Minit mesyuarat EKSA Bil 3 2016

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) BIL 3/2016 PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH JEMPOL DAN JELEBU ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TARIKH HARI MASA TEMPAT

: : : :

11 NOVEMBER 2016 JUMAAT 10.00 PAGI – 12.30 TENGAH HARI BILIK MESYUARAT PPD JEMPOL DAN JELEBU

KEHADIRAN : 1.

Tuan Haji Mohd Sazali Bin Haji Sam

Pengerusi

2.

Encik Anuar Bin Mat Isa

Naib Pengerusi

3.

Tn. Haji Abdul Razak bin Said

KS Pengurusan Sekolah

4.

Encik Anuar Bin Nordin

KS Pengurusan Akademik

5.

En Abdullah Anastas Zorin Bin Yaacob

KS Pengurusaan Pembangunan Kemanusiaan.

6.

Puan Jamaliah Binti Ahmad

Setiausaha/Penyelaras (Juru Audit)

7.

Encik Lokman Bin Said

Penolong Setiausaha (Juru Audit)

8.

Encik Azman Bin Rodi

Jawatankuasa Promosi

9.

Encik Norhisham Bin Aziz

Jawatankuasa Audit (Juru Audit)

10.

Tuan Haji Aminuddin Bin Mohd Rashid

Juru Audit EKSA

11.

Puan Rozita Binti Nawi

Juru Audit EKSA

12.

Puan Mastura Binti Khamis

Juru Audit EKSA

13.

Encik Mohamad Adnan Bin Ismail

Juru Audit EKSA

14.

Puan Ainie Herdawati Binti Haji Aminuddin

Juru Audit EKSA

15.

En. Md Jamal bin Maamor

16.

En Ismail Bin Hussain

17.

Puan Norashiken Binti Ashidan

18.

Encik Muhamad Khairi Bin Ismail

19.

Encik Jafridin Bin Abd Rahman

1.0

Ucapan alu-aluan pengerusi 1.1

Mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua ahli mesyuarat.

1.2

Mengucapkan tahniah kepada semua kerana audit EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Jempol dan Jelebu (PPDJJ) telah mendapat keputusan yang cemerlang dan sijil tersebut sah sehingga 14 September 2018.

1.3

Pengerusi berharap agar perlaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di PPDJJ dapat dilaksanakan seperti yang telah dirancang dan pemantauan berkala perlu dilaksanakan bagi memastikan semua pegawai dan kakitangan mematuhi dasar EKSA yang telah ditetapkan.

1.4

Pengerusi memaklumkan telah mewar-warkan keputusan audit EKSA PPDJJ dalam kumpulan PPD Malaysia .

1.5

Dapatan pemantauan dalaman atau audit dalaman pada 10 November 2016 tidak selaras dengan dasar EKSA yang diamalkan oleh semua warga PPDJJ.

1.6

Gotong royong secara berkala perlu dilakukan bagi memastikan PPDJJ sentiasa dalam keadaan yang kemas dan teratur serta mematuhi dasar EKSA PPDJJ.

1.7

Mencadangkan pada 18 November 2016 jam 3.00 petang diadakaan gotong royong.

Makluman

2.0

3.0

Pengesahan minit mesyuarat -

Cadangan – Tuan Haji Abdul Razak Bin Said

-

Sokongan – Sebulat suara ahli mesyuarat

Perkara-perkara berbangkit 3.1 Tiada perkara berbangkit yang dibincangkan.

4.0

Pembentangan kertas kerja / isu / cadangan 4.1

Pembentangan dapatan audit oleh MAMPU yang telah diambil tindakan– Ketua Audit Dalaman .

4.1.1

Kunci hanya menggunakan “Coding” sahaja dan gunakan buku daftar Kunci.

4.1.2

Perkataan Dokumen yang ditampal pada laci-laci rak ditukar kepada perkataan Rasmi.

4.1.3

Bilik “server� tidak perlu dilabel bagi memastikan keselamatan maklumat yang terjamin.

4.1.4

Mentol lampu tandas yang tidak menyala telah ditukar atau dibaiki.

4.1.5

Hiasan dalam tandas telah ditanggalkan.

4.1.6

Lampu KELUAR yang tidak menyala telah diperbaiki.

4.1.7

Wayar-wayar yang tidak dikemaskan telah dikenal pasti dan diambil tindakan.

Makluman

4.2

Pembentangan dapatan Audit Dalaman yang telah diadakan pada 10 November 2016 – ketua Audit Dalaman.

4.2.1

Audit yang dilaksanakan hanya melibatkan komponen B dan C sahaja.

4.2.2

Markah Zon Biduanda komponen ( B ) 87.10 % dan komponen ( C ) 80.00%.

4.2.3

Dapatan yang diperolehi label tidak kemas dan sampah di dalam tandas.

4.2.4

Markah Zon Paya Kumbuh komponen ( B ) 79.46% dan komponen ( C ) 90.40%.

4.2.5

Dapatan yang diperolehi tempat kerja dan wayar yang tidak kemas.

4.2.6

Markah Zon Batu Hampar komponen ( B ) 89.9 dan komponen ( C ) 90.0

4.2.7

Dapatan yang diperolehi tempat atau ruang kerja yang tidak kemas , wayar tidak kemas dan suhu hawa dingin 20 darjah celcius.

4.2.8

Markah Zon Seri Lemak komponen ( B ) 87.66% dan komponen ( C ) 80.00%.

4.2.9

Markah Zon Tanah Datar komponen ( B ) 91.61 dan komponen ( C ) 80.00%.

Tindakan : Semua Ketua Zon

4.3

Pembentangan carta perbatuan EKSA PPDJJ – Setiausaha EKSA 4.3.1

Memaklumkan aktiviti sisih, susun dan sapu berlaku sepanjang masa.

Makluman

4.3.2

Ketua zon perlu mengingatkan ahli-ahli setiap zon agar membudayakan Dasar EKSA PPDJJ pada setiap masa.

4.3.3

Carta Perbatuan setiap zon perlu dikemaskini dan ditandatangani oleh ketua zon.

4.3.4

Setiap ketua zon perlu menyediakan 1 folder bahan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan untuk diserahkan kepada setiausaha.

Tindakan : Semua Ketua Zon

4.3.5

Saman EKSA perlu dilaksanakan supaya semua pegawai akur dasar EKSA PPDJJ. Makluman

4.3.6

Setiap ketua zon perlu merancang untuk membuat audit dalaman dengan dibantu oleh jawatankuasa audit yang dilantik dalam zon tersebut.

Tindakan : Semua Ketua Zon

4.3.7

Semakan buku panduan EKSA PPDJJ akan dibuat oleh setiausaha.

Tindakan : Setiausaha EKSA

4.3.8

Montaj, video korporat dan slaid EKSA akan dikeluarkan. Montaj selama 2 minit akan ditayangkan dalam program-program utama yang dilaksanakan di PPDJJ. Tindakan : JK Promosi

4.3.9

Surat penghargaan akan diberi kepada pihak-pihak yang telah membantu PPDJJ dalam mendapatkan sijil EKSA yang dikeluarkan oleh MAMPU. Tindakan : Setiausaha EKSA

5.0

Hal-hal lain 5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa EKSA PPDJJ akan membuat banner dan replika sijil eksa yang telah dikeluarkan oleh MAMPU. 5.2 Mesyuarat juga dicadangkan supaya dimasukkan lambang EKSA pada sticker PPDJJ dan membuat baju korporat PPDJJ yang mempunyai logo EKSA. Tindakan : JK Promosi 5.3 Mencadangkan unit yang mempunyai wang agar dapat meminjamkan kepada jawatankuasa EKSA PPDJJ bagi melaksanakan aktiviti yang memerlukan kewangan.

5.4 Memaklumkan akan berbincang dengan jawatankuasa bagi mengenalpasti aktiviti yang akan dilaksanakan beserta dengan kos yang diperlukan.

5.5 Bahagian lobi, ruang kafeteria dan tanah kosong di sebelah parkir Tuan KPPD perlu dikemas

dan dihias.

Makluman

5.6 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pengarah Pendidikan dan Timbalan Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan serta Pegawai PPD dari PPD lain akan menghadiri program bersama GPK Ko kurikulum di Bilik Seminar PPDJJ pada 24 November 2016.Semua pegawai diminta bersedia dan mengemaskini terutama ruang kerja masing-masing.

Makluman 5.7 Memaklumkan pekerja pembersihan telah melakukan longgokan sampah serta pembakaran terbuka bersebelahan padang permainan.

Tindakan : Pen.Pegawai Tadbir 5.8 Mesyuarat dimaklumkan bahawa jawatankuasa EKSA boleh memohon meminjam wang kelab atau wang PESTLE bagi menampung perbelanjaan yang diperlukan dalam meningkatkan tahap kualiti EKSA di PPDJJ. 5.9 Meminta jawatankuasa EKSA menyenaraikan perkara-perkara yang akan dilakukan beserta dengan kos bagi memudahkan anggaran perbelanjaan dibuat.

Makluman 5.10 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pada 18 November 2016 Syarikat SW Corp menawarkan untuk memberi ceramah dan menghantar lori jika ada barang-barang yang ingin dibuang.

5.11 Syarikat keselamatan dari Shah Alam juga menawarkan untuk memberi ceramah berkaitan keselamatan dan kebakaran.

5.12 Mencadangkan tarikh luput alat pemadam api dilabelkan lebih besar agar mudah dipandang tarikh tersebut untuk diambil tindakan dan label-label lain yang telah tertanggal perlu diganti yang baharu.

Makluman

6.0

PENUTUP 6.1

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.

6.2

Pengerusi berharap semua pegawai dapat memberikan kerjasama semasa gotong royong yang akan diadakan pada 18 November 2016, pukul 3.00 petang.

6.3

Pengerusi meminta semua pegawai dan kakitangan dapat mengekalkan budaya EKSA di PPDJJ.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 12.30 tengah hari.

Disediakan oleh, Penolong Setiausaha EKSA PPDJJ