Interview – De impact van inkoop in beeld
NEVI | 2019
Inkoop maakt het verschil tussen wel of niet op straat slapen Een gesprek met Hoofd Inkoop Ramesh Mangal, contractmanager Sydney Osnabrug en bestuurder Peter Siebers, verantwoordelijk voor de portefeuille Bedrijfsvoering. Door: Ida Bastiaansen, NEVI
Het Centraal Orgaan opvang
asielzoekers (COA) is voor de
Nederlandse samenleving de organisatie die zorgt voor
opvang en begeleiding van
vreemdelingen. Het COA biedt
mensen in een kwetsbare
positie veilige huisvesting en ondersteunt hen in de
voorbereiding op hun
toekomst, in Nederland of
elders. De behoefte aan opvang
kan enorm fluctueren en COA moet daarin direct kunnen
meebewegen. Inkoop speelt
hierbij een essentiële rol.
We kennen de beelden allemaal nog: in 2015 beleefde Nederland een extreme groei in het aantal asielzoekers. Het COA is er, in samenwerking met partners - van gemeentebesturen tot leveranciers- in geslaagd om tijdens de grootste vluchtelingenstroom sinds WOII iedere nieuwe bewoner opvang en begeleiding te geven. Toen destijds bussen met asielzoekers door Nederland reden - eindbestemming nog onbekend - was hoofd inkoop Ramesh Mangal met zijn team achter de schermen keihard aan het werk om deze mensen een bestemming te kunnen bieden, om niemand op straat te hoeven laten slapen. Ramesh Mangal: “Wij houden ons bezig met alle voorzieningen voor asielzoekers, van geboorte tot dood. Van kraampakket tot uitvaart en alles wat daartussen zit. Huisvesting, 24-uurs beveiliging, schoonmaak, leefgeld, zorgverlening. We zijn een 24-7 bedrijf.”
Zelfstandig en gezamenlijk inkopen
Mangal: “Door onze bijzondere inkooppakketten passen wij met veel zaken niet in de reguliere inkoop van de rijksoverheid. Wij zoeken partnerships met korte lijnen. We kiezen bewust wat we zelf doen en wat we centraal met de rijksoverheid inkopen. Stelregel daarbij is: hoe dichter bij het primaire proces, hoe dichterbij we deze inkoop willen houden. Anders is die flexibiliteit ook niet mogelijk. Maar er zijn ook zaken die we wel samen met de rijksoverheid inkopen, bijvoorbeeld telefoontikken, kantoorartikelen of ICT hardware.”
De 4 B’s
Bestuurder Peter Siebers: “Sommige zaken moet je ook op voorraad hebben om snel te kunnen schakelen, zoals zendmasten. Een locatie mag van menig burgemeester niet open zolang er geen WiFi wordt geboden. Daar wordt wel eens raar van opgekeken. Echter, WiFi is een eerste levensbehoefte geworden. Het is de verbinding met je familie. Je wilt laten weten aan het thuisfront dat je veilig bent. En om overlast in de buurt te voorkomen, moet daarin voorzien zijn op een AZC. We spreken hier ook wel van de ‘4 B’s’ als eerste levensbehoeften: bed, brood, bad en bandbreedte.”
Werkwijze inkoop binnen COA
Het inkoopteam, bestaande uit 5 contractmanagers en 5 aanbesteders is faciliterend aan de uitvoering, maar nauw betrokken bij de business. Ramesh: “In principe werkt de afdeling inkoop standaard in een driehoek: Peter Siebers en Ramesh Mangal
1
NEVI 2019
Interview – De impact van inkoop in beeld
NEVI | 2019
ze geselecteerd en dit vraagt bovendien om een continue dialoog, als het nodig is tot in de boardroom.” Ramesh vult aan: “COA moet continuïteit bewaken en meebewegen. Daardoor zijn we in extreme mate afhankelijk van strategische leveranciers. Zowel qua volume als type vraag moeten zij zich steeds weer bewijzen. Dat is dan ook wat we van leveranciers verwachten. Bij nijpende situaties willen we à la minute op directieniveau met de leverancier kunnen schakelen.”
Inkoop meer dan financiën AZC Dronten met een MT-lid (contracteigenaar), een Contractbeheerder in de business en een contractmanager vanuit inkoop.” Bij aanbestedingen is ook een aanbestedingsspecialist betrokken – al spreekt Ramesh liever van ‘project managers met aanbestedingskennis’ en lopen aanvragen via een intern tenderboard, om te zorgen dat het klantbelang in lijn is met het organisatie belang. En, vult Peter Siebers aan: indien nodig schakel ik direct met Ramesh als de situatie daarom vraagt. Om daarna zaken weer via de lijn te laten lopen.
Voortdurende krimp en groei
Peter vertelt: “COA is een factor 3 gegroeid in een jaar tijd en we hadden plannen liggen tot en met factor 6. Maar dat is bijgesteld. Als wij een wijziging hebben van 50 procent ten opzichte van prognose, zoals in 2018, is
“Natuurlijk gaat inkoop over financiële impact. Tegelijkertijd gaat inkoop over zoveel meer.” Ramesh Mangal
2
NEVI 2019
dat voor COA een relatief rustig jaar.” Ramesh: “Dit is niet te vergelijken met andere rijksorganisaties of een gemiddeld bedrijf. En wie denkt dat bij krimp de afdeling Inkoop achterover kan leunen komt bedrogen uit. Ook krimp genereert business, denk aan alle werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden om een AZC te ontmantelen.”
Leveranciersrelaties
De grillige patronen van COA maken dat flexibiliteit van zeer groot belang is. De organisatie moet hier snel op kunnen anticiperen of, zoals bestuurder Peter Siebers het noemt, ‘klaar zijn om te wenden’. Siebers: “Dat geldt ook voor onze leveranciers. Hierop worden
Ramesh: “Natuurlijk gaat inkoop over financiële impact. Tegelijkertijd gaat inkoop over zoveel meer. De waarde die je samen met leveranciers kunt creëren voor de bewoners. De kwaliteit van leven die je toevoegt. Niet alleen materieel, maar ook als het gaat over bijvoorbeeld zingeving. Zo betrekken we de bewoners bij werkzaamheden zoals schoonmaak en groenonderhoud. Op die manier werken we ook aan social return.” Maar inkoop gaat ook over kwaliteit. Bijvoorbeeld als het gaat om zorg, beveiliging en huisvesting. Ramesh: “Neem beveiliging. Dit is een ander type beveiliging zoals we die kennen van kantoorgebouwen of bijvoorbeeld hotels. In hoogtijdagen, met 3000 vluchtelingen bij elkaar op één locatie, heb je het ook over ‘crowd control’, zoals bij evenementen.”
Interview – De impact van inkoop in beeld
NEVI | 2019
Beveiliging als ‘eerste gezicht’ van COA
Siebers: Om bij het voorbeeld van beveiliging te blijven: we stellen specifieke eisen aan de inhuur van beveiligers in asielzoekerscentra (AZC’s). Naast dat zij gespecialiseerd zijn in conflictbeheersing en bijzondere situaties, zijn zij ook vaak het eerste wat je ziet bij een AZC. Ze vormen daarmee de eerste indruk en het eerste contact met een AZC. Ik bezoek – net zoals mijn mede bestuurders – elke week persoonlijk een AZC. Ik geef dan als eerste de beveiliger een hand. Zij zijn zo belangrijk voor de kwaliteit van dienstverlening, dat voert veel verder dan beveiliging alleen.
Innovatie en duurzaamheid
Siebers: “Waar al behoorlijke stappen zijn gemaakt, is dat we minder specificeren dan vroeger. We laten meer ruimte aan de markt. We willen actief de kennis van buiten naar binnen halen, nog innovatiever zijn. Dat is een belangrijk speerpunt voor 2019. Ook met duurzaamheid willen we nog actiever aan de gang. Kijken naar onze footprint en wat we hierin kunnen realiseren. We zitten nu in de fase van bewustwording. Bij vastgoed liggen bijvoorbeeld volop kansen.”
Social return
Siebers vervolgt: “Op het gebied van
Nederlandse les in een AZC in Zeist social return hebben we al mooie voorbeelden. Zo is er in recreatiepark Duinrell een AZC ingericht in de voor het pretpark rustige wintermaanden. Er zijn daar 800 bewoners en de betrokkenheid vanuit de omgeving is enorm en echt van toegevoegde waarde. Er is hier zelfs een wachtlijst aan vrijwilligers! Daarnaast kijken we ook goed wie we inhuren. Zo betrekken we bewust mensen uit de WW, zoals een onlangs aangenomen 64-jarige huismeester, die het fantastisch doet. Niet alleen op technisch vlak, maar juist ook aan de menselijke kant, vanwege zijn levenservaring. Hiermee heeft hij echt
toegevoegde waarde voor de bewoners en zelf is hij dolblij om weer aan de slag te zijn met werk dat veel voldoening geeft. Een ander voorbeeld is dat we lokale ondernemers zoveel mogelijk betrekken, dat helpt ook bij het creëren van draagvlak voor een AZC.”
Verbetering blijft mogelijk
COA heeft inkoop goed op de rit, maar er zijn ook nog wensen. Peter Siebers: “We zijn kampioen flexibiliteit, maar niet zo goed in planmatig flexibel zijn. Dat wil zeggen: het uitwerken van diverse scenario’s en daarvoor met
We willen actief de kennis van buiten naar binnen halen, nog innovatiever zijn. Dat is een belangrijk speerpunt voor 2019. Peter Siebers
3
NEVI 2019
Interview – De impact van inkoop in beeld
NEVI | 2019
doen. Elke euro ligt onder een vergrootglas. Transparantie en integer handelen zijn erg belangrijk. De juiste balans vinden tussen rechtmatigheid en doelmatigheid speelt, net als bij andere aanbestedingen, ook hier. We acteren creatief en doelmatig binnen een rechtmatig kader. ”
Over trots en bijdragen
Kinderactiviteiten in een AZC in Amersfoort gemeenten en leveranciers afgestemde plannen klaar hebben liggen. Daarom werken we op dit moment hard aan scenarioplanning. Bijvoor-
beeld voor huisvesting. Dat is het meest zichtbaar, maar ook een van de moeilijkste dingen. Onroerend goed moet immers aan heel veel eisen vol-
Sydney Osnabrug is contractmanager Externe inhuur bij COA. Hij werkt er nu ruim 2 jaar en houdt zich o.a. bezig met raamovereenkomsten m.b.t. specialistische inhuur. Bijvoorbeeld ICT-specialisten. Maar ook NT2 docenten die als uitzendkracht lessen Nederlands verzorgen of inte-
rim professionals die als locatiemanager een AZC beheren. “Ik sla de brug tussen de interne klant en de leverancier. Vanuit contractmanagement ben je klant- én leveranciersmanager. Ik moet eerst op zoek naar de vraag achter de interne vraag en help ze breder te kijken naar hun vraagstuk. Vervolgens daag ik de markt uit met vernieuwende oplossingen te komen. Ik prikkel hen om na te denken hoe we het COA beter kunnen maken en wat zij als leverancier daaraan kunnen bijdragen. Vraag actief welke ideeën zij hebben om COA verder te brengen met bijvoorbeeld social return on investment. Ik verwacht dan ook ongevraagd advies en dat zij ons een spiegel voorhouden. Die ruimte geven wij ook vanuit COA. En als een leverancier niet voldoet?
Opvallend is de trots en passie die bij alle drie de heren doorklinkt in hun verhalen. Werken bij het COA is voor alle drie een zeer bewuste keuze. Waarom? Je kunt hier echt een verschil maken. Het verschil tussen wel of niet op straat slapen. Een gevoel van veiligheid bieden. Menswaardigheid teruggeven aan een leven. “Er slaapt niemand op straat”, is één zin, maar hier zit een hele wereld achter. Meer informatie: www.coa.nl
Dan is een correcte afwijzingsbrief ook belangrijk. Bij een selectie tussen kandidaten hoort ook een respectvolle afwijzing.”
Nederland gidsenland
Op de vraag waarom hij heeft gekozen voor het COA geeft hij aan: “COA is een vreemde eend in de bijt binnen de rijksoverheid. Dat bedoel ik in positieve zin. We staan bekend als vernieuwend. Hier laat Nederland zien dat wij het gidsenland zijn. Wij kunnen mensen iets essentieels geven: onderdak en veiligheid. Ik vind het mooi me met mijn werk ten dienste te stellen van mensen die hulp nodig hebben, op een mens gerichte manier. Ik ben een jaar in Zuid-Amerika geweest en heb gezien hoe integratie daar gaat. Het maakt mij enorm trots als ik zie hoe we zaken hier aanpakken. We geven mensen weer waardigheid.
Foto’s AZC: Inge van Mill
4
NEVI 2019