toujours demandé pour la satisfaction globale. Nous visons une note d’au moins 8/10. Avec une note inférieure à 8/10, vous et un superviseur recevrez une notification pour vérifier ce qui se passe. La même chose se produit lorsqu’il y a une différence de 2 points ou plus. Vous et le superviseur recevrez un e-mail. Idéalement, vous devriez contacter votre patient pour cela ; Peut-être avez-vous effectivement oublié quelque chose. Vous trouverez ci-dessous tous les mailings. Le lien pour indiquer la satisfaction doit être rempli dès que possible après la session. Il restera ouvert pendant un nombre limité de jours. À l’heure actuelle, les clients ne peuvent plus noter la session après l’expiration de ce lien et il ne peut plus être envoyé à nouveau.

4.5 Ajouter des fichiers à un dossier

Il est possible de télécharger des fichiers dans un dossier. Cela peut être fait en ajoutant un commentaire au dossier où vous téléchargez ensuite le fichier. Les rapports du questionnaire seront également mis à disposition de cette manière. Par exemple : rapporter la phase psychodiagnostique T1 avec le fichier pdf. Mais pensez aussi à télécharger vos propres notes via une capture d’écran ou un fichier via Papertablet FAIRE ATTENTION. Les notes peuvent également

être demandées par les patients, alors assurez-vous toujours que vos écrits sont affichés respectueusement et correctement1 .

4.6 Transférer un dossier

Vous pouvez référer les dossiers à un autre conseiller. Via actions en haut à droite de l’écran, vous pouvez indiquer une référence à un autre type d’aide

1 Vous pouvez toujours consulter vos notes. Il est recommandé de ne pas transmettre cela, mais de l’examiner ensemble afin que l’interprétation directe puisse également être donnée à ce qui a été noté.

4.7 Clôturer un dossier

Pour clôturer un dossier, vous pouvez choisir "clôturer le dossier" en haut à droite via les actions. Vous devrez alors indiquer une terminaison prématurée (moins de 80 % des sessions ont eu lieu) ou une terminaison normale (80 % ou plus des sessions ont eu lieu). En outre, un état détaillé sera demandé :

- No collaboration employee: L’employé ne peut pas être contacté malgré 3 tentatives, ne se présente pas aux séances et/ou ne coopère pas pendant les séances.

- Stop initiated by AG: le suivi a été interrompue à la demande d’AG

- Re-integration Same Work: l’employé est de retour au travail à 100 % chez le même employeur dans le même poste

- Re-integration Modified Work: l’employé est de retour au travail à 100 % chez le même employeur dans un poste différent

- Re-integration Other Work: l’employé est de retour au travail à 100%, mais avec un autre employeur

- Partial Re-integration Same Work: l’employé est partiellement de retour au travail chez le même employeur dans le même poste

- Partial Re-integration Modified Work: l’employé est partiellement de retour au travail chez le même employeur dans un poste différent;

- Partial Re-integration Other Work: L’employé est partiellement de retour au travail, mais avec un autre employeur

- No re-integration at end track: l’employé n’est pas retourné au travail à la fin du suivi;

- Re-training Ongoing: l’employé suit une formation avant de se réintégrer

- Starts Own Business: Le client démarre sa propre entreprise

- Unemployed: Le client est au chômage

- Re-integration track finished: Le processus de réinsertion a été interrompu pour une raison inattendue et n’a pas pu être mené à bien. Comprenant, par exemple :

a) Une situation s’est présentée (indépendante de la volonté de l’employé) avec des conséquences sur le processus de retour au travail à la suite de laquelle le suivi n’a pas commencé ou a été arrêté.

b) Le suivi a été temporairement interrompu mais sera repris à une date ultérieure.

c) Les critères d’exclusion qui n’ont pas été saisis lors de l’entrevue de triage ont été soulevés plus tard au cours du processus, ce qui a entraîné l’arrêt du suivi

4.8 Demander des sessions supplémentaires

Vous pouvez demander des sessions supplémentaires en remplissant le document Demande de sessions supplémentaires.docx et en le transmettant à netwerk@ohmp.be. Il est important de le transmettre avant la dernière session, car la demande doit être transmise à AG et ils doivent accepter la demande.

ATTENTION! Vous devez télécharger une copie du document sur votre ordinateur et ne pas modifier directement le document à partir du sharepoint

4.9 Réouvrir un dossier

Lorsqu’un suivi a été arrêté pour une raison inattendue et n’a pas pu être complété. Une demande de réouverture du dossier peut être adressée à AG. Vous pouvez le faire en remplissant le document Demande de sessions supplémentaires.docx et en le transmettant à netwerk@ohmp.be

ATTENTION! Vous devez télécharger une copie du document sur votre ordinateur et ne pas modifier directement le document à partir du sharepoint

5 Attachement

5.1 Gedetailleerde status dossier

5.2 Gebruikte mailings

Hieronder vind je een overzicht van de gebruikte mailings:

5.2.1 Account Uitnodiging Email

5.2.1.1

Nederlands

Beste nicholas.ververken+122457@blue-planet.be

Iemand nodigde je uit voor https://wellweb-staging.blue-planet.be/, je kan deze aanvaarden via de link hieronder. LET OP! Deze link blijft slechts 5 dagen actief. Nadien werkt deze link niet meer en kan je dus niet meer aanmelden.

Uitnodiging aanvaarden

Als je deze uitnodiging niet wil accepteren, kan je deze email negeren. Je account wordt niet aangemaakt tenzij je via bovenstaande link een wachtwoord selecteert.

5.2.1.2 Frans

Bonjour nicholas.ververken+12245@blue-planet.be

Vous avez été invité à rejoindre https://wellweb-staging.blue-planet.be/, vous pouvez accepter cette invitation via le lien ci-dessous. FAITES ATTENTION! Ce lien ne restera actif que 5 jours. Après cela, ce lien ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus vous inscrire.

Accepter l'invitation

Si vous ne souhaitez pas accepter cette invitation, veuillez ignorer cet e-mail.<br />Votre compte ne sera pas créé tant que vous n'accéderez pas au lien ci-dessous et que vous ayez défini votre mot de passe.

5.2.1.3 Engels

Hello nicholas.ververken+5646113@blue-planet.be

Someone has invited you to https://wellweb-staging.blue-planet.be/, you can accept it through the link below.

PLEASE NOTE : This link will only remain active for 5 days. Afterwards, this link no longer works and you can no longer register.

Accept invitation

If you don't want to accept the invitation, please ignore this email. Your account won't be created until you access the link above and set your password.

5.2.2 Feedback Mails

5.2.2.1 Nederlands

Hallo Nicholas, We danken je voor het vertrouwen in onze diensten. We hopen dat je traject vlot verloopt en dat je merkbare verschillen ervaart. Wij engageren ons alvast voor 100% om jou te ondersteunen. Daarom willen we je vragen om je laatste sessie met Nicholas te beoordelen. We vragen je om een score mee te geven over de algemene tevredenheid over de sessie. Je hebt ook de mogelijkheid om extra opmerkingen mee te geven. Je feedback is erg waardevol voor ons. Zo kunnen we de kwaliteit opvolgen. LET OP! Deze link blijft slechts 5 dagen actief. Nadien werkt deze link niet meer en kan je dus niet meer aanmelden. Klik hier om je feedback te geven

Kwaliteit staat centraal in onze werking. We willen je immers de best mogelijke begeleiding aanbieden in de best mogelijke omstandigheden. Hier wordt sterk op ingezet bij de selectie en opleiding van onze hulpverleners. We streven naar een tevredenheid van minstens 8/10. 8/10 is voor ons een tevreden gevoel maar laat nog ruimte voor verbetering of voor nieuwe inzichten tijdens de toekomstige sessies. Je hulpverlener scoort de sessie ook vanuit zijn/ haar beleving. Wanneer er tussen jouw score en deze van de hulpverlener minstens 2 punten verschil zit, krijgt de hulpverlener een melding. Op die manier kunnen we kort op de bal spelen. Het helpt ons ook om jouw proces steeds centraal te zetten!

Weet ook dat je je bezorgdheden en vragen ook steeds kan neerleggen bij ons intern kwaliteitsteam. Je kan hen bereiken op: info@ohmp.be (graag “mail voor kwaliteitsteam” in het onderwerp van je email vermelden) of telefonisch op 016/20.23.27

Alvast bedankt en nog een fijne dag gewenst!

Het Oh My People team.

Klik hier om meer te weten te komen over ons cookie- en/of privacy beleid.

5.2.2.2 Frans

Bonjour Nicholas, Nous vous remercions de la confiance que vous accordez à nos services. Nous espérons que votre parcours se déroule sans encombre et que vous constatez des changements notables. Nous sommes engagés à 100% à vous soutenir. C'est pourquoi nous aimerions vous demander d'évaluer votre dernière séance avec Nicholas. Nous vous demandons d'évaluer votre satisfaction générale à l'égard de la séance. Vous avez également la possibilité de fournir des commentaires supplémentaires. Vos retours sont très précieux pour nous. Ils nous permettent de contrôler la qualité. FAITES ATTENTION! Ce lien ne restera actif que 5 jours. Après cela, ce lien ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus vous inscrire.

Cliquez ici pour donner votre avis

La qualité est au cœur de nos activités. Après tout, nous voulons vous offrir les meilleurs conseils possibles dans les meilleures circonstances possibles. Nous y consacrons beaucoup d'efforts lors de la sélection et de la formation de nos conseillers. Nous visons un taux de satisfaction d'au moins 8/10. Pour nous, 8/10 est un sentiment de satisfaction mais laisse encore de la place pour des améliorations ou de nouvelles idées lors des prochaines séances. Votre conseiller note également la séance à partir de son expérience. S'il y a une différence d'au moins 2 points entre votre note et celle du conseiller, ce dernier en sera informé. Cela nous aide également à toujours placer votre processus au centre ! Vous pouvez également contacter notre équipe interne chargée de la qualité pour lui faire part de vos préoccupations et de vos questions. Vous pouvez les joindre à l'adresse info@ohmp.be (veuillez mentionner "courrier pour l'équipe qualité" dans l'objet de votre courriel) ou par téléphone au 016/20.23.27

Nous vous remercions et vous souhaitons une bonne journée !

L’équipe Oh My People

Cliquez ici pour en savoir plus sur les politiques en matière de cookies et/ou de confidentialité.

5.2.2.3 Engels

Hello Nicholas,

We thank you for your confidence in our services. We hope that your journey goes smoothly and that you experience noticeable differences. We are 100% committed to support you on this journey. That's why we'd like to ask you to rate your last session with Nicholas. We ask you to rate your overall satisfaction with the session. You also have the option to add additional comments. Your feedback is very valuable to us. This way we can monitor the quality.

PLEASE NOTE : This link will only remain active for 5 days. Afterwards, this link no longer works and you can no longer register.

Click here to provide your feedback

Quality is absolutely key for us. After all, we want to offer you the best possible guidance in the best possible circumstances. This is strongly emphasized in the selection and training of our counselors. We strive for a satisfaction rating of at least 8/10. 8/10 is a satisfied feeling for us, but still leaves room for improvement or for new insights during the future sessions. Your counselor also scores the session based on his/her experience. When there is at least 2 points difference between your score and that of the counselor, s/he will receive a message. That way we can act quickly and focus on your process! You can also always submit your concerns and questions to our internal quality team. You can reach them at: info@ohmp.be (please state “mail for quality team” in the subject of your email) or by telephone on 016/20.23.27

Thank you very much and have a nice day!

The Oh My People team.

Click here to learn more about cookie and/or privacy policy.

5.2.3 Vragenlijst

5.2.3.1 Nederlands

Hallo Nicholas,

Fijn dat je je engageert voor een traject bij Oh My People! We willen je welzijn centraal zetten. Daarom willen we je vragen om een korte vragenlijst in te vullen. Het geeft inzicht in hoe je uitdagingen zich presenteren. Het geeft ook weer hoe sterk je dit ervaart in je dagelijks leven en op je werk (indien relevant). De inzichten worden met je besproken en kunnen ook de basis zijn van een verslag naar je huisarts, adviserend arts van de mutualiteiten of de arbeidsarts. Bespreek de nood aan een verslag met je hulpverlener. Uiteraard wordt niets van deze gegevens gedeeld met iemand zonder jouw toestemming. LET OP! Deze link blijft slechts 5 dagen actief. Nadien werkt deze link niet meer en kan je dus niet meer aanmelden.

Klik hier om de vragenlijst in te vullen

De vragenlijsten geven ook inzicht in de kwaliteit van onze hulpverlening en wat jij nodig hebt om te herstellen. Op die manier kunnen we bijsturen waar nodig en je nog beter ondersteunen.

Weet ook dat je je bezorgdheden en vragen ook steeds kan neerleggen bij ons intern kwaliteitsteam. Je kan hen bereiken op: info@ohmp.be (graag “mail voor kwaliteitsteam” in het onderwerp van je email vermelden) of telefonisch op 016/20.23.27

Alvast bedankt en nog een fijne dag gewenst!

Het Oh My People team.

Klik hier om meer te weten te komen over ons cookie- en/of privacy beleid.

5.2.3.2 Frans

Bonjour Nicholas, Merci de vous engager pour un suivi chez Oh My People ! Nous voulons faire passer votre bien-être en premier.

C'est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir remplir un court questionnaire. Il donne un aperçu de la façon dont vos challenges se manifestent. Il reflète également l'impact de cette situation sur votre vie quotidienne et au travail. Les résultats sont communiqués avec vous et peuvent également servir de base à un rapport destiné à votre médecin traitant, au médecin-conseil de votre mutuelle ou au médecin du travail. Discutez de la nécessité d'un rapport avec votre conseiller. Bien entendu, aucune de ces données n'est partagée avec quiconque sans votre consentement explicite. FAITES ATTENTION! Ce lien ne restera actif que 5 jours. Après cela, ce lien ne fonctionne plus et vous ne pouvez plus vous inscrire.

Cliquez ici pour remplir le questionnaire

Les questionnaires donnent également un aperçu de la qualité de notre assistance et de ce dont vous avez besoin pour vous rétablir. Cela nous permet de nous adapter si nécessaire et de vous aider au mieux.

Veuillez également noter que vous pouvez toujours soumettre vos préoccupations et vos questions à notre équipe interne chargée de la qualité. Vous pouvez les joindre à l'adresse info@ohmp.be (veuillez mentionner "courrier pour l'équipe qualité" dans l'objet de votre courriel) ou par téléphone au 016/20.23.27

Nous vous remercions et vous souhaitons une bonne journée !

L'équipe Oh My People.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les politiques en matière de cookies et/ou de confidentialité.

5.2.3.3 Engels

Hello Nicholas,

Thank you for engaging in a trajectory with Oh My People! We are comitted to put your well-being first. That is why we would like to ask you to fill in a short questionnaire. It provides insight into your current challenges and it also reflects how strongly you experience these in your daily life and at work (if relevant).

The insights are discussed with you and can also form the basis of a report to your general practitioner, advisory doctor of the health insurance fund or the occupational physician. Discuss the need for a report with your counselor. Of course, none of these data will be shared with anyone without your explicit permission. PLEASE NOTE : This link will only remain active for 5 days. Afterwards, this link no longer works and you can no longer register.

Click here to fill in the questionnaire

The questionnaires also provide insight into the quality of our sessions and what you need to recover. That way we can make adjustments where necessary and support you even better.

Also know that you can always submit your concerns and questions to our internal quality team. You can reach them at: info@ohmp.be (please state “mail for quality team” in the subject of your email) or by telephone on 016/20.23.27.

Thank you very much and have a nice day!

The Oh My People team.

Click here to learn more about our cookie and/or privacy policy.

Deze tevredenheidsscores zijn een manier om onze blinde vlekken te identificeren en te leren waar we nog vooruitgang kunnen maken. We passen via de supervisie het 4-ogen principe om op die manier de best mogelijk ondersteuning aan onze coachees te bieden.

Wanneer je je wachtwoord bent vergeten, kan je een nieuw wachtwoord instellen, via de knop “wachtwoord vergeten”. De mail wordt gestuurd vanuit info@blue-planet.be.

TOEVOEGEN VAN DE MAIL.

5.3 Vragenlijsten

Zie de moudle over “vragenlijsten”

5.4 Hoe gaan we om met de right to be forgotten?

5.5 Terms and conditions

Artikel 1: Toepasselijkheid - Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen Ally Institute en haar wederpartij, voor zover door partijen niet uitdrukkelijk is afgeweken.

Artikel 2: Koopprijs en betaling – de deelname aan het protocol via iedereenok.be is gratis. Ook de eventuele persoonlijke analyse nadien via een vragenlijst en een rapport is gratis.

Artikel 3: Klachten en verantwoordelijkheid – Ally institute stelt expliciet niet aansprakelijk te zijn voor eventuele schade, gevolgschade of andere tijdens het volgen van het protocol, nocht naar aanleiding van de vragenlijst of het rapport.

Artikel 4: Annulatievoorwaarden - Annulering is niet mogelijk.

Artikel 5: Overmacht - Indien Ally institute door overmacht tijdelijk verhinderd wordt haar engagement na te komen, worden dit opgeschort. Onder overmacht wordt verstaan, omstandigheden die de nakoming van het engagement verhinderen, en die niet aan Ally institute zijn toe te rekenen. Hieronder wordt mede begrepen: stakingen, pandemie, niet voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers, of derden waarvan Ally institute afhankelijk is en ziekte van medewerkers waardoor de opvolging van de website iedereenok.be, het protocol, de vragenlijst en/of het rapport niet meer optimaal kan gebeuren.

Artikel 6: Geschillenbeslechting – De partijen zullen trachten om elk geschil betreffende de afsluiting, geldigheid, uitlegging, uitvoering of beëindiging van een overeenkomst eerst in onderling overleg op te lossen. Indien geen minnelijke regeling kan getroffen worden zullen de partijen trachten dit geschil op te lossen via bemiddeling door een bemiddelaar erkend door de Federale Bemiddelingscommissie en overeenkomstig het bemiddelingsreglement van Cepani (email: info@cepani.be).

De bemiddeling zal niet later van start gaan dan 15 dagen nadat de ene partij het verzoek voor een bemiddeling heeft betekend aan de andere partij, en de duur van de bemiddeling mag 90 dagen niet overschrijden, uitgezonderd mits uitdrukkelijk akkoord van de partijen.

In geval de bemiddeling niet slaagt, zullen de partijen het geschil voorleggen aan arbitrage, overeenkomstig het arbitragereglement van Cepani (email: info@cepani.be).

Artikel 7: Toepasselijk recht - Op elke overeenkomst tussen Ally institute en de wederpartij is het Belgisch recht van toepassing.

5.6 de privacy en cookiepolicy van OhMPweb

BELANGRIJK: Er dient steeds de datum toegevoegd te worden van wanneer deze het laatst werden gecheckt. We dienen minstens 1x per jaar al deze terms & condition documenten te reviewen. Het ownership ligt hier bij xxx.

5.7.1 Introduction

It is important in the digital world we live in that we use good, strong and as many different passwords as possible. This means passwords which are long and complex enough that theyare impossible to guess or difficult to crack. We cannot allow that unauthorized persons gain access to OhmpWeb, Teams and/or our laptop, as a result of which we end up with a possible data leak. If this should occur, this must be reported to our data protection officer (dpo@ohmp.be), in the event that client data has also been leaked, we must also inform all those involved.

5.7.2 What is a strong password?

A strong password must meet several rules, namely long, hard to guess and unique.

1. Create passwords with a minimum of 14 characters

2. Use and uppercase and lowercase letters

3. Use at least 1 number

4. Use at least 1 punctuation mark (ex: & ! % ? * $ %)

5. A space can also be used

Also do not use your own or animal names, the name of the company, postal codes or birthdays or words that can easily be linked to yourself or that we could deduce from your social media. For example, various employees used the name of the city in combination withthe zip code or the year as a password (eg Hoegaarden3320 or Hoegaarden2023).

5.7.3 What are good passwords: Tips & tricks.

• Link 3 different words together and play with them such as replacing letters with numbers or punctuation marks:

o elephant Feather chair becomes than Olif4nt V33r-chair (and maybe you remember it because you have in your head the image of an elephant standing on a chair and holding a feather)

• Create a password that is easy for you to remember and convert it to your local dialect. This way you create a password that is technically strong and yet easy to remember.

o For example We leave on July 18th on vacation! will then be Wellevertrekkeden18thofJulyon leave!

• Use a password manager to create strong passwords and store them securely, and set a long and complex passphrase for your password vault.

o I will come back to this later about LastPass that we will use within Oh My People.

5.7.4 Why so complicated?

Passwords can be guessed or cracked and depending on the strength, this can be easy, difficult or almost impossible. A password of only 6 letters can be cracked within a second with the laptops we use. Compared to a 14-character password taking into account the conditions above, it would take more than a thousand years to crack with today's possible computing power. Keep in mind that this is fine now but computers are getting stronger and stronger every year, so it is possible that what is hard to crack today may not be the case in 5 or 10 years.

So with strong password protected data that they get their hands on today, you have no risk today because they can't crack it as long as they live (remember that 1000+ years they need?) but they can keep it until the computers are strong enough.

5.7.5 Lastpass Password management

We understand, of course, that remembering such a password is not always easy, let alone that you have several of those passwords, since it is best not to use passwords more than once.

That is why we at Oh My People have chosen to use LastPass, a password manager. With this you can generate strong passwords, keep them safe (provided you use a strong password of course �) and even have them filled in so that you no longer have to remember them yourself. Except for the one from the Lastpass tool, of course.

An extra security that you get is that the tool will not enter any passwords if you accidentally click on a phishing link and end up on a fake login page. Lastpass will not recognize the address of the website and therefore will not suggest entering your login details.

5.7.6 How to install LastPass?

You will have received an email from Lastpass to create an account, in this you will find your username, activation code and an "Activate LastPass" button with which you can click the Account activation page arrives

Here you copy the activation code (then you can't make a typing error) and you have to create your password.

This must certainly be strong enough because this is the security of all your passwords of course.

You could also fill in a reminder in case you don't remember your password, but I personally don't think that's a good idea. You also give a tip to others who want access, of course

In the next window you can download the App for the laptop if you want but it is not necessary, everything can be done via the Lastpass website. It will also be explained later in the manual how to add the LastPass extension in the Chrome web browser. This extension means that when you log in for the first time you are asked to save the login details in lastpass and when you want to log in again later, they will be filled in for you again. Now click on “log into LastPass” to log in with your email address and the password you just created.

Once logged in you will be taken to your main page. The first thing we are going to activate now is adding a recovery phone number and the 2step verification.

That is a 2nd code that you have (via an app) or receive (via text message) when registering.

If someone else tries to log in with your password, they will not be able to continue because only you have that extra code.

At the bottom left click on Account Settings and in the new window on the first tab (General) and click on “Update Phone”

In the new window click on “Add Number” Now you can select “Belgium (+32)” and enter your number. Indicate that you are not a robot and click “Send Test Code” to test and enter the code you receive

• The next step is to activate the 2-step verification, on the 2nd tab you can select different options. If you are already familiar with one of the apps, you can continue to use it. The 2 most used are the Google and the Microsoft Authenticators.

• The Microsoft authenticator would be ideal because we can also easily use it for the Office 365 (Mail – Teams) environment. Install the app on the smartphone via the App store and log in with your Microsoft account.

• Once logged in, click on the pen/pencil icon to activate your choice.

• During activation, the password you created will be requested several times.

Change the “Enabled” box to “Yes”

Click on “View” next to Barcode and enter your password.

Add an account in the app using the “+” at the top right and select other account.

Now scan the QR code with your mobile phone so that LastPass is added

Now click on Update at the bottom and enter your password again.

Now the app will ask for the six-digit code for LastPass and you will need to enter it.

Now the 2-step verification is activated.

5.7.7 To make sure you can use LastPass in the web browser, you still need to add the extension in the Google Chrome browser.

To do this, click in the Chrome browser at the top right on the 3 vertical pins, select “More Tools” and click on “Extentions”

In the new window, click on the top left on the “Hamburger” (The 3 horizontal lines) and then on the bottom on “Open Chrome Webstore”

5.7.8 Now search for Lastpass and click on the extension on the right side.

Click “Add to chrome” and at the pop-up “Add Extension”

5.7.9 The extension will now be added and you will be prompted to sign up.

Once logged in you can find the extension at the top right under the puzzle piece

If you click on it you can search your passwords, copy username and/or password using the 2 blue overlapping squares or even load the auto login page by clicking Launch.

Or will your details be filled in automatically when you register.

It is not necessary to enter all your login details manually in lastpass. If you are logged in to the extension, lastpass will ask with each new login whether it should save the login details, so your list will be steadily supplemented by clicking on “Add password each time.

If your password has been changed and you log in with the new password, Lastpass will also ask if it needs to be changed in the list.

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

5.8 De superuser

Er zijn nog enkele zaken die we steeds neerleggen bij IT.

=> steeds 1 mailadres per rol dus wanneer je meerdere rollen hebt, dien je ook meerdere amiladressen voor OhMPweb te beheren. Elke rol is gekoppeld aan een ander beheersmandaat.

=> de superusers kunnen dossiers aanmaken. LET OP. De sessies dienen altijd aangemaakt te worden door de hulpverleners in het kader van facturatie.

=> Trajecten

De trajecten worden apart aangemaakt. Er kan gewerkt worden met de blokjes op een tijdslijn. LET OP dat er steeds een nieuwe titel aan een traject wordt gegeven wanneer je een traject aanpast want anders komen de retrodata ook in de problemen.

=> Een nieuw bedrijf wordt aangemaakt in OhMPweb. Dit is belanrgijk want deze informatie wordt ook naar Teamleader gestuurd (en dus niet omgekeerd). De flow bestaat uit de volgende stappen: (1) onderhandelingen, (2) raamcontract inclusief verwerkersovereenkomst, (3) aanmaken van een nieuw bedrijf in OhMPweb (de opname in Teamleader gebeurt automatisch), (4) aanmaken van het traject (eventueel gekoppeld aan de bedrijfsnaam) met het aanduiden van de SPOC (nadien wordt de SPOC uitgenodigd via mail). Tegelijkertijd wordt er een onboardingssessie georganiseerd met de SPOC om uit leggen hoe het opladen gebeurt, hoe de facturatie en de reporting werkt en de mogelijkhied te bespreken voor een feedbackrapport. Er dient een voorbeeld opgemaakt te worden van de CSV-file met de verschillende kolommen zodat de SPOC een mooi handleiding heeft om direct mee aan de slag te gaan. Wanneer de SPOC dossier oplaadt via een csv krijgt de SPOC ene notificatie wnaneer er iets is foutgelopen met daarvoor de uitleg. Eenzelfde file kan verschillende keren worden doorgegeven want het systeem anavaardt geen dubbels. In de praktijk betekent het dus dat een dubbel opgeladen file, in de notificatiemail zal vermeld worden. LET OP! Wanneer er eenzelfde file wordt opgeladen met met typfouten, kan het systeem dit zien als 2 verschillende files. Een goede opgave van de csv-file is dus bijzonder belangrijk.

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

HOW TO: triage Planning triage

Au sein de l'équipe, plusieurs moments de triage sont répartis entre ceux qui assument cette tâche. Un moment correspond à un bloc de 1h30, qui est bloqué dans l'agenda comme une session. Ces moments sont répartis sur plusieurs jours. Il est également convenu qui prendra le relais en cas de maladie ou de congé.

Aspects technique/pratique

Critères d'inclusion :

• Tous les problèmes de première ligne causés ou exacerbés par le stress. Ces problèmes peuvent être d'ordre privé (divorce, décès, soins familiaux...), des maladies physiques (fibromyalgie, diabète, thyroïdisme...)..... Notre programme est un programme visant à développer les capacités de travail. Par conséquent, le traitement et la gestion du stress peuvent réduire les symptômes physiques.

En cas de non intérêt ou de critères d'exclusion étant :

• Problèmes de dépendance active

• Conflits : toujours en discuter avant de commencer

• Intimidation ou harcèlement au travail pour lequel une procédure judiciaire est en cours.

Vous pouvez également écrire sur des notes destinées au conseiller : "veuillez noter que je soupçonne une toxicomanie, une dépression... critères d'exclusion possibles".

OhMPWeb

Une fois par employeur, ils ont droit à cette possibilité.

Dossiers ouverts

Tous les dossiers arrivent sur la page "dossiers ouverts" sous le titre "triage" avec le numéro EPD. Lorsque vous cliquez sur le fichier, vous pouvez accepter le fichier en haut à droite. Ce fichier devient alors le vôtre (les autres collègues ne peuvent pas y accéder). Ce fichier va automatiquement à la page "dossiers en attentes" sous le titre "triage". Tous les dossiers visibles sous "triage des dossiers ouverts" ne sont pas encore suivis par un collègue.

! ! Il est important de TOUJOURS inscrire "reintegration ongoing" sous le statut détaillé dans OhmpWeb lors du kennismaking, même si la personne n'est pas joignable, qu'elle ne souhaite pas commencer le suivi etc. !!!

Exception : si les personnes ont repris le travail, alors "réintégration (partielle) même/autre travail".

Ce n'est que lors de la clôture du dossier qu'un statut plus précis peut être choisi !

Le client a été contacté, mais ne peut être joint

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

Si vous avez essayé de contacter le client par téléphone et que vous n'arrivez pas à l'avoir en ligne, laissez un message vocal. Mentionnez qui vous êtes, de quelle organisation vous appelez et la raison exacte de votre appel. Faites-lui également savoir quand vous rappellerez le client et notez-le dans votre agenda. Complétez cette démarche sur OhMPweb en cliquant sur "notes". Indiquez que vous avez laissé un message vocal et que vous recontacterez le client à une date précise.

« Bonjour, je m'appelle X et je travaille pour le Centre de résilience/OhMP. Nous avons obtenu vos coordonnées par l'intermédiaire de votre assureur AG Insurance, qui propose un accompagnement psychologique pour les personnes qui sont à la maison en raison de plaintes liées au stress. Je vous appelle pour savoir si notre offre vous intéresse et si ce programme pourrait vous convenir. J'essaierai de vous recontacter X. »

Aucun e-mail automatique n'est actuellement envoyé au client pour lui signaler que vous l'avez contacté. Vous devez vous-même transférer manuellement l'e-mail (voir ci-dessous pour un example) par défaut au client après la première tentative d’appel. Nous essayons d'atteindre les gens au maximum 3 fois. Après la troisième tentative --> arrêtez.

• - Si non joignable trois fois : Dans OhmpWeb, entrez une session kennismaking, status détaillé : réintégration ongoing. Clôturez le dossier via actions Refus – patient could not be contacted

Exemple d'e-mail standard

Je m'appelle X et je travaille comme psychologue clinicienne pour Oh My People (anciennement Centre de résilience). Nous sommes une organisation spécialisée dans le stress et le burnout. J'ai essayé de vous appeler aujourd'hui dans le cadre d'un accompagnement psychologique gratuit que nous proposons. Nous avons obtenu vos coordonnées auprès d'AG Insurance et ce, dans le cadre de votre assurance revenu garanti. D'une part, pour vous donner plus d'informations pratiques sur le programme et, d'autre part, pour discuter avec vous de votre intérêt à entamer un tel programme avec nous.

En effet, notre organisation travaille en collaboration avec la compagnie d'assurance AG Insurance. Par le biais de l'assurance collective souscrite par votre employeur, vous avez droit à un programme gratuit et de qualité visant à traiter les plaintes liées au stress. En tant qu'employé, vous avez la possibilité de faire appel à nos services. Bien que les parties susmentionnées soient indirectement impliquées, nous garantissons le respect de la confidentialité pendant toute la durée du processus.

Nous estimons qu'il est important que chacun dispose de suffisamment de temps et d'espace pour entrer dans le processus. C'est pourquoi j'effectuerai au total trois tentatives, échelonnées dans le temps, pour établir un premier contact téléphonique. Lors de chaque tentative, je laisserai également un message vocal, mais vous ne recevrez pas d'e-mail lors des deux tentatives suivantes. Après la troisième tentative, il est encore possible d'entamer la procédure, mais vous devrez me contacter vous-même.

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

Dans mon message vocal, je propose toujours une date à laquelle je vous recontacterai. Si cela ne vous convient pas, n'hésitez pas à me le faire savoir et nous envisagerons une autre solution. Si vous avez reçu mon message vocal et/ou mon e-mail en bonne et due forme, vous pouvez toujours me contacter vous-même au numéro de téléphone ci-dessous ou via cette adresse e-mail.

Je vous remercie d'avance pour votre temps, Cordialement,

Le client a répondu mais souhaite avoir du temps pour y réfléchir.

Si le client a décroché mais souhaite un temps de réflexion, notez-le également dans la rubrique "notes". Collez-y vos notes préliminaires et la date à laquelle vous rappellerez le client.

Note : ne pas mettre d'informations sensibles dans le champ des commentaires, uniquement pour les notes de sessions → GDPR

Raisons possibles :

• Il est mentalement ou physiquement trop difficile de commencer le cours pendant un certain temps (par exemple, en raison d'une maladie, d'une opération...). La personne a alors un maximum de 4 semaines à attendre. Après 2 semaines, nous les contactons une fois. Si le programme ne peut être lancé à ce moment-là, nous reprenons contact avec la personne deux semaines plus tard (4 semaines maximum).

• Si la personne n'est toujours pas prête, nous lui faisons savoir qu'elle peut nous recontacter lorsqu'elle sera prête et que nous soumettrons alors une demande à l'AG (indiquer à stop dossier). Ce n'est pas une promesse que le processus peut commencer, car l'AG doit l'approuver. A AG, nous pouvons alors dire quelque chose du type "La personne est très motivée pour commencer, mais actuellement ce n'est pas physiquement ou mentalement possible. La personne commencera d'abord une autre piste et est motivée pour commencer notre programme après celle-ci".

• Autre raison

Dans OhmpWeb, entrez une session kennismaking, status détaillé : réintégration ongoing. Clôturez le dossier via actions Refus...

Le client a répondu, répond aux critères d'inclusion et souhaite entrer dans le parcours.

Lorsque le client a répondu, qu'il répond aux critères d'inclusion et qu'il souhaite entrer dans le programme, appuyez sur le bouton "nouvelle session". La fenêtre ci-dessous s'ouvre. Remplissez les champs obligatoires et manquants, collez vos notes de l'entretien de triage sous la rubrique description et complétez les informations pertinentes. Appuyez ensuite sur "confirmer" (cela ne fonctionnera pas si les champs obligatoires ne sont pas remplis). Vous créez une deuxième session de triage UNIQUEMENT LORSQUE LE TRIAGE est OK, afin que les questionnaires puissent être envoyés automatiquement aux personnes qui souhaitent entrer dans le programme.

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

Appuyez ensuite sur "actions", puis sur "référence à un autre type d’aide" et sélectionnez "superviseur". Ensuite, le client apparaîtra à nouveau dans la rubrique "dossiers ouverts", mais dans la section "superviseur". Le dispatcheur cherchera un membre du personnel interne ou externe pour entamer le programme.

Le client a répondu, il souhaite rejoindre le parcours mais travaille déjà à plus de 70%.

En cas de reprise du travail à temps plein ou de reprise du travail à plus de 70%, le client ne peut pas entrer dans le programme, mais peut utiliser 4 alternatives : 1, 2 ou 3 sessions, le module en ligne "plus fort avec le stress", une combinaison des sessions et du module en ligne ou une conversation avec le conseiller. Voir "contenu de la conversation de triage" pour des informations plus concrètes. Notez dans vos notes ce que le client choisit. Suivez ensuite les mêmes étapes que ci-dessus (le client est inclus, répond aux critères d'inclusion et souhaite entrer dans le parcours).

Le client a répondu, mais ne veut pas entrer dans le programme. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le client ne s'engage pas dans le programme :

• A une assistance suffisante. Dans ce cas, vous indiquez "reintegration ongoing" dans la status détaillé. Cliquez ensuite sur "actions" et sélectionnez "fermer le dossier". Cliquez ensuite sur "refus/weigering" sous le type de fermeture et sous l'indicateur de résultat " help offered too late (patient has found help elsewhere)".

• Pas intéressé. Dans ce cas, sélectionnez "reintegration ongoung" sous le statut détaillé du dossier. Cliquez ensuite sur "refus/weigering" sous le type de fermeture et sur "patient non intéressé" sous l'indicateur de résultat.

• Le client ne peut être joint. Dans ce cas, vous cochez "reintegration ongoing". Ensuite, sous le type de fermeture, vous cliquez sur "refus/weigering" et sous l'indicateur de résultat "patient could not be contacted.

• est déjà à plus de 70% au travail et ne veut pas utiliser les alternatives. Status détaillé « (partial) reintegration same/modified/other work” avec pourcentage et date du retour au travail.

• ! ! Il est important de TOUJOURS inscrire "reintegration ongoing" sous le statut détaillé dans OhmpWeb lors du kennismaking, même si la personne n'est pas joignable, qu'elle ne souhaite pas commencer le suivi etc. !!!

• Exception : si les personnes ont repris le travail, alors "réintégration (partielle) même/autre travail".

• Ce n'est que lors de la clôture du dossier qu'un statut plus précis peut être choisi !

Après l'entretien de triage

Après chaque appel de triage, que le client entre ou non dans le parcours, il lui sera demandé de noter le triage. Les clients ne doivent pas noter les appels de triage.

Contenu de la discussion de triage

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

Il s'agit d'un guide qui peut vous aider lors de l'entretien de triage - ce n'est pas un interrogatoire ! Il est important d'avoir une vue d'ensemble des éléments ci-dessous et le flow de triage peut vous y aider, mais il ne s'agit pas d'une bible à laquelle vous devez vous tenir.

Éléments clés :

• Depuis quand la personne est-elle en congé maladie ?

• Quels sont les principaux facteurs à l'origine de son arrêt de travail (professionnel et privé) ?

o Principales plaintes et difficultés

• Qu'est-ce qui a déjà évolué/changé depuis l'arrêt ?

• La personne a-t-elle déjà bénéficié d'un soutien psychologique ?

o Antécédents et historique des problèmes psychosociaux

• Autres facteurs (médicaux) importants pour le suivi psychologique ?

• Où en est le client dans son rétablissement et existe-t-il déjà un plan concret de retour au travail ?

• Quelle est la demande d'aide du client ? Quels sont les éléments sur lesquels le client souhaiterait travailler au cours de son parcours ?

Traduit avec www.DeepL.com/Translator (version gratuite)

(p 15-17 du manuel + liste de contrôle sharepoint : https://huisvoorveerkracht.sharepoint.com/:w:/r/sites/REBOARDING/_layouts/15/Doc.aspx ?sourcedoc=%7B54262F83-435B-465F-9A37-

5682EB925169%7D&file=Checklist%20Triage.docx&action=default&mobileredirect=true&De faultItemOpen=1 )

• Se présenter et installer la sécurité/confiance

o Bonjour, je m'appelle X et je travaille pour Huis voor Veerkracht (le Centre de résilience). Huis voor Veerkracht est un centre d'expertise dans le domaine du stress et du burn-out sous la direction d'Elke Van Hoof, professeur à la VUB.

o Si j'ai bien compris, vous êtes actuellement à la maison en raison de plaintes liées au stress. Est-ce correct ?

o Helaas is uw dossier verkeerd ingevuld en is niet aangegeven dat u Franstalig bent. Ik zal uw dossier doorsturen naar mijn collega die Nederlandstalige dossiers behandelt en zij zal zo spoedig mogelijk contact met u opnemen.

o J'appelle pour savoir si ce programme vous intéresse. Est-ce que je peux vous expliquer comment fonctionne ce programme ?

• Explication de HvV et du programme

o Votre employeur et votre assureur vous offre une aide et un soutien psychologique gratuit et sans obligation par le biais de Centre de Résilience (Huis voor Veerkracht). L'objectif du programme proposé est de traiter les plaintes liées au stress et de vous aider à retrouver votre énergie, ainsi que de vous guider pour un retour ultérieur au travail lorsque vous serez prêt.

o Les conseils proposés sont confidentiels. Aucune information n'est communiquée à des tiers, tels que votre employeur ou votre compagnie

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

d'assurance. Vous pouvez suivre cette voie en même temps que tout autre accompagnement psychologique ou/et en consultation avec votre médecin généraliste. La participation est bien entendu sans obligation (le fait de participer ou non n'a aucune incidence sur votre couverture d'assurance).

o Le programme est un programme de traitement du stress et de reprise du travail qui consiste en un plan étape par étape scientifiquement étayé et adapté à vos besoins. Le programme commence par ramener votre niveau d'énergie au niveau requis, accompagne une réactivation progressive et, dans une phase ultérieure, la reprise du travail.

o Nous examinerons votre situation, votre contexte et votre environnement de travail et ce dont vous avez besoin pour pouvoir vous tenir debout à nouveau. Tout au long du programme, les progrès et l'impact sont contrôlés en permanence afin que nous puissions garantir la qualité et l'impact.

o Le programme comprend environ 8 sessions et au maximum 12 sessions. Les séances sont réparties : au début toutes les semaines, puis toutes les deux semaines et ensuite tous les mois jusqu'à la reprise du travail.

o Comment cela vous semble-t-il ?

o En cas d'intérêt : Puis-je vous poser quelques questions ?

• Facteurs de stress, plaintes, signaux

o Qu'est-ce qui vous empêche d'aller travailler en ce moment ?

o Depuis combien de temps avez-vous ces plaintes ?

o Quelle influence ont-ils sur votre fonctionnement ?

o Avez-vous une idée de ce qui vous cause ou vous procure du stress ?

o Comment se passe le contact avec les collègues ?

• Stratégie d’adaptation/ résistance

o Comment gérez-vous le stress maintenant ?

• Antécédents

o Avez-vous eu des plaintes similaires auparavant ?

o Avez-vous déjà suivi un traitement psychologique pour un problème psychosocial similaire ou autre ?

o Recevez-vous une aide psychologique en ce moment ? Si oui, par qui et de quelle manière ?

o Y a-t-il d'autres informations que vous jugez importantes afin de vous guider au mieux ? (Posez des questions pour déterminer la prise de médicaments, les antécédents médicaux/psychologiques, etc.)

o Est-ce qu'il donne / vous donne quelque chose ?

• En cas de culpabilité et de honte

o C'est très humain, car bien sûr vous ne vouliez pas cette situation. La confrontation avec le fait que votre corps ne peut plus faire face est difficile. C'est humain, normal.

o Pourquoi maintenant ? Parce que c'était trop ou parce que c'était le moment de lui donner de l'espace.

o Note supplémentaire dans les commentaires = avec beaucoup de honte et de culpabilité, la résistance peut venir comme une protection naturelle pour ne pas ressentir la honte et la culpabilité.

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• Normaliser et installer l'espoir

o Nous savons d'où ça vient, c'est très humain, vous ne devez pas vous inquiéter. Il n'y a rien qui cloche chez vous et ça va se résoudre. Il reviendra quand nous aurons résolu la cause.

• Si la personne pleure = stabiliser

o Respirez profondément, allez-y doucement

• Réseau et soutien social

o Vers qui pouvez-vous vous tourner ?

o Y a-t-il une compréhension ?

o Ressentez-vous du soutien ?

o De qui obtenez-vous du soutien ?

• Si la personne se trouve à proximité, prenez rendez-vous vous-même

• Lorsque la personne vient de plus loin

o Je ne suis pas le conseiller qui vous accompagnera, ce sera un collègue de votre région. Je comprends que vous vivez dans... ?

• Donner des informations

o Vous serez inclus dans notre réseau et le coach/psychologue le plus proche vous contactera dans la semaine.

o Êtes-vous mobile ? Dans un rayon de 30 KM.

o Préférez-vous travailler en ligne ou en face à face ?

• OhMPweb : un lien sera automatiquement envoyé vers les questionnaires. Ce lien restera disponible pendant 5 jours. Si vous n'avez pas réussi à remplir le questionnaire dans les 5 jours, contactez-moi à nouveau et je pourrai vous renvoyer manuellement le lien.

• Vérification des coordonnées

o Puis-je vérifier à nouveau vos coordonnées pour voir si elles sont correctes ?

o Vérifier l’email et le numéro de téléphone

• Vous avez des questions à me poser ?

En cas de non-intérêt

• Qu'est-ce qui fait que vous n'êtes pas intéressé ?

• Avez-vous l'impression que votre aide actuelle vous aide et que vous constatez une évolution ?

• Je vous communiquerai des informations pour savoir ce à quoi vous avez droit. Objectif : stabiliser et travailler à la reprise du travail. Droit à un accompagnement par employeur. Payé par l'assureur et chez une personne de votre région (réseau).

En cas de doute

• D'après mon expérience, ces orientations peuvent compléter les orientations précédentes. Nous pouvons collaborer avec votre réseau d’aide (psychologue, médecin, etc.) qui sont déjà présents et les consulter si vous le souhaitez.

Déja un support et suivi psychologique sufisant

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

• D'après mon expérience, ces consultations peuvent compléter les consultations précédentes ou s'y ajouter. Nous pouvons coopérer avec les partenaires de soins qui sont déjà présents et les consulter si vous le souhaitez.

• Il est possible de mettre le suivi en cours en attente pendant un certain temps. En effet, nous sommes spécialisés dans le burn-out et la reprise du travail. En outre, il y a 8 à 12 sessions gratuites destinées à votre développement personnel.

• (is le client ne veut pas commencer le programme) Le burn-out et le retour au travail étant notre domaine d'expertise, nous offrons également une session au personnel soignant actuel dans le cadre de ce programme, afin de le soutenir dans son orientation vers le retour au travail.

Lorsque le client accepte l'offre de "séance avec un thérapeute"

1. ajouter dans les remarques "programme booster : séance avec un thérapeute"

2. Indiquer dans le document excel

Si le client n'accepte pas l'offre du programme booster, fermez le dossier immédiatement après l'avoir accepté et ajoutez la raison "soutien suffisant" dans les commentaires.

En cas de reprise du travail à temps plein

• Il est important que vous indiquiez au département des ressources humaines de votre organisation que vous n'avez plus droit au programme, afin qu'il puisse le transmettre à l'assurance AG. Le traitement des formulaires chez AG insurance peut parfois prendre un peu plus de temps. C'est pourquoi le service des ressources humaines doit remettre les formulaires à l'employé le plus tôt possible, afin que le suivi puisse commencer à temps et que l'employeur puisse utiliser pleinement les services payés.

Dès la reprise du travail de 70+%

• En raison de la reprise du travail à temps partiel, il n'est plus possible de rejoindre le programme. Toutefois, nous pouvons encore vous proposer un programme de renforcement. Les options sont les suivantes : 1, 2 ou 3 sessions, un module en ligne "plus fort avec le stress" ou une combinaison des sessions et du module en ligne "plus fort avec le stress". Le module en ligne est une formation que vous suivez de manière autonome et au cours de laquelle vous obtenez des outils concrets pour renforcer votre résilience afin de prévenir des situations similaires à l'avenir. Au fil des séances, le thérapeute peut vous aider davantage à reprendre le travail. En combinant les deux, vous pouvez d'abord suivre le module en ligne et, pendant les sessions, vous pouvez revoir les idées du programme en ligne, répondre à vos questions et/ou être soutenu dans votre réintégration.

• Lorsque le client accepte l'offre du programme booster : 1. ajouter " module en ligne/sessions/ combinaison de module en ligne et de sessions " dans le champ de commentaire 2. Faire ajouter la ou les sessions dans WellWeb par le responsable informatique 3. Indiquer dans le document excel 4. Programmer des sessions et/ou des formations en ligne avec des instructions

Auteur: Elke Van Hoof Cliquez ici pour entrer du texte.

• Lorsque le client n'accepte pas l'offre du programme booster, fermez le dossier immédiatement après l'avoir accepté et ajoutez la raison "reprise du travail à temps plein ou à 80%" dans le champ de commentaire.

• Lien formation en ligne "plus fort avec le stress

o NL: https://courses.centrederesilience.be/courses/sterker-met-stress

o FR:  https://courses.centrederesilience.be/courses/plus-fort-avec-lestress

o ENG: https://courses.centrederesilience.be/courses/stronger-withstress

Si vous n'êtes pas encore prêt à commencer

• Qu'est-ce qui fait que vous n'êtes pas encore prêt à entrer dans le programme ?

• Lorsqu'il est question d'émotivité, il est approprié et nécessaire d'entrer dans le processus. Notre première phase (et la plus importante) vise à apprendre à gérer cette émotivité.

Lorsque le client ne convient pas aux critères d’inclusion

• Il existe un certain nombre de critères qui indique que ce n'est pas ce dont vous avez besoin pour le moment

• J'ai le sentiment qu'une orientation vers un autre programme vous serait plus bénéfique dans un premier temps. (référer à …)

• Pouvez-vous vous reconnaître dans cette démarche ?

Traitement des appels de triage dans un document Excel

Chaque session de triage doit être marquée dans le document Excel. Ce document se trouve dans le groupe "Team Triage" sur teams & sharepoint. Lorsque vous remplissez le document, il ne faut jamais supprimer de lignes dans le document car cela affecterait les formules cachées, ce qui pourrait rendre les résultats peu fiables. Allyson crée une nouvelle feuille de calcul chaque mois afin que les formules et les résultats soient toujours corrects.

Il y a ici plusieurs possibilités à indiquer :

Triage OK: standard program

Triage OK:

Sufficiant psychological help

Triage OK: work > 80%

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En outre, le numéro EPD, le nom de la personne qui a effectué le triage, la langue et la région doivent être notés dans chaque cas. Si le client ne participe pas au programme standard ou au programme booster, on peut écrire quelque chose sous "remarques".

Lorsque le client fait usage de l'offre, il est également noté si le client est suivi en interne ou en externe et par qui. Si le client fait l'objet d'un suivi externe, indiquez-en la raison.

Lorsque le client accepte l'offre du programme booster (module en ligne, sessions, combinaison module en ligne et session ou session de soutien avec le conseiller actuel), cela doit être indiqué dans le tableau "booster program".

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