مهارات الإشراف الفعال

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ّ

Effective Supervisory Skills

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬ ‫‪Effective Supervisory Skills‬‬ ‫‪1441‬هـ ‪2019 -‬م‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪2‬‬

‫مقدمة‬ ‫اإلدارة‪ :‬هــي االســتخدام الفعــال والكــفء للمــوارد البشــرية والماديــة والماليــة والمعلومــات واألفــكار‬ ‫والوقــت مــن خــال العمليــات اإلداريــة المتمثلــة فــي التخطيــط‪ ،‬والتنظيــم والتوجيــه والرقابــة بغــرض تحقيــق‬ ‫األهــداف‪.‬‬ ‫إن اإلدارة كلمــة ليــس لهــا معنــى واحــد لــه صفــة القبــول العــام إذ يمكــن تعريفعهــا بعبــارات مختلفــة‪ ،‬ولكــن‬ ‫المفهــوم الشــامل لــإدارة يمكــن صياغتــه بأنهــا ‹مجموعــة مــن األنشــطة المتميــزة الموجهة نحو االســتخدام‬ ‫الكــفء والفعــال للمــوارد‪ ،‬وذلــك لغــرض تحقيــق هــدف مــا‪ ،‬أو مجموعــة مــن األهــداف‪.‬‬

‫والمفهوم الشامل للعمل اإلداري يتضمن‪:‬‬ ‫مجموعــة مــن األنشــطة المتميــزة‪ ،‬وهــذه األنشــطة‬ ‫يمكــن تصنيفهــا إلــى أربعــة تصنيفــات هــي‪ :‬التخطيــط‪،‬‬ ‫التنظيــم‪ ،‬التوجيــه‪ ،‬الرقابــة‪.‬‬ ‫االســتخدام الكــفء والفعــال للمــوارد التــي تتعامــل معها‬ ‫المنظمــة وهــي مــوارد بشــرية‪ ،‬مادية‪ ،‬ماليــة‪ ،‬معلوماتية‪.‬‬

‫العمــل اإلداري هــو عمــل هــادف يســعى لتحقيــق هــدف‬ ‫محــدد أو مجموعــة مــن األهــداف‪.‬‬

‫إن اإلدارة ليســت تنفيـ ًـذا لألعمــال‪ ،‬بــل إن األعمــال تنفــذ‬ ‫بواســطة اآلخريــن‪.‬‬

‫انتبه‬

‫شــارك وتعلــم وأخطــئ وصحــح الخطــأ داخــل حجــرة التدريــب كمــا‬ ‫تشــاء ‪ ........‬فــإن كلفــة الخطــأ هنــا أقــل بكثيــر مــن كلفتــه فــي‬ ‫الحيــاة العمليــة‪ ،‬ولــذا فأنــت هنــا لتجنــب عمليــة التجربــة والخطــأ‬ ‫وألخــذ الخبــرة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪4‬‬

‫‪01‬‬ ‫دور ومسئوليات اإلدارة‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪5‬‬

‫دور ومسئوليات اإلدارة‬ ‫هل اإلدارة علم أم فن؟‬

‫خالصــا أم فنً ــا خالصــاً أم مزيجــا مــن‬ ‫علمــا‬ ‫ً‬ ‫اختلــف الكتــاب والممارســون فــي اإلدارة مــن حيــث كونهــا ً‬ ‫العلــم والفــن؟‬

‫اإلدارة فن خالص‪:‬‬

‫ويــرى أصحــاب هــذا الــرأي أن اإلدارة تتطلــب مهــارات ومواهــب إنســانية‪ ،‬خاصــة يتم تنميتها بالممارســة‬ ‫والخبــرة المكتســبة‪ ،‬ألن اإلدارة تتعامــل مــع البشــر الذيــن يختلفــون فــي مكوناتهــم وســلوكهم‪ ،‬وهــذا‬ ‫التعامــل يحتــاج مهــارة وموهبــة مــن المديريــن‪ ،‬وكمــا يوجــد ‘مبدعــون’ فــي أي مجــال فــإن هنــاك‬ ‫مديــرون ماهــرون فــي مجالهــم‪.‬‬

‫اإلدارة علم خالص‪:‬‬

‫ويــرى أصحــاب هــذا الــرأي أن اإلدارة هــي علــم اســتخدام الجهــد اإلنســاني‪ ،‬حيــث إن العلــم يقــوم‬ ‫علــى جميــع المعلومــات والبيانــات والمالحظــات وتنظيمهــا وتفســيرها بغــرض الوصــول إلــى حقائــق‬ ‫وقواعــد وقوانيــن عامــة‪ ،‬لتفســير الظواهــر والتنبــؤ بحدوثهــا‪ ،‬ويــرى هــؤالء أن اإلدارة المعاصــرة لهــا‬ ‫علميــا‪ ،‬كمــا أن‬ ‫جوانــب مــن العلــم‪ ،‬فالكثيــر مــن الظواهــر التنظيميــة أصبحــت تخضــع للبحــث وتختبــر‬ ‫ً‬ ‫ـتخدما فــي كثيــر مــن مجــاالت وأنشــطة اإلدارة‪.‬‬ ‫األســلوب أو المنهــج العلمــي فــي التفكيــر أصبــح مسـ‬ ‫ً‬ ‫وإن اختلــف األســلوب العلمــي فــي مجــال اإلدارة شــأنه فــي ذلــك شــأن العلــوم اإلنســانية عــن مجاالت‬ ‫العلــوم الطبيعيــة‪.‬‬

‫اإلدارة علم خالص‪:‬‬

‫فنحــن إذا اعتبرنــا اإلدارة فنً ــا‪ ،‬فــإن هــذا ال يعنــي إنــكار وجــود العلــم فيهــا‪ ،‬ألن أي فــن ال بــد وأن يعتمــد‬ ‫علــى علــم مســاند‪ ،‬وأي فــن ال بــد لــه مــن علــم ودراســة تصقلــه‪ ،‬كمــا أن العمــل العلمــي البحــت عنــد‬ ‫عمليــا؛ فــا بــد مــن وجــود مهــارات ومواهــب معينــة حتــى يمكــن تطبيقــه بنجــاح‪ ،‬وهــذه‬ ‫تطبيقــه‬ ‫ً‬ ‫المواهــب والمهــارات هــي التــي تمثــل الجانــب الخــاق لــدى الممــارس‪ .‬واإلداري فــي أي موقــع أو‬ ‫مجــال يحتــاج لإللمــام بعــوم أخــرى بجانــب خبراتــه اإلداريــة كاإلحصــاء واالقتصــاد وعلــم النفــس‪ ،‬وغيرهــا‬ ‫مــن العلــوم‪ .‬مــن هــو المديــر الناجح؟الــذي يحســن اســتخدام المهــام اإلداريــة‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪6‬‬

‫تدريب‬ ‫هل من الممكن أن تساهم السياسات‪ ،‬الخطط ‪ ،‬الموظفين واإلجرارءات فى صنع إدارة جيدة ؟‬

‫‪02‬‬ ‫األصول العامة لإلدارة‬

‫األصول العامة لإلدارة‬

‫تقسيم العمل‪:‬‬

‫التخصــص يتيــح للعامليــن والمــدراء كســب البراعــة والضبط والدقة والتي ســتزيد من جــودة المخرجات‪.‬‬ ‫وبالتالــي نحصــل علــى فعاليــة أكثــر فــي العمل بنفس الجهــد المبذول‪.‬‬

‫السلطة‪:‬‬

‫إن إعطــاء األوامــر والصالحيــات للمنطقــة الصحيحــة هــي جوهــر الســلطة‪ .‬والســلطة متأصلــة فــي‬ ‫األشــخاص والمناصــب فــا يمكــن تصورهــا كجــزء مــن المســؤولية‪.‬‬

‫الفهم‪:‬‬

‫تشــمل الطاعــة والتطبيــق والقاعــة والســلوك والعالمــات الخارجيــة ذات الصلــة بيــن صاحــب العمــل‬ ‫والموظفيــن‪ .‬هــذا العنصــر مهــم جــدا فــي أي عمــل‪ ،‬مــن غيــره ال يمكــن ألي مشــروع أن ينجــح‪ ،‬وهــذا‬ ‫هــو دور القــادة‪.‬‬

‫وحدة مصدر األوامر‪:‬‬

‫يجــب أن يتلقــى الموظفيــن أوامرهــم مــن مشــرف واحــد فقــط‪ .‬بشــكل عــام يعتبــر وجــود مشــرف‬ ‫واحــد أفضــل مــن االزدواجيــة فــي األوامــر‪.‬‬

‫يد واحدة وخطة عمل واحدة‪:‬‬

‫مشرف واحد بمجموعة من األهداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس األهداف‪.‬‬

‫إخضاع االهتمامات الفردية لالهتمامات العامة‪:‬‬ ‫إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن ال يطغى على اهتمامات المنظمة‪.‬‬

‫مكافآت الموظفين‪:‬‬

‫قيمــة المكافــآت المدفوعــة يجــب أن تكــون مرضيــة لــكل مــن الموظفيــن وصاحــب العمــل‪ .‬ومســتوى‬ ‫الدفــع يعتمــد علــى قيمــة الموظفيــن بالنســبة للمنظمــة‪ .‬وتحلــل هــذه القيمــة لعــدة عوامــل مثــل‪:‬‬ ‫تكاليــف الحيــاة‪ ،‬توفــر الموظفيــن‪ ،‬والظــروف العامــة للعمــل‪.‬‬

‫الموازنة بين تقليل وزيادة االهتمامات الفردية‪:‬‬

‫هنالــك إجــراءات مــن شــأنها تقليــل االهتمامــات الفرديــة‪ .‬بينمــا تقــوم إجــراءات أخــرى بزيادتهــا‪ .‬فــي كل‬ ‫الحــاالت يجــب الموازنــة بيــن هذيــن األمريــن‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪9‬‬

‫قنوات االتصال‪:‬‬

‫السلســلة الرســمية للمــدراء مــن المســتوى األعلــى لألدنــى “تســمى الخطــوط الرســمية لألوامــر”‪.‬‬ ‫والمــدراء هــم حلقــات الوصــل فــي هــذه السلســلة‪ .‬فعليهــم االتصــال مــن خــال القنــوات الموجــودة‬ ‫فيهــا‪ .‬وباإلمــكان تجــاوز هــذه القنــوات فقــط عندمــا توجــد حاجــة حقيقــة للمشــرفين لتجاوزهــا وتتــم‬ ‫الموافقــة بينهــم علــى ذلــك‪.‬‬

‫األوامر‪:‬‬

‫الهدف من األوامر هو تفادي الهدر والخسائر‪.‬‬

‫العدالة‪:‬‬

‫المراعاة واإلنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع األشخاص في السلطة‪.‬‬

‫استقرار الموظفين‪:‬‬

‫يقصــد باالســتقرار بقــاء الموظــف فــي عملــه وعــدم نقلــه مــن عمــل آلخــر‪ .‬ينتــج عــن تقليــل نقــل‬ ‫الموظفيــن مــن وظيفــة ألخــرى فعاليــة أكثــر ونفقــات أقــل‪.‬‬

‫روح المبادرة‪:‬‬

‫يجــب أن يســمح للموظفيــن بالتعبيــر بحريــة عــن مقترحاتهــم وآرائهم وأفكارهم على كافة المســتويات‪.‬‬ ‫فالمديــر القــادر علــى إتاحــة هــذه الفرصــة لموظفيــه أفضــل بكثــر مــن المديــر الغير قــادر على ذلك‪.‬‬

‫إضفاء روح المرح للمجموعة‪:‬‬

‫فــي الوحــدات التــي بهــا شــدة‪ :‬علــى المــدراء تعزيــز روح األلفــة والترابــط بيــن الموظفيــن ومنــع أي أمــر‬ ‫يعيــق هــذا التآلــف‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪10‬‬

‫‪03‬‬ ‫مهارات اإلشراف‬

‫مهارات اإلشراف‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫اإلشراف هو إنجاز األعمال عن طريق الغير‪ ،‬مع استمرار مسئولية المشرف عن إتمام العمل سواء من‬ ‫ناحية الكم أو الكيف بأقل جهد وتكلفة وأعلى عائد وإنتاجية‪.‬‬

‫المشرف هو‬

‫المشرف هو‬

‫المشرف هو‬

‫المشرف هو‬

‫لديه مسئولية أو‬ ‫سلطة يمارسها على‬ ‫آخرين‪.‬‬

‫وهذه المسئولية هي‬ ‫أمام مستوى إداري‬ ‫أعلى من مستوى‬ ‫وظيفته‪ ،‬ذلك بغرض‬ ‫أداء عمل الفريق تحت‬ ‫رقابته‪.‬‬

‫والمشرف‪ ،‬كما عرف‬ ‫تقليدياً – هو مدير‬ ‫يقضي معظم وقته‬ ‫في العمل اللصيق‬ ‫مع آخرين‪.‬‬

‫مسئول عن التأكد‬ ‫من أن العمل قد تم‬ ‫تنفيذه عن طريق‬ ‫األفراد وحسب‬ ‫التعليمات مع‬ ‫محدودية التصرف‪.‬‬

‫التمييز بين اإلشراف واإلدارة‪:‬‬ ‫اإلشراف‬

‫اإلدارة‬

‫اإلنجاز اليومي والصلة اليومية‬ ‫بين المشرف والموظفين‪.‬‬

‫العمل عن بعد‪ ،‬باستخدام‬ ‫وسائلها في المتابعة قياساً‬ ‫على الخطط الموضوعة‪.‬‬

‫الفرق بين اإلشراف واإلدارة‬ ‫أن اإلشــراف يعنــي العمــل علــى مــدى قريــب ومعالجــة الحــاالت عنــد بدايــة ظهورهــا‪ ،‬بينـــما تعـــني اإلدارة‬ ‫ممارســة الـــرقاب عـــن بعـــد باســتخدام وســائل إداريــة أخــرى‪ .‬ويمــارس المشــرف ســلطات أقــل مــن المديــر مــع‬ ‫كثافــة فــي االتصــال اليومــي مــع الموظفيــن‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪12‬‬

‫مهارات اإلشراف‬ ‫‪-1‬حل المشكالت وصنع القرار‬ ‫القــرار خيــار مــن بيــن عــدة بدائــل وإجــراءات عمليــة لمعالجــة مشــكلة معينــة‪ .‬وتعـ ّـرف المشــكلة بأنهــا الفــرق‬ ‫بيــن الوضــع القائــم والوضــع المرغــوب فيــه‪ .‬وتتواجــد المشــكلة حيــن يكــون هنــاك فــرق بيــن الوضــع القائــم‬ ‫للعمــل‪ ،‬ومــا ينبغــي أن يكــون عليــه‪ .‬وهــو مــا يطلــق عليــه فجــوة األداء‪.‬‬ ‫أمــا صنــع القــرار فإنــه يعنــي اإلجــراء الــذي بموجبــه يتــم اختيــار أفضــل الطــرق مــن بيــن مجموعــة مــن البدائــل‬ ‫المتاحــة لحــل المشــكلة‪.‬‬ ‫هل كل المشكالت هامة؟ قد يكون من األفضل ترك المشكلة قائمة ناقش متى يكون ذلك‪.‬‬ ‫مواجهة المشرف للمشكلة‪:‬‬ ‫ينقسم المشرفون إلى ثالث فئات في تعاملهم مع المشكلة هي‪:‬‬

‫يتحاشون ويتهربون‬ ‫من المواجهة‪.‬‬

‫يبحثون عن‬ ‫المشكالت من‬ ‫خالل متابعتهم‬ ‫وتنبؤاتهم لما قد‬ ‫يحدث‪.‬‬

‫يجتهدون إليجاد‬ ‫الحل (حالل العقد)‪.‬‬

‫األسلوب العلمي لحل المشكالت‪:‬‬ ‫الخطوات‪:‬‬

‫‪1‬‬

‫التعرف على‬ ‫المشكلة‬ ‫وتحديد أبعادها‬ ‫مع عدم انتقاد‬ ‫الوضع الراهن‪.‬‬

‫‪2‬‬ ‫تشخيص‬ ‫المشكلة‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫إيجاد وتقييم البدائل‬ ‫المتاحة‪( .‬وهي‬ ‫المرحلة التي تبرز‬ ‫فيها قدرات المشرف‬ ‫في اإلبداع واالبتكار‬ ‫وتقديم الحلول‬ ‫المبتكرة)‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫اختيار البديل‬ ‫األفضل‬ ‫حسب المعايير‬ ‫المحددة لحل‬ ‫المشكلة‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪13‬‬

‫‪-2‬االتصاالت اإلدارية‪:‬‬ ‫تعــرف االتصــاالت بأنهــا تدفــق المعلومــات ‪ /‬العمــل داخــل وخــارج المنظمــة‪ .‬ويكــون التدفــق إلــى أســفل‬ ‫ّ‬ ‫وأعلــى‪ ،‬وأفقــي ومتقاطــع‪ ،‬ومــع منظمــات أخــرى‪ ،‬أو عمــاء‪.‬‬ ‫المعوقات الحسية‪:‬‬ ‫ضعف السمع‬

‫ضعف‬ ‫اإلرسال‪/‬‬ ‫اللغة‬

‫طريقة التحدث‬ ‫والتكلف في‬ ‫الكالم‪.‬‬

‫القدرات العقلية‬

‫مــن المعوقــات‪ :‬ســوء التفســير‪ ،‬عــدم ســامة النقــل‪ ،‬كثــرة المعلومــات‪ ،‬تعقــد وكبــر حجــم التنظيــم اإلداري‬ ‫وتعــدد الجهــات التــي تصــدر منهــا التعليمــات‪.‬‬ ‫مســئولية المشــرف‪ :‬تفهــم احتياجــات العمــل مــن قنــوات االتصــال الرســمي المالئمــة لــكل موقــف‪ ،‬وأن‬ ‫يكــون الموظفــون علــى علــم والتــزام بهــا‪.‬‬

‫أخطاء المشرفين في االتصال بالموظفين‬ ‫من أهم أخطاء المشرفين في اتصالهم بالموظفين ما يلي‪:‬‬

‫عدم تزويدالموظف‬ ‫بالمعلومة المتكاملة‪.‬‬

‫‪1‬‬

‫إخطار الموظف بشيء‬ ‫ما بعد فوات الوقت‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫استخدام وسيلة‬ ‫(مثال‬ ‫االتصال الخطأ‬ ‫ً‬ ‫بدال‬ ‫رسالة شفوية ً‬ ‫من الكلمة المكتوبة)‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫إعطاء الموظف‬ ‫معلومات خاطئة وغير‬ ‫صحيحة‪.‬‬

‫‪4‬‬

‫‪5‬‬

‫االتصال بطريقة تحمل الكثير‬ ‫من السخرية والتهكم والشعور‬ ‫العدائي‪ ،‬أو إنها بأسلوب عاطفي‬ ‫بدرجة مبالغ فيها‪.‬‬

‫‪6‬‬

‫التحدث بلغة فيها كثير من‬ ‫التكلف وتتضمن مصطلحات‬ ‫فنية بغرض “االستعراض”‪.‬‬

‫‪7‬‬

‫انتقاد وتقريع الموظف أمام‬ ‫اآلخرين‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪14‬‬

‫‪-3‬إدارة الوقت‬

‫الوقت من أندر الموارد المتاحة فال بد من تنظيمه وحسن استغالله‪.‬‬ ‫ويمكن تقسيم الوقت إلى ‪:‬‬

‫وقت يمكن‬ ‫التحكم فيه (مثل‬ ‫وقت االتصاالت‬ ‫مع الموظفين‬ ‫وبعض العمالء)‪.‬‬

‫وقت يصعب‬ ‫التحكم فيه مثل‬ ‫االتصال مع‬ ‫الرؤساء وكبار‬ ‫العمالء‪.‬‬

‫التفويض ‪ ،‬والتكليف‬ ‫وإعادة توزيع‬ ‫المهام ورفع كفاءة‬ ‫الموظفين‪.‬‬

‫يكتفي المشرف‬ ‫بالمهام التي يتقن‬ ‫أداءها‪.‬‬

‫اإلعداد الجيد‬ ‫لمقابالت العمالء‪.‬‬

‫حلول مقترحة لزيادة الوقت‬ ‫المتاح‪:‬‬

‫تنظيم المعلومات‬ ‫وتحسين طرق‬ ‫استرجاعها‪.‬‬

‫تبسيط اإلجراءات‬ ‫وإحالة الموضوعات‬ ‫للمختصين‪.‬‬

‫إيجاد العوازل إلبعاد‬ ‫االتصاالت الطفيلية‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪15‬‬

‫هذا وجدير بالذكر أن األعمال تنقسم حسب أهميتها إلى‪:‬‬

‫مهم‬ ‫وعاجل‬

‫مهم وغير‬ ‫عاجل‪.‬‬

‫عاجل وغير‬ ‫مهم‪.‬‬

‫عاجل‬ ‫مهم‬

‫غير مهم‬

‫غير عاجل‬ ‫وغير مهم‬

‫غير عاجل‬ ‫ •الدراسة وتطوير الذات‪.‬‬ ‫ •التخطيط وبناء المستقبل‪.‬‬

‫ •الوجبات الطارئة‬ ‫ •المهام العاجلة‬

‫(مطلوبة بعد يوم‪ ،‬شهر‪ ،‬أوسنة)‬

‫(مطلوبة في هذه اللحظة)‬

‫مقاطعة صديقك لك أثناء عملك •األلعاب التي ال فائدة منها‪.‬‬ ‫ •الثرثرة في أمور غير مهمة‪.‬‬ ‫الهوايات‪،‬تصفح اإلنترنت ‪.‬‬ ‫(غير مهمة‪ ،‬ومطلوبة اآلن)‬

‫(غير مهمة‪ ،‬ومطلوبة اآلن)‬

‫لذا يجب إنجاز األعمال حسب درجة أهميتها وسيتم شرح مصفوفة الوقت بالتفصيل الحقاً فى إدارة‬ ‫الوقت وظغوط العمل كما جاء بالترتيب السابق‪.‬‬

‫‪-4‬التفويض الفعال ‪:‬‬

‫التفويض هـو “ نقـل سلطـة اتخاذ القرار من صاحب الصالحية للمستويات التالية له‪( .‬فوضوا تصحوا)‪.‬‬ ‫أسباب التفويض‪:‬‬

‫السرعة في‬ ‫اتخاذ القرار‬ ‫في موقع‬ ‫العمل‪.‬‬

‫كبر حجم‬ ‫العمليات‬ ‫وتوزيعها‬ ‫جغرافياً ‪.‬‬

‫تدريب‬ ‫الموظفين‬ ‫على تحمل‬ ‫المسئولية‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪16‬‬

‫عناصر التفويض‪:‬‬

‫‪1‬‬

‫تحديد دقيق‬ ‫للمهام‬ ‫المطلوب اتخاذ‬ ‫قرار بشأنها‪.‬‬

‫‪2‬‬

‫‪3‬‬

‫منح الموظف‬ ‫صالحية التصرف‬ ‫في الموارد ألداء‬ ‫مهامه‪.‬‬

‫‪4‬‬ ‫الصالحية‬ ‫والسلطة بقدر‬ ‫المسئولية‪.‬‬

‫الرقابة على‬ ‫التفويض‪.‬‬

‫إرشادات حول التفويض‪:‬‬ ‫هذه اإلرشادات تساعد المشرف في التفكير حول التفويض وما ينبغي أن يعمله ‪:‬‬

‫ينبغي على‬ ‫المشرف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫بالنشاطات‬ ‫والمهام التي‬ ‫يجد فيها متعة‬ ‫أكبر بتفوقه فيها‬ ‫على مرؤوسيه‪.‬‬

‫أن يحتفظ‬ ‫بالنشاطات‬ ‫وبالصالحيات‬ ‫الخاصة بالتغيير‬ ‫حيث أن التفويض‬ ‫يكون دائماً‬ ‫في المسائل‬ ‫المستقرة‪ ،‬والتي‬ ‫يمكن برمجتها‬ ‫بحيث يمكن أن‬ ‫يؤديها اآلخرون‪.‬‬ ‫وترتبط مسائل‬ ‫التغيير بقرارات‬ ‫اإلدارة العليا‪.‬‬

‫أن يحتفظ‬ ‫لنفسه‬ ‫بالنشاطات التي‬ ‫تتطلب التصرف‬ ‫في حدود‬ ‫الصالحيات‪،‬‬ ‫ويفوض‬ ‫النشاطات التي‬ ‫تعتبر ردة فعل‪،‬‬ ‫وال يمكن التحكم‬ ‫فيها أو الرقابة‬ ‫عليها‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪17‬‬

‫أشكاال متعددة منها‪:‬‬ ‫ويأخذ التفويض‬ ‫ً‬

‫اتخاذ اإلجراء دون‬ ‫أن تكون هناك‬ ‫ضرورة االتصال‬ ‫بالرئيس‪.‬‬

‫النظر في‬ ‫المشكلة‬ ‫وتعريف الرئيس‬ ‫بما ينوي (‬ ‫المشرف) عمله‬ ‫ثم اتخاذ اإلجراء‬ ‫الالزم‪ ،‬إال في‬ ‫حالة عدم‬ ‫موافقة الرئيس‪.‬‬

‫اتخاذ اإلجراء‬ ‫وتعريف الرئيس‬ ‫به‪.‬‬

‫النظر في المشكلة‪،‬‬ ‫وتعريف الرئيس‬ ‫بالبدائل المتاحة‬ ‫ومزاياها وسلبياتها‪،‬‬ ‫والتوصية بواحد‬ ‫من تلك البدائل‬ ‫للحصول على‬ ‫موافقة الرئيس‬ ‫على البديل‪.‬‬

‫النظر في‬ ‫المشكلة‪،‬‬ ‫وتجميع كل‬ ‫الحقائق عنها‬ ‫وعرضها على‬ ‫الرئيس‪ ،‬وله أن‬ ‫يقرر ما ينبغي‬ ‫فعله‪.‬‬

‫لماذا يحجم المشرف عن التفويض للموظفين؟‬ ‫يمكن تقديم األسباب التالية في هذا الخصوص‪:‬‬

‫ •يخشــى المشــرف أال يكــون الموظــف “وهــو المــرؤوس لــه” علــى قــدر المســئولية فــي أداء العمــل‬ ‫بالصــورة التــي تجــد قناعــة منــه وكمــا ينبغــي مــن وجهــة نظــره‪.‬‬ ‫ •وعلــى نقيــض ذلــك‪ ،‬قــد يــؤدي المــرؤوس (الموظــف) العمــل بطريقــة وبمســتوى أفضــل مــن مشــرفه‬ ‫فينكشــف أمــر المشــرف مــع رؤســائه‪.‬‬ ‫ •يرفــض بعــض المشــرفين التفويــض‪ ،‬ألنــه يعنــي فــي نظرهــم‪ ،‬أنهــم يعتمــدون علــى المرؤوســين وهــذا‬ ‫صحيــح وليــس عيبــا إداريــاً ‪ .‬ومــع توســع النشــاطات وتنــوع المهــارات والتــي بالطبــع لــن يمتلكهــا جميعــاً‬ ‫المشــرف‪ ،‬فــإن االعتماديــة اإليجابيــة “أخــذ ورد” أصبحــت ضــرورة إداريــة وال تعنــي ضعفــاً مــن المشــرف أو‬ ‫تهربــا مــن مواجهــة مســئولياته‪.‬‬

‫ •عدم تدريب المرؤوســين على ممارســة الســلطة‪ ،‬تحت توجيه وإرشــاد‪ ،‬وعلى مراحل بســبب أن المفوض‬ ‫نفســه لــم يخضــع لهــذه التجربــة‪ ،‬وال يؤمــن بها‪.‬‬ ‫ •ادعاء المشرف أنه يؤدي العمل أفضل من المرؤوس وعدم ثقته في المرؤوس‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪18‬‬

‫بناء فريق العمل‬ ‫إن الســمة األكثــر تميــزاً فــي فريــق عمــل مــا هــي أن يكــون لتحقيــق أهــداف الفريــق األولويــة القصــوى عنــد‬ ‫أعضائــه‪ .‬قــد يكــون األعضــاء يلزمــون أنفســهم بالعديــد مــن األهــداف الشــخصية التــي يأملــون فــي تحقيقهــا‬ ‫مــن خــال أنشــطتهم‪ .‬ولكــن األكثــر أهميــة فــي أعمالهــم هــو نجــاح المجموعــة فــي تحقيــق الهــدف الــذي‬ ‫حــدده األعضــاء معــاً ‪ ،‬فهــم يســاندون بعضهــم البعــض‪ ،‬ويتعاونــون بحريــة ويتحــاورون بصراحــة ووضــوح‪.‬‬ ‫ولألســف فــإن أغلــب المجموعــات مجــرد تجمــع مــن الشــخصيات‪ ،‬ويكــون لــكل واحــد منهــم أولوياتــه الخاصــة‬ ‫التــي قــد تكــون أكثــر أهميــة عنــده مــن األولويــات التــي يســعى أغلبيــة أعضــاء المجموعــة إلــى تحقيقهــا ‪،‬‬ ‫وغالبــاً مــا تتميــز المناقشــات والعالقــات فــي مثــل هــذه المجموعــات بتضــارب األولويــات ووجــود مراكــز‬ ‫قــوى داخــل المجموعــة‪ ،‬كمــا تتســم تلــك العالقــات والمناقشــات بالتماشــي مــع القــرارات فــي الظاهــر‬ ‫دون االلتــزام بهــا بعمــق فــي الحقيقــة؛ بــل إن األفــراد فــي مثــل هــذه المجموعــات ال يمانعــون فــي تحقيــق‬ ‫مكاســب شــخصية علــى حســاب اآلخريــن‪.‬‬

‫مؤشرات الحاجة إلى بناء فرق العمل‬ ‫هنــاك عــدداً مــن األعــراض والمشــكالت التــي توحــي بوجــود حاجــة ملحــة لألخــذ بمنهجيــة فــرق العمــل‪،‬‬ ‫ويمكــن ذكــر أهــم المؤشــرات التــي تفــرض علــى إدارة المنظمــة عنــد ظهورهــا العمــل علــى تبنــي منهجيــة‬ ‫فــرق العمــل علــى النحــو التالــي‪:‬‬ ‫‪1.1‬وجود مهام ذات طبيعة خاصة تستدعي وجود فريق بخبرات متعددة‬ ‫‪2.2‬صور الجماعة في تحقيق المهام المطلوبة‪.‬‬

‫‪3.3‬وجود مشكالت يعجز الفرد الواحد أو التنظيم اإلداري عن حلها‪.‬‬ ‫‪4.4‬وجود فرص جديدة يمكن اقتناصها‪.‬‬ ‫‪5.5‬احتياج المنظمة إلى أفكار جديدة‪.‬‬

‫‪6.6‬وجود تحديات و مخاطر تواجه المنظمة‪.‬‬

‫‪7.7‬وجود مشكالت في السلوك التنظيمي أو االجتماعي‪.‬‬ ‫هنــاك عــدداً مــن األعــراض والمشــكالت التــي توحــي بوجــود حاجــة ملحــة لألخــذ بمنهجيــة فــرق العمــل‪،‬‬ ‫ويمكــن ذكــر أهــم المؤشــرات التــي تفــرض علــى إدارة المنظمــة عنــد ظهورهــا العمــل علــى تبنــي منهجيــة‬ ‫فــرق العمــل علــى النحــو التالــي‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪19‬‬

‫مراحل بناء الفريق‬

‫تمــر عمليــة بنــاء الفريــق بخمســة مراحــل أساســية‪ :‬مرحلــة التكويــن‪ ،‬مرحلــة الصــراع‪ ،‬مرحلــة وضــع القواعــد‪،‬‬ ‫مرحلــة األداء‪ ،‬مرحلــة اإلنهــاء‪.‬‬ ‫مرحلة التكوين‬

‫هــي أولــي خطــوات التحــول مــن الفرديــة إلــى الجماعيــة‪ ،‬حيــث يتحــول الفــرد مــن كونــه فــردا إلــى عضــو‪ ،‬ومــن‬ ‫كونــه وحيــدا إلــى كونــه متفاعــا‪ ،‬ومــن كونــه مســتقال إلــى مشــارك‪.‬‬ ‫وهــي مرحلــة اختبــار يكتشــف فيهــا الفــرد العالقــات المالئمــة مــع أعضــاء الفريــق‪ ،‬ويكتشــف فيهــا البيئــة‬ ‫النفســية و االجتماعيــة للفريــق‪.‬‬ ‫يســود فــي هــذه المرحلــة خليــط مــن الشــعور بالفــرح بعضويتــه فــي جماعــة‪ ،‬والتفــاؤل بالقــدرة علــى النجــاح‪،‬‬ ‫والتوقــع للنتائــج الممكنــة‪ ،‬والفخــر الختيــاره‪ ،‬والقلــق والخــوف مــن الفشــل‪ ،‬والشــك فــي المهمــة وفــي‬ ‫باقــي الفريــق‪ ،‬والتشــوق تجــاه الفريــق‪.‬‬

‫ويبــدي األعضــاء فــي هــذه المرحلــة ســلوكا يكــون خليطــا مــن األدب والمجاملــة‪ ،‬والتعامــل الرســمي مــع‬ ‫اآلخريــن‪ ،‬محاولــة فهــم المهمــة المطلوبــة‪ ،‬التعــرف علــى طــرق اإلنجــاز‪ ،‬التعــرف علــى الســلوكيات المقبولــة‬ ‫والمرفوضــة‪ ،‬البحــث عــن مصــادر للمعلومــات‪ ،‬ومحاولــة التعــرف علــى المشــكالت المحتملــة ووطــرق‬ ‫مواجهتهــا‪ ،‬الشــكوى مــن الصعوبــات المتوقعــة ســواء أكانــت حقيقيــة أم وهميــة‪ ،‬بعــض الضيــق والتبــرم‪،‬‬ ‫والتــردد واإلحجــام‪.‬‬ ‫لدعــم األفــراد فــي هــذه المرحلــة يمكــن التهيئــة المبدئيــة والتمهيــد وتقديــم المعلومــات لتوضيــح رســالة‬ ‫الفريــق‪ ،‬وأهدافــه‪ ،‬والمهمــة المطلوبــة‪ ،‬ومعاييــر النجــاح‪ ،‬إبــراز الســلوك المرغــوب والمرفــوض‪ ،‬وتدريــب‬ ‫األعضــاء علــى أداء المهــام مــع التركيــز علــى المهــارات التــي تنقصــه‪.‬‬ ‫مرحلة الصراع‬

‫هــي أصعــب المراحــل فــي بنــاء الفريــق‪ ،‬حيــث يبحــث فيهــا كل عضــو عــن مكانــه ومكانتــه‪ ،‬وتبــدو فيهــا‬ ‫األهــداف صعبــة أو غيــر قابلــة لإلنجــاز‪ ،‬وقــد ينفــذ فيهــا صبــر األعضــاء‪ ،‬فيجادلــون‪ ،‬ويثــورون‪ ،‬و يعترضــون‪،‬‬ ‫ويقاومــون‪ ،‬وينشــأ النــزاع بينهــم‪ ،‬وقــد يتــرك بعضهــم الفريــق‪ ،‬وقــد ينحشــر الفريــق فــي هــذه المرحلــة وال‬ ‫يحقــق أي إنجــازات‪.‬‬ ‫يســود فــي هــذه المرحلــة شــعور بتضــارب وجهــات النظــر‪ ،‬والمقاومــة والرفــض‪ ،‬والحيــرة‪ ،‬وعــدم القــدرة علــى‬ ‫التفكيــر الســليم‪ ،‬وقــد يشــعرون باالرتيــاح عنــد وجــود طاقــة أمــل فــي النجــاح‪.‬‬ ‫ويبــدي األعضــاء فــي هــذه المرحلــة ســلوكا يتســم بالجــدال والمناقشــة والتحــدي‪ ،‬والتنافــس والصــراع‪،‬‬ ‫واســتخدام وســائل الدفــاع الســيكولوجية مــن إســقاط‪ ،‬وتبريــر‪ ،‬وانســحاب‪ ،‬وهجــوم‪ ،‬وأحــام يقظــة‪ ،‬كمــا‬ ‫يبــدءون فــي التشــكيك فــي األهــداف والمهــام‪ ،‬ويميــل بعضهــم إلــى الثــورة و فقــدان الســيطرة علــى‬ ‫األعصــاب‪ ،‬والدفــاع الشــديد عــن وجهــة النظــر الشــخصية‪.‬‬

‫يمكــن مســاعدة الفريــق فــي هــذه المرحلــة بالتوضيــح و تقديــم المعلومــات‪ ،‬والتحفيــز وتأكيــد قدراتهــم علــى‬ ‫أداء المهمــة‪ ،‬وتوضيــح أمثلــة لمهــام مماثلــة وكيــف تــم إنجازهــا‪ ،‬وكذلــك اســتخدام أســاليب حــل النــزاع مــن‬ ‫توفيــق‪ ،‬تحاشــي‪ ،‬تنــازل‪ ،‬تكيــف‪ ،‬تعــاون و مشــاركة‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪20‬‬

‫مرحلة وضع القواعد‬ ‫بعــد انقضــاء مرحلــة الصــراع‪ ،‬تبــدأ مرحلــة قبــول األعضــاء لبعضهــم بعضــا‪ ،‬ولــأدوار التــي ســيلعبونها‪ ،‬وللفريــق‬ ‫ككل‪ .‬تتميــز هــذه المرحلــة بانخفــاض حــدة النــزاع‪ ،‬وبــدء التعــاون‪ ،‬ثــم تزايــده تدريجيــا‪ .‬وهــي مرحلــة وســيطة‬ ‫تمهــد للمرحلــة التاليــة وهــي مرحلــة أداء المهــام‪ ،‬لذلــك يجــب أال تطــول هــذه المرحلــة أو يتوقــف فيهــا‬ ‫الفريــق‪ ،‬ولكــن يبــدأ التعــاون الفعلــي واالتفــاق بيــن األعضــاء للوصــول إلــى الهــدف المشــترك‪ .‬وفــي هــذه‬ ‫المرحلــة يتــم وضــع القواعــد للعالقــات والمعامــات بيــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬ليصبــح الهــدف هــو الربــاط أو العقــد‬ ‫غيــر المكتــوب الــذي يجمــع الفريــق‪.‬‬ ‫يكــون شــعور األفــراد فــي هــذه المرحلــة هــو تقبــل العضويــة فــي الفريــق‪ ،‬قبــول الهــدف المشــترك‪ ،‬الراحــة‬ ‫النفســية لحــل النزاعــات‪ ،‬وااللتــزام والعــزم علــى التعــاون والمشــاركة‪.‬‬

‫و يكــون ســلوكهم فــي هــذه المرحلــة هــو العمــل علــى تســوية لخالفــات‪ ،‬تبــادل المعلومــات‪ ،‬الصراحــة‬ ‫والتعبيــر عــن المشــاعر‪ ،‬وتكــون العالقــات االجتماعيــة والشــخصية مرحــة ومســترخية‪.‬‬

‫ويمكــن مســاعدة الفريــق بتشــجيع المشــاركة بيــن األفــراد‪ ،‬وتنميــة االلتــزام الذاتــي والشــعور بالمســئولية‪،‬‬ ‫والتأكــد مــن وضــوح األهــداف‪ ،‬وإعطــاء المعلومــات الالزمــة‪ ،‬وبــدء عمــل خطــط وجــداول العمــل‪ ،‬وتوفيــر‬ ‫التدريــب الــازم‪.‬‬ ‫مرحلة األداء‬ ‫هنــا يبــدأ األعضــاء فــي القيــام بأدوارهــم‪ ،‬ويمارســون تخصصاتهــم المهنيــة أو الوظيفيــة‪ ،‬كل فــي مجالــه‪،‬‬ ‫ويمارســون عالقــات التعــاون والترابــط‪ ،‬ويتعــرف كل عضــو علــى دوره وتوقعــات اآلخريــن‪ ،‬ويتفهــم كل عضــو‬ ‫نواحــي القــوة والضعــف لديــه ولــدي اآلخريــن‪ ،‬ويفكــر أعضــاء الفريــق فــي طــرق اإلنجــاز وزيــادة الفاعليــة‪،‬‬ ‫ويمــارس القائــد دوره كموجــه ومــدرب وناصــح‪ ،‬ويســاعد األعضــاء علــى تقييــم أداءهــم‪.‬‬ ‫ويســود الشــعور بالرضــا‪ ،‬حيــث تبــدأ خطــوات التقــدم ونتائجــه فــي الظهــور‪ ،‬والشــعور بالثقــة باآلخريــن‪ ،‬حيــث‬ ‫تكــون األمــور قــد اســتقرت وتعــرف األعضــاء علــى بعضهــم البعــض‪ ،‬وكذلــك الثقــة بالنفــس‪ ،‬وتنمــو الرغبــة‬ ‫فــي أداء الــدور المطلــوب للوصــول إلــى الشــعور باإلنجــاز و تحقيــق الــذات‪.‬‬ ‫ويتســم ســلوك أفــراد الفريــق بالتعــاون‪ ،‬والقــدرة علــى التنبــؤ بالمشــكالت‪ ،‬والرغبــة فــي تفاديهــا أو عالجهــا‪،‬‬ ‫وتحمــل المخاطــرة مــن أجــل تحقيــق الهــدف‪ ،‬واالنغمــاس فــي الفريــق‪.‬‬

‫ويمكن مساعدة الفريق أيضا بالتوجيه والتدريب والتشجيع والمؤازرة‪.‬‬

‫مرحلة اإلنهاء‬ ‫تحــدث فــي حالــة الفريــق الــذي يتكــون ألداء مهمــة معينــة ينتهــي دوره بانتهائهــا‪ ،‬مثــل إدخــال تغييــر معيــن‪،‬‬ ‫أو اإلعــداد أو تنفيــذ مشــروع مــا‪ .‬وقــد نجــح الفريــق فــي مهمتــه أو يفشــل‪ ،‬ويكــون علــى القائــد أن يــدرس مــع‬ ‫الفريــق العوامــل التــي أدت للنجــاح أو الفشــل‪ ،‬والــدروس المســتفادة‪ ،‬وكيفيــة عــرض النتائــج علــى اآلخريــن‪،‬‬ ‫والتقييــم الكلــي للتجربــة‪.‬‬ ‫ويكــون شــعور األفــراد فــي حالــة النجــاح الفخــر والبهجــة والمــرح واالعتــزاز والحــزن النفضــاض الفريــق‪ ،‬بينمــا‬ ‫فــي حالــة الفشــل يكــون الشــعور باإلحبــاط والغضــب واإلحســاس بالعجــز وربمــا الحــزن النفضــاض الفريــق‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪21‬‬

‫تمرين‬ ‫عرف فريق العمل والمهارات الشخصية ؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪22‬‬

‫موانع نجاح عمل الفريق‬ ‫فــي كثيــر مــن األحيــان ال تعمــل فــرق العمــل بالفاعليــة المطلوبــة‪ ،‬وقــد تخــرج أحيانــاً عــن الســيطرة وتبــدو‬ ‫عليهــا مظاهــر الفوضــى وعــدم االنضبــاط‪ ،‬بــل قــد يصــل األمــر إلــى انهيــار وفشــل ذريــع لهــا‪ ,‬وســوف نعــرض‬ ‫بعــض أســباب فشــل فــرق العمــل لتكــون علــى درايــة بهــا لتنــأى بفريــق عملــك بعيــدا عــن مزالقهــا‪ .‬فلعــل أبــرز‬ ‫أســباب فشــل فــرق العمــل هــي‪:‬‬

‫‪ -1‬تشــجيع ثقافــة العمــل الفــردي والتنافــس بــدال مــن العمــل‬ ‫الجماعــي والتكاتف‪:‬‬

‫ممــا يــؤدي إلــى تضخــم المنافســة بيــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬ويعمــل كل فــرد بداخلــه لتحقيــق مصلحتــه ال لتحقيــق‬ ‫مصلحــة الفريــق‪ ،‬بــل قــد يعكــر أحــد األفــراد الفريــق العمــل علــى اآلخريــن ليخســروا جميعــا ويفــوز هــو‪ ،‬وتجــد‬ ‫فــي مثــل هــذه الفــرق مــن يتمنــى الخســارة وعــدم التوفيــق لبقيــة أعضــاء الفريــق ألنــه يشــعر بالغيــرة منهــم‪،‬‬ ‫ناهيــك عــن التحاســد والتباغــض الــذي ينشــأ فــي مثــل هــذه األجــواء ويعطــل العمــل أيمــا تعطيــل‪.‬‬

‫‪ -2‬التركيــز علــى إنجــاز المهــام فقط دون االهتمام بالمشــاعر‬ ‫والعالقــات اإلنســانية‪:‬‬

‫وهــذا ال يعنــي أن علــى المنظمــة إهمــال األهــداف‪ ،‬فمــا قامــت المنظمــة أصــا إال لتحقيــق األهــداف‪،‬‬ ‫ولكــن عليهــا فــي الوقــت ذاتــه أن ال تشــعر العامليــن بأنهــم مجــرد ماكينــات تســتهلك إلنجــاز األهــداف‪ ،‬وإذا‬ ‫لــم تعمــل بشــكل جيــد فســيتم إحراقهــا وتدميرهــا ولكــن عليهــا أن تشــعرهم باالهتمــام بهــم وبالحــرص علــى‬ ‫مصالحهــم وحــل مشــاكلهم وتطويرهــم‪.‬‬

‫‪ -3‬عــدم توفــر قائــد للفريــق يمتلــك المعرفــة والمهــارة التــي‬ ‫تســاعده علــى بنــاء فريــق عمــل فعــال‪:‬‬

‫وهــذه نقطــة خطيــرة جــدا‪ ،‬فأحيانــا يصــاب الفريــق باإلحبــاط وتنخفــض روحــه المعنويــة بشــدة حينمــا ال يــرون‬ ‫فــي قائــد الفريــق األســوة والقــدوة لهــم‪ ،‬وال يــرون فيــه مــن المهــارات والمعرفــة التــي تؤهلــه لقيــادة‬ ‫الفريــق‪.‬‬

‫‪-4‬عدم توظيف الطاقات بشكل جيد‪:‬‬

‫حيــث ال تعمــل اإلدارة علــى اســتغالل طاقــة كل شــخص وصرفهــا فــي المــكان المناســب‪ ،‬وال تحــدد مهــام‬ ‫وأدوار كل شــخص بدقــة‪ ،‬ممــا يجعــل بعــض األشــخاص يشــعرون بالفــراغ فتكثــر المشــاغبات والمضايقــات‬ ‫بيــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬كمــا يقــول المثــل‪( :‬العســكر الــذي تســوده البطالــة يجيــد المشــاغبات)‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪23‬‬

‫‪-5‬التساهل في اختيار أعضاء الفريق‪:‬‬ ‫قــد تتســاهل اإلدارة فــي اختيــار أعضــاء الفريــق فتدخــل الفريــق أفــرادا ليســوا أهــا لدخــول الفريــق‪ ،‬ممــا‬ ‫يســبب الكثيــر مــن المشــاكل داخــل الفريــق‪ ،‬فمــن المشــاكل التــي قــد تقــع‪ ،‬أن يكــون األشــخاص المختاريــن غير‬ ‫مناســبين للمهمــة الموكولــة بهــم‪ ،‬ســواء كانــوا مــن أصحــاب االنحرافــات الســلوكية والخلقيــة‪ ،‬أو ينقصهــم‬ ‫االنضبــاط وااللتــزام باألهــداف‪ ،‬أو ليســت عندهــم الكفــاءة المطلوبــة إلنجازهــا؛ ممــا يصيبهــم باإلحبــاط‬ ‫والشــعور باليــأس ويفشــل الفريــق فشــا ذريعــا‪ ،‬وقــد ينقلــب الفريــق إلــى فريــق مــن الفالســفة الذيــن ال هــم‬ ‫لهــم ســوى الــكالم السفســطائي الهوائــي الــذي ال صلــة لــه بالواقــع‪.‬‬

‫فاختيــار أشــخاص غيــر مناســبين ســواء كان ذلــك مــن جهــة الكفــاءة أو مــن جهــة األخــاق أو يضعــف طاقــة‬ ‫الفريــق و يقلــل مــن إنتاجيتــه وفــي أحيــان كثيــرة يــؤدي إلــى فشــله‪.‬‬

‫‪-6‬عــدم تلقــي أعضــاء الفريــق القــدر الكافــي مــن التدريــب‬ ‫والتطويــر‪:‬‬

‫فــا شــك أن أعضــاء الفريــق يحتاجــون إلــى تدريبهــم وتطويــر أدائهــم ليتمكنــوا مــن القيــام المطلوبــة منهــم‬ ‫علــى أكمــل وجــه‪ ،‬فإغفــال جانــب تدريــب الفريــق يجعــل أي عضــو فــي الفريــق يجــد نفســه مطالبــا بتحقيــق‬ ‫أهــداف معينــة ال يســتطيع تحقيقهــا وال يعــرف كيفيــة الوصــول إليهــا ممــا يــؤدي إلــى انخفــاض روحــه‬ ‫المعنويــة وإصابتــه باإلحبــاط‪.‬‬

‫‪ -7‬زيادة حجم الفريق‪:‬‬ ‫هنــاك فــرق تكثــر فيهــا األعــداد ممــا يــؤدي إلــى وجــود بطالــة وحــدوث اإلتكاليــة مــن بعــض األعضــاء علــى‬ ‫إنجــازات اآلخريــن‪ ،‬ممــا يجعــل العمــل علــى بعــض أعضــاء الفريــق وليــس علــى الجميــع‪ ،‬وبالتالــي سيشــعر بعــض‬ ‫أفــراد الفريــق بالفــراغ‪ ،‬ونتيجــة لذلــك ســيتفرغون للمشــاغبات والنزاعــات وإحــداث المشــاكل داخــل الفريــق‪،‬‬ ‫لعــدم وجــود شــيء تصــرف طاقاتهــم فيــه غيــر ذلــك‪.‬‬

‫‪-8‬ضعف العالقات بين األعضاء‪:‬‬ ‫ضعــف العالقــات قــد تنتــج مــن ضعــف االتصــاالت وقلــة تبــادل المعلومــات بيــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬فــا يصيــرون‬ ‫فــي الحقيقــة علــى قلــب رجــل واحــد وال يشــعرون أنهــم مجتمعــون علــى هــدف واحــد وال تســري فــي‬ ‫نفوســهم روح الجماعيــة واالنتمــاء لفريــق العمــل‪ ،‬وهنــاك ســبب آخــر لضعــف العالقــات بيــن أعضــاء الفريــق‬ ‫أال وهــو تلــك الفتــن الناتجــة عــن الغيبــة والنجــوى وســوء الظــن والتنافــس علــى القيــادة ممــا يــؤدي إلــى‬ ‫تفــكك الفريــق وتحــول بيئــة العمــل مــن مــكان لحفــز الهمــم لإلنجــاز وتحقيــق األهــداف إلــى مــكان للفتــن‬ ‫والمؤامــرات والنزاعــات والصراعــات الشــخصية الكامنــة تحــت ســطح إظهــار الحــرص علــى مصلحــة العمــل‬ ‫وإصــاح مــا شــابه مــن فســاد‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪24‬‬

‫‪ -9‬الفروق الفردية الكبيرة الواضحة بين أعضاء الفريق‪:‬‬ ‫تكويــن فريــق مــن مجموعــة مــن األشــخاص غيــر متجانســة تمامــا فــي التعليــم أو الثقافــة أو المهــارة أو‬ ‫الشــخصية أو الميــول أو الســن يصنــع منهــم فريقــا غيــر متماســك؛ الن مثــل هــذه الفروقــات الكبيــرة ســتصيب‬ ‫كال مــن العناصــر القويــة والضعيفــة باإلحبــاط‪ ،‬فبالنســبة للعنصــر القــوي سيشــعر أن وجــود ضعفــاء فــي‬ ‫المجموعــة يهــدر جــزءا كبيــرا مــن طاقتــه النفســية والعقليــة‪ ،‬وأمــا بالنســبة للعنصــر الضعيــف فــا شــك أنــه‬ ‫ســيصيبه إحبــاط كبيــر جــدا عندمــا يجــد نفســه محاطــا بتلــك الشــخصيات القويــة وهــو ال يســتطيع أن يتواكــب‬ ‫معهــم وال أن يســير بســرعتهم‪.‬‬

‫وهــذا ال يعنــي أن نصنــع فريقــا متســاويا أعضــاؤه فــي القــوة أو الضعــف‪ ،‬كال بــل مــن الطبيعــي أن يكــون‬ ‫هنــاك فروقــات بيــن البشــر‪ ،‬لكــن يجــب أن ال تكــون هنــاك فروقــات كبيــرة لئــا يحــدث هــذا الخلــل الــذي تحدثنــا‬ ‫عنــه‪ ،‬وإال فــإذا كانــت الفروقــات صغيــرة فهــذا يعــد مفيــدا جــدا ألن القــوي ســيعمل علــى لتقويــة األقــل قــوة‬ ‫منــه واألقــل قــوة ســيعطي الحافــز للقــوي ليحافــظ علــى تقدمــه وتميــزه‪.‬‬

‫‪ -10‬الفتن والمؤامرات الخارجية‪:‬‬ ‫قــد يتعــرض الفريــق لبعــض المؤامــرات الخارجيــة التــي تعمــل علــى التحريــش بيــن أفــراده والتفريــق بينهــم‪،‬‬ ‫ومــا لــم تكــن العالقــات قويــة بيــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬ويتمتــع أفــراد الفريــق بأخــاق كريمــة‪ ،‬قــد يكــون لهــذه‬ ‫المؤامــرات أثــرا وتــؤدي إلــى حــدوث انشــقاقات داخــل الفريــق‪ ،‬وهنــا يظهــر المعــدن الحقيقــي لــكل عضــو‬ ‫مــن أعضــاء الفريــق‪ ،‬فمــن تمســك بفريقــه وأحســن الظــن بزمالئــه وعمــل علــى الحفــاظ علــى وحــدة الفريــق‬ ‫وتماســكه كان ذلــك دليــا علــى طيــب معدنــه ‪ ،‬ومــن اســتجاب لهــذه المؤامــرات وأســاء الظــن‪ ،‬كان ذلــك‬ ‫دليــا علــى ضعــف معدنــه‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪25‬‬

‫بناء فريق العمل‬

‫نحــن نبــذل جهــوداً كثيــرة ووســائل متعــددة ال نســتغلها جميعــاً فــي تحقيــق األهــداف بــل نــكاد ال نســتفيد‬ ‫بأكثــر مــن ‪ 20%‬منهــا لتحقيــق األهــداف ‪.‬‬

‫ونحن نسعى في هذه القاعدة للوصول إلى بذلك ‪ 20%‬من الجهد لتحقيق ‪ 80%‬من األهداف ‪.‬‬ ‫فــي اســتطالع أجرتــه جامعــة هارفــورد وجــدت خاللــه أن نســبة مــن يحــدد أهدافــه ويخطــط لهــا هــي ‪3%‬‬ ‫فقــط و‪ 97%‬ال يخططــون لحياتهــم‪ ,‬وبعــد عشــرين ســنة رجعــوا إلــى هــؤالء الـــ‪ 3%‬فوجــدوا أنهــم يمتلكــون‬ ‫‪ 90%‬مــن ممتلــكات الـــ ‪ 97%‬اآلخريــن‪.‬‬ ‫الطريق الى الهدف‬ ‫ان وضــع االهــداف يمكــن ان يشــبه بتركيــز اشــعه الشــمس بواســطه المــراه المحدبــه حتــى يتــم إشــعال النــار‪.‬‬ ‫افضــل االهــداف هــي التــى تتماشــى مــع قيــم الفــرد ومبادئــه‪ ،‬ويســاهم انجازهــا بإحســاس عظيــم باالشــباع‬ ‫فــى جميــع مظاهــر الحيــاه‪.‬‬ ‫فلو ان اهدافك ليست محفزة ومنشطه فان انجازاتك ستنخفض بشكل ملحوظ‪.‬‬ ‫أهمية تحديد االهداف‬ ‫االهــداف تمــد عقلنــا الواعــى والالواعــى بالتركيــز حتــى يتــم اكمــال العمــل او المهــام‪ ،‬ويعمــل علــى زيــاده‬

‫الحافــز الداخلــى لدينــا‪.‬‬

‫وضــع االهــداف مهــاره حيويــه لتحقيــق النجــاح‪ ،‬ولضمــان ان كل االهــداف تقابــل المعاييــر المطلوبــه اســأل‬

‫نفســك‬

‫هل هي‪ SMART‬؟‬ ‫محددة‬

‫ •ماذا تريد بالتحديد؟‬ ‫ •اين انت االن؟‬

‫ •كيف ستعرف أنك وصلت؟‬ ‫مقاسه‬ ‫ •ماذا سترى وتسمع وتحس؟‬

‫ •ما الذي ستحصل عليه من تحقيق هذا الهدف؟‬ ‫ •أين‪ ،‬ومتى‪ ،‬ومع من ستحققه؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪26‬‬

‫محققه‬ ‫ •اين ومتى ومع من تريد االنجاز؟‬

‫ •ماذا تريد او تفعل لتحصل على تلك االهداف ؟‬

‫ •هل فعلت هذا من قبل ؟ هل تعرف اى شخص فعلها من قبل ؟‬ ‫ •ماذا سيحدث لو حصلت عليها ؟‬ ‫واقعية‬

‫ •هل هى مفيده لك والى شخص اخر؟‬ ‫ •ماذا ستشعر عندما تحصل عليها؟‬ ‫ •محددة بوقت‪.‬‬

‫ •متى تتوقع ان تحصل عليها‪.‬‬

‫ •هــذه االســئله تســاعدك علــى التاكــد مــن انــك تريــد حقــا انجــاز االهــداف ومــن ثــم تكــون جاهــزا لتحقيــق‬ ‫النجــاح‪.‬‬

‫العناصر الخمسه الذهبيه لتحقيق األهداف‬ ‫بالرغــم مــن أهميــة وضــع االهــداف‪ ،‬فــان هــذا ال يعنــى ان وضعهــم ســوف يمكنــك مــن تحقيقهــم‪ ،‬فهــذه‬

‫العمليــات الخمســه ســتكون دليــل مفيــد جــدا يســاعد علــى انجــاز االهــداف‬ ‫ضع هدفك‬

‫ •قرر ماذا تريد لتحقيقه ولماذا ؟‬

‫ •قــم بوصفــه فــى تفاصيــل دقيقــه وســتكون اقــرب كثيــرا للنجــاح لــو امتلكــت رؤيــه واضحــه الــى مــا تنــوى‬ ‫الوصــول اليــه‬

‫التاكد من سير العمل بشكل جيد‬ ‫ •كن مدركا لما يحدث حولك‪ ،‬وتأكد من ان ما تفعله سيدفع بك الى االمام‬ ‫الرياده‬

‫ •كن على يقين بالرياده والتمي‪.‬‬ ‫التقدم لالمام (خذ خطوه)‬ ‫ •ابــدا فــى فعــل مــا ينبغــى عملــه للتقــدم نحــو هدفــك وحتــى االن مــن الســهل جــدا التكلــم عــن االحــام‬ ‫اكثــر مــن تحقيقهــا تقــدم ولــو خطــوات صغيــره ولكــن المهــم هــو االســتمرار‪.‬‬

‫كن مرنا وتبنى موقفا‬

‫ •كــن جاهــزا الخــذ موقــف لــو ان مهمتــك لــم تنجــز االهــداف المطلوبــه منهــا‪ ،‬لــذا يجــب أن تســلك اكثــر مــن‬ ‫طريــق لتحقيــق غايتك‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪27‬‬

‫أهمية اإلتصال فى بناء‬ ‫وتعزيز أداء الفريق‬

‫يلعــب اإلتصــال دورا هامــاً فــي حيــاة األفــراد و األمــم والشــعوب حيــث تمثــل اإلتصــاالت حوالــي ‪ 70%‬مــن‬ ‫حياتنــا اليوميــة‪.‬‬

‫اإلتصــال هــو أســاس حياتنــا اليوميــة‪ ،‬حيــث نعتمــد عليــه فــي نقــل األفــكار وتبــادل المشــاعر واســتعراض‬ ‫األخبــار وتناقــل وجهــات النظــر وتصحيــح المواقــف‪ ،‬وتوفيــر المعلومــات ‪.‬‬ ‫اإلتصــال مــن األساســيات الحياتيــة لألفــراد والمجتمعــات‪ ،‬فــا يســتطيع أي إنســان مهمــا كان أن يعيــش‬ ‫فــي معــزل عــن النــاس‪ ،‬ومــن الصعوبــة بمــكان أن يتســم مجتمــع باإلنعــزال عــن غيــره مــن المجتمعــات دون‬ ‫إســتخدام وســائل اإلتصــال‪ ،‬خاصــة نحــن فــي عصــر التكنولوجيــا واإلتصــاالت التــي حولــت العالــم ال أقــول إلــى‬ ‫قريــة صغيــرة‪ ،‬بــل الــى حجــرة ال تتعــدى ســعتها أمتــارا معــدودة‪.‬‬

‫وظائف االتصال‬ ‫تؤدي عملية االتصال الوظائف اآلتية‪:‬‬ ‫‪1.1‬نقل الرسالة من طرف إلى آخر‪.‬‬

‫‪2.2‬استقبال البيانات واالحتفاظ بها‪.‬‬

‫‪3.3‬تحليل البيانات واشتقاق المعلومات منها‪.‬‬

‫‪4.4‬التأثير في العمليات الفسيولوجية للجسم وتعديلها‪.‬‬ ‫‪5.5‬التأثير في األشخاص اآلخرين وتوجيههم‪.‬‬

‫أهمية اإلتصال فى مهارة التحدث‬ ‫ليفهمك اآلخرون‬

‫القــوة فــي مهاراتــك للتخاطــب تضمــن لــك افضــل الفــرص لتكــون مفهــوم مــن قبــل اكبر شــريحة مــن المجتمع‬ ‫الــذي مــن حولــك حيــث ان ســوء الفهــم يســبب الكثيــر مــن المشــكالت فــي حياتنــا ســواء المهنيــة او الخاصــة‬ ‫‪ ...‬والتقليــل مــن مواقــف ســوء الفهــم تجعــل حياتنــا تنســاب بســهولة وترفــع مــن معــدل انتاجيتنــا‪.‬‬ ‫لتفهم مايقوله اآلخرون‬

‫الشــك ان االصغــاء لمــا يقولــه اآلخــرون يكســبك نتائــج ممتــازة للفــوز بحــوار ناجــح ‪ ..‬حيــث ان المســتمع الجيــد‬ ‫محــاور جيــد فعندمــا تركــز علــى مايقولــه اآلخــرون تكــون متهيــأ للــرد الجيــد والــذي يكــون فــي صلــب الحديــث‬ ‫‪ Straight to the point‬بــدون اضافــات او حشــو كالم اليمــت بصلــة لمــا يقــال وبــدون مراوغــات‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪28‬‬

‫التحاور الجيد يمنحك الثقة بالنفس‬ ‫عندمــا تالحــظ انــك تســتطيع التحكــم فــي زمــام الحــوار فانــه بالتالــي تكبــر ثقتــك بنفســك وتمنحــك هــذه‬ ‫الثقــة المزيــد مــن االنفتــاح علــى النــاس والتواصــل وتزيــد مــن فــرص التعــارف باالضافــة الــى نجاحــك فــي اتخــاذ‬ ‫القــرارات فــي عقــد صفقــة مــا (ان كنــت تاجــراً او ماشــابه) وهــذا يعطــي نتائــج مريحــة للنفــس وزيــادة انتاجــك‬ ‫فــي مختلــف المجــاالت‪.‬‬ ‫مهارات التخاطب تجعلك عنصر فعال في وظيفتك‬ ‫ان اكثــر الشــركات الكبيــرة فــي مجــال ســوق العمــل تــدرج تخصــص (مهــارات التخاطــب) فــي أعلــى القائمــة مــن‬ ‫التخصصــات المطلوبــة للوظيفــة لالســباب التــي تطرقنــا لهــا فــي النقطــة الســابقة وألنهــا تطمئــن صاحــب‬ ‫ماو ِضــع فــي فريــق عمــل مشــترك او اذا تســلم وظيفــة تعنــى‬ ‫العمــل ان الشــخص ســيكون عنصــر فعــال اذا ُ‬ ‫بالتواصــل مــع الزبائــن وتســويق منتجــات المؤسســة أو علــى اضيــق مثــال عندمــا يكــون فــي مجــال وظائــف‬ ‫االســتقبال او المكاتــب االماميــة والتــي يكــون فيهــا التواصــل المباشــر مــع النــاس‪.‬‬ ‫التحاور الجيد يعلمك كيف تعتني بنفسك‬ ‫ال شــك ان مهــارات التحــاور التــي تكتســبها تمنحــك الخبــرة للتمييــز بيــن االشــخاص الذيــن مــن حولــك والذيــن‬ ‫يحملــون نفــس مهاراتــك ومــن هــم دون ذلــك ‪ ..‬عندهــا تقــرر مــن هــو الشــخص الجديــر بالتحــاور معــك ومــن‬ ‫هــو الشــخص الــذي مــن خــال تقييمــك الســلوب حــواره يجــب عليــك تجنــب الدخــول معــه فــي مهاتــرات ‪ ..‬او‬ ‫بمعنــى آخــر تجنــب االشــخاص كثيــرو الجــدل ‪ ..‬فعندمــا يرتفــع معــدل مهاراتــك فــي التحــاور مــع منهــم اقــل‬ ‫‪ ..‬تعــرف فــي اي المواضــع تــرد وفــي ايــا منهــا تقــف وتقطــع الحديــث ‪ ..‬فبهــذا يكــون الشــخص مثيــر الجــدل‬ ‫ابعــد مايكــون للعبــث معــك‬

‫وتكون النتيجة هنا (( خير الكالم ماقل ودل )) وبعدها تكون في سالم وراحة بال ونفس‪.‬‬ ‫لعالقات افضل ‪...‬‬

‫كلمــا تطــورت مهــارات التخاطــب لديــك كلمــا تطــورت عالقاتــك االجتماعيــة بالتأكيــد فهــي فــي النهايــة‬ ‫وســيلة اصــا لبنــاء عالقــات وجســور للتواصــل مــع اآلخريــن‬

‫أكتشف أسلوبك فى التواصل واإلتصال مع االخرين‬

‫‪-1‬عندما تتعرف على شخص ألول مرة أحرص على أن تتعرف عليه جيداٌ وأن تحفظ أسمه وعمله‬ ‫فــأن نســيانك أســمه يشــعره بالحــرج والضيــق ويعكــس عــدم أحترامــك لــه وعــدم أهتمامــك بــه وعلى العكس‬ ‫مــن ذلــك فــأن منادتــك لــه مصحوبــاٌ بدرجتــه العلميــة كمنادتــه ( يادكتــور ـ يــا أســتاذ ـ يــا فــان بــك ) يشــعره‬ ‫بأهميتــه وبأحترامــك لــه وأهتمامــك بــه ممــا يجعلــك محبوبــاٌ وجذابــاٌ ‪.‬‬ ‫‪-2‬أسمع كثيراٌ وال تتحدث إال عند الضرورة أو عندما يطلب منك ذلك‬ ‫فيجــب عليــك أن تكــون مســتمع جيــد وال يعنــي ذلــك أن تتــرك الحديــث للطــرف اآلخــر دون أهتمــام بــل يجــب‬ ‫عليــك أن تركــز فيمــا يقــول وتشــعر محدثــك بأهتمامــك بحديثــه وال تقاطعــه قــط وال تحــاول أن تعلــق علــى‬ ‫حديثــه بمــا يحرجــه وإذا أردت التعليــق فأنتظــر حتــى ينهــي حديثــه‪ ،‬وإذا تحدثــت فــا تقــل إال مــا قــل ودل‬ ‫وتجنــب الحديــث فيمــا التعــرف وتجنــب أن تعطــي رأي فــي تخصــص غيــر تخصصــك خاصــة إذا كان الحديــث‬ ‫يجــري فــي تخصــص مــن يتحــدث معــك ألنــك لــن تعــرف أكثــر منــه وســيظهرك ذلــك بصــورة الجاهــل‪ ،‬وممــا‬ ‫يشــعر النــاس بالســعادة ويحببهــم فيــك أن تســأل مــن يجلــس معــك فــي أمــور عملــه وتخصصــه وتتركــه يجيــب‬ ‫ويشــرح لــك بأســفاضة دون أن تقاطعــه ثــم تشــكره بعــد أن ينهــي حديثــه علــى مــا أعطــاك مــن معلومــات‬ ‫مفيــدة فــي مجالــه‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪29‬‬

‫‪ -3‬أحرص على القراءة واألطالع على القضايا العامة التي تهم الناس‬ ‫فــأن ذلــك يســاعدك علــى عمــل حــوار جيــد مــع النــاس حتــى ولــو لــم يكــن هنــاك ســابق معرفــة بهــم ويظهــرك‬ ‫بمظهــر المثقــف الواعــي بأمــور الحياة‪.‬‬

‫‪ -4‬تحكم في مشاعرك وال تغضب‬ ‫يحكــى أنــه كان هنــاك شــاب ســريع الغضــب وأراد والــده أن يعلمــه درســاٌ مفيــداٌ فطلــب منــه عندمــا يغضــب‬ ‫أن يأخــذ مطرقــة وأزميــل ويكســر فــي ســور المنــزل حتــى يهــدأ وقــد فعــل الشــاب ذلــك حتــى هــدأ تمامــا فقــال‬ ‫لــه والــده أنظــر لمــا فعلتــه وأنــت غاضــب فوجــد شــرخا كبيــرا فأمــره والــده أن يقــوم بترميــم مــا كســره ففعــل‬ ‫ثــم أخــذه والــده وقــال لــه أنظــر إلــى مــا فعلتــه فنظــر الشــاب إلــى الســور فوجــد فــارق بيــن حالــة الســور قبــل‬ ‫التكســير وبعــده وأدرك أنــه مهمــا رمــم الســور فلــن يعــود لمــا كان عليــه قبــل تكســيره فتعلــم أن الغضــب‬ ‫يجعلنــا نخســر الكثيــر ومهمــا فعلنــا بعــد ذلــك لعــاج أثــار الغضــب فأنــه لــن نعــود لمــا كنــا عليــه قبــل ذلــك‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪30‬‬

‫تدريب‬ ‫هل يمكنك أن تعدد نقاط قوتك وضعفك فى اإلتصال؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪31‬‬

‫طرق وأهداف التدريب‬ ‫ألداء عالى الجودة‬ ‫التدريــب لــه أهميــة كبيــرة فــي العصــر الــذي نعيــش فيــه‪ .‬إن التطــور التكنولوجــي والعلمــي بــات ســريعاً بحيــث‬ ‫أننــا باســتمرار بحاجــة لتعلــم مهــارات وعلــوم جديــدة‪ .‬ليــس هناك مثال أشــهر أو أوضح من الحاســوب وتطوراته‬ ‫الســريعة بحيــث أننــا نحتــاج لنتعلــم الجديــد فــي هــذا المجــال ربمــا كل أســبوع‪ .‬انظــر إلــى التطــور فــي العلــوم‬ ‫اإلداريــة وتأثيــر العولمــة علــى مفاهيــم اإلدارة‪ .‬فــي الصناعــة نجــد أن التطــور التكنولوجــي يجعلنــا مضطريــن‬ ‫‪.‬إلســتخدام معــدات متطــورة وبالتالــي نحتــاج إلــى أن نتــدرب عليهــا‬ ‫إننــا لــو حاولنــا تدريــب هــؤالء فإننــا قــد نكتشــف أن لديهــم قــدرات عظيمــة وســيفيدون العمــل كثيــرا وســيكون‬ ‫لديهــم قــدر مــن الــوالء للمؤسســة التــي منحتهــم فــرص التدريــب وكذلــك يكــون لديهــم قــدر مــن التقديــر‬ ‫لمديريهــم الذيــن اهتمــوا بتمنيــة مهاراتهــم التدريــب لعــاج نقــاط الضعــف يكــون لــه تاثيــر كبيــر وحاجــة كبيــرة‬ ‫‪.‬فــي المســتويات األقــل تعليمــا كحملــة المؤهــات المتوســطة وذلــك لعــدة أســباب‬

‫لماذا الموظفون بحاجة دائمة للتدريب‪....‬؟‬ ‫أوال‪ :‬ضعــف المســتوى التعليمــي ال يجعــل الشــخص قــادرا علــى تنميــة مهارتــه بنفســه عــن طريــق القــراءة‬ ‫ً‬ ‫والمالحظــة والبحــث علــى الشــبكة الدوليــة‪.‬‬

‫ثانيــاً ‪ :‬كثيــرا مــا تكــون هنــاك مهــارات ومعــارف أساســية للعمــل ومفقــودة لــدى الموظــف مثــل مهــارة‬ ‫اســتخدام الحاســوب أو مهــارة التعامــل مــع العمــاء أو الدرايــة باللغــة اإلنجليزيــة‪.‬‬

‫ثالثــاً ‪ :‬عــدم تدريــب المســتويات األدنــى فــي الهــرم الوظيفــي يعنــي قيــام المســتويات األعلــى باإلشــراف‬ ‫الدقيــق علــى عمــل المســتويات األدنــى وربمــا القيــام ببعــض أعمالهــم وذلــك يترتــب عليه إهمال المســتويات‬ ‫األعلــى ألعمالهــم األصليــة‬ ‫قــد يكــون الموظــف قــادرا علــى القيــام بعملــه ولكننــا نُ دربــه علــى القيــام بأعمــال يقــوم بهــا غيــره وذلــك لكــي‬ ‫نتمكــن مــن تدويــر الموظفيــن مــن عمــل آلخــر‪.‬‬ ‫أهمية التدريب لألفراد‬ ‫التدريــب هــام لنــا كأفــراد وهنــاك الكثيــر مــن الــدورات التدريبيــة التــي تفيدنــا فــي تنميــة مهارتنــا فــي العمــل‬ ‫وفــي الحيــاة‪ .‬فالكثيــر منــا يحتــاج لتنميــة مهاراتــه فــي مجــال مــا مــن مجــاالت الحاســوب او تنميــة لغــة أجنبيــة‬ ‫او تنميــة اللغــة األم أو تعلــم تقنيــة مــا أو اكتســاب بعــض المعــارف والمهــارات اإلداريــة إلــى آخــر الموضوعــات‬ ‫المرتبطــة بمهــارات العمــل‪ .‬التدريــب كذلــك مهــم الكتســاب مهــارات لهــا عالقــة بالحيــاة مثــل اإلســعافات‬ ‫االوليــة واالســتعداد لمراحــل الحيــاة المقبلــة وكيفيــة إدارة مــوارد األســرة الماديــة كيفيــة التعامــل مــع‬ ‫مشــكلة مثــل إعاقــة أو مــوت شــخص حبيــب‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪32‬‬

‫طرق التدريب‬ ‫المحاضرة‬

‫وهــي أن تقــوم أنــت ‪-‬كمــدرب‪ -‬بالحديــث كل الوقــت أو معظــم الوقــت وهــو األســلوب التقليــدي فــي‬ ‫التعليــم‪ .‬هــذا األســلوب يكــون مفيــدا عنــد شــرح حقائــق علميــة او أمــور حســابية ال تحتمــل وجهــات النظــر‬ ‫وال يكــون النقــاش فيهــا مفيــداً ‪ ،‬أســلوب المحاضــرة شــائع جــدا ولكنــه ليــس األفضــل فــي كل األحــوال ألن‬ ‫المتــدرب ال يشــارك فيــه بفكــره ولذلــك فقــد يفقــد التركيــز وقــد يشــعر بــان المــدرب ال ُيقـ ِّـدر خبراتــه وقــد ال‬ ‫تُ ؤثــر المحاضــرة فــي تغييــر فكــره أو إكســابه مهــارات جديــدة‪ .‬ولكــن ينبغــي الحذر مــن اعتبار أســلوب المحاضرة‬ ‫أســلوب غيــر مناســب فــي جميــع األحــوال فهــذا خطــأ أيضــا يقــع فيــه البعــض فيحــاول عــدم اســتخدام هــذا‬ ‫األســلوب بالمــرة‪ .‬ولكــن عنــد اســتخدام أســلوب المحاضــرة فحــاول أال يشــغل معظــم الوقــت لكــي تكــون‬ ‫هنــاك أنشــطة أخــرى مثــل دراســة الحــاالت والتماريــن وتمثيــل األدوار‪.‬‬ ‫دراسة الحالة‬

‫دراســة الحالــة تعنــي عــرض مشــكلة أو موقــف مــا علــى المتدربيــن ثــم يقــوم المتدربيــن باقتــراح كيفيــة حــل‬ ‫تلــك المشــكلة أو التصــرف فــي ذلــك الموقــف او اإلجابــة علــى أســئلة يحددهــا المــدرب‪ .‬هــذا األســلوب‬ ‫يجعــل المتدربيــن يفكــرون بعمــق فــي موضــوع التدريــب ومحاولــة تطبيــق مــا تعلمــوه علــى حالــة حقيقيــة أو‬ ‫مشــابهة للواقــع‪ .‬دراســة الحالــة يســاعد علــى اســتعراض وجهــات نظــر مختلفــة ويســمح بالحــوار والمناقشــة‪.‬‬ ‫لذلــك فإنهــا تجعــل المتدربيــن يشــاركون بحمــاس ويتفهمــون وجهــات النظــر األخــرى‬ ‫لعب تمثيل األدوار‬

‫فــي هــذه الطريقــة يقــوم المتدربــون بتمثيــل أدوار يحددهــا المــدرب لمحــاكاة مواقــف العمــل أو الحيــاة‬ ‫الطبيعيــة مثــل المقابــات الشــخصية للتوظيــف وعمليات التفــاوض والتعامل مع العمالء ومهارات مخاطبة‬ ‫اآلخريــن او تقديــم عــرض‪ .‬بعــد أداء األدوار البــد أن يفتــح المــدرب البــاب لمناقشــة الموضــوع وتوضيــح بعــض‬ ‫النقــاط الجيــدة والضعيفــة لــدى المتدربيــن وتشــجيع المتدريبــن علــى توضيــح مــا اســتفادوه من تمثيــل األدوار‬ ‫التمارين أو التطبيقات أو المحاكاة‬

‫التماريــن تجعــل المتدربيــن يمارســون أفــكار ومهــارات التدريــب مــن خــال التطبيــق العملــي‪ .‬المحــاكاة تعنــي‬ ‫وضــع المتــدرب فــي حالــة مشــابهة للحــاالت العمليــة ويطلــب منــه التعامــل مــع هــذه الحالــة مثــل أن يتــم‬ ‫تقديــم مجموعــة خطابــات عمــل مذكــرات وتقاريــر ويطلــب مــن المتــدرب التعامــل معهــا خــال وقــت محــدد‬ ‫كمديــر للعمــل‪ .‬كــن خالقــا فــي إعــداد التماريــن بمــا يتناســب مــع المتدربيــن ومــع موضــوع التدريــب‪.‬‬ ‫التدريب عن طريق الحاسوب‬

‫فــي هــذا النــوع مــن التدريــب يتعامــل المتــدرب مــع الحاســوب فــي الوقــت الــذي يختــار ويســتطيع أن يتعلــم‬ ‫بالســرعة التــي تناســبه‪ .‬التدريــب عــن طريــق الحاســوب ال يصلــح إال مــع متدربيــن لديهم القدرة على اســتخدام‬ ‫الحاســوب بشــكل جيــد‪ .‬هــذا النــوع مــن التدريــب ال يكــون مناســبا فــي المواضيــع التــي تحتــاج التفاعــل مــع‬ ‫مجموعــة والتطبيــق أمــام المــدرب‪.‬‬ ‫التدريب عن طريق األجهزة المرئية والمسموعة‬

‫كثيــر منــا اســتخدموا بعــض أشــرطة التســجيل أو الفيديــو لتعلــم اللغــة اإلنجليزيــة‪ .‬يمكــن كذلــك توفــر بعــض‬ ‫األشــرطة التعليميــة لألمــور اإلداريــة أو الفنيــة فــي المؤسســة بحيــث يطلــع عليهــا العاملــون فــي أي وقــت‪.‬‬ ‫هــذه الطريقــة تتميــز بمرونــة االســتخدام ولكنهــا ينقصهــا الناحيــة التطبيقيــة والمناقشــة مــع اآلخريــن‬ ‫وإمكانيــة طــرح األســئلة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪33‬‬

‫تحفيز اآلخرين بخلق بيئة‬ ‫محفزة للعمل‬

‫فن التحفيز‬

‫مجموعــة الدوافــع التــي تدفعنــا لعمــل شــيء مــا‪ ،‬إذن فأنــت ـ كمديــرـ ال تســتطيع أن تحفــز مرؤوســيك‬ ‫ولكنــك تســتطيع أن توجــد لهــم أو تذكرهــم بالدوافــع التــي تدفعهــم وتحفزهــم علــى إتقــان وســرعة العمــل‬ ‫والخيــرون يتحفــزون لعمــل مــا يعتقدونــة أكثــر ارتباطــاً بمصلحــة دينهــم ممــا يجعلــه يقودهــم إلــى إنجــازات‬ ‫عظيمــة وأعمــال إنســانية كبيــرة‪.‬‬ ‫إحتياجات الموظفين‬ ‫‌أ‪-‬إحتياجات فسيولوجية‬ ‫ •ابتدع جواً مريحاً وسليماً للعاملين‪.‬‬

‫ •اصرف لهم رواتب تنافسية لتأمين مستوى معيشي جيد لهم ولعوائلهم‪.‬‬

‫وفر فرصاً للعاملين المحتاجين مالياً يكسبون فيها أجوراً أكثر مثل العمل اإلضافي‪.‬‬ ‫ • ِّ‬ ‫‌ب‪-‬إحتياجات إجتماعية‬ ‫وبين األقسام المختلفة‪.‬‬ ‫ •شجع العاملين على شكل مجموعات‪ِّ ،‬‬ ‫ •ابتدع عالقات اجتماعية بين العاملين‪.‬‬ ‫ • ِّبين اهتمامك بالعاملين‪.‬‬ ‫‌ج‪-‬إحتياجات تحقيق الذات‬ ‫ •أعط الحرية للعاملين على أنها اكتساب للخبرة‪.‬‬ ‫ •وفر الفرص لروح التحدي في العمل‪.‬‬

‫ •شجع النمو الوظيفي من خالل التدريب والتعليم‬ ‫‌د‪-‬إحتياجات السالمة‬ ‫عادال مع الجميع‪.‬‬ ‫ •كن‬ ‫ً‬

‫ •حاول أن تحمي العاملين لديك عن طريق سن قوانين لسالمة الجميع‪.‬‬ ‫ •اتخذ إجراءات صارمة ضد الجرائم والعنف‪.‬‬

‫ • ِّأمن وصول المعلومات للعاملين بصورة منتظمة‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪34‬‬

‫أقسام التحفيز‬ ‫قسم علماء السلوك التحفيز إلى ثالثة أمور ‪-:‬‬

‫‪1.1‬حافــز حــب البقــاء ( وهــو الحافــز الفســيولوجي البيولوجــي ) وهــو غريــزة فطريــة أودعهــا اللــه فــي‬ ‫بنــي البشــر ليســتقيم بهــا معاشــهم ويعمــر بــه الكــون‪.‬‬

‫‪2.2‬التحفيز الداخلي ( وهو وجود الدافعية من ذات اإلنسان لفعل معين )‪.‬‬ ‫‪3.3‬التحفيز الخارجي ( ويكون بإحدى وسيلتين ‪ -‬الترغيب أو الترهيب )‪.‬‬ ‫طرق تحفيز المرؤوسين‬ ‫تمثيال ال حصراً ‪:‬‬ ‫هناك الكثير من الطرق لتحفيز المرؤوسين لعل منها‬ ‫ً‬ ‫ •لمديح والثناء والتقدير‪.‬‬ ‫ •الجوائز والمكافآت‪.‬‬ ‫ •المسابقات‪.‬‬

‫ •الترقية أو العالوة ( إن كان الرئيس يملكها )‪.‬‬ ‫ •التدريب‪.‬‬

‫ •زرع الثقة في نفوس العاملين‪.‬‬ ‫ •تحديد الهدف‪.‬‬ ‫ •اإلنجاز‪.‬‬

‫ •المصداقية في التعامل‪.‬‬ ‫ •التفويض في العمل‪.‬‬

‫ •صنع القرار قبل من العاملين‪.‬‬ ‫ •سلوك الرئيس الشخصي‪.‬‬

‫ ‬ ‫ •إطالعهم على ما يجد من تغيرات‪.‬‬ ‫ •احترام وقت العامل‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪35‬‬

‫الثالثة طرق األكثر شيوعاَ للتأثير على تحفيز العاملين‬ ‫‪ -1‬التحفيز عن طريق الخوف‬ ‫حينمــا تكــون المؤسســة مهــددة بالخطــر فإنــه يبــذل معظــم العامليــن جهــوداً اســتثنائية لزيــادة اإلنتــاج‪،‬‬ ‫كالحضــور مبكــراً ‪ ،‬أو حتــى البقــاء بعــد انتهــاء وقــت العمــل‪ ،‬أو االجتهــاد أكثــر ممــا تتطلبــه طبيعــة العمــل‪.‬‬ ‫تعمــر‬ ‫هــذه الطريقــة هــي فــي الواقــع طريقــة مؤقتــة‪ ،‬ورغــم أنهــا تســهم كثيــراً فــي زيــادة اإلنتــاج إال أنهــا ال ِّ‬ ‫ـا‪ ،‬وســرعان مــا ينتهــي تأثيرهــا بانتهــاء الخطــر‪ ،‬وإذا رغــب المســؤولون عــن الشــركة االســتمرار بتحفيــز‬ ‫طويـ ً‬ ‫العامليــن عــن طريــق الخــوف؛ فــإن ذلــك ســيولد الشــك فــي مــدى اســتمرارية العمــل والنفــور منــه الحقــاً ‪.‬‬ ‫‪ -2‬التحفيز عن طريق الحوافز‬ ‫يعلــن بعــض المــدراء عــن مجموعــة مــن الجوائــز والمكافــآت‪ ،‬ويضعونهــا نصــب أعيــن العامليــن لشــحذ‬ ‫هممهــم‪ ،‬ولكــن الســؤال ‪ ..‬مــاذا بعــد الحصــول علــى هــذه المكافــأة؟ وإلــى أيــن ســيقود ذلــك؟ ولهــذا فــإن‬ ‫ـا‬ ‫الخطــر الكامــن فــي هــذه الطريقــة هــو أن العامليــن سيســتمرون فــي توقــع المكافــآت كلمــا أنجــزوا عمـ ً‬ ‫فــي الشــركة‪ ،‬وبذلــك ســيكون مهمــة المــدراء التفكيــر باســتحداث مكافــآت جديــدة لحــث العامليــن علــى إنجــاز‬ ‫مايســند إليهــم مــن أعمــال وبخــاف ذلــك لــن ينجــز العاملــون إال الحــد األدنــى مــن العمــل‪.‬‬ ‫‪ -3‬فرص التطوير الذاتي‬ ‫أول أن تصنــع لــدى العامليــن المقــدرة علــى‬ ‫إذا أردت أن تتبــع هــذا المبــدأ فــي تحفيــز العامليــن يجــب عليــك ً‬ ‫تفهــم الهــدف الحقيقــي مــن اختيارهــم العمــل فــي هــذه المؤسســة‪ ،‬وهــو بنــاء مســتقبل للمؤسســة ولهــم‪،‬‬ ‫وبالتالــي فــإن نمــو المؤسســة وازدهارهــا إنمــا يعــود علــى المؤسســة وعليهــم بنتائــج عظيمــة‪ ،‬وبذلــك فإنهم‬ ‫ســيضاعفون جهودهــم ألجــل ذلــك مــا هــي الحاجــات التــي يحتاجهــا العاملــون؟ وكيــف تفــي بهــا؟‬ ‫أهمية الحوافز‬ ‫‪1.1‬تحقــق نظــم الحوافــز الكفــؤة زيــادة فــى العوائــد المحققــة للمنظمــة مــن خــال رفــع الكفــاءات االنتاجيــة‬ ‫لالفــراد العامليــن فاالختيــار الصحيــح والدقيــق للحافــز ســواء المــادى او المعنــوى يــؤدى إلــى دفــع‬ ‫العامليــن إلــى زيــادة اإلنتــاج وتحســين نوعيتــه‪.‬‬ ‫‪2.2‬تســاعم نظــم الحوافــز فــى تفجيــر قــدرات العامليــن وطاقاتهــم واســتخدامها افضــل اســتخدام ويــؤدى‬ ‫هــذا إلــى تقليــص حجــم قــوة العمــل المطلوبــة مــن قبــل المنظمــة وهــذا يــؤدى إلــى تقليــل التكاليــف‬ ‫التــى تتحملهــا المنظمــة ويــؤدى كذلــك إلــى إمكانيــة توجيــه الطاقــات البشــرية الفائضــة إلــى منظمــات‬ ‫أخــرى قــد تعانــى مــن نقــص فــى حجــم قــوة العمــل‪.‬‬ ‫‪3.3‬تحســين الوضــع المــادى والنفســي واالجتماعــي للفــرد وتحقــق عمليــة ربــط للمصالــح الذاتيــة للفــرد مــع‬ ‫مصالــح منظمتــه‪.‬‬

‫‪4.4‬تقليــل كلفــة اإلنتــاج نتيجــة لمــا تحققــه نظــم الحوافــز المطبقــة مــن دفــع لألفــراد العامليــن باتجــاه ابتــكار‬ ‫وتطويــر واعتمــاد أســاليب عمــل حديثــة شــأنها أن تقلــص الوقــت والمــواد األوليــة المصروفــة فــى اإلنتــاج‪.‬‬ ‫‪5.5‬تحقيــق حالــة الرضــا لــدى األفــراد العامليــن لمــا يحصلــون عليــه مــن حوافــز وهــذا بــدوره يســاعد علــى‬ ‫حــل الكثيــر مــن المشــاكل التــى تواجههــا اإلدارت كانخفــاض قــدرات اإلنتــاج وارتفــاع معــدالت التكاليــف‬ ‫والمعــدالت العاليــة لــدوران العمــل والنزاعــات العالميــة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪36‬‬

‫إدارة تقييم أداء فريق‬ ‫العمل وتطويره‬

‫إن تطبيــق عمليـ َـة تقييـ ِـم األداء بشــكل صحيــح ينتــج عنهــا قــرارات توظيــف صحيحــة وتكــون عامــا مســاعدا‬ ‫لــإدارة إلتخــاذ قــرارت كثيــرة تخــص الموظفيــن‪.‬‬ ‫الفعــال العديــد مــن الفوائــد‪ ،‬علــى ســبيل المثــال‪ ،‬يكــون‬ ‫يؤكــد أكثــر أصحــاب األعمــال بــأن لنظـ ِ‬ ‫ـام تقييــم األداء ّ‬ ‫التقييــم كمســتندا رســميا يســاعدك علــى تحديــد وتصحيــح أســباب ضعــف األداء‪ ،‬وتخطيــط التطويــر المهنــي‬ ‫للموظــف‪ ،‬ويقيــس مــدى جاهزيــة الموظــف للنقــل َأو الترقيــة‪ ،‬وعلــى أساســه يمكــن أن تقــرر المكافــأة أو‬ ‫زيــادة الراتــب‪ ،‬ويحســن معــدل اإلنتاجيــة فــي القســم أو المنظمــة‪ .‬ويجــب ان ال ننســى أهميــة عمليــة تقييــم‬ ‫األداء الجيــدة فــي تقليــل مــن تذمــر العامليــن مــن التفرقــة وتعطيهــم إحســاس بعدالــة إجــراءات المنظمــة‬

‫القاعدة الذهبية‬

‫راجع وطور تقدمك‬ ‫وتقدم موظفيك‬ ‫بانتظام‪.‬‬

‫درب موظفيك‬ ‫وأطلعهم على كل‬ ‫المستجدات في‬ ‫حينها‪.‬‬

‫تبادل المعرفة مع‬ ‫وكون‬ ‫زمالء العمل ّ‬ ‫اال‪.‬‬ ‫فريقاً ّ‬ ‫فع ً‬

‫خمسة عناصر لنجاح التقييم أداء فرق العمل‬ ‫ليكــون نظــام تقييــم األداء ناجحــا يجــب أن ُيصمــم إلعطــاء الموظفيــن أهدافــا ويقيــس أدائهــم يشــكل‬ ‫موضوعــي‪ .‬أكثــر أنظمــة التقييــم نجاحــاً تحتــوي علــى الخمســة عناصــر التاليــة ‪:‬‬ ‫‪ -1‬التغذية الراجعة الغير رسمية والمنتظمة من قبل المشرفين‬

‫مــن الواضــح أن إجــراء التقييــم مــرة واحــدة فــي الســنة غيــر كافــي‪ .‬يحتــاج الموظفيــن إلى مراجعــة منتظمة من‬ ‫المشــرفون بمــا يتعلــق أدائهــم‪ ،‬وهــذه المراجعــة تكــون علــى شــكل مناقشــات تركــز علــى األعمــال اليوميــة‬ ‫ـاء الموظــف السـ َ‬ ‫ـابقة أو حــاالت الفشــل الماضيــة‪ .‬ويتطلــب هذا األســلوب مالحظــة وتَ قييم‬ ‫وليــس علــى أخطـ ِ‬ ‫منتظميــن مــن المشــرفون لمرؤوســيهم والعمــل المباشــر معهــم حســب اإلمــكان‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪37‬‬

‫‪ -2‬مشاركة الموظف في وضع أهداف األداء الخاصة به‬

‫أي أن علــى المشــرف أو المديــر أن يجتمــع مــع مرؤوســه ويناقــش معــه األهــداف التــي يتوقــع منــه تحقيقهــا‪.‬‬ ‫قــد تكــون هــذه األهــداف قصيــرة أو طويلــة األجــل ويمكــن أن تغطــي عــدة غايــات يرغــب القســم أو المنظمة‬ ‫فــي الوصــول إليهــا والتــي تعتمــد علــى مســؤوليات الوظيفــة الحاليـ َـة أو المســتقبلية‪ .‬يجــب علــى المشــرفين‬ ‫أن يحــددوا الجــدارات الرئيســية للوظيفــة ومــن ثــم يســتخدموا هــذه الجــدارات فــي تقريــر أهــداف األداءِ‬ ‫المســتقبلية‪ .‬يجــب أن تكــون هــذه األهــداف قابلــة للقيــاس حيــث أمكــن‪ ،‬مثــل إكمــال مشــروع معيــن ضمــن‬ ‫فتــرة زمنيــة معينــة‪ .‬ويمكــن أن يقــدم المشــرفون المســاعدة للمرؤوســيهم مثــل تدريــب إضافــي وذلــك‬ ‫األداء الجديــدة والتــي تــم اإلتفــاق عليهــا بيــن‬ ‫ِ‬ ‫لمســاعدتهم فــي تحقيــق األهــداف‪ .‬يجــب تســجيل أهــداف‬ ‫الموظــف ورئيســه ويجــب مراجعتهــا بإنتظــام وتعديلهــا حســب الحاجــة ‪.‬‬ ‫األداء َأو المشاكل السلوكية‬ ‫ِ‬ ‫‪ -3‬خطط عمل لمعالجة‬

‫يمكــن أن تكــون خطــط العمــل مســاعد فعــال فــي حالــة مواجــه الموظــف لمشــاكل فــي األداءِ ‪ .‬علــى المديــر‬ ‫أن يحــدد ويناقــش هــذه المشــاكل مــع الموظــف كلمــا حدثــت ويقترحــون إجــراءات لتحســين األداء‪.‬‬ ‫وتحلــل هــذه الخطــة طبيعـ َـة المشــكلة‪ ،‬والخطــوات التــي ســيتخذها كال مــن الموظــف ورئيســه للتعــاون علــى‬ ‫حــل المشــكلة‪ ،‬والفتــرة الزمنيــة التــي سيســتغرقها تنفيــذ الخطــة‪ .‬يجــب علــى الموظــف أن يســاهم ويقتــرح‬ ‫يجــب َأن تراجــع بإنتظــام للتأكــد مــن أن‬ ‫أي تغييــرات يراهــا مناســبة علــى الخطــة‪ .‬فــور اإلتفــاق علــى الخطــة‪ِ ،‬‬ ‫الموظــف قــادرا علــى تنفيذهــا بنجــاح ‪.‬‬ ‫‪ -4‬المراجعة الرسمية والتي توثق بدقة الصورة الشاملة‬

‫األفضــل أن تتــم المراجعــات الرســمية عــدة مــرات فــي الســنة‪ .‬وال بــأس مــن إجــراء اللقــاءات بشــكل غيــر‬ ‫رســمي وبإنتظــام (نصــف ســنوية َأو حتــى ســنوية)‪ .‬علــى أيــة حــال‪ ،‬خــال هــذه اللقائــات ال يجــب مناقشــة‬ ‫مشــاكل األداء الحاليــة‪ ،‬حيــث أنــه يكــون قــد تــم إخطــار الموظــف إلــى هــذه المشــاكل أثنــاء المناقشــات الغيــر‬ ‫رســمية وتــم وضــع خطــة عمــل لهــا‪ .‬ولكــن تكــون هــذه اللقــاءات بهــدف تقييــم مــدى إنجــاز األهــداف وخطــط‬ ‫العمــل الموضوعــة ســابقا‪ ،‬ولمعرفــة هــل الموظــف يســير علــى الطريــق الصحيــح لتطويــر مهنتــه‪.‬‬ ‫‪ -5‬تدريب المشرفون للحصول على أكبر فائدة‬

‫إخيــرا وليــس أخــرا‪ ،‬يجــب أن ُيــدرب المشــرفون علــى مهــارات القيــام بتقييــم أداء فعــال وذلــك لكــي تكــون‬ ‫ـال وإدارة النــزاع‬ ‫هــذه التقييمــات صلبــة وموثوقــة‪ .‬عــادة يتضمــن هــذا التدريــب إرشــادات فــي اإلســتماع الفعـ ِ‬ ‫ـزء معيــن مــن التقييــم‪ .‬هــذا التدريــب مهــم جــداً حيــث أن‬ ‫وكيفيــة تقليــل الجــدال إذا إَ عتــرض الموظــف علــى جـ ِ‬ ‫األداء‪َ ،‬قــد تؤثــر علــى قرارالمشــرف‪ .‬وأيضــا يجــب إعطــاء‬ ‫ِ‬ ‫التعليقــات الغيــر مســؤولة أو الغيــر مرتبطــة بتقييــم‬ ‫تعليمــات مكتوبــة إلــى المشــرف قبــل كل فتــرة تقييــم لتكــون بمثابــة رســالة تذكيريــة للســلوك المالئــم الــذي‬ ‫يجــب إتباعــه فــي إجتماعــات تقييــم األداء‪.‬‬

‫هذا اإلتجاه المنضبط في التخطيط لتقييم األداء سوف يساعد على إزالة العوائق المتوقعة‪.‬‬ ‫يعتبــر تقييــم األداء مــن متممــات عمليــة الرقابــة وهــي تتــم بعــد كل مرحلــة مــن مراحلهــا‪ ،‬وتتمثــل فــي إبــداء‬ ‫الــرأي العــام إذا مــا كان العمــل المنجــز بصفــة عامــة قــد تــم بطريقــة مرضيــة أم ال‪ ،‬مــع األخــذ فــي االعتبــار‬ ‫نواحــي اإليجــاب ونواحــي القصــور التــي حدثــت‪ ،‬ثــم اتخــاذ مجموعــة مــن التوصيــات واإلرشــادات التــي مــن‬ ‫شــأنها تنميــة نواحــي الخيــر ومعالجــة نواحــي التقصيــر‪ ،‬وكذلــك التوصيــة بالثــواب والعقــاب‪.‬‬ ‫وال يجــوز االعتقــاد أن عمليــة تقييــم األداء منفصلــة عــن عمليــة الرقابــة‪ ،‬أو أنهــا تتــم فــي مراحلهــا النهائيــة‬ ‫منهــا بــل هــي مالزمــة لــكل جزئيــة مــن جزئيــات الرقابــة‪ ،‬وهــي أســاس اتخــاذ القــرارات المصححــة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪38‬‬

‫تدريب‬ ‫أذكر أسباب تدني أداء الموظف فى عمله ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪39‬‬

‫إدارة الوقت وضغوط‬ ‫العمل‬ ‫الوقــت مــورد مــن أنــدر وأقيــم المــوارد الــذي يمــر وينتهــي مــن نفســه ال يمكــن إيقافــه وال يمكــن اســترداده‬ ‫ولكــن مــن خــال تحليــل اســتخدام الوقــت علــى أســاس منتظــم ســواء أكان ذلــك داخــل العمــل أم خارجــه‪ ،‬مــن‬ ‫الممكــن فهــم الطــرق التــي تزيــد مــن كفــاءة اســتغالل الوقــت‪.‬‬ ‫مثل أي مورد يمكن استخدامه بعقل أو دون عقل‬

‫أقسـام الوقـت‪:‬‬

‫‌أ)الوقت المادي‬ ‫الميكانيكي‪:‬‬

‫‌ب) الوقت‬ ‫البيولوجي‪:‬‬

‫‌ج) الـوقـت‬ ‫النفسي‪:‬‬

‫وهو مقياس لحركـــة‬ ‫جسم مادي بالنسبة‬ ‫لجسم مادي‬ ‫آخر‪ ،‬كالفترة التي‬ ‫تستغرقها األرض‬ ‫في الدوران حول‬ ‫الـشـمــس‪ ،‬ووحـدات‬ ‫هذا القسم‪ :‬الثانية‪،‬‬ ‫والدقيقة‪ ،‬والساعة‪،‬‬ ‫واليوم‪.‬‬

‫وهو الوقت الذي‬ ‫يقاس فيه تطور‬ ‫الظواهــر الـبـيـولــوجـية‬ ‫ونموها ونـضجها‬ ‫وكمالها‪ ،‬ووحدته هي‬ ‫الجسم نفسه‪ ،‬فقد‬ ‫يكون لطفلين عمر‬ ‫زمني واحد كـتـسـع‬ ‫مثال‪ ،‬لكن‬ ‫سـنوات ً‬ ‫أحدهما أكثر نضجاً‬ ‫من اآلخر من حيث‬ ‫الطول وكمال الجسم‬ ‫وتناسقه‪.‬‬

‫وهـــو نوع آخر من‬ ‫أنواع الشعور الداخلي‬ ‫بقيمة الوقت‪ ،‬حيث‬ ‫يؤثر الحدث النفسي‬ ‫في ذلك إذا كـــان‬ ‫سـعـيـداً أو سـيـئــاً أو‬ ‫خطراً أو مهماً ‪ ،‬فتبدو‬ ‫الدقائق في الحدث‬ ‫السيء كأنها ساعات‪،‬‬ ‫وتبدو الساعات في‬ ‫الحدث السعيد كأنها‬ ‫دقائق‪.‬‬

‫‌د)الوقت‬ ‫االجتماعي‪:‬‬

‫وهو الوقت الذي‬ ‫يربط فيه تقدير الوقت‬ ‫بأحداث اجتماعية‬ ‫مهمة إما عالمية أو‬ ‫محلية‪ ،‬ولذا‪ :‬نسمع‬ ‫كبارالسن يؤرخون‬ ‫بحياة فالن وفالن‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪40‬‬

‫ذروة‬

‫ذروة‬ ‫خمول‬

‫خمول‬ ‫‪ 7‬صباحاً‬

‫‪ 3‬عصراً‬

‫خمول‬ ‫‪ 7‬مساءاً‬

‫‪ 10‬مساءاً‬

‫تحديد األهداف واألولويات‬

‫هناك مثل قديم ساخر يقول‪ :‬عندما ال تعرف أين تتجه فإن كل الطرق توصلك‪ ،‬وتحديد الهدف أمر على‬ ‫قدر كبير من األهمية‪.‬‬

‫ويمكن أن تقسم األهداف إلى ثالثة أقسام‪:‬‬

‫‌أ) االهدف‬ ‫األكبيرة‪:‬‬

‫وهــو أهــم هــدف يســعى‬ ‫لــه اإلنســان ونـجـــــد مــا‬ ‫عــداه مــن األهــداف تخــدم‬ ‫هــذا الهــدف‪ ،‬وهــو بالنســبة‬ ‫لإلنســان المســلم هــو‬ ‫تحقيــق العبوديــة للــه (عــز‬ ‫وجــل)‪ ،‬وبالنســبة للمادييــن‪:‬‬ ‫تحقيــق أكبــر قــدر ممكــن‬ ‫مــن اللــذة والمصلحــة‬ ‫والمتعــة‪.‬‬

‫‌ب)األهداف‬ ‫الوسطى‪:‬‬

‫وهــي مجموعة مــن األهداف‬ ‫تخــدم الهــــدف األكبــر؛ مثالهــا‬ ‫بالنســبة لإلنســان المســلم‪:‬‬ ‫الدعــوة إلــى اللــه‪ ،‬الصــاة‪،‬‬ ‫طلــب العلــم‪ ،‬بــر الوالديــن‪....‬‬ ‫الخ‪.‬‬

‫‌ج)األهداف‬ ‫الصغيرة‪:‬‬

‫وهــي مــا يمكــن أن يعبــر عنهــا‬ ‫بأنهــا مجموعــة مــن الوســائل‬ ‫التي تخدم األهداف الوسطى؛‬ ‫مثالهــا‪ :‬طلــب العلــم هــدف‬ ‫أوســط وهنــاك مجـمــوعـــة مــن‬ ‫الوســائل والطــرق والوســائل‬ ‫لتحقيقــه‪ .‬علمــاً بــأن كل هــدف‬ ‫هــو بالنســبة لمــا فوقــه وســيلة‬ ‫وبالنســبة لمــا تحتــه هــدف‪.‬‬

‫وبنــاء علــى هــذا التقســيم‪ :‬تكــون هــذه األهــداف علــى شــكل هــرم‪ ،‬حيــث يـتـبـــوأ الهــدف األعظــم القمــة وتليه‬ ‫األهــداف الوســطى الخادمــة لــه‪ ،‬ثــم تمثــل األهــداف الصغيــرة قاعــدة الهرم‪.‬‬

‫الفعــال هــو َمـ ْـن يبــدأ بالنظــر إلــى وقتــه قبــل الشــروع فــي‬ ‫أن إدارة الوقــت تعنــي إدارة الــذات وأن المديــر‬ ‫ّ‬ ‫ُمهماتــه وأعمالــه و أن الوقــت ُيعــد مــن أهــم المــوارد فــإذا لــم تتــم إدارتــه فلــن يتــم إدارة أي شــيء آخــر)‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪41‬‬

‫أقسـام الوقـت‪:‬‬

‫النوع األول‪:‬‬ ‫وقت يصعب تنظيمه أو إدارته‬ ‫أو االستفادة منه في غير ما‬ ‫خصص له‬

‫وهــو الوقــت الــذي نقضيــه فــي‬ ‫حاجتنــا األساســية‪ ،‬مثــل النــوم‬ ‫واألكل والراحــة والعالقــات‬ ‫األســرية واالجتماعيــة المهمــة‪،‬‬ ‫وهــو وقــت ال يمكــن أن نســتفيد‬ ‫منــه كثيــراً فــي غيــر مــا خصــص لــه‬ ‫وهــو علــى درجــة مــن األهميــة‬ ‫لحفــظ توازننــا فــي الحيــاة‪.‬‬

‫النوع الثاني‬ ‫وقت يمكن تنظيمه وإدارته‬

‫وهــو الوقــت الــذي نخصصــه‬ ‫للعمــل‪ ،‬ولحياتنــا الخاصــة‪ ،‬وفــي‬ ‫هــذا النــوع بالــذات مــن الوقــت‬ ‫يمكــن التحــدي الكبيــر الــذي‬ ‫يواجهنــا‪ .‬أن الوقــت الــذي يمكــن‬ ‫تنظيمــه يتكــون أيضــاً مــن نوعيــن‬ ‫همــا ‪:‬‬ ‫النــوع األول‪ :‬وقــت ونحــن فــي‬ ‫كامــل نشــاطنا وحضورنــا الذهنــي‬ ‫(وقــت الــذروة)‪.‬‬ ‫والنــوع الثانــي‪ :‬وقــت ونحــن فــي‬ ‫أقــل حــاالت تركيزنــا وحضورنــا‬ ‫الذهنــي (وقــت الخمــول) ‪.‬‬

‫مصفوفة ادارة الوقت‬

‫الجميــع يواجــه مشــاكل مــع الوقــت‪ ،‬لكــن الوقــت ليــس هــو المشــكلة‪ ،‬فهــو الشــئ الوحيــد الــذي يملكــه‬ ‫الجميــع بالتســاوي كل يــوم ‪.‬إنمــا المشــكلة أننــا لــم نتعلــم إدارة الوقــت بصــورة جيــدة ‪.‬‬

‫ولعــل مصفوفــة إدارة األولويــات للدكتــور ســتيفن كوفــي هــي مــن أفضــل النمــاذج التــي تســاعدنا علــى‬ ‫التمييــز بيــن االنشــطة العاجلــة والمهمــة وذلــك لتحديــد األولويــات ‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪42‬‬

‫المربع االول‪ :‬مربع اإلدارة‬

‫والمستعجلة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫المهمة‬ ‫وهو الذي ُّ‬ ‫ُ‬ ‫يدل على األنشطة ُ‬ ‫ولدي عمل بها وبالتالي ال بد من إصالحها‪.‬‬ ‫أزمات‪ :‬السيارة تعطلت‬ ‫َّ‬

‫ •مديرك طلب منك إعداد تقرير يخص العمل على أن تقوم بتسليمه في نهاية اليوم‪.‬‬ ‫ •مشكالت طارئة وجع ُمؤلم في أسناني‪ ،‬يضطرني إلى الذهاب إلى طبيب األسنان‪.‬‬ ‫ •اجتماعات مهمة ومفاجئة أتى وقت االجتماع والبد من حضوره‪.‬‬

‫يجــب أن نعــرف أن األمــور الهامــة أصبحــت ُمســتعجلة بســبب إهمالهــاأو تأجيلهــا أو بســبب عــدم‬ ‫التخطيــط الجيــد لهــا‪ ،‬فنعتــاد علــى معالجــة األزمــات فيعطــي انطباعــا باألهميــة واالنشــغال الدائــم‬ ‫وهــو شــعور كاذب باألهميــة‪.‬‬

‫المربع الثاني‪ :‬مربع القيادة‬

‫المهمة ولكنها ليست ُمستعجلة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫وهو الذي ُّ‬ ‫يدل على األنشطة ُ‬ ‫ •التخطيط للعام القادم‪ ،‬التخطيط للمستقبل‪.‬‬ ‫ •التخطيط لألزمات بشكل يمنع حدوثها‪.‬‬ ‫ •قراءة كتب تُ فيدك في مجال عملك‪.‬‬ ‫ •التعلم الذاتي‬

‫ •تنمية العالقات مع اآلخرين‬ ‫ •التفكير‬

‫ •التحضير الجتماعات ُمهمة‪.‬‬ ‫فعاليــن فيــه‪ ،‬فســيؤدي هــذا إلــى تحـ ّـول األمــور الهامــة‬ ‫أجلنــا أنشــطة المربــع الثانــي أو لــم نكــن ّ‬ ‫وإذا أهملنــا أو ّ‬ ‫إلــى أمــور ُمســتعجلة ممــا يــؤدي إلــى اتســاع مســاحة المربــع األول‪ ،‬وبالتالــي إلــى ظهــور ضغــط العمــل‪،‬‬ ‫واإلرهــاق‪ ،‬والقلــق‪ ،‬والمزيــد مــن األزمــات‪ ،‬أمــا إنفــاق الوقــت فــي هــذا المربــع فســيؤدي إلــى تقليــل مســاحة‬ ‫المربــع األول تلقائياً ‪،‬فالتخطيــط واالســتعداد‪ ،‬ومنــع المشــكّ الت قبــل حدوثهــا‪ ،‬يجعــل الكثيــر مــن األمــور غيــر‬ ‫عاجلــة‪.‬‬

‫المربع الثالث‪ :‬مربع الخداع‬

‫المهمة ولكنها ُمستعجلة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫وهو الذي ُّ‬ ‫يدل على األنشطة غير ُ‬ ‫ •بعض االجتماعات غير الضرورية‬ ‫ •مكالمات هاتفية‬

‫ •بعض المقابالت زوار بدون موعد‬ ‫ •وقود السيارة قارب على االنتهاء‬ ‫ •نشاطات عامة‬

‫نحن ننفق الكثير من الوقت في هذا المربع لكي نستجيب ألولويات اآلخرين وليس بالضرورة ألولوياتنا‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪43‬‬

‫المربع الرابع‪ :‬مربع الضياع‬

‫يدل على أنشطة غير ُمهمة وغير ُمستعجلة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫وهو الذي ُّ‬

‫ضيعون وقتك‬ ‫ •أفراد ُي ّ‬

‫ •قراءة الصحيفة اليومية‬

‫ •بعض رسائل البريد العشوائي‬ ‫ •الحديث عن مشاكل اآلخرين‪.‬‬ ‫ •أنشطة غير مجدية‬

‫ •الثرثرة في أماكن العمل‪.‬‬ ‫ •غسيل السيارة‬

‫إن إنفــاق الوقــت فــي هــذا المربــع يــؤدي إلــى هــدر وقتــك وطاقتــك وبالتالــي حياتــك‪ ،‬وإذا لــم نُ نفــق وقتــاً‬ ‫ّ‬ ‫فــي هــذا المربــع يصبــح لديناوقتــاً كبيــراً ألنشــطة المربــع الثانــي‪.‬‬

‫وإذا مــا أردنــا أن ننظــم وقتنــا فإنــه يجــب علينــا أن نبحــث عــن الوقــت الــذي يمكــن تنظيمــه ثــم نتعــرف علــى‬ ‫الجــزء الــذي نكــون فيــه فــي كامــل نشــاطنا (وقــت الــذروة) ونســتغله باعتبــاره وقــت اإلنتــاج والعطــاء والعمــل‬ ‫الجــاد بالنســبة لنــا‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪44‬‬

‫إلدارة الوقت بطريقة جيدة البد من‪:‬‬

‫مراجعة‬ ‫األهداف‬ ‫والخطط‬ ‫واألولويات ‪:‬‬

‫يجــب علــى اإلنســان أن يراجــع‬ ‫أهدافــه وخططــه وأولوياتــه‪،‬‬ ‫ألنــه بــدون أهــداف واضحــة‬ ‫وخطــط ســليمة وأولويــات‬ ‫مرتبــة ال يمكــن أن يســتطيع‬ ‫أن ينظــم وقتــه ويديــره‬ ‫وإدارة جيــدة‪.‬‬

‫احتفظ بخطة‬ ‫زمنية أو‬ ‫برنامج عمل ‪:‬‬

‫الخطــوة الثانيــة فــي إدارة‬ ‫وقتــك بشــكل جيــد‪ ،‬هــي أن‬ ‫تقــوم بعمــل برنامــج عمــل زمني‬ ‫(مفكــرة) لتحقيــق أهدافــك‬ ‫علــى المســتوى القصيــر (ســنة‬ ‫مثــا) توضــح فيــه األعمــال‬ ‫ً‬ ‫والمهــام والمســئوليات التــي‬ ‫ســوف تنجزهــا‪ ،‬وتواريــخ بدايــة‬ ‫ونهايــة انجازهــا‪ ،‬ومواعيــد‬ ‫الشــخصية ‪ ..‬ألــخ‪ ،‬ويجــب أن‬ ‫تراعــي فــي مفكرتــك الشــخصية‬ ‫أن تكــون منظمــة بطريقــة‬ ‫جيــدة تســتجيب لحاجاتــك‬ ‫ومتطلباتــك الخاصــة‪ ،‬وتعطيــك‬ ‫بنظــرة ســريعة فكــرة عامــة عــن‬ ‫االلتزامــات طويلــة المــدى‪.‬‬

‫ضع قائمة‬ ‫إنجاز يومية ‪:‬‬

‫الخطــوة الثالثــة فــي إدارة وقتــك بشــكل‬ ‫جيــد‪ ،‬هــي أن يكــون لــك يوميــا قائمــة‬ ‫إنجــاز يوميــة تفرضهــا نفســها عليــك كلمــا‬ ‫نســيت أو كســلت‪ ،‬ويجــب أن تراعــي عنــد‬ ‫وضــع قائمــة إنجــازك اليومــي عــدة نقــاط‬ ‫أهمهــا ‪:‬‬ ‫ •أجعــل وضــع القائمــة اليوميــة جــزءاً‬ ‫مــن حياتــك‪.‬‬ ‫ •ال تبالــغ فــي وضــع أشــياء كثيــرة فــي‬ ‫قائمــة اإلنجــاز اليوميــة‪.‬‬ ‫ •تذكــر مبــدأ بتاريتــو لمســاعدتك علــى‬ ‫الفعاليــة (يشــر مبــدأ باريتــو إلــى أنــك‬ ‫إذا حــددت أهــم نقطتيــن فــي عشــر‬ ‫نقــاط‪ ،‬وقمــت بإنجــاز هاتيــن النقطتيــن‬ ‫فكأنــك حققــت ‪ 80%‬مــن أعمالــك‬ ‫لذلــك اليــوم)‪.‬‬ ‫ •أعــط نفســك راحــة فــي اإلجــازات وفــي‬ ‫نهاية األســبوع‪.‬‬ ‫ •كــن مرنــا فقائمــة اإلنجــاز ليســت أكثــر‬ ‫مــن وســيلة لتحقيــق األهــداف‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪45‬‬

‫سد منافذ‬ ‫الهروب ‪:‬‬

‫وهــي المنافــذ التــي تهــرب‬ ‫بواســطتها مــن مســؤولياتك‬ ‫التــي خطــط إلنجازهــا (وخاصــة‬ ‫الصعبــة والثقيلــة) فتصرفــك عنهــا‬ ‫( مثــل ‪ :‬الكســل والتــردد والتأجيــل‬ ‫والتســويف والترويــح الزائــد عــن‬ ‫النفــس ‪...‬ألــخ) ‪.‬‬ ‫ويجــب عليــك أن تتذكــر دائمــاً‬ ‫أوال بالتــوكل‬ ‫أن النجــاح يرتبــط‬ ‫ً‬ ‫علــى اللــه عــز وجــل ثــم بمهاجمــة‬ ‫المســؤوليات الثقليلــة والصعبــة‬ ‫عليــك‪ ،‬وأن الفشــل يرتبــط‬ ‫بالتســويف والتــردد والهــروب؛‬ ‫كمــا يجــب عليــك إذا مــا أختلطــت‬ ‫عليــك األولويــات ووجــدت نفســك‬ ‫تتهــرب مــن بعــض مســؤولياتك‬ ‫وتضيــع وقتــك أن تســأل نفســك‬ ‫األســئلة التاليــة‪:‬‬ ‫مــا أفضــل عمــل يمكــن أن أقــوم بــه‬ ‫اآلن؟ أو مــا أ فضــل شــيء أســتغل‬ ‫فيــه وقتــي فــي هــذه اللحظــة؟‬ ‫مــا النتائــج المترتبــة علــى الهــروب‬ ‫مــن مســؤلياتي؟ ومــا المشــاعر‬ ‫المترتبــة علــى التســويف والتــردد؟‬ ‫(مثــل‪ :‬الضيــق‪ ،‬القلــق‪ ،‬خيبــة‬ ‫اآلمــل‪ ،‬الشــعور بالذنــب ‪...‬أألخ)‪،‬‬ ‫والمشــاعر المترتبــة علــى اإلنجــاز؟‬ ‫(مثــل‪ :‬الرضــا‪ ،‬والســعادة‪ ،‬والراحــة‪،‬‬ ‫والنجــاح‪ ،‬والرغبــة فــي مزيــد مــن‬ ‫االنجــاز)‪.‬‬

‫استغل‬ ‫األوقات‬ ‫الهامشية ‪:‬‬

‫والمقصــود بهــا األوقــات الضائعــة‬ ‫بيــن اإللتزامــات وبيــن األعمــال‬ ‫(مثــل‪ :‬اســتخدام الســيارة‪ ،‬االنتظــار‬ ‫لــدى الطبيــب‪ ،‬الســفر‪ ،‬انتظــار‬ ‫الوجبــات‪ ،‬توقــع الــزوار)‪ ،‬وهــي تزيــد‬ ‫كلمــا قــل تنظيــم اإلنســان لوقتــه‬ ‫وحياتــه‪.‬‬ ‫ويجــب عليــك أن تتآمــل كيــف‬ ‫تقضــي دائمــاً وقتــك‪ ،‬ثــم‬ ‫تحللــه‪ ،‬وتحــدد مواقــع األوقــات‬ ‫الهامشــية‪ ،‬وتضــع خطــة عمليــة‬ ‫لإلســتفادة منهــا قــدر اإلمــكان‬ ‫(مثــل‪ :‬ذكــر اللــه عــز وجــل‪،‬‬ ‫االســتماع إلــى األشــرطة المفيدة‪،‬‬ ‫واالســترخاء‪ ،‬والنــوم الخفيــف‪،‬‬ ‫والتأمــل‪ ،‬والقــراءة‪ ،‬والتفكيــر‬ ‫مراجعــة حفــظ القــرآن ‪..‬ألــخ)‪.‬‬

‫ال تستسلم‬ ‫لألمور العاجلة‬ ‫غير الضرورية ‪:‬‬

‫ألنهــا تجعــل اإلنســان أداة فــي‬ ‫برامــج اآلخريــن وأولياتهــم (مــا‬ ‫يــرون أنــه مهــم وضــروري)‪ ،‬وتســلبه‬ ‫فاعليتــه ووقتــه (من أكبــر مضيعات‬ ‫الوقــت)‪ ،‬ويتــم ذلــك (استســام‬ ‫اإلنســان لألمــور العاجلــة غيــر‬ ‫الضروريــة) عندمــا يضعــف فــي‬ ‫تحديــد أهدافــه وأولوياتــه ‪ ،‬ويقــل‬ ‫تنظيمــه لنفســه وإدارتــه لذاتــه‪.‬‬ ‫ولكــي ال تقــع ضحيــة لذلــك فإنــه‬ ‫يجــب عليــك (بعــد تحديــد أهدافــك‬ ‫وأولياتــك) تطبيــق معاييــر الضــرورة‪،‬‬ ‫والمالئمــة‪ ،‬والفعاليــة التاليــة علــى‬ ‫األعمــال والمهــام واألنشــطة التــي‬ ‫تمارســها فــي حياتــك‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪46‬‬

‫إدارة ومعالجة ضغوط العمل‪:‬‬ ‫ •‬ ‫• ‬

‫ضغوط العمل من سمات التغيير في المنظمات العصرية‪.‬‬ ‫تتسبب الضغوط في ‪:‬‬ ‫‪1.1‬خسائر مادية‪.‬‬

‫‪2.2‬تغيب الموظفين‪.‬‬

‫‪3.3‬سرعة الدوران الوظيفي‪.‬‬

‫وجميعها تؤثر على اإلنتاج‪ ،‬وتؤدي إلى ضعف األداء‪ ،‬وفقدان العمالء‪.‬‬

‫أنواع الضغوط‪:‬‬

‫الضغوط البناءة وتؤدي إلى‪:‬‬ ‫ •توليد األفكار األفضل‪.‬‬

‫ •التوسع في المداخل للحلول من مصادر عدة‪.‬‬ ‫ •توضيح أكثر من وجهة نظر‪.‬‬ ‫الضغوط الهدامة وتؤدي إلى ‪:‬‬ ‫ •الشعور باإلحباط وكراهية الذات‪.‬‬

‫ •اتساع هوة الخالف بين الفرد واإلدارة‪.‬‬ ‫ •مناخ خال من الثقة ومليء بالشكوك‪.‬‬

‫ •نمو العمل الفردي على حساب الفريق‪.‬‬ ‫ •سرعة وكثافة الدوران الوظيفي‪.‬‬

‫كيف نتعامل مع الضغوط ؟‬ ‫أن للضغــوط أثــارا خطيــرة علــى صحــة الفــرد النفســية والجســمية وكذلــك وجدنــا أن هــذه الضغــوط هــي أمــور‬ ‫ال يمكــن للشــخص أن تخلــو منهــا الحيــاة‪ ,‬أي ال يمكــن للشــخص أن يحيــا دون ضغــوط تمــر بــه لذلــك وجــب‬ ‫علينــا أن نحــاول أن نتعايــش مــع تلــك الضغــوط ونتعامــل معهــا بشــكل يســاعدنا علــى تجنــب تأثيراتهــا الســلبية‬ ‫قــدر اإلمــكان‪ ،‬ولقــد ســعى المشــتغلون بعلــم النفــس وخاصــة علمــاء علــم النفــس المعرفــي إلــى إيجــاد‬ ‫أنســب األســاليب التــي تســاعد الفــرد علــى مواجهــة تلــك الضغــوط وكيفيــة التعامــل الصحــي معهــا‪ ,‬كذلــك‬ ‫دأب المشــتغلون بهــذا الموضــوع علــى وضــع البرامــج اإلرشــادية التــي تهــدف إلــى مســاعدة األفــراد علــى‬ ‫اكتســاب مهــارات المواجهــة والتعايــش مــع ضغــوط الحيــاة‪ ،‬وفيمــا يلــي مجموعــة مــن الخطــوات األساســية‬ ‫التــي تســاعد علــى التعامــل الصحــي مــع الضغــوط ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪47‬‬

‫ضرورة تنظيم‬ ‫وضع أهداف‬ ‫معالجة‬ ‫معقولة ( واقعية الوقت (عمل‬ ‫المشكالت‬ ‫ومنطقية ) عند واحد في وقت‬ ‫والمواقف‬ ‫واحد)‪.‬‬ ‫التعامل مع‬ ‫أوال‬ ‫الضاغطة ً‬ ‫الضغوط ( أجعل‬ ‫بأول – ألن‬ ‫تراكمها قد يزيد هدفك التخفيف‬ ‫من خطورتها من حدة المشكلة‬ ‫وليس التخلص‬ ‫وحدتها‪.‬‬ ‫النهائي منها ) ‪.‬‬

‫‪6‬‬

‫‪7‬‬

‫تعلم كيف‬ ‫االقتناع بأن‬ ‫تقول –ال‪ -‬في‬ ‫لآلخرين حقوق‬ ‫المواقف التي‬ ‫مثلك وبالتالي‬ ‫ال تستطيع‬ ‫تعلم كيف‬ ‫فيها تنفيذ ما‬ ‫تتفاوض (ال‬ ‫تسعى لكسب كل يطلب منك‪.‬‬ ‫شيء ألن اآلخرين‬ ‫سوف يسعون‬ ‫مثلك لتحقيق‬ ‫مصالحهم)‪.‬‬

‫تعلم مهارة‬ ‫التفسير‬ ‫المنطقي‬ ‫لألحداث‬ ‫الضاغطة‪.‬‬

‫التخفيف من‬ ‫إلقاء اللوم بشكل‬ ‫مستمر على‬ ‫الذات واتهامها‬ ‫بالقصور والعجز‬ ‫(الحوار اإليجابي‬ ‫مع الذات بدال‬ ‫من الحوار‬ ‫السلبي)‪.‬‬

‫‪8‬‬ ‫حاول أن تمارس‬ ‫بعض تمارين‬ ‫االسترخاء‬ ‫البسيط‬ ‫عندما تشعر‬ ‫باالنضغاط‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪48‬‬

‫تدريب‬ ‫كيف يستطيع المدير أن يخفف من سلبيات ضغط العمل‪( .‬نقاش مفتوح)‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪49‬‬

‫مفهوم اإلشراف‬

‫عزيزي المشارك‪ ،‬ما تعريفك لإلشراف؟ وما عالقته باإلدارة والقيادة؟ وهل المشرف مدير أم قائد؟‬

‫وقــد يكــون االشــراف مــن اصعــب الفنــون‪ ،‬كونــه يحتــاج إلــى اســتخدام مبــادئ العالقــات اإلنســانية التــي ثبتت‬ ‫صحتهــا مــع معظــم األنمــاط البشــرية فــي اكثــر األحيــان بطريقــة ناجحــة وفطريــة‪ .‬ولكــي يتحقــق اإلشــراف‬ ‫علــى اكمــل وجــه‪ ،‬ال بــد مــن أن يســود فــي بيئــة العمــل جــو تملــؤه النوايــا الطيبــة والتعــاون الجــاد مــن جانــب‬ ‫األفــراد المشــتركين بدايــة مــن المشــرف وإنتهــاءاً بالموظفيــن‪.‬‬ ‫ويعتــرف الكثيــر المشــرفون ذوي الكفــاءة بعــدم وجــود طــرق أكيــدة ومحــددة للعمــل مــع النــاس عامــة‬ ‫لكنهــم يعرفــون – بحكمتهــم التــي نتجــت عــن خبرتهــم – أن العامليــن لهــم ســمات مختلفــة‪ ،‬وان هــذه‬ ‫الســمات يجــب ان توضــع دائمــا بوضــع االعتبــار عنــد تنميــة عالقــات العمــل‪.‬‬ ‫وعليــه عزيــزي المشــارك‪ ،‬يمكــن القــول أن اإلشــراف هــو فــن العمــل مــع مجموعــة مــن األفــراد يمــارس‬ ‫المشــرف عليهــم ســلطته بطريقــة تحقــق أقصــى فاعليــة فــي أداء العمــل‪.‬‬ ‫أمــا المشــرف فإنــه يحتــاج إلــى جهــاز عقلــي مختلــف تمامــاً عمــا كان لديــه وهــو موظــف عــادي‪ .‬فالمشــرف‬ ‫ـؤوال عــن عملــه فقــط بــل أنــه مســؤول عــن نتائــج عمــل مجموعــة مــن العامليــن‪.‬‬ ‫يجــب أن يــدرك أنــه ليــس مسـ ً‬ ‫وتكمــن فاعليــة المشــرف فــي مــدى قدرتــه علــى جعــل اآلخريــن يــؤدون أعمالهــم بنفــس الكفــاءة التــي إعتــاد‬ ‫هــو أن يؤديهــا شــخصياً ‪.‬‬ ‫لذلــك إختيــار إدارة المؤسســة للمشــرف يجــب أن تحظــى بأهميــة ودراســة بالغــة‪ ،‬فســر نجــاح العمــل هــو فــي‬ ‫كفــاءة إختيــار المشــرف‪.‬‬ ‫ومــن هنــا نــدرك أيضــاً أن طبيعــة عمــل المشــرف ليســت إداريــة وقياديــة فحســب كمــا هــي فــي المســتويات‬ ‫اإلداريــة األعلــى داخــل الهــرم التنظيمــي‪ ،‬وإنمــا لــه دور كبيــر فــي كفــاءة العمــل الفنــي التخصصــي وطريقــة‬ ‫أنجــازه‪.‬‬ ‫إختيار إدارة المؤسسة للمشرف يجب أن تحظى بأهمية ودراسة بالغة‪ ،‬فسر نجاح العمل هو‬ ‫في كفاءة إختيار المشرف‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪50‬‬

‫واجبات وأدوار المشرف‬ ‫أوال ‪ -‬المشرف ‪ ...‬مخطط‬ ‫ً‬

‫ماذا نعني بعملية التخطيط ؟‬

‫يعتبــر التخطيــط مــن الوظائــف الرئيســية لــإدارة وهــو يســبق الوظائــف األخــرى‪ ،‬فــاإلداري أو المشــرف يجــب‬ ‫إن يفكــر أوال بالهــدف الــذي يســعى إليــه ويخطــط إلنجــازه‪ .‬وإلنجــاز الهــدف أو األهــداف البــد مــن وضــع‬ ‫الخطــط الكفيلــة بذلــك‪ ،‬مثــل وضــع االســتراتيجيات والسياســات والقواعــد واإلجــراءات والبرامــج والميزانيــات‬ ‫التقديريــة الالزمــة‪.‬‬ ‫وألجل القيام بهذه الوظيفة ال بد مـن مراعاة االعتبارات الرئيسية التالية ‪- :‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪51‬‬

‫فوائد التخطيط ‪:‬‬ ‫إن تنفيــذ الخطــة ضمــن المعاييــر التــي ســبق الشــرح عنهــا تــؤدي إلــى مجموعــة مــن الفوائــد والتــي يمكــن‬ ‫تلخيصهــا بمــا يلــي ‪:‬‬ ‫• ‬

‫توضيح األهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها‪.‬‬

‫• ‬

‫المساعدة في التحديد الدقيق للمدخالت من الموارد البشرية والمادية المطلوبة‪.‬‬

‫• ‬

‫المساعدة في التعرف على وتحديد المشكالت المتوقع حدوثها‪.‬‬

‫• ‬

‫المســاعدة فــي عمليــة التنســيق بيــن األنشــطة الرئيســية والفرعيــة وتحديــد الوقــت الــازم‬

‫• ‬

‫العمــل علــى حســن اســتغالل اإلمكانــات والمــوارد المتاحــة ممــا يــؤدي لخفــض التكاليــف‬

‫• ‬

‫تمكّ ــن المديــر مــن تكويــن رؤيــة متكاملــة لنشــاط المنظمــة والبيئــة المحيطــة‪ ،‬وبالتالــي‬

‫• ‬

‫توفير الرقابة والمتابعة على التنفيذ باعتباره المقياس المعياري الرقابي لنتائج األعمال‪.‬‬

‫ألداء كل مرحلــة ومنــع االزدواجيــة‪.‬‬ ‫قــدر اإلمــكان‪.‬‬

‫تســهيل عمليــة تحديــد األهميــة النســبية لــكل األنشــطة وعالقاتهــا ببعضهــا البعــض‪.‬‬ ‫• ‬

‫تــؤدي الخطــة إلــى االرتيــاح النفســي لــدى العامليــن بســبب قلــة األخطــاء وتحديــد اإلجــراءات‬

‫قبــل التنفيــذ‪.‬‬

‫ثانياً ‪ -‬المشرف ‪ ...‬منظماً‬ ‫تبحــث وظيفــة التنظيــم بشــكل عــام فــي ترتيــب العالقــات بيــن وظائــف المنشــاة عــن طريــق تحديــد الوظائــف‬ ‫اإلشــرافية (اإلداريــة) والتنفيذيــة وواجبــات كل منهــا وذلــك بهــدف تحقيــق التنســيق بيــن القــوة العاملــة‬ ‫والمــوارد المتاحــة‪ ،‬بمــا يكفــل تنفيــذ الخطــة بكفــاءة وفاعليــة‪ .‬ومــن اجــل تحقيــق ذلــك يتــم تحديــد اوجــه‬ ‫النشــاطات المختلفــة للمنظمــة أو المنشــاة وتوزيــع علــى العناصــر البشــرية‪ .‬كمــا يتــم تحديــد االختصاصــات‬ ‫والمســؤوليات والعالقــات واالتصــاالت بيــن األفــراد العامليــن فــي الوحــدات التنظيميــة‪.‬‬ ‫المقومات األساسية للتنظيم الناجح ‪:‬‬ ‫للقيام بوظيفة التنظيم‪ ،‬ال بد من مراعاة عدد من المقومات األساسية‪.‬‬ ‫ما المقصود بكل منها عزيزي المشارك؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪52‬‬

‫‪ .1‬التسلسل اإلداري ‪:‬‬

‫‪ .2‬تقسيم العمل ‪:‬‬

‫‪ .3‬وحدة األمر ‪:‬‬

‫‪ .4‬نطاق اإلشراف ‪:‬‬

‫‪ .5‬توافق السلطة والمسؤولية ‪:‬‬

‫‪ .6‬تفويض السلطة ‪:‬‬

‫‪ .7‬المرونة ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪53‬‬

‫ثالثاً ‪ -‬المشرف‪ ...‬متابع ومراقب‬ ‫تتخلــص عمليــة الرقابــة بمقارنــة نتائــج العمــل بمعيــار معيــن‪ .‬وهــي وظيفــة مهمــة مــن الوظائــف التــي تتألــف‬ ‫منهــا العمليــة اإلداريــة‪ .‬وطبيعــة عمليــة الرقابــة تســتوجب إن يكــون هنالــك معاييــر محــددة يتــم مقارنــة نتائــج‬ ‫العمــل بهــا وغالبــا مــا يكــون األهــداف المنصــوص عليهــا فــي الخطــة هــي المعاييــر الواجــب القيــاس عليهــا‪.‬‬ ‫فالرقابــة هــي قيــاس نشــاط المرؤوســين للتأكــد مــن مطابقتهــا للخطــط المرســومة وتصحيحهــا إذا تبيــن إن‬ ‫هنالــك انحــراف عــن تلــك الخطــط‪ .‬وممــا هــو جديــر بالذكــر إن هنالــك عالقــة وطيــدة بيــن ووظيفــة الرقابــة‬ ‫فالتخطيــط عمليــة ســابقة للرقابــة والحقــة لهــا بمعنــى انــه ال رقابــة صحيحــة بــدون خطــة أو معيــار كمــا يمكــن‬ ‫للمخطــط إن يســتفيد كثيــرا مــن نتائــج القيــام بعمليــة الرقابــة فيعــدل خططــه بمــا يتــاءم واألوضــاع التــي‬ ‫تكشــف عنهــا الرقابــة‪.‬‬ ‫عناصر نظام الرقابة الجيد ‪:‬‬

‫‪6‬‬ ‫تحديد من‬ ‫هو صاحب‬ ‫الحق في‬ ‫اتخاذ اإلجراء‬ ‫التصحيحي‪.‬‬

‫وجود نظام‬ ‫للتبليغ‪.‬‬

‫تحديد أساليب تحديد المعايير‬ ‫تحديد نوع‬ ‫بدقة‪.‬‬ ‫الرقابة‬ ‫الرقابة‪ ،‬وقائية‪،‬‬ ‫ووسائلها سواء‬ ‫عالجية‪،‬‬ ‫أكانت أرقام‬ ‫مفاجئة‪،‬‬ ‫وإحصاءات‪،‬‬ ‫دورية‪ ...‬الخ‪.‬‬ ‫أو ميزانيات‬ ‫وخرائط‪.‬‬

‫تحديد الهدف‬ ‫من الرقابة‪.‬‬

‫مراحل عملية الرقابة ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪54‬‬

‫رابعاً ‪ -‬المشرف‪ ...‬مقيم ألداء العاملين‬ ‫ال شــك أن عمليــة تقييــم األدء هــي أحــد أهــم الوســائل الرئيســية فــي التعــرف علــى مســتويات العامليــن‬ ‫(أعضــاء الفريــق) ومــدى قدرتهــم علــى أداء الوظائــف المســندة إليهــم‪ .‬وهــو مدخــل لممارســة العديــد مــن‬ ‫الوظائــف مــن تحفيــز وترقيــة وتدريــب وغيــره‪.‬‬ ‫(سيتم إفراد يوم تدريبي كامل خالل األسبوع القادم للحديث عن هذا الدور)‬

‫خامساً ‪ -‬المشرف ‪ ...‬متخذ قرار‬ ‫ال بــد للمشــرف مــن أن يعمــل علــى تحديــد وتحليــل كافــة المشــكالت التــي يواجهــا ويعمــل علــى اتخــاذ‬ ‫القــرارات المناســبة‪ ،‬مــن خــال اإلختيــار مــن بيــن مجموعــة البدائــل المتاحــة البديــل األنســب لحــل المشــكلة أو‬ ‫تحقيــق الهــدف‪.‬‬ ‫(وقد تم إفراد يوم تدريبي كامل خالل األسبوع الماضي للحديث عن هذا الدور)‬

‫سادساً ‪ -‬المشرف ‪ ...‬محفز‬ ‫حيــث ال بــد للمشــرف المتميــز مــن أن يتفهــم حاجــات ورغبــات ودوافــع العامليــن معــه‪ ،‬مــن أجــل توفيــر البيئــة‬ ‫المالئمــة والدعــم الكافــي والتحفــز المناســب لســتثمار قدراتهــم وتعزيــز دوافــع العمــل الذاتــي لديهــم فــي‬ ‫تحقيــق األهــداف المنشــودة‪.‬‬ ‫(سيتم إفراد يوم تدريبي كامل خالل األسبوع القادم للحديث عن هذا الدور)‬

‫سابعاً ‪ -‬المشرف ‪ ...‬مطور ومدرب‬ ‫إن المشــرفين مســئولون عــن تنميــة وتطويــر قــدرات العامليــن وذلــك مــن خــال تدريبهــم علــى أداء أعمالهــم‬ ‫ووظائفهــم بشــكل أكثــر فاعليــة‪ .‬وأكثــر مــا يلجــاً إليــه المشــرفون مــا يعــرف بالتدريــب علــى رأس العمــل‪.‬‬

‫فما المقصود بالتدريب على رأس العمل؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪55‬‬

‫قــد يأخــذ التدريــب علــى رأس العمــل شــكل لقــاءات تدريبيــة منتظمــة يعقدها المشــرفون أو قدامــى العاملين‬ ‫مــن خــال جهــد رســمي منظــم ومنتظــم يســتهدف تزويد المرؤســين بخبرات وظيفيــة متنوعة‪.‬‬ ‫مــن المعــروف أن للمشــرف أدوار عديــدة ومتباينــة ومســؤوليات وظيفيــة محــددة تجعلــه يفكــر كثيــراً قبــل‬ ‫أن يتحمــس ليتولــى مســؤولية (تدريــب المرؤوســين علــى رأس العمــل) كمســؤولية إضافيــة‪ ،‬بــل كثيــراً مــا‬ ‫يتســاءل ‪-:‬‬ ‫هل سيضيف تدريب مرؤوسية مسؤوليات جديدة عليه؟‬ ‫هل يمكن تقييم إنجازاته في هذا المجال وهل سيتم قياس جهودة ومكافأته عنها؟‬ ‫هل سينتهى التدريب بخلق منافس جديد له في القسم أو اإلدارة؟‬ ‫هل يعني التدريب اثناء العمل مجرد لقاءات فردية أو دردشة وظيفية؟‬ ‫هل سيضيف تدريب مرؤوسية مسؤوليات جديدة عليه؟‬ ‫هل سيتوفر لديه الوقت الكافي لتدريب اآلخرين؟‬

‫خطوات وإجراءات التدريب على رأس العمل؟‬ ‫خطوة ( ‪ : ) 1‬جهز العامل لتلقي التدريب‬ ‫تبيــن أوال “ مقــدار مــا‬ ‫يعرفــه عــن العمليــة‬ ‫التــي يؤديهــا وال تخبــره‬ ‫بأشــياء يعرفهــا وأبــدأ‬ ‫معــه مــن حيــث تنتهــي‬ ‫معلوماتــه‪.‬‬

‫اجعلــه يهتــم‪ ،‬بيــن‬ ‫لــه مراحــل اإلنتــاج‬ ‫مــن بدايــة عملــة‬ ‫حتــى المنتــج النهائــي‬ ‫وبذلــك يــدرك أهميــة‬ ‫عملــه ‪.‬‬

‫بأن يكون مرتاحا”‪.‬‬

‫اعــرض عليــه وضعــه‬ ‫الصحيــح فــي العمــل‬ ‫– بحيــث ال ينظــر إلــى‬ ‫مــا يؤديــه مــن عمــل أال‬ ‫مــن الزاويــة الصحيحــة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪56‬‬

‫خطوة ( ‪ ) 2‬قدم العملية‬

‫بين بوضوح‬ ‫النقط‬ ‫الحاكمة حتى‬ ‫يكون على‬ ‫تمام الفهم‪.‬‬

‫كــرر العمليــة‬ ‫والشرح إذا كان‬ ‫ذلــك ضروريــا”‪.‬‬

‫كــن صبــورا “‬ ‫وابــدأ ببطــىء ‪..‬‬ ‫وبعــد أن تتيقــن‬ ‫مــن تمــام تفهمه‬ ‫يمكــن اإلســراع‪.‬‬

‫لقنه التدريبات‬ ‫على جرعات‬ ‫بسيطة فمثلة‬ ‫اخبــره ‪ ...‬ودعــه‬ ‫مثل اي واحد‬ ‫يــرى ‪ ...‬واشــرح‬ ‫منا ال يمكن ان ‪ ...‬ثــم اســأل ‪...‬‬ ‫يعي في ذاكرته‬ ‫اكثر من ‪8 – 6‬‬ ‫أفكار جديدة في‬ ‫كل مرة ليتفهم‬ ‫تفهمها صحيحا‪.‬‬

‫خطوة ( ‪ : ) 3‬جرب كيف ينجز العملية‬

‫استمر في‬ ‫التدريب حتى‬ ‫تتحقق من‬ ‫تمام معرفته‪،‬‬ ‫حتى ولو كرر‬ ‫العملية عدة‬ ‫مرات‪.‬‬

‫صحح اخطائه ان‬ ‫وجدت ومراعاة‬ ‫عدم المساس‬ ‫بإحساسه أو‬ ‫مهاراته أو‬ ‫تفكيره‪.‬‬

‫اجعله يشرح‬ ‫النقط الحاكمة‬ ‫في العملية‪.‬‬

‫ثم كرر األداء‬ ‫وأن يشرح‬ ‫خطوات العمل‬ ‫أثناء أدائه لكي‬ ‫يفهم سبب‬ ‫متطلبات‬ ‫األداء السليم‪.‬‬

‫دعه يؤدي‬ ‫العمل تحت‬ ‫مراقبتك‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪57‬‬

‫خطوة ( ‪ : ) 4‬تتبعه‬

‫استمر في‬ ‫متابعة‬ ‫وتصحيح‬ ‫األخطاء حتى‬ ‫يتمكن من‬ ‫تأدية العمل‬ ‫بالطريقة‬ ‫السليمة‪.‬‬

‫راجع عمله على‬ ‫فترات كل بضع‬ ‫دقائق في‬ ‫دعه يالحظ‬ ‫البداية ثم بضع‬ ‫بنفسه النقط‬ ‫الحاكمة كلما ساعات أو بضع‬ ‫تقدم في عمله‪ .‬أيام بعد ذلك‬ ‫مراقبة أيام بعد‬ ‫ذلك‪ ،‬مراقبة أي‬ ‫تحركات خاطئة‬ ‫أو غير ضرورية‪.‬‬

‫اخبره لمن‬ ‫يلجأ إذا طلب‬ ‫المعاونة‪.‬‬

‫دعه لنفسه‬ ‫فإنه سينشأ‬ ‫لديه‬ ‫اإلحساس‬ ‫بالعمل عند‬ ‫أدائه بنفسه‪.‬‬

‫المشرف ‪ ...‬إنسان ومحلل سلوكي‬ ‫يجــب أن يوجــه المشــرف مجهــودات الموظفيــن المســؤول عــن اإلشــراف عليهــم‪ ،‬ويشــمل هــذا معرفــة‬ ‫كثيــر مــن العوامــل التــي تشــكل النفســية للموظفيــن‪ ،‬وكذلــك فهــم مبــادئ اإلشــراف ووســائله التــي تثبــت‬ ‫فاعليتهــا واســتخدامها بمهــارة‪.‬‬ ‫ومــن أهــم مــا يمكــن تطبيقــه فــي هــذا الجانــب “مدخــل العالقــات التبادليــة” الــذي ســيتم توضيحــه فــي‬ ‫الصفحــات القادمــة مــن هــذه المــادة التدريبيــة‪.‬‬

‫النتيجة‬ ‫أن المشــرف الناجــح ال بــد مــن أن يكــون إداري وقائــد بنفــس الوقــت‪ :‬أن يتبــع طريقــة رســمية عقالنيــة‬ ‫لتخطيــط العمــل وتنظيــم وإدارة الفريــق‪.‬‬ ‫فكمــا أن المشــرف مطالــب بــأداء مجموعــة الوظائــف اإلداريــة مــن تخطيــط وتنظيــم ورقابــة وغيــره‪ ،‬فهــو‬ ‫مطالــب إيضــاً بــأن يكــون قائــداً مؤثــراً بشــكل غيــر رســمي باآلخريــن‪ ،‬وذلــك مــن خــال‪:‬‬

‫ •تفهمه لحاجاتهم وسلوكهم ونفسياتهم‪.‬‬ ‫ •إلتزامه بالمبادىء المتفق عليها‪.‬‬ ‫ •قدرته على التحفيز‪.‬‬

‫ •اإلتصال وعالقاته الشخصية وإحترامه ألعضاء فريقه‪.‬‬ ‫ •إيمانه بالهدف والرؤية وإلتزامه بهما‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪58‬‬

‫نطاق اإلشراف‬ ‫ماذا نعني عزيزي المشارك‪ ،‬بنطاق اإلشراف؟‬

‫ال شــك إن تعــدد المســتويات اإلداريــة معنــاه طــول خــط الســلطة‪ .‬ذلــك الخــط الــذي تمرعــن طريقــة‬ ‫جميــع االتصــاالت مــن وإلــى المســئول األولــى عــن المنظمــة وكل مســتوى إداري‪ ،‬وزيــادة المســتويات‬ ‫اإلداريــة معناهــا – بداهــة – طــول المســافة بيــن المســئول االول والمنفذيــن وزيــادة صعوبــات االتصــال‬ ‫ســواء إلــى أعلــى أم إلــى اســفل‪ ،‬وبالتالــي صعوبــة التنســيق‪ ،‬ومهمــا فوضــت الســلطة إلــى المســتويات‬ ‫اإلداريــة األقــل فــإن بعــض القــرارات وال ســيما المهــم منهــا ســيتم فــي أعلــى مســتوى‪.‬‬ ‫وكلمــا زاد خــط الســلطة زادت الفرصــة لســوء الفهــم المتراكــم علــى حــد تعبيــر‪ ،‬حيــث يحــاول كل شــخص‬ ‫تفســير المعلومــات أو التعليمــات فــي ضــوء تركيبــه الســيكولوجي وربمــا ال تصــل تلــك المعلومــات أو‬ ‫التعليمــات علــى اإلطــاق‪.‬‬ ‫طــول خــط الســلطة معنــاه زيــادة كثافــة ذلــك “الفلتــر” اإلنســاني‪ ،‬ومهمــا تــم اختيــار األفــراد األكفيــاء‬ ‫الذيــن يتمتعــون باألمانــة وبالدقــة العلميــة فــي التعبيــر – وهــو أمــر ليــس بالســهل فــي حــد ذاتــه – فــان‬ ‫مخاطــر تعــدد المســتويات اإلداريــة تكــون موجــودة‪.‬‬ ‫ونطاق األشراف‪ ،‬أما أن يكون ضيق أو واسع‪ ،‬فما المقصود بكل منهما؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪59‬‬

‫نطاق اإلشراف الضيق‬ ‫األسباب والدوافع وراء نطاق اإلشراف الضيق في مستويات اإلدارة الوسطى واإلدارة اإلشرافية‪:‬‬

‫إن نطــاق اإلشــراف الضيــق (اثنــان أو ثالثــة) أمــر يثيــر الدهشــة ألول وهلــة فهــو يتعــارض مــع طبيعــة البشــر‬ ‫والتركيــب الســيكولوجي الــذي يحبــذ زيــادة عــدد المرؤوســين كمظهــر مــن مظاهــر الســلطة أو المراكــز أو‬ ‫حــب معرفــة كل كبيــرة وصغيــرة مــن مصادرهــا األوليــة بــدون “ فلتــر” إنســاني‪.‬‬ ‫ما هي إيجابيات وسلبيات نطاق اإلشراف الضيق ؟‬

‫نطاق اإلشراف الواسع‬ ‫األسباب والدوافع وراء نطاق اإلشراف الواسع‪:‬‬ ‫إن رغبــة الرئيــس األعلــى نفســه فــي أن يكــون فــي الصــورة‪ ،‬ورغبتــه فــي أن يعــرف كل كبيــرة وكل صغيــرة‬ ‫ـا كبيــراً إلــى أن‬ ‫فــي مجــاالت العمــل وربمــا رغبتــه فــي االحتفــاظ بســلطة اتخــاذ القــرارات‪ ،‬تجعــل هنــاك ميـ ً‬ ‫يكــون نطــاق اإلشــراف كبيــراً ‪ ،‬كمــا أن حــب الرؤســاء اإلشــراف علــى عــدد كبيــر مــن المرؤوســين يعتبــر نوعــاً مــن‬ ‫مظاهــر األهميــة وتأكيــداً الرتفــاع المنصــب!‬

‫وباإلضافــة إلــى هــذه الرغبــة وهــذا االعتقــاد فإنــه كثيــراً مــا يكــون هنــاك منطــق مــن جعــل هــذه الوظائــف‬ ‫مرتبطــة مباشــرة بالرئيــس األعلــى‪ ،‬الن هــذه الوظائــف تتطلــب التنســيق فيمــا بينهــا وال يملــك التنســيق غيــر‬ ‫الرئيــس األعلــى‪.‬‬

‫ما هي إيجابيات وسلبيات نطاق اإلشراف الواسع؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪60‬‬

‫إن نطــاق اإلشــراف الواســع – يعتقــد الكثيــر مــن كبــار اإلدارييــن – مهــم وضــروري فهــو يقلــل مــن خطــأ‬ ‫الســلطة أو كثــرة المســئوليات اإلداريــة‪ ،‬ومعنــى ذلــك زيــادة وســرعة التفاهــم بيــن المرؤوســين وهــو مــا‬ ‫يمكــن أن يــؤدي إلــى اتخــاذ القــرارات بســرعة وبنــاء علــى معلومــات واضحــة مــن مصدرهــا األصلــي لــم تمــر‬ ‫‪.‬على”الفلتــر” اإلنســاني الــذي غالبــا مــا يحــدث نتيجــة تعــدد التسلســل الرئاســي‬ ‫إن نطــاق اإلشــراف الواســع يرغــم المرؤوســين علــى تحمــل المســئولية أمــام الرئاســة األعلــى‪ .‬ومــن ناحيــة‬ ‫أخــرى فــان ذلــك يرغــم الرؤســاء – ربمــا بقصــد أو بــدون قصــد – علــى تفويــض الســلطة للمرؤوســين‪ ،‬كمــا انــه‬ ‫كثــرة طلبــات المرؤوســين مــن الرؤســاء باتخــاذ قــرارات فــي موضــوع معيــن تجعــل الرؤســاء – بعــد مــدة أمــام‬ ‫‪.‬األمــر الواقــع – مؤمنيــن بضــرورة التفويــض فــي كثيــر مــن الموضوعــات‬

‫نطاق اإلشراف األمثل‬ ‫عزيــزي المشــارك‪ ،‬الســؤال الــذي يطــرح نفســه هــو مــا هــو نطــاق اإلشــراف األمثــل؟ أو بمعنــى آخــر مــا هــو‬ ‫العــدد األمثــل الــذي يمكــن أن يشــرف عليــه رئيــس واحــد فــي كل مســتوى مــن مســتويات اإلدارة؟ هــل‬ ‫هنــاك قاعــدة عامــة؟‬ ‫من أي نوع يتبع نطاق اإلشراف الذي تتبعة‪ ،‬وما هو نطاق اإلشراف األمثل؟‬

‫لقــد كان أول مــن نبــه إلــى ضــرورة مراعــاة أن يكــون العــدد محــدوداً هــو الجنــرال “ ســير أيــان هاملتــون “ أحــد‬ ‫القــادة فــي الحــرب العالميــة األولــى‪ ،‬وننقــل هنــا ترجمــة حرفيــة لمــا قالــه‪:‬‬ ‫(إن أحــد السياســيين الذيــن يجهلــون مفهــوم التنظيــم – والــذي كان قــد تولــى إدارة منشــأة– قــد أشــرف على‬ ‫المــوت نتيجــة اإلجهــاد فــي العمــل‪ ،‬فقــد فوض الســلطة لســبعة عشــر شــخصاً مســؤولين أمامه مباشــرة)‪.‬‬ ‫ويضع الجنرال “ هاملتون “ قانوناً بالنســبة لنطاق اإلشــراف على أســاس أنه يجب أال يتعدى ســتة أشــخاص‪،‬‬ ‫كمــا يجــب أال يقــل عــن ثالثــة أشــخاص‪ ،‬وننقــل فيمــا يلــي عــن ترجمة لمــا قاله‪-:‬‬ ‫(وعلــى هــذا فــإن هنــاك قانونــاً يحكــم المنظمــات‪ ،‬وهــو أنــه ال يجــوز ألي إداري أن يكــون رئيســاً علــى أكثــر مــن‬ ‫كاف للعمــل‪ ،‬ويتوقــف العــدد‬ ‫ســتة أشــخاص‪ ،‬كمــا يجــب أال يقــل عــن ثالثــة أشــخاص وإال لمــا كان لديــه وقــت ٍ‬ ‫علــى المســؤولية التــي يتحملهــا المرؤوســون؛ فكلمــا صغــرت مســؤولية المجموعــة زاد عدد المرؤوســين)‪.‬‬ ‫أمــا “لينــدال أيرويــك” المستشــار اإلنجليــزي فيقــول إن نطــاق اإلشــراف األمثــل للرؤســاء فــي المناصــب العليــا‬ ‫هــو أربعــة‪ ،‬نطــاق اإلشــراف األمثــل للرؤســاء فــي أقــل المســتويات اإلداريــة حيــث يكــون التفويــض فــي تنفيــذ‬ ‫عمــل محــدد ال فــي اإلشــراف علــى اآلخريــن – فالعــدد يمكــن أن يكــون ثمانيــة أو عشــرة‪.‬‬ ‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪61‬‬

‫وفــي أبحــاث أخــرى توصــل إليهــا مؤتمــر فــي لــوس أنجلــوس بأمريــكا أن عــدد المرؤوســين الذي يمكــن إدارتهم‬ ‫بكفــاءة هــو مــن عشــرين إلــى ثالثين شــخصاً ‪.‬‬ ‫إن “فيفنــر وشــيروود” ينتهيــان فــي موضــوع اإلشــراف علــى أنــه ربمــا تكون أداة تشــخيصية مفيدة في حاالت‬ ‫خاصــة حيــث يكــون المدخــل هــو‪ :‬مــا هــي كميــة اإلشــراف الضروريــة مــن الرئيــس؟ ومــع االعتــراف بإختــاف‬ ‫الظــروف والبحــث عــن المتغيــرات المالئمــة‪ ،‬فــإن روح البحــث ســتكون عظيمــة‪ .‬فمــن األفضــل دراســة كل‬ ‫ـدال مــن االعتمــاد علــى معادلــة محــددة ســلفاً ‪ .‬وبعــد الدراســة والتحليــل لكثيــر‬ ‫هيــكل تنظيمــي علــى حــدة بـ ً‬ ‫مــن الحــاالت‪ ،‬فإنــه ربمــا يكــون مــن الممكــن حينئــذ وضــع أنمــاط لتحديــد كميــة اإلشــراف المطلوبــة‪.‬‬ ‫ويتفــق “لوثــر جوليــك بولــوك” مــع “آرنســت ديــل وفيفنــر وشــيروود” فــي أنــه ال يمكــن وضــع حــد معيــن ألي‬ ‫شــخص ولكــن مــا تــزال هنــاك حــدود يجــب احترامهــا فــي تصميــم الهيــكل التنظيمــي‪.‬‬ ‫وهمــا يشــرحان ذلــك عــن طريــق ســؤال لهمــا‪ :‬كــم شــخصاً يســتطيع مديــر أن يقــوم بقيادتهــم‪ ،‬أن يســتمع‬ ‫لهــم وأن يستشــيرهم‪ ،‬أن يوجههــم ويتابعهــم؟ إن ذلــك يتوقــف علــى الشــخص وعلــى عاداتــه‪ ،‬ويتوقــف‬ ‫علــى األشــخاص الذيــن يقودهــم وعلــى مــدى الفهــم وســهولة االتصــال‪ .‬إن ذلــك يتوقــف أيضــاً علــى خطــورة‬ ‫المشــكالت التــي تنشــأ ومــدى تنوعهــا‪ ،‬وعلــى مــدى االســتعداد لمقابلــة المشــاكل قبــل أن تنشــأ‪ ،‬إن ذلــك‬ ‫يتوقــف علــى مــدى ضــرورة رفــع الموضــوع إلــى أعلــى التخــاذ القــرار ومعالجــة باقــي الموضــوع بتفويــض‬ ‫للســلطة‪.‬‬ ‫وأخيراً يمكن القول حول نطاف اإلشراف األمثل‪ :‬أنه يعتمد على كل حالة من الحاالت‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪62‬‬

‫الشبكة اإلدارية للمشرف‬

‫وتركــز هــذه النظريــة التــي وضعهــا “بليــك وموثــون” علــى أن ســلوك المشــرف أو القائــد فــي التعامــل مــع‬ ‫العامليــن والعمــل ينقســم إلــى خمــس أنمــاط رئيســة هــي‪:‬‬

‫‪ .1‬نمط (ن‪ -‬ع‪)-‬‬

‫‪ .2‬نمط (ن‪ -‬ع‪)+‬‬

‫‪ .3‬نمط (ن ع)‬

‫‪ .4‬نمط (ن‪ +‬ع‪)-‬‬

‫‪ .5‬نمط (ن‪ +‬ع‪)+‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪63‬‬

‫األنماط الرئيسية للشبكة اإلدارية‬ ‫ع‪ -‬ن‪+‬‬

‫ع‪ +‬ن‪+‬‬

‫عن‬ ‫الناس‬

‫ع‪ -‬ن‪-‬‬

‫ع‪ +‬ن‪-‬‬ ‫العمل‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪64‬‬

‫المهارات السلوكية للمشرفين في التعامل مع المرؤوسين‬ ‫مدخل تحليل العالقات التبادلية‬

‫بينما وأنت تشرح‬ ‫لمجموعة جديدة من‬ ‫الموظفين المتدربين‬ ‫المعنين حديثاً في‬ ‫المؤسسة‪/‬الشركة‬ ‫عن طبيعة عمل‬ ‫القسم الذي تشرف‬ ‫عليه‪ ،‬غمز أحدهم‬ ‫صديقه وهمس‬ ‫بصوت منخفض‬ ‫قائال‪“ :‬أنظر إلى غترة‬ ‫ً‬ ‫المشرف كيف إنها‬ ‫قديمة كأنها من‬ ‫العصر الحجري”‪.‬‬

‫بينما وانت جالساً‬ ‫برفقة مجموعة من‬ ‫زمالئك الموظفين‬ ‫في العمل تتبادلون‬ ‫النكت والفكاهات‪،‬‬ ‫قائال‪:‬‬ ‫صرخ المشرف‬ ‫ً‬ ‫“عيب عليكم تظلوا‬ ‫هزليين عايشين كل‬ ‫حياتكم تنكتوا‪ ،‬الزم‬ ‫تتحملوا المسؤولية‬ ‫وتتناقشوا في أمور‬ ‫اكثر فائدة”‪.‬‬

‫بينما أحد زمالئك‬ ‫يغتاب زميل أخر ُطرد‬ ‫مؤخراً من العمل‬ ‫بسبب إشاعات‬ ‫تتهمه بالرشوة‪،‬‬ ‫قام مشرف القسم‬ ‫يطالب الشخص‬ ‫المتكلم بالسكوت‬ ‫والتروي قبل إصدار‬ ‫التهم على زميلهم‬ ‫مدعياً أن التحقيقات‬ ‫لم ُتثبت إدانة هذا‬ ‫الموظف حتى اآلن”‪.‬‬

‫ـادة مــا تــؤدي بنــا إلــى اإلختــاف‬ ‫يمكــن تفســير التصرفــات الســابقة وغيرهــا الكثيــر مــن التصرفــات التــي عـ ً‬ ‫والخصــام مــع غيرنــا ولربمــا خســارتهم لألبــد‪ .‬وبالوقــت نفســه تفســر أيضــاً تلــك األمثلــة فشــلنا فــي التعامــل‬ ‫الفعــال والواعــي مــع بعــض المرؤوســين‪.‬‬ ‫ّ‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪65‬‬

‫الفعال مع الحاالت السابقة ؟‬ ‫كيف يمكن لنا التفسير السلوكي والتعامل‬ ‫ّ‬ ‫يمكن تفسير كل ذلك من خالل ما ُيعرف بـ “ مدخل تحليل العالقات التبادلية “‪.‬‬ ‫قــدم هــذا المدخــل الطبيــب النفســي”ايرك بيــرن” فــي أوائــل الســتينات مــن القــرن الماضــي‪ .‬حيــث يقــدم‬ ‫مبســط وعملــي فــي فهــم‬ ‫هــذا المدخــل دراســة تحليليــة لمنهــج العالقــات اإلنســانية المتبادلــة فــي إطــار ّ‬ ‫الشــخصية البشــرية وســلوكها مــع اآلخريــن‪ .‬كمــا يركّ ــز هــذا المدخــل علــى منطلقــات الــذوات المختلفــة فــي‬ ‫النفــس البشــرية ودورهــا فــي القبــول أو الرفــض لبعــض التصرفــات الســلوكية ضمــن مواقــف وظــروف‬ ‫مختلفــة‪ .‬حيــث يقســم “ايــرك بيــرن” شــخصية اإلنســان إلــى ثـــاثة ذوات رئيســية هــي ‪-:‬‬

‫تشــكل هــذه الــذوات الثالثــة مجتمعــة شــخصية الفــرد فــي تفســر ســلوكياته تجــاه المواقــف المختلفــة التــي‬ ‫قــد يمــر بهــا فــي تعاملــه مــع اآلخريــن‪.‬‬ ‫مــا المقصــود بــكل ذات مــن الــذوات الســابقة؟ ومــا عالقتهــا بالتعامــل مــع اآلخريــن؟ وكيــف يمكــن تفعيلهــا‬ ‫واالســتفادة منهــا فــي تعامــل المشــرف مــع مرؤوســيه؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪66‬‬

‫الوالدية‬ ‫أوال ‪ :‬ذات‬ ‫ّ‬ ‫ماذا تعني؟‬

‫تنقسم ذات الوالدية إلى نوعيين رئيسيين هما ‪:‬‬

‫الوالدية االنتقادية‪:‬‬

‫الراعية ‪:‬‬ ‫الوالدية‬ ‫ّ‬

‫الوالدية بنوعيها بمجموعة من المؤشرات الجسمية والكالمية تتمثل في ‪:‬‬ ‫وتمتاز ذات‬ ‫ّ‬

‫وتمتاز ذات البالغ بنوعيها بمجموعة من المؤشرات الجسمية والكالمية تتمثل في ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪67‬‬

‫هــل لديــك أمثلــة حــدث معــك فــي واقــع عملــك فــي المؤسســة حــول بعــض تصرفــات مرؤوســيك أو زمالئــك‬ ‫النابعــة مــن الــذات الوالديــة بشــقيها؟ وكيــف تصرفــت حيــال تلــك المواقف ؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪68‬‬

‫ثانيا ‪ :‬ذات الطفولة‬

‫ماذا تعني؟‬

‫تنقسم ذات الطفولة إلى ثالثة أجزاء رئيسية هي ‪:‬‬ ‫ذات الطفل الفطري ‪:‬‬

‫المتكيف ‪:‬‬ ‫ذات الطفل‬ ‫ّ‬

‫ذات الباشا الصغير (المدلل) ‪:‬‬

‫وتمتاز ذات البالغ بنوعيها بمجموعة من المؤشرات الجسمية والكالمية تتمثل في ‪:‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪69‬‬

‫هــل لديــك أمثلــة مــن واقــع تعاملــك مــع المرؤوســين فــي المؤسســة نابعــة مــن ذات الطفولــة بأنواعهــا‬ ‫الثــاث؟ وكيــف تصرفــت حيــال تلــك المواقــف ؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪70‬‬

‫ثالثا‪ :‬ذات البالغ‬

‫ماذا تعني؟‬

‫وتمتاز ذات البالغ بنوعيها بمجموعة من المؤشرات الجسمية والكالمية تتمثل في ‪:‬‬

‫هــل لديــك أمثلــة مــن واقــع تعاملــك مــع المرؤوســين فــي المؤسســة نابعــة مــن ذات البالــغ لديهــم؟‬ ‫وكيــف تصرفــت حيــال تلــك المواقــف؟‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪71‬‬

‫أنواع االتصاالت في العالقات التبادلية‬

‫المكملة (ذات االتجاه الواحد)‬ ‫‪ . 1‬االتصاالت‬ ‫ّ‬

‫كيــف تفســر ارتياحــك فــي الحديــث والتعامــل مــع بعــض المرؤوســين الذيــن تتعامــل معهــم بحيــث أنــك تتبــادل‬ ‫معهــم الحديــث بتوافــق وتقــوم بمســاعدتهم وتوجيههــم علــى أفضــل صــورة‪ ،‬ولدرجــة ربمــا تنســيك صعوبــة‬ ‫مطالبهــم أوعــبء العمــل المطلــوب؟‬

‫االتصاالت المكملة تعني‪:‬‬

‫حــدد أنــواع الــذوات النشــطة لــدى كل مــن الموظــف والمديــر المشــرف ‪-‬فــي األمثلــة التــي ســيعرضها‬ ‫توضــح لــك طبيعــة االتصــاالت المكملــة (ذات االتجــاه الواحــد)‪.‬‬ ‫المــدرب أثنــاء الجلســة التدريبيــة ‪ -‬والتــي ّ‬ ‫المكملة التي صادفتها مع زمالئك ‪ /‬مرؤوسيك ‪ /‬رؤسائك في العمل‪:‬‬ ‫أذكر بعض الحاالت من االتصاالت‬ ‫ّ‬

‫المكملة‪.‬‬ ‫ال يمكن حدوث مشاكل في تعاملك مع العمالء إذا ما حافظت على االتصاالت‬ ‫ّ‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪72‬‬

‫‪. 2‬االتصاالت التبادلية المتعارضة‬

‫(ذات االتجاهين المختلفين)‬

‫كيــف تفســر عــدم ارتياحــك فــي الحديــث مــع بعــض المرؤوســين‪/‬الزمالء الذيــن تتعامــل معهــم‪ ،‬بحيــث يبــدو‬ ‫إنكمــا تتعارضــا فــي آرائكمــا‪ ،‬لدرجــة ربمــا تتمنــى عــدم التعامــل معــه كليــاً فــي المســتقبل؟‬

‫االتصاالت المتعارضة تعني‪:‬‬

‫المكملــة‪ .‬حــدد‬ ‫الحــاالت التاليــة (التــي ســيعرضها المــدرب) ســبق أن تــم اإلشــارة لهــا فــي االتصــاالت التبادليــة‬ ‫ّ‬ ‫أنــواع الــذوات النشــطة لــدى كل مــن الموظــف والمشــرف‪.‬‬

‫إذا ما استمريت في تبادل االتصاالت المتعارضة‬ ‫فانك ستخسر كل عمالئك دون استثناء‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪73‬‬

‫‪ . 3‬االتصاالت التبادلية الخفية‬ ‫كيــف تفســر ذهابــك ألحــد المراكــز التجاريــة لشــراء بعــض الحاجيــات البســيطة‪ ،‬وبالتالــي خروجــك مــن ذلــك‬ ‫المركــز تحمــل مــن المشــتريات مــا تريــده ومــا ال تريــده؟ وكذلــك كيــف تفســر ذهابــك إلحــدى محــات بيــت‬ ‫بدلــة دون أن تشــتري الكنــدورة أو القميــص‬ ‫المالبــس لشــراء كنــدورة أو قميــص محــدد ثــم خروجــك مشــترياً ّ‬ ‫الــذي ذهبــت أساســاً مــن أجلــه؟ كيــف تفســر تصرفــك عندمــا إنتابــك اإلحبــاط الشــديد وقــررت أن تقــدم‬ ‫إســتقالتك مــن العمــل إال قــرارك رأســا علــى عقــب وأصبحــت ممتلــىء بالحمــاس بعــد خروجــك مــن مكتــب‬ ‫المديــر كيــف حــدث ذلــك ولمــاذا؟ وهــل تعتبــر ذلــك ميــزة أم ســيئة؟‬ ‫هــذا مــا يســتطيع أن يســاعدنا فــي اإلجابــة عليــه رجــل التســوق أو المبيعــات الناجــح ‪ /‬أو المشــرف المتميــز‬ ‫والقائــد الفــذ‪:‬‬

‫االتصاالت الخفية تعني‪:‬‬

‫حدد أنواع الذوات النشطة – لما سيعرضه المدرب‬ ‫ّ‬ ‫ التي أصيبت بسهم الرسائل الخفية لدى كل من‬‫الموظف والمدير‪.‬‬

‫الفعال‬ ‫مهارات اإلشراف‬ ‫ّ‬

‫‪74‬‬

‫الرقم الموحد ‪:‬‬ ‫‪920002669‬‬ ‫ش‬ ‫المبا� ‪:‬‬ ‫للتواصل‬ ‫‪+966 54 000 2669‬‬ ‫حساباتنا ف ي� شبكات‬ ‫التواصل االجتماعي‬ ‫‪/ now4tc‬‬ ‫‪@now4tc‬‬ ‫‪info@now.sa‬‬