Gestão do Tempo_Módulo III_Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

GESTÃO DO TEMPO MÓDULO III

Estratégias para Gerir Melhor o Tempo www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

ÍNDICE

MÓDULO III – ESTRATÉGIAS PARA GERIR MELHOR O TEMPO

3

Objetivos Pedagógicos

3

Conteúdos Programáticos

3

1. Pensar em Termos de Objetivos

4

2. Como Formular Corretamente os seus Objetivos

5

3. Harmonizar os seus Objetivos de Ordem Profissional e Particular

6

4. Estabelecer Prioridades

8

4.1 – Hierarquização de Atividades

8

5. Lei de Pareto

10

6. Refletir Antes de Iniciar uma Atividade

12

7. Proceder a uma Análise das suas Práticas de Trabalho

13

8. Fazer uma Avaliação dos Pontos Fortes e Fracos

14

9.Avaliar a Organização do seu Posto de Trabalho

15

10. Reconhecer o Impacto que os Imprevistos têm na sua Forma de Gerir o Tempo

16

2 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

Módulo III - Estratégias para Gerir melhor o Tempo

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS

No final deste módulo deverá ser capaz de:

• Identificar as etapas para implementar uma eficaz gestão de tempo; • Reconhecer as vantagens de pensar em termos de objetivos; • Definir objetivos pessoais e profissionais; • Reconhecer a importância de conciliar objetivos pessoais, profissionais e organizacionais; • Hierarquizar tarefas de acordo com as prioridades; • Avaliar o impacto da Lei de Pareto nas atividades diárias; • Analisar as práticas de trabalho individual; • Avaliar a organização do posto de trabalho.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

• Etapas para uma gestão eficaz do tempo; • Definição de objetivos pessoais e profissionais; • A importância de conciliar objetivos pessoais, profissionais e organizacionais; • Hierarquização de tarefas de acordo com as prioridades; • Lei de Pareto e suas implicações nas atividades diárias; • Analise das práticas de trabalho individual; • Organização do posto de trabalho.

3 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

1.

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

PENSAR EM TERMOS DE OBJETIVOS Se não se sabe para onde se vai, nunca se saberá quando se chega.

Para organizar o futuro, deve-se começar por estabelecer uma escala de valores e formular ideais pessoais - objetivos, estratégias e medidas. Poderá definir os seus objetivos e estratégias individuais a partir

do

contexto,

sociedade,

família,

situação

profissional e, diretamente, a partir dos ideais pessoais.

O facto de pensar em termos de objetivos: • É um desafio que lança a si próprio; • Provoca uma maneira de raciocinar e de agir voltada para o futuro; • Leva-o para onde pretende ir; • Ajuda-o a estabelecer prioridades.

IMPORTANTE É O QUE ME AJUDA A ALCANÇAR OS MEUS OBJETIVOS

4 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

2. COMO FORMULAR CORRETAMENTE OS SEUS OBJETIVOS

Os objetivos corretamente definidos reconhecem-se pelas seguintes características:

• explicitação clara do que se quer realizar (e não apenas dos meios para o conseguir); • os resultados a atingir são mensuráveis e/ou observáveis; • fixou-se um prazo (realização prevista em determinada data); • são realistas e atingíveis.

Os objetivos que não estão claros, que não se recordam constantemente, têm poucas probabilidades de serem cumpridos.

5 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

3. HARMONIZAR OS SEUS OBJETIVOS DE ORDEM PROFISSIONAL E PARTICULAR

Far-se-iam muito mais coisas se víssemos nelas menos impossíveis.

La Rochefoucauld

41I A perseguição de objetivos de ordem pessoal em diversos domínios pode gerar alguns conflitos:

• objetivos de ordem privada (não profissionais): lazer, família, saúde, etc.; • participação na realização dos objetivos da empresa; • objetivos pessoais referentes à profissão (remuneração, contactos sociais, segurança do emprego, trabalho interessante, reconhecimento dos méritos pessoais pelos outros, carreira, etc.).

É possível harmonizar entre si os objetivos sectoriais e o conjunto dos objetivos de ordem pessoal, tanto do ponto de vista do conteúdo como quanto ao prazo de realização.

A figura seguinte mostra como harmonizar objetivos de ordem profissional e privada.

6 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Objetivos da empresa

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

Objetivos Pessoais

Objetivos Pessoais Relativos à Profissão

Escolha dos objetivos

Escolha dos objetivos

Escolha dos objetivos

Coordenação parcial

Coordenação parcial

Coordenação parcial

CONCEBER UM SISTEMA HARMONIOSO GLOBAL DE OBJETIVOS COM BOAS POSSIBILIDADES DE REALIZAÇÃO E RISCOS MÍNIMOS DE CONFLITO MÚTUO

ESPELHO

Comportamento adaptado aos objetivos: “Não somos só o nosso comportamento, somos também a pessoa que dirige o nosso comportamento.”

7 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

4. ESTABELECER PRIORIDADES

4.1– HIERARQUIZAÇÃO DE ATIVIDADES As solicitações diárias são múltiplas, o que dificulta que se atinjam os objetivos fixados. É necessário hierarquizar as atividades de modo a poder estabelecer-se a sua ordem de execução.

São importantes as atividades que contribuem para a realização dos objetivos. Tendem a ter consequências a longo prazo. As atividades urgentes podem ou não relacionar-se com os objetivos e têm consequências a curto prazo.

HIERARQUIZAÇÃO DE TAREFAS

IMPORTANTE

ATIVIDADES B

ATIVIDADES A

ESPERAR

EXECUTAR

DELEGAR

IMEDIATAMENTE

ATIVIDADES D

SECUNDÁRIO

GRAU DE IMPORTÂNCIA

(Princípio de Eisenhower)

ATIVIDADES C

NÃO EXECUTAR

A EXECUTAR DELEGAR EM TEMPO ÚTIL

NÃO URGENTE

URGENTE

GRAU DE URGÊNCIA

8 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

• A resolução de crises, greves, problemas com clientes, são exemplos de atividades simultaneamente importantes e urgentes; • O planeamento e desenvolvimento de projetos, formação de pessoal, são atividades da maior importância que frequentemente são adiadas uma vez que não são urgentes; • Os telefonemas urgentes e as visitas inesperadas, que consomem cerca de 50 a 70% do dia são, na maior parte dos casos, pouco importantes;

• As pausas para café, as conversas de corredor, os atrasos, desprovidos de importância ou urgência, consomem também uma parte significativa do dia.

Deixamos agora mais um excerto de um filme sobre a importância que a delegação de tarefas pode ter para “ganhar tempo”:

9 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

5. LEI DE PARETO

Com muita frequência, a partir de um pequeno período de tempo atinge-se grande parte dos resultados. Distinga o essencial do acessório.

RESULTADOS

80%

20% TEMPO UTILIZADO

Esta é uma realidade que não pode esquecer:

80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço

10 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

O estabelecimento de prioridades permite:

• Agir rapidamente em situações de emergência; • Responder imediatamente a uma oferta; • Detetar e aproveitar uma oportunidade; • Equilibrar melhor os investimentos do tempo; • Dar um sentido aos acontecimentos.

11 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

6. REFLETIR ANTES DE INICIAR UMA ATIVIDADE

Ao iniciar um trabalho coloque as seguintes questões a si próprio:

1. Este trabalho é necessário?

Em caso afirmativo passe para a questão 2.

Caso contrário desista imediatamente!

2. Devo ser eu próprio a fazê-lo?

Em caso afirmativo passe para a questão 3.

Caso contrário, tratando-se de atividades habituais, delegue tarefas, competências e responsabilidades. As atividades complexas podem ser entregues a uma equipa que desenvolva o projeto.

3. Devo fazer agora, ou devo pegar numa tarefa mais importante?

Em qualquer situação procure atacar o que é mais importante antes de iniciar as tarefas urgentes.

4. Estou a trabalhar em condições ótimas?

Se não estiver procure otimizá-las, racionalizando os meios de que dispõe.

Ao fazer esta reflexão não se esqueça que as palavras de ordem são: simplificar, automatizar o trabalho, retirar o melhor partido dos métodos, técnicas e instrumentos de trabalho.

12 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

7. PROCEDER A UMA ANÁLISE DAS SUAS PRÁTICAS DE TRABALHO Com base no que foi dito nos pontos anteriores, inicie uma análise às suas atividades e ao tempo dispendido em cada uma delas.

Quais são as suas atividades principais e as secundárias? Quanto tempo despende com as atividades principais e com as secundárias? E, finalmente, quais serão as situações que perturbam mais as suas atividades?

QUESTÕES

ANÁLISE



a) O que faço na minha atividade

Tarefa principal ou prioritária e tarefas decorrentes

profissional?

b) O que faço realmente durante o dia?



Análise da utilização diária do tempo e das atividades

Qual o tempo de que disponho e o que me é imposto

c) Quais são as situações que me



Análise dos hábitos durante o trabalho



Análise do posto de trabalho



Análise do comportamento

impedem de me dedicar a 100% ao trabalho?

d) Terei o meu posto de trabalho corretamente organizado

e) Como reajo ao stress e às tensões do dia a dia

13 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

8. FAZER UMA AVALIAÇÃO DOS PONTOS FORTES E FRACOS

Comece por pensar naquilo que realmente faz. De seguida faça uma análise dos seus pontos fortes e fracos e procure definir estratégias que desenvolvam ou neutralizem esses pontos.

Pontos fortes: o que faço com prazer, o que me permite alcançar resultados e ser bem sucedido, o que me vale o reconhecimento dos outros, o que me causa sensação de bemestar e segurança.

Estratégia para desenvolver ainda mais estes aspetos: explorar sistematicamente estas capacidades, procurar inovar e desenvolver áreas afins.

Pontos Fracos: O que faço com menos prazer ou me custa realmente fazer, o que faço com menos rendimento, o que costuma ser apontado pelos outros como falhas, o que provoca em mim sentimentos de insegurança.

Estratégia para neutralizar ou diminuir estes pontos: se possível, delegar essas funções; senão, reconhecer a sua existência perante si mesmo e os outros e procurar ajuda em termos de formação técnica ou outra indicada para o efeito.

14 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

9. AVALIAR A ORGANIZAÇÃO DO SEU POSTO DE TRABALHO

Analise o seu local de trabalho, pondere se está rodeado apenas do que lhe é necessário e se a documentação se encontra organizada de forma a encontrar toda a informação sem desperdício de tempo.

A forma como temos organizado o nosso posto de trabalho é, sem dúvida, um dos fatores fundamentais para se poder gerir o tempo adequadamente. Nada pior do que demorar uma infinidade de tempo à procura de um documento, ou não saber sequer onde se encontra.

15 www.nova-etapa.pt

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

10. RECONHECER O IMPACTO QUE OS IMPREVISTOS TÊM NA SUA FORMA DE GERIR O TEMPO

De igual forma, poderá também avaliar em que medida reage ao stress e aos imprevistos na decorrer da sua atividade.

Uma resposta positiva poderá fazê-lo pensar em mudar a sua forma de gerir o tempo. A sua saúde pode também estar em risco. Responda ao questionário seguinte.

Questionário sobre a Reação ao Stress e Imprevistos Instruções: Compare a sua situação com as afirmações que se seguem. Assinale com um “x” a que mais se adequa.

Reações/Atitudes

Muitas vezes

1.Irrito-me quando tenho de esperar.

2.Levo trabalho para casa com frequência.

3.Sou frequentemente solicitado por muita gente.

4.Nunca faço pausas.

5.Fico perturbado com frequência (telefone, pessoas estranhas, etc.).

16 www.nova-etapa.pt

De tempos em tempos

Raramente

Gestão do Tempo - elearning

Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo

6.Quando quero um trabalho bem feito, tenho de ser eu a fazê-lo.

7.Os meus colegas de equipa não são suficientemente qualificados.

8.Quando me ausento (férias, doença, etc.) fico com a secretária cheia de papéis.

9.Fico frequentemente a trabalhar para além das horas de serviço.

10.Tenho com frequência a sensação de ter excesso de trabalho.

TOTAL

Apuramento de Resultados: Se tiver entre 5 e 8 “Muitas vezes”, tenha cuidado com a sua saúde. Pode estar sobrecarregado de trabalho e a precisar de fazer alguns ajustamentos. Tome em consideração que a sua vida não se pode resumir à vida profissional, sob a pena de ficar emocionalmente desequilibrado.

Agora que terminou a análise da sua situação em termos de práticas de trabalho e que conhece com maior pormenor e lucidez os seus pontos fortes e os seus pontos fracos, concentre-se então na solução para os problemas identificados.

Reúna toda a sua energia e ponha em prática um plano de ação para melhorar a sua forma de organização e gestão do tempo.

17 www.nova-etapa.pt