Introducción
Este libro se centra en la importancia de la visualización para la comprensión y la toma de decisiones efectivas. A menudo, cuando intentamos resolver problemas o tomar decisiones importantes, nos limitamos a las palabras, pero el poder de la visualización es incomparable. Al ver una imagen o un diagrama, podemos comprender patrones, relaciones y conexiones que de otra manera no podríamos captar.
Uno de los temas principales que aborda este libro es el concepto del “Big Picture”. A menudo, las situaciones que enfrentamos son tan complejas que es difícil comprenderlas en su totalidad. Pero con la ayuda de diagramas y visualizaciones, podemos obtener una vista panorámica de todo el sistema y, por lo tanto, entender mejor cómo funciona.
El libro también explora cómo los problemas de causa y efecto pueden ser difíciles de entender cuando no podemos verlos. A veces, incluso las explicaciones verbales más detalladas no son suficientes para entender completamente cómo un problema se relaciona con otro. Pero con la ayuda de diagramas y visualizaciones, podemos ver y comprender mejor estas relaciones.
Además, el libro discute cómo es difícil tomar decisiones sin visualizar los trade-offs. A menudo, necesitamos ver las opciones y las consecuencias de nuestras elecciones para tomar la mejor decisión posible. Los diagramas y las visualizaciones pueden ayudarnos a hacer precisamente eso.
Contenido
P04 Ver para entender
P08 El “Big Picture” es inefable
P12
Los problemas de causa y efecto son difíciles de entender cuando no podemos verlos
P16 Es difícil tomar decisiones sin visualizar los trade-offs
P24
P20
Los diagramas sistemicos nos ayudan a comunicar el panorama en general
P28
Los diagramas de procesos ayudan a comunicar la dinámica detrás de un problema
Los Diagramas Comparativos nos ayudan a tomar mejores decisiones
P34 Un toolkit básico para la expresión visual
P39 Visualizando el CÓMO
P43 Visualizando QUÉ PASARÍA SI
Ver para entender
El pensamiento visual desempeña un papel esencial en la cognición humana, especialmente cuando necesitamos entender y explicar una situación compleja. De acuerdo a investigaciones realizadas por Zhicheng Liu, Profesor de Informática de la Universidad de Maryland, nuestro cerebro busca entender el mundo por medio de modelos mentales. El pensamiento visual es tan poderoso porque nos permite entender y comunicar con mayor facilidad el mundo y su complejidad a través de representaciones gráficas de esos modelos que construimos en nuestra cabeza.
La visualización de información nació en el siglo XVII, cuando el astrónomo Van Langren creó la primera representación visual de datos. Después, en el año 1700, nacieron las gráficas de barras, y de pay. El siglo XIX trajo la Edad de Oro de los gráficos estadísticos debido a la revolución industrial, al nacimiento de las oficinas de estadística de los gobiernos y el creciente reconocimiento de la importancia de los datos. Pero aún y cuando la preocupación del siglo XX por la exactitud numérica alentó la innovación en este campo, tablas y gráficas comenzaron a ser usadas en libros de texto, en las aplicaciones de software, en el campo científico y en la administración.
En los años setenta la adopción masiva de la computación comenzó a generar cada vez más información y detonó el nacimiento de la ciencia de visualización de datos. En las últimas tres décadas, este campo ha explotado y se ha subdividido en cientos de subespecialidades. Ahora vivimos rodeados de dashboards, infografías y muchas otras herramientas que nos permiten consumir datos de forma práctica e innovadora. Pero la importancia del pensamiento visual, va más allá de la visualización de datos, se ha convertido en un lenguaje que todos necesitamos aprender a hablar, especialmente para entender y comunicar las situaciones cada vez más complejas que enfrentamos todos los días.
Hoy vivimos en un mundo gobernado por datos en el que las ideas son el motor económico, por lo tanto, el lenguaje visual invade todos los aspectos de nuestra vida privada y profesional. Google maps, aplicaciones para medir nuestra actividad física, nuestra salud y nuestro sueño, memes, emojis y stickers en Whatsapp. Todas estas aplicaciones visuales nos conectan como especie trascendiendo fronteras y culturas. El lenguaje visual se ha vuelto parte del background, hemos dejado de notarlo, pero nos hemos acostumbrado a la facilidad con la que nos permite entender y evaluar todo tipo de actividad humana.
Es entendible que para una sociedad educada para expresarse a través de palabras, puede ser contra intuitivo el usar frameworks y diagramas, al mismo tiempo la visualización de datos puede ser una actividad compleja. Sin embargo, autores como Sunni Brown, aseguran que podemos simplificar el lenguaje visual a tres principales tipos de frameworks. Sí, solo tres. Los líderes y emprendedores, podemos usar el lenguaje visual para explicar el panorama general de una situación, para entender las causas y los efectos y para analizar diferentes opciones y escenarios. Exploremos estas tres opciones a mayor detalle.
El “Big Picture es inefable
Entender el “Big Picture” significa comprender sistémicamente todas las variables que componen un problema, en lugar de cada parte individual a detalle. Cuando entendemos el panorama completo de una situación podemos tomar mejores decisiones, ya que esta perspectiva holística, nos permite identificar prioridades, definir objetivos y articular una poderosa estrategia. Pero el contexto general que rodea a una situación puede ser complejo y abstracto, y muchas veces, resulta casi improductivo tratar de describirlo con palabras. A estas situaciones les llamamos inefables, o sea, que no puedes ser descritas usando solo palabras. Esta es precisamente la razón por la que necesitamos aprender a expresarnos visualmente.
¿Has visto la película Everything Everywhere All At Once? Es una película de alto concepto, en parte drama familiar, en parte artes marciales, en parte comedia absurda y meditación existencial. Cuenta la historia de una mujer china-estadounidense que tiene una lavandería. Y se encuentra en apuros ya que está siendo auditada por Hacienda. Descubre que debe conectar con versiones de sí misma en universos paralelos para evitar la destrucción del multiverso. La película tuvo mucho éxito a pesar de su bajo presupuesto. ¿Cómo es posible que una película sobre un tema tan meta-sistémico atraiga a tanto público? Probablemente fue el boca a boca, ya que es casi imposible de describir. “¿De qué trata?” tal vez preguntes , “tienes que verla”, es lo que te van a responder.
El profesor de Harvard John Sadowsky afirma que las empresas podrían evitar la mayoría de los desastres de los que oímos hablar en las noticias si aplicaran el pensamiento “Big Picture”. Pero la cultura organizativa anima a los miembros a pensar solo en sus responsabilidades y no en cómo están interconectadas todas las áreas. Este problema le ocurrió a General Motors en 2014. Tuvieron que retirar 2,6 millones de coches debido a un interruptor defectuoso que desactivaba los airbags, causando muchas muertes durante un periodo de 11 años. Entonces, ¿por qué la compañía esperó tanto tiempo antes de actuar? Bueno... Una investigación reveló que nadie tenía una visión completa de cómo se construía todo el coche.
Hoy en día, la velocidad del cambio aumenta continuamente. Los líderes y los trabajadores de primera línea están sometidos a una inmensa presión para obtener resultados al tiempo que hacen malabarismos con las realidades del mundo actual. Pero cuando operamos constantemente en este estado, puede resultar demasiado fácil perder de vista el panorama general. Adoptar una perspectiva global tiende a reforzar las cosas que son importantes y, en consecuencia, a volver a centrar la atención en lo que uno determina como verdaderas prioridades. Permite ver oportunidades de mejora, comunicarlas al resto del equipo y reforzar la importancia de las actividades que realizamos a diario.
Los problemas de causa y efecto son difíciles de entender cuando no podemos verlos
Luego de realizar un ejercicio de análisis de diagnóstico sobre un problema, los equipos deben comunicar no sólo el “Big Picture” de las circunstancias, sino también el funcionamiento interno de lo que está causando esa situación en primer lugar. Cuando las personas comprenden los procesos y flujos de trabajo que están en el origen de un problema, tienen más posibilidades de reconocer las oportunidades de actuar y mejorar las cosas. Pero los flujos de trabajo de causa y efecto son difíciles de entender y de solucionar si no se pueden ver primero. Mapear los procesos, así como las causas y los efectos, nos ayuda a definir el estado actual del problema y a comprender si está en consonancia con nuestros objetivos empresariales.
Christopher Nolan es uno de los directores más venerados del siglo XXI, conocido por éxitos de taquilla como Inception y Batman: El caballero de la noche. Su obra explora a menudo conceptos como el tiempo, la memoria y la identidad, y utiliza estructuras narrativas poco convencionales para dramatizar una historia. En una entrevista de youtube, Nolan revela una técnica cinematográfica que utilizó cuando rodó la película “Memento”. Tomó una cadena cronológica de acontecimientos doblada por la mitad, y contó la historia hacia delante y hacia atrás simultáneamente. Esta estrategia es casi imposible de explicar con palabras, así que, para que se entendiera, tuvo que hacer un diagrama de cómo lo hizo.
Cuando ves a un jugador de béisbol golpear una pelota, entiendes que es el brazo el que provoca el movimiento del bate y no al revés. Tampoco necesitas que te digan que es el bate el que provoca el cambio brusco de dirección de la pelota. Del mismo modo, puedes imaginar lo que ocurre si el jugador pierde la pelota. Estas inferencias nos vienen a los humanos intuitivamente cuando las vemos porque las hemos experimentado de primera mano, pero estos conceptos son tan difíciles de explicar que a los científicos les está costando mucho enseñar a los ordenadores a entender las relaciones causa-efecto.
El pensamiento de causa y efecto nos permite hacer inferencias sobre las cosas que ocurren a nuestro alrededor. Comprender los mecanismos que están detrás de una nueva situación nos permite reaccionar y evitar que estos acontecimientos imprevistos perturben nuestras vidas. Un efecto emparejado con una causa es un bloque de construcción que puede conectarse como Legos® para revelar los detalles de cualquier asunto. La causa y el efecto parecen tan sencillos porque son fundamentales. Si queremos encontrar distintas formas de resolver un problema, debemos conocer todas las causas. Las causas de un problema son los puntos de control. Si pasamos por alto algunas de las causas, pasaremos por alto algunas posibles soluciones.
Es difícil tomar decisiones sin visualizar los trade-offs
La toma de decisiones se basa completamente en los trade-offs. Las decisiones importantes incluyen múltiples factores, a veces contrapuestos. Un trade-off se define en términos generales como cualquier situación en la que tomar una decisión implica perder otra cosa, normalmente un beneficio o una oportunidad. Cuando tomamos decisiones en condiciones complejas y ambiguas, aceptamos tener menos de una cosa para obtener más de otra. Pero a menudo tomamos decisiones sin visualizar y sin tomar en cuenta los tradeoffs. Tenemos que ser capaces de ver las ganancias y las pérdidas de cada decisión crítica para estar seguros de que los problemas que estamos creando nos perjudican menos que los que estamos resolviendo.
Run, Lola, Run es una película alemana de 1998 que sigue la historia de una mujer llamada Lola que necesita conseguir 100.000 marcos alemanes en veinte minutos para salvar la vida de su novio. La película aborda cómo las decisiones aparentemente intrascendentes de Lola pueden derivar en resultados mucho más drásticos de lo que se suele reconocer. Por ejemplo, un ligero cambio en su decisión respecto a un hombre con un perro con el que tropieza en el camino crea tres escenarios muy diferentes. Uno en el que acaba muerta, otro en el que una ambulancia mata a su novio y otro en el que vive feliz para siempre.
En su libro “The 360º Corporation”, Sarah Kaplan explora las compensaciones que deben hacer las empresas ahora que se espera que se ocupen de cuestiones sociales y medioambientales. Cosa que los gobiernos no persiguen debido a la actual polarización política. El reto al que se enfrentan es tener en cuenta las necesidades y expectativas de un amplio abanico de stakeholders (clientes, empleados y público en general) sin sacrificar la rentabilidad para sus accionistas. Por ejemplo, cuando se intenta hacer lo correcto para el público, es probable que el costo de pagar salarios justos y cuidar el medio ambiente erosione la rentabilidad financiera para los accionistas.
Visualizar nuestras ideas puede ayudarnos a comunicar conceptos abstractos. Cuando necesitamos explicar el panorama general de una situación, el pensamiento visual puede ayudarnos a traducir pensamientos abstractos en representaciones sistémicas concretas del quién, el qué y el dónde. También puede permitirnos explicar el enredado funcionamiento interno de un problema, mostrar las causas profundas y las consecuencias, describiendo el cómo de todo. Y permite a los equipos y organizaciones tomar decisiones con conocimiento de causa tomando en cuenta los inevitables trade-offs que rodean a cada problema, examinando diferentes escenarios y describiendo los pros y los contras de cada alternativa.
Una versión simplificada de visualización de datos puede ser una excelente herramienta para cualquier persona en cualquier lugar.
Según Sunni Brown,
“Visualizar contenido se trata de convertir información en representaciones visuales que promuevan la comprensión y eleven el pensamiento”.
En la siguiente lección, ejemplificaremos tres categorías diferentes de representaciones visuales. Primero, te ayudaremos a representar problemas de Big Picture a través de diagramas de sistemas. Luego, te mostraremos cómo explicar problemas de Causa y Efecto a través de Diagramas de Proceso. Y finalmente, demostraremos cómo visualizar los tradeoffs a través de diagramas de comparación. No te preocupes si crees que no eres bueno dibujando. Todo lo que necesitas para ilustrar son palabras, figuras geométricas básicas y líneas. ¡Estarás bien!
Los diagramas sistémicos nos ayudan a comunicar el panorama general
Los mayores retos a los que nos enfrentamos en el mundo de las empresas son sistémicos. Tal y como lo describe la investigadora Julia Coffman, un sistema es “un grupo de componentes que interactúan, se interrelacionan y son interdependientes, formando un todo complejo y unificado.” Las cuestiones sistémicas en las organizaciones están relacionadas con las condiciones socioeconómicas, la cultura interna, la estructura organizacional, la cadena de valor, las métricas y el liderazgo. Como te imaginarás, existen diferentes formas de representar los elementos y conexiones del sistema. En esta sección se presentan ejemplos de actor maps, network maps y feedback loops.
Mapas de actores o Actor Maps
Un mapa de actores es una visualización de los componentes que conforman un sistema, incluidos los afectados directamente por el sistema y aquellos cuyas acciones influyen en el sistema. Se utiliza este diagrama cuando necesitamos mostrar quién se ve afectado en una situación y cómo interviene. En el caso de una empresa industrial que se esfuerza por demostrar a sus potenciales clientes que sus equipos están en buen estado, usamos este tipo de mapas para mostrar quién está directa o indirectamente implicado en el problema. Primero escribimos el problema al centro del diagrama. De esta forma podemos rápidamente mostrar cuáles son los stakeholders involucrados en una situación o problema, brindándole a nuestra audiencia un entendimiento inicial del panorama general.
Network Maps
Los Network Maps utilizan nodos y líneas para mostrar la relación entre los elementos de un grupo. Suelen aplicarse para mostrar la interconexión de cosas físicas o personas, pero también pueden servir para mostrar de forma concreta y simple los principales hallazgos y observaciones que tenemos sobre un problema una vez que lo hemos comprendido. Al centro del diagrama escribimos el problema inicial, después, podemos usar los nodos principales para mostrar los hallazgos más importantes que tenemos sobre un problema y los nodos secundarios para mostrar las observaciones o la evidencia que nos ayudó a llegar a esa conclusión. Este tipo de diagramas se vuelven complejos conforme mostramos más información, por lo que es esencial seleccionar cuidadosamente qué información poner.
Feedback Loops
Estos diagramas nos ayudan a mostrar cómo la afectación entre variables contribuye al problema. Esto nos permite compartir nuestro entendimiento y provocar un diálogo enriquecedor. Las variables que componen un problema pueden ser cosas, personas, acciones o sentimientos. Las flechas muestran cómo las variables se afectan entre sí positiva o negativamente. Si lo aplicamos a la empresa que busca mantener sus equipos en buen estado, podemos identificar cuatro variables que afectan a esta situación. Las peticiones de última hora dificultan la coordinación del Departamento de Mantenimiento con el de Producción y la búsqueda de presupuesto para los componentes necesarios.
Los diagramas de sistemas son una herramienta vital para cualquier profesional de cualquier sector o nivel organizacional, ya que nadie opera fuera de un sistema. Ofrecen una visión holística de los enredos que caracterizan a las situaciones complejas, reduciendo nuestra ansiedad al mostrar cada variable del problema y cómo interactúan para provocar esa situación. Además, los diagramas de sistemas son una forma estupenda de dar a nuestros compañeros de equipo, un conocimiento contextual del QUIÉN, QUÉ y DÓNDE antes de entrar en más detalles sobre el CÓMO y el QUÉ SI. Así que la próxima vez que quieras presentar a un público una situación compleja y ambigua, los diagramas de sistemas son la herramienta adecuada.
Los diagramas de procesos ayudan a comunicar la dinámica detrás de un problema
Una vez que hemos comunicado efectivamente el panorama general de una situación, se vuelve necesario comunicar la dinámica que hay detrás de un problema. Los diagramas de procesos ilustran la lógica de cómo interactúan diferentes factores para crear un problema. Al igual que otros diagramas, estos mapas utilizan formas geométricas simples como círculos, rectángulos, rombos y flechas para representar las acciones dentro de un sistema. En esta sección presentamos ejemplos de cómo utilizar diagramas de flujo, líneas de tiempo y diagramas de causa y efecto para representar el funcionamiento interno de una situación.
Diagramas de flujo
Un diagrama de flujo es una representación esquemática de cómo una serie de acciones producen un resultado específico. Podemos utilizar este tipo de diagramas para explicar el proceso paso a paso, visualizando cómo los diferentes stakeholders contribuyen a la creación del problema. En el caso de la empresa industrial que necesita generar evidencia del buen estado de su maquinaria a potenciales clientes, puede usar un diagrama como estos para mostrar por qué es tan difícil coordinar a las diferentes partes interesadas para realizar el mantenimiento de la maquinaria, al grado de que para poder resolver el problema tuvieron que recurrir a uno de los jefes para que interviniera y con su empoderamiento alineara a todos los involucrados para que le dieran la prioridad requerida ala situación.
Líneas de tiempo
Una línea de tiempo es diagrama que muestra de forma cronológica una serie de eventos. Es una barra o línea horizontal que representa el avance del tiempo de izquierda a derecha. Esta barra está marcada con los principales eventos que contribuyeron a una situación conforme se fueron presentando. En nuestro ejemplo, podemos utilizar líneas de tiempo para explicar cómo los acontecimientos recientes han dificultado la entrega de componentes por parte de los proveedores. Por ejemplo, podemos mostrar cómo la pandemia de Covid-19 dificultó la fabricación de piezas, cómo esto provocó una crisis mundial de la cadena de suministro y cómo las cosas están mejorando, pero no han vuelto a la normalidad.
Diagramas de causa y efecto
Un diagrama causa-efecto es una herramienta para explicar cuáles son las causas que generaron el problema y para hacer conciencia sobre las consecuencias generadas por el mismo. Una vez que entendemos una situación compleja, podemos usar este tipo de diagrama para explicar de forma concreta que lo está causando y cuál es el impacto. Esto sirve para sembrar un sentido de urgencia cuando necesitamos que nuestra audiencia nos dé luz verde para actuar. Por ejemplo, para ilustrar las razones por las que el departamento de mantenimiento enfrenta tantos problemas al realizar las reparaciones requeridas por los potenciales clientes, podemos mostrar del lazo izquierdo del problema, las causas y del lado derecho del problema, el impacto y las consecuencias que esto están generando en la compañía.
Los diagramas de procesos son una herramienta excelente para explicar a profundidad un problema sistémico. Muestran las causas, la lógica y las consecuencias de las interacciones entre las distintas partes involucradas. Además, reducen la ambigüedad al mostrar cómo determinadas acciones y acontecimientos producen una situación compleja o problemática. Los diagramas de procesos son una forma estupenda de ofrecer a nuestra audiencia una explicación lógica del CÓMO detrás un problema. Así que la próxima vez que quieras explicar el funcionamiento interno de una situación, los diagramas de procesos son la herramienta adecuada. Ahora hablemos de cómo el pensamiento visual puede ayudarnos a tomar mejores decisiones.
Los Diagramas Comparativos nos ayudan a tomar mejores decisiones
Un diagrama comparativo ofrece una representación visual de las distintas opciones que se presentan en una situación determinada para que podamos compararlas y tomar la mejor decisión posible. Estos gráficos muestran las diferentes opciones que tenemos para hacerle frente a un problema, así como las ventajas y desventajas de cada una de ellas. Por lo general, los diagramas comparativos son fáciles de hacer y ayudan a presentar posibles acciones que podemos tomar para afrontar estas situaciones complejas y ambiguas. En esta sección presentaremos ejemplos de los principales diagramas comparativos básicos como la matriz 2X2, los diagramas de Venn y las gráficas mariposa.
Podemos usar esta matriz para visualizar la alineación que tienen diferentes soluciones con los dos criterios de decisión más importantes. Al cruzar estas dos variables se crean cuatro cuadrantes en los que podemos categorizar esas opciones de acuerdo a su desempeño. Por ejemplo, una variable puede representar el costo y la otra podría representar el esfuerzo. En nuestro ejemplo escogimos la variable reactividad y la de facilidad de coordinación. Podemos categorizar las opciones en muy reactivas y muy difíciles de coordinar, muy reactivas y fáciles de coordinar, poco reactivas y difíciles de coordinar y poco reactivas y fáciles de coordinar.
La Matriz 2X2
Un diagrama de Venn es una representación visual que compara y contrasta distintas alternativas. Utiliza círculos sobrepuestos para representar los puntos en común y las diferencias entre una breve lista de opciones. Un diagrama de Venn es una forma sencilla de comparar opciones de un solo vistazo. Una vez que hemos reducido nuestra lista de opciones, podemos tomar las 2 o 3 que mejor se ajustan a nuestros objetivos y compararlas para escoger la más adecuada. Por ejemplo, supongamos que nuestro objetivo es explorar cómo distintas iniciativas de solución al problema de mantenimiento podrías complementarse y formar una solución más sistémica. En ese caso, podemos dibujar tres círculos, uno para representar la capacitación del departamento de mantenimiento, otro para representar un programa de mantenimiento basado en datos históricos y otro con la idea de mantener componentes en stock para no tener que coordinar y esperar a que un proveedor externo la entregue. Imaginamos cómo funcionaría la combinación de estas iniciativas en la convergencia de los círculos. En las partes no convergentes, podemos ver lo que sucede si solo pusiéramos en práctica una de estas iniciativas.
Diagramas de Venn
Gráficas mariposa
Un gráfico de mariposa es un diagrama que enlista diferentes de parámetros para la toma de decisiones y compara cómo se comportan dos opciones diferentes en cada uno de esos parámetros. Podemos utilizar este gráfico cuando estemos indecisos entre dos opciones o cuando queramos comparar una situación actual con una situación ideal. Por ejemplo, supongamos que en nuestro ejemplo, la empresa está considerando cambiar su enfoque reactivo por uno más proactivo. Este último sería más fácil para todos y más rápido, pero implicaría gastar en piezas de maquinaria con antelación, lo que afectaría al presupuesto de la empresa.
Los diagramas comparativos son una excelente herramienta para visualizar opciones y tomar mejores decisiones. Estos diagramas nos ayudan a identificar el grado de alineación entre cada oportunidad y nuestros objetivos empresariales, ver los puntos en común, las diferencias y comparar su potencial en función de nuestros criterios de decisión. Representar visualmente nuestras opciones nos ayuda a deconstruirlas y a comprender los pros y los contras que ofrece cada una de ellas. La próxima vez que tengas que tomar decisiones difíciles para salir de una situación compleja y ambigua, los diagramas comparativos te facilitarán mucho la tarea.
Podemos utilizar el pensamiento visual para resolver todo tipo de problemas: empresariales, políticos, complejidades técnicas, dilemas organizacionales y conflictos. Las imágenes pueden representar conceptos complejos y resumir grandes conjuntos de información de forma que nos resulte fácil verlos y comprenderlos. Por supuesto, podemos realizar representaciones visuales utilizando programas digitales. Pero según la profesora Susan Goldin-Meadow, del Departamento de Psicología de la Universidad de Chicago, pensamos mejor cuando utilizamos las manos. Los psicólogos están empezando a reconocer que nuestros cuerpos, en particular nuestras manos, desempeñan un papel importantísimo en nuestro pensamiento.
Aprender a hablar este nuevo lenguaje requiere que adoptemos una nueva forma de pensar que está ganando popularidad rápidamente en los negocios. Scott Berinato, en su libro Good Charts, afirma que hacer buenas representaciones gráficas ya no es una habilidad deseable; es una habilidad imprescindible. “Así como ninguna empresa contrataría hoy a un directivo que no supiera entender los fundamentos de una hoja de cálculo, ninguna empresa contratará mañana a alguien que no sepa pensar visualmente”. Un bolígrafo y un trozo de papel es todo lo que necesitas para resolver problemas y puedes llevarlos a cualquier parte y utilizarlos en cualquier momento. Solo necesitas tus ojos, tu cerebro y tus manos.
Ahora que conoces los principios básicos y las aplicaciones del pensamiento visual, es hora de poner estos conceptos en práctica. No te preocupes por ser perfecto. La mejor definición de perfección que hemos oído es “fallar hasta que no fallas”. Así que no dejes que el miedo al fracaso te impida desarrollar nuevas habilidades. A continuación, presentaremos una hoja de trabajo paso a paso que puedes utilizar para visualizar y comunicar tu comprensión de situaciones ambiguas y complejas.
Un toolkit básico para la expresión visual
Ahora que comprendes mejor los retos que plantea la comunicación de ideas abstractas y complejas, te presentaremos una hoja de ejercicios paso a paso. A través de ella, te ayudaremos a comunicar situaciones complejas de forma clara y convincente. El proceso se divide en tres pasos: En primer lugar, aprenderemos a visualizar el QUIÉN y el QUÉ. En segundo lugar, representaremos visualmente el CÓMO. En tercer lugar, exploraremos el QUÉ PASARÍA SI.
Somos animales visuales. Aunque ciertamente utilizamos el oído y otros sentidos, la frase “ver para creer” resuena en nosotros porque estamos acostumbrados a usar los ojos para dar sentido al mundo. A medida que la tecnología y la información aceleran nuestro mundo, las empresas, las startups y las grandes corporaciones se vuelven cada vez más visuales. Recientemente, las organizaciones han descubierto que los inputs visuales generan emociones en las personas. Y si hay algo que nuestros cerebros aman más que las imágenes, son las emociones. Las emociones y la forma en que las procesa nuestro cerebro nos ayudan a pensar, reaccionar y nos motivan a salir de nuestra zona de confort. Necesitamos perfeccionar nuestras habilidades de pensamiento visual, ya que las imágenes producen emociones y esto facilita conexiones más profundas.
Visualizando el QUIÉN y el QUÉ
Como cualquier buena historia, nuestro primer enfoque para comunicar de qué trata una situación compleja y ambigua debería empezar con una explicación del contexto más amplio que rodea al problema, los personajes principales, los papeles que desempeñan y los problemas a los que se enfrentan. Visualizar el panorama general nos ayuda a enganchar a nuestro público, para que quieran saber más. En este primer paso, te guiaremos a través del proceso de visualización de los actores y sus interacciones, la red de problemas que crean esa situación y cómo esos problemas se alimentan unos a otros, produciendo las fuerzas que están detrás del problema.
Mapa de actores
Lo primero que tenemos que hacer es escribir al centro del diagrama una idea general del problema que estemos enfrentando. Por ejemplo: Tenemos problemas para mantener nuestro equipo en buen estado. Ahora hagamos una lista de todos los diferentes tipos de actores directa o indirectamente implicados. El departamento comercial que son quienes hacen el requerimiento inicial, los clientes finales, que son quienes quieren evidencia del buen estado del equipo antes de contratar, El departamento de mantenimiento que son los responsables de reparar y mantener el equipo, el departamento de producción que son los usuarios del equipo, los proveedores que son a quienes compramos los componentes necesarios para realizar las reparaciones y el departamento de compras que es quien autoriza la compra de componentes en función del presupuesto.
Mapa de red
Igual que en el ejemplo anterior, al centro del diagrama escribimos el problema tal cual lo entendemos. Por ejemplo: Tenemos problemas para demostrar que nuestro equipo está en buen estado. Después, en cada uno de los nodos principales podemos escribir los principales insights o hallazgos que tenemos sobre la situación y en los nodos pequeños podemos escribir la evidencia que nos llevó a ese hallazgo. En nuestro caso, uno de los hallazgos está relacionado con el presupuesto y la evidencia que tenemos es que no hay presupuesto para estas reparaciones porque que se detonan cuando llega una nueva venta y, por lo tanto, no están programadas. Otra de las evidencias es que, ya que no hay presupuesto para nuevos componentes, muchas veces reparan y se reutilizan los viejos y tercero, al no haber presupuesto el departamento de compras detiene o dificulta el proceso.
Diagramas de retroalimentación
Si queremos analizar como las diferentes variables identificadas están interrelacionadas y contribuyen a la creación y perpetuación del problema, simplemente ponemos al centro la descripción del problema y al rededor las variables más importantes que afectan o se ven afectadas por esta situación. En nuestro caso, una de las variables es la falta de disposición del área de producción para detener la línea para facilitar las reparaciones. Otra variable es la falta de empoderamiento que la empresa ofrece al área de mantenimiento para poder coordinar a las diferentes partes involucradas. La tercera variable es la forma reactiva en que se generan los requerimientos de mantenimiento y la cuarta la falta de presupuesto para adquirir los componentes necesarios. De esta forma podemos representar como los requerimientos de último minuto estresan el presupuesto disponible y de igual forma la falta de presupuesto dificulta producir la evidencia necesaria para cerrar nuevos contratos. Esto nos ayuda a comunicar como una variable influye a la otra y como esta dinámica produce el problema.
Estas herramientas de pensamiento visual no solo nos ayudarán a aclarar nuestras ideas, sino que también nos sirven a comunicarnos con las diferentes partes interesadas a las que inevitablemente tendremos que dirigirnos cuando comencemos a desenredar la intrincada red de variables que forman estas situaciones complejas y ambiguas. Cada uno de estos diagramas cuenta historias ligeramente distintas desde perspectivas diferentes. Intenta combinar los tres para abordar la situación desde diferentes ángulos. Por ejemplo, puedes utilizar el Mapa de Actores para arrojar luz sobre el QUIÉN. El mapa de red puede ayudarte a presentar el QUÉ. Y puedes apoyarte en el diagrama de retroalimentación para explicar el POR QUÉ.
Visualizando el CÓMO
Las buenas historias también tienen un segundo acto. Una vez que hemos enganchado a nuestro público mostrándole el panorama general, podemos empezar a ayudarle a comprender el funcionamiento interno de la situación con más detalle. En este segundo paso, te guiaremos a través del proceso de utilización de diagramas de flujo para visualizar las acciones y los acontecimientos causantes de la situación. Emplearemos Líneas de Tiempo para representar en orden cronológico los principales acontecimientos que crearon las fuerzas detrás de la situación actual. Y utilizaremos diagramas de Causa y Efecto para ilustrar las causas del problema y sus consecuencias.
Diagramas de flujo
Un diagrama de flujo comienza con un título que representa el problema que deseamos analizar. En nuestro ejemplo, estamos analizando el por qué esta empresa industria tiene problemas para mantener su equipo en buen estado. A continuación escribiremos en la primera columna todas las parte involucradas en este proceso. El cliente, el departamento comercial, el área de mantenimiento, el departamento de producción, el proveedor de componentes y el jefe de la planta. Ahora simplemente dibujamos un óvalo con la palabra inicio frente a quien inicia el proceso y representamos cada una de las acciones que los diferentes stakeholders realizan utilizando rectángulos conectados por flechas. Cada vez que uno de los involucrados tome una decisión, utiliza un rombo para las direcciones en las que el proceso se bifurca para representar en fin del proceso, utiliza otro óvalo con la palabra fin.
Línea de tiempo
Antes de dibujar una línea de tiempo, debes reunir información sobre la fecha, el lugar y una breve descripción de cada acontecimiento. Hay tres tipos de disposición de la línea de tiempo. Utiliza el diseño vertical cuando tengas muchos eventos que resaltar, ya que siempre es más fácil desplazarse hacia abajo que hacia los lados. Si tienes menos puntos, utiliza un diseño horizontal, que es el más adecuado para las presentaciones. O, si prefieres mantener tu línea de tiempo con múltiples puntos en una sola página, puedes optar por un diseño de serpiente. En nuestro ejemplo, hemos utilizado una línea de tiempo para destacar cómo los acontecimientos mundiales han contribuido al problema que esta empresa ha estado enfrentando.
Diagramas de causa y efecto
En el cuadrado del centro del diagrama, escribe el asunto que quieres analizar. A continuación, identifica todas las cosas que están causando el problema y escríbelas en los círculos de la izquierda. Ahora, reflexiona sobre las consecuencias y escríbelas en los círculos de la derecha. En nuestro ejemplo, la empresa tienen problemas producir evidencia de la condición de los equipos porque las solicitudes son de última hora y eso dificulta que el departamento de mantenimiento coordine al departamento de producción y al proveedor de los componentes.
Estos diagramas de procesos nos ayudarán a analizar y comunicar a los miembros de nuestro equipo y a las principales partes interesadas el CÓMO detrás la complejidad y ambigüedad de cada situación. Cada uno de estos gráficos tiene una finalidad distinta. Puedes utilizar diagramas de flujo cuando quieras mostrar un análisis detallado de cómo las acciones y decisiones de todos los implicados contribuyen a la complejidad de una situación. El diagrama de línea de tiempo puede ayudarte a presentar el asunto desde una perspectiva histórica. Por último, el diagrama de causa y efecto te ayudará a explicar las causas profundas de un problema y las consecuencias creadas por ese el mismo.
Visualizando QUÉ PASARÍA SI
La resolución de la historia que hemos venido contando mediante el pensamiento visual llega en el tercer acto. Después de haber explicado a nuestro público el panorama general y el funcionamiento interno de una situación compleja y ambigua, ahora es el momento de utilizar un conjunto diferente de herramientas, más centradas en explorar posibles soluciones que en entender el problema. En este paso, te guiaremos a través del proceso de utilización de Matrices 2x2 para clasificar y evaluar diferentes opciones. Utilizaremos Diagramas de Venn para ilustrar los puntos en común y las diferencias que presenta un conjunto más reducido de opciones. Y utilizaremos Diagramas Mariposa para comparar dos opciones utilizando una lista de criterios de decisión.
Matriz 2x2
Piensa en una decisión que necesitas tomar. En nuestro ejemplo, queremos que sea más fácil mantener el equipo de esta compañía en buen estado. A continuación, define los dos criterios de toma de decisiones más importantes y anótalos en las variables uno y dos. En nuestro caso, estamos utilizando la proactividad, ya que hemos detectado que la actitud reactiva ante el mantenimiento es una de las principales causas del problema y la facilidad de coordinación de las diferentes partes interesadas, porque este ha sido otro de los principales retos en esta situación. Ahora, haz una lluvia de ideas sobre todas las posibles acciones que la podrías tomar para atender el problema en cuestión y acomódalas dependiendo de cómo se desempeña cada una en esas variables. Descubrimos que la forma más proactiva y fácil de coordinar de mantener el equipo en buen estado es definiendo un programa de mantenimiento regular basado en datos históricos de uso y desgaste de los componentes.
Diagramas de Venn
Los diagramas de Venn son una forma de identificar los puntos en común y las diferencias entre dos o tres opciones. Primero, es indispensable reducir el número de opciones a considerar a dos o tres, los diagramas anteriores seguramente pueden ayudarnos a hacerlo. Luego dibuja dos o tres círculos superpuestos, uno para cada opción. En nuestro caso, estamos considerando realizar una, dos o tres iniciativas simultáneamente. Ahora, enumera todas las implicaciones que tienen. Identificamos la implicación de las diferentes combinaciones posibles y nos dimos cuenta de que la mejor solución es implementar las tres posibles iniciativas y la segunda mejor solución es programar el mantenimiento teniendo un stock de repuestos en la planta.
Gráficos de mariposa
Cuando nos sintamos indecisos entre dos opciones aparentemente buenas, podemos utilizar un diagrama mariposa para compararlas. En nuestro ejemplo, estamos comparando un enfoque reactivo con el que la empresa normalmente aborda el mantenimiento de sus equipos, con un enfoque más proactivo al que están considerando migrar. Al centro de esta tabla debemos enumerar los factores importantes para la toma de esta decisión. En nuestro ejemplo escogimos la facilidad de coordinar diferentes departamentos, el uso eficiente del presupuesto y la rapidez con la que necesitamos realizar estas reparaciones. Ahora solo debemos evaluar cada una de las opciones con base en estos factores clave. Por ejemplo, cuando evaluamos el primer factor, concluimos que el instilar intervalos programados de mantenimiento facilita la coordinación de todas las partes interesadas.
Estos diagramas comparativos nos ayudan a evaluar opciones y a tomar decisiones. Se centran en explorar el QUÉ PASARÍA SI, para que nosotros y nuestro equipo podamos pasar de la parálisis a la acción al analizar una situación compleja y ambigua. Cada uno de estos gráficos tiene un objetivo distinto. Podemos utilizar la Matriz 2x2 cuando queramos evaluar múltiples opciones utilizando dos variables diferentes. Los Diagramas de Venn pueden ayudarnos a explorar las similitudes y diferencias entre un conjunto de 2-3 opciones. Por último, el diagrama de mariposa nos ayuda a decidir entre dos opciones aparentemente iguales, comparándolas una al lado de la otra utilizando un conjunto de atributos críticos.
El pensamiento visual es un lenguaje que todo profesional necesita aprender, sobre todo cuando tenemos que desenmarañar situaciones complejas y ambiguas. No podemos transmitir adecuadamente la naturaleza sistémica del panorama general solo con palabras. Además, si intentamos explicar los entresijos de un problema complejo utilizando solo la comunicación verbal, es probable que produzcamos más confusión que claridad. Y si no visualizamos nuestras opciones, no sabremos cuáles son las inevitables ventajas y desventajas de cada decisión. Cambiar es difícil, pero sin claridad sobre el contexto, los mecanismos de la situación y las decisiones que debemos tomar, el cambio es casi imposible.
El pensamiento visual puede ayudarnos a explicar el QUIÉN, el DÓNDE y el CUÁNDO de cualquier situación complicada. También puede ayudarnos a simplificarla pintando (literalmente) una imagen más clara del CÓMO y el CUÁNDO. Y lo que es más importante, nos ayuda a poner a nuestro equipo en acción explorando el QUÉ PASARÍA SI. Puede parecer una tontería para algunos, pero todos somos pensadores visuales, nos guste aceptarlo o no. Y puede parecer difícil para otros, pero todo lo que necesitamos es un trozo de papel, un bolígrafo y nuestra imaginación.