Draaiboek Orkestacademie
Jonne den Hond Coördinator Orkestacademie
Introductie
Wat is de Orkestacademie? De Orkestacademie van het Nederlands Philharmonisch Orkest|
Nederlands Kamerorkest is een unieke academie. Sinds 2012 biedt deze academie ieder seizoen een aantal jonge musici de kans om ervaring op te doen in het symfonieorkest én in het kamerorkest. De academisten nemen zowel plaats op het podium van het Concertgebouw als in de orkestbak van De Nationale Opera. Ze nemen als volwaardig orkestlid deel aan producties met beroemde dirigenten en solisten, en zitten tussen onze eigen orkestmusici. Hiermee slaan we een belangrijke brug tussen opleiding en beroepspraktijk. Het Nederlands Philharmonisch Orkest en het Nederlands Kamerorkest hebben een heel eigen dynamiek, repertoire en speelcultuur, en de rol van een musicus is hierin erg verschillend. Ook doen de studenten ervaring op in onze educatieve projecten, kamermuziekconcerten. We bieden ze een proefauditie, workshop en individuele lessen aan.
Waarom hebben we een Orkestacademie?
Omdat we talentontwikkeling hoog in het vaandel hebben vinden we het belangrijk om jonge, getalenteerde musici aan het begin van hun carrière te ondersteunen. Zo ontwikkelen ze zich tot orkestmusicus van professioneel niveau. De jonge musici die worden opgeleid in de Orkestacademie worden klaargestoomd voor een carrière in een beroepsorkest.
Hiernaast is de Orkestacademie ook een kweekvijver voor onze orkesten. Jonge musici leren onze orkesten en organisatie van binnenuit kennen en krijgen interesse om auditie te komen doen. Een groot aantal academisten heeft inmiddels een baan verworven in een van onze orkesten of in andere beroepsorkesten, in binnen- en buitenland.
Recent
De academie staat open voor musici tot 27 jaar die hun studie hebben afgerond en voor musici die het laatste jaar van hun masterstudie doen. Voorwaarde is dat deze musici een woonadres in Nederland hebben en uit een EU-land komen of reeds een vergunning hebben om in Nederland te werken.
Sinds de Orkestacademie in 2020 een nieuwe vorm heeft aangenomen is het aantal aanmeldingen voor alle instrumentgroepen is explosief gestegen en het gemiddelde spelniveau van auditanten omhoog gegaan. De Orkestacademie van NedPhO|NKO biedt inmiddels een breder programma, maar ook een betere honorering aan dan voorheen. We hebben ruimte voor slechts een aantal academisten per seizoen, maar deze academisten worden in een seizoen vaak ingezet.
Ook hebben we sinds oktober 2023 een Coördinator Orkestacademie aangesteld. De coördinator is vast contactpersoon voor de academisten en is verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten en planning. In dit document zullen de werkzaamheden van de coördinator worden toegelicht en de activiteiten beschreven. Het doel van dit document is om vast te leggen hoe de Orkestacademie eruitziet, voor zowel staf als musici. Hiermee bewaken we de continuïteit en documenteren we ontwikkelingen.
2. Voorafgaand aan het academiejaar ............................................................4
3. Tijdens het academiejaar
4. Marketing & Development
5. Toekomstplannen
1. Onze Orkestacademie
Wij bieden het volgende aan onze academisten:
• Deelname aan een minimum van 10 orkest weken; de weken kunnen bestaan uit concertproducties, operaproducties in het Nederlands Philharmonisch Orkest en in het Nederlands Kamerorkest, maar ook educatieve producties
• Auditietraining en een proefauditie achter gordijn en uitgebreide feedback
• Deelname aan een of meer kamermuziek projecten met musici uit de orkesten, bijvoorbeeld het Academistenconcert
• Tien individuele lessen van een orkestmusicus naar keuze
• Ondersteuning van een orkestbuddy gedurende het seizoen
• Gezamenlijke workshop en individuele sessies met onze in-huis practitioner op haptonomische basis
• Na succesvolle afronding van de Orkestacademie ontvangt de academist een certificaat. Het academie certificaat geeft prioriteit tijdens proefspelen voor het NedPhO|NKO, in de zin dat de oud-academist onmiddellijk wordt toegelaten tot de eerste auditieronde, mits het certificaat niet ouder is dan drie jaar. Deze voorrangsregel geldt alleen voor proefspelen voor tutti posities.
De academisten moeten aan een aantal voorwaarden voldoen, voor het opgeven voor de audities en de deelname aan de Orkestacademie. De voorwaardes zijn als volgt:
• Een academist is niet ouder dan 27 jaar op 1 september van het desbetreffende seizoen
• Een academist heeft diens master studie afgerond aan de start van het academieseizoen, of begint dan aan het tweede jaar van diens master. Onze voorkeur gaat uit naar afgestudeerden, omdat er dan geen examens, lessen of andere verplichtingen in de weg zitten van de deelname aan onze Orkestacademie
• Activiteiten zoals jeugdorkesten, audities, masterclasses, concours en tournees dienen om de activiteiten van de Orkestacademie heen gepland te worden, al dan niet een jaar uitgesteld te worden
• Een academist is Nederlands of heeft de nationaliteit van een EU land, Noorwegen, Zwitserland, Liechtenstein of IJsland, of is reeds in bezit van een geldige Nederlandse verblijfsvergunning
• Een academist moet beschikbaar zijn in het seizoen na de auditie om ingedeeld te worden in een aantal projecten voor een minimum van 10 weken
• Gedurende het academie seizoen (10 maanden) is een academist verantwoordelijk voor diens eigen zorgverzekering en huisvesting
• Vaardig Engels is verplicht
2. Voorafgaand aan het academiejaar
2.1 Planning van audities
De audities zullen plaatsvinden in de NedPhO-Koepel. De beschikbaarheid van de Koepel zal medebepalend zijn voor de auditiedata. De coördinator overlegt met Planning over de beschikbaarheid en de planning van deze audities. De auditiedata worden in de jaarlijst opgenomen, zodat de betrokken musici en afdelingen (Productie, Orkestmanagers, Bibliotheek) van de auditiedata op de hoogte zijn.
De audities zijn tot nu toe altijd in februari gepland, in het seizoen 2024-2025 zijn ze verplaatst naar maart. Mocht blijken dat dit een hanteerbare planning is, zal maart worden aangehouden.
De coördinator zal begin oktober vragen aan alle sectie aanvoerders om te kijken naar de programmering en de planning van het volgende seizoen. Aan de hand van deze planning zullen zij een inschatting maken voor de mogelijkheid voor een academist. De academisten moeten voor minimaal 10 weken worden ingeroosterd:
• 1 à 2 opera’s (een met NedPhO en een met NKO)
o Een opera duurt meerdere weken
• 6 à 7 projecten met NedPhO
• 1 à 2 projecten met NKO
• Eventueel een educatie project
o Bijvoorbeeld de schoolconcerten in Het Concertgebouw
Als de aanvoerders inschatten dat er plek is voor een academist, zal de coördinator in overleg met de artistiek leider beslissen of er een academievacature kan worden uitgeschreven.
2.2 Aankondiging en verspreiden vacatures
Na het vaststellen van de posities zullen de audities worden aangekondigd. De tekst van de vacatures en aankondiging zal door HR en AZ worden opgesteld. Er zal tijdig via onze
website en sociale media kanalen worden aangekondigd welke plekken er vrij komen en vanaf wanneer je je daarvoor kan opgeven.
Het verspreiden van de vacature zal via verschillende kanalen gaan, zoals onze website en LinkedIn, maar ook op websites als Culturele Vacatures, Musical Chairs en MUVAC. Het plaatsen van de vacatures op MUVAC zal door de coördinator gedaan worden.
Ook is het belangrijk om op alle conservatoria van Nederland de vacature te verspreiden. Dit doen we door contact op te nemen met leraren van de desbetreffende instrumenten. Een document met contactgegevens van deze leraren, maar ook coördinatoren van conservatoria, is samengesteld. De coördinator zal de vacature onder de aandacht brengen van deze contactpersonen. Op deze manier bereiken we alle studenten van Nederland. De coördinator zal zorgen dat deze lijst aangevuld wordt en up-to-date blijft.
Ook zullen de vacatures via NedPhO Nieuws verspreid worden onder onze medewerkers, op deze manier kunnen onze eigen musici de vacature ook delen met hun netwerk. De coördinator is hiervoor verantwoordelijk.
2.3 Auditiecommissie en repertoire
De auditiecommissie zal door de afdeling Productie voorafgaand aan het seizoen ingedeeld worden.
De auditiecommissie zal uit de volgende personen bestaan;
• Strijkers auditie;
o Minstens één (plaatsvervangende) aanvoerder van het NedPhO en het NKO zullen aanwezig zijn.
o De commissie kan vervolgens aangevuld worden met tutti groepsleden, zodat er in totaal vier commissieleden zijn.
o De rest van de sectie is welkom als toehoorder, maar is niet verplicht om te komen.
• Blazers auditie;
o Minstens één (plaatsvervangende) aanvoerder zal aanwezig zijn.
o De commissie kan vervolgens aangevuld worden met tutti groepsleden, zodat er in totaal vier commissieleden zijn.
o De rest van de sectie is welkom als toehoorder, maar is niet verplicht om te komen.
• Slagwerk auditie;
o De aanvoerders zullen aanwezig zijn.
Indien een lid van de auditiecommissie om dringende en gegronde redenen afwezig is, dient hij/zij dit te melden bij het hoofd producties. Behoudens de situatie waarbij dit vanwege de aard van de omstandigheid niet van betrokkene verlangd kan worden, zorgt deze zelf voor vervanging en brengt het hoofd producties hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. Hierbij geldt de regel: tutti vervangt tutti, (plv.) aanvoerder vervangt (plv.) aanvoerder
De afdeling Productie heeft vooraf aan de auditiedag contact met de commissie over de logistieke inhoud. De coördinator zal met hen over zaken op artistiek vlak spreken.
De coördinator en de artistiek leider checken bij de aanvoerders of het materiaal van eerdere jaren nog gebruikt kan worden. De aanvoerders leveren eventueel nieuw materiaal aan. De coördinator levert de lijst aan de bibliotheek. De bibliotheek bundelt het materiaal in een pdf-bestand met voorblad waarop de fragmenten staan vermeld. De bibliotheek maakt de bladmuziek en het voorblad in orde (geen vieze randen, overbodige systeembalken eruit, titels bovenaan het fragment stemmen overeen met de titelpagina). De coördinator zal deze documenten in MUVAC uploaden en zo verspreiden onder de kandidaten.
2.4 Aanmeldingen en selectie
De aanmeldingen voor de audities verlopen via MUVAC. Bij de aanmeldingen zijn een aantal MUVAC instellingen van belang. Deze staan in een MUVAC instructies document
uitgelegd. De kandidaat schrijft een motivatiebrief en stuurt een cv op. De motivatie is een onderwerp van gesprek tijdens de evaluatie van de aanmelding. Voor de instrumentgroepen waar we veel aanmeldingen voor krijgen (bijvoorbeeld viool en cello) zal het insturen van een video-auditie verplicht gesteld worden. Alleen volledige aanmeldingen worden in behandeling genomen.
Om de motivatie, andere activiteiten en beweegredenen van de kandidaten te bespreken, zal de coördinator de aanmeldingen via MUVAC goed in de gaten houden. Wanneer een kandidaat zich aanmeldt die niet aan de voorwaarden voldoet, zal de coördinator contact opnemen met deze kandidaat om deze nog een keer op te helderen. Onderwerpen die besproken kunnen worden zijn:
• Nationaliteit
o Volgens onze richtlijnen
▪ Is er een geldige werkvergunning
• Welke sticker/hoe lang is de vergunning geldig.
• Wonen
o Niet in Nederland?
▪ Eventuele verhuisplannen
▪ Financiële situatie
▪ Eventuele banden met Nederland onderzoeken
• Studeer je nog?
o Ja
▪ In welk land studeer je
▪ In welk jaar zit je
▪ Hoeveel ruimte biedt jouw studie voor werk
▪ Staan alle data al vast die je voor je studie moet doen (denk aan examens en deadlines)
o Nee
▪ Auditeer je nog voor andere dingen
▪ Blijf je in Nederland wonen
▪ Wat zijn je plannen voor naast de Orkestacademie
Als een kandidaat niet voldoet aan de voorwaarden, kan op basis daarvan een kandidaat voor de auditie geweigerd worden. Dit zal de coördinator doen en communiceren met de kandidaten.
De auditiecommissie zal na de sluiting van de vacature 5 werkdagen krijgen om hun stem uit te brengen. Om door te gaan naar een volgende ronde, heeft de kandidaat minimaal 50% ‘geschikt’ nodig.
Als de kandidaat dit aantal stemmen heeft ontvangen, zal de coördinator de kandidaat uitnodigen voor de auditie. Bij deze uitnodiging zal de coördinator de contactgegevens delen van de desbetreffende productieleider, voor vragen over de auditiedag zelf. Na deze uitnodiging moeten de kandidaten hun deelname bevestigen. De coördinator zal hier een deadline voor stellen en de bevestigingen in de gaten houden. De kandidaten die niet het minimaal aantal stemmen hebben ontvangen, zullen geweigerd worden. De afwijzing voor de auditie zal via MUVAC door de coördinator gestuurd worden.
Nadat alle kandidaten hun deelname aan de auditie hebben bevestigd, kan de afdeling Productie een rooster maken. Er zullen ook koffie-, thee- en lunchpauzes ingeroosterd worden. Het repertoire zal afhangen van de duur van de auditie. De afdeling Productie zal het auditie rooster delen met de kandidaten.
2.5 Auditiedag – Zaal en begeleiding
De afdeling Productie zal in samenspraak met de coördinator ervoor zorgen dat de Koepel ingericht is voor de audities tijdens de geplande dagen. De coördinator verzorgt de auditie formulieren per kandidaat, dit betreft de CV’s die via MUVAC zijn uitgedraaid, eventuele
motivatiebrieven en feedbackformulieren. De audities zullen niet achter een scherm plaatsvinden.
De coördinator checkt samen met de producent of de kandidaten aanwezig zijn. De coördinator en Productie houden het tijdschema per instrumentgroep in de gaten. De producent zal de kandidaten begeleiden, dat houdt in: naar de inspeelruimte brengen, zorgen dat ze genoeg tijd hebben om met de pianist in te spelen en ze op tijd naar de auditieruimte begeleiden.
Wanneer zij binnenkomen worden ze op de hoogte gebracht over het repertoire, hoe laat hun auditie is, de inspeelruimte en repetitie met de pianist. Ook moeten ze weten wanneer en hoe ze op de hoogte worden gebracht van de uitslag.
De auditiecommissie moet van het volgende op de hoogte worden gesteld, voor de eerste auditie:
• Het aantal kandidaten
• Het repertoire
• Het schema
• De procedure van de keuze
o De keuze moet unaniem gemaakt zijn
o Er moet minimaal een top 2 gemaakt worden, bij voorkeur een top 3; één winnaar en twee reserves.
• Herinnering aan het doel
o Voor strijkers:
▪ Ze moeten in beide orkesten mee komen
▪ Violisten moeten voor 1ste en 2de viool, voor beide orkesten, ingedeeld kunnen worden
• Het streven is om de uitslag op dezelfde dag bekend te maken, mocht dit onverhoopt niet lukken zal de uitslag uiterlijk de volgende dag bekend worden gemaakt.
• Ze moeten per kandidaat feedback opschrijven
De bibliotheek verzorgt per instrument ca 5 repertoireboekjes voor de auditiecommissie, ook zullen er ongeveer 2 boekjes voor eventuele toehoorders gemaakt worden.
2.6 Feedback en uitslag
De jury stelt voor de kandidaten feedback op. Voor de audities zal er met de commissieleden besproken worden hoe de feedback gegeven gaat worden. Van tevoren zal worden afgesproken wie verantwoordelijk zal zijn voor het geven van feedback. Het kan zijn dat één iemand uit de commissie dit op zich neemt, dat de gehele commissie zich beschikbaar stelt of dat de kandidaten verdeeld over de commissieleden zullen worden. Op basis daarvan beslissen we welke e-mailadressen of telefoonnummers gegeven zullen worden.
Na alle audities overlegt de commissie over toelating. De auditiecommissie besluit, zo mogelijk ter plekke, welke kandidaat de winnaar van de auditie is. Deze beslissing wordt gemaakt door overleg. De auditiecommissie zal een top 3 samenstellen, op die manier zijn er twee reserve kandidaten in het geval van afzegging. De uitslag zal door de coördinator bekendgemaakt worden.
Aangenomen
De uitslag zal bij voorkeur dezelfde dag en uiterlijk twee dagen na de auditie gegeven worden. De gekozen kandidaat zal door de coördinator worden gebeld. Telefoongesprek met academist:
- Feliciteren
- Doorgeven wie ze kunnen bereiken voor feedback
- Verwachtingen van ons:
o Na het tekenen van het contract staan de producties vast, deze kunnen niet meer worden afgezegd of verplaatst.
o De verplichte aanwezigheid (naast de ingedeelde producties) voor alle academie-gerelateerde activiteiten zoals foto’s voor de academie, repetities, kennismakingsactiviteiten, etc.
o Flexibiliteit
- Vragen om bevestiging van deelname aan de academie binnen een week
- Vragen om nog niets op sociale media te zetten. Aangeven dat wij als eerst het startsein zullen geven, en dat daarna mensen hun academiejaar kunnen aankondigen.
Daarna zal er meteen een mail naar de gekozen kandidaat worden gestuurd. Die zal de volgende documenten bevatten:
- Lijst met data waar ze verplicht bij moeten zijn
- Een brief met informatie over de nevenactiviteiten (orkestbuddy, lessen, proefaudities en welkomst activiteiten)
o Deze brief komt vanuit de coördinator
o Het doel van deze brief is om de academist welkom te heten en hen op de hoogte te stellen van de verschillende activiteiten en mogelijkheden die onze academie biedt.
Het moet duidelijk worden gemaakt dat na hun bevestiging, de HR afdeling contact met hen zal opnemen wat betreft de voorovereenkomst en andere gegevens. Daarna zal de afdeling Productie de remplaçanten contracten opsturen.
Reservelijst
De commissie zal 1 tot 2 kandidaten aanwijzen voor de reservelijst. Deze mensen zullen ook door de coördinator worden gebeld. Aan de telefoon krijgen ze de volgende dingen te horen:
- Doorgeven wie ze kunnen bereiken voor feedback
- Deadline voor wanneer ze horen of de gekozen kandidaat heeft bevestigd
Afgewezen
De afgewezen kandidaten zullen via MUVAC een bericht ontvangen. Dat zal er ongeveer zo uit zal zien:
Beste [voornaam] [achternaam],
Heel erg bedankt voor jouw auditie voor de NedPhO Academie afgelopen maandag 6 februari. De commissie heeft een beslissing gemaakt, en ik moet helaas mededelen dat jij niet geselecteerd bent voor onze academie.
De volgende juryleden zijn beschikbaar om feedback aan te vragen:
TELEFOONNUMMERS/E-MAILADRESSEN VAN JURYLEDEN
We wensen je het beste, Met vriendelijke groet, Coördinator Orkestacademie
2.7 Producties, contracten en brieven
In januari zal de coördinator bij de aanvoerders peilen welke producties zij voor een academist geschikt achten. Bij strijkerssecties gaat dit om de aanvoerders van zowel het NedPhO als het NKO.
De coördinator zal met de afdeling Productie kijken of deze projecten daadwerkelijk mogelijk zijn, op basis van bezetting. Uit deze selectie zal de coördinator een indeling per academist maken. Deze zal in samenspraak met de artistiek leider gemaakt worden. Die bepaalt of de verdeling artistiek gezien verantwoord is (bijv. niet te veel academisten bij 1 productie, of te veel producties achter elkaar).
De afspraken over het academiejaar worden in een overeenkomst vastgelegd. De academisten zullen als remplaçanten worden betaald.
Na de bevestiging van de deelname, zal de Coördinator Orkestacademie de volgende documenten delen met de afdeling HR:
- Document privé-gegevens
- Kopie bankpas
- Lijst van producties en verplichte data per academist
o De betreffende productieschema’s die deel uit maken van de overeenkomst
o Het is van belang dat duidelijk wordt gemaakt dat deze schema’s nog aangepast kunnen worden.
De afdeling HR zal vervolgens de voorovereenkomst opstellen en opsturen. Daarna zullen zij contact opnemen met de academisten om de volgende documenten in orde te maken:
• Overeenkomst in tweevoud ter ondertekening
o Deze overeenkomst komt vanuit de Directeur en HR.
o Deze overeenkomst betreft de voorwaarden van deelname aan het academiejaar
o Ook bevat deze een overzicht van producties en andere academie activiteiten (proefauditie, academistenconcert, etc.). Die zal de coördinator per academist samenstellen
• Belastingformulier loonheffingen
• De wegwijzer voor academisten
Wanneer deze documenten in orde zijn, zal de afdeling HR (met de coördinator in de cc) de afdeling Productie op de hoogte stellen. Zij zullen daarna de remplaçanten contracten opsturen.
3. Tijdens het academiejaar
3.1 Begeleiding
Coördinator
Persoonlijke begeleiding is essentieel tijdens zo’n belangrijk jaar voor de academist. De coördinator heeft een rol in het begeleiden van de academist. Daarnaast is de coördinator het eerste contactpersoon voor de academisten. Alle vragen die de academisten hebben, gaan via de coördinator (uitgezonderd van muziek/programma inhoudelijke vragen). Op deze manier is de coördinator een spilfiguur.
De coördinator komt in pauzes naar beneden om te spreken met de academisten, maar ook met de orkestbuddy’s. Op deze manier kan de coördinator de vinger aan de pols houden en zal de coördinator een bekend gezicht voor zowel de orkestbuddy’s als de academisten blijven.
De coördinator zal ook bezig zijn met de evaluaties van de academist, in punt 5.4 zal dit verder worden toegelicht.
Orkestbuddy
Elke academist krijgt een orkestbuddy toegewezen. Deze orkestbuddy zal uit dezelfde sectie komen als de academist.
Voor de strijkers academist zal dit een tutti strijker uit het NedPhO zijn. Wanneer de academist met het NKO meespeelt, zal de coördinator de desbetreffende sectie van de komst van de academist op de hoogte stellen. Aangezien de viool spelende academisten in zowel de eerste als tweede viool sectie zullen spelen, zullen zij ook niet altijd in dezelfde sectie als hun orkestbuddy zitten. Het is wel belangrijk om een orkestbuddy uit zowel de eerste en tweede vioolsectie aan te stellen. Het is goed om de optie dat de violisten hun orkestbuddy’s delen te bekijken.
Bij de blazersgroepen zal de orkestbuddy ook een tutti musicus zijn. Het zal af en toe voorkomen dat de orkestbuddy niet aanwezig is bij een productie waarbij de academist meespeelt. Het is aan de blazerssectie om met elkaar over de academist te communiceren. De coördinator zal dit stimuleren door met de orkestbuddy’s en academisten contact te houden.
Orkestbuddy’s zullen, uitgekozen in samenspraak met de artistiek leider, door de coördinator gevraagd worden. Het is belangrijk dat de orkestbuddy’s een fulltime baan hebben, zodat ze aanwezig zijn bij de producties waar de academist meespeelt. Belangrijk is dat de orkestbuddy’s gemotiveerd zijn. Ook moeten ze op de hoogte zijn van hoe cruciaal deze rol is in het goed functioneren van de academisten en de Orkestacademie. Hiervoor is aanwezigheid en begeleiding van de coördinator erg belangrijk.
Aan het begin van het seizoen zal de coördinator met alle orkestbuddy’s een afspraak maken, om de taken en het doel van de orkestbuddy rol te bespreken. De taken van de orkestbuddy zijn als volgt:
• Aanspreekpunt voor de academist:
o Wanneer er vragen zijn op het gebied van artistieke- en productionele zaken, kan de orkestbuddy deze beantwoorden
o Wanneer de orkestbuddy niet in gelegenheid is om de vraag te beantwoorden, kan de orkestbuddy deze doorsturen naar de coördinator
• Ogen en oren van de coördinator zijn tijdens de repetities en concerten:
o Regelmatig contact met de coördinator
o De academist aansporen om actief vragen te stellen
• Het verzamelen van feedback:
o In samenwerking met de coördinator feedback verzamelen
o De coördinator zal samen met de orkestbuddy het evaluatiegesprek met de academist houden (zie hoofdstuk 5.4 Evaluaties)
• Ondersteuning van de academist en de coördinator
Net als bij remplaçanten kan de aanvoerder technische en artistieke feedback geven, indien gewenst en nodig.
3.2 Activiteiten
Welkomst activiteiten
Om te zorgen dat de academisten elkaar en het orkest leren kennen zullen er in augustus en september welkomst activiteiten worden gepland.
Het zal beginnen met een kennismakingslunch met de academisten en een rondleiding door de Koepel. Ook zullen ze dan kennismaken met mensen van verschillende afdelingen van onze organisatie. Bovendien maken we portret- en groepsfoto’s, die door het jaar heen ter promotie gebruikt kunnen worden. De academisten worden ook uitgenodigd voor de kickoff.
Daarnaast zal er een rondleiding door de Nationale Opera & Ballet gegeven worden, die avond zullen ze de generale repetitie van het NedPhO in de NO&B met elkaar bezoeken. Bij de eerste repetitie zullen de academisten aan het orkest worden voorgesteld, niet alle academisten spelen hun eerste productie tegelijkertijd, dus dit zal worden opgesplitst.
Proefaudities
Per seizoen zal er een moment voor proefaudities worden ingepland. Voorheen waren deze in juni, maar een moment eerder in het jaar komt qua planning voor de academisten beter uit. Audities voor projecten en orkesten zijn vaak voor de zomer, als de proefaudities eerder zijn, kunnen zij nog de feedback die ze hebben ontvangen gebruiken, voordat er daadwerkelijk een auditie is. Daarom zijn ze voor nu in januari gepland. De commissie zal uit musici van beide orkesten en minimaal 6 personen bestaan. De coördinator zal voor het begin van het seizoen de commissie samenstellen, vervolgens zal de afdeling Productie de commissie indelen.
Het meest efficiënt voor de academisten is om auditiemateriaal te spelen dat zij moeten voorbereiden voor audities die zij al op de planning hebben staan. De coördinator zal deze optie aanbieden, zodat de academist tijdig kan aangeven hier behoefte aan te hebben. Mocht een academist geen audities op de planning staan, zal het repertoire bestaan uit standaard proefspel fragmenten. Dit zal door de aanvoerders, in overleg met de coördinator en de artistiek leider, worden samengesteld.
De proefauditie zal uit twee rondes bestaan, de eerste ronde achter een scherm en de tweede ronde niet. Na de tweede ronde zal er feedback gegeven worden. Dit zal in de vorm van speeddaten zijn. Elke academist zal met elk jurylid spreken om persoonlijke feedback te ontvangen. De audities zelf zullen tien minuten per ronde duren. Via het Orchestra Academy Network is het advies gekomen niet te veel feedback te geven aan academisten, omdat dit ze in verwarring kan brengen. Wel is het belangrijk om goed opgebouwde feedback te geven aan de academisten. De coördinator zal dit voor aanvang van de proefaudities bespreken met de auditiecommissie.
Lessen
Academisten hebben de mogelijkheid om lessen aan te vragen bij musici uit beide orkesten. Per academist zijn er tien lessen beschikbaar, die zij naar behoeven kunnen indelen, aanvragen en plannen (mits dit schematisch gaat). Deze lessen zullen in de koepel of op een afgesproken locatie plaatsnemen, en de musici worden hier natuurlijk voor gecompenseerd. De lessen staan in Lumpsum, onder Coaching stagiair Orkestacademie en voorbereiding daarvan (Inzetbaar voor cpa en pp-activiteiten (inclusief standaard forfait)).
Lessen kunnen alleen bij musici, die een vast contract hebben, worden aangevraagd.
De academist geeft aan bij de coördinator bij wie die een les wil volgen. De coördinator zal checken of dat persoon tot uren beschikt en een vast contract heeft. Als dit beide kan worden bevestigd, zal de coördinator laten weten aan de academist dat de les kan worden gepland. De academist zal zelf een les inplannen en de details laten weten aan de coördinator. De coördinator zal zorgen dat de les in OPAS komt te staan en de juiste musici gekoppeld zijn.
De coördinator zal de academisten aanmoedigen om bij de start van het seizoen een les te nemen bij hun respectievelijke aanvoerders of concertmeester. Ook zullen de academisten aangemoedigd worden om deze lessen te gebruiken ter voorbereiding van orkestpartijen.
Evaluaties
De orkestbuddy’s zullen feedback verzamelen over de academisten na elke twee of drie producties. Er zal feedback worden gevraagd aan de lessenaargenoten van academisten, in geval van een blazer of slagwerker zal aan de gehele sectie feedback worden gevraagd. De coördinator zal deze feedback bundelen en samenvatten in het feedback formulier.
Ook zal er in deze evaluaties ruimte worden gegeven aan de academist om feedback terug te koppelen aan de coördinator. Het is belangrijk om als Orkestacademie feedback te verzamelen van de academisten, om te zorgen dat we de Orkestacademie blijven vernieuwen en optimaliseren.
De coördinator zal gezamenlijk met de orkestbuddy een evaluatie houden. Die zal plaatsvinden nadat de academist 3 à 4 producties heeft gespeeld. De coördinator zal per academist een evaluaties inplannen. Mocht er behoefte zijn aan een extra moment, zal de coördinator contact opnemen met de academist. Nadat de evaluatie is geweest, zal de coördinator schriftelijk de feedback en besproken onderwerpen via mail met de academist delen. Na afstemming met de artistiek leider zal ook de feedback worden gedeeld met zowel de gehele sectie van de desbetreffende academist (zowel NedPhO als NKO), om de collega’s van de besproken feedback op de hoogte te stellen.
Het laatste evaluatie moment zal een eindevaluatie zijn. De coördinator zal met de orkestbuddy contact houden om laatste punten te verzamelen. Ook zal er als eindevaluatie een formulier naar de academisten gestuurd worden, om feedback te verzamelen van de academisten. Er zal hier door de coördinator en artistiek leider goed naar gekeken worden, om te kijken of er aanpassingen nodig zijn in het programma voor het volgende seizoen.
Academistenconcert
In het najaar zal het academisten concert plaatsvinden. Dit concert zal in de Koepel zijn, in de serie NedPhO-Koepelconcert. In verschillende formaties zullen de academisten
kamermuziek spelen en brengen aan het publiek. Dit is een uitgelezen kans om te laten zien en horen wat de Orkestacademie van NedPhO|NKO kan bieden aan jonge muzikanten.
Aan de academisten wordt gevraagd of zij stukken hebben die zij graag zouden willen spelen. Die kunnen zij zelf inbrengen. De coördinator en de Programmeur Educatie & Kamermuziek zullen hier gezamenlijk naar kijken en een programma samenstellen. De ensembles zullen bestaan uit academieleden, en indien nodig, aangevuld door orkestmusici.
Daarnaast zullen ze gecoacht en begeleid worden door een van onze musici. Die zou aan het begin van het concert iets kunnen vertellen over de Orkestacademie en over de academisten die daar zitten. Ook is het extra leuk als de academisten zelf iets vertellen over de muziek die ze spelen.
Potentiële sponsoren of relaties zouden kunnen worden uitgenodigd voor het academistenconcert. Ook zouden we potentiële academisten kunnen uitnodigen. Het zou goed zijn als dit concert onder de aandacht wordt gebracht bij conservatoria, zodat studenten kunnen luisteren en zien wat de Orkestacademie zoal te bieden heeft.
Workshop
Een workshop met Ellen Kersbergen zal worden georganiseerd. Zij zal een sessie geven aan alle academisten tegelijkertijd. Dit zal gaan over het lichaam goed opwarmen en preventie van of omgaan met blessures.
Lunchconcert Het Concertgebouw
Elke week is er op woensdagmiddag een lunchconcert in Het Concertgebouw. Meerdere academies in Nederland geven daar concerten. Het zou voor ons ook interessant zijn om daar een concert te kunnen geven. De coördinator is in contact met de programmeur van deze concerten. Mocht het niet lukken om voor volgend seizoen een geschikte datum te vinden, is het mogelijk om dit voor het seizoen daarop mee te nemen in de planning en organisatie van de academie.
4. Marketing & Development
4.1 Marketing
Het is erg belangrijk dat de Orkestacademie online goed op de kaart wordt gezet. Op het moment wordt er nog niet veel aandacht besteed op onze kanalen aan de Orkestacademie. Aan het begin van het jaar moet er een voorstel-post komen. Hierin worden de foto’s van de academisten gezet (portret/groepsfoto’s die in augustus/september gemaakt worden) en wensen we ze veel succes en plezier met hun seizoen in het NedPhO|NKO. Ook zullen er regelmatig updates gegeven worden over de verschillende activiteiten die gedaan worden. Zo kunnen we foto’s plaatsen van lessen, producties waar academisten in beeld zijn en het academistenconcert.
In de brochure voor het seizoen 24-25 is nu een spread opgenomen over de Orkestacademie. Het zou interessant zijn om dit elk seizoen te doen, zodat de Orkestacademie zichtbaar blijft.
4.2 Development
Op het moment wordt de academie gesponsord door Van Uden Holding. Er wordt op het moment (mei 2024) een filmpje ontwikkeld. Dit doen we in opdracht van Van Uden Holding, maar is ook voor ons eigen gebruik. In dit filmpje zullen we de academie op de kaart zetten en de academie voorstellen. Ook worden er mensen uitgenodigd van Van Uden Holding voor het academistenconcert. Dit seizoen (2023-2024) zijn zij aanwezig bij de generale repetitie.
De meeste kosten die aan de academie verbonden zitten, worden (nog) niet gedekt door fondsen en/of sponsoring. Hierin liggen enorm veel kansen.
Hierbij een aantal kostenposten die aan de academie verbonden zijn:
• Salaris kosten van de academisten
o Elke academist wordt betaald als een remplaçant
• Tijd van onze eigen musici
o In de vorm van lessen, orkestbuddy’s en coaching voor tijdens de repetities van het academisten concert
• Het organiseren van audities
o Voor elk seizoen moeten er audities gehouden worden, dit komt neer op in totaal zes auditie momenten, waarvan drie een hele dag, en drie een halve dag
o Bij deze audities zitten kosten verbonden aan:
▪ Tijd die de afdeling Productie stopt in het organiseren van deze audities
▪ MUVAC advertenties
▪ Pianist
▪ Commissie
• Het organiseren van proefaudities
o Elk seizoen worden er proefaudities georganiseerd, dit is één middag per seizoen
o Bij deze audities zitten kosten verbonden aan:
▪ Tijd die de afdeling Productie stopt in het organiseren van deze audities
▪ Pianist
▪ Commissie
Verdere uitleg en specificaties van deze kosten staan in de begroting van de Orkestacademie.
5. Toekomstplannen
5.1 Proefaudities
Op langere termijn willen we kijken naar de mogelijkheid om meerdere proefaudities te houden. Er moet daarvoor nog goed worden gekeken naar hoeveel momenten een goed aantal zal zijn. Mogelijkheden zijn:
- Drie momenten; in november, februari en mei
- Twee momenten; in november en april/maart
Ook zou er iets meer aan auditie of mentale training gedaan kunnen worden.
5.2 Workshops & masterclass
De academie van Parijs organiseert jaarlijks een workshop Body Movement Consciousness voor hun academisten. Wij zouden dit in samenwerking kunnen doen met (de academie van) de NO&B. Deze workshop gaat over ‘stage presence’, beweging van je lichaam tijdens concerten en bewustzijn van jouw lichaam en bewegingen. Een andere workshop zou in samenwerking met de (assistent) dirigent zijn. Zo zou je een sessie partituuranalyse kunnen doen of het hebben over het perspectief van een dirigent. Ook is het belangrijk om als academisten kennis te maken met het team Marketing & Development. Zo kunnen wij duidelijk maken dat zij, als vertegenwoordiger van de orkesten, zich (online) in kunnen zetten voor de bekendheid en zichtbaarheid van de Orkestacademie.
Ook zou een masterclass van een dirigent of solist die bij ons komt spelen iets zijn om te organiseren.
5.3 Welkom
Mocht het planning technisch kunnen, wil ik het liefst dat alle academisten spelen in een van de eerste weken dat Lorenzo Viotti weer het NedPhO dirigeert. In zijn welkomstpraatje kan hij de academisten aan het publiek voorstellen. Voor dit concert zou
het ook leuk zijn als vaste sponsoren uitgenodigd kunnen worden, dan zien zij de academisten in september voor het eerst.
Het zou interessant zijn om de academist af en toe een repetitie naast de aanvoerder te zetten, om diegene te leren kennen. Dit moet dan natuurlijk in overleg met aanvoerder en dirigent. Veel academisten geven aan wel in de eerste paar maanden onzeker te zijn geweest. Belangrijk om na te denken of dit beter later in het seizoen kan gebeuren, of dat het juist een manier is om iemand aan te sporen om minder onzeker te zijn.
5.4 OA Network
Er is een Orchestra Academy Network. Wat ik ervan kan zien is dat er academies vanuit heel Europa met enige regelmaat met elkaar overleggen en inspiratie bij elkaar opdoen. Het is niet een orgaan, meer een contactlijn met elkaar. Wij staan op de mailinglijst en zullen op de hoogte worden gehouden en uitgenodigd worden voor (online) bijeenkomst.
5.5 Marketing
Ideeën voor marketing:
• Instagram take-over (dag in het leven van een academist)
• In de nieuwsbrief naar de Geefvriendenkring/serie houders een voorstelrondje van de academisten.
5.6 Concert voor sponsors/fondsen
We zouden ook een speciaal concert voor sponsoren en relaties kunnen organiseren. Hier kunnen de academisten kamermuziek verzorgen. De sponsoren en relaties kunnen de academisten dan ontmoeten, misschien kan er een speciale Meet & Greet of een Q&A georganiseerd worden, zodat er wat vragen aan de academisten gesteld kan worden. Daarna zou er een borrel kunnen worden gehouden, om nog wat na te kletsen.