Taklimat audit 2018 kaedah pengauditan 2018

Toolkit PENGURUSAN

AUDIT

2018

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah

1

Kandungan

Toolkit

PENGURUSAN Penarafan Kecemerlangan PPD

C

• Instrumen PKPPD • Panduan Verifikasi PKPPD • Borang Verifikasi PKPPD

AUDIT 2018

• • • • • •

Pelan Audit Laporan Keseluruhan Audit Borang Ketidakakuran Borang Penambahbaikan Borang Verifikasi Audit Dahulu Borang Catatan Audit

A

Audit Dalam MS ISO9001:2015

• Instrumen Audit DTP (JPN) • Instrumen Audit DTP (PPD)

B Audit DTP 2

Pengurusan Audit 2018

01

Audit Dalam MS ISO 9001:2015 • Pelaporan Audit Dalam

02

Audit DTP • Instrumen Audit DTP

03

Verifikasi Penarafan Kecemerlangan PPD • Instrumen PKPPD • Instrumen verifikasi PKPPD

 Semua laporan perlu diserah oleh Ketua Pasukan Audit kepada lokasi semasa exit conference.  Salinan dihantar ke BPSH secara softcopy DALAM TEMPOH SEMINGGU selepas audit lokasi selesai.  Penghantaran ke BPSH melalui google drive yang disediakan seperti berikut:

•

kualitibpsh2018@gmail.com 3

A Audit Dalam MS ISO 9001:2015 Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah

4

Garis Masa Pengurusan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 6 – 8 MAC 2018

9 APR – 7 JUN 2018

Bengkel Pemantapan Juruaudit MS ISO 9001:2015

1 - Audit Dalam - Audit DTP - PKPPD

26 – 27 JUN 2018

Audit Dalam MS ISO 9001:2015 JPN / PPD

2 MAC 2018 Bengkel Pemantapan Juruaudit Peringkat Negeri

4

MKSP

5

6

12 – 13 JUN 2018 Post Mortem Audit

7 2 – 20 JULAI 2018 Audit Pensijilan MS ISO 9001:2015 oleh SIRIM

Semua lokasi yang akan diaudit oleh SIRIM perlu selesai melaksanakan tindakan susulan dan MKSP sebelum audit persijilan SIRIM berlangsung

5

LOKASI AUDIT PERSIJILAN MS ISO 9001:2015 BAGI TAHUN 2018 JPN Kedah PPD Langkawi PPD Padang Terap JPN Pulau Pinang PPD Timur Laut PPD SP Selatan JPN Perak PPD Hulu Perak PPD Manjung

JPN Kelantan PPD Gua Musang PPD Machang PPD Kuala Krai

JPWP Labuan

JPN Pahang PPD Temerloh PPD Jerantut

JPN Melaka PPD Jasin PPD Melaka Tengah

6

Audit MS ISO 9001:2015

Perkara diaudit bagi tahun 2018 •Sebarang pindaan akan dimaklumkan kemudian

Skop : Pengurusan Program/ Aktiviti Utama Pengoperasian Pendidikan

Dokumen Utama: • Pelan Strategik Organisasi • Pelan Pengurusan Risiko

BPSH, JPN, PPW dan PPD

• • • • •

• • •

Program Transformasi Daerah (DTP) KEDAP Transformasi Orang Asli Rancangan Makanan Tambahan (RMT) TS25 (Kohort 1)

JPN, PPW dan PPD

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK)/ Kebersihan Bangunan & Kawasan (KBK) Asrama (BMA) Kantin (Pematuhan Kontrak)

Sistem Pengurusan Kualiti • • • •

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Pengurusan Audit Dalam 2017 (Audit Dalam) Pengurusan Audit Dalam 2018 (Audit Persijilan SIRIM) Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan

7

Jadual Audit Dalam 2018 Ketua Pasukan Audit

Juruaudit luar (Lead Auditor)

Juruaudit 1

Juruaudit luar

Juruaudit 2

Juruaudit luar / Merentas daerah

Juruaudit 3

Juruaudit luar / Merentas daerah

Juruaudit 4

Juruaudit luar / Merentas daerah

Tempoh Masa Pengurusan Audit Dalam

3

Semua JPN (Kecuali Perlis, Putrajaya, Labuan)

4

Semua PPD dan 3 JPN (Perlis, Putrajaya, Labuan)

hari

hari

Penambahan auditor baharu untuk tujuan pendedahan / pemantapan adalah di atas kebenaran Ketua Jabatan masing-masing. Senarai auditor tambahan perlu dimaklumkan kepada Ketua Pasukan Audit dan lokasi di audit selewat-lewat seminggu sebelum tarikh audit.

Auditor yang tidak dapat hadir mesti memaklumkan kepada KPA dan KJA negeri masing2 seminggu sebelum audit.

8

PROSES KERJA PENGURUSAN AUDIT DALAM Pengarah BPSH melantik pasukan audit

KPA menyediakan perancangan audit dan menyerahkan kepada lokasi dan juruaudit

Menjalankan Mesyuarat Pembukaan Audit

Juruaudit melaksanakan pengauditan

Juruaudit menentukan dapatan audit dan menyediakan laporan audit

KPA menyerahkan laporan audit kepada lokasi

Menjalankan mesyuarat Penutupan Audit

Menghantar salinan laporan audit kepada BPSH

Lokasi mengambil tindakan susulan ke atas dapatan audit

JU menutup NCR dan menyediakan laporan

JU menyerahkan laporan kepada lokasi dan BPSH

KJA menyediakan analisis audit peringkat negeri dan menyerahkan kepada BPSH

KJA membentang analisis audit dalam MKSP dan mengambil tindakan susulan

Pengurusan menilai keberkesanan tindakan susulan

Pengurusan melaksanakan penambahbaikan berterusan

KJA – Ketua Juruaudit Lokasi

| KPA – Ketua Pasukan Audit

| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN

9

PROSES KERJA MENYEDIAKAN PERANCANGAN AUDIT

PROSES KERJA MENYEDIAKAN JADUAL AUDIT KJA menerima tarikh audit daripada BPSH

KPA menyediakan tentatif perancangan audit KJA menerima perancangan audit daripada KPA

KPA menyerahkan tentatif perancangan audit kepada lokasi dan juruaudit seminggu sebelum audit

KJA – Ketua Juruaudit Lokasi

| KPA – Ketua Pasukan Audit

KJA menyelaraskan dan menyediakan jadual audit untuk disebarkan kepada auditi

KJA membuat persiapan audit

| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN

10

PROSES KERJA MESYUARAT PEMBUKAAN AUDIT Ucapan Pengerusi • Kata-kata Aluan • Taklimat Lokasi • Perkenalkan Auditi

Ucapan Ketua Pasukan Audit • Perkenalkan juruaudit • Nyatakan perancangan audit

• •

Pengerusi sebaiknya Ketua Jabatan.

Taklimat lokasi: • Pengenalan, • perubahan yang mempengaruhi sistem, • penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan.

• •

Penghargaan Menjelaskan butiran perancangan audit

Penangguhan

11

PROSES KERJA PENGAUDITAN Auditor terima

perancangan audit daripada KPA Auditor membuat senarai semak audit

Mengenalpasti kriteria audit

Tulis catatan audit KJA – Ketua Juruaudit Lokasi

| KPA – Ketua Pasukan Audit

• Perancangan audit akan mengandungi bidang yang perlu diaudit oleh setiap juruaudit.

• Senarai semak dijadikan panduan berhubung perkara yang akan disemak / ditanya kepada auditi yang berkaitan.

• Senarai semak disediakan supaya juruaudit tidak tertinggal perkara-perkara asas yang perlu diverifikasi • Kriteria audit menjadi asas kepada pengauditan yang merangkumi prosedur, standard, pekeliling, peraturan, akta, tata cara, garis panduan dan lain-lain.

| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN

12

PROSES KERJA MENENTUKAN DAPATAN DAN MENYEDIAKAN LAPORAN AUDIT Pengauditan

Kenalpasti dapatan

Tidak patuh – Keluarkan NCR

Perlu penambahbaikan – Keluarkan OFI

Laporan Audit merangkumi: • Laporan Keseluruhan • Jadual Audit • Perancangan Audit • Catatan Audit * • Laporan Ketidakpatuhan • Peluang Penambahbaikan • Verifikasi audit dahulu

* Tidak diserahkan kepada lokasi

Penyelarasan antara semua juruaudit

Sediakan laporan audit

13

PROSES KERJA MESYUARAT PENUTUPAN AUDIT Ucapan Ketua Pasukan Audit • Pembentangan dapatan audit

•

Ketua Pasukan Audit sebaiknya berjumpa dengan pihak Pengurusan memaklumkan dapatan audit sebelum Mesyuarat Penutupan Audit berlangsung.

•

Mesyuarat penutupan dimulakan dengan pembentangan dapatan audit dahulu dan diikuti dengan ucapan balas oleh lokasi.

•

Sesi soal jawab dibuka kepada pihak lokasi untuk penjelasan sekiranya terdapat dapatan yang kurang / tidak jelas.

Ucapan Balas Pihak Pengurusan

Penerimaan Laporan Audit

Penutup.

14

PROSES KERJA TINDAKAN SUSULAN (NCR) Tempoh mengambil tindakan susulan ialah selama 30 hari Terima dapatan audit

Bentuk jawatan kuasa yang terdiri daripada WP/QM, TQM, KJA dan auditi terlibat

Kenalpasti pembetulan segera (Jika ada)

Kenalpasti punca menggunakan rajah sebab dan akibat/ rajah hubung kait

Guna teknik Why-why analysis untuk mengenalpasti punca paling mungkin

Kenalpasti tindakan bagi setiap punca yang paling mungkin. Guna 5W1H

Kenalpasti pelan kontigensi dan fall back plan bagi setiap tindakan.

KJA gabung semua punca dan tindakan (jika ada banyak penemuan / auditi)

KJA menyerahkan kepada JU untuk proses penutupan

KJA membuat pemantauan ke atas tindakan susulan dan penambahbaikan secara berterusan

Kumpul rekod pelaksanaan sebagai bukti tindakan

Lengkapkan borang NCR pada bahagian 2 dan 3

15

PROSES KERJA TINDAKAN SUSULAN (OFI) Terima dapatan audit

Bentuk jawatan kuasa yang terdiri daripada WP/QM, TQM, KJA dan auditi terlibat

Kenalpasti tindakan penambahbaikan yang perlu diambil

Lengkapkan borang OFI

Kumpul rekod pelaksanaan sebagai bukti tindakan

KJA membuat pemantauan ke atas penambahbaikan secara berterusan

Kenalpasti pelan kontigensi dan fall back plan bagi setiap tindakan.

16

PROSES KERJA PENUTUPAN NCR MAJOR JU menerima laporan audit dalam lokasi

JU mengenalpasti NCR major yang perlu diaudit semula

Mesyuarat pembukaan audit

KJA mengemukakan rekod bagi NCR yang diterima

Semak punca ketidakpatuhan

Semak tindakan susulan yang diambil

Semak pembetulan segera yang dilakukan

Sampling baharu berdasarkan tindakan pembetulan

JU juga boleh terus melakukan penutupan NCR minor

Tulis laporan audit semula

Mesyuarat penutupan audit

Serahkan laporan penutupan NCR major kepada lokasi dan BPSH

Tandatangan sebagai bukti penutupan telah selesai

17

PROSES KERJA PENUTUPAN NCR MINOR JU mengenalpasti NCR minor yang perlu ditutup.

KJA mengemukakan rekod penutupan NCR kepada JU melalui email

JU semak punca ketidakpatuhan

JU semak tindakan susulan yang diambil

JU semak pembetulan segera yang dilakukan

Catatkan bukti penutupan pada bahagian verifikasi

Jika penutupan belum boleh dilakukan, beri pelanjutan tempoh utk tindakan lokasi

Ulang proses semakan sehingga selesai

Tandatangan bukti penutupan telah selesai

JU menerima laporan audit dalam daripada lokasi

18

PROSES KERJA ANALISIS AUDIT DALAM KJA daerah mengisi borang analisis audit dalam daerah dan menyerahkannya kepada KJA negeri

KJA negeri menghantar analisis awal dapatan setiap daerah kepada BPSH

KJA menggabungkan dan menganalisis data audit dalam peringkat negeri dalam tempoh 30 hari selepas tamat audit dalaman peringkat negeri

KJA mengemukakan analisis audit dalam peringkat negeri kepada Timbalan Pengarah untuk verifikasi dan Pengarah untuk validasi.

KJA menyerahkan analisis audit dalam kepada BPSH

KJA membentangkan analisis audit dalam MKSP

KJA – Ketua Juruaudit Lokasi

| KPA – Ketua Pasukan Audit

| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN

19

B Audit DTP 2018 Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah

20

Instrumen Audit DTP

• • • • •

Instrumen peringkat JPN

Mesyuarat Pengurusan DTP Dialog Prestasi PKPPD Bimbingan PPD Mengupayakan kepimpinan PPD (peningkatan kompetensi) • Pengurusan kewangan

01

Instrumen peringkat PPD 02

• • • • •

Mesyuarat Pengurusan DTP Dialog Prestasi PKPPD Bimbingan SIPartners+ dan SISC+ Mengupayakan kepimpinan PPD (peningkatan kompetensi) • Pengurusan PILL • Pengurusan Kewangan • Peningkatan kompetensi SIPartners+ dan SISC+

• Instrumen sedang dalam fasa semakan dan kelulusan.

• Akan diedarkan sebelum 16 Mac 2018 21

C PKPPD Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah

22

PENARAFAN KECEMERLANGAN PPD

Objektif Penarafan

Menentukan tahap dan potensi PPD dari aspek kepimpinan, organisasi dan keberhasilan.

Mengetahui situasi semasa PPD sebelum intervensi dirancang dan dilaksanakan oleh JPN.

Menentukan penanda aras amalan terbaik.

Berkongsi amalan terbaik dengan PPD lain.

Mengenal pasti penambahbaikan berterusan.

Berlaku peningkatan yang berterusan.

Mengukur kejayaan District Transformation Programme (DTP) secara berterusan.

Mengetahui status kejayaan DTP dan peluang penambahbaikan yang boleh dilaksanakan

23

INSTRUMEN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD Versi 2.0 | 2018

24

INSTRUMEN PENARAFAN *disediakan dalam toolkit yang dibekalkan

INSTRUMEN VERIFIKASI *disediakan dalam toolkit yang dibekalkan

25

Aspek Penarafan DIMENSI 3 - KEBERHASILAN (20%)

DIMENSI 1 - KEPIMPINAN (30%) D1 : 1.1.1 Berfokuskan maklum balas

D1 : 1.2.4 Jaringan kepakaran

D1 : 1.1.2 Pembangunan Profesionalisme

D1 : 1.3.1 Perancangan strategik organisasi

D1 : 1.1.3 Berfokuskan bimbingan

D1 : 1.3.2 Pemantauan dan penilaian

D1 : 1.1.4 Berfokuskan Tindakan

D1 : 1.3.3 Penambahbaikan berterusan

D1 : 1.2.1 Coaching and mentoring

D1 : 1.4.1 Berfokuskan data

D1 : 1.2.2 Sokongan fizikal

D1 : 1.4.2 Kepelbagaian data (Big data)

D1 : 1.2.3 Sokongan sumber manusia

DIMENSI 2 - ORGANISASI (50%) D2 : 2.1.1 Berfokuskan maklum balas

D2 : 2.2.4 Jaringan kepakaran

D2 : 2.1.2 Pembangunan Profesionalisme

D2 : 2.3.1 Perancangan strategik organisasi

D2 : 2.1.3 Berfokuskan bimbingan

D2 : 2.3.2 Pemantauan dan penilaian

D2 : 2.1.4 Berfokuskan Tindakan

D2 : 2.3.3 Penambahbaikan berterusan

D2 : 2.2.1 Coaching and mentoring

D2 : 2.4.1 Berfokuskan data

D2 : 2.2.2 Sokongan fizikal

D2 : 2.4.2 Kepelbagaian data (Big data)

D3 : 3.1.1

PBPPP (komulatif)

D3 : 3.3.1

Pengiktirafan Peringkat JPN/PPD

D3 : 3.1.2

PBPPP - keberhasilan (komulatif)

D3 : 3.3.2

Pengiktirafan Peringkat Sekolah

D3 : 3.2.1

SKPM Standard 1 -5

D3 : 3.2.2

Sarana

D3 : 3.2.3

Kepuasan Perkhidmatan

Tidak dibuat penarafan

D2 : 2.2.3 Sokongan sumber manusia

26

PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD Versi 2.0 | 2018

27

PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0

Dimensi 1 :

Kepimpinan

28

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSIihan (D1: 1.1.1) Berfokus Maklum Balas Keupayaan untuk memantau dan menganalisis maklum balas. a) Dialog Prestasi b) MB mesyuarat c) MB Pelanggan Melibatkan semua MB mesyuarat • Mesyuarat pembentangan MB Pelanggan •

(D1: 1.1.2) Pembangunan Profesionalisme Keupayaan mengawal pembangunan profesionalisme menjurus kepada pencapaian objektif organisasi.

30 % ASPEK

a) Memantau keputusan yang dibuat semasa

mesyuarat dan Dialog Prestasi b) Memantau dan menganalisis status maklum balas yang dilakukan c) Menggunakan analisis pemantauan untuk membuat tindakan susulan

Mengawal pelaksanaan pembangunan profesionalisme seperti berikut: a) Memastikan pembangunan profesionalisme dibuat mengikut “training needs analysis (TNA)” b) Memastikan berlaku pembangunan profesionalisme mengikut keperluan perkhidmatan

KAEDAH

BUKTI

Semakan ke atas rekod berkenaan: • Minit dan maklum balas mesyuarat, • Laporan / rumusan Dialog Prestasi • Analisis Maklum Balas Pelanggan

• Minit mesyuarat semasa atau berikutnya • Maklum balas mesyuarat • Rumusan/Laporan Dialog Prestasi • Minit Pembentangan analisis MB Pelanggan

• Temu bual dengan kepimpinan mengenai keperluan pembangunan profesional dan pencapaian keperluan latihan • Semakan ke atas Pelan Operasi Latihan (POL) yang menjurus kepada objektif organisasi dan kelulusan • Arahan kepimpinan terhadap keperluan perkhidmatan organisasi yang lain selain daripada berdasarkan TNA

• Pelan Operasi Latihan Organisasi • Kelulusan POL oleh kepimpinan • Laporan pelaksanaan latihan • Prestasi keperluan latihan (100% Minima 5 hari ) • minit mesyuarat berkaitan

29

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN

30 %

MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

(D1: 1.1.3) Berfokuskan Bimbingan Keupayaan untuk mengawal pelaksanaan bimbingan secara terancang dan berkesan • melibatkan bimbingan yang dibuat oleh * semua pegawai PPD di sekolah *Semua pegawai di PPD kecuali SIPartners+, SISC+ dan FasiLINUS

Mengawal pelaksanaan bimbingan dengan terancang dan berkesan a) Perancangan bimbingan * semua pegawai PPD • Berdasarkan keperluan yang dikenal pasti • Menggunakan data dalam membuat keputusan b) Mengoptimumkan penggunaan sumber untuk melaksanakan bimbingan selaras dengan objektif organisasi c) Memutuskan tindak susul kepada dapatan bimbingan

(D1: 1.1.4) Berfokuskan Tindakan Keupayaan untuk memantau dan menilai keberkesanan tindakan yang di ambil *Berfokuskan kepada dapatan audit, dapatan penaziran, dapatan pemantauan/ pemeriksaan dan dapatan bimbingan

a) Menyokong, memantau dan melibatkan diri dalam tindakan yang diambil b) Memastikan tindakan yang dirancang dilaksanakan secara kreatif c) Mengkaji keberkesanan semua tindakan yang diambil d) Berkebolehan memastikan tindakan yang diambil berimpak tinggi

KAEDAH

• Temu bual ke atas kepimpinan mengenai perancangan dan pelaksanaan yang dilaksanakan • Semakan dokumen kepada laporan bimbingan yang dibentangkan untuk melihat tindak susul yang diputuskan oleh kepimpinan • Semakan ke atas perancangan bimbingan

• • •

Temu bual kepimpinan mengenai tindakan yang telah dilaksanakan dan keberkesanan tindakan yang diambil.

Semakan dokumen untuk melihat bukti tindakan yang diambil dan keberkesanannya Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan

BUKTI

• Perancangan bimbingan (Takwim / sku / skt/ kertas pelaksanaan/pelan tindakan dll) • Laporan bimbingan • Minit mesyuarat

• • • •

Laporan tindakan pembetulan Laporan keberkesanan Lapran pelaksanaan Minit Mesyuarat

30

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI

30 % ASPEK

(D2: 1.2.1) Coaching and Mentoring Memberi komitmen kepada aktiviti *coaching dan mentoring (CM) untuk menyelesaikan masalah dan meningkatkan pencapaian sekolah (* Berfokus kepada SIPartners+, SISC+, FasiLINUS)

Komitmen kepimpinan kepada aktiviti CM oleh SIPartners+, SISC+, FasiLINUS a) Memberikan sokongan kepada aktiviti CM dengan meneliti laporan CM yang disediakan. b) Membuat keputusan untuk tindakan susulan c) Melibatkan diri dalam aktiviti CM d) Membantu menyelesaikan masalah

(D 1: 1.2.2) Fizikal Memberi sokongan dengan menyedia dan menyelenggara kemudahan *fizikal bagi mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.

a) Mengawal semua proses menyedia dan menyelenggara kemudahan fizikal b) Mengenal pasti keperluan sokongan fizikal berdasarkan keperluan khusus c) Mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan fizikal mengikut tahap kritikal d) Memastikan pematuhan kepada semua keperluan ditetapkan e) Mewujudkan kerjasama dengan pelbagai pihak ( jalinan dan jaringan ) dalam mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.

KAEDAH

BUKTI

• Temu bual kepada kepimpinan mengenai pelibatan mereka dalam aktiviti CM (Meneliti laporan CM / turut serta dalam aktiviti CM) • Semakan dokumen berkaitan untuk melihat keputusan yang diputuskan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan untuk melihat penyelesaian kepada masalah

• Perancangan CM • Laporan CM • Minit Mesyuarat

• Temu bual kepada kepimpinan mengenai pelibatan mereka dalam memberi sokongan dan menyediakan kemudahan fizikal kepada sekolah • Semakan dibuat ke atas rekod penyelenggaraan / laporan • Semakan ke atas laporan kerjasama yang diwujudkan dengan pihak lain

• • • • •

Rekod Penyelenggaraan Minit Mesyuarat Sijil EKSA/5S Surat/Memo Laporan jaringan dan jalinan

31

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

(D1 :1.2.3) Sumber Manusia Memantau dan mengawal penggunaan *sumber manusia secara holistik untuk membantu mencapai aspirasi sistem dan aspirasi murid.

Memantau dan mengawal penggunaan warga PPD dalam a) menyokong keperluan sekolah berdasarkan keperluan. b) Memastikan penempatan semula guru berdasarkan keperluan c) Mengoptimunkan sumber yang ada berdasarkan keperluan. d) Menempatkan SIPartners+ dan SISC+ di sekolah yang betul untuk bmbingan

(D1:1.2.4 ) Jaringan Kepakaran Menyokong dan mengawal pewujudan kerjasama / kolaborasi / perkongsian pintar antara organisasi pegawai dengan pihak luar dalam bidang tugas seperti kurikulum, kokurikulum, hem dan aktiviti lain yang berkaitan.

Menyokong dan mengawal serta melibatkan diri Jaringan Kerjasama dan perkongsian Pintar (NBOS) dalam semua bidang

30 % KAEDAH

BUKTI

• Semakan ke atas dokumen berikut: • Perancangan bimbingan SIPartners+ dan SISC+ untuk melihat pemilihan sekolah yang betul.

• Data guru untuk melihat keperluan sebenar.

• Minit Mesyuarat/ Nota Perbincangan • Surat/Memo • E-Operasi

• Temubual dengan kepimpinan mengenai kewujudan jaringan kerjasama dalam bidang tugas.

• Semakan dokumen ke atas rekod jaringan kepakaran yang dihasilkan

• MOU • Laporan/Pamplet Program/Kertas Pelaksanaan

32

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI

(D1:1.3.1 ) Perancangan Strategik Organisasi Mengawal proses perancangan strategik organisasi menggunakan data

(D1 :1.3.2) Pemantauan dan Penilaian Memantau dan menilai pelaksanaan proses mengikut prosedur yang telah ditentukan bagi mencapai objektif atau matlamat

30 % ASPEK

KAEDAH

a) Memastikan perancangan strategik organisasi disediakan b) Menyemak dan mengesahkan perancangan strategik organisasi c) Melibatkan diri secara aktif dalam membuat keputusan d) Mengkaji perancangan mempunyai “value for money”, peningkatan produktiviti, berimpak tinggi dan mengoptimunkan sumber.

• Semakan ke atas perancangan strategik untuk melihat sama ada perancangan strategik disediakan, disahkan dan di kaji semula

a) Mengawal sepenuhnya proses pemantauan b) Menilai hasil pemantauan dan memastikan tindakan susulan dilaksanakan sepenuhnya

• Temubual • Semakan Pengesahan kertas pelaksanaan/ Pelan tindakan • Semakan Laporan intervensi • Semakan dan analisis • Perbincangan laporan dalam mesyuarat

BUKTI

• Perancangan Program • Minit Mesyuarat

• Tandatangan kelulusan • Minit Mesyuarat • Surat arahan/ Memo • Pengesahan laporan intervensi • Maklum balas

33

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

(D1 :1.3.3) Penambahbaikan Berterusan Membudayakan proses penambahbaikan berterusan bagi meningkatkan prestasi secara menyeluruh

a) Mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan dalam semua aktiviti / program organisasi b) Kemahiran melaksanakan penambahbaikan berterusan diberikan kepada semua warga c) Aspek penambahbaikan berterusan dijadikan antara fokus dalam setiap perancangan bagi meningkatkan prestasi secara menyeluruh

(D1 :1.4.1) Berfokuskan data Memantau proses membuat keputusan dan mengurus berdasarkan data

a) Memantau sepenuhnya proses pengumpulan, penyemakan dan penganalisisan data b) Membuat pengesahan data c) Memastikan organisasi membuat keputusan, perancangan dan tindakan susulan berdasarkan data

30 % KAEDAH

BUKTI

• Temubual kepada kepimpinan untuk mengetahui bagaimana kemahiran melaksanakan penambahbaikan berterusan diberikan kepada semua warga.

• Semakan dokumen untuk melihat penambahbaikan berterusan dilaksanakan dalam setiap unit • Semakan kepada kertas cadangan untuk melihat perancangan melaksanakan penambahbaikan berterusan dinyatakan.

• Minit Mesyuarat / nota perbincangan • Surat arahan/ Memo • Laporan penambahbaikan • Maklum balas • Rekod penambahbaikan

• Temubual dengan kepimpinan untuk mengetahui bagaimana pemantauan ke atas proses pengurusan data dilakukan.

• Semakan dokumen untuk melihat proses pengumpulan, penyemakan dan penganalisis data dilakukan.

• Semakan dokumen untuk melihat bagaimana keputusan dibuat menggunakan data

• Minit Mesyuarat / nota perbincangan • Pengesahan laporan • Maklum balas

34

DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI

(D1 :1.4.2) Kepelbagaian data (Big data) Mengawal proses menganalisis dan menterjemahkan data yang pelbagai untuk dijadikan input kepada pelan tindakan organisasi.

ASPEK

a) Mengunakan big data dalam organisasi untuk diterjemahkan kepada pelan tindakan. b) Menyediakan big data dalam organisasi

30 % KAEDAH

• Temubual dengan kepimpinan untuk melihat bagaimana penggunaan big data dibudayakan oleh semua warga • Semakan dokumen untuk melihat penggunaan data dalam pelan tindakan

BUKTI

• Pelan tindakan • Perancangan strategik • Kepelbagaian data softcopy/hardcopy • Minit mesyuarat • Maklum balas

35

PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0

Dimensi 2 :

Organisasi

36

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

(D2: 2.1.1) Berfokus Maklum Balas Keupayaan untuk memantau dan menganalisis maklum balas.

• • •

Dialog Prestasi MB mesyuarat MB Pelanggan

Melibatkan semua MB mesyuarat Mesyuarat pembentangan MB Pelanggan

(D2: 2.1.2) Pembangunan Profesionalisme Keupayaan untuk menetapkan matlamat, merancang, menterjemahkan bimbingan secara praktis dan menilai keberkesanan bimbingan.

ASPEK

a) b) c)

Menguruskan semua maklum balas mesyuarat mengikut PKPA Bilangan 2/1991 Menguruskan semua maklum balas dialog prestasi dan maklum balas pelanggan mengikut prosedur ditetapkan Responsif terhadap semua maklum balas berfokuskan data dan mempunyai tindakan yang berkesan.

a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme b) Pelaksanaan mematuhi sepenuhnya prosedur yang ditetapkan c) Melibatkan keseluruhan pegawai dan AKP

KAEDAH

BUKTI

• Semakan dokumen • Temu bual • Semakan dan analisis dibuat ke atas maklum balas

• • • •

Minit Mesyuarat Maklum balas mesyuarat Rumusan/Laporan DP Pembentangan MB Pelanggan

• Semakan dokumen • Temu bual dengan pegawai latihan • Rujuk Perancangan Operasi Latihan

• • • • • • •

TNA POL Surat / memo borang penilaian kehadiran Sijil Pencapaian objektif kualiti

37

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

KAEDAH

BUKTI

(D2: 2.1.3) Berfokuskan Bimbingan Keupayaan untuk menetapkan matlamat, merancang, menterjemahkan bimbingan secara praktis dan menilai keberkesanan bimbingan. * Bimbingan dilaksanakan oleh semua pegawai di PPD kecuali SIPartners+, SISC+, FasiLINUS

a) Melaksanakan perancangan yang berkesan, strategik dan komprehensif berdasarkan data. b) Melaksanakan bimbingan mengikut perancangan sepenuhnya c) Melaksanakan penilaian keberkesanan ke atas bimbingan yang telah dijalankan. d) Melaporkan hasil bimbingan kepada PPD dan timbalan PPD untuk tindakan susulan

• Temu bual • Semakan dokumen

• Takwim / SKU / SKT • Kertas pelaksanaan /pelan tindakan • Laporan Bimbingan • Minit mesyuarat • Analisis Borang Maklum Balas Perkhidmatan PK05-2

(D2: 2.1.4) Berfokuskan Tindakan Keupayaan untuk mengenal pasti punca, merancang tindakan, melaksana dan menilai keberkesanan tindakan. *Berfokuskan kepada dapatan audit, dapatan penaziran, dapatan pemantauan/ pemeriksaan dan dapatan bimbingan

a) Mengenal pasti punca utama b) Merancang tindakan yang sesuai mengikut punca c) Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang d) Menilai keberkesanan tindakan yang diambil e) Melaporkan hasil tindakan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan

• Temu bual • Semakan dokumen berkaitan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan

• Laporan tindakan pembetulan audit • Laporan keberkesanan tindakan • Minit Mesyuarat

38

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

(D2: 2.2.1) Coaching and Mentoring Memberi komitmen kepada aktiviti *coaching dan mentoring (CM) untuk menyelesaikan masalah bagi meningkatkan pencapaian sekolah * Berfokus kepada SIPartners+, SISC+, FasiLINUS

a) Membuat perancangan CM berdasarkan data b) Melaksanakan CM mengikut perancangan c) Menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan d) Menilai keberkesanan CM yang dilaksanakan

(D2: 2.2.2) Fizikal Memberi sokongan dengan menyedia dan menyelenggara kemudahan fizikal (infrastruktur dan bahan bantu mengajar) bagi mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.

Menyediakan sokongan fizikal di PPD /Sekolah. a) Menentukan keperluan sokongan fizikal yang perlu disediakan. b) Menentukan sumber yang lokasi ada untuk memberi sokongan . c) Mengutamakan keperluan berdasarkan prioriti. d) Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan e) Mewujudkan jaringan dan jalinan kolaboratif dalam memberikan sokongan

KAEDAH

• Temu bual • Semakan dokumen berkaitan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan

• Pemantauan proses • Semakan dokumen Pemerhatian • Pemerhatian

BUKTI

• • • •

Analisis data yang berkaitan Perancangan CM Laporan CM Minit Mesyuarat

Rekod Aduan Rekod Laporan Kerosakan Aduan kerosakan Rekod Penyelenggaraan Maklum balas Tahap kepuasan Pegawai dan AKP • Pelaporan Pengurusan Aset • Minit Mesyuarat JKPAK • Dokumen Pelupusan • • • • •

39

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

a) (D2:2.2.3) Sumber Manusia Mengoptimumkan penggunaan *sumber manusia secara holistik untuk membantu mencapai aspirasi sistem dan aspirasi murid.

• Sumber manusia merangkumi warga PPD dan sekolah

(D2:2.2.4) Jaringan Kepakaran Menyokong dan mengawal pewujudan kolaboratif (contohnya perkongsian pintar antara organisasi pegawai dengan pihak luar dalam bidang tugas seperti kurikulum, kokurikulum, HEM dan aktiviti lain yang berkaitan).

b) c) d)

Mengenal pasti keperluan sumber manusia berdasarkan data.

Menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan dan kesesuaian.

Mematuhi pekeliling yang ditetapkan.

Menilai keberkesanan tindakan sokongan.

Aspek Sekolah: • ABM Perjawatan • Agihan Guru mengikut keperluan Aspek PPD • Waran perjawatan • Mengoptimumkan peranan SISC+ dan SIPartners terhadap sekolah yang memerlukan.

Melaksana /mewujudkan Jaringan Kerjasama dan perkongsian Pintar dalam bidang tugas bersama-sama agensi luar ( NBOS)

KAEDAH

BUKTI

• Semakan Dokumen Perjawatan • Verifikasi Data

• Geran Penjawatan • BSKG ( Borang Semakan Keperluan Guru ) • Laporan Intervensi SISC+ dan SIP+

• Semakan Dokumen • Temubual

• MOU • Laporan/Pamplet Program/Kertas Pelaksanaan

40

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

(D2: 2.3.1) Perancangan Strategik Organisasi Keupayaan untuk membuat perancangan intervensi secara berstruktur dan berfokus menggunakan data

a) b) c)

(D2 : 2.3.2) Pemantauan dan Penilaian Keupayaan untuk membuat perancangan strategik organisasi menggunakan data

a) Menyediakan perancangan pemantauan b) Melaksanakan pemantauan yang dirancang mengikut prosedur ditetapkan c) Mengukur dan menilai keberkesanan pelaksanaan pemantauan intervensi d) Mengenalpasti keperluan penambahbaikan berdasarkan dapatan pemantauan e) Melaporkan dapatan pemantauan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan

Mengenalpasti isu Menginterpretasikan data Menyedia dan melaksanakan perancangan strategik organisasi

KAEDAH

• Semakan Dokumen • Verifikasi Data

BUKTI

• • • •

• • •

Temubual pegawai intervensi Semakan dokumen

• • • •

Perancangan Strategik Minit Mesyuarat Maklum Balas Mesyuarat Analsis Data

Kertas Pelaksanaan/ Pelan tindakan Analisis Data Laporan Program Laporan Kajian Impak Pembentangan Laporan dalam Mesyuarat

41

50 %

DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

KAEDAH

(D2 : 2.3.3) Penambahbaikan berterusan Suatu proses mengenalpasti dan mengambil tindakan yang perlu sebagai penambahbaikan bagi meningkatkan prestasi

a) Merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan b) Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan c) Mengukur dan menilai keberkesanan penambahbaikan yang diambil

• • •

(D2 :2.4.1) Berfokuskan data Menguruskan data secara efisien dan efektif dalam memenuhi objektif organisasi

a) Menterjemahkan data bagi membuat keputusan dan melaksana intervensi secara berkesan b) Menggunakan data dalam mengenal pasti isu dan punca masalah c) Mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan

• Temubual • Semakan dan pengesahan dokumen • Semakan dan pengesahan analisis

(D2 :2.4.2) Kepelbagaian data (Big data) Menganalisis dan menterjemahkan data yang pelbagai untuk dijadikan input kepada pelan tindakan organisasi.

a) Mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi b) Mengumpul dan menganalisis data secara bersepadu c) Mengunapakai kepelbagaian data (big data) dalam organisasi secara bersepadu d) Mengintepretasi kepelbagaian data (big data) untuk diterjemahkan kepada pelan tindakan organisasi

• • • •

Temubual Semakan dokumen Perbincangan laporan dalam mesyuarat

Temubual Semakan dokumen Semakan analisis Perbincangan laporan dalam mesyuarat

BUKTI

• • • • •

Minit Mesyuarat / nota perbincangan Surat arahan/ Memo Laporan penambahbaikan Maklum balas Rekod penambahbaikan

• • • •

Analisis data Laporan Minit mesyuarat Rekod semakan dan pengesahan

• • • • • • •

Pengesahan analisis data Pengesahan laporan Pelan tindakan Perancangan strategik Kepelbagaian data softcopy/hardcopy Minit mesyuarat Maklum balas

42

PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0

Dimensi 3 :

Keberhasilan

43

20 %

DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI

(D3 : 3.1.1) Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP/LNPT Komulatif) Penilaian PBPPP/LNPT (kiraan purata pencapaian semua pegawai di PPD)

(D3 : 3.1.2) Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Keberhasilan (Komulatif) (D3 : 3.2.1) SKPM Standard 1 hingga Standard 5 Wajaran skor yang ditetapkan di dalam SKPMg2 (kiraan purata pencapaian semua sekolah) • Standard 1 – Kepimpinan • Standard 2 – Pengurusan Organisasi • Standard 3 – Pengurusan Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan, dan Hal Ehwal Murid • Standard 4 – Pengajaran dan Pemudahcaraan • Standard 5 – Kemenjadian Murid

ASPEK Melibatkan semua warga PPD (yang dinilai oleh PPD) • Ketua PPD • Timbalan PPD • SIP+ / SISC+ • Pegawai PPD • Fasilinus • AKP

KAEDAH

• Semakan ke atas analisis PBPPP/LNPT • Formula kiraan:

BUKTI

Rekod analisis (Data daripada e-prestasi)

Belum dibuat penarafan

Purata skor SKPM g2 semua sekolah tahun dinilai

• Semakan kiraan purata skor SKPM g2 • Formula kiraan:

Rekod kiraan skor

44

20 %

DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

KAEDAH

BUKTI

(D3 : 3.2.2) Sarana Peratus sekolah yang mencapai 65% kehadiran ibu bapa dan komuniti ke sekolah bagi 6 aktiviti berikut :- Hari Pendaftaran, Hari Penetapan Target, Mesyuarat Agung PIBG, Hari Pelaporan, Hari Sukan Tahunan, Hari Anugerah.

Peratus sekolah yang mencapai 65% purata kehadiran bagi 6 aktiviti utama

• Semakan sistem e-SARANA dan rekod pengiraan peratus sekolah • Formula kiraan:

Sistem e-SARANA dan rekod pengiraan peratus sekolah mencapai 65%

(Data daripada e-SARANA)

(D3 : 3.2.3) Kepuasan hati pelanggan yang menerima perkhidmatan JPN/PPD Peratus pelanggan yang menerima perkhidmatan daripada JPN/PPD memberi skor baik/setuju dalam semua aspek penilaian perkhidmatan

Penilaian pelanggan kepada semua pegawai JPN/PPD atas semua perkhidmatan yang diberikan

• Semakan borang maklum balas perkhidmatan • Pengiraan peratus pelanggan

• Borang yang diisi oleh pelanggan bagi setiap perkhidmatan • Rekod analisis • Minit mesyuarat

45

20 %

DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI

ASPEK

KAEDAH

BUKTI

(D3 : 3.3.1) Pengiktirafan Peringkat JPN/PPD Mendapat pengiktirafan peringkat daerah atau negeri atau kebangsaan atau antarabangsa dari aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan peringkat JPN/PPD.

Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh JPN/PPD bagi aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan bagi tahun dinilai.

• Semakan dibuat ke atas sijil-sijil/bukti pengiktirafan • Semakan terhadap pelaporan/penyertaan • Analisis ke atas data pencapaian

• Surat • Sijil • Dokumen berkaitan

(D3 : 3.3.2) Pengiktirafan Peringkat Sekolah Pengiktirafan peringkat daerah atau negeri atau kebangsaan atau antarabangsa dari aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan peringkat sekolah.

Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh JPN/PPD bagi aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan bagi tahun dinilai.

• Semakan salinan sijil / dokumen yang diterima daripada mana-mana sekolah dalam JPN/PPD

• Surat • Sijil • Dokumen berkaitan

46

SEKIAN TERIMA KASIH DISEDIAKAN OLEH:

B A H A G I A N P E N G U R U S A N S E KO L A H H A R I A N K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A

47