Contenido
Capítulo I Disposiciones Generales
1.1. Objetivo
1.2. Alcance
1.3. Mensaje de la Dirección
1.4. Definiciones
Capítulo II Misión, Visión y Valores Éticos de NOBIS Holding
2.1. Misión
2.2. Visión
2.3. Valores
Capítulo III Compromiso de Nuestros Colaboradores
3.1. Conflicto de Intereses
3.2. Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo
3.3. Libre de Acoso y Discriminación
3.4. Registros Contables y Financieros
3.5. Somos Cuidadosos con la Imagen de la Organización
3.6. Redes Sociales
Capítulo IV Relación con las Partes Interesadas
4.1. Relación con los Accionistas
4.2. Relación con Clientes
4.3. Relaciones con Entidades Públicas y Autoridades
4.4. Relación con los Proveedores
4.5. Relación con Nuestros Competidores
4.6. Regalos, Obsequios y Atenciones
4.7. Corrupción
6.1. Uso debido de Activos
6.2. Información Confidencial y Privilegiada
6.3. Protección de Datos Personales
6.4. Comunicaciones
Capítulo VII Responsabilidad Ambiental
Capítulo VIII Comité de Ética y Mecanismos de Reporte
Capítulo I • Disposiciones Generales
Objetivos
El presente Código busca fomentar los valores esenciales de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio, por tanto, es una herramienta que contribuye a forjar decisiones y comportamientos alineados con nuestros valores y principios corporativos.
Establecer mediante el presente Código un marco común de comportamientos, principios y normas que sustentan la manera como nos conducimos en nuestro trabajo diario y enfrentamos día a día nuestro entorno empresarial.
Alcance
Se considera de cumplimiento obligatorio para nuestros grupos de interés tales como accionistas, colaboradores, proveedores, asesores y otros terceros, así como cualquier persona que represente en forma directa o indirecta a NOBIS Holding de Inversiones y sus Unidades de Negocio.
Se fundamenta en la Misión, Visión y Valores de NOBIS Holding de Inversiones, y por tanto su cumplimiento es clave en la preservación de nuestra cultura y la consecución de nuestros objetivos.
Mensaje de la Dirección
La integridad, la honestidad, el trato justo y el pleno cumplimiento de todas las leyes aplicables han orientado las prácticas de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio desde sus inicios. Promovemos un ambiente inclusivo y respetuoso, donde la igualdad y el trato justo son fundamentales, sin necesidad de hacer distinciones de género.
El presente Código de Ética y Conducta es una guía para nuestros colaboradores, proveedores y partes interesadas en el que se ratifica nuestro compromiso con la actuación responsable, ética, transparente y respetuosa.
La naturaleza de este Código no pretende abarcar todas las posibles situaciones que puedan tener lugar en el ámbito laboral, ni ser un compendio de todas las leyes y reglamentaciones que alcanzan a NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio. El objeto de este es brindar un marco de referencia respecto del cual medir cualquier actividad. Los colaboradores deben pedir asesoramiento en caso de tener alguna duda acerca del plan de acción en una situación determinada, ya que la responsabilidad absoluta de cada empleado es hacer lo correcto, un comportamiento que no puede delegarse.
La ética y la integridad son los pilares fundamentales para alcanzar las metas que nos hemos propuesto y que solo se harán realidad si cumplimos y nos adherimos al espíritu de nuestro Código en el día a día, sin excusas, sin excepciones y sin concesiones.
Gracias por tu compromiso, ¡contamos contigo!
José Antonio Ponce Vicepresidente Ejecutivo-CEO
1.4. Definiciones
Código de Ética y Conducta
Conjunto de normas, principios y valores que guían el comportamiento de las personas dentro de una organización.
Colaborador(es)
Toda persona natural que mantiene una relación de dependencia bajo el Código de Trabajo con NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio.
Canal de Denuncia
Mecanismo para denunciar conductas impropias de colaboradores, ejecutivos, proveedores. Las denuncias se tratan de forma confidencial, garantizando el anonimato cuando lo solicita el denunciante.
Comité de Ética
Es un órgano que tiene como función principal supervisar y garantizar que las actividades y decisiones de una organización, institución o empresa se realicen de acuerdo con principios éticos, legales y morales. Su propósito es fomentar un entorno donde se respete la integridad, transparencia, responsabilidad y el respeto.
Reglamento Interno de Trabajo
Es el documento legalmente aprobado por la compañía y la autoridad de trabajo competente, que contiene el conjunto de normas de carácter obligatorio que regirán la relación laboral entre NOBIS y sus Unidades de Negocio y sus trabajadores, y que regulan principalmente las obligaciones, prohibiciones y régimen disciplinario a los que están sujetos los trabajadores en el desempeño de sus funciones.
Capítulo II • Misión, Visión y Valores Éticos de NOBIS Holding
M V Misión Visión
Emprender y generar progreso para el Ecuador con base en la innovación, la excelencia profesional y principios éticos.
Ser un holding internacional reconocido por su excelencia empresarial y la fortaleza de sus valores.
Valores
Fe en nuestro país y compromiso con su desarrollo
Creemos que el Ecuador es un país de grandes riquezas y que, con una gestión empresarial efectiva, solidaria y comprometida aportaremos significativamente al desarrollo humano y económico del país.
Integridad
Somos transparentes y correctos en todos los actos de nuestra vida personal y profesional.
Creatividad
Mejoramos al buscar inteligentemente nuevas formas de hacer las cosas, aplicando un enfoque creativo, pensando de manera innovadora y asumiendo nuevos retos.
Trabajo en equipo
La sinergia entre las personas, la unión armónica y respetuosa de sus talentos y habilidades, son la base para que nuestra visión se cristalice.
Perseverancia
Somos optimistas, confiamos en nuestras capacidades y sabemos que generando sinergias saldremos airosos y con determinación de las situaciones adversas. La crisis es una oportunidad para fortalecernos.
Capítulo III • Compromiso de Nuestros Colaboradores
Conflicto de Intereses
Nuestros intereses personales deben estar siempre alineados a los intereses de la compañía. Si bien es recomendable fomentar relaciones mutuamente beneficiosas con clientes y proveedores, debemos evitar situaciones que provoquen conflicto y mucho menos influir en decisiones comerciales para beneficio propio.
Si nuestros intereses personales entran en conflicto con los de Nobis Holding de Inversiones y/o sus Unidades de Negocio, debemos reportarlo acorde a la Política de Conflicto de Intereses y buscar asesoría que permita encontrar la mejor solución para beneficio de todas las partes.
Los conflictos de intereses no siempre están claramente definidos. Para resolver cualquier duda, puedes consultar a tu superior jerárquico, Líder de Talento Humano y/o al Líder de Control Interno, Riesgos y Auditoría. Esto permitirá a la compañía evaluar, supervisar y gestionar la situación de forma adecuada.
Para no generar situaciones de conflicto de interés, todos los colaboradores de NOBIS Holding y sus diferentes Unidades de Negocio deben actuar con honestidad, ética y lealtad, buscando siempre la protección de los intereses de la empresa.
Asegúrate de:
No vincular como colaboradores a personas con parentesco de hasta tercer grado de consanguinidad o afinidad; las excepciones se indicarán en políticas o lineamientos para contratación de familiares establecidas por el área de Talento Humano.
No ofrecer a terceros o subalternos beneficios que no se encuentran autorizados, aprovechando el cargo o posición dentro de la organización.
No participar o desarrollar negocios que compitan o interfieran directa o indirectamente con la compañía.
Rechazar beneficios o ingresos de clientes, proveedores o competidores.
No aprovecharse del puesto o posición en la empresa para obtener beneficios personales, incluyendo a miembros de la familia o terceras personas.
No contratar a proveedores que tengan parentesco en segundo grado de consanguinidad o afinidad con colaboradores o ex colaboradores de NOBIS Holding y sus distintas Unidades de Negocio, si hubiera el caso se comunicarán a las instancias correspondientes para su aprobación.
Cualquier duda, inquietud o denuncia con relación a una situación de conflictos de interés real o potencial, deberá ser comunicada al Comité de Ética por medio del Líder de Control Interno, Riesgos y Auditoría. Para más información consultar la Política de Conflicto de Intereses.
Cuidado con:
Las situaciones que puedan generar o aparentar un conflicto entre tus intereses personales y los de la compañía.
Las acciones de otros que puedan originar un conflicto de intereses. (No dejes de comunicarlas a tu superior jerárquico).
Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo
Es prioridad para NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio prevenir cualquier tipo de incidentes laborales y salvaguardar la seguridad y salud de todos nuestros colaboradores. Por esta razón todos somos responsables de generar ambientes de trabajo seguros y demostrar comportamientos orientados a la seguridad y salud.
Asegúrate de:
Incorporar la seguridad y la salud en todas las actividades y fases del negocio al llevar a cabo tu trabajo.
Conocer tus responsabilidades respecto al cumplimiento de los estándares de salud y seguridad aplicables.
Utilizar siempre los equipos de seguridad requeridos y no manipular los equipos o sistemas de seguridad.
Participar en todas las actividades de formación requeridas en materia de salud y seguridad.
Realizar únicamente aquellos trabajos para los que estás cualificado.
Detener y alertar de cualquier trabajo inseguro que se observe, independientemente de quién lo realice y comunicárselo inmediatamente a tu superior jerárquico.
No asistir al trabajo cuando te encuentres incapacitado a consecuencia de, por ejemplo: enfermedad, agotamiento, ingesta de alcohol o cualquier droga, incluida la medicación por prescripción médica o sin receta.
Cualquier situación de trabajo insegura.
3.3.
Libre de Acoso y Discriminación
Fomentamos un ambiente laboral de respeto e igualdad de oportunidades para quienes están relacionados con NOBIS Holding de Inversiones y sus Unidades de Negocio, una cultura de comunicación abierta y un lugar de trabajo libre de discriminación, de acoso, abuso y de otras formas de intolerancia y violencia.
NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio no toleran que se produzcan situaciones de acoso, en cualquiera de sus formas, entre otras, acoso moral, sexual, por razón de sexo, orientación sexual o identidad y expresión de género, al ser todas ellas conductas vulneradoras de la dignidad de la persona, nocivas para el entorno laboral y generadoras de efectos indeseables para la salud, y para la confianza y autoestima de las personas.
Las conductas, prácticas o comportamientos anteriormente descritos, realizados en el entorno laboral mediante la utilización de tecnologías de la información, medios digitales o redes sociales, quedarán incluidas dentro del ámbito de este Código.
Asegúrate de:
No tolerar nunca la intimidación o el acoso de ningún tipo.
No utilizar los sistemas de información de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocios para acceder a páginas web inapropiadas ni para compartir material inapropiado.
Cuidado con:
El uso de palabras ofensivas, referirte a otras personas usando nombres o comentarios peyorativos o el abuso verbal.
Los comentarios, bromas o materiales, incluidos los correos electrónicos o cualquier otra comunicación digital, que otras personas puedan considerar ofensivos.
El acoso laboral, las amenazas o el abuso de autoridad.
Los comentarios, gestos o contacto físico que resulten molestos o sean de naturaleza sexual y no deseados.
Mostrar conductas explícitamente sexuales, imágenes ofensivas o cualquier otro material que resulte humillante para otras personas.
Registros Contables y Financieros
Somos estrictos en el uso de las normas y principios contables de general aceptación. Informamos a las autoridades de control sobre nuestra situación financiera con fidelidad y exactitud. Tenemos procesos internos adecuados que garantizan la veracidad de la contabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentos en la entrega de nuestros informes financieros.
NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio se encuentran comprometidas en ofrecer a sus accionistas y al mercado en general, información real y transparente sobre sus operaciones, razón por la cual todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros, la declaración de impuestos y similares, reflejen la realidad de los hechos económicos, bien sea por el reporte de información o la aplicación de los controles en los niveles que corresponde.
Nuestros libros y registros deben reflejar de manera fiel y clara nuestras transacciones, con un nivel de detalle razonable y de acuerdo con nuestras prácticas y políticas contables. Algunas personas tienen responsabilidades específicas en esta área, aunque todos contribuimos al proceso de registrar los resultados del negocio y al mantenimiento de los registros.
Cada uno de nosotros es responsable de contribuir para garantizar que la información que registramos es precisa, oportuna, completa y que su mantenimiento se lleva a cabo de forma coherente con nuestro sistema de controles internos.
a.
Asegúrate de:
Registrar con exactitud las transacciones. Guíate por los principios de transparencia y veracidad.
b. c.
Escribir detallada y claramente en todas tus comunicaciones de negocio, incluidos los correos electrónicos.
No proporcionar información incorrecta o inexacta, ni información que pueda confundir a la persona que la recibe.
d.
No destruir nunca documentos como consecuencia de una investigación o auditoría o en previsión de ella. Contactar con el área legal en caso de duda sobre la idoneidad de la destrucción de un registro.
Cuidado con:
Los registros contables que no son claros y completos o que ocultan o encubren la verdadera naturaleza de cualquier transacción.
Los fondos, activos u obligaciones no revelados o no registrados.
La destrucción inadecuada de documentos.
Somos Cuidadosos con la Imagen de la Organización
Protegemos la imagen de la compañía utilizando un lenguaje adecuado y profesional en las llamadas telefónicas, correos electrónicos y reuniones de trabajo.
Evitamos hacer comentarios, emitir conceptos o hacer publicaciones personales utilizando nuestra condición como empleados o que vayan en contra de la imagen de la compañía.
Está prohibido utilizar el nombre, imagen, marca, logo o instalaciones de la compañía para fines personales.
Redes Sociales
En NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio somos conscientes de que las nuevas plataformas de comunicación online como blogs, wikis, redes sociales y todo tipo de medios de comunicación social están transformando la manera en que interactuamos; toda publicación de nuestros colaboradores o representantes de Grupo Nobis es de carácter personal y no tienen ninguna relación con la organización.
Sin embargo, es necesario equilibrar el derecho a la libertad de expresión con la necesidad de mantener un entorno de trabajo respetuoso, seguro y profesional, considerando:
Uso Responsable y Profesional
El uso de un lenguaje respetuoso, profesional y educado en todas las interacciones, evitando comentarios ofensivos, difamatorios o que puedan generar conflictos, así como evitar publicar imágenes o contenido que puedan dañar la reputación personal o institucional, o que no esté alineado con los valores y principios de la organización.
Privacidad y Confidencialidad
No se debe compartir información confidencial de Grupo NOBIS, clientes o proveedores en redes sociales sin la debida autorización. De igual forma la información personal de compañeros de trabajo o de otras personas.
Responsabilidad por los Comentarios
Aunque los comentarios en redes sociales sean personales, se deben generar siempre respuestas profesionales y maduras, sin entrar en confrontaciones públicas, protegiendo siempre la imagen de la compañía.
En caso de comentarios erróneos, negativos o críticas que considere dañino para la reputación de NOBIS Holding o las Unidades de Negocio, no responda, en su lugar comuníquelo al área de Talento Humano o Comunicación de su Unidad de Negocio.
Cumplimiento de Normas Legales y Éticas
Los colaboradores deben respetar las leyes de propiedad intelectual, evitando la publicación de contenido con derechos de autor sin la debida autorización, así como se debe cumplir con el Código de Ética y Conducta en referencia a conductas discriminatorias, de acoso, o que inciten a la violencia o la intolerancia.
Capítulo IV • Relación con las Partes Interesadas 4.1.
Relación con los Accionistas
La relación entre los accionistas y la administración se realizará de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento de Buen Gobierno Corporativo y los estatutos de la organización.
4.2.
Relación con Clientes
Todos los colaboradores de la organización y en especial aquellos que desarrollan su trabajo directamente con los clientes, deben fomentar la prestación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, según las necesidades del cliente.
De la misma manera, esperamos que los clientes compartan nuestros principios y valores, por lo cual los divulgaremos a través de diferentes medios como páginas web o redes institucionales, correos electrónicos, entre otros; queremos que conozcan los lineamientos del Código con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el mismo y en las leyes y normas pertinentes. Dado lo anterior, si se determina que un cliente está involucrado en actos ilegales o no éticos que atente contra el presente Código, es una causal para analizar la continuidad de la relación comercial.
Relaciones con Entidades Públicas y Autoridades
Todas nuestras relaciones con entidades y organizaciones del Estado, las manejamos a través de quienes han sido autorizados por la Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia de NOBIS Holding de Inversiones y Apoderados Generales de las Unidades de Negocio, que deberán estar guiadas por un espíritu de estrecha cooperación, cordialidad y respeto; sin perjuicio de mantener la confidencialidad en los casos en que expresamente resulte necesario.
Deben adoptarse medidas de precaución adicionales y un cuidado especial en las relaciones con los gobiernos, las agencias gubernamentales, los partidos políticos, las organizaciones públicas internacionales y sus funcionarios. No pueden ofrecerse regalos, obsequios, atenciones, ni ningún otro beneficio a funcionarios públicos o del gobierno, ni directa ni indirectamente, que pudiera considerarse que influyen sobre cualquier decisión de negocio para la obtención de un beneficio indebido.
Toda solicitud de pago indebido o cualquier actuación realizada por o bajo amenaza de un funcionario público o autoridad, con la intención de obtener un beneficio, deberá ser comunicada inmediatamente al Líder de Talento Humano o Líder Control Interno, Riesgos y Auditoría.
Relación con los Proveedores
La relación entre los colaboradores de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio y los proveedores o contratistas, debe mantenerse bajo estricta independencia y de acuerdo con los intereses del Grupo, en el marco de una relación justa y transparente. Esto significa no asumir ningún tipo de compromiso ni parcialidad con respecto a un proveedor o contratista, debiendo siempre privilegiar parámetros de utilidad, calidad, oportunidad y presupuesto, favorables para las Unidades de Negocio.
Proceso de Selección
La elección y contratación de proveedores y contratistas siempre deberá estar basada en criterios técnicos, profesionales, éticos, y en las necesidades de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio. Los procedimientos de selección deberán ser transparentes, establecidos con anterioridad y demostrables ante las instancias pertinentes de la organización. Deben evitarse las negociaciones con empresas o personas sobre las cuales exista alguna duda razonable respecto de su probidad y principios éticos, o que no estén dispuestos a ceñirse a las normas de calidad y actuar conforme a los cánones de integridad.
No se estima lícito ni aceptable efectuar o recibir pagos de clientes, proveedores, contratistas y terceros relacionados, para asegurar preferencias. Estas prácticas se encuentran expresamente prohibidas por este Código.
No se deberá utilizar la calidad de colaborador de NOBIS y sus empresas para obtener ventajas personales.
NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio promoverán entre sus proveedores, contratistas y empresas colaboradoras el conocimiento del Código de Conducta del Proveedor y la adopción de pautas de conducta consistentes con el mismo.
Relación con Nuestros Competidores
Competimos con prácticas transparentes, de calidad e innovación de nuestros servicios y/o productos, y no por el desarrollo de prácticas ilegales, por lo cual es prohibido obtener información de nuestros competidores que no ha sido publicada oficialmente o que no ha sido autorizada para su entrega. Igualmente, se consideran prácticas ilegales los acuerdos de precios, la manipulación de la oferta y las tarifas, y de realizarse, serán sancionadas conforme a lo estipulado en la ley.
Por lo anterior, todo acuerdo que se suscriba con nuestros competidores debe contar con el aval jurídico que certifique que el mismo no infringe la regulación establecida.
Regalos, Obsequios y Atenciones
Es prohibido aceptar o entregar regalos o cortesías que puedan comprometer la toma de decisiones en una negociación, así como tampoco se permiten recibir o solicitar donaciones por parte de proveedores o clientes.
Las donaciones únicamente serán solicitadas, canalizadas y coordinadas por Fundación Nobis.
Siempre que se reciba un obsequio de un cliente o proveedor, se deberá analizar si el mismo puede comprometer la integridad u objetividad del colaborador; ante cualquier duda se deberá solicitar la autorización a la dirección de Talento Humano correspondiente. En ningún caso se podrán aceptar obsequios de dinero en efectivo, ni ser de carácter ostentoso y/o exclusivo.
El otorgamiento de regalos y cortesías a clientes o proveedores debe ser autorizado únicamente por el Vicepresidente Ejecutivo y Apoderado General de la Unidad de Negocio, y en ningún caso podrá superar los $20 (veinte dólares estadounidenses) así como no podrán ser artículos ostentosos y/o de exclusividad.
A nivel interno, la Empresa podrá otorgar obsequios a los colaboradores en ciertas situaciones y cuando lo estime conveniente (ej. Grados, matrimonios, nacimientos, cumpleaños, entre otros). Los montos máximos autorizados para dichos obsequios serán definidos por el área de Talento Humano con aprobación de la Dirección Financiera de NOBIS Holding de Inversiones.
Asegúrate de:
a. b. c.
Ofrecer y aceptar únicamente regalos, obsequios y atenciones que se encuentren dentro de la normalidad en las relaciones de negocio.
Tener claros los criterios y procedimientos establecidos en nuestra normativa interna.
No solicitar regalos, favores, atenciones ni servicios personales. Aceptar, prometer u ofrecer regalos en efectivo o equivalentes (como tarjetas regalo) no está permitido bajo ningún concepto.
Cuidado con:
La hospitalidad excesiva, los créditos (excepto los créditos de entidades financieras con tarifas de mercado) u otro tratamiento especial por parte de cualquier cliente, proveedor o miembro de la competencia.
Situaciones que puedan comprometerte a ti o a la compañía.
Mantener relaciones comerciales con terceros por sus vínculos personales y no por los servicios que presta o que soliciten una retribución desproporcionada por sus servicios.
En el caso de dudas relacionadas a regalos, obsequios y atenciones deberán ser consultadas con el Líder de Talento Humano o el Líder de Control Interno, Riesgos y Auditoria, para solicitar asesoramiento.
Corrupción
Asumimos el compromiso de promover total transparencia en los mercados que operamos. No participamos directa o indirectamente en demandar u ofrecer cualquier clase de soborno.
No ofrecemos ni aceptamos regalos o atenciones que constituyan una violación de leyes o que pudieran afectar, o parecer que afecte, el juicio ético y profesional con el que realizamos nuestro trabajo.
Rechazamos cualquier acto de corrupción, tanto hacia servidores públicos como para negociaciones realizadas con personas o entidades de naturaleza privada. Igualmente es prohibido prometer, ofrecer o efectuar pagos a terceros, sin cumplir con los niveles de autorización establecidos de acuerdo con los procesos de la organización.
Se prohíbe que, de forma directa o a través de intermediarios, se ofrezcan o prometan favores personales o económicos impropios a fin de obtener o conseguir un negocio u otra ventaja de parte de un tercero, ya sea público o privado. Tampoco se deben aceptar ventajas a cambio de un trato preferencial de parte de un tercero.
En caso de identificarse una situación de soborno, corrupción o extorsión, la misma deberá comunicarse a las instancias correspondientes, incluidos los canales éticos para tomar las medidas disciplinarias, administrativas o legales, según el caso.
Asegúrate de:
No entregar nunca nada de valor que no cumpla con legislación y regulación locales a un funcionario público. Si no estás seguro del contenido de la legislación local, la forma más segura de proceder es no entregar nada de valor. Registrar con exactitud y por completo todos los pagos a terceros.
No realizar pagos de facilitación, tal y como estos se entienden en el presente Código.
Capítulo V • Lavado de Activos
Es prohibido realizar cualquier transacción para esconder el origen real de los fondos ilícitos o para hacerlos ver que cuentan con un origen de actividades lícitas. El lavado de activos involucra actividades ilegales como el terrorismo, tráfico de drogas, tráfico de personas, entre otros.
Estamos comprometidos en cumplir a cabalidad con las leyes y regulaciones contra el lavado de activos, así como a implementar las acciones pertinentes para evaluar nuestras relaciones comerciales que permitan asegurar la integridad de las operaciones que desarrollamos.
Cuidado con:
a.
Los pagos en efectivo que parecen ser inusuales teniendo en cuenta la naturaleza de la transacción.
b. c.
Los pagos realizados a terceros o por terceros que no se mencionen en el contrato o acuerdo.
Los pagos o abonos en una cuenta que no es la habitual o cuando el destino de los fondos transferidos sea desconocido.
d.
Los pagos a personas o entidades residentes en paraísos fiscales o en cuentas bancarias abiertas en oficinas bancarias situadas en paraísos fiscales.
Capítulo VI • De los Activos e Información
6.1.
Uso debido de Activos
La relación entre los accionistas y la administración se realizará de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento de Buen Gobierno Corporativo y los estatutos de la organización.
Los colaboradores de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio, deben cuidar los bienes de esta, ya que son precisamente ellos los que respaldan un trabajo productivo y estable.
Debe procurarse que el desgaste de los activos no vaya más allá del que deriva de su uso apropiado. Queda prohibido el uso no autorizado de bienes para situaciones personales, o que no corresponden al trabajo establecido. Cualquier autorización para su uso personal, deberá ser solicitada por escrito al Director Financiero Corporativo, Vicepresidente Ejecutivo o Apoderado General para las Unidades de Negocio.
Los bienes de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio, tangibles o intangibles, deben ser usados y resguardados de forma responsable y profesional.
En consecuencia, se deben proteger todos sus activos contra pérdidas, daños, utilización inadecuada, robo o sabotaje, a fin de preservar su valor y asegurar que sean usados eficientemente. Los activos incluyen, pero no se limitan, a equipos, bienes raíces, vehículos, herramientas, inventarios, dineros y valores, muebles, sistemas de información, software y otros activos tecnológicos, propiedad intelectual, marcas, información confidencial, comunicaciones de voz y correo electrónico, entre otros.
Asegúrate de:
No prestar ni ceder activos a terceros sin la debida autorización formal, incluyendo situaciones personales que no correspondan al trabajo establecido en la empresa.
Hacer un uso apropiado de los vehículos y bienes que formen parte de los activos de la empresa y, que estén bajo tu responsabilidad.
Utilizar papelería con membrete de la empresa única y exclusivamente en asuntos propios del cargo o función que desempeñas.
Conocer y cumplir las políticas y procedimientos de control establecidas por NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio para el buen uso de los activos.
Información Confidencial y Privilegiada
Mantenemos la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que está a nuestro cuidado. Es nuestro deber controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de NOBIS Holding de Inversiones y sus Unidades de Negocio se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello.
Se considera información confidencial toda aquella que no ha sido publicada oficialmente, pero que es utilizada para el desarrollo de las funciones o actividades asignadas y la cual no puede ser divulgada o compartida con terceros, por lo cual su divulgación o el uso no autorizado de la misma se considera una falta grave, que amerita un proceso disciplinario o administrativo terminando inclusive en el despido por justa causa o finalización de la relación contractual, según corresponda y puede tener consecuencias civiles o penales.
Los siguientes son algunos ejemplos de información confidencial y/o privilegiada, sin que se excluya toda la información clasificada por NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio.
Estados financieros y proyecciones económicas Listas de clientes y proveedores
Planes de negocio y estratégicos Elementos de propiedad intelectual e industrial
Presupuestos
Los colaboradores, proveedores, asesores y líderes de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio deben administrar y manejar la información asignada para el desarrollo de sus funciones en forma responsable y segura; no deben divulgar información a terceros sin la autorización correspondiente.
Si se presentan dudas sobre el manejo de la información confidencial o privilegiada debe consultarse con su jefe directo. Si se entrega información confidencial o privilegiada con justa causa, se debe informar la naturaleza de la confidencialidad y requerir a los terceros la suscripción de un Compromiso de Confidencialidad.
No se podrá utilizar en beneficio propio o de terceros la información sobre las decisiones de inversión, ventas, adquisiciones, alianzas, fusiones, etc. El envío a terceros de dicha información deberá ser autorizado por el Director Financiero Corporativo, Vicepresidente Ejecutivo o Apoderado General para las Unidades de Negocio.
De la misma manera NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio respetan la información confidencial y privilegiada de terceros, sus derechos de propiedad intelectual e industrial. No se permite el uso de dicha información para beneficio de nuestra organización, si la misma no cuenta con autorización expresa de su dueño.
No se debe traspasar a terceros, ni menos a la competencia, conocimientos que son propiedad de la empresa. Particularmente, conocimientos que en manos de competidores puedan provocar un daño comercial.
a.
Asegúrate de:
Mantener la información altamente confidencial en condiciones seguras, limitando el acceso a la misma y utilizándola únicamente para los fines respectivos.
b.
No retirar de la empresa documentos ni información de ella sin autorización, aún cuando la persona haya sido el generador de tal información. Esto aplica particularmente a la información contenida en computadores y dispositivos electrónicos destinados al trabajo.
c.
No inducir nunca a otras personas a que incumplan sus obligaciones de confidencialidad frente a terceros.
Cuidado con:
a.
b.
Guardar información sensible en dispositivos no encriptados, como las memorias USB, que pueden extraviarse con facilidad. La exposición involuntaria de información sensible en sitios públicos, por ejemplo, durante las conversaciones telefónicas o cuando trabajamos en nuestro portátil.
c.
La pérdida de control de la información de carácter personal. Al enviar datos de carácter personal a terceros, debemos asegurarnos de que dicho envío se realiza por razones legítimas de negocio y que cumplen la legislación local.
Protección de Datos Personales
Amparados en la Política de Protección de Datos Personales, el Reglamento de Clasificación de la Información y demás normatividad, el compromiso de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio, es respetar las leyes que regulan la protección de los datos personales que se tratan con motivo de nuestros negocios. Dentro de los datos personales están comprendidos los relacionados con personas naturales que sean colaboradores, clientes, proveedores, contratistas, asesores y otros que se vinculen comercialmente con la empresa, y ello incluye: información relativa a nombres, direcciones, teléfonos, fechas de nacimiento, entre otros.
En ese sentido, los colaboradores de NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio que tengan acceso o traten este tipo de información, son responsables de adoptar las precauciones necesarias para mantener la reserva de ésta y tan sólo podrán revelarla a aquellos colaboradores de la empresa que, debido a sus funciones o cargo, deban conocerla por mandato legal o de autoridad.
Así mismo, deberán efectuar el tratamiento de los referidos datos personales siempre en conformidad de la normativa aplicable.
Asegúrate de:
Conocer los distintos tipos de información que manejas en tu día a día, tratando únicamente aquellos datos personales que resulten estrictamente necesarios y adecuados para la finalidad específica para la que han sido recogidos.
Proteger la confidencialidad y seguridad de los datos de carácter personal.
No acceder, comentar ni difundir datos de carácter personal en la compañía o fuera de ella, salvo que estés autorizado.
Cuidado con:
La pérdida del control sobre la información personal como, por ejemplo: cuando envíes un correo electrónico con datos personales de un empleado, cliente y/o proveedor.
La comunicación de información personal sin tener el consentimiento previo para ello o una base legitimadora.
Comunicaciones
Nos comprometemos a entregar a nuestros accionistas y demás grupos de interés, información abierta, transparente y oportuna.
Realizamos nuestro trabajo haciendo buen uso de los sistemas de comunicación que están a nuestro alcance, consideramos inaceptable que estos recursos sean utilizados para fines de procesar, enviar, recuperar, acceder, visualizar, almacenar, imprimir, o de cualquier otro modo, difundir materiales e información que sea de carácter fraudulento, acosador, amenazante, ilegal, racial, sexista, obsceno, intimidante, difamatorio, o de cualquier otro modo, incompatible con la conducta ética profesional que nos caracteriza.
NOBIS Holding de Inversiones ha establecido directrices que buscan fortalecer la comunicación de sus actividades empresariales. Por lo anterior se ha definido una Política de Comunicación Corporativa, la cual establece lineamientos y personas autorizadas para transmitir información precisa a los diferentes medios informativos y de difusión.
Asegúrate de:
a.
b. No hablar con los periodistas o canales de comunicación, incluso si te solicitan hacerlo sin ser grabado, salvo que estés autorizado para ello. Si los medios de comunicación se ponen en contacto contigo, remítelos al área responsable de relaciones con los medios.
Cuidado con:
No dar nunca la impresión de que hablas en nombre de la compañía en alguna comunicación personal, incluyendo los discursos y presentaciones o las redes sociales, salvo que estés autorizado para hacerlo.
Capítulo VIl • Responsabilidad Ambiental
NOBIS Holding y sus distintas Unidades de Negocio tiene como prioridad desarrollar todas sus actividades en conformidad con la naturaleza, gestionando el menor impacto en el medio ambiente de acuerdo con el desarrollo de nuestras operaciones.
De esta manera todos los colaboradores debemos demostrar comportamientos medioambientales adecuados y en cumplimiento con las leyes y normas pertinentes, siendo responsabilidad de todos los colaboradores reportar cualquier riesgo ambiental identificado.
Nuestras empresas cuentan con medios de seguridad adecuados, que ofrecen un ambiente saludable para nuestros colaboradores y público en general.
En las propuestas y ejecución de negocios por parte de NOBIS Holding de Inversiones, siempre identificaremos y consideraremos los riesgos de carácter ambiental y cualquier otro que pueda afectar la seguridad, el patrimonio e imagen de nuestras Unidades de Negocio. a. b.
Asegúrate
de:
Considerar adecuadamente la gestión del riesgo de nuestras operaciones que puedan tener impactos en el medio ambiente.
Identificar y comunicar cualquier incidente o actividad sospechosa que pueda tener impacto negativo sobre el medioambiente.
Capítulo VIll • Comité de Ética y Mecanismos de Reporte
Comité de Ética
El Comité de Ética de NOBIS Holding de Inversiones y sus Unidades de Negocio es un órgano autónomo y competente para emplazar a los empleados que incurran en las faltas previstas en el Código de Ética y Conducta, en el Reglamento Interno de Trabajo y los aspectos relacionados en el presente reglamento; además, es competente para solicitar a las áreas encargadas que se tomen medidas cuando se trate de eventos que involucren a los empleados.
El Comité de Ética tiene como función principal supervisar y garantizar que las actividades y decisiones de una organización, institución o empresa se realicen de acuerdo con principios éticos, legales y morales. Su propósito es fomentar un entorno donde se respeten los valores fundamentales de integridad, transparencia, responsabilidad y respeto.
Es facultad del Comité de Control Interno, Riesgos y Auditoria modificar la conformación del Comité de Ética.
Canales de Denuncia: Línea Ética y Mail
NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio han establecido canales de denuncia para recibir de manera confidencial reportes de conductas inapropiadas de acuerdo con lo establecido en el presente Código y normatividad interna y externa vigente.
Las denuncias de actos que violen este Código deben entenderse como una contribución a mantener un alto estándar ético en NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio y, bajo ningún punto de vista, el denunciante estará expuesto a represalias ni a consecuencias negativas.
Todas las denuncias serán tratadas de manera confidencial, con los más altos estándares de seguridad. El único receptor de estas denuncias es el Comité de Ética.
De acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Denuncia todo reporte será analizado, salvo que carezca de suficientes antecedentes, que falte a la verdad, o que busque intenciones de otra índole.
Es aconsejable que la denuncia se mantenga dentro de la confidencialidad y que el colaborador no lleve a cabo sus propias investigaciones, pues la infracción podría tener complejos alcances legales y cualquier indagación por cuenta propia podría comprometer la integridad de esta.
¿Cómo utilizar el Código?
El Código de Ética y Conducta sirve para reconocer los valores corporativos y para guiar el comportamiento según las políticas aquí incluidas. Por lo tanto, ante cualquier duda con respecto de una acción o decisión, preguntémonos lo siguiente:
¿Está dentro de los parámetros del Código de Ética y Conducta?
¿Es legal?
¿Está en línea con nuestros principios y valores?
¿Favorece los intereses o decisiones de nuestras empresas?
¿Puedo justificar esa decisión?
¿Estaré tranquilo si mi decisión se hace pública interna o externamente?
Si hemos respondido negativamente a alguna de estas preguntas o si tenemos alguna duda al respecto, la regla de oro consiste en consultar a nuestro jefe inmediato, Talento Humano, Control Interno o reportarlo a la Línea Ética.
Normativa de Cumplimiento
Todos los accionistas, directores, colaboradores, proveedores, asesores y otros terceros, así como cualquier persona que represente en forma directa o indirecta a NOBIS Holding y sus Unidades de Negocio deben cumplir este Código de Ética y Conducta, las políticas específicas que lo reglamentan, la normativa interna vigente, el Reglamento Interno de Trabajo y el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo, en lo que corresponda. Las conductas contrarias a lo dispuesto en este Código estarán sujetas a las medidas que adopte la organización, de acuerdo con la gravedad de la falta. Ello sin perjuicio de la infracción que pudiera derivarse de lo dispuesto en la legislación y de la responsabilidad civil o penal que en cada caso sea aplicable.
Independientemente del cargo o posición que desarrolle una persona, se espera un comportamiento adecuado y correcto, consistente con los principios y valores de nuestra empresa y que contribuya al cumplimiento de la misión y objetivos.
Capítulo lX • Control e Historial de Cambios
Versión Descripción Fecha Soporte en revisión Autorizó
1.0 Emisión inicial Feb-25 Talento Humano.
José Antonio Ponce Vicepresidente Ejecutivo - CEO
Capítulo X • Hoja de Validación
AUTORIZACIÓN
José A io P ce
Vicepresidente Ejecutivo–CEO
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Mauricio B trán
Control Interno Mi ya G arza
Líder de Recursos Humanos