Curso completo de productividad personal con el uso de tic by Nelson Sánchez S.

PRODUCTIVIDAD PERSONAL CON EL USO DE TIC Por: Nelson Sánchez Sánchez nelson.sanchez@utadeo.edu.co CURSO COMPLETO Unidad 1. Uso colaborativo de las TIC

Definición de trabajo colaborativo

Características deseables de un entorno colaborativo apoyado por TIC

Mecanismos para crear un entorno de colaboración.

Componentes, personas, procesos, tecnologías de un entorno colaborativo

Las personas

El hardware

El software

Los datos

Las redes de comunicaciones

Plataformas de colaboración libres y propietarias

6. Taller práctico de integración de aplicaciones para configurar un entorno básico de colaboración 17 Objetivo

Aplicaciones comunes a involucrar en un entorno colaborativo

Google Gmail

Google Hangouts

Google Contacts

Google Groups

Google Drive

Google Docs

Google Calendar

Estrategia de evaluación

Unidad 2: Coordinación y compartición del conocimiento a través de TIC.

Conformación de equipos de trabajo alrededor de un proyecto o tema de estudio

Propósito del equipo de trabajo, roles y responsabilidades

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3. Definición de tareas a realizar y documentos a elaborar individual y conjuntamente con los otros miembros del equipo 36 4. Definición de los tipos de comunicación que se deben conformar entre los distintos miembros del equipo

5. Características de las comunicaciones sincrónicas y asincrónicas que se pueden crear en un entorno colaborativo y tipos de TIC disponibles. 39 6. Taller práctico de creación del esquema de coordinación y comunicación de los equipos de trabajo usando una plataforma web de uso general. 44 Objetivo

Esquema sencillo propuesto

Matriz de Equipos de Trabajo

Matriz de Participantes y acceso a los Documentos

Matriz de funcionalidades otorgadas al asignar determinado privilegio

¿Cómo conformar los equipos de trabajo?

Iniciar sesión

Elegir el tipo de grupo

Crear el grupo y establecer permisos básicos

Invitar personas a unirse al grupo

Colaborar con el equipo

Enviar correo electrónico a un grupo

Invitar al equipo de trabajo a un evento programado a través del calendario

Compartir Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

Ver y editar la configuración de pertenencia a un grupo

¿Cómo programar reuniones con el equipo de trabajo?

Crear un evento

Elegir la hora del evento

Guardar y actualizar eventos

Responder a las invitaciones

Compartir y ver un calendario

Compartir un calendario con otros

Crear un calendario de equipo

Personalizar

Elegir la vista del calendario

Cambiar los colores de los eventos

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Programar reuniones remotas con el equipo de trabajo mediante videollamadas

¿Cómo organizar, almacenar y administrar archivos y documentos del equipo de trabajo?

Ver y actualizar

Eliminar archivos

Mover archivos a carpetas

Unidad 3: Creación de productos colaborativos: documentos, hojas de cálculo, presentaciones en línea y publicación de los resultados finales. 68 Objetivo

Temas

1. Elaboración de documentos en línea y uso de las herramientas de colaboración, compartición y publicación de resultados

Crear y editar documentos

Paso 1. Crear o importar

Crear un documento nuevo

Importar y convertir documentos de otros programas a Documentos

Añadir y editar texto

Añadir colores y estilos

Añadir imágenes, enlaces, tablas, etc.

Crea páginas con columnas

Paso 3. Compartir y colaborar

Compartir con el equipo

Añadir comentarios y respuestas

Sugerir cambios

Chatear con otros miembros del equipo directamente

Imprimir y descargar

Imprimir el documento

Descargar versiones en otros formatos

Hacer una copia en Documentos

Tareas frecuentes que se hacen con Hojas de Cálculo

Crear o importar

Añadir contenido

Trabajar con filas y columnas

Trabajar con varias hojas

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Compartir y colaborar

¿Cómo trabajar con Presentaciones?

Crear o importar

Añadir contenido

Crear y organizar las diapositivas

Compartir y colaborar

Presentar, imprimir y descargar

Imprimir la presentación

Probar ahora

dar una copia de esta plantilla de presentación para probar Presentaciones

.Abrir pla

¿Cómo realizar encuestas con Google Formularios?

Crear un formulario

Para empezar, se debe aprender a crear un formulario y añadir preguntas.

94 Editar un formulario

Compartir y colaborar

Enviar el formulario

Obtener una vista previa y compartir tu formulario Analizar las respuestas

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Probar ahora

103

Ir a Formularios

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Unidad 1. Uso colaborativo de las TIC Objetivo: Conocer el lenguaje técnico y las aplicaciones que se manejan cuando se trabaja con sistemas colaborativos apoyado por TIC Temas: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Definición de trabajo colaborativo Características deseables de un entorno colaborativo apoyado por TIC Mecanismos para crear un entorno de colaboración. Componentes, personas, procesos, tecnologías de un entorno colaborativo Plataformas de colaboración libres y propietarias Taller práctico de integración de aplicaciones para configurar un entorno básico de colaboración

1. Definición de trabajo colaborativo La creación de ambientes colaborativos apoyados por TIC construye y fortalece comunidades al apoyar personas, grupos y organizaciones alrededor de objetivos y metas comunes y es un proceso donde se toman decisiones compartida entre las personas que tienen intereses comunes pero que a su vez usan constructivamente sus diferencias y desarrollan estrategia conjuntas para sacar adelante un proyecto y llevar a cabo alguna acción conjunta que requiera el uso de las TIC.

¿QUÉ ES LA COLABORACIÓN? La colaboración puede tener una definición tan simple como "trabajar juntos" o puede entenderse más ampliamente como un proceso de toma de decisiones conjunta entre actores clave en un contexto o dominio específico, de tal forma que aunque los distintos integrantes vean aspectos diferentes de un mismo problema, ellos son capaces de explorar sus diferencias de forma constructiva y buscar soluciones que van más allá de su propia visión limitada de lo que es posible. Por lo anterior la colaboración es una relación de beneficio mutuo entre dos o más partes que trabajan hacia objetivos comunes compartiendo la responsabilidad, la autoridad y la rendición de cuentas para el logro de resultados.

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2. Características deseables de un entorno colaborativo apoyado por TIC Un entorno colaborativo apoyado por TIC debe facilitar la comunicación, coordinación y colaboración de grupos de trabajos que están geográficamente distantes y que interactúan en distintos momentos y espacios de tiempo.

En la actualidad ya se cuenta con un conjunto de herramientas poderosas y fáciles de usar, que los trabajadores pueden aprender tal que les permita: ●

Conectarse y colaborar en un espacio de trabajo, donde puedan discutir y compartir problemas, solicitudes, requisitos y otra información crítica de un proyecto o de cualquier acción o actividad conjunta.

●

Interactuar eficazmente con otras personas o miembros del equipo, así como con actores externos

●

Crear conversaciones en contexto sobre el estado de un proyecto y tener acceso en tiempo real a los

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documentos y al conocimiento almacenado y fruto de una colaboración enriquecida por el aporte de cada uno de los miembros del equipo. Estos sistemas y entornos colaborativos apoyan la creación de equipos más eficaces, operaciones más eficientes, más personas satisfechas por el desarrollo de habilidades.

3. Mecanismos para crear un entorno de colaboración. Los pasos para alcanzar el objetivo óptimo de colaboración son la comunicación, la contribución, la coordinación, la cooperación y finalmente la colaboración (las 5-C). La comunicación es un proceso basado en el intercambio de información y significado. Es una parte crucial de cualquier tipo de relación productiva.

La contribución es una relación informal (a menudo llamada apoyo mutuo) a través de la cual las personas se ayudan mutuamente proporcionando algunos de los recursos y el apoyo necesarios para alcanzar sus metas independientes.

La coordinación es generalmente una relación conjunta, a menudo formalizada entre las partes que implica la comunicación, la planificación y división de roles y objetivos a más largo plazo. También contiene una cierta distribución de recursos, riesgos y recompensas con fines de lograr la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos de las partes involucradas. La autoridad recae en las partes individuales.

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La cooperación se define como una relación en la que las partes con intereses similares planean conjuntamente, negocian roles mutuos y comparten recursos para alcanzar objetivos comunes. Cada parte mantiene su propia identidad. La colaboración implica ver diferentes aspectos de un problema e involucrarse en un proceso a través del cual exploran constructivamente sus diferencias y buscan (e implementan) soluciones que van más allá de su propia visión limitada, permitiéndoles a las personas evolucionar y aprender conjuntamente.

4. Componentes, personas, procesos, tecnologías de un entorno colaborativo

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Un entorno colaborativo apoyado por TIC es entonces una combinación de herramientas, Internet, extranets y otras redes necesarias para apoyar las comunicaciones de un grupo de personas, de toda la empresa u organización, el intercambio de documentos y conocimientos entre equipos e individuos específicos dentro de la empresa.

Como ya conocemos algunos ejemplos de herramientas de comunicación empresarial incluyen correo electrónico, videoconferencia, compartir documentos en colaboración, herramientas de gestión de proyectos y otros. El objetivo de un entorno colaborativo apoyado por TIC es proporcionar a cada usuario las herramientas para gestionar las comunicaciones, documentos y otra información que las personas necesitan para hacer sus propias tareas de manera eficiente.

Cuando una persona tiene los conocimientos y habilidades básicas del uso de los computadores, el manejo del correo electrónico, la creación de textos, hojas de cálculo, documentos en general, cuenta con las capacidades para poder colaborar con otras personas distantes usando las redes de comunicaciones.

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Para lograr una mejor comprensión sobre cómo podemos crear esos entornos colaborativos debemos verlo como un sistema de información que está conformado por distintos componentes como son:

1. Las personas

Son los usuarios o beneficiarios del sistema colaborativo, las personas que se relacionan desde diversos sitios y trabajan alrededor de un proyecto. Pueden ser contadores, vendedores, ingenieros, empleados, clientes, gerentes líderes comunitarios, estudiantes, profesores y en general cualquier persona que quiera usar las TIC en sus actividades personales, profesionales o como parte de una empresa, organización o comunidad.

2. El hardware

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Son los computadores, los dispositivos físicos, los distintos medios que se utilizan en la entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de la información

3. El software

Son un conjunto de instrucciones que conforman los denominados programas de computador o aplicaciones que se han creado con el propósito de realizar tareas o trabajos específicos y que las personas usan para el procesamiento de datos, textos, informes,gráficos, comunicaciones, y en general cualquier tarea que se pueda hacer eficientemente mediante los computadores.

4. Los datos

Son la materia prima de los sistemas colaborativos y de los sistemas de información en general. Los datos son un recurso valioso que administrado de forma efectiva, beneficia a todos los integrantes de una organización. Los datos pueden tener distintas formas, e incluir datos numéricos, datos que contienen números combinados con letras (por ejemplo la dirección de una casa o domicilio de una persona).

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Se pueden tener textos, oraciones, pรกrrafos que conforman documentos, informes, presentaciones.

La imรกgenes, fotos, grรกficos y figuras; los datos de audio, video entre otros elementos digitales son formas importantes de datos.

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Los recursos de datos se organizan en documentos, informes, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos. Los datos se almacenan, se modifican, se organizan, se analizan, se grafican, se evalúa su contenido, se comparten con otras personas y se someten a distintas tareas de procesamiento para generar información útil para que los usuarios finales tomen decisiones.

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5. Las redes de comunicaciones

Son computadores, medios de comunicaciรณn (cables, sistemas de microondas, enlaces satelitales), software y distintos dispositivos de comunicaciones interconectados que son esenciales en la realizaciรณn de las actividades diarias de las personas, empresas, instituciones gubernamentales y en general en cualquier tipo de organizaciรณn que desee contar con sistemas colaborativos para realizar tareas mรกs eficaz y eficientemente.

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5. Plataformas de colaboración libres y propietarias Las herramientas de colaboración tienen la ventaja de que permite a varias personas trabajar en el mismo proyecto, documento o aplicación, por lo que facilitan el trabajo en equipo, sobre todo si el equipo está interactuando en forma virtual. Las herramientas de colaboración ofrecen las siguientes ventajas: ● ● ● ● ●

Mejoran la productividad al superar restricciones geográficas con el uso de las redes y las comunicaciones; Reducen tiempos y costos de comunicación; Permiten acceder a información en tiempo real; Mejora en la innovación y trabajo en equipo; Permiten preservar el conocimiento.

Un término técnico para referirse a éste tipo de herramientas de colaboración es Groupware y hacer referencias a cierto tipo de programas de computador que ayudan a las personas a trabajar de manera colectivamente estando situados en sitios distantes.

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La colaboración se puede dar en forma sincrónica o asincrónica a través de servicios que permiten el intercambio de calendarios, la escritura colectiva, el manejo de correo electrónico, el acceso a base de datos compartidas, la interacción mediante reuniones electrónicas en donde cada persona es capaz de ver y mostrar información a los demás y hacer otras actividades.

A este tipo de aplicaciones también se les conoce como software de colaboración, software para trabajo en grupo y es un componente integral de un campo de estudio conocido como trabajo cooperativo asistido por computador.

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6. Taller práctico de integración de aplicaciones para configurar un entorno básico de colaboración

Objetivo Identificar las aplicaciones o herramientas a usar en un entorno colaborativo a partir de la descripción general de las funcionalidades y los usos más comunes.

Aplicaciones comunes a involucrar en un entorno colaborativo

Google Gmail En los talleres propuestos para este curso se hace uso de las herramientas de Google por ser de amplio uso, disponible hasta en dispositivos móviles y por contar con todas las aplicaciones necesarias para configurar un entorno colaborativo básico y seguro. El punto de entrada al uso de las distintas herramientas para configurar un entorno colaborativo es contar con una cuenta de correo electrónico de Google Gmail.

Se debe recordar que Gmail es una utilidad que permite redactar, enviar y responder correos, así como también las gestión y organización de los bandeja de entrada y la búsqueda de correos. Otras funcionalidades de Gmail son el chat y video, las conversaciones que se pueden crear entre los participantes, o también se pueden organizar videoconferencias mediante el uso de otra utilidad llamada Google Hangouts.

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Google Hangouts

Con Gmail se pueden agrupar los correos electrónicos para poderlos administrar mejor y que sean más fáciles de encontrar. Es posible añadir archivos adjuntos, incluir diferentes destinatarios, entre otras muchas acciones, desde la misma ventana de redacción. También por medio de Gmail es posible acceder a los contactos o personas con las que podemos interactuar, además podemos organizar, revisar y combinar contactos, creando listas de distribución para poder envía rápidamente mensajes o invitaciones de calendario a los grupos o equipos de trabajo sin tener que escribir direcciones individuales.

Google Contacts

A través de los Contactos de Gmail, es que podemos interactuar, colaborar o coordinar nuestras actividades fácilmente teniendo la información de ellos en un único lugar para así comunicarnos con varias personas a la vez. Para poder compartir y colaborar en tiempo real con nuestros contactos podemos utilizar Google Hangouts e iniciar una videollamada y hablar cara a cara con cualquiera de nuestros colaboradores. Siempre es posible tener comunicación sincrónica (al mismo tiempo) a través del chat de Hangouts e intercambiar ideas, colaborando en tiempo real.

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Google Groups

Si la comunicación es muy frecuente entre determinados grupos de trabajo, es posible crear grupos con Google Grupos y utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para enviar información o compartir archivos con todos sus miembros a la vez, manteniendo al día a todas las personas que corresponda. Con Google Grupos se puede compartir con varias personas los calendarios, los sitios web y los documentos de Google, y archivos almacenados en Google Drive. También se pueden enviar recordatorios o novedades del estado a los grupos del proyecto o a todas las personas involucradas en un trabajo colaborativo.

Google Drive

Una poderosa aplicación que se encuentra disponible a partir de la cuenta de Gmail es Google Drive. Con ésta utilidad se puede guardar todos los archivos personales, o pertenecientes a un equipo o grupo colaborativo. Es allí donde residirán todos los documentos que se podrán compartir con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier computador, smartphone o tablet. Las funcionalidades básicas de Google Drive tiene que ver con su capacidad para permitir a los usuarios: subir y almacenar archivos, sincronizar y acceder a documentos de acuerdo a los niveles de acceso, ver y actualizar contenidos, organizar y buscar contenidos, compartir y colaborar con otros miembros del grupo. Una vez se cuenta con un espacio en Google Drive para almacenar archivos, se puede crear y editar documentos de texto con el grupo de colaboradores usando solo el navegador de Internet. Estas funcionalidades de redacción de informes, creación de propuestas de proyectos, consulta de notas de reuniones y mucho más, se realiza usando la aplicación Google Documents.

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Google Docs

Con Google Documentos se puede: ● Crear o importar documentos ● Editar y dar formato al contenido de un documento ● Compartir y colaborar con otros miembros del equipo colaborador ● consultar el historial de cambios realizados sobre un documento ● Imprimir y descargar documentos, ● Acceder a documentos, hojas de cálculo o presentaciones y actualizarlos desde cualquier lugar Si se requiere analizar datos con gráficos y filtros, administrar listas de tareas, crear planes de proyecto y trabajar con datos organizados de forma tabular en filas y columnas, la utilidad que se debe emplear es Google Hojas de Cálculo. Con las hojas de cálculo de Google se pueden hacer diversas tareas con las filas y columnas: ● Añadir filas y columnas ● Eliminar u ocultar filas y columnas ● Mover filas y columnas ● Inmovilizar filas de encabezado y columnas ● Ingresar valores, hacer cálculos, crear funciones, actualizar valores

Al igual que los demás documentos almacenados en Google Drive, las hojas de cálculo de Google se pueden compartir para poder colaborar con otras personas, viendo, editando y comentando la información, examinando el historial de comentarios, actualizando la información y publicando o adjuntando el archivo para ser enviado por correo electrónico. Si se requiere crear y editar de forma simultánea presentaciones con el grupo colaborativo, directamente desde el navegador de Internet, la herramienta a usar es Google Presentaciones.

Con ésta utilidad se puede cambiar el título de la diapositivas,añadir cuadros de texto,imágenes, formas o líneas, añadir o cambiar fondos, diseños, temas o transiciones en las diapositivas, añadir un enlace y en general crear presentaciones empresariales, comunitarias y de proyectos, cursos de capacitación o módulos de formación y mucho

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más. Un aspecto importante de todas las actividades cotidianas realizadas de manera colaborativa entre los distintos miembros de los grupos de trabajo es el que tiene que ver con la coordinación y el seguimientos de las distintas tareas.

Google Calendar

Para realizar un seguimiento a las tareas diaria, se pueden controlar las fechas de vencimiento importantes, crear y actualizar las tareas usando Gmail o Google Calendar; estas aplicaciones se sincronizan de forma que los cambios se muestran de manera automática en ambas. Con Google Calendar se puede: ● Programar eventos ● Añadir recordatorios de eventos ● Compartir y ver calendarios ● Crear un calendario de equipo ● Personalizar los calendarios Cada persona puede contar con su propio calendario, pero puede crear otros calendarios para realizar un seguimiento a las agendas y administrar proyectos. Por ejemplo, puedes crear un calendario de equipo para realizar un seguimiento de los tiempos de siembra/cosecha, tiempos de visitas técnicas, tiempos de evaluaciones,tiempos de entrega de informes, como las agendas de los miembros del equipo y fechas de los viajes de negocios. Es útil para todos los miembros del grupo colaborador, contar un único calendario, conocer los tiempos, planificar reuniones y eventos para todo el grupo y asignar tareas y proyectos según la disponibilidad de la gente.

Estrategia de evaluación Propuesta 1. Se debe crear un ejercicio de emparejamiento entre funcionalidades y herramientas Propuesta 2. Dada las funcionalidades de cada herramienta y dado un entorno a construir, el participante escoge las herramientas colaborativas a usar.

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Unidad 2: Coordinación y compartición del conocimiento a través de TIC. Objetivo: Temas:

1. Conformación de equipos de trabajo alrededor de un proyecto o tema de estudio 2. Propósito del equipo de trabajo, roles y responsabilidades 3. Definición de tareas a realizar y documentos a elaborar individual y conjuntamente con los otros miembros del equipo 4. Definición de los tipos de comunicación que se deben conformar entre los distintos miembros del equipo 5. Características de las comunicaciones sincrónicas y asincrónicas que se pueden crear en un entorno colaborativo y tipos de TIC disponibles. 6. Taller práctico de creación del esquema de coordinación y comunicación de los equipos de trabajo usando una plataforma web de uso general.

1. Conformación de equipos de trabajo alrededor de un proyecto o tema de estudio En el mundo actual las personas, las empresas, diversas organizaciones públicas o privadas y el gobierno en general usan las redes de telecomunicaciones para permitir que usuarios, comunidades, equipos y grupos de trabajo puedan intercambiar electrónicamente datos e información en cualquier parte del mundo con otras personas, usuarios, clientes, proveedores, y socios empresariales.

Es de esta forma que las personas, las empresas y los grupos de trabajo pueden colaborar de forma más efectiva compartiendo preocupaciones, puntos de vista, necesidades personales, y grupales que les permitan organizar sus actividades diarias, hacerles seguimiento, tomar decisiones más acertadas con el uso de éstas éstas tecnologías de información.

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Por lo anterior es importante que cualquier persona conozca actualmente las aplicaciones, las tecnologías de información y de comunicaciones TIC, y las implicaciones y beneficios de las redes de telecomunicaciones para así aprender el papel que desempeña Internet y otras redes en las comunicaciones y los ambiente colaborativos que se pueden crear para beneficio personal, organizacional, empresarial y gubernamental. Cuando se habla de telecomunicaciones, se trata del envío de información en cualquier formato (por ejemplo voz,datos, textos e imágenes) de un lugar a otro utilizando medios electrónicos o que emiten luz. La transmisión de y recepción de datos se hace a través de enlaces de comunicaciones entre uno o más sistemas computacionales. La siguiente figura muestra algunas de las muchas posibles aplicaciones de las telecomunicaciones para las comunidades y para las empresas y se visualiza por categorías enfocadas hacia la colaboración organizacional o empresarial, los sistemas de correo electrónico y los sistemas empresariales internos.

En la figura se puede ver que todas éstas aplicaciones de las telecomunicaciones dependen de redes como Internet o redes creadas al interior de una empresa (Intranets) para apoyar sus actividades diarias, sus negocios, departamentos, oficinas, grupos de trabajo, o redes interorganizacionales (Extranets) creadas para comunicar las redes de una empresa (intranet) con las de clientes, proveedores, contratistas.

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Las aplicaciones de las telecomunicaciones en colaboración apoyan la coordinación, colaboración y comunicación de personas, grupos de trabajo de las empresas, y comunidades en general.

Por ejemplo en las empresas, los empleados y los consultores externos de un proyecto pueden utilizar Internet, intranet y extranets para comunicarse mediante correo electrónico, realizar videoconferencias, crear grupos de discusión de temas importantes, publicar páginas web, y en general usar de manera combinada éstas herramientas para permitir que los equipos de trabajo se comuniquen y colaboren en proyectos conjuntos.

La aplicaciones de las telecomunicaciones al comercio electrónico son variadas, permitiéndoles a las personas efectuar la compra y venta de productos, servicios, e información a través de redes computacionales. Por ejemplo una empresa podría usar Internet para que los clientes tengan acceso a catálogos de productos, podría usar las extranets de tal manera que los grandes clientes puedan consultar las bases de datos de inventario de la empresa y utilizar la intranet para que los empleados puedan buscar con facilidad la información de los clientes, los pedidos, las facturas y demás información almacenada en los servidores de la Intranet.

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Las aplicaciones de las telecomunicaciones en los sistemas empresariales internos de una empresa u organización son variadas, por ejemplo los empleados pueden utilizar una intranet para tener el acceso a la información de su nómina, sus prestaciones o sus vacaciones consultando un servidor del departamento de recursos humanos.

2. Propósito del equipo de trabajo, roles y responsabilidades Son numerosos los ejemplos que se pueden dar de la forma como se aplican las telecomunicaciones para integrar empresas o comunidades en general. En cada una de ellas es indispensable medir y tomar datos, procesar dichos datos, convertirlos en información para compartirla entre grupos de trabajo, coordinar actividades, trabajar en proyectos, y muchas actividades que se benefician con el uso de la informática. Otro ejemplo de aplicación de las tecnologías de información y las comunicaciones puede ser el de una comunidad de agricultores que quiere crear un ambiente colaborativo con el uso de Internet para: ● compartir buenas prácticas para cultivar, para producir limpio y orgánico y aprender de otros productores de otras regiones ● conectar grupos de agricultores, proveedores o vendedores de insumos, ● fortalecer los medios de comunicación comunitarios, ● contratar trabajadores interesados, ● vincular ingenieros especializados, ● relacionar transportistas, comercializadores y compradores finales, ● visualizar rutas en mapas, puntos de interés o ● divulgar cursos de capacitación y eventos especiales. ● realizar encuestas en línea

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En éste ejemplo otras actividades que benefician con el uso de las TIC al poder contar con un sistema colaborativo, son las actividades internas de las fincas que permitan: ● listar los lotes dedicados a la producción

● ●

identificar tipos de cultivos y variedades sembradas en los lotes por años y periodos identificar las fuentes hídricas de las fincas

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●

definir como se hacen los riegos y los tipos de sistemas de irrigación

● ● ● ● ● ● ● ● ●

identificar si la producción es a campo abierto o bajo invernadero documentar el manejo de la fertilización, etapa de uso y dosis identificar el tipo de análisis de suelos que se hace documentar el manejo fitosanitario, documentar la aplicación de plaguicidas documentar la aplicación de pesticidas identificar el sistema de fertirriego georeferenciar los sitios de comercialización, municipio, departamento, comprador identificar el tipo de asistencia técnica recibido

●

definir los tipos de capacitación recibidos en materia de: ○ uso de fertilizantes ○ riego ○ manejo de plagas ○ problemas de fertilidad ○ problemas climáticos ○ información de mercadeo ○ información de acceso a créditos ● Realización de encuestas diversas para conocer diferentes aspectos de los sistemas de producción y sus participantes en toda la cadena. Otras comunidades en la que se podría pensar en usar ambientes colaborativos apoyados por TIC son los líderes comunitarios.

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Los líderes comunitarios pueden crear sistemas colaborativos para administrar alguna parte de la información relacionada con: ● bienestar social y grupos vulnerables ● gestión financiera y presupuestal ● desarrollo productivo ● educación, deporte y cultura

● ● ● ● ●

grupos étnicos equidad de género sistemas de salud seguridad, justicia y convivencia ciudadana infraestructura de TIC

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● ●

Servicios públicos planeación estratégica

● planeación de la inversión ● necesidades y prioridades de la comunidad ● análisis de las dimensiones sociales, económicas, ambientales e institucionales ● búsqueda conjunta de soluciones a problemas locales Es así como la productividad personal se incrementa con el uso apropiado de las TIC en contextos colaborativos, fomentando así el bienestar campesino, la formación de líderes, la asociatividad, el emprendimiento y el desarrollo socioeconómico en general. Otro ejemplo que evidencia algunas de las interacciones que se pueden dar en un contexto académico,

entre los estudiantes, entre estudiantes y profesores, entre estudiantes y padres de familia y viceversa, y en donde es posible crear un entorno colaborativo apoyado por TIC se ilustra a continuación. Para entender éste caso de estudio la información se coloca de forma rectangular de tal manera que en las filas y columnas están los estudiantes, profesores y padres de familia. Se trata de pensar cómo conectar a los profesores con los estudiantes y los padres de familia para construir comunidades dentro y fuera del aula.

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En las celdas se colocan las actividades cotidianas que se presentan en éste contexto académico y que pueden beneficiarse del uso de las TIC al permitir que personas que se encuentran distantes creen, compartan documentos, informes, proyectos y trabajen hacia un objetivo de manera colaborativa.

Estudiante

Profesor

● ●

Entrega de tareas mediante la organización de los trabajos, proyectos y demás evidencias del aprendizaje del estudiante en un Portafolio Digital accesible y calificable por el profesor. Organizar el proyecto en compañía de los estudiantes con ayuda del aprendizaje colaborativo atendiendo a sus intereses. Con la ayuda de GoogIe Earth inventar una ciudad con edificios personas, autos. El docente asesora a sus estudiantes por medio de blogs que elabora para buscar ejemplos de su temática,, con el fin de reforzar los conocimientos vistos

●

● ● ●

●

Horarios de clase, Levantar información, redactar informes, mejorar las habilidades de lectura escritura, Creación individual o colaborativa de documentos, resúmenes de clase, ensayos, artículos, presentaciones, gráficos, diagramas Redacción de informes de clase Consolidación de trabajos por asignaturas Creación y publicación de portafolios digitales con las evidencias del aprendizaje Usar las TIC para investigar, reflexionar,

Padres de familia o acudientes ¿Qué posibles interacciones se podría dar con el uso de las TIC? Participación activa de cada uno de los padres y estudiantes en la realización del proyecto. Presentación y exposición con ayuda de una presentación Participar en una feria pedagógica a nivel institucional. Foro institucional

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●

documentar, medir, componer, analizar, comparar, contrastar, sintetizar, visualizar, aplicar, compartir, colaborar, coordinar, retroalimentar, mejorar, avanzar, disfrutar Publicación de proyectos y trabajos académicos Los estudiantes elaboran su diario de campo.

●

Los estudiantes observan un video en You Tube sobre los temas del proyecto, Los estudiantes construyen un observatorio pedagógico a partir de las actividades teórico- prácticas que se plantean en los blogs con el fin de participar en una feria pedagógica.

●

Aprendizaje basado en problemas: Los estudiantes resuelven tanto en forma individual como en equipo un problema planteado por el docente o por ellos mismos.

●

Actividades de expresión oral, por medio de las cuales expresan sus ideas, pensamientos, emociones y vivencias diarias. Realización de exposiciones de frisos, carteleras, murales, trabajos de las diferentes áreas elaborados por los estudiantes como maquetas de la localidad y de la ciudad en la que viven.

Producción de Textos ● Se plantean diferentes temas interesantes para que los estudiantes construyan

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descripciones y narraciones de la localidad y ciudad en la que viven. ●

Profesor/ Monitores académicos/ directivos académicos

Portafolio: Cada estudiante elabora un álbum, que lleva cada una de las actividades realizadas en las diferentes áreas.

Estudiante

Profesor

Padres de familia o acudientes

Llevar un control y seguimiento de la asistencia Planificar y llevar el control día a día de las actividades de enseñanza/aprendizaje dentro y fuera del aula Administrar las notas de los estudiantes de forma sencilla. Promover la escritura y la redacción de textos científicos

Planeación de actividades de grupo. Uso de calendarios, Programación de agendas, eventos y notificaciones. Creación de presentaciones de clase Administración de notas y evaluaciones Seguimiento a estudiantes, evaluación formativa y sumativa

¿Qué posibles interacciones se podría dar con el uso de las TIC? Crear comunicaciones más efectivas con los padres de familia.

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Padres de familia o acudientes

Promover el Pensamiento Sistémico y el uso de TIC para ver procesos de manera dinámica y adquirir los hábitos de un pensador sistémico, ver relaciones de causa efecto, mejorar el uso de TIC de estudiantes y profesores, usar las TIC para tomar fotos, crear videos, computadores para documentar procesos, enriquecer contenidos, colaborar e interactuar con los compañeros, compartir, trabajar sincrónica y asincrónicamente.

Creación de programas académicos Creación de documentos, proyectos educativos institucionales, manuales de convivencia Diseño curricular Identificar recursos y objetos de aprendizaje, como también plataformas educativas en línea Diseño y recopilación de datos académicos mediante formularios electrónicos. Análisis de información Presentación de resultados de los hallazgos

Estudiante

Profesor

Padres de familia o acudientes

Búsquedas eficientes en Internet, ayuda en tareas Recopilación de recursos de aprendizaje Creación de listas organizadas de

Creación de redes de comunicación Hacer seguimiento a las dificultades y logros de los hijos Manifestar preocupaciones sobre el rendimiento

Interacción y creación de comunidades en línea Creación de redes formales e informales de comunicación Creación de proyectos conjuntos en línea

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recursos didácticos de aprendizaje

académico de estudiantes Ver la evolución

los

Programación eventos en común Proyectos emprendimiento línea

de de en

Cuando la persona usa los conocimientos y habilidades personales del uso de informática que ha aprendido de manera individual y tiene los conocimientos fundamentales de lo que son los ambientes colaborativos apoyados por las TIC, es capaz de ayudar a los profesores y estudiantes a colaborar digitalmente, crear, editar y compartir archivos en tiempo real y ayudar a conectar personas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Se trata entonces de aprovechar al máximo las funciones de todas las aplicaciones de software para crear experiencias de aprendizaje más atractivas y para crear espacios de clase virtuales que permiten a los estudiantes el acceso instantáneo al trabajo del curso, para subir tareas, actividades, proyectos, organizar y clasificar el contenido, recibir retroalimentación individual, reservar tiempo en el calendario para eventos de grupo y mucho más. En cualquiera de los casos o ejemplos anteriores que se han ilustrado, se trata de reflexionar sobre nuestras actividades personales cotidianas, laborales y profesionales, y más adelante en la Unidad 3, identificar herramientas de Tecnologías de Información y De Comunicaciones(TIC) que nos permitan hacer dichas actividades más eficaz y eficientemente de tal forma que favorezca: ● nuestro crecimiento personal, ● nuestros conocimientos y habilidades, ● nuestro crecimiento profesional, ● nuestro crecimientos como parte de una empresa u organizacional, ● nuestro crecimiento como parte de una comunidad Se puede identificar entonces distintas capacidades que aportan las TIC y que ayudan a las personas, las empresas, las comunidades y organizaciones a ser más productivos al poder capturar, almacenar y suministrar información con rapidez a otras personas ubicadas en sitios geográficos remotos a costos y tiempos reducidos y respondiendo a los objetivos planteados por los grupos de trabajo.

Capacidad

Ejemplo de comunicación

Beneficio personal organizacional

Superar barreras geográficas: Capacidad para poder capturar digitalmente información de cualquier actividad cotidiana desde sitios remotos

Un agricultor tomando datos de sus cultivos en las fincas, a través de un celular, centralizando la información y dejándola disponible para que otros la revisen, actualicen o visualicen . Un ingeniero realizando visitas de campo y tomando datos sobre el estado de los distintos servicios públicos o de sus infraestructuras. Un estudiante realizando las tareas conjuntamente con sus compañeros y entregando resultados a sus profesores.

Comunica personas que se encuentran geográficamente distantes Permite enviar información a través de las redes de comunicaciones para que sea almacenada y usada inmediatamente.

Superar barreras de tiempo: Proporcionar información a o desde sitios remotos inmediatamente después de ser solicitada

Los estudiantes/profesores/agricultores/ contratistas/líderes comunitarios realizan un documento, presentación

Se establecen enlaces de comunicación más rápidos Visualización en tiempo real de la información.

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Superar barrera de costos: Reducción de costos con respecto a otras formas de colaboración

o informe en grupo y las modificaciones son vistas de manera casi simultánea por el grupo de trabajo

Respuesta oportunas

Se pueden realizar chat, videoconferencias con computadores, tabletas personales, smartphones entre personas y equipos de trabajos distantes.

Reduce los costos de desplazamiento desde veredas, municipios o zonas remotas, permite la colaboración del equipo y mejora la participación y la calidad de las decisiones que se toman

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3. Definición de tareas a realizar y documentos a elaborar individual y conjuntamente con los otros miembros del equipo Cuando se trabaja de manera colaborativa usando tecnologías de información y de comunicaciones es posible identificar tareas que se hacen frecuentemente tanto de manera individual como de manera compartida con otras personas.

La mayoría de tareas que se realizan en un entorno colaborativo tiene que ver con la administración de distintos tipos de documentos que se pueden elaborar de manera individual o en forma colaborativa, por ejemplo: ● Documentos de texto ○ propuestas, informes, ensayos, artículos, notas de clase ● Hojas de cálculo ○ planes de proyectos, presupuestos, nóminas, seguimientos a fincas, cultivos, tratamientos, producción, empleados, transportadores ● Presentaciones ○ propuestas de mercadeo, lanzamiento de productos, cursos de capacitaciòn, presentaciones de clases ● Formas gráficos y diagramas ○ diagramas de flujo, mapas mentales, mapas conceptuales, ○ gráfico, esquemas, procesos En la actualidad es posible almacenar estos archivos y documentos en un lugar seguro usando los servicios de empresas que permiten mantener todo el trabajo en sitios remotos.

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Esta forma de administración de archivos en línea se denomina "La nube" y los usuarios pueden acceder a dichos documentos desde cualquier dispositivo móvil, computador de escritorio o tablet. Toda persona que quiera trabajar, ser más productiva, capturar ideas y recopilar comentarios del equipo con rapidez en éstos ambiente colaborativos debe desarrollar conocimientos y habilidades que les permitan realizar las siguientes tareas con diversos documentos: ● Subir y almacenar archivos desde el computador, celular o tablet ● Sincronizar y acceder a las versiones más recientes de un documento ● Ver y actualizar documentos ● Organizar y buscar documentos ● Compartir y colaborar con otras personas a través de documentos

La sincronización de archivos ocurre cuando se elimina o se cambia un archivo en un dispositivo y éste se actualiza al instante o requiere que el usuario los haga manualmente. Otra tarea a realizar en un ambiente colaborativo es compartir archivos con personas específicas, grupos especìficos o con el público en general y esto se realiza definiendo diferentes niveles de acceso para ver sólo el contenido de los archivos (acceso de sólo lectura) o para hacer cambios en el contenido de los documentos (acceso de edición).

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Pueden existir mecanismos para buscar archivos por tipos de archivos, por fechas, por palabras contenidas dentro del archivo Se puede también ordenar de archivos por nombre, por fechas de modificación.

4. Definición de los tipos de comunicación que se deben conformar entre los distintos miembros del equipo

La meta principal de los sistemas colaborativos es utilizar las tecnologías de información y de comunicaciones para aumentar la productividad de las personas y la creatividad de los equipos y grupos de trabajo al permitirles colaborar: comunicar ideas, compartir recursos y coordinar esfuerzos entre distintos miembros de una empresa, comunidad, organización o distintos participantes de un proyecto y otros grupos de trabajo. Para entender mejor los tipos de comunicación que se pueden dar entre los distintos miembros del equipo de trabajo, podemos recurrir a una representación visual de información organizada en filas y columnas (en forma de matriz), es decir en dos dimensiones en donde a nivel de filas se define si las personas se encuentran en el mismo lugar o si por el contrario están geográficamente distribuidos y a nivel de las columnas si los individuos colaboran o interactúan al mismo tiempo ( de forma sincrónica) o si lo hacen en diferentes tiempos (de forma asíncrona ).

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5. Características de las comunicaciones sincrónicas y asincrónicas que se pueden crear en un entorno colaborativo y tipos de TIC disponibles. Para entender mejor este esquema anterior organizado de manera matricial, analizaremos qué posibles interacciones, colaboraciones así como distintas herramientas que se pueden usar para relacionar personas y grupos de trabajo:

Mismo tiempo

Diferente tiempo

Mismo lugar

Cuando la interacción entre las personas se puede dar cara a cara ya que ellas se encuentran en el mismo lugar físico. Allí se pueden tener disposiciones tecnológicas que permiten usar pantallas en paredes o pizarrones, sistemas de reuniones electrónicas y grupos interactuando en el mismo sitio mediante una sola pantalla

Se puede dar por ejemplo cuando las personas trabajan en distintos turnos en el mismo lugar y se requiere crear mecanismos de comunicación y coordinación entre ellos. En estos contextos se pueden usar pantallas grandes donde se publiquen actividades, tiempos, responsables, progreso de las tareas. También se pueden usar carteleras con notas o post-it pegados que sirvan de instrucción y coordinación entre los equipos de trabajo o usar salar especializadas de coordinación entre equipos. Con el uso de las TIC, también se puede usar software de gestión de proyectos para mantener los equipos coordinados y trabajando conjuntamente.

Diferente lugar

La interacción se da de manera remota, se pueden usar sistemas de reuniones electrónicas, videoconferencias, trabajo en tiempo real, sistema de mensajería instantánea, correo, chat

En este esquema se requiere la comunicación y coordinación de la personas o grupos de trabajo mediante sistemas de correo electrónico, el uso de blogs, conferencias asincrónicas, uso de manejo de wikis, creación, edición colaborativa de documentos y sistemas de control de versiones.

Al analizar la matriz anteriormente descrita, se ve como las TIC pueden apoyar las actividades de un grupo u organización en una red, con el uso de:

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correo electrรณnico,

Herramientas de conferencia,

Calendarios de grupo,

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herramientas de gestiรณn de flujo de trabajo usadas para entender las actividades dentro de una empresa, los responsables, los recursos usados y en general hacer mรกs eficientes los procesos de cualquier organizaciรณn

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Herramientas de creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, permitiendo así que equipos dispersos geográficamente puedan lograr las metas organizacionales y participar en trabajos cooperativos.

Es así como es necesario desarrollar las habilidades para usar tales sistemas tecnológicos y tener una actitud de aprendizaje continuo para sacar provecho este tipo de tecnologías y verles la verdadera utilidad en cualquier ámbito organizacional.

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Como se puede ver, los entornos colaborativos apoyados por las TIC tiene numerosas ventajas, por ejemplo, los equipos que trabajan juntos asíncronamente contribuyen dando los aportes que quieran, desde los lugares que quieran, en los momentos que quieran; eliminando así las restricción geográficas, también puede dar lugar a importantes ahorros de costos a los individuos o a las empresas que conforman estos equipos virtuales y permiten a los empleados trabajar en casa eliminando la necesidad de viajar, o alquilar oficinas, estacionamientos, equipo de oficina, electricidad, entre otros costos adicionales.

Entonces desde la perspectiva de las personas los costos y los tiempos de desplazamiento también se eliminan.

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Finalmente podemos observar que tener distintos mecanismos de comunicación puede aumentar la participación del grupo y los aportes de los miembros del equipo, fomentando por ejemplo una estructura de comunicación basado en texto, que permite a los usuarios mantener un registro de la comunicación y promover la colaboración a largo plazo y el aprendizaje grupal

6. Taller práctico de creación del esquema de coordinación y comunicación de los equipos de trabajo usando una plataforma web de uso general.

Objetivo En el siguiente taller se trata de pensar en una actividad de colaboración que se realizará con otras personas. Para que ésta actividad sea exitosa se debe pensar en una tarea, proyecto o actividad cotidiana del ámbito académico, laboral o comunitario en donde sea posible identificar integrantes dispuestos a participar. Luego de tener una visión general de los entornos colaborativos, las tecnologías de información y comunicación que los soportan, las aplicaciones, las funcionalidades. . contamos con los conocimientos apropiados que nos permiten estar preparados y anticiparnos a ser más productivos en estos nuevos contextos de trabajo . . . .

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Luego de tener una visión general de los entornos colaborativos, las tecnologías de información y comunicación que los soportan, las aplicaciones, las funcionalidades . . . contamos con los conocimientos apropiados que nos permiten estar preparados y anticiparnos a ser más productivos en estos nuevos contextos de trabajo . . . . Cuando las personas quieren aplicar en un entorno colaborativo, las habilidades básicas que de manera individual han desarrollado con el uso de las herramientas de productividad personal (creación, edición, actualización, publicación de documentos digitales: textos, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, fotos, video correo electrónico, uso de Internet), se encuentran ante una complejidad mayor y surgen una multiplicidad de palabras, conceptos, términos como: correos electrónicos, contactos, grupos, proyectos, estados, etapas, fechas, tareas, plazos, entregas, calendarios, agendas, eventos, documentos, versiones de documentos, revisiones, permisos, controles de acceso, equipos de trabajo, carpetas, archivos, imágenes, videos, presentaciones.

Para administrar esta complejidad es necesario recurrir a los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores, recordar las funcionalidades de las distintas aplicaciones o programas disponibles hoy en día e integrar éstas capacidades diseñando diversos esquemas que pueden empezar con un modelo muy básico e ir evolucionando hacia esquemas más avanzado conforme nuestros conocimientos, nuestras habilidades y nuestra experiencia crezca al usar estos contextos colaborativos.

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Esquema sencillo propuesto En un esquema sencillo propuesto, la persona que crea el entorno de coordinación y comunicación para realizar un proyecto con colaboradores distantes puede guiarse por el siguiente conjunto de acciones: 1. Acceder a la cuenta de correo electrónico de Gmail 2. Usar la utilidad de contactos de google para incluir toda la información de cada persona que participará en el proyecto. 3. Decidir si la comunicación con los participantes del proyecto se hará de manera individual cuando haya necesidad de mantener informados a los compañeros, estén donde estén, o cuando se quiera colaborar en documentos, compartir informes desde cualquier dispositivo, compartir archivos o si por el contrario se usará la utilidad de Google Groups para crear un grupo que contenga todos los contactos o miembros del proyecto y así poder compartir rápidamente documentos y recursos con todo el equipo, administrar y cambiar los permisos de acceso para todo el mundo a la vez, compartir calendarios, enviar recordatorios o novedades del estado a los equipos de proyecto sin tener que hacer éstas actividades de manera individual para cada contacto. Al finalizar este paso se deben tener los contactos claramente creados y asociados a los grupos de trabajo, si se tomó la decisión de agrupar contactos. 4. Usar como mecanismos de comunicación sincrónica el chat de Gmail o la utilidad Google Hangouts para realizar reuniones en línea, desde cualquier lugar, hacer una videoconferencia con los colaboradores distantes directamente desde el computador personal. 5. Utilizar Google Calendar para programar un evento colaborativo e incluir las direcciones de correo electrónico de los invitados. Visualizar la agenda, enviar recordatorios o notificaciones a los invitados o crear un calendario de equipo que cualquier usuario puede actualizar 6. Usar Google Drive para almacenar archivos o carpetas en el computador personal o en la nube, pensando siempre en organizar los documentos en carpetas, para compartirlos con el equipo de trabajo y administrar toda la información desde cualquier dispositivo. 7. Crear documentos directamente desde el navegador sin utilizar ningún software instalado en su computador. Compartir documentos, presentaciones y colaborar con otras personas editando simultáneamente la información y dando retroalimentación mediante comentarios en tiempo real. 8. Mantener un contacto permanente con los colaboradores y una comunicación efectiva mediante el uso del chat o las videollamadas, coordinar equipos de trabajo organizando reuniones sobre la marcha del proyecto y elaborar documentos, presentaciones de manera conjunta a través de videollamadas, obteniendo respuestas inmediatas mediante los los mensajes de Hangouts. Finalmente éste ejercicio de creación de un esquema sencillo de coordinación y comunicación de equipos de trabajo requiere que usted como participante actúe como si fuera la persona líder que ésta organizando este entorno colaborativo y utilice las siguientes tablas para escribir en ellas como estará conformado su entorno colaborativo apoyado por el uso de las herramientas descritas en el proceso guiado que se indicó anteriormente.

Matriz de Equipos de Trabajo En el siguiente cuadro se trata de organizar los equipos de trabajo por grupos, cada grupo puede representar un proyecto específico y tener involucradas distintas personas. No es necesario que todas las personas participen en todos los proyectos. El rol o el papel que cada persona tiene dentro del grupo puede más adelante definir el tipo de permisos o privilegios que tendrá sobre los documentos que se compartirán. Se pueden crear tantas personas o participantes como se quieran y colocarlas añadiendo filas adicionales y también se pueden agregar grupos colocando columnas adicionales. Equipos de Trabajo

Grupo 1 Breve descripción del grupo y su propósito

Grupo 2 Breve descripción del grupo y su propósito

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Nombre del participante 1 Ubicación habitual ciudad, municipio, vereda donde reside

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante 1 en éste grupo 1

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante 1 en éste grupo 2

Nombre del participante 2 Ubicación habitual ciudad, municipio, vereda donde reside

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante 2 en éste grupo 1

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante 2 en éste grupo 2

Nombre del participante n Ubicación habitual ciudad, municipio, vereda donde reside

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante n en éste grupo 1

rol o papel que tiene en éste grupo de trabajo Correo electrónico que usará el participante n en éste grupo 2

Con el anterior cuadro (Matriz de Equipos de Trabajo) se deben crear los distintos contactos usando la utilidad Google Contactos y luego crear los equipos de trabajo con el uso de la herramienta Google Grupos. Este cuadro también es útil para establecer la comunicación entre los distintos integrantes y usar las herramientas de chat y de videoconferencia. A continuación se debe usar Google Drive para organizar por carpetas los documentos que se crearán y compartirán entre los diferentes miembros de los grupos.

Matriz de Participantes y acceso a los Documentos En éste cuadro se trata de identificar con anterioridad qué tipo de documentos se van a compartir y entre qué personas. No es necesario que todas las personas tengan acceso a todos los archivos. Puede crear participantes adicionales en las filas y agregar documentos adicionales en las columnas si así lo desea.

Documentos por Participante

Documento 1 Nombre del documento, breve descripción del documento, el tipo de información que contiene, el grupo o proyecto que lo administra y la carpeta de Google Drive donde está almacenado

Documento 2 Nombre del documento, breve descripción del documento, el tipo de información que contiene, el grupo o proyecto que lo administra y la carpeta de Google Drive donde está almacenado

Nombre del participante 1

Permisos a otorgar al participante 1 sobre el documento 1 dependiendo el rol que tenga la persona

Permisos a otorgar al participante 1 sobre el documento 2 dependiendo el rol que tenga la persona

Nombre del participante 2

Permisos a otorgar al participante 2 sobre el documento 1 dependiendo el rol que tenga la persona

Permisos a otorgar al participante 2 sobre el documento 2 dependiendo el rol que tenga la persona

Nombre del participante n

Permisos a otorgar al participante n sobre el documento 1 dependiendo el rol que tenga la persona

Permisos a otorgar al participante n sobre el documento 2 dependiendo el rol que tenga la persona

Con éste cuadro se procede a crear y administrar cada uno de los documentos dentro de la carpeta de Google Drive donde están almacenados, definiendo de manera correcta los permisos que cada uno va a tener sobre el archivo por ejemplo el propietario del documento puede editar totalmente el archivo, otras personas podrán hacerlo si el propietario

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les concede este permiso, también algunas personas podrán tener permisos solo para ver el contenido, o para realizar comentarios sobre su contenido. Use el cuadro anterior para compartir los documentos con los permisos correctos que se requieren para trabajar en éste entorno colaborativo.

Matriz de funcionalidades otorgadas al asignar determinado privilegio Este cuadro sirve para identificar las funcionalidades que se habilitan cuando se otorga un determinado permiso a una persona.

Funcionalidades

Puede Editar

Puede Comentar

⇃

Añadir y eliminar archivos y carpetas

⇃

Compartir o dejar de compartir archivos y carpetas

⇃

Editar archivos documentos

⇃

Comentar o sugerir cambios en archivos

⇃

Comentar o sugerir cambios en archivos

⇃

Ver archivos y carpetas

⇃

Eliminar carpetas

archivos

Pueder ver

⇃

Una vez se conoce como funciona y como se trabaja en un entorno colaborativo, es muy fácil crear un esquema de coordinación y comunicación de equipos de trabajo integrando cada una de las funcionalidades de las herramientas disponibles.

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¿Cómo conformar los equipos de trabajo? Para crear un equipo de trabajo con varias personas, conformar un equipo alrededor de un proyecto, con vecinos de una comunidad, de un departamento o compañeros de clase y hacer que ellos puedan comunicarse y colaborar fácilmente, usamos la herramienta Google Grupos. Esta herramienta es útil si se quiere enviar correo electrónico a todas las personas del grupo usando una sola dirección, invitar a todo el grupo a eventos o compartir documentos con todos sus miembros. En este punto del aprendizaje debe pensar en el esquema de coordinación y colaboración que se planteó al final de la unidad 2, qué personas participarán en su grupo, como será el esquema de colaboración, el manejo de los calendarios, la programación de eventos y reuniones, entre otros elementos que ya se conocen de un ambiente colaborativo Es posible que solo cree un grupo para que aprenda como es el proceso guiado para hacerlo. Qué se necesita: Iniciar sesión Para cada uno de los talleres se requiere entrar o estar usando su cuenta de correo electrónico de Google Gmail. 1.

Entre con el navegador de internet a www.google.com y haga clic en Iniciar sesión en la esquina superior derecha.

Ingrese su dirección de correo electrónico y su contraseña.

dar clic en

Iniciar sesión

Crear un grupo Crear un grupo es muy fácil y sólo se debe proporcionar una información básica para empezar. En esta sección, aprenderás a: ● ● ●

Elegir el tipo de grupo Crear el grupo y establecer permisos básicos Invitar a miembros

Elegir el tipo de grupo Se pueden crear varios tipos diferentes de grupos de acuerdo con el propósito que se quiera, por ejemplo, los tipos de grupos más comunes son las listas de correo electrónico que permiten a todos los miembros del equipo, comunicarse usando una única dirección de correo. Crear el grupo y establecer permisos básicos Para este ejercicio debe crear un grupo de tipo Lista de correo electrónico.

1. En la ventana principal a Grupos y dar clic en Mis grupos., dar clic en CREAR GRUPO. 2. Llene la información básica en la página, como el nombre y la dirección de correo electrónico del grupo y el tipo de grupo.

3. En Permisos básicos, asigna funciones para especificar quién puede ver temas, publicar mensajes y unirse al grupo:

○

Miembro: puede publicar en el grupo.

○

Administrador: puede publicar en el grupo, así como aprobar, añadir y eliminar miembros.

○

Propietario: puede crear el grupo y añadir miembros. De forma predeterminada, el creador del grupo tiene la condición de propietario, pero también es posible añadir a otros propietarios.

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4.dar clic en CREAR. Invitar personas a unirse al grupo

Después de crear el grupo,se puede invitar a aquellas personas que conforman el equipo de trabajo para que se unan a él o añadirlas manualmente.

1. En la página Temas, ubique el nombre del grupo y haga clic en Administrar. 2. En el menú del lado izquierdo, debajo de la categoría Miembros, dar clic en Invitar a miembros para invitar a personas a unirse, o bien dar clic en Añadir miembros directamente para añadirlos manualmente.

3. Introduce las direcciones de correo electrónico que correspondan. 4. Redacta un mensaje de invitación. 5. dar clic en Enviar invitaciones para invitar a nuevos miembros o en Añadir para hacerlo tú directamente. Un correo de invitación llegará a cada nuevo miembro con un enlace a la página, indicando que ha sido añadido al grupo. Colaborar con el equipo Una vez se ha creado el grupo, resulta muy fácil enviar correos electrónicos e invitaciones del calendario, así como compartir documentos con todo el equipo mediante el uso de una sola dirección de correo electrónico.

En esta sección, aprenderás a: ● ● ●

Enviar correo electrónico a un grupo Invitar a un grupo a un evento de calendario Compartir Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

Enviar correo electrónico a un grupo Desde su correo electrónico de Gmail, en el campo Para de la ventana de REDACTAR, en lugar de añadir la dirección de correo electrónico de cada uno de los miembros del equipo a los mensajes, simplemente se introduce la dirección del grupo como destinatario, el asunto, el contenido del mensaje y se da clic en Enviar. .

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Invitar al equipo de trabajo a un evento programado a través del calendario Para invitar a todas las personas del equipo a un evento presencial o virtual del proyecto, se da clic en el siguiente enlace Calendar, luego se crea un nuevo evento y en el cuadro Invitados, se ingresa la dirección de correo del grupo. Los miembros individuales del grupo se mostrarán debajo del cuadro Invitados.

Compartir Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

Cuando se creó el esquema básico de colaboración en la unidad 2 del curso, se definieron también los documentos a compartir con el grupo, por ejemplo, una presentación, una hoja de cálculo o un documento online.

Simplemente se abre el documento o archivo requerido y se da clic en Compartir. A continuación se introduce la dirección de correo electrónico del grupo.

Las personas que se añadan al grupo más adelante también podrán acceder al documento o si se elimina un miembro de un grupo, esa persona ya no podrá acceder al contenido que compartas con el grupo.

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Ver y editar la configuración de pertenencia a un grupo Todos los grupos en los que participamos, aparecen listados en la página Mis grupos y al frente de cada grupo aparecer si se es el administrador o el propietario de un grupo. En el momento de pertenecer o formar parte de uno o varios grupos, se empieza a recibir numerosos mensajes que pueden llegar por separado, o como resumen una vez al día. Se pueden cambiar las preferencias del correo electrónico o cancelar por completo la suscripción a un grupo de una manera sencillo.

1. Ir a la página Mis grupos. 2. Modificar la opción de envío de correos por suscripción. 3. Dar clic en Salir de este grupo para cancelar la suscripción a dicho grupo. Al usar Google Grupos para conformar equipos de trabajo, se logran varias ventajas como : ●

Compartir rápidamente documentos y recursos con todo el equipo sin añadir la dirección de correo electrónico de cada uno de los miembros. ● Administrar y cambiar los permisos de acceso para todo el mundo a la vez, en lugar de cambiarlos manualmente para cada miembro. ● Enviar recordatorios o novedades del estado a los equipos de proyecto, departamentos, clientes, etc., para que todas las personas implicadas dispongan de la misma información. Si alguien deja el equipo, solo se tiene que eliminarlo del grupo para que no pueda seguir accediendo al contenido compartido previamente. ¿Cómo programar reuniones con el equipo de trabajo?

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Con Google Calendar se pueden programar reuniones y eventos con los participantes o miembros del equipo, recibir recordatorios sobre las próximas actividades y crear varios calendarios que se puedan utilizar conjuntamente. Con Google Calendar, se pueden programar actividades como conferencias y reuniones de trabajo mediante la creación de eventos y el envío de invitaciones a los demás. En esta sección, aprenderás a:

●

Crear un evento

●

Invitar a personas y reservar salas y recursos

●

Elegir la hora del evento

●

Guardar y actualizar eventos

●

Responder a las invitaciones

●

Ver y restaurar eventos eliminados

Crear un evento Para crear un evento en Google Calendar:

1. Ve a calendar.google.com. 2. dar clic en CREAR. Para invitar a personas a un evento del equipo de trabajo:

1. Ir a la página Información del evento, en la sección Invitados: y dar clic en Añade invitados. 2. Escribir las primeras letras del nombre del invitado o de la dirección de correo electrónico en el cuadro. A medida que se escriba aparecerán las direcciones de correo de los contactos que coincidan.

3. Dar clic para añadir a la persona al evento o escribir la dirección de correo electrónico completa del invitado y hacer clic en Añadir. Aquí es muy importante recordar que se puede añadir una dirección de correo de nuestro grupo de Google para invitar a todas las personas del equipo. Elegir la hora del evento Para elegir la fecha y la hora del evento, dar clic en los cuadros correspondientes y selecciona el comienzo y finalización de este. Para configurar un evento periódico, como reuniones semanales:

1. Marca Repetir e introduce la información sobre cómo quieres programar tus eventos periódicos. 2. dar clic en GUARDAR.

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Guardar y actualizar eventos Una vez que se haya llenado la información, se guarda el evento:

1. Dar clic en GUARDAR.

2. En la ventana emergente, dar clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No enviar si no quieres enviarles una notificación en este momento. Para actualizar los eventos actuales:

1. Dar clic en el evento de tu calendario. 2. Dar clic en Editar evento para realizar cambios como, por ejemplo, actualizar la hora o invitar a más invitados. También se podrá ver cuáles invitados han aceptado la invitación.

3. dar clic en GUARDAR. Responder a las invitaciones Cuando se recibe una invitación a un evento, éste se mostrará en nuestro calendario. Para responder a una invitación en Calendar:

1. En la cuadrícula del calendario, dar clic en el evento. 2. En el cuadro de diálogo, seleccionar la respuesta; se puede incluir una breve nota en la respuesta y luego hacer clic en Guardar.

3. Se puede cambiar la respuesta en cualquier momento editando el evento y dando clic en Añadir una nota o cambiar la respuesta.

Compartir y ver un calendario

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Es fácil compartir un calendario con compañeros del grupo o del trabajo, la familia y los amigos para que puedan ver fácilmente cuándo estamos disponibles. Se puede consultar los calendarios de otros usuarios para ver su disponibilidad.

En esta sección, aprenderás a:

●

Compartir tu calendario con otros

●

Ver los calendarios de otros usuarios

Compartir un calendario con otros Para elegir con quién compartir un calendario y qué detalles pueden ver:

1. Dar clic en botón en forma de triángulo junto al nombre del calendario. 2. dar clic en Compartir este calendario. 3. Introduce las direcciones de correo electrónico y establece permisos para las personas con las que quieres compartirlo.

4. dar clic en Guardar.

Para compartir un calendario con personas que no utilicen Google Calendar:

1. Dar clic junto al nombre del calendario. 2. Dar clic en Configuración del calendario. 3. Desplazarse a Dirección del calendario y dar clic en una de las opciones para obtener un enlace que se pueda compartir. Por ejemplo, para permitir que alguien vea el navegador web, se comparte la URL.

calendario desde cualquier

4. dar clic en Aceptar > Guardar.

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Crear un calendario de equipo Para crear un calendario de equipo:

1. Dar clic junto a Mis calendarios y selecciona Crear un calendario nuevo. 2. Asignar un nombre al calendario, escribir la zona horaria y añadir una descripción para que el equipo conozca la finalidad de este calendario.

3. Ir a la sección Compartir con determinadas personas y compartir el calendario con todos los miembros de tu organización.

4. Añadir las direcciones de correo electrónico de las personas que pueden modificar o administrar el calendario y establecer sus niveles de permiso.

5. dar clic en Crear calendario. Se pueden crear tantos calendarios como se quieran y asociarlos a distintos proyectos y actividades. Personalizar

Luego de utilizar las funciones claves del calendario, se puede personalizar la vista de las fechas y horas para adaptarlo a nuestra forma de trabajar.

En esta sección, aprenderá a:

●

Elegir la vista del calendario

●

Cambiar los colores de los eventos

Elegir la vista del calendario Puede elegir cuántos días se muestran a la vez en una vista del calendario o cambiar este a la vista de agenda para consultar una lista de todos tus eventos. Seleccionar la opción que más convenga en la esquina superior de tu calendario.

Cambiar los colores de los eventos

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Cambiar los colores de los eventos puede ayudar a distinguir los calendarios cuando se muestren en varias capas en la misma pantalla.

Para cambiar el color de los eventos en los calendarios o en los de los demรกs:

1. Dar clic junto al nombre del calendario. 2. Selecciona el color que quieras de la paleta.

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Programar reuniones remotas con el equipo de trabajo mediante videollamadas Para usar videoconferencias con el grupo de trabajo combinamos las funcionalidades de Google Calendar y Hangouts de Google. Participar en una reunión con personas que se encuentran distantes es muy fácil y se puede hacer directamente desde el computador. Comunicaciones y conexiones que se pueden lograr

● ● ● ●

Realizar entrevistas de trabajo remotas para ahorrar recursos y evaluar posibles candidatos. Convocar a una videoconferencia con el grupo de trabajo ahorrando así gastos en viajes y aprovechando mejor el tiempo, manteniendo las ventajas del contacto cara a cara. Programar y llevar a cabo sesiones de formación en directo con los empleados o la comunidad que se encuentran lejos. Ofrecer tutorías remotas a los estudiantes o a los miembros del equipo que viven lejos.

Para programar una reunión remota 1. En Calendar, dar clic en CREAR a la izquierda de la página.

2. En la página Detalles del evento, asignar un título al evento: 3. a. Junto a Videollamada, dar clic en Añadir videollamada y dar una descripción del evento y el propósito.

4. b. Al lado en Invitados, introducir las direcciones de correo electrónico de los invitados. 5. c. Llenar el resto de la información de la reunión y, a continuación, dar clic en GUARDAR. 6. d. En el cuadro de diálogo, dar clic en Enviar. El candidato recibirá un correo electrónico con la invitación a la entrevista y un enlace a la videollamada. Para unirse a la videollamada ¿Cómo entramos a la videollamada?

1. En Calendar, dar clic en el evento en el que se quiere participar. 2. Hacer clic en el enlace Videollamada. 3. En la ventana de Hangouts que se abre, dar clic en Entrar. ¿Cómo entran los Invitados?

1. En la bandeja de entrada de correo electrónico, se abre el mensaje de la invitación a la reunión. 2. Dar clic en el enlace Videollamada. 3. En la ventana de Hangouts que se abre, hacer clic en Entrar.

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¿Cómo organizar, almacenar y administrar archivos y documentos del equipo de trabajo? Anteriormente se vió que Google Drive es la utilidad que se usa para subir y almacenar todos los archivos, compartirlos con el equipo y acceder a ellos desde cualquier computador, smartphone o tablet. Subir y almacenar Con Google Drive puede almacenar cualquier archivo: imágenes, dibujos, vídeos y dejarlos disponibles para usarlos desde todos los dispositivos que se utilicen, lo único que hay que hacer es subirlos a la nube. En esta sección, aprenderás a: ● ● ●

Subir archivos a Drive en la Web Almacenar archivos con un cliente de sincronización de escritorio Subir archivos desde un teléfono o tablet

1.1 Subir archivos a Drive en la Web Una forma de almacenar archivos en Drive es subir una copia con el navegador web de la siguiente forma:

1. Ir a Drive. 2. Dar clic en NUEVO , seleccionar Subir archivos o Subir carpeta y, a continuación, elegir el archivo o la carpeta que se quiere subir.

3. Dar clic en Abrir.

Es importante utilizar la versión más reciente del navegador Chrome o de Firefox®, para poder arrastrar los archivos directamente desde el computador a la página de Drive en el navegador. Una vez aparece el mensaje Subida realizada, los archivos se habrán subido correctamente y se podrá acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde esté instalado Drive.

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Paso 5. Sincronizar y acceder Anteriormente y aún hoy las personas llevan sus archivos en distintos dispositivos, portátiles, USBs, tablet, y comparten distintas copias de sus documentos generando el correspondiente caos de no saber cuál es la versión más reciente del archivo, tener que actualizar cada copia manualmente y trabajar de pronto con información inconsistente. Ahora con Google se simplifica el trabajo al sincronizar automáticamente la última versión de un archivo en la Web y en todos los dispositivos. Una vez almacenados los archivos en Drive, se puede acceder a ellos desde cualquier computador, smartphone o tablet. Cuando se cambie un archivo almacenado en una ubicación, Google Drive hará el mismo cambio en todas las demás ubicaciones donde se encuentre, sin tener que hacerlo manualmente.

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Ver y actualizar En esta sección, aprenderás a: ● ● ● ● ●

Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados Abrir archivos Actualizar archivos de Drive Eliminar archivos Restaurar archivos eliminados

Obtener una vista previa y descargar archivos almacenados En la Web: Para tener una vista previa de un documento almacenado en Google Drive, se da clic con el botón derecho en él y selecciona Vista previa. En la vista emergente se puede:

●

Desplazar por el documento.

●

Hacer clic en < o en > para obtener una vista previa del documento anterior o siguiente que está almacenado en la carpeta actual en el Drive.

●

Compartir el documento con otras personas.

●

Imprimir el documento.

●

Abrir el documento para editarlo.

●

Descargar el documento.

●

Hacer clic en X para salir de la vista previa.

Eliminar archivos Cuando se elimina un archivo que está en Drive, se elimina automáticamente de Drive en todos los dispositivos y en la Web. Nota: Los archivos eliminados se mueven a la Papelera de Drive y siguen contando para el almacenamiento total hasta que se eliminan de forma permanente en la Web. En la Web: Se seleccionan los archivos o las carpetas que quieres eliminar y se hace clic en el ícono de la papelera. Para eliminar de forma permanente un archivo desde la Papelera, se selecciona y se da clic en Eliminar para siempre. Para eliminar para siempre todos los archivos que haya en la Papelera, se da clic en Papelera y se selecciona Vaciar papelera. En el computador: Simplemente selecciona los archivos o las carpetas que quieres quitar y elimínalos como harías con cualquier otro archivo de tu computador.

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Google Drive en la Web Restaurar archivos eliminados Si cambias de opinión, podrás restaurar a Drive los archivos que hayas eliminado. En la Web: en la "Papelera" de Drive, selecciona los archivos que quieres restaurar y dar clic en Restaurar. En tu computador: los archivos que elimine de la carpeta de Drive de tu computador se trasladan a la papelera de reciclaje del sistema operativo. Podrás restaurarlos como haces con cualquier otro archivo en tu computador. Nota: Los archivos que se restauran desde la papelera de reciclaje del computador se vuelven a sincronizar en Drive como archivos nuevos. En la Web, los archivos restaurados aparecen en la carpeta Mi unidad, y se conserva una copia de ellos en la Papelera.

Paso 4. Organizar y buscar Luego que se cuenta con los archivos y documentos almacenados en Google, podemos organizarlos de distintas formas. En esta sección, aprenderás a: ●

Crear carpetas

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● Mover archivos a carpetas ● Destacar archivos y carpetas importantes ● Buscar y ordenar archivos y carpetas Crear carpetas Cualquier nueva carpeta que se cree mediante Google Drive aparece automáticamente en todos los dispositivos a los que se tenga acceso con las herramientas de Google. En la Web: dar clic en NUEVO y selecciona Carpeta.

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Mover archivos a carpetas Para organizar los archivos de Drive, muévelos a las carpetas que hayas creado. 1. 2. 3.

Seleccionar los archivos que quieres mover. dar clic en la parte superior derecha donde aparecen los tres puntos verticales, como se muestra en la siguiente figura y seleccione Mover a. Seleccionar la carpeta y dar clic en Mover.

Google Drive en la Web Destacar archivos y carpetas importantes Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Simplemente dar clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y selecciona Destacar. Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la barra lateral de la izquierda, dar clic en Destacados.

Paso 5. Compartir y colaborar El trabajo en equipo requiere compartir archivos o carpetas de Drive para poder trabajar en ellos con los compañeros distantes. En esta sección, aprenderás a: ● ● ●

Compartir archivos y establecer niveles de acceso y visibilidad Ver la actividad de Drive Colaborar con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios

Compartir archivos y establecer niveles de acceso y visibilidad

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Para compartir un archivo de nuestra propiedad o que se puede editar: 1.

Se selecciona el archivo o la carpeta que se quiere compartir.

Se da clic en la silueta o el ícono de compartir clic.

En el cuadro Compartir con otros usuarios : a.

Ingresar las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que se quiere compartir el archivo.

Elegir el tipo de acceso que quieres otorgar: i. ii. iii.

Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios. Puede comentar (solo algunos archivos): los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido. Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.

Si quiere controlar la visibilidad de sus archivos para que, por ejemplo, sean completamente privados o permitir que cualquier persona en la Web pueda verlos, dar clic en Configuración avanzada > Cambiar y elige una opción. Las opciones disponibles dependen de la configuración que el administrador haya establecido para su empresa u organización.

Dar clic en Hecho.

Cualquier persona con la que se comparta el documento recibirá una notificación por correo electrónico..

Google Drive en la Web Ver la actividad de Drive Se puede hacer un seguimiento a los cambios que se realizan en los archivos que se han creado o subido a Drive, por ejemplo se puede: ●

Subir, mover y eliminar.

●

Compartir y dejar de compartir.

●

Cambiar de nombre, editar y comentar.

●

Quién hizo el cambio.

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●

A qué personas afecta el cambio.

Para ver toda la actividad de Mi unidad, se selecciona un archivo o carpeta y se da clic en el ícono de admiración para ver los detalles del archivo o carpeta .

Google Drive en la Web Colaborar con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Formularios Varias personas pueden trabajar en el mismo documento en tiempo real, hacer comentarios en los archivos, conversar con sus compañeros alrededor de un tema sin perder tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos. Simplemente se debe dar clic en NUEVO y seleccionar uno de los tipos de archivos siguientes. Lo único que se debe hacer es compartir el archivo con su equipo de trabajo para poder colaborar en la elaboración de un borrador o para tratar una asunto importante.

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Unidad 3: Creación de productos colaborativos: documentos, hojas de cálculo, presentaciones en línea y publicación de los resultados finales. Objetivo

Temas 1.

Elaboración de documentos en línea y uso de las herramientas de colaboración, compartición y publicación de resultados.

Taller práctico simulado de un entorno colaborativo donde se desarrollan habilidades del uso de TIC en nivel intermedio y apoyado por el uso de Internet.

1. Elaboración de documentos en línea y uso de las herramientas de colaboración, compartición y publicación de resultados

Crear y editar documentos Texto introductorio Primero que todo se debe haber ingresado a la cuenta de correo electrónico de gmail Crea y edita de forma simultánea documentos de texto con tu equipo, directamente desde el navegador Crear o importar Editar y dar formato Compartir y colaborar Imprimir y descargar

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Paso 1. Crear o importar Para trabajar con Google Docs se requiere tener un documento en el cual practicar cada una de las tareas más frecuentes que se hacen en un entorno colaborativo: En esta sección, aprenderás a:

● ●

Crear un documento nuevo Importar y convertir documentos de otros programas a Documentos

Crear un documento nuevo Puede crear un documento nuevo en Documentos de Google o en Google Drive.

En Documentos, dar clic en

En Google Drive, dar clic en NUEVO > Documentos de Google Importar y convertir documentos de otros programas a Documentos Cuando se tiene un documento creado con anterioridad en Microsoft ® Word® o un archivo en formato PDF de Adobe®, se puede importar y convertir en documento de Google.

1. Ir a Google Drive, 2. Dar clic en NUEVO > Subir archivos y elegir un documento de texto de alguna de las carpetas del computador de cualquiera de los siguientes tipos: .doc, .docx, .dot, .html, texto sin formato (.txt), .odt y .rtf. y luego dar clic el botón Abrir

3. Dar clic con el botón derecho en el archivo que se quiere convertir y selecciona Abrir con > Documentos de Google. Al convertir el documento de otro programa, se crea una copia del archivo original en el formato de Google Documentos y desde ese momento ya se puede editar en el navegador. Trabajar con un documento de Word sin convertirlo a un documento de Google Si tiene documentos de Microsoft Word en Google Drive y quiere actualizarlos sin tener que convertirlos a Documentos: No es necesario tener instalado Microsoft® Office® para trabajar con archivos de Office. Solo se tiene que abrir y editar los archivos de Office en la Web de una de las siguientes maneras:

● ●

Mediante un navegador Chrome Desde Presentaciones, Hojas de cálculo y Documentos de Google ¿Cómo se hace?

1. Descargar la extensión de Chrome para editar archivos de Office con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

2. En Google Drive, dar doble clic en cualquier archivo de Office para empezar a editar.

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Después de instalar la extensión, los archivos de Office que se tengan en Gmail o en Google Drive, se abrirán en Documentos, Hojas de cálculo Presentaciones y podrán ser editados o visualizados desde el navegador de Internet.

Paso 2. Editar y dar formato Una vez se cuenta con un documento abierto, se puede editar, cambiar su aspecto y éste se guarda automáticamente con cada cambio que se haga en su contenido. En esta sección, aprenderás a:

● ● ● ●

Añadir y editar texto Añadir colores y estilos Añadir imágenes, enlaces, tablas, etc. Crea páginas con columnas

Añadir y editar texto Si el documento en nuevo se puede empezar a añadir o editar el texto haciendo clic en la página y empezando a escribir en ella. Es importante ir al principio de la página y asignar un nombre al archivo dando clic en Documento sin título y escribiendo el nombre.

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Añadir colores y estilos Para cambiar los márgenes, el color de la página y la orientación, se da clic en Archivo > Configuración de página. Al momento de editar o escribir en el archivo, se pueden utilizar distintas opciones de la barra de herramientas para organizar, formatear y personalizar el documento. Las siguientes son las opciones más usadas::

Añadir imágenes, enlaces, tablas, etc. El menú Insertar permite añadir distintos elementos al documento. Estas son las opciones más usadas:: Imagen: inserta una imagen del computador, la Web o de Google Drive. Enlace: añade un enlace a otra página o a un encabezado o marcador del mismo documento. Dibujo: crea formas, imágenes y diagramas directamente en el documento. Tabla: seleccione el número de columnas y filas para crear una tabla. Marcador: añade accesos directos a puntos específicos de tu documento. Índice: crea un índice generado de forma automática que enlaza a cada encabezado del documento al que se haya aplicado un estilo de encabezado.

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Crea páginas con columnas El texto de un documento se puede organizar en columnas por ejemplo cuando se quiere hacer un artículo académico o de investigación: Pasos para crear páginas con columnas

1. Dar clic en Formato > Columnas. 2. Selecciona el número de columnas que quieras. 3. Opcional: dar clic en Formato > Columnas > Más opciones para ajustar el espaciado o añadir líneas entre columnas.

4. Dar clic en Aplicar.

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Paso 3. Compartir y colaborar Este es uno de los aspectos más importantes de éste curso y tiene que ver con la forma en que podemos trabajar en un mismo documento con los compañeros de equipo de trabajo. Lo único que se debe hacer es compartir el documento para que los otros miembros puedan realizar cambios y puedan ver las modificaciones en la medida que se vayan presentando. En esta sección, aprenderás a: ● ● ● ●

Compartir con el equipo Añadir comentarios y respuestas Sugerir cambios Chatear con otros usuarios directamente

Compartir con el equipo Para compartir un archivo de nuestra propiedad o que podemos editar:

1. Abrir el archivo que se quiere compartir. 2. Dar clic en Compartir. 3. Introducir las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que se quiere compartir el archivo.

4. Elegir el tipo de acceso que se quiere dar a los otros miembros del equipo: ○ Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios. ○ Puede comentar: los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido. ○ Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios. 5. dar clic en Enviar. Las personas con las que se comparta el documento recibirán un correo electrónico con un enlace al documento.

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Añadir comentarios y respuestas Si las personas no se encuentran simultáneamente trabajando en el mismo documento (colaborar en tiempo real), pueden dejar comentarios y preguntas en la parte derecha del documento para que los miembros del equipo los consulten cuando abran el archivo.

1. Selecciona una sección del texto. 2. En la barra de herramientas, dar clic en Agregar Comentario (Ctrl+Alt+M) 3. Añade notas y dar clic en Comentar. Los colaboradores podrán contestar a los comentarios para responder a una pregunta y cuando el tema del comentario esté resuelto,se debe dar clic en Resolver.

Sugerir cambios Se pueden proponer cambios o sugerir modificaciones directamente en el documento sin tener que editar el texto. Las sugerencias no cambiarán el texto original hasta que el propietario del documento las apruebe. Para sugerir cambios, se debe tener acceso para editar o comentar el documento. ●

En la esquina superior derecha, se debe elegir el modo Sugerencias, y para sugerir un cambio, solo se tiene que empezar a escribir donde se crea que se debe hacer alguna modificación en el documento. Las

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●

sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia). El propietario del documento recibirá un correo electrónico con las sugerencias. Cuando haga clic en una sugerencia, podrá aceptarla o rechazarla.

Chatear con otros miembros del equipo directamente Otra forma de colaborar en tiempo real o de forma sincrónica es usando el chat. Si más de una persona tiene el documento abierto, solo se tiene que dar clic en el ícono del chat para recibir comentarios del grupo al instante sin tener que salir del documento.

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Imprimir y descargar Con Google Documentos se pueden tener copias de un documento, descargar versiones en otro formato o imprimirlo. En esta sección, aprenderás a:

● ● ● ●

Imprimir el documento Descargar versiones en otros formatos Hacer una copia en Documentos Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto.

Imprimir el documento Para imprimir el documento, se realizan los siguientes pasos: ● ●

dar clic en Archivo > Imprimir. dar clic en el ícono de la impresora

Aparece al lado derecho una vista previa del documento y al lado izquierdo las opciones que se pueden elegir para imprimir.

Descargar versiones en otros formatos Para descargar un documento y que se pueda abrir en otros programas, se debe dar clic en Archivo > Descargar como y eligir uno de los siguientes formatos:

●

Microsoft Word (.docx)

●

OpenDocument (.odt)

●

Texto enriquecido (.rtf)

●

PDF (.pdf)

●

Texto sin formato (.txt)

●

Página web (.html, comprimido)

Hacer una copia en Documentos A veces es recomendable sacar una copia de un documento para por ejemplo a partir de él crear un formato de base o plantilla para otros nuevos documentos..

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Para hacer una copia de un documento, se da clic en Archivo > Crear una copia, y si se quiere se asigna un nombre a esa copia y, se comparte con los mismos colaboradores.

Tareas frecuentes que se hacen con Hojas de Cálculo Con pueden se pueden crear y editar hojas de cálculo directamente en el navegador web(preferiblemente Google Chrome), sin necesidad de ningún software especial, se pueden administrar listas de tareas, crear planes de proyecto, analizar datos con gráficos y filtros y hacer que otras personas trabajen al mismo tiempo en un archivo, vean los cambios que otros hacen y las modificaciones y todo ese trabajo se guarda automáticamente. Crear o importar Para empezar, se necesita tener una hoja de cálculo para trabajar. En esta sección, aprenderás a: ● ●

Crear una hoja de cálculo Importar y convertir hojas de cálculo de otros programas a Hojas de Cálculo

Crear una hoja de cálculo Desde la página principal de Hojas de Cálculo: dar clic en .

Desde Google Drive: dar clic en NUEVO > Hojas de Cálculo de Google.

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Importar y convertir hojas de cálculo de otros programas a Hojas de Cálculo de Google Si se tiene una hoja de cálculo creada en otro programa, se puede importar y convertirla fácilmente a Hojas de Cálculo. 1.

Ir a Drive.

Dar clic en NUEVO > Subir archivos. A continuación, seleccionar la hoja de cálculo de una carpeta del computador. Entre los tipos de archivo admitidos se encuentran .xls, .xlsx, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .txt y .tab. y luego elegir Abrir.

Dar clic con el botón derecho en la hoja de cálculo que se quiera convertir.

Selecciona Abrir con y elegir Hojas de Cálculo de Google.

Al convertir la hoja de cálculo de otro programa, se crea una copia del archivo original en el formato de Hojas de Cálculo de Google. A continuación, se puede editar la hoja en el navegador como cualquier otra hoja de cálculo. ¿Cómo actualizar directamente una hoja de cálculo de Excel? Si se tienen almacenadas hojas de cálculo de Microsoft ® Excel® en Google Drive, se pueden actualizar sin tener que convertirlas a Hojas de Cálculo: Editar hojas de cálculo de Excel directamente con Hojas de Cálculo mediante una extensión de Chrome Para trabajar directamente con hojas de cálculo de Microsoft ® Office®, se recomienda usar el navegador Google Chrome y descargar la extensión de Chrome para editar archivos de Office con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

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Luego que se haya instalado dicha extensión se podrá editar la hoja de cálculo de Excel directamente desde Google Documents. Añadir contenido Cuando ya se tiene una hoja de cálculo de Google, se puede empezar a trabajar en ella y todos los cambios que se realicen quedan automáticamente almacenados. En esta sección, aprenderá a: ●

Introducir y editar datos

●

Personalizar formatos y fuentes

●

Trabajar con filas y columnas

●

Trabajar con varias hojas

Introducir y editar datos ●

Cambiar el nombre a la hoja de cálculo: dar clic en Hoja de cálculo sin título y escribir un nuevo nombre.

●

Introducir texto o datos: simplemente dar clic en una celda y empieza a escribir.

●

Insertar más elementos: dar clic en el menú Insertar para añadir notas, funciones, gráficos, imágenes, dibujos, etc.

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Personalizar formatos y fuentes Para dar formato a las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo, se deben utilizar las opciones de los menús y la barra de herramientas como las que se muestran en la siguiente tabla.

Trabajar con filas y columnas ●

Añadir filas y columnas: seleccionar una celda. A continuación, en la barra de menús, dar clic en Insertar y elige la ubicación donde quiera añadir una fila o una columna junto a esa celda.

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● ● ●

Eliminar u ocultar filas y columnas: dar clic con el botón derecho en el número de fila o la letra de la columna y seleccione Eliminar fila/Eliminar columna u Ocultar fila/Ocultar columna. Mover filas y columnas: dar clic en el número de fila o la letra de la columna para seleccionarla. A continuación, arrastrarla a una nueva ubicación. Inmovilizar filas de encabezado y columnas: inmoviliza filas y columnas para mantener algunos de los datos en el mismo lugar mientras se desplaza por el resto de la hoja de cálculo. En la barra de menús, dar clic en Ver. A continuación, elige una opción debajo de Inmovilizar.

Trabajar con varias hojas Añadir una hoja: en la parte inferior de la hoja de cálculo, dar clic en en el signo más para añadir otra hoja. Elimina o copia una hoja: abrir la hoja de cálculo. A continuación, en la parte inferior de la hoja de cálculo, en la pestaña correspondiente a la hoja, dar clic en el triángulo invertido y seleccionar Eliminar y Duplicar.

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Compartir y colaborar De la misma forma que con cualquier otro tipo de documento de Google, para trabajar con una hoja de cálculo con compañeros del equipo de trabajo, lo único que se debe hacer es compartirla. Todas las personas podrán hacer cambios al mismo tiempo y se podrán ver las modificaciones a medida que se realicen. En esta sección, aprenderás a: ● ●

Compartir con el equipo Añadir comentarios y respuestas

Compartir con el equipo Para compartir un archivo que podemos editar:

Abrir el archivo que se quiere compartir.

dar clic en Compartir.

Introducir las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que se quiere compartir el

archivo.

Elegir el tipo de acceso que quieres otorgar a otros usuarios:

○

Puede editar: los colaboradores pueden añadir y editar contenido o añadir comentarios.

○

Puede comentar: los colaboradores pueden añadir comentarios, pero no editar contenido.

○

Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni añadir comentarios.

dar clic en Enviar.

Todas las personas con las que se comparta el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace a la hoja de cálculo.

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Añadir comentarios y respuestas Si por alguna circunstancia los miembros del equipo no pueden colaborar en tiempo real, ellos pueden dejar comentarios y preguntas para que los otros miembros del equipo los consulten más tarde. 1.

Selecciona una celda.

En la barra de herramientas, dar clic en Insertar Comentario (Ctrl +Alt+M).

Añadir las notas que se quieran y dar clic en Comentar.

Cuando el tema del comentario esté resuelto, dar clic en Resolver.

Imprimir y descargar Con Google se puede imprimir una hoja de cálculo, descargar copias en otros formatos o sacar una copia de alguna hoja de cálculo. En esta sección, aprenderás a: ●

Imprimir la hoja de cálculo

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● ● ●

Descargar versiones en otros formatos Hacer una copia en Hojas de Cálculo Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto

Imprimir la hoja de cálculo Para imprimir el documento, dar clic en Archivo > Imprimir, o bien en el ícono de la impresora y elegir las hojas a imprimir, los elementos que se incluirán y el diseño que tendrá la copia impresa.

Descargar versiones en otros formatos Para descargar la hoja de cálculo de manera que se pueda abrir en otros programas, dar clic en Archivo > Descargar como y elegir uno de estos formatos:

● ● ● ● ● ●

Microsoft Excel (.xlsx) Formato OpenDocument (.odt) Documento PDF de Adobe® (.pdf) Valores separados por comas (.csv) Valores separados por tabuladores (. tsv) Página web (.zip)

Hacer una copia en Hojas de Cálculo Copiar una hoja de cálculo resulta útil para crear plantillas. Por ejemplo, si se escriben muchos planes de proyecto, se puede hacer una copia de un solo plan y luego actualizar la copia para con base en ella para crear un nuevo proyecto sin tener que darle formato de nuevo. Para hacer una copia de una hoja de cálculo, dar clic en Archivo > Crear una copia., cambiar el nombre de la copia y si se quiere compartirla con los mismos colaboradores.

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Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto Si se desea colaborar con alguien en un documento creado en Excel o PDF, éste se puede enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

Dar clic en Archivo > Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

Seleccionar un formato PDF o Microsoft Excel.

Introducir las direcciones de correo electrónico o grupos a los que se quiere enviar las copias.

(Opcional) Introducir un mensaje para compartir.

Dar clic en Enviar.

Nota: En lugar de compartir el archivo original, se enviará una copia de la hoja de cálculo, por lo que no se podrán utilizar las herramientas de colaboración de Hojas de Cálculo.

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¿Cómo trabajar con Presentaciones? Con Google Presentaciones se pueden elaborar diapositivas de proyectos directamente desde un navegador web sin necesidad de tener un software específico y varios miembros del equipo pueden trabajar en las presentaciones al mismo tiempo, ver los cambios que otros hacen y guardar automáticamente la información.

Crear o importar Igual que con cualquier otro documento, podemos empezar a trabajar con una presentación de dos formas posibles.

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En esta sección, aprenderás a: ● ●

Crear una presentación Importar y convertir presentaciones de otros programas a Presentaciones

Crear una presentación Desde la página principal de Presentaciones: dar clic en .

Desde Google Drive: dar clic en NUEVO > Presentaciones de Google.

Importar y convertir presentaciones de otros programas a Presentaciones Si se tienen presentaciones creadas en otros programas por ejemplo en PowerPoint, estas se pueden importar y convertirlas en Google Presentaciones y así poder colaborar en ellas con el equipo de trabajo.

Ir a Drive.

Dar clic en NUEVO > Subir archivos y elegir una presentación del computador. Entre los formatos de archivo compatibles que se pueden trabajar están .ppt (si corresponde a una versión posterior a Microsoft ® Office® 95), .pps y .pptx. y Abrir

Dar clic con el botón derecho en el archivo que se quiera convertir.

Selecciona Abrir con y elegir Presentaciones de Google.

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Al convertir una presentación de otro programa, se crea una copia del archivo original en el formato de

Presentaciones. A continuación, se puede editar en el navegador como cualquier otra presentación de esta aplicación.

Añadir contenido Una vez que se tenga una presentación para trabajar, se puede cambiar el aspecto de la presentación y su contenido y las Presentaciones se guardarán en forma automática con cada cambio que se realice. En esta sección, aprenderás a: ● ● ● ●

Elegir un tema Añadir y editar contenido Personalizar las diapositivas Crear y organizar las diapositivas

Elegir un tema Cuando se crea una presentación, se puede elegir un tema y todas las diapositivas tendrán un mismo fondo e idénticos estilos de texto dando un aspecto coherente. Una vez se crea la nueva presentación se pueden ver sugerencias sobre temas que se pueden elegir dando clic en Explorar y luego seleccionando un diseño.

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Añadir y editar contenido Cambiar el nombre a la presentación: dar clic en Presentación sin título y escribir un nuevo nombre de la presentación. Añadir texto: dar clic en Insertar > Cuadro de texto para añadir nuevos cuadros de texto y, a continuación, dar clic en los cuadros de texto para escribir en ellos. También se pueden mover, eliminar o cambiar el tamaño de los cuadros de texto. Añadir imágenes, vídeos y otros elementos: dar clic en Insertar para añadir imágenes, vídeos, formas, números de diapositiva y otros elementos a la presentación. Estos elementos insertados también se pueden mover, eliminar o cambiar el tamaño. Añadir notas: utiliza notas de ponente para realizar un seguimiento de los puntos a tratar en cada diapositiva. En el editor de la presentación, las notas aparecen debajo de la diapositiva que se está viendo. Cuando se muestren las diapositivas en una presentación, las notas del ponente se verán en una ventana aparte.

Personalizar las diapositivas Para cambiar el tamaño de las diapositivas, dar clic en Archivo > Configuración de página. Para seguir personalizando la presentación se puede usar las opciones de la barra de herramientas dentro de las cuales las más destacadas se muestran en la siguiente tabla:

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Crear y organizar las diapositivas Nueva diapositiva: hay varias formas de crear una diapositiva. La más fácil es hacer clic en el botón + en la barra de herramientas y escoger el diseño para la nueva diapositiva. Mover una diapositiva: arrastrar la diapositiva que se quiere mover a otra posición en la presentación. Para mover varias diapositivas de forma simultánea, pulsar Ctrl y dar clic en varias diapositivas antes de arrastrarlas. Duplicar una diapositiva: dar clic con el botón derecho en la diapositiva que se quiere duplicar en la barra de la izquierda y selecciona Duplicar diapositiva. Eliminar una diapositiva: dar clic con el botón derecho en la diapositiva que se quiere eliminar en la barra de la izquierda y selecciona Eliminar diapositiva.

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Compartir y colaborar Si tenemos una presentación en la que queremos que otros integrantes del grupo de trabajo colaboren, lo único que se debe hacer es compartirla para que las otras personas puedan hacer cambios o añadir comentarios. La forma de compartir es igual a como se vió anteriormente con cualquier otro documento de google.

Presentar, imprimir y descargar Cuando se haya terminado de editar la presentación, se podrá mostrar al grupo de trabajo o crear copias de la presentación en otros formatos, para enviar a otras personas. En esta sección, aprenderás a: ● ● ● ●

Presentar las diapositivas Imprimir la presentación Descargar versiones en otros formatos Hacer una copia en Presentaciones

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●

Enviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto

Presentar las diapositivas Para mostrar la presentación simplemente se debe dar clic en Iniciar presentación en la parte superior de la página. En el modo de presentación de diapositivas, se mostrará temporalmente una barra con controles para estas acciones:

Imprimir la presentación Para imprimir la presentación desde el editor, dar clic en Archivo > Imprimir, o bien en el icono de la impresora. En la vista previa que se muestra, se puede desplazar por el documento a la derecha y a la izquierda se podrán elegir las opciones para imprimir.

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Descargar versiones en otros formatos Para descargar la presentación y poder abrirla en otros programas, dar clic en Archivo > Descargar como y elegir uno de los siguientes formatos:

● ● ● ● ● ●

Microsoft PowerPoint (.pptx) PDF de Adobe® Gráficos vectoriales escalables (.svg) PNG JPEG Archivo de texto

Probar ahora dar una copia de esta plantilla de presentación para probar Presentaciones .Abrir pla

¿Cómo realizar encuestas con Google Formularios?

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Con los Formularios de Google, se pueden crear cuestionarios y analizar encuestas directamente en el navegador web sin necesidad de tener un software específico y trabajar al mismo tiempo con otras personas, realizar modificaciones y guardar automáticamente la información. Google formularios permite: ● ● ● ●

Crear un formulario Compartir y colaborar Enviar el formulario Analizar las respuestas

Crear un formulario Para empezar, se debe aprender a crear un formulario y añadir preguntas. . En esta sección, aprenderás a: ● ● ● ●

Crear un formulario Diseñar un formulario Añadir y editar preguntas Editar un formulario

Crear un formulario Desde la página principal de Formularios, dar clic en Crear formulario . En Google Drive, dar clic en Nuevo > Más > Formularios de Google.

Diseñar un formulario Asignar un nombre al formulario: dar clic en Formulario sin título y escribir el nombre que se desea darle. Cambia el aspecto del formulario: en la parte superior, dar clic en la paleta de colores para cambiar el color de fondo. También puede cambiar el tema del formulario o subir fotos para crear tu propio tema.

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Añadir y editar preguntas

Para añadir una pregunta al formulario, dar clic en el signo más +

y selecciona uno de los tipos de pregunta

siguientes:

Nota: Cuando los usuarios respondan el formulario, sus nombres y direcciones de correo electrónico no se recopilarán automáticamente. Para reunir esta información, se debe solicitar los datos mediante una pregunta de párrafo.

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Editar un formulario

Añade un título y una descripción: dar clic TT e introducir un título y una descripción breve.

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Añade una imagen: puede arrastrar una imagen al cuadro, o dar clic en Seleccionar una imagen para subirla. Añade un vídeo: se puede busca el vídeo, o añade la URL para insertar el video.

Añade una sección: se pueden añadir secciones en el diseño del cuestionario o de la encuesta e introducir el título de la sección. Una sección se puede duplicar o eliminar si se desea.

Compartir y colaborar En un entorno colaborativo solo tenemos que compartir el formulario para poder trabajar conjuntamente con los compañeros del equipo, hacer cambios, ver las modificaciones y salvar automáticamente la información. En esta sección, aprenderás a: ●

Compartir y colaborar

Abrir el formulario que quieres compartir.

En la barra de menús de Formularios, dar clic en el ícono de los tres puntos verticales y seleccionar el ícono para agregar colaboradores .

En la sección Invitar a personas, introduce las direcciones de correo electrónico de los grupos o los usuarios con los que se quiere compartir el formulario y dar clic en Enviar.

Dar clic en Listo.

Todas las personas con las que se comparta el formulario recibirán un correo electrónico con un enlace a él; a partir de ese momento, podrán editarlo.

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Enviar el formulario Cuando haya terminado de editar el formulario, se podrá empezar a recopilar algunas respuestas. En esta sección, aprenderás a: 1.

Elegir dónde recopilar las respuestas

Obtener una vista previa y compartir tu formulario

Imprimir el formulario

Hacer copias para crear más formularios

Elegir dónde recopilar las respuestas Se recomienda recopilar todas las respuestas a la encuesta en un solo lugar para poder analizarlas posteriormente. 1.

En la pestaña Respuestas, se pueden ver las respuestas en Formularios.

dar clic para enviar las respuestas a una hoja de cálculo.

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Obtener una vista previa y compartir tu formulario Para ver cómo se mostrará el formulario a los demás, dar clic en el ícono de vista previa . Se puede compartir el formulario de distintas formas: 1.

Enviar el formulario adjunto a un correo electrónico con un asunto y un mensaje.

Copiar y compartir un enlace (o una URL breve) al formulario.

Insertar el formulario en un sitio web.

Compartir un enlace al formulario a través de los medios sociales.

Imprimir el formulario Se puede imprimir el formulario para tener una copia física del formulario, desde la barra de menús de Formularios, dar clic en

> Imprimir.

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Hacer copias para crear más formularios Se pueden hacer copias del formulario y utilizarlas como plantilla para crear formularios similares y actualizarlos para nuevas encuestas sin tener que volver a empezar de cero. Para hacer una copia del formulario, dar clic en los tres puntos > Crear una copia. Puede cambiar el nombre de la copia y compartirla con los colaboradores. Nota: Al copiar un formulario, se copian solo las preguntas y el diseño, no las respuestas que se han recibido.

Analizar las respuestas Después de crear y enviar un formulario, podrás ver las respuestas de tres formas distintas. En esta sección, aprenderás a: ●

Ver un resumen de las respuestas

●

Ver respuestas en Hojas de Cálculo

●

Ver y descargar las respuestas como archivo CSV

●

Administrar respuestas

Ver un resumen de las respuestas Para ver rápidamente cuántos usuarios llenaron el formulario y leer sus respuestas, dar clic en la pestaña Respuestas. Si se quiere que los encuestados vean también el resumen:

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Dar clic en el ícono de configuración del formulario y luego escoger Las personas que respondan podrán y activar la casilla >Ver gráficos de resumen y respuestas de texto

Marcar la casilla de verificación Ver gráficos de resumen y respuestas de texto.

Dar clic en Guardar.

Ver respuestas en Hojas de Cálculo Todas las respuestas se pueden ver en una hoja de cálculo dando clic en la pestaña Respuestas de Formularios. Cuando estamos dentro de la Hoja de Cálculo de las respuestas, también se puede hacer clic en Formulario > Mostrar el resumen de respuestas para ver un resumen de las respuestas recibidas.

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Ver y descargar las respuestas como archivo CSV Para exportar las respuestas del formulario y analizarlas en otro software o programas de hojas de cálculo, se pueden descargar como un archivo con formato CSV. En Formularios, en la pestaña Respuestas, dar clic en el ícono de los puntos y luego en > Descargar respuestas (.csv). En Hojas de Cálculo, dar clic en Archivo > Descargar como > Valores separados por comas.

Administrar respuestas Se puede establecer un límite de una respuesta por persona y decidir en qué momento se quieres dejar de recibir respuestas. 1.

Establece un límite de una respuesta por persona: en el menú Formularios, dar clic en configuración , marcar la casilla limitar a 1 respuesta y dar clic en Guardar.

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Deja de recopilar respuestas: Cuando se quiere cerrar la encuesta, en la pestaña Respuestas, se da clic en el ajuste para activar o desactivar Se aceptan respuestas y así cerrar el formulario a nuevas respuestas. Se puede hacer clic en este ajuste para volver a abrir el formulario a los encuestados.

Probar ahora Ir a Formularios

Publicar o insertar archivos en el sitio web del grupo colaborativo Los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios que se realicen utilizando las herramientas de Google se pueden añadir o insertar en los sitios web para enriquecer sus contenidos y cada vez que se actualice un archivo, este se actualizará automáticamente en el sitio web. Por ejemplo en un sitio web podemos incluir información relacionada con: Documentos

● ●

Incluir notas de reuniones, agendas, propuestas, informes, intercambios de ideas y otros documentos en el sitio web del equipo de trabajo. Crear resúmenes informativos y otros materiales que los usuarios puedan imprimir o descargar.

Hojas de cálculo

● ●

Mostrar propuestas de proyectos, plazos, asignaciones y estados de tareas en el sitio web del equipo colaborativo. Mostrar eventos que tendrán lugar próximamente y los detalles sobre estos en una hoja de cálculo.

Presentaciones

● ● ●

Mostrar presentaciones, diapositivas de capacitación en el sitio web del grupo. Crear módulos de formación para ayudar a los nuevos miembros a incorporarse al equipo. Crear presentaciones de diapositivas de fotos en el sitio web.

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Formularios

● ●

Colocar encuestas de satisfacción de los clientes Insertar formularios de inscripción

Procedimiento para insertar archivos en el sitio web

Añadir un archivo de Drive a una página de Google Sites 1. Ir a Google Sites y abrir el sitio web y la página en la que quieras añadir el archivo. 2. Dar clic en Insertar > Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo para seleccionar un archivo de Drive. Desplazarse hasta ver las opciones Documentos, Presentaciones y Hojas de cálculo. Buscar el archivo y dar clic en Insertar. Añadir una carpeta de Drive 1. Ir a Google Sites y abrir el sitio web. 2. A la derecha, dar clic en Páginas y selecciona una página. 3. En la parte superior, dar clic en Insertar > Carpeta de Drive. 4. Elegir una carpeta y, en la parte inferior, dar clic en Insertar. Cambiar cómo se muestra el contenido de la carpeta Actualmente, el contenido de la carpeta se puede mostrar como una lista o como una cuadrícula.

1. Ir a Google Sites, buscar la carpeta y seleccionarla. 2. Dar clic en Configuración de dicha sección y seleccionar una opción de visualización. 3. dar clic en LISTO. Insertar un archivo de Drive en una página web 1. Abrir el documento, la hoja de cálculo o la presentación. 2. Dar clic en Archivo > Publicar en la Web. 3. Dar clic en Insertar > Publicar. 4. Copiar el enlace y pégarlo en el código de tu sitio web o blog..

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